bab iii analisis sistem informasi berjalan 3.1. …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2011-1-00671-si...

65

BAB III

ANALISIS SISTEM INFORMASI BERJALAN

3.1. Kerangka Pikir

Berikut ini merupakan bagan yang menggambarkan kerangka pemikiran dalam

menyusun skripsi ini :

Gambar 3. 1: Kerangka Pikir

GAP Analysis

Job Desk Karyawan

Kebutuhan Informasi

Sistem Informasi

Perusahaan

GAP

Rekomendasi usulan perbaikan

Proses bisnis baru Personalisasi

Oracle EBS

Kustomisasi Oracle EBS Reports

Proses Bisnis

I N P U T

P R O C E S S

O U T P U T

D E V E L O P I N G

E V A L U A T I N G

A N A L Y Z I N G

66

Hal pertama yang dilakukan adalah mengumpulkan data - data yang diperlukan dari

PT.S, yaitu proses bisnis, sistem informasi perusahaan, kebutuhan informasi, dan job

desk tiap karyawan.

Data – data yang diperoleh dijadikan sebagai landasan dalam melakukan analisis

proses bisnis. Di mana hasil analisis akan dievaluasi menggunakan metode Gap

Analysis untuk mengetahui ketidaksesuaian antara proses bisnis dengan kebutuhan

perusahaan khususnya bagian procurement.

Dari evaluasi tersebut akan didapatkan hasil atau output berupa gap antara proses

bisnis berjalan dengan kebutuhan PT.S. Kemudian dibuatlah usulan pengembangan

berupa perubahan proses bisnis maupun personalisasi dan kustomisasi sistem

informasi PT.S.

3.2. Sejarah Perusahaan

PT.S merupakan subsidiari dari PT Astra Honda Motor (AHM) yang

bergerak dalam bidang manufaktur. Sesuai dengan budaya Astra yang

menomorsatukan kualitas, PT.S berkomitmen menghadirkan ban yang berkualitas

bagi para konsumennya. PT.S didirikan pada tanggal 26 Agustus 1991 berdasarkan

pada akta notaris. Memulai produksi awalnya pada bulan Juli 1994. PT.S

memproduksi tire dan tube dengan nama merek FDR dan FEDERAL. Hasil produksi

didistribusikan ke PT. Astra Honda Motor dan FDR Authorized Dealer.

PT.S terletak di Kawasan Industri Menara Permai, Cileungsi, Bogor, daerah

Cibinong. PT.S memiliki lahan sebesar 64.612 m2 dengan luas bangunan sebesar

26.766 m2 yang total luas areanya adalah 91.378 m2. Berdasarkan survey pada bulan

April 2009, jumlah karyawan yang bekerja pada PT.S adalah 1.328 orang. Kapasitas

67

produksi yang dihasilkan yaitu produksi tire sebesar 7.250.000 per tahun dan

produksi tube sebesar 9.400.000 per tahun.

Melalui kerja sama teknis dengan Shinko Rubber, Yokohama Rubber Company,

dan Continental AG, PT.S menerapkan teknologi mutakhir dari Jepang dan Jerman

dalam menciptakan FDR tire, ban berkualitas yang menjadi ban resmi balap motor

Indonesia tahun 2006 - 2007 (Motorprix, Indoprix), serta Federal Tire, ban resmi

motor Honda. Ban - ban produksi PT.S telah digunakan oleh jutaan pengguna sepeda

motor di Indonesia. PT.S menghadirkan beragam pilihan terlengkap untuk beragam

kebutuhan. Mulai dari untuk motor sehari - hari untuk kerja, hingga motor racing

untuk memacu adrenalin.

Setiap ban PT.S dirancang dan diproduksi sesuai dengan Standar Nasional

Indonesia (SNI). Bahkan lebih dari itu, ban PT.S juga memperoleh pengakuan mutu

internasional dengan sertifikasi ISO 9001:2000. ISO (International Standard

Organization) merupakan sertifikasi pengakuan bagi suatu

lembaga/organisasi/perusahaan yang telah menjalankan suatu sistem dan prosedur

sesuai dengan standar yang berlaku internasional.

3.2.1. Visi dan Misi Perusahaan

Visi dari PT.S adalah “Menjadi produsen ban motor terbaik dan nomor satu

di Indonesia”. Hal tersebut akan dicapai dengan misi sebagai berikut:

Meningkatkan riset teknologi.

Kontrol ketat atas kualitas hasil produksi.

Peningkatan pelayanan kepada pelanggan.

Budaya mutu dalam segala bidang.

68

Peningkatan benefit bagi segenap stakeholders secara

berkesinambungan.

3.2.2. Falsafah Perusahaan

ASTRA memiliki falsafah yang berlaku bagi perusahaannya serta perusahaan

- perusahaan yang terletak di bawah naungannya yaitu “Suatu kristalisasi dari

nilai - nilai yang dimiliki sendiri yang diyakini kebenarannya dan

menimbulkan tekad untuk mewujudkannya”. Adapun Catur Darma Astra

yaitu:

Menjadi milik yang berguna bagi bangsa dan negara.

Memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan.

Saling menghargai dan membina kerja sama.

Berusaha mencapai yang terbaik.

69

3.3. Struktur Organisasi

Gambar 3. 2 Struktur Umum Organisasi PT. S

Sumber: HRD PT. S

BOARD OF DIRECTOR

MKT. & PCH. DIR.

MARKETING

SALES 1

SALES 2

MKT SERV.

PURCHASING

SUB. DEPT. 1

SUB. DEPT 2

MFG. & R&D DIR.

QA QC

QA

QC

PLANT

PPC

PROD 1

PROD 2

ENGINEERING

UTI. & BLD

ENG. 1

ENG. 2

R &D

RESEARCH

PROD. DEV.

PROC. DEV.

FIN. & ADM. DIR.

HRD & GA

HRD

GA

FIN. & ACC.

FINANCE

ACCOUNT.

GROUP FUNCTIONAL IT & BPRE

70

3.3.1. Struktur Organisasi Purchasing

Gambar 3. 3 Struktur Organisasi Purchasing

Sumber: PT.S

Purchasing Division Head

Material & General Goods

Purchasing Dept

Purchasing Analyst

PIC Master Item & Supplier

General Goods I Purchaser

General Goods Junior Purchaser

General Goods II Purchaser

Material Goods Purchaser

Material Goods I Junior Purchaser

Material Goods II Junior Purchaser

Engineering Purchasing Department

Engineering Goods I

Purchaser

Engineering Goods II

Purchaser

Engineering Goods I Junior

Purchaser

Engineering Goods II Junior

Purchaser

Engineering Goods

Administration

71

3.3.2. Struktur Organisasi Plant

Gambar 3. 4 Struktur Organisasi Plant

Sumber: PT.S

3.3.3. Struktur Organisasi Finance

Gambar 3. 5 Struktur Organisasi Finance

Sumber: PT.S

Plant Division

PPC

Material Planning

Production Planning

Material Warehouse

Wrapping & Setting

Production 1

Mixing SA & PS Tube

Production 2

Extruding & Assy Tire

Curing & Finishing

Finance & Accounting

Division Head

Accounting

General Accounting & Tax Analyst

Cost & Asset Analysis

Finance

AR/AP Control Treasury

Financial Planning

Financial Analyst Budget Analyst

72

3.3.4. Struktur Organisasi IT

Gambar 3. 6 Struktur Organisasi IT

Sumber: PT.S

Chief Information Officer

System Integration Staff

Human Resource System

Development

Senior Programmer

Manufracturing & EAM System Development

Manufacturing System Analyst

Manufacturing Development

EAM System Analyst

Enterprise Asset Management

Financial & Distribution System

Development

Financial & Accounting

System Analyst

Financial & Accounting

Development

Order to Cash System Analyst

Order to Cash Development

Procure to Pay System Analyst

Procure to Pay Development

Data Resource Management

Senior Database Administrator

Database Administrator

Data Application Administrator

System Support & Communication

IT Infrastructute Specialist

IT Operation & Communication

Specialist

Support & Operation Engineer

Industrial and Communication

Engineer

Operation Engineer

IT Care OfficerIT Security Specialist

73

3.4. Pembagian Tugas dan Wewenang

3.4.1. Tugas dan Wewenang Divisi Purchasing

Peran dan fungsi utama dari divisi Purchasing adalah melaksanakan

pembelian/pengadaan material dan jasa untuk kebutuhan produksi,

penunjang produksi, peralatan kantor, peralatan rumah tangga dan

melaksanakan proses pemasukan material dari luar negeri

(import)/pengeluaran material ke luar negeri (export).

Adapun sasaran dan tujuan dari divisi Purchasing adalah melakukan

pembelian dengan efisien dan efektif dengan memperhatikan faktor kualitas,

biaya, dan ketepatan pengiriman.

Berikut adalah tugas dan tanggung jawab per area seksi/sub seksi :

1. Purchasing Analyst

Menganalisa pengembangan berkelanjutan sistem pengadaan material

baik dalam prosedur kerja maupun perbaikan sistem EBS. Lingkup

tugas Purchasing Analyst adalah:

- Koordinator vendor audit dan follow up hasil audit.

- Menjadi PIC untuk pengembangan ISO.

- Menjadi PIC untuk internal audit.

- Meng-entry master item dan supplier ke dalam sistem EBS.

- Analisa permasalahan pada sistem EBS.

2. General Goods Purchaser

Melakukan pembelian dan pengadaan material - material penunjang

produksi, consumable goods, stationaries office dan komputer dan

74

jasa-jasa yang berkaitan dengan kegiatan Akunting, Qualtiy Control,

Marketing dan IT. Lingkup tugas General Goods Purchaser adalah:

- Negosiasi harga dengan supplier

- Perbandingan harga dari penawaran para supplier

- Melakukan pemesanan material

- Melakukan monitoring pada Delivery Schedule

- Mengisi dokumen yang dibutuhan dalam melakukan pemesanan

material

- Persiapan pembayaran tagihan

- Melakukan claim untuk material dari supplier yang rusak

- Administrasi Purchase Order internal pelanggan

3. Material Purchaser

Melakukan pembelian/pengadaan raw material dan chemical untuk

kebutuhan produksi Tire dan Tube, jasa-jasa yang berkaitan dengan

kegiatan Material Planning Control. Lingkup tugas material

purchaser adalah:



- Melakukan pemesanan material (standar dan intransit)



material



75


4. Engineering Goods Purchaser

Melakukan pembelian/pengadaan tools, spare part, machineries jig,

mould dan fabrikasi, dan jasa yang berkaitan dengan kegiatan

Engineering. Lingkup tugas Engineering Goods Purchaser adalah:



- Melakukan pemesanan material



material




3.4.2. Tugas dan Wewenang Departemen Warehouse

Departemen Warehouse (material warehouse) berada dalam Plant Division,

yang memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

1. Menerima item dari Supplier yang dibeli oleh PT.S melalui Purchase

Order

2. Menyimpan item yang telah dikirim oleh Supplier ke dalam Warehouse

3. Mengeluarkan item yang diminta oleh departemen atau divisi lain

3.4.3. Tugas dan Wewenang Divisi Finance


1. General Accounting dan Tax Analyst

76

Bertanggung jawab untuk menyajikan laporan keuangan per periode atas

seluruh transaksi yang terjadi

2. Cost dan Asset Analyst

Bertanggung jawab untuk melakukan aktivitas maintenance dan

depresiasi aset, serta melakukan analisis biaya tiap produk per periode

3. AR/AP Control

Bertanggung jawab atas pencatatan piutang dari customer dan utang

terhadap supplier

4. Collection

Bertanggung jawab atas pengumpulan piutang dari customer dan

pembayaran atas utang terhadap supplier

5. Financial Analyst

Bertanggung jawab melakukan analisis per pos atas laporan keuangan

yang dihasilkan accounting

6. Budget Analyst

Bertanggung jawab untuk melakukan maintain terhadap aktualisasi

budget yang terjadi per periode dan melakukan perbandingan serta

analisis budget vs aktual

3.4.4. Tugas dan Wewenang Divisi IT

Peran dan fungsi divisi IT adalah mendukung kebutuhan manajemen

atas informasi yang cepat, tanggap dan akurat dengan tujuan utama

mengintegrasikan seluruh sistem di perusahaan.

77


1. System Integration

Secara aktif memfasilitasi kegiatan rekayasa ulang proses bisnis dan

mengintegrasikan seluruh manajemen sistem berdasarkan blue print

pengembangan sistem perusahaan. Lingkup tugas system integration

adalah:

- Memfasilitasi pengembangan manajemen sistem

- Memberi usul prioritas pengembangan manajemen sistem

- Mengevaluasi dan mereview bisnis proses berjalan untuk menghasilkan

rekomendasi perbaikan

2. Human Resource System Development

Menghasilkan sistem terkomputerisasi yang terintegrasi, efektif, dan

aman serta melakukan fungsi sebagai “Trouble shooter” dan “Problem

Solver” pada sistem informasi. Lingkup tugas Human Resource System

Development adalah:

- Mengembangkan aplikasi di area Human Resource, Manufacturing,

Quality dan Product Development, Financial, Distribution dan

Procurement

- Melakukan koordinasi dan pengarahan terhadap pengembangan

- Melakukan analisa terhadap sistem manajemen yang akan

dikembangkan

- Melakukan analisa dan membuat desain sistem informasi

- Melakukan koordinasi aktif dalam tahap pengembangan sistem dan

dalam tahap implementasi

78

- Melakukan uji kelayakan implementasi sistem informasi

- Melakukan pencarian penyebab dan perbaikan terhadap kegagalan

sistem informasi

3. Manufacturing dan EAM System Development

Menjaga dan menjamin database aplikasi selalu siap pakai, melakukan

upgrade terhadap database jika diperlukan dan sesuai dengan kondisi

perusahaan, serta berkomunikasi dengan Oracle World Wide dalam

rangka menyelesaikan error/bug pada aplikasi. Lingkup tugas

Manufacturing dan EAM System Development adalah:

- Mengatur, mengelola dan melakukan optimasi database server dan

application server

- Menjalankan dan mengelola data backup dan restore

- Mengawasi dan mengelola sinkronisasi database

- Terlibat dalam perancangan database dan implementasi

- Melakukan implementasi dan maintenance keamanan database

- Menjalankan tunning database dan me-monitoring performance

- Melakukan maintenance seluruh Service Request yang terdapat di

Metalink dan menjamin Service Request terselesaikan

4. Financial dan Distribution System Development

Melakukan monitoring, pengembangan, perawatan dan perbaikan seluruh

infrastruktur server dan jaringan komputer. Lingkup tugas Financial dan

Distribution System Development:

- Menjamin jalannya operasional server

- Menjamin jalannya operasional jaringan

79

- Menjamin jalannya operasional storage

- Melakukan pengembangan teknologi informasi

5. Data Resource Management

Melakukan monitoring, pengembangan, perawatan dan perbaikan seluruh

peralatan pendukung sistem informasi (komputer, printer, server,

perangkat komputer, mesin-mesin industri, perangkat komunikasi, audio

video dan lain - lain). Lingkup tugas Data Resource Management:

- Melakukan analisa atas kebutuhan investasi perangkat IT

- Menjamin jalannya sistem komputerisasi mesin - mesin industri,

telekomunikasi dan peralatan audio video

- Melakukan perbaikan atas informasi yang datang dari user

- Melakukan pendataan asset IT dan lisensi software

- Melakukan pengembangan teknologi informasi di sisi operasional

6. System Support dan Communication

Melakukan monitoring, pengembangan, perawatan dan perbaikan sistem

keamanan informasi (Active Directory, Antivirus, Firewall, Update dan

Patching, dll). Lingkup tugas System Support dan Communication :

- Menjamin jalannya operasional Active Directory, Antivirus, Software

Update, dan Pacthing

- Menjamin jalannya operasional UTM (Unified Threat Management)

- Menjamin keamanan data/informasi perusahaan

- Melakukan pengembangan teknologi informasi

80

3.5. Length of Effort

Tabel 3. 1 Length of Effort (LOE)

Tanggal Waktu

Kegiatan

Jumlah

Jam Kegiatan Peserta Materi Hasil Kegiatan

8

Juni

2010

13.00 –

16.00 3 Briefing Mentor Pembimbing Overvi ew Modules

1. Memperoleh pengertian mengenai

Overvi ew Modules pada PT.S

2. Menentukan Modules yang akan

dikerjakan selama praktik kerja

24

Juni

2010

14.00 - 17.00 3 Briefing 1. Mentor Pembimbing

2. Purchase Analyst Procure to Pay

Memperoleh pengenalan mengenai

Modules yang dipilih

26

Juli

2010

7.00 – 12.00 5 Introduction

Trainning HRD Manager

Company Profile

Introduction

Memperoleh pengetahuan mengenai

profile umum perusahaan

Basic Mentality

Mengubah mentalitas dasar setiap

peserta dari seorang pelajar menjadi

seorang pekerja yang siap bergabung

dengan PT.S

SOP, IK dan

Kualitas

Memperoleh pengetahuan mengenai

Standard Operation Procedure, Instruksi

Kerja, dan kualitas dari PT.S

Sistematika Produksi Mengenal proses produksi tire dan tube

Pengetahuan produk Mengetahui fungsi ban, produk yang

dihasilkan, ukuran, struktur, bagian, dan

81

tipe ban, beserta keuntungan, perawatan

dan istilah-istilah penting dalam proses

produksi.

ISO 9001:2000 Mengetahui serti fikasi pengakuan yang

digunakan oleh PT.S

5K 2S Mengetahui alat / sistem management

dalam bekerja

LK3 Material dan

mesin

Mengetahui jenis limbah dan bahan

kimia, serta karakteristik mesin

ATQC

(Astra Total Quality

Control)

Mengetahui manajemen sistem yang

mengikut sertakan seluruh karyawan dari

seluruh tingkatan organisasi dengan

penerapan konsep pengendalian kualitas

dan metode statistic untuk mencapai

kepuasan pelanggan dan yang

mengerjakannya

13.00 –

14.00 1 Preparation Mentor pembimbing

Proses produksi tire

dan tube

Memahami materi produksi yang

diberikan oleh PT.S dalam bentuk

softcopy

14.00 –

16.00 2 Plan tour Mentor pembimbing

Proses produksi tire

dan tube

Melakukan touring ke pabrik dan

melihat proses produksi yang

berlangsung

27

Juli

7.00 –

10.00 3 Briefing

1.Chief Information

Officer (CIO)

Procurement

overview

Memahami garis besar proses pembelian

dari Purchase Requisition sampai

82

2010

2.Manufacturingdan EAM

system development

manager

3.Financial dan

distribution system

development manager

4.Data resources

management manager

Payment

10.00 –

16.00 2 Daily reporting Mentor Pembimbing Production Process

Membuat laporan mengenai pembuatan

ban dalam dan bdan luar

28

Juli

2010

7.00 –

16.00

8 Oracle EBS

overview Audit Manager

Overvi ew Oracle

EBS modules

Memahami sub modules dalam Oracle

EBS modules

29

Juli

2010

7.00 – 16.00 8 Business

process

overview

1.Purchase Analyst

2.Mentor Pembimbing

3.Audit Manager

Overvi ew procure to

pay modules

Memahami modul procure to pay

beserta proses bisnisnya 30

Juli

2010

7.00 – 16.00 8

2

Agustus

2010

7.00 – 16.00 8 Consultation 1.Purchase Analyst

2.Audit Manager

Purchase

Requisition

Mengetahui proses dan inventori yang

ada dalam Purchase Requisition

3

Agustus 7.00 – 16.00 8 Consultation Purchase Analyst Purchase Order

Mengetahui proses dan jenis Purchase

Order

83

2010

4

Agustus

2010

7.00 – 16.00 8

Consultation Material Warehouse Staff Receipt, Inspect,

Deliver

Mengetahui proses dan macam dari

receipt dan deliver 5

Agustus

2010

7.00 – 16.00 8

6

Agustus

2010

7.00 – 16.00 8 Consultation

1.Financial Invoice

Verification Staff

2.Audit Manager

Invoice, Payment Mengetahui proses dalam melakukan

invoice dan payment

9

Agustus

2010

7.00 – 16.00 8 Business

Process

Documentation

Audit Manager

Documentation PR,

PO, Receipt, Invoice,

Payment

Dokumentasi dalam bentuk flowchart,

scenario, dan daily result 10

Agustus

2010

7.00 – 16.00 8

11

Agustus

2010

7.00 – 8.00 1 Preparation - PR, PO, Receipt,

Invoice, Payment Bahan presentasi

8.00 – 10.00 2 Presentation

1.Purchase Analyst

2.Mentor Pembimbing

3.Audit Manager

4.Material Planning

Control

PR, PO, Receipt,

Invoice, Payment

Revisi pada alur proses dan scenario

procurement

84

10.00 –

18.30 6 Revision Audit Manager PR, scenario

Revisi terhadap flowchart Purchase

Requisition dan scenario

12

Agustus

2010

7.00 –

16.00 8

Revision Audit Manager Purchase Order Revisi terhadap flowchart Purchase

Order

Accessing EBS System Support Oracle EBS First Access into Oracle EBS

13

Agustus

2010

7.00 –

9.00 2 Exploring EBS

1.IT Development

2.Purchase Analyst PO Prosedur pembuatan PO

9.00 – 10.30 1,5 Consultation Purchase Analyst Autocreate PO

Mengetahui jenis PO yang digunakan

SRI dan cara untuk membuat PO dalam

Oracle EBS

10.30 –

12.00 1,5

Interview Staff Engineering Support

- Utility

Engineering Support

Item

Mengetahui pembagian material

engineering dan overvi ew alur approval

PR 13.00 –

16.00 3

16

Agustus

2010

7.00 – 9.00 2 Daily Reporting Mentor Pembimbing Engineering PR

Process

Mengetahui proses pembuatan PR pada

bagian Engineering

9.00 – 11.00 2 Interview Staff Engineering Support

- Utility

Engineering Support

Item

Mengetahui masalah yang ada pada

pembuatan PR dan PO di bagian

Engineering

11.00 –

16.00 4 Consultation

Purchase Analyst

PR engineering

Mengetahui tingkatan approval dalam

PR dan masalah dalam PR

18

Agustus

2010

7.00 – 9.00 2 Consultation

1.Material Production

Control Manager

2.Staff Engineering

Engineering PR

Process

Mengetahui proses pembuatan PR pada

bagian Engineering

85

9.00 – 12.00 3 Consultation IT Developer Personalize EBS

Oracle

Mengetahui cara personalisasi PR dalam

EBS Oracle

13.00 –

16.00 3 Consultation Purchasing Staff Purchase Order

Mengetahui cara penentuan harga pada

PR

19

Agustus 2010

7.00-10.00 3 Consultation Audit Manager

Purchase

Requisition,

Purchase Order,

Receipt,

Invoice

Mengetahui Issue pengembangan sistem

informasi

10.00-11.00 1 Interview Staff Engineering Engineering PR Mengetahui kebutuhan user akan PR

11.00-

12.00 1 Interview Finance Staff (Budgeting) Purchase Budgeting

Mengetahui alur proses pada bagian

budgeting

13.00 –

16.00 3 Customizing IT Developer

Personalize EBS

Oracle

Personalisasi default option pada

purchase requisition engineering

20

Agustus

2010

07.00 –

09.00

2 Documentating - Personalizing

Documenting

Dokumentasi atas personalisasi PR

Engineering

09.00 –

16.00 3 Consultation Audit Manager Intransit Issue

Mengetahui Issue-issue akibat proses

bisnis berjalan

23

Agustus 2010

07.00 –

16.00 8

Consultation

and Analyze

IT Development Setting up EBS Mengetahui cara menambah

subinventory dan melihat jurnal

Purchase Analyst Intransit Issue Mengetahui akibat dari proses bisnis

Intransit yang berjalan dan kebutuhan

86

akan informasi dari Intransit purchasing

24

Agustus 2010

07.00 –

16.00 8

Consultation

and Analyze

1.Warehouse staff

2.Accounting staff

3.Quality manager

Intransit Issue

Mengetahui akibat dari proses bisnis

Intransit yang berjalan dan kebutuhan

akan informasi dari Intransit purchasing

25

Agustus 2010

07.00 –

16.00 8

Consultation

and Analyze

1. IT Development

2. Purchase Analys Intransit Issue Mengetahui report yang akan dihasilkan

26

Agustus

2010

07.00 –

16.00 8

Problem

Analyze - Intransit Purchasing

Analisa masalah-masalah yang timbul

dari proses bisnis berjalan

27

Agustus 2010

07.00 –

16.00 8 Evaluating -

Design new Intransit

Business Process

Evaluasi masalah dan merancang bisnis

proses usulan atas Intransit Purchasing

30

Agustus 2010

07.00 –

16.00 8 Evaluating -

Design new Intransit

Business Process

Evaluasi masalah dan merancang bisnis

proses usulan atas Intransit Purchasing

31

Agustus 2010

07.00 –

16.00 8 Checking

1. Warehouse staff

2.Quality manager

3.IT Development

4.Purchase Analyst

5.Audit Manager

Impact from new

Intransit Business

Process

Mengecek dampak dari proses bisnis

usulan terhadap divisi-divisi yang terkait

1 September

2010

07.00 –

16.00 8 Documentation -

Recent and New

Intransit Business

Process

Membuat dokumentasi dari proses bisnis

berjalan dan dari proses bisnis baru yang

diusulkan

2

September

07.00 –

12.00 5 Preparation - Intransit Purchasing

Persiapan Presentasi mengenai Intransit

Purchasing

87

2010

13.00 –

16.00 3 Presentation

1. Head Division of

Accounting dan Finance

2. Head Department of

Finance

3. Head Department of

Accounting

4. Chief Information

Officer

5. Purchase Analyst

6. Mentor Pembimbing

7. Head Section of

Production

8. Planning Control

Intransit Purchasing

1. Menjelaskan proses bisnis usulan dan

kelebihannya

2. Pemahaman lebih mendalam

mengenai konsep pembelian Intransit

dari berbagai sudut pandang

3. Usulan dan saran tambahan untuk

proses bisnis usulan

3

September

2010

07.00 –

16.00 8 Testing Personalize Personalisasi pada form Receipt

6

September

2010

07.00 –

16.00 8 Testing Financial staff Intransit journal

Mengetahui jurnal dari tiap transaksi

Intransit

7 September

2010

24

September

2010

88

1

Oktober 2010

07.00 –

16.00 8 Testing Financial staff Intransit jounal

Mengetahui dampak setiap transaksi

terhadap jurnal

8

Oktober 2010

07.00 –

16.00 8

Exploring and

Analyze IT Development Purchasing Report

Pemahaman tabel-tabel untuk

pembuatan report

13

Oktober 2010

07.00 –

15.00 7

Exploring and

Analyze IT Development Purchasing Report

Pemahaman tabel-tabel untuk

pembuatan report

15

Oktober 2010

07.00 –

15.00 7

Design and

Developing -

Intransit Report,

Purchasing Report

- Merancang Report untuk Intransit dan

Purchasing

- Implementasi Purchasing Report pada

server trial

22

Oktober 2010

07.00 –

16.00 8 Developing - Purchasing Report

- Merancang Report untuk Purchasing


server trial

25

Oktober 2010

07.00 –

16.00 8 Developing IT Development Purchasing Report

- Merancang Report untuk Intransit dan

Purchasing


server trial

29

Oktober 2010

07.00 –

12.00 5 Documentation - -

- Merancang Report untuk Intransit

- Menyerahkan hasil internship

89

3.6. Definisi dan Pengaturan Dasar

3.6.1. Inventory Organization (I/O)

Inventory Organization

WH-MAT

GSA

MAT

DRM IDRM EAM

PM CM INT

Gambar 3. 7 Inventory Organization Structure

Inventory pada modul procurement dikelompokkan menjadi beberapa

organisasi sesuai dengan kegunaannya masing - masing. Adapun organisasi

tersebut adalah :

1. MAT

Inventory yang mengelola material yang digunakan dalam proses

produksi. Terdiri atas 2 subinventory, yaitu: direct (DRM) dan indirect

(IDRM). Direct material merupakan bahan baku / bahan setengah jadi

untuk diolah kembali. Sedangkan indirect material merupakan material

pendukung proses produksi.

90

2. EAM

Inventory yang mengelola material - material yang diperlukan untuk

maintenance alat produksi (spareparts mesin - mesin produksi). Terdiri

atas 2 subinventory, yaitu: Preventive Maintenance (PM) dan Corrective

Maintenance (CM). Preventive Maintenance (PM) merupakan peralatan

yang digunakan untuk pemeliharaan secara berkala. Sedangkan

Corrective Maintenance (CM) adalah peralatan yang digunakan untuk

pemeliharaan jika terjadi kerusakan.

3. GSA

Inventory yang mengelola material/jasa yang tidak berhubungan

langsung dengan proses produksi, seperti perlengkapan kantor,

jasa/service dan kebutuhan harian lainnya.

4. INT

Inventory yang mengelola material - material yang bersumber dari

pembelian secara Intransit (material yang secara sistem/akunting sudah

menjadi milik PT.S tapi secara fisik masih berada di luar PT.S)

Berikut adalah tabel pengelompokan part number terkait dengan wilayah

purchasing:

Tabel 3. 2 Tabel Pengelompokan Material / Jasa Wilayah Purchasing

Inventory Org. Subinventory Part

Numb. Description

MAT

Direct MAT Material produksi

Indirect

ATK Alat tulis kantor PCG Packaging PKJ Perlengkapan kerja PRD Material/perlengkapan produksi PRT Perlengkapan rumah tangga

91

Inventory Org. Subinventory Part

Numb. Description

EAM

Preventive Maintenance

AUK Alat ukur BER Bearing

BGF Material bangunan/material fabrikasi

DFA Dinamika fluida air DFO Dinamika fluida oil DFS Dinamika fluida steam DFU Dinamika fluida udara EEC Electrical control

Corrective Maintenance

EIN Electrical industrial EMO Electric motor FLU Fluida FST Fastener

MAC

Material permesinan/ manufacturing untuk proses fabrikasi

MCH

Machine unit / part machine

TRN Material permesinan/ manufacturing untuk proses assembling

TUL Tools INT None INT Material Intransit

GSA None

ATK Alat tulis kantor BCT Material cetakan EXP Expense GRD Gardening ITE IT Equipment KND Kendaraan LAB Laboratorium MPR Material promosi OEQ Office equipment PKJ Perlengkapan kerja PRT Perlengkapan rumah tangga SFT Safety

3.6.2. Approval Hierarchy

Untuk menyelesaikan proses pembuatan Purchase Requisition (PR) dan

Purchase Order (PO), setiap PR dan PO harus melalui beberapa tingkat

92

proses persetujuan (approval) sebelum dapat menuju ke proses berikutnya.

Jumlah tingkatan proses persetujuan ditentukan dari total harga pada

transaksi permintaan/pembelian. Berikut adalah tabel jumlah Approval

hierarchy yang harus dilewati berdasarkan harga permintaan/pembelian.

Tabel 3. 3 Jumlah Approval Hierarchy yang Harus Diselesaikan

Transaction Amount Approval

Hierarchy

Di atas Rp. 1.000.000.000,- 4 atau 5

Rp. 50.000.000,- s/d Rp. 1.000.000.000,- 3

Rp. 1.000.000,- Rp. 50.000.000,- 2

Rp. 0,- Rp. 1.000.000,- 1

Terdapat 6 jenis status pada dokumen transaksi yang melalui approval

hierarchy, yaitu:

- Incomplete

Ketika dokumen transaksi baru dibuat oleh requester dan belum melalui

approval hierarchy.

- In process

Ketika dokumen transaksi sudah berada dalam tahap approval hierarchy.

- Rejected

Ketika dokumen transaksi ditolak oleh approver.

- Approved

Ketika dokumen transaksi sudah melewati seluruh tahapan dalam

approval hierarchy (sudah mendapat persetujuan dari budget approver).

93

- Returned

Ketika dokumen transaksi yang sudah sampai pada buyer ditolak karena

adanya ketidaksesuaian antara part number.

94

Berikut adalah bagan yang menggambarkan tingkatan persetujuan (approval hierachy) tiap divisi:

Gambar 3. 8 Purchase Requisition Approval Hierarchy

Gambar 3. 9 Purchase Order Approval Hierarchy

95

3.6.3. Budgeting Control

Setiap subdivisi dan project di PT.S memiliki budget tersendiri untuk

mengakomodasi pembelian. Sebelum permintaan pembelian (Purchase

Requisition) terbentuk, sistem akan melakukan pengecekan budget (check

fund) untuk menentukan apakah harga barang/jasa yang diminta mencukupi

pada budget divisi/proyek terkait. Tiap jenis barang/jasa pada PT.S

dikategorikan ke dalam 2 jenis budget, yaitu:

Monitoring Budget

Merupakan kategori budget yang memiliki sifat tidak terbatas (unlimited).

Barang/jasa dengan monitoring budget tidak akan mempengaruhi budget

pada tiap divisi. Contoh: material produksi pada I/O MAT.

Mandatory Budget

Merupakan kategori budget yang memiliki sifat terbatas (limited).

Barang/jasa dengan Mandatory budget akan memberikan status

“reserved” sejumlah harga barang/jasa yang diminta pada budget tiap

divisi/proyek, sehingga budget dengan status “reserved” tersebut tidak

dapat digunakan untuk melakukan permintaan lain. Contoh: barang pada

I/O EAM dan I/O GSA. Divisi/proyek yang tidak memiliki budget

mencukupi untuk melakukan permintaan material, dapat melakukan

reclass untuk menambah budget. Permintaan reclass harus disetujui

melalui tingkatan hierarchy approval.

96

3.6.4. Pembelian Material Secara Intransit

Pembelian material produksi (MAT) dibedakan menjadi 2

berdasarkan kondisi penerimaan material di Warehouse, yaitu standard dan

Intransit. Proses pembelian standard merupakan pembelian di mana PT.S

akan membuat receipt ketika material sampai di Warehouse PT.S. Sedangkan

pembelian Intransit merupakan pembelian di mana PT.S dapat membuat

receipt ketika material telah sampai di tempat yang sudah ditentukan dalam

perjanjiannya dengan supplier. Pembelian Intransit biasa dilakukan apabila

PT.S melakukan transaksi pembelian dengan supplier di luar negeri dan di

luar pulau.

Permintaan, pembelian dan penerimaan dengan inventory

organization “SRI-MAT” merupakan transaksi standard atau dapat juga

disebut dengan transaksi MAT: Purchase Requisition MAT, Purchase Order

MAT dan Receipt MAT.

Sedangkan pembelian dan penerimaan dengan inventory organization

“SRI-INT” merupakan transaksi Intransit: Purchase Order INT dan Receipt

INT.

97

3.7. Tata Laksana Sistem Berjalan

Gambar 3. 10 Usecase Sistem Informasi Intransit Procurement PT. S

3.7.1. Proses Pembelian Intransit

Berikut adalah proses pembelian material yang dilakukan secara Intransit

yang berjalan:

98

$

Gambar 3. 11 Rich Picture Pembelian Intransit Berjalan

Keterangan:

1. MPC membuat Purchase Requisition (MAT) sesuai dengan

kebutuhan material.

2. Purchase Requisition (MAT) yang telah di-approve kemudian

diserahkan kepada Purchasing untuk dibuatkan Purchase Order

(MAT) yang kemudian akan di-cancel dan di-copy ke Purchase

Order (INT).

99

3. Purchase Order (INT) yang telah di-approve diberikan kepada

Supplier untuk disetujui pembeliannya.

4. Jika Purchase Order (INT) telah disetujui oleh Supplier, maka akan

dikirimkan ke bagian Finance (AP Control).

5. Bagian Purchasing akan membuatkan BPU (Bukti Pengeluaran

Uang) yang kemudian diberikan kepada Finance (AP Control).

6. Bagian Finance (AP Control) kemudian akan membuatkan Invoice

(Prepayment) berdasarkan BPU.

7. Invoice (Prepayment) tersebut kemudian diserahkan kepada bagian

Finance (Treasury)

8. Finance (Treasury) kemudian akan melakukan Payment

(Prepayment) berdasarkan Invoice (Prepayment) tersebut.

9. Jika sudah membayar maka bagian Finance (Treasury) akan

memberikan Bukti Pembayaran kepada Supplier agar Supplier dapat

mengirimkan materialnya.

10. a. Supplier mengirimkan packing list ke bagian Purchasing

10. b. Supplier mengirimkan material tersebut ke pelabuhan.

11. Purchasing menyerahkan Packing List dan Purchase Order (INT)

kepada bagian Accounting untuk dilakukan Receipt (INT).

12. a.Bagian Accounting setelah melakukan Receipt (INT) akan

memberikannya kepada Purchasing.

12. b.Bagian Accounting akan membuat Receipt Register (BPB).

100

13. Receipt (INT) dan Packing List tersebut kemudian diserahkan oleh

Purchasing ke bagian Warehouse untuk melakukan Receipt (MAT)

yang biasa disebut dengan inter organization.

14. a. Pada saat Receipt (MAT) akan dilakukan inspeksi oleh bagian

Quality Control Lab apakah material tersebut diterima atau tidak

berdasarkan Inspection List.

14. b. Bagian Warehouse akan menyerahkan Invoice, Purchase Order

(INT) dan Receipt (INT) akan diserahkan kepada bagian Finance (AP

Control) untuk mengecek apakah material tersebut telah sampai

sesuai dengan Purchase Order (INT).

15. Bagian Finance (AP Control) akan membuatkan Invoice (Settlement)

untuk melunaskan uang muka yang telah dibayar sebelumnya. Invoice

(Settlement) akan diberikan ke bagian Finance (Treasury).

16. Bagian Finance (Treasury) kemudian melakukan Payment

(Settlement).

Proses tersebut dapat digambarkan dengan flowchart sebagai berikut:

101

Gambar 3. 12 Pembelian Material Secara Intransit pada PT. S

102

3.7.2. Spesifikasi Prosedur

3.7.2.1. Prosedur Permintaan Material

Permintaan dilakukan oleh bagian MPC (Material Planning

Control) berdasarkan perhitungan MRP atas material yang dibutuhkan

untuk produksi. Requester diharuskan untuk mengisi kolom

organization pada Purchase Requisition (PR) di mana nilai “SRI-MAT”

diartikan sebagai permintaan pembelian standard dan nilai “SRI-INT”

sebagai permintaan pembelian Intransit. Kolom organization ini akan

selalu diisi dengan nilai “SRI-MAT” karena requester tidak tahu

metode pembelian yang akan dilakukan buyer (standard / Intransit

purchasing).

Setelah permintaan disimpan dan dicetak, PR akan melalui

proses persetujuan (Requisition Approval) sesuai dengan Approval

Hierarchy yang telah ditetapkan. PR yang tidak disetujui pada Approval

Hierarchy akan dikembalikan lagi ke Requester untuk dilakukan

koreksi. PR yang telah disetujui akan diterima oleh bagian Purchasing

(buyer).

Detil proses permintaan adalah sebagai berikut:

• 10-1 : Entry PR (Purchase requisition)

Bagian MPC (Material Controlling planning) akan mengisi form

PR berdasarkan perhitungan MRP (Material Requirement

Planning), MPC akan mengisi jenis material dan jumlah yang

dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan produksi ke depan.

103

• 10-2: Cetak PR (Purchase requisition)

Setelah form PR terisi, MPC akan mencetak PR untuk dimintai

persetujuan atas permintaan material yang dibuat.

• 10-3: Requisition Approval

Setelah dicetak, PR harus melalui proses persetujuan yang telah

ditetapkan oleh PT.S. Jika PR lolos dari proses persetujuan, PR

akan diteruskan ke bagian purchasing. Tetapi jika PR tidak lolos

dari proses persetujuan, PR akan dikembalikan ke MPC untuk

dilakukan koreksi.

• 10-4: Cancel requisition

PR yang tidak lolos dari proses persetujuan, harus dibatalkan

sebelum membuat PR koreksi.

Data yang diperlukan : material type, part number, item

description, quantity, need by, organization, location, subinventory,

UOM dan price.

3.7.2.2. Prosedur Pembelian Material Intransit

Purchase Requisition yang telah disetujui akan diterima oleh

bagian Purchasing (buyer) sebagai referensi untuk membuat Purchase

Order (PO) kepada Supplier. Bila diketemukan bahwa pembelian harus

dilakukan secara Intransit, buyer tidak dapat membuat PO INT dengan

referensi dari Purchase Requisition (PR) MAT. Sehingga buyer akan

membuat PO INT baru tanpa referensi dari PR MAT.

104

Buyer akan membuat PO berdasarkan PR MAT (adopt PR) dan

kemudian mengubah organization dari MAT ke INT.

Detil dari proses pembelian adalah sebagai berikut:

• 20-1 : Create PO

Bagian purchasing akan menerima PR yang telah lolos dari proses

persetujuan. Dari PR yang sudah tersimpan di database, bagian

purchasing akan membuat PO.

• 20-2 : Edit PO

Umumnya PR memiliki nilai Organization SRI-MAT, yaitu nilai

dimana material tersebut merupakan material utama yang digunakan

dalam produksi , tetapi umumnya nilai organization SRI-MAT

digunakan hanya jika pembelian dilakukan secara lokal. Sedangkan

untuk pembelian material dari luar negeri menggunakan nilai

organization SRI-INT. Oleh karena itu, setelah memanggil nomor PR

dari database, bagian purchasing diharuskan mengubah nilai

organization dari SRI-MAT menjadi SRI-INT pada form PO.

• 20-3 : Cetak PO

PO yang sudah selesai diubah akan di cetak.

• 20-4 : Purchasing approval

PO yang telah selesai dibuat, sebelum diberikan kepada supplier

harus melewati proses persetujuan. Apabila PO lolos melewati proses

persetujuan, satu rangkap PO akan diberikan kepada supplier. Tetapi,

105

jika PO tidak lolos, PO akan dikembalikan kepada buyer untuk

dilakukan koreksi.

• 20-5 : Cancel PO

Sebelum dilakukan koreksi, PO yang tidak lolos dari proses

persetujuan harus dibatalkan.

Data yang diperlukan : Purchase Requisition Number,

Organization, Ship-To, quantity, UOM, Price, need by dan supplier.

3.7.2.3. Prosedur Penerimaan Material Intransit

Penerimaan material (pembuatan Receipt) dilakukan 2 kali untuk

pembelian material secara Intransit. Receiving pertama akan dilakukan

oleh bagian Finance (Fixed Assets) pada saat material sampai di tempat

perjanjian (di mana material sudah sah menjadi hak milik/tanggung

jawab PT.S). sedangkan Receiving kedua akan dilakukan oleh bagian

Warehouse. Setiap proses Receiving akan selalu diikuti dengan proses

inspection dan delivery.

Inspection merupakan proses pengecekan kesesuaian material

yang telah diterima PT.S, baik dari segi kualitas maupun kuantitas.

Setelah dilakukan inspeksi pada material, bagian warehouse akan

melakukan update pada jumlah stok material di warehouse dengan

melakukan proses Delivery.

Sesuai dengan tugas dan tanggung jawab tiap bagian, dokumen

inspection akan dibuat oleh bagian Quality Control Lab, sedangkan

dokumen Receipt dan Delivery dibuat oleh bagian warehouse. Tetapi

106

khusus untuk kasus pembelian secara Intransit, dokumen receipt,

Inspection, dan Delivery dapat dibuat oleh bagian Finance. Pencatatan

dokumen tersebut hanya berupa formalitas untuk melengkapi prosedur

penerimaan material, tanpa diikuti oleh kegiatan lapangan. Sedangkan

prosedur Receiving, Inspection, dan Delivery sesungguhnya dilakukan

oleh bagian warehouse.

Proses penerimaan standard akan menyimpan material ke dalam

warehouse MAT. Tetapi ketika penerimaan secara Intransit, material

disimpan oleh bagian finance ke dalam warehouse Intransit (Inventory

Organization INT). Material pada warehouse Intransit akan dipindahkan

ke warehouse MAT melalui proses Interorganization (Interorg.)

Detil dari proses penerimaan material yang tiba di pelabuhan

adalah sebagai berikut:

• 40-1 : Menyerahkan Packing List

Setelah material sampai di pelabuhan, supplier akan menghubungi

bagian purchasing dan mengirim fax ke bagian purchasing PT.S.

Bagian purchasing akan menyerahkan packing list dan PO terkait

kepada bagian accounting.

• 40-2 : Create receipt

Berdasarkan PO dan packing list, bagian accounting akan membuat

tanda terima (receipt).

• 40-3 : Cetak receipt

107

Setelah membuat receipt, bagian accounting akan mencetak receipt

dan memberikan dua rangkap receipt kepada bagian purchasing dan

satu rangkap receipt kepada supplier.

• 40-4 : Inspection

Setelah selesai mencetak receipt, bagian accounting akan melakukan

inspeksi secara sistem atas material yang sampai dipelabuhan.

Inspeksi yang dilakukan secara sistem berarti tidak dilakukan secara

actual, inspeksi dilakukan hanya untuk formalitas.

• 40-5 : Create delivery

Setelah selesai dilakukan inspeksi, bagian accounting akan melakukan

proses delivery untuk menambah jumlah stock material di inventory

organization INT.

Dan detil proses penerimaan material pada warehouse adalah

sebagai berikut:

• 50-1 : Menyerahkan receipt dan packing list

Setelah mendapat dua rangkap receipt dari bagian accounting, bagian

purchasing akan menyerahkan satu rangkap receipt dan satu rangkap

packing list kepada bagian warehouse material.

• 50-2 : Visual inspection

Saat material yang tadinya dipelabuhan sampai di gudang material

PT.S. Bagian warehouse akan melakukan visual inspection, yaitu

pengecekan secara kasar mengenai jumlah dan jenis material apakah

sesuai dengan PO dan packing list.

108

• 50-3 : Entry item untuk inter organization (inter-org)

Tidak seluruh jumlah material tiba di gudang pada saat yang

bersamaan, perlu beberapa kali angkutan sampai seluruh material tiba

di gudang. Tiap – tiap kedatangan berjarak satu minggu hingga satu

bulan. Setelah material sampai di gudang, bagian warehouse akan

melakukan proses inter organization, yaitu memindahkan jumlah

stock material dari I/O INT ke I/O MAT.

• 50-4 : Create receipt

Bagian warehouse akan membuat receipt atas material yang sampai

digudang tanpa berdasarkan dokumen apapun dari sistem, receipt

akan di entri secara manual dengan reference ke nomor receipt dan

nomor PO yang digabung.

• 50-5 : Cetak receipt

Setelah disimpan, receipt akan di cetak. Satu rangkap receipt akan

diberikan kepada bagian quality control dan satu rangkap ke bagian

finance ( invoice verification).

• 50-6 : Inspection

Bagian quality control akan melakukan inspeksi atas material yang

sudah dilakukan receipt. Inspeksi ini adalah untuk mengecek kualitas

dari material sebelum di simpan digudang dan digunakan untuk

produksi. Setelah melakukan inspeksi, bagian QC akan mengentri

hasil inspeksi ke dalam sistem. Jika material yang diinspeksi

berkualitas baik, bagian QC akan mengembalikan material ke bagian

109

warehouse dan memberitahukan bagian gudang mengenai hasil

inspeksi.

• 50-7 : Create delivery to stock

Setelah mengetahui hasil inspeksi material, bagian gudang akan

melakukan proses delivery atas material yang berkualitas baik ke

dalam sistem untuk menambah stock material di I/O MAT.

• 50-8 : Create delivery to defect

Jika dari hasil inspeksi didapati kualitas material tidak baik, bagian

QC akan melakukan proses delivery untuk menambah stock material

yang tidak baik kedalam stock defect.

Data yang diperlukan : Supplier Name, Shipment Number,

Packing List Number, Shipped Date, Purchase Order Number, Part

number, Item Description, Lot Number, Quantity dan Freight Carrier.

3.7.2.4. Prosedur Prepayment

Seluruh pembelian Intransit menggunakan pembayaran di muka

(prepayment). Jumlah dan metode pembayaran uang muka berdasarkan

atas perjanjian antara PT.S dengan supplier yang kemudian ditangani

oleh bagian Finance (Treasury), metode pembayaran dapat dilakukan

secara transfer maupun tunai. Dan sebelum uang muka dibayar, invoice

wajib dibuat terlebih dahulu.

110

Detil proses prepayment adalah sebagai berikut:

• 30-1 : Membuat BPU

Setelah PO yang dikirim kepada supplier mendapat respon dan di

setujui oleh supplier, bagian purchasing akan membuat Bukti

Pengeluaran Uang (BPU) sesuai dengan jumlah nominal yang tertera

pada PO.

• 30-2 : Menyetujui BPU

BPU yang dibuat harus mendapat persetujuan, BPU yang disetujui

akan diberikan kepada bagian finance(AP Control). Sedangkan, BPU

yang tidak disetujui akan dikoreksi.

• 30-3 : Entry invoice prepayment

Setelah BPU disetujui, bagian finance(AP Control) akan mengentri

jumlah nominal sesuai dengan jumlah yang tertera pada BPU.

• 30-4 : Validate

Setelah invoice di entri, harus dilakukan checklist pada checkbox

validate di form invoice.

• 30-5 : Create accounting

Setelah dilakukan validate, harus dilakukan checklist pada checkbox

create accounting di form invoice. Create accounting berfungsi untuk

posting journal di G/L dan secara otomatis payment akan tersimpan.

• 30-6 : Cetak invoice prepayment

Setelah disimpan, invoice untuk prepayment akan dicetak, satu

rangkap invoice diberikan ke bagian finance( treasury).

111

• 30-7 : Entry pembayaran prepayment

Berdasarkan invoice yang dibuat untuk prepayment, bagian

finance( treasury) akan membuat payment.


Bagian finance(treasury) harus melakukan checklist pada checkbox

create accounting untuk melakukan posting journal ke G/L dan

secara otomatis payment akan tersimpan.

• 30-9 : Cetak pembayaran prepayment

Payment yang telah disimpan akan dicetak.

• 30-10 : Autorisasi pembayaran

Sebelum melakukan pembayaran uang dimuka, payment harus

melalui proses persejutuan seperti yang telah ditetapkan. Apabila

Payment tidak disetujui, payment akan dikembalikan kepada bagian

finance( treasury) untuk dilakukan koreksi.

• 30-11 : Cancel pembayaran prepayment

Sebelum dilakukan koreksi, payment yang tidak lolos dari persetujuan

harus dibatalkan.

• 30-12 : Membayar ke supplier

Setelah payment disetujui, kasir akan melakukan transfer kepada

supplier.

112

• 30-13 : Clearing

Setelah supplier memberikan konfirmasi bahwa pembayaran telah

diterima, bagian finance (treasury) akan melakukan checklist pada

checkbox clearing untuk membuat posting journal ke G/L.

Data yang diperlukan : invoice type, trading partner, supplier

number, supplier site, invoice date, invoice number, invoice currency dan

amount.

3.7.2.5. Prosedur Settlement

Setelah dilakukan pembayaran uang muka (prepayment) harus

dilakukan proses penyesuaian jurnal pembayaran yang disebut dengan

settlement. Ada 3 macam kondisi pada saat proses Settlement, yaitu:

- Pembayaran lunas

Kondisi di mana jumlah pembayaran uang muka sejumlah dengan

jumlah yang harus dibayar. (prepayment 100%)

- Pembayaran minus

Kondisi di mana jumlah pembayaran uang muka hanya sebagian dari

jumlah yang harus dibayar. Sehingga dilakukan reimburse pada pihak

bersangkutan yang membayar kekurangan tersebut. (prepayment <

100%)

- Pembayaran plus (refund)

kondisi di mana jumlah pembayaran uang muka berlebih dari jumlah

yang harus dibayar. Sehingga PT.S akan menerima kembali jumlah

pembayaran sisa. (prepayment > 100%)

113

Detil proses settlement adalah sebagai berikut:

• 60-1 : Entry standard invoice for settlement

Setelah supplier menerima salinan receipt atas material yang dikirim

kepada PT.S, supplier akan mengirim invoice kepada bagian finance

(AP Control). Dari invoice yang diterima, bagian finance (AP

Control) akan mengentri invoice ke dalam sistem. Selain mengentri

nominal pada invoice, finance (AP Control) juga akan mengentri

nomor PO dan nomor receipt.

• 60-2 : Three ways match (PO, receipt (INT), invoice (INT))

Setelah itu, sistem akan melakukan pengecekan. Dari nomor PO

(INT), sistem akan mengecek jumlah nominal yang tertera pada PO

(INT). Dari nomor receipt (INT), sistem akan mengecek jumlah

material yang diterima oleh PT.S. Dari invoice yang dientri, sistem

akan mengecek apakah jumlah nominal dan jumlah material yang

ditagih sesuai dengan data yang keluar dari PO (INT) dan receipt

(INT). Jika hasil pencocokan berhasil, invoice akan diproses lebih

lanjut.

• 60-3 : Return tagihan

Jika hasil pencocokan gagal, bagian finance (AP Control) akan

mengembalikan invoice kepada supplier untuk dilakukan koreksi.

• 60-4 : Validate invoice

Setelah invoice selesai dientri, harus dilakukan checklist pada

checkbox validate di form invoice.

114

• 60-5 : Apply standard Invoice to prepayment

Standard invoice akan di-apply ke invoice prepayment. Bagian

finance (AP Control) akan memasukkan nomor invoice prepayment,

untuk mengecek apakah ada kekurangan atau kelebihan pada jumlah

nominal pembayaran dimuka.


Setelah di-apply, harus dilakukan checklist pada checkbox create

accounting di form invoice. Create accounting berfungsi untuk

posting journal di G/L dan secara otomatis payment akan tersimpan.

• 60-7 : Cetak invoice

Invoice untuk prepayment akan dicetak, satu rangkap invoice

diberikan ke bagian finance (treasury).

• 60-8 : Entry payment

Berdasarkan invoice yang dibuat untuk settlement, bagian finance

(treasury) akan membuat payment.


Bagian finance (treasury) harus melakukan checklist pada checkbox

create accounting untuk melakukan posting journal ke G/L dan

secara otomatis payment akan tersimpan.

• 60-10 : Cetak payment

Payment yang telah disimpan akan dicetak.

115

• 60-11 : Clearing

Bagian finance (treasury) akan melakukan checklist pada checkbox

clearing untuk membuat posting journal ke G/L.

Data yang diperlukan : invoice type, trading partner, supplier

number, supplier site, invoice date, invoice number, invoice currency dan

amount.

3.7.3. User Interface

3.7.3.1. Menu Login

Gambar 3. 13 Menu Login

Form ini merupakan form Login. Login dilakukan sesuai dengan

username dan password user yang bersangkutan.

116

3.7.3.2.Menu Navigasi

Gambar 3. 14 Menu Navigasi

Pada tampilan menu navigasi terdapat pilihan menu yang dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan pihak yang

bersangkutan.

117

3.7.3.3. Purchase Requisition

Gambar 3. 15 Purchase Requisition Interface

Form ini merupakan form Purchase Requisition yang berfungsi sebagai form untuk mengajukan permintaan

pembelian. Pada form Purchase Requisition, barang yang akan diminta akan dientry pada tab lines. Seluruh informasi

mengenai barang yang diminta harus dientry, seperti description, type, item, quantity, dan need by. Price, amount dan

total akan secara otomatis terisi. Organization dan location dipilih sesuai dengan kebutuhan.

118

Gambar 3. 16 Purchase Requisition Accounts Interface

Setelah melakukan save, akan muncul numbersebgai nomor Purchase Requisition. Pada Distributions, Charge

Account akan secara otomatis terisi.

119

Gambar 3. 17 Purchase Requisition Approve Document Interface

Form ini merupakan form Approve Document untuk meminta persetujuan kepada pihak yang bersangkutan.

Pada form Approve Document, wajib mencentang Submit for Approval dan mengisi note yang ada.

120

Gambar 3. 18 Caution Interface

Ini merupakan tampilan Caution yang biasa berupa peringatan atau pun pertanyaan. Setelah keluar dari aplikasi

Oracle, lakukan Logout.

121

3.7.3.3.1. Purchase Requistion Approval

3.7.3.3.1.1. Purchase Requisition Approval Level 1

Gambar 3. 19 Puchase Requisition Approval Level 1 Interface

Ini merupakan tampilan pada Purchase Requisition Approval Level 1 di mana pihak yang

bersangkutan menyetujui atau pun menolak permintaan pembelian tersebut. Pada interface ini akan

ditampilkan beberapa nomor Purchase Requisition yang telah dibuat dan belum dilakukan approval level

1. Untuk melakukan approval, pilih nomor Purchase Requisition yang baru saja dibuat, yang dapat

dilihat dari nomor Purchase Requisition atau tanggal pembuatannya.

122


Apabila Purchase Requisition telah sesuai maka dapat menekan tombol approve dan logout.

123



Ini merupakan tampilan pada Purchase Requisition Approval Level 2, di mana pihak yang



2. Untuk melakukan approval, pilih nomor Purchase Requisition yang telah melewati approval level 1,

yang dapat dilihat dari nomor Purchase Requisition atau tanggal approval-nya.

124



125



Ini merupakan tampilan pada Purchase Requisition Approval Level 3, di mana pihak yang



3. Untuk melakukan approval, pilih nomor Purchase Requisition yang telah melewati approval level 2,

yang dapat dilihat dari nomor Purchase Requisition atau tanggal approval-nya.

126



Approval level 3 merupakan tingkatan terakhir dari Purchase Requisition approval. Setelah semuanya

disetujui maka akan dibuatkan Purchase Order oleh Purchaser.

127

3.7.3.4.Purchase Order

Gambar 3. 25 Puchase Order Interface

Form ini merupakan form Purchase Order yang berguna untuk melakukan pembelian apabila

Purchase Requisition telah disetujui. Pada form Purchase Order akan diminta untuk memasukkan nomor

Purchase Requisition yang akan dibuatkan Purchase Order- nya. Setelah memasukkan nomor Purchase

Requisition, maka data mengenai barang yang akan dibeli tampil. Apabila sudah sesuai, wajib untuk

mencentang line-nya lalu pilih Automatic.

128

Gambar 3. 26 Puchase Order New Document Interface

Ini merupakan tampilan New Document untuk memasukkan data pembelian. Pada New

Document, wajib mengisi nama supplier yang sesuai dengan kebutuhan..

129

Gambar 3. 27 Puchase Order Interface

Apabila nama supplier telah terisi, harus mengganti kolom Ship to dari SRI-MAT menjadi SRI-

INT. Kemudian mengisi shipment.

130

Gambar 3. 28 Puchase Order Shipment Interface

Ini merupakan Form Shipment yang berisi data barang yang akan dibeli beserta tanggal

dibutuhkannya. Pada form Shipment, terdapat line mengenai barang yang akan dibeli. Copy line tersebut

ke line yang ada di bawahnya, kemudian hapus line pertama. Tanggal need by wajib diisi untuk

mengetahui kapan tanggal dibutuhkannya barang tersebut.

131

Gambar 3. 29 Puchase OrderApprove Document Interface

Form ini merupakan form Approve Document untuk meminta persetujuan kepada pihak yang

bersangkutan. Pada form Approve Document, wajib mencentang Submit to Approval agar dilanjutkan ke

approval level 1. Maka dengan demikian, dapat diketahui nomor Purchase Order yang telah dibuat

dengan organization SRI-INT.

132

3.7.3.4.1. Purchase Order Approval

3.7.3.4.1.1.Purchase Order Approval Level 1

Gambar 3. 30 Puchase Order Approval Level 1 Interface

Ini merupakan tampilan pada Purchase Order Approval Level 1 di mana pihak yang bersangkutan

menyetujui atau pun menolak pembelian tersebut. Pada interface ini akan ditampilkan beberapa nomor Purchase

Order yang telah dibuat dan belum dilakukan approval level 1. Untuk melakukan approval, pilih nomor

Purchase Order yang baru saja dibuat, yang dapat dilihat dari nomor Purchase Order atau tanggal

pembuatannya.

133

Gambar 3. 31 Puchase OrderApproval Level 1 Interface

Apabila Purchase Order telah sesuai maka dapat menekan tombol approve dan logout.

134

3.7.3.4.1.2.Purchase Order Approval Level 2


Ini merupakan tampilan pada Purchase Order Approval Level 2 di mana pihak yang bersangkutan

menyetujui atau pun menolak pembelian tersebut. Pada interface ini akan ditampilkan beberapa nomor Purchase

Order yang telah dibuat dan belum dilakukan approval level 2. Untuk melakukan approval, pilih nomor

Purchase Order yang telah melewati approval level 1, yang dapat dilihat dari nomor Purchase Order atau

tanggal approval-nya.

135


Apabila Purchase Order telah sesuai maka dapat menekan tombol approve dan logout. Purchase Order

memiliki beberapa level dalam tingkatan approval- nya tergantung dengan jumlah total dari harga yang akan

dibeli. Semakin besar jumlah totalnya maka akan semakin banyak tingkatan approval- nya.

136

3.7.3.5.Receipt Intransit

Gambar 3. 34 Organizations Interface

137

Pada Organizations interface terdapat 5 pilihan yaitu :

1. EAM, merupakan organizations untuk SRI- Maintenance.

2. GSA, merupakan organizations untuk SRI- General Service.

3. INT, merupakan organizations untuk SRI- Intransit.

4. MAT, merupakan organizations untuk SRI- Material.

5. SRI, merupakan organizations untuk PT.S.

Jika ingin melakukan receiving material secara standard, pilih organizations MAT, jika ingin melakukan

receiving material secara Intransit maka pilih organizations INT.

138

Gambar 3. 35 Find Expected Receipt Interface

Form ini merupakan form Find Expected Receipt Interface yang digunakan untuk mencari data – data barang

yang telah dibeli. Untuk melakukan receipt, dapat memasukkan nomor Purchase Order yang telah dibuat terlebih

dahulu.

139

Gambar 3. 36 Receipt (INT) Interface

Form ini merupakan form Receipt (INT) yang digunakan untuk menerima barang Intransit. Pada form Receipt

(INT) akan muncul barang material apa saja yang akan dilakukan receipt beserta keterangannya seperti quantity, item,

description, supplier, destination, due date dan nomor Purchase Order. Jika data material sudah sesuai maka wajib

mencentang line tersebut.

140

Gambar 3. 37 Receipt Header (INT) Interface

Form ini merupakan form Receipt Header (INT) untuk mengetahui tanggal terima dan tanggal pengiriman

barang. Pada form Receipt Header akan diketahui berapa nomor Receipt serta Receipt Date dan Shipped Date.

141

3.7.3.6. Inspect Intransit

Gambar 3. 38 Find Receiving Transactions (INT) Interface

Form ini merupakan form Find Receiving Transactions (INT) untuk mengetahui data barang pada receipt.

Untuk melakukan inspect, perlu mengetahui nomor receipt yang sudah ada. Baik receipt material secara standard

maupun Intransit akan melakukan inspect.

142

Gambar 3. 39 Receiving Transactions (INT) Interface

Form ini merupakan form Receiving Transactions (INT) untuk melakukan inspeksi terhadap material yang telah

diterima. Pada form ReceivingTransaction (INT) dapat dilihat data barang material yang telah di-receipt tetapi belum

dilakukan inspect. Untuk melakukan inspect, harus memasukkan quantity material, mengecek kelengkapan dokumen

yang ada dan mencentang line material yang akan di-inspect.

143

3.7.3.7.Deliver Intransit

Gambar 3. 40 Receiving Transactions (INT) Interface

Form ini merupakan form Receiving Transactions (INT) untuk melakukan pengiriman ke warehouse material.

Setelah melakukan inspect, maka harus melakukan deliver agar barang tersebut dapat diterima ileh bagian warehouse.

Pada form Receiving Transactions (INT) masukkan kembali nomor Receipt dan mencentang barang yang akan di-

deliver.

144

Gambar 3. 41 Receipt Transaction Summary (INT) Interface

Form ini merupakan form Receipt Transaction Summary (INT) yang digunakan untuk melihat jurnal apakah

material tersebut telah di-receipt, inspect, dan deliver pada organizations INT.

145

3.7.3.8.Interorganization


Form ini merupakan form Organizations. Untuk melakukan Receipt Material dari Intransit, maka pada

organizations wajib memilih organizations INT.

146

Gambar 3. 43 Interorganizations Transfer (INT) Interface

Form ini merupakan form Interorganization Transfer (INT) yang dilakukan untuk melakukan pemindahan

material antar organizations. Untuk melakukan receipt MAT dari receipt INT, maka kita harus melakukan

interorganization yaitu memindahkan material dengan organizations INT menjadi organizations MAT. Sesuaikan data

dan keterangan yang ada dengan receipt INT sebelumnya.

147

3.7.3.9. Receipt Material


Form ini merupakan form Organizations. Untuk melakukan receipt material maka wajib memilih organizations

MAT.

148

Gambar 3. 45 Find Expected Receipts (MAT) Interface

Form ini merupakan form Find Expected Receipts (MAT) untuk mengetahui data material yang telah diterima

secara Intransit sehingga dapat dipindahkan ke warehouse material. Pada form Find Expected Receipts (MAT), dapat

memasukkan nomor shipment yang telah dimasukkan pada saat proses interorganization.

149

Gambar 3. 46 Receipts (MAT) Interface

Pada form Receipts (MAT) dapat dilihat data dan keterangan mengenai material yang akan diterima. Sesuaikan

data yang ada dengan yang akan di-receipt. Ganti location dengan SRI MAT karena material tersebut akan dipindahkan

dari SRI-INT ke SRI-MAT. Wajib mencentang material yang akan di-receipt.

150

3.7.3.10. Inspect Material

Gambar 3. 47 Find Receiving Transactions (MAT) Interface

Form ini merupakan form Find Receiving Transactions (MAT) untuk mengetahui data material. Setelah di-

receipt maka akan dilakukan inspect terhadap material tersebut. Material tersebut dapat dicari dengan memasukkan

nomor shipment ke form Find Receiving Transactions (MAT).

151

Gambar 3. 48 Receiving Transactions (MAT) Interface

Pada form Receiving Transactions akan ditampilkan data dan keterangan mengenai material yang belum

dilakukan inspect. Jika data sudah sesuai, maka centang material yang akan di-inspect.

152

3.7.3.11. Deliver Material

Gambar 3. 49 Find Receiving Transactions (MAT) Interface

Form ini merupakan form Find Receiving Transactions (MAT) untuk mengetahui data material yang akan

dikirim ke warehouse material. Setelah di-inspect maka akan dilakukan deliver terhadap material tersebut. Material

tersebut dapat dicari dengan memasukkan nomor shipment ke form Find Receiving Transactions (MAT).

153

Gambar 3. 50 Lot Entry (MAT) Interface

Pada form Lot Entry (MAT) dilakukan penempatan terhadap material yang telah sampai di warehouse sesuai

dengan kategori material tersebut.

154

Gambar 3. 51 Receipt Transaction Summary (MAT) Interface

Pada Form Receipt Transaction Summary (INT) dapat dilihat jurnal apakah material sudah di-receipt, inspect,

dan deliver pada organizations MAT.

155

3.7.3.12. Invoice (prepayment)

Gambar 3. 52 Invoice Interface

Form ini merupakan form invoice yang digunakan untuk membuat tagihan terhadap pembelian. Pada form

Invoice data yang ada disesuaikan dengan data yang ada pada Purchase Order, tetapi nomor Purchase Order tidak

boleh dimasukkan. Ganti type payment dengan prepayment.

156


Sesuaikan data yang ada pada tab ke 2 lines, masukkan amount dengan jumlah invoice yang sesuai. Jumlah

amount dan total harus sama.

157

Gambar 3. 54 Invoice Actions Interface

Form ini merupakan form Invoice Actions untuk memvalidasikan accounting yang akan dibuat. Pada form

Invoice Actions harus mencentang validate. Begitu status sudah validate, centanglah create accounting dan pilih final.

Maka akan muncul note bahwa sudah berhasil membuat invoice prepayment dengan mata uang IDR.

158

3.7.3.13. Invoice (settlement)


Form ini merupakan form Invoice Settlement yang digunakan untuk melunaskan tagihan pada Invoice

Prepayment. Invoice Settlement dibuat dengan type standard dan memasukkan nomor invoice dengan awalan set untuk

menunjukkan bahwa invoice tersebut merupakan invoice settlement. Sesuaikan data yang ada terutama besar amount

dan total.

159

Gambar 3. 56 Invoice Actions Interface

Form ini merupakan form Invoice Actions untuk memvalidasikan accounting yang akan dibuat. Jika seluruh data

sudah sesuai maka centang validate untuk memvalidasikan invoice tersebut.

160

3.7.3.14. Payment (prepayment)

Gambar 3. 57 Payment (Prepayment) Interface

Form ini merupakan form Payment (Prepayment) untuk melakukan pembayaran terhadap Invoice Prepayment.

Masukkan data – data yang sesuai dengan tabel - tabel yang sudah tersedia pada form Payment. Serta masukkan nomor

invoice sehingga payment amount akan terisi secara otomatis.

161

Gambar 3. 58 Payment Actions Interface

Form ini merupakan form Payment Actions untuk memvalidasikan accounting yang akan dibuat.Pada form

Payment Actions pilih create accounting final sehingga akan muncul jurnal.

162

Gambar 3. 59 Invoice Overview Interface

Form ini merupakan form Invoice Overview untuk mengecek apakah invoice sudah terbayar atau belum. Payment dapat

dilihat dengan voucher number.

163

3.7.3.15. Payment (settlement)

Gambar 3. 60 Payment (Settlement) Interface

Form ini merupakan form Payment (Settlement) untuk melakukan pembayaran terhadap Invoice (Settlement).

Masukkan data – data yang sesuai dengan tabel - tabel yang sudah tersedia pada form Payment. Serta masukkan nomor

invoice sehingga payment amount akan terisi secara otomatis.

164

Gambar 3. 61 Invoice Overview Interface

Form ini merupakan form Invoice Overview untuk mengecek apakah invoice sudah terbayar atau belum. Untuk

mengecek apakah invoice sudah terbayar dapat dilihat melalui form Invoice Overview. Payment dapat dilihat dengan

voucher number.

165

3.8. Struktur Database

3.8.1. Entity Relationship Diagram pada Modul Procurement

Gambar 3. 62 Purchase Order Integration ERD

166

3.8.2. Deskripsi ERD

Berikut adalah penjelasan mengenai fungsi dari tiap tabel pada struktur

database purchase order untuk siklus Procure to pay. Penjelasan detil

mengenai isi field tiap tabel akan dilampirkan.

- AP_INVOICE_ALL

Berisi seluruh informasi mengenai tagihan yang dicatat dari supplier

- AP_INVOICES_DISTRIBUTIONS_ALL

Berisikan informasi distribusi yang secara manual dimasukkan atau

secara otomatis diproses oleh sistem

- AP_HOLDS_ALL

Berisikan informasi mengenai tagihan yang masih tertahan baik oleh

pengguna maupun oleh aplikasi Oracle Payables

- PO_VENDORS

Berisi seluruh informasi mengenai supplier/vendor

- PO_VENDORS_SITES_ALL

Berisi informasi mengenai cabang dan alamat dari supplier/vendor

- PO_HEADERS_ALL

Berisi informasi header mengenai pembelian item kepada supplier

- PO_LINES_ALL

Berisi detil tiap item pada header PO

- PO_LINE_LOCATIONS_ALL

Berisikan informasi jadwal pengiriman PO dan tempo dari perjanjian

pembelian (PO Blanket)

- PO_DISTRIBUTIONS_ALL

167

Berisikan informasi akuntansi mengenai distribusi dari alur

pengiriman sebuah PO

- PO_RELEASES_ALL

Berisikan informasi mengenai Blanket PO yang sudah terealisasi

- RCV_TRANSACTIONS

Berisikan informasi mengenai penerimaan item yang telah dilakukan

3.9. Jurnal Transaksi

3.9.1. Chart of Account (COA)

Tabel 3. 4 Daftar Chart of Account pada Siklus Procure to Pay

Account Description Accounting Class Accounted

01.11071131.000.0000.0000.000.000 Advanced Payments - Supplier Prepaid Expense DR

01.21011121.000.0000.0000.000.000 Trade Payable Liability CR

01.92011212.000.0000.0000.000.000 Cash Clearing Cash Clearing CR

- Bank Cash CR 01.91011113.000.0000.0000.000.000 Receiving Inspection Receiving Inspection DR

01.92011213.000.0000.0000.000.000 Inventory A/P Accrual Accrual CR

01.11051111.000.0000.0000.000.000 Material Intransit (INT) Inventory Valuation DR

01.11051111.000.0000.0000.000.000 Material Intransit (MAT) Intransit Inventory DR

01.11051121.000.0000.0000.000.000 Raw Material Inventory DR

01.21011121.000.0000.0000.000.000 Trade Payable Liability DR

01.92011212.000.0000.0000.000.000 Cash Clearing Cash Clearing CR

Berikut adalah penjelasan mengenai tiap-tiap account:

- Advanced Payment – Supplier

Merupakan Account yang menampung beban penagihan pembayaran

di bayar di muka.

168

- Trade Payable

Merupakan Account yang menampung jumlah kewajiban yang

seharusnya sudah dibayar tetapi belum dibayar (hutang).

- Bank Clearing

Merupakan Account sementara yang menampung jumlah pembayaran

yang telah dibayar sebelum mendapatkan konfirmasi pelunasan dari

supplier.

- Bank

Merupakan Account yang menampung jumlah pembayaran yang telah

dilakukan.

- Receiving Inspection

Merupakan Account yang menampung jumlah material yang telah

sampai.

- Inventory A/P Accrual

Merupakan Account sementara yang menampung jumlah utang usaha.

- Material Intransit (INT)

Merupakan Account yang menampung jumlah material Intransit

sebelum dilakukan Inter Organization.

- Material Intransit (MAT)

Merupakan Account yang menampung jumlah material MAT

sementara pada saat Inter Organization.

169

- Raw Material

Merupakan Account yang menampung jumlah material yang diterima

pada Inventory Organization MAT (material fisik yang ada di

warehouse)

3.9.2. Jurnal per Transaksi

No. Dr Cr 1. Invoice 1 (Invoice to prepayment) Advanced Payments Supplier Trade Payable

2. Payment 1 (Payment for prepayment) Trade Payable Cash Clearing

3. Clearing 1 (Clearing for prepayment) Cash Clearing Bank

4. Receipt 1 (INT) (Receiving INT refer to PO) Receiving Inspection Inv AP Accrual

5. Delivery 1 (INT) Delivery material to INT Material Intransit (INT) Receiving Inspection

6. Intransit Shipment (INT to MAT) (Interorganizations) Material Intransit (MAT) Material Intransit (INT)

7. Receipt 2 (MAT) (Receiving MAT refer to Receipt 1) Material Intransit (INT) Material Intransit (MAT)

170

No. Dr Cr 8. Delivery 2 (MAT) (Delivery Material to MAT) Raw Material Material Intransit (INT)

9. Invoice 2 (Standard invoice for settlement) Inventory A/P Accrual Advance Payments - Supplier

10. Payment 2 (Payment for invoice settement) Trade Payable Cash Clearing

11. Clearing 2 (Clearing for settlement) Cash Clearing Bank

3.10. Masalah

1. Kurangnya validasi pada form Purchase Requisition pada bagian Engineering

pada nilai organization, locator, dan sub-inventory ketika destination type

dipilih.

2. Tidak terintegrasinya pembelian secara Intransit

PO INT tidak terhubung dengan PR MAT.

Receipt di warehouse tidak terhubung dengan PR MAT, PO INT dan Receipt

di pelabuhan.

Ketidaksesuaian responsibility pada divisi accounting (Desegregation of

duty).

Sistem membuat invoice berdasarkan PO dan Receipt di pelabuhan, tetapi

tidak berdasarkan receipt aktual di warehouse PT.S.

171

3. Kebutuhan informasi yang tidak terpenuhi.

Sistem tidak dapat menampilkan 10 nama supplier dari akumulasi jumlah

nominal pembelian tertinggi per bulan.

Sistem tidak dapat memfasilitasi pengguna untuk melakukan update harga di

master item berdasarkan harga pada PO terakhir secara massal.

Sistem tidak dapat menampilkan laporan mengenai kenaikan harga per item

berdasarkan supplier, per-bulan.

Sistem tidak dapat menampilkan laporan atas detil waktu pemrosesan suatu

transaksi dari tahap permintaan, persetujuan, pembuatan PO sampai dengan

item dikirim oleh supplier ke warehouse PT. S.

3.11. Dampak

1. Menyebabkan kesalahan entry pada saat pembuatan PR.

2. Tidak terintegrasinya pembelian secara Intransit.

Requester kesulitan dalam monitoring material yang diminta.

MPC kesulitan dalam melakukan perencanaan produksi.

Purchaser kesulitan dalam mengotrol material yang sampai di warehouse.

Memungkinkan adanya penyelewengan ataupun kecurangan dalam

melakukan transaksi penerimaan material oleh bagian accounting.

Kemungkinan adanya perbedaan jumlah material yang diterima pada saat di

pelabuhan dengan jumlah aktual yang diterima di warehouse PT.S yang tidak

diketahui dan memungkinkan terjadinya kelebihan atau kekurangan nominal

pada jumlah invoice.

3. Kebutuhan Informasi tidak terpenuhi

172

Bagian purchasing kesulitan dalam mengetahui supplier yang harus

dikategorikan sebagai PKP (Pengusaha kena Pajak) berdasarkan jumlah

nominal transaksi.

Menambahkan leadtime pada requester dan buyer untuk mengetahui harga

material terkini.

Analyst kesulitan dalam melakukan analisa terhadap supplier yang paling

berkompeten berdasarkan persentase kenaikan harga material dari supplier

bersangkutan.

Bagian audit kesulitan untuk mengetahui titik penyebab lamanya proses

pembelian.

3.12. Alternatif Pemecahan Masalah

1. Pengaturan pada interface Purchase Requisition bagian Engineering.

Masalah bisa diselesaikan dengan personalisasi pada interface PR (Purchase

Requisition) dengan memberikan fungsi default pada nilai organization,

locator, dan sub-inventory tiap pemilihan destination type.

2. Perubahan proses pembelian secara Intransit

Perubahan proses bisnis dapat dilakukan dengan mengaktifkan fitur Advanced

Shipment Notice (ASN) untuk menangani proses pembelian Intransit.

Dikarenakan PT.S masih belum siap untuk melakukan extend pada sistem ,

maka perubahan proses bisnis akan ditangani dengan melakukan personalisasi

pada Oracle EBS berupa penambahan informasi pada dokumen receipt.

173

3. Kustomisasi Report

Kurangnya informasi akan ditangani dengan kustomisasi report baru dengan

parameter input dan output yang sesuai dengan kebutuhan user. Empat report

yang akan dikustomisasi antara lain: Top 10 Supplier By PO Amount, Price

Update History, Price History Analysis dan Intansit Material Arriving Status.

bab iii analisis sistem informasi berjalan 3.1. …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2011-1-00671-si...

Documents