bab 3 analisis kebutuhan dan tujuan sistem basis …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/lbm2006-119-bab...

72

BAB 3

ANALISIS KEBUTUHAN DAN TUJUAN SISTEM BASIS DATA

3.1 Perumusan obyek penelitian

3.1.1 Latar belakang penelitian

Lembaga Pemasyarakatan untuk selanjutnya disebut lapas menurut

Keputusan Menteri Kehakiman Republik Indonesia tanggal 26 Februari 1985

Nomor: M.01-PR.07.03 Tahun 1985 tentang Organisasi dan Tata Kerja

Lembaga Pemasyarakatan adalah unit pelaksana teknis di bidang

pemasyarakatan yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung

kepada Kepala Kantor Wilayah Departemen Kehakiman dan Hak Asasi

Manusia. Lapas dipimpin oleh seorang Kepala, yang disebut dengan Kalapas.

Lapas mempunyai tugas melaksanakan pemasyarakatan narapidana,

untuk melaksanakan tugas tersebut Lapas mempunyai fungsi :

1) Melakukan pembinaan narapidana.

2) Memberikan bimbingan, mempersiapkan sarana dan mengelola hasil

kerja.

3) Melakukan bimbingan sosial atau kerohanian narapidana.

4) Melakukan pemeliharaan keamanan dan tata tertib Lapas.

5) Melakukan urusan tata usaha dan rumah tangga.

Lapas dapat diklasifikasikan dalam 3 (tiga) kelas yaitu :

a. Lapas kelas I; Kapasitas hunian standar ≥ 1500 orang

b. Lapas kelas II A; Kapasitas hunian standar ≥ 500 – 1500 orang

73

c. Lapas kelas II B; Kapasitas hunian standar ≤ 500 orang

Klasifikasi tersebut didasarkan atas kapasitas hunian atau daya

tampung narapidana dan juga berdasarkan tempat kedudukan dan kegiatan

kerja petugas Lapas ( berdasarkan struktur oganisasi yang berbeda – beda ).

Selain Lapas terdapat juga Unit Pelaksana Teknis Pemasyarakatan (UPT

Pemasyarakatan) lainnya yang bekerja dibawah Dirjen Pemasyarakatan

yaitu :

1) RUTAN (Rumah Tahanan Negara), merupakan unit pelaksana teknis

tempat tersangka dan terdakwa ditahan selama proses penyidikan,

penuntutan dan pemeriksaan di sidang pengadilan.

2) BAPAS (Balai Pemasyarakatan), merupakan pranata untuk melaksanakan

bimbingan klien pemsayarakatan.

3) RUPBASAN (Rumah Penyimpanan Benda Sitaan Negara), merupakan

unit pelaksana di bidang penyimpanan benda sitaan negara dan barang

rampasan negara.

Jumlah Unit Pelaksana Teknis Pemasyarakatan seluruh Indonesia pada saat

ini adalah sebagai berikut :

a. Lembaga Pemasyarakatan ( Lapas )

Lapas kelas I : 10 Buah

Lapas kelas IIA : 52 Buah

Lapas kelas IIB : 137 Buah

Jumlah Total : 199 Buah

74

b. Rumah Tahanan ( Rutan )

Rutan kelas I : 8 Buah

Rutan kelas IIA : 7 Buah

Rutan kelas IIB : 117 Buah

Cabang Rutan : 58 Buah


c. Balai Pemasyarakatan ( Bapas)

Bapas kelas I : 14 Buah

Bapas kelas II : 34 Buah


d. Rumah Penyimpanan Benda Sitaan Negara ( Rupbasan )

Rupbasan kelas I : 33 Buah

Rupbasan kelas II : 25 Buah


Tugas, Fungsi dan Tata kerja dari Lapas Kelas II A, Lapas Kelas II B,

Rutan, Bapas dan Rupbasan tidak dibahas dalam penulisan ini karena ruang

lingkup dibatasi hanya mengenai Lapas kelas I dan yang berkaitan dengan

warga binaan (mencakup narapidana, tahanan, dan sandera), pelayanan

warga binaan, proses warga binaan, data – data warga binaan dan tidak

berkaitan dengan informasi data – data petugas pemasyarakatan.

75

3.1.2 Struktur organisasi

Lapas Cipinang terletak di sebelah timur kota Jakarta, tepatnya di Jl.

Raya Bekasi Timur No.170 Kelurahan Cipinang Besar Jakarta Timur.

Bangunannya berdiri diatas tanah seluas 12 hektar kemudian setelah

mengalami renovasi luasnya menjadi 10 hektar. Terdiri dari 12 blok /

lingkungan dengan tiap kamar blok berisi 1,3,9,17,23 orang. Disebelah Lapas

ini terdapat Jl. Cipinang jaya yang membatasi Lapas dengan perumahan

penduduk, pertokoan dan beberapa rumah pegawai Lapas. Disebelah kiri

(barat) terdapat Jl.Cipinang Pemasyarakatan yang memisahkan antara Lapas

dan kantor Imigrasi Jakarta Timur dan didepan Lapas terdapat Jl. Raya

cipinang dan rel kereta api, sehingga wilayahnya sangat padat lalu lintas

transportasi. Dibelakang Lapas (selatan) terdapat Jl.Cipinang Latihan yang

memisahkan Lapas dengan perumahan pegawai atau penduduk.

Secara statistik pada September 2002 tingkat hunian Lapas Cipinang

adalah sebanyak 2435 orang pidana (terdiri dari 1183 narapidana dam 1252

tahanan), kemudian sampai akhir bulan Agustus 2004 tingkat hunian telah

mencapai jumlah kenaikan yang cukup signifikan yaitu sebanyak 3481 orang

pidana (terdiri dari 1889 narapidana, 1587 tahanan, dan 5 sandera). Kondisi

ini menjadikan Lapas Cipinang diklasifikasikan sebagai Lapas kelas I (>1500

orang).

Lembaga Pemasyarakatan Kelas I Cipinang sebagai unit pelaksana

teknis Dirjen Pemasyarakatan memiliki struktur organisasi sebagai berikut :

76

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Lembaga Pemasyarakatan Kelas I Cipinang

3.1.3 Wewenang dan tanggung jawab

Struktur organisasi dan tata kerja Lembaga pemasyarakatan

ditetapkan berdasarkan Surat Keputusan Menteri kehakiman RI nomor

M.01.PR.07.03 Tahun 1985, tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga

Pemasyarakatan.

