bab 3 gambaran umum perusahaan 3.1 sejarah...
TRANSCRIPT
BAB 3
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
3.1 Sejarah Perusahaan
PT Aero Elang Tour atau yang lebih dikenal dengan nama Aero Tour adalah
perusahaan yang bergerak di bidang jasa pariwisata. Perusahaan ini didirikan pada awal
tahun 2000 oleh beberapa orang anak muda yang berpengalaman dan handal di bidang biro
perjalanan dengan disertai keinginan dan komitmen yang kuat untuk tetap berada di dunia
kepariwisataan serta turut aktif bersama pemerintah dalam menyukseskan pembangunan di
bidang pariwisata.
PT Aero Elang Tour memperoleh surat izin usaha dari Departemen Pariwisata, seni,
dan budaya pada tanggal 18 Juli 2000 dengan nomor izin usaha
319/IU.BPW/KW.PSB/07/2000 yang ditandatangani oleh Drs. Tjetjep Suparman, M.Si. PT
Aero Elang Tour menjadi anggota dari IATA (International Air Transport Association)
pada tanggal 30 Mei 2003 di Jakarta dengan kode numerik IATA 15-3 0745-6 yang
ditandatangani oleh manajer agen jasa Indonesia, Richson Ray Silitonga.
Aero Tour memiliki kantor pusat yang berlokasi di Jalan Pangeran Tubagus Angke
Komplek Taman Duta Mas Blok. D8 / 8–9 Jelambar, Jakarta. Perusahaan ini juga memiliki
beberapa kantor cabang yang terletak di beberapa wilayah di Indonesia, yakni Medan, Bali,
Pontianak, dan Pekan baru.
Aero Tour didukung oleh karyawan-karyawan yang berpengalaman dan staf-staf
yang ahli di bidangnya serta ditunjang oleh penggunaan sistem komputer untuk membantu
kegiatan ticketing, tour, dokumen, akunting, dan sebagainya. Selain itu, perusahaan juga
memiliki spesialisasi sebagai corporate travel agent dan untuk operasional, terdapat
armada transportasi untuk layanan perjalanan yang akan dilakukan oleh konsumen.
44
3.2 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
Sumber : PT Aero Elang Tour
3.3 Tugas, Tanggung jawab, dan Wewenang
Berdasarkan struktur organisasi tersebut, dapat diuraikan tugas, tanggung jawab,
dan wewenang pada masing-masing posisi dalam perusahaan, yaitu:
President Director
Presiden direktur yang merupakan pemegang saham memiliki tanggung jawab dan
wewenang dalam menerima usulan kebijakan dari general manager dan menetapkan
kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan maju mundurnya perusahaan.
President Director
General Manager
General Affairs
Operation Manager Finance & Accounting Manager
Sales Manager
Sales Executive
Ticketing Supervisor
Tour Supervisor
Accounting & Finance
Adm
45 General Manager
Bertanggung jawab kepada Presiden Direktur. General manager memiliki tugas dan
wewenang dalam menerima dan memberhentikan karyawan perusahaan. Selain itu,
general manager juga bertindak sebagai penentu kebijakan secara langsung.
General Affairs
Bertanggung jawab kepada general manager.
Tugas dan wewenang dari General Affairs adalah:
- Melakukan pembelian ATK serta fasilitas penunjang kegiatan operasional lainnya.
- Merawat fasilitas atau alat kerja perusahaan kantor seperti gedung, kendaraan
operasional, dan peralatan elektronik lainnya.
- Membuat dan menjaga jaringan komunikasi seperti line telepon, fax dan internet
agar selalu berada dalam kondisi yang baik.
Sales Manager
Bertanggung jawab atas hasil penjualan kepada general manager.
Tugas pokok dari manajer penjualan adalah menjaga hubungan baik dengan konsumen
dan mitra usaha karena keberadaan manajer penjualan dapat dikatakan sebagai garis
depan perusahaan.
Tugas dan wewenang dari manajer penjualan adalah:
- Menjalin hubungan bisnis dengan konsumen baru dengan “jemput bola” sehingga
peluang-peluang bisnis tercipta.
- Menjalin hubungan dengan konsumen lama agar hubungan bisnis dapat lebih
ditingkatkan sambil melihat feed back dari kekurangan pelayanan perusahaan
sebagai tolok ukur dalam meningkatkan pelayanan perusahaan.
46 - Menjalin hubungan dengan mitra usaha, antara lain perusahaan penerbangan, baik
domestik maupun internasional, agen, dan penyedia jasa lainnya yang ada
hubungannya dengan kegiatan usaha.
- Memasyarakatkan eksistensi perusahaan kepada seluruh lapisan masyarakat agar
dapat mempromosikan produk-produk perusahaan dari mulut ke mulut.
Manajer penjualan membawahi sales executive yang bertanggung jawab terhadap
konsumen (tanggung jawab keluar).
Operation Manager
Manager operasional memiliki tugas dan tanggung jawab yang mutlak dalam
menentukan maju-mundurnya perusahaan dan dalam tugasnya harus sesuai dengan
kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkan oleh manajemen dengan pengawasan penuh
dari pihak manajemen dan pemegang saham. Manajer operasional bertanggung jawab
kepada general manager.
Tugas dan wewenang dari manajer operasional adalah :
- Memimpin serta memonitor jalannya perusahaan.
- Membuat kebijakan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
- Pengambil keputusan jika terjadi hal yang sifatnya strategis.
- Mengevaluasi kinerja perusahaan tiap bulan.
- Membuat laporan secara tertulis kepada manajemen tiap bulan.
- Membuat rencana baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang.
- Memonitor seluruh kegiatan perusahaan tiap harinya.
Ticketing Supervisor
Bertanggung jawab kepada manajer operasional.
Tugas dan wewenang dari ticketing supervisor adalah:
47 - Melayani segala permintaan tiket pesawat baik yang domestik maupun internasional
dengan dasar pelayanan adalah memberikan yang terbaik kepada konsumen dalam
hal harga, rute, jadwal, serta kemudahan dalam melaksanakan suatu perjalanan.
- Issue ticket atau membuat letter of Guarantee dan membuat invoice kepada
konsumen.
- Melayani permintaan konsumen baik melalui telepon atau langsung, karenanya
selain kemampuan teknis, kemampuan bicara (attitude) dalam berbisnis menjadi hal
yang terpenting dalam melaksanakan tugasnya.
- Membina hubungan baik dengan perusahaan penerbangan sebagai mitra bisnis dan
konsumen.
- Mengumpulkan data sebanyak-banyaknya mengenai masalah ticketing, misalnya
harga-harga terbaik yang dapat dipasarkan dan diinformasikan kepada seluruh
konsumen.
- Memonitor kondisi pasar yang ada dengan cara market inteligent, yaitu melihat
produk-produk yang dijual oleh kompetitor perusahaan agar produk yang dijual
“update” dan dapat bersaing dipasar.
- Mendukung seluruh kegiatan kegiatan departemen tour.
Ticketing supervisor membawahi bagian internasional ticketing dan bagian domestic
ticketing.
Tour Supervisor
Bertanggung jawab kepada manajer operasional.
Tugas dan wewenang dari tour supervisor adalah:
- Membuat daftar tempat wisata, paket bisnis, dan mendukung kegiatan ticketing.
- Membuat hitungan (quotation) untuk produk MICE sesuai kondisi yang diinginkan
konsumen.
48 - Membantu pengurusan dokumen perjalanan seperti passport, visa, dan lain-lain.
Tour supervisor membawahi bagian penetapan program.
Finance & Accounting Manager
Sebagai orang nomor satu dalam perusahaan dalam hal keuangan, manajer akunting dan
keuangan mempunyai tugas dan kewajiban yang hampir sama dengan manajer
operasional karena secara hirarki mereka adalah sejajar. Manajer akunting dan
keuangan juga bertanggung jawab kepada general manager.
Tugas dan wewenang manajer keuangan adalah:
- Membantu dan saling mendukung dalalm pelaksanaan tugas demi kepentingan
kemajuan dan keberhasilan perusahaan.
- Memonitor dan bertangung jawab atas semua hal mengenai keuangan, baik
pemasukan maupun pengeluaran.
- Membukukan semua pengeluaran dan pemasukan ke dalam buku besar.
- Bertanggung jawab atas keadaan posisi kas (cash flow).
- Membuat kebijakan di bidang keuangan dengan koordinasi dengan manajer
operasional.
- Membuat laporan bulanan dan tahunan (neraca) pejualan.
Accounting and Finance
Bertanggung jawab kepada manajer keuangan.
Tugas dan wewenang accounting and Finance adalah:
- Melakukan semua pembukuan yang berkaitan dengan masuk-keluarnya kas
perusahaan.
- Menerima kas masuk yang datangnya dari penjualan perusahaan.
- Mengeluarkan dana untuk keperluan operasional dengan persetujuan manajer
keuangan.
49 - Melakukan pembayaran kepada mitra usaha yang dalam hal ini adalah kewajiban
perusahaan dalam membayar setoran tiket-tiket yang telah keluar.
- Membuat laporan harian untuk memonitor perkembangan perusahaan dari hari ke
hari.
- Pembayaran tagihan-tagihan lainnya yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan
seperti tagihan telepon, listrik, dan sebagainya.
- Membuat laporan pajak ke instansi terkait.
Administration
Bertanggung jawab kepada manajer keuangan.
- Melakukan pembukuan segala bentuk dokumen yang telah dikeluarkan.
- Memonitor peredaran stok dokumen yang dimiliki perusahaan seperti tiket, invoice,
letter of guarantee, dan lain-lain pada setiap akhir bulan.
- Membuat laporan kepada perusahaan penerbangan terhadap penjualan yang telah
dilakukan.
- Melakukan pembukuan terhadap tiket yang dikembalikan oleh penumpang.
- Membuat laporan berapa jumlah tiket yang telah dikeluarkan tiap bulannya dan
dikelompokkan ke dalam airline tertentu sebagai bahan dari laporan tiap bulan.
3.4 Cakupan Pelayanan Perusahaan
Pelayanan perusahaan ini mencakup beberapa hal, yakni
1. Ticketing yang terdiri dari:
- International ticketing berupa pemesanan dan penjualan tiket pesawat udara dari
semua perusahaan penerbangan untuk tujuan seluruh penjuru dunia.
- Domestic Ticketing berupa pemesanan dan penjualan tiket pesawat udara dari semua
perusahaan penerbangan untuk tujuan domestik.
502. Tour yang terdiri dari:
- Insentif tour berupa tour yang dilaksanakan secara rutin setiap tahun pada bulan-
bulan tertentu.
- Kunjungan wisata dimana konsumen dapat merancang sendiri tempat-tempat wisata
yang ingin dikunjunginya. Dalam kunjungan wisata sudah termasuk kendaraan dan
pemandu wisata yang disediakan oleh Aero Tour dimana hotel dan tiket pesawat
dapat dipilih sendiri oleh konsumen.
3. Dokumen perjalanan berupa pengurusan visa ke berbagai negara, serta dokumen
perjalanan yang dibutuhkan seperti visa dan passport.
4. Rapat dan seminar berupa penyediaan hotel, ruang rapat, aktivitas luar, dan lain-lain.
Dilihat dari jenis usahanya, PT Aero Elang Tour tergolong dalam perusahaan jasa
karena perusahaan ini tidak memproduksi barang, melainkan memberikan jasa layanan
untuk setiap konsumen yang ingin melakukan perjalanan.
Cakupan pelayanan yang dimiliki oleh Aero Tour cukup luas. Hal ini dibuktikan
dengan layanan kepada corporate client berupa MICE (meeting, insentive tour, conference,
dan exhibition) dan walking guest berupa tour, penjualan tiket pesawat, dan dokumen
perjalanan.
3.5 Strategi Harga Perusahaan
PT Aero Elang Tour memberikan pelayanan kepada para konsumennya dengan
harga yang bersaing. Hal ini dibuktikan dengan harga produk seperti harga tiket pesawat
dan pengurusan dokumen perjalanan yang lebih murah dibandingkan dengan beberapa
perusahaan tour di lokasi sekitarnya. Untuk corporate client, konsumen dapat menunda
pembayaran antara seminggu sampai dengan sebulan sesuai dengan perjanjian. Hal ini
dilakukan agar perusahaan dapat merebut proyek-proyek yang ada dari pesaingnya.
513.6 Strategi Promosi Perusahaan
Untuk walking guest, perusahaan mengandalkan konsumen yang melihat papan
nama dan datang tanpa perlu melakukan promosi, selain itu perusahaan mengharapkan
adanya promosi dari mulut ke mulut (gethok-tular) dari konsumen yang merasa puas
dengan pelayanan perusahaan. Sedangkan untuk corporate client, perusahaan melakukan
kunjungan ke corporate untuk menawarkan profil perusahaan dan layanan berupa rapat dan
insentif yang diselingi dengan acara-acara menarik yang disediakan oleh perusahaan,
seperti games dan sebagainya.
3.7 Strategi Tempat/Lokasi Perusahan
Perusahaan memilih lokasi di area perumahan dimana konsumen yang tinggal di
area ini adalah konsumen yang rata-rata memiliki pendapatan menengah ke atas. Hal ini
sesuai dengan target konsumen yang ingin dicapai oleh perusahaan.
Sementara untuk corporate, Aero Tour tidak memilih daerah yang menjadi pusat
kota karena lokasi tidak menjadi kendala, sebab promosi yang dilakukan perusahaan tetap
dengan mengunjungi perusahaan yang menjadi targetnya tersebut.
3.8 Strategi Bukti Fisik Perusahaan
PT Aero Elang Tour memiliki reputasi yang baik di mata masyarakat karena
perusahaan ini sudah menjadi anggota IATA pada tahun 2003 dan telah menjadi
perusahaan tour yang memiliki urutan 20 besar dalam penjualan tiket pesawat sehingga
diakui sebagai perusahaan agen perjalanan. Perusahaan ini juga memiliki fasilitas angkutan
wisata berupa bis pariwisata yang khusus dirancang demi kenyamanan perjalanan.
523.9 Strategi Orang / Karyawan Perusahaan
PT Aero Elang Tour memiliki bagian personalia yang berpengalaman sejak tahun
1981 di bidang biro perjalanan dan perusahaan penerbangan. Perusahaan juga memiliki
staf-staf yang berpendidikan pariwisata setara D3 dan S1 serta karyawan-karyawan
berstandar internasional yang telah mengikuti berbagai training di dalam maupun di luar
negeri sehingga mampu menangani konsumen baik individu maupun corporate. Selain itu,
untuk melayani konsumen, karyawan Aero Tour bertugas di kantor pada hari Senin hingga
Jumat pada pukul 08.30 hingga 17.00 dan hari Sabtu pukul 09.00 hingga 15.00.
3.10 Sistem Reservasi yang sedang Berjalan
3.10.1 Proses Bisnis pada bagian Ticketing
Gambar 3.2 Diagram Usecase pada Bagian Ticketing
53
Gambar 3.3 Diagram Activity pada Bagian Ticketing
543.10.2 Proses Bisnis pada bagian Tour
Gambar 3.4 Diagram Usecase pada Bagian Tour
55
Gambar 3.5 Diagram Activity pada Bagian Tour
563.10.3 Proses Bisnis pada bagian Dokumen Perjalanan
Gambar 3.6 Diagram Usecase pada Bagian Dokumen Perjalanan
57
Gambar 3.7 Diagram Activity pada Bagian Dokumen Perjalanan
583.10.4 Proses Bisnis pada Corporate
Gambar 3.8 Diagram Usecase pada Corporate
Gambar 3.9 Diagram Activity pada Corporate
Bagian Ticketing
Konsumen
Mencari Informasi
Ticketing Supervisor
MemberikanInformasi
Memesan Tiket
Membuat Invoice
Membawa Invoice
Membayar
Memberikan BuktiPembayaran
Mengambil Tiket
Kasir
Menerima Pembayaran
KasirTicketing SupervisorKonsumen
Mencari Informasi
Memberikan Informasi
Memesan Tiket
Membuat Invoice
Memberikan kepada konsumen
Menerima Invoice
Membawa invoice Menghitung pembayaran
Membayar
Mencetak bukti pembayaran
Membukukan bukti pembayaranMenerima buki pembayaran
Memberikan bukti pembayaran Memberikan tiket
Menerima tiket
Bagian Tour
Konsumen
Mencari Informasi
MemberikanInformasi
Tour Supervisor
Memilih Paket Tour
Membuat TandaBukti Persetujuan
Membayar
Memberikan buktipembayaran
Kasir
KasirTour SupervisorKonsumen
Mencari Informasi Memberikan Informasi
Memilih Paket Tour
Membuat tanda bukti persetujuan
Memberikan tanda bukti persetujuanMembawa tanda bukti persetujuan
Memberikan tanda bukti persetujuan Menerima tanda bukti persetujuan
Melakukan pembayaran
Bagian Dokumen Perjalanan
Konsumen
Mencari Informasi
Tour Supervisor
MemberikanInformasi
MemberikanSurat-surat
MemberikanTandaBukti
Mengurus DokumenPerjalanan
MenghubungiKonsumen
Membawa Tanda Bukti
Membayar
Kasir
Menerima Pembayaran
Memberikan DokumenPerjalanan
KasirTour SupervisorKonsumen
Mencari Informasi Memberikan Informasi
Memberikan surat-surat
Memberikan tanda bukti
Menerima surat-surat
Menerima tanda bukti
Mengurus dokumen
Menghubungi konsumenMembawa tanda bukti
Menerima tanda bukti
Melakukan pembayaran
Memberikan bukti pembayaran
Memberikan bukti bayar
Memberika dokumen perjalanan
Menerima dokumen perjalanan
CorporateManajer Penjualan
Menghubungi corporate
Menawarkan company profile Menerima informasi MICE
Memperoleh kesepakatanMembuat kontrak