6

10

BAB IITINJAUAN TEORITIS

2.1 Pengertian Dana Kas KecilDana Kas Kecil adalah sejumlah uang kas atau uang tunai yang di sediakan perusahan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila di bayar dengan cek.

2.2 Prosedur Pengolahan Kas KecilDalam melaksanakan pengolahan kas kecil ada 3 prosedur yaitu :1. Prosedur Pembentukan dana kas kecil2. Prosedur Pengeluaran dana kas kecil3. Prosedur Pengisian Kembali dana kas kecil

1. Prosedur Pembentukan dana kas kecil meliputi :a. Bagian Hutang Tugasnya yaitu : Menerima surat keputusan pembentukan dana kas kecil dari Kepala Bagian Keuangan. Membuat bukti pengeluaran kas dalam rangkap 3 Lembar 1 dan 3 diserahkan kepada bagian kasa,di lampiri surat keputusan pembentukkan kas kecil,Lembar 2 di serahkan kepada bagian buku pembantu yang terkait misalnya bagian kartu biaya dan bagian kartu sediaan untuk di arsipkan. Mencatat bukti pengeluaran kas dalam daftar bukti kas keluar yang belum di bayar (berfungsi sebagai buku pembantu hutang ) Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah di cap lunas dari bagian kasa, di lampiri surat keputusan pembentukan dana kas kecil. Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran sesuai data bukti pengeluaran kas yang telah di cap lunas dalam daftar bukti kas keluar pada kolom yang di sediakan.

b. Bagian Kasa Tugasnya yaitu :1. Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3 di lampiri surat keputusan pembentukan dana kas kecil dari bagian hutang.2. Menyediakan cek sebesar jumlah yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas untuk di tanda tangani oleh pejabat perusahaan yang berwenang mengeluarkan kas.3. Membubuhkan cap tanda lunas pada bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3 serta surat pembentukan dana kas kecil.4. Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3 yang telah di cap lunas.

c. Bagian Jurnal dan Laporan Tugasnya yaitu :1. Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah di cap lunas di lampiri surat pembentukan dana kas kecil dari bagian hutang.2. Mencatat bukti pengeluaran kas dalam buku jurnal pengeluaran kas3. Mengarsipkan bukti pengeluaran kas bersama surat keputusan pembentukan dana kas kecil dalam map arsip bukti pengeluaran kas (voucher) yang sudah di bayar.

d. Pemegang dana kas kecil Tugasnya yaitu : 1. Menerima cek dan bukti pengeluaran kas lembar 3 dari bagian kasa 2. Menguangkan cek ke bank dan menyimpan dana kas kecil. 3. Mengarsipkan bukti pengeluaran kas berdasarkan urutan tanggal

2. Mengisi formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil sebanyak 2 Prosedur Pengeluaran dana kas kecil meliputi :a. Pemakai dana kas kecil Tugasnya yaitu :1. lembar untuk selanjutnya di serahkan kepada pemegang dana kas kecil.2. Menerima uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar ke 1 dari pemegang dana kas kecil.3. Mengumpulkan bukti bukti penggunaan dana kas kecil untuk di jadikan pendukung bukti pengeluaran kas kecil.4. Mengisi formulir bukti pengeluaran kas kecil berdasarkan data bukti pendukung.5. Menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil,bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar pertama kepada pemegang dana kas kecil.6. Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar ke 2 yang telah di capai lunas dari pemegang dana kas kecil untuk di arsipkan.

b. Pemegang dana kas kecil Tugasnya yaitu :1. Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2 dari bagian yang memerlukan dana (pemakai)2. Menyerahkan uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil kepada pemakai dana kas kecil.3. Menerima bukti pengeluaran kas kecil,bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran kas kecil lembar 1 dari pemakai dana kas kecil sebagai bukti pertanggung jawaban.4. Membubukan cap lunas pada bukti pengeluaran kas kecil,bukti- bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2.5. Menyerahkan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 2 yang telah di cap lunas kepada pemakai dana kas kecil.

1.) Menyimpan bukti pengeluaran kas kecil,bukti bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1. Dokumen dokumen tersebut di serahkan kepada Bagian Hutang pada saat pengajuan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.

3.Prosedur Pengisian Kembali dana kas kecil meliputi :a. Pemegang dana kas kecil Tugasnya yaitu :1. Mengisi formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebanyak 2 lembar.2. Menyerahkan formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil yang telah di isi kepada bagian hutang,di lampiri dengan bukti pengeluaran kas kecil beserta dokumen pendukung untuk dana yang telah di gunakan.3. Menerima cek dan bukti pengeluaran kas lembar 3 dari bagian kasa.4. Menguangkan cek ke bank untuk di simpan sebagai dana kas kecil.5. Mengarsipkan bukti kas keluar lembar 3 menurut urutan tanggal.

b. Bagian hutang1. Menerima surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil daripemegang dana kas kecil sebanyak 2 lembar, di lampiri bukti pengeluaran kas kecil beserta dokumen pendukungnya.2. Membuat bukti pengeluaran kas sebanyak 3 lembar.3. Mencatat bukti pengeluaran kas dalam daftar bukti pengeluaran kas.4. Mendistribusikan bukti pengeluaran kas6. Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah di cap lunas dari bagian kasa,di lampiri surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil lembar 2 besrta dokumen pendukungnya.7. Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran sesuai dengan data bukti pengeluaran kas dalam daftar bukti pengeluaran kas.8. Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1, surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil lembar 2 beserta dokumen pendukungnya kepada bagian buku jurnal dan laporan.

b. Bagian kasa Tugasnya yaitu :1. Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3, dari bagian hutang di lampiri dengan surat permintaan pengisian kembali kas kecil lembar 2 dan dokumen pendukungnya.2. Menyediakan cek sebesar jumlah yang tertulis dalam bukti pengeluaran kas, untuk di tanda tangani pejabat perusahaan yang berwenang.3. Menyerahkan cek dan bukti pengeluaran kas lembar 3 yang telah di cap lunas kepada pemegang dana kas kecil.4. Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah di cap lunas dan surat permintaan pengisian kembali kas kecil lembar 2 beserta dokumen pendukungnya kepada bagian hutang.

c. Bagian jurnal dan Laporan1.Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1, surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil lembar 2 beserta dokumen pendukung nya kepada bagian jurnal dan laporan.2. Mencatat bukti pengeluaran kas dalam buku jurnal pengeluaran kas atau cek register.3. Mengarsipkan bukti pengeluaran kas lembar 1, surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil lembar 2 beserta dokumen pendukungnya dalam arsip bukti pengeluaran kas (voucher) yang sudah di bayar.

2.3 Metode Pencatatan dana kas kecilDalam Pengolahan dana kas kecil ada 2 metode yaitu :1. Metode dana tetap (Imprest fund method) ciri-ciri nya yaitu:a. Pemegang dana kas kecil mengumpulkan bukti pengeluaran kas kecil yang di serahkan oleh bagian pemakai dana beserta dokumen pendukungnya.b. Pengisian kembali dana kas kecil di lakuakan dengan penarikan cek sebesar dana kas kecil yang telah di gunakan.Dana kas kecil yang tersedia akan kembali kepada jumlah yang di tetapkan.c. Bukti pengeluaran kas kecil dicatat dalam jurnal pengeluaran kas oleh bagian jurnal pada saat penggantian dana dengan mendebet akun-akun beban yang terkait dengan dana yang di gunakan.

2. metode dana tidak tetap fluktuasi (fluctuation fund method) ciri-cirinya yaitu :a. Pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil dicatat debet dalam akun kas kecil.b. Bukti pengeluaran kas kecil dicatat dalam buku jurnal kas kecil dengan mendebet akun-akun yang terkait dengan penggunaan dana dan kredit akun kas kecil.c. Besarnya jumlah dana kas kecil yang di sediakan berfluktuasi, disesuaikan dengan perkembangan kegiatan bagian-bagian pemakai dana.

2.4 Mutasi dana kas kecilMutasi atau perubahan kas kecil pada dasarnya adalah akibat adanya penerimaan dan pengeluaran dana.Transaksi yang mengakibatkan terjadinya mutasi dana kas kecil adalah sebagai berikut :A. Transaksi pembentukan dana kas kecil sebesar jumlah menurut keputusan kepala bagian keuangan.Dokumen transaksi tersebut ialah sebagai berikut :1. Bukti pengeluaran kas yang di buat oleh bagian hutang.2. Surat keputusan kepala bagian keuangan sebagai dokumen pendukung.A. Transaksi pemakaian dana kas kecil melalui bagian - bagian pemakai dana, dokumen transaksi tersebut ialah sebagai berikut :1. Bukti pengeluaran kas kecil yang di buat bagian-bagian pemakai dana.2. Bukti-bukti penggunaan dana seperti nota kontan,kuitansi yang di buat oleh pihak perusahaan, sebagai dokumen pendukung.3. Surat permintaan pengeluaran dana kas kecil yang di buat bagian- bagian pemakai, sebagai dokumen pendukung.

B. Transaksi pengisian kembali dana kas kecil,dokumen transaksi ialah sebagai berikut :1. Bukti pengeluaran kas yang di buat bagian hutang.2. Surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebagai dokumen pendukung, di buat oleh pemegang dana kas kecil.4. Bukti pengeluaran kas kecil sebagai dokumen pendukung,di buat oleh bagian pemakai dana kas kecil.

2.5 Peralatan dan perlengkapan yang diperlukan dalam pengolahan dana kas kecil yaitu:1. Buku jurnal pengeluaran kas2. Buku jurnal kas kecil3. Formulir surat permintaan pengisian dana kas kecil4. Formulir permintaan pengeluaran dana kas kecil5. Formulir bukti pengeluaran kas kecil6. Formulir laporan penggunaan dana kas kecil 7. Alat-alat tulis kantor seperti kertas,pinsil,bulpoin,penghapus,dan penggaris.8. Alat-alat hitung manual dan elektronik.5