Secara garis besar, ikhtisar jabatan dalam struktur organisasi di

Lembaga Pemasyarakatan adalah sebagai berikut :

77

1) Kepala Lembaga Pemasyarakatan (Kalapas)

Tugas kepala lembaga pemsyarakatan adalah

mengkoordinasikan tugas dibidang kegiatan kerja, administrasi

keamanan dan tata tertib serta pengelolaan tata usaha Lembaga

Pemasyarakatan meliputi urusan kepegawaian, keuangan dan rumah

tangga Lembaga Pemasyarakatan sesuai petunjuk, kebijaksanaan

pimpinan serta peraturan yang berlaku dalam rangka pencapaian tujuan

pemasyarakatan.

2) Bagian Tata Usaha

Bagian Tata Usaha mempunyai tugas ketatausahaan dibidang

umum (surat menyurat, perlengkapan dan rumah tangga), kepegawaian

dan keuangan Lembaga Pemasyarakatan sesuai ketentuan dan peraturan

yang berlaku. Bagian Tata Usaha mempunyai tiga Sub Bagian yaitu :

a. Sub-Bagian kepegawaian, mempunyai tugas melaksanakan urusan

kepegawaian sesuai dengan ketentuan perundang-undangan dan

peraturan yang berlaku agar tercapai tertib administrasi

kepegawaian.

b. Sub-Bagian Keuangan, mempunyai tugas melaksanakan urusan

keuangan Lembaga Pemasyarakatan dalam rangka pemberian

pelayanan administratif sesuai dengan perundang-undangan dan

peraturan yang berlaku.

c. Sub-Bagian Umum, mempunyai tugas melaksanakan urusan tata

persuratan, perlengkapan dan kerumahtanggaan Lembaga

78

Pemasyarakatan untuk memberikan pelayanan administratif dan

fasilitatif.

3) Bidang Pembinaan Narapidana

Bidang Pembinaan Narapidana mempunyai tugas

mengkoordinasikan pembinaan narapidana dalam lingkungan Lembaga

Pemasyarakatan dengan melaksanakan registrasi, membuat statistik

serta dokumentasi sidik jari, memberikan bimbingan kemasyarakatan,

mengurus kesehatan dan perawatan sesuai dengan ketentuan yang

berlaku agar para narapidana siap dikembalikan ke masyarakat. Bidang

Pembinaan Narapidana mempunyai tiga seksi , yaitu :

a. Seksi Registrasi, mempunyai tugas melaksanakan pencatatan dan

membuat statistik serta dokumentasi narapidana dan tahanan sesuai

dengan data dalam rangka pelaksanaan tugas pemasyarakatan.

b. Seksi Bimbingan Kemasyarakatan, mempunyai tugas

menyelenggarakan bimbingan dan pembinaan dibidang fisik,

mental dan rohani, peningkatan pengetahuan asimilasi narapidana

atau tahanan, pemberian izin cuti dan pelaksanaan pembebasan

narapidana.

c. Seksi Perawatan Narapidana, mempunyai tugas melaksanakan

pengurusan kesehatan bagi narapidana dan tahanan serta

memberikan perawatan dengan menyediakan fasilitas pengobatan

dan konsumsi makanan bergizi untuk peningkatan kesehatan dan

kesejahteraan narapidana.

79

4) Bidang Kegiatan Kerja

Bidang Kegiatan Kerja mempunyai tugas memberikan

bimbingan latihan kerja , mempersiapkan sarana kerja dan mengelola

hasil kerja, sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam rangka

pembinaan narapidan atau tahanan. Bidang ini mempunyai tiga buah

seksi, yaitu :

a. Seksi Bimbingan Kerja, mempunyai tugas memberikan bimbingan

dan petunjuk kerja dalam rangka memberikan keterampilan kepada

narapidana atau tahanan dalam lingkungan Lembaga

Pemasyarakatan.

b. Seksi Sarana Kerja, mempunyai tugas mempersiapkan,

mengeluarkan dan menyimpan fasilitas sarana atau peralatan kerja

berdasarkan kebutuhan dalam rangka pembinaan.

c. Seksi Pengelolaan Hasil Kerja mempunyai tugas menyelenggarakan

pengelolaan hasil kerja narapidana atau tahanan sesuai petunjuk

pimpinan dan peraturan yang berlaku dalam rangka menunjang

kegairahan kerja dan pembinaan penghuni Lembaga

Pemasyarakatan.

5) Bidang Administrasi dan Tata Tertib

Bidang Administrasi dan Tata Tertib mempunyai tugas

mengkoordinasikan kegiatan administrasi keamanan, pelaporan tata

tertib sesuai peraturan dan ketentuan yang berlaku dalam rangka

terciptanya suasana aman dan tertib di lingkungan Lembaga

80

Pemasyarakatan, untuk menyelenggarakan tugas tersebut Bidang

Administrasi dan Tata Tertib mempunyai fungsi :

a. Mengatur jadwal tugas, penggunaan perlengkapan dan pembagian

tugas pengamanan.

b. Menerima laporan harian dan berita acara dari satuan pengamanan

yang bertugas serta mempersiapkan laporan berkala di bidang

keamanan dan menegakan tata tertib.

Bidang Administrasi dan Tata tertib, mempunyai dua seksi, yaitu :

a. Seksi Keamanan, mempunyai tugas pengamanan dan ketertiban

dengan mengatur atau membuat jadwal tugas, penggunaan

perlengkapan pengamanan dan penempatan petugas jaga sesuai

dengan peraturan dan petunjuk yang berlaku.

b. Seksi Pelaporan dan Tata tertib, mempunyai tugas membuat laporan

keamanan secara berkala berdasarkan laporan harian, berita acara

yang dibuat oleh satuan pengamanan yang bertugas sesuai dengan

ketentuan dan peraturan yang berlaku.

