bab ii, iii,iv, v
TRANSCRIPT
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Rumah Sakit mempunyai fungsi dan tujuan sarana pelayanan
kesehatan yang menyelenggarakan kegiatan pelayanan berupa pelayanan rawat
jalan, pelayanan rawat inap, pelayanan gawat darurat, pelayanan rujukan yang
mencakup pelayanan rekam medis dan penunjang medis serta dimanfaatkan
untuk pendidikan, pelatihan, dan penelitian bagi para tenaga kesehatan.
Rumah sakit dapat memberi pelayanan kesehatan yang bermutu
terjangkau oleh masyarakat dalam rangka meningkatkan derajat kesehatan
masyarakat, pelayanan ini bersifat dasar spesialistik dan sub spesialistik dengan
menggutamakan sarana kesehatan dengan menyelenggarakan kesehatan secara
merata dengan mengutamakan upaya penyembuhan penyakit dan pemulihan
kepada masyarakat dalam upaya peningkatan kesehatan masyarakat.
Rumah sakit adalah bagian yang penting di bidang kesehatan dan
berperan dalam menunjang kelangsungan hidup masyarakat agar hidup sehat
dan sejahtera, di rumah sakit mempunyai beberapa ruang baik untuk
pengobatan, pelayanan, informasi, bagian rekam medis
Rekam medis merupakan bukti tertulis mengenai proses pelayanan
yang diberikan kepada pasien oleh Dokter dan tenaga kesehatan lainnya, yang
mana dengan adanya bukti tertulis tersebut maka rekam medis yang diberikan
1
dapat dipertanggungjawabkan, dengan tujuan upaya penunjang tertib
administrasi dalam upaya peningkatan pelayanan kesehatan rekam medis.
Rekam medis diartikan suatu dokumen yang berisi catatan mengenai
identitas pasien, pemeriksaan pengobatan tindakan dari rekam medis lain pada
sarana kesehatan yang dicatat secara berkesinambungan, selama diberikan
pelayanan di rumah sakit baik rawat jalan, rawat jalan, rawat inap maupun
gawat darurat. Rekam medis adalah satu bagian yang ada di suatu rumah sakit,
sehingga secara otomatis rekam medis mempunyai peran yang sangat penting
demi kelangsungan dan perkembangan rumah sakit yang berkaitan rekam
medis ini, tidak hanya melayani pasien semata tetapi masih banyak hal-hal
yang harus dikerjakan oleh rekam medis.
Rekam medis juga mempunyai peran penting dibidang administrasi
dan pengembangan keterampilan di bidang pendidikan bagi mahasiswa yang
sedang menjali, PKL (Praktek Kerja Lapangan) dengan melihat tugas-tugas
urusan rekam medis, dapat mengetahui lebih jauh tentang konsep dasar pada
rekam medis, perkembangan dan kemajuan rekam medis tergantung pada
pelayanan rekam medis karena merupakan ujung tombak rekam medis yang
dapat membawa nama baik rumah sakit tersebut.
2
B. Rumusan Masalah
Dari latar belakang permasalahan yang telah uraikan di atas, maka
penulis mengajukan permasalahan “Bagaimana prosedur dan pengarsipan
Rekam Medis di RSUD Kabupaten Nabire?”
C. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah :
1. Memberikan gambaran pelaksanaan tugas pengelolaan manajemen
pelayanan Rekam Medis di RSUD Nabire.
2. Mengetahui apakah sistem Kearsipan Rekam Medik RSUD Kabupaten
Nabire sudah memenuhi standar.
3. Sebagai bahan dan data bagi semua pihak yang dibutuhkan.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat diadakan penelitian adalah :
1. Bagi Penulis
Adapun manfaat bagi penulis antara lain:
a. Mengembangkan kemampuan secara nyata dan dapat menambah
pengalaman.
b. Mengetahui kegiatan dan kedisiplinan kerja yang ada pada dunia
nyata.
c. Meningkatkan kegiatan kemampuan dan keterampilan sehingga siap
untuk terjun dalam dunia kerja.
3
2. Bagi tempat PKL (Rumah Sakit)
Adapun manfaat bagi rumah sakit antara lain :
a. Dapat memberikan masukan bagi pelayanan yang lebih baik bagi
petugas rekam medis
b. Dapat memberikan usulan dan pertimbangan dalam melaksanakan
tugas bagi karyawan Rekam Medis di RSUD Kabupaten Nabire.
3. Bagi instansi pendidikan
Adapun manfaat bagi instansi pendidikan antara lain :
a. Sebagai bahan pertimbangan dan masukan untuk evaluasi kekurangan-
kekurangan dan instansi dalam pembekalan mahasiswa.
b. Mampu mempersiapkan lebih matang terhadap pembekalan
mahasiswa.
E. Metode Penelitian
1. Sumber Data
a. Data Primer
Data primer adalah data yang diperoleh langsung dari subjek penelitian
sebagai sumber informasi yang dicari (Syaifuddin Azwar, 2007: 91).
Dalam hal ini adalah hasil wawancara dengan bagian rekam medis.
b. Data Sekunder
Data sekunder adalah data yang diperoleh lewat pihak lain, tidak
langsung diperoleh oleh peneliti dari subjek penelitinya (Syaifuddin
Azwar, 2007: 91). Dalam hal ini berasal dari buku, majalah, surat
4
kabar, internet yang berhubungan dengan Rekam Medis di Rumah
Sakit Nabire.
2. Metode Pengumpulan Data
Adapun metode yang penulis gunakan dalam pengumpulan data adalah
sebagai berikut:
a. Metode Wawancara
Metode wawancara adalah metode atau cara pengumpulan data serta
sebagai informasi dengan jalan menanyakan langsung kepada
seseorang yang dianggap ahli dalam menyelesaikan suatu
permasalahan (Bawono Antoni, 2006: 30).
b. Metode Observasi
Metode observasi adalah suatu prosedur yang berencana antara lain
meliputi (pengamatan) dan mencatat jumlah serta taraf aktivitas
tertentu yang ada hubungannya dengan masalah yang diteliti
(Notoatmodjo Soekidjo, 2005: 93)
c. Studi Kepustakaan
Studi kepustakaan adalah suatu metode pengumpulan data yang
dilakukan dengan melakukan pencarian data-data yang berhubungan
dari berbagai sumber pustaka untuk kelengkapan data yang dibutuhkan
(Notoatmodjo Soekidjo, 2005: 93).
3. Jenis Penelitian
Dalam penelitian ini adalah deskriptif kualitatif yang diartikan untuk
menganalisa data tersebut dengan cara mendeskripsikan atau
5
menggambarkan data yang terkumpul sebagaimana adanya untuk dapat
disajikan dalam bentuk sedemikian rupa sehingga mudah dipahami oleh
pembaca (Kuncoro Mudrajad, 2003: 124).
F. Sistematika Penulisan
Untuk memudahkan pemahaman tugas akhir, ditulis dengan
sistematika sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan tentang latar belakang masalah, perumusan
masalah, manfaat penelitian, metode penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II TINJAUAN TEORI
Dalam bab ini diuraikan tentang pengertian rumah sakit, rekam medis
dan kesehatan sebuah rumah sakit, pengertian rekam medis, sistem penyimpanan
rekam medis, tujuan dan kegunaan rekam medis, alur rekam medis dan staf rekam
medis, pengertian arsip, prosedur penyimpanan arsip, sistem penyimpanan arsip
dan pengertian administrasi.
BAB III TINJAUAN UMUM
Dalam bab ini akan diuraikan mengenai gambaran umum rumah sakit
umum daerah kabupaten nabire (RSUD Kab. Nabire), fasilitas, visi dan misi
rumah sakit, rencana stratejik rumah sakit, jenis layanan serta informasi lain
seputar rumah sakit.
6
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
Dalam bab ini berisi tentang hasil kegiatan praktek dan pembahasan
obyek yang kami lakukan.
BAB V PENUTUP
Dalam bab ini berisi tentang kesimpulan dari kegiatan yang penulis
lakukan dan beberapa saran yang mungkin diperlukan peserta (PKL) Praktek
Kerja Lapangan yang akan datang membaca Tugas Akhir ini.
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
7
BAB II
LANDASAN TEORI
A. Pengertiann Rekam Medis
Didalam membahas pengertian rekam medis terlebih dahulu akan
dikemukakan arti dari rekam medis itu sendiri. Rekam medis disini diartikan
sebagai “keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas,
anamnese, penentuan fisik laboratorium, diagnosa segala pelayanan dan
tindakan medis yang diberikan kepada pasien, dan pengobatan baik yang
dirawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat”.
Kalau diartikan secara dangkal, rekam medis seakan-akan hanya merupakan
catatan dan dokumen tentang keadaan pasien, namun kalau dikaji lebih dalam
rekam medis mempunyai makna yang lebih luas dari pada catatan biasa,
sesudah tercermin segala informasi menyangkut seorang pasien yang akan
dijadikan dasar didalam menentukan tindakan lebih lanjut dalam upaya
pelayanan maupun tindakan medis lainnya yang diberikan kepada seseorang
pasien yang datang ke rumah sakit. (Protap RM, 1999: 56)
Rekam medis mempunyai pengertian, yang sangat luas tidak hanya
sekedar kegiatan pencatatan. Akan tetapi mempunyai pengertian sebagai suatu
sistem penyelenggarakan rekam medis. Sedangkan kegiatan pencatatan sendiri
hanya merupakan salah satu kegiatan dari pada penyelenggarakan rekam
medis. Pengyelenggaraan rekam medis adalah merupakan proses kegiatan yang
dimulai pada saat diterimanya pasien di rumah sakit, diteruskan kegiatan
8
pencatatan data medik pasien selama pasien itu mendapat pelayanan medik di
rumah sakit. Dan dilangjutkan dengan penanganan berkas rekam medis yang
meliputi penyelenggaraan penyimpanan serta pengeluaran berkas dari tempat
penyimpanan untuk melayani permintaan / peminjaman apabila dari pasien
atau untuk keperluan lainnya. (Protap RM, 1999: 56)
Yang bertanggung jawab atas pemilikan dan pemanfaatan Rekam
Medis adalah Direkture Rumah Sakit, pihak Direktur bertanggung jawab atas
hilang, rusak, atau pemalsuaannya, termasuk penggunaannya oleh badan atau
orang yang tidak berhak. Isi rekam medis dimiliki oleh pasien yang wajib
dijaga kerahasiaanya, terutama oleh petugas kesehatan yang bertugas
diruangan selama pasien dirawat, tidak seorangpun diperbolehkan mengutip
sebagian atau seluruh Rekam Medik sebuah Rumah Sakit untuk kepentingan
pihak-pihak lain atau perorangan, kecuali yang ditentukan oleh peraturan
perundang-undang yang berlaku. (Protap RM, 1999: 57)
Berkas rekam medik sebuah rumah sakit tidak boleh dikirimkan ke
tempat keperawatan lain jika seandainya pasien dirujuk untuk mendapatkan
perawatan lanjutan di institusi atau rumah sakit lain, yang dikirimkan cukup
resume (kesimpulan) saja. Kelalaian dalam pengelolaan dan pemanfaatan
rekam medis dapat dikenankan saksi oleh Dirjen Yanmed atau Direktur Rumah
Sakit yang bersangkutan. (Buku Pedoman Catatan Medik seri 7 revisinya
dibuat berdasarkan Permenkes No. 749 a / Menkes / Per / XII / 1998).
