bab ii landasan teori 2.1 pengertian arsip dan...
TRANSCRIPT
-
7
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan
2.1.1 Pengertian Arsip
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran. Arsip adalah kumpulan
warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu
kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
Menurut pengertian tersebut, warkat yang selanjutnya disebut arsip
harus memeuhi syarat-syarat sebagai berikut:
o Warkat tersebut harus msih mempunyai kegunaan,
o Warkat tersebut harus disimpan secara teratur dan berencana, dan
o Warkat tersebut dapat ditemukan dengan mudah dan cepat apabila
diperlukan kembali.
Pada Undang-undang No. 7 tahun 1971 arsip dibedakan menurut
fungsinya menjadi dua golongan,yaitu: a) arsip dinamis yang dipergunakan
secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi negara b) arsip statis yang tidak dipergunakan
secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
-
8
pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari hari administrasi
negara.
Berdasarkan uraian tersebut maka yang dimaksud dengan Arsip dalam
penelitian ini adalah sekumpulan informasi yang berupa surat atau media
lainnya yang mempunyai suatu kegunaan dalam waktu setiap kali diperlukan
dan disimpan secara teratur agar sewaktu-waktu bila diperlukan dapat
menemukan kembali dengan waktu yang cepat.
2.1.2 Pengertian Kearsipan
Undang undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan menerangkan bahwa yang dimaksud dengan kearsipan adalah hal
hal yang berkenaan dengan arsip sedangkan yang dimaksud dengan arsip
adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat
dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara .
Pada pasal 3 Undang undang No. 43 Tahun 2009 antara lain
dirumuskan bahwa tujuan penyelenggaraan kearsipan adalah: (a) menjamin
terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara,
pemerintah daerah, lembaga pendidikan,perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan dan perseorangan, (b) menjamin ketersediaan arsip
autentik dan terpercaya sebagai alat bukti sah, (c) menjamin terwujudnya
pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan
perundang-undangan, (d) menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak
hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang
-
9
autentik dan terpercaya, (e) mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan
nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu, (f) menjamin
keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam
kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, (g) menjamin keselamatan
aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik budaya, pertahanan, serta
keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa dan(h) meningkatkan kualitas
pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan
terpercaya.
Berdasarkan uraian tersebut maka yang dimaksud Kearsipan dalam
penelitian ini adalah proses yang dimulai dari penciptaan, penerimaan,
pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta
penyimpanan arsip menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan
cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi,
maka harus dimusnahkan.
2.2 Pengertian Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung
dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan
pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam
penyelengaraan administrasi Negara.
Arsip dinamis dibagi lagi kedalam 3 macam, yaitu:
1. Arsip dinamis aktif, ialah arsip yang masih sering digunakan bagi
kelangsungan kerja;
2. Arsip dinamis semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah
mulai menurun;
-
10
3. Arsip dinamis inaktif, adalah arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam
proses pekerjaan sehari-hari.
2.3 Kegunaan Arsip Dinamis
Arsip dinamis memiliki beberapa fungsi sebagaimana diuraikan di bawah ini:
a. Merupakan memori badan korporasi.
Ini diperlukan karena karyawan sebuah badan korporasi memiliki
ingatan yang terbatas, bila terjadi sebuah peristiwa maka hasil ingatan
karyawan akan berbeda walaupun menghadapi peristiwa yang sama. Untuk
mencegah adanya memori yang sukar untuk dipahami dan mungkin saling
bertentangan, badan korporasi mengandalkan informasi terekam sebagai dasar
pengembangan pada masa mendatang. Arsip dinamis atau rekaman yang akurat
diperlukan untuk menjadi informasi latar belakang bagi perencanaan masa
mendatang sekaligus memanfaatkan pengalaman masa lampau. Karena itu
rekaman atau arsip dinamis merupakan sumber daya badan korporasi sekaligus
asset badan korporasi. Sebagai sumber daya, arsip dinamis menyediakan
informasi sedangkan sebagai asset menyediakan dokumentasi.
b. Pengambilan keputusan manajemen.
Proses pengambilan keputusan meliputi penentuan masalah,
mengembangkan alternative, menilai alternative, memilih dan menerapkan
pemecahan yang terbaik dan menilai keputusan yang sudah diambil. Untuk
mengambil keputusan profesional, manajer harus memiliki informasi latar
belakang (dokumentasi yang disajikan oleh arsip dinamis), dasaruntuk menilai
alternatif (ramalan, pengalaman masa lampau, konsekuensi keputusan yang
diambil oleh badan korporasi lain, semuanya disediakan oleh arsip dinamis)
-
11
dan alat untuk menilai keputusan (balikan dan mekanisme control yang
disediakan oleh arsip dinamis).
