bab ii landasan teori 2.1 pengertian arsip dan...

Download BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Arsip dan …repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5566/3/T1_162009081_BAB II… · harus memeuhi syarat-syarat sebagai berikut: ... kelembaban,

If you can't read please download the document

Upload: ngohanh

Post on 06-Feb-2018

221 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

  • 7

    BAB II

    LANDASAN TEORI

    2.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan

    2.1.1 Pengertian Arsip

    Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk

    dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi

    yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga

    pendidikan, perusahaan, organisasi politik, dan perseorangan dalam

    pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

    Menurut Kamus Administrasi Perkantoran. Arsip adalah kumpulan

    warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu

    kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

    Menurut pengertian tersebut, warkat yang selanjutnya disebut arsip

    harus memeuhi syarat-syarat sebagai berikut:

    o Warkat tersebut harus msih mempunyai kegunaan,

    o Warkat tersebut harus disimpan secara teratur dan berencana, dan

    o Warkat tersebut dapat ditemukan dengan mudah dan cepat apabila

    diperlukan kembali.

    Pada Undang-undang No. 7 tahun 1971 arsip dibedakan menurut

    fungsinya menjadi dua golongan,yaitu: a) arsip dinamis yang dipergunakan

    secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan

    kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam

    penyelenggaraan administrasi negara b) arsip statis yang tidak dipergunakan

    secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan

  • 8

    pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari hari administrasi

    negara.

    Berdasarkan uraian tersebut maka yang dimaksud dengan Arsip dalam

    penelitian ini adalah sekumpulan informasi yang berupa surat atau media

    lainnya yang mempunyai suatu kegunaan dalam waktu setiap kali diperlukan

    dan disimpan secara teratur agar sewaktu-waktu bila diperlukan dapat

    menemukan kembali dengan waktu yang cepat.

    2.1.2 Pengertian Kearsipan

    Undang undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang

    Kearsipan menerangkan bahwa yang dimaksud dengan kearsipan adalah hal

    hal yang berkenaan dengan arsip sedangkan yang dimaksud dengan arsip

    adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media

    sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat

    dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan,

    perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan

    dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara .

    Pada pasal 3 Undang undang No. 43 Tahun 2009 antara lain

    dirumuskan bahwa tujuan penyelenggaraan kearsipan adalah: (a) menjamin

    terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara,

    pemerintah daerah, lembaga pendidikan,perusahaan, organisasi politik,

    organisasi kemasyarakatan dan perseorangan, (b) menjamin ketersediaan arsip

    autentik dan terpercaya sebagai alat bukti sah, (c) menjamin terwujudnya

    pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan

    perundang-undangan, (d) menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak

    hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang

  • 9

    autentik dan terpercaya, (e) mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan

    nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu, (f) menjamin

    keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam

    kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, (g) menjamin keselamatan

    aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik budaya, pertahanan, serta

    keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa dan(h) meningkatkan kualitas

    pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan

    terpercaya.

    Berdasarkan uraian tersebut maka yang dimaksud Kearsipan dalam

    penelitian ini adalah proses yang dimulai dari penciptaan, penerimaan,

    pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta

    penyimpanan arsip menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan

    cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi,

    maka harus dimusnahkan.

    2.2 Pengertian Arsip Dinamis

    Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung

    dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan

    pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam

    penyelengaraan administrasi Negara.

    Arsip dinamis dibagi lagi kedalam 3 macam, yaitu:

    1. Arsip dinamis aktif, ialah arsip yang masih sering digunakan bagi

    kelangsungan kerja;

    2. Arsip dinamis semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah

    mulai menurun;

  • 10

    3. Arsip dinamis inaktif, adalah arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam

    proses pekerjaan sehari-hari.

    2.3 Kegunaan Arsip Dinamis

    Arsip dinamis memiliki beberapa fungsi sebagaimana diuraikan di bawah ini:

    a. Merupakan memori badan korporasi.

