35

BAB 3

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

PT. Bumi Tangerang Coklat Utama merupakan perusahaan yang bergerak

di bidang produksi makanan ringan berupa coklat. Perusahaan tersebut didirikan

berdasarkan akte Notaris Roni Harunsyah Gunawan, No. 58, tanggal 15 Mei

1990 dan terletak di Jatiuwung, dekat daerah nelayan. Kemudian pada tahun

1995, PT. Bumi Tangerang Coklat Utama pindah ke daerah Tangerang yang

beralamatkan di Jl. Dipati Yunus No. 27, Desa Cibodas Besar, Kecamatan

Jatiuwung, Tangerang – Indonesia, berdasarkan akte Notaris Mellyani Noor

Shandra, No. 37, tanggal 5 Mei 1995, dengan keputusan hakim No.

C2.5678.NT.01.01- Thn 95.

PT. Bumi Tangerang Coklat Utama memiliki 437 karyawan dan 25 orang

diantaranya adalah karyawan non kontrak. Saat ini pemasaran produk yang

dilakukan oleh perusahaan tersebut hanya terbatas pada wilayah Jabotabek. PT.

Bumi Tangerang Coklat Utama menjual produk-produknya melalui beberapa

Department Store seperti : Makro, Matahari, Ramayana dan toko-toko lainnya.

Visi PT. Bumi Tangerang Coklat Utama adalah untuk menjadi sebuah

perusahaan yang dapat diterima oleh masyarakat dan mendapat kepercayaan dari

konsumennya serta memberikan pelayanan yang baik sambil terus

mengoptimalkan tingkat penjualan.

36

Misi PT. Bumi Tangerang Coklat Utama adalah terus meningkatkan

kreativitas dan melakukan inovasi-inovasi baru dalam menghasilkan produknya

yang tersedia dalam berbagai macam pilihan yang dapat meningkatkan kepuasan

pelanggan dan mencapai laba semaksimal mungkin.

Produk yang dihasilkan oleh perusahaan tersebut saat ini terdiri dari 15

jenis yang dikemas dalam berbagai bentuk dan harga yang sangat terjangkau.

Adapun jenis-jenis produknya adalah sebagai berikut :

1. Choco Snack Cup

2. Choco Snack Cup Mini

3. Chocolate Block

4. Chocolate Paste Cup 01

5. Coco Ball

6. Hagelslag Chocolate ( Meises )

7. Tobelo Biscuit

8. Toki-Toki

9. Top Corn

10. Paste Stick

11. Pop Kress

12. Pop Rice

13. Milk Chocolate

14. Oval Ball

15. Snack Bar

37

3.2 Struktur Organisasi PT.Bumi Tangerang Coklat Utama

Sumber : PT. Bumi Tangerang Coklat Utama

Gambar 3.1

Struktur Organisasi PT. Bumi Tangerang Coklat Utama

Komisaris

DirekturUtama

GeneralManager

Manager Administrasidan Keuangan

ManagerPembelian

ManagerPemasaran

Manager Personaliadan Umum

ManagerPabrik

Kepala BagianQuality Control

KepalaBagian

Keuangan

KepalaBagian

Akuntansi

Bagian AdministrasiPembelian

KepalaBagianGudang

KepalaBagian

Penjualan

Salesman BagianPengiriman

Staff Personaliadan Umum

BagianProduksi

BagianMekanik

Staff QualityControl

39

Dibawah ini adalah tugas, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing

bagian yang ada dalam struktur organisasi pada PT. Bumi Tangerang Coklat Utama :

• Komisaris

Adalah pemilik saham dari suatu perusahaan. Tugas dewan komisaris adalah

mengawasi tindakan direktur utama agar tidak merugikan perusahaan, serta

mengamati apakah direktur menjalankan semua peraturan secara baik.

• Direktur Utama

1. Menentukan misi dan visi perusahaan

2. Mengawasi General Manager dalam menjalankan kegiatan operasional

perusahaan.

3. Mewakili perusahaan secara sah baik di dalam maupun di luar perusahaan.

4. Memberhentikan dan mengangkat General Manager, jika manager tersebut

menyeleweng, tidak sanggup, mengundurkan diri atau dalam hal lainnya.

• General Manager

1. Memimpin dan mengkoordinasi setiap kegiatan perusahaan dan

melaksanakan perencanaan yang telah digariskan oleh perusahaan.

2. Bertanggung jawab secara umum atas kegiatan perusahaan.

3. Menetapkan kebijaksanaan umum atas operasi perusahaan berdasarkan

keputusan rapat.

4. Menyusun dan merencanakan startegi dan rencana jangka pendek secara

konsisten sesuai dengan rencana jangka panjang.

40

5. Mengawasi manager-manager yang membantunya.

• Manajer Administrasi dan Keuangan

Bertanggung jawab langsung kepada Direksi. Tugas pokoknya membantu

Direksi dalam menyelenggarakan perencanaan, pembinaan dan pengawasan pada

bidang Keuangan dan Akuntansi serta penyajian Laporan Keuangan.

Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab:

1. Membantu Direksi dalam menyusun dan menetapkan pokok-pokok

kebijakan dalam bidang keuangan dan akuntansi.

2. Mengkoordinir penyusunan anggaran perusahaan.

3. Membina sistem informasi akuntansi dan keuangan yang dapat menjalin

sistem pengendalian intern yang memadai untuk semua kegiatan

perusahaan termasuk ketertiban Keuangan dan Administrasi Perusahaan.

4. Merencanakan, mengatur dan mengawasi penggunaan dana perusahaan

secara efektif dan efisien, termasuk membina likuiditas perusahaan serta

mengusahakan sumber dana untuk keperluan perusahaan.

5. Menandatangani Bukti Memorial untuk keperluan penyusunan Laporan

Keuangan, Voucher Payment, Daftar Gaji serta bukti pengeluaran kas /

bank (untuk pengeluaran yang menjadi wewenangnya).

6. Memeriksa laporan-laporan yang diterima, dari Kepala Bagian Keuangan

dan Akuntansi, melakukan analisa sebab-sebab terjadinya penyimpangan

dan mengambil tindakan koreksi apabila diperlukan.

7. Bertanggung jawab dalam usaha meminimumkan biaya dan meringankan

cash flow.

41

8. Memonitor kelancaran dan ketertiban administrasi keuangan perusahaan.

9. Menyusun daftar gaji sampai pada tingkat tertentu.

10. Mengevaluasi pekerjaan di bawahnya dan melaporkan kepada Direksi.

11. Mereview dan melakukan otorisasi untuk jurnal memorial tertentu.

12. Melakukan otorisasi untuk jumlah pengeluaran dana tertentu.

• Kepala Bagian Keuangan

Bertanggung jawab atas keluar masuknya uang tunai, giro maupun cek yang

diterima dan dikeluarkan oleh perusahaan setelah ada persetujuan dari manajer

administrasi dan keuangan.

• Kepala Bagian Akuntansi

Bertugas mengatur dan menyusun laporan pembukuan, laporan keuangan dan

laporan-laporan rutin seperti membuat jurnal, laporan rugi-laba, neraca dan

laporan administrasi keuangan untuk manajer administrasi dan keuangan.

• Manajer Pembelian

Bertanggung jawab langsung kepada Direksi. Tugas pokoknya

menyelenggarakan perencanaan dan pelaksanaan di bidang pembelian barang

lokal dan impor termasuk sumber-sumbernya sesuai kebijakan pokok yang telah

ditetapkan.

42

Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab:

1. Menyusun dan menetapkan pokok-pokok kebijaksanaan dalam

pengadaan bahan baku.

2. Membuat perencanaan kerja, mengusulkan rancangan anggaran

operasional dan merancang program pelatihan jika diperlukan.

3. Bertanggung jawab untuk menjalankan prosedur-prosedur yang telah

ditetapkan.

4. Membuat evaluasi dan rekanan yang akan dipilih.

5. Melakukan negosiasi dengan pemasok sehubungan dengan keputusan

pembelian.

6. Melakukan otorisasi pembelian melalui penandatanganan order

pembelian.

7. Menerima laporan pembelian barang dari Kepala Bagian Administrasi

pembelian dari masing-masing bagian serta mempertimbangkan sebab-

sebab terjadinya penyimpangan yang dilaporkan untuk kemudian

melakukan tindakan koreksi bila perlu.

8. Melakukan evaluasi terhadap standar-standar yang telah ditentukan.

9. Memonitor perkembangan harga produk.

10. Mengevaluasi pekerjaan di bawahnya dan melaporkan kepada Direksi.

• Bagian Administrasi Pembelian

Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan pengadaan atau pembelian bahan

baku yang diperlukan untuk melakukan proses produksi

43

• Manajer Pemasaran

Bertanggung jawab langsung kepada Direksi. Tugas pokoknya melakukan

pelaksanaan kegiatan pemasaran sesuai dengan kebijakan pokok yang telah

ditetapkan.

Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab:

1. Menyusun dan menetapkan pokok-pokok kebijakan dalam bidang

penjualan.

2. Membuat perencanaan kerja, mengusulkan rancangan anggaran

operasional dan merancang program pelatihan yang dibutuhkan.

3. Mengendalikan semua kegiatan yang berlangsung di bagiannya melalui

laporan-laporan manajemen.

4. Melakukan negosiasi dengan pelanggan jika diperlukan.

5. Melakukan otorisasi penjualan dengan menandatangani dokumen-

dokumen penjualan.

6. Bertanggung jawab untuk menjalankan prosedur-prosedur yang

ditetapkan.

7. Mengusulkan perubahan harga jual bila dipandang perlu dalam rangka

mempertahankan dan meningkatkan penjualan.

8. Bekerjasama dengan salesman untuk melakukan promosi dan pengenalan

produk.

9. Menganalisa keadaan/situasi pasar, pesaing, kelebihan dan kekurangan

produk perusahaan terhadap produk pesaing termasuk menetapkan sarana

promosi yang akan digunakan untuk meningkatkan penjualan.

10. Mengevaluasi pekerjaan bawahannya dan melaporkan kepada Direksi.

44

• Kepala Bagian Gudang

Bertanggung jawab kepada Manajer Pabrik, dan tugasnya adalah mengawasi

masalah penyimpanan hasil produksi dan mengatur masalah pengiriman barang

pesanan pelanggan.

• Kepala Bagian Penjualan

1. Menentukan tempat perluasan penjualan dan mencari data-data tentang

produk dan harga pesaing.

2. Bertanggung jawab penuh atas perencanaan dan pengaturan program

penjualan untuk mencapai target yang telah ditetapkan.

3. Menyusun laporan penjualan yang diperlukan manajer pemasaran.

• Salesman

1. Menawarkan barang kepada para pelanggan.

2. Memberitahukan kepada para pelanggan jika ada produk baru.

3. Memperluas daerah pemasaran yang ada

4. Memberitahu kepada kepala bagian penjualan mengenai produk yang banyak

diminati.

• Bagian Pengiriman

Memberikan laporan dan bertanggung jawab kepada kepala bagian penjualan,

serta mengantarkan barang yang sudah dipesan kepada pelanggan.

45

• Manajer Personalia dan Umum

Bertanggung jawab langsung kepada Direksi. Tugas Pokoknya memimpin

pelaksanaan teknis dalam bidang Personalia dan Umum sesuai dengan

kebijakan yang telah ditentukan.

Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab:

1. Merencanakan dan mengkoordinir pencarian, seleksi, penerimaan dan

penempatan karyawan pada bagian yang membutuhkan.

2. Merumuskan dan mengusulkan sistem penggajian karyawan sampai

tingkat tertentu.

3. Membina hubungan baik dengan Lembaga/Instansi Pemerintah maupun

swasta dalam hubungannya dengan ketenaga kerjaan dan selalu

mengikuti peraturan ketenagakerjaan dari Departemen Tenaga Kerja.

4. Membina keamanan, kegairahan dan ketenagakerjaan.

5. Memeriksa surat keputusan, pengumuman, instruksi dan edaran sesuai

dengan kegiatan umum dan ketenagakerjaan.

6. Memeriksa laporan yang dibuat oleh bagian yang berada dibawahnya.

7. Membuat laporan secara periodik kepada Manajer Administrasi dan

Keuangan.

8. Mengurus masalah tekhnis pajak penghasilan karyawan.

• Manajer Pabrik

Bertanggung jawab langsung kepada Direksi. Tugas Pokoknya

mengkoordinasikan semua kegiatan sehubungan dengan produksi yang

dilakukan oleh bagian-bagian yang berada dibawahnya agar tetap sesuai

46

dengan tujuan yang akan dicapai serta menjaga kualitas produk yang dihasilkan

tetap sesuai dengan standar yang telah ditentukan, dan mengawasi pelaksanaan

urusan rumah tangga perusahaan, menjaga kebersihan lingkungan serta

melakukan pembelian perlengkapan kantor.

Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab:

1. Membantu Direksi dalam menentukan kebijakan pokok dalam bidang

Produksi.

2. Membuat perencanaan kerja, mengusulkan rancangan angaran

operasional dan merancang program pelatihan jika diperlukan.

3. Menyetujui order produksi, permintaan pembelian yang dilakukan oleh

Bagian Produksi.

4. Membuat perencanaan persediaan bahan baku, pembantu dan

pembungkus sedemikian rupa sehingga investasi perusahaan dalam

persediaan berada dalam proporsi yang menguntungkan.

5. Mempertimbangkan dan menentukan usulan-usulan dari Kepala Bagian

Produksi untuk order-order yang akan diproduksi sendiri atau yang akan

dilakukan secara subkontrak.

6. Menandatangani laporan produksi.

7. Memeriksa dan menandatangani rencana pemakaian bahan baku, tenaga

kerja yang diperlukan untuk proses produksi.

8. Menerima laporan-laporan dari masing-masing bagian yang dibawahnya,

menganalisa sebab-sebab terjadinya penyimpangan dan

mempertimbangkan usulan-usulan tidakan perbaikan dari para kepala

bagian.

47

9. Mengevaluasi pekerjaan bawahannya dan melaporkan kepada direksi.

• Bagian Produksi

Bertanggung jawab kepada manajer pabrik dan bertugas untuk melakukan

pengolahan bahan baku menjadi produk yang siap dijual.

• Bagian Mekanik

Bertugas untuk mengawasi jalannya mesin, apakah mesin dapat berfungsi

dengan baik, serta melakukan perbaikan jika terjadi kerusakan pada mesin.

• Kepala Bagian Quality Control

Bertanggung jawab langsung kepada Direksi. Tugas Pokoknya bertanggung

jawab atas mutu produk perusahaan.

Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab :

1. Bertanggung jawab atas kualitas bahan baku yang diterima dari bagian

pembelian.

2. Melakukan pengendalian atas kualitas produksi pada setiap bagian

produksi dari perencanaan sampai produk selesai.

3. Menentukan kriteria untuk produk rusak dan menentukan proses

perbaikannya.

4. Memberikan rekomendasi untuk penentuan supplier yang akan dipilih

(khususnya bahan baku).

5. Mengusulkan standar kualitas produk barang jadi yang dihasilkan.

48

3.3 Sistem yang Berjalan

3.3.1 Uraian Sistem yang Berjalan

Berikut ini adalah serangkaian kegiatan-kegiatan yang dilakukan

oleh PT. Bumi Tangerang Coklat Utama :

1. Sistem penjualan dimulai ketika salesman mendatangi pelanggan

untuk menawarkan produknya. Jika pelanggan tertarik untuk

membeli produk yang ditawarkan, maka salesman akan mencatat

pesanan dari pelanggan tersebut ke dalam Purchase Order (PO) yang

dibuat dua rangkap.

2. Berdasarkan PO_2, bagian gudang memeriksa apakah barang yang

dipesan tersedia atau tidak. Jika barang tidak tersedia, salesman akan

melakukan konfirmasi ke pelanggan. Jika pelanggan ingin tetap

menunggu maka proses akan dilanjutkan, tetapi jika pelanggan tidak

ingin menunggu maka pesanan akan dibatalkan. Jika barang tersedia,

maka bagian gudang akan menyiapkan barang sesuai dengan pesanan

dan membuat Surat Jalan (SJ) tiga rangkap

3. Dengan melampirkan SJ tersebut, bagian pengiriman melakukan

pengiriman pesanan kepada pelanggan yang bersangkutan. Setelah

barang diterima, maka bagian pengiriman akan meminta pelanggan

untuk menandatangani SJ tersebut.

4. Berdasarkan SJ_2, bagian keuangan membuat faktur tiga rangkap

untuk melakukan penagihan. Apabila pelanggan telah melunasi

pembayaran atas tagihannya tersebut, maka bagian keuangan akan

membuat kuitansi dua rangkap. Kemudian bagian akuntansi akan

49

membuat laporan keuangan berdasarkan faktur_2 dan kuitansi_2

tersebut.

5. Pelanggan yang ingin menyampaikan saran dan kritik dapat langsung

menghubungi perusahaan melalui telepon, email atau berbicara

langsung kepada salesman yang datang menawarkan produk.

50

3.3.2 Use Case Diagram

Sistem Informasi Penjualanpada PT. BTCU

Menawarkan produk

meny iapkan barang

Melakukan pengiriman

Menerima pembay aran

salesman

Bagian Gudang

Bagian Adm. Keuangan

Bagian pengiriman

-End1

*

-End2

*

-End3

*-End4

*

-End5

*

-End6

*

-End7

*

-End8

*

Menerima pesanan

-End9*

-End10*

Melakukan pemesanan

-End23

*

-End24

*

Melakukan pembay aran

-End25*

-End26*

Pelanggan

Gambar 3.2

Use Case Diagram penjualan pada PT. BTCU

51

Sistem PenjualanPT. BTCU

Menawrakan produk

Salesman

-End17

*

-End18

*

Gambar 3.3 Use Case Menawarkan produk

Use case Menawarkan produk

Actor(s) Salesman dan pelanggan

Pre Conditions Salesman mendatangi pelanggan

Flow of events 1. Salesman memperkenalkan produk

2. Salesman menawarkan produk

Alternate flows 1. Jika pelanggan tertarik, maka pelanggan akan

melakukan pemesanan.

2. Jika pelanggan tidak tertarik, maka tidak ada

pesanan.

Post Conditions Pelanggan melakukan pemesanan produk yang

ditawarkan

52

Sistem PenjualanPT. BTCU

Melakukan pemesanan

Pelanggan

-End21

* -End22

*

Gambar 3.4 Use Case Melakukan pemesanan

Use case Melakukan pemesanan

Actor(s) Salesman dan pelanggan

Pre Conditions Salesman menawarkan produk

Flow of events 1. Salesman datang menawarkan produk

2. Pelanggan melihat produk yang ditawarkan.

3. Pelanggan melakukan pemesanan

Post Conditions Salesman membuat Purchase Order (PO)

berdasarkan pesanan pelanggan

53

Sistem PenjualanPT. BTCU

Menerima order

Salesman

-End17

*

-End18

*

Gambar 3.5 Use Case Menerima order

Use case Menerima order

Actor(s) Salesman dan pelanggan

Pre Conditions Pelanggan melakukan pemesanan produk

Flow of events 1. Salesman datang menawarkan produk

2. Pelanggan melihat produk yang ditawarkan.

3. Pelanggan melakukan pemesanan

4. Salesman membuat PO (Purchase Order) dua

rangkap

Post Conditions Salesman menyerahkan PO kepada bagian gudang

54

Sistem PenjualanPT. BTCU

Meny iapkan barang

Bagian Gudang

-End17

*

-End18

*

Gambar 3.6 Use Case Menyiapkan barang

Use case Menyiapkan barang

Actor(s) Bagian Gudang

Pre Conditions Menerima PO yang berisikan pesanan dari

pelanggan

Flow of events 1. Memeriksa barang

2. Menyiapkan barang sesuai pesanan.

Alternate flows 1. Jika barang tersedia, maka bagian gudang

akan menyiapkan barang sesuai dengan

pesanan.

2. Jika barang tidak tersedia, maka salesman

melakukan konfirmasi kepada pelanggan,

apakah akan menunggu atau membatalkan

pesanan.

3. Jika pelanggan mau menunggu, maka proses

akan dilanjutkan sampai barang tersedia.

Post Conditions Bagian Gudang membuat Surat Jalan (SJ) tiga

rangkap untuk melakukan pengiriman

55

Sistem PenjualanPT. BTCU

Melakukan pengiriman

Bagian Pengiriman

-End17

*

-End18

*

Gambar 3.7 Use Case Melakukan pengiriman

Use case Melakukan pengiriman

Actor(s) Bagian pengiriman dan Bagian Gudang

Pre Conditions Bagian gudang menyiapkan barang sesuai pesanan

Flow of events 1. Barang disiapkan sesuai pesanan.

2. Bagian gudang membuat surat jalan tiga

rangkap kemudian menyerahkan ke bagian

pengiriman

3. Melakukan pengiriman berdasarkan surat

jalan

Post Conditions Pelanggan menerima barang sesuai dengan

pesanan dan menandatangani surat jalan.

56

Sistem PenjualanPT. BTCU

Melakukan pembay aran

Pelanggan

-End21

* -End22

*

Gambar 3.8 Use Case Melakukan pembayaran

Use case Melakukan pembayaran

Actor(s) Pelanggan dan Bagian Admiminstrasi Keuangan

Pre Conditions Menerima tagihan

Flow of events 1. Melakukan pelunasan pembayaran

2. Menandatangani kuitansi

3. Menerima kuitansi sebagai bukti pelunasan

Post Conditions Bagian Administrasi Keuangan menerima

pelunasan pembayaran dari pelanggan

57

Sistem PenjualanPT. BTCU

Menerima pembay aran

Bagian Adm. keuangan

-End21

* -End22

*

Gambar 3.9 Use Case Menerima pembayaran

Use case Menerima pembayaran

Actor(s) Bagian Administrasi Keuangan dan pelanggan

Pre Conditions Melakukan penagihan kepada pelanggan

Flow of events 1. Membuat faktur berdasarkan surat jalan

pengiriman yang sudah ditandatangani oleh

pelanggan.

2. Menerima pelunasan pembayaran dari

pelanggan.

3. Membuat kuitansi sebagai tanda bukti lunas

bagi pelanggan.

Post Conditions Bagian Akuntansi membuat laporan keuangan

berdasarkan faktur dan kuitansi yang telah

ditandatangani.

58

3.4 Analisis SWOT

Berdasarkan survei yang kami lakukan pada PT. Bumi Tangerang Coklat

Utama, maka didapatkan bahwa perusahaan tersebut memiliki beberapa

kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancaman (strength, weakness,

opportunities, threat) sebagai berikut :

1. Kekuatan (strength)

- Harga lebih murah dibandingkan dengan produk sejenis yang

dihasilkan oleh pesaing lainnya.

- PT. Bumi Tangerang Coklat Utama terus melakukan inovasi dengan

menghasilkan produk dalam kemasan yang menarik.

2. Kelemahan (weakness)

- Pemasaran produk yang kurang luas sehingga masyarakat kurang

mengenal produk tersebut.

- Sistem penjualannya masih dilakukan secara manual.

- Kurangnya informasi bagi pelanggan tentang produk-produk

perusahaan.

3. Kesempatan (opportunities)

- Area pemasaran yang masih luas sehingga memungkinkan

perusahaan untuk terus memasarkan produknya.

- Dengan adanya sistem penjualan yang berbasis web, memungkinkan

perusahaan untuk memperluas pangsa pasar.

4. Ancaman (threat)

- Adanya pesaing yang menjual produk sejenis dengan kualitas yang

lebih baik dan dengan harga yang relatif murah.

59

Matriks SWOT

INTERNAL

EKSTERNAL

Kekuatan (Strenght)

1. Harga produk yang bersaing

2. Perkembangan inovasi

secara terus menerus.

Kelemahan (Weakness) 1. Produk kurang dikenal oleh

masyarakat.

2. Sistem penjualan masih secara

manual.

3. Kesulitan penyampaian informasi

kepada pelanggan.

Kesempatan

(Opportunities)

1. Area pemasaran

yang masih luas.

2. Pemanfaatan

teknologi untuk

mendukung proses

bisnis.

Strategi SO

1. Memasarkan produk ke luar

wilayah Jabotabek dengan

keunggulan yang ada.

2. Pembuatan aplikasi website

sehingga dapat memperluas

pangsa pasar.

Strategi WO

1. Memasang iklan tentang

produk agar diketahui oleh

masyarakat.

2. Melakukan promosi secara

terus menerus.

Ancaman (Threats) 1. Adanya perusahaan

pesaing yang

menawarkan produk

dengan kualitas lebih

baik

Strategi ST

1. Meningkatkan mutu

pelayanan.

2. Meningkatkan kualitas

produk.

3. Terus mengembangkan

inovasi dalam menghasilkan

produknya.

4. Mempertahankan

keunggulan yang sudah

dimiliki oleh perusahaan

Strategi WT

1. Meyakinkan pelanggan

bahwa produk lebih unggul

dalam masalah harga.

2. Menciptakan ciri khas pada

produk agar menjadi lebih

dikenal.

Tabel 3.1 Tabel Matriks SWOT

60

3.5 CSF (Critical Success Factor)

Dalam menjalankan usaha bisnisnya, PT. Bumi Tangerang Coklat Utama

memiliki beberapa faktor penentu keberhasilan dalam mencapai visi dan misi

perusahaan. Faktor-faktor tersebut antara lain :

• Harga Produk

Produk yang dihasilkan dijual dengan harga yang kompetitif (mampu

bersaing) dengan para pesaing lainnya.

• Jangkauan Pemasaran

Menambah jalur distribusi (area pemasaran) sehingga produk yang dihasilkan

lebih dikenal oleh masyarakat dan mudah dijangkau di berbagai tempat.

3.6 Kuesioner

Berdasarkan hasil dari kuesioner yang kami sebarkan, maka dapat ditarik

kesimpulan :

1. Darimana Anda memperoleh informasi mengenai produk PT. Bumi

Tangerang Coklat Utama (BTCU ) ?

- Salesman PT. BTCU = 25 responden ( 83.33 %)

- Menghubungi perusahaan = 5 responden (16.67 %)

- Lain-lain = 0 responden (0 %)

Salesman PT.BTCUMenghubungiperusahaanLain-lain

61

Untuk pertanyaan No. 1, kebanyakan responden memperoleh informasi

melalui salesman PT. BTCU, tetapi ada pula beberapa responden yang

menghubungi perusahaan untuk memperoleh informasi produk.

2. Apakah Anda mengalami kesulitan dalam memperoleh informasi mengenai

produk PT. BTCU ?

- Ya = 23 responden (76.67 %)

- Tidak = 7 responden (23.33 %)

YaTidak

Untuk pertanyaan No. 2, ada beberapa responden yang tidak mengalami

kesulitan dalam memperoleh informasi mengenai produk PT. BTCU, tetapi

sebagian besar responden mengalami kesulitan dalam memperoleh

informasi.

3. Apakah Anda mengalami kesulitan dalam memesan produk PT.BTCU ?

- Ya = 20 responden (66.67 %)

- Tidak = 10 responden (33.33 %)

62

YaTidak

Untuk pertanyaan No. 3, kebanyakan responden mengalami kesulitan dalam

memesan produk PT. BTCU, hal itu disebabkan karena keterbatasan

informasi akan produk.

4. Apakah Anda pernah berbelanja di internet ?

- Sering = 6 responden (20 %)

- Jarang = 11 responden (36.67 %)

- Tidak pernah = 13 responden (43.33 %)

SeringJarang Tidak pernah

Untuk pertanyaan No. 4, tidak semua responden pernah berbelanja melalui

internet, hal tersebut dikarenakan berbagai alasan. Namun sebagian

responden juga pernah berbelanja secara online, misalnya saja untuk

membeli buku, tiket pesawat, dan produk-produk lainnya.

5. Jika Anda tidak pernah atau jarang berbelanja di internet, mengapa ?

- Tidak memiliki komputer = 11 responden (36.67 %)

63

- Tidak percaya dengan prosesnya (masalah keamanan) = 4 responden

(13.33 %)

- Prosedurnya rumit = 15 responden (50 %)

Tidak memilikikomputer

Tidak percayadenganprosesnya(keamanan)Prosedurnyarumit

Untuk pertanyaan No. 5, kebanyakan responden jarang atau tidak pernah

berbelanja melalui internet, karena sebagian dari responden tidak memiliki

komputer, juga ada beberapa responden yang menganggap prosedur

berbelanja secara online terlalu rumit dan adapula yang kurang percaya pada

alasan keamanan atau privasinya.

6. Apakah Anda setuju, jika penjualan produk PT. BTCU dilakukan secara

online?

- Setuju = 22 responden ( 73.33 %)

- Tidak setuju = 8 responden (26.67 %)

64

Setuju

TidakSetuju

Untuk pertanyaa No. 6, kebanyakan responden setuju jika penjualan produk

PT. BTCU dilakukan secara online agar lebih memudahkan transaksi

penjualan antara kedua belah pihak.

7. Metode pembayaran apa yang ingin Anda gunakan apabila berbelanja di

internet ?

- Transfer = 5 responden (16.67 %)

- Kartu kredit = 4 responden (13.33 %)

- Bayar pada saat barang diterima = 21 responden (70 %)

Transfer

Kartu kredit

Bayar saatbarangditerima

Untuk pertanyaan No. 7, hampir seluruh responden lebih suka melakukan

pembayaran pada saat barang diterima. Jadi setelah barang pesanan

diantarkan, baru kemudian pelanggan melakukan pembayaran di tempat.

8. Selama ini bagaimana Anda menyampaikan saran dan kritik kepada PT.

BTCU?

65

- Melalui salesman = 20 responden (66.67 %)

- Melalui telepon = 5 responden (16.67 %)

- Melalui email = 5 responden (16.67 %)

MelaluisalesmanMelaluiteleponMelalui e-mail

Untuk pertanyaan No. 8, kebanyakan responden menyampaikan saran dan

kritik kepada PT. BTCU melalui salesman karena mereka lebih mudah

menyampaikannya secara langsung, sedangkan ada pula beberapa responden

yang menyampaikannya melalui telepon atau e-mail.

9. Menurut Anda hal apa yang lebih penting dalam sebuah website penjualan ?

- Informasi yang lengkap = 12 responden (40 %)

- Tampilan yang menarik = 10 responden (33.33 %)

- Kecepatan layanan = 8 responden (26.67 %)

Informasi yanglengkapTampilan yangmenarikKecepatanlayanan

66

Untuk pertanyaan No. 9, sebagian besar responden menganggap bahwa

informasi yang lengkap adalah yang lebih penting dalam sebuah website

penjualan dibandingkan dengan pilihan lainnya.

10. Jika Anda suatu ketika mengunjungi situs Web penjualan snack, kira-kira

menu atau informasi apa yang paling Anda sukai ?

- Profil perusahaan = 5 responden (16.67 %)

- Produk-produk yang ditawarkan = 17 responden (56.67 %)

- Buku tamu = 4 responden (13.33 %)

- Lain-lain = 4 responden (13.33 %)

ProfilperusahaanProduk yangditawarkanBuku Tamu

Lain-lain

Untuk pertanyaan No.10, kebanyakan responden lebih tertarik untuk melihat

produk-produk yang ditawarkan dibandingkan dengan pilihan yang lainnya

3.7 Permasalahan yang dihadapi

Berdasarkan analisis yang kami lakukan terhadap sistem yang berjalan

pada PT. BTCU, maka ditemukan beberapa permasalahan antara lain :

1. Kesulitan pelanggan dalam mendapatkan informasi produk

→ selama ini pelanggan mengalami kesulitan dalam mendaptkan informasi

mengenai produk karena pelanggan hanya dapat melihat produk melalui

67

katalog saja. Katalog tersebut hanya berisi gambar-gambar produk, tanpa ada

spesifikasi ukuran maupun harga, dan untuk mendapatkan katalog tersebut

pelanggan harus menunggu sampai salesman mendatangi pelanggan.

2. Kesulitan pelanggan dalam pemesanan produk

→ untuk memesan produk, pelanggan harus menunggu salesman datang. Jika

salesman tidak mendatangi pelanggan, maka pelanggan tidak dapat memesan

produk. Karena selama ini perusahaan tidak pernah menerima pesanan

melalui telepon, e-mail maupun fax.

3. Keterbatasan komunikasi antara pelanggan dengan pihak perusahaan

→ selama ini pelanggan menyampaikan saran dan kritik melalui salesman,

telepon, e-mail, ataupun fax. Tetapi semua saran dan kritik yang diterima

tidak langsung diproses oleh pihak perusahaan, sehingga komunikasi antara

pelanggan dengan pihak perusahaan tidak terjalin dengan baik.

3.8 Identifikasi Kebutuhan Pengguna Aplikasi

Setelah melakukan survei pada PT. Bumi Tangerang Coklat Utama, maka

kami dapat menentukan bagian mana saja dari struktur organisasi perusahaan

tersebut yang perlu menggunakan web yang akan kami rancang. Diantaranya

adalah sebagai berikut :

• Salesman → untuk memeriksa pesanan yang masuk dan mengetahui data-

data penjualan yang ada.

68

• Manajer Pemasaran → untuk mengetahui data-data penjualan dan pendapatan

tiap bulannya, serta menerima saran dan kritik yang disampaikan oleh

pelanggan.

• Staff TI → untuk me-maintenance data-data yang ada dalam website, baik itu

menambahkan fitur-fitur baru, produk-produk baru dan segala pemeliharaan

yang berhubungan dengan website perusahaan.

• Customer → dapat melihat informasi mengenai produk yang ditawarkan,

serta memberikan kemudahan apabila ingin melakukan pesanan karena dapat

dilakukan dimana saja dan kapan saja.

3.9 Usulan Pemecahan Masalah

Dengan melihat permasalahan yang ada pada PT. Bumi Tangerang

Coklat Utama, maka kami mengusulkan beberapa hal yang dapat mengatasi

masalah tersebut, yaitu :

1. Pembuatan website yang memungkinkan pelanggan dapat memperoleh

informasi mengenai produk yang dihasilkan secara cepat, tepat dan selalu

baru.

2. Melalui internet maka pelanggan dapat dengan mudah melakukan transaksi

pembelian dimana saja dan kapan saja baik pada saat jam kerja maupun di

luar jam kerja.

3. Menyediakan fitur saran dan kritik pada suatu website yang memungkinkan

pelanggan untuk dapat berkomunikasi serta memberikan saran dan kritik bagi

perusahaan untuk meningkatkan kualitas produk dan pelayanannya.