Arsip dinamis juga menyediakan informasi yang diperlukan untuk
keputusan terprogram atau rutin. Jenis keputusan semacam ini dilakukan
berdasarkan kebijakan, prosedur, dan peraturan badan korporasi yang
mapan.Semua ini merupakan bagian dari arsip dinamis badan korporsi.
c. Menunjang litigasi.
Dengan semakin banyaknya orang, badan korporasi yang mengadukan
atau menuntut badan korporasi maka semakin lama manajemen arsip dinamis
semakin diperlukan. Bila mana sebuah badan korporasi menggugat badan
korporasi lain, maka arsip dinamis menyediakan dokumentasi yang diperlukan
untuk digunakan dipengadilan. Dokumentasi yang jelas dari maksud dan
tindakan sebuah badan korporasi merupakan pelindung terhadap
litigasi.Karena itu perlu arsip dinamis.
d. Mengurangi biaya dan volume penggunaan kertas.
Banyak manajer menjadi pusing akibat bertambahnya volume kertas
yang diperlukan serta meningkatnya biaya yang dikaitkan dengan penciptaan,
penggunaan, penyimpanan, dan pemusnahan arsip dinamis. Maka perlu
perhatian terhadap meningkatnya volume kertas yang digunakan berimbas
pada biaya pemeliharaannya. Untuk itu penciptaan sampai dengan
pemusnahan, dalam upaya mengendalikan volume kertas yang meningkat dan
biaya penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan pemusnahan arsip dinamis
yang semakin meningkat.
-
12
e. Efisiensi badan korporasi.
Badan korporasi akan mengalami inefisiensi bilamana informasi yang
diperlukan tidak segera tersedia. Ancangan yang sistematis terhadap
manajemen arsip dinamis menyediakan sarana temu balik informasi guna
meningkatkan efisiensi karyawan dan akhirnya juga badan korporasi.
f. Ketentuan hukum.
Banyak badan korporasi yang memperoleh kontrak kerja, pesanan dari
pemerintah sehingga badan korporasi tersebut harus beroperasi sesuai dengan
kebijakan dan prosedur pemerintah. Arsip dinamis yang ada badan korporasi
tersebuat ada kaitannya dengan pemerintah, tunduk pada ketentuan badan
korporasi. Bilamana ada pemeriksaan harus mampu menyediakan dokumentasi
atas permintaan pemerikasaan.
g. Rujukan historis.
Arsip dinamis merekam informasi masa lalu dan menyediakan
informasi untuk masa depan. Arsip dinamis melestarikan sejarah untuk
generasi mendatang. Bilamana rekaman tersebut hilang atau rusak, sebagian
informasi yang terkandung di dalamnya tidak dapat diperoleh kembali. Bagian
informasi yang diperoleh kembali seringkali hanya merupakan hasil ingatan
karyawan dan mungkin berisi distorsi yang menyimpang dari rekaman semula.
Berdasarkan uraian tersebut maka kegunaan arsip dinamis digolongkan
menjadi tujuh yaitu sebagai memori atau pengingat bagi badan korporasi,
pengambilan keputusan manajemen, menunjang litigasi, mengurangi biaya dan
volume penggunaan kertas, efisiensi badan korporasi, ketentuan hukum, dan
juga sebagai rujukan historis.
-
13
2.4 Pengelolaan Arsip Dinamis
Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis
secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan
pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Tujuan dari pengelolaan arsip dinamis
adalah menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai
bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem
yang memenuhi persyaratan, sistematis, utuh, menyeluruh, dan sesuai dengan
norma, standar, prosedur, dan kriteria. Selain itu juga untuk menjaga
keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip.
2.4.1 Sistem Penciptaan
Penciptaan arsip seperti surat dan naskah lainnya, gambar, dan rekaman
merupakan aktivitas awal dari masa kehidupan arsip, yaitu kegiatan membuat
surat dan dokumen atau naskah lain yang diperlukan dalam rangka
penyelenggaraan organisasi dalam rangka mencapai tujuan. Penciptaan arsip
dapat diartikan sebagai aktivitas membuat rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi.