9
B. Rekam Medik dan Kesehatan Sebuah Rumah Sakit
Rekam redik rumah sakit merupakan komponen penting dalam
pelaksanaan kegiatang manajemen rumah sakit, rekam medik rumah sakit
harus mampu mengajikan informasi lengkap tentang proses pelayanan medis
dan kesehatan di rumah sakit, baik dimasa lalu, masa kini maupun perkiraan
masa datang tentang apa yang akan terjadi. Aspek Hukum Peraturan Menteri
Kesehatan (Permenkes) tentang pengisian rekam medik dapat memberikan
sanksi hukum bagi rumah sakit atau petugas kesehatan yang melalaikan dan
berbuat khilat dalam pengisian lembar-lembar rekam medik (Permenkes, 1992:
27).
Ada dua kelompok data rekam medik rumah sakit di sebuah rumah
sakit yaitu kelompok data medik dan kelompok data umum (Permenkes, 1992:
28)
1. Data Medik
Data medik dihasilkan sebagai kewajiban pihak pelaksana pelayanan medis,
paramedik dan ahli kesehatan yang lain (paramedis keperawatan dan para
non keperawatan). Mereka akan mendokumentasikan semua hasil
pemeriksaan dan pengobatan pasien dengan menggunakan alat perekam
tertentu, baik secara manual dengan komputer. Jenis rekamnya disebut
dengan rekam medik (Permenkes, 1992: 28)
Petunjuk teknis rekam medik rumah sakit sudah tersusun tahun 1992 dan
diedarkan ke seluruh organisasi Rumah Sakit di Indonesia. Ada dua jenis
rekam medik rumah sakit (Permenkes, 1992: 28).
10
a. Rekam medis untuk pasien rawat jalan termasuk pasien gawat darurat
yang berisi identitas pasien, hasil anemnesis (keluhan utama, riwayat
sekarang, riwayat penyakit yang pernah diderita, riwayat keluarga
tentang penyakit yang mungkin diturungkan atau yang ditularkan
diantara keluarga), hasil pemeriksaan, (fisik laboratorium, pemeriksaan
kasus lainnya), diagnostik karja, dan pengobatan atau tindakan,
pencatatan data ini harus diisi selambat-lambatnya 1 x 24 jam setelah
pasien diperiksa.
b. Rekam medik untuk pasien rawat inap, hampir sama dengan isi rekam
medis untuk pasien Rawat jalan, kecuali persetujuan pengobatan atau
tindakan, catatan konsultasi, catatan perawatan oleh perawat dan tenaga
kesehatan lainnya, catatan observasi klinik, hasil pengobatan, resume
akhir, dan evaluasi pengobatan.
2. Data Umum
Data umum dihasilkan oleh kelompok kegiatan non medik yang akan
mendukung kegiatan kelompok data medik di poliklinik. Beberapa contoh
kegiatan Poliklinik adalah kegiatan persalinan, kegiatan radiology, kegiatan
perawatan, kegiatan pembedahan, kegiatan laboratorium dan sebagainya.
Data umum pendukung didapatkan dari kegiatan pemakaian ambulans,
kegiatan pemesanan makanan, kegiatan kepegawaian, kegiatan keuangan
dan sebagainya (Permenkes, 1992: 28)
11
C. Tujuan dan Kegunaan Rekam Medis
DiDalam uraian tujuan dan kegunaan rekam medik ini terdapat dua
pengertian yang sangat erat kaitannya yaitu tujuan dan kegunaan.
1. Tujuan Rekam Medis
Tujuan rekam medik adalah menunjang tercapainya tertip administrasi
dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit.
Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan
benar, tidak mungkin tertip administrasi rumah sakit akan berhasil
sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan
salah satu faktor yang menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di
rumah sakit. Tujuan rekam medis secara rinci akan terlihat dan analog
sebab kegunaan Rekam Medis itu sendiri (Dirjen Yankes, 1993: 10)
2. Kegunaan Rekam Medis
Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek, antara lain,
(Dirjen Yankes
1993: 10)
a. Aspek Administrasi
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena
Isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung
jawab sebagai tenaga medis dan para medis dalam mencapai tujuan
pelayanan kesehatan.
12
b. Aspek Medis
sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan / perawatan yang harus
diberikan kepada seorang pasien.
c. Aspek Hukum
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya
menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar
keadilan, dalam rangka usaha untuk menegakkan hukum serta
penyediaan bahan bukti untuk menegakkan keadilan.
d. Aspek Keuangan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya
mengandung data / informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek
keuangan.
e. Aspek Penelitian
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya
menyangkut data / informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek
penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan.
f. Aspek Pendidikan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya
menyangkut data / informasi tentang perkembangan kronologis dan
kegiatan pelayanan medik yang diberikan kepada pasien. Informasi
tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan atau referensi pengajaran
dibidang profesi si pemakai.
13
g. Aspek Dokumentasi
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena
isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan
dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit.
Dengan melihat beberapa aspek tersebut diatas, rekam medis mempunyai
kegunaan yang sangat luas, karena tidak hanya menyangkut antara pasien
dengan (Dirjen Yankes, 1993: 12)
1. Sebagai alat komunikasi antara dokter dengan tenaga ahli lainnya yang
ikut ambil bagian didalam memberikan pelayanan, pengobatan, perawatan
kepada pasien.
2. Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan / perawatan yang harus
diberikan kepada seorang pasien.
3. Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan, perkembangan
penyakit dan pengobatan selama pasien berkunjung / dirawat di rumah
sakit.
4. Sebagai bahan yang berguna untuk analisa, penelitian dan evaluasi
terhadap kualitas pelayanan yang diberikan kepada pasien.
5. Melindungi kepentingan hukum bagi pasien, rumah sakit maupun Dokter
dan tenaga kesehatan dan lainnya.
6. Menyediakan data-data khusus yang sangat berguna untuk keperluan
penelitian dan pendidikan.
7. Sebagai dasar ingatan perhitungan biaya pembayaran pelayanan medik
pasien.
14
8. Menjadi sumber ingatan yang harus ingatan didokumentasikan, serta
sebagai
D. Sistem Penyimpanan Rekam Medis
Sebelum menentukan suatu sistem yang akan dipakai perlu terlebih
dahulu mengetahui bentuk penyurusan penyimpanan yang ada dalam
pengelolaan Rekam Medis. Ada dua cara pengurusan penyimpanan dalam
penyelenggaraan Rekam Medis, yaitu (Dirjen Yankes, 1993: 7)
1. Sentralisasi
Sentralisasi ini diartikan penyimpanan Rekam Medis seorang pasien dalam
satu kesatuan baik catatan kunjungan poliklinik maupun catatan-catatan
selama seorang pasien dirawat. Sistem ini disamping banyak kebaikannya
juga ada kekurangannya (Dirjen Yankes, 1993: 7)
kebaikannya:
a. Mengurangi terjadinya pengganaan dalam pemeliharaan dan
penyimpanan Rekam Medis.
b. Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan
ruangan.
c. Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah
distandarisasikan.
d. Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan.
e. Mudah menerapkan sistem unit record.
15
Kekurangannya :
a. Petugas menjadi lebih sibuk, karena harus menangani Unit Rawat
Jalan dan Unit Rawat Inap.
b. Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 4 jam
2. Desentralisasi
Dengan cara desentralisasi terjadi pemisahan antara rekam medis
poliklinik dengan rekam medis penderita di rawat. Rekam medis poliklinik
disimpan di satu tempat penyimpanan, sedangkan rekam medis penderita
di rawat disimpan di bagian pencatatan medis. (Dirjen Yankes, 1993: 8)
Kebaikannya:
a. Efisiensi waktu, sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat.
b. Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan.
Kekurangannya:
a. Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis.
b. Biaya yang diperlukan untuk perawatan dan ruangan lebih banyak.
Secara teori cara sistem sentralisasi lebih baik dari pada cara sistem
desentralisasi, tetapi pada pelaksananya sangat tergantung pada situasi dan
kondisi masing-masing rumah sakit. Hal-hal yang mempengaruhi yang
berkaitan dengan situasi dan kondisi tersebut antara lain (Dirjen Yankes,
1993: 8)
1. Karena terbatasnya tenaga yang terampil, khususnya yang menangani
pengelolaan rekam medis.
16
2. Kemampuan dana Rumah Sakit yang dikelolah oleh Pemerintah Daerah.
Ketentuan dan prosedur penyimpanan rekam medis lainnya (Dirjen
Yankes, 1993: 8)
1. Pada saat rekam medis dikembalikan ke bagian rekam medis, harus
disortir menurut nomor sebelum disimpan. Hal ini membantu menentukan
rekam medis yang diperlukan tetapi tidak ada dalam tempat penyimpanan
dan memudahkan pekerjaan penyimpanan.
2. Hanya petugas-petugas rekam medis yang dibenarkan menangani rekam
medis, pengecualian diberikan kepada pegawai rumah sakit yang bertugas
pada sore hari dan malam hari. Dokter-dokter, staf Rumah Sakit, pegawai-
pegawai dari bagian lain tidak diperkenankan mengambil berkas rekam
medis dari tempat penyimpanan.
3. Rekam medis yang sampulnya rusak atau lembarannya lepas, harus
segerah diperbaiki untuk mencegah makin rusak atau hilannya lembaran-
lembaran yang diperlukan.
4. Pengamatan terhadap penyimpanan harus dilakukan secara periodik, untuk
menentukan salah simpan dan melihat kartu pinjaman yang rekam
medisnya masih belum dikembalikan.
5. Rekam medis yang sangat tebal harus dijadikan 2 atau 3 jilid.
6. Petugas yang mengepalai kegiatan penyimpanan harus membuat laporan
rutin kegiatan yang meliputi:
a. Jumlah rekam medis yang dikeluarkan tiap hari dari rak penyimpanan
untuk memenuhi permintaan.
