bab ii pengelolaan arsip statis 2.1 pengertian ii.pdf · 2.1 pengertian arsip pengertian arsip...

Download BAB II PENGELOLAAN ARSIP STATIS 2.1 Pengertian II.pdf · 2.1 Pengertian arsip Pengertian arsip secara…

Post on 08-Mar-2019

212 views

Category:

Documents

0 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

BAB II

PENGELOLAAN ARSIP STATIS

2.1 Pengertian arsip

Pengertian arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani (Greek) yaitu

archium yang artinya peti untuk menyiapkan sesuatu. Semula pengertian arsip itu

memang menunjukkan tempat atau gedung tepat atau gedung tempat menyimpan

arsipnya. Tetapi perkembangan terakhir orang lain cenderung menyebut arsip

sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai

kumpulan warkat dan archives instituion sebagai gedung arsip atau lembaga

kearsipan

Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, arsip adalah simpanan surat -

surat penting. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, Arsip adalah kumpulan

warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan

agar tiap kali diperlukan dapat ditemukan kembali. Sedangkan menurut Walne (

1988 : 128 ) Arsip sebagai informasi terekam ( recorded information) merupakan

endapan informasi kegiatan administrasi/bukti transaksi pelaksanaan fungsi unit-

unit kerja yang terekam dalam berbagai media.

2.2 Tujuan, Fungsi, dan Peranan Arsip.

2.2.1Tujuan Arsip

Adapun tujuan arsip adalah sebagai berikut:

Universitas Sumatera Utara

1. Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.

2. Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.

3. Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga.

4. Penghematan tempat penyimpanan.

5. Menjaga rahasia arsip.

6. Menjaga kelestarian arsip.

7. Menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan

penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.

Widjaja ( 1992 : 8 ) mengemukakan bahwa arsip mempunyai tujuan untuk

menyimpan surat dengan aman dan mudah selama diperlukan, Menyiapkan surat

setiap saat diperlukan, mengumpulkan bahan - bahan yang mempunyai sangkut -

paut dengan suatu masalah yang diperlukan sebagai pelengkap.

2.2.2 Fungsi Arsip

Arsip mempunyai peranan penting dalam berbagai bidang pekerjaan, Oleh

karena itu pentingnya arsip dapat dilihat dari fungsi arsip baik secara makro

maupun mikro dalam kesatuan kearsipan adalah sebagai berikut :

1. Arsip sebagai sumber informasi

2. Arsip sebagai sumber Penelitian

3. Arsip sebagai sumber sejarah

4. Arsip sebagai sumber ingatan

5. Arsip sebagai sumber komunikasi

Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Pasal 2, fungsi arsip

dibedakan menjadi:

1. Fungsi dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelanggaraan keidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelanggaraan administrasi negara.

2. Fungsi statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, majpun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Universitas Sumatera Utara

2.2.3 Peranan Arsip

Arsip memiliki peranan sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi.

Sebagai sumber informasi, arsip dapat membantu mengingakatkan petugas yang

lupa mengenai sesuatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat

digunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat ataupun mengambil

keputusan secara tepat mengenai masalah yang sedang dihadapi. Oleh sebab itu,

dapat disimpulkan bahwa peranan arsip menurut Serdamayanti (2003:19) adalah

sebagai berikut :

1. Alat utama ingatan organisasi.

2. Bahan atau alat pembuktian (bahan otentik).

3. Bahan dasar perencanaan dan penganmbilan keputusan.

4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.

5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

2.3 Jenis - jenis Arsip

Menurut fungsi dan kegunaannya arsip dapat digolongkan menjadi arsip

dinamis dan arsip statis. Menurut Undang-undang No.7 Tahun 1971, yang

dimaksud dengan arsip dinamis dan arsip statis adalah sebagai berikut :

1. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau di pergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip dinamis adalah arsip - arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari - hari.

2. Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari - hari administrasi Negara.

Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip statis adalah arsip - arsip yang sudah

tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari - hari.