Beberapa ketentuan yang harus diperhatikan dalam penciptaan arsip
adalah :
(a) Penciptaan arsip dilaksanakan dengan baik dan benar untuk menjamin
rekaman kegiatan dan peristiwa sebagaimana adanya sehingga menghasilkan
arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya
(b) Pencipta arsip dan lembaga kearsipan dapat membuat arsip dalam berbagai
bentuk dan melakukan alih media meliputi media elektronik dan media lain
-
14
(c) Penciptaan arsip dilaksanakan berdasarkan analisis fungsi dan tugas
organisasi
(d) Penciptaan arsip harus memenuhi komponen struktur, isi, dan konteks arsip
Ketentuan-ketentuan tersebut dapat dikatakan bahwa setiap pegawai
unit kerja yang terlibat dalam pembuatan dokumen harus memperhatikan
prinsip-prinsip berikut dalam proses menciptakan arsip yaitu : baik dan benar,
dapat menentukan bentuk dan melakukan alih media meliputi media elektronik
dan media lain, penciptaan arsip dilaksanakan dengan melakukan analisis
fungsi dan tugas organisasi, memenuhi komponen struktur, isi dan konteks
arsip.
Maka dalam menciptakan arsip, pencipta arsip mengatur dan
mendokumentasikan proses pembuatan dan penerimaan arsip secara akurat.
Dalam hal ini, pencipta arsip harus melakukan pencatatan (perekaman) proses
pembuatan dokumen, pencatatan pendistribusian dokumen baik pengiriman
maupun penerimaannya. Pencatatan proses pembuatan dokumen misalnya
berupa notulensi rapat, proses rapat, isi rapat, dan keputusan rapat yang
berkenaan dengan pembuatan dokumen. Sedangkan pencatatan pendistribusian
dokumen dilakukan dengan melakukan pencatatan pada buku/kartu agenda,
pencatatan penyampaian dokumen dengan menggunakan lembar disposisi,
lembar pencatatan penerimaan dokumen, lembar kartu kendali, lembar kartu
tunjuk silang, dan pencatatan secara elektronik dengan menggunakan
komputer.
-
15
2.4.2 Filing Sistem penyimpanan Arsip
Arsip merupakan alat pengingat-ingat, baik bagi organisasi maupun
bagi pimpinan. Untuk mempermudah dalam penyimpanan dan proses
penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan, maka perlu dilakukan
penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip. (Moekijat.2002. :
83) Sistem penyimpanan arsip dalam Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan
Teknologi Modern adalah sebagai berikut :
a. Penggolongan menurut abjad (alphabetical classification).
Penggolongan menurut abjad adalah penggolongan, dimana dokumen-
dokumen disimpan menurut huruf-huruf yang pertama dari nama-nama orang
atau organisasi. Kemudian menurut huruf-huruf yang kedua.
b. Penggolongan menurut nomor (numerical classification).
Penggolongan menurut nomor adalah prnggolongan, dimana tiap
dokumen atau map diberi nomor dan disimpan menurut urutan nomor.
c. Penggolongan menurut wilayah (geograpical classification).
Penggolongan menurut wilayah adalah penggolongan di mana surat-
surat atau arsip-arsip dibagi menurut letak wilayahnya.
d. Penggolongan menurut perihal (subject classification).
Penggolongan menurut perihal adalah penggolongan, di mana
dokumen-dokumen disusun menurut perihal, bahkan menurut nama-nama
perusahaan, koresponden-koresponden, dan sebagainya.
e. Penggolongan menurut waktu (chronological classification).
Penggolongan menurut waktu adalah penggolongan, di mana dokumen-
dokumen disimpan menurut urutan tanggalnya.
-
16
Di dalam filling sistem penyimpanan arsip adalah cara dalam mengatur
dan menata berkas atau arsip dalam susunan yang sistematis yang digolongkan
dalam lima penggolongan yaitu menurut abjad, nomor, wilayah, perihal, dan
waktu.
