6

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Prosedur

Menurut Machali (2009:91) mengatakan bahwa “Prosedur adalah perbuatan

atau cara kerja dalam segala tindakan atau proses”.

Menurut Arifin dan Sumaryono (2006:20) mengatakan bahwa “Prosedur

adalah suatu urutan klerikal yang melibatkan beberapa orang dalam bagian atau

beberapa bagian (departemen yang saling terkait) yang dibuat untuk menjamin

transaksi yang berulang-ulang terjadi ditangani secara seragam”.

Menurut Moekijat dalam Nuraida (2008:35) mengatakan bahwa “Prosedur

adalah Metode-metode yang dibutuhkan untuk menangani aktivitas-aktivitas yang

akan datang, untuk aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu, dan pedoman untuk

bertindak”.

Berdasarkan penjelasan diatas menurut beberapa para ahli maka dapat

disimpulkan bahwa “Prosedur adalah suatu cara atau tindakan untuk mencapai

suatu tujuan yang dilakukan secara urut atau teratur atau berulang-ulang”.

2.2. Invoice

2.2.1. Pengertian Invoice

Menurut Siswosoediro (2008a:91) mengatakan bahwa “Invoice adalah

dokumen yang diterbitkan oleh penjual kepada pembeli yang mencantumkan

tanggal pengeluaran invoice, tanggal pengiriman barang, uraian barang

7

(berat,ukuran), harga, biaya-biaya lain, jumlah total yang harus dibayar pembeli,

syarat penyerahan barang dan syarat pembayaran”.

Menurut Himayati (2008:149) mengatakan bahwa “Invoice adalah fasilitas

transaksi yang digunakan untuk mengimput dan menjurnal barang/jasa yang

diterima oleh perusahaan berdasarkan atas sales order (SO) yang sudah diterima”.

Menurut Haryanto (2006:73) mengatakan bahwa “Invoice adalah suatu catatan

yang menggambarkan barang-barang yang dikirim kepada pembeli beserta harga

untuk meminta pembayaran atau hanya untuk menginformasikan tagihan apabila

pembayaran akan dilakukan dengan dasar kredit”.

Menurut Mahmudi (2007:249) mengatakan “Invoice adalah proses pengiriman

tagihan kepada pelanggan (customer). Dengan dikirimnya tagihan kepada

pelanggan tersebut maka perusahaan akan mengakui adanya piutang kepada

pelanggan yang bersangkutan”

Menurut Sutedi (2014:30) mengatakan “Invoice adalah suatu dokumen

penting daam perdagangan sebab dengan data-data dalam invoice ini dapat

diketahui berapa jumlah wesel yang akan ditarik, jumlah asuransi, dan

penyelenggara segala macam bea masuk”.

Berdasarkan penjelasan diatas maka dapat disimpulkan bahwa “invoice adalah

suatu dokumen yang dibutuhkan di suatu perusahaan dagang/jasa untuk

melakukan penagihan kepada customer dengan dokumen-dokumen tertentu yang

dibutuhkan yang pembayarannya dilakukan secara tunai atau kredit”.

8

2.2.2. Jenis-jenis Invoice

Menurut Siswosoediro (2008b: 92) Jenis invoice menjadi 3 macam :

1. Proforma invoice yaitu dokumen perincian tentang keterangan barang-barang

yang dijual dan harga dari barang-barang tersebut.

2. Commercial invoice yaitu dokumen perincian tentang keterangan barang-

barang yang dijual dan harga dari barang-barang tersebut.

3. Consular invoice yaitu invoice yang dikeluarkan oleh instalasi resmi yakni

kedutaan atau konsulat.

2.3. Administrasi

2.3.1. Pengertian Administrasi

Menurut Dewi (2011a:3) mengatakan bahwa “Administrasi adalah seluruh

himpunan cacatan-catatan mengenai perusahaan untuk keperluan pimpinan dan

penyelenggaraan perusahaan”.

Menurut Thoha dalam Dewi (2011b:7) mengatakan bahwa “Administrasi

adalah proses yang biasanya terdapat pada semua usaha kelompok baik usaha

pemerintah atau swasta, sipil atau militer, baik secara besar-besaran ataupun kecil-

kecilan”.

Menurut Liang Gie dalam Dewi (2011c:7) mengatakan bahwa “Administrasi

adalah segenap proses penyelenggaraan setiap usaha kerjasama sekelompok orang

untuk mencapai tujuan akhir yang telah ditentukan”.

Menurut Siagian (2011a:2) mengatakan bahwa “Administrasi adalah

keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang

9

didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan

sebelumnya”.

Berdasarkan penjelasan menurut para ahli diatas maka dapat disimpulkan

bahwa “Administrasi adalah proses penyelenggaraan dalam suatu perusahaan

untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang dilakukan antara dua orang atau lebih”.

2.3.2. Fungsi-Fungsi Administrasi

Menurut Siagian (2011b:83) dikalangan para sarjana belum terdapat satu

konsensus bulat mengenai jumlah fungsi-fungsi administrasi. Konsensus yang

telah dicapai ialah bahwa pada dasarnya keseluruhan fungsi administrasi itu dapat

dibagi menjadi dua klasifikasi yaitu:

1. Fungsi Organik

Fungsi organik adalah semua fungsi yang mutlak harus dijalankan oleh

administrasi. Ketidakmampuan untuk menjalankan fungsi-fungsi itu akan

mengakibatkan lambat atau cepat matinya organisasi.

2. Fungsi Pelengkap

Fungsi pelengkap adalah semua fungsi yang meskipun tidak mutlak dijalankan

oleh organisasi, sebaiknya dilaksanakan juga dengan baik karena pelaksanaan

fungsi-fungsi itu akan meningkatkan efisiensi dalam pelaksanaan kegiatan,

memperlancar usaha pencapaian tujuan dengan efisien, ekonomis dan efektif.

2.3.3. Unsur-Unsur Administrasi

Menurut Dewi (2011d:10) dalam kegiatan administrasi terdapat 8 unsur yang

saling berkaitan untuk mencapai tujuan yang ditentukan sebelumnya, meliputi :

10

1. Organisasi

Kegiatan mengelompokkan dan menyusun kerangka kerja, jalinan hubungan

kerjasama diantara para pekerja dalam satu wadah bagi segenap usaha

mencapai tujuan tertentu.

2. Manajemen

Kegiatan yang berfungsi merencanakan, mengorganisasikan, membina,

membimbing, mengerakkan dan mengawasi sekelompok orang, serta

mengarahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan usaha kerjasama yang telah

ditentukan dapat tercapai dengan baik.

3. Komunikasi

Kegiatan menyampaikan berita, pemberian ide, dan gagasan dari seseorang

kepada orang lain yang bersifat timbal balik antara pimpinan dengan

pimpinan, pimpinan dengan bawahan, baik secara formal maupun nonformal

mewujudkan usaha kerjasama.

4. Informasi

Kegiatan menghimpun, mecatat, mengolah, menggandakan, menyebarkan,

dan menyimpan berbagai keterangan obyektif yang diperlukan dalam usaha

kerjasama.

5. Personalia

Kegiatan mengatur dan mengurus penggunaan tenaga kerja yang diperlukan

dalam usaha kerjasama.

6. Keuangan

Kegiatan mengatur dan mengolah penggunaan segi pembiayaan sekaligus

pertanggungjawaban keuangan dalam usaha kerjasama.

11

7. Perbekalan

Kegiatan merencanakan, mengurus, dan mengatur penggunaan peralatan

keperluan kerja dalam usaha kerjasama.

8. Humas

Kegiatan menciptakan hubungan dan dukungan yang baik dari lingkungan

masyarakat sekitarnya terhadap usaha kerjsama perusahaan.