6) Kesatuan Pengamanan Lembaga Pemasyarakatan (KPLP)

Kesatuan Pengamanan Lembaga Pemasyarakatan dipimpin oleh

seorang kepala yang mempunyai tugas mengkoordinasikan pelaksanaan

tugas pengamanan dan ketertiban sesuai jadwal tugas agar tercipta

suasana aman dan tertib dilingkungan Lembaga Pemasyarakatan, untuk

menyelenggarakan tugas tersebut, Kesatuan Pengamanan Lembaga

Pemasyarakatan mempunyai fungsi :

81

a. Melakukan penjagaan dan pengawasan terhadap narapidana;

b. Melakukan pemeliharaan keamanan dan ketertiban;

c. Melakukan pengawalan penerimaan, penempatan dan pengeluaran

narapidana;

d. Melakukan pemeriksaan terhadap pelanggaran keamanan;

e. Membuat laporan harian dan berita acara pelaksanaan pengamanan.

Adapun Kesatuan Pengamanan Lapas dipimpin oleh seorang

Kepala dan membawahkan Petugas Pengamanan Lapas dan Kepala

Kesatuan Pengamanan Lapas berada di bawah dan bertanggung jawab

langsung kepada Kepala Lapas.

Kesatuan Pengamanan Lapas terdiri dari :

(1) Komandan PORTIR, mempunyai tugas mengatur komandan regu

I dan komandan regu II. Dimana Regu I bertugas mengawasi

mobilitas pengujung yang masuk kedalam lembaga pemasyarakatan

dan Regu II bertugas mengawasi mobilitas keluar masuk narapidana

dan tahanan.

(2) Komandan Peleton, mempunyai tugas mengatur komandan regu I

dan komandan regu II. Dimana Regu I Pos bertugas mengawasi

narapidana dan tahanan Lembaga Pemasyarkatan dari menara atas

dan juga menjaga agar tidak ada pelarian lewat tembok Lapas dan

Regu II Paste bertugas mengawasi narapidana dan tahanan dari

dalam Lapas pada tiap tiap pos – pos Blok di Lembaga

pemasyarakatan.

82

(3) Kaurpam, mempunyai tugas untuk pengaturan blok dan kamar di

Lapas dan penempatan narapidana dan tahanan pada masing –

masing Blok dan kamar di Lapas.

Gambar 3.2 Strutur Organisasi Kesatuan Pengamanan Lembaga Pemasyarakatan

3.2 Penentuan fakta kebutuhan dan tujuan sistem basis data

3.2.1 Ruang lingkup analisis sistem yang berjalan

Disebabkan luasnya data warga binaan yang dapat diolah dalam

administrasi pemasyarakatan serta minimnya waktu dan sumber daya yang

tersedia dalam mengembangkan perancangan sistem maka kami membatasi

cakupan masalah yang akah dibahas dalam karya tulis ini agar dapat lebih

terfokus penyusunannya.

Bagian-bagian organisasi lembaga pemasyarakatan yang menjadi

kajian penelitian sesuai dengan usulan sistem adalah sebagai berikut :

83

Gambar 3.3 Ruang Lingkup Sistem Usulan

1) Bidang pembinaan narapidana

a. Seksi registrasi

(1) Pendataan warga binaan yang masuk dan bebas.

(2) Pendataan properti warga binaan.

(3) Pendataan tabungan/titipan uang

(4) Pendataan riwayat keluarga warga binaan

b. Seksi bimbingan kemasyarakatan.

(1) Pendataan tahap pembinaan narapidana.

(2) Perhitungan remisi dan masa tahanan.

(3) Pendataan izin keluar.

84

c. Seksi perawatan

(1) Data warga binaan yang sakit dan menjalani rawat inap dalam

atau luar.

2) Bidang keamanan dan ketertiban

a. Seksi pelaporan dan tata tertib

(1) Data pelanggaran tata tertib warga binaan

3) KPLP

a. Pendataan pengunjung warga binaan.

b. Penempatan blok dan kamar sel untuk warga binaan

3.2.2 Mempelajari dokumen dan prosedur

1) Klasifikasi Dokumen

Metode pendataan warga binaan yang digunakan saat ini adalah

dengan cara melakukan penggolongan atau klasifikasi berdasarkan

jenisnya (narapidana, tahanan, atau sandera) dan kemudian digolongkan

kembali menurut lama masa pidana bagi narapidana dan instansi

peradilan bagi tahanan. Selain itu klasifikasi dokumen juga diberikan

pada proses atau bentuk data yang disesuaikan dengan fungsinya seperti

pencatatan kunjungan,perawatan sakit, titipan barang warga binaan, dan

sebagainya. Semua klasifikasi ini berfungsi untuk membedakan berkas

dokumen yang akan dipakai dalam mencatat datanya.

a. Klasifikasi A-I, adalah tahanan dari pihak kepolisian.

b. Klasifikasi A-II, adalah tahanan dari pihak kejaksaan.

c. Klasifikasi A-III, adalah tahanan dari pihak pengadilan negeri.

85

d. Klasifikasi A-IV, adalah tahanan dari pihak pengadilan tinggi.

e. Klasifikasi A-V, adalah tahanan dari pihak Mahkamah Agung.

f. Klasifikasi B-I, adalah narapidana yang dijatuhi hukuman diatas 1

tahun.

g. Klasifikasi B-IIa, adalah narapidana yang dijatuhi hukuman antara 4

sampai dengan 12 bulan.

h. Klasifikasi B-IIb, adalah narapidana yang dijatuhi hukuman antara

1 sampai dengan 3 bulan.

i. Klasifikasi B-IIs, adalah narapidana yang dijatuhi hukuman

kurungan pengganti pidana denda yang lama pidananya maksimal 1

bulan.

j. Klasifikasi SH, adalah narapidana dengan hukuman mati atau

kurungan seumur hidup.

k. Klasifikasi C, individu yang disandera

l. Klasifikasi D, pencatatan barang titipan

m. Klasifikasi E, pencatatan data pengunjung

n. Klasifikasi F, pencatatan data pelanggaran tata tertib dan hukuman

yang diberikan.

o. Klasifikasi G, pencatatan data perawatan sakit warga binaan

p. Klasifikasi H, pencatatan narapidana dengan status

kewarganegaraan asing.

86

2) Spesifikasi bentuk dokumen

Untuk dapat memperjelas bentuk dokumen yang digunakan

berikut kebutuh, yang berada dalam pengoperasian sistem tersebut.

Maka penulis membuat format – format dokumen masukan (input) dan

bentuk dokumen keluaran (output) dari setiap pihak yang berkaitan.

