bab iii analisa sistem berjalanrepository.bsi.ac.id/index.php/unduh/item/... · wakasek kesiswaan...
TRANSCRIPT
24
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Komputer adalah peralatan (device) yang bekerja di bawah control program
yang tersimpan, yang secara otomatis menerima, menyimpan, dan memproses
data untuk menghasilkan informasi yang merupakan hasil dari pemrosesan data
itu. Komputer berasal dari kata “to compute” yang berarti menghitung. Jadi secara
umum komputer disebut sebagai mesin hitung. Tetapi pengertian komputer saat
ini bukanlah semata-mata sebagai alat hitung, tetapi adalah suatu alat hitung
dengan konstruksi elektronika yang mempunyai tempat penyimpanan (storage
internal) dan bekerja dengan bantuan program yang diberikan kepadanya.
Kehadiran komputer banyak memberi manfaat bagi manusia dalam
menyelesaikan pekerjaan - pekerjaan baik yang ringan hingga dalam pembuatan
keputusan. Dalam dunia usaha komputer memiliki peranan yang cukup besar
dalam hal penyediaan informasi bagi pihak dalam perusahaan dan juga pihak luar
perusahaan. Hal itu mendorong perusahaan untuk menghasilkan dan
meningkatkan kualitas informasi yang dibutuhkan agar informasi tersebut menjadi
lebih akurat, relevan dan tepat waktu.
SMK TARUNA ANDIGHA adalah sekolah menengah kejuruan di kota
bogor, tepatnya di Jl. Veteran No 46. Saat ini terhitung dari kelas X sampai
dengan kelas XII ada sekitar 560 orang dan mempunyai guru sekitar 40 orang.
Sedangkan sistem penggajian guru yang digunakan masih secara manual. Dalam
bidang keuangan suatu sistem yang digunakan haruslah tepat karena guna
25
menghindari kesalahan pencatatan / merekap gaji. Untuk itu maka diperlukan
suatu sistem yang terkomputerisasi dalam rangka memberikan informasi kepada
para guru dan pihak lainnya secara tepat, cepat dan akurat.
Berdasarkan uraian diatas, maka
3.2. Tinjuan Perusahaan
3.2.1. Sejarah Perusahaan
Lembaga Pendidikan Taruna Andigha merupakan suatu lembaga dibawah
naungan Yayasan Ibnu Hadjar yang mengelola SMP, SMA, SMK (BM) Taruna
Andigha.Yayasan Ibnu Hadjar dipimpin oleh LetJend. TNI (P) H.A.M. Ghalib,
SH.MH. Mantan jaksa agung republik Indonesia saat ini menjabat sebagai Duta
Besar Luar Biasa dan berkuasa penuh negara republik Indonesia untuk negara
republik India. Lembaga Pendidikan Taruna Andigha menggembangkan konsep
pendidikan dengan orientasi wawasan keunggulan dengan penekanan pada
pengguasaan ilmu-ilmu dasar ( matematika, bahasa, inggris, komputer ), serta
menitikberatkan pada etika moral dan displin siswa serta dtunjang dengan sarana
prasarana yang memadai.
VISI :
Terciptannya sumber daya manusia yang tangguh dan siap berkompetisi pada
era globalisasi dengan pengguasaan IPTEK dan IMTAQ yang seimbang.
MISI :
1. Meningkatkan kualitas pendidikan dengan menbina SDM yang kreatif,
inovatif dan dinamis untuk yang terbaik.
26
2. Menekankan peserta didik dalam penguasaan IPTEK terutama bidang
informasi, matematika, komputer dan bahasa inggris serta bahasa asing
lainnya.
3. Menumbuhkembangkan semangat kebersamaan, kekeluargaan dan sikap
sportif dikalangan peserta didik dalam berkompetisi meraih prestasi.
4. Menyiapkan peserta didik dalam mengembangkan ilmunya agar mampu
bersaing dalam dunia kerja dan siap kembang secara mandiri.
5. Menggembangkan sumber daya manusia yang memiliki keimanan dan
ketaqwaan, berbudi pekerti luhur dan komit terhadap perjuangan
menegakan kebenaran dan keadilan.
6. Mengubah lulusan menjadi aset dalam keluarga serta bermanfaat bagi nusa
dan bangsa.