Menurut Siagian (2011c:3) tentang unsur-unsur administrasi memiliki bagian

yang mutlak yaitu :

a) Dua orang manusia atau lebih

b) Tujuan

c) Tugas yang hendak dilaksanakan, serta

d) Sarana dan prasarana tertentu

2.3.4. Klasifikasi Ilmu Administrasi

Dalam mengambil keptutusan dari berbagai kesamaan rumusan administrasi

yang berasal dari berbagai sumber bacaan, hasil kerja tersebut. Menurut Westra

(2009:3) administrasi diklasifikasikan menjadi dua jenis yaitu:

1. Administrasi sebagai tata usaha

Adalah serangkaian penataan kegiatan pencatatan yang secara tertulis dengan

maksud untuk memperoleh keterangan-keterangan secara sistematis yang

berhubungan dengan tata pencatatan, bahan-bahan keterangan fakta atau

informasi yang diperlukan dalam usaha bersama sekelompok orang yang ingin

mencapai tujuan bersama.

12

2. Administrasi sebagai proses atau kegiatan

Administrasi sebagai proses atau kegiatan adalah administrasi keseluruhan

proses yang terdiri dari kegiatan-kegiatan dari pemikiran-pemikiran

pengaturan mulai dari penentuan tujuan tersebut untuk mencapai tujuan

tertentu.

2.3.5. Wujud kegiatan Administrasi

Menurut Sutarto (2006:209) administrasi merupakan rangkaian kegiatan

yang wujudnya antara lain:

a. Mempimpin

b. Mengurus

c. Mengelola

d. Mengatur

e. Mentertibkan

f. Merapikan

g. Merumuskan tujuan

h. Menetapkan haluan

i. Membuat kebijaksanaan

j. Menganalisis kebijaksanaan

k. Menilai kebijaksanaan

l. Melaksankan kebijaksanaan

m. Menyusun struktur organisasi

n. Membentuk satuan organisasi

o. Menghapus satuan organisasi

13

p. Menggabungkan beberapa satuan organisasi menjadi satu-satuan

organisasi

q. Memisahkan satuan organisasi dari satuan induknya

r. Menetapkan jumlah jenjang

s. Menentukan luas sempit rentangan control

t. Memilih nomenklatur yang tepat sesuai bidang kegiatan satuan

u. Merinci kegiatan satuan organisasi

2.4.Penjualan

2.4.1.Pengertian penjualan

Menurut Ariefiansyah (2010:26) mengatakan bahwa “Penjualan adalah aksi

yang melibatkan interaksi antara konsumen dengan penjualan, baik itu secara

langsung ataupun tidak langsung”.

Menurut Swastha (2014a:8) mengatakan bahwa “Penjualan adalah ilmu dan

seni yang mempengaruhi pribadi yang dilakukan oleh penjual untuk mengajak

orang lain agar bersedia membeli barang/jasa yang ditawarkannya”.

Menurut Abdullah dan Tantri (2012:3) mengatakan bahwa “Penjualan adalah

bagian dari promosi dan promosi adalah salah satu bagian dari keseluruhan

system pemasaran”.

Berdasarkan menurut para ahli diatas maka dapat disimpulkan “Penjualan

adalah suatu kegiatan transaksi jual beli antara dua orang atau lebih agar membeli

barang yang dijualnya ataau yang ditawarkan baik secara langsung maupun tidak

langsung”.

14

2.4.2. Tahap-Tahap Penjualan

Menurut Swastha (2014b:121) salah satu aspek yang ada dalam penjualan

adalah penjualan yang bertemu muka, dalam hal ini tahap-tahap yang perlu

ditempuh oleh pihak penjual meliputi :

1. Persiapan sebelum penjualan

2. Penentuan lokasi pembeli potensial

3. Pendekatan pendahuluan

4. Pelaksanaan penjualan

5. Pelayanan purna jual

2.4.3. Jenis-Jenis Penjualan

Menurut Swastha (2014c:11) jenis-jenis penjualan dikelompokkan menjadi 5

(lima) antara lain :

1. Trade Selling

Trade selling dapat terjadi bilamana produsen dan pedagang besar

mempersilakan pengecer untuk berusaha memperbaiki distributor produk-

produk mereka. Hal ini melibatkan para penyalur dengan kegiatan promosi,

peragaan, persediaan dan produksi baru. Jadi titik beratnya adalah pada

penyaluran daripada penjualan ke pembeli akhir.

