1-1

FUNGSI PERENCANAAN DAN PENGAMBILAN KEPUTUSANBAB VI

1. Mengetahui konsep dasar mengenai perencanaan dalam manajemen organisasi.

2. Mengetahui jenis-jenis perencanaan dan bagaimana perencanaan dilaksanakan

3. Mengetahui alat-alat bantu manajemen dalam kegiatan perencanaan

4. Mengetahui cara-cara penyelesaian masalah dan pengambilan keputusan

T U J U A N

1-2

Pengertian PerencanaanPengertian Perencanaan Perencanaan atau Planning adalah sebuah proses yang dimulai dari Perencanaan atau Planning adalah sebuah proses yang dimulai dari

penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan sistem tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengkordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya mengkordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasitujuan organisasi (Robbins dan Coulter ,2002) (Robbins dan Coulter ,2002)

Perencanaan dapat dilihat dari 3 hal, yaitu Perencanaan dapat dilihat dari 3 hal, yaitu proses, fungsi manajemen, proses, fungsi manajemen, dan pengambilan keputusandan pengambilan keputusan. (Ernie&Kurniawan,2005). (Ernie&Kurniawan,2005)

Dari sisi prosesDari sisi proses, fungsi perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih , fungsi perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan bagaimana tujuan tersebut akan dicapai. tujuan dan menentukan bagaimana tujuan tersebut akan dicapai. Dari sisi fungsi manajemen,Dari sisi fungsi manajemen, perencanaan adalah fungsi dimana pimpinan menggunakan perencanaan adalah fungsi dimana pimpinan menggunakan pengaruh atas wewenangnya untuk menentukan atau merubah tujuan dan kegiatan pengaruh atas wewenangnya untuk menentukan atau merubah tujuan dan kegiatan organisasi. organisasi. Dari sisi pengambilan keputusanDari sisi pengambilan keputusan, perencanaan merupakan pengambilan keputusan untuk , perencanaan merupakan pengambilan keputusan untuk jangka waktu yang panjang atau yang akan datang mengenai apa yang akan dilakukan, jangka waktu yang panjang atau yang akan datang mengenai apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana dan siapa yang akan melakukannya, dimana keputusan bagaimana melakukannya, bilamana dan siapa yang akan melakukannya, dimana keputusan yang diambil belum tentu sesuai hingga implementasi perencaan tersebut dibuktikan di yang diambil belum tentu sesuai hingga implementasi perencaan tersebut dibuktikan di kemudian hari.kemudian hari.

1-3

Fungsi atau Manfaat dari PerencanaanFungsi atau Manfaat dari Perencanaan

Pengarah OrganisasiPengarah Organisasi Minimalisasi KetidakpastianMinimalisasi Ketidakpastian Minimalisasi inefisiensi sumber dayaMinimalisasi inefisiensi sumber daya Penetapan Standar dalam Pengawasan KualitasPenetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas

1-4

Persyaratan Perencanaan Persyaratan Perencanaan (Planning Requirements)(Planning Requirements)

Faktual dan RealistisFaktual dan Realistis Logis dan RasionalLogis dan Rasional FleksibelFleksibel KomitmenKomitmen Komprehensif atau menyeluruhKomprehensif atau menyeluruh

1-5

Peran Tujuan dan Rencana Peran Tujuan dan Rencana dalam Proses Perencanaandalam Proses Perencanaan

Tujuan (Tujuan (GoalsGoals)) pada dasarnya adalah hasil akhir pada dasarnya adalah hasil akhir yang diharapkan dapat diraih atau dicapai oleh yang diharapkan dapat diraih atau dicapai oleh individu, kelompok atau seluruh organisasi. individu, kelompok atau seluruh organisasi.

Rencana (Rencana (PlansPlans)) adalah segala bentuk konsep dan adalah segala bentuk konsep dan dokumentasi yang menggambarkan bagaimana dokumentasi yang menggambarkan bagaimana tujuan akan dicapai dan bagaimana sumber daya tujuan akan dicapai dan bagaimana sumber daya perusahaan akan dialokasikan, penjadualan dari perusahaan akan dialokasikan, penjadualan dari proses pencapaian tujuan, hingga segala hal yang proses pencapaian tujuan, hingga segala hal yang terkait dengan pencapaian tujuanterkait dengan pencapaian tujuan

1-6

Jenis-jenis TujuanJenis-jenis Tujuan

Berdasarkan jumlahBerdasarkan jumlahTujuan tunggal Tujuan tunggal (single goals)(single goals) dan Tujuan yang banyak dan Tujuan yang banyak (multiple goals)(multiple goals)

Berdasarkan KejelasanBerdasarkan KejelasanTujuan yang dinyatakan Tujuan yang dinyatakan (stated goals)(stated goals) dan rujuan yang aktual dan rujuan yang aktual atau nyata atau nyata (real goals)(real goals)

Berdasarkan Keluasan dan Waktu Berdasarkan Keluasan dan Waktu Pencapaian Pencapaian Tujuan Strategis (strategic goals), Tujuan Taktis (tactical Tujuan Strategis (strategic goals), Tujuan Taktis (tactical goals), dan Tujuan Operasional (operational goals)goals), dan Tujuan Operasional (operational goals)

1-7

Jenis-jenis RencanaJenis-jenis Rencana

Berdasarkan Keluasan dan Waktu Berdasarkan Keluasan dan Waktu PencapaianPencapaianRencana Strategis (Jangka Panjang), Rencana Taktis (jangka Rencana Strategis (Jangka Panjang), Rencana Taktis (jangka Menengah) dan Rencana Operasional (Jangka Pendek)Menengah) dan Rencana Operasional (Jangka Pendek)

Berdasarkan KejelasanBerdasarkan KejelasanRencana Spesifik Rencana Spesifik (Specific Plans)(Specific Plans) Rencana Direktif Rencana Direktif (Directive (Directive Plans)Plans)

Berdasarkan Frekuensi PenggunaanBerdasarkan Frekuensi PenggunaanRencana Sekali Pakai Rencana Sekali Pakai (single-use plans),(single-use plans), dan Rencana yang dan Rencana yang dipergunakan secara terus-menerus dipergunakan secara terus-menerus (standing plans)(standing plans)

1-8

Hubungan antara Rencana dan TujuanHubungan antara Rencana dan Tujuan

Tujuan Organisasi

Tujuan Strategis (Jangka Panjang)

Tujuan Taktis (Jangka Menengah)

Tujuan Operasional (Jangka Pendek)

Rencana Strategis

Rencana Taktis

Rencana Operasional

1-9

Pendekatan dalam Penetapan TujuanPendekatan dalam Penetapan Tujuan

Pendekatan Tradisional Pendekatan Tradisional (Traditional Goal (Traditional Goal Setting)Setting)

Pendekatan Manajemen Berdasarkan Pendekatan Manajemen Berdasarkan Sasaran/Tujuan Sasaran/Tujuan (Management by (Management by Objectives)Objectives)

1-10

Pendekatan Tradisional Pendekatan Tradisional dalam Penetapan Tujuandalam Penetapan Tujuan

Tujuan Manajemen Puncak

Tujuan Manajemen Divisi

Tujuan Manajemen Departemen

Tujuan Pekerja secara Individual

Kita memerlukan peningkatan kinerja perusahaan

Kami ingin melihat peningkatan signifikan pada keuntungan dalam divisi kami

Tingkatkan Keuntungan bagaimanapun caranya

Jangan khawatirkan kualitas, bekerjalah dengan cepat

1-11

Pendekatan MBOPendekatan MBO

Pimpinan

Bawahan

dan

Perencanaan Bersama

Penentuan Tujuan

Penentuan Standar

Pemilihan Kegiatan

Pelaksanaan pada setiap Pihak

Bawahan Menunjukkan kinerja terbaikPimpinan

memberikan pengarahan

Evaluasi BersamaAnalisa Hasil yang dicapai

Mendiskusikan akibat dari hasil yang dicapaiMemperbaharui siklus

MBO

1-12

Kekuatan dan Kelemahan MBOKekuatan dan Kelemahan MBO

Kekuatan Kelemahan

MBO melakukan integrasi fungsi perencanaan dan pengawasan ke dalam suatu sistem yang rasional dalam manajemen

MBO mendorong organisasi untuk menentukan tujuan dari tingkatan atas hingga tingkatan bawah dari manajemen

MBO memfokuskan pada hasil akhir daripada niat yang baik maupun faktor personal.

MBO mendorong adanya manajemen diri dan komitmen dari setiap orang melalui partisipasi pada setiap tingkatan manajemen dalam penentuan tujuan

MBO dianggap terlalu menyederhanakan kegiatan dengan berusaha untuk menyelesaikan segala sesuatu.

MBO secara cepat akan ditolak oleh manajer yang memiliki gaya otoriter (yang bisa saja disebabkan karena orang-orang yang bertipe X dari McGregor) dan oleh mereka yang menerapkan birokrasi yang tidak fleksibel dan ketat.

MBO memerlukan banyak waktu dan usaha dalam implementasinya

MBO dapat menjadi tantangan bagi manajer yang kurang memiliki kualifikasi yang baik.

1-13

Beberapa Alat Bantu perencanaanBeberapa Alat Bantu perencanaan

Bagan Arus Bagan Arus (Flow Chart)(Flow Chart) Bagan Gantt Bagan Gantt (Gantt Chart)(Gantt Chart) Jaringan PERT Jaringan PERT (PERT Network)(PERT Network) dlldll

1-14

Contoh Bagan Arus (Flow Chart)Contoh Bagan Arus (Flow Chart)

Mulai

Perlu Buku

Bacaan?

Beli Buku

Bacaan ?

Ya

BerhentiTidak

Selesai

Tidak

Pinjam

Ya

Membeli Buku Bacaan yang diinginkan

Membaca Buku Yang diinginkan

1-15

Contoh Bagan GanttContoh Bagan GanttPekerjaan Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3 Bulan 4

I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV

1. Pembelian Bahan Baku

2. Proses Produksi

3. Pergudangan

4. Pengiriman

Keterangan : Bagian yang diarsir menunjukkan waktu pengerjaan

1-16

Contoh Jaringan PERTContoh Jaringan PERT

Te=2¼ Te=5 ¼ Te=1 Te=7 ¼

Te=2Te=2 Te=6

A B

C

D

E

F

G H I1

2

3

4

5

6

7

8

9 10

Te=4 ¼

Te=3 Te=1

= Kegiatan-kegiatan(Activites) dalam kerangka PERT, dimana pada contoh diatas dapat memerlukan waktu pengerjaan antara 1 hari hingga 7 ¼ hari.= Kejadian-kegiatan (Events) yang menjadi indikator sebelum kegiatan dilaksanakan. Misalnya, setelah kejadian A terjadi, maka pengerjaan kegiatan 1 dapat dilaksanakan, dan seterusnya.

= Waktu Pengerjaan Kegiatan berdasarkan Te. Dari contoh diatas terdapat waktu pengerjaan berdasarkan Te yang berbeda-beda, dari mulai 1 hari hingga paling lama 7 ¼ hari. Secara keseluruhan contoh pengerjaan berdasarkan Jaringan PERT diatas akan membutuhkan waktu selama 21 ¾ hari yaitu dengan menjumlahkan salah satu jalur jaringan untuk waktu yang terpanjang, yaitu Te1=4 ¼ + Te2=6 + Te5=2 + Te8=2 + Te9=5 ¼ + Te10=2 ¼ sehingga total keseluruhannya adalah 21 ¾ hari.

Te

1-17

Penyelesaian Masalah Penyelesaian Masalah dan Pengambilan Keputusandan Pengambilan Keputusan

Masalah vs GejalaMasalah vs Gejala “ “ if we fail to identify the problem, we will fail to solve the if we fail to identify the problem, we will fail to solve the

problem “problem “

Penentuan faktor Penyebab Penentuan faktor Penyebab Pendekatan dalam Penyelesaian MasalahPendekatan dalam Penyelesaian Masalah Pengambilan Keputusan atas alternatif Pengambilan Keputusan atas alternatif

penyelesaian Masalahpenyelesaian Masalah

1-18

Lingkungan dan Pengambilan KeputusanLingkungan dan Pengambilan Keputusan

Keputusan pada saat Keadaan yang pasti Keputusan pada saat Keadaan yang pasti (certainty)(certainty)

Keputusan pada saat Keadaan yang tidak Keputusan pada saat Keadaan yang tidak pasti pasti (uncertainty)(uncertainty)

Keputusan pada saat Keadaan mengandung Keputusan pada saat Keadaan mengandung resiko resiko (risky condition)(risky condition)

1-19

Proses Pengambilan KeputusanProses Pengambilan KeputusanINVESTIGASI SITUASI

Identifikasi Masalah

Diagnosa PenyebabIdentifikasi Tujuan dari Keputusan yang akan diambil

PENENTUAN ALTERNATIF

Identifikasi berbagai altenatif keputusan

Evaluasi belum dilakukan pada tahap ini

PENILAIAN ALTERNATIF DAN PENENTUAN KEPUTUSAN

Evaluasi dan Penilaian alternatif yang ada

Penentuan Alternatif yang terbaik

IMPLEMENTASI DAN PENGAWASAN

Rencana Implementasi

Impelementasi dari Rencana yang telah dibuat

Pengawasan terhadap langkah implementasi

1 2

34

1-20

Tahapan Evaluasi AlternatifTahapan Evaluasi Alternatif

Apakah alternatif yang ada memberikan kemungkinan hasil yang positif atau netral ?

Apakah alternatif yang ada memuaskan ?

Apakah alternatif yang ada memungkinkan ?

TIDAK

YA

TIDAK

YA

TIDAK

YA

Batalkan alternatif

Batalkan alternatif

Batalkan alternatif

Lakukan Evaluasi Lanjutan

1-21

Keterbatasan dalam Pengambilan KeputusanKeterbatasan dalam Pengambilan Keputusan

Keterbatsan Dalam Pengambilan Keputusan yang rasional

Keterbatsan Dalam Pengambilan Keputusan

Keterbatsan Dalam Pengambilan Keputusan

Keterbatsan Dalam Pengambilan Keputusan

Keterbatasan Sumber Daya

Kelebihan Informasi

Keterbatasan Ingatan

Masalah Keahlian

1-22

Memperbaiki KeputusanMemperbaiki Keputusan

Penggunaan Aturan terhadap Alternatif Penggunaan Aturan terhadap Alternatif KeputusanKeputusanKriteria Prioritas, Kriteria MinimumKriteria Prioritas, Kriteria Minimum

Pengujian Terhadap Berbagai Alternatif Pengujian Terhadap Berbagai Alternatif KeputusanKeputusan

Pengambilan Keputusan secara Pengambilan Keputusan secara berkelompokberkelompokTeknik Curah Ide, Teknik Kelompok Nominal, Teknik Delphi,dllTeknik Curah Ide, Teknik Kelompok Nominal, Teknik Delphi,dll