    Ini diperlukan karena karyawan sebuah badan korporasi memiliki

    ingatan yang terbatas, bila terjadi sebuah peristiwa maka hasil ingatan

    karyawan akan berbeda walaupun menghadapi peristiwa yang sama. Untuk

    mencegah adanya memori yang sukar untuk dipahami dan mungkin saling

    bertentangan, badan korporasi mengandalkan informasi terekam sebagai dasar

    pengembangan pada masa mendatang. Arsip dinamis atau rekaman yang akurat

    diperlukan untuk menjadi informasi latar belakang bagi perencanaan masa

    mendatang sekaligus memanfaatkan pengalaman masa lampau. Karena itu

    rekaman atau arsip dinamis merupakan sumber daya badan korporasi sekaligus

    asset badan korporasi. Sebagai sumber daya, arsip dinamis menyediakan

    informasi sedangkan sebagai asset menyediakan dokumentasi.

    b. Pengambilan keputusan manajemen.

    Proses pengambilan keputusan meliputi penentuan masalah,

    mengembangkan alternative, menilai alternative, memilih dan menerapkan

    pemecahan yang terbaik dan menilai keputusan yang sudah diambil. Untuk

    mengambil keputusan profesional, manajer harus memiliki informasi latar

    belakang (dokumentasi yang disajikan oleh arsip dinamis), dasaruntuk menilai

    alternatif (ramalan, pengalaman masa lampau, konsekuensi keputusan yang

    diambil oleh badan korporasi lain, semuanya disediakan oleh arsip dinamis)

  • 11

    dan alat untuk menilai keputusan (balikan dan mekanisme control yang

    disediakan oleh arsip dinamis).

    Arsip dinamis juga menyediakan informasi yang diperlukan untuk

    keputusan terprogram atau rutin. Jenis keputusan semacam ini dilakukan

    berdasarkan kebijakan, prosedur, dan peraturan badan korporasi yang

    mapan.Semua ini merupakan bagian dari arsip dinamis badan korporsi.

    c. Menunjang litigasi.

    Dengan semakin banyaknya orang, badan korporasi yang mengadukan

    atau menuntut badan korporasi maka semakin lama manajemen arsip dinamis

    semakin diperlukan. Bila mana sebuah badan korporasi menggugat badan

    korporasi lain, maka arsip dinamis menyediakan dokumentasi yang diperlukan

    untuk digunakan dipengadilan. Dokumentasi yang jelas dari maksud dan

    tindakan sebuah badan korporasi merupakan pelindung terhadap

    litigasi.Karena itu perlu arsip dinamis.

    d. Mengurangi biaya dan volume penggunaan kertas.

    Banyak manajer menjadi pusing akibat bertambahnya volume kertas

    yang diperlukan serta meningkatnya biaya yang dikaitkan dengan penciptaan,

    penggunaan, penyimpanan, dan pemusnahan arsip dinamis. Maka perlu

    perhatian terhadap meningkatnya volume kertas yang digunakan berimbas

    pada biaya pemeliharaannya. Untuk itu penciptaan sampai dengan

    pemusnahan, dalam upaya mengendalikan volume kertas yang meningkat dan

    biaya penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan pemusnahan arsip dinamis

    yang semakin meningkat.

  • 12

    e. Efisiensi badan korporasi.

    Badan korporasi akan mengalami inefisiensi bilamana informasi yang

    diperlukan tidak segera tersedia. Ancangan yang sistematis terhadap

    manajemen arsip dinamis menyediakan sarana temu balik informasi guna

    meningkatkan efisiensi karyawan dan akhirnya juga badan korporasi.

    f. Ketentuan hukum.

    Banyak badan korporasi yang memperoleh kontrak kerja, pesanan dari

    pemerintah sehingga badan korporasi tersebut harus beroperasi sesuai dengan

    kebijakan dan prosedur pemerintah. Arsip dinamis yang ada badan korporasi

    tersebuat ada kaitannya dengan pemerintah, tunduk pada ketentuan badan

    korporasi. Bilamana ada pemeriksaan harus mampu menyediakan dokumentasi

    atas permintaan pemerikasaan.

    g. Rujukan historis.