17
b. Jumlah permintaan darurat
c. Jumlah salah simpan
d. Jumlah rekam medis yang tidak dapat ditemukan
E. Alur Rekam Medis dan Staf Rekam Medis
Alur rekam medis pasien rawat jalan dari mulai pendaftaran hingga
penyimpanan rekam medis secara garis besar (Menurut Depkes) adalah
sebagai berikut (Depkes, 1997: 15) Jalan.
1. Pasien membeli karcis diloket pendaftaran.
2. Pasien dengan membawa karcis mendaftar ke tempat penerimaan pasien
Rawat Jalan.
a. Petugas tempat penerimaan, pasien Rawat Jalan mencatat pada buku
register nama pasien, nomor Rekam Medis, identitas, dan data sosial
pasien dan mencatat keluhan pada kartu poliklinik.
b. Petugas tempat penerimaan pasien membuat kartu berobat untuk
diberikan kepada pasien, yang harus dibawa apa pasien berobat ulang.
c. Pasien ulangan yang sudah memiliki kartu berobat disamping harus
memperlihatkan karcis juga harus menunjukan kartu berobat kepada
petugas akan mengambil berkas Rekam Medis pasien ulangan tersebut.
3. Kartu poliklinik dikirim ke poliklinik yang dituju sesuai dengan keluhan
pasien, sedangkan pasien datang sendiri ke poliklinik.
18
4. Petugas poliklinik mencatat pada buku Register Pasien Rawat Jalan nama,
nomor rekam medis, jenis kunjungan, tinakan atau pelayanan yang
diberikan dan sebagainya.
5. Petugas di Poliklinik (perawat) membuat laporan atau rekapitulasi harian
pasien Rawat jalan.
6. Petugas rekam medis memeriksa kelengkapan pengisian Rekam Medis dan
untuk yang belum lengkap segera diupayakan kelengkapannya.
7. Petugas rekam medis membuat rekapitulasi setiap akhir bulan, untuk
membuat laporan dan statistik rumah sakit.
8. Berkas Rekam Medis pasien disimpan menurut nomor Rekam Medisnya
(Januarsyah, 1999: 79)
F. Pengertian Arsip
Arsip aalah setiap catatan (record atau warkat) yang tertulis, tercetak,
atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti
dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam
komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas
film (slide, film-strip, mikro film), meia komputer (pita tape, piringan,
rekaman, disket), kertas photocopy, dan lain-lain.
Sesuai dengan perkembangan kemajuan peralatan data dan informasi
yang sudah sampai kepada era komputerisasi, maka arsip masa kini dapat
terekam pada kartas, kertas film (celluloid), dan media komputer (disket, pita
magnetik dan sebagainya).
19
Karena itu sekarang terdapat 2 (dua) jenis arsip ditinjau dari sudut
humum dan perundang-undangan, yaitu (Depkes, 1971: 43)
1. Arsip otentik
Arsip otentik adalah arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli
dengan tinta (bukan fotokopy atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi
arsip bersangkutan, arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum
yang sah.
2. Arsip tidak otentik
Arsip tidak otentik adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan
asli dengan tinta. Arsip ini dapat berupa fotokopy, film, mikrofilm, keluaran
(output atau print-out) komputer, dan media komputer seperti disket dan
sebagainya.
Beberapa contoh arsip dapat disebutkan di sini: surat perjanjian,
teleks, telegram, faktur, memo, laporan, kartu, formulir, daftar, gambar,
foto, peta, kuitansi, cheque, cetak-biru, table, grafik, film, mikrofilm,
microfische, side, data-data, akte, hasil fassimile, media komputer (disket,
magnetic tape, piringan), dan lain-lain.
Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah (Depkes,
1971: 43)
1. Naskah-naskah yang di buat dan diterima oleh Lembaga-lembaga dan
Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan
20
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan
Pemerintah.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima olah Badan-badan Swasta atau
perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Pada unang-undang tersebut arsip dibedakan menurut fungsinya
menjadi dua golongan, yaitu (Depkes, 1971: 44)
1. Arsip Dinamis
Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggarakan
administrasi negara.
Jadi arsip Dinamis adalah semua arsip yang masih berada di berbagai
kantor, baik kantor Pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyarakatan,
karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, dan kegiatan administrasi lainnya. Arsip dinamis dalam
bahasa Inggris di sebut record.
2. Arsip Statis
Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggarakan kehidupan kebangsaan pada umumnya
maupun untuk penyelnggarakan sehari-hari administrasi negara.
21
Jadi arsip Statis adalah arsip-arsip yang disimpan di Arsip Nasional
(ARNAS) yang barasal dari arsip (dinamis) dari berbagai kantor. Arsip
statis ini dalam bahasa Inggris disebut archieve. (amsyah, 2003: 3)
G. Sistem Penyimpanan
Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada
penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan
dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat
bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan.
Sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah penyimpanan berdasarkan
kata-tangkap (caption) dari warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun
angka yang disusun menurut urutan tertentu. Pada dasarnya ada 2 (dua) jenis
urutan, yaitu urutan abjad dan urutan angka. Sistem penyimpanan yang
berdasarkan urutan abjad adalah sistem mana (sering disebut sistem abjad),
sistem geografis, dan sistem subjek. Sedangkan yang berdasarkan urutan
angka adalah sistem numerik, sistem kronologis dan sistem subjek numerik.
Pada umumnya sistem penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem
penyimpanan yang standar adalah sistem abjad, sistem numerik sistem
geografis dan sistem subjek (Amsyah, 2008: 71)
H. Prosedur Peyimpanan Arsip
Proseur penyimpanan adalah langka-langka pekerjaan yang dilakukan
sehhubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. Ada 2(dua) macam
22
penyimpanan yaitu penyimpanan warkat yang belum selesai proses (File
pending) dan penyimpanan warkat yang sudah di proses (FileTetap).
1. Penyimpanan sementara (File pending)
File pending file tindak lanjut (follow-up file) adalahfile yang digunakan
untuk penyimpanan sementara sebelum suatu warkat selesai di proses. File
ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk 3
(tiga) bulan. Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal, yang meliputi 31
map bulan-bulan yang sedang berjalan, 31 map bulan berikutnya, dan 31
map bulan berikutnya lagi. Pergantian bulan ditunjukan dengan
pergantian penunjuk (guide) bulan yang jumlahnya 12. Warkat yang
dipending sampai waktu tertentu misalnya dapat dimasukan dalam map di
bawah bulan dan tanggal yang dikehendaki. Sesudah selesai diproses
barulah warkat yang dipending itu disimpan pada file penyimpanan. File
pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari almari arsip (filing
cabinet) yang dipergunakan.
2. Penyimpanan Tetap (Permanent File)
Umumnya kantor-kantor kurang memperhatikan proseur atau langkah-
langkah penyimpanan warkat. Memang pengalaman menunjukan bahwa
banyak dokumen atau warkat yang hilang pada prosedur permulaan,
sedang kalau sudah sampai ke penyimpanan, kecepatan penemuan
dokumen memegang peranan. Dan kecepatan ini banyak tergantung
kepada sistem yang dipergunakan, peralatan dan petugas filing.
23
Kalau dirinci secara seksama, maka langkah-langkah atau prosedur
penyimpanan adalah sebagaimana disajikan berikut ini (Amsyah, 2008: 5)
1. Pemeriksaan
Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara
memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa
arsip-arsip tersebut sudah “siap untuk disimpan” maka surat tersebut
harus dimintakan dulu kejelasannya kepada yang berhak dan kalau
terjadi bahwa surat yang belum ditandai sudah disimpan, maka pada
kasus ini dapat disebut bahwa arsip tersebut dinyatakan “hilang”.
2. Mengindeks
Mengindeks adalah pekerjaan yang menentukan pada nama atau
subjek apa, atau kata tangkap lainnya surat akan disimpan, pada
sistem abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim yaitu nama badan
pada kepala surat untuk jenis surat masuk dan nama individu untuk
jenis surat keluar dengan demikian surat masuk dan surat keluar akan
tersimpan pada satu map dengan kata tangkap yang sama.
3. Memberi tanda
Langkah ini lazim juga disebut pengkodean, dilakukan secara
sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan
warna yang mencolok pada kata lengkap yang sudah ditentukan pada
langkah pekerjaan mengindeks, dengan adanya tanda ini maka surat
akan disortir dan disimpan, disamping itu bila suatu saat nanti surat ini
dipinjam atau keluar file, petugas akan mudah menyimpan akan
24
kembali surat tersebut berdasarkan tanda (kode) penyimpanan yang
sudah ada.
4. Menyortir dahulu
Menyortir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan
kelangkah terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini diadakan khusus
untuk jumlah volume warkat yang banyak, sehingga untuk
memudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlabih dahulu
sesuai dengan pengelompokkan sistem penyimpanan yang
dipergunakan. Tanpa pengelompokan petugas niscaya akan selalu
bolak-balik dari laci ke laci pada waktu penyimpanan dokumen,
disamping berkali-kali membuka dan menutup laci yang sangat
menyita energi dan tidak sistematis apalagi dikerjakan dengan berdiri
yang sangat melelahkan. Untuk sistem abjad, pengelompokan didalam
sortir dilakukan menurut abjad, untuk sistem numerik dikelompokan
menurut kelompok angka, untuk sistem geografis dikelompokkan
menurut nama tempat, dan untuk sistem subjek surat-surat
dikelompokan menurut kelompok subjek atau masalah.
5. Menyimpan
Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen
atau arsip sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang
dipergunakan, sistem penyimpanan akan menjadi efektif dan efesien
bilamana didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai
dan sesuai ke empat sistem tersebut di atas akan sangat sesuai
25
bilamana mempergunakan almari arsip, sedangkan bila menggunakan
order map surat tersebut harus dilubangi terlebih dahulu dengan
mempergunakan perforator, dan jika akan menyimpan atau
mengambil surat tersebut diikuti melalui lubang-lubang perforatornya.
Untuk memudahkan penemuan kembali surat masuk yang diterima
dan surat balasan dalam bentuk arsip dan surat keluar maka
menggunakan penyimpanan moderen, surat masuk dan surat keluar
dari dan untuk satu koresponen disimpan jadi satu dalam map yang
sama dan letaknya berdampingan (Amsyah, 2003: 63)
I. Pengertian Rumah Sakit
Rumah sakit adalah suatu organisasi yang melalui tenaga medis
professional yang terorganisasi serta sarang kedokteran yang permanen
mengelenggarakan pelayanan kedokteran, asuhan keperawatan yang
berkesinambungan, diagnosa serta pengobatan penyakit yang diberikan oleh
pasien (American Hospital Association: 1974)
Rumah sakit adalah tempat dimana orang sakit mencari dan menerima
pelayanan kedokteran serta tempat dimana pendidikan klinik untuk mahasiswa
kedokteran perawat di berbagai tenaga profesi kesehatan lainnya
diselenggarakan (Wolper dan pena 1987).
