bab i pendahuluan a. pengertian prakerin · a. pengertian prakerin prakerin (praktek kerja...
TRANSCRIPT
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Pengertian Prakerin
PRAKERIN (Praktek Kerja Instansi) adalah kegiatan
pendidikan, pelatihan dan pembelajaran yang dilaksanakan di
Dunia Usaha atau Dunia Industri dalam upaya pendekatan ataupun
untuk meningkatkan mutu siswa – siswi Sekolah Menengah
Kejuruan (SMK) dengan kompetensi (kemampuan) siswa sesuai
bidangnya dan juga menambah bekal untuk masa – masa
mendatang guna memasuki dunia kerja yang semangkin banyak
serta ketat dalam persaingannya seperti di masa sekarang ini.
Dalam pelaksanaannya dilakukan dengan prosedur tertentu, bagi
siswa yang bertujuan untuk magang disuatu tempat kerja, baik
dunia instansi/industri setidaknya sudah memiliki kemampuan
dasar sesuai bidang yang digelutinya atau sudah mendapatkan
bekal dari pembimbing disekolah untuk memiliki ilmu - ilmu dasar
yang akan diterapkan dalam dunia kerja. Alasan utama mengapa
para siswa-siswi harus memiliki bekal ilmu pengetahuan dasar
sesuai bidangnya agar dalam pelaksanaan Praktek Kerja Instansi
tidak mengalami kendala dalam penerapan Ilmu Pengetahuan
dasar yang kemungkinan besar dalam proses praktek kerja instansi
mendapatkan ilmu-ilmu baru yang tidak diajarkan di Lembaga
Kejuruan terkait.
Dalam pelaksanaan Praktek Kerja Instansi ini diharapkan
setiap siswa – siswi mampu mengikuti kegiatan kerja serta
memahami kegiatan kerja yang dilakukan di dunia Instansi/Industri
agar siswa – siswi tersebut dapat mencapai serta mendapatkan
sesuatu yang baik dan berguna bagi dirinya serta agar siswa –
siswi tersebut mampu menunjukan kinerjanya secara maksimal apa
yang telah dilakukannya selama berada di dunia Usaha atau dunia
2
Industri sehingga mampu membuat dirinya diperhitungkan di dunia
usaha atau dunia industri.
Prakerin memberikan dan sekaligus mengajarkan kepada
anak didik akan dan bagaimana kehidupan di dunia kerja.
disamping ajang uji coba ilmu yang ia pelajari melalui prakerin
siswa diharapkan mampu memahami tentang bagaimana tata dan
aturan di dunia instansi, sehingga ketika ia nantinya tamat ia sudah
benar-benar siap bekerja baik secara keilmuan maupun secara
kejiwaan dan mental.
B. Tujuan Prakerin
Program Praktik Kerja Instansi/Industri ini bertujuan :
1. Mengimplementasikan materi yang selama ini didapatkan di
sekolah;
2. Membentuk pola pikir yang membangun bagi siswa-siswi
PRAKERIN;
3. Melatih siswa untuk berkomunikasi/ berinteraksi secara
profesional didunia kerja yang sebenarnya;
4. Membentuk semangat kerja yang baik bagi siswa-siswi
PRAKERIN;
5. Menambah dan mengembangkan ilmu pengetahuan dasar
yang dimiliki oleh siswa-siswi PRAKERIN sesuai bidang
masing-masing;
6. Menambah jenis keterampilan yang dimiliki oleh siswa agar
dapat dikembangkan dan di Implementasikan dalam
kehidupan sehari-hari;
7. Menjalin kerjasama yang baik antara sekolah dengan dunia
industri maupun dunia usaha.
3
C. Manfaat Prakerin
1. Menghasilkan tenaga kerja yang memiliki keahlian profesional,
yaitu tenaga kerja yang memiliki tingkat pengetahuan,
keterampilan, dan semanagat kerja yang sesuai dengan
tuntutan lapangan kerja.
2. Memperkokoh hubungan sekolah dengan Dunia Industri dan
Dunia Usaha.
3. Meningkatkan efisiensi proses pendidikan dan pelatihan
tenaga kerja yang berkualitas.
4. Memberi pengakuan dan penghargaan terhadap pengalaman
kerja sebagai bagian dari proses pendidikan.
5. Menyiapkan Sumber Daya Manusia yang berkualitas sesuai
dengan tuntutan zaman di era Teknologi Informasi dan
Komunikasi.
D. Visi dan Misi
Visi SMK Muhammadiyah 1 Tempel :
“ Membentuk manusia muslim yang cerdas, trampil, berakhlaq
mulia dan mampu berkompetisi “.
Visi Program Prakerin ini :
” Menyiapkan siswa yang cerdas, trampil dan berbudaya yang
kompeten “
Misi SMK Muhammadiyah 1 Tempel :
1. Mewujudkan kwalitas yang islami sesuai tuntunan Al-Qur’an dan
Sunah Rasul;
2. Meningkatkan kwalitas sumber daya insane, yang cerdas,
trampil, produktif dan mandiri;
3. Menumbuhkan kemampuan siswa yang kritis, sistematis, kreatif
dan mampu bekerjasama secara efektif.
4
Misi Program Prakerin :
1. Melatih dan mengembangkan kecerdasan dan ketrampilan
melalui praktek kerja langsung;
2. Meningkatkan daya kritis dan kreatifitas yang mampu
berkompetisi.
E. Waktu dan Tempat Prakerin
Pelaksanaan Peraktik Kerja Instansi (PRAKERIN) pada
periode ini dilaksanakan selama 2 bulan mulai 27 Februari 2015
sampai dengan 30 April 2015 di Kantor Pengendalian Pertanahan
Daerah Kabupaten Sleman, Jl Parasamya Beran Tridadi Sleman,
Yogyakarta.
F. Sejarah KPPD
DPPD dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten
Sleman nomor 9 tahun 2009 tentang perubahan kedua atas
Peraturan Daerah Kabupaten Sleman nomor 12 tahun 2003
tentang organisasi diperbaharui dengan Peraturan Daerah
Kabupaten Sleman nomor 8 tahun 2014 tentang Organisasi
Perangkat Daerah Pemerintah Kabupaten Sleman. Kemudian mulai
tahun 2015 menjadi Kantor Pengendalian Pertanahan Daerah
(KPPD).
Kantor Pengendalian Pertanahan Daerah mempunyai tugas
melaksanakan penyelenggaraan pemerintahan daerah di Bidang
Pertanahan. Kantor Pengendalian Pertanahan Daerah memiliki
fungsi sebagai berikut :
a. Perumusan kebijakan teknis pengendalian pemanfaatan
pertanahan;
b. Pelaksanaan tugas pengendalian pemanfaatan pertanahan;
5
c. Pembinaan dan pengoordinasian pengendalian pemanfaatan
pertanahan;
d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai
dengan tugas dan fungsi.
Menurut peraturan tersebut struktur organisasi kantor
pengendalian pertanahan daerah meliputi :
a) Kepala kantor
b) Subbagian Tata Usaha
c) Seksi
1) Informasi dan Pemetaan
2) Pengawasan Pemanfaatan Tanah
3) Pengawasan Pemanfaatan Tanah Kas Daerah (TKD)
d) Kelompok Jabatan Fungsional
Seperti tertera pada gambar 1.1
Penjabaran dan Tugas
a) Subbagian Tata Usaha dipimpin oleh kepala yang berada di
bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Kantor.
Tugas Subbagian TU adalah menyiapkan bahan
pelaksanaan urusan umum, kepegawaian, keuangan,
perencanaan, evaluasi dan pengoordinasian pelaksanaan
tugas suatu organisasi.
b) Seksi dipimpin oleh kepala yang berada di bawah dan
bertanggung jawab kepada Kepala Kantor melalui Kepala
Subbagian Tata Usaha.
1) Seksi Informasi dan Pemetaan : tugasnya menyiapkan
bahan pelaksanaan pengelolaan dan pelayanan
informasi, dan pemetaan pertanahan.
6
2) Seksi Pengawasan Pemanfaatan Tanah : tugasnya
menyiapkan bahan pengoordinasian, pembinaan dan
pengawasan pemanfaatan tanah.
3) Seksi Pengawasan Pemanfaatan Tanah Kas Desa :
tugasnya menyiapkan bahan pengoordinasian,
pembinaan dan pengawasan pemanfaatan tanah kas
desa.
c) Kelompok Jabatan Fungsional dalam melaksanakan tugas
dikoordinasikan oleh tenaga fungsional yang ditunjuk dan
berada di bawah serta bertanggung jawab kepada Kepala
Kantor melaluai Kepala Subbagian TU. Tugasnya
melaksanakan sebagian tugas Kantor Pengendalian
Pertanahan Daerah sesuai dengan keahlian.
7
Struktur Organisasi
Kantor Pengendalian Pertanahan Daerah
Gambar 1.1
Gambar 1.1
KEPALA KPPD
(Drs. Krido Suprayitno, SE.M.Si)
KA.SUBBAG TU
(Sumaryani, SH)
Kelompok Jabatan Fungsional
KA. SEKSI INFORMASI DAN PEMETAAN
(Muthohar, SH)
KA.SEKSI PENGAWASAN PEMANFAATAN TANAH
(Yuli Nastiti, SH)
KA.SEKSI PENGAWASAN PEMANFAATAN TANAH KAS
DAERAH (Hendri Setiawan,S.Sos.MPA)
: Garis Komando
: Garis Koordinasi
8
BAB II
PERSIAPAN PRAKERIN
A. Persiapan Alat dan Bahan
1. Alat yang digunakan :
No. Nama Peralatan Spesifikasi Satuan kuantitas
1. Bantalan Cap Disesuaikan Buah 4
2. Gunting Medium Buah 1
3. Komputer Terinstal
Ms. Office Unit 2
4. Perforator Disesuaikan Buah 1
5. Setapler Medium Buah 4
6. Printer HP Unit 2
2. Bahan Yang Digunakan
No. Nama Peralatan Spesifikasi Satuan Kuantitas
1. Kertas HVS Sinar Dunia Rim 1
2. Alat Tulis Bolpoint Buah 5
Penggaris Buah 3
Penghapus Buah 3
Pensil Buah 4
Tipe-X Buah 3
Spidol Buah 5
3. Staplers Medium Pak 3
4. Paper Clip Medium Pak 3
9
B. Biaya Operasional
1. Biaya Bahan
No. Nama peralatan Kualitas Harga
Satuan Jumlah
1. Kertas HVS 50 lembar @ 150 Rp 7.500,00
2. Kertas HVS Warna 30 lembar @ 200 Rp 6.000,00
3. Mika 6 Lembar @ 1.000 Rp 6.000,00
4. Paper Clip 1 Dos @ 5.000 Rp 5.000,00
5. Alat Tulis 1 Set @ 25.000 Rp 25.000,00
Jumlah Rp 49.500,00
2. Biaya Operasional
No. Keterangan Volume Harga
Satuan Jumlah
1. Makan 1 x 2 bln @ 5.000 Rp. 220.000,00
2. Transportasi 2 x 2 bln @ 4.000 Rp. 184.000,00
3. Foto Copy 100 lembar @ 150 Rp. 15.000,00
4. Print 30 lembar @ 500 Rp. 15.000,00
5. Jilid 3 Bendel @ 5.000 Rp. 15.000,00
Jumlah Rp. 443.000,00
3. Biaya Keseluruhan
Biaya Bahan : Rp. 49.500,00
Biaya Operasional : Rp. 443.000,00 +
Jumlah Rp. 492.500,00
10
C. Rencana Kegiatan
1. Subbagian Tata Usaha
a. Menangani surat masuk
b. Member nomor surat
c. Registrasi Surat
d. Infailing
e. Menggandakan Dokumen
f. Mendistribusikan Surat
g. Menerima telephon
h. Memberikan stempel
i. Menulis agenda rapat
j. Menaikan surat ke Kepala Kantor
k. Mengarsip
l. Menata lembar disposisi dan kartu kendali
2. Seksi Pengawasan Pemanfaatan Tanah
a. Menggandakan Dokumen
b. Menangani surat masuk
c. Mendispo surat
d. Input data tanah
e. Menerima telephon
f. Meminta nomor untuk surat keluar
g. Print Surat Keputusan
h. Mencatat Ekspedisi Izin ke Bupati
i. Meminta cap ataumenang stempel ke bagian secretariat
j. Mengetik notula rapat
k. Mengetik Surat Keputusan
l. Mengarsip
m. Menangani Surat Keluar
11
3. Seksi pengawasan pemanfaatan tanah kas desa
a. Menerima telephon
b. Menggandakan surat
c. Menangani surat masuk
d. Mendispo surat
e. Mendata sewa menyewa TKD
f. Mencatat alamat surat pada undangan
g. Mencatat surat masuk
h. Mencatat ekspedisi izin ke bupati
i. Membubuhkan cap pada surat
j. Pengarsipan
k. Input data TKD
l. Mengetik Notula Rapat
m. Mengetik Surat Keputusan
n. Mengetik Bahan Monev
o. Mengantar surat
p. Mencatat undangan pada surat undangan masuk
12
D. Rincian Kegiatan
Pelakssanaan Kegiatan Prakerin
1. Subbagian Tata Usaha
No. Jenis Kegiatan
1. Menangani surat masuk
2. Menangani surat keluar
3. Infiling
4. Menggandakan Dokumen
5. Menerima telephon
6. Membubuhkan cap pada surat
7. Mendistribusikan Surat
8. Mengetik Lembar Pengantar
9. Mengendalikan Surat
13
2. Seksi Pengawasan Pemanfaatan Tanah
No. Jenis Kegiatan
1. Menangani surat masuk
2. Menangani surat keluar
3. Print Surat Keputusan, Nota Dinas , Daftar Hadir Rapat
dan Undangan Rapat
4. Mengisi lembar disposisi
5. Menggandakan Dokumen
6. Menerima telephon
7. Membubuhkan cap pada surat
8. Mengetik Notula Rapat
9. Pengarsipan
10. Input Data
11. Mengetik Surat Keputusan
12. Meminta Nomor Surat
13. Membuat Absen Rapat
14
3. Seksi Pengawasan Pemanfaatan Tanah Kas Desa
No. Jenis Kegiatan
1. Menangani surat masuk
2. Menangani surat keluar
3. Mengisi lembar disposisi
4. Menggandakan Dokumen
5. Menerima telephon
6. Membubuhkan cap pada surat
7. Mengetik Notula Rapat
8. Pengarsipan
9. Input Data Izin Sewa Menyewa
10. Mengetik Surat Keputusan
11. Meminta Nomor Surat
12. Mengetik Pedoman Monev
13. Mengantar Surat Ke Instansi Lain
14. Mencatat Ekspedisi ke Bupati
15. Membuat Absen Rapat
16. Print Undangan Rapat
17. Mengetik Bahan Rapat
18. Mencatat undangan Pada Buku Undangan Masuk
15
BAB III
PROSES KERJA
A. Alur Kerja
Bagan Alur Surat Masuk
LP 2 Lembar
Penting
Rahasia Biasa
Kepala KPPD
Unit Kearsipan
Subbag TU
Naskah Dinas
Masuk
Unit Pengolah
Seksi/ TU
16
Bagan Alur Surat Keluar
Kepala KPPD
Unit Kearsipan
(Subbag Tata Usaha)
Unit Pengolah (Subbag Tata
Usaha/SEKSI)
1. Sekretariat Daerah
2. Secretariat DPRD
3. Badan 4. Dinas 5. Kantor 6. Kecamatan 7. Lain-lain
17
Mekanisme Penyimpanan Alur Surat Statis
ARSIP DINAMIS
AKTIF
(Subbagian Tata
Usaha)
U N I T
K E A R S I P A N
ARSIP DINAMIS
INAKTIF
(Seksi)
Kantor Arsip
Daerah
18
B. Proses Kerja
1. Menangani Surat Masuk
Menangani Surat Masuk di KPPD terdiri atas rangkaian
berikut :
a. Menerima
b. Menyortir
c. Mengarahkan
d. Mencatat
e. Mengendalikan
f. Mendistribusikan
Uraian :
a. Menerima
Penerimaan Surat Masuk dilakukan di tempat
khusus penerimaan / pengelolaan Surat Masuk
Sekretaris Kantor Pengendalian Pertnahan
Daerah.
b. Menyortir
Naskah Dinas yang beralamat Kantor
Pengendalian Pertanahan Daerah diterima di
Sekretariatan, pemberian kode dan pencatatan
(Infailing) kemudian di sampaikan kepada Kepala
Kantor Pengendalian Pertanahan Daerah disertai
Lembar Disposisi dan Kartu Kendali Surat Masuk.
c. Mengarahkan
Pengarahan meliputi kegiatan pengelolaan
Naskah oleh Kepala Sub Bagian Tata Usaha untuk
diparaf untuk diarahkan.
d. Mencatat
Pencatatan kedalam buku / data base pada
computer Naskah yang telah didisposisi oleh
Kasubag Tata Usaha.
19
e. Mengendalikan
Pengendalian dilakukan pada lembar disposisi dan
kartu kendali yang disimpan di bagian masing –
masing seksi.
f. Mendistribusikan
Pendistribusian untuk kepentingan pengelolaan
selengkapnya naskah yang isinya diselesaikan
oleh lebih dari 1 bagian pengelola diperbanyak
menurut kebutuhan.
2. Menangani Surat Keluar
Mekanism Pembuatan Surat Keluar :
a. Unit Pengolah Membuat Draft Naskah
Pembuatan sesuai dengan bentuk naskah yang telah
ditetapkan .
b. Pengrtikan Naskah
Pengetikan dilakukan setelah draft disetujui oleh
Kepala Kantor.
c. Pengendalian
Setelah pengetikan naskah selesai kemudian
dikendalikan / disimpan agar jika sewaktu – waktu
surat / naskah dibutuhkan kembali akan memudahkan
proses pencarian.
d. Pemarafan Naskah / Surat
Pemarafan pertama kali dilakukan oleh Kepala Bidang
/ Seksi yang bersangkutan , Kasubag Tata Usaha
kemudian dinaikkan ke Kepala Kantor untuk disahkan
( ditandatangani ).
e. Pencatatan pada Buku Kendali Surat Keluar
Pencatatan dilakukan untuk memberikan nomor pada
Naskah / Surat terkait.
20
f. Pembubuhan Nomor ,Tanggal dan Kartu Kendali
Keluar pada Surat
Pembubuhan Nomor dan Tanggal dilakukan setelah
pencatatan pada Buku Kendali Surat Keluar.
g. Pemberian Kartu Kendali Keluar
Pencatatan naskahdilakukan dengan menggunakan
Kartu Kendali dengan susunan sebagai berikut :
1) Index
2) Kode
3) Nomor Urut
4) Isi Ringkas
5) Kepada
6) Pengolah
7) Tanggal Surat
8) Lampiran
9) Catatan
h. Penyimpanan Kartu Kendali
i. Pendistribisian / Pengiriman
21
C. Hasil Kerja
1. Subbagian Tata Usaha
No. Jenis Kegiatan Volume
1. Menangani surat masuk 50 Kali
2. Menangani surat keluar 10 Kali
3. Infiling 45 Kali
4. Menggandakan Dokumen 100 Lembar
5. Menerima telephon 30 Kali
6. Membubuhkan cap pada surat 50 Kali
7. Mendistribusikan Surat 25 Kali
8. Mengetik Lembar Pengantar 5 Kali
9. Mengendalikan Surat 50 Kali
22
2. Seksi Pengawasan Pengawasan Tanah
No. Jenis Kegiatan Volume
1. Menangani surat masuk 25 Kali
2. Menangani surat keluar 5 Kali
3. Print Surat Keputusan, Nota
Dinas , Daftar Hadir Rapat dan
Undangan Rapat
5 Kali
4. Mengisi lembar disposisi 25 Kali
5. Mengetik SPJ 10 Kali
6. Menggandakan Dokumen 2743 Lembar
7. Menerima telephon 10 Kali
8. Membubuhkan cap pada surat 60 Kali
9. Mengetik Notula Rapat 5 Kali
10. Pengarsipan 5 Kali
11. Input Data 5 Kali
12. Mengetik Surat Keputusan 5 Kali
13. Meminta Nomor Surat 3 Kali
14. Membuat Absen Rapat 5 Kali
23
3. Seksi Pengawasan Pemanfaatan Tanah Kas Desa
No. Jenis Kegiatan Volume
1. Menangani surat masuk 50 Kali
2. Menangani surat keluar 5 Kali
3. Mengisi lembar disposisi 50 Kali
4. Menggandakan Dokumen 200 Lembar
5. Menerima telephon 20 Kali
6. Membubuhkan cap pada surat 60 Kali
7. Mengetik Notula Rapat 5 Kali
8. Pengarsipan 50 Kali
9. Input Data Izin Sewa Menyewa 10 Kali
10. Mengetik Surat Keputusan 5 Kali
11. Meminta Nomor Surat 5 Kali
12. Mengetik Pedoman Monev 10 Kali
13. Mengantar Surat Ke Instansi
Lain
2 Kali
14. Mencatat Pada Buku Ekspedisi 25 Kali
15. Membuat Absen Rapat 5 Kali
16. Print Undangan Rapat 5 Kali
17. Mengetik Bahan Rapat 5 Kali
18. Mencatat undangan Pada Buku
Undangan Masuk
50 Kali
24
D. Faktor Pendukung dan Faktor Penghambat
1. Faktor Pendukung
a. Adanya hubungan yang baik antara pembimbing , Guru
dan Siswa;
b. Banyaknya ilmu yang sudah didapat dari sekolah
sehingga dalam melaksanakan Praktik Kerja Instansi
tidak terlalu keteteran;
c. Tersedianya alat dan bahan yang memadahi di Kantor;
d. Kesediaan guru pembimbing Program Keahlian untuk
membimbing dan mendampingi pelaksanaan PRAKERIN;
e. Perhatian dan kebijaksanaan sekolah dalam mengarah
member dukungan dan motivasi;
f. Kesediaan pembimbing PRAKERIN untuk menerima dan
membimbing.
2. Faktor Penghambat
a. Ada materi yang belum di sampaikan, sehingga membuat
siswi sedikit kesulitan saat berada di Instansi. Seperti :
mengetik manual;
b. Kurang percaya diri dari peerta Prakerin;
c. Belum terlalu cepat dan tepat dalam melaksanakan tugas
yang diberikan oleh pembimbing Instansi;
d. Terlalu minimnya praktik di sekolah.
25
BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Kami merasa puas dengan apa yang kami peroleh selama
melaksanakan Praktik Kerja Instansi di Kantor Pengendalian
Pertanahan Daerah Kabupaten Sleman. Pengetahuan kami
bertambah setelah melaksanakan Praktik Kerja Instansi
tersebut. Dari hasil yang kami dapatkan selama melaksanakan
Praktik Kerja Instansi, kami menarik beberapa kesimpulan :
1. Proses penerimaan surat sangat teratur dan sesuai
prosedur
2. Proses pengarsipan sangat mudah dan telaten , sehingga
mudah dipahami dan memudahkan dalam proses pencarian
kembali
3. Peralatan yang lengkap membantu kelancaran dalam
proses bekerja
4. Membudidayakan berfikir kritis dalam mencermati surat
5. Menerima tamu dengan baik dan sopan
6. Menumbuhkan rasa tanggung jawab , disiplin , dan
kedewasaan
26
B. Saran
Saran untuk Instansi :
1. Kerja sama antara sekolah dan Instansi Kantor
Pengendalian Pertanahan Daerah Kabupaten Sleman
(KPPD) agar dipertahankan.
2. Penataan ruang setiap bidang dalam penyimpanan arsip
lebih diperhatikan.
3. Dalam penataan berkas lebih di perhatikan
4. Melengkapi ATK ( Alat Tulis Kantor )
5. Pemusnahan atau penataan alat-alat yang sudah tidak
dapat digunakan , agar tidak menghambat proses kerja
Saran untuk Sekolah :
1. SMK Muhammadiyah 1 Tempel lebih memperbanyak
praktik di sekolahan
2. Penambahan fasilitas, agar saat siswa diterjunkan dalam
dunia kerja sudah siap dan dapat menggunakan fasilitas
kantor dengan baik
3. Memperbanyak kerjasama dengan banyak instansi
4. Memberikan materi yang cukup sebelum siswa diterjunkan
ke dalam dunia kerja.