bab 3 sistem yang berjalan - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2010-1-00791-ka bab...

38

BAB 3

SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Perusahaan

UD. KREASI mulai didirikan sekitar 20 tahun yang lalu, dimulai dari

usaha seorang arsitek yang ingin membuat bermacam-macam hasil furniture yang

unik. Yaitu seorang bernama Andani Kurniadi, pemilik dari UD. KREASI yang

membangun usahannya dari nol.

Pada awalnya UD KREASI hanya memiliki beberapa karyawan saja,

dengan bagian desain, bagian keuangan serta bagian gudang yang hanya

dikerjakan oleh 1 orang saja. Akan tetapi dengan seiring waktu berjalan maka UD.

KREASI memliki beberapa karyawan yang mampu menghandle setiap divisi

yang tersedia.

Sekarang UD KREASI memiliki 4 manager yang mengepalai setiap

divisinya dan memiliki sekitar 7 orang karyawan. Usaha UD.KREASI meliputi

pembuatan furniture yang diproduksi secara massal dan furniture yang dipesan

berdasarkan pesanan pelanggan ( jumlahnya tidak banyak ).

39

3.1.3 Bidang Usaha

Bidang Usaha di UD. KREASI meliputi bidang furniture atau mebel

dalam memperkenalkan produknya. Bidang usahanya dimulai dari penerimaan

atau pembuatan desain furniture atau mebel yang diinginkan sampai produksi

furniture dalam jumlah yang banyak.

3.1.4 Uraian Tugas dan tanggung Jawab

a. Pemilik

1. Menetapkan berbagai kebijakan operasional dan menerima serta mewakili

perusahaan dalam menjamin dan menjalin kerjasama.

2. Menentukan desain – desain yang akan diproduksi secara massal.

3. Mengevaluasi setiap kinerja produk yang dihasilkan.

b. Bagian Desain

1. Membuat rancangan model berdasarkan tren yang berkembang.

2. Membuat Surat Penawaran Harga kepada pelanggan.

3. Ikut menentukan bahan baku yang akan digunakan.

c. Bagian Produksi

1. Bertanggung – jawab atas pelaksanaan produksi.

2. Bertanggung – jawab atas permintaan bahan baku kepada gudang.

3. Membuat Surat Perintah Produksi.

4. Bertanggung - jawab atas pengiriman barang jadi ke bagian gudang.

40

d. Bagian Keuangan

1. Memeriksa semua penerimaan dan pengeluaran yang dilakukan perusahaan

dan mengotorisasi pengeluaran dan penerimaan serta merencanakan

anggaran keuangan perusahaan.

2. Mengevaluasi atas anggaran dan realisasi.

3. Menangani pemakaian kas kecil.

4. Bertanggung – jawab atas laporan kas, rekening bank dan kas kecil.

5. Mencatat transaksi – transaksi yang terjadi dalam perusahaan.

6. Membuat laporan –laporan keuangan untuk manager.

7. Mengarsip semua transaksi yang terjadi.

e. Bagian Gudang

1. Menyimpan barang-barang hasil produksi.

2. Mengeluarkan bahan baku dari gudang sesuai permintaan.

3. Mencatat pengeluaran atau pemasukan bahan baku ke gudang

4. Mencatat barang jadi yang tersedia di gudang.

3.2 Sistem Yang Berjalan

3.2.1 Prosedur yang Berjalan ( Narasi )

3.2.1.1 Narasi dari Sistem yang Berjalan ( Massal )

Pertama, bagian desain akan membuat beberapa model furniture

yang akan diproduksi secara massal. Bagian desain akan membuat

beberapa formulir desain (FD). Setelah formulir desain sudah selesai

digambar, maka bagian desain akan menyerahkan kepada pemilik.

Kemudian pemilik akan memilih dan mengotorisasi formulir desain yang

41

akan diproduksi. Kemudian pemilik akan menyerahkan kembali formulir

desain ( otorisasi ) kepada bagian produksi.

Setelah bagian produksi menerima FD (otorisasi) maka bagian

desain akan langsung menghitung bahan material yang akan digunakan

dalam memproduksi barang-barang tersebut. Setelah selesai

mengkalkulasi bahan material yang akan digunakan, maka bagian

produksi akan membuat surat perintah produksi (SPP) sebanyak 2

rangkap. Rangkap 1 akan diberikan kepada bagian gudang dan rangkap 2

akan diarsip. Setelah membuat SPP, maka bagian produksi akan langsung

menyerahkan SPP rangkap 1 ke bagian gudang.