    Arsip dinamis merekam informasi masa lalu dan menyediakan

    informasi untuk masa depan. Arsip dinamis melestarikan sejarah untuk

    generasi mendatang. Bilamana rekaman tersebut hilang atau rusak, sebagian

    informasi yang terkandung di dalamnya tidak dapat diperoleh kembali. Bagian

    informasi yang diperoleh kembali seringkali hanya merupakan hasil ingatan

    karyawan dan mungkin berisi distorsi yang menyimpang dari rekaman semula.

    Berdasarkan uraian tersebut maka kegunaan arsip dinamis digolongkan

    menjadi tujuh yaitu sebagai memori atau pengingat bagi badan korporasi,

    pengambilan keputusan manajemen, menunjang litigasi, mengurangi biaya dan

    volume penggunaan kertas, efisiensi badan korporasi, ketentuan hukum, dan

    juga sebagai rujukan historis.

  • 13

    2.4 Pengelolaan Arsip Dinamis

    Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis

    secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan

    pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Tujuan dari pengelolaan arsip dinamis

    adalah menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai

    bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem

    yang memenuhi persyaratan, sistematis, utuh, menyeluruh, dan sesuai dengan

    norma, standar, prosedur, dan kriteria. Selain itu juga untuk menjaga

    keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip.

    2.4.1 Sistem Penciptaan

    Penciptaan arsip seperti surat dan naskah lainnya, gambar, dan rekaman

    merupakan aktivitas awal dari masa kehidupan arsip, yaitu kegiatan membuat

    surat dan dokumen atau naskah lain yang diperlukan dalam rangka

    penyelenggaraan organisasi dalam rangka mencapai tujuan. Penciptaan arsip

    dapat diartikan sebagai aktivitas membuat rekaman kegiatan atau peristiwa

    dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan perkembangan teknologi

    informasi dan komunikasi.

    Beberapa ketentuan yang harus diperhatikan dalam penciptaan arsip

    adalah :

    (a) Penciptaan arsip dilaksanakan dengan baik dan benar untuk menjamin

    rekaman kegiatan dan peristiwa sebagaimana adanya sehingga menghasilkan

    arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya

    (b) Pencipta arsip dan lembaga kearsipan dapat membuat arsip dalam berbagai

    bentuk dan melakukan alih media meliputi media elektronik dan media lain

  • 14

    (c) Penciptaan arsip dilaksanakan berdasarkan analisis fungsi dan tugas

    organisasi

    (d) Penciptaan arsip harus memenuhi komponen struktur, isi, dan konteks arsip

    Ketentuan-ketentuan tersebut dapat dikatakan bahwa setiap pegawai

    unit kerja yang terlibat dalam pembuatan dokumen harus memperhatikan

    prinsip-prinsip berikut dalam proses menciptakan arsip yaitu : baik dan benar,

    dapat menentukan bentuk dan melakukan alih media meliputi media elektronik

    dan media lain, penciptaan arsip dilaksanakan dengan melakukan analisis

    fungsi dan tugas organisasi, memenuhi komponen struktur, isi dan konteks

    arsip.

    Maka dalam menciptakan arsip, pencipta arsip mengatur dan

    mendokumentasikan proses pembuatan dan penerimaan arsip secara akurat.

    Dalam hal ini, pencipta arsip harus melakukan pencatatan (perekaman) proses

    pembuatan dokumen, pencatatan pendistribusian dokumen baik pengiriman

    maupun penerimaannya. Pencatatan proses pembuatan dokumen misalnya

    berupa notulensi rapat, proses rapat, isi rapat, dan keputusan rapat yang

    berkenaan dengan pembuatan dokumen. Sedangkan pencatatan pendistribusian

    dokumen dilakukan dengan melakukan pencatatan pada buku/kartu agenda,

    pencatatan penyampaian dokumen dengan menggunakan lembar disposisi,

    lembar pencatatan penerimaan dokumen, lembar kartu kendali, lembar kartu

    tunjuk silang, dan pencatatan secara elektronik dengan menggunakan

    komputer.