Jenis-jenis rumah sakit yang ada di Indonesia antara lain :
1. Rumah sakit kelas A
26
Rumah sakit kelas A adalah rumah sakit yang mampu memberi pelayanan
kedokteran spesialis dan subspesialis luas oleh pemerintah, rumah sakit
kelas A ini telah ditetapkan sebagai tempat pelayanan rujukan tertinggi (top
referral hospital) atau disebut pula sebagai rumah sakit pusat.
2. Rumah sakit kelas B
Rumah sakit kelas B adalah rumah sakit yang mampu memberikan
pelayanan kedokteran spesialis luas dan subspesialis membatas. Dimanakan
rumah sakit kelas B didirikan di setiap ibukota Propinsi (Provincial
Hospital)yang menampung pelayanan rujukan dari rumah sakit kabupaten.
3. Rumah sakit kelas C
Rumah sakit kelas C adalah rumah sakit yang mampu memberikan
pelayanan kedokteran spesialis terbatas. Pada saat ini ada empat macam
pelayanan spesialis yang disediakan yakni pelayanan penyakit dalam,
pelayanan bedah, pelayanan bedah anak serta pelayanan kebidanan dan
kandungan.
4. Rumah sakit kelas D
Rumah sakit kelas D adalah rumah sakit bersifat transisi karena pada suatu
saat di tingkatkan menjadi rumah sakit bebas C pada saat ini kemampuan
rumah sakit kelas D hanyalah memberikan pelayanan kedokteran umum dan
kedokteran gigi. Sama halnya dengan rumah sakit kelas C, rumah sakit kelas
D ini juga menampung pelayanan rujukan yang berasal dari PUSKESMAS.
27
5. Rumah sakit kelas E
Rumah sakit kelas E adalah rumah sakit khusus (Spesialis Hospital) yang
menyelenggarakan hanya satu macam pelayanan kedokteran saja pada saat
ini banyak rumah sakit kelas E yang telah ditemukan rumah sakit kanker,
rumah sakit jantung, rumah sakit ibu dan anak dan lain sebagainya.
28
BAB III
GAMBARAN UMUM RSUD KAB NABIRE
A. Sejarah Berdirinya RSUD Kab Nabire
Rumah Sakit Umu Daerah Kabupaten Nabire berdiri pada tahun 2002,
karena Kabupaten Nabire baru dibentuk pada tahun 2002. Sebelum menjadi
Rumah Sakit tempat sebelumnya adalah Puskesmas dan setelah menjadi
Kabupaten Nabire Puskesmas itu kini menjadi Rumah Sakit Umum Daerah
Kabupaten Nabire. (Rencana Stratejik RSUD Kabupaten Nabire Tahun 2004-
2006, 2004 : 1)
Rumah Sakit Kabupaten Nabire bisa dibilang Rumah Sakit yang baru
mulai berkembang, tetapi pasien / konsumennya sudah dapat dikatakan
banyak. Oleh karena itu Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire akan
memperluas bahan atau lokasi untuk pembangunan dan akan menambah pula
fasilisitas, pegawai, dan perawanya. Namun pada prakteknya. Rumah Sakit
Umum Daerah Kabupaten Nabire masih banyak memiliki kekurangan seperti
dalam hal pelayanan / perawatan, ruangan dan peralatan.
B. Data Umum Organisasi RSUD Kab Nabire
Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire adalah Lembaga
Teknis Daerah dan merupakan unsur penunjang Pemerintah Daerah yang
berada dibawah tanggung jawab Bupati melalui Sekretaris Daerah. Dasar
29
hukum pembentukan Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire adalah
Peraturan Daerah Kabupaten Nabire No. 63 Tahun 2002 tentang susunan
Organisasi dan Tata kerja Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire.
Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire sudah ditetapkan
sebagai Rumah Sakit Kelas D sesuai dengan Surat Keputusan Menteri
Kesehatan RI No. 428/MENKES/SK/III/2004 tanggal 7 April 2004 dengan
nomor Register 6103013.
Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire mempunyai tugas
membantu Bupati dalam melaksanakan upaya kesehatan secara berdaya guna
dan berhasil guna dengan mengutamakan upaya penyembuhan, pemulihan
yang dilakukan secara serasi, terpadu dengan upaya peningkatan pencegahan
dan melaksanakan upaya rujukan serta melaksanakan pelayanan yang
bermutu sesuai standar Pelayanan Rumah Sakit.
Dalam melaksanakan tugas pokok sebagai mana dimaksud diatas,
Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire mempunyai fungsi :
1. Perumusan kebijakan opererasi Pelayanan Rumah Sakit Daerah.
2. Penyelenggaraan Pelayanan Medis.
3. Penyelenggaraan Pelayanan Penunjang Medis dan Non Medis.
4. Penyelenggaraan Pelayanan dan Asuhan Keperawatan.
5. Penyelenggaraan Pelayanan dan Rujukkan.
6. Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan.
30
7. Penyelenggaraan Penelitian dan Pengembangan.
8. Penyelenggaraan Tata Usaha dan Keuangan.
Dalam rangka meningkatan melaksanakan penyelenggaraan
Pemerintah yang lebih berdaya guna dan berhasil guna, bersih, dan
bertanggung jawab maka dikeluarkan Instalasi Pemerintah dan Peraturan
Pemerintah RI Nomor 108 Tahun 2001 tentang Tata Cara Pertanggung
Jawaban Kepala Daerah dinilai berdasarkan tolak ukur Rencana Strategik
(Renstra)
Melalui kebijakan ini, kepala instansi diwajibkan melaksanakan
Akuntabilitas Kinerja dengan membuat perencanaan Stratejik dan Laporan
Akuntabilitas Kinerja Instalasi Pemerintah (LAKIP) dalam bentuk
perhitungan Anggaran Satuan Kerja (PASK).
Pada dasarnya Laporan Akuntabilitas ini mengkomunikasikan
pencapaian kinerja instalasi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire
selama tahun 2004. Pencapaian kinerja tahun 2004 tersebut dibandingkan
dengan Rencana Kinerja Tahun 2004 sebagai tolak ukur keberhasilan tahunan
organisasi. Analisis pencapaian kinerja terhadap rencana kerja ini akan
memungkinkan diidentifikasinya sejumlah celah kinerja bagi perbaikan
kinerja dimasa yang akan datang.
31
C. Struktur Organisasi RSUD Kab Nabire
Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire masih memiliki stuktur
organisasi yang sangat sederhana, karena Rumah Sakit Umum Daerah
Kabupaten Nabire termasuk Rumah Sakit yang baru berkembang.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi RSUD Kab Nabire
Uraian tugas-tugasnya adalah :
Direktur : Direktur RSUD Kabupaten Nabire adalah
pimpinan utama Rumah Sakit yang bertugas
menyelenggarakan pelayanan kesehatan
Sub Pelayanan : adalah kepala bidang pelayanan yang bertugas
mengatur tugas-tugas pelayanan perawat di unit-
unit Rumah Sakit sesuai dengan kebutuhan
Sub Keperawatan : adalah kepala bidang keperawatan yang bertugas
mengatur dan mengendalikan jalannya organisasi
dan administrasi keperawatan
32
DIREKTUR
Sub. Bag.Keuangan
Sub. Bag. RM
Sub. Pelayanan
Sub.Keperawatan
Urusan Penbendaharaan
Urusan Kepegawaian
Sub. Seksi Perawat
Sub. Seksi Pelayanan
Sub Bagian Keuangan : adalah kepala bagian keuangan dan sistem
informasi yang bertugas mengatur kebutuhan dan
pengeluaran keuangan Rumah Sakit sesuai dengan
anggaran belanja tahunan Rumah Sakit.
Sub. Bagian Rekam Medik : adalah kepala bagian penunjang medik yang
bertugas mengatur pelayanan unit-unit penunjang
medis Rumah Sakit sesuai dengan kebutuhannya
Sub Seksi Perawat : adalah yang membantu dari sub keperawatan
dalam menjalankan tugas-tugas perawat.
Sub Seksi Pelayanan : adalah yang membantu sub pelayanan dalam
menjalankan tugas-tugas pelayanan yang ada di
Rumah Sakit
Urusan Kepegawaiaan : adalah yang membantu sub Bagian Rekam Medis
dalam menjalankan urusan kepegawaian yang ada
di Rumah Sakit
Urusan Perbendaharaan : adalah yang membantu sub Bagian Keuangan
dalam menjalankan urusan perbendaharaan /
keuangan yang ada di Rumah Sakit.
D. Rencana Stratejik RSUD Kab Nabire Tahun 2004-2006
Instansi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire sesuai tugas
pokok dan fungsinya telah mempunyai stratejik yang beriorentasi pada hasil
yang ingin dicapai selama kurun waktu 3 (tiga) tahun, yaitu untuk tahun
33
2004-2006 dengan memperhitungkan potensi, peluang dan kendala yang ada
atau mungkin timbul. Rencana stratejik mencakup Visi dan Misi Rumah Sakit
Kabupaten Nabire.
Gambar 3.2
Rencana Stratejik RSUD Kab. Nabire 2004-2006
1. Visi dan Misi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire
a. Pernyataan Visi
Visi merupakan cara pendukung jauh kedepan kemana Instansi
Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire akan diarahkan dan apa
yang akan dicapai. Dalam mengantisipasi tantangan kedepan menuju
kondisi yang diinginkan, Instansi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten
Nabire secara terus menerus mengembangkan peluang dan inovasi
34
Rencana Stratejik RSUD Nabire 2004-2006
Rencana Kinerja RSUD Nabire 2004
Rencana Stratejik RSUD Nabire 2004
Strategi Pemecahan Masalah
Rencana Kinerja RSUD Nabire 2004
Analisis Capaian Kinerja 2004
perubahan kearah perbaikan. Perubahan tersebut dalam arti
mempertimbangkan faktor-faktor yang mempengaruh seperti kekuatan
yang dimiliki, kelemahan, peluang dan ancaman. Selain itu perubahan
tersebut berkelanjutan sehingga dapat meningkatkan akuntabilitas kinerja
yang berorientai pada pencapaian hasil.
Bertolak dari pemikiran tersebut maka Visi Instansi Rumah Sakit
Umum Daerah Kabupaten Nabire sebagai berikut :
“Terwujudnya Pelayanan Rumah Sakit Yang Bermutu Tahun
2015”
b. Penjelasan Makna Visi
Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire menyadari bahwa
keberadaa saat ini belum bisa memenuhi keinginan masyarakat. Maka
dengan ini Visi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire
diharapkan bisa sebagai tolak ukur untuk mencapai keinginan
masyarakat yang dengan pelayanan yang bermutu, artinya :
1. Sesuai dengan kemampuan pasien.
2. Sesuai dengan Standar pelayanan minimal Rumah Sakit
3. Layanan Rumah Sakit memperhatikan kabutuhan, tuntutan dan
harapan pasien.