2.5 Pemeliharaan Arsip Dinamis
Pemeliharaan arsip dinamis dilaksanakan oleh pencipta arsip untuk
menjamin keamanan informasi dan fisik arsip. Pemeliharaan arsip dilakukan
sesuai dengan standar pemeliharaan arsip. Pemeliharaan arsip dilakukan untuk
mencegah kerusakan arsip yang dapat terjadi karena faktor intrinsik yaitu
bahan-bahan yang digunakan dalam menciptakan arsip seperti kertas, tinta, dan
pasta/lem; atau karena faktor ekstrinsik yaitu akibat serangan dari luar seperti
kelembaban, udara yang terlampau kering, sinar matahari, kekotoran udara,
debu, jamur, serangga, rayap, gegat, api, dan air. Oleh karena itu untuk
memelihara arsip maka ruang arsip harus kering, kuat, terang, berfentilasi yang
baik, pancaran sinar matahari tidak langsung masuk ke ruangan, jendela dan
pintu diberi jaring kawat untuk menyaring udara masuk, menyaring serangga,
hewan kecil dan lainnya.
Suhu udara dan tingkat kelembaban udara diatur dan untuk
mempermudah pengaturan suhu dan kelembaban udara perlu dipasang AC
selama 24 jam terus menerus. Tempat penyimpanan menggunakan rak logam,
dan arsip disusun agak merenggang, tidak terlalu rapat, diatur dengan cermat,
dan arsip tidak terlipat. Selain itu, untuk mencegah serangga/rayap dapat
dimasukkan kapur barus ke kotak/laci/almari arsip.
-
17
2.6 Penemuan Kembali Arsip Dinamis
Suatu arsip dapat menjadi sumber informasi apabila arsip tersebut dapat
ditemukan kembali fisik dan isi informasinya. Hal ini sesuai dengan konsep
dan pengertian yang dikemukakan oleh Lundgren dan Lundgren bahwa unsur
arsip agar dapat dikatakan sebagai arsip adalah sifatnya yang dapat
diketemukan kembali.
Fase inilah yang paling determinan di dalarn manajemen arsip
dinamis.Penemuan kembali dilakukan apabila ada perrnintaan dari pengguna
terhadap informasi arsip.Pengguna disini adalah mereka yang membutuhkan
informasi arsip di dalam konteks pelaksanaan kerja atau pelaksanaan fungsi -
fungsi manajemen.
Faktor - faktor yang persepsi harus diperhatikan di dalarn sistem
penemuan kembali adalah berkaitan dengan sistem pemberkasan yang
diterapkan, sarananya seperti indeks dan tunjuk silang (cross reference) dan
juga unsur kecepatan dan ketepatan yang menjadi dasar sistem prosesnya.
(Sulistyo Basuki,2003 hal: 305) Apapun bentuk permintaan yang
digunakan, pemohon harus bersedia memberikan informasi kepada petugas
pusat arsip dinamis sebagai berikut :
a. Nomor boks (yang ditentukan oleh pusat arsip dan dicatat pada transfer
formulir arsip dinamis yang dikembalikan ke unit pengirim arsip dinamis)
b. Judul folder atau deskripsinya.
c. Nama, bagian, dan nomor telepon peminta arsip dinamis.
d. Perkiraan waktu peminjaman arsip dinamis sehingga waktu penagihan
dapat dicatat pada formulir.
-
18
Setelah dipinjam, petugas akan mencatat formulir kemudian
menjajarkan formulir menurut tanggal penagembalian. Lazimnya berkas arsip
dinamis dipinjamkan selama 2 (dua) minggu namun dapat diperpanjang.
Berikut tata cara penemuan kembali arsip ( Thomas Wiyasa, 2003 hal: 72 ) :
1. Peminjaman
Pada prinsipnya setiap peminjam arsip/surat harus dicatat, dan
peminjaman arsip harus dilaksanakan melalui lembar Peminjaman rangkap tiga
yang masing-masing berfungsi sebagai berikut :
a. Lembar Peminjaman Arsip I sebagai pengingat di Unit Kearsipan atau unit
yang menyimpan arsip;
b. Lembar Peminjaman Arsip II sebagai pengantar arsip yang dipinjam, yang
dimasukkan ke dalam map;
c. Lembar Peminjaman Arsip III sebagai tanda bukti pinjam pada peminjaman
arsip.
2. Pencarian Berkas
Peminjam harus mengajukan permintaan dengan menyebutkan
masalahnya. Maka petugas akan mencari berkas dengan menempuh langkah
sebagai berikut :
a. Melihat judul pada tab sekat petunjuk II apabila petunjuk I telah tertempel
pada laci lemari arsip.
b. Melihat judul pada tab sekat petunjuk III.
c. Melihat pada tab judul pada tab map untuk mengambil surat dan berkasnya.
3. Mengembalikan Arsip
Apabila peminjaman arsip telah selesai dan telah dikembalikan maka
arsip tersebut harus segera dimasukkan kembali ke dalam map semula.
