bab 3 gambaran umum sistem berjalan - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2010-1-00884-ka...

44

BAB 3

GAMBARAN UMUM SISTEM BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Singkat

Dalam akte pengumuman dalam Berita-Negara R.I menurut pasal 38 dari Buku

Undang-Undang perniagaan PERSEROAN TERBATAS PT. LOKA MAMPANG

INDAH REALTY Nomor 81 pada hari rabu tanggal enam belas Mei seribu sembilan

ratus sembilan puluh (16-05-1990) dihadapan notaries, PT. Loka Mampang Indah Realty

adalah perusahaan yg bergerak dibidang property, dimana perusahaan ini membangun

apartemen dan office park yang dinamakan Gedung Arkadia Office Park. Gedung

Arkadia Office Park dimulai konstruksinya pada tahun 1997. Gedung yang pertama kali

dibangun adalah Tower A yang selesai pembangunannya pada tahun 1998. Setelah itu

dibangun Tower B, C, D, dan E pada tahun 1999. Perusahaan ini memiliki 50 % saham

lokal dan 50 % saham asing. Dimana pada saham lokal terdiri dari 6 orang pengusaha,

dan pada saham asing berupa portofolio. Pada tahun 2007 Saham asing dibeli oleh

pemegang saham lokal sehingga semua sahamnya sekarang adalah milik saham lokal.

Pada tahun 2008 dibangun kembali 1 buah tower yaitu Tower F.

3.1.2 Profil Perusahaan PT. Loka Mampang Indah Realty

PT. Loka Mampang Indah Realty (LMIR) adalah sebuah perusahaan real estate

yang didirikan pada tahun 1990 khusus untuk mengembangkan properti. Para pendiri

perusahaan mapan housing developers nyata dan berkonsentrasi dalam mengembangkan

45

di perumahan biaya menengah di bawah Umawar Isasabluza, Duta Putra Mahkota dan

Asco flagships.

Dalam perusahaan, pada dasarnya kemitraan diwakili oleh Herman Soedarsono

sebagai Chairmain, Achmad Umar sebagai Presiden Direktur dan Pingki Pangestu

sebagai Direktur. Proyek pertama adalah Apartemen Mampang Arkadia selesai pada

tahun 1993 dan Arcadia Office Park selesai pada tahun 1999.

Pada tahun 1995, LMIR menjadi joint-venture asing perusahaan dengan properti

berbasis di Singapura dana, SEAJAK Pte Ltd, mengambil ekuitas di LMIR. Perusahaan

saat ini sedang mengembangkan penyuluhan dari Arcadia Office Park dan telah

mengambil tanggung jawab penuh untuk pengembangan Arcadia Mall di Pejaten.

Kantor perusahaan LMIR yang terletak di Perkantoran Hijau Arkadia, Jl. TB.

Simatupang Kav.88, Jakarta - 12520.

Bagian Properti dibawah LMIR adalah:

A. Apartemen Mampang Arkadia

Berlokasi di Mampang Prapatan dengan 57 unit apartement dan

resort yang terletak di area 1,5 hektar utama. Dengan total luas lantai lebih

dari 11,000 meter2, yang lebih besar daripada rata-rata unit (220

sq.meters) ditetapkan di antara kebun tropis dengan berbagai fasilitas yang

lengkap termasuk kolam renang, tempat bermain anak-anak, gimnasium,

lapangan basket dan golf menempatkan hijau.

Apartemen telah mengalami tingkat hunian lebih dari 85% karena

dilengkapi dengan nilai investasi sebesar USD 9.400 juta pada saat ini

diperkirakan.

46

B. Arcadia Office Park

Berlokasi di Jakarta Outer Ring Road, ada lima menara berkisar 7-

15 cerita-cerita di situs 4 hektar. Ini adalah pertama gaya hidup lingkungan

kantor di Jakarta Selatan dan menawarkan 40.000 meter2 kantor dan ruang

retail. Kantor taman telah mampu menangkap imajinasi dari banyak

perusahaan multinasional penyewa dan saat ini hampir 100% ditempati

bahkan diberi lunak yang ada pasar properti.

Rencana saat ini adalah untuk melipatgandakan ruang kantor di

taman kantor dimulai dengan pembangunan gedung F lantai dengan total

luas 22,000 meter2.

3.1.3 Susunan Dewan Pemegang Saham PT. Loka Mampang Indah Realty.

Susunan Dewan Pemegang Saham adalah sebagai berikut:

• Chairman : Herman Soedarsono

• Member of the Board : James Sutanto Kurniady

Idrus Mulachela

Achmad Samy

• President Director : Achmad Umar

• Director : Pingki Elka Pangestu

Alwi Bagir Mulachela

Ali Munanda Soedarsono

47

3.1.4 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas PT. Loka Mampang Indah Realty

Struktur organisasi merupakan hal penting dalam perusahaan, yang

menggambarkan hubungan wewenang antara atasan dan bawahan. Masing-masing fungsi

mempunyai wewenang dan tanggung jawab yang melekat yang sesuai dengan ruang

lingkup pekerjaannya agar tujuan dan sasaran perusahaan dapat tercapai melalui efisiensi

dan efektivitas kerja.

Pengertian organisasi secara luas, merupakan suatu penentuan pengelompokan

serta pengaturan dari berbagai aktivitas untuk mencapai tujuan. Organisasi harus dapat

menampung dan mengatasi aktivitas perusahaan, baik pada perusahaan yang besar

dimana aktivitas dan tujuan semakin kompleks, maka tujuan tersebut dibagi ke dalam

unit yang lebih kecil atau sub unit organisasi.

Dengan demikian struktur organisasi dapat mencerminkan tanggung jawab dan

wewenang yang jelas dan didukung oleh pelaksanaan tugas yang baik, sehingga dapat

menunjang tercapainya tujuan perusahaan.

48

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan PT. Loka Mampang Indah Realty

Tahun 2009

49

Dalam pelaksanaan tugas masing-masing bagian memiliki tugas dan tanggung

jawab, wewenang dan kualifikasi masing-masing yang dijelaskan sebagai berikut :

1. A. Posisi & Unit Organisasi

Jabatan : Estate Manager

Departemen : Estate Manager

Bertanggung jawab kepada : Pemilik Gedung & Div.Manager Procon

Indah

B. Tugas & Tanggung Jawab

1. Menjalankan semua portofolio property dengan melaksanakan seluruh

kegiatan manajemen dan operasional gedung, termasuk pembuatan

Bussiness Plan, Rencana Strategi, Keuangan dan Akunting,

Administrasi Penyewaan, Negosiasi Persewaan, Perawatan Bangunan,

Housekeeping, Security, Tenant Relation, General Affairs, Budget

Tahunan, Laporan Bulanan, Kegiatan Operasional Harian, menangani

complain penyewa, bertanggung jawab atas pengembangan Sumber

Daya Manusia dan hal-hal lain yang berhubungan dengan kegiatan

operasional.

2. Melakukan konsultasi dengan pemilik property berkaitan dengan

manajemen operasional.

50

3. Memberikan rekomendasi kepada pemilik gedung untuk hal-hal yang

berhubungan dengan Building Improvement dan peningkatan fasilitas

gedung.

4. Menerapkan Peraturan dan Ketetapan Pemerintah yang berkaitan

dengan kegiatan pengelolaan gedung.

5. Bekerjasama dengan tim Marketing untuk meningkatkan tingkat

hunian atau persewaan gedung.

6. Melaksanakan Program Hemat Energi dan Pengembangan

Lingkungan.

7. Melakukan konsultasi dengan Procon Indah untuk menetapkan

berbagai ketetapan baru, mencari solusi atas permasalahan di

lapangan, dan hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan operasional.

C. Wewenang

1. Menetapkan kebijakan yang berkaitan dengan Manajemen Operasi

(day to day management) dalam segala aspek pada masing-masing

departemen.

2. Bersama dengan Pemilik Gedung menandatangani dokumen-dokumen

yang berkaitan dengan Administrasi Persewaan.

3. Menandatangani dokumen/voucer di Departemen Keuangan, giro atau

cheque yang berkaitan dengan kegiatan operasional yang telah di

persiapkan.

51

4. Menetapkan program pengembangan dan perbaikan pada setiap

departemen.

5. Menyatakan keadaan darurat Minor and Mayor di lingkungan

Perkantoran Hijau.

D. Kualifikasi

1. Pendidikan : Sarjana S-1 segala bidang, lebih di utamakan

memiliki Background Property Management,

Marketing dan Administrasi Bisnis.

2. Pengalaman : 8 Tahun mengelola property

3. Pelatihan : Professional Selling Skill, Property Services, Team

Work, HSE, ISO 9001:2000

4. Personal Attribute : Jujur, disiplin & dedikasi tinggi, pergaulan luas,

kosnsistensi, berkepribadian yang baik, motivasi

tinggi, dapat memberikan dorongan/motivasi

kepada bawahannya, dapat bekerja di bawah

tekanan, negosiator yang baik & dapat dipercaya.


Jabatan : Deputy Estate Manager

Departemen : Estate Management

Bertanggung jawab kepada : Pemilik Gedung dan Div. Manager Procon

Indah.

52

B. Tugas dan Tanggung Jawab

1. Membantu Estate Manger untuk menjalankan semua portfolio

property dengan melaksanakan seluruh kegiatan Manajemen &

Operasional gedung, termasuk pembuatan Bussiness Plan, Rencana

Strategi, Perawatan Bangunan, Housekeeping, Security, General

Affairs, budget tahunan, Laporan Bulanan, Kegiatan Operasional

harian, menangani complain penyewa, bertanggung jawab atas

pengembangan Sumber Daya Manusia dan hal-hal yang berhubungan

dengan kegiatan operasional.

2. Bersama dengan Estate Manager melakukan konsultasi dengn pemilik

property berkaitan dengan Manajemen Operasional.

3. Bersama dengan Estate Manager memberikan rekomendasi kepada

Pemilik Gedung untuk hal-hal yang berhubungan dengan Building

Improvement dan peningkatan fasilitas gedung.

4. Menerapkan Peraturan dan Ketetapan Pemerintah yang berkaitan

dengan kegiatan pengelolaan gedung.

5. Menerapkan kegiatan Hemat Energi dan Pengembangan Lingkungan.

6. Melakukan konsultasi dengan Procon Indah untuk membahas masalah-

masalah yang ditemui dilapangan untuk mendapatkan pengarahan atau

solusi.

53

C. Wewenang

1. Bersama dengan Estate Manager menetapkan kebijakan yang

berkaitan dengan Manajemen Operasional (day to day management)

dalam segala aspek masing-masing departemen.

2. Menandatangani dokumen atau voucher yang berkatian dengan

kegiatan operasional.

3. Bersama dengan Estate Manager menetapkan program pengembangan

dan perbaikan di setiap departemen.

4. Apabila Estate Manager tidak berada di tempat, dapat menyatakan

keadaan Darurat Minor and Mayor di lingkungan Perkantoran Hijau

Arkadia.

D. Kualifikasi

1. Pendidikan : Sarjana S-1 segala bidang, lebih di utamakan

memiliki Background Property Management dan

teknikal.

2. Pengalaman : 5 Tahun mengelola property.

3. Pelatihan : Professional Management, Property Services,

Team Work, HSE, ISO 9001:2000

4. Personal Attribute : Jujur, disiplin & dedikasi tinggi, pergaulan luas,

kosnsistensi, berkepribadian yang baik, motivasi

tinggi, dapat memberikan dorongan/motivasi

54

kepada bawahannya, dapat bekerja di bawah

tekanan, negosiator yang baik dan dapat dipercaya.

3. A. Posisi dan Unit Organisasi

Posisi : Chief HRD & General Affairs

Departemen : HRD dan General Affair-Estate atau

Apartment Management

Bertanggung Jawab kepada : Estate Manager atau Apartement Manager

dan Deputy Estate Manager


1. Melakukan rekrutmen karyawan dengan berkoordinasi dengan masing-

masing departemen yang membutuhkan, dan memberikan

rekomendasi calon karyawan yang memenuhi syarat kepada Estate

Manager atau Departement Manager.

2. Mengatur jadwal pelatihan dengan tepat dari masing-masing

Departemen termasuk jumlah karyawan yang diikutsertakan.

3. Melakukan evaluasi efektivitas pelatihan yang telah di laksanakan.

4. Membuat Laporan Performance Appraisal seluruh Karyawan.

5. Membuat Laporan lembur karyawan berikut perhitungannya tiap

bulan.

6. Membuat Uraian Pekerjaan (Job Description) dari setiap posisi atau

jabatan pada masing-masing departemen.

55

7. Membantu Estate Manager atau Departement Manager dalam

menangani suatu perselisihan, penegakan disiplin kerja, pemutusan

hubungan kerja serta pengembangan dan pemantapan mentalitas atau

semangat kerja pada tiap karyawan.

8. Memonitor semua peraturan-peraturan ketenagakerjaan baik yang

sudah ada maupun yang akan dikeluarkan oleh Departemen Tenaga

Kerja Republik Indonesia ataupun yang dikeluarkan oleh Pemda DKI

Jakarta.

9. Mendata setiap adanya perubahan status karyawan, baik perubahan

status golongan maupun perubahan status diri secara rutin.

10. Memeriksa daftar hadir karyawan dan membuat laporannya setiap

bulan.

11. Menyiapkan segala bentuk surat kepada calon karyawan yang

dinyatakan lulus tes atau tidak termasuk surat konfirmasi surat

pengangkatan, surat perjanjian kerja masa percobaan dan surat

pernyataan karyawan.

12. Membuat menyiapkan laporan kerja setiap bulan yang disusun secara

informatif, baik dan akurat.

13. Melakukan kontrol dan pengawasan atas segala kegiatan administrasi

perkantoran.

14. Melakukan kontrol dan pemeliharaan atas barang-barang milik kantor.

15. Mengurus segala perijinan yang menyangkut pengelolaan Gedung

Perkantoran atau Apartemen.

56

16. Menyiapkan seluruh perjanjian kerja dengan pihak ketiga, seluruh data

atau dokumen penting yang berhubungan dengan pengelolaan gedung,

termasuk kartu garansi peralatan penting milik gedung.

17. Bertanggung jawab atas pengontrolan barang-barang kebutuhan kantor

dan gedung.

18. Menjalankan sistem penyimpanan surat atau dokumen dan proposal

(Filling) secara efisien, efektif dan professional.

19. Mengetahui data asuransi gedung, asuransi kesehatan karyawan, serta

asuransi kendaraan.

20. Membayar klaim asuransi kesehatan karyawan.

21. Melakukan tugas lain yang diinstruksikan atasannya.

C. Wewenang

1. Mengeluarkan Surat Peringatan 1 dan 2 kepada karyawan.

2. Mengeluarkan Surat Keterangan Karyawan, sesuai dengan

keperluannya.

3. Mewakili perusahaan untuk mengurus perizinan gedung, peraturan

perusahaan dan hal lain yang berhubungan dengan administrasi umum.

4. Bersama dengan Estate Manager atau Departement Manager dan

Departement Head terkait menyetujui formulir lembur seluruh

karyawan dan sub kantor.

5. Membuka lemari filling milik karyawan apabila diperlukan untuk

keperluaan perusahaan.

57

6. Menyimpan kunci ruang Manajemen serta seluruh kunci lemari filling,

kunci cadangan mobil dan motor milik kantor serta kunci lain yang

dianggap perlu.

7. Mengetahui data gaji, THR, bonus serta tunjangan karyawan lainnya

yang telah disetujui oleh Direktur.

D. Kualifikasi

1. Pendidikan : S1 Ekonomi / Manajemen / Psikolog / Hukum

2. Pengalaman : Minimal 5 Tahun.

3. Pelatihan : ISO 9001, Leadership, Human Resources

Manajemen, Training the Trainer, Evaluasi

Pelatihan.

4. Kemampuaan : Komputer (Word, Excell), Bahasa Inggris,

memahami Undang-undang Ketenagakerjaan.

5.Personnal Attribute : Berkepribadiaan baik, sabar, jujur, penuh inisiatif

dan dinamis dalam bekerja, serta bertanggung

jawab terhadap tugas-tugasnya.


Posisi : Chief Engineering

Departmen : Engineering –Building / Apartement

Management

Bertanggung Jawab kepada : Estate Manager atau Departement

Manager dan Deputy Estate Manager

58


1. Bertanggung jawab atas kegiatan operasional untuk menyediakan

seluruh fasilitas dan utilitas yang diperlukan penyewa.

2. Bertanggung jawab untuk merawat dan menjaga semua peralatan M &

E dan fasilitas perlengkapan kerja lainnya, serta membuat jadwal

overhaul atau perawatan peralatan secara berkala.

3. Menyusun rencana anggaran tahunan untuk departemennya sesuai

dengan rencana kerja yang digariskan, serta tanggung jawab atas

pemakaian anggaran tersebut setiap bulannya.

4. Membantu/memonitoring program Fit-Out, pengembangan fasilitas

gedung, termasuk program modifikasi atau perbaikan interior unit

sewa (MAA).

5. Menjalankan Program Hemat Energi dan Lingkungan serta membuat

grafik analisa hasil yang telah dicapai dari waktu ke waktu.

6. Membina hubungan baik dengan instansi pemerintah yang berkaitan

dengan penyediaan utilitas:

• Perusahaan Listrik Negara (PLN)

• Perusahaan Air Minum (PDAM)

• Perusahaan Umum Telekomunikasi (PERUMTEL)

• Dinas Pemadam Kebakaran

7. Membina hubungan baik dengan Kontraktor dan Supplier penyediaan

jasa yang berhubungan dengan perawatan gedung.

8. Memberikan laporan bulanan engineering meliputi:

59

• Kondisi semua peralatan

• Penggunaan Energi

• Staff atau Karyawan Engineering

• Status Material

9. Menyusun Rencana Kerja tahunan serta mengadakan evaluasi atas

program kerja yang sudah dijalankan.

10. Melakukan penanganan keluhan tenant (tenant complaint) secara

tepar, cepat, akurat dan aman, sesuai dengan Prosedur yang berlaku,

dan hasil yang dicapai memenuhi standar mutu pelayanan gedung

yang telah digariskan.

11. Merawat dan Menyimpan dokumen buku manual peralatan gedung, As

Built Drawing serta gambar Fit-Out pada masing-masing unti sewa

(PHA).

12. Berkoordinasi dengan kontraktor perawatan peralatan gedung guna

memastikan pelaksanaan kegiatan perawatan sesuai dengan prosedur

yang ditetapkan Manajemen.

13. Bersama dengan departemen Purchasing, menerima serah-terima

pekerjaan kontraktor dan menandatangani Berita Acara Pekerjaan

(BAP).

14. Memberikan penilaian berkala atas kinerja Engineering Staff serta

melakukan pembinaan dan pelatihan guna pengembangan kemampuan

atau karir staf.

60

15. Bersama dengan Marketing Departement atau Tenancy mengadakan

serah terima unit kepada penyewa.

16. Menandatangani voucher permintaan barang di gudang untuk

keperluaan engineering.

17. Melakukan pekerjaan lain yang diinstruksikan oleh atasannya.

C. Wewenang

1. Menyimpan seluruh kunci ruang panel dan master key common area

(PHA).

2. Memasuki unit-unit sewa untuk mengadakan perbaikan, pemeriksaan

peralatan gedung, apabila diperlukan.

3. Menentukan spesifikasi dan mutu material dan alat kerja yang

diperlukan dan menolak barang atau jasa yang tidak sesuai dengan

spesifikasi.

4. Menandatangani berita acara pekerjaan.

5. Menandatangani surat izin bagi kontraktor yang akan bekerja di area

kompleks.

6. Menghentikan pekrjaan kontraktor/pihak ketiga lainnya apabila tidak

sesuai dengan Standar Prosedur Keselamatan Kejra (Safety

Procedure).

7. Memberikan verifikasi atas Certificate of Measurement unit sewa

(PHA).

61

8. Memberikan perkiraan harga atas pemakaian material untuk perbaikan

dalam unit.

D. Kualifikasi

1. Pendidikan : Minimal D3 atau Sarjana Teknik Mesin, Listrik,

Elektro, Sipil

2. Pengalaman : Minimal 5 Tahun

3. Kemampuan : Komputer, Bahasa Inggris, Pengetahuan luas

mengenai perawatan gedung dan peralatannya.

4. Pelatihan : ISO 9001, Health Safety Environtment Program

(HSE), Maintenance Management.

5. Personal Attribute : Berkepribadian baik, tanggung jawab terhadap

pekerjaan, teliti dan jujur.


Posisi : Chief Tenancy Relation & Facilities

Departmen : Tenant Relation & Facilities



1. Menjalin hubungan komunikasi yang baik dengan seluruh tenant.

62

2. Memonitor status tunggakan penyewa dan menghubungi penyewa

yang telah menunggak dalam periode 1-21 hari dari tanggal jatuh

tempo.

3. Mengeluarkan surat peringatan atas tunggakan kepada penyewa.

4. Menanggapi dan menindaklanjuti kompalin baik tenant maupun pihak

luar.

5. Membantu Building Management sebagai information center kepada

tenant.

6. Membuat laporan dan update tenancy schedulle.

7. Melakukan kegiatan surat menyurat dengan penyewa.

8. Mengikuti kegiatan Fit Out penyewa.

9. Melakukan koordinasi dengan Secure Parking (PHA).

10. Membuat Calendar event (pameran, bazaar, dll).

11. Melakukan update atas sarana komunikasi yang dipergunakan oleh

tenant.

12. Mengakomodasikan semua permintaan tenant untuk dilanjutkan

kepada Manajemen.

13. Memberikan informasi kepada “Walk In” tenant dan meneruskan

kepada Marketing Agent.

14. Sebagai Public Relation dan melakukan kegiatan yang berhubungan

dengan kegiatan Marketing.

15. Melakukan tugas lain yang diinstruksikan atasannya.

63

C. Wewenang

1. Mengetahui database rental seluruh penyewa.

2. Mengetahui dan menyimpan copy lease Agreement seluruh penyewa.

3. Mengeluarkan semua jenis stiker parkir kepada penyewa atas

sepengetahuan manajemen.

4. Mengetahui nomor fasilitas telekomunikasi.

5. Memberikan persetujuan atas flyer atau announcment penyewa yang

akan ditempelkan pada Announcment Board pada lobby gedung

(PHA).

6. Dapat mewakili Estate Manager atau Apartemen Manager untuk

melakukan serah terima ruangan kepada calon penyewa.

7. Mengeluarkan surat penawaran sewa ruangan kepada pihak ketiga

dengan persetujuan Estate Manager atau Apartemen Manager.

D. Kualifikasi

1. Pendidikan : Minimal SMU / Sederajat atau D3 Public Relation

2. Pengalaman : SMU : Minimal 4 tahun sebagai Chief Tenancy

D3 : Minimal 2 tahun sebagai Chief Tenancy

3. Pelatihan : ISO 9001, Leadership, Communication skill

4. Skill : Bahasa Inggris

Dapat mengoperasikan Komputer.

Business Corespondence

5. Personal Attribute : Ramah, berpenampilan rapi, dapat bekerja dengan

64

Team Work, Self Motivated dan independent.


Posisi : Chief Housekeeper

Departmen : Housekeeping–Building / Apartement

Management

Bertanggung Jawab kepada : Estate Manager atau Apartemen Manager



1. Sebagai koordinator dalam pelaksanaan operasional kontraktor antara

lain Cleaning Service, Pest & Rodent control, sanitasi ruangan serta

dan memastikan bahwa semua kontraktor menjalankan fungsinya

dengan baik dan benar (PHA).

2. Membuat perencanaan dan menyiapkan sistem dan prosedur yang

berlaku di Departemen Housekeeping serta menerapkan kebijaksanaan

yang berlaku.

3. Menjaga, memelihara, dan melakukan pengawasan kebersihan yang

harus dicapai sesuai dengan standar yang telah ditentukan.

4. Bertanggung jawab atas pelaksanaan rencana program kerja dari

seluruh bagian yang ada di dalam Departemen Housekeeping.

5. Membuat perencanaan dan pengajuan biaya sesuai dengan kebutuhan

yang diperlukan.

65

6. Menjalin kerjasama yang baik secara vertical dan horizontal antara

semua staff, baik di lingkungan Housekeeping maupun antar

departemen yang lain dalam lingkungan manajemen gedung.

7. Melakukan pengawasan atas inventarisasi seluruh peralatan dan

perlengkapan Departemen Housekeeping.

8. Memberikan bimbingan, pengarahan kepada staffnya secara

berkesinambungan dan evaluasi atas hasil kerja staffnya secara

periodik.

9. Melakukan koordinasi dengan Landscape Coordinator Holding untuk

perencanaan dan pelaksanaan program Landscaping agar lingkungan

tetap asri, hijau dan nyaman.

10. Melakukan evaluasi atas hasil pekerjaan Departemen Housekeeping.

11. Melaksanakan pekerjaan lain yang diberikan oleh atasan.

C. Wewenang

1. Memasuki unit–unit sewa untuk melaksanakan pembersihan kaca dan

balkon (PHA) dan unit sewa pada umumnya.

2. Menandatangani berita acara pekerjaan yang berhubungan dengan

pekerjaan pengamanan dan keselamatan.


komplek.

66

4. Menghentikan pekerjaan kontraktor atau pihak ketiga lainnya apabila

tidak sesuai dengan Standar Prosedur Keselamatan Kerja (Safety

Procedure).

5. Memberikan surat peringatan kepada staff bawahannya sesuai dengan

peratruran perusahaan.

D. Kualifikasi

1. Pendidikan : Minimal SMU/Sederajat atau D3 Perhotelan

2. Pengalaman : SMU : 5 tahun sebagai Koordinator House

Keeping

D3 : 3 tahun sebagai Koordinator House

Keeping

3. Pelatihan : ISO 9001, Healthy Safety dan Environment (HSE),

Supervisor skil atau Leadership.

4. Skil : Dasar–dasar Housekeeping dan pengetahuan

mengenai Chemical Pembersih.

5. Personnel Attribute : Memiliki jiwa kepemimpinan, tegas, jujur, serta

berkepribadian baik.


Posisi : Chief Security, Safety & Parking

Departmen : Security–Building/Apartemen Management

67




1. Mengatur seluruh kegiatan pengamanan gedung sesuai dengan fungsi

dan tugas satuan pengamanan, termasuk pengawasan prosedur

keselamatan kerja di dalam area kompleks.

2. Bertanggung jawab atas pembinaan anggota mengenai dasar

keamanan, keselamatan kerja, pembinaan fisik dan mental, dan

penerapan disiplin anggota sesua dengan peraturan perusahaan.

3. Dalam keadaan darurat, bertanggung jawab mengendalikan situasi

operasional guna melindungi penyewa, seluruh aset perusahaan, dan

seluruh karyawan atau pengunjung gedung. Dalam kondisi normal,

bertindak sebagai koordinator security yang bertangung jawab

terhadap perlindungan dan keamanan umum penyewa.

4. Menjadi koordinator operasional latihan evakuasi gedung (Fire

Evacuation Drill) bersama penyewa yang dilaksanakan 6 bulan sekali.

5. Melakukan koordinasi dengan instansi pemerintah seperti kepolisian,

TNI, POLRI, dinas kebakaran, Tokoh masyarakat dan departement

terkait lainnya.

6. Memberikan laporan kepada Estate/Apartement & Deputy Manager

bila terjadi kehilangan, kasus–kasus yang mencurigakan, kerusakan

68

bangunan, dan lain–lain yang berhubungan atau berada dalam lingkup

security.

7. Melakukan koordinasi dengan Departemen Engineering dalam

pelaksanaan dan pencegahan bahaya kebakaran terhadap penyewa /

pengunjung gedung / apartemen.

8. Menangani proses penanganan keluhan penyewa dalam lingkup

keamanan dan keselamatan.

9. Bertanggung jawab atas pengaturan jadwal maintenance atau

pemeliharaan Fire Protection System gedung termasuk mengawasi

kinerja kontraktor maintenance panel MCFA.

10. Mengawasu tanggung jawab atas implementasi prosedur perparkiran,

keamanan di areal parkir, kinerja kontraktor pengelola parkir (PHA)

termasuk keselamatan dan pengaturan parkir.

11. Melaksanakan inspeksi harian dan pengecekan terhadap situasi gedung

dan hal–hal yang dirasa perlu untuk mendapatkan perhatian dan

pengawasan dari waktu ke waktu.

12. Memonitor kegiatan kontraktor, menandatangani formulir izin kerja

kontraktor dalam area komplek.

13. Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan penurunan dan pemasangan

bendera dan kegiatan apel harian.

14. Memberikan evaluasi kinerja staff secara periodik dan bertanggung

jawab atas administrasi staff security.

69

15. Membuat laporan bulanan yang meliputi aktifitas pengamanan,

incident atau kejadian, program pembinaan staff dan hal lain yang

berhubungan dengan sistem keamanan–pengamanan dan keselamatan

kerja (Safety Procedure).

16. Melaksanakan tugas–tugas lain yang diberikan oleh atasan langsung.

C. Wewenang

1. Memasuki unit–unit sewa untuk mengadakan penyelidikan dalam unit

sewa, termasuk memberikan keputusan penutupan tempat kejadian

perkara, apabila diperlukan (PHA).

2. Menandatangani berita acara pekerjaan yang berhubungan dengan

pekerjaan pengamanan dan keselamatan.


komplek.

4. Menghentikan pekerjaan kontraktor atau pihak ketiga lainnya apabila

tidak sesuai dengan Standar Prosedur Keselamatan Kerja (Safety

Procedure).

5. Memberikan surat peringatan kepada staff bawahannya sesuai dengan

peratruran perusahaan.

D. Kualifikasi

1. Pendidikan : Diploma atau lulusan sekolah kemiliteran

2. Pengalaman : Sebagai koordinator security selama 5 tahun

70

3. Pelatihan : ISO 9001, Helath Safety & Enironment (HSE),

Supervisory Skill/Leadership, Security Management

4. Skill : Memiliki sertifikasi Pembinaan SATPAM, ahli K3

5. Personnel Attribute : Memiliki pengetahuan yang mendalam dalam

mengelola staff dan memiliki jiwa kepemimpinan,

memiliki akses yang kuat dengan pihak kepolisian

dan TNI, Tegas, jujur, berwibawa, disiplin dan

berbadan sehat serta berkepribadian baik.


Posisi : Chief Finance & Accounting

Departmen : Finance & Accounting



1. Memeriksa dan menandatangani Materil Request Slip (MRS),

Purchase Request Slip (PRS), Price Comparison (PC) dan Purchase

Order (PO) atau Work Order (WO) atau surat perintah kerja (SPK)

setelah mencookan dengan memonitor Budget Harian.

2. Memeriksa laporan stok gudang.

3. Melakukan stock opname barang–barang gudang setiap 3 bulan sekali.

71

4. Memeriksa dan menandatangani voucher permintaan pembayaran

beserta bukti–bukti pendukung lainnya dalam rangka pengeluaran

uang.

5. Menandatangani cek atau giro atau aplikasi transfer yang berkaitan

dengan pembayaran.

6. Memeriksa laporan pertanggung jawaban kas kecil.

7. Melakukan pemeriksaan fisik atas uang tunai kas kecil.

8. Memeriksa dan paraf atas pencetakan invoice.

9. Memeriksa dan menandatangani faktur pajak keluaran berdasarkan

invoice yang diterbitkan.

10. Memeriksa laporan Aging Schedule.

11. Memeriksa dan paraf surat peringatan tunggakan tenant yang diterima

dari departement Tenancy.

12. Memeriksa laporan penerimaan uang di Bank (HSBC)

13. Memeriksa rencana permintaan uang untuk pembiayaan bulan berjalan

ke Cash Flow Budget Bulanan.

14. Memeriksa buku besar dan Trial Balance dan buku pembantu.

15. Memeriksa daftar Aktiva tetap dan penyusutan Aktiva Tetap

16. Memeriksa daftar Unearned Income bulanan

17. Memeriksa laporan Rekonsiliasi Bank serta Inter Unit Transaction

18. Memeriksa laporan pajak bulanan baik Pajak Pertambahan Nilai

(masuk dan keluaran), Pajak Penghasilan Pasal 21, 23 dan final

persewaan bangunan.

72

19. Menyiapkan laporan Cash Flow bulanan.

20. Menyiapkan dan mengontrol Payroll System serta mendistribusikan

slip gaji.

21. Memeriksa laporan Monitoring Budget dengan realisasi bulanan.

22. Memeriksa laporan neraca, Rugi laba beserta detailnya.

23. Membantu Estate Manager atau Apartement Manager menyusun

Budget Tahunan.

24. Mengahdiri rapat–rapat yang ditunjuk oleh Estate Manager atau

Apartement Manager

25. Menyerahkan laporan dan data untuk verifikasi lebih lanjut oleh Estate

Manager atau Apartement Manager.

26. Memastikan aplikasi sistem, prosedur dan kebijakan serta SOP

perusahaan berjalan secara efektif.

27. Memastikan setiap pembelian atau pengeluaran uang sudah efisien dan

efektif.

28. Memastikan setiap Informasi Manajemen selalu up to date, cepat dan

tepat.

29. Mengerjakan tugas–tugas lain yang akan diinstruksikan dan diminta

oleh atasan langsung.

C. Wewenang

1. Menandtangani cek dan giro bank.

2. Menolak transaksi pengeluaran uang apabila tidak valid.

73

3. memberikan pengarahan kepada departemen lain mengenai sistem,

prosedur, kebijakan, dan SOP yang akan dijalankan perusahaan.

D. Kualifikasi

1. Pendidikan : Sarjana S-1 Ekonomi bidang Akuntanssi atau

keuangan.

2. Pengalaman : Minimal 5 tahun dibidang Akuntansi dan

Keuangan.

3. Pelatihan : ISO 9001, seminar dibidang Akuntansi, keuangan

Perpajakan, budgeting, PPIC serta Management

Accounting.

4. Skill : Memiliki Kemampuan menggunakan komputer

serta menggunakan program komputer akuntansi,

bahasa inggris.

5. Personnel Attribute : Jujur, bertanggung jawab, teliti, inisiatif, kreatif,

inovatif dan dapat bekerjasama.


Posisi : Supervisor Accounting

Departmen : Akuntansi & Keuangan

Bertanggung Jawab kepada : Chief Finance & Accounting

74


1. Menjaga keamanan dan keberhasilan seluruh data-data keuangan

perusahaan, termasuk yang disimpan di safe box.

2. Memonitor dan melakukan cross check atas bukti penerimaan dari

bank, dengan data invoice/tagihannya yang telah dikirim dan

mencatatnya ke kartu piutang.

3. Melaporkan kepada chief tentang invoice–invoice yang terlambat di

bayar oleh talent sesuai dengan tanggal jatuh tempo, agar dibuatkan

surat peringatan per dua minggu.

4. Memeriksa saldo bank setiap hari dan melaporkannya kepada chief.

5. Memonitor penerimaan dan pengeluaran uang perusahaan.

6. Memonitor budget perusahaan.

7. Membuat file–file khusus untuk security deposit, fixed assets, telepon

deposit dan pajak–pajak.

8. Menyiapkan/menyusun PPH 23 Final dan non Final untuk dibayarkan

ke kantor pajak.

9. Membantu menghubungi per telepon kepada tenant–tenant untuk

menagih tunggakan.

10. Membuat laporan monitoring budget dibandingkan dengan

realisasinya.

11. Menghadiri rapat–rapat yang ditunjuk oleh kepala Akuntansi dan

Keuangan.

12. Membuat rekonsilisasi bank.

75

13. Mengerjakan tugas–tugas lain yang akan diinstruksikan dan diminta

oleh atasan langsung.

C. Wewenang

1. Menjaga keamanan dan kerahasiaan seluruh data–data keuangan

perusahaan.

D. Kualifikasi

1. Pendidikan : S-1 Ekonomi bidang Akuntanssi atau keuangan

2. Pengalaman : Minimal 3 tahun dibidang Akuntansi & Keuangan

3. Pelatihan : Kesadaran ISO, Management Cash Flow

4. Skill : Komputer dan bahasa inggris

5. Personnel Attribute : Jujur, bertanggung jawab, inisiatif, kreatif, dan

dapat bekerjasama.


Posisi : Account Receivable Staff

Departmen : Finance & Accounting

Bertanggung Jawab kepada : Chief Finance & Accounting


1. Melaksanakan Program PMS (Billing) sesuai dengan prosedur yang

berlaku.

2. Melaksanakan data entry ke program PMS.

76

3. Menyusun dan pengelolaan atas data penyewa, pengaihan kepada

penyewa, outstanding invoice, laporan penerimaan, rencana

penerimaan, dan lain–lain.

4. Menyiapkan dan menerbitkan laporan–laporan untuk billing system.

5. Mengerjakan invoice atau debit note yang terlambat dibayar oleh

penyewa dan membuat surat peringatan sesuai dengan schedulle yang

telah ditetapkan.

6. Melaksanakan analisa–analisa terhadap umur piutang, penerimaan,

Tenancy Schedulle, Account Receivable Statement, Monthly Report,

dan lain–lain.

7. Membuat dan melaksanakan pengelolaan perpajakan serta laporan

akhir bulan.

8. Melakukan monitoring dan evaluasi atas penerimaan dan penagihan.

9. Melaksanakan updating dan upgrading data biling.

10. Melaksanakan penyimpanan arsip aktif atas dokumen keuangan

perusahaan.

11. Menghadiri rapat–rapat dinas jika ditunjuk.

12. Membina kerjasama dengan rekan sekerja maupun dengan lainnya.

13. Membuat surat tagihan pembayaran kepada penyewa.

14. Melakukan penagihan berdasarkan instruksi dari Estate Manager atau

Apartement Manager.

15. Melaksanakan tugas lain yang diinstruksikan oleh atasan langsung.

77

C. Wewenang

1. Memonitor saldo bank untuk mengetahui arus uang masuk dari

penyewa.

D. Kualifikasi

1. Pendidikan : Minimal SMA

2. Pengalaman : 2 Tahun dibidang akuntansi

3. Pelatihan : ISO 9001, Bahasa Inggris

4. Skill : Komputer dan Bahasa Inggris

5. Personnel Attribute : Jujur,disiplin, inisiatif, teamwork, dan teliti


Posisi : Cashier

Departmen : Finance and Acoounting

Bertanggung Jawab kepada : Supervisor Finance


1. Menerima pembayaran tagihan langsung (tunai).

2. Menyiapkan voucher pembayaran kepihak ketiga atau kontraktor dan

menyerahkan kepada yang bersangkutan bilamana telah selesai

diproses.

78

3. Meyiapkan data pendukung untuk proses pembayaran ke pihak ketiga

(supplier atau kontraktor) khususnya bila pembayaran dilakukan

sesuai progress.

4. Menyiapkan laporan pertanggung jawaban penerimaan dan

pengeluaran uang dari bank operasional setiap kali akan mengajukan

permintaan pengisian dana operasional.

5. Menyiapkan rekapitulasi penerimaan dan pengeluaran uang di bank

operasional dana operasional.

6. Melakukan verifikasi dan perhitungan yang akurat atas transaksi

keuangan perusahaan.

7. Membantu merencanakan penerimaan dan pengeluaran uang

perusahaan untuk satu bulan mendatang.

8. Mencatat transaksi penerimaan dan pengeluaran di buku bank

operasional dan melakukan rekonsiliasi atas transaksi bank.

9. Memeriksa saldo bank setiap hari dan melaporkannya kepada Finance

Supervisor.

10. Menyiapkan buku pembantu kas kecil dengan system impress fund.

11. Membuat laporan pertanggungjawaban pengeluaran ras kecil.

12. Melakukan pengendalian dan rekonsiliasi atas saldo buku dengan fisik

uang kas kecil (Cash Opname).

13. Melakukan penyimpanan arsip aktif atas dokumen keuangan

perusahaan.

79

14. Menyerahkan semua laporan dan proses pembayaran untuk verifikasi

lebih lanjut.

C. Wewenang

D. Kualifikasi

1. Pendidikan : Minimal SMU

2. Pengalaman : 2 Tahun dibidang keuangan

3. Pelatihan : ISO 9001

4. Skill : Komputer dan bahasa inggris

5. Personnel Attribute : Jujur, bertanggung jawab, inisiatif, kreatif, teliti,

dan team work


Posisi : Staff Administrasi Gudang

Departmen : Finance & Acoounting

Bertanggung Jawab kepada : Chief finance & Accounting


1. Menerima MRS dari semua Departement

2. Membuat bukti pengeluaran barang (Issuance Slip), jika barang yang

diminta tersedia digudang.

3. Membuat PRS (Purchase Request Slip), jika barang tersebut tidak

tersedia digudang dan diserahkan kepada Chief Accounting & Finance.

80

4. Mencatat semua PRS yang sudah ditandatangani oleh Estate Manager

di buku expedisi, kemudian diserahkan ke Purchasing.

5. Menerima barang dari Supplier sesuai dengan PO, dan dicocokkan

dengan surat jalan dari Supplier.

6. Membuat Receiving Slip (Bukti penerimaan barang).

7. Menerima dan menyusun semua barang yang sudah diterima dengan

rapi.

8. Menginformasikan kepada setiap Departemen yang meminta barang

tersebut.

9. Membuat bukti pengeluaran barang, jika barang tersebut akan

diserahkan kepada Departemen yang membutuhkan.

10. Memasukkan data ke program Inventory dan ke buku kartu stok.

11. Menjaga barang di gudang dan merapikannya.

12. Melakukan stock opname tiap 3 (tiga) bulan sekali bersama–sama

dengan Chief Accounting & Finance.

13. Membuat laporan bulanan kepada Chief Accounting & Finance.

14. Mengerjakan tugas–tugas lain yang akan diinstruksikan oleh atasan

langsung.

C. Wewenang

1. Berhak menolak barang dari Supplier jika ternyata tidak sesuai dengan

Purchase Order (PO)

81

D. Kualifikasi

1. Pendidikan : Minimal SMA atau sejenisnya.

2. Pengalaman : 1 Tahun dibidang Adm. Gudang

3. Pelatihan : ISO 9001, PPIC

4. Skill : Komputer

5. Personnel Attribute : Jujur, inisiatif, kreatif, teliti, dan team work


Posisi : Asst. Chief Purchasing

Departmen : Purchasing

Bertanggung Jawab kepada : Estate/Apartement Manager

A. Tugas dan Tanggung Jawab

1. Bertanggung jawab dengan pembelian/pengadaan barang/jasa

2. Menentukan jumlah dan kwalitas dari barang atau jasa yang diminta

oleh pemesan.

3. Menentukan supplier dan kontraktor yang sesuai dengan standar-

standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

4. Membuat perbandingan harga.

5. Melakukan penawaran kepada supplier dan kontraktor.

6. Mengecek pekerjaan kontraktor yang sedang dilaksanakan.

7. Membuat SPK (Surat Perintah Kerja) untuk kontraktor.

82

8. Memberi informasi kepada atasan langsung mengenai kondisi harga,

barang dan situasi pasar.

9. Memberi laporan kepada atasan langsung, apabila ada perubahan

pengiriman barang dan perubahan jadwal kedatangan.

10. Mengeluarkan PO (Purchase Order) atau SPK (Surat Perintah Kerja)

atas nama Manajemen.

11. Melakukan evaluasi kinerja supplier atau kontraktor berdasarkan

masukan dari departemen terkait.

C. Wewenang

1. Mencairkan giro atau cheque untuk melakukan pemnayaran kepada

supplier atau kontraktor.

2. Berhak menghentikan pekerjaan kontraktor apabila tidak sesuai

spesifikasi.

D. Kualifikasi

1. Pendidikan : Minimal D3

2. Pengalaman : 3 Tahun

3. Pelatihan : ISO 9001, Manajemen Pembelian, Leadership

4. Skill : Komputer, memahami fungsi aturan pembelian,

bahasa inggris, teknik negosiasi, dapat browsing di

internet

83

5. Personnel Attribute : Jujur, Dapat berkomunikasi dengan baik, dapat

menjalin hubungan dengan Supplier, dapat bekerja

dibawah tekanan, disiplin tinggi dan wawasan luas,

bermotivasi tinggi.


Posisi : Supervisor Purchasing

Departmen : Pembeliaan atau Pengadaan barang

Bertanggung Jawab kepada : Asst. Chief Purchasing

A. Tugas dan Tanggung Jawab

1. Bertanggung jawab atas kegiatan administrasi pembelian atau

pengadaan barang/jasa, mencari Penawaran harga dan Supplier.

2. Bertanggung jawab dengan barang yang dibeli apabila ada

kelainan/kerusakan.

3. Menerima dan mengecek jenis serta jumlah barang yang diminta dari

Departement yang terkait.

4. Membuat laporan bulanan pembelian.

5. Membuat laporan complaint dari divisi lain.

6. Membeli barang/mencari barang sesuai dengan permintaan.

7. Menukar/mengembalikan barang apabila ada kekeliruan atau

kerusakan barang yang dibeli.

8. Mencari supplier atau penawaran-penawaran yang berkualitas.

84

9. Memeriksa kedatangan barang apakah sesuai dengan PO (Purchase

Order).

10. Menawar material dan harga barang.

11. Membantu menyiapkan kelengkapan tanda tangan untuk di PO

(Purchase Order).

12. Melaksanakan tugas lainnya dari atasan langsung.

C. Wewenang

1. Membeli barang langsung kepada supplier untuk pembelian dibawah 1

juta.

2. Mencairkan giro atau cheque yang ditujukan kepada makro.

3. Menolak barang yang tidak sesuai dengan spesifikasi.

4. Meminta penawaran harga atas nama Manajemen.

D. Kualifikasi

1. Pendidikan : Minimal SMU

2. Pengalaman : 2 Tahun

3. Pelatihan : ISO 9001, Manajemen Pembelian.

4. Skill : Komputer, memahami fungsi aturan pembelian,

Mempunyai SIM A / C

5. Personnel Attribute : Jujur, dapat menjaga hubungan baik dengan

Supplier serta dapat bekerja dibawah tekanan.

85

3.1.5 Visi dan Misi

• VISI

PT. Loka Mampang Indah Realty akan menjalankan dan mengembangkan

usahanya secara jujur, sehat dan berkesinambungan dengan terus

mengembangkan kualitas sumber daya manusia dan memberdayakan seluruh

potensi yang dimiliki perusahaan untuk memberikan pelayanan dan kenyamanan

dengan kualitas terbaik kepada penyewa demi kemajuan industri dibidang

property dan pembangunan bangsa dan negara sehingga memberikan manfaat

ekonomis seoptimal mungkin bagi pemegang saham, direksi, karyawan, penyewa,

dan masyarakat.

• MISI

1. Pengembangan di bidang property yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas

hidup masyarakat dan ikut membangun perekonomian bangsa demi

terwujudnya masyarakat yang adil, makmur dan madani.

2. Dengan komitmen dan kemampuan seluruh karyawan serta dukungan penuh

dari direksi dan pemegang saham, perusahaan akan terus meningkatkan

pelayanan yang berpusat pada kepuasan penyewa (Customer Satisfaction).

3. Melakukan pengembangan secara berkesinambungan (Continuous

improvement), terarah dan terencana (well plan & focus).

86

3.2 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan

3.2.1 Prosedur Pengadaan Barang

Untuk pengadaan barang, Setelah menerima slip MRS (Material Request Slip)

rangkap-1 dari unit divisi terkait yang berisi barang apa saja yang diminta, maka bagian

gudang menerbitkan slip PRS (Purchase Request Slip) sebanyak 3 rangkap sesuai dengan

slip MRS (Material Request Slip) yang diterima. Kemudian bagian gudang memberikan

slip tersebut kepada Estate Manager dan bagian pembelian untuk diotorisasi. Setelah

diotorisasi, slip PRS (Purchase Request Slip) rangkap-3 tersebut diserahkan kembali

kepada bagian gudang untuk diarsipkan. Bagian pembelian melakukan order pembelian

atas barang yang tidak terdapat dibagian gudang dengan menerbitkan form PO (Purchase

Order) berdasarkan slip PRS (Purchase Request Slip) ke supplier. Dan slip PRS

(Purchase Request Slip) rangkap-1 diberikan ke bagian akuntansi untuk diarsipkan ke

dalam buku besar.

Untuk prosedur pengeluaran barang yang tidak ready stock sama seperti prosedur

pengeluaran barang ready stock. Bagian gudang menerbitkan slip IS (Issuance Slip)

sebanyak 2 rangkap. Rangkap-1 diserahkan ke bagian akuntansi untuk diarsipkan ke

dalam buku besar dan rangkap-2 di arsipkan bagian gudang. kemudian barang bisa

dikirim ke unit divisi melalui kurir.

3.2.2 Prosedur Penerimaan Barang dari Supplier

Ketika barang yang dikirim oleh supplier tiba, maka kurir pengiriman barang dari

pihak supplier memberikan form surat jalan dan form copy PO (Purchase Order) kepada

bagian gudang. Setelah melakukan pengecekan fisik dan sesuai atas barang yang

87

diterima, maka bagian gudang akan mendatangani surat jalan tersebut dan menempatkan

barang pada tempatnya kemudian bagian gudang mengentri data dan menerbitkan RS

(Receiving Slip) 3 Rangkap. Rangkap-1 diberikan ke bagian akuntansi untuk diarsipkan,

rangkap-2 diberikan ke bagian pembelian untuk diarsipkan dan rangkap-3 diarsipkan

bagian gudang. Berdasarkan form PO (Purchase Order) dari pihak supplier.

3.2.3 Prosedur Pengeluaran Barang

Untuk prosedur pengeluaran barang maka bagian gudang akan mengecek barang

terlebih dahulu atas slip MRS (Material Request Slip) rangkap-1 dari unit divisi terkait

yang berisi barang apa saja yang diminta, maka bagian gudang menerbitkan slip IS

(Issuance Slip) sebanyak 2 rangkap. Rangkap-1 diserahkan ke bagian akuntansi untuk

diarsipakn ke dalam buku besar dan rangkap-2 di arsipkan bagian gudang. Kemudian

mencatat IS (Issuance Slip) dalam kartu gudang dan barang bisa dikirim ke unit divisi

tersebut melalui kurir.

88

3.3 OAD

3.3.1 Prosedur Pengadaan Barang

Gambar 3.2 Prosedur Pengadaan Barang

89

3.3.2 Prosedur Penerimaan Barang dari Supplier

Gambar 3.3 Prosedur Penerimaan Barang dari Supplier

90

3.3.3 Prosedur Pengeluaran Barang

Gambar 3.4 Prosedur Pengeluaran Barang

91

Keterangan Tampilan OAD

a. MRS (Material Request Slip)

Adalah slip yang diterbitkan oleh unit divisi untuk melakukan permintaan

barang kepada bagian gudang.

b. PRS (Purchase Request Slip)

Adalah slip yang diterbitkan bagian gudang untuk melakukan permintaan

barang karena stock tidak mencukupi.

c. RS (Receiving Slip)

Adalah slip yang diterbitkan oleh bagian gudang sebagai bukti penerimaan

barang.

d. IS (Issuance Slip)

Adalah slip yang diterbitkan bagian gudang sebagai bukti pengeluaran

barang dari gudang.

e. PO (Purchase Order)

Adalah form permintaan barang yang diterbitkan oleh bagian pembelian

untuk melakukan pemesanan barang ke pihak supplier.

f. Form Surat Jalan

Adalah form yang dibawa oleh kurir supplier sebagai bukti pengiriman

barang.

92

3.4 Uraian Aplikasi yang digunakan

3.4.1 Spesifikasi Sistem

Adapun spesifikasi minimum hardware requirement yang digunakan untuk

menjalankan aplikasi sistem yang digunakan PT. Loka Mampang Indah Realty yang

berhubungan di bagian persediaan adalah sebagai berikut :

1. Bagian Gudang

a) Processor Intel Pentium IV CPU 2,66Ghz

b) Memory RAM 512 MB

c) Hardisk 40 GB

d) Monitor IBM

e) Keyboard IBM dan Mouse

f) Printer Epson

Sedangkan spesifikasi software yang digunakan adalah sebagai berikut :

a) Microsoft Windows XP

b) Microsoft Office 2003

c) Aplikasi Erasoft

2. Bagian Pembelian (Purchasing)

a) Processor Intel Pentium IV CPU 2.66Ghz

b) Memory RAM 256 MB

c) Hardisk 40 GB

d) LCD ACER

e) Keyboard Logitech dan Mouse Logitech

f) Printer HP

93

Sedangkan spesifikasi software yang digunakan adalah sebagai berikut :

a) Microsoft Windows XP

b) Microsoft Office 2003

c) Aplikasi Erasoft

3.5 Tampilan Layar

Aplikasi Erasoft yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan meliputi tampilan

layar berikut ini :

A. Menu Login

Gambar 3.5 Menu Login

94

B. Tampilan Menu Utama Gudang (Inventory Control)

Gambar 3.6 Menu Utama Gudang (Inventory Control)

95

C. Tampilan Menu Transaksi Permintaan Pembelian (P.P) - PRS

Gambar 3.7 Menu Transaksi Permintaan Pembelian (P.P) - PRS

96

D. Tampilan Menu Transaksi Purchase Order (P.O) - PO

97

Gambar 3.8 Menu Transaksi Purchase Order (P.O) - PO

98

E. Tampilan Menu Transaksi Stock Gudang - IS

Gambar 3.9 Menu Transaksi Stock Gudang - IS

bab 3 gambaran umum sistem berjalan - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2010-1-00884-ka...

Documents