4. Layanan Rumah Sakit memperhatikan hak dan kewajiban pasien.
5. Layanan Rumah Sakit menerapkan etika dan standar profesi.
35
c. Pernyataan Misi
Terwujudnya Visi yang dikemukakan pada bagian sebelumnya
merupakan tantangan yang harus dihadapi oleh segenap personil
Instansi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire, sebagai
bentuk nyata dari Visi disebut ditetapkanlah Misi yang
menggambarkan hal yang seharusnya terlaksana, sehingga hal yang
masih abstrak terlihat pada Visi akan lebih nyata pada Misi tersebut.
Lebih lanjut pernyataan Misi memperlihatkan kebutuhan apa yang
hendak dipenuhi oleh organisasi, siapa yang memiliki kebutuhan
tersebut dan bagaimana organisasi memenuhi kebutuhan tersebut.
Misi adalah sesuatu yang harus dilaksanakan agar tujuan
organisasi dapat terlaksanan dan berhasil sesuai dengan Visi yang telah
ditetapkan. Dengan adanya Misi maka diharapkan seluruh pegawai dan
pihak lain yang berkepentingan dapat mengenal Instansi Rumah Sakit
Umum Daerah Kabupaten Nabire dan mengetahui peran dan program
kerjanya serta hasil yang akan diperolah dimasa yang akan datang.
Proses perumusan misi organisasi harus memperhatikan masukan
dari pihak yang berkepentingan dan memberikan peluang untuk
perubahan sesuai dengan tuntutan lingkungan.
Misi Intansi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire adalah
sebagai berikut:
1. Meningkatkan Mutu Pelayanan Rumah Sakit
36
2. Meningkatkan Kualitas dan Kuantitas Profesionalisme Sumber
Daya Manusiamu Rumah Sakit.
3. Meningkatkan Sarana dan Prasarana Rumah Sakit.
Misi tersebut disusun dengan mempertimbangkan adanya
kebutuhan ataupun tuntutan pada masyarakat yang menginginkan
adanya kualitas penyelengara Pemerintah, adanya aparatur yang
bersih dan terselenggaranya manajemen Pemerintah yang baik,
terselenggaranya otonomi daerah serta meningkatkan sinergi
pengawasan sehingga tidak timbul tumpang tindih pengawasan
dengan Instansi lain.
d. Penjelasan Makna Misi
Misi Ke 1
Dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan Rumah Sakit Umum
Daerah Kabupaten Nabire perlu meningkatkan jangkauan dan
pemerataan serta mutu pelayanan kesehatan rujukan menuju
peningkatan derajat kesehatan masyarakat yang optimal dengan
menetapkan :
1) Protap (SOP)
2) Asuhan keperawatan
3) Standar terapi
37
4) Standar pengobatan rasional
5) Standar pelayanan umum.
Misi Ke 2
Peningkatan tenaga di Rumah Sakit hanya difokuskan pada tenaga
Dokter, tetapi juga untuk tenaga perawat, paramedik, Non perawatan
dan tenaga kerja kesehatan lainnya. Selain pengusulan pengadaan
tenaga kerja perlu pula peningkatan profesionaisme tenaga, dalam
rangka peningkatan pelayanan dengan cara :
1) Mengikuti pendidikan dan pelatihan
2) Mengikuti seminar dan simposium.
Misi Ke 3
Sarana dan prasara yang ada di Rumah Sakit Umum Daerah
Kabupaten Nabire masih belum memadai, untuk itu perlu penambahan
baik gedung, peralatan medis maupun non medis.
E. Instalasi Pendukung RSUD Kab Nabire
Aspek manajemen rumah sakit umum daerah Kabupaten Nabire :
1. Aspek Sumber Daya Manusia
38
Untuk menunjang rumah sakit yang baik di rumah sakit umum daerah
Kabupaten Nabire diperlukan hanya gedung dan lahan yang memadai
tetapi juga SDM yang mampu menjalankan tugas pokok dan fungsi sesuai
dengan disiplin ilmu yang dimiliki, karyawan di rumah sakit umum daerah
Kabupaten Nabire tahun 2008 berjumlah 135 orang yang merupakan
pegawai negeri sipil 269 dan 134 karyawan tidak tetap.
Tabel 3.1Daftar Nama-Nama Dokter
No Spesialis Nama Dokter
1 Ahli penyakit bedah Dr. Sayori
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Ahli Kebidanan dan Kandungan
Ahli Polik Anak
Ahli Penyakit Dalam
Ahli anestesi
Ahli penyakit paru
Ahli radiologi
Ahli laboratorium klinik
Ahli penyakit THT
Ahli penyakit Mata
Ahli penyakit kulit dan kelamin
Ahli penyakit Saraf
Ahli jantung dan pembuluh darah
Dr. Yulius
Dr. Samuel
Dr. Anton
Dr. Yusuf
Dr. Laoren
Dr. Yanto
Dr. Yanuarius
Dr. Ruben
Dr. Yohanes
Dr. Lamba
Dr. Seby
Dr. Yonatan
Sumber: Sub. Bagian Kepegawaian RSUD Kab. Nabire
Tabel 3.2Pegawai Tetap RSUD Kabupaten. Nabire
39
Nama Pendidikan Jumlah
Tenaga Medis
Tenaga Para Medis
1 Dr. Umum
2 Dr. Gigi
3 Dokter Spesialis
4 Spesialis Bedah
5 Spesialis Anak
6 Spesialis Anestesi
7 Spesialis Radiologi
8 Spesialis Penyakit dalam
1 Spesialis Mata
2 Spesialis THT
3 Spesialis Kulit dan Kelamin
4 Spesialis Paru
5 Spesilalis Kandungan
6 Spesialis Saraf
7 Spesialis Patologi dan Klinik
8 Spesialis Jantung dan Pendarah
Para Medis Keperawatan
1 D III Kebidanan
2 SPK
3 D III Keperawatan
4 AKPER
Para Medis Non Keperawatan
16 orang
3 orang
2 orang
3 orang
2 orang
4 orang
9 orang
10 orang
9 orang
7 orang
9 orang
13 orang
24 orang
16 orang
10 orang
5 orang
15 orang
10 orang
8 orang
20 orang
40
Tenaga Non Medis
1 Apoteker
2 SKM
3 D III Gizi
4 Karya Kesehatan
5 Manajemen Kesehatan
Sarjana lainnya
1 SE
2 SH
3 SOSPOL
4 SPd
5 Sarjana Mudah Keuangan
6 Sarjana Informatika
7 D III Akuntansi
8 SMK Elektronik
9 STM
10 SMP
11 SD
13 orang
5 orang
6 orang
12 orang
8 orang
4 orang
2 orang
3 orang
5 orang
2 orang
3 orang
6 orang
2 orang
3 orang
Jumlah Total 269
2. Aspek Pemasaran
41
1. Strategi pemasaran yang utama
General Marketing Strategy
Positing produk layanan dan mengubah citra kurangnya baik
pelayanan di rumah sakit umum daerah Kabupaten Nabire
2. Target pasien
Target pasien utama yang ingin dicapai di masa mendatang
adalah masyarakat golongan menengal ke atas yang berada di wilayah
Kabupaten Nabire maupun 3 wilayah Kabupaten terdekat lainnya,
yaitu ditepi wilayah utara Kabupaten Nabire.
3. Aspek Keuangan
Beberapa pos penerimaan RSUD Kabupaten Nabire tahun anggaran
2008 adalah sebagai berikut :
Tabel 3.3Penerimaan RSUD Kabupaten Nabire
42
No Uraian Jumlah Keterangan
1
2.
3.
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
Sisa pendapatan tahun 2005
Administrasi / karcis
Tindakan / operasi
Rawat jalan
Rawat inap
Obat-obatan
Akses
Laboratorium
Radiology
Ambulance
Jasa konsultasi medis
Diagnostic electromedik
Jenasah
Keterangan kesehatan
Hemodialisa
Rehabilitas medis
Setoran lain-lain
Setoran ke Rek kas daerah
243.157.659,00
42.158.500,00
461.353.750,00
139.540.500,00
289.641.500,00
-
1.021.827.954,00
71.060.300,00
64.162.000,00
8.860.000,00
90.781.000,00
30.407.000,00
1.540.000,00
1.938.000,00
6.000,00
5.435.000.00
5.120.396.344.00
3.916.370.592.00
Sumber: Profil RSUD Kab. Nabire
4. Aspek Operasional
a. Bangunan Fisik
43
Rumah sakit umum daerah Kabupaten Nabire berdiri diatas tanah
seluas 21.965 M2 dengan luas bangunan semua mengeluruh 10.249.29
M2. bangunan rumah sakit terdiri dari :
1. Satu unit bangunan satu lantai dengan pemanfaatan untuk
manajemen dan ruang pertemuandari beberapa poliklinik yaitu
loket registrasi, poliklinik gigi, interna, paru, jantung, THT, mata,
syarat kebidanan dan kandungan, anak, bedah, askes.
2. Satu ruangan akreditas
3. satu unit Apotek Giri putrid dan farmasi
4. Ruangan rekam medis
5. Satu ruang dokumen
6. Satu unit inseneratur
7. Klinik VCT
8. Satu unit tranfusi darah (UTP)
9. Satu unit kantor jenazah
10. Satu ruang Poliklinik
11. Satu unit penyakit dalam (cempaka)
12. Satu ruang UGD / Triase
13. Satu unit rekam medis
44
b. Fasilitas
1. Fasilitas Penunjang
Untuk menunjang pelayanan, RSUD Kabupaten Nabire dilengkapi
dengan bangunan-bangunan penunjang seperti :
a) Parkir yang luas (5.320 M2)
b) Kantin 24 jam
c) Tempat foto copy yang berada di areal rumah sakit
d) Koperasi unit karyawan rumah sakit
2. Jumlah tempat tidur
Jumlah tempat tidur untuk tahun 2008 adalah 188 tempat tidur.
Untuk tahun 2009 direncanakan penambahan tempat tidur
sebanyak 32 tempat tidur.
Tabel 3.4Jumlah Tempat Tidur Setiap Ruang RSUD Kabupaten Nabire
45
No Ruang Tempat tidur
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Mawar
Flamboyant
Cempaka
Anggrek
Kamboja
Melati
Sakura
Kemuning
Mahotama
ICCU
6
8
25
20
26
34
30
13
20
6
Jumlah 188
Sumber: Sub. Bag. PPE RSUD Kab. Nabire
c. Pelayanan Penunjang Medis
1. Radiologi
2. Laboratorium patologi klinik
3. Farmasi
4. Gizi
5. Rehabilitas medik
6. Rekam medis
7. Tranfusi darah
46
d. Pelayanan kesehatan yang di berikan adalah :
1. Layanan rawat jalan
a. Poliklinik spesialis pada jam kerja
b. Poliklinik eksekutif setiap 24 jam
2. Layanan gawat darurat setiap 24 jam
3. layanan rawat jalan
4. layanan penunjang medik :
a. Instalasi radiology
b. Instalasi laboratorium patologi klinik
c. Instalasi rehabilitas medik
d. Instalasi farmai
e. Instalasi gizi
f. Bagian informasi medik / kesehatan
g. Unit kunjungan Rum (UKR)
BAB IV
47
ANALISIS DAN PEMBAHASAN
A. Analisis Data
1. Prosedur Rekam Medis Pada Pasien Rawat Jalan di Rumah Sakit
Umum Daerah Kabupaten Nabire
Bagian pendaftaran pasien rawat jalan merupakan salah satu bagian
dari rumah sakit yang kegiatannya penerimaan dan pendaftaran pasien
yang akan di rawat jalan, baik itu pasien baru maupun pasien lama.
Pencatatan dari proses pelayanan rekam medis yang mutlak dibutuhkan
oleh rumah sakit umum daerah Kabupaten Nabire, agar dapat menilai
seberapah jauh keberhasilan pelayanan medis yang telah diberikan kepada
pasien, oleh karena itu pengelolaan rekam medis mulai dari pencatatan
sebagai kegiatan pertama kali dalam menangkap data sampai dengan
analisa yang lapornya perlu dikembangkan yang dapat menghasilkan
informasi guna berbagai keperluan manajemen rekam medis.
Adapun uraian sistem pelayanan rekam medis ditempat
penerimaan pasien rawat jalan yang terdapat di rumah sakit umum daerah
Kabupaten Nabire antara lain:
1. Tata kerja tempat penerimaan pasien rawat jalan yaitu:
a. Sebelum loket pendaftaran dibuka petugas menyiapkan dokumen
rekam medis rawat jalan meliputi:
1. Kartu indeks utama pasien (KIUP)
2. Buku catatan nomor rekam medis
48
3. Kartu kontrol pasien
4. Alat tulis
5. Formulir pendaftaran pasien baru
6. Kartu pembatas pada filling
b. Mengadakan kebaktian dan doa bersama disetiap bagian pada pukul
07,30 WIB
c. Membuka loket pendaftaran
d. Menerima dan menanyakan pada pasien apakah sudah pernah
berobat di rumah sakit ini, serta poliklinik yang dituju.
e. Apabila pasien belum pernah berobat, pasien diminta mengisi
formulir pendaftaran yang kemudian akan dibuatkan KIUP, kartu
kontrol pasien dan data-data tersebut dimasukkan kedalam
komputer, nama daan nomor pada KIUP apabila pasien datang
kembali untuk berobat.
f. Melakukan pengentrian data mengistrasi pernomoran dikomputer
pada berkas rekam medis pasien baru yang data-datanya belum di
input dalam komputer.
i. Berkas rekam medis yang telah diselesaikan digunakan di simpan
kembali kedalam kotak penyimpanan atau filling, penyimpanan
harus sesuai dengan nomor urut.
2. Fungsi-fungsi yang berhubungan dengan tempat penerimaan pasien
rawat jalan.
49
a. Unit kerja rekam medis.
Fungsinya yaitu: menyediakan dokumen rekam medis serta
kebenaran, urut nomor poliklinik yang berisikan riwayat pasien
dan kelengkapan rekam medis.
b. Bagian filling atau penyimpanan.
Fungsinya yaitu: pencarian dan penyimpanan dokumen rekam
medis lama serta menyerahkan ke bagian penyendalian.
c. Unit rawat jalan
Fungsinya: menerima dokumen rekam medis, memeriksa dan
mengisi atau catat hasil pemeriksaan ringkasan riwayat penyakit
pada dokumen rekam medis saja.
d. Unit gawat darurat
Fungsinya: menerima pasien selama 24 jam baik itu kasus gawat,
gawat darurat atau gawat tidak darurat dan pencatatan hasil
pemeriksaan pada dokumen rekam medis.
3. Informasi yang akan dihasilkan oleh tempat penerimaan pasien rawat
jalan antara lain:
a. Jumlah kunjungan pasien (pasien baru dan lama)
b. Identitas pasien
c. Identitas keluarga pasien dan hubungan pasien
d. Jenis pelayanan rawat jalan
e. Dokter yang bertugas
f. Petugas unit rawat jalan yang bertanggungjawab terhadap dokumen.
50
4. Dokumen dan catatan yang digunakan di tempat penerimaan pasien
rawat jalan:
a. Komputer
b. KIUP (kartu indeks utama pasien)
c. Dokumen rekam medis
d. Buku catatan nomor rekam medis
2. Prosedur Tetap Penerimaan Pasien Rawat Jalan di Rumah Sakit
Umum Daerah Kabupaten Nabire.
1. Prosedur penerimaan pasien baru rawat jalan.
Pasien baru adalah pasien yang pertama kali datang ke rumah
sakit untuk keperluan berobat untuk itu berkas rekam medis harus diisi
dengan lengkap baik dan benar sesuai dengan peraturan yang berlaku
dengan setiap pasien memiliki berkas rekam medis yang dapat
dipergunakan untuk berobat, baik rawat jalan maupun rawat inap untuk
itu tempat penerimaan pasien rawat jalan rumah sakit umum
Kabupaten Nabire memiliki prosedur tetap pasien baru yaitu:
a. Persyaratan
1. Pasien baru
2. Dokumen pengantar (surat rujukan)
b. Sarana
1. Terminal komputer
2. Printer
3. Formulir pendaftaran pasien baru
51
4. Formulir riwayat klinik
5. Formulir kartu pasien
c. Prasarana:
1. Peraturan menteri kesehatan RI No. 749 a / Menkes / Per / XII /
1998)
2. Petunjuk teknis rekam medis
d. Prosedur
1. Pasien atau warga pasien mengisi formulir pendaftaran pasien
baru membuat :
a. Nama
b. Jenis kelamin
c. Umur
d. Tanggal lahir
e. Kawin, belum kawin, janda / duda
f. Bangsa
g. Agama
h. Pekerjaan
i. Alamat lengkap
2. Data pada formulir pendaftaran pasien baru di input atau
dimasukkan komputer
3. Mencetak kartu indeks utama pasien
4. Memberi tanggal dan numerator pada kartu indeks pasien
5. Membuat kartu kontrol pasien (emboss)
52
2. Prosedur penerimaan pasien lama rawat jalan.
Pasien lama adalah pasien yang pernah datang sebelumnya ke
rumah sakit untuk keperluan pengobatan baik rawat jalan (poliklinik)
maupun rawat inap.
Adapun prosedur tetap rumah sakit umum daerah Kabupaten
Nabire yaitu:
a. Persyaratan
1. Pasien lama
2. Dokumen pengantar
b. Sarana
1. Terminal Komputer
2. Printer
3. Kartu pasien
4. Kartu nomor urut poliklinik
c. Prosedur
1. Pasien keluarga pasien diterima di loket pendaftaran pasien lama
dan menyerahkan kartu kontrol, bila pasien tidak membawa
kartu kontrol maka status pasien dicari dalam master data
pasien di komputer.
2. Petugas menerima kartu kontrol pasien lalu mengambil status
pasien dari kotak penyimpanan.
3. Kartu pasien diberi stempel dan numerator.
53
4. Jika kartu kontrol pasien hilang maka diganti dengan kartu yang
baru dengan menggunakan nomor yang yang lama dan harus
membayar biaya administrasi pengantian kartu sebesar Rp
5000;
5. Pelaksanaan pendaftaran di tempat pasien lama.
3. PROSEDUR PENYIMPANAN REKAM MEDIS
Prosedur penyimpanan rekam medis adalah salah satu bagian
pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpan suatu
warkat. Ada dua macam penyimpanan yaitu penyimpanan warkat yang
belum selesai atau masih proses (File Pending) dan penyimpanan warkat
yang sudah dip roses (File Tetap).
1. Penyimpanan Sementara
File pending adalah file yang digunakan untuk penyimpanan sementara
sebelum suatu warkat selesai diproses. Sesudah selesai diproses
berubah warkat yang dipending itu disimpan pada file penyimpanan,
file pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari almari arsip
yang dipergunakan.
2. Penyimpanan Tetap
File tetap adalah file yang digunakan untuk memperhatikan prosedur
atau langkah-langkah penyimpanan warkat, untuk pekerjaan filling
yang dilakukan oleh satu orang seperti misalnya pada pekerjaan
sekertaris, prosedur penyimpanan tidaklah begitu penting kelihatannya.
Tetapi pada penataan file yang banyak seperti pada bursa-bursa uang
54
misalnya maka langkah-langkah ini akan kelihatannya jelas. Untuk
dokumen yang banyak, satu langkah bahkan dapat dikerjakan oleh
beberapa orang, di mana surat yang akan disimpan berjalan dari satu
tangan ke tangan lain.
Kalau dirinci secara seksama, maka langkah-langkah atau prosedur
penyimpanan adalah sebagaimana disajikan berikut ini (Amsyah, 2008: 5)
6. Pemeriksaan
Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara
memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa
arsip-arsip tersebut sudah “siap untuk disimpan” maka surat tersebut
harus dimintakan dulu kejelasannya kepada yang berhak dan kalau
terjadi bahwa surat yang belum ditandai sudah disimpan, maka pada
kasus ini dapat disebut bahwa arsip tersebut dinyatakan “hilang”.
7. Mengindeks
Mengindeks adalah pekerjaan yang menentukan pada nama atau
subjek apa, atau kata tangkap lainnya surat akan disimpan, pada
sistem abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim yaitu nama badan
pada kepala surat untuk jenis surat masuk dan nama individu untuk
jenis surat keluar dengan demikian surat masuk dan surat keluar akan
tersimpan pada satu map dengan kata tangkap yang sama.
8. Memberi tanda
55
Langkah ini lazim juga disebut pengkodean, dilakukan secara
sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan
warna yang mencolok pada kata lengkap yang sudah ditentukan pada
langkah pekerjaan mengindeks, dengan adanya tanda ini maka surat
akan disortir dan disimpan, disamping itu bila suatu saat nanti surat ini
dipinjam atau keluar file, petugas akan mudah menyimpan akan
kembali surat tersebut berdasarkan tanda (kode) penyimpanan yang
sudah ada.