Dokumen input adalah segala bentuk masukan berupa dokumen

yang akan diproses. Sehingga menghasilkan sistem keluaran atau

output yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan. Adapun dokumen

input adalah sebagai berikut:

a. Nama dokumen : Berita Acara Penangkapan

Fungsi : Sebagai bukti bahwa warga binan tersebut

terlibat kasus pidana atau pelanggaran hukum

Sumber : Kepolisian RI

Tujuan : Registrasi

Media : Kertas

Jumlah : 1 Berkas

Frekuensi : Setiap ada kasus pidana Kepolisian

b. Nama dokumen : Berita Acara Penyidikan Jaksa

Fungsi : Sebagai bukti bahwa warga binaan tersebut kasusnya

sedang dalam proses penyidikan

Sumber : Jaksa

Tujuan : Registrasi

Media : Kertas

Jumlah : 1 Berkas

87

Frekuensi : Setiap ada kasus pengadilan yang kasusnya sedang

diselidiki oleh Jaksa

c. Nama dokumen : Surat Putusan Pengadilan Negeri

Fungsi : Sebagai bukti bahwa warga binaan tersebut sudah di

putus Pengadilan Negeri

Sumber : Pengadilan

Tujuan : Registrasi

Media : Kertas

Jumlah : 1 Berkas

Frekuensi : Setiap ada putusan Pengadilan Negeri

d. Nama dokumen : Surat Pengajuan banding

Fungsi : Sebagai bukti bahwa warga binaan tersebut tidak

puas dengan putusan Pengadilan Negeri dan

mengajukan banding ke Pengadilan Tinggi

Sumber : Terpidana

Tujuan : Registrasi

Media : Kertas

Jumlah : 1 Berkas

Frekuensi : Setiap ada pengajuan banding

e. Nama dokumen : Surat Putusan Pengadilan Tinggi


putus Pengadilan Tinggi

Sumber : Pengadilan Tinggi

Tujuan : Registrasi

88

Media : Kertas

Jumlah : 1 Berkas

Frekuensi : Setiap ada putusan Pengadilan Tinggi

f. Nama dokumen : Surat Putusan Mahkamah Agung


putus Mahkamah Agung

Sumber : Mahkamah Agung

Tujuan : Registrasi

Media : Kertas

Jumlah : 1 Berkas

Frekuensi : Setiap ada putusan Mahkamah Agung

g. Nama dokumen : Data identitas diri

Fungsi : Sebagai input identitas warga binaan

Sumber : Registrasi

Tujuan : Kaurpam dan Keperawatan

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap ada pidana masuk Lapas

h. Nama dokumen : Surat Keterangan Sehat

Fungsi : Sebagai bukti bahwa warga sehat tidak terkena

penyakit dan layak untuk dipidanakan di Lapas

Sumber : Keperawatan

Tujuan : Registrasi

Media : Kertas

89

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap ada warga binaan masuk Lapas

i. Nama dokumen : Dokumen Registrasi AI

Fungsi : Untuk mengetahui bahwa warga binaan tersebut

dalam proses penyidikan Kepolisian

Sumber : Register

Tujuan : Kabid Pembinaan

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap ada perubahan status tahanan

j. Nama dokumen : Dokumen Registrasi AII


dalam proses penyidikan Jaksa

Sumber : Register


Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar


k. Nama dokumen : Dokumen Registrasi AIII


dalam proses Pengadilan Negeri

Sumber : Register


Media : Kertas

90

Jumlah : 1 Lembar


l. Nama dokumen : Dokumen Registrasi AIV


dalam proses Pengadilan Tinggi

Sumber : Register


Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar


m. Nama dokumen : Dokumen Registrasi AV


dalam proses Pengadilan Mahkamah Agung.

Sumber : Register


Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar


n. Nama dokumen : Dokumen Penempatan kamar sel dan blok WB

Fungsi : Untuk mengetahui dimana Blok dan kamar sel warga

binaan.

Sumber : Kaurpam

Tujuan : Register

Media : Kertas

91

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap ada perubahan kamar dan WB masuk

o. Nama dokumen : Dokumen Pelanggaran Pidana

Fungsi : Untuk informasi bahwa warga binaan tersebut

pernah melakukan pelanggaran di lapas.

Sumber : Keamanan

Tujuan : Bimkemas, Kabid Kamtib

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap ada warga binaan yang melangar peraturan

tata tertib lapas

Format : Lampiran B.7

p. Nama dokumen : Dokumen Surat Bebas

Fungsi : Untuk mengetahui warga binaan yang akan bebas

dan sudah bebas

Sumber : Register

Tujuan : Kabid Pembinaan, Kalapas dan Portir

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap warga binaan bebas

q. Nama dokumen : Dokumen Pembinaan Pidana

Fungsi : Untuk mengetahui proses pidana warga binaan

Sumber : Bimkemas

Tujuan : Kabid Pembinaan, Kalapas dan Portir

92

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap ada warga binaan baru yang sudah divonis

3) Struktur kode

Struktur kode pada sistem yang berjalan dibuat mengikuti aturan

yang telah ditentukan oleh Departemen Kehakiman, struktur ini

memiliki arti tersendiri pada tiap bagiannya sehingga memudahkan para

petugas untuk memahaminya.Dibawah ini dijelaskan elemen data yang

dijadikan kode-kode tersebut:

a. Kode daftar Warga Binaan

Format :

W 0 7 - E a . W B P . 0 0 2 - 0 1 / 2 9 / 2 0 0 4

Panjang : 26 digit

Tipe : Teks

W : Wilayah

07 : Kode kantor Wilayah DKI Jakarta

Ea : Kode Wilayah lembaga pemasyarakatan Kelas I

Cipinang

WBP : Kode Warga Binaan Pemasyarakatan

002 : Nomor urut Masuk ke Lapas, jumlah Warga

Binaan yang masuk ke Lapas rata-rata perhari 100 orang

sehingga maksimal 999

01 : Kode Bulan, bulan pada saat Warga Binaan masuk

93

29 : Kode Tanggal, tanggal pada saat Warga Binaan masuk

2004 : Kode Tahun, Tahun pada saat Warga Binaan masuk

Contoh :

W7-Ea.WBP.002-01/29/2004 : Warga Binaan yang masuk dengan nomor urut ke-2

masuk pada bulan ke-01 tanggal 29 tahun 2004.

b. Kode Registrasi Tahanan

Format :

A I I - 0 0 0 2 / 2 0 0 2

Panjang : 13 digit

Tipe : Teks

A : Kode yang menyatakan bahwa Warga Binaan tersebut

Tahanan

II : Kode untuk menyatakan bahwa tahanan tersebut berasal

dari instansi Jaksa.

0002 : Kode Nomor urut tahanan Jaksa, jumlah Warga Binaan

yang masuk ke Lapas rata-rata perhari biasanya 100

orang sehingga maksimal 9999

2002 : Kode Tahun

Contoh :

AII-0002/2002 : Tahanan Jaksa yang masuk dengan nomor urut ke-2 tahun 2004.

94

c. Kode Registrasi Narapidana

Format :

B I I - 0 0 0 2 / 2 0 0 2

Panjang : 13 digit

Tipe : Teks

B : Kode yang menyatakan bahwa Warga Binaan tersebut

Napi.

II : Kode untuk menyatakan bahwa napi tersebut memiliki

masa hukuman dibawah 12 bulan.

0002 : Kode Nomor urut napi, jumlah Warga Binaan yang

masuk ke Lapas rata-rata perhari biasanya 100 orang

sehingga maksimal 9999.

2002 : Kode Tahun

Contoh :

BII-0002/2002 : Narapidana yang masuk dengan nomor urut ke-2 tahun 2004

d. Kode Registrasi Sandera

Format :

C I I - 0 0 0 2 / 2 0 0 2

Panjang : 13 digit

Tipe : Teks

C : Kode yang menyatakan bahwa Warga Binaan tersebut

95

Sandera.

II : Kode untuk menyatakan bahwa Warga Binaan tersebut

memiliki masa hukuman dibawah 12 bulan.

0002 : Kode nomor urut, jumlah Warga Binaan yang masuk ke

Lapas rata-rata perhari biasanya 100 orang sehingga

maksimal 9999.

2002 : Kode Tahun

Contoh :

C II-0002/2002 : Sandera yang masuk dengan nomor urut ke-2 tahun 2004

e. Kode Nomor Lapas

Format :

W 0 7 - E a

Panjang : 6 digit

Tipe : Teks

w : Wilayah

07 : Kode Wilayah DKI Jakarta

Ea : Kode Pemasyarakatan Kelas I Cipinang

f. Kode Pelanggaran

Format :

F 0 I / 2 1 / 2 0 0 4

Panjang : 11 digit

96

Tipe : Teks

0I : Kode yang menyatakan bulan terjadinya peristiwa

pelanggaran tata tertib di Lapas

21 : Menyatakan kode tanggal terjadinya peristiwa

pelanggaran tata tertib di Lapas

2004 : Menyatakan kode tahun terjadinya peristiwa pelanggaran

tata tertib di Lapas

F : Kode untuk menyatakan pelanggaran

g. Kode Blok

Format :

0 0 I A

Panjang : 4 digit

Tipe : Teks

00I : Kode yang menyatakan Blok dengan urut 00I

A : Kode untuk menyatakan baris Blok

4) Prosedur keamanan dan tata tertib

Selama berada di lingkungan Lapas Cipinang, Warga binaan

terikat dalam peraturan – peraturan tata tertib yang wajib dipatuhi. Tata

tertib ini ditekankan oleh pihak Lapas Cipinang untuk menjamin

adanya keteraturan dalam kegiatan sehari-hari warga binaan dan

mencegah tindakan anarkis yang dapat mengganggu proses

pemasyarakatan. Beberapa contoh aturan tata tertib ini antara lain :

97

a. Larangan tindak perkelahian antar warga.

b. Larangan untuk memiliki barang – barang yg tidak diizinkan

(semacam benda tajam, obat-obatan yg belum terdaftar, dan

sebagainya).

c. Larangan bermain judi.

d. Larangan untuk mencuri barang milik sesama warga.

e. Kewajiban untuk menjaga dan merawat properti Lapas.

f. Kewajiban untuk mematuhi perintah petugas Lapas.

Pelanggaran terhadap tata tertib ini mengakibatkan adanya

sanksi atau hukuman yang dikenakan sebagai salah satu upaya

menegakkan disiplin. Hukuman ini antara lain adalah pemberian denda

dalam bentuk uang atau penempatan didalam sel isolasi khusus (untuk

saat ini hukuman dalam bentuk denda kurang begitu banyak dilakukan

lagi dan lebih difokuskan pada hukuman isolasi). Besar denda atau

lama kurungan isolasi bervariasi sesuai dengan tingkat pelanggaran

yang dilakukan. Seluruh peristiwa keamanan dan pelanggaran tata tertib

ini akan dicatat pada berkas dengan klasifikasi F.

5) Prosedur pembinaan narapidana

Narapidana yang menjalani masa hukumannya di Lapas

Cipinang wajib dan berhak mengikuti program pembinaan yang

dilakukan oleh pemerintah melalui Lapas Cipinang. Fokus kegiatan

mencakup hal-hal sebagai berikut :

a. Ketakwaan kepada Tuhan Yang Maha Esa

b. Kesadaran berbangsa dan bernegara

98

c. Kecerdasan intelektual

d. Sikap dan perilaku

e. Kesehatan jasmani dan rohani

f. Kesadaran hukum

g. Re-integrasi sehat dengan masyarakat

h. Keterampilan kerja; dan

i. Latihan kerja dan produksi

Tujuan dari pembinaan ini adalah untuk memperbaiki

kekurangan – kekurangan yang dimiliki oleh para narapidana secara

fisik ataupun mental agar mereka dapat menyadari kesalahan yang

pernah dilakukannya dan berusaha untuk memperbaiki serta

membangun sikap mental yang baik agar dapat mencegah terulangnya

lagi keinginan untuk melakukan tindak kejahatan yang pernah

dilakukan. Tujuan lain yang tidak kalah pentingnya adalah menyiapkan

narapidana tersebut agar ketika telah selesai masa hukumannya dan

bebas dari Lapas Cipinang dapat berbaur kembali dalam masyarakat

tanpa hambatan yang berarti.