27
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Gambar III.1. Struktur Organisasi
YIH
Dinas Pendidikan Komite Sekolah
Kepala Sekolah
Staff TU
Ka. TU
Wakasek Kurikulum BP/BK Wakasek Kesiswaan Wakasek Sarpras
Pembina Osis
Kaprog Akuntansi Kaprog Sekretaris Kaprog Pemasaran Kaprog Multimedia
Wali Kelas
Guru Bid. Studi
SISWA OSIS
28
Fungsi dari tiap-tiap bagian adalah sebagai berikut :
1. YIH
a. Bertanggung jawab atas semua unit.
b. Memberikan solusi bagi semua unit jika terjadi masalah yang tidak bisa
dipecahkan.
2. Dinas Pendidikan
a. Mengontrol sekolah terkait untuk memastikan sekolah tersebut memakai
KTSP atau kurikulum13.
b. Memberikan solusi untuk Kepala Sekolah.
c. Membantu sekolah terkait bila mana sekolah akan mendapatkan bantuan
dari dinas pendidikan.
3. Komite Sekolah
a. Bekerjasama dengan sekolah untuk membina dan meningkatkan mutu
pendidikan sekolah.
b. Bekerjasama dengan sekolah untuk merencanakan, mengadakan dan
melaksanakan perbaikan sarana, prasarana, alat pembelajaran untuk
mendukung kelancaran pendidikan.
c. Mengkoordinasi dan memimpin orangtua/wali siswa berkenaan dengan
kemajuan sekolah.
d. Menghadiri rapat-rapat dengan guru maupun pengurus yayasan demi
kemajuan sekolah.
e. Ikut merencanakan, memikirkan dan mengatasi masalah yang dapat
menghambat kelancaran pendidikan sekolah.
29
f. Mendorong orangtua/wali siswa agar senantiasa memantau perkembangan
belajar para siswa.
g. Menjalin hubungan dengan masyarakat sekitar atau instansi terkait demi
nama baik sekolah.
h. Membina hubungan dengan pemerintah setempat untuk kemajuan sekolah.
i. Memberikan informasi tentang hasil rapat kepada orangtua/wali siswa
berkenaan dengan rapat-rapat yang dihadiri oleh Komite Sekolah baik
di.dalam maupun di luar lingkungan sekolah.
j. Bekerjasama dengan guru memantau perkembangan belajar siswa.
k. Bekerjasama dengan sekolah berkenaan dengan kegiatan-kegiatan sekolah.
l. Memberikan laporan pertanggungjawaban kegiatan Komite Sekolah kepada
Kepala Sekolah.
4. Kepala Sekolah
Kepala Sekolah adalah pimpinan tertinggi di sekolah. Pola kepemimpinananya
akan sangat berpengaruh bahkan sangat menentukan kemajuan sekolah. Oleh
karena itu dalam pendidikan modern kepemimpinan kepala sekolah merupakan
jabatan strategis dalam mencapai tujuan pendidikan.
Tugas dan tanggung jawab kepala sekolah dapat digolongkan pada 2 bidang
yaitu sebagai berikut :
a. Tugas kepala sekolah dalam bidang administrasi
Dapat digolongkan menjadi enam bidang yaitu:
1) Pengelolaan pengajaran
30
Pengelolaan pengajaran ini merupakan dasar kegiatan dalam
melaksanakan tugas pokok. Kegiatan yang berhubungan dengan
pengelolaan ini antara lain:
a) Pemimpin pendidikan hendaknya menguasai garis-garis besar
program pengajaran untuk tiap bidang studi dan tiap kelas.
b) Menyusun program sekolah untuk satu tahun.
c) Menyusun jadwal pelajaran.
d) Mengkoordinir kegiatan-kegiatan penyusunan model satuan
pengajaran.
e) Mengatur kegiatan penilaian.
f) Melaksanakan norma-norma kenaikan kelas.
g) Mencatat dan melaporkan hasil kemampuan belajar murid.
h) Mengkoordinir kegiatan bimbingan sekolah.
i) Mengkoordinir program non kurikuler.
j) Merencanakan pengadaan.
k) Memelihara dan mengembangkan buku perpustakaan sekolah dan
alat-alat pelajaran.
2) Pengelolaan kepegawaian
Termasuk dalam bidang ini yaitu menyelenggarakan urusan-urusan yang
berhubungan dengan penyeleksian, pengangkatan kenaikan pangkat, cuti,
perpindahan dan pemberhentian anggota staf sekolah, pembagian tugas-
tugas di kalangan anggota staf sekolah, masalah jaminan kesehatan dan
ekonomi, penciptaan hubungan kerja yang tepat dan menyenangkan,
masalah penerapan kode etik jabatan.
31
3) Pengelolaan kemuridan
Dalam bidang ini kegiatan yang nampak adalah perencanaan dan
penyelenggaran murid baru, pembagian murid atas tingkat-tingkat,
kelas-kelas atau kelompok-kelompok (grouping), perpindahan dan
keluar masuknya murid-murid (mutasi), penyelenggaraan pelayanan
khusus (special services) bagi murid, mengatur penyelenggaraan dan
aktivitas pengajaran, penyelenggaran testing dan kegiatan evaluasi,
mempersiapkan laporan tentang kemajuan masalah disiplin murid,
pengaturan organisasi siswa, masalah absensi, dan sebagainya.
4) Pengelolaan gedung dan halaman
Pengelolaan ini menyangkut usaha-usaha perencanaan dan pengadaan,
inventarisasi, pengaturan pemakaian, pemeliharaan, rehabilitasi
perlengkapan dan alat-alat material sekolah, keindahan serta kebersihan
umum, usaha melengkapi yang berupa antara lain gedung (ruangan
sekolah), lapangan tempat bermain, kebun dan halaman sekolah, meubel
sekolah, alat-alat pelajaran klasikal dan alat peraga, perpustakaan
sekolah, alat-alat permainan dan rekreasi, fasilitas pemeliharaan sekolah,
perlengkapan bagi penyelenggaraan khusus, transportasi sekolah, dan
alat-alat komunikasi.
5) Pengelolaan keuangan
Dalam bidang ini menyangkut masalah-masalah urusa gaji guru-guru
dan staf sekolah, urusan penyelenggaraan otorisasi sekolah, urusan uang
sekolah dan uang alat-alat murid-murid, usaha-usaha penyediaan biaya
bagi penyelenggaraan pertemuan dan perayaan serta keramaian.
32
6) Pengelolaan hubungan sekolah dan masyarakat
Untuk memperoleh simpati dan bantuan dari masyarakat termasuk orang
tua murid-murid, dan untuk dapat menciptakan kerjasama antara
sekolah-rumah- dan lembaga-lembaga sosial.
b. Tugas Kepala Sekolah Dalam Bidang Supervisi
Supervisi pada dasarnya pelayanan yang disediakan oleh kepala sekolah
untuk membantu para guru dan karyawan agar menjadi semakin
cakap/terampil dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tuntutan
perkembangan jaman. Supervisi adalah usaha yang dilakukan oleh kepala
sekolah dalam membantu guru-guru agar semakin mampu mewujudkan
proses belajar mengajar. Di mana Kepala Sekolah bertugas memberikan
bimbingan, bantuan, pengawasan dan penilaian pada masalah-masalah yang
berhubungan dengan teknis penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan
pengajaran yang berupa perbaikan program dan kegiatan pendidikan
pengajaran untuk dapat menciptakan situasi belajar mengajar. Tugas ini
antara lain :
1) Membimbing guru-guru agar mereka dapat memahami secara jelas
tujuan-tujuan pendidikan pengajaran yang hendak dicapai dan hubungan
antara aktivitas pengajaran dengan tujuan-tujuan.
2) Membimbing guru-guru agar mereka dapat memahami lebih jelas
tentang persoalan-persoalan dan kebutuhan murid.
3) Menyeleksi dan memberikan tugas-tugas yang paling cocok bagi setiap
guru sesuai dengan minat, kemampuan bakat masing-masing dan
33
selanjutnya mendorong mereka untuk terus mengembangkan minat,
bakat dan kemampuannya.
4) Memberikan penilaian terhadap prestasi kerja sekolah berdasarkan
standar-standar sejauh mana tujuan sekolah itu telah dicapai.