9. Menyortir dahulu
Menyortir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan
kelangkah terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini diadakan khusus
untuk jumlah volume warkat yang banyak, sehingga untuk
memudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlabih dahulu
sesuai dengan pengelompokkan sistem penyimpanan yang
dipergunakan. Tanpa pengelompokan petugas niscaya akan selalu
bolak-balik dari laci ke laci pada waktu penyimpanan dokumen,
disamping berkali-kali membuka dan menutup laci yang sangat
menyita energi dan tidak sistematis apalagi dikerjakan dengan berdiri
yang sangat melelahkan. Untuk sistem abjad, pengelompokan didalam
sortir dilakukan menurut abjad, untuk sistem numerik dikelompokan
menurut kelompok angka, untuk sistem geografis dikelompokkan
menurut nama tempat, dan untuk sistem subjek surat-surat
dikelompokan menurut kelompok subjek atau masalah.
56
10. Menyimpan
Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen
atau arsip sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang
dipergunakan, sistem penyimpanan akan menjadi efektif dan efesien
bilamana didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai
dan sesuai ke empat sistem tersebut di atas akan sangat sesuai
bilamana mempergunakan almari arsip, sedangkan bila menggunakan
order map surat tersebut harus dilubangi terlebih dahulu dengan
mempergunakan perforator, dan jika akan menyimpan atau
mengambil surat tersebut diikuti melalui lubang-lubang perforatornya.
Untuk memudahkan penemuan kembali surat masuk yang diterima
dan surat balasan dalam bentuk arsip dan surat keluar maka
menggunakan penyimpanan moderen, surat masuk dan surat keluar
dari dan untuk satu koresponen disimpan jadi satu dalam map yang
sama dan letaknya berdampingan (Amsyah, 2003: 63)
Sistem penamaan rekam medis di rumah sakit umum daerah
Kabupaten Nabire merupakan sistem yang dipergunakan pada penamaan
warkat agar kemudahan kerja penamaan dapat diciptakan dan penemuan
warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bila mana
warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan antara lain:
1. Sistem Penamaan Rekam Medis Di RSUD Kabupaten Nabire
a. Sistem Penamaan
57
Prinsip utama yang harus ditaati oleh petugas pencatatan adalah
nama pasien harus lengkap, dengan demikian nama pasien yang
akan tercantum di Rekam medis akan menjadi satu diantara
kemungkinan ini:
1. Nama pasien sendiri, apabila nama sudah terdiri dari satu kata
atau lebih.
2. Nama pasien dilengkapi dengan nama suami, apabila pasien
sudah bersuami.
3. Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama orang tua,
biasanya nama ayah pasien tersebut.
Dalam sistem penamaan rekam medis di harapkan :
1) Nama ditulis dengan huruf cetak dan
mengikuti ejaan yang disempurnakan.
2) Sebagai pelengkap, bagi pasien perempuan
diakhiri nama lengkap ditambah ny atau nona sesuai dengan
statusnya.
3) Perkataan tuan, saudara dan bapak tidak
dicantumkan dalam penulisan nama pasien.
b. Cara Penulisan Nama Pasien
58
Cara penulisan nama pasien menjadi sangat penting, artinya
karena sering dijumpai pasien dengan nama dengan nama yang
sama dan seringnya seorang pasien berobat di rumah sakit. Dengan
menggunakan cara penulisan akan memudahkan seorang petugas
rekam medis untuk mengambil berkas rekam medis di tempat
penyimpanan, apabila sewaktu-waktu berkas rekam medis
diperlukan.
Setelah selesai pemberian nama pasien, kemuadian
dilangjutkan dengan memberikan nomor rekam medis untuk
mempermudah pencari data-data pasien yang akan berobat
kembali.
c. Sistem Cara Pemberian Nomor
Penyimpanan berkas rekam medis yang ada di rumah sakit
umum daerah kabupaten nabire yaitu menurut nomor dan huruf
pertama nama pasien. Dahulu berbagai rumah sakit menyimpan
rekam medis berdasarkan nama pasien, nomor keluar atau kode
diagnosa. Penyimpanan secara alpabetes menurut nama-nama
pasien agak lebih sulit dan memungkinkan terjadinya kesalahan-
kesalahan dibandingkan dengan penyimpanan berdasarkan nomor
dan huruf pertama nama pasien.
Jika kartu pasien hilang, nomor rekam medisnya dapat
diperoleh dengan mengetahui nama pasien tersebut. Tetapi jika
59
menggunakan nomor keluar kartu indeks tidak dapat menolong
untuk menemukan nomor keluar, sehingga lokasi rekam medisnya
sukar ketahui.
d. Kegiatan Pembuatan Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP)
Kartu indeks utama pasien adalah salah satu cara untuk
menunjang kelancaran pelayanan terhadap pasien, karena apabila
seseorang pasien lupa membawa kartu berobat maka kartu indeks
utama pasien akan membantu mencarikan data pasien yang
diperlukan. Kartu indeks utama pasien suatu kartu tanda pengenal
setiap pasien baru yang disimpan selamanya pada instansi rekam
medis, kartu indeks utama pasien dibuat atas berdasarkan
ringkasan riwayat klinik yang diperoleh dari tempat penerimaan
pasien, karena kartu indeks utama pasien merupakan sumber data
yang selamanya harus disimpan dan harus dibuat selengkap secara
sejelas mungkin.
Dalam kartu indeks utama pasien memuat data indentitas
pasien yang harus dibuat secara terperinci dan lengkap, antara lain :
1) Nama lengkap pasien
2) Nomor rekam medis
3) Alamat
4) Nama ibu
60
5) Nama ayah
6) Jenis kelamin
7) Umur
8) Status perkawinan
9) Tempat / tanggal lahir
10) Pekerjaan
11) Orang tua yang dihubungi / yang bertanggung jawab
12) Tanggal kunjungan poliklinik yang pertama
Bila menikah pasien pindah alamat, maka alamat pertama dicoret
dan dicantumkan alamat yang baru pada tempat yang kosong dan tanda
tangan berobat dibalik kartu tersebut, untuk memudahkan pencarian
alamat yang terakhir. Karena kartu indeks utama pasien harus berada pada
tempatnya dan harus senantiasa memiliki data yang terbaru untuk setiap
penggunaan.
Setelah data pasien di masukkan di kartu indeks utama pasien,
maka dimasukkan diruangan arsip untuk diarsipkan agar terjaga dengan
baik, dan mempermudah dicarikan data-data pasien.
2. Sistem Kearsipan Rekam Medis RSUD Kabupaten Nabire.
61
Sebelum menentukan suatu sistem yang akan dipakai, perlu
terlebih dahulu mengetahui bentuk pengurusan penyimpanan yang ada
dalam pengelolaan rekam medis.
Ada dua cara pngurusan penyimpanan dengan penyelenggaraan
rekam medis di rumah sakit umum daerah Kabupaten Nabire yaitu :
1. Sentralisasi
Sentralisasi ini diartikan penyimpanan Rekam Medis seorang
pasien dalam satu kesatuan baik catatan kunjungan poliklinik
maupun catatan-catatan selama seorang pasien dirawat. Sistem ini
disamping banyak kebaikannya juga ada kekurangannya (Dirjen
Yankes, 1993: 7)
Kebaikannya:
f. Mengurangi terjadinya pengganaan dalam pemeliharaan dan
penyimpanan Rekam Medis.
g. Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan
dan ruangan.
h. Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis
mudah distandarisasikan.
i. Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas
penyimpanan.
j. Mudah menerapkan sistem unit record.
Kekurangannya :
62
c. Petugas menjadi lebih sibuk, karena harus menangani Unit
Rawat Jalan dan Unit Rawat Inap.
d. Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 6 jam
2. Desentralisasi
Dengan cara desentralisasi terjadi antara rekam medis poliklinik
dan rekam medis dirawat. Rekam medis disimpan disatu tempat
penyimpanan, sedangkan rekam medis penderita dirawat disimpan
dibagian pencatatan medis.
Kebaikan :
a. Efisiensi waktu, sehingga pasien dapat pelayanan lebih cepat
b. Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan
Kekurangan :
a. Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis
b. Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih
banyak.
Secara teori cara disentralisasi lebih baik dari pada
sentralisasi tetapi pada pelaksanaannya tergantung situasi dan
kondisi masing-masing. Rumah sakit. Hal-hal yang mempengaruhi
berkaitan dengan kondisi tersebut antara lain :
63
a. Karena terbatasnya tenaga yang terampil, khususnya yang
menangani rekam medis
b. Kemampuan dan rumah sakit.
c. Sistem kontralisasi adalah sistem yang baik dipilih mengingat
pelayanannya akan mudah.
3. Prosedur Penyimpanan Data Rekam Medis di RSUD Kabupaten
Nabire
a. Pengguna Kartu Askes
Untuk pasien yang berobat dengan menggunakan Kartu
Askes, sebelumnya harus minta surat rujukan dari Puskesmas
dan foto copy Kartu Askes 2 lembar, untuk dapat berobat atau
dilayani di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire
dengan selayaknya pemegang Kartu Askes. Bila tidak, maka
pasien tersebut akan membayar pengobatannya atau disamakan
dengan pasien umum.
Sebelum diberikan peraturan kepada para pengguna Kartu
Askes banyak pasien yamng mengguna Kartu Askes
menyalahgunakan pemakaian kartu askes tersebut, contoh : ada
anak keluarganya yang belum cukup umur yang sakit diakui
sebagai anaknya agar dalam berobat tidak bayar / gratis.
64
b. Pengguna Kartu Miskin
Selain kartu askes di rumah sakit umum daerah Kabupaten
Nabire juga menerima pasien yang menggunakan Kartu
Miskin, kartu miskin ini berwarna hijau yang didapat dari
persejuan atau pengesahan dari kantor kecamatan atau kantor
kelurahan / kepala desa tempat tinggal pasien.
Namun dalam pelayanan pasien yang menggunakan kartu
miskin ini, pasien hanya memberikan foto copy kartu
miskinnya sebanyak 3 lembar, yaitu sebagai :
1) Lembar pertama untuk data Rumah Sakit Umum Daerah
Kabupaten Nabire
2) Lembar kedua untuk data bagian Rekam Medis di Rumah
Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire.
3) Lembar ketiga untuk pengambilan obat di Instansi Farmasi
Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire.
c. Pasien Umum
Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire adalah
rumah sakit yang melayani para pasien umum, pengguna Kartu
Askes dan pengguna Kartu Miskin. Pelayanan pada pasien
umum rumah sakit umum daerah Kabupaten Nabire
65
memberikan biaya-biaya yang telah ditetapkan sebagai
berikut :
1) Pasien Baru
Pasien baru dikenakan biaya pendaftaran sebesar Rp 2000,
untuk menggantikan kartu berobat, belum termasuk biaya
pemeriksaan dan biaya obat.
