bab 4 tabel, diagram dan grafik - · pdf fileklik picture pada menu insert, muncul gambar...

Pelatihan Aplikasi Software Perkantoran

53

BAB 4

Tabel, Diagram dan Grafik Pada bab sebelumnya kita sudah berkenalan dengan menu Home, maka pada pertemuan kali ini kita akan berkenalan dengan menu Insert. Pada menu Insert terdapat kelompok toolbar:

• Pages • Tables • Illustrations • Links • Header & Footer • Text • Symbol

Tables Kita mulai dengan pembuatan tabel, untuk membuat tabel, langkah-langkahnya:

1. klik Menu Insert

2. Klik Tombol 3. Insertkan tabel dengan ukuran 4x6 (4 kolom 6 Baris) dengan cara memilih 4 kotak

ke kanan dan 6 kotak ke bawah atau pilih Insert Table kemudian masukkan jumlah kolom dan barisnya

4. Hasilnya Sel

Kolom

Baris


54

Tabel terdiri dari: • Baris • Kolom • Sel

Isilah Tabel tersebut sebagaimana gambar berikut: Tabel 1 Daftar Inventaris Barang Pemkab DIKNAS No Nama Barang Jumlah Keterangan 1 Komputer 10 Kondisi kurang baik 2 Printer 4 Kondisi Baik 3 Scanner 2 Kondisi Baik 4 Mesin Fotocopy 1 Kondisi Cukup Baik 5 Removable disk 5 Kondisi Baik Tabel yang sudah dibuat bisa dilakukan:

1. Menyisipkan baris atau kolom 2. Menghapus baris atau kolom 3. Memecah (Split) sel 4. Menggabungkan (merge) sel

Untuk menyisipkan baris caranya:

1. Letakkan kursor pada posisi baris yang akan ditambahi, misalnya mau menambah 1 baris di bawah Mesin Fotocopy, berarti letakkan kursor di no 4.

2. Klik kanan mouse, akan muncul gambar berikut:

3. Pilih Insert kemudian Insert Row below.

Maka baris baru akan ditambahkan di bawah no 4. Hasilnya. No Nama Barang Jumlah Keterangan 1 Komputer 10 Kondisi kurang baik 2 Printer 4 Kondisi Baik 3 Scanner 2 Kondisi Baik 4 Mesin Fotocopy 1 Kondisi Cukup Baik 5 Removable disk 5 Kondisi Baik Row Above: Posisi baris yang disisipkan di atas letak kursor.


55

Untuk menyisipkan kolom caranya: Misalnya kita ingin menambah 1 kolom setelah keterangan yaitu kolom Tempat, hasilnya:

1. Letakkan kursor pada sel Jumlah 2. Klik kanan mouse 3. Pilih Insert kemudian Insert Columns to the Rights

Lengkapi datanya menjadi seperti berikut:

No Nama Barang Jumlah Tempat Keterangan 1 Komputer 10 Ruang 120 Kondisi kurang

baik 2 Printer 4 Ruang 120 Kondisi Baik 3 Scanner 2 Ruang 121 Kondisi Baik 4 Mesin Fotocopy 1 Ruang 200 Kondisi Cukup

Baik 5 Ethernet Card 10 Ruang 120 Kondisi Baik 6 Removable disk 5 - Kondisi Baik Untuk menghapus baris dan kolom caranya

1. Blok baris atau kolom yang akan dihapus dengan mouse 2. Klik kanan mouse 3. Pilih Delete Rows atau Columns

Untuk memecah (Split) sel, caranya: Misalnya kita akan memecah kolom keterangan menjadi 3 kolom.

1. Letakkan kursor pada sel keterangan 2. Klik kanan mouse, pilih Split Cells akan muncul gambar berikut

3. Masukkan jumlah kolom dan barisnya misalnya 2 kolom 1 baris

No Nama Barang Jumlah Tempat Keterangan Kondisi 1 Komputer 10 Ruang 120 Kondisi kurang baik 2 Printer 4 Ruang 120 Kondisi Baik 3 Scanner 2 Ruang 121 Kondisi Baik 4 Mesin Fotocopy 1 Ruang 200 Kondisi Cukup Baik 5 Ethernet Card 10 Ruang 120 Kondisi Baik 6 Removable disk 5 - Kondisi Baik Untuk menggabungkan (Merge) sel, caranya

1. Blok 2 atau lebih sel yang akan digabung 2. Klik kanan mouse, pilih Merge Cells


56

Misal sel keterangan dan kondisi mau digabungkan, hasilnya sbb: No Nama Barang Jumlah Tempat Keterangan

Kondisi 1 Komputer 10 Ruang 120 Kondisi kurang baik 2 Printer 4 Ruang 120 Kondisi Baik 3 Scanner 2 Ruang 121 Kondisi Baik 4 Mesin Fotocopy 1 Ruang 200 Kondisi Cukup Baik 5 Ethernet Card 10 Ruang 120 Kondisi Baik 6 Removable disk 5 - Kondisi Baik Mengatur posisi teks pada table, caranya:

1. Blok satu atau beberapa sel yang akan diatur letaknya, misalnya blok judul kolom pada table di atas.

2. Klik kanan mouse, pilih Cell Alignment lalu Align Center, hasilnya

No Nama Barang Jumlah Tempat Keterangan

Kondisi 1 Komputer 10 Ruang 120 Kondisi kurang baik 2 Printer 4 Ruang 120 Kondisi Baik 3 Scanner 2 Ruang 121 Kondisi Baik 4 Mesin Fotocopy 1 Ruang 200 Kondisi Cukup Baik 5 Ethernet Card 10 Ruang 120 Kondisi Baik 6 Removable disk 5 - Kondisi Baik

Menggandakan Baris dan Kolom

1. Blok baris atau kolom yang akan dicopy misal kolom Tempat 2. Klik kanan mouse, pilih copy 3. Klik paste Row atau paste Column

Misalnya kita ingin menggandakan kolom Tempat, hasilnya:

No Nama Barang Jumlah Tempat Tempat Keterangan

Kondisi 1 Komputer 10 Ruang 120 Ruang 120 Kondisi kurang baik 2 Printer 4 Ruang 120 Ruang 120 Kondisi Baik 3 Scanner 2 Ruang 121 Ruang 121 Kondisi Baik 4 Mesin Fotocopy 1 Ruang 200 Ruang 200 Kondisi Cukup Baik 5 Ethernet Card 10 Ruang 120 Ruang 120 Kondisi Baik 6 Removable disk 5 - - Kondisi Baik Menghapus suatu Tabel, langkah-langkahnya:

1. Sorot semua bagian table 2. Klik kanan mouse, pilih Cut.

Pages Toolbar untuk Pages adalah:


57

Cover Page: Digunakan untuk memberikan cover pada sebuah dokumen, anda bias memilih template yang disediakan. Blank Page: Untuk menambahkan halaman kosong pada dokumen anda Page Break: Untuk berpindah ke halaman baru dari dokumen anda. Illustrations Toolbar untuk Illustration adalah:

Picture: Untuk menambahkan file gambar pada dokumen kita, misal kita mau memasukkan sebuah logo. Langkah-langkahnya:

1. Letakkan kursor dimana gambar akan ditempatkan 2. Klik Picture pada menu Insert, Muncul gambar berikut

3. Carilah lokasi dimana gambar disimpan, kemudian tekan tombol Insert.

ClipArt: Mengambil gambar yang sudah disediakan oleh Ms Word Shape: Menggambar bentuk, Langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Klik menu Insert, pilih Shapes, akan muncul gambar berikut:


58

2. Anda tinggal mengambil gambar yang diinginkan, sebagai latihan pilihlah gambar

berikut:

3. Tambahkan teks didalam gambar tersebut dengan cara, klik kanan lalu pilih Add Text, buat perataan center, hasilnya:

SmartArt

Merupakan fitur baru yang digunakan untuk membuat berbagai diagram sesuai dengan kebutuhan.

Untuk membuatnya, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Klik menu Insert, pilih SmartArt, akan muncul

Terima Kasih


59

2. Pilihlah kategori Hierarchy kemudian organitational Chart. 3. Ketiklah sebagaimana gambar berikut:

4. Untuk menambah bentuk lagi di bawahnya, klik kanan mouse dan pilih Add Shape Below

5. Untuk memberikan tulisan di dalamnya, klik kanan, pilih Edit Text. Tambahkan dengan tulisan “Divisi Pengumpulan Data”


60

Chart

Digunakan untuk menyisipkan grafik, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Klik menu Insert, Pilih Chart 2. Muncul gambar berikut

3. Pilihlah kategori Column lalu pilih Clustered Columns 4. Muncul Gambar berikut


61

0

1

2

3

4

5

6

C ategory 1 C ategory 2 C ategory 3 C ategory 4

S eries 1

S eries 2

S eries 3

Disebelah kanannya akan muncul Sheet berikut:

5. Masukkan datanya sebagai berikut:


62

6. Hasil Grafiknya adalah:

0

5

10

15

20

25

30

35

2004 2005 2006 2007

Indus tri K ec il

Indus tri Menengah

Indus tri Bes ar

Untuk mengedit data, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Double Klik Grafik tersebut, maka akan tampil toolbar

2. Klik Edit Data 3. Rubahlah data untuk tahun 2007 (kurangi angkanya) 4. Hasilnya sebagai berikut:

Grafik Pertumbuhan Industri di Kabupaten DIKNAS Madura

0

5

10

15

20

25

30

2004 2005 2006 2007

Indus tri K ec il

Indus tri Menengah

Indus tri Bes ar

4.2 Header & Footer

Toolbar pada kategori Header Footer adalah:


63

Terdiri dari:

Header

Digunakan untuk memberikan header (ada pada bagian paling atas dokumen) pada dokumen.

Untuk memberikan header, langkah-langkahnya adalah:

1. Klik menu Insert, pilih header 2. Muncul gambar berikut

3. Pilihlah tiles , muncul gambar berikut

4. Ketiklah seperti gambar berikut


64

Footer

Digunakan untuk memberikan footer (digunakan untuk memberikan tulisan di bawah dokumen) pada dokumen.

Untuk membuat Footer ikuti langkah-langkah berikut:

1. Klik menu Insert, pilih footer 2. Muncul gambar berikut

3. Pilihlah Stacks, akan muncul gambar berikut:

5. Buatlah tulisan seperti gambar berikut: Hasilnya sebagai berikut:

Page Number

Digunakan untuk member nomor pada halaman dokumen.


65

Untuk membuat page number langkah-langkahnya:

1. Klik menu Insert, pilih Page Number 2. Muncul gambar berikut

3. Pilihlah Bottom of Page, lalu pilih Circle

Text

Toolbar pada kategoti text adalah:

Terdiri dari

• Text Box • Quick Parts • WordArt • DropCap • Signature Line • Date & Time • Object

• Text Box Digunakan untuk membuat kotak yang didalamnya bisa dimasukkan teks, sebagai ikuti langkah-langkah berikut:

1. Klik menu Insert, lalu klik Text Box 2. Muncul gambar berikut:


66

3. Pilihlah Simple Text Box, muncul gambar berikut:

4. Klik text didalamnya dan Gantilah teks menjadi

5. Jika ukuran text box kurang besar, lakukan resize secara vertical dan horizontal, rubahlah ukuran text box di atas menjadi:

[Type a quote from the document or the summary of an interesting point. You can position the text box anywhere in the document. Use the Text Box Tools tab to change the formatting of the pull quote text box.]

ALur Disposisi surat Masuk

1. Lihat tujuan surat pada bagian apa?

2. Berikan kepada kepala

ALur Disposisi surat Masuk

1. Lihat tujuan surat pada bagian apa? 2. Berikan kepada kepala instansi terkait 3. Lihat kepentingannya 4. Berikan kepada seseorang yang terkait dengan surat

tersebut 5. Selesai


67

WordArt Digunakan untuk membuat efek seni pada teks yang terpilih, sebagai latihan lakukan langkah-langkah berikut:

1. Klik menu Insert, lalu klik WordArt 2. Muncul gambar berikut:

3. Pilihlah salah satu style yang diinginkan misalnya 4. Akan muncul Gambar

5. Ketikkan tulisan Pemkab DIKNAS, hasilnya

DropCap Digunakan untuk membuat teks yang dipilih menjadi lebih besar dibandingkan teks lainnya. Sebagai latihan ikuti langkah-langkah berikut:

1. Ketiklah tulisan berikut:


68

DIKNAS, sebuah propinsi di Jawa Timur yang berpenduduk dua juta lebih,

dengan mata pencaharian terbesar penduduknya adalah Nelayan.

Luas wilayah DIKNAS adalah 200 km2, yang terbagi menjadi daratan 120 km2

dan lautan 80 m2.

2. Letakkan kursor pada teks DIKNAS 3. Klik menu Insert, lalu klik Drop Cap 4. Muncul gambar berikut:

5. Pilihlah Dropped, Hasilnya

ampang, sebuah propinsi di Jawa Timur yang berpenduduk dua juta lebih,

dengan mata pencaharian terbesar penduduknya adalah Nelayan.

Luas wilayah DIKNAS adalah 200 km2, yang terbagi menjadi daratan 120

km2 dan lautan 80 m2.

Date & Time Digunakan untuk menyisipkan tanggal dan waktu pada dokumen anda, sebagai latihan ikuti langkah-langkah berikut:

1. Klik menu Insert lalu klik Date & Time 2. Akan muncul gambar berikut:

S


69

3. Pilihlah format yang diinginkan misalnya 3/30/08 lalu tekan OK 4. Hasilnya

3/30/08

Object Digunakan untuk menyisipkan obyek lain diluar yang disediakan Ms Word. Sebagai latihan ikuti langkah-langkah berikut:

1. Klik menu Insert lalu klik tombol Object akan muncul gambar berikut:

2. Pilih Object, akan muncul gambar berikut:

3. Pilih aplikasi yang akan dipakai.

Symbol Berikut adalah toolbar pada symbol


70

Terdiri dari:

1. Equation Digunakan untuk menulis rumus-rumus matematika yang rumit.

2. Symbol Digunakan untuk menyisipkan karakter yang tidak disediakan oleh keyboard.

LATIHAN

1. Buatlah Tabel berikut Ini DATA DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN DIKNAS MADURA

Tahun JUMLAH LULUSAN

SMP SMA Sarjana 2004 1500 2000 120 2005 1700 2100 185 2006 2000 2200 250 2007 2500 1800 200

2. Dari data diatas dalam bentuk Grafik, buatlah dua jenis grafik: o Kolom o Pie

bab 4 tabel, diagram dan grafik - · pdf fileklik picture pada menu insert, muncul gambar...

Documents