  • 15

    2.4.2 Filing Sistem penyimpanan Arsip

    Arsip merupakan alat pengingat-ingat, baik bagi organisasi maupun

    bagi pimpinan. Untuk mempermudah dalam penyimpanan dan proses

    penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan, maka perlu dilakukan

    penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip. (Moekijat.2002. :

    83) Sistem penyimpanan arsip dalam Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan

    Teknologi Modern adalah sebagai berikut :

    a. Penggolongan menurut abjad (alphabetical classification).

    Penggolongan menurut abjad adalah penggolongan, dimana dokumen-

    dokumen disimpan menurut huruf-huruf yang pertama dari nama-nama orang

    atau organisasi. Kemudian menurut huruf-huruf yang kedua.

    b. Penggolongan menurut nomor (numerical classification).

    Penggolongan menurut nomor adalah prnggolongan, dimana tiap

    dokumen atau map diberi nomor dan disimpan menurut urutan nomor.

    c. Penggolongan menurut wilayah (geograpical classification).

    Penggolongan menurut wilayah adalah penggolongan di mana surat-

    surat atau arsip-arsip dibagi menurut letak wilayahnya.

    d. Penggolongan menurut perihal (subject classification).

    Penggolongan menurut perihal adalah penggolongan, di mana

    dokumen-dokumen disusun menurut perihal, bahkan menurut nama-nama

    perusahaan, koresponden-koresponden, dan sebagainya.

    e. Penggolongan menurut waktu (chronological classification).

    Penggolongan menurut waktu adalah penggolongan, di mana dokumen-

    dokumen disimpan menurut urutan tanggalnya.

  • 16

    Di dalam filling sistem penyimpanan arsip adalah cara dalam mengatur

    dan menata berkas atau arsip dalam susunan yang sistematis yang digolongkan

    dalam lima penggolongan yaitu menurut abjad, nomor, wilayah, perihal, dan

    waktu.

    2.5 Pemeliharaan Arsip Dinamis

    Pemeliharaan arsip dinamis dilaksanakan oleh pencipta arsip untuk

    menjamin keamanan informasi dan fisik arsip. Pemeliharaan arsip dilakukan

    sesuai dengan standar pemeliharaan arsip. Pemeliharaan arsip dilakukan untuk

    mencegah kerusakan arsip yang dapat terjadi karena faktor intrinsik yaitu

    bahan-bahan yang digunakan dalam menciptakan arsip seperti kertas, tinta, dan

    pasta/lem; atau karena faktor ekstrinsik yaitu akibat serangan dari luar seperti

    kelembaban, udara yang terlampau kering, sinar matahari, kekotoran udara,

    debu, jamur, serangga, rayap, gegat, api, dan air. Oleh karena itu untuk

    memelihara arsip maka ruang arsip harus kering, kuat, terang, berfentilasi yang

    baik, pancaran sinar matahari tidak langsung masuk ke ruangan, jendela dan

    pintu diberi jaring kawat untuk menyaring udara masuk, menyaring serangga,

    hewan kecil dan lainnya.

    Suhu udara dan tingkat kelembaban udara diatur dan untuk

    mempermudah pengaturan suhu dan kelembaban udara perlu dipasang AC

    selama 24 jam terus menerus. Tempat penyimpanan menggunakan rak logam,

    dan arsip disusun agak merenggang, tidak terlalu rapat, diatur dengan cermat,

    dan arsip tidak terlipat. Selain itu, untuk mencegah serangga/rayap dapat

    dimasukkan kapur barus ke kotak/laci/almari arsip.

  • 17

    2.6 Penemuan Kembali Arsip Dinamis

    Suatu arsip dapat menjadi sumber informasi apabila arsip tersebut dapat

    ditemukan kembali fisik dan isi informasinya. Hal ini sesuai dengan konsep

    dan pengertian yang dikemukakan oleh Lundgren dan Lundgren bahwa unsur

    arsip agar dapat dikatakan sebagai arsip adalah sifatnya yang dapat

    diketemukan kembali.