2. Missionary Selling

Dalam missionary selling penjualan berusaha ditingkatkan dengan mendorong

pembeli untuk membeli barang-barang dari penyalur perusahaan. Disini

wiraniaga lebih cenderung pada penjualan untuk penyalur.

15

3. Technical Selling

Technical selling berusaha meningkatkan penjualan dengan peemberian saran

dan nasehat kepada pembeli akhir dari barang dan jasanya. Dalam hal ini,

tugas utama wiraniaga adalah mengidentifikasikan daan menganalisis

masalah-masalah yang dihadapi pembeli, serta menunjukkan bagaimana

produk atau jasa yang ditawarkan dapat mengatasi masalah tersebut.

4. New Business Selling

New business selling berusaha membuka transaksi baru dengan merubah calon

pembeli menjadi pembeli. Jenis penjualan ini sering dipakai oleh perusahaan

asuransi.

5. Responsive Selling

Setiap tenaga penjualan diharapkan dapat memberikan reaksi terhadap

permintaan pembeli. Jenis penjualan seperti ini tidak akan menciptakan

penjualan yang terlalu besar meskipun layanan yang baik dan hubungan

pelanggan yang menyenangkan dapat menerus kepada pembeli ulang.

2.4.4. Tugas-Tugas Penjualan

Menurut Swastha (2014d:13) berdasarkan tugas penjualan yang dilakukan kita

mengenal ada 4 (empat) macam wiraniaga yaitu:

1. Merchandising salesman

Merchandising salesman tidak hanya menjual saja, tetapi juga membantu

penyalur dalam mempromosikan penjualan produknya

2. Detail Man

16

Ciri khusus dari detail man adalah tidak melakukan penjualan secara

langsung.

3. Sales Engineer

Sales engineer adalah penjual yang juga dapat meberikan latihan atau

demonstrasi secara teknis tentang barang-barang yang dijual. Biasanya

barang-barang yang dijual berupa barang-barang industri, seperti instalasi,

bahan mentah dan barang setengah jadi atau komponen-komponen.

4. Pioner Product salesman

Pioner product saleman mempunyai tugas pokok untuk mebuka daerah baru

atau segmen pasar yang baru bagi produk barunya. Dalam hal ini, perusahaan

juga menentukan penyalurnya. Tugas penjualan ini disebut new business

selling.

2.4.5. Tujuan Penjualan

Menurut Swastha (2014e:80), tujuan penjulan adalah sebagai berikut:

1. Berusaha mencapai volume penjualan

2. Berusaha mendapatkan laba tertentu

3. Menunjang pertumbuhan perusahaan

Usaha untuk mencapai ketiga tujuan tersebut, tidak sepenuhnya

hanyadilakukan oleh pelaksana penjualan atau pera ahli penjualan. Dalam hal

ini perlu adanya kerjasama yang baik didalam perusahaan.

2.4.6. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Kegiatan penjualan

Menurut Swastha (2014f : 129) faktor-faktor yang mempengaruhi kegiatan

penjualan adalah sebagai berikut :

17

1. Kondisi dan kemampuan penjual

2. Kondisi pasar

3. Modal

4. Kondisi organisasi perusahaan

5. Faktor lain seperti periklanan, peragaan, kampanye, pemberian hadiah, sering

mempengaruhi penjualan.

2.4.7. Pencatatan Transaksi Laporan Penjualan

Menurut Krisdiartiwi (2008a:5) mengatakan bahwa “Pencatatan transaksi

adalah kegiatan mencatat setiap transaksi yang penting untuk dicatat adalah

transaksi yang berhubungan dengan petty cash, pembelian tunai, penjualan tunai.

Mencatat setiap transaksi yang terjadi sangat penting sebagai bahan untuk

penyusunan laporan penjualan. Tanpa adanya catatan mengenai transaksi usaha,

mustahil untuk menbuat laporan penjualan. Tentunya setiap transaksi juga harus

disertai dengan bukti, sebagai penguat bahwa kegiatan ekonomi benar-benar

terjadi.

2.4.8. Faktor Utama Laporan Penjualan

Terdapat tiga faktor utama yang paling mempengaruhi dalam pembuatan

laporan penjualan menurut Krisdiartiwi (2008b:5), adalah :

1. Mencatat

Yang berhubungan dengan pencatatan atau penulisan transaksi-transaksi

dalam kejadian usaha.

2. Membukukan

18

Sebagai pencatatan transaksi dalam kejadian usaha secara sistematis dan

kronoligis. Penyusunan harus sistematis karena dipandu oleh sejumlah

peraturan serta prinsip-prinsip akunting. Tuntutan penyusunan yang

kronologis timbul karena pencatatan dilakukan menurut tanggal-tanggal

dalam pelaksanaan transaksi usaha.

3. Mengklasifikasikan

Menggolongkan dan menyortir bagian-bagian komponen kedalam nama yang

sesuai.

2.4.9. Komponen-Komponen Laporan Penjualan

Didalam laporan penjualan terdapat tujuh komponen, yaitu target penjualan

stock barang, modal, pendapat, keuntungan, dan kerugian, yang merupakan

gambaran dari transaksi keuangan yang menyebabkan perubahan dalam sumber

keuangan.

Berikut akan dijelaskan komponen-komponen laporan penjualan menurut

Krisdiartiwi (2008c:5) adalah :

1. Target Penjualan

Target penjualan adalah jumlah pendapatan usaha yang harus dicapai dalam

satu bulan. Apabila dalam satu bulan target telah ditentukan maka karyawan

usaha harus memaksimalkan penjualan barang dalam satu bulan agar

memenuhi target penjualan yang diharapkan perusahaan.

2. Stock barang

19

Stock barang adalah jumlah yang berada dalam satu usaha yang digunakan

untuk melakukan penjualan atau pembelian dengan tujuan untuk mencapai

keuntungan sebanyak-banyaknya.

3. Modal

Modal adalah hak yang dimiliki oleh karyawan, modal sering disebut juga

sebagai harta Pemilik. Investasi yang dilakukan oleh para pemilik suatu usaha

sering sekali disebut sebagai transaksi modal.

4. Pendapatan

Pedapatan adalah arus masuk harta, penyelesaian utang atau keduanya. Selama

satu periode tertentu yang disebabkan oleh penjualan barang yang diproduksi

atau jasa yang diberikan kepada para pembeli atau pengguna jasa.

Ada dua macam pendapatan yaitu :

a. Pendapatan yang timbul dari aktivitas menguntungkan yang sifatnya

berulang-ulang atau berkelanjutan, misalnya penjualan barang secara terus-

menerus.

b. Pendapatan yang berasal dari transaksi paada suatu saat tertentu, misalnya

penjualan barang yang paling mahal dalam usaha.

5. Keuntungan atau Kerugian

Keuntungan adalah pertimbahan harta bersih yang berasal dari transaksi yang

dilakukan perusahaan. Sedangkan kerugian adalah penurunan harta bersih

yang timbul dari transaksi yang dilakukan. Ada beberapa perbedaan penting

antara pendapatan dengan keuntungan, dan antara beban dan kerugian, yaitu :

20

a. Pendapatan dan beban berhubungan dengan aktivitas utama karyawan toko,

sementara keuntungan dan kerugian berhubungan dengan aktivitas yang

tidak bisa terjadi.

b. Pendapatan dan beban arus masuk dan keluar kotor, sementara keuntungan

dan kerugian menghasilkan arus masuk dan keluar bersih.

6. Laba bersih dan rugi bersih

Laba bersih atau rugi bersih menjelaskan adanya perubahan harta bersih

selama satu periode, sebagai akibat dari transaksi yang mendatangkan

pendapatan, beban, keuntungan, dan kerugian. Laba bersih dan rugi bersih

meliputi seluruh perubahan dalam harta selama satu periode, kecuali investasi

dan pendistribusian hasil kepada pemilik. Perubahan lain dalam harta bersih,

laba bersih, atau rugi bersih ditentukan oleh pendapatan, beban, keuntungan

dan kerugian.