PELIBATAN DAN PEMBERDAYAAN KARYAWAN

By: Kartika Aji Lukitasari

(135020201111085)

Konsep Pelibatan dan Pemberdayaan KaryawanPelibatan karyawan adalah suatu proses untuk

mengikutsertakan para karyawan pada semua level organisasi dalam pembuatan keputusan dan pemecahan masalah.

Tujuan pelibatan dan pemberdayaan adalah untuk meningkatan kemampuan organisasi untuk memberikan customer value.

Manajemen partisipatif adalah cara kerja di mana manajer dan penyelia selalu meminta bantuan para karyawannya untuk melakukan tugas. Sedangkan PPK mengarahkan kara karyawan untuk membantu dirinya sendiri, saling membantu, dan membantu perusahaan.

Usaha Pemberdayaan Karyawan Dimulai DenganKeinginan manajer dan penyelia untuk

memberi tanggung jawab kepada karyawanMelatih penyelia dan karyawan mengenai

bagaimana cara untuk melakukan delegasi dan menerima tanggung jawab

Komunikasi dan umpan balik perlu diberikan oleh manajer dan penyelia kepada karyawan

Penghargaan dan pengakuan sebagai hasil dari evaluasi perlu diberian kepada karyawan sebagai tanda penghargaan terhadap kontribusi mereka kepada perusahaan

Faktor – Faktor Penghambat PPKPenolakan dari manajemen:1. Ketidakamanan2. Nilai-nilai pribadi3. Ego4. Pelatihan manajemen5. Karakteristik kepribadian para

manajer6. Ketidakterlibatan manajer7. Struktur organisasi dan praktik

manajemen

LanjutanPenolakan dari karyawan dan serikat kerjaSindrom WOHCAO (watch out, here comes

another one) pada karyawan yang telah mengalami berbagai strategi manajemen yang silih berganti dan tidak berjalan atau tidak dilaksanakan, akan menyebabkan mereka menjadi skeptis.

Hubungan berlawanan tradisional antara serikat pekerja dan manajemen dapat saja menimbulkan kecurigaan serikat pekerja dan manajemen untuk melaksanakan PKK.

Implementasi PPK3 fungsi PKK: komitmen, kepemimpinan, dan

kemudahan. untuk mengatasi hambatan dan penolakan terhadap pelaksanaan PPK atau perubahan pokok lainnya dalam budaya perusahaan.

Peranan manajer dalam PPK:1. Menunjukkan sikap yang mendukung2. Menjadi model peran3. Menjadi pelatih4. Menjadi fasilitator5. Mempraktikan management by walking around

(MBWA) 6. Mengambil tindakan dengan segera atas

rekomendasi7. Menghargai prestasi karyawan

Tahap Implementasi PPK1. Menciptakan lingkungan yang

mendukung2. Menentukan dan mengatasi

penghambat3. Menerapkan dan menggunakan

sarana pendukung4. Menilai, menyesuaikan, dan

memperbaikinya

Hal yang Perlu Dilakukan Manajer untuk Memicu Inisiatif Karyawan

1. Mempercayai kemampuan karyawan untuk mencapai keberhasilan.

2. Bersifat sabar dan memberikan karyawan waktu untuk belajar.

3. Memberikan bimbingan dan strutur.4. Mengajarkan keterampilan baru kepada karyawan

dalam langkah kecil dan incremental.5. Mengajukan pertanyaan yang menantang karyawan

untuk berpikir dengan cara baru.6. Membagi informasi dengan karyawan untuk menjalin

hubungan7. Memberikan umpan balik yang tepat waktu dan dapat

dipahami dan membantu karyawan selama proses belajar.

8. Menawarkan cara alternatif untuk melaksanakan tugas.

9. Menunjukkan sense of humor dan perhatian terhadap karyawan.

10. Berfokus pada hasil dan menghargai perbaikan pribadi.

Metode untuk Mendorong Karyawan Agar Memberikan Masukan dan Menyalurkannya

1. Brainstorming2. Nominal Group Technique3. Gugus Kualitas (quality circle)4. Kotak Saran5. Manajemen by Walking Around

1. BrainstormingPeserta didorong untuk mengungkapkan

setiap ide, dan setiap ide dianggap sahih.Setelah semua saran terkumpul, maka

dimulailah proses evaluasi. Kemudian dipilih beberapa saran yang dianggap paling sesuai.

