bab iii analisis dan perancangan sistem 3.1 analisis...
TRANSCRIPT
18
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis Sistem
3.1.1 Identifikasi Masalah
Permasalahan yang dihadapi oleh Hotel Pondok Asri Surabaya adalah
keterlambatan dalam penyampaian informasi yang terjadi antar bagian yang
terdapat dalam hotel yang berhubungan langsung dengan tamu hotel.
Keterlambatan dalam penyampaian informasi antara bagian front office,
housekeeping, dan food & beverages, yaitu informasi terbaru status kamar serta
pencatatan dan pengumpulan tagihan tamu yang bertransaksi pada bagian
housekeeping. Hal ini disebabkan karena bagian lain belum memiliki sistem
terkomputerisasi yang terhubung dengan front office untuk menerima dan
memperbaharui informasi status kamar serta mencatat tagihan tamu agar langsung
terupdate pada master tagihan tamu di front office.
Keterlambatan informasi antara bagian front office dengan bagian food &
beverages juga disebabkan karena bagian food & beverages tidak mempunyai
informasi sendiri tentang kedatangan tamu yang akan menginap dan agar dapat
permintaan-permintaan spesial tamu dengan baik. Selama ini informasi tersebut
masih diterima secara manual melalui telepon dari bagian front office. Selain itu,
pencatatan dan pengumpulan tagihan ke bagian front office masih dilakukan
secara manual yang sering menyebabkan penumpukan kertas tagihan, sehingga
pencatatan pada master tagihan tamu dalam jumlah banyak yang menyebabkan
rentan terjadi kesalahan.
19
Permasalahan kedua adalah dalam pembuatan laporan pendapatan harian
hotel yang masih dikerjakan secara manual dengan menggunakan program Excel.
Pembuatan laporan ini dikerjakan oleh bagian front office. Pada musim tamu sepi
(low season) pembuatan laporan ini masih bisa dikerjakan dengan cukup baik,
namun sangat berbeda keadaannya pada saat musim tamu ramai (high season).
Bagian front office menjadi kewalahan dalam merekap semua transaksi-transaki
yang terjadi disetiap bagian yang dimiliki hotel untuk membuat laporan
pendapatan harian. Keadaan seperti ini menyebabkan rentan terjadi kesalahan
yang menimbulkan ketidaksesuaian data, sehingga bisa berakibat fatal jika sampai
berpengaruh terhadap tagihan tamu.
Beberapa permasalahan di atas akan berpengaruh terhadap pelayanan
hotel kepada tamu mulai dari proses reservation, check in, servis tamu, pencatatan
tagihan tamu, pembayaran, dan check out. Document flow yang menggambarkan
proses-proses ini akan dipaparkan pada sub bab ini. Setiap document flow
menggambarkan alur proses bisnis yang terjadi pada Hotel Pondok Asri Surabaya.
3.1.2 Document Flow Proses Reservasi
Document Flow proses reservasi pada Gambar 3.1 terdapat 2 (dua)
entitas, yaitu tamu dan front office. Dimulai dari bagian tamu melakukan
permintaan reservasi kepada bagian front office. Kemudian bagian front office
memberikan data kamar hotel yang tersedia kepada tamu. Jika kamar yang
tersedia telah dipilih oleh tamu maka data pemesanan kamar akan dicatat dalam
formulir reservasi yang nantinya akan diarsipkan berdasarkan tanggal, bulan, dan
tahun. Tamu akan memberikan DP sebagai tanda pembayaran untuk reservasi
20
kamar yang diinginkan. Kemudian tamu mendapatkan tanda bukti reservasi untuk
melakukan check in.
Front OfficeTamu
Mulai
Permintaan Reservasi
Memberikan Data Kamar
Selesai
Mencatat Reservasi
Tanda Bukti Reservasi
Memilih Jenis Kamar
Data Kamar Pesanan
2
Data Reservasi PelangganTanda Bukti
Reservasi
1
2
Permintaan Reservasi
Data KamarData Kamar
Data Kamar Pesanan
Jadi Reservasi?
Ya
Tidak
Gambar 3.1 Document Flow Proses Reservasi
21
3.1.3 Document Flow Proses Pembatalan Reservasi
Document Flow proses pembatalan reservasi terdapat 3 (tiga) entitas,
yaitu tamu, front office dan manager. Dimulai dari tamu yang melakukan
permintaan pembatalan reservasi.
ManagerFront OfficeTamu
Permintaan Pembatalan
Reservasi
Mulai
Permintaan Bukti Reservasi
Permintaan Bukti Reservasi
Memberikan Bukti
Reservasi
Membuat Laporan
Pembatalan Reervasi
Laporan Pembatalan Reervasi
Tanda Bukti Reservasi
Tanda Bukti Reservasi
Permintaan Pembatalan
Reservasi
Meminta Bukti
Reservasi
Laporan Pembatalan Reservasi
ASelesai
Laporan Pembatalan Reservasi
2
1
1
Gambar 3.2 Document Flow Proses Pembatalan Reservasi
22
Kemudian bagian front office meminta tanda bukti reservasi kepada tamu. Setelah
tamu memberikan tanda bukti reservasi yang akan dibatalkan, bagian front office
akan mencari data sesuai nomor konfirmasi tamu dan mengubah status reservasi
menjadi batal. Informasi pembatalan akan diberikan kepada tamu. Dan sebagai
informasi, DP yang telah dibayarkan oleh tamu akan hangus dan tidak dapat
diminta kembali. Kemudian bagian front office membuat laporan pembatalan
reservasi yang nantinya akan diarsipkan dan diberikan kepada manager hotel.
3.1.4 Document Flow Proses Check-In
Pada document flow proses check in terdapat 3 (tiga) entitas yaitu tamu,
bagian front office dan manager. Proses dimulai dari tamu yang datang ke hotel
untuk melakukan permintaan check in yang ditangani oleh bagian front office.
Bagian front office akan menanyakan kepada tamu apakah sudah pernah
melakukan reservasi sebelumnya. Tamu yang telah melakukan reservasi
sebelumnya akan diminta menyerahkan tanda bukti reservasi. Front office akan
meminta kartu identitas tamu untuk mencatat data lengkap tamu di formulir
registrasi check in. Tamu yang belum melakukan reservasi diberikan data
ketersediaan kamar, jika kamar yang diinginkan oleh tamu tersedia, bagian front
office akan mencatat data kamar yang diinginkan oleh tamu. Setelah itu akan
dilanjutkan ke dalam proses registrasi check in. Bagian front office akan meminta
kartu identitas tamu untuk mencatat data lengkap tamu di formulir registrasi check
in. Bagian front office juga menangani tamu yang ingin membayar DP pada saat
melakukan check in.
23
ManagerFront OfficeTamu
Mulai
Sudah Reservasi?
Memberikan Data Kamar
Mengubah Data Reservasi
Data Jenis Kamar
Memilih Kamar Pesanan
Data Kamar Pesanan
Data Kamar Pesanan
Mencatat Pesanan
Tidak
Permintaan Check In Permintaan Check In
Meminta Tanda Bukti
Reservasi
Ya
Permintaan Tanda Bukti Reservasi
Permintaan Bukti Reservasi
Memberikan Tanda Bukti
Reservasi
Tanda Bukti Reservasi
Tanda Bukti Reservasi
Data Check-InData Check-In
Selesai
Form Check-In
A
Laporan Check In
Memberikan kartu identitas
Kartu Identitas Kartu Identitas Membuat Laporan Check In
1
Laporan Check In2
1
Gambar 3.3 Document Flow Proses Check-In
24
3.1.5 Document Flow Proses Food & Beverage
Document flow proses pencatatan tagihan di bagian food & beverages
dimulai dari tamu yang melakukan transaksi di bagian food & beverages.
Tamu Food & Beverage ManagerFront Office
Permintaan Food & Beverage
Tagihan Food & Beverage
Permintaan Food & Beverage
Membuatkan Tagihan
Menandatangani Tagihan
Mulai
Tagihan Food & Beverage
Data Pesanan
Menu Food & Beverage
Data Pesanan
Tagihan Food & Beverage
Menu Food & Beverage
Memilih Food & Beverage
dan Memberikan
Nomor Kamar
Memberikan Menu Food &
Beverage
Laporan PenjualanLaporan Penjualan
Tagihan Food & Beverage Tertanda
Tangan
Tagihan Food & Beverage Tertanda
Tangan
Membuat Laporan
Penjualan Food &
Beverage
Laporan Penjualan
Selesai
A
112
A
Jadi Memesan?
Ya
Tidak
1
2
2
Gambar 3.4 Document Flow Proses Food & Beverages
25
Dimulai dari tamu yang menghubungi bagian food & beverages untuk melakukan
pesanan makanan dan minuman. Kemudian bagian food & beverage memberikan
menu makanan dan minuman beserta harganya. Jika tamu jadi memesan, maka
akan dibuatkan nota tagihan dari bagian food & beverages yang kemudian akan
ditandatangani oleh tamu. Setelah nota tagihan tertandatangani, kemudian akan
diberikan kepada bagian front office untuk menjadi arsip pada saat tamu
melakukan check out. Pada saat transaksi, tamu dapat melakukan pembayaran
langsung atau dibayar nanti pada saat akan check out. Kemudian dari nota tagihan
yang dibuat oleh bagian food & beverages tadi, dapat dibuat laporan penjualan
food & beverages yang akan diberikan kepada manager hotel.
3.1.6 Document Flow Proses Check-Out
Penjelasan document flow proses check out terdiri dari 3 (tiga) entitas
yaitu tamu, front office, dan manager hotel. Tamu yang akan melakukan proses
check out akan menemui bagian front office terlebih dahulu. Kemudian akan ada
bagian housekeeping hotel yang akan datang ke kamar tamu untuk memeriksa
kamar dan pembelian mini bar yang terdapat di setiap kamar. Jika terdapat
pembelian terdapat mini bar bagian front office akan memberikan tagihan. Setelah
melakukan cek pada kamar, bagian front office akan melakukan perhitungan
tagihan tamu yang meliputi pemberian DP pada saat check in, lama inap tamu
selama di hotel, dan tagihan jika ada transaksi pemesanan food & beverages.
26
ManagerFront OfficeTamu
Mulai
Data No. Kamar
Mengecek Total Tagihan
Cek Penggunaan
Fasilitas Kamar
Ada Pembelian pada Mini Bar?
Membuatkan Tagihan Mini
Bar
Tagihan Mini Bar
Ya
Menghitung Lama Inap dan Cek DP
Nota Pembayaran
Data Tagihan
Permintaan Check Out
Permintaan Check Out
Meminta Data Kamar
Memberikan Data Nomor
Kamar
Permintaan Data Kamar
Permintaan Data Kamar
Data No. Kamar
Membuat Laporan
Pendapatan
Nota
2
SelesaiA
Nota Pembayaran
Laporan Pendapatan
Laporan Pendapatan
1
1
Tanda Tangan
Nota Pembayaran Tertanda tangan
(Lunas)
Gambar 3.5 Document Flow Proses Check Out
27
Kemudian nota total tagihan akan dibuatkan oleh bagian front office kepada tamu
dan menandatanganinya. Setelah pembayaran lunas bagian front office dapat
membuatkan laporan pendapatan yang akan diberikan kepada manager hotel.
3.2 Perancangan Sistem
Setelah dilakukan analisis terhadap sistem, langkah selanjutya adalah
perancangan sistem. Perancangan sistem ini dapat memberikan gambaran sistem
yang dibuat dengan menggunakan beberapa tahap yaitu :
1. System Flow Proses Autentifikasi.
2. System Flow Proses Menambah Kamar.
3. System Flow Proses Mengubah Data Kamar.
4. System Flow Proses Menambah Employee.
5. System Flow Proses Mengubah Data Employee.
6. System Flow Proses Reservasi.
7. System Flow Proses Pembatalan Reservasi.
8. System Flow Proses Check In.
9. System Flow Proses Food & Beverage.
10. System Flow Proses Check Out.
11. System Flow Proses Pembuatan Laporan.
12. Data Flow Diagram (DFD).
13. Entity Relationship Diagram (ERD).
14. Struktur tabel.
15. Perancangan input.
16. Perancangan output.
17. Perancangan interface.
28
18. Perancangan uji coba.
3.2.1 System Flow
System flow berikut terdapat 7 (tujuh) macam yaitu system flow proses
autentifikasi, system flow proses reservasi, system flow proses pembatalan
reservasi, system flow proses check in, system flow proses food & beverage dan
system flow proses check out dimana masing-masing terdapat beberapa proses dari
sistem:
a. System Flow Proses Autentifikasi
Gambar 3.6 merupakan system flow untuk autentifikasi, pada gambar ini
dijelaskan bagaimana pengguna melakukan proses login yaitu menjalankan
aplikasi kemudian sistem menampilkan form login dan pengguna memasukkan
username dan password. Setelah pengguna memasukkan username dan
password maka sistem akan mengecek dengan membaca data dari tabel
pegawai sehingga didapatkan hasil yang diperlukan, jika yang dimasukkan
antara username dan password tidak benar maka sistem akan kembali
menampilkan halaman form login. Jika benar maka sistem akan mengecek
apakah pengguna tersebut adalah admin atau pegawai. Jika pengguna adalah
admin maka sistem akan menampilkan halaman admin, sedangkan jika
pengguna adalah pegawai maka sistem akan menampilkan halaman pegawai.
29
SistemAdmin dan Front Office
Mulai
Username dan Password
Melakukan cek username dan
passwordEmployee
Benar?
Menampilkan halaman Admin
Menampilkan halaman Front
Office
Admin?
Halaman AdminHalaman Front
Office
Selesai
Tidak
Ya Tidak
Melakukan cek admin
Ya
Gambar 3.6 System Flow untuk mengecek autentifikasi pengguna
b. System Flow Proses Menambah Kamar
Gambar 3.7 merupakan system flow untuk menambah data master kamar. Pada
gambar ini dijelaskan alur mulai dari proses penginputan data kamar baru,
30
kemudian proses menyimpan kedalam tabel, dan proses menampilkan data
kamar.
SistemAdmin
Mulai
Data kamar
Menyimpan data kamar
Menampilkan data kamar
Kamar
Data kamar
Selesai
Gambar 3.7 System Flow untuk menambah data kamar
c. System Flow Proses Mengubah Data Kamar
Gambar 3.8 merupakan system flow untuk mengubah data kamar. Pada gambar
ini dijelaskan alur mulai dari proses memilih data kamar yang akan diubah,
kemudian proses menyimpan kedalam tabel, dan proses menampilkan data
kamar.
31
SistemAdmin
Mulai
Memilih kamar yang diubah
Menampilkan kamar yang diubah
Menyimpan data kamar yang diubah
KamarData kamar yangdiubah
Selesai
Mengubah data kamar
Menampilkan kamar yang diubah
Data Kamar
Gambar 3.8 System Flow untuk mengubah data kamar
d. System Flow Proses Menambah Employee
Gambar 3.9 merupakan system flow untuk menambah data master pegawai.
Pada gambar ini dijelaskan alur mulai dari proses penginputan data pegawai
baru, kemudian proses menyimpan kedalam tabel, dan proses menampilkan
data pegawai.
32
SistemAdmin
Menyimpan data profile employee
Mulai
Data employee
Employee
Selesai
Data Profile Employee
Menampilkan data profile employee
Gambar 3.9 System Flow untuk menambah data pegawai
e. System Flow Proses Mengubah Data Employee
Gambar 3.10 merupakan system flow untuk mengubah data pegawai. Pada
gambar ini dijelaskan alur mulai dari proses memilih data pegawai yang akan
diubah, kemudian proses menyimpan kedalam tabel, dan proses menampilkan
data pegawai.
33
SistemAdmin
Memilih employee yang diubah
Mengubah data employee
Menampilkan employee yang
diubah
Employee
Menyimpan data employee yang
diubah
Menampilkan employee yang
diubah
Data employee yang diubah
Data employee
Selesai
Mulai
Gambar 3.10 System Flow untuk mengubah data pegawai.
f. System Flow Proses Reservasi
Proses reservasi dilakukan oleh tamu. Seperti terdapat pada Gambar 3.11
dalam system flow proses reservasi pada Hotel Pondok Asri Surabaya terdapat
3 (tiga) bagian eksternal entity yang berinteraksi yaitu tamu, front office dan
sistem.
34
SistemFront OfficeTamu
Mulai
Mencetak bukti reservasi
Tanda Bukti ReservasiTanda Bukti
Reservasi
Tanda Bukti Reservasi
1
2
2
Selesai
Data Kamar
Menginput data reservasi
A
Kamar
Reservasi
Menginput status kamar
Menampilkan data kamar
Meyimpan data reservasi
Mengupdate status kamar
Mencetak bukti reservasi
Gambar 3.11 System Flow Proses Reservasi
Dimulai dari bagian front office melakukan penginputan permintaan status
kamar yang tersedia untuk tamu yang akan memesan kamar. Kemudian dari
35
sistem akan menampilkan kamar yang statusnya tersedia mengambil data dari
database kamar. Jika tamu jadi melakukan reservasi atau pemesanan kamar,
front office akan mencatat dan menginputkan data pesanan tamu untuk
reservasi kamar yang akan tersimpan dalam database reservasi. Kemudian
sistem akan menyimpan dan melakukan cetak bukti reservasi yang akan
diberikan kepada tamu sebagai bukti untuk melakukan check in.
g. System Flow Proses Pembatalan Reservasi
Proses pembatalan reservasi dilakukan oleh tamu. Seperti terdapat pada
Gambar 3.12 dalam system flow proses pembatalan reservasi pada Hotel
Pondok Asri Surabaya terdapat 3 (tiga) bagian eksternal entity yang
berinteraksi yaitu tamu, bagian front office dan sistem. Dimulai dari front office
yang melakukan input nomor reservasi dari tamu yang hendak melakukan
pembatalan. Kemudian dari database reservasi yang telah tersimpan, sistem
akan menampilkan form dari tamu yang akan melakukan reservasi. Front office
melakukan update status dari reservasi menjadi batal yang kemudian akan
tersimpan pada database reservasi. Kemudian front office akan mencetak bukti
pembatalan reservasi tersebut kepada tamu. Kemudian bagian front office juga
mengembalikan status kamar yang telah di reservasi menjadi kosong atau siap
huni kembali pada master kamar. Informasi pembatalan akan diberikan kepada
tamu.
36
SistemFront OfficeTamu
Mulai
Mencetak bukti pembatalan
reservasi
Bukti pembatalan reservasi
Selesai
Update Status Reservasi
Menampilkan Transaksi Reservasi
Data Reservasi
ReservasiMenginput nomor
reservasi
Merubah status reservasi jadi batal
Gambar 3.12 System Flow Proses Pembatalan Reservasi
h. System Flow Proses Check In
Pada Gambar 3.13 dalam system flow proses check in pada Hotel Pondok Asri
Surabaya terdapat 3 (tiga) bagian eksternal entity yang berinteraksi yaitu tamu,
bagian front office dan sistem. Proses dimulai dari tamu yang datang ke hotel
untuk melakukan permintaan check in yang ditangani oleh bagian front office.
Bagian front office akan menanyakan kepada tamu apakah sudah pernah
melakukan reservasi sebelumnya. Tamu yang telah melakukan reservasi
sebelumnya akan diminta menyerahkan tanda bukti reservasi. Bagian front
37
office akan meminta kartu identitas tamu untuk mencatat data lengkap tamu di
formulir registrasi check in. Bagian front office juga akan menginputkan ke
dalam master check in.
SistemFront OfficeTamu
Mulai
Menginput reservasi
Mengecek status reservasi
Reservasi
Data reservasi
Menginput data check in & data
pelanggan
Menyimpan & merubah status
pelanggan
Ya
Tamu
Menginput data status kamar
Menampilkan data kamar
Data Kamar
Kamar
Mencetak data check in
Mencetak data check in
Data Check In
Ada reservasi?Tidak
Selesai
Gambar 3.13 System Flow Proses Check In
38
Tamu yang belum melakukan reservasi akan diberikan data ketersediaan
kamar, jika kamar yang diinginkan oleh tamu tersedia, bagian front office akan
menginputkan data kamar yang diinginkan oleh tamu ke dalam master kamar
dan master check in. Setelah itu akan dilanjutkan ke dalam proses registrasi
check in.Bagian front office akan meminta kartu identitas tamu untuk mencatat
data lengkap tamu di formulir registrasi check in. Bagian front office juga
menangani tamu yang ingin membayar DP pada saat melakukan check in.
i. System Flow Proses Food & Beverage
Pada Gambar 3.14 dalam system flow proses food & beverages pada Hotel
Pondok Asri Surabaya terdapat 4 (empat) bagian eksternal entity yang
berinteraksi yaitu tamu, bagian front office, bagian food & beverages dan
sistem. Proses pencatatan tagihan di bagian food & beverages dimulai dari
tamu yang melakukan transaksi di bagian food & beverages yaitu resto dan
cafe hotel. Tamu menghubungi bagian food & beverages untuk melakukan
pesanan makanan dan minuman. Kemudian bagian food & beverages
melakukan cek pada master food & beverages kemudian memberikan menu
makanan dan minuman beserta harganya. Pesanan tamu akan diinputkan pada
master transaksi food & beverages dan akan mendapatkan nota tagihan dari
bagian food & beverages yang kemudian akan ditandatangani oleh tamu.
Setelah nota tagihan tertandatangani, kemudian akan diberikan kepada bagian
front office untuk menjadi arsip pada saat tamu melakukan check out. Pada saat
transaksi, tamu dapat melakukan pembayaran langsung atau dibayar nanti pada
saat akan check out.
39
Food & Beverage SistemFront OfficeTamu
Mulai
Menampilkan Menu
Data Food & Beverage
ASelesai
Food & BeverageMenginputkan
menu
Menginput pesanan pelanggan
Menyimpan Transaksi Food &
Baverage
Transaksi Food & Beverage
Membuat Tagihan
Tagihan Food & Beverage
Tagihan Food & Beverage
Mencetak tagihan
12
Gambar 3.14 System Flow Proses Food & Beverage
j. System Flow Proses Check Out
Penjelasan system flow proses check out pada Gambar 3.15 terdiri dari 3 (tiga)
entitas yaitu tamu, front office, dan manager Hotel. Tamu yang akan
melakukan proses check out akan menemui bagian front office terlebih dahulu.
Kemudian akan ada bagian housekeeping hotel yang akan datang ke kamar
tamu untuk memeriksa kamar dan pembelian mini bar yang terdapat di setiap
kamar.
40
SistemFront OfficeTamu
Mulai
Menampilkan Data Kamar
Selesai
Data Kamar
Rekap data pelanggan
Membuat Nota Pembayaran
Reservasi
Transaksi Food & Beverage
Menginput data check in pelanggan
Menghitung total tagihan pelanggan
Total tagihan pelanggan
Tamu
Membuat Nota Pembayaran
Nota Pembayaran
Nota Pembayaran
Menginput update kamar
Mengupdate status kamar
A
Kamar
1
2
Gambar 3.15 System Flow Proses Check Out
41
Setelah melakukan cek pada kamar, bagian front office akan melakukan
perhitungan tagihan tamu dari master check in yang meliputi pemberian DP
pada saat check in, lama inap tamu selama di hotel, dan tagihan pada transaksi
food & beverages jika ada transaksi pemesanan food & beverages. Kemudian
nota total tagihan akan dibuatkan oleh bagian front office kepada tamu dan
menandatanganinya. Setelah pembayaran lunas bagian front office dapat
membuatkan laporan pendapatan yang akan diberikan kepada manager hotel.
k. System Flow Proses Pelaporan
Proses ini ditujukan kepada manager hotel. Manager hotel menginginkan rekap
laporan apa yang dibutuhkann, misal laporan data check in tamu periode
bulanan atau mingguan atau harian, atau laporan data tamu yang menginap
pada hotel. Setelah dilakukan pemilihan query jenis laporan oleh manager
hotel, maka oleh sistem akan diambil data dari masing-masing database di
bagian yang dibutuhkan untuk menampilkan rekap laporan sesuai dengan jenis
laporan berdasarkan query yang telah diminta oleh manager hotel. Setelah itu
laporan dapat dicetak untuk diserahkan pada manager hotel.
42
Front Office ManagerSistem
Reservasi
Kamar
Tamu
Rekap Laporan
Cetak Rekap Laporan Menurut
Query
Mulai
Laporan Check In
Laporan Reservasi
Laporan Pembatalan Reservasi
Laporan Data Kamar
Memilih laporan yang akan dicetak
Selesai
Laporan Data Pelanggan
Gambar 3.16 System Flow Proses Pelaporan
43
3.2.2 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) menggambarkan aliran data yang terjadi di
dalam sistem, sehingga dengan dibuatnya DFD ini akan terlihat arus data yang
mengalir dalam rancang bangun sistem informasi pelayanan hotel ini.
a. Context Diagram
Context diagram rancang bangun sistem informasi pelayanan hotel terdapat
4 (empat) entitas yaitu: tamu, admin, front office, dan manajer. Masing–
masing dari entity tersebut memberikan input dan sistem mengeluarkan
output yang berupa laporan atau lainnya. Pada proses rancang bangun
sistem informasi pelayanan hotel dimulai dari proses permintaan reservasi
atau permintaan check in dari tamu, kemudian sistem melakukan cek data
kamar yang tersedia.
Gambar 3.17 Context Diagram Sistem Informasi Pelayanan pada Hotel Pondok
Asri Surabaya
Data Tag ihan Tamu
Data Master Tamu
Data Identitas Tamu
Data User Admin
Data Master Pegawai
Data Master Food & Beverag es
Data Master Kamar
Data User Front Office
Data Pembatalan Reservasi
Data Check In
Laporan Transaksi
Laporan Kamar
Laporan Check In
Laporan Reservasi
Data Reservasi
Informasi KamarBukti Reservasi
Nomor Kamar
Nota Tag ihan
Permintaan Check In
Permintaan Pembatalan Reservasi
Permintaan Reservasi
0
Sistem Informasi
Pelayanan pada Hotel
Pondok Asri Surabaya
+
Tamu
Front Office
Manag er
Admin
44
Sistem juga melakukan pencatatan identitas tamu dan pesanan kamar yang
diinginkan oleh tamu. Tamu juga dapat melakukan transaksi yang ada pada
servis hotel. Context Diagram ini kemudian didekomposisi ke level yang
lebih rendah. Context Diagram Rancang Bangun Sistem Informasi
Pelayanan pada Hotel Pondok Asri Surabaya dapat dilihat pada Gambar
3.17.
b. Diagram Berjenjang
Diagram berjenjang adalah sebuah bagan yang menggambarkan proses-
proses yang ada dan mendukung suatu aplikasi. Gambar 3.18 akan
menjelaskan diagram berjenjang dari aplikasi rancang bangun system
informasi pelayanan yang selanjutnya akan dijadikan acuan dalam
mendesain data flow diagram. Seluruh proses yang terbentuk merupakan
penjabaran dari masing-masing proses diatasnya dan semuanya telah
tergambar jelas pada context diagram. Adapun secara garis besar, diagram
berjenjang yang membangun aplikasi dapat digambarkan pada gambar 3.18.
c. DFD Level 0 Rancang Bangun Sistem Informasi Pelayanan Hotel Pondok
Asri Surabaya
Setelah Context Diagram sistem informasi penjualan dan pembelian
didekomposisikan maka akan didapat DFD level 0 yang terdiri dari 7 (tujuh)
subproses, yaitu :
45
0
Rancang Bangun Sistem Informasi Pelayanan
pada Hotel Pondok Asri Surabaya
1
Melakukan cek autentifikasi
pengguna
5
Melakukan Check In
3
Melakukan reservasi
4
Melakukan pembatalan
reservasi
1.1
Melakukan cek username dan
password
1.2
Menampilkan Halaman Admin
5.1
Melakukan pengecekan
reservasi
5.3
Melakukan cetak data
check in
3.1
Melakukan input data reservasi
3.2
Melakukan cetak bukti reservasi
7.1
Melakukan cetak laporan
reservasi
7.2
Melakukan cetak laporan
check in
5.2
Melakukan input data
check in
4.1
Melakukan pengecekan
reservasi
2
Mengelola data master
2.1
Master employee
4.2
Melakukan update status
reservasi
2.2
Master tamu
2.3
Master kamar
6
Melakukan Pembayaran &
Check Out
2.4
Master food & beverage
7
Membuat Laporan
6.1
Melakukan hitung total
tagihan
6.2
Melakukan cetak nota total
tagihan
1.3
Menampilkan Halaman FO
7.1
Melakukan cetak laporan
kamar
7.1
Melakukan cetak laporan
transaksi
Gambar 3.18 Diagram Berjenjang
1. Proses mengecek autentifikasi pengguna. Proses ini digunakan untuk
melakukan pengecekan pengguna aplikasi.
2. Proses maintenance data master. Proses ini digunakan untuk input dan
mengubah data master tamu, data master kamar, data master pegawai,
dan data master food & beverages. Dimana data-data ini digunakan
sebagai masukan pada proses lainnya.
46
3. Proses reservasi, proses berisi entitas tamu dimana sistem akan
menginputan proses permintaan reservasi dari tamu. Setelah proses
diinputkan tamu akan mendapatkan tanda bukti reservasi. Tamu juga
dapat melakukan proses pembatalan reservasi.
4. Proses pembatalan reservasi, merupakan proses mengubah data tamu
yang sebelumnya berstatus reservasi menjadi batal atas permintaan
tamu yang membatalkan menginap di hotel.
5. Proses check in, merupakan proses penyimpanan data check in tamu,
dari yang telah reservasi terlebih dahulu atau tamu yang langsung
datang ke hotel untuk melakukan check in.
6. Proses pembayaran & check out proses ini digunakan untuk menangani
pembayaran dan permintaan check out berdasarkan nomor kamar yang
ditempati tamu setelah dilakukan perhitungan total tagihan selama
menginap.
7. Proses pembuatan laporan yaitu berupa pembuatan laporan-laporan
harian yang akan diberikan kepada manager sebagai informasi traffic
hotel.
Penjelasan lebih lengkap mengenai DFD Level 0 dilihat pada Gambar
3.19.
47
Flow_4124
Flow_4122
Update S tatus
Tipe Tamu
Job
Status Kamar
Harga Kamar
Reservasi
Reservasi
Pembayaran
Tamu
Kamar
Transaksi FB
Pembayaran
Tamu
Reservasi
Data Tagihan Tamu
Reservasi
Data Login (FO)
Data Master T amu
Data Login (FO)
Pembayaran
Negara
Data Pegawai
Tamu
Tipe kamar
Kamar
List FB
Nota Tagihan
Laporan Reservasi
Laporan Check In
Laporan Kamar
Laporan Transaksi
Data Reservasi
Informasi Kamar
Data Check In
Data Pembatalan Reservasi
Data Identitas Tamu
Permintaan Check In
Nomor Kamar
Bukti Reservasi
Data Login (FO)
Data Login (FO)
Permintaan Reservasi
Permintaan Pembatalan Reservasi
Data Login (FO)
Pembayaran
Tamu
Reservasi
Tipe Kamar
Negara
Kamar
Data Master T amu
Data Master T ipe Kamar
Data Master Negara
Data Login (admin)
data master fb
Data Master Kamar
Data Master Pegawai
Data Master Kamar
Data Master Food & Beverages
Data Master Pegawai
Data User Front Office
Data User Admin
Tamu
Manager
1
Mengecek Autentifikasi
Pengguna
+
2
Mengelola Data Master
+
3
Reservasi
+
4
Pembatalan Reservasi
+
5
Check In
+
6
Pembayaran & Check Out
+
7
Pembuatan Laporan
+
Front Office
Admin
1 Pegawai
2 Kamar
3Food &
Beverages
4 Negara
7 Tipe Kamar
8 Reservasi
12Transaksi Food &
Beverages
13 Pembayaran
11 Tamu
14 Harga Kamar
15 Status Kamar
16 Job
17 Tipe Tamu
Gambar 3.19 DFD Level 0 Rancang Bangun Sistem Informasi Pelayanan pada
Hotel Pondok Asri Surabaya
d. DFD Level 1 Subproses Autentifikasi Pengguna
DFD level 1 subproses autentifikasi pengguna yaitu proses ini digunakan
untuk melakukan pengecekan pengguna aplikasi. Karena pengguna aplikasi
ini dibagi menjadi dua, yaitu admin dan front office.
48
Gambar 3.20 DFD Level 1 subproses Autentifikasi Pengguna
e. DFD Level 1 Subproses Maintenance Data Master
DFD level 1 subproses maintenance data master yaitu berupa proses
maintenance data tamu, maintenance data pegawai, maintenance data
kamar, maintenance data food & beverage, dan maintenance data
pembayaran. DFD level 1 Subproses Maintenance Penjelasan lebih lanjut
dapat dilihat pada Gambar 3.21
[Data Log in (FO)]
[Data Pegawai]
[Data Log in (FO)]
[Data Log in (FO)]
[Data Log in (FO)]
[Data Log in (FO)][Data Log in (admin)]
Data FOData Admin
[Data User Admin]
[Data User Front Office]
Front
Office
Admin
1 Peg awai
Meng elola Data Master
Reservasi
Pembatalan Reservasi
Check In
Pembayaran & Check Out
1.1
Melakukan cek
Username & Password
1.2
Menampilkan
Halaman Admin
1.3
Menampilkan
Halaman FO
Pembuatan Laporan
49
Gambar 3.21 DFD Level 1 Subproses Maintenance Data Master
f. DFD Level 1 Subproses Reservasi
Proses ini berisi entitas tamu dimana sistem akan melakukan input proses
permintaan reservasi dari tamu. DFD level 1 Subproses Reservasi memiliki 2
(dua) proses di dalam subsistem reservasi yaitu:
1. Penginputan data reservasi, merupakan proses yang diawali dari tamu
yang melakukan permintaan reservasi kamar hotel yang disimpan
damalm data store reservasi.
2. Mencetak bukti, merupaka proses memberikan tanda bukti reservasi
kepada tamu untuk melakukan check in pada hari yang telah ditentukan.
[Harg a Kamar]
[Tipe Tamu]
[Status Kamar]
[Job][Data Log in (admin)]
[Data Master Tamu]
[Data Master Kamar]
[Data Master Food & Beverages]
[Data Master Tamu]
[Data Master Tipe Kamar]
[Data Master Negara]
[data master fb]
[Data Master Kamar]
[Data Master Peg awai]
[Data Master Peg awai]
Admin
1 Peg awai
2 Kamar
3Food &
Beverages
Meng ecek Autentifikasi Pengg una
4 Neg ara
7 Tipe Kamar
11 Tamu
2.1
Master
Employee
2.2
Master Tamu
2.3
Master Kamar
2.4
Master Food &
Beverages
14 Harg a Kamar
15 Status Kamar
16 Job
17 Tipe Tamu
50
Gambar 3.22 DFD Level 1 Subproses Reservasi
g. DFD Level 1 Subproses Pembatalan Reservasi
Proses ini merupakan proses mengubah data tamu yang sebelumnya
berstatus reservasi menjadi batal atas permintaan tamu yang membatalkan
menginap di hotel.
Gambar 3.23 DFD Level 1 Subproses Pembatalan Reservasi
[Harg a Kamar]
[Status Kamar]
Cetak
[Bukti Reservasi]
[Permintaan Reservasi]
[Informasi Kamar]
[Data Reservasi]
[Pembayaran]
[Reservasi]
[Tipe Kamar]
[Neg ara]
[Kamar]
[Tamu]
[Data Log in (FO)]
2 Kamar
4 Neg ara
7 Tipe Kamar
8 Reservasi
11 Tamu
13 Pembayaran
Meng ecek Autentifikasi Pengg una
Tamu
Front
Office
3.1
Melakukan input Data Reservasi
3.2
Mencetak Bukti
Reservasi
14 Harg a Kamar
15 Status Kamar
[Update Status]
[Reservasi]
Update
[Data Log in (FO)]
[Data Pembatalan Reservasi]
[Permintaan Pembatalan Reservasi]
Tamu
Meng ecek Autentifikasi Pengg una
Front
Office
4.1
Melakukan
Peng ecekan Reservasi
4.2
Meng update Status
Reservasi
8 Reservasi
51
h. DFD Level 1 Subproses Check In
DFD level 1 Subproses Check In memiliki 3 (tiga) proses di dalam subsistem
check in yaitu:
1. Proses cek bukti reservasi, merupakan proses yang diawali dari dari
sistem yang melakukan cek pada data store reservasi tamu untuk
melakukan check in.
2. Penginputan data check in, merupakan proses tamu melakukan
permintaan check in kamar hotel yang disimpan dalam data store check
in tamu.
3. Mencetak data check in.
Gambar 3.24 DFD Level 1 Subproses Check In
Simpan Data
Input Data
[Pembayaran]
[Neg ara]
[Tamu]
[Tipe kamar]
[Kamar]
[Reservasi]
[Data Check In][Permintaan Check In]
[Data Identitas Tamu]
[Nomor Kamar]
[Data Log in (FO)]
Meng ecek Autentifikasi Pengg una
Tamu
Front
Office
2 Kamar
7 Tipe Kamar
11 Tamu
4 Neg ara
13 Pembayaran
5.1
Melakukan
Peng ecekan
Reservasi
5.2
Melakukan input
Data Check In
5.3
Mencetak Data
Check In
8 Reservasi
52
i. DFD Level 1 Subproses Pembayaran & Check Out
DFD level 1 Subproses Pembayaran & Check Out memiliki 2 (dua) proses
di dalam subsistem pembayaran & check out yaitu:
1. Menghitung Tagihan Tamu, merupakan proses mebuat tagihan kepada
tamu atas transaksi mulai dari check in, pesanan menu food & beverage
yang dilakukan oleh tamu.
2. Mencetak Nota Pembayaran, merupakan proses mebuat tagihan kepada
tamu atas semua layanan saat tamu melakukan check in hingga check
out.
Gambar 3.25 DFD Level 1 Subproses Pembayaran & Check Out
j. DFD Level 1 Subproses Pembuatan Laporan
DFD level 1 Subproses Pembuatan Laporan memiliki 4 (empat) proses di
dalam subsistem pembuatan laporan yaitu:
1. Membuat laporan reservasi, merupakan proses membuat laporan yang
diambil dari data store reservasi tamu.
Mencetak
[Data Log in (FO)]
[List FB]
[Pembayaran]
[Tamu]
[Reservasi]
[Data Tagihan Tamu]
[Nota Tagihan]Tamu
12Transaksi Food &
Beverages
Meng ecek Autentifikasi Pengg una
6.1
Melakukan
perhitung an
Total Tag ihan
6.2
Mencetak Total
Tag ihan
Front
Office
8 Reservasi
11 Tamu
13 Pembayaran
53
2. Membuat laporan check in, merupakan proses membuat laporan tentang
pembatalan reservasi tamu dari data store pembatalan reservasi.
3. Membuat laporan kamar, merupakan proses membuat laporan kepada
manager mengenai data kamar hotel yang diambil dari data store kamar.
4. Membuat laporan transaksi, merupakan proses membuat laporan
pembayaran check out tamu dan transaksi lainnya.
Gambar 3.26 DFD Level 1 Subproses Pembuatan Laporan
3.2.3 Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram digunakan untuk menginterpretasikan,
menentukan, dan mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan untuk sistem
pemrosesan database. ERD menyediakan bentuk untuk menunjukkan struktur
keseluruhan kebutuhan data dari pemakai. Dalam ERD, data tersebut
digambarkan dengan menggunakan simbol entitas.
[Data Log in (FO)]
[Laporan Transaksi]
[Laporan Kamar]
[Laporan Check In]
[Laporan Reservasi]
[Tamu]
[Pembayaran]
[Transaksi FB]
[Kamar]
[Reservasi]
Manag er
Manag er
Manag er
Manag er
Meng ecek Autentifikasi Pengg una
12Transaksi Food &
Beverages
2 Kamar
11 Tamu
13 Pembayaran
8 Reservasi
7.1
Mencetak Laporan
Reservasi
7.2
Mencetak Laporan
Check In
7.3
Mencetak Laporan
Kamar
7.4
Mencetak Laporan
Transaksi
54
Rancang Bangun Sistem Informasi Pelayanan pada Hotel Pondok Asri
Surabaya memiliki entitas yang saling tekait untuk menyediakan data yang
dibutuhkan oleh sistem yang disajikan dalam bentuk conceptual data model
(CDM) dan physical data model (PDM).
a. Conceptual Data Model
Conceptual Data Model (CDM) menggambarkan secara keseluruhan konsep
struktur basis data yang di rancang untuk suatu program atau aplikasi. Pada
CDM belum tergambar jelas bentuk tabel-tabel penyusun basis data beserta
field-field yang terdapat pada setiap tabel. Tabel-tabel penyusun tersebut
sudah mengalami relationship atau hubungan tetapi tidak terlihat pada kolom
yang mana hubungan antar tabel tersebut. Pada CDM juga sudah
didefinisikan kolom mana yang menjadi primary key. Adapun CDM yang
dirancang untuk aplikasi dapat dilihat pada Gambar 3.27.
Gambar 3.27 CDM Rancang Bangung Sistem Informasi Pelayanan pada Hotel
Pondok Asri Surabaya
Memiliki
Memiliki
Memiliki
Memiliki
Memiliki
Menyediakan
Menyediakan
Menangani
Menangani
Menangani
Melakukan
Memiliki
Memiliki
Peg awai
kd_peg awai
nm_peg awai
jenis_kelamin
tgl_lahir
alamat
identitas
no_telp
hire_date
status_pegawai
password
hak_akses
Kamar
kd_kamar
nomor_kamar
keterang an
availibility
floor
Food & Beverages
kd_food_beverag es
nm_food_beverag es
harga_food_beverages
Neg ara
kd_neg ara
nm_neg ara
Tipe Kamar
kd_tipe_kamar
nm_tipe_kamar
deskripsi
Reservasi
kd_reservasi
tgl_reservasi
tgl_masuk
tgl_keluar
dp
keterang an
pembatalan
lama_inap
dewasa
anak_anak
Transaksi Food & Beverag es
kd_transaksi_fb
tgl_transaksi
total_pembelian
kuantitiPembayaran
kd_pembayaran
sisa_dp
total_tag ihan
dp
status_pembayaran
tipe_pembayaran
Tamu
kd_tamu
nm_tamu
jenis_kelamin
tgl_lahir
alamat
identitas
no_telp
kota
postal_code
propinsi
Harg a Kamar
id_harg a
kode_tipe_harg a
tipe_harg a
harga
Status Kamar
kode_status
status_kamar
Job
kode_job
keterang an
Tipe Tamu
id_tipe_tamu
tipe_tamu
55
b. Physical Data Model
Physical Data Model (PDM) menggambarkan secara detail konsep rancangan
struktur basis data yang dirancang untuk suatu program aplikasi. PDM
merupakan hasil generate dari Conceptual Data Model (CDM). Pada PDM
tergambar jelas tabel-tabel penyusun basis data beserta field-field yang
terdapat pada setiap tabel. Adapun PDM untuk aplikasi dapat dilihat pada
Gambar 3.28.
Gambar 3.28 PDM Rancang Bangun Sistem Informasi Pelayanan pada Hotel
Pondok Asri Surabaya
KD_KAMAR = KD_KAMAR
KD_KAMAR = KD_KAMAR
KD_KAMAR = KD_KAMAR
KD_FOOD_BEVERAGES = KD_FOOD_BEVERAGES
ID_TIPE_TAMU = ID_T IPE_TAMU
KD_RESERVASI = KD_RESERVASI
KD_RESERVASI = KD_RESERVASI
KD_PEMBAYARAN = KD_PEMBAYARAN
KD_PEGAWAI = KD_PEGAWAI
KD_PEGAWAI = KD_PEGAWAI
KD_TAMU = KD_TAMU
KODE_JOB = KODE_JOB
KD_NEGARA = KD_NEGARA
PEGAWAI
KD_PEGAWAI varchar(10)
KODE_JOB varchar(10)
NM_PEGAWAI varchar(50)
JENIS_KELAMIN varchar(10)
TGL_LAHIR date
ALAMAT varchar(50)
IDENTITAS varchar(20)
NO_TELP integer
HIRE_DATE date
STATUS_PEGAWAI varchar(10)
PASSWORD varchar(10)
HAK_AKSES varchar(10)
KAMAR
KD_KAMAR varchar(10)
KD_RESERVASI varchar(10)
NOMOR_KAMAR integer
KETERANGAN varchar(50)
AVAILIBILITY varchar(10)
FLOOR integer
FOOD___BEVERAGES
KD_FOOD_BEVERAGES varchar(10)
KD_RESERVASI varchar(10)
NM_FOOD_BEVERAGES varchar(50)
HARGA_FOOD_BEVERAGES integer
NEGARA
KD_NEGARA varchar(10)
NM_NEGARA varchar(50)
TIPE_KAMAR
KD_TIPE_KAMAR varchar(10)
KD_KAMAR varchar(10)
NM_TIPE_KAMAR varchar(20)
DESKRIPSI varchar(50)
RESERVASI
KD_RESERVASI varchar(10)
KD_TAMU varchar(10)
KD_PEGAWAI varchar(10)
TGL_RESERVASI date
TGL_MASUK date
TGL_KELUAR date
DP integer
KETERANGAN varchar(50)
PEMBATALAN varchar(20)
LAMA_INAP integer
DEWASA integer
ANAK_ANAK integer
TRANSAKSI_FOOD___BEVERAGES
KD_TRANSAKSI_FB varchar(10)
KD_PEMBAYARAN varchar(10)
KD_FOOD_BEVERAGES varchar(10)
TGL_TRANSAKSI date
TOTAL_PEMBELIAN integer
KUANTITI integer
PEMBAYARAN
KD_PEMBAYARAN varchar(10)
KD_PEGAWAI varchar(10)
SISA_DP integer
TOTAL_TAGIHAN integer
DP integer
STATUS_PEMBAYARAN varchar(10)
TIPE_PEMBAYARAN varchar(10)
TAMU
KD_TAMU varchar(10)
KD_NEGARA varchar(10)
ID_TIPE_TAMU varchar(10)
NM_TAMU varchar(50)
JENIS_KELAMIN varchar(10)
TGL_LAHIR date
ALAMAT varchar(50)
IDENTITAS varchar(20)
NO_TELP integer
EMAIL varchar(20)
KOTA varchar(20)
POSTAL_CODE integer
PROPINSI varchar(20)
HARGA_KAMAR
ID_HARGA varchar(10)
KD_KAMAR varchar(10)
KODE_TIPE_HARGA varchar(10)
TIPE_HARGA varchar(10)
HARGA integer
STATUS_KAMAR
KODE_STATUS varchar(10)
KD_KAMAR varchar(10)
STATUS_KAMAR varchar(20)
JOB
KODE_JOB varchar(10)
KETERANGAN varchar(50)
TIPE_TAMU
ID_TIPE_TAMU varchar(10)
TIPE_TAMU varchar(50)
56
3.2.4 Struktur Tabel
Berikut ini adalah rancangan seluruh tabel yang digunakan dalam
aplikasi:
1. Tabel Tamu
Primary Key : Kd_Tamu
Foreign Key : Kd_Negara
Fungsi : Menyimpan data tamu.
Tabel 3.1 Tabel Tamu
No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan
PK FK Tabel Asal
1 Kd_Tamu Varchar 10 √
2 Kd_Negara Varchar 10 √ Negara
3 Kota Varchar 20
4 Propinsi Varchar 20
5 Nm_Tamu Varchar 50
6 Jenis_Kelamin Varchar 10
7 Tgl_Lahir Date
8 Alamat Varchar 50
9 Identitas Varchar 20
10 Id_Tipe_Tamu Varchar 10 √ Tipe Tamu
11 No_Telp Integer
12 Email Varchar 20
2. Tabel Negara
Primary Key : Kd_Negara
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data negara.
Tabel 3.2 Tabel Negara
No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan
PK FK Tabel Asal
1 Kd_Negara Varchar 10 √
2 Nm_Negara Varchar 20
57
3. Tabel Tipe Tamu
Primary Key : Id_Tipe_Tamu
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data tipe tamu.
Tabel 3.3 Tabel Tipe Tamu
No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan
PK FK Tabel Asal
1 Id_Tipe_Tamu Varchar 10 √
2 Tipe_Tamu Varchar 30
4. Tabel Job
Primary Key : Kd_Job
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data job.
Tabel 3.4 Tabel Job
No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan
PK FK Tabel Asal
1 Kd_Job Varchar 10 √
2 Keterangan Varchar 30
5. Tabel Kamar
Primary Key : Kd_Kamar
Foreign Key : Kd_Tipe_Kamar
Fungsi : Menyimpan data kamar.
Tabel 3.5 Tabel Kamar
No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan
PK FK Tabel Asal
1 Kd_Kamar Varchar 10 √
2 Kd_Tipe_Kamar Varchar 10 √ Tipe Kamar
3 Nomor_Kamar Integer
4 Availibility Varchar 20
58
No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan
PK FK Tabel Asal
5 Floor Integer
6 Keterangan Varchar 50
6. Tabel Tipe Kamar
Primary Key : Kd_Tipe_Kamar
Foreign Key : Kd_Kamar
Fungsi : Menyimpan data tipe kamar.
Tabel 3.6 Tabel Tipe Kamar
No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan
PK FK Tabel Asal
1 Kd_Tipe_Kamar Varchar 10 √
2 Kd_Kamar Varchar 10 √ Kamar
3 Nm_Tipe_Kanmar Varchar 20
4 Deskripsi Varchar 50
7. Tabel Reservasi
Primary Key : Kd_Reservasi
Foreign Key : Kd_Tamu, Kd_Pegawai
Fungsi : Menyimpan data reservasi.
Tabel 3.7 Tabel Reservasi
No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan
PK FK Tabel Asal
1 Kd_Reservasi Varchar 10 √
2 Kd_Tamu Varchar 10 √ Tamu
3 Kd_Pegawai Varchar 10 √ Pegawai
4 Tgl_Reservasi Date
5 Tgl_Masuk Date
6 Tgl_Keluar Date
7 DP Integer
8 Keterangan Varchar 50
9 Pembatalan Varchar 20
10 Lama_Inap Integer
59
No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan
PK FK Tabel Asal
11 Dewasa Integer
12 Anak_anak Integer
8. Tabel Status Kamar
Primary Key : Kd_Status
Foreign Key : Kd_Kamar
Fungsi : Menyimpan data status kamar.
Tabel 3.8 Tabel Status Kamar
No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan
PK FK Tabel Asal
1 Kd_Status Varchar 10 √
2 Kd_ Kamar Varchar 10 √ Kamar
3 Status_Kamar Varchar 20
9. Tabel Harga Kamar
Primary Key : Id_Harga
Foreign Key : Kd_Kamar
Fungsi : Menyimpan data harga kamar.
Tabel 3.9 Tabel Harga Kamar
No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan
PK FK Tabel Asal
1 Id_Harga Varchar 10 √
2 Kd_ Kamar Varchar 10 √ Kamar
3 Kd_Tipe_Harga Varchar 10
4 Tipe_Harga Varchar 20
5 Harga Integer
10. Tabel Food & Beverage
Primary Key : Kd_ Food_Beverage
Foreign Key : Kd_Reservasi
60
Fungsi : Menyimpan data food & beverage.
Tabel 3.10 Tabel Food & Beverage
No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan
PK FK Tabel Asal
1 Kd_Food_Beverage Varchar 10 √
2 Kd_Reservasi Varchar 10 √ Reservasi
3 Nm_Food_Beverage Varchar 50
4 Harga_Food_Beverage Integer
11. Tabel Transaksi Food & Beverage
Primary Key : Kd_Transaksi_FB
Foreign Key : Kd_Pembayaran, Kd_Food_Beverages
Fungsi : Menyimpan data transaksi food & beverage.
Tabel 3.11 Tabel Transaksi Food & Beverage
No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan
PK FK Tabel Asal
1 Kd_Transaksi_FB Varchar 10 √
2 Kd_Pembayaran Varchar 10 √ Pembayaran
3 Kd_Food_Beverages Varchar 10 √ FB
4 Total_Pembelian Integer
5 Tgl_Transaksi_FB Date
6 Kuantiti Integer
12. Tabel Pegawai
Primary Key : Kd_Pegawai
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data pegawai.
Tabel 3.12 Tabel Pegawai
No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan
PK FK Tabel Asal
1 Kd_Pegawai Varchar 10 √
2 Nm_Pegawai Varchar 50
3 Jenis_Kelamin Varchar 10
61
No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan
PK FK Tabel Asal
4 Tgl_Lahir Date
5 Alamat Varchar 50
6 Identitas Varchar 20
7 No_Telp Varchar 15
8 Jabatan Varchar 20
13. Tabel Pembayaran
Primary Key : Kd_Pembayaran
Foreign Key : Kd_Pegawai
Fungsi : Menyimpan data pembayaran.
Tabel 3.13 Tabel Pembayaran
No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan
PK FK Tabel Asal
1 Kd_Pembayaran Varchar 10 √
2 Kd_Pegawai Varchar 10 √ Pegawai
3 Sisa DP Integer
4 DP Integer
5 Status_Pembayaran Varchar 10
6 Total_Tagihan Integer
3.2.5 Perancangan Interface
Pada tahap ini dilakukan perancangan input/output untuk berinteraksi
antara user dengan sistem. Desain antar muka ini terdiri dari seluruh form yang
akan diimplementasikan oleh admin pada sistem administrasi pasien pada
puskesmas Jagir Surabaya.
a. Ragam Layar Dialog/ Interface
Gambaran desain interface menu dari Rancang Bangun Sistem Informasi
Pelayanan pada Hotel Pondok Asri Surabaya.. Sistem terbagi dalam 5 (lima)
menu yaitu System, Master, Transaction, Reports, dan User. System
62
digunakan untuk merubah password pengguna, mengganti pengguna dan
keluar dari aplikasi. System meliputi Login, Logout, dan Exit. Menu Master
digunakan untuk penambahan, pengubahan dan hapus data tamu, kamar
hotel, dan pegawai. Menu Transaksi digunakan untuk menyimpan proses
utama reservasi, check in, check out, pemesanan food & beverage. Menu
Transaksi meliputi Reservation, Cancelation, Check In, Check Out, Food &
Beverage, dan Billing. Menu Reports digunakan untuk melihat laporan
tentang tamu yang melakukan reservasi, check in, check out, dan berapa
tingkat okupansi hotel dalam perhari.
b. Desain Interface Input
Desain input merupakan rancangan input atau masukan, berupa form untuk
memasukkan data dan laporan sebagai informasi yang dihasilkan dari
pengelohan data. Desain input merupakan acuan pembuat aplikasi dalam
merancang dan membangun sistem.
1. Form Login
Tampilan awal saat aplikasi pertama kali dijalankan. Terdapat textbox
username dan password untuk login. Form login ditampilkan pada
Gambar 3.28.
LoginLogin
Enter Text
Enter Text
Login Cancel
Username :
Password :
Gambar 3.28 Form Login
63
Fungsi obyek dalam desain form login adalah sebagai berikut:
Tabel 3.14 Fungsi Obyek Form Login
Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi
Username TextBox Diisi dengan user name yang
petugas
Password TextBox Diisi dengan password masing
masing user
Cancel Button Digunakan untuk membatalkan.
Login Button Digunakan untuk konfirmasi user
name dan password
2. Form Utama
Form yang muncul setelah user berhasi login. Form ini berisikan menu
yang dapat dipilih oleh pegawai bagian Front Office. Setiap menu
dapat dipilih sesuai dengan hak akses yang dimiliki user. Form utama
ditampilkan pada Gambar 3.29.
Main MenuMain Menu
Menu
Change Password
Maintenance User
Logout
Exit
Guest
Master
Rooms
Employees
Credit Card
Transaction
Reservation
Check In
Check Out
Food & Beverages
Extra Bed
View
Current Status
Room Available
All Transaction
Report
Reservation
Check In
Check Out
Food & Beverages
Extra Bed
Gambar 3.29 Form Utama
Tabel 3.15 Fungsi Obyek Form Utama
Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi
Menu MenuStrip Digunakan untuk melakukan
Login atau Exit
64
Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi
Transaction MenuStrip Digunakan untuk melakukan
transaksi
Master MenuStrip Digunakan untuk mengatur
seluruh data master
Report MenuStrip Digunakan untuk melihat
Report
View MenuStrip Digunakan untuk mengatur hak
akses Employee
3. Form Room
Form untuk melakukan proses maintenance room. Pada form ini dapat
dilakukan proses insert, edit dan delete data yang sudah ada. Daftar
room yang ada pada database dapat dilihat pada gridview yang
terdapat pada form. Form Maintenance Room dapat dilihat pada
Gambar 3.30.
Form TitleForm Title
Room Number Enter Text
Room Type
Room Status
Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Save Cancel Exit
Floor
Gambar 3.30 Form Room
Fungsi obyek dalam desain form room adalah sebagai berikut:
Tabel 3.16 Fungsi Obyek Form Room
65
Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi
Save Button Menambah data kamar
yang baru.
Cancel Button Membatalkan.
Exit Button Melakukan keluar form.
Room No. TextBox Nomor kamar (otomatis).
Room Type TextBox Memberikan tipe kamar.
Room Status TextBox Memberikan status kamar.
Floor TextBox Memberikan lantai kamar
4. Form Reservasi
Form individual reservation ini digunakan untuk memasukan data
reservasi dari tamu perorangan, check in, pembatalan reservasi dan
menampilkan detail data reservasi. Form individual reservation dapat
dilihat pada Gambar 3.31.
ReservationReservation
Reservation Information Check In Information Check Out Information Cancelled Information
Reservation Check In Check Out Cancelled
Rsv No. Enter Text
First Name
Last Name
Enter Text
Enter Text
Departure
Arrival Enter Text
Enter Text Enter Text
LOS :
Adult Enter Text
Status Enter Text
Save Cancel Exit
Address Enter Text
Phone Enter Text
Enter TextEmail
Room Type Enter Text
Enter TextRate
Pay Ins Enter Text
Remark Enter Text
Gambar 3.31 Form Reservasi
Fungsi obyek dalam desain form booking adalah sebagai berikut:
Tabel 3.17 Fungsi Obyek Form Booking
Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi
Reserv No. TextBox Mengisi reserv tamu
First Name TextBox Mengisi nama awal tamu
66
Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi
Last Name TextBox Mengisi nama akhir tamu
Arrival ComboBox Memilih tgl kedatangan
Departure ComboBox Memilih tgl keberangkatan
Adult TextBox Mengisi jumlah tamu
Status ComboBo Memilih status reservasi
Address ListBox Mengisi alamat
Phone TextBox Mengisi nomor telepon
Email TextBox Mengisi alamat email
Room Type ComboBox Memilih tipe kamar
Rate TextBox Mengisi harga kamar
Pay Instruct ListBox Mengisi keterangan
Remark ListBox Mengisi keterangan
Save Button Menyimpan data reservasi
Cancel Button Membatalkan pengisian
Exit Button Melakukan keluar form
5. Form Check Out
Form check out ini digunakan untuk data transaksi apabila tamu akan
meninggalkan hotel. Form check out dapat dilihat pada Gambar 3.32.
ReservationReservation
Reservation Information Check In Information Check Out Information Cancelled Information
Reservation Check In Check Out Cancelled
Rsv No. Enter Text
First Name
Last Name
Enter Text
Enter Text
Enter TextLOS :
Adult Enter Text
Status Enter Text
Add & Save Cancel Exit
Address Enter Text
Phone Enter Text
Enter TextEmail
Room Type Enter Text
Enter TextRate
Extra Charge
Unit Price Enter Text
Enter Text
Sub Total Enter Text
Prepaid Enter Text
Remain Enter Text
Enter TextTotal
Gambar 3.32 Form Check Out
Fungsi obyek dalam desain form booking adalah sebagai berikut:
67
Tabel 3.18 Fungsi Obyek Form Check Out
Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi
Add & Save Button
Digunakan untuk
menyimpan data
Cancel Button
Digunakan untuk
membatalkan transaksi
6. Halaman Nota Pembayaran Tamu
Halaman nota pembayaran tamu merupakan nota tagihan yang
ditagihkan kepada tamu selama menginap di hotel dan beserta
keterangan total transaksi yang harus dibayar.
Nota PembayaranNota Pembayaran
Hotel Pondok Asri SurabayaJl. Kalibokor Selatan 108 Surabaya 60283Jawa Timur – Indonesia +62 31 5025377
(Nama & Tanda
Tangan)
No. Kamar
Tipe Kamar
No. Rsvi
Nama
Tgl. Check Out
Tgl. Check in
Harga KamarLama Inap
KembaliSisa BayarDP
Total TagihanTotal PelayananTotal Harga Kamar
Gambar 3.33 Form Nota Tagihan Tamu
68
3.2.6 Perancangan Uji Coba
Perancangan uji coba bertujuan untuk memastikan bahwa aplikasi telah
dibuat sesuai dengan kebutuhan atau tujuan yang diharapkan. Kekurangan atau
kelemahan aplikasi pada tahap ini akan dievaluasi sebelum diimplementasikan
secara nyata.
a. Perancangan Uji Coba Login
Proses login dilakukan dengan cara menginputkan username dan password.
Data login yang digunakan terlihat pada Tabel 3.19 untuk masing-masing
user. Untuk test case Login dapat dilihat pada Tabel 3.20.
Tabel 3.19 Data Testing User
Nama Field Data 1 Data 2
USERNAME E001 E002
PASSWORD Admin Admin
STATUS Active Active
Tabel 3.20 Test Case Login
Test case
ID
Tujuan Input Output yang diharapkan
1 Deskripsi
username,
password yang
valid
Memasukan
data 1 dari
tabel testing
data pengguna
Form login mengeluarkan
message box "Login Succes”
2 Deskripsi
username,
password yang
tidak valid namun
user aktif
Memasukan
data 2 dari
tabel testing
data pengguna
Form login mengeluarkan
message box "Login Failed”
b. Perancangan Uji Coba Maintenance Data Kamar
Proses manipulasi data kamar adalah proses penyimpanan untuk data kamar
baru, perubahan data kamar yang telah disimpan sebelumnya, dan
69
membatalkan proses penyimpanan dan perubahan data. Proses ini bertujuan
mengetahui dan menentukan keberhasilan dari obyek-obyek yang ada dalam
desain Form Maintenance Room. Untuk data testing room dapat dilihat pada
Tabel 3.21 dan untuk test case room dapat dilihat pada Tabel 3.22.
Tabel 3.21 Data Testing Room
Nama Field Data 1 Data 2 Data 3
RoomNo R001 R003 R002
RoomName Venice Venice Venice
RoomType King Size Non King Size Non King Size
RoomStatus Vacant Clean - Vacant Clean
Floor First - First
Availability Ya Ya Ya
Tabel 3.22 Test Case Master Room
Test case
ID
Tujuan Input Output yang diharapkan
3 Tambah data
baru ke tabel
kamar
dengan data
lengkap
Memasukan data 1
dari tabel testing data
pengguna
Form mengeluarkan pesan "
Data have been save", dan
data bertambah pada
gridview dan database
4 Menghindari
input data
kosong
Memasukan data 2
dari tabel testing
dengan
mengosongkan
kolom RoomNo
Form mengeluarkan pesan "
Room status can’t be
empty"
5 Melakukan
update data
kamar
Memasukan data 3
dari tabel testing data
pengguna
Form mengeluarkan pesan
"Data have been updated"
6 Membatalkan
Update
Mengubah isi data
pada gridview dan
menekan tombol
keluar dan membuka
Form kembali
Data yang dirubah kembali
seperti semula karena belum
dilakukan proses simpan
70
c. Perancangan Uji Coba Reservasi
Proses transaksi reservasi adalah proses penyimpanan untuk data data
reservasi tamu, mengupdate data reservasi untuk proses checkin. Proses ini
bertujuan mengetahui dan menentukan keberhasilan dari fitur-fitur didalam
form individual reservasi. Untuk data testing indiviual reservation dapat
dilihat pada Tabel 3.23 dan untuk test case indiviual reservation dapat dilihat
pada Tabel 3.24.
Tabel 3.23 Data Testing Reservation
Nama Field Data 1 Data 2
Guest Name Dio Kania
Date of Birth 13-11-1992 24-03-1987
Gender Male Female
Address Kuricang Pondok Jati
Phone 081213531378 081231232312
Post Code 62616 61252
City Jakarta Sidoarjo
Province Jakarta Jawa Timur
Country ID ID ID
Identity No 3515151311920001 3515152403870002
Email [email protected] [email protected]
Room Type KG-NS KG-NS
Room No R001 R002
Book Date 25-03-2014 -
C/I Date 29-05-2014 25-03-2014
From Jakarta Sidoarjo
Destination Surabaya Surabaya
Adult 1 1
Child - -
Guest Type Vacation Vacation
71
Tabel 3.24 Test Case Master Reservation
Test
case ID
Tujuan Input Output yang
diharapkan
7
Menambah
data
reservation
baru
Masukan data 1 dari tabel
testing Group Reservation
dengan menekan tombol save
data bertambah dan form
keluar jika menekan save and
add another data akan di
save dan dapat menambah
data baru lagi
Pesan “Data have
been saved.”, dan data
bertambah pada
gridview dan database
8
Menghindari
input data
kosong
Menekan tombol save tanpa
mengisi kolom
Form mengeluarkan
pesan “Data can’t be
empty” dan kolom
harus diisi.
9
Mengubah
data
reservasi
menjadi
status check
in
Pada form Add Check In
melakukan search melalui
Guest ID. Kemudian
menekan tombol Update
Booking.
Form mengeluarkan
pesan "Change record
has been successfully
saved " dan data bill
tamu terupdate, status
kamar terupdate.
d. Perancangan Uji Coba Check Out
Proses ini bertujuan untuk mengetahui keberhasilan proses transaksi Check
Out. Hasil uji coba sistem diuji dengan data testing yang dapat dilihat pada
Tabel 3.25. Dengan proses Uji coba pada Tabel 3.26. From Check out
bertujuan untuk mengangani proses pembayaran dan check out tamu. Setelah
data tamu check out tersimpan.
Tabel 3.25 Data Testing Check Out
Nama Field Data 1 Data 2
Room no R001 R002
Payment type Cash Cash
Total cash 500 500
Total change - -
72
Tabel 3.26 Test Case Check Out
Test
case ID
Tujuan Input Output yang diharapkan
10
Menghitung
total transaksi
tamu
Sistem menghitung total
transaksi debit dan
credit yang tersimpan
dalam database,
menghitung
pembebanan tax dan
service
Total debit akan
terhitung dan
dimunculakan pada
kolom total debit
sehingga total yang
harus dibayar tamu akan
muncl pada kolom total
to paid
11
Menyimpan
data check out
Masukan data 2 dari
tabel testing check out
Form mengeluarkan
pesan "Change record
has been successfully
saved"