-
19
Langkah-langkah yang perlu dilakukan oleh petugas pengelola adalah sebagai
berikut :
a. Lembar peminjaman I dijabut serta diberikan kepada peminjam sebagai
bukti bahwa berkas yang dipinjam telah dikembalikan;
b. Lembar peminjaman arsip III yang berada dalam map dicabut pula untuk
diganti dengan arsip yang telah dikembalikan, yang selanjutnya lembar
peminjaman II dimusnahkan;
c. Lembar peminjaman III disimpan sebagai bahan untuk pembuatan statistik
jumlah surat/arsip yang pernah dipinjam.
2.7 Penyusutan Arsip Dinamis
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan
cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,
pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis
kepada lembaga kearsipan.
Arsip - arsip Dinamis tidak akan selamanya disimpan di Pusat Arsip
(Record Center), tetapi sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA), arsip
Dinamis yang tidak bernilai guna tinggi, hanya memiliki nilai guna primer,
akan dimusnahkan. Sementara arsip yang bernilai guna tinggi, memiliki nilai
guna primer dan sekunder, akan diserahkan ke Arsip Nasional RI sebagai arsip
statis. Pemusnahan dan penyerahan arsip harus melalui prosedur dan ketentuan
peraturan perundang - undangan yang berlaku.
Kegiatan - kegiatan yang dilakukan dalam proses penyusutan arsip
meliputi : penilaian terhadap arsip yang sudah melampaui jangka simpannya,
penyisihan dan seleksi arsip - arsip mana yang dapat dimusnahkan dan yang
-
20
akan disimpan, pendaftaran arsip dalam daftar pertelaan, pemusnahan dan
penyerahan arsip.
Fase penyusutan merupakan penentuan masa simpan arsip. Dalam fase
ini ditentukan apakah suatu arsip harus dimusnahkan, dipindahkan atau
disimpan secara permanen. Pengelolaan arsip inaktif pada dasarnya tidak dapat
dilepaskan dari pengelolaan semasa aktifnya. Apabila pada masa aktifnya arsip
dikelola (managed) dengan baik, maka pada masa inaktifnya akan menjadi
baik, sehingga akan memudahkan proses penyusutan dan penataan arsip pada
masa statis.
2.8 Sistem Kearsipan yang Baik
Sistem dalam hubungannya dengan sistem kearsipan biasanya
menunjukkan pada metode penyusunan atau penggolongan, akan tetapi juga
bermacam-macam perlengkapan yang dipergunakan, organisasi penyusunan
tenaga kerja dan metode-metode yang dipergunakan apabila meminjam atau
mengembalikan surat-surat (dokumen/arsip).
Prinsip penilaian arsip dapat digolongkan berdasarkan hal-hal sebagai berikut:
a. Penilaian arsip atas dasar manfaat. Nilai manfaat di sini berarti manfaat
sebagai sumber data untuk dapat disajikan informasi yang diperlukan.
b. Penilaian arsip atas dasar kecepatan. Kecepatan penyejian bahan informasi
ditentukan oleh kecepatan dalam penemuan kembali arsip yang digunakan
dengan ditentukan jangka waktu 3 sampai 6 menit, sedangkan 6 sampai 10
menit untuk arsip statis.
c. Penilaian arsip atas dasar efisiensi. Perlu atau tidaknya diadakan perubahan
pengelolaan arsip ditentukan melalui efisien atau tidaknya pengelolaan yang
dilaksanakan.
-
21
Terdapat juga pemeliharaan arsip dan pengamanan arsip yang baik
sebagai berikut :
1. Pemeliharaan arsip
Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin
untuk mencegah kerusakan akibat beberapa sebab. Pemeliharaan arsip secara
fisik dapat dilakukan melalui beberapa cara sebagai berikut:
a. Pengaturan Ruangan
Ruang penyimpanan arsip harus:
Dijaga agar tetap kering (temperature ideal antara -F, dengan kelembaban
50-60%).
Terang (terkena sinar matahari tidak langsung).
Mempunyai ventilasi yang merata.
Terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan sebagainya.
b.Tempat Penyimpanan Arsip
Hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara di antara berkas
yang disimpan.Tingkat kelembaban yang diinginkan perlu diketahui.
c. Penggunaan Bahan-bahan Pencegah Rusaknya Arsip
Salah satu caranya adalah meletakkan kapur barus di tempat
penyimpanan, atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia secara
berkala.
d. Larangan-larangan
Perlu dibuat peraturan yang harus dilaksanakan, antara lain:
Dilarang membawa dan/atau makan di tempat penyimpanan arsip.