Konsep yang dapat mengurangi efektivitas brainstorming:

1. Groupthink ketika anggota dalam suatu kelompok lebih banyak berfokus pada usaha untuk mencapai suatu keputusan daripada upaya menghasilkan suatu keputusan yang baik.

2. Groupshift ketika anggota kelompok melebih-lebihkan eadaan awal dan berharap bahwa akhirnya keputusan akan sesuai dengan apa yang benar-benar mereka butuhkan.

Cara mengatasi Groupthink dan Groupshift Groupthink:

1. Mendorong disampaikannya kritik-kritik.2. Mendorong pengembangan berbagai

alternatif.3. Menugaskan salah seorang atau beberapa

orang untuk memainkan peranan sebagai penentang ide atau saran yang diajukan.

4. Melibatkan orang yang tidak familiar dengan isu yang dibahas.

5. Menyelenggarakan pertemuan tindak lanjut Groupshift:1. Mengurangi penguatan terhadap sudut

pandang awal2. Menugaskan anggota kelompok untuk

bertindak sebagai penentang ide.

2. Nominal Group TechniqueMerupakan salah satu bentuk dari

brainstormingTeknik ini terdiri dari 5 langkah:1. Merumuskan permasalahan2. Mencatat ide masing-masing3. Mencatat ide kelompok4. Memperjelas ide-ide5. Masing-masing anggota kelompok

memilih ide yang dianggapnya sesuai

3. Gugus Kualitas (Quality Circle)Adalah kelompok karyawan yang mengadakan

pertemuan secara teratur untuk mengidentifikasi, menganjurkan, dan membuat perbaikan lingkungan kerja.

Anggota gugus kualitas adalah para sukarelawan yang melaksanakan pertemuan sendiri.

Gugus kualitas bertemu secara teratur sebelum, selama, dan setelah suatu perubahan untuk mendiskusikan pekerjaan mereka, mengantisipasi masalah, menawarkan perbaikan lingkungan kerja, menetapkan tujuan, dan membuat rencana.

4. Kotak SaranMenyediakan suatu wadah atau

kotak tertentu di tempat-tempat yang sesuai dan mudah didatangi agar karyawan dapat meletakkan saran-saran tertulisnya.

5. Manajemen by Walking AroundUntuk mengumpulkan masukan, yang

dilakukan adalah dengan jalan-jalan di tempat kerja dan berbicara dengan para karyawan .

Dengan melihat sendiri di lapangan apakah para karyawan benar-benar memahami apa yang mereka kerjakan, maka manajer dapat mengetahui berbagai kendala yang dihadapi.

Dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang terbuka dan tida kbias, maka manajer memperoleh banyak masukan yang berharga.

Penghargaan dan Pengakuan PrestasiTujuan penilaian kerja adalah sebagai alat

diagnostik dan proses oenilaian terhadap perkembangan individu, tim, dan organisasi.

Di dalam TQM, peranan penghargaan dan pengakuan terhadap prestasi karyawan, seperti penilaian kinerja, kompensasi, program pengakuan prestasi, dan sistem promosi, merupakan motivasi untuk mencapai sasaran perusahaan.

Penghargaan biasanya dalam bentuk moneter bonus, uang, liburan, dll

Pengakuan tindakan dalam bentuk nonmoneter ucapan terimakasih, award dari perusahaan, dll.

Sistem Kompensasi yang Baik harus Memenuhi Prinsip-Prinsip Kunci Manajemen Kualitas

Kompensasi harus berorientasi pada pelanggan

Kompensasi harus berorientasi pada tim

Kompensasi harus dapat diukurSistem kompensasi harus

mengikutsertakan partisipasi seluruh karyawan

Penilaian Kinerja dapat Mendukung Perbaikan Kualitas Bila Keadaan Ini dapat Terpenuhi

Penilaian kinerja harus dipisahkan dari sistem kompensasi

Penilaian kinerja harus didasarkan pada observasi, pengukuran perilaku, dan hasil.

