bab iii analisa sistem berjalan - repository.bsi.ac.id · bangunan sekolah ini berdiri di atas...

18

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

SMP Islam Hidayatul Athfal adalah sebuah lembaga yang bergerak dibidang

pendidikan umum. Penerimaan dan pengeluaran kas pada SMP Islam Hidayatul

Athfal ini harus jelas dan sangat penting untuk melihat laporan penerimaan dan

pengeluaran kas untuk di periksa oleh pimpinan.

Teknologi informasi sangat dibutuhkan keberadaannya hampir disetiap

aspek kehidupan, khususnya dunia kerja profesional. Dengan adanya

perkembangan teknologi informasi, perusahaan sangat membutuhkan sistem

terkomputerisasi yang dapat memudahkan dan juga meningkatkan kecepatan

pekerjaan sehingga hasil yang dicapai lebih optimal dan lebih baik. Maka dari itu

penggunaan komputer sangatlah penting.

Penggunaan komputer bertujuan untuk menekankan kekurangan dan

keterbatasan yang terjadi dalam proses penerimaan dan pengeluaran kas agar lebih

cepat, akurat dan teliti sehingga menghasilkan informasi yang diinginkan tepat

pada waktunya.

3.2. Tinjauan Sekolah

SMP Islam Hidayatul Athfal adalah lembaga pendidikan islam yang

berlokasi di Cinere telah disetujui oleh pihak pemerintah daerah setempat, karena

lokasi tersebut berada di lingkungan yang tidak saja mudah di jangkau tetapi juga

berada di sekitar perumahan penduduk yang memerlukan jasa pendidikan.

19

Bangunan sekolah ini berdiri di atas tanah seluas 1.084 M2 dengan SK Mentri

Hukum dan Hak Asasi Manusia R.I. Nomor : AHU-00399988.AH.01.04. Tahun

2016. Dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis menganalisa sistem penerimaan

dan pengeluaran kas pada SMP Islam Hidayatul Athfal Depok karena masih

menggunakan sistem manual.

3.2.1. Sejarah Sekolah

SMP Islam Hidayatul Athfal ini merupakan lembaga yang bergerak

dibidang pendidikan yang didirikan oleh Bapak K.H. Sukarta Hanurah pada tahun

1989 dengan SK Mentri Hukum dan Hak Asasi Manusia R.I. Nomor : AHU-

00399988.AH.01.04. Tahun 2016. Sebelum mendirikan sekolah ini Bapak K.H.

Sukarta Hanurah mendirikan sebuan yayasan yang bernama Yayasan Pendidikan

Islam Hidayatul Athfah, jadi SMP Islam Hidayatul Athfal berdiri dibawah

naungan Yayasan Pendidikan Islam Hidayatul Athfah.

Pada mulanya SMP Islam Hidayatul Athfal memiliki 4 murid dan

berkembang sampai sekarang memiliki jumlah murid 164 dan guru 15.SMP

Islam Hidayatul Athfal didirikan sebagai upaya untuk membantu masyarakat

untuk mendapatkan pendidikan yang berbasis pada ilmu pengetahuan umum dan

ilmu pengetahuan agama serta kedisiplinan guna menghadapi era globalisasi saat

ini.

Sebagai mana lembaga-lembaga pendidikan yang lain, SMP Islam

Hidayatul Athfal mempunyai visi dan misi sebagai berikut :

1. Visi

Berprestasi, aktif, kreatif dan islami.

20

2. Misi

a. Mendidik siswa dan siswi yang mandiri, beriman kepada Allah SWT,

Berbudi luhur, dan termapil serta mampu berperan social.

b. Melakukan kegiatan ekstra kulikuler yang mencakup pengembangan

kompetensi dan pelestarian budaya.

c. Meningkatkan kompetensi kinerja pendidikan dan tenaga kependidikan.

d. Menyediakan sarana dan prasarana yang memadai untuk

terlaksanakannya PMB.

e. Melaksanakan pengelolaan sekolah dengan management berbasis

sekolah (MBS).

3.2.2. Struktur Organisasi Dan Fungsi

Adapun struktur organisasi pada SMP Islam Hidayatul Athfal dapat dilihat

pada gambar berikut :

Gambar III.1. Struktur Organisasi SMP Islam Hidayatul Athfal

Ketua Yayasan

Kepala Sekolah

Wakil Kepala Sekolah

Tata Usaha Bendahara

Guru Kesiswaan

Siswa/Siswi

Wali Kelas Perpustakaan

21

Tugas dan fungsi struktur organisasi pada SMP Islam Hidayatul Athfal

adalah sebagai berikut:

1. Ketua Yayasan

a. Memimpin pelaksanaan kegiatan sekolah.

b. Memimpin rapat pengurus.

c. Memberikan penugasan dan pelimpahan wewenang kepada pengurus

yang lain sesuai keperluan.

2. Kepala Sekolah

a. Menerapkan aturan-aturan dan juga fungsi tata tertib sekolah.

b. Mengorganisasi Kegiatan.

c. Menyusun Kegiatan.

d. Menentukan Kebijaksanaan.

e. Mengatur Administrasi.

f. Menyusun Perencanaan.

g. Mengatur Proses Mengajar.

h. Mengadakan rapat, mengambil keputusan.

3. Wakil Kepala Sekolah

a. Pengawasan

b. Pengorganisasian.

c. Ketenagakerjaan.

d. Penilaian.

e. Mengambil alih tugas Kepala Sekolah jika Kepala Sekolah tidak ada

ditempat.

22

4. Tata Usaha

a. Pelaksanaan administrasi ketatausahaan yang meliputi administrasi

umum, dan kepegawaian.

b. Perencanaan operasional kegiatan ketatausahaan sekolah.

c. Melaksanakan koordinasi ketatausahaan,

d. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas.

5. Bendahara

a. Menyusun laporan anggaran dana pengeluaran sekolah secara berkala.

b. Mengawasi pengeluaran dan pemasukan anggaran dana sekolah.

c. Menyusun perencanaan anggaran dana kebutuhan sekolah secara

berkala.

d. Pengelolaan keuangan sekolah.

e. Pengurus administrasi ketenagaan dan siswa.

f. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan ketatausahaan

secara berkala.

6. Kesiswaan

a. Mengatur pelaksanaan bimbingan konseling.

b. Mengatur dan membina program kegiatan OSIS.

c. Mengatur dan Menyusun pelaksanaan pemilihan siswa teladan sekolah.

d. Mengatur pelaksanaan kulikuler dan ekstrakulikuler.

e. Menyeleksi calon untuk diusulkan mendapat beasiswa.

7. Guru

a. Merencanakan pembelajaran.

b. Melaksanakan kegiatan belajar mengajar di kelas.

23

c. Menilai dan mengevaluasi hasil pembelajaran.

d. Membimbing dan melatih siswa

e. Melaksanakan tugas tambahan pada kegiatan pokok yang sesuai.

f. Menyusun kurikulum pembelajaran.

8. Wali Kelas

a. Pengelola kelas,

b. Mengenal dan memahami situasi kelasnya.

c. Menangani / mengatasi hambatan dan gangguan terhadap kelancaran

kegiatan kelas dan atau kegiatan sekolah pada umumnya,

d. Membimbing siswa kelasnya dalam melaksanakan kegiatan

ekstrakulikuler.

9. Perpustakaan

a. Mengumpulkan, menyimpan dan menyediakan informasi kepada

penggunanya.

b. Menjadi jembatan informasi bagi pengguna.

c. Bertanggung jawab atas semua kegiatan yang ada di perpustakaan.

10. Siswa / Siswi

a. Memahami dan mempelajari materi yang diajarkan.

b. Mengerjakan tugas-tugas yang diberikan oleh guru.

c. Disiplin dalam belajar

d. Disiplin dalam sekolah

24

3.3. Prosedur Sistem Berjalan

Adapun prosedur sistem berjalan di SMP Islam Hidayatul Athfal adalah

sebagai berikut :

1. Bendahara mengumpulkan bukti transaksi yang terjadi selama satu bulan di

antaranya ada kartu SPP dan slip penarikan dana BOS yang akan di catat pada

laporan penerimaan kas, sedangkan kwitansi pembayaran tagihan, rekap

pembayaran gaji guru honorer akan di catat pada laporan pengeluaran kas.

Semua bukti transaksi akan di arsipkan oleh bendahara dan bendahara akan

memberikan laporan kepada kepala sekolah setiap satu bulan sekali. Bendaha

memberikan laporan pengerimaan dan pengeluaran kas kepada kepala sekolah,

setelah laporan di ACC oleh kepala sekolah maka bendaha akan mengarsipkan

laporannya.

3.4. Unified Modelling Language (UML)

Berikut adalah gambar diagram yang termsuk didalam kategori diagram

Unified Modelling Language(UML).

3.4.1. Use Case Diagram

Bersifat statis, diagram ini memperlihatkan himpunan use case dan aktor-

aktor (suatu jenis khusus dari kelas). Diagram ini sangat penting terutama untuk

mengorganisasi dan memodelkan perilaku suatu sistem yang dibutuhkan serta

diharapkan pengguna.

25

3.4.2. Activity Diagram

Gambar III.2. Activity Diagram Sistem Berjalan

3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan

Dalam spesifikasi sistem berjalan ini sangat diperlukan suatu dokumen

untuk pemrosesan data. Adapun dokumen yang di perlukan seperti data masukan

dan keluaran.

26

3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan adalah segala bentuk masukan yang berupa dokumen

dan diproses, kemudian menghasilkan bentuk dokumen keluaran. Dokumen

masukam sistem berjalan pada sistem penerimaan dan pengeluaran kas pada SMP

Islam Hidayatul Athfal adalah sebagai berikut :

1. Nama Dokumen: Kartu SPP

Fungsi : Sebagai bukti bahwa siswa telah melakukan

pembayaran iuran sekolah

Sumber : Siswa

Tujuan : Bendahara

Frekuensi : Setiap melakukan pembayaran iuran sekolah

Media : Kertas

Jumlah Rangkap : 1 (satu) lembar

Bentuk : Lampiran A.1

2. Nama Dokumen : Slip penarikan tunai

Fungsi : Sebagai bukti bahwa sekolah terkait telah

melakukan pencairan dana BOS

Sumber : TellerBank

Tujuan : Bendahra

Frekuensi : Setiap melakukan pencairan dana BOS

Media : Kertas



3. Nama Dokumen : Rekap Gaji Guru Honorer

27

Fungsi : Untuk menghitung gaji guru honorer

Sumber : Arsip rekap gaji guru honorer

Tujuan : Bendahra

Frekuensi : Setiap satu bulan sekali

Media : Kertas



3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran adalah dokumen yang dihasilkan dari proses yang terjadi

pada suatu sistem. Dokumen keluaran sistem berjalan pada sistem penerimaan dan

pengeluaran kas pada SMP Islam Hidayatul Athfal adalah sebagai berikut :

1. Nama Dokumen : Struk pembayaran tagihan listrik

Fungsi : Untuk mengetahui jumlah pembayaran listrik

Sumber : Tata Usaha

Tujuan : Bendahara


Media : Kertas


Bentuk : Lampiran B.1

2. Nama Dokumen : Kwitansi kebersihan

Fungsi : Untuk mengetahui jumlah pembayaran kebersihan

Sumber : Tata Usaha

Tujuan : Bendahara

28


Media : Kertas



3. Nama Dokumen : Nota pembayaran langganan internet

Fungsi : Untuk mengetahui jumlah pembayaran langganan

internet

Sumber : Tata Usaha

Tujuan : Bendahara


Media : Kertas



4. Nama Dokumen : Nota Konsumsi

Fungsi : Untuk mengetahui jumlah pembayaran pembelian

konsumsi

Sumber : Tata Usaha

Tujuan : Bendahara

Frekuensi : Setiap ada pembelian konsumsi

Media : Kertas



5. Nama Dokumen : Nota pembelian ATK

Fungsi : Untuk mengetahui jumlah pembayaran pembelian

29

ATK

Sumber : Tata Usaha

Tujuan : Bendahara

Frekuensi : Setiap ada pembelian ATK

Media : Kertas



6. Nama Dokumen : Slip Gaji Guru Honorer

Fungsi : Untuk mengetahui jumlah pembayaran gaji guru

honorer

Sumber : Bendahara

Tujuan : Tata Usaha



7. Nama Dokumen : Laporan Bulanan Kas Masuk

Fungsi : Sebagai laporan kas masuk selama satu bulan

Sumber : Bendahara

Tujuan : Kepala Sekolah


Media : Kertas


8. Nama Dokumen : Laporan Bulanan Kas Keluar

Fungsi : Sebagai laporan kas keluar selama satu bulan

Sumber : Bendahara

30

Tujuan : Kepala Sekolah


Media : Kertas


3.6. Permasalahan Pokok

Dari hasil pengamatan sistem berjalan pada SMP Islam Hidayatul Athfal

penulis menguraikan permasalahan yang ada pada sistem di SMP Islam Hidayatul

Athfal, yaitu :

1. Pengolahan data yang masih menggunakan sistem manual sering

menyebabkan kurang akuratnya informasi yang dihasilkan dan waktu

penyajian yang lama.

2. Adanya campur tangan manusia sangat dominan, karena keterbatasan

kemampuan manusia sehingga menyebabkan kurang akuratnya data yang

dihasilkan dan sering terjadi kesalahan.

3. Penyimpanan data-data masih dalam bentuk arsip-arsip yang menumpuk

sehingga sangat sulit dalam pencarian data-data, selain itu resiko yang

dihadapi juga tinggi karena arsip-arsip tersebut bisa rusak dan tidak dipakai

lagi secara maksimal.

3.7. Pemecahan Masalah

Dengan adanya permasalahan yang ada pada sistem berjalan, maka untuk

mengatasi permasalahan tersebut penulis memberi alternatif pemecahan masalah,

diantaranya sebagai berikut :

31

1. Dengan mengubah sistem yang manual menjadi terkomputerisasi, maka

akan dapat mempermudah dan mempercepat proses dalam pengolahan data

sehingga tidak akan terjadi masalah dan keterlambatan.

2. Dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi, maka akan dapat

mengatasi masalah hilangnya data yang disebabkan oleh bencana yang tidak

terduga, sehingga data-data juga dapat tersimpan dengan rapi dan aman.

3. Dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi, memudahkan

pengguna dalam pencarian data yang dibutuhkan.

bab iii analisa sistem berjalan - repository.bsi.ac.id · bangunan sekolah ini berdiri di atas...

Documents