Salah satu proses utama dalam pembinaan ini adalah

dilakukannya kegiatan penelitian pemasyarakatan untuk mengetahui

latar belakang kehidupan narapidana. Secara umum pembinaan ini

dibagi menjadi tiga tahap yaitu :

1. Tahap awal, dimulai sejak yang bersangkutan berstatus sebagai

narapidana sampai dengan satu per tiga dari masa

hukumannya.Pada tahap ini dilakukan pengamatan, pengenalan dan

99

penelitian lingkungan selama 1 bulan kemudian setelah itu dibuat

perencanaan program pembinaan kepribadian dan kemandirian

berikut pelaksanaan dan penilaiannya.

2. Tahap lanjutan pertama sejak berakhirnya pembinaan tahap awal

sampai dengan setengah dari masa hukuman dan tahap lanjutan

kedua sejak berakhirnya pembinaan tahap lanjutan pertama sampai

dengan dua per tiga masa hukumannya.Aspek utama dalam tahap

lanjutan pertama adalah sebagai berikut :

a. Perencanaan program pembinaan lanjutan

b. Pelaksanaan program pembinaan lanjutan

c. Penilaian pelaksanaan program pembinaan program lanjutan

d. Perencanaan dan pelaksanaan program asimilasi

3. Tahap akhir, dilaksanakan sejak berakhirnya tahap lanjutan sampai

dengan berakhirnya masa hukuman dari narapidana yang

bersangkutan.Pembinaan tahap ini meliputi :

a. Perencanaan program integrasi

b. Pengakhiran pelaksanaan pembinaan tahap akhir

Pengalihan pembinan dari satu tahap ke tahap lain ditetapkan melalui

sidang Tim Pengamat Pemasyarakatan berdasarkan data dari Pembina

Pemasyarakatan (Petugas yang melakukan pembinaan), Pembimbing

Pemasyarakatan (Petugas yang melaksanakan pembimbingan klien di

BAPAS atau Balai Pemasyarakatan) , Pengaman Pemasyarakatan

(Petugas yang melaksanakan pengamanan narapidana di Lapas ) dan

wali narapidana.

100

6) Prosedur bimbingan kerja

Dalam Lapas Cipinang, bimbingan kerja diberikan kepada

narapidana sebagai salah satu upaya pembinaan agar dapat memiliki

modal keterampilan bekerja setelah bebas dan kembali ke tengah

masyarakat. Kegiatan kerja ini bersifat sukarela dengan perlengkapan

dan bahan-bahan yang dibutuhkan disiapkan oleh Lapas Cipinang.

Pekerjaan yang diberikan dibagi dalam beberapa kategori dengan setiap

kategori memiliki berbagai variasi kerja sesuai hasil yang didapat.

Kategori tersebut antara lain :

a. Pertukangan

Memiliki kegiatan kerja yang berhubungan dengan

pengolahan bahan baku kayu atau besi dengan hasil semacam kursi,

lemari, daun pintu, kusen, teralis besi pagar, dan sebagainya

b. Peternakan

Kegiatan beternak yang dapat dilakukan di Lapas Cipinang

adalah ternak ayam atau ternak ikan lele.

c. Perkebunan

Kegiatan berkebun yang dapat dilakukan di Lapas Cipinang

adalah menanam jagung, bayam, atau budidaya tanaman hias.

d. Elektronik

Kategori ini mengutamakan keahlian melakukan reparasi

barang-barang elektronik semacam radio atau televisi.

101

e. Montir

Lapas Cipinang memiliki sebuah bengkel kecil yang

digunakan untuk kegiatan kerja yang berhubungan dengan otomotif

(mobil atau sepeda motor).

f. Konveksi

Kategori ini mencakup kegiatan kerja yang berhubungan

dengan garmen atau tekstil.Antara lain menjahit atau sablon

pakaian.

Lapas Cipinang memperkenankan bantuan yang diberikan oleh

pihak luar dalam melakukan bimbingan kerja tersebut seperti dari

Lembaga Swadaya Masyarakat atau organisasi amal lainnya. Pada

waktu-waktu tertentu kerja sama antara Lapas Cipinang dan perusahaan

komersial dalam melakukan produksi kerja tertentu dapat

dimungkinkan dengan warga binaan sebagai tenaga kerjanya. Kerja

sama ini diatur secara khusus pelaksanaannya dan pembagian hasil

serta upah kerja diberikan secara merata dan adil sesuai kesepakatan

kerja awal.

7) Prosedur pelayanan kesehatan

Saat ini di Lapas Cipinang telah tersedia rumah sakit berikut

fasilitasnya untuk kebutuhan rawat inap dengan dukungan beberapa

dokter untuk memberikan layanan kesehatan warga binaan. Penyakit-

penyakit yang umum berjangkit dapat ditangani oleh rumah sakit ini

namun bila penyakit tersebut tergolong berat dan berada diluar

kemampuan fasilitas yang ada maka dapat dilakukan pengobatan diluar

102

Lapas Cipinang setelah mendapat izin keluar (rumah sakit rujukan yang

biasa diberikan adalah rumah sakit Polri di Kramat Jati).

Pemeriksaan kesehatan secara berkala dilakukan setiap satu

bulan sekali bagi para warga binaan yang hasilnya dicatatkan pada

kartu kesehatan masing-masing.

Apabila warga binaan meninggal dunia akibat penyakit yang

dideritanya atau sebab lain maka pihak Lapas Cipinang wajib

memberitahukan kepada keluarganya agar jenazah dan barang milik

dapat diambil.

8) Prosedur tabungan atau titipan uang

Sesuai aturan, penggunaan uang oleh warga binaan didalam

lokasi Lapas Cipinang tidak diperkenankan. Aturan ini diberlakukan

untuk mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan (usaha

penyuapan petugas, tindak pemerasan antar warga , kecemburuan

sosial, dan lain-lain) apabila terjadi peredaran uang secara bebas.

Sebagai gantinya, keberadaan uang tersebut dititipkan dan dikelola

bagian registrasi dengan menggunakan sistem tabungan.

Setiap uang yang masuk ataupun keluar dari seorang warga

binaan akan dicatat dalam suatu buku catatan khusus.

9) Prosedur kunjungan

Seluruh warga binaan berhak untuk menerima kunjungan dari

pihak keluarga, penasihat hukum atau orang tertentu lainnya,

Pelaksanaan kunjungan ini dilakukan pada ruangan khusus pengunjung

103

di Lapas Cipinang dan dapat dilakukan setiap hari pada jam yang telah

ditentukan (sekitar pukul 8 pagi sampai dengan pukul 5 sore).

Dalam peraturannya pengunjung harus diperiksa terlebih dahulu

untuk mencegah masuknya barang-barang terlarang ke dalam Lapas

dan dicatat datanya ke dalam dokumen klasifikasi E .

10) Prosedur perhitungan remisi narapidana dan masa kurungan

tahanan

Salah satu hak dari Narapidana adalah mendapatkan remisi atau

pengurangan masa hukuman penjara. Narapidana akan mendapatkan

remisi jika selama di Lembaga Pemasyarakatan tidak melakukan

tindakan yang mengganggu keamanan dan ketertiban di Lembaga

Pemasyarakatan.

Adapun hitungan umum mengenai expirasi (hitungan sementara

dimana narapidana akan keluar dari lembaga pemasyarakatan) adalah

tanggal putusan pidana ditambah hukuman dikurangi potah (potong

tahanan). Saat ini, perhitungan tersebut masih menggunakan tabel

kalendar tahun kabisat (Telram).

Remisi yang diberikan kepada narapidana telah diatur oleh

Undang-Undang RI No 12 tahun 1995 tentang Pemasyarakatan dan

Keputusan Presiden RI No. 174 tahun 1999 tentang remisi. Besarnya

remisi yang mungkin diberikan ditampilkan adalah sebagai berikut :

104

Besar Remisi Telah menjalani masa hukuman

1 Bulan 6 Bulan – 12 bulan

2 Bulan 12 Bulan Lebih

3 Bulan Pada Tahun ke – 2

4 Bulan Pada Tahun ke – 3

5 Bulan Pada Tahun ke - 4 dan ke – 5

Rem

isi Um

um

6 Bulan Pada Tahun ke - 6 dan seterusnya

15 Hari 6 Bulan – 12 bulan

1 Bulan 12 Bulan Lebih

1 Bulan Pada Tahun ke –2

1 Bulan 15 Hari Pada Tahun ke - 4 dan ke – 5

Rem

isi Khusus

2 Bulan Pada Tahun ke - 6 dan seterusnya

Seper tiga RU Jika Pemuka RT Seper dua RU Telah berjasa pada Negara

Tabel 3.1 Perhitungan Remisi

Remisi umum (RU) diberikan pada waktu peringatan hari

Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia pada tanggal 17

Agustus.Remisi khusus (RK) diberikan pada setiap hari besar

keagamaan sesuai dengan agama yang dianut oleh narapidana dan anak

pidana yang bersangkutan.

Remisi Tambahan (RT) diberikan kepada narapidana dan anak

pidana yang mengabdi kepada negara dan masyarakat serta membantu

petugas dengan ikhlas dan sungguh-sungguh.

Sedangkan untuk tindak pidana yang belum diputus masa

pidananya atau masih dalam proses, perhitungan pemrosesan pidana

terdapat pada tabel 3.2

105

Asal tahanan Hitungan masa penahanan

Kepolisian 20 hari, perpanjang 40 hari, Jika lebih

dikeluarkan

Kejaksaan 20 hari, perpanjang 40 hari, Jika lebih

dikeluarkan

Pengadilan Negeri 30 hari, perpanjang 60 hari, Jika lebih

dikeluarkan

Tingkat Banding

(Pengadilan Tinggi)

30 hari, perpanjang 60 hari, Jika lebih

dikeluarkan

Tingkat Kasasi

(Mahkamah Agung)

30 hari, perpanjang 60 hari, Jika lebih

dikeluarkan

Tabel 3.2 Perhitungan masa penahanan

Apabila lebih dari itu maka pihak lembaga pemasyarakatan

berhak mengeluarkan tahanan dengan konfirmasi instansi yang

mengirim.

3.2.3 Analisis sistem berjalan

1) Observasi sistem berjalan

Ketika ditempatkan dalam Lapas Cipinang, seorang warga

binaan dapat mengalami perubahan status keberadaannya mengikuti

perkembangan hukum yang terjadi. Sebagai ilustrasi, seseorang dapat

ditahan karena kasus pidana oleh polisi untuk kemudian ditempatkan

dalam Lapas Cipinang sebagai seorang tahanan, bila masa penyidikan

usai dan cukup bukti maka polisi akan melimpahkan berkasnya kepada

106

jaksa untuk dilakukan penuntutan hingga akhirnya pengadilan

menjatuhkan vonis bebas atau bersalah. Dari status semula tahanan

sampai akhirnya menjadi narapidana dapat dialami warga binaan ketika

mendekam di Lapas Cipinang. Aturan dan prosedur yang berlaku untuk

sistem penahanan peradilan pidana ini cukup rumit dan sepenuhnya

berada didalam wilayah ilmu hukum. Karena karya tulis ini

memfokuskan pada pengembangan di sisi teknologi informasi, namun

pemahaman terhadap sistem penahanan peradilan pidana ini kami anggap

cukup penting agar dapat mengikuti kebutuhan sistem informasi yang

diinginkan, untuk itu bagi pembaca yang berminat mempelajarinya, kami

memberikan ringkasan prosedurnya di lampiran alur peradilan pidana

pada halaman belakang.

Untuk observasi lapangan dilakukan pada sistem yang berjalan

untuk proses penerimaan seluruh warga binaan mengikuti prosedur

penerimaan baku narapidana. Sistem ini diberlakukan dari awal masuk

Lapas Cipinang sampai akhirnya dibebaskan.Tahap-tahap dari sistem

yang berjalan tersebut adalah sebagai berikut:

107

a. Tahap penerimaan

Gambar 3.4 Tahapan penerimaan warga binaan

Keterangan :

Buku Presiosa : Buku besar yang berisikan barang atau benda titipan warga binaan yang

menitipkan barang atau uang penitipannya pada petugas registrasi sesuai dengan

ketentuan yang berlaku di Lapas.