Setelah menerima SPP(1), kemudian bagian gudang akan

menyiapkan barang yang diminta oleh bagian produksi, apakah sesuai

dengan pemintaan barang yang ada dengan SPP (1). Lalu bahan material

yang dibutuhkan akan disiapkan dan dikirim ke bagian produksi dan SPP

rangkap 1 akan diarsip oleh bagian gudang.

Setelah bahan material yang digunakan sampai di bagian produksi,

maka bagian produksi akan langsung memulai memproduksi barang

sesuai dengan jumlah barang yang terdapat di dalam SPP rangkap 2.

Setelah barang selesai diproduksi, bagian produksi akan

mengirimkan hasil barang jadi ke bagian gudang untuk disimpan.

3.2.1.2 Narasi dari Sistem yang Berjalan ( Order )

Kontraktor yang merupakan klien tetap, memberikan sketsa

pesanan yang ingin dibuat ke bagian desain yang sekaligus merangkap

42

menjadi bagian penjualan. Kemudian bagian desain akan menghitung

total biaya yang harus dikeluarkan dalam pembuatan pesanan tersebut.

Setelah kalkulasi selesai, bagian desain yang sekaligus juga bagian

penjualan memberikan perincian harga kepada kontraktor. Tawar

menawar pun terjadi.

Ketika kontraktor setuju dengan harga yang ditawarkan, maka

pesanan akan langsung dikerjakan. Bagian produksi akan menghitung

bahan-bahan yang digunakan lalu akan membuat SPP 2 rangkap (

rangkap 1 untuk bagian gudang dan rangkap 2 untuk diarsip ) beserta

lampiran sketsa yang nantinya akan langsung diberikan ke bagian gudang.

Setelah menerima SPP(1) dan sketsa gambar, bagian gudang akan

menyiapkan bahan baku yang dibutuhkan untuk produksi sesuai dengan

SPP(1). Lalu akan menyerahkan bahan baku serta sketsa desain ke bagian

produksi.

Setelah selesai diproduksi, bagian produksi akan mengirim hasil

barang jadi ke bagian gudang untuk segera disimpan. Sisa bahan baku

yang tidak terpakai tidak lagi dikembalikan ke bagian gudang untuk

disimpan sebagai bahan baku sisa.

Setelah bahan material yang digunakan sampai di bagian produksi,

maka bagian produksi akan langsung memulai memproduksi barang

sesuai dengan jumlah barang yang terdapat di dalam SPP rangkap 2 dan

sketsa gambar yang dipesan.

Setelah barang selesai diproduksi, bagian produksi akan

mengirimkan hasil barang jadi ke bagian gudang untuk disimpan.

43

3.2.2 Rich Pictures

3.2.2.1 Rich Pictures (Massal)

Gambar 3.2 Rich Pictures (Massal)

44

3.2.2.2 Rich Pictures (Order)

Gambar 3.3 Rich Pictures (Order)

45

3.2.3 Overview Acti vity Diagram (OAD)

3.2.3.1 Overview Acti vity Diagram (Massal)

Gambar 3.4 O verview Activity Diagram (Massal)

46

3.2.3.2 Overview Acti vity Diagram (Order)

Gambar 3.5 O verview Activity Diagram (Pesanan)

47

3.2.4 Event Table

3.2.4.1 Event Table Produk Massal

Event Internal

Agent

Start When ACTIVITY

Membuat Sketsa

Desain

DESAIN Ketika bagian desain

membuat model

furniture yang akan

diproduksi

- Melihat

model

- Membuat

sketsa model

- Menyerakan

Formulir

Desain (FD)

kepada

pemilik

Mengotorisasi

Formulir Desain

PEMILIK Setelah menerima

formulir desain (FD)

dari bagian desain

- Menerima

Formulir

Desain (FD)

- Memilih

beberapa

formulir

desain

- Mengotorisa

si formulir

desain

- Meneyerahk

an formulir

desain

(otorisasi)

kepada

bagian

produksi.

Membuat Surat

Perintah Produksi

(SPP)

PRODUKSI Setelah menerima

formulir desain

(otorisasi) dari

- Menerima

FD

(otorisasi)

- Menghitung

material

48

Event Internal

Agent

Start When ACTIVITY

pemilik bahan yang

digunakan

- Membuat

surat

perintah

produksi

(SPP).Rangk

ap 1

diberikan

kepada

bagian

gudang ,

rangkap 2

untuk

diarsip.

- Menyerahka

n SPP 2

rangkap ke

bagian

gudang

Menyiapkan Bahan

Baku

GUDANG Ketika menerima

SPP (1) dari bagian

produksi

- Menerima

SPP rangkap

(1) dari

bagian

produksi

- Menyiapkan

bahan baku

sesuai

dengan SPP

(1)

- Mengirim

material

barang yang

dibutuhkan

49

EVENT INTERNAL

AGENT

START WHEN ACTIVITY

kepada bagian

produksi

- Mengarsip

SPP rangkap

1

Memproduksi

Barang


bahan baku dari

bagian gudang

- Menerima

material dari

gudang

- Memproduk

si barang

- Mengarsip

SPP (2)

Menyimpan Barang

Jadi

GUDANG Setelah bagian

produksi selesai

memproduksi barang

- Menerima

barang jadi

dari bagian

produksi

- Menyimpan

barang jadi

di gudang.

Tabel 3.1 Event Table (Massal)

3.2.4.2 Event Table (Order)

EVENT INTERNAL

AGENT

START WHEN ACTIVITY

Mengajukan Surat

Penawaran Harga

(SPH)

DESAIN

Ketika bagian desain

menerima sketsa dari

kontraktor

- Menerima sketsa dari kontraktor.

- Menghitung total harga berdasarkan sketsa.

- Memberikan surat penawaran harga (SPH) ke kontraktor

50

EVENT INTERNAL

AGENT

START WHEN ACTIVITY

Membuat Surat

Perintah Kerja

(SPK)

PRODUKSI setelah mendapat

confirm akan SPH

yang diinginkan

- Menerima konfirmasi harga yang disetujui dan sketsa desain

- Menghitung bahan material yang digunakan

- Membuat SPK sebanyak 2 rangkap. (rangkap 1 untuk bagian gudang dan rangkap 2 untuk diarsip)

Menyiapkan Bahan

Baku

GUDANG Ketika menerima SPK

(1) dari bagian

produksi

- Menerima SPK rangkap (1) dari bagian produksi

- Menyiapkan bahan baku sesuai dengan SPK (1)

- Mengirim material barang yang dibutuhkan kepada bagian produksi

- Mengarsip SPK rangkap (1)

Memproduksi

Barang


bahan baku dari bagian

gudang

- Menerima material dari gudang

- Memproduksi barang

- Mengarsip SPK (2)

Menyimpan Barang

Jadi

GUDANG Setelah bagian

produksi selesai

memproduksi barang

- Menerima barang jadi dari bagian produksi

- Menyimpan barang jadi di gudang.

Tabel 3.2 Event Table (Order)

51

3.2.5 Formulir yang Digunakan

3.2.5.1 Produk Massal

Didalam memproduksi barang-barang furniture secara massal, formulir

yang digunakan adalah :

1.Formulir Desain (FD)

Berisi model sketsa barang-barang furniture yang akan diproduksi

2. Surat Perintah Produksi (SPP)

Berisi tentang berapa bahan baku yang akan digunakan, model sketsa

yang akan diproduksi, dan jumlah barang tersebut akan dibuat.

3.2.5.2 Produk yang berdasarkan pesanan

1.Surat Penawaran Harga (SPH)

Berisi tentang surat penawaran harga barang yang diberikan kepada

pelanggan.

2.Surat Perintah Kerja (SPK)

Berisi tentang berapa bahan baku yang akan digunakan, model sketsa

yang akan diproduksi, dan jumlah barang tersebut akan dibuat

3.2.6 Workflow

3.2.6.1 Workflow (Massal)

Activity Description

Membuat Model Sktesa

Bagian Desain 1. Melihat mode desain

2. Membuat Formulir Desain (FD)

3. Menyerahkan FD kepada

52


pemilik

Memilih Desain

Bagian Desain

Pemilik

4. Menyerahkan FD kepada

pemilik

5. Menerima FD dari bagian

desain

6. Memilih formulir desain

7. Mengotorisasi formulir desain

yang dipilih

8. Menyerahkan formulir desain

(otorisasi) kepada bagian.

produksi

Membuat Surat Perintah Produksi

(SPP)

Pemilik

Bag.Produksi

9. Menyerahkan formulir desain

(otorisasi) kepada bagian

produksi.

10. Menerima FD (otorisasi) dari

pemilik.

11. Menghitung material bahan

yang akan digunakan

12. Membuat Surat Perintah

53


Produksi (SPP) sebanyak 2

rangkap.

13. Mencetak SPP 2 rangkap

(rangkap 1 akan diberikan

kepada bagian gudang, dan

rangkap 2 akan diarsip)

14. Menyerahkan SPP 1 rangkap ke

bagian gudang

Menyiapkan Bahan baku

Bagian Produksi

Bagian Gudang

15. Menyerahkan SPP 1 rangkap ke

bagian gudang

16. Menerima SPP 1 rangkap dari

bagian desain

17. Mengecek persediaan material

bahan yang akan digunakan

18. Menyiapkan material bahan

yang akan digunakan

berdasarkan SPP rangkap 1

19. Mengarsip SPP rangkap 1

20. Mengirimkan material bahan

yang dibutuhkan ke bagian

produksi.

54


Memproduksi Barang

Bagian Gudang

Bagian Produksi



produksi

22. Menerima material bahan dari

bagian Gudang

23. Mengecek bahan material

dengan SPP rangkap 2

24. Memproduksi barang

25. Mengarsip SPP rangkap 2

26. Mengirim hasil barang jadi dan

ke bagian gudang

Menyimpan Barang Jadi

Bagian Produksi

Bagian Gudang

27. Mengirim hasil barang jadi ke

bagian gudang

28. Menerima hasil barang jadi dari

bagian produksi

29. Menyimpan hasil barang jadi di

gudang

30. Menyimpan sisa bahan di

gudang.

Tabel 3.3 Workflow (Massal)

55

3.2.6.2 Workflow (Order)


Mengirim Sketsa Desain

Kontraktor

Bagian Desain

1. Mengirimkan sketsa desain

kepada bagian desain

2. Menerima sketsa desain dari

kontraktor

Membuat Surat Penawaran Harga

(SPH)

Bagian Desain

Kontraktor

3. Menghitung biaya yang

diperlukan

4. Membuat surat penawaran

harga (SPH)

5. Mengirimkan SPH ke

kontraktor

6. Menerima SPH dari bag.desain

Menyetujui Surat Penawaran

Harga

Bagain Desain

Kontraktor

7. Mengirimkan SPH ke

kontraktor

8. Menerima SPH dari bagian

desain

9. Memilih SPH yang ditawarkan

56


Bagian Desain

Bagian Produksi

10. Melakukan negosiasi dengan

bagian desain.

11. Menyetujui SPH yang

diinginkan

12. Mengirimkan SPH ke bagian

desain

13. Menerima SPH dari kontraktor

14. Mengirim sktesa desain ke

bagian produksi

Membuat Surat Perintah Produksi

(SPP)

Bagian Produksi

16. Mengirim sketsa desain ke

bagian produksi

17. Menerima sketsa desain


yang akan digunakan

19. Membuat surat perintah kerja

(SPK) sebanyak 2 rangkap.

20. Mencetak SPK 2 rangkap




57



yang akan digunakan

22. Membuat surat perintah kerja

(SPK) sebanyak 2 rangkap.

23. Mencetak SPK 2 rangkap




24. Menyerahkan SPK 1 rangkap

ke bagian gudang

Menyiapkan Bahan baku

Bagian Produksi

Bagian Gudang

25. Menyerahkan SPK 1 rangkap

ke bagian gudang

26. Menerima SPK 1 rangkap dari

bagian desain

27. Mengecek persediaan

material bahan yang akan

digunakan

28. Menyiapkan material bahan

yang akan digunakan

berdasarkan SPK rangkap 1

58


29. Mengarsip SPK rangkap 1

30. Mengirimkan material yang

dibutuhkan ke bagian

produksi

Memproduksi Barang

Bagian Gudang

Bagian Produksi



produksi

32. Menerima material bahan dari

bagian gudang

33. Mengecek bahan material

dengan SPK rangkap 2

34. Memproduksi barang

35. Mengarsip SPK rangkap 2

36. Mengirim hasil barang jadi

dan ke bagian gudang

Menyimpan Barang Jadi

Bagian Produksi

Bagian Gudang

37. Mengirim hasil barang jadi ke

bagian gudang

38. Menerima hasil barang jadi

dari bagian produksi

39. Menyimpan hasil barang jadi

59


di gudang

40. Menyimpan sisa bahan di

gudang.

Tabel 3.4 Workflow (Order)

3.2.7 Hasil Temuan

Temuan 1 : Sulit Menentukan Biaya Produksi

Kriteria : Menurut Mulyadi (2001, p44 – 45)

Didalam neraca, manajemen harus menyajikan HPP

produk jadi dan harga pokok produk yang ada pada

tanggal neraca yang berjalan. Untuk tujuan tersebut,

manajemen perlu menyelenggarakan catatan biaya

produksi setiap pesanan. Berdasarkan catatan biaya

produksi tiap pesanan tersebut, manajemen dapat

menentukkan biaya produksi yang melekat di

pesanan yang selesai diproduksi.

Menurut Horngren & Foster, 1994, p111

Harga pokok per unit yang digunakan untuk tujuan

persediaan adalah hasil pengambilan suatu biaya

yang diakumulasikan dan membaginya dengan suatu

ukuran produksi. Perbedaan pokok antara sistem

harga pokok pesanan dan harga pokok proses adalah

besaran penyebut. Dalam sistem harga pokok

60

pesanan, penyebut adalah kecil (misalnya, satu

lukisan, 100 lembar edaran iklan, atau 1 mesin

pengepakan khusus), tetapi dalam sistem harga

pokok proses penyebut adalah besar (misalnya,

ribuan kilogram, ton, atau meter persegi).

Rekomendasi :

Mengelompokkan biaya produksi berdasarkan

produk

Rumus: Biaya bahan baku sesungguhnya + Biaya

tenaga kerja langsung + Taksiran biaya overhead

pabrik

Membuat suatu sistem yang dapat menghitung biaya

produksi untuk setiap produk

Tabel 3.5 Hasil Temuan 1

Temuan 2 : Tidak bia menentukan keuntungan yang

diperoleh dalam pembuatan suatu barang.

Kriteria :

Menurut Hernanto(1985,p24)

Laba adalah sebagai selisih dari pendapatan dan

biaya-biaya dalam jangka waktu tertentu.

Rekomendasi :

Pada saat pembuatan Bill Of Material (BOM), dapat

menentukan margin (keuntungan) yang diinginkan..


61

Temuan 3 : Tidak bisa mengendalikan atau mengevaluasi

pergerakan overhead pabrik per barang.

Kriteria : Menurut Carter & Usry (2005 p168) :

Varians overhead pabrik pabrik keseluruhan adalah selisih

hasil dari perbandingan antara overhead pabrik yang yang

terjadi secara aktual dengan total overhead standart yang

dibebankan ke barang dalam proses.

Rekomendasi:

Dibutuhkan laporan varians overhead pabrik untuk melihat

selisih antara overhead standart dengan overhead aktual.

Membandingkan dengan overhead standart yang dimasukan

ketika master barang dibuat dengan biaya overhead aktual

yang dibebankan saat barang diproses.


Temuan 4 : Kurang nya formulir yang dibutuhkan oleh manajemen.

Kriteria : Menurut Mulyadi (2000, p77):

Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk

merekam terjadinya transaksi, dimana berisi tentang tanggal

transaksi, no. urut, kode barang, nama barang, tanda tangan

wiraniaga.

Rekomendasi: Dibutuhkankannya formulir surat perintah kerja (SPK) untuk

bagian produksi, bill of material (BOM) untuk bagian desain,

surat permintaan bahan baku (SPBB) kepada bagian gudang,

surat penyerahan barang jadi (SPBJ) kepada

62

gudang.Sehingga transaksi yang terjadi menjadi jelas dan

akurat.


3.2.8 Kebutuhan Informasi Manajemen

Kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen dalam memmproduksi

massal dan pesanan adalah sebagai berikut:

1. Bill Of Material (BOM)

Adalah form yang berisikan bahan baku yang digunakan dalam produksi.

Dibuat oleh Bagian Desain untuk memudahkan pihak gudang dalam

menyiapkan bahan baku serta memudahkan bagian produksi dalam

memproduksi barang.

2. Surat Permintaan Bahan Baku (SPBB)

Form yang berisikan permintaan bahan baku yang akan digunakan dalam

proses produksi. Dibuat oleh bagian produksi dalam mengecek bahan

baku yang sampai dan arsip.

3. Surat Penyerahan Barang Jadi (SPBJ)

Form ini berisikan barang jadi yang diserahkan ke gudang. Dibuat oleh

bagian produksi sebagai tanda bahwa barang jai sudah diserahkan.

4. Laporan Pemakaian Bahan Baku

Laporan ini dipergunakan untuk melihat seberapa banyak bahan baku

yang digunakan dalam produksi selama beberapa periode.

63

5. Laporan Barang Jadi

Laporan ini dibuat untuk menunjukkan seberapa banyak barang yang

selesai dikerjakan dan disimpan di dalam gudang.

6. Laporan Barang dalam Proses

Laporan yang berisikan laporan barang-barang apa saja yang masih

dalam pengerjaan. Sehingga bagian produksi mengetahui pekerjaan apa

yang belum selesai dalam beberapa periode.

7. Laporan Analisa Varian Overhead

Laporan yang berisikan perbadingan harga standard yang dipatok dengan

harga sesungguhnya barang tersebut diproduksi.

bab 3 sistem yang berjalan - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2010-1-00791-ka bab...

Documents