2) Pasien Lama
Pasien lama hanya dikenakan biaya pendaftaran sebesar Rp
1000, belum termasuk biaya pemeriksaan dan obat.
Untuk data-data pasien yang baru berkunjung di rumah
sakit umum daerah Kabupaten Nabire yang ada diminta oleh
petugas pendaftaran yaitu:
a) Nama lengkap
b) Alamat
c) Umur
d) Tempat / tanggal lahir
e) Nama suami (jika sudah bersuami)
f) Nama orang tua (biasa nama ayah)
66
Berdasarkan pembahasan tersebut, maka kekurangan
Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire
adalah :
1. Berkas-berkas atau data yang ada di Rekam Medis RSUD
Kabupaten Nabire belum diberi sampul atau map.
Untuk mempermudah pegawai Rekam Medis dalam mencari
berkas-berkas rekam medis hendaknya berkas-berkas atau data
rekam medis yang ada di RSUD Kabupaten Nabire diberi
sampul (map).
2. Di ruang rekam medis RSUD Kabupaten Nabire sudah ada
komputer.
Untuk meningkatkan kelancaran dalam pencarian berkas
Rekam Medis di RSUD Kabupaten Nabire, maka diruangan
rekam medis harus memiliki perangkat komputer.
Sedangkan kelebihan dari rekam medis di RSUD Kabupaten
Nabire adalah :
1. Tempat penyimpanan berkas Rekam Medis RSUD Kabupaten
Nabire sudah memenuhi standar yang ada, sehingga petugas
rekam medis mudah dalam mencari berkas-berkas rekam medis
yang akan diperlukan pasien.
67
2. Alur pendaftaran pasien rawat jalan yang ada di RSUD
Kabupaten Nabire sangat efektif dan efisien, sehingga pasien
tidak menunggu begitu lama.
3. Dalam memberikan pelayanan kepada pasien para pegawai
Rekam Medis RSUD Kabupaten Nabire sangat ramah dan
sopan.
Hal tersebut sudah dapat menjawab permasalahan.
Berdasarkan hasil tersebut, maka dapat dikatakan bahwa kegiatan,
prosedur, dan sistem kearsipan Rekam Medis di RSUD Kabupaten
Nabire sudah semuanya berjalan optimal.
68
B. Pembahasan
Perbandingan Prosedur Rekam Medis Rawat Jalan maupun Rawat Inap dan
Penyimpanan arsip di RSUD Kabupaten Nabire.
Teori Pelaksanaan
1 Prosedur rekam medis pasien rawat jalan maupun rawat inap di rumah sakit umum daearh Kabupaten Nabire, mengikuti prosedur tetap penerimaan pasien rawat jalan maupun pasien rawat inap.
1. Bagian pendaftaran pasien rawat jalan adalah salah satu bagian dari rumah sakit yang kegiatannya penerimaan dan pendaftaran pasien lama dan pasien baru.
2. Tata kerja tempat penerimaan pasien rawat jalan yaitu:
a Sebelum loket pendaftaran dibuka petugas menyiapkan dokumen rekam medis rawat jalan maupun rawat inap
b Mengadakan kebaktian dan doa bersama setiap pagi pukul 07,15 WIB.
c Mumbuka loket pendaftaran
3. Unit kerja rekam medis
Yaitu menyediakan dokumen rekam medis serta kebenaran, urut nomor poliklinik yang berisikan riwayat pasien dan kelengkapan rekam medis
4. Unit rawat jalan
69
2 Pengorganisasian arsip:
a. Sentralisasi yaitu merupakan penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja yang lazim disebut Sentral Arsip.
b. Desentralisasi yaitu penyimpanan arsip yang di unit masing-masing.
c. Kombinasi yaitu gabungan dari sentralisasi dan desentralisasi.
3. Sistem Penamaan rekam medis di rumah sakit umum
daerah Kabupaten Nabire:
a. Sistem penamaan yaitu nama pasien harus lengkap, dengan demikian nama pasien yang akan tercantum di rekam medis akan menjadi akan diantaranya.
b. Cara penulis nama pasien karena sering dijumpai pasien dengan nama yang sama dan seringnya seorang pasien berobat dirumah sakit.
c. Sistem cara pemberian Nomor yaitu menurut nomor dan huruf pertama nama
Yaitu menerima dokumen rekam medis, memeriksa dan mengisi atau catat hasil pemeriksaan ringkasan riwayat penyakit pada dokumen rekam medis saja.
RSUD Kabupaten Nabire menggunakan asas desentralisasi. Yaitu penyimpanan arsip di masing-masing unit untuk rawat jalan dan rawat inap.
Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire menggunakan sistem cara pemberian nomor yaitu berbagai rumah sakit menyimpan rekam medis berdasarkan nama pasien nomor keluar atau kode diagnosa.
70
pasien.
4 Prosedur penyimpanan arsip
a.persiapan menyimpan warkat dengan cara memeriksa setiap lembar warkat untuk memperoleh kepastian bahwa warkat-warkat bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan.
b.menentukan pada nama apa atau subjek apa surat akan disimpan. Penentuan kata tangkap ini tergantung kepada sistem penyimpanan yang digunakan.
c.ini lazim juga disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks.
d.Menyortir yaitu mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan kelangkah terakhir yaitu penyimpanan.
e.menempatkan dokumen sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan
Prosedur penyimpanan arsip pasien RSUD Kabupaten Nabire adalah:
a. Buku Ekspedisi Yaitu buku yang digunakan untuk mencatat segala arsip yang masuk, sehingga mempermudah petugas arsip untuk mencari arsip dan dapat kita lihat apakah arsip tersebut sudah ada atau belum.
a.langkah persiapan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsip yang bersangkutan memang sudah siap untuk mengikuti langkah selanjutnya.
c. Menyortir yaitu mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan kelangkah terakhir yaitu penyimpanan.
d. Rak Penyimpanan yaitu langkah yang terahir dengan menyimpan di rak penyimpanan.
71
yang digunakan.
Sumber: Diolah
Dari perbandingan di atas, prosedur rekam medis pasien rawat jalan
maupun rawat inap di rumah sakit umum daerah Kabupaten Nabire,
pengorganisasian rekam medis, prosedur penyimpanan rekam medis , maka
sistem penyimpanan telah sesuai dengan teori yang ada. Tetapi dalam
prosedur penyimpanan arsip RSUD Kabuapten Nabire belum sesuai dengan
teori yang ada. Di dalam teori terdiri dari pemeriksaan, mengindeks, memberi
tanda, menyortir, menyimpan. Sedangkan di RSUD Kabupaten Nabire terdiri
dari buku ekspedisi, Assembling (kelengkapan) dan rak penyimpanan.
Adapun beberapa kelebihan dan kekurangan yaitu sebagai berikut:
1. Kelebihan:
RSUD Kabupaten Nabire memiliki buku ekspedisi dalam prosedur
penyimpanan arsip.
2. Kekurangan:
a. RSUD Kabupaten Nabire tidak ada langkah mengideks dalam
penyimpanan arsip.
b. RSUD Kabupaten Nabire tidak ada langkah memberi tanda pada
arsip.
RSUD Kabupaten Nabire memiliki beberapa kekurangan dan
kelebihan dalam penyimpanan arsip yaitu sebagai berikut:
1. Kekurangan
72
a. Ruangan yang kurang luas. Jarak antara rak penyimpanan yang
satu dengan yang lain terlalu dekat.
b. Belum memakai komputerisasi dalam penyimpanan arsip.
2. Kelebihan
a. Kecepatan dalam penyimpanan maupun
pengambilan arsip
b. Kerjasama antara karyawan yang satu
dengan yang lain terjalin dengan baik.
Adapun kendala-kendala yang sering dihadapi dalam penyimpanan
dan pengambilan arsip adalah sebagai berikut:
1. Hilangnya arsip pasien.
2. Pengembalian arsip kurang tepat waktu.
3. Sering terjadi kekeliruan nomor rekam medis waktu menyimpan, misal
nomor 06-28-34 disimpan di nomor 06-28-84, sehingga pada waktu
pengambilan akan menyita banyak waktu untuk mencari arsip tersebut.
73
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan paparan diatas akhirnya penulis dapat mengambil kesimpulan
bahwa :
1. Berkaitan dengan Prosedur Rekam Medis pasien rawat jalan maupun
pasien rawat inap dan para tenaga kesehatan dibagian Rekam Medis
Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire sudah cukup baik, ada
beberapa petugas yang kurang baik dalam melayani pasien.
2. Rumah Sakit yang ada di Nabire maka Rumah Sakit Umum Daerah
Kabupaten Nabire menggunakan asas desentralisasi, dan penyimpanan
arsip di masing-masing unit untuk pasien rawat jalan maupun rawat inap.
3. Prosedur penyimpanan arsip pasien RSUD Kabupaten Nabire yang
memiliki ada 2 (Dua) yaitu
74
a. Buku Ekspedisi Yaitu buku yang digunakan untuk mencatat segala
arsip yang masuk, sehingga mempermudah petugas arsip untuk
mencari arsip dan dapat kita lihat apakah arsip tersebut sudah ada
atau belum.
b. Assembling (kelengkapan) Yaitu langkah persiapan arsip dengan cara
memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa
arsip yang bersangkutan memang sudah siap untuk mengikuti
langkah selanjutnya.
B. Saran
Saran-saran yang dapat penulis berikan adalah :
1. Dalam upaya peningkatan mutu pelayanan pasien rawat jalan maupun
rawat inap di rumah sakit umum daerah Kabupaten Nabire, hendaknya
para tenaga kesehatan diberikan bimbingan terlebih dahulu sebelum
terjun kelanpangan kerja.
2. Dalam kegiatan sehari-hari para petugas Rekam Medis harus mampu
menangani permasalahan pasien tentang syarat dalam menerima pasien
baru dan pasien lama.
3. Petugas Rekam Medis hendaknya dapat menerapkan teori Rekam
Medis dengan baik dan benar, karena bila terjadi kesalahan maka akan
merepotkan petugas yang lainnya.
75
4. Bersikap lebih menghargai dan menghormati dalam melaksanakan
tugas, meskipun itu pasien umum, pasien pengguna Kartu Askes
maupun pasien pengguna Kartu Miskin.
5. Agar Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire dapat bersaing dan
dapat memenuhi kebutuhan pasien dalam pelayanan hendaknya Rumah
Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire lebih melengkapi sarana dan
prasarana yang ada.
6. Didalam lingkungan kerja hendaknya lebih bersikap saling menghargai
dan saling menghormati walaupun kedudukan / jabatannya berbeda.
76