BAB IPENDAHULUAN1.1 Latar BelakangDi dalam organisasi, efektifitas merupakan bahasan yang diangkat berdasarkan isu seperti restrukturisasi sumberdaya yang tersedia, perubahan teknologi, pemodifikasian iklim dan budaya organisasi dan pengembangan strategi performa anggota organisasi berbasis target.Sementara itu, bahasan efisiensinya meliputi evaluasi atas segala sumberdaya yang dioperasikan, apa-apa yang jadi bahan bakar efektifitas. Ini pada gilirannya akan meliputi pengorganisiran yang lebih baik atas aspek man, material, machine, methods dan money.Seluruh sumberdaya tersebut hanya tersedia dalam jumlah terbatas, sehingga adalah tugas para manajer untuk bisa mendayagunakan semua itu secara optimal dalam waktu yang sependek mungkin.Baik efektifitas maupun efisiensi mengharuskan organisasi-organisasi maupun pribadi untuk terus menetapkan target, menganalisa kerja dengan seksama, mengatur prioritas, dan senantiasa berfokus pada apa-apa yang paling bisa berikan dampak atau nilai terbesar untuk setiap waktu yang dihabiskan. Dalam makalah ini akan dibahas efisiensi dan efektifitas organisasi

1.2 Rumusan MasalahBerdasarkan uraian diatas maka rumusan masalah dari makalah ini adalah :1. Apa yang dimaksud efisiensi dan efektifitas organisasi ?2. Apa faktor-faktor yang mempengaruhi efektifitas organisasi ?3. Bagaimana cara mengukur efektifitas organisasi ?

BAB IITINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Efisiensi dan Efektifitas OrganisasiOrganisasi adalah suatu perkumpulan yang terdiri dari beberapa orang yang memiliki keahlian tertentu dengan tujuan yang sama dan fungsi tertentu yang digunakan untuk mencapai tujuan tersebut dan dilandasi dengan kepercayaan antar anggota. Menurut Gibson et al, organisasi adalah suatu etintas yang memungkinkan orang-orang mengejar keinginan/kebutuhan yang tidak dapat dicapai secara individual. Dan menurut Gareth R.J, organisasi adalah alat/wahana yang digunakan orang-orang untuk mengkoordinasikan tindakan mereka untuk memperoleh sesuatu yang mereka inginkan (nilai).Efisiensi menceritakan bagaimana suatu usaha dilakukan untuk menekan laju pertumbuhan eksploitasi yang semakin meningkat karena penggunaan dana/biaya yang sudah melebihi target yang sudah direncanakan. Di satu sisi, maksud dari efektifitas adalah meminta dan berusaha agar segala usaha atau aktivitas organisasi dilakukan sesuai dengan kebutuhan dengan tetap melakukan efisiensi secara benar sesuai porsinya.2.2 Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Efektifitas Organisasi1. Visi dan MisiVisi menggambarkan tujuan atau kondisi dimasa depan yang ingin dicapai. Visi memberikan gambaran yang jelas dimasa mendatang yang bisa dilihat oleh customer, stakeholders, dan employee. Pernyataan visi yang bagus tidak hanya menginspirasikan dan menantang, namun juga sangat berarti sehingga setiap pegawai bisa menghubungkan tugas yang dilakukannya dengan visi. Pernyataan visi harus mampu menjadi inspirasi dalam setip tindakan yang dilakukan setiap pegawai. Yang paling penting penyataan visi harus measurable, terukur sehingga setiap pegawai bisa mengetahui apakah tindakan yang dilakukannya dalam rangka mencapai visi organisasi atau tidak.

Kriteria visi yang dapat menunjang terwujudnya efektifitas dan efesiensia. Succint.Pernyataan visi harus singkat sehingga tidak lebih dari 3-4 kalimatb. AppealingVisi harus jelas dan memberikan gambaran tentang masa depan yang akan memberikan semangat pada customer, stakeholder, dan pegawaic. FeasibleVisi yang baik harus bisa dicapai dengan resource, energy, waktu. Visi haruslah menyertakan tujuan dan objective yang stretch bagi pegawaid. MeaningfulPernyataan visi harus bisa menggugah emosi positif pegawai namun tidak boleh menggunakan kata-kata yang mewakili sebuah emosie. MeasurablePernyataan visi harus bisa diukur sehingga dimungkinkan untuk melakukan pengukuran kinerha sehingga setiap pegawai bisa mengetahui apakah visi sudah bisa dicapai atau belum

Misi adalah bagaimana kita mewujudkan visi tersebut. Kriteria misi yang dapat menunjang terwujudnya efisiensi dan efektifitas adalah sebagai berikuta. Simple and ClearPernyataan misi harus cukup diwakili oleh 2-3 pernyataan saja. Semua pernyataan tersebut harus sederhana dan jelas dimengerti serta tidak menggunakan jargon-jargon organisasib. Broad and long-term in futurePernyataan misi organisasi harus cukup luas mengakomodasikan perkembangan organisasi di masa mendatang. Misi organisasi harus bisa menunjukan gambaran yang akan dicapai dimasa depan dengan jelas. Pernyataan misi organisasi harus tetap valid pada tahun mendatang sama seperti kondisi sekarang

c. Focus on the presentPernyataan misi organisasi tidak boleh terlalu berorientasi pada masa depan sehingga kurang bisa focus pada kondisi organisasi dimasa sekarangd. Easy to understandMisi organisasi harus mudah dimengerti. Misi yang mudah dimengerti akan memudahkan mengkomunikasian misi tersebut kepada anggota organisasi, stakeholder2. Struktur organisasiStruktur organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa. Beberapa hal dalam struktur organisasi yang dapat menunjang terjadinya efektifitas dan efisiensi adalah :a. Struktur yang simple dan efisienb. Berwawasan wirausahac. Jaringan yang luasd. Terdiri dari tim kerja yang professional3.Strategi organisasiStrategi adalah pendekatan secara keseluruhan yang berkaitan dengan pelaksanaan, gagasan, perencanaan, dan eksekusi sebuah aktivitas dalam kurun waktu tertentu. Didalam strategi yang baik terdapat koordinasi tim kerja, memeliki tema, mengidentifikai faktor pendukung yang sesuai dengan prinsip-prinsip pelaksanaan gagasan secara rasional, efisien dalam pendanaan, dan memiliki taktik untuk mencapai tujuan secara efektif. Jadi suatu organisasi harus memikirkan secara matang bagaimana visi yang efektif agar dalam melaksanakan misinya dapat berjalan secara efisien

4.SDMDalama organisasi Sumber Daya Manusia ( SDM ) juga mempengaruhi efektifitas organisasi. Sumber Daya Manusia yang mempengaruhi kinerja suatu organisasi antaralain adalah pimpinan dan anggotanya. Dalam hal ini pemimpin memegang peranan penting dalam perekrutan anggota. Sebagai pimpinan tentu saja ia tahu criteria apa saja yang dibutuhkan dalam organisasi yang ia pimpin.Peran utama seorang pemimpin adalah menciptakan kondisi yang kondusif bagis teamnya untuk bekerja dengan tenang dan haronis. Peran lain pemimpin juga sebagai motivator yaitu sebagai penggerak para anggotanya dengan maksud agar mereka mau bekerja keras untuk mencapai tujuan organisasi dan meningkatkan kepuasan kerja mereka. Jika dalam sebuah organisasi setiap anggota merasa bahwa organisasi tersebut dapat memberikan peluang bagi mereka untuk melakukan hal-hal tersebut diatas maka akan tercipta motivasi dan komitmen yang tinggi.Selain itu sangat penting membangun kerja sama tim. Sinergi team work dapat dicapai ketika setiap individu tim merubah diri dari sifatnya yang individualis kedalam sebuah tim yang sifatnya kolektif. Membuka diri dan mau menerima peran serta orang lain merupakan permulaan dan membuka jalan bagi kita untuk mempercepat sinergi team work.5.Budaya perusahaanBudaya adalah satu cara hidup yang berkembang dan dimiliki bersama oleh sebuah kelompok orang dan diwariskan dari generasi ke generasi. Budaya terbentuk dari banyak unsure yang rumit, termasuk system agama dan politik, adat istiadat, bahasa, perkakas, pakaian, bangunan, dan karya seni. Budaya adalah suatu pola hidup menyeluruh. Budaya bersifat kompleks, abstrak, dan luas. Banyak aspek budaya turut menentukan perilaku komunikatif. Unsur-unsur sosio-budaya ini tersebar dan meliputi banyak kegiatan social manusia.Budaya adalah suatu perangkat rumit nilai-nilai yang dipolarisasikan oleh suatu citra yang mengandung pandangan atas keistimewaannya sendiri. Citra yang memaksa itu mengambil bentuk-bentuk berbeda dalam berbagai budaya seperti individualism kasar di Amerika, keselarasan individu dengan alam di Jepang, dan kepatuhan kolektif di Cina. Citra budaya yang bersifat memaksa tersebut membekali anggota-anggotanya dengan pedoman mengenai perilaku yang layak fan menetapkan dunia, maka, dan nilai logis yang dapat dipinjam anggota-anggotanya yag paling bersahaja untuk memperoleh rasa bermartabat dan pertalian dengan hidup mereka. Dengan demikian, budayalah yang menyediakan suatu kerangka yang koheran untuk mengorganisasikan aktivitas seseorang dan memungkinkannya meramalkan perilaku orang lain. Budaya berpengaruh pada efektifitas organisasi karena :a. Dapat memberikan keutungan kompetitif pada organisasib. Menyempurnakan cara kerja organisasi secara strukturalc. Meningkatkan motivasi pegawai untuk kepentingan organisasi2.3 Kriteria Pengukuran Efektifitas Organisasi Menurut Gibson (1984:32-34)Kriteria efektifitas meliputi :a. Kriteria efektifitas jangka pendek : Produksi, Efisiensi, Kepuasanb. Kriteria efektifitas jangka menengah : Persaingan dan Pengembanganc. Kriteria efektifitas jangka panjangd. Kelangsungan hidup2.4 Cara Menilai Keefektifan OrganisasiEfektivitas organisasi dapat diukur dari berbagai pendekatan, antara lain :1.Menurut Daft (2010)A. Pendekatan sasaran (goal attainment approach)Mengemukakan bahwa efektivitas organisasi dinilai berdasarkan pencapaian atau hasil akhir. Misalnya produktivitas dapat diukur berdasarkan output dibagi input, dan lain sebagainya. Pada pendekatan ini, ukuran-ukuran yang lazim digunakan antara lain profitabilitas, pertumbuhan, market share, social responsibilityB. Pendekatan sistem (system approach)menekankan pada sasaran jangka panjang dengan mengindahkan interaksi antara organisasi dan lingkungannya. Atau penekanannya tidak hanya pada hasil akhir saja, namun sasaran juga diperhitungkan. Misalnya O/I di rumah sakit diukur dengan rasio antara jumlah pasien yang sembuh dengan jumlah pasien seluruhnya.C. Pendekatan Stakeholder(s)Menekankan pada kepuasan konstituen dalam suatu lingkungan. Dalam hal ini, yang dimaksud konstituen antara lain pemasok, pelanggan, pemilik, karyawan, pemegang saham, dan seterusnya.D. Pendekatan proses internal (internal process)Mengukur kesehatan kondisi internal organisasi. Indikator ukurannya misalnya team spirit index, trust index, knowledge sharing index, dstE. Pendekatan nilai bersaing (completing value approach)Menekankan pada penilaian subjektif seseorang pada organisasinya. Pendekatan ini lebih banyak digunakan untuk melakukan diagnosig budaya organisasi, namun banyak perusahaan menggunakannya sebagai sarana untuk mengukur efektivitas organisasi.2. PendekatanBalance Score CardPendekatan ini kemukakan oleh Kaplan dan Norton (1978) menekankan pada empat perspektif yang saling berimbang dan diturunkan sampai pada level divisi, unit bahkan individu. Keempat perspektif tersebut meliputi :1. Perspektif finansial mengukur antara revenue, profit, market share;2. Perspektif customer, mengukur kepuasan pelanggan (seperti index kepuasan pelanggan)3. Perspektifinternal business processmengukur produktivitas, antara lain diukur berdasarkan input/output, dan angka reject;4. Perspektif learning dan growth mengukur antara lain peningkatan kompetensi karyawan dan peningkatan motivasi karyawan.

3.Pendekatan Dynamic Multi-Dimensional Performance Model (Matz, et, al, 2003).The Dynamic Multi Multidimensional performance Model (DMP) dikemukakan oleh Matz, et, al, 2003) menekankan pada pengukuran yang berorientasi ke depan untuk melengkapi BSC (balance Score Card), yaitu :1. Perspektif finansial pada dasarnya sama seperti goal attainment approach misalnya revenue ROI2. Perspektif pelanggan : misalnya index retensi pelanggan3. Perspektif proses : mengukur efisiensi organisasi. Misalnya kesiapan berubah, learning organization index, dst4. Perspektif pengembangan manusia, mengukur peran utama para stakeholder dalam keberhasilan organisasi5. Perspektif masa depan : contohnya besarnya anggaran untuk berinvestasi dalam bidang teknologi.

BAB IIIPENUTUP3.1 KesimpulanLangkah terpenting dapat dilakukan untuk mewujudan efisensi dan efektifitas adalah meningkatkan produktifitas SDM, ciptakan aturan dan mekanisme kerja yang konsisten serta penyaluran dana/biaya operasional yang betul-betul dipergunakan demi kepentingan kerja/kedinasan secara langsung sesuai dengan kepentingannya dan program efisensi dan efektifitas dilakukan secara merata pada semua atau sebagian dilingkup organisasi, serta efisiensi harus terus tetap dilakukan dalam kondisi apapun, asalkan tidak menghambat kinerja organisasi.

Daftar Pustaka

http://estisaridewi.blogspot.com/2011/04/tugas-2-efektifitas-efesiensi.html http://teorionlinejurnal.wordpress.com/2012/08/17/menilai-efektivitas-organisasi/http://damasmart.wordpress.com/2012/10/10/efektifitas-organisasi/http://allenkristian.blogspot.com/2012/10/pengertian-organisasi-efektivitas-dan.htmlhttp://sambasalim.com/manajemen/konsep-efektivitas-organisasi.html