2.4 Arsip Statis

2.4.1 Pengertian Arsip Statis

Universitas Sumatera Utara

Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena

memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan

dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak

langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

Pengelolaan arsip statis adalah suatu rangkaian kegiatan pengumpulan,

penyimpanan, perawatan, penyelamatan, penggunaan dan pembinaan atas

pelaksanaan serah arsip dalam satu kesatuan sistem kearsipan.

Arsip statis mengandung berbagai macam pengertian. Sebagai bahan

pengetahuan dan sebagai bahan perbandingan, dibawah ini pengertian tentang

arsip statis adalah :

1. Dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009, yang dimaksud dengan

arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena

memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan

dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak

langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga

kearsipan.

2. Dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971, yang dimaksud dengan

arsip statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk

perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan sehari-hari

admistrasi negara.

3. Menurut Wursanto (1991 : 237 ) arsip statis sering disebut archive atau permanent record, yaitu arsip - arsip yang tidak secara langsung dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi negara.

4. Menurut Widjaja ( 1993 : 102 ) arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kegiatan maupun untuk penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam rangka penyelenggaraan kehidupan kebangsaan atau untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

5. Menurut Sedarmayanti ( 2003 : 9 ) arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggung jawaban Nasional bagi kegiatan Pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.

2.4.2 Ruang Lingkup Arsip Statis

Universitas Sumatera Utara

Arsip statis sering juga disebut archive atau permanent record.yaitu arsip-

arsip yang tidak secara langsung dipergunakan dalam penyelenggaraan

administrasi negara. arsip abadi ( archive) warkat-warkat vital yang akan disimpan

selama-lamanya. Oleh karena itu arsip ini mempunyai taraf nilai yang abadi.

Dengan demikian yang termasuk arsip statis adalah arsip abadi (archive ). Arsip statis tidak lagi berada di arsip nasional Republik Indonesia, dengan kata lain arsip statis terdapat di arsip nasional republik Indonesia pusat ( Arsip nasional pusat ) dan arsip nasional Republik Indonesia daerah ( Arsip Nasional daerah ). Arsip statis merupakan pertanggung jawaban Nasional bagi kegiatan Pemerintah Indonesia dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang. Diatas telah diutarakan bahwa yang termasuk arsip statis adalah arsip abadi. ( Wursanto, 1991 : 238 - 239 )

Tabel Waktu penyimpanan golongan arsip.

No GOLONGAN ARSIP WAKTU PENYIMPANAN

1. Arsip vital Permanen

2. Arsip Penting 3 - 7 tahun

3. Arsip biasa 2 3 tahun

4. Arsip tidak penting 1 tahun

Dari empat macam arsip tersebut yang termasuk arsip permanen atau

(archive) adalah arsip vital. Arsip vital mempunyai nilai historis, ilmiah atau

mempunyai kegunaan yang sangat penting dan bersifat langgeng. Oleh karena itu

arsip-arsip tersebut harus tetap ada dalam bentuk aslinya dan tidak dapat diganti

dengan arsip yang lain seandainya arsip aslinya hilang. Mengingat arsip vital

mempunyai sifat langsung, maka waktu penyimpananya adalah permanen. Hal ini

berbeda dengan waktu penyimpanan untuk golongan arsip yang lain.

Wursanto ( 1991 : 238 -239 ) memberikan gambaran arsip - arsip yang

dapat digolongkan dalam arsip vital .

1. Dalam Bidang Politik dan Permerintahan

Universitas Sumatera Utara

a. Teks Sumpah Pemuda

b. Teks Prolamasi

c. Surat perintah Sebelas Maret

d. Teks pidato Kenegaraan setiap tanggal 16 Agustus menjelang

peringatan hari Kemerdekaan R.I.

e. Teks Pidato Presiden dalam mengantar Nota Keuangan di depan

rapat Dewan Perwakilan Rakyat R.I

f. Teks Pidato presiden dalam rangka pertanggungjawaban

Pemerintah di depan Sidang majelis Permusyawarahan rakyat (

Recommended

View more >