5. Waka Kurikulum
Kurikulum merupakan seperangkat rencana dan peraturan mengenai tujuan, isi,
dan bahan pelajaran serta cara yang digunakan sebagai pedoman
penyelenggaranaan kegiatan pembelajaran untuk mencapai tujuan pendidikan
tertentu. Tujuan tertentu ini, meliputi tujuan pendidikan nasional yang sesuai
dengan kekhasan, kondisi, dan potensi daerah, satuan pendidikan dan peserta
didik. Oleh sebab itu program kurikulum disusun oleh wakil bidang kurikulum
SMK Taruna Andigha Bogor untuk memungkinkan penyesuaian program
pendidikan dengan kebutuhan dan potensi yang ada di SMK Taruna Adigha
Bogor.
Adapun tugas dan fungsi waka kurikulum yang di bagi menjadi 4 yaitu sebagai
berikut :
a. Uraian Tugas Wakasek Urusan Kurikulum
1) Menyusun program kerja tahunan (action plan ).
2) Mengkoordinir sosialisasi pengembangan kurikulum.
3) Menyusun program pengajaran.
4) Mengkoordinir kegiatan belajar mengajar termasuk pembagian tugas
guru, jadwal pelajaran, evaluasi belajar, dan sebagainya.
5) Menganalisis ketercapaian target kurikulum dan daya serap.
34
6) Mengkoodinir penyusunan KTSP, Kalender Pendidikan, Prota, Promes,
Silabus, RPP/Modul.
7) Mengajar sesuai dengan beban kerja yang telah ditetapkan.
8) Mengkoordinasikan persiapan dan pelaksanaan US/UN dan sebagainya.
9) Menyusun kriteria kenaikan kelas dan persyaratan kelulusan bersama
guru kelas, kepala program studi, dan Kepala Sekolah.
10) Menyusun laporan berkala dan insidentil tentang kegiatan kurikuler dan
ekstra kurikuler.
11) Mengkoordinir Penerimaan Siswa Baru (PSB).
12) Mengkoordinir wali kelas dan bimbingan siswa.
13) Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan pokja Kurikulum Sekolah.
14) Mengkoordinir penulisan dan pengembangan bahan ajar.
15) Mendokumentasikan kurikulum, penyesuaian kurikulum dan bahan ajar
yang telah berlaku.
16) Mewakili sekolah dalam kegiatan–kegiatan yang berhubungan dengan
pengembangan kurikulum.
b) Wewenang
1) Mewakili kepala sekolah apabila tidak berada di tempat.
2) Memberikan data–data guru dan murid kepada sekolah.
3) Mengkoordinir keseluruhan kegiatan pengajaran wali kelas.
4) Mengkoordinir keseluruhan kegiatan pokja kurikulum di sekolah.
c) Tanggung Jawab
1) Melaksanakan tugas harian.
35
2) Melaksanakan tugas tertentu sesuai dengan surat tugas dari kepala
sekolah.
3) Bertanggung jawab atas terlaksananya kegiatan sekolah pada saat kepala
sekolah tidak ada di tempat.
d) Hasil Kerja
1) Adanya Program Kerja (action plan).
2) Adanya perangkat pelaksanaan PBM.
3) Terlaksananya pembuatan program pengajaran (semester/tahun).
4) Terlaksananya PBM sesuai dengan jadwal.
5) Terlaksananya pelaksanaan evaluasi belajar semester, kenaikan kelas,
US/UN.
6) Adanya kriteria kenaikan kelas dan persyaratan kelulusan.
7) Terlaksananya pembuatan target kurikulum dan daya serap.
8) Terbentuknya pokja kurikulum dan terselenggaranya kegiatan pokja
kurikulum.
9) Terlaksanaya mengajar sesuai dengan beban kerja yang telah ditetapkan.
10) Tersedianya bahan ajar yang representatif.
11) Terwujudnya laporan kepada Kepala Sekolah.
6. Waka Kesiswaan
Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan adalah pejabat yang ditunjuk oleh
Kepala Sekolah dan bertanggung jawab kepada Kepala Sekolah dalam tugas-
tugasnya yang berhubungan langsung dengan kegiatan dan pembinaan siswa
diantaranya program OSIS, Pramuka, UKS maupun pada kegiatan lomba-
lomba yang diikuti sekolah.
36
Adapun tugas dan fungsi waka kesiswaan yaitu :
a. Mewakili kepala sekolah apabila kepala sekolah berhalangan hadir kecuali
masalah keuangan dan penandatanganan surat-surat yang tidak
didelegasikan.
b. Menyusun program kegiatan kesiswaan setiap awal semester dan
melaporkannnya kepada kepala sekolah untuk mendapatkan pengesahannya.
c. Merencanakan dan melaksanakan penerimaan siswa baru.
d. Bersama wakasek urusan kurikulum mengelola mutasi siswa dan
melaporkannya kepada kepala sekolah.
e. Merencanakan dan melaksanakan masa orientasi siswa (MOS) siswa kelas
X.
f. Kegiatan pembinaan OSIS.
g. Kegiatan Ekstrakurikuler.
h. Kegiatan Upacara Bendera.
i. 6K (Keamanan, Kebersihan, Ketertiban, Keindahan, Kerindangan, dan
kekeluargaan).
j. Kegiatan pelepasan siswa kelas XII.
k. Kegiatan pendaftaran ke perguruan tinggi negeri.
l. Mengatur tata tertib siswa dan dan mengurus siswa yang melanggar tata
tertib.
m. Mengatur seluruh aktivitas siswa baik di dalam maupun di luar sekolah.
n. Mengorganisir pelaksanaan karya wisata siswa.
o. Melaksanakan pemilihan calon siswa teladan dan calon siswa penerima
beasiswa bersama-sama dengan BP/BK.
37
7. Waka sarana dan prasarana
Adapun uraian tugas waka sarana dan prasarana yaitu :
a. Memelihara dan mengawasi barang-barang inventaris sekolah.
b. mengusulkan kepada Kepala Sekolah tentang barang-barang, bangunan dan
gedung yang perlu diperbaiki, ditambah, dibeli, diganti atau dihapuskan.
c. menerima dan memanfaatkan barang-barang yang diterima dari pihak-pihak
tertentu, memanggil orangtua dan pengurus Komite Sekolah untuk rapat
tentang pengadaan alat-alat atau barang-barang yang diperlukan sekolah.
d. membuat daftar alat-alat dan barang-barang yang diperlukan untuk diajukan
kepada pengurus Komite Sekolah dan orangtua, memelihara dan
meningkatkan kebersihan sekolah (dalam dan luar sekolah).
e. mengkoordinir dan mengawasi penjaga sekolah dan cleaning service serta
siswa piket tentang pelaksanaan kebersihan, memelihara dan meningkatkan
penghijauan di lingkungan sekolah, menata tanaman dan taman secara
harmonis, menjaga profil sekolah, terutama fisik, mengusulkan.
f. menyediakan dan memelihara alat bantu pengajaran, misalkan : buku
pegangan guru dan siswa, laboratorium dan alat-alat IPA, komputer,
perpustakaan dll.
8. Adapun tugas guru bimbingan dan konseling atau konselor yaitu :
a. pengembang kehidupan pribadi, yaitu bidang pelayanan yang membantu
peserta didik dalam memahami, menilai bakat dan minat.
b. Pengembang kehidupan sosial, yaitu bidang pelayanan yang membantu
peserta didik dalam memahami dan menilai serta mengembangkan
38
kemampuan hubungan sosial dan industrial yang harmonis, dinamis,
berkeadilan dan bermartabat.
c. Pengembang kemampuan belajar, yaitu bidang pelayanan yang membantu
peserta didik mengembangkan kemampuan belajar untuk mengikuti
pendidika sekolah/madrasah secara mandiri.
d. Pengembang karir, yaitu bidang oekayanan yang membantu peserta didik
dalam memahami dan menilai informasi, serta memilih dan mengambil
keputusan karir.
9. Kepala Tata Usaha
Kepala Tata Usaha mempunyai tugas mengkoordinir dan melaksanakan
Ketatausahaan Sekolah serta bertanggungjawab kepada Kepala Sekolah
meliputi kegiatan-kegiatan berikut ini :
a. Penyusunan program tata usaha sekolah.
b. Penyusunan administrasi keuangan.
c. Penyusunan administrasi kepegawaian.
d. Penyusunan administrasi perlengkapan.
e. Pelaksanaan administrasi siswa.
f. Pelaksanaan administrasi sarana dan prasarana.
g. Pelaksanaan administrasi kurikulum.
h. Penyajian Data/Statistik Sekolah.
i. Penyiapan Papan Daftar Guru dan Tata Usaha sesuai DUK.
j. Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan ketatausahaan secara
berkala.
39
10. Kepala Program
Adapun tugas kepala program yaitu :
a. menyusun program kerja sesuai kebijakan mutu dan sasaran mutu.
b. mengikuti rapat tinjauan manajemen.
c. melaksanakan tindak lanjut hasil rapat tinjauan manajemen.
d. melaksanakan program kerja.
e. memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan pembelajaran di program studi
keahliannya.
f. menindaklanjuti hasil monitoring dan evaluasi pelaksanaan pembelajaran di
program studi keahliannya.
g. melaporkan dan mengkoordinasikan hasil monitoring dan evaluasi
pelaksanaan pembelajaran di program studi keahliannya dalam rapat dinas
tim manajemen.
h. mewakili dan atau melaksanakan tugas kepala sekolah sesuai bidangnya.
i. menganalisis kebutuhan tenaga pendidik di program keahliannya.
j. mengkoordinir penyelenggaraan diklat (pembagian tugas mengajar, jadwal
pelajaran) di program keahliannya.
k. mengkoordinir persiapan dan pelaksanaan evaluasi pbm di program
keahliannya.
l. membimbing penyusunan perangkat pembelajaran (silabus, rpp, validasi) di
program keahliannya.
m. menugaskan tenaga pendidik untuk menjadi pembimbing lomba kompetensi
siswa (lks).
40
n. melakukan seleksi terhadap siswa untuk dipilih menjadi peserta lks.
11. Wali Kelas
Adapun tugas wali kelas diantaranya yaitu:
a. Mengenal siswa dikelasnya.
b. Menjadi tempat pengaduan siswa dan orangtua siswa.
c. Menjadi motivator bagi siswa.
d. Memilih pengurus kelas.
e. Membuat denah dan peta kelas.
f. Menyiapkan dan mengatur daftar piket kelas.
g. Membuat jadwal kegiatan khusus kelas.
h. Mengisi daftar pribadi siswa.
i. Berperan sebagai orang tua siswa.
j. Mencatat hasil belajar siswa.
k. Membuat laporan hasil belajar.
l. Membuat laporan periodik mengenai kelasnya.
m. Bekerjasama dengan guru bidang studi dalam hal daya serap.
n. Bekerjasama dengan guru BK dalam mengatasi masalah siswa.
o. Mengadakan hubungan dengan orangtua siswa dalam pembinaan siswa.
p. Mengunjungi orangtua/wali siswa bila perlu.
q. Mengikuti kegiatan kelas bila akan diadakan di luar sekolah.
12. Guru bidang studi
a. Membuat Prosem, PSP, dan RPP.
b. Bertanggungjawab atas pencapaian target kurikulum dan daya serap.
c. Mencatat dan melaporkan hasil belajar siswa.
41
d. Membantu dan menanggulangi siswa yang kesulitan belajar.
e. Bersedia mengganti guru yang tidak hadir.
f. Memberikan ulangan harian min. 3 X per semes.ter.
g. Memberikan ulangan perbaikan sesudah menjelaskan ulang materi yang
belum dikuasai kepada siswa yang tidak berhasil (nilai < KKM).
h. Memberi pengayaan kepada siswa yang berhasil dalam ulangan (nilai >
KKM).
i. Membuat analisa hasil ulangan.
j. Membuat analisa butir-butir soal.
k. Memeriksa absensi siswa.
l. Memeriksa kertas ulangan dan mengembalikan kepada siswa.
m. Mencatat semua butir-buitr soal dalam buku khusus sebagai BANK SOAL.
n. Memberikan tugas-tugas/pekerjaan rumah sebagai pengayaan kepada siswa.
3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan
Sistem informasi pengggajian di instansi sekolah terutama di SMK Taruna
Andigha Bogor ini masih diakukan secara manual.
1. Guru datang sesuai jadwal mengajarnya setiap hari dan melakukan absen
harian.
2. Bagian staff tata usaha akan merekap absen guru setiap hari
3. Setiap tanggal 25 staff tata usaha melakukan perhitungan secara manual
berdasarkan absen harian.