Dalam ruangan penyimpanan arsip dilarang merokok (karena percikan api
dapat menimbulkan bahaya kebakaran).
-
22
e. Kebersihan
Arsip harus selalu dibersihkan dan dijaga dari n oda karat dan lain-lain.
2. Pengamanan Arsip
Pengamanan arsip adalah menjaga arsip dari kehilangan maupun dari
kerusakan. Dalam UU No. 7 tahun 1971 pasal 11, diutarakan ketentuan sebagai
berikut:
a. Barang siapa dengan sengaja dan melawan hokum, memiliki arsip
sebagaimana dimaksud pada pasal 1 UU No. 7 tahun 1971 ini dapat dipidana
dengan pidana penjara selama-lamanya 10 tahu.
b. Barang siapa menyimpan arsip sebagaimanadimaksud dalam pasal 1 huruf a
UU No. 7 tahun 1971 ini yang dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang
isi nasakah itu kepada pihak ketigak yang tidak berhak mengetahuinya sedang
ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut, dapat dipidana dengan pidana
penjara selama-lamanya 20 tahun atau dipidana penjara seumur hidup.
Ketentuan di atas dimaksudkan untuk mengamankan arsip dari segi
informasi.Untuk arsip milik swasta atau perorangan, pengamanan dari segi
hukum diatur pada KUHP maupun KUHD.
Secara fisik semua arsip harus diamankan dari segi
kerusakan.Kerusakan arsip dapat terjadi karena faktor internal dan faktor
eksternal.
a. Faktor Internal
Kualitas kertas
Tinta
Bahan perekat yang bersentuhan dengan kertas
-
23
b. Faktor Eksternal
Lingkugan
Sinar matahari
Debu
Serangan dari kutu dan sejenisnya
Jamur dan sejenisnya
-
24
2.9 Kerangka Dasar Penelitian
Gambar 2.1 Kerangka Penelitian
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
Arsip Dinamis Aktif
PENYUSUTAN ARSIP
PENEMUAN KEMBALI
ARSIP
PEMELIHARAAN ARSIP DINAMIS
SISTEM KEARSIPAN
YANG BAIK
PERATURAN WALIKOTA SALATIGA NO.47 Tahun 2009
PERATURAN WALIKOTA SALATIGA NO.46 Tahun 2009
ARSIP DINAMIS
Arsip Dinamis Inaktif
SISTEM PENCIPTAAN
FILLING SISTEM
PENYIMPANAN ARSIP
-
25
Pada penelitian ini difokuskan pada arsip dinamis yang tidak secara
langsung dan terus-menerus diaperlukan dan digunakan dalam
penyelenggaraan administrasi sehari-hari pada Pengelolaan Arsip Dinamis
pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga.
Sistem pengelolaan arsip dinamis pelaksanaan meliputi kegunaan arsip
dinamis, pengelolaan arsip dinamis yang terdiri atas azas penyimpanan arsip
dan filling sistem penyimpanan arsip, bentuk arsip dinamis, penemuan kembali
arsip dinamis, penyusutan arsip dinamis serta sistem kearsipan yang baik.
Pengelolaan arsip dinamis mencakup sistem penciptaan arsip, filling
sistem kearsipan. Peralatan dan perlengkapan penyimpanan arsip dinamis
adalah peralatan meliputi filling cabinet (lemari arsip), rak buku, pelubang
kertas dan setepler, sedangkan perlengkapan yang digunakan dalam kegiatan
penanganan arsip yaitu map gantung, sekat arsip, folder kartu kendali arsip,
lembar disposisi, kode arsip, klip dan buku agenda surat yang ada pada bagian
pengelolaan arsip dinamis Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota
Salatiga.
Pada penemuan kembali arsip dinamis apabila arsip dinamis tersebut
diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah
Kota Salatiga. Penyusutan arsip pada penelitian ini adalah kegiatan
pengurangan arsip dinamis pada Pengolahan Arsip Dinamis pada Kantor
Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga dengan cara membuat jadwal
retensi arsip.
Sistem kearsipan yang baik adalah pengelolaan arsip yang tepat
digunakan pada waktu yang tepat, sehingga pengelolaan arsip dapat efektif dan
efisien pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga.