bab 3 gambaran proses bisnis 3.1 sejarah rumah sakitthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2008-1-00167-ka bab...
TRANSCRIPT
43
BAB 3
GAMBARAN PROSES BISNIS
3.1 Sejarah Rumah Sakit
Rumah sakit Budi Lestari berdiri pada tanggal 25 April 1982, berupa Rumah
Bersalin “Murni” didirikan oleh Alm. Bapak Letkol Ismoko (purn), sebagai ketua
pendiri yayasan Semangun. Surat izin operasional dari dinas kesehatan propinsi jawa
barat No.2341/KS030/XI/1982 tanggal 13 November 1982 dan dirjen yankes depkes
RI pusat No.0674/YANKES/RSKS/1985 tanggal 22 Mei 1985. Pada tahun 1987
nama rumah bersalin ini berubah menjadi Rumah Sakit Umum Budi Lestari. Pada
tahun 1991 jumlah tempat tidur berubah dari 13 tempat tidur menjadi 47 tempat
tidur, dan mulai dibuat kamar operasi. Kemajuan lain yang telah diraih adalah pada
tahun 2001 sampai sekarang jumlah tempat tidur mencapai 52 tempat tidur.
3.1.1 Status dan Kedudukan RS. Budi Lestari
Status Rumah Sakit Budi Lestari adalah rumah sakit umum swasta,
dibawah naungan yayasan “Semangun”. Berkedudukan pada Jl. Kyai Haji
Noer Ali No.2 Bekasi dan berdiri diatas lahan seluas 3.050 m2 dan luas
bangunan mencapai 1.780 m2.
3.1.2 Visi Misi Rumah Sakit
Visi rumah sakit Budi Lestari adalah “Menjadi Rumah Sakit Yang
Mengutamakan Mutu Pelayanan Kesehatan Bagi Kepuasan Pelanggan”.
Misi rumah sakit Budi Lestari adalah :
44
1) Mengelola pelayanan kesehatan secara profesional.
2) Memuaskan pelanggan melalui pelayanan kesehatan yang
kompetitif dan terjangkau.
3) Meningkatkan kualitas SDM melalui pendidikan dan
pelatihan.
4) Dapat bekerja dengan institusi terkait.
3.1.3 Tujuan Rumah Sakit
Tujuan didirikannya Rumah Sakit Umum Budi Lestari adalah untuk
membantu pemerintah dalam meningkatkan derajat kesehatan bagi
masyarakat melalui peningkatan mutu pelayanan.
3.1.4 Moto Rumah Sakit
Moto rumah sakit Budi Lestari adalah “Kesehatan Anda adalah
Kebanggaan Kami”.
3.1.5 Jenis-jenis pelayanan
1. Rawat jalan
a) Poli Kebidanan dan Kandungan
b) Poli Bedah Umum
c) Poli Bedah Orthopedi
d) Poli Bedah Urologi
e) Poli Anak
f) Poli Penyakit Dalam
45
g) Poliklinik THT
h) Poli Mata
i) Poli Syaraf
j) Poli Akupuntur Medik
k) Poli Penyakit Kulit dan Kelamin
2. Rawat inap
a. Nama kamar :
1. Ruang Anggrek
2. Ruang Cempaka
3. Ruang Bougenville
4. Ruang Dahlia
5. Ruang Melati
b. Jenis kelas :
1. Kelas Utama
2. Kelas I
3. Kelas II
4. Kelas III
5. Perinatologi
3. Pelayanan penunjang :
a) Instalasi Radiologi
b) Instalasi Laboratorium
c) Instalasi Farmasi
d) Instalasi Gizi
46
e) Kamar Operasi
4. Jadwal Praktek Dokter :
a) UGD : 24 Jam
b) Poliklinik Umum : 08.00 – 14.00
c) Poliklinik Spesialis : 08.00 – 14.00 (pagi)
17.00 – 21.00 (sore)
47
3.1.6 Struktur Organisasi Rumah Sakit
Sumber: RS Budi Lestari
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Rumah Sakit Budi Lestari
48
3.1.7 Tugas dan Wewenang
I. PIMPINAN
Pimpinan terdiri dari Direktur dan Ketua Komite Medik
1. Direktur
Tugas dan Wewenang:
a. Menyusun dan melaksanakan kebijakan Rumah Sakit sejalan
dengan visi, misi dan tujuan Yayasan, serta peraturan dan
perundang-undangan yang berlaku.
b. Memimpin, mengkoordinir dan mengawasi kegiatan pelaksanaan
semua bidang yang ada di Rumah Sakit.
c. Memberi petunjuk dan pengarahan kepada karyawan Rumah
Sakit.
d. Menyusun program kerja dan anggaran belanja Rumah Sakit
e. Melaksanakan program kerja dan anggaran tahunan yang telah
disetujui dan membuat laporan kepada Ketua Yayasan secara
berkala termasuk pertanggung jawaban keuangan.
f. Menyusun rencana strategi dan rencana induk pengembangan
Rumah Sakit.
g. Mengangkat dan memberhentikan karyawan Rumah Sakit.
h. Dapat berhubungan langsung baik keluar maupun ke dalam untuk
kepentingan Rumah Sakit.
2. Ketua Komite Medik
Tugas dan Wewenang:
49
a. Ketua Komite Medik bersama dengan Direktur menyusun Standar
Pelayanan Medis dan memantau pelaksanaannya.
b. Meningkatkan program pelayanan, pendidikan dan pelatihan serta
penelitian dan pengembangan.
c. Memantau pelaksanaan etika profesi secara langsung maupun
tidak langsung agar sesuai standar yang telah ditentukan.
d. Melaksanakan pembinaan etika profesi dan tugas tenaga medis
sesuai aturan dan standar yang telah ditentukan.
e. Mengatur kewenangan profesi anggota medis fungsional sesuai
dengan ketentuan di RSBL untuk kelancaran pelaksanaan tugas
dan memantau pelaksanaannya.
f. Mengembangkan program pelayanan medis sesuai dengan
kemajuan teknologi untuk meningkatkan mutu pelayanan.
g. Memberikan usul dan saran kepada Direktur dalam hal
pengembangan Rumah Sakit dan personil medik fungsional.
h. Membuat laporan kegiatan kepada Direktur.
i. Menyelesaikan masalah-masalah kasus etika profesi anggota staf
medis fungsional sesuai dengan ketentuan-ketentuannya.
II. PEMBANTU PIMPINAN
1. Kepala Departemen Medik
Tugas dan Wewenang:
a. Menyusun program kerja di bidang medik dan penunjang medik
sesuai dengan kebijaksanaan Rumah Sakit yang telah ditetapkan.
50
b. Mengawasi, mengevaluasi, mengkoordinir dan bertanggung
jawab terhadap pelaksanaan program kerja dari bidang-bidang
yang menjadi ruang lingkup tugasnya.
c. Memberi petunjuk, pengarahan dan penilaian kepada
bawahannya.
d. Melaksanakan koordinasi dengan Kepala Departemen Umum &
Kepala Bagian Keuangan demi kelancaran tugasnya.
e. Mengevaluasi kinerja dan perilaku profesionalisme setiap anggota
staf fungsional medik.
f. Membantu Direktur Rumah Sakit menyusun berbagai peraturan
termasuk SOP yang ada hubungannya dengan pelayanan medik
termasuk tarif Rumah Sakit dan kegiatan-kegiatan lain yang
menyangkut profesi.
g. Memberikan saran kepada Direktur Rumah Sakit untuk
pengangkatan dan pemberhentian para praktisi Dokter.
h. Dapat berhubungan langsung baik keluar maupun ke dalam atas
nama Direktur Rumah Sakit dalam bidangnya dengan
sepengetahuan dan persetujuan Direktur Rumah Sakit.
2. Kepala Departemen Umum
Tugas dan Wewenang:
a. Menyusun program kerja di bidang administrasi umum sesuai
dengan kebijaksanaan Rumah Sakit yang telah ditetapkan.
b. Membantu Direktur Rumah Sakit dalam menyusun rencana
program kerja dari semua bidang yang ada di Rumah Sakit.
51
c. Mengawasi, mengevaluasi, mengkoordinir dan bertanggung
jawab terhadap pelaksanaan program kerja dari bidang-bidang
yang menjadi ruang lingkup tugasnya.
d. Membantu Direktur menyusun dan membuat laporan pelaksanaan
program kerja Rumah Sakit.
e. Melaksanakan koordinasi dengan Kepala Departemen Medik dan
Kepala Bagian Keuangan demi kelancaran tugasnya.
f. Dapat berhubungan langsung baik keluar maupun ke dalam atas
nama Direktur di bidangnya dengan sepengetahuan persetujuan
Direktur Rumah Sakit.
3. Kepala Bagian Keuangan
Tugas dan Wewenang:
a. Melaksanakan kegiatan keuangan Rumah Sakit.
b. Membantu Direktur dalam menyusun anggaran sesuai dengan
program kerja di masing-masing bidang yang ada di Rumah Sakit.
c. Mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan dukungan anggaran
program dari semua bidang yang ada di Rumah Sakit.
d. Memberi petunjuk, pengarahan dan penilaian kepada
bawahannya.
e. Melaksanakan koordinasi dengan Kepala Departemen Umum,
Kepala Departemen Medik dan para Kepala Bagian lainnya di
lingkungan Rumah Sakit dengan sepengetahuan/persetujuan
Direktur demi kelancaran tugasnya.
52
III. SEKRETARIS UMUM
Tugas dan Wewenang:
a. Melaksanakan pembuatan/pengetikan surat-surat intern maupun yang
keluar dari RS. Budi Lestari.
b. Memberikan nomor-nomor surat yang masuk maupun yang keluar
RS. Budi Lestari.
c. Mempersiapkan surat-surat masuk dan keluar RS. Budi Lestari sesuai
dengan klasifikasinya.
d. Tugas-tugas lain yang diberikan atasannya yang berhubungan dengan
ruang lingkup kerjanya.
IV. PELAKSANA DAN PEMBANTU PELAKSANA DEPARTEMEN
MEDIK.
A. Bidang Medik
A.1. Pelaksana Utama
1. Kepala Bidang Medik
Tugas dan Wewenang:
a. Membantu program kerja sesuai dengan kebijaksanaan yang telah
ditetapkan.
b. Mengawasi, mengevaluasi, mengkoordinir, dan bertanggung
jawab terhadap pelaksanaan program kerja dari bidang-bidang
yang menjadi ruang lingkup tugasnya.
c. Bekerja sama dengan Kepala bagian Personalia merencanakan
program pelatihan dan pengembangan tenaga medik dan para
medik agar lebih profesional.
53
d. Memberi petunjuk, pengarahan dan penilaian kepada
bawahannya.
e. Melaksanakan koordinasi Kepala-kepala Bagian di lingkungan
Departemen Medik maupun di luar Departemen Medik untuk
kelancaran tugasnya.
A.2. Pembantu Pelaksana Utama
1. Kepala Seksi Poliklinik dan Bangsal
Tugas dan Wewenang:
a. Mengelola Pelaksanaan rawat jalan di poliklinik.
b. Menjamin adanya dokter di masing-masing poliklinik secara
berkesinambungan.
c. Membuat laporan bulanan kunjungan pasien.
d. Memberikan petunjuk dan pengarahan kepada bawahannya.
e. Melakukan visite pasien rawat inap tanpa mengurangi
kewenangan dokter pemilik pasien.
f. Melakukan penanganan kegawatan pada pasien rawat inap sesuai
dengan permintaan paramedis.
g. Melakukan koordinasi dengan bidang-bidang lain di bawah
Departemen Medik.
2. Kepala Seksi MCU
Tugas dan Wewenang:
a. Membuat perencanaan program Medical Check Up baik di dalam
maupun di luar Rumah Sakit.
54
b. Melaksanakan koordinasi dengan bagian marketing untuk
mempromosikan kegiatan Medical Check Up di luar Rumah
Sakit.
c. Mengkoordinir pelaksanaan Medical Check Up baik di dalam
maupun di luar Rumah Sakit.
d. Melakukan kegiatan dengan rekanan perusahaan lain yang
diperlukan dalam pelaksanaan Medical Check Up.
B. Bidang Penunjang Medik
B.1. Pelaksana Utama
1. Kepala Bidang Penunjang Medik
Tugas dan Wewenang:
a. Membuat kegiatan program kerja sesuai dengan kebijaksanaan
yang telah ditetapkan.
b. Mengawasi, mengevaluasi, mengkoordinir dan bertanggung
jawab terhadap pelaksanaan program kerja dari unit-unit instalasi
yang berada dalam ruang lingkup tugasnya.
c. Memberi petunjuk, pengarahan dan penilaian pada bawahannya.
d. Melaksanakan koordinasi dengan para kepala bidang baik di
lingkungan Departemen Medik, Departemen Umum maupun
dengan bagian keuangan untuk kelancaran tugasnya.
e. Dapat berhubungan langsung baik ke luar maupun ke dalam atas
nama Kepala Departemen Medik dengan sepengetahuannya
dalam ruang lingkup tugas dan wewenangnya.
B.2. Pembantu Pelaksana Utama
55
1. Kepala UGD
Tugas:
a. Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan di UGD.
b. Mengatur jadwal dokter.
c. Membuat perencanaan program kegiatan pelaporan, mengevaluasi
dan mensosialisasikan.
Wewenang:
a. Memberikan saran dan pertimbangan pada Direktur.
b. Mengorganisasikan kegiatan pelayanan UGD.
c. Memberikan tugas, petunjuk dan penilaian pada bawahan.
d. Memberi pembinaan, penilaian pembuatan teguran terhadap
bawahan.
2. Kepala Kamar Operasi
Tugas dan Wewenang:
a. Mengkoordinir seluruh kegiatan di Kamar Operasi.
b. Merencanakan permintaan alat dan pemakaian obat.
c. Membuat laporan pemakaian obat-obatan serta laporan jumlah
tindakan operasi.
d. Mengkoordinir perencanaan pelayanan operasi.
e. Membuat jadwal dinas dan kegiatan perawat.
f. Memantau pelaksanaan tugas yang dibebankan.
g. Mengatur pemanfaatan SDM secara efektif dan efisien.
h. Bertanggung jawab terhadap jadwal Dokter operasi, anaestesi
beserta perawat anaestesi.
56
3. Kepala Seksi Gizi
Tugas dan Wewenang:
a. Mengkoordinir seluruh kegiatan di Instalasi Gizi.
b. Menyusun rencana dan melaksanakan pengelolaan menu/diet
pasien rawat inap dan karyawan RS. Budi Lestari.
c. Bertangggung jawab terhadap jenis dan kualitas menu/diet pasien
dan karyawan RS. Budi Lestari.
d. Mengkoordinir pembinaan posyandu yang menjadi binaan RS.
Budi Lestari
e. Menjaga dan memelihara alat-alat dapur RS. Budi Lestari.
f. Menyusun laporan bulanan kegiatan Instalasi Gizi.
4. Kepala Seksi Laboratorium
Tugas dan Wewenang:
a. Mengkoordinir seluruh kegiatan di Instalasi Laboratorium.
b. Menyusun rencana dan melaksanakan pengelolaan pemeriksaan
Pathologi Klinik pasien rawat inap, rawat jalan dan pasien dari
luar RS. Budi Lestari.
c. Bertanggung jawab terhadap proses/hasil pemeriksaan Pathologi
Klinik kepada pengguna jasa laboratorium.
d. Bertanggung jawab terhadap penggunaan alat/bahan yang
menjadi wewenangnya.
e. Melaksanakan koordinasi dengan para kepala bidang-bidang
lainnya di lingkungan RS. Budi Lestari untuk kelancaran
tugasnya.
57
5. Kepala Instalasi Radiologi
Tugas dan Wewenang:
a. Melaksanakan kegiatan program yang ditetapkan oleh RS. Budi
Lestari serta mengawasi, mengevaluasi, mengkoordinasi, dan
bertanggung jawab terhadap pelaksanaan program pelayanan
radiologi.
b. Memberi petunjuk, pengarahan dan penilaian kepada
bawahannya.
c. Bertanggung jawab terhadap penggunaan dan perawatan perlatan
medik dan non medik yang menjadi wewenangnya.
d. Melaksanakan koordinasi dengan para kepala bidang-bidang
lainnya di lingkungan RS. Budi Lestari untuk kelancaran
tugasnya.
C. Bidang Rekam Medis
C.1. Pelaksana Utama
1. Kepala Bidang Rekam Medis
Tugas:
a. Mengkoordinir Pelaksanaan Proses Rekam Medis
b. Merencanakan program Rekam Medis
c. Mengusulkan Peningkatan Pelayanan Rekam Medis
d. Membuat Jadwal Dinas Rekam Medis
e. Membuat analisa laporan Rekam Medis dan
mensosialisasikannya.
f. Mengawasi proses Rekam Medis.
58
g. Memimpin jalannya rapat/pertemuan berkala Rekam Medis.
Wewenang:
a. Membuat kebijakan tentang Rekam Medik
b. Membimbing staf/petugas sehingga menguasai proses Rekam
Medik.
c. Memberikan teguran pada petugas Rekam Medik
d. Membuat evaluasi tentang Rekam Medik.
C.2. Pembantu Pelaksana Utama
1. Kepala Seksi Administrasi Medis
Tugas:
a. Mengelola Tempat Pendaftaran Pasien (TPP) Rawat Jalan dan
Rawat Inap, UGD.
b. Mengidentifikasikan data sosial pasien secara lengkap, jelas dan
akurat.
c. Mendistribusikan dokumen pada unit terkait yang membutuhkan.
d. Menerima dokumen Rekam Medis
e. Membuat dan melengkapi Register Rawat Jalan dan Rawat Inap.
f. Melakukan penyimpanan dokumen Rawat Jalan dan Rawat Inap.
Wewenang:
a. Berwenang untuk menentukan tempat pelayanan sesuai dengan
kebutuhan pasien.
b. Memberikan informasi tentang pelayanan Rumah Sakit.
c. Berwenang memberikan informasi untuk keperluan internal
Rumah Sakit atas persetujuan Kepala Bidang Rekam Medis.
59
d. Memberikan informasi untuk keperluan eksternal rumah sakit atas
persetujuan Direktur Rumah Sakit dan pasien.
2. Kepala Seksi Pengolahan Data dan Pelaporan
Tugas:
a. Mengelola tempat pengelolaan data dan pelaporan
b. Mengumpulkan dan merekapitulasi data dari semua unit di rumah
sakit.
c. Melakukan assembling dokumen rawat inap.
d. Melakukan coding dokumen rawat inap.
e. Mengolah data yang sudah terkumpul.
f. Melaporkan kepada Kepala Bidang Rekam Medik sesuai dengan
waktu yang disepakati.
Wewenang:
a. Berwenang untuk mengkoordinir pengumpulan data dari semua
unit di Rumah Sakit.
b. Berwenang untuk mengeluarkan data untuk keperluan internal
atas persetujuan Kepala Bidang.
c. Berwenang untuk mengeluarkan data untuk keperluan eksternal
atas persetujuan Direktur.
D. Bidang Perawatan
D.1. Pelaksana Utama
1. Kepala Bidang Perawatan
Tugas dan Wewenang:
60
a. Membantu Ka.Dep Medik dalam melaksanakan kegiatan program
yang telah ditetapkan oleh RS. Budi Lestari di bidang perawatan
inap maupun perawatan jalan.
b. Mengawasi, mengevaluasi, mengkoordinasi dan bertanggung
jawab terhadap pelaksanaan program pelayanan rawat inap dan
perawatan jalan.
c. Menyusun dan mengatur sistem dinas paramedis baik di
perawatan inap maupun di perawatan jalan.
d. Bertanggung jawab terhadap penggunaan dan perawatan peralatan
medik dan non medik yang menjadi wewenangnya.
e. Memberi petunjuk, pengarahan dan penilaian kepada
bawahannya.
f. Melaksanakan koordinasi dengan para Pembantu Pelaksana
lainnya untuk kelancaran tugasnya.
g. Dapat berhubungan langsung baik keluar maupun ke dalam,
dalam ruang lingkup tugasnya dengan persetujuan Ka.Dep Medik.
h. Mengkoordinir pelaksanaan masukan keperawatan
i. Mengkoordinir pelaksanaan peningkatan mutu keperawatan.
j. Mengkoordinir pelaksanaan etika keperawatan.
D.2. Pembantu Pelaksana Utama
1. Kepala Ruang Kamar Bersalin/VK & Perinatologi
Tugas dan Wewenang:
a. Mengkoordinir semua kegiatan keperawatan.
61
b. Bertangggung jawab terhadap asuhan keperawatan dan asuhan
kebidanan.
c. Menjalin hubungan yang baik dengan para dokter spesialis
d. Membuat laporan bulanan dan tahunan.
2. Kepala Ruang Dahlia
Tugas dan Wewenang:
a. Mengkoordinir semua kegiatan keperawatan di ruang dahlia.
b. Bertanggung jawab terhadap asuhan keperawatan di ruang dahlia.
c. Membuat laporan bulanan dan tahunan.
3. Kepala Ruang Anggrek
Tugas dan Wewenang:
a. Mengkoordinir semua kegiatan keperawatan di ruang Anggrek.
b. Bertanggung jawab terhadap asuhan keperawatan di ruang
Anggrek.
c. Membuat laporan bulanan dan tahunan.
4. Kepala Ruang Cempaka
Tugas dan Wewenang:
a. Mengkoordinir semua kegiatan keperawatan di ruang cempaka.
b. Bertanggung jawab terhadap asuhan keperawatan di ruang
cempaka.
c. Membuat laporan bulanan dan tahunan.
E. Bidang Farmasi
E.1. Pelaksana Utama
1. Kepala Bidang Farmasi
62
Tugas dan Wewenang:
a. Mengkoordinir pelayanan obat dan kesehatan baik internal
maupun eksternal RS. Budi Lestari.
b. Melakukan control terhadap pemesanan, penerimaan,
penyimpanan dan distribusi obat-obatan di lingkungan RS. Budi
Lestari.
c. Memberikan petunjuk dan pengarahan kepada bawahannya.
d. Melakukan koordinasi dengan para Kepala Seksi dibidangnya dan
Kepala bidang yang lain di lingkungan Departemen Medik dan
Departemen Umum.
e. Membuat laporan bulanan kinerja bidang farmasi.
E.2. Pembantu Pelaksanan Utama
1. Kepala Seksi Depo Farmasi
Tugas dan wewenang:
a. Mengkoordinir pelayanan resep pasien Rawat Inap.
b. Melaksanakan perencanaan pengadaan obat sehingga ada jaminan
ketersediaan obat di UGD/Poliklinik/OK/VK/ Ranap.
c. Menerima permintaan obat dan alat kesehatan di ruangan-ruangan
dan apotik.
d. Mendistribusikan obat ke gudang obat/logistik sesuai dengan
permintaan ruangan.
e. Melakukan stok opname obat tiap 10 hari sekali.
f. Memberi petunjuk dan pengarahan kepada bawahannya.
2. Kepala Seksi Apotik
63
Tugas dan Wewenang:
a. Mengkoordinir pelayanan resep pasien Rawat Jalan RS. Budi
Lestari dan pasien luar RS. Budi Lestari.
b. Membuat perencanaan pengadaan obat ke Depo Farmasi sesuai
dengan kebutuhan stok minimal.
c. Melakukan stok opname setiap 10 hari sekali.
d. Bertanggung jawab terhadap ketersediaan obat sesuai dengan
standar obat RS. Budi Lestari.
e. Melakukan penerimaan barang pesanan dari bagian pembelian.
V. PELAKSANA DAN PEMBANTU PELAKSANA DEPARTEMEN
UMUM.
Staf Departemen Umum setingkat Kepala Bagian terdiri dari Bagian
Personalia, Bagian Rumah Tangga (RUTA), Bagian Logistik dan Bagian
Pemasaran/Humas.
A. BAGIAN SDM
A.1. Pelaksana Utama
1. Kepala Bagian SDM
Tugas dan Wewenang:
a. Melaksanakan kegiatan program kerja sumber daya manusia yang
meliputi pelaporan, pengadaan karyawan, pelatihan,
pengembangan, pembinaan dan pemutusan hubungan kerja.
b. Membantu Kepala Departemen Umum dalam menyusun program
kerja Rumah Sakit.
64
c. Mengawasi, mengevaluasi dan bertanggung jawab terhadap
pelaksanaannya yang menjadi ruang lingkup tugas dan tanggung
jawabnya.
d. Melaksanakan koordinasi dengan bidang-bidang lainnya yang ada
di RS. Budi Lestari.
e. Dapat berhubungan langsung dengan semua bidang yang ada di
Rumah Sakit dengan sepengetahuan Kepala Departemen Umum.
f. Membuat Surat Keputusan bagi karyawan orientasi, calon
karyawan, karyawan kontrak dan karyawan tetap yang berisi
tentang identitas karyawan, golongan, jabatan, masa kerja, gaji
dan lain sebagainya.
g. Membuat analisa ketenagaan RS. Budi Lestari setiap 1 tahun
sekali.
h. Membuat Pedoman Peraturan Pembinaan Karyawan RS. Budi
Lestari.
i. Membuat peraturan-peraturan/ketentuan-ketentuan tentang
kedisiplinan karyawan beserta sanksi pelanggarannya.
A.2. Pembantu Pelaksana Utama
1. Kepala Sub Bagian Personalia
Tugas dan Wewenang:
a. Membuat daftar hadir karyawan/ti
b. Memeriksa absensi karyawan/ti dan membuat rekapitulasinya
pada format yang telah ada.
65
c. Memasukan data karyawan apabila terjadi perubahan data lama
atau adanya penambahan karyawan baru.
d. Mengetik surat-surat dan dokumen-dokumen lainnya.
e. Mendistribusikan surat-surat dan dokumen lainnya ke pihak yang
terkait.
f. Membuat Surat Perjalanan Dinas bagi karyawan RS. Budi Lestari,
serta mengarsipkannya.
2. Kepala Sub Bagian Diklat
Tugas dan Wewenang:
a. Membuat program pendidikan dan pelatihan bagi karyawan RS.
Budi Lestari.
b. Mengkoordinir pelaksanaan program pendidikan dan pelatihan
karyawan RS. Budi Lestari.
c. Mengawasi dan mengevaluasi pelasanaan program pendidikan
dan pelatihan karyawan RS. Budi Lestari.
d. Mengkoordinir, mengatur dan mengawasi kegiatan pendidikan
dan pelatihan pelajar/mahasiswa yang melakukan
praktek/magang/pengambilan data di RS. Budi Lestari.
e. Merekap data penilaian dan membuat sertifikat bagi para
pelajar/mahasiswa tersebut.
f. Mengarsipkan sertifikat-sertifikat pendidikan dan pelatihan
karyawan RS. Budi Lestari.
g. Bersama-sama dengan Kepala Bagian Medik mengkoordinir
pengurusan perpustakaan RS. Budi Lestari.
66
B. BAGIAN RUMAH TANGGA (RUTA)
B.1. Pelaksana Utama
1. Kepala Bagian Rumah Tangga (RUTA)
Tugas dan Wewenang:
a. Membuat kegatan program kerja sesuai dengan kebijaksanaan
yang telah ditetapkan.
b. Merencanakan kebutuhan rutin sarana perawatan termasuk
pakaian seragam karyawan.
c. Mengawasi, mengevaluasi, mengkoordinir dan bertanggung
jawab terhadap pelaksanaan program kerja dari bidang-bidang
yang menjadi ruang lingkup tugasnya.
d. Memberi petunjuk, pengarahan dan penilaian kepada
bawahannya.
e. Melaksanakan koordinasi dengan para Kepala Bagian di dalam
maupun di luar Departemen Umum untuk kelancaran tugasnya.
f. Mengelola keamanan dan kebersihan Rumah Sakit.
g. Mengelola sarana transportasi dan ambulance.
h. Mengelola pemeliharaan peralatan medik maupun non medik agar
selalu dalam kondisi siap pakai.
B.2. Pembantu Pelaksana Utama
1. Koordinator Keamanan
Tugas dan Wewenang
a. Bertanggung jawab atas Keamanan RS. Budi Lestari baik di
dalam maupun di luar gedung.
67
b. Bertugas mengawasi dan menjaga keamanan RS. Budi Lestari
baik di dalam maupun di luar gedung.
c. Mengkoordinir jadwal para satuan pengaman (SATPAM)
RS.Budi Lestari serta mengatur pembagian tugas-tugasnya.
d. Berkoordinasi dengan bagian-bagian lain baik di dalam maupun
di luar lingkungan Departemen Umum.
2. Koordinator Sub Bagian Kebersihan
Tugas dan Wewenang:
a. Bertanggung jawab atas kebersihan RS. Budi Lestari baik di
dalam maupun di luar gedung.
b. Mengatur pembagian tugas-tugas para Cleaning Service.
c. Mengkoordinir jadwal para Cleaning Service.
d. Mengawasi dan mengevaluasi pekerjaan para Cleaning Service.
e. Memberikan petunjuk dan pengarahan kepada para Cleaning
Service.
3. Koordinator Kendaraan
Tugas dan Wewenang:
a. Bertanggung jawab atas kendaraan dinas RS. Budi Lestari.
b. Mengatur jadwal pemakaian kendaraan.
c. Mengkoordinir jadwal para supir
4. Koordinator PSRS
Tugas dan Wewenang:
a. Mengkoordinir pemeliharaan bangunan RS. Budi Lestari.
b. Memperbaiki kerusakan-kerusakan bangunan.
68
c. Melakukan pengecatan baik pengecatan baru maupun pengecatan
ulang.
d. Mengawasi dan mengkoordinir renovasi gedung RS. Budi Lestari.
e. Memelihara keindahan bangunan.
C. BAGIAN LOGISTIK
C.1. Pelaksana Utama
1. Bagian Logistik
Tugas dan Wewenang:
a. Melaksanakan pengadaan kebutuhan rutin Rumah Sakit sesuai
dengan program kerja yang ada di Rumah Sakit.
b. Mengumpulkan informasi yang berkaitan dengan rencana
pengadaan kebutuhan Rumah Sakit yang berhubungan dengan
instalasi.
c. 3Merawat data-base rekanan Rumah Sakit.
d. Melaksanakan koordinasi dengan bagian-bagian yang ada di
lingkungan Rumah Sakit sejauh mana masih ada kaitannya
dengan ruang lingkup tugas dan tanggung jawabnya demi
kelancaran tugasnya.
e. Dapat berhubungan langsung keluar maupun ke dalam atas nama
Kepala Departemen Umum dengan sepengetahuan/persetujuan
Kepala Departemen Umum.
C.2. Pembantu Pelaksana Utama
1. Kepala Sub Bagian Pengadaan
Tugas dan Wewenang:
69
a. Menginput daftar barang-barang ke dalam komputer setiap hari
melalui faktur yang datang.
b. Membuat HPP Rumah Sakit.
c. Membuat HPP Apotik
d. Membuat Laporan Penjualan Apotik
e. Membuat Laporan Pinjaman Apotik.
2. Kepala Sub Bagian Gudang
Tugas dan Wewenang:
a. Mengerjakan stock pemasukan barang yang masuk gudang ke
dalam komputer dan kartu stock.
b. Mengerjakan pembelian tunai.
c. Menerima barang dari supplier
d. Melayani permintaan depo farmasi.
e. Depecta barang kosong ke bagian pembelian.
D. BAGIAN PEMASARAN/HUMAS
D.1. Pelaksana Utama
1. Kepala Bagian Pemasaran dan Humas
Tugas dan Wewenang:
a. Melaksanakan kegiatan keluar maupun ke dalam secara proaktif,
reaktif dan konstruktif untuk mengantisipasi hal-hal yang
diperkirakan merusak nama baik Rumah Sakit, serta kegiatan
pemasaran baik langsung maupun tidak langsung perorangan
maupun pemakai yang memerlukan pelayanan Rumah Sakit.
70
b. Membina hubungan baik antar Rumah Sakit maupun unit-unit
pelayanan lainnya termasuk mantan pasien dan lingkungan
Rumah Sakit.
c. Mengawasi dan mengevaluasi segala gejolak berita baik media
cetak maupun media elektronika yang diperkirakan akan
mendiskreditkan Rumah Sakit serta melaksanakan kegiatan
Market intelegensi (mengevaluasi dan menganalisa masalah
persaingan pasar), khususnya dalam pengurusan tarif rumah sakit.
d. Merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi pelaksanaan
program kerja promosi yang menjadi tanggung jawabnya.
e. Melaksanakan koordinasi dengan bidang-bidang lainnya yang ada
di Rumah Sakit untuk mendapatkan masukan/bahan-bahan untuk
keperluan bidang pemasaran dan kehumasan.
f. Dapat berhubungan langsung baik keluar maupun ke dalam atas
nama Direktur RS. Budi Lestari dalam ruang lingkup tugas dan
tanggung jawabnya dengan sepengetahuan/persetujuan Ka.Dep
Umum.
D.2. Pembantu Pelaksana Utama
1. Kepala Sub Bagian Pemasaran Internal
Tugas dan Wewenang:
a. Melaksanakan pemasaran secara internal RS. Budi Lestari yang
menyangkut kepuasan pelanggan terutama dalam pelayanan di
semua bidang.
71
b. Mengatasi masalah-masalah yang timbul yang menyangkut
kepuasan pelanggan (komplain) untuk sesegera mungkin
diselesaikan secara internal.
c. Membuat brosur, leaflet, spanduk dan lain-lain untuk proses
pemasaran internal.
d. Membuat rencana kegiatan marketing.
2. Kepala Sub Bagian Customer Service
Tugas dan Wewenang:
a. Membuat program-program peningkatan customer service, termasuk
pelatihan untuk karywan dengan berkoordinasi dengan bagian diklat
rumah sakit.
b. Melakukan survey kepuasan pelanggan sehingga dapat diketahui
kebutuhan pelanggan.
3. Kepala Sub Bagian Pemasaran Eksternal
Tugas dan Wewenang:
a. Melaksanakan kegiatan keluar secara proaktif, reaktif dan
konstruktif ke perusahaan, asuransi, dan lain-lain dengan target
minimal 4 perusahaan dalam satu bulan.
b. Mengantisipasi hal-hal yang diperkirakan merusak nama baik RS.
Budi Lestari yang datang dari lingkungan luar RS. Budi Lestari.
c. Mengetahui sesegera mungkin semua kebutuhan pelanggan yang
berkembang di lingkungan RS. Budi Lestari untuk segera
dilaporkan ke Kepala Bagian Pemasaran.
72
d. Membina hubungan baik dengan perusahaan, asuransi, klinik
praktek, praktek bidan, posyandu dan unit usaha lain.
VI. PELAKSANA UTAMA BAGIAN KEUANGAN.
1. Bendahara
Tugas dan Wewenang:
a. Melakukan pembayaran atas persetujuan Direktur atau Kepala
Bagian Keuangan.
b. Melakukan penerimaan dari kasir, baik tunai/kredit beserta
slip/voucher penerimaan (pendapatan) harian.
c. Membuat slip/voucher setoran ke bank atas persetujuan Kepala
Bagian Keuangan.
d. Membuat laporan keuangan.
e. Melakukan pembayaran faktur-faktur obat.
2. Kepala Sub Bagian Akuntansi I
Tugas dan Wewenang:
a. Membuat laporan keuangan beserta analisanya secara berkala.
b. Menghitung gaji karyawan RS. Budi Lestari.
c. Mengoreksi jasa dokter.
d. Mengoreksi laporan Bendahara.
3. Kepala Sub Bagian Akuntansi II
Tugas dan Wewenang:
a. Membuat laporan pajak dokter rawat inap/rawat jalan.
b. Membuat buku kas pendamping untuk pajak.
c. Cek tagihan/piutang
73
d. Cek buku bendahara dan jumlah buku kas.
e. Membuat daftar penyusutan asset per bulan.
f. Membuat laporan pajak apotik PPh 21 dan PPh 25 per bulan.
g. Membukukan penerimaan setoran kasir apotik ke buku kas.
h. Membuat laporan keuangan apotik.
74
3.2 Uraian Proses Bisnis
3.2.1 Proses Rawat Jalan
3.2.1.1 Proses Rawat Jalan Poliklinik
Setelah melakukan pendaftaran, pasien menunggu di ruang
tunggu poliklinik. Bagian registrasi mengirimkan medical record
pasien tersebut ke perawat jaga di ruang tunggu poliklinik.
Selanjutnya perawat jaga akan memanggil pasien berdasarkan
urutan penerimaan medical record untuk diukur tekanan darah dan
menimbang berat badan pasien, lalu mencatat data tersebut di
medical record pasien. Kemudian perawat jaga menyerahkan
medical record pasien kepada perawat di poliklinik yang dituju
pasien. Pasien akan dipanggil masuk masuk ke ruang poliklinik
berdasarkan urutan medical record di poliklinik yang diutuju.
Setelah melakukan pemeriksaan, dokter menulis hasil diagnosis ke
dalam medical record, kemudian membuat resep dan dokumen
tagihan yang akan diserahkan ke pasien, akan tetapi bila
berdasarkan hasil diagnosis, pasien harus menemui dokter spesialis
maka dokter akan membuat surat rujukan yang akan diberikan
kepada pasien beserta dengan dokumen tagihan. Apabila dari hasil
diagnosis diperlukan pemeriksaan dengan laboratorium atau
radiologi maka dokter akan mengisi surat pengantar laboratorium
dan memberikannya ke pasien untuk melakukan pengetesan di lab.
Kemungkinan lainnya apabila kondisi pasien buruk dan
membutuhkan perawatan intensif, maka dokter akan menuliskan
75
surat permintaan rawat inap dan memberikannya kepada pasien
berserta dengan dokumen tagihan. Bila saat pemeriksaan terdapat
tindakan medis, maka dokter akan memberikan tambahan resep
untuk obat dan alat yang digunakan saat tindakan. Setelah urutan
pasien habis, perawat di poliklinik mengantarkan medical record ke
perawat jaga. Kemudian perawat jaga mencatat hasil diagnosis
pasien berdasarkan poliklinik tujuan pasien ke dalam laporan
diagnosis poliklinik. Selanjutnya medical record pasien akan
dikembalikan ke ruang penyimpanan medical record untuk
kemudian diarsipkan kembali. Pada akhir shift jaga, perawat akan
menulis laporan jumlah kunjungan ke masing-masing poliklinik
pada laporan poli.
76
Perawat JagaRuang Tunggu
Dokter
Perawat Poliklinik
Pasien
Registrasi
LaporanPoli
LaporanDiagnosaPoliklinik
$
VISIO CORPOR AT ION
Medical Record
$
VISIO C OR POR ATION
Medical Record
$
VISIO CORPORATION
Medical Record(Data Terbaru)
Resep
SuratRujukan
PermintaanRawat Inap
SuratPengantar
LabTagihan
$
VISIO C OR POR ATION
Medical Record(Data Terbaru)
$
VISIO CORPORATION
Medical Record(Hasil Diagnosa)
$
VISIO CORPOR ATION
Medical Record(Hasil Diagnosa)
Tagihan
Tagihan
Tagihan
1
2
34a
4b
4c
4d
5
6
8
79
+
+
+
+
Gambar 3.2 Rich picture Rawat Jalan Poliklinik
3.2.1.2 Proses Rawat Jalan Dengan Asuransi
Setelah melakukan pendaftaran, pasien menunggu di ruang
tunggu poliklinik. Bagian registrasi mengirimkan medical record
pasien beserta lembar jaminan asuransi ke perawat jaga di ruang
tunggu poliklinik. Selanjutnya perawat jaga akan memanggil pasien
berdasarkan urutan penerimaan medical record untuk diukur
77
tekanan darah dan menimbang berat badan pasien, lalu mencatat
data tersebut di medical record pasien. Kemudian perawat jaga
menyerahkan medical record pasien beserta lembar jaminan
asuransi kepada perawat di poliklinik yang dituju pasien. Pasien
akan dipanggil masuk masuk ke ruang poliklinik berdasarkan
urutan medical record di poliklinik yang diutuju. Setelah
melakukan pemeriksaan, dokter menulis hasil diagnosis ke dalam
medical record kemudian membuat resep dan dokumen tagihan
yang akan diserahkan ke pasien, akan tetapi bila berdasarkan hasil
diagnosis, pasien harus menemui dokter spesialis maka dokter akan
membuat surat rujukan yang akan diberikan kepada pasien beserta
dengan dokumen tagihan. Apabila dari hasil diagnosis diperlukan
pemeriksaan dengan laboratorium atau radiologi maka dokter akan
mengisi surat pengantar laboratorium dan memberikannya ke
pasien untuk melakukan pengetesan di lab. Kemungkinan lainnya
apabila kondisi pasien buruk dan membutuhkan perawatan intensif,
maka dokter akan menuliskan surat permintaan rawat inap dan
memberikannya kepada pasien berserta dengan dokumen tagihan.
Bila saat pemeriksaan terdapat tindakan medis, maka dokter akan
memberikan tambahan resep untuk obat dan alat yang digunakan
saat tindakan. Pada akhir pemeriksaan dokter akan menuliskan
diagnosisnya di lembar jaminan, menandatangani lembar jaminan,
lalu memberikannya kepada pasien untuk diserahkan ke kasir.
Setelah urutan pasien habis, perawat di poliklinik mengantarkan
78
medical record ke perawat jaga. Kemudian perawat jaga mencatat
hasil diagnosis pasien berdasarkan poliklinik tujuan pasien ke
dalam laporan diagnosis poliklinik. Selanjutnya medical record
pasien akan dikembalikan ke ruang penyimpanan medical record
untuk kemudian diarsipkan kembali. Pada akhir shift jaga, perawat
akan menulis laporan jumlah kunjungan ke masing-masing
poliklinik pada laporan poli.
Gambar 3.3 Rich picture Rawat Jalan dengan Asuransi
79
3.2.2 Proses Rawat Inap
3.2.2.1 Proses Masuk Pasien Rawat Inap
Setelah menyelesaikan urusan administrasi, pasien diantar
oleh perawat UGD atau poliklinik ke kamar yang telah dipilih.
Setelah mengantar pasien, perawat tersebut menyerahkan medical
record pasien ke perawat di ruang jaga rawat inap. Selanjutnya
perawat jaga rawat inap akan mencatat penerimaan pasien ke dalam
buku laporan keluar-masuk pasien dan dokumen sensus harian.
Gambar 3.4 Rich picture Rawat Inap Masuk
3.2.2.2 Proses Kontrol Pasien Rawat Inap
Dokter yang bertanggung jawab atas kesehatan pasien akan
melakukan kontrol kesehatan pasien, dan memberikan diagnosisnya
atas hasil pemeriksaan, kemudian menuliskan resep obat yang harus
diberikan kepada pasien. Hasil diagnosis ini akan dicatat pada
dokumen ’Instruksi Dokter’ dan akan disisipkan ke dalam medical
record pasien. Sedangkan resep obat akan diberikan kepada
perawat untuk terlebih dahulu dicatat ke dalam buku obat yang
berisikan jadwal pemberian obat pasien. Selanjutnya, untuk pasien
80
OTS (Obat Tebus Sendiri), resep obat akan diberikan ke keluarga
pasien untuk menebus biaya obat terlebih dahulu, obat yang telah
ditebus kemudian diberikan kepada perawat di ruang jaga perawat.
Sedangkan untuk pasien non-OTS, perawat akan mengambilkan
obat dan akan menagih pembayaran saat pasien keluar dari rumah
sakit.
Perawat yang bertugas jaga akan memberikan obat kepada
pasien sesuai dengan perintah dokter dan mencatat jam pemberian
obat pada buku obat. Setiap tindakan kontrol yang dilakukan akan
dicatat pada dokumen ’Catatan Perawat’ yang akan disisipkan pada
medical record pasien. Pada setiap akhir shift jaga, perawat akan
melakukan pencatatan jumlah pasien yang ada. Kemudian setiap
malamnya, perawat jaga akan melakukan sensus penghuni kamar
yang dicatat pada dokumen sensus harian.
81
Dokter
Pasien
Resep2
Perawat
(OTS)
$
VISIOCORPORATION
Medical Recordinstruksidokter
1
Depo Farmasi
Resep
Resep
$
$
Uang
+
Obat
Obat
4a
8
Obat
5a
7a
4b
5b
6a
CatatanPerawat
$
VISIOCORPORATION
Medical Record
9
BukuObat
3
Resep
(non OTS)
Obat
HargaObat
+10
LaporanKejadian
SensusHarian
11 12
Gambar 3.5 Rich picture Kontrol Rawat Inap
3.2.2.3 Proses Pindah Kamar Pasien Rawat Inap
Perawat jaga rawat inap menerima permintaan pindah kamar
dari keluarga pasien, kemudian pasien diarahkan ke kasir untuk
mengurus administrasi perpindahan kamar.
Setelah administrasi selesai, kasir akan menelepon perawat
jaga untuk konfirmasi pindah kamar. Lalu perawat akan
memindahkan pasien ke ruangan yang dituju.
82
Kasir Perawat
konfirmasitelepon
Pasien
permintaanpindahpengurusan
administrasi
12
3
Gambar 3.6 Rich picture Proses Pindah Kamar
3.2.2.4 Proses Keluar Pasien Rawat Inap
Saat pasien akan keluar dari rumah sakit, ada dua kondisi,
kondisi pertama yakni pasien ingin keluar atas permintaan sendiri
tanpa persetujuan dokter dan kondisi kedua, pasien keluar atas
instruksi dari dokter. Pada kondisi pertama, pasien akan
menyampaikan permintaan keluar kepada perawat, kemudian
karena tidaka adanya instruksi dari dokter bahwa pasien boleh
keluar, maka perawat akan memberikan lembar Pulang Atas
Permintaan Sendiri (PAPS) untuk diisi dan ditanda tangan pasien.
Setelah pasien mengisi PAPS, maka lembar PAPS diberikan kepada
perawat. Pada kondisi ke dua, dokter memberikan informasi kepada
pasien bahwa pasien boleh pulang, kemudian dokter membuat
83
resume dan instruksi dokter yang diberikan kepada perawat.
Berdasarkan instruksi dokter atau lembar PAPS tersebut, perawat
menyiapkan berkas-berkas tagihan atas jasa rawat inap, berkas-
berkas tagihan ini bersama medical record diserahkan ke bagian
kasir. Setelah proses pembayaran selesai, keluarga pasien akan
menunjukkan surat lunas ke ruang jaga rawat inap. Selanjutnya
perawat akan mencatat keluarnya pasien dalam buku laporan
keluar-masuk pasien, serta membuat ringkasan pasien pulang (2
rangkap), rangkap pertama untuk pasien dan rangkap kedua untuk
disisipkan ke medical record. Selain itu perawat memberikan kartu
kontrol kepada pasien dan pasien dipersilahkan pulang. Bagian
kasir memberikan medical record kepada perawat jaga. Setelah
beberapa waktu petugas registrasi akan mengambil medical record
untuk kemudian diarsipkan kembali.
84
PasienPerawat
Tagihan
$
VISIO CORPORATION
Medical Record
+
$
$
Uang
Surat Lunas
Laporan keluar-masuk
pasien
Ringkasan pasien keluar
Kartu kontrol+
$
VISIO CORPORATION
Medical Record
Registrasi
$
VISIO CORPORATION
Medical Record
1a
25
4
10
8
9
11
PAPS
Dokter
Instruksi Dokter Resume+1b
Depo Farmasi
Tagihan + Harga
3
Tagihan + Harga
6
Kasir
Surat Lunas7
Gambar 3.7 Rich picture Rawat Inap Keluar
3.3 Fungsi-Fungsi Terkait Dalam Proses Bisnis
Fungsi terkait yang berhubungan dengan proses bisnis rawat jalan dan rawat
inap ini ialah:
• Fungsi registrasi atau pendaftaran
Fungsi registrasi terkait dalam hal penerimaan pasien pertama kali di front desk.
Dalam tahapan registrasi ini akan didapatkan data pasien yang akan dimasukan
dalam medical record pasien. Medical record inilah yang kemudian akan
85
digunakan sebagai referensi kondisi pasien, pencatatan berbagai diagnosis dan
tindakan yang terlibat dengan pasien selama di rumah sakit. Secara langsung
fungsi ini terlibat dalam proses rawat jalan pada pemberian informasi dan
pendaftaran untuk berobat ke poliklinik tertentu.
• Fungsi persediaan obat
Fungsi persediaan obat terkait dalam hal penyediaan obat yang dipakai dalam
proses rawat inap dan rawat jalan. Pada proses rawat inap akan dicatatkan harga
obat yang dipakai pada tagihan pasien untuk ditagihkan pada saat pasien keluar
rumah sakit. Sedangkan pada rawat jalan pencatuman tagihan atas pemakaian
obat akan dikenakan bersamaan dengan tagihan yang ditulis oleh dokter di
masing-masing poliklinik.
• Fungsi kasir
Fungsi kasir terkait dalam hal pendaftaran pasien rawat inap. Dalam proses
pendaftaran ini pasien akan diberi informasi mengenai pilihan kamar yang
tersedia, serta biaya terkait jenis kamar yang dipilih. Selain itu, kasir terkait
dalam proses rawat inap saat pasien akan keluar dari rumah sakit dalam hal
penyelesaian urusan administrasi pasien rawat inap.
3.4 Dokumen dan Laporan Yang Diperlukan
3.4.1 Dokumen Rawat Jalan
Dokumen yang digunakan pada proses rawat jalan di Rumah Sakit
Budi Lestari antara lain ialah:
• Arsip Medical Record yang terdiri dari
86
o Lembar Poliklinik, lembar poliklinik ini digunakan untuk mencatat
data diri pasien rawat jalan.
o Daftar isi kunjungan poliklinik
o Catatan Poliklinik
• Lembar tagihan jasa dokter
• Lembar permintaan rawat inap
• Surat pengantar lab
• Lembar jaminan
3.4.2 Dokumen Rawat Inap
• Arsip Medical Record rawat inap dibagi menjadi 3 jenis yaitu
o Medical Record anak, yang terdiri dari:
- Lembar masuk dan keluar
- Lembar anamnesa anak
- Lembar perkembangan dan pertumbuhan
- Lembar kesehatan anak
- Lembar instruksi dokter
- Catatan perawat
- Lembar Grafik
- Lembar pemberian cairan
- Lembar pemberian obat
- Lembar penempelan hasil laboratorium
- Lembar penempelan hasil radiology/ audiogram
87
- Lembar penempelan surat-surat lainnya
- Lembar resume
- Format pengkajian anak
- Lembar proses keperawatan
- Lembar implementasi
- Catatan perkembangan
o Medical Record kebidanan
- Lembar masuk dan keluar
- Lembar kebidanan
- Lembar kebidanan/kandungan
- Lembar persetujuan tindakan medis
- Lembar instruksi dokter
- Lembar catatan perawat
- Lembar grafik
- Lembar pemberian cairan
- Lembar pemberian obat
- Lembar penempelan hasil laboratorium
- Lembar penempelan hasil radiology/ audiogram
- Lembar penempelan surat-surat lainnya
- Lembar resume
- Format pengkajian
- Lembar proses keperawatan
- Lembar implementasi
- Catatan perkembangan
88
o Medical Record umum
- Lembar masuk dan keluar
- Lembar anamnesa
- Lembar pemeriksaan fisik
- Lembar instruksi dokter
- Lembar catatan perawat
- Lembar grafik
- Lembar pemberian cairan
- Lembar pemberian obat
- Lembar penempelan hasil laboratorium
- Lembar penempelan hasil radiology/ audiogram
- Lembar penempelan surat-surat lainnya
- Lembar resume
- Format pengkajian
- Lembar proses keperawatan
- Lembar implementasi
- Catatan perkembangan
• Kartu kontrol
• Sensus harian
• Ringkasan klien pulang
• Lembar pencatatan biaya rawat inap
89
3.4.3 Laporan Rawat Jalan
• Laporan poli
• Laporan diagnosis poliklinik
3.4.4 Laporan Rawat Inap
• Laporan keluar masuk pasien
3.5 Analisis Critical Success Factor
3.5.1 Critical Success Factor Rumah Sakit
Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, faktor yang mendorong
kesuksesan rumah sakit dalam kegiatan operasionalnya yaitu :
1. Fasilitas
Faktor fasilitas meliputi kelengkapan sarana dan prasarana yang
menunjang pelayanan jasa medis dan kenyamanan pasien saat berada di
rumah sakit. Contohnya antara lain peralatan medis, fasilitas
laboratorium, fasilitas ruang tunggu, kafetaria, dan toilet.
2. Sumber Daya Manusia
Faktor sumber daya manusia meliputi kemampuan dan kelengkapan
tenaga kerja yang menunjang kegiatan operasional rumah sakit. Dalam
hal kemampuan, tenaga kerja rumah sakit ini dituntut profesionalismenya
dalam menjalankan pekerjaannya sehingga dapat mendukung pencapaian
visi dan misi rumah sakit.
3. Kerjasama dengan Instansi terkait.
90
Kerjasama dengan instansi terkait meliputi kerjasama dengan pemerintah,
khususnya dengan dinas kesehatan, perusahaan, universitas, dan asuransi
yang dapat mendukung pelayanan yang diberikan.
4. Harga yang terjangkau.
Merupakan faktor yang terkait dengan penentuan harga yang terjangkau
bagi pasien. Faktor ini mengacu pada fokus rumah sakit, yaitu pelayanan
sosial bagi masyarakat.
3.5.2 Critical Success Factor Rawat Inap dan Rawat Jalan
Critical success factor rawat inap dan rawat jalan secara khusus
adalah sebagai berikut:
o Fasilitas rawat inap dan rawat jalan
Faktor fasilitas disini lebih mengkhususkan pada kelengkapan sarana dan
prasarana rawat inap dan rawat jalan. Fokus dari faktor ini lebih
mengarah pada bagaimana pasien rawat inap dan rawat jalan dapat
merasa nyaman dengan segala fasilitas ada.
o Kemampuan sumber daya manusia
Tidak berbeda dengan critical success factor sumber daya manusia
rumah sakit secara umum, pada rawat inap dan rawat jalan, faktor sumber
daya manusia juga merupakan kemampuan dan kelengkapan tenaga kerja
yang menunjang kegiatan operasional pada bagian rawat inap dan rawat
jalan.
91
o Kecepatan pelayanan
Dalam kegiatan rawat inap dan rawat jalan para staff kesehatan
berhubungan langsung dengan pasien dengan kondisi sakit. Dalam
kondisi ini kecenderungan yang ada ialah sikap pihak pasien dan
keluarganya menjadi sensitif sehingga dibutuhkan perhatian khusus dari
staff kesehatan dalam menangani pasien. Faktor waktu cenderung
menjadi masalah utama yang menjadi tantangan karena banyak dari
pasien yang menginginkan perawatan yang cepat. Sedangkan dari sisi
rumah sakit banyak hal yang membutuhkan waktu dalam
pelaksanaannya, baik karena kelemahan sistem yang ada ataupun kondisi
prosedur yang ada. Maka dari itu faktor kecepatan pelayanan menjadi hal
penting yang harus dipikirkan sebagai salah satu faktor yang menunjang
kesuksesan kegiatan rawat inap dan rawat jalan.
3.6 Perumusan Masalah
Masalah yang ditemukan dalam tahap analisis proses bisnis yang berjalan
ialah:
• Sistem yang berjalan menyulitkan konsumen pada proses penagihan harga obat
dan perlengkapan medis yang digunakan saat melakukan tindakan medis
Pada sistem rawat jalan yang berjalan ketika dokter melakukan tindakan
medis maka dokter akan menuliskan tagihan jasa tindakan medis dan resep
tindakan medis yang isinya berupa perlengkapan dan obat yang digunakan
dokter dalam melakukan tindakan medis. Resep tersebut akan diberikan kepada
pasien untuk dibawa ke bagian depo untuk dituliskan harga. Kemudian pasien
92
akan membawa resep tersebut bersama dengan tagihan jasa tindakan medis ke
bagian kasir untuk membayar tagihan sesuai angka yang tertera pada resep dan
tagihan tersebut.
Usulan atas pemecahan masalah ini ialah dengan menerapkan sistem
informasi yang dapat mencatat harga tindakan medis beserta obat dan
perlengkapan yang digunakan untuk pasien. Dengan menerapkan sistem
informasi ini pasien tidak perlu lagi untuk berjalan ke depo farmasi untuk
meminta harga akan tetapi cukup langsung datang ke kasir untuk menanyakan
informasi tagihan keseluruhan dan dapat langsung membayarkan transaksi rawat
jalan.
• Kesulitan dalam pengurusan informasi kamar yang dapat digunakan oleh pasien
yang mendaftar untuk rawat inap
Dalam sistem yang berjalan perawat diharuskan melaporkan kamar yang
tersedia di wilayah jaganya saat ada pasien yang ingin mendaftar untuk rawat
inap. Proses pelaporan kamar yang tersedia yang berjalan menyulitkan perawat
karena perawat tidak selalu ada di tempat untuk dapat menjawab telepon dari
bagian registrasi karena sedang melakukan tugasnya. Padahal bagian registrasi
memerlukan informasi kamar yang tersedia dengan cepat, untuk diinformasikan
kepada pasien yang ingin mendaftar.
Usulan atas pemecahan masalah ini ialah digunakannya sistem informasi
yang mencatat setiap pemakaian kamar rawat inap sehingga saat dibutuhkan
informasi kamar yang tersedia, bagian registrasi cukup melihat dari informasi
pada database mengenai kamar yang tersedia bagi pasien yang mendaftar.
93
• Alur dokumen medical record yang tidak efisien pada proses pasien keluar
Dokumen medical record perlu diberikan pada bagian kasir untuk mendapat
jumlah total penagihan pasien, baru kemudian diberikan kembali kepada perawat
jaga sebelum diambil bagian registrasi untuk diarsipkan kembali. Hal ini
merupakan ketidak efisienan alur dokumen medical record.
Usulan atas pemecahan masalah ini ialah dengan diterapkannya sistem
informasi yang diusulkan bagian kasir cukup melihat seluruh jumlah tagihan dari
database dan menagihkannya kepada pasien. Dalam hal ini dokumen medical
record pasien tidak perlu diberikan ke bagian kasir untuk informasi jumlah
tagihan pasien.
• Proses pembuatan laporan yang tidak efisien
Pada sistem yang berjalan proses pembuatan laporan memakan waktu yang
lama karena harus terlebih dahulu mengumpulkan data dari berbagai dokumen
sumber. Di rumah sakit terdapat berbagai laporan yang harus dibuat untuk pihak
manajemen rumah sakit. Hal ini membutuhkan perhatian khusus dari pihak
rumah sakit sehingga diperlukan pihak tertentu dari karyawan rumah sakit yang
menangani pembuatan laporan. Selain itu dalam sistem yang berjalan pihak
rumah sakit menggunakan dokumen lain yang diisi untuk membantu proses
pembuatan laporan, sehingga mengurangi akurasi ketepatan laporan akibat dari
besarnya kemungkinan kesalahan pencatatan.
Usulan atas pemecahan masalah ini ialah digunakannya sistem informasi
yang dapat menghasilkan laporan berdasarkan data yang ada pada database.
94
3.7 Analisis Kebutuhan Informasi
Informasi yang dibutuhkan dalam subsistem rawat jalan adalah:
• Informasi jumlah kunjungan pasien per hari masing-masing poliklinik
• Informasi jenis penyakit paling banyak per hari masing-masing poliklinik
Informasi yang dibutuhkan dalam subsistem rawat inap adalah:
• Informasi kamar yang dapat dipakai
• Informasi jumlah pasien rawat inap
• Informasi mengenai keluar dan masuknya pasien rawat inap
• Informasi perpindahan kamar
• Informasi pemakaian obat
• Informasi kunjungan dokter
• Informasi hasil diagnosis dokter