Penilaian kinerja harus mendorong partisipasi karyawan

Kriteria Program Pengakuan yang Baik Konsisten, diberikan dengan cara yang sam adari waktu

ke waktu Memerlukan biaya Sering dilakukan Orang yang diberikan pengakuan menggunakan

keterampilan interpersonal untuk memberikan informasi mengenai pencapaian prestasi.

Pengakuan yang berasal dari rekan sejawat Public display Pengakuan harus didasarkan pada kepercayaan dan

penghormatan Umpan balik spesifik diberikan untuk menunjukkan

bahwa seseorang melakukan sesuatu yang bernilai Semakin banyak orang dilibatkan dalam proses seleksi,

semakin subjektif pendapat yang diberikan. Pengakuan dilakukan secara berkala Pengakuan bersifat win/win (setiap orang adalah

pemenang)

Sistem Saran: Konsep dan ImplementasiSegi positif dari sistem saran adalah bahwa

setiap saran yang berasal dari karyawan pasti akan dipatuhi oleh mereka.

Tahap peranan manajemen dalam implementasi dan operasi sistem saran:

1. Membuat kebijakan2. Mengadakan sistem saran3. Mempromosikan sistem saran4. Evaluasi saran dan sistem saran5. Melaksanakan saran6. Menghargai karyawan7. Memperbaiki sistem saran

Kriteria Perbaikan Pemrosesan SaranSemua saran mendapatkan tanggapan

formalSemua saran ditanggapi dengan segeraPrestasi setiap departemen dalam

memberikan dan menanggapi saran dipantau oleh manajemen

Biaya dan penghematan sistem dilaporkanPenghargaan dan pengakuan ditangani

dengan segeraIde-ide yang bagus dilaksanakanKonflik kepribadian diminumumkan

Perbaikan Setiap SaranAgar dapat membuat saran yang baik, setiap

karyawan harus memahami:1. Identifikasi masalah dan perumusan ide

untuk perbaikan2. Menyampaikan ide-idenya secara ringkas

dan jelas dalam bentuk tulisan 3 tahap dalam perumusan ide untuk

perbaikan lingungan kerja dalam meningkatan jumlah dan kualitas ide yang dihasilkan karyawan:

1. Identifikasi masalah2. Oenelitian3. Pengembangan ide

Manajer dapat membantu para karyawan untuk memperbaiki saranya masing-masing dengan melatih mereka dalam hal berikut:

Menjelaskan situasi saat ini yang menciptakan masalah secara singkat dan jelas

Menyampaikan perubahan yang diusulkan secara langsung dan spesifik

Mempersiapkan penjelasan atau uraian untuk memperjelas perubahan yang diusulkan

Menjelaskan manfaat-manfaat yang diharapkan dengan menggunakan ukuran yang dapat dikuantitatifkan )persentase, uang, waktu, jumlah, atau ukuran lainnya yang sesuai)

Pengupayaan Partisipasi Aktif dari Semua Karyawan Menghilangkan hambatan

tersembunyiMendorong karyawan baru agar

terlibatMelatih karyawan yang segan

berpartisipasi

Menghilangkan Hambatan TersembunyiPerilaku negatifKeterampilan menulis yang

kurang baikKhawatir sarannya ditolakKetidakmudahan

Mendorong Karyawan Baru Agar TerlihatMenjelaskan kepada karyawan baru mengenai

pentingnya saran-saran (misalnya perbaikan kualitas, efisiensi, pengurangan biaya, peningkatan produtivitas, peningkatan keamanan, dll)

Melakukan suatu perbaikan kecil pada tugas karyawan baru, kemudian ditulis sebagai contoh suatu saran, dan contoh tersebut digunakan untuk menggambarkan bagaimana proses kerjanya.

Menugaskan karyawan baru untuk bekerja sama dengan karyawan yang berpengalaman untuk mengembangkan berapa saran.

Memberian umpan balik positif atas beberapa usaha awal karyawan baru.

Melatih Karyawan Uang Segan BerpartisipasiMenilaiMemeriksa atau menelitiMencocokkanMemilihMengelola