bab iii analisis sistem 3.1 identifikasi dan analisis

BAB III

ANALISIS SISTEM

3.1 Identifikasi dan Analisis Permasalahan

Di dalam penyelenggaraan pemerintahan, Biro Administrasi

Kemasyrakatan perlu melakukan pengadaan barang jasa guna membantu untuk

melaksanakan kegiatan/program kerja biro. Proses pengadaan dilakukan setiap

bulan sesuai dengan kegiatan yang akan dilaksanakan. Seringkali pembuatan

dokumen pertanggung jawaban belum terjadwal dan tidak sesuai dengan kondisi

real, yaitu saat kegiatan selesai dilaksanakan, dokumen pertanggung jawaban juga

harus selesai dan siap dicairkan.

Permasalahan lain yang dihadapi dalam proses administrais pengadaan

yaitu berkaitan dengan pencatatan dan pengolahan data pengadaan yang kurang

praktis karena harus disalin berulang – ulang dan pembuatan laporan membutuhkan

waktu lama karena harus merekap dalam buku besar pembantu dan buku kas umum.

Berdasarkan uraian diatas maka diperlukan suatu sistem informasi

administrasi pengadaan barang jasa pada Biro Administrasi Kemasyarkatan Setda

Prov. Jatim dengan adanya implementasi KAK dalam pembuatan dokumen

pertanggung jawaban, pencatatan dan pengolahan data pengadaan maka proses

administrasi pengadaan dapat terdata dengan baik, informasi dan laporan yang

dihasilkan dapat lebih akurat, praktis dan bermanfaat untuk disajikan kepada pihak

– pihak terkait dalam pengadaan. Sistem ini diharapkan dapat mengurangi

permasalahan administrasi pengadaan yang ada pada Biro Administrasi

Kemasyarakatan dapat mencegah keterlambatan dalam penyerapan anggaran

20

21

3.1.1 Organisasi Pelaksana Pengadaan Barang Jasa

Dalam melakukan administrasi pengadaan barang jasa, ada beberapa pihak

yang terlibat, antara lain :

1. Kuasa Pengguna Anggaran Pembantu (KPAP)

KPAP adalah pejabat yang ditunjuk oleh Kuasa Pengguna Anggaran (KPA)

untuk membantu menggunakan APBD terutama dalam mengawasi pencairan

anggaran.

2. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)

PPK adalah pejabat yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan

barang jasa mulai dari membuat Harga Perkiraan Sendiri (HPS), Nota Dinas

Perintah Penyedia Barang Jasa, kontrak kerja, validasi penyerahan pekerjaan dan

memberikan pengantar untuk pencairan pengadaan.

3. Pejabat Pengadaan (PP)

PP adalah personil yang ditunjuk untuk melaksanakan pengadaan langsung

mulai dari memilih penyedia barang jasa, verifikasi dokumen penawaran, dan

membuat dokumen pengadaan.

4. Rekanan

Rekanan atau penyedia barang jasa adalah personil/badan usaha yang

menyediakan barang/jasa mulai dari membuat dokumen penawaran,

melaksanakan pekerjaan sesuai kontrak kerja dan membuat berita acara

penyerahan/penyelesaian pekerjaan.

5. Pejabat Pemeriksa Hasil Pekerjaan (PPHP)

PPHP adalah pejabat yang ditetapkan oleh PA/KPA yang bertugas menerima

dan memeriksa hasil pekerjaan.

22

6. Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP)

BPP adalah personil yang bertanggung jawab dalam mengatur keluar masuknya

dana anggaran biro. BPP bertugas melakukan proses pencairan dana dan

mengumpulkan dokumen Surat Pertanggung Jawaban (SPJ) dari pengeluaran

dana anggaran.

7. Pejabat Pembantu Peneliti Kelengkapan Dokumen (PPPKD)

PPPKD adalah pejabat yang membantu meneliti kelengkapan dokumen

pencairan dana, mulai dari melakukan pemeriksaan kebenaran dan kelengkapan

dokumen pencairan serta membuat Ringkasan Kontrak, Surat Perintah

Pembayaran (SPP), Surat Perintah Membayar (SPM) dan Lampiran Pencairan

Pengadaan.

8. Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD)

BPKAD adalah badan pemerintah yang bertanggung jawab untuk mengelola

keuangan dan aset daerah. BPKAD bertugas memeriksa kebenaran SPM,

ringkasan kontrak dan lampiran pencairan pengadaan serta menerbitkan Surat

Perintah Pencairan Dana (SP2D).

3.12 Document Flow Prosedur Pengadaan Barang Jasa

Berdasarkan pengamatan yang ada, alur pengadaan barang jasa dimulai

ketika Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) membuat Harga Perkiraan Sendiri (HPS)

dan Nota Dinas Perintah Penyedia Barang Jasa (NDPPBJ) berdasarkan dari Daftar

Permintaan Barang Jasa dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA). HPS dan

NDPPBJ diberikan kepada Pejabat Pengadaan (PP) dan menjadi dasar untuk

melakukan pemilihan penyedia dengan membuat Surat Perhitungan Penawaran

Paket Pekerjaan (SP4) kepada rekanan.

23

Rekanan membuat Surat Penawaran Paket Pekerjaan sekaligus

melampirkan dokumen kualifikasinya. Setelah itu dokumen penawaran tersebut

diverifikasi dan disimpan sebagai arsip untuk dibuatkan dokumen pengadaan dari

rekanan yang terpilih. Lalu oleh PPK dibuatkan kontrak kerja berupa Surat Perintah

Kerja (SPK) sebagai dasar dari rekanan untuk dapat melaksanakan pekerjaan sesuai

yang diajukan. Rekanan melakukan validasi dan mulai melaksanakan pekerjaan.

Setelah menyelesaikan pekerjaan, barang jasa dari rekanan diperiksa dan dibuatkan

berita acara pemeriksaan dan serah terima. Setelah diperiksa, rekanan membuat dan

menyerahkan berita acara penyerahan pekerjaan kepada PPK. Setelah itu PPK

membuat dokumen pencairan.

Dokumen pencairan tersebut diserahkan kepada Bendahara Pengeluaran

Pembantu (BPP) untuk ditentukan apakah dicairkan secara Ganti Uang (GU) atau

Langsung (LS). Jika dicairkan secara LS, maka dokumen pencairan akan

diserahkan kepada Pejabat Pembantu Peneliti Kelengkapan Dokumen (PPPKD)

untuk dibuatkan Surat Permintaan Pembayaran LS (SPP LS) dan Surat Perintah

Membayar LS (SPM LS) kepada Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah

(BPKAD) Provinsi Jawa Timur. SPP LS dan SPM LS diverifikasi dan dibuatkan

Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D). Setelah itu PPPKD menyerahkan dokumen

pencairan beserta SPP LS, SPM LS dan SP2D kepada BPP untuk divalidasi menjadi

SPJ LS. Jika dicairkan secara GU, maka dokumen pencairan akan langsung

divalidasi menjadi SPJ GU. Untuk gambaran dokumen flow administrasi

pengadaan barang jasa dapat dilihat pada Gambar 3.1.

24

Gam

bar 3

.1 D

ocum

ent F

low

Sis

tem

Adm

inist

rasi

Pen

gada

an B

aran

g

25

3.2 Analisis Kebutuhan

Memperhatikan hasil analisis permasalahan, maka dapat diidentifikasi

kebutuhan pengguna dalam proses pengadaan barang jasa yang diuraikan sebagai

berikut :

3.2.1 Analisis Kebutuhan Sistem

Untuk gambaran fungsi-fungsi yang akan digunakan dapat dilihat pada

Gambar 3.2

Perancangan Sistem Informasi Administrasi Pengadaan Barang Jasa pada Biro Administrasi Kemasyarakatan Setda Prov. Jatim

1. Pencatatan

Data Pengguna (KPAP)

3. Melayani

Pembuatan Komitmen

(PPK)

5. Melayani

Pencatatan Data Rekanan

dan Pembuatan Dokumen Pengadaan

(PP)

7. Melayani

Pemeriksaan dan

Penerimaan Hasil

Pekerjaan (PPHP)

9. Melayani Pencairan Pengadaan (PPPKD)

11. Melayani

Pembuatan Laporan

Pencairan (BPP)

13. Melayani

Pembuatan Laporan

Pelaksanaan Pengadaan

(PPK)

2. Pencatatan

Data Master (PPK)

4. Melayani

Pengadaan Langsung (PP)

6. Melayani

Pembuatan Kontrak (PPK)

8. Pencatatan

Data Penerimaan Barang Jasa

(PPHP)

10. Membuat

Pembukuan SPJ (BPP)

12. Melayani

Pembuatan Laporan

Pertanggung Jawaban (BPP)

14. Melayani

Pembuatan Laporan

Produktifitas Rekanan (PP)

Gambar 3.2 Diagram Fungsi

Dari diagram fungsi pada Gambar 3.2, dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Fungsi Pencatatan Data Pengguna (User)

1.1 Tujuan : Mencatat data pengguna/user yang akan menggunakan aplikasi,

menentukan kebijakan user dalam mengoperasikan aplikasi dan

menentukan hak akses pengguna/user.

1.2 Aktor : Kuasa Pengguna Anggaran Pembantu (KPAP).

26

1.3 Input : Nama user, jabatan fungsional user dan password.

1.4 Proses :

a. Pengguna memasukkan data user dan password beserta identitas user.

b. Pengguna menentukan hak ases tiap user.

c. Pengguna melakukan penghapusan atau merubah data hak akses user

yang ingin dihapus atau diubah.

d. Pengguna mendapatkan konfirmasi sistem bahwa data sudah tersimpan.

1.5 Output : Data pengguna (user) dan data hak akses.

2. Fungsi Pencatatan Data Master

2.1 Tujuan : Mencatat data permintaan kebutuhan yang belum dipenuhi.

2.2 Aktor : Pejabat Pembuat Komitmen (PPK).

2.3 Input : Formulir data kegiatan, Rencana Umum Pengadaan (RUP) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA).

2.4 Proses :

a. Pengguna memilih data master yang akan dimasukkan.

b. Pengguna memasukkan data kegiatan.

c. Pengguna memasukkan data barang jasa.

d. Pengguna memasukkan data KAK.

e. Pengguna memasukkan data spektek

f. Pengguna menghapus data barang jasa, spektek, kegiatan dan KAK

dengan mengubah status data saja.

g. Pengguna mendapatkan konfirmasi dari sistem bahwa data sudah

tersimpan.

2.5 Output :

27

a. Data kegiatan.

b. Data KAK.

c. Data Barang Jasa

d. Data Spektek

3. Fungsi Melayani Pembuatan Komitmen

3.1 Tujuan : Membuat Nota Dinas pelaksanaan pengadaan.


3.3 Input : Data kegiatan, Data KAK, Data Barang Jasa dan Data Spektek

3.4 Proses :

a. Pengguna memilih data kegiatan sesuai dengan pekerjaan yang akan

dilaksanakan yaitu pembuatan komitmen.

b. Pengguna memilih subjek KAK.

c. Pengguna memasukkan jumlah Harga Perkiraan Sendiri (HPS) sebagai

acuan biaya harga pekerjaan.

d. Pengguna memilih metode pengadaan.

e. Pengguna mencetak nota dinas pelaksanaan pengadaan, HPS, dan

Spesifikasi Teknis.

3.5 Output :

a. Nota Dinas pelaksanaan pengadaan.

b. HPS.

c. Spesifikasi Teknis.

d. Data pengadaan, data barang jasa, data spektek.

4. Fungsi Melayani Pengadaan Langsung

4.1 Tujuan : Membuat Jadwal Pengadaan dan Surat Permintaan Penawaran

28

Pekerjaan (SP4).

4.2 Aktor : Pejabat Pengadaan (PP).

4.3 Input : Nota Dinas pelaksanaan pengadaan, HPS, Spesifikasi Teknis

4.4 Proses :


dilaksanakan yaitu jadwal pengadaan.

b. Pengguna memilih kroscek KAK untuk memasukkan tanggal

pelaksanaan proses pengadaan sesuai KAK atau memasukkan tanggal

secara manual.

c. Pengguna mencetak jadwal pengadaan.

d. Pengguna memilih pembuatan SP4 sesuai dengan jadwal pengadaan.

e. Pengguna mencetak SP4.

f. Pengguna mendapatkan konfirmasi sistem bahwa data sudah tersimpan.

4.5 Output :

a. Jadwal Pengadaan.

b. SP4.

c. Data Pengadaan.

5. Fungsi Melayani Pencatatan Data Rekanan dan Pembuatan Dokumen

Pengadaan

5.1 Tujuan : Mencatat data rekanan yang terlibat dalam pengadaan,

menampilkan detail rekanan, input, update riwayat dan status

rekanan serta membuat dokumen pengadaan.

5.2 Aktor : Pejabat Pengadaan (PP).

29

5.3 Input : dokumen kualifikasi, dokumen penawaran rekanan dan jadwal

pengadaan.

5.4 Proses :

a. Pengguna memasukkan data rekanan sesuai dokumen kualifikasi rekanan.

b. Pengguna memilih data kegiatan sesuai dengan pekerjaan yang akan

dilaksanakan yaitu dokumen pengadaan.

c. Pengguna memasukkan nama pekerjaan yang diminati dan nilai

penawaran dari rekanan.

d. Pengguna mengubah status rekanan bahwa rekanan terpilih sesuai

dengan dokumen penawaran yang terbaik dan terlengkap.

e. Pengguna memasukkan nilai persentase negosiasi dari penawaran

terpilih.

f. Pengguna memilih pembuatan dokumen pengadaan sesuai dengan

dokumen penawaran terpilih.

g. Pengguna mencetak dokumen pengadaan.

h. Pengguna mendapatkan konfirmasi sistem bahwa data sudah tersimpan.

5.5 Output :

a. Data Rekanan, data rincian penawaran dan data penawaran.

b. Dokumen pengadaan dan data pengadaan.

6. Fungsi Melayani Pembuatan Kontrak

6.1 Tujuan : Membuat kontrak kerja dengan rekanan.


6.3 Input : Dokumen pengadaan dan jadwal pengadaan.

6.4 Proses :

30


dilaksanakan yaitu pembuatan kontrak

b. Pengguna memilih jenis kontrak kerja dan jenis pencairan anggaran.

c. Pengguna memasukkan lokasi/tempat penyerahan pekerjaan/barang,

syarat dan lingkup pekerjaan/barang sesuai dengan dokumen pengadaan.

d. Pengguna memilih kroscek dokumen pengadaan sesuai rekanan yang

terpilih.

e. Pengguna memasukkan tanggal kontrak jika tanggal tidak sesuai dengan

tanggal acuan.

f. Pengguna mencetak kontrak kerja.

g. Pengguna mendapatkan konfirmasi sistem bahwa data sudah tersimpan.

6.5 Output :

a. Dokumen pengadaan dan data pengadaan

b. Data Kontrak dan Kontrak Kerja.

7. Fungsi Melayani Pemeriksaan dan Serah Terima Hasil Pekerjaan

7.1 Tujuan : Membuat Berita Acara Pemeriksaan dan Serah Terima Hasil

Pekerjaan.

7.2 Aktor : Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP).

7.3 Input : Kontrak kerja dan dokumen pengadaan.

7.4 Proses :

a. Pengguna mencari data pekerjaan/barang yang diperiksa berdasarkan

kontrak kerja.

b. Pengguna memasukkan tanggal pemeriksaan jika tanggal tidak sesuai

dengan tanggal acuan.

31

c. Pengguna mengubah status item pekerjaan/barang yang diperiksa.

d. Pengguna mencetak Berita Acara Pemeriksaan dan Berita Acara Serah

Terima.

e. Pengguna mendapatkan konfirmasi sistem bahwa data sudah tersimpan.

7.5 Output :

a. Berita Acara Pemeriksaan dan Serah Terima Hasil Pekerjaan.

b. Lampiran Pencairan.

c. Data Pengadaan.

8. Fungsi Pencatatan Data Penerimaan Barang Jasa

8.1 Tujuan : Mencatat data penerimaan barang jasa

8.2 Aktor : Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP).

8.3 Input : Data Pengadaan.

8.4 Proses :

a. Pengguna memasukkan data barang/jasa yang telah diterima.

b. Pengguna memasukkan stok barang diterima.

c. Pengguna mencetak rekap stok barang.

d. Pengguna mendapatkan konfirmasi sistem bahwa data sudah tersimpan.

8.5 Output : Rekap stok barang dan data barang jasa.

9. Fungsi Melayani Pencairan Pengadaan

9.1 Tujuan : Membuat Surat Permintaan Pembayaran (SPP) dan Surat

Perintah Membayar (SPM).

9.2 Aktor : Pejabat Pembantu Peneliti Kelengkapan Dokumen (PPPKD)

9.3 Input : Lampiran Pencairan

9.4 Proses :

32


dilaksanakan yaitu pencairan pengadaan

b. Pengguna memilih kode rekening dan jenis pencairan anggaran.

c. Pengguna memasukkan tanggal dan nomer SPP.

d. Pengguna memasukkan data pencairan, meliputi nilai pekerjaan, syarat

dokumen pencairan, nilai pemotongan pajak pekerjaan/barang/biaya lain

sesuai dengan kontrak.

e. Pengguna mencetak SPP dan pengantar SPP.

f. Pengguna memasukkan tanggal dan nomer SPM.

g. Pengguna mencetak SPM dan pengantar SPM.

h. Pengguna mendapatkan konfirmasi sistem bahwa data sudah tersimpan.

9.5 Output :

a. Dokumen Pencairan (SPP, Pengantar SPP, SPM dan Pengantar SPM).

b. Data Pencairan.

10. Fungsi Membuat Pembukuan SPJ

10.1 Tujuan : Membuat Pembukuan Surat Pertanggung Jawaban (SPJ)

10.2 Aktor : Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP)

10.3 Input : Data Pencairan dan SP2D

10.4 Proses :

a. Pengguna memilih data pencairan yang akan dibukukan.

b. Pengguna memasukkan SP2D

c. Pengguna memasukkan nomer pembukuan

d. Pengguna mencetak Buku Besar Pembantu (BBP) LS dan Buku Kas

Umum (BKU GU).

33

e. Pengguna mendapatkan konfirmasi sistem bahwa data sudah tersimpan.

10.5 Output :

a. Data Pembukuan.

b. BKU.

c. BBP

11. Fungsi Melayani Pembuatan Laporan Pencairan

11.1 Tujuan : Membuat Laporan Pencairan

11.2 Aktor : Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP)

11.3 Input : Data Pencairan dan Data Pengadaan

11.4 Proses :

a. Pengguna memilih jenis dan periode pencairan yang akan dicetak.

b. Pengguna mencetak laporan pencairan.

11.5 Output : Laporan Pencairan.

12. Fungsi Melayani Pembuatan Laporan Pertanggung Jawaban

12.1 Tujuan : Membuat Laporan Pertanggung Jawaban.

12.2 Aktor : Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP).

12.3 Input : Data Pembukuan dan Data Penawaran.

12.4 Proses :

a. Pengguna memilih periode, data pembukuan dan data penawaran yang

akan dicetak.

b. Pengguna mencetak laporan pertanggung jawaban.

12.5 Output : Laporan Pelaksanaan Pertanggung Jawaban.

13. Fungsi Melayani Pembuatan Laporan Pelaksanaan Pengadaan

13.1 Tujuan : Membuat Laporan Pelaksanaan Pengadaan

34

13.2 Aktor : Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)

13.3 Input : Data Pengadaan, Data KAK dan Data Penawaran.

13.4 Proses :

a. Pengguna memilih periode, data pengadaan, data KAK dan data

penawaran yang akan dicetak.

b. Pengguna mencetak laporan pelaksanaan pengadaan.

13.5 Output : Laporan Pelaksanaan Pengadaan.

14. Fungsi Melayani Pembuatan Laporan Produktifitas Rekanan

14.1 Tujuan : Membuat Laporan Produktifitas Rekanan

14.2 Aktor : Pejabat Pengadaan (PP)

14.3 Input : Data Rekanan, data pengadaan, data KAK dan data penawaran.

14.4 Proses :

a. Pengguna memilih periode, data rekanan, data pengadaan, data KAK dan

data penawaran yang akan dicetak.

b. Pengguna mencetak laporan produktifitas rekanan.

14.5 Output : Laporan Produktifitas Rekanan.

3.2.2 Analisis Kebutuhan Fungsional

Kebutuhan fungsional merupakan dasar dari penyusunan fungsi – fungsi

yang akan dibangun di dalam perangkat lunak. Fungsi – fungsi perangkat lunak

tersebut telah melewati proses identifikasi kebutuhan setiap pengguna. Adapun

kebutuhan fungsional tersebut yaitu :

1. Fungsi Pencatatan Data Pengguna

Nama Fungsi Pencatatan Data Pengguna Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk mencatat data pengguna dan

menentukan hak akses pengguna

35

Kondisi Awal 1. Kebijakan terkait user yang mengoperasikan sistem nantinya sudah terbentuk

2. Data pengguna sistem belum ada Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem 1. Pengguna memasukkan

user dan password 1. Sistem menampilkan

menu utama 2. Pengguna memilih menu

"Master Pengguna" 2. Sistem menampilkan

menu "Master Pengguna" 3. Pengguna menginputkan

data pengguna & menekan tombol simpan

3. Sistem menyimpan data pengguna yang telah diinputkan

4. Pengguna memlilih menu "Hak Akses"

4. Sistem menampilkan halaman hak akses pengguna

5. Pengguna memlilih hak akses para staf/pengguna sistem & menekan tombol simpan

5. Sistem menyimpan hak akses para staf/pengguna

6. Pengguna menekan tombol "keluar" pada halaman master pengguna

6. Sistem kembali ke menu utama

7. Pengguna memilih menu "Log Out"

7. Sistem menampilkan halaman depan

Alur Alternatif N/A Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem

1. KPAP salah memasukkan username ataupun password maupun keduanya.

1. Menampilkan alertkesalahan inputan username ataupun password maupun keduanya.

2. KPAP tidak dapat masuk kedalam aplikasi karena sistem tidak terkoneksi dengan database

2. Menampilkan pesan "Sistem tidak terkoneksi pada database"

3. Data yang diinputkan tidak sesuai dengan ketentuan (textbox hanya berisi angka)

3. Sistem tidak merespon inputan pengguna

4. Data yang dimasukkan kurang lengkap

4. Sistem menampilkan pesan data pada textbox belum diisi

Kondisi Akhir Fungsi ini akan menyimpan data hak akses pengguna yang akan menggunakan sistem informasi administrasi pengadaan barang jasa

36

Kebutuhan Non Fungsional

a. Security a. KPAP memasukkan username dan password untuk login sesuai dengan hak akses

b. Accuracy b. Data yang disimpan sesuai dengan data yang diisi

c. Maintenanbility c. Data dapat dikelola

(maintenance)

d. Error Handling d. Penyimpanan & perbaruan data akan ada message box untuk validasi

2. Fungsi Pencatatan Data Permintaan Barang Jasa

Nama Fungsi Pencatatan Data Permintaan Barang Jasa Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk mencatat data permintaan barang

jasa Kondisi Awal 1. Kebijakan terkait pekerjaan/barang/jasa yang belum

dipenuhi 2. Data permintaan barang jasa sistem belum ada Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem 1. Pengguna memasukkan


halaman login 2. Pengguna memilih menu

"Master" 2. Sistem menampilkan

halaman "Master" 3. Pengguna memilih menu

kegiatan 3. Sistem menampilkan

halaman master kegiatan 4. Pengguna memasukkan

data kegiatan dan menekan tombol "simpan"

4. Sistem meyimpan data master kegiatan

5. Pengguna menekan "keluar" pada halaman master kegiatan

5. Sistem kembali ke halaman master

6. Pengguna memilih menu barang jasa, memilih combo box kegiatan dan kode rekening

6. Sistem menampilkan halaman master barang jasa

7. Pengguna memasukkan data permintaan barang jasa dan menekan tombol "simpan"

7. Sistem meyimpan data master barang jasa

37

8. Pengguna menekan tombol "keluar" pada halaman master barang jasa


9. Pengguna memilih menu KAK, memilih combo box kegiatan dan kode rekening

9. Sistem menampilkan halaman master KAK

10. Pengguna memasukkan data KAK dan menekan tombol "simpan"

10. Sistem menyimpan data KAK

11. Pengguna menekan tombol "keluar" pada halaman master KAK


12. Pengguna memilih menu spektek

12. Sistem menampilkan halaman master spektek

13. Pengguna menekan tombol lihat detil KAK

13. Sistem menampilkan halaman detil KAK

14. Pengguna menginputkan subjek KAK pada textbox "cari" atau tekan hyperlink "proses" pada subjek KAK

14. Sistem menampilkan subjek KAK yang dicari

15. Pengguna menekan hyperlink "rincian spektek"

15. Sistem menampilkan halaman rincian spektek

16. Pengguna memasukkan data spektek dan menekan tombol "simpan"

16. Sistem menyimpan data spektek

17. Pengguna menekan tombol "keluar" pada halaman rincian spektek

17. Sistem kembali ke halaman subjek KAK yang dicari

18. Pengguna menekan tombol "keluar" pada halaman detil KAK yang dicari




Alur Alternatif N/A

38

Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem

1. PPK salah memasukkan username ataupun password maupun keduanya.

1. Menampilkan alert kesalahan inputan username ataupun password maupun keduanya.

2. PPK tidak dapat masuk kedalam aplikasi karena sistem tidak terkoneksi dengan database






5. PPK salah memasukkan batas acuan tanggal pencairan

5. Sistem menampilkan alert tanggal pencairan melewati batas

Kondisi Akhir Fungsi ini akan menyimpan data kegiatan, data barang jasa, data KAK dan data spektek


a. Security a. PPK memasukkan username dan password untuk login sesuai dengan hak akses



(maintenance)


3. Fungsi Melayani Pembuatan Komitmen

Nama Fungsi Pembuatan Komitmen Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk membuat komitmen pengadaan

barang jasa

39

Kondisi Awal 1. Kebijakan terkait komitmen pengadaan barang jasa yang belum dikerjakan

2. Data komitmen pengadaan barang jasa pada sistem belum ada Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem 1. Pengguna memasukkan



"To-do" 2. Sistem menampilkan

menu "To-do" 3. Pengguna mengecek to-

do yang belum dilaksanakan dengan menekan tombol "proceed" pada proses pembuatan komitmen

3. Sistem menampilkan halaman status pembuatan komitmen

4. Pengguna menginputkan nama pengadaan, data HPS & menekan tombol simpan

4. Sistem menyimpan data HPS yang telah diinputkan

5. Pengguna mencetak HPS 5. Sistem menampilkan "print preview" terkait HPS yang akan dicetak

6. Pengguna mencetak Spektek

6. Sistem menampilkan "print preview" terkait Spektek yang akan dicetak

7. Pengguna mencetak nota dinas

7. Sistem menampilkan "print preview" terkait Nota Dinas yang akan dicetak

8. Pengguna menekan tombol "keluar" pada halaman pembuatan komitmen

8. Sistem kembali ke menu to-do





1. Menampilkan alert kesalahan inputan username / password maupun keduanya.

40







5. PPK salah memasukkan nilai HPS melebihi PAGU anggaran

5. Sistem menampilkan alert "melebihi pagu anggaran"

Kondisi Akhir Fungsi ini akan menyimpan data pengadaan, data barang jasa dan data spektek serta menghasilkan dokumen nota dinas PPK, HPS dan Spesifikasi Teknis





(maintenance)


4. Fungsi Melayani Pengadaan Langsung

Nama Fungsi Pengadaan Langsung Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk melayani metode pengadaan

langsung Kondisi Awal 1. Kebijakan terkait jadwal pengerjaan dokumen pengadaan

langsung 2. Data jadwal pengerjaan dokumen pengadaan langsung dan

SP4 pada sistem belum ada Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem 1. Pengguna memasukkan


menu utama

41

2. Pengguna memilih menu "To-do"

2. Sistem menampilkan menu "To-do"

3. Pengguna mengecek to-do yang belum dilaksanakan dengan menekan tombol "proceed" pada jadwal pengadaan

3. Sistem menampilkan halaman jadwal pengadaan

4. Pengguna menekan tombol "kroscek KAK"

4. Sistem menampilkan isian textbox sesuai KAK

5. Pengguna memasukkan tanggal proses pengadaan dengan menekan hyperlink "ubah"

5. Sistem menampilkan target textbox yang akan diisi

6. Pengguna memilih hyperlink "buat SP4"

6. Sistem menampilkan halaman buat SP4

7. Pengguna menekan tombol "simpan" dan "keluar" pada halaman pengguna

7. Sistem meyimpan data jadwal pengadaan dan kembali ke menu to-do




1. PP salah memasukkan username ataupun password maupun keduanya.


2. PP tidak dapat masuk kedalam aplikasi karena sistem tidak terkoneksi dengan database






Kondisi Akhir Fungsi ini akan menyimpan data pengadaan, seperti jadwal proses pengadaan dalam pembuatan dokumen pengadaan dan mencetak jadwal serta SP4

42


a. Security a. PP memasukkan username dan password untuk login sesuai dengan hak akses



(maintenance)


5. Fungsi Melayani Pencatatan Data Rekanan dan Pembuatan Dokumen

Pengadaan

Nama Fungsi Pencatatan data rekanan dan pembuatan dokumen pengadaan langsung

Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk mencatat data rekanan dan membuat dokumen pengadaan

Kondisi Awal 1. Kebijakan terkait identitas rekanan 2. Data rekanan dan dokumen pengadaan langsung pada

sistem belum ada Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem 1. Pengguna memasukkan



"Master Rekanan" 2. Sistem menampilkan

menu "Master Rekanan" 3. Pengguna menginputkan

identitas rekanan & menekan tombol simpan

3. Sistem menyimpan data rekanan yang telah diinputkan



5. Pengguna mengecek to-do yang belum dilaksanakan dengan menekan tombol "proceed" pada dok. pengadaan

5. Sistem menampilkan halaman dok. pengadaan

6. Pengguna menginputkan jenis pekerjaan yang diminati, nilai penawaran rekanan dan menekan tombol simpan

6. Sistem menyimpan jenis pekerjaan dan nilai penawaran yang telah diinputkan

43

7. Pengguna memeriksa data kualifikasi rekanan dan data penawaran lalu menekan check box "status rekanan" yang terpilih

7. Sistem menampilkan halaman rekap kualifikasi rekanan dan status rekanan

8. Pengguna memasukkan nilai persentase negosiasi

8. Sistem menampilkan textbox nilai persentase dari rekanan terpilih

9. Pengguna memilih hyperlink "buat dokumen"

9. Sistem menampilkan "print preview" terkait dokumen pengadaan yang akan dicetak

10. Pengguna menekan tombol "simpan" dan "keluar" pada halaman dokumen pengadaan

10. Sistem meyimpan data pembuatan dokumen pengadaan langsung dan kembali ke to-do












Kondisi Akhir Fungsi ini akan menyimpan data rekanan, data penawaran, data rincian penawaran dan data pengadaan sehingga menghasilkan dokumen pengadaan terpilih



44



(maintenance)


6. Fungsi Melayani Pembuatan Kontrak

Nama Fungsi Pembuatan Kontrak Kerja Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk melayani pembuatan kontrak

pekerjaan Kondisi Awal 1. Kebijakan terkait kontrak kerja pekerjaan terhadap

rekanan 2. Data kontrak kerja sistem belum ada Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem 1. Pengguna memasukkan





do yang belum dilaksanakan dengan menekan tombol "proceed" pada kontrak

3. Sistem menampilkan halaman kontrak

4. Pengguna memilih dropdown list "Jenis Kontrak" dan "Jenis Pencairan"

4. Sistem menampilkan dropdown list Jenis Kontrak dan Jenis Pencairan

5. Pengguna menginputkan syarat kontrak & menekan hyperlink tambah

5. Sistem menampilkan textbox tambahan syarat pekerjaan

6. Pengguna menekan tombol "ACC"

6. Sistem menampilkan panel dokumen kontrak pengadaan terpilih

7. Pengguna mengubah tanggal kontrak jika tanggal kontrak berubah dari acuan tanggal


45

8. Pengguna menekan tombol "simpan" pada halaman kontrak

8. Sistem menyimpan data kontrak kerja yang telah diinputkan

9. Pengguna menekan tombol "cetak" pada halaman kontrak

9. Sistem menampilkan "print preview" terkait kontrak kerja yang akan dicetak

10. Pengguna menekan tombol "Keluar"













Kondisi Akhir Fungsi ini akan menyimpan data kontrak kerja dan data pengadaan, sehingga menghasilkan kontrak kerja dan acc dokumen pengadaan





(maintenance)


46

7. Fungsi Melayani Pemeriksaan dan Serah Terima Hasil Pekerjaan

Nama Fungsi Pemeriksaan dan Penerimaan Hasil Pekerjaan/Barang Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk melayani pemeriksaan dan

penerimaan hasil pekerjaan/barang Kondisi Awal 1

. Kebijakan terkait pemeriksaan dan penerimaan hasil pekerjaan/barang

2.

Data pemeriksaan dan penerimaan hasil pekerjaan/barang belum ada

Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem 1. Pengguna memasukkan




menu "To-do" 3. Pengguna mengecek to-do

yang belum dilaksanakan dengan menekan tombol "proceed" pada Berita Acara Pemeriksaan (BAP)

3. Sistem menampilkan halaman Berita Acara Pemeriksaan (BAP)

4. Pengguna menekan hyperlink "lihat pekerjaan"

4. Sistem menampilkan panel dokumen kontrak pengadaan terpilih

5. Pengguna mengubah tanggal pemeriksaan jika tanggal pemeriksaan berubah dari acuan tanggal


6. Pengguna memasukkan status item pekerjaan & menekan tombol simpan

6. Sistem menyimpan data pemeriksaan

7. Pengguna menekan tombol "cetak"

7. Sistem menampilkan "print preview" terkait berita acara pemeriksaan dan serah terima yang akan dicetak

8. Pengguna menekan tombol "keluar" pada halaman pengguna

8. Sistem kembali ke menu "To-do"



Alur Alternatif N/A

47

Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem

1. PPHP salah memasukkan username ataupun password maupun keduanya.


2. PPHP tidak dapat masuk kedalam aplikasi karena sistem tidak terkoneksi dengan database






Kondisi Akhir Fungsi ini akan menyimpan data pengadaan dan menghasilkan Berita Acara Pemeriksaan dan Serah Terima Pekerjaan


a.

Security a. PPHP memasukkan username dan password untuk login sesuai dengan hak akses

b.

Accuracy b. Data yang disimpan sesuai dengan data yang diisi

c.

Maintenanbility c. Data dapat dikelola (maintenance)

d.

Error Handling d. Penyimpanan & perbaruan data akan ada message box untuk validasi

8. Fungsi Pencatatan Data Penerimaan Barang Jasa

Nama Fungsi Pencatatan Data Penerimaan Barang Jasa Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk melayani pencatatan data barang

jasa baru. Kondisi Awal Data barang belum tersedia Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem 1. Pengguna memasukkan



"Master Barang Jasa" 2. Sistem menampilkan

menu "Master Barang Jasa"

48

3. Pengguna menginputkan data barang jasa & menekan tombol simpan

3. Sistem menyimpan data barang jasa yang telah diinputkan

4. Pengguna memilih hyperlink "cetak rekap"

4. Sistem menampilkan "print preview" terkait rekap barang jasa yang akan dicetak

5. Pengguna menekan tombol "keluar" pada halaman master

5. Sistem kembali ke menu utama




1. PPHP salah memasukkan username ataupun password maupun keduanya.

1. Menampilkan alert kesalahan inputan username / password maupun keduanya.

2. PPHP tidak dapat masuk kedalam aplikasi karena sistem tidak terkoneksi dengan database






Kondisi Akhir Fungsi ini akan menyimpan data barang jasa


a. Security a. PPHP memasukkan username dan password untuk login sesuai dengan hak akses



(maintenance)


49

9. Fungsi Melayani Pencairan Pengadaan

Nama Fungsi Pembuatan Dokumen Pencairan Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk melayani pembuatan dokumen

pencairan Kondisi Awal Data pengadaan yang belum dicairkan Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem 1. Pengguna memasukkan


menu utama 2. Pengguna memilih

menu "To-do" 2. Sistem menampilkan


do yang belum dilaksanakan dengan menekan tombol "proceed" pada pencairan

3. Sistem menampilkan halaman pencairan pengadaan

4. Pengguna menekan tombol ubah dan memilih datetimepicker "tanggal SPP" serta menekan tombol "beri no.DP"

4. Sistem menampilkan panel dokumen SPP

5. Pengguna menginputkan data pencairan & menekan tombol simpan

5. Sistem meyimpan data SPP dan menampilkan panel kontrak

6. Pengguna menekan tombol "cetak SPP"

6. Pengguna menampilkan "print preview" terkait SPP dan pengantar SPP yang akan dicetak

7. Pengguna memilih datetimepicker "tanggal SPM" dan menekan tombol "beri no.DPM"

7. Sistem menampilkan panel dokumen SPM

8. Pengguna menekan tombol "simpan"

8. Sistem menyimpan data SPM

9. Pengguna menekan tombol "cetak SPM"

9. Pengguna menampilkan "print preview" terkait SPM dan pengantar SPM yang akan dicetak



50



12. Pengguna memasukkan user dan password

12. Sistem menampilkan menu utama


1. PPPKD salah memasukkan username ataupun password maupun keduanya.


2. PPPKD tidak dapat masuk kedalam aplikasi karena sistem tidak terkoneksi dengan database






Kondisi Akhir Fungsi ini akan menyimpan data pencairan, sehingga menghasilkan Dokumen Pencairan (SPP, SPM beserta pengantar SPP SPM)


a. Security a. PPPKD memasukkan username dan password untuk login sesuai dengan hak akses



(maintenance)


10. Fungsi Membuat Pembukuan SPJ

Nama Fungsi Pembuatan Pembukuan SPJ Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk melayani pembukuan SPJ Kondisi Awal Data pembukuan SPJ belum tersedia Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem 1. Pengguna memasukkan


menu utama

51



3. Pengguna mengecek to-do yang belum dilaksanakan dengan menekan tombol "check" pada pembukuan dan menekan tombol buat pembukuan

3. Sistem menampilkan halaman pembukuan

4. Pengguna menginputkan SP2D dan menekan tombol "simpan"

4. Sistem menyimpan data pencairan

5. Pengguna memilih data pembukuan dan menekan tombol "Reg BKU" atau "Reg SPP SPM"

5. Sistem menampilkan register nomer pembukuan

6. Pengguna menekan tombol "simpan"

6. Sistem menyimpan data pembukuan

7. Pengguna menekan tombol "cetak BKU"

7. Pengguna menampilkan "print preview" terkait BKU yang akan dicetak

8. Pengguna menekan tombol "cetak BBP"

8. Pengguna menampilkan "print preview" terkait BBP yang akan dicetak






1. BPP salah memasukkan username ataupun password maupun keduanya.

1. Menampilkan alertkesalahan inputan username / password maupun keduanya.

2. BPP tidak dapat masuk kedalam aplikasi karena sistem tidak terkoneksi dengan database






52

Kondisi Akhir Fungsi ini akan menyimpan data pembukuan sehingga menghasilkan BKU dan BBP


a. Security a. BPP memasukkan username dan password untuk login sesuai dengan hak akses



(maintenance)


11. Fungsi Melayani Pembuatan Laporan Pencairan

Nama Fungsi Pembuatan Laporan Pencairan Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk mencetak laporan pencairan Kondisi Awal 1. Data pencairan dan data pengadaan sudah ada 2. Laporan Pencairan belum tersedia Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem 1. Pengguna memasukkan


menu utama 2. Pengguna memilih

menu "Laporan Pencairan"

2. Sistem menampilkan menu "Laporan Pencairan"

3. Pengguna memilih jenis dan periode pencairan & menekan tombol "cetak"

3. Sistem menampilkan laporan pencairan berdasarkan jenis dan periode laporan yang dipilih.








53







Kondisi Akhir Fungsi ini akan menampilkan laporan pencairan Kebutuhan Non Fungsional



c. Error Handling c. Penyimpanan & perbaruan data akan ada message box untuk validasi

12. Fungsi Melayani Pembuatan Laporan Pertanggung Jawaban

Nama Fungsi Pembuatan Laporan Pertanggung Jawaban Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk mencetak laporan pertanggung

jawaban Kondisi Awal 1. Data pembukuan dan data penawaran sudah ada 2. Laporan Pertanggung Jawaban belum tersedia Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem 1. Pengguna memasukkan



"Laporan Pertanggung Jawaban"

2. Sistem menampilkan menu "Laporan Pertanggung Jawaban"

3. Pengguna memilih periode, data pembukuan dan data penawaran & menekan tombol "cetak"

3. Sistem menampilkan laporan pertanggung jawaban berdasarkan periode, data pembukuan dan penawaran laporan yang dipilih.



54












Kondisi Akhir Fungsi ini akan menampilkan laporan pertanggung jawaban Kebutuhan Non Fungsional




13. Fungsi Melayani Pembuatan Laporan Pelaksanaan Pengadaan

Nama Fungsi Pembuatan Laporan Pelaksanaan Pengadaan Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk mencetak laporan pelaksanaan

pengadaan Kondisi Awal 1. Data pengadaan, data KAK dan data penawaran sudah ada 2. Laporan Pelaksanaan Pengadaan belum tersedia Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem 1. Pengguna memasukkan


menu utama

55

2. Pengguna memilih menu "Laporan Pelaksanaan Pengadaan"

2. Sistem menampilkan menu "Laporan Pelaksanaan Pengadaan"

3. Pengguna memilih periode, data pengadaan, data KAK dan data penawaran & menekan tombol "cetak"

3. Sistem menampilkan laporan pelaksanaan pengadaan berdasarkan periode laporan, data pengadaan, KAK dan penawaran yang dipilih.














Kondisi Akhir Fungsi ini akan menampilkan laporan pelaksanaan pengadaan Kebutuhan Non Fungsional


b. Accuracy b. Data yang disimpan sesuai

dengan data yang diisi


14. Fungsi Melayani Pembuatan Laporan Produktifitas Rekanan

Nama Fungsi Pembuatan Laporan Produktifitas Rekanan Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk mencetak laporan produktifitas

rekanan

56

Kondisi Awal 1. Data Rekanan, data pengadaan, data KAK dan data penawaran sudah ada

2. Laporan Produktifitas Rekanan belum tersedia Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem 1. Pengguna memasukkan



"Laporan Rekanan" 2. Sistem menampilkan

menu "Laporan Rekanan" 3. Pengguna memilih

periode, data rekanan, data pengadaan, data KAK dan data penawaran & menekan tombol "cetak"

3. Sistem menampilkan laporan produktifitas rekanan berdasarkan periode, data rekanan, data pengadaan, data KAK dan data penawaran yang dipilih.














Kondisi Akhir Fungsi ini akan menampilkan laporan produktifitas rekanan Kebutuhan Non Fungsional


b. Accuracy b. Data yang disimpan sesuai

dengan data yang diisi


57

3.2.3 Analisis Kebutuhan Perangkat Keras dan Perangkat Lunak untuk Server

Selain membuat analisis kebutuhan akan sistem di Biro Administrasi

Kemasyarakatan Setda Prov. Jatim, dibutuhkan pula analisis berupa perangkat

keras. Perangkat keras merupakan komponen fisik peralatan yang membentuk

suatu sistem komputer, serta peralatan-peralatan lain yang mendukung komputer

dalam menjalankan tugas. Adapun perangkat keras yang dibutuhkan untuk

menjalankan aplikasi ini adalah sebagai berikut:

a. Mouse dan monitor dengan resolusi minimal 1024 x 800.

b. PC Intel Core i3 1,8 Ghz.

c. Memori RAM 2 Gbytes.

d. Hard Disk 60 Gbytes.

e. VGA 256 Mbytes.

Perangkat lunak adalah suatu program komputer yang diperlukan untuk

mengoperasikan fungsi dari perangkat keras. Adapun kebutuhan perangkat lunak

yang diperlukan untuk penunjang aplikasi ini adalah sebagai berikut:

a. Microsoft Windows 7 Proffesional SP1.

b. MySQL 5.0

c. Symfony Framework 1.4

3.2.3 Analisis Kebutuhan Perangkat Keras dan Perangkat Lunak untuk Client

Analisis kebutuhan perangkat keras yang diperlukan untuk menjalankan

aplikasi ini sebagai client adalah sebagai berikut:

a. Mouse dan monitor dengan resolusi minimal 1024 x 800.

b. PC Intel Core i3 1,8 Ghz.

58

c. Memori RAM 2 Gbytes.

d. Hard Disk 60 Gbytes.

e. VGA 256 Mbytes.

f. Printer Inkjet / Laserjet dan Printer Dot Matriks

Adapun kebutuhan perangkat lunak yang diperlukan untuk penunjang

aplikasi ini adalah:

a. Microsoft Windows 7 Proffesional SP1.

b. MySQL 5.0

c. Browser (Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera, IE8)

bab iii analisis sistem 3.1 identifikasi dan analisis

Documents