108

b. Tahap penempatan

Meja IIKAURPAM

TahapPidana

o Jenis Kelamino Umuro Residiviso Kewarganegaraano Jenis Kejahatan /

Pelanggaran o Lama Pidana Administrasi :o Mengurutkan daftar nama

sesuai abjado Daftar penempatano Mencatat pada papan data

Menempatkan ke dalam Blok Berdasarkan Klasifikasi :

Tahap I. 0 s/d 1/3 MPMax. Security

Tahap II. 1/3 s/d ½ MPMedium Security

Tahap III. ½ s/d 2/3 MPMinimum Security

Asimilasi

Tahap IV. 2/3 s/d Bebas Integrasi

Tahap I - III Program Pembinaan 1. Keamanan2. Kesehatan3. Pendidikan 4. Pekerjaan5. Keagamaan6. Rekreasi7. Kemasyarakatan

1 PB ( Pelepasan Bersyarat )2. CMB ( Cuti Menjelang Bebas )3. Bebas4. Remisi5. Bebas Murni

Gambar 3.5 Tahapan penempatan warga binaan

c. Tahap pengeluaran

Meja IPortir / Dan Jaga

Meja IIKAURPAM

Meja IIIRegister / Permbinaan

o Mencocokkan Surat Lepas

o Menandatangani Buku Pengeluaran

o Mencatat dalam buku jaga

o Mengeluarkan WBP

o Memeriksa Surat Lepas

o Memeriksa badan / barang

o Menandatangani buku pengeluaran

o Mencatat pada Buku Laporan

o Menyerahkan ke Meja I

o Mencatat surat lepas dengan tanda tangan Kalapas

o Membuat surat pada Hakim Pengawas dan Pengamat ( Tanda tangan Kalapas )

o Menyerahkan Barang Titipan

o Mengambil Sidik Jario Menyerahkan Ke Meja III

Gambar 3.6 Tahapan pengeluaran warga binaan

Diagram Arus Dokumen Yang Berjalan Prosedur Pelayanan Narapidana

dikutip dari makalah Pendidikan Dasar Pemasyarakatan angkatan 2001

Oleh Sihabudin. Bc.Ip, SH, MH

109

Keterangan :

CMB : (Cuti Menjelang Bebas) Cuti yang diberikan kepada narapidana dan anak

didik pemasyarakatan pada saat menjelang pembebasan, minimal sisa

hukuman 2 bulan sebelum bebas dan diberi waktu selama 2 x 24 Jam untuk

keluar dari Lapas dengan jaminan salah satu keluarganya.

CMK : (Cuti Mengunjungi Keluarga) Cuti yang diberikan kepada narapidana dan

anak didik pemasyarakatan untuk keperluan tertentu yang dianggap perlu

seperti mengunjungi keluarga karena keluarganya terkena musibah.

Asimilasi : Proses pembinaan narapidanadan anak didik pemasyarakatan yang

dilaksanakan dengan membaurkan narapidana dan anak didik

Pemasyarakatan dalam kehiduapan masyarakat.

Integrasi : Pemulihan kesatuan hubungan hidup, kehidupan dan penghidupan

narapidana dan anak didik pemasyarakatan dengan masyarakat.

PB : (Pembebasan Bersyarat) yaitu bebas dengan syarat jaminan atau dengan

membayar denda hukuman kepada pemerintah sesuai dengan pasal dan

hukuman yang berlaku yang di langgar oleh narapidana dan anak didik

pemasyarakatan dan juga telah berjasa kepada negara atau pemerintah dan

telah menjalani sekurang – kurangnya 2/3 masa pidananya minimal 9

bulan.Serta disetujui oleh pihak keluarga, lingkungan Desa atau Kelurahan,

pihak kepolisian, Jaksa, Hakim, Pihak Bapas dan pihak Lapas.

110

Diagram Alir Dokumen sistem yang berjalan

KPLP ( Kesatuan Pengamanan Lembaga Pemasyarakatan

PORTIR Kaurpam Ka. KPLPWarga Binaan

Berkas - BerkasWarga Binaan

Surat Bebas

Memeriksa Vonis,memeriksa

Penempatan,memeriksa Badan,memeriksa Barang

Bawaan

Meneliti BAP, MemeriksaVonis, memeriksa

Penempatan, memeriksaBadan, memeriksa Barang

Bawaan

Buku Jaga BerkasPenerimaan

Warga BinaanBaru

FilePORTIR

C

LaporanJumlah

KapasitasLapas

LaporanBlok

LaporanWarga Binaan

Bebas

LaporanWarga BinaanCuti, Berobat

Keluar

Penempatan kedalam Blok

Data Blok danKamar

Warga Binaan

DataKapasitas LAPAS

Surat Bebas

FileKaurpam

C

A

J

FileKPLP

AFile

Kaurpam

A

C

Kartu BerobatWarga Binaan

H

D

E

111

PEMBINAAN

Register BIMKEMAS Keperawatan KABID Pembinaan

Meneliti BAP,Memeriksa Vonis,

memeriksaPenempatan,

memeriksa BarangBawaan, Menerima

BAP dan memberikaniventaris barang

Proses BinaNarapidana

Dokumen Pembinaan

Proses 1/3 MP

DokumenUsulan Remisi

DokumenPenitipanBarang

DokumenNarapidana

dapat Remisi

PemeriksaanRemisi & Potong

Hukuman

PidanaBebas

SuratBebas

D

J

E

A

PemeriksaanPidana

Pidana IzinBerobat Luar

Surat IzinBerobat Luar

B

LaporanData Pidana

LaporanUsulanRemisi

LaporanPidanaBebas

LaporanPidanaBerobat

File KABIDPembinaan

C

E

I

FileRegister

C

RegistrasiWarga Binaan &

Barang

C

PemeriksaanPenempatan

Blok dankamar

BAPWarga Binaan F

F

Data PidanaSakit dan sehat

G

G

FileBimpas

C

Proses 1/2 MPS/d 2/3 MP

Proses 2/3 MP sampai

Bebas

FileKeprawatan

C

H

PemeriksaanPenyakit dan

pemberian rawat inapdi Blok Keperawatan

Dokumen RawatInap di

Perawatan

Surat peryataanDokter penyakittidak bisa diobatididalam Lapas

112

K A M T IB

K A S IA D K A M T IB

K A S IK E A M A N A N

K A B IDK A M T IB

K A L A P A S

P e m e r ik s a a nB a d a n d a n

B a w a a np e n g u n ju n g

W a rg aB in a a n

D o k u m e nP e n g u n ju n g

P e la n g g a ra nW a rg a B in a a n

D o k u m e nP e la n g g a ra n

L a p o ra nK u n ju n g a n

W a rg a B in a a n

L a p o ra nP e la n g g a ra n

F i leