bab iii analisis sistem berjalan file36 kayu yang dihasilkan dari areal hutan alam produksi pt. sari...

34

BAB III

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

Pengalaman PT. Sari Bumi Kusuma (PT.SBK) dalam pengelolaan hutan

alam sejak tahun 1978 yang tetap eksis sampai dengan saat ini merupakan bukti

nyata bahwa prinsip-prinsip pengelolaan hutan lestari sebenarnya telah diterapkan

dengan baik oleh PT. SBK. Dalam orientasi pembangunan perusahaan ke depan dan

mengantisipasi dinamika tuntutan global, maka PT. SBK menyadari betul

pentingnya menjaga kinerja perusahaan secara sungguh-sungguh melalui

kepatuhan terhadap peraturan perundangan yang berlaku dari pemerintah

(Kementrian Kehutanan) dan menerapkan prinsip-prinsip pengelolaan hutan lestari

yang mengacu pada standar yang ada, baik standar nasional yang dibangun oleh

Kementrian Kehutanan maupun standar Internasional yang mengacu pada prinsip-

prinsip pengelolaan hutan lestari.

3.1.1. Sejarah Perusahaan

IUPHHK-HA PT. Sari Bumi Kusuma telah mengembangkan usaha

dibidang kehutanan dan memperoleh areal konsesi sejak dikeluarkan Forestry

Agreement (FA) No. FA/N/016/III/1978, tanggal 29 Maret 1978 dan SK Menteri

Pertanian No. 599/Kpts/Um/11/1978, tanggal 18 November 1978, tentang

Pemberian Hak Pengusahaan Hutan dengan Luas 84.000 Ha (kelompok hutan

Sungai Delang). Berdasarkan Add. FA/N-AD/045/VII/1979 tanggal 14 Juli 1979,

luas areal konsesi bertambah menjadi 270.000 Ha (penambahan luas 186.000 Ha

berada di kelompok hutan Sungai Seruyan).

35

Setelah masa pengusahaan hutan jangka waktu pertama (20 tahun) berakhir,

IUPHHK-HA PT. Sari Bumi Kusuma memperoleh perpanjangan konsesi

berdasarkan SK. Menhut No. 201/Kpts-II/1998 tanggal 27 Februari 1998 dengan

pengelolaan Hutan Tanaman Industri dengan sistem Tebang Pilih dan Tanam Jalur

(HPHTI-TPTJ). Luas areal kerja seluruhnya 208.300 Ha yang terbagi dalam

kelompok hutan Sungai Seruyan seluas 147.600 Ha dan kelompok Hutan Sungai

Jelai-Sungai Delang seluas 60.700 Ha. Berkurangnya luas areal tersebut, karena

telah dikeluarkannya areal hutan yang berfungsi sebagai hutan lindung dan

peruntukkan lain dari areal pengelolaan.

Berdasarkan Keputusan Direktur Jenderal Bina Produksi Kehutanan No.

SK.221/VI-BPHA/2005 tanggal 18 Agustus 2005, IUPHHK-HA PT.Sari Bumi

Kusuma ditunjuk/ditetapkan sebagai salah satu IUPHHK-HA dengan model Sistem

Tebang Pilih Tanam Indonesia Intensif (TPTI-Intensif). Kemudian, berdasarkan

surat Direktur Jenderal Bina Produksi Kehutanan No. S.88/VI-BPHA/2005 tanggal

22 Februari 2005, IUPHHK-HA PT. Sari Bumi Kusuma Provinsi Kalimantan

Tengah ditunjuk sebagai peraga pembelajaran sistem Silvikultur Intensif.

Kegiatan pengelolaan hutan oleh IUPHHK-HA PT. Sari Bumi Kusuma,

sejak tahun 2011 menerapkan 2 sistem silvikultur, yaitu; Tebang Pilih Tanam

Indonesia (TPTI) dan Tebang Pilih Tanam Jalur (TPTJ) dengan teknik silvikultur

intensif yang mengedepankan prinsip-prinsip Pengelolaan Hutan Produksi Lestari

(PHPL). Penentuan sistem silvikultur didasarkan pada hasil identifikasi Kawasan

Bernilai Konservasi Tinggi (KBKT/HCVF), topografi, dan kondisi sosial

masyarakat sekitar hutan.

36

Kayu yang dihasilkan dari areal hutan alam produksi PT. Sari Bumi Kusuma

dipasok sebagai bahan baku pembuatan Plywood, Sawn Timber, Moulding dan

Block Board pada industri kayu terpadu IPKH PT. Sari Bumi Kusuma (Alas

Kusuma Group) yang terletak di Kumpai Kabupaten Kubu Raya, Provinsi

Kalimantan Barat.

Upaya peningkatan produktifitas dilakukan dengan penanganan operasional

pabrik secara profesional, sehingga dapat meningkatkan efisiensi kegiatan

pengolahan. Salah satu cara dengan menambah peralatan untuk meningkatkan

presisi gergajian agar dapat lebih mudah diterima untuk ekspor dan waste akan

menjadi kecil.

1. Visi

Visi dari PT. Sari Bumi Kusuma yaitu “Menjadi industri kehutanan yang

tangguh dan menghasilkan produk berdaya saing tinggi yang bertumpu pada

pengelolaan hutan yang lestari”.

2. Misi

PT. Sari Bumi Kusuma memiliki misi atau target yang ingin di capai. Adapun

misi-misi tersebut, terdiri dari:

a. Mengelola hutan dengan menerapkan teknik silvikultur yang sesuai untuk

meningkatkan produktivitas (growth & yield) serta teknik pembalakan

ramah lingkungan yang mengacu kepada prinsip-prinsip pengelolaan hutan

lestari.

b. Mewujudkan tercapainya stabilitas ekosistem hutan berikut komponen-

komponennya dalam batas-batas kapasitas produksi hutan optimum, dan

tidak terganggunya sistem ekologi penyangga kehidupan yang dibutuhkan

37

bagi ekosistem serta membuat strategi dalam pengelolaan lingkungan guna

melindungi flora dan fauna ekosistem unik, dan mengetahui variasi genetik

konservasi yang komersial, langka dan terancam punah didalam kawasan

hutan.

c. Mewujudkan terjaminnya keberlanjutan fungsi pemanfaatan hutan bagi

kehidupan masyarakat di dalam dan di sekitar hutan yang bergantung

kepada hutan baik langsung maupun tidak langsung secara berkelanjutan.

d. Melibatkan dan bekerjasama dengan masyarakat sekitar dalam setiap proses

produksinya.

3. Tujuan

Sedangkan tujuan dari PT. Sari Bumi Kusuma, terdiri dari:

a. Tercapainya kegiatan pengelolaan hutan secara lestari yang memperhatikan

aspek-aspek ekonomi, sosial dan lingkungan secara seimbang dan industri

kayu terpadu yang berkelanjutan yang memberikan manfaat secara

proporsional kepada pemegang saham, karyawan, masyarakat sekitar dan

Pemerintah.

b. Menghasilkan produk-produk kayu olahan yang dibutuhkan masyarakat

luas dengan kualitas yang baik dan berkelanjutan yang diproduksi melalui

tahapan proses-proses yang ramah lingkungan.

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Untuk mengelola perusahaan dengan baik dan optimal, terutama terhadap

sumber daya manusia, perusahaan menerapkan manajemen yang dituangkan dalam

bentuk struktur organisasi yang merupakan sarana penting untuk menjalankan

fungsinya. Adapun struktur organisasi ini sendiri dapat dikatakan sebagai suatu

38

kerangka yang mewujudkan suatu pola tetapi dari hubungan antara kedudukan dan

peranan dalam suatu kerja sama. Bentuk struktur organisasi yang dimiliki oleh

perusahaan PT. Sari Bumi Kusuma dapat dilihat pada gambar berikut ini.

Sumber: PT. Sari Bumi Kusuma (2018)

Gambar III.1. Struktur Organisasi PT. Sari Bumi Kusuma

Setiap jabatan yang terdapat pada bagan struktur organisasi di atas memiliki

fungsi-fungsi tertentu. Adapun fungsi dari tiap-tiap bagian yang ada di dalam

struktur organisasi diuraikan sebagai berikut:

1. Pimpinan tertinggi pada pengusahaan hutan di areal PT. Sari Bumi Kusuma

adalah Direktur Utama yang berkedudukan di Jakarta.

2. Direktur berkependudukan di Pontianak secara hirarki, Direktur bertanggung

jawab kepada Direktur Utama. Fungsi dan tugas pokok Direktur adalah

39

melaksanakan kepemimpinan umum dan bertanggung jawab atas keseluruhan

kegiatan pengelolaan hutan yang mencakup kegiatan pengusahaan hutan dan

pemasaran hasil hutan, dan segala kegiatan yang berkaitan dengan kelancaran

pelaksanaan kegiatan tersebut. dalam melaksanakan tugas, Direktur dibantu

oleh Manajer Pengusahaan Hutan, Manajer Pemasaran, Manajer Keuangan dan

Manajer Umum & Personalia.

3. Manajer Pengusahaan Hutan (PH) bertanggung jawab kepada Direktur dan

mempunyai tugas dalam bidang pengusahaan hutan dalam wilayah kerja PT.

Sari Bumi Kusuma. Dalam melaksanakan tugasnya, Manajer PH dibantu oleh

2 (dua) orang Assistant Manajer yang bertugas dalam bidang Tekhnik Logistik

dan Teknik Kehutanan.

4. Manajer Camp

Manajer Camp bertanggung jawab kepada Manajer Pengusahaan Hutan, dan

dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh Kepala Bagian yang mengurus

bidang keuangan, personalia, perencanaan, produksi, teknik dan logistik,

logging, pembinaan dan perlindungan hutan, lingkungan dan litbang, sosial &

umum dan logpond.

5. Kepala Bagian Keuangan bertanggung jawab kepada Manajer Camp,

mempunyai tugas di bidang keuangan untuk mendukung kegiatan pengelolaan

hutan.

6. Kepala Bagian Teknik & Logistik bertangung jawab kepada Manajer Camp,

mempunyai tugas dalam bidang pengadaan operasional dan perawatan

peralatan untuk mendukung kegiatan pengelolaan hutan.

40

7. Kepala Bagian Perencanaan bertanggung jawab kepada Manajer Camp,

mempunyai tugas dalam bidang perencanaan.

8. Kepala Bagian Produksi bertanggung jawab kepada Manajer Camp,

mempunyai tugas dalam bidang pembukaan wilayah hutan, produksi, dan tata

usaha kayu.

9. Kepala Bagian Logpond bertanggung jawab kepada Manajer Camp,

mempunyai tugas mengurus logpond dan pengiriman log.

10. Koordinator Pembinaan Hutan bertanggung jawab kepada Manajer Camp,

mempunyai tugas dalam bidang pembinaan dan perlindungan hutan.

11. Koordinator Lingkungan dan Litbang bertanggung jawab kepada Manajer

Camp, mempunyai tugas dalam bidang penelitian, pengelolaan dan pelestarian

lingkungan.

12. Koordinator Sosial dan Umum bertanggung jawab kepada Manajer Camp,

mempunyai tugas dalam bidang pembinaan masyarakat desa hutan dan bidang

kehumasan.

13. Koordinator Personalia bertanggung jawab kepada Manajer Camp, mempunyai

tugas dalam bidang administrasi dan personalia.

14. Tim Sertifikasi dan Pengawas Internal bertanggung jawab kepada Manajer

Camp, mempunyai tugas membantu Manajer Camp dalam rangka

mempersiapkan penilaian Sustainable Forest Management (SFM/PHPL).

41

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Riset dilakukan untuk mengetahui prosedur sistem kontrol pengolahan hasil

produksi plywood terhadap hasil penjualan dari analisis yang dilakukan pada PT.

Sari Bumi Kusuma. Prosedur atau tahapan sistem dijelaskan sebagai berikut:

1. Produksi Plywood

Awal kegiatan dari produksi plywood ini dimulai dari Kabag Produksi

mengontrol stok bahan baku. Kemudian menyiapkan bahan-bahan untuk

produksi yang diolah seperti pemilihan kayu (log), pengupasan log menjadi

vinir, pengeringan, perbaikan dan setting vinir, perakitan dan finishing

(produksi). Kemudian melakukan grading atau penentuan kualitas plywood.

Proses produksi ini akan didokumentasikan menjadi data produksi. Gangguan

atau kendala selama proses produksi akan diolah menjadi data kontrol produksi.

2. Permintaan Konsumen

Konsumen melakukan demand order dengan pihak Manajer Pemasaran.

Manajer Pemasaran mengecek data produksi yang tersedia, kemudian membuat

reply order untuk diserahkan kepada Konsumen.

3. Transaksi

Konsumen yang menyetujui reply order ini akan membayar sesuai dengan

nominal yang tertera di reply order. Manajer Pemasaran kemudian membuat

nota pembayaran yang dikirim lewat fax atau e-mail. Kemudian Manajer

Pemasaran mengontak pihak ekspedisi untuk melakukan pengiriman sesuai

dengan alamat Konsumen, Manajer Pemasaran menyimpan dan membuat

salinan resi pengiriman tersebut untuk diserahkan ke Konsumen. Segala macam

42

kendala yang terjadi pada proses pengiriman ini akan ditanggung oleh pihak

ekspedisi.

4. Laporan

Kabag Produksi membuat laporan bahan baku, laporan hasil produksi dan

laporan kontrol produksi. Manajer Pemasaran membuat laporan penjualan.

Laporan yang dihasilkan ini akan diserahkan ke Direktur untuk dievaluasi dan

verifikasi lebih lanjut sebagai dasar pengambilan keputusan ke depannya.

3.3. Use Case Diagram

Prosedur dari sistem kontrol pengolahan hasil produksi plywood terhadap

hasil penjualan yang sedang berjalan saat ini akan dimodelkan ke dalam bentuk use

case diagram. Pemodelan sistem menggunakan use case diagram ini bertujuan

untuk menjelaskan interaksi yang terjadi antara aktor atau pelaku dengan perilaku

sistem itu sendiri. Perilaku sistem ini adalah bagaimana sistem berinteraksi yang

bisa dilihat dari luar. Adapun hasil pemodelan sistem menggunakan use case

diagram dapat dilihat pada gambar berikut.

43

Sumber: Hasil Penelitian (2018)

Gambar III.2. Use Case Diagram Kontrol Pengolahan Hasil Produksi

Plywood Terhadap Penjualan Pada PT. Sari Bumi Kusuma

44

Tabel III.1.Deskripsi Use Case Mengolah Stok Bahan Baku

Use Case Name Mengolah Stok Bahan BakuRequirements Kabag Produksi dapat melihat data bahan bakuGoal Mengatur stok bahan bakuPre-Conditions Kabag Produksi telah mengecek stok bahan

bakuPost-Conditions Daftar data bahan baku yang kurang dari stokFailed end Condition Kabag Produksi melihat data stok bahan baku

yang salah perhitunganActors Kabag ProduksiMain Flow/Basic Path Mengecek rekapitulasi atau laporan bahan baku

bulan terakhirAlternative Flow/Invariant A -Invariant B -


Tabel III.2.Deskripsi Use Case Produksi Plywood

Use Case Name Produksi PlywoodRequirements Kabag Produksi dapat mengolah produksi

plywoodGoal Mengelola data produksi plywoodPre-Conditions Setiap bahan baku yang digunakan dicatat ke

dalam data produksiPost-Conditions Kabag Produksi dapat melihat target dari data

produksiFailed end Condition Dapat melihat data produksi yang gagalActors Kabag ProduksiMain Flow/Basic Path 1. Kabag Produksi mengolah data produksi

2. Kabag Produksi melakukan pengontrolanproduksi

3. Kabag Produksi mengolah data kontrolproduksi

4. Kabag Produksi membuat rekapitulasikegiatan produksi

Alternative Flow/Invariant A -Invariant B -


Tabel III.3.Deskripsi Use Case Data Produksi

Use Case Name Data ProduksiRequirements Kabag Produksi melakukan pencatatan selama

produksiGoal Menghasilkan data produksi

45

Pre-Conditions Merincikan data bahan baku yang digunakanselama produksi

Post-Conditions Menghasilkan data produksiFailed end Condition Pencatatan tidak akuratActors Kabag ProduksiMain Flow/Basic Path Mengontrol dan mencatat data yang berkaitan

dengan produksi plywoodAlternative Flow/Invariant A -Invariant B -


Tabel III.4.Deskripsi Use Case Pengontrolan Produksi

Use Case Name Pengontrolan ProduksiRequirements Kabag Produksi mengontrol kegiatan produksiGoal Memaksimalkan kegiatan produksiPre-Conditions Pencatatan dan pengontrolan produksiPost-Conditions Menghasilkan kegiatan kontrol produksiFailed end Condition Pencatatan kontrol produksi yang tidak akuratActors Kabag ProduksiMain Flow/Basic Path Melakukan pengontrolan produksiAlternative Flow/Invariant A -Invariant B -


Tabel III.5.Deskripsi Use Case Data Kontrol Produksi

Use Case Name Data Kontrol ProduksiRequirements Kabag Produksi mengontrol kegiatan produksiGoal Menghasilkan data kontrol produksiPre-Conditions Mengontrol kegiatan produksiPost-Conditions Evaluasi ulang data kontrol produksiFailed end Condition Data kontrol produksi yang tidak akuratActors Kabag ProduksiMain Flow/Basic Path 1. Kabag Produksi mengontrol kegiatan

produksi2. Kabag Produksi membuat data kontrol

produksi3. Kabag Produksi mengevaluasi data kontrol

produksiAlternative Flow/Invariant A -Invariant B -


46

Tabel III.6.Deskripsi Use Case Laporan Bahan Baku

Use Case Name Laporan Bahan BakuRequirements Kabag Produksi mengolah laporan bahan bakuGoal Menghasilkan laporan bahan bakuPre-Conditions Mengolah data stok bahan bakuPost-Conditions Rekapitulasi bahan baku selama produksiFailed end Condition Rekapitulasi bahan baku tidak akuratActors Kabag ProduksiMain Flow/Basic Path Setiap akhir bulan Kabag produksi membuat

laporan bahan baku berdasarkan kegiatan yangterjadi



Tabel III.7.Deskripsi Use Case Laporan Kontrol Produksi

Use Case Name Laporan Kontrol ProduksiRequirements Kabag Produksi mengolah laporan kontrol

produksiGoal Menghasilkan laporan kontrol produksiPre-Conditions Kegiatan pengontrolan produksiPost-Conditions Evaluasi data kontrol produksiFailed end Condition Evaluasi dan rekapitulasi data kontrol produksi

yang tidak akuratActors Kabag ProduksiMain Flow/Basic Path 1. Kabag Produksi mencatat penggunaan bahan

baku ke dalam data kontrol produksi2. Kabag Produksi mengevaluasi data kontrol

produksi3. Kabag Produksi membuat laporan kontrol

produksi.Alternative Flow/Invariant A -Invariant B -


Tabel III.8.Deskripsi Use Case Laporan Hasil Produksi

Use Case Name Laporan Hasil ProduksiRequirements Kabag Produksi mengolah laporan hasil

produksiGoal Menghasilkan laporan hasil produksiPre-Conditions Produksi plywood dan data produksiPost-Conditions Evaluasi data produksiFailed end Condition Evaluasi dan rekapitulasi data produksi tidak

akurat

47

Actors Kabag ProduksiMain Flow/Basic Path 1. Kabag Produksi mencatat penggunaan bahan

baku ke dalam data produksi2. Kabag Produksi mengevaluasi data produksi3. Kabag Produksi membuat laporan hasil

produksi.Alternative Flow/Invariant A -Invariant B -


Tabel III.9.Deskripsi Use Case Permintaan (Demand Order)

Use Case Name Permintaan (Demand Order)Requirements Konsumen melakukan permintaanGoal Memenuhi permintaan konsumenPre-Conditions Mengecek data permintaan konsumenPost-Conditions Melakukan produksi sesuai permintaanFailed end Condition Permintaan tidak dapat dipenuhiActors KonsumenMain Flow/Basic Path Konsumen mengirim demand order kepada

Manajer PemasaranAlternative Flow/Invariant A -Invariant B -


Tabel III.10.Deskripsi Use Case Pembayaran

Use Case Name PembayaranRequirements Konsumen membayar sesuai nota pembayaranGoal Pelunasan permintaanPre-Conditions Mengkalkulasikan permintaanPost-Conditions Nota pembayaranFailed end Condition Kalkulasi tidak akuratActors KonsumenMain Flow/Basic Path Konsumen melunasi sejumlah transaksi yang

ada di nota pembayaranAlternative Flow/Invariant A -Invariant B -


Tabel III.11.Deskripsi Use Case Mengecek Data Produksi

Use Case Name Mengecek Data ProduksiRequirements Kabag Produksi dapat melihat data bahan bakuGoal Mengetahui data bahan bakuPre-Conditions Melihat data produksiPost-Conditions Membalas permintaan

48

Failed end Condition Data produksi tidak mencukupi permintaanActors Manajer PemasaranMain Flow/Basic Path Manajer Pemasaran memeriksa data produksi

yang tersediaAlternative Flow/Invariant A -Invariant B -


Tabel III.12.Deskripsi Use Case Reply Order

Use Case Name Reply OrderRequirements Manajer Pemasaran mengolah reply orderGoal Membalas permintaan konsumenPre-Conditions Mengecek data produksiPost-Conditions Membuat dokumen reply orderFailed end Condition Data produksi tidak memadaiActors Manajer PemasaranMain Flow/Basic Path 1. Manajer Pemasaran menerima demand order

2. Manajer Pemasaran mengecek data produksi3. Manajer Pemasaran membuat reply order



Tabel III.13.Deskripsi Use Case Nota Pembayaran

Use Case Name Nota PembayaranRequirements Manajer Pemasaran membuat nota pembayaranGoal Menerima pelunasan transaksiPre-Conditions Membuat reply orderPost-Conditions Mendapatkan pembayaranFailed end Condition Reply order tidak disetujui konsumenActors Manajer PemasaranMain Flow/Basic Path 1. Manajer Pemasaran menunggu persetujuan

reply order dari konsumen2. Manajer Pemasaran membuat nota

pembayaranAlternative Flow/Invariant A -Invariant B -


Tabel III.14.Deskripsi Use Case Pengiriman

Use Case Name PengirimanRequirements Manajer Pemasaran melakukan pengirimanGoal Mengirim barang yang diminta oleh konsumenPre-Conditions Setelah pelunasan pembayaran terjadi

49

Post-Conditions Barang diterima konsumenFailed end Condition Terjadi kendala selama pengirimanActors Manajer PemasaranMain Flow/Basic Path Manajer Pemasaran mengirim barang

menggunakan kendaraan perusahaan ke tempatkonsumen



Tabel III.15. Resi PengirimanDeskripsi Use Case Resi Pengiriman

Use Case Name Resi PengirimanRequirements Manajer Pemasaran mengolah resi pengirimanGoal Bukti pengiriman barangPre-Conditions Pengiriman barang ke konsumenPost-Conditions Barang diterima oleh konsumenFailed end Condition Terjadi kendala selama pengiriman atau

pengecekan barang sewaktu tiba dilokasiActors Manajer PemasaranMain Flow/Basic Path Mengirim barang ke konsumen dan meminta

konsumen untuk menandatangani resipengiriman



Tabel III.16.Deskripsi Use Case Laporan Penjualan

Use Case Name Laporan PenjualanRequirements Manajer Pemasaran mengolah laporan

penjualanGoal Menghasilkan laporan penjualanPre-Conditions Mengumpulkan data demand order, reply order,

nota pembayaran dan resi pengirimanPost-Conditions Rekapitulasi kegiatan penjualanFailed end Condition Rekapitulasi tidak akuratActors Manajer PemasaranMain Flow/Basic Path 1. Manajer Pemasaran mengumpulkan data

yang berkaitan dengan laporan penjualan2. Manajer Pemasaran membuat laporan

penjualanAlternative Flow/Invariant A -Invariant B -


50

Tabel III.17.Deskripsi Use Case Evaluasi Laporan

Use Case Name Evaluasi LaporanRequirements DirekturGoal Mengevaluasi laporan kontrol produksi

terhadap penjualanPre-Conditions Menerima laporan bahan baku, laporan kontrol

produksi, laporan hasil produksi dan laporanpenjualan

Post-Conditions Mengevaluasi laporan tersebutFailed end Condition Salah satu laporan telat dicetakActors DirekturMain Flow/Basic Path 1. Direktur menerima laporan bahan baku,

laporan kontrol produksi, laporan hasilproduksi dan laporan penjualan

2. Direktur mengevaluasi laporan tersebutAlternative Flow/Invariant A -Invariant B -


3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Spesifikasi dokumen sistem berjalan ini menjelaskan tentang spsefikasi

dokumen sistem berjalan yang ada di PT. Sari Bumi Kusuma untuk sistem kontrol

pengolahan hasil produksi plywood terhadap hasil penjualan. Berikut penjelasan

bentuk-bentuk dokumen sistem berjalan di PT. Sari Bumi Kusuma.

3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Spesifikasi bentuk dokumen masukan merupakan bentuk dari dokumen-

dokumen yang masuk atau diterima untuk melakukan proses. Di bawah ini adalah

uraian bentuk dokumen masukan untuk sistem kontrol pengolahan hasil produksi

plywood terhadap hasil penjualan pada PT. Sari Bumi Kusuma.

1. Nama dokumen : Data Bahan Baku

Fungsi : Sebagai persediaan bahan produksi

Sumber : Kabag Produksi

51

Tujuan : Arsip

Media : Kertas dan Ms. Excel

Jumlah : 1-3 Lembar

Frekuensi : Setiap pengecekan bahan baku

Lampiran : A-1

2. Nama dokumen : Data Produksi

Fungsi : Sebagai data hasil produksi


Tujuan : Arsip


Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap selesai produksi

Lampiran : A-2

3. Nama dokumen : Data Kontrol Produksi

Fungsi : Sebagai data pengontrolan selama produksi


Tujuan : Arsip


Jumlah : 1-3 Lembar

Frekuensi : Setiap pengecekan bahan baku

Lampiran : A-3

4. Nama dokumen : Demand Order

Fungsi : Sebagai data permintaan

Sumber : Konsumen

52

Tujuan : Manajer Pemasaran

Media : e-mail atau Fax

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap permintaan

Lampiran : -

3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Spesifikasi bentuk dokumen keluaran merupakan bentuk dari dokumen-

dokumen keluaran yang dihasilkan oleh sistem. Di bawah ini adalah uraian bentuk

dokumen keluaran yang dihasilkan oleh untuk sistem kontrol pengolahan hasil

produksi plywood terhadap hasil penjualan pada PT. Sari Bumi Kusuma.

1. Nama dokumen : Reply Order

Fungsi : Sebagai balasan permintaan

Sumber : Manajer Pemasaran

Tujuan : Konsumen


Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap terjadi permintaan

Lampiran : -

2. Nama dokumen : Nota Pembayaran

Fungsi : Sebagai bukti pelunasan


Tujuan : Konsumen


Jumlah : 1 Lembar

53

Frekuensi : Setiap pelunasan pembayaran

Lampiran : -

3. Nama dokumen : Resi Pengiriman

Fungsi : Sebagai bukti pengiriman

Sumber : Pihak Ekspedisi

Tujuan : Manajer Pemasaran - Konsumen

Media : kertas, e-mail atau Fax

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap pengiriman

Lampiran : -

4. Nama dokumen : Laporan Bahan Baku

Fungsi : Sebagai laporan persediaan bahan baku


Tujuan : Direktur

Media : kertas dan Ms. Excel

Jumlah : 1-3 Lembar

Frekuensi : Setiap minggu dan bulan

Lampiran : B-1

5. Nama dokumen : Laporan Hasil Produksi

Fungsi : Sebagai laporan produksi plywood


Tujuan : Direktur


Jumlah : 1 Lembar

54


Lampiran : B-2

6. Nama dokumen : Laporan Kontrol Produksi

Fungsi : Sebagai laporan pengontrolan selama produksi


Tujuan : Direktur


Jumlah : 1-3 Lembar


Lampiran : B-3

7. Nama dokumen : Laporan Penjualan

Fungsi : Sebagai laporan penjualan plywood


Tujuan : Direktur


Jumlah : 1-3 Lembar


Lampiran : B-4

3.5. Permasalahan Pokok

Berdasarkan hasil riset yang dilakukan pada PT. Sari Bumi Kusuma sistem

kontrol pengolahan hasil produksi plywood terhadap hasil penjualan, ditemukan

beberapa beberapa permasalahan pokok yang menghambat kegiatan tersebut.

Adapun permasalahan yang ditemukan diuraikan sebagai berikut:

55

1. Perencanaan produksi yang dilakukan saat ini hanyalah berdasarkan pada

pengalaman saja, seperti berapa kapasitas produksinya, berapa bahan baku yang

diperlukan, sehingga pada akhirnya sering terjadi kekurangan bahan, yang

mengakibatkan keterlambatan produksi, khususnya di departemen produksi.

2. Tidak ada pencatatan yang baku mengenai keluar masuknya barang khusus

departemen produksi dan pemasaran, sehingga jika terjadi kehilangan barang

atau selisih barang akibat kecurangan lapangan selama penjualan tidak dapat

diketahui.

3.6. Pemecahan Masalah

Setelah menguraikan permasalahan yang ditemukan, diberikan solusi atau

ide alternatif untuk untuk memecahkan permasalahan tersebut. Adapun pemecahan

masalah diuraikan sebagai berikut:

1. Merancang prototipe sistem informasi kontrol pengolahan hasil produksi

plywood terhadap hasil penjualan berbasis web pada PT. Sari Bumi Kusuma

agar dapat mengendalikan produksi dan persentase penjualan, sehingga

menghasilkan informasi yang cepat dan akurat.

2. Rancangan sistem informasi kontrol pengolahan hasil produksi plywood

terhadap hasilpenjualan berbasis web pada PT. Sari Bumi Kusuma dibuat untuk

membantu Kabag Produksi agar lebih teliti dalam mengolah data-data seperti

data bahan baku, data produksi dan data kontrol produksi dan bekerja sama

dengan pekerja di bidang Produksi untuk meminimalisir kesalahan dalam

penyajian informasi dan waktu pengolahan lebih singkat, sehingga Direktur

yang menggunakan laporan tersebut dapat mengambil kebijakan dengan cepat.

56

3. Rancangan sistem informasi kontrol pengolahan hasil produksi plywood

terhadap hasil penjualan berbasis web pada PT. Sari Bumi Kusuma dibuat untuk

mengintegrasikan Manajer Pemasaran dan Kabag Produksi serta perusahaan

ekspedisi dapat bekerja sama dengan baik dan transparan sehingga plywood

yang dikirim sesuai permintaan, apabila terjadi kendala atau kerusakan selama

pengiriman dapat atasi dengan lebih cepat.

bab iii analisis sistem berjalan file36 kayu yang dihasilkan dari areal hutan alam produksi pt. sari...

Documents