42
4. Setelah selesai, rekapan penggajian di serahkan kebagian staff keuangan
yayasan untuk di serahkan kepada Ketua Yayasan untuk di tandatangani
agar honor guru bisa di cairkan.
5. Setelah di tandatangani oleh Ketua Yayasan, rekapan di serahkan kembali
ke bagian staff keuangan yayasan untuk disiapkan uangnya.
6. Pada awal bulan guru mendatangani daftar honor dan mendapatkan
honornya.
3.4. Unified Modelling Language (UML)
3.4.1 Activity Diagram
Gambar III.2. Activity Diagram Sistem Yang Sedang Berjalan
43
3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan
3.5.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan merupakan dokumen yang mengalami proses awal
dari sistem penggajian di SMK Taruna Andigha Bogor bentuk dokumen
masukan tersebut sebagai berikut.
1. Data Absen
Nama Dokumen : Data Absen Guru
Fungsi : Sebagai bukti kehadiran Guru
Sumber : Guru
Tujuan : Staff Tata Usaha
Frekuensi : Setiap hari
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran A-1
3.5.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Pada sistem keluaran dan penyajian laporan dibutuhkan suatu keluaran
data dari sumber data yang ada. Untuk itu perlu adanya spesifikasi
keluaran yang nantinya digunakan sebagai kerangka penyesuaian data
yang dipindahkan dari sumber data. Bentuk dokumen keluaran tersebut
sebagai berikut.
1. Tanda Terima Gaji
Nama Dokumen : Tanda Terima Gaji
Fungsi : Sebagai pembayaran gaji
Tujuan : Bagian Keuangan
Frekuensi : Setiap bulan
Media : Kertas
44
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran B-1
2. Daftar Honorium
Nama Dokumen : Daftar Honorium
Fungsi : Sebagai laporan gaji
Tujuan : Bagian Keuangan
Frekuensi : Setiap bulan
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran B-2
3. Rekapitulasi Absen
Nama Dokumen : Rekapitulasi Absen
Fungsi : Sebagai laporan gaji
Tujuan : Bagian Keuangan
Frekuensi : Setiap bulan
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran B-3
4. Daftar Rekap Honorarium
Nama Dokumen : Daftar Rekap Honorarium
Fungsi : Sebagai laporan gaji
Tujuan : Bagian Keuangan
Frekuensi : Setiap bulan
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
45
Bentuk : Lampiran B-3
3.6 Permasalah Pokok
Berdasarkan pengamatan, penulis mengambil kesimpulan bahwa SMK
Taruna Andigha Bogor dalam mengelola proses Penggajian mulai dari
proses merekap absen sampai pembuatan laporan memang sudah
menggunakan komputer tetapi belum seluruhnya terkomputerisasi. Bisa
dibayangkan apabila proses penggajian dilakukan secara sederhana akan
mengakibatkan :
1. Informasi yang dihasilkan akan membutuhkan waktu yang lama.
2. Permintaan informasi yang cepat sulit dilaksanakan.
3. dokumen yang kurang terjamin.
4. Kurangnya sumber daya manusia.
5. Besar peluang untuk memanipulasi data keuangan.
3.7 Pemecahan Masalah
Dengan melihat berbagai permasalahan yang ada pada sistem berjalan, maka
untuk mengatasi permasalahan tersebut penulis mengajukan alternatif
pemecahan masalah yaitu mengkomputerisasikan sistem penggajian dari
proses perekapan kartu absen sampai perhitungan gaji dan pembuatan
laporan dengan menggunakan komputer serta aplikasi programnya.
Beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dari penggunaan aplikasi
program pada komputer, yaitu :
a. Dirancang sebuah sistem penggajian terkomputerisasi, dimana pada
46
proses rekap absen dan penghitungan gaji tidak perlu dicatat dalam
buku/arsip , melainkan Bagian Keuangan dapat langsung menginputkan
data dan menghitung gaji karyawan dan disimpan dalam database.
b. Membuat database seperti di SQL Server, sehingga data bisa diakses dan
diupdate di kemudian hari serta bisa di BackUp untuk keamanan data
c. sistem Informasi Penggajian yang didalamnya terdapat pembuatan
laporan-laporan.
d. Membuat sistem Informasi yang didalamnya terdapat password user.