    Fase inilah yang paling determinan di dalarn manajemen arsip

    dinamis.Penemuan kembali dilakukan apabila ada perrnintaan dari pengguna

    terhadap informasi arsip.Pengguna disini adalah mereka yang membutuhkan

    informasi arsip di dalam konteks pelaksanaan kerja atau pelaksanaan fungsi -

    fungsi manajemen.

    Faktor - faktor yang persepsi harus diperhatikan di dalarn sistem

    penemuan kembali adalah berkaitan dengan sistem pemberkasan yang

    diterapkan, sarananya seperti indeks dan tunjuk silang (cross reference) dan

    juga unsur kecepatan dan ketepatan yang menjadi dasar sistem prosesnya.

    (Sulistyo Basuki,2003 hal: 305) Apapun bentuk permintaan yang

    digunakan, pemohon harus bersedia memberikan informasi kepada petugas

    pusat arsip dinamis sebagai berikut :

    a. Nomor boks (yang ditentukan oleh pusat arsip dan dicatat pada transfer

    formulir arsip dinamis yang dikembalikan ke unit pengirim arsip dinamis)

    b. Judul folder atau deskripsinya.

    c. Nama, bagian, dan nomor telepon peminta arsip dinamis.

    d. Perkiraan waktu peminjaman arsip dinamis sehingga waktu penagihan

    dapat dicatat pada formulir.

  • 18

    Setelah dipinjam, petugas akan mencatat formulir kemudian

    menjajarkan formulir menurut tanggal penagembalian. Lazimnya berkas arsip

    dinamis dipinjamkan selama 2 (dua) minggu namun dapat diperpanjang.

    Berikut tata cara penemuan kembali arsip ( Thomas Wiyasa, 2003 hal: 72 ) :

    1. Peminjaman

    Pada prinsipnya setiap peminjam arsip/surat harus dicatat, dan

    peminjaman arsip harus dilaksanakan melalui lembar Peminjaman rangkap tiga

    yang masing-masing berfungsi sebagai berikut :

    a. Lembar Peminjaman Arsip I sebagai pengingat di Unit Kearsipan atau unit

    yang menyimpan arsip;

    b. Lembar Peminjaman Arsip II sebagai pengantar arsip yang dipinjam, yang

    dimasukkan ke dalam map;

    c. Lembar Peminjaman Arsip III sebagai tanda bukti pinjam pada peminjaman

    arsip.

    2. Pencarian Berkas

    Peminjam harus mengajukan permintaan dengan menyebutkan

    masalahnya. Maka petugas akan mencari berkas dengan menempuh langkah

    sebagai berikut :

    a. Melihat judul pada tab sekat petunjuk II apabila petunjuk I telah tertempel

    pada laci lemari arsip.

    b. Melihat judul pada tab sekat petunjuk III.

    c. Melihat pada tab judul pada tab map untuk mengambil surat dan berkasnya.

    3. Mengembalikan Arsip

    Apabila peminjaman arsip telah selesai dan telah dikembalikan maka

    arsip tersebut harus segera dimasukkan kembali ke dalam map semula.

  • 19

    Langkah-langkah yang perlu dilakukan oleh petugas pengelola adalah sebagai

    berikut :

    a. Lembar peminjaman I dijabut serta diberikan kepada peminjam sebagai

    bukti bahwa berkas yang dipinjam telah dikembalikan;

    b. Lembar peminjaman arsip III yang berada dalam map dicabut pula untuk

    diganti dengan arsip yang telah dikembalikan, yang selanjutnya lembar

    peminjaman II dimusnahkan;

    c. Lembar peminjaman III disimpan sebagai bahan untuk pembuatan statistik

    jumlah surat/arsip yang pernah dipinjam.

    2.7 Penyusutan Arsip Dinamis

    Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan

    cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,

    pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis

    kepada lembaga kearsipan.

    Arsip - arsip Dinamis tidak akan selamanya disimpan di Pusat Arsip

    (Record Center), tetapi sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA), arsip

    Dinamis yang tidak bernilai guna tinggi, hanya memiliki nilai guna primer,

    akan dimusnahkan. Sementara arsip yang bernilai guna tinggi, memiliki nilai

    guna primer dan sekunder, akan diserahkan ke Arsip Nasional RI sebagai arsip

    statis. Pemusnahan dan penyerahan arsip harus melalui prosedur dan ketentuan

    peraturan perundang - undangan yang berlaku.

    Kegiatan - kegiatan yang dilakukan dalam proses penyusutan arsip

    meliputi : penilaian terhadap arsip yang sudah melampaui jangka simpannya,

    penyisihan dan seleksi arsip - arsip mana yang dapat dimusnahkan dan yang

  • 20

    akan disimpan, pendaftaran arsip dalam daftar pertelaan, pemusnahan dan

    penyerahan arsip.

    Fase penyusutan merupakan penentuan masa simpan arsip. Dalam fase

    ini ditentukan apakah suatu arsip harus dimusnahkan, dipindahkan atau

    disimpan secara permanen. Pengelolaan arsip inaktif pada dasarnya tidak dapat

    dilepaskan dari pengelolaan semasa aktifnya. Apabila pada masa aktifnya arsip

    dikelola (managed) dengan baik, maka pada masa inaktifnya akan menjadi

    baik, sehingga akan memudahkan proses penyusutan dan penataan arsip pada

    masa statis.

    2.8 Sistem Kearsipan yang Baik

    Sistem dalam hubungannya dengan sistem kearsipan biasanya

    menunjukkan pada metode penyusunan atau penggolongan, akan tetapi juga

    bermacam-macam perlengkapan yang dipergunakan, organisasi penyusunan

    tenaga kerja dan metode-metode yang dipergunakan apabila meminjam atau

    mengembalikan surat-surat (dokumen/arsip).

    Prinsip penilaian arsip dapat digolongkan berdasarkan hal-hal sebagai berikut:

    a. Penilaian arsip atas dasar manfaat. Nilai manfaat di sini berarti manfaat

    sebagai sumber data untuk dapat disajikan informasi yang diperlukan.

    b. Penilaian arsip atas dasar kecepatan. Kecepatan penyejian bahan informasi

    ditentukan oleh kecepatan dalam penemuan kembali arsip yang digunakan

    dengan ditentukan jangka waktu 3 sampai 6 menit, sedangkan 6 sampai 10

    menit untuk arsip statis.

    c. Penilaian arsip atas dasar efisiensi. Perlu atau tidaknya diadakan perubahan

    pengelolaan arsip ditentukan melalui efisien atau tidaknya pengelolaan yang

    dilaksanakan.

  • 21

    Terdapat juga pemeliharaan arsip dan pengamanan arsip yang baik

    sebagai berikut :

    1. Pemeliharaan arsip

    Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin

    untuk mencegah kerusakan akibat beberapa sebab. Pemeliharaan arsip secara

    fisik dapat dilakukan melalui beberapa cara sebagai berikut:

    a. Pengaturan Ruangan

    Ruang penyimpanan arsip harus:

    Dijaga agar tetap kering (temperature ideal antara -F, dengan kelembaban

    50-60%).

    Terang (terkena sinar matahari tidak langsung).

    Mempunyai ventilasi yang merata.

    Terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan sebagainya.

    b.Tempat Penyimpanan Arsip

    Hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara di antara berkas

    yang disimpan.Tingkat kelembaban yang diinginkan perlu diketahui.

    c. Penggunaan Bahan-bahan Pencegah Rusaknya Arsip

    Salah satu caranya adalah meletakkan kapur barus di tempat

    penyimpanan, atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia secara

    berkala.

    d. Larangan-larangan

    Perlu dibuat peraturan yang harus dilaksanakan, antara lain:

    Dilarang membawa dan/atau makan di tempat penyimpanan arsip.

    Dalam ruangan penyimpanan arsip dilarang merokok (karena percikan api

    dapat menimbulkan bahaya kebakaran).

  • 22

    e. Kebersihan

    Arsip harus selalu dibersihkan dan dijaga dari n oda karat dan lain-lain.

    2. Pengamanan Arsip

    Pengamanan arsip adalah menjaga arsip dari kehilangan maupun dari

    kerusakan. Dalam UU No. 7 tahun 1971 pasal 11, diutarakan ketentuan sebagai

    berikut:

    a. Barang siapa dengan sengaja dan melawan hokum, memiliki arsip

    sebagaimana dimaksud pada pasal 1 UU No. 7 tahun 1971 ini dapat dipidana

    dengan pidana penjara selama-lamanya 10 tahu.

    b. Barang siapa menyimpan arsip sebagaimanadimaksud dalam pasal 1 huruf a

    UU No. 7 tahun 1971 ini yang dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang

    isi nasakah itu kepada pihak ketigak yang tidak berhak mengetahuinya sedang

    ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut, dapat dipidana dengan pidana

    penjara selama-lamanya 20 tahun atau dipidana penjara seumur hidup.

    Ketentuan di atas dimaksudkan untuk mengamankan arsip dari segi

    informasi.Untuk arsip milik swasta atau perorangan, pengamanan dari segi

    hukum diatur pada KUHP maupun KUHD.

    Secara fisik semua arsip harus diamankan dari segi

    kerusakan.Kerusakan arsip dapat terjadi karena faktor internal dan faktor

    eksternal.

    a. Faktor Internal

    Kualitas kertas

    Tinta

    Bahan perekat yang bersentuhan dengan kertas

  • 23

    b. Faktor Eksternal

    Lingkugan

    Sinar matahari

    Debu

    Serangan dari kutu dan sejenisnya

    Jamur dan sejenisnya

  • 24

    2.9 Kerangka Dasar Penelitian

    Gambar 2.1 Kerangka Penelitian

    PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

    Arsip Dinamis Aktif

    PENYUSUTAN ARSIP

    PENEMUAN KEMBALI

    ARSIP

    PEMELIHARAAN ARSIP DINAMIS

    SISTEM KEARSIPAN

    YANG BAIK

    PERATURAN WALIKOTA SALATIGA NO.47 Tahun 2009

    PERATURAN WALIKOTA SALATIGA NO.46 Tahun 2009

    ARSIP DINAMIS

    Arsip Dinamis Inaktif

    SISTEM PENCIPTAAN

    FILLING SISTEM

    PENYIMPANAN ARSIP

  • 25

    Pada penelitian ini difokuskan pada arsip dinamis yang tidak secara

    langsung dan terus-menerus diaperlukan dan digunakan dalam

    penyelenggaraan administrasi sehari-hari pada Pengelolaan Arsip Dinamis

    pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga.

    Sistem pengelolaan arsip dinamis pelaksanaan meliputi kegunaan arsip

    dinamis, pengelolaan arsip dinamis yang terdiri atas azas penyimpanan arsip

    dan filling sistem penyimpanan arsip, bentuk arsip dinamis, penemuan kembali

    arsip dinamis, penyusutan arsip dinamis serta sistem kearsipan yang baik.

    Pengelolaan arsip dinamis mencakup sistem penciptaan arsip, filling

    sistem kearsipan. Peralatan dan perlengkapan penyimpanan arsip dinamis

    adalah peralatan meliputi filling cabinet (lemari arsip), rak buku, pelubang

    kertas dan setepler, sedangkan perlengkapan yang digunakan dalam kegiatan

    penanganan arsip yaitu map gantung, sekat arsip, folder kartu kendali arsip,

    lembar disposisi, kode arsip, klip dan buku agenda surat yang ada pada bagian

    pengelolaan arsip dinamis Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota

    Salatiga.

    Pada penemuan kembali arsip dinamis apabila arsip dinamis tersebut

    diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah

    Kota Salatiga. Penyusutan arsip pada penelitian ini adalah kegiatan

    pengurangan arsip dinamis pada Pengolahan Arsip Dinamis pada Kantor

    Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga dengan cara membuat jadwal

    retensi arsip.

    Sistem kearsipan yang baik adalah pengelolaan arsip yang tepat

    digunakan pada waktu yang tepat, sehingga pengelolaan arsip dapat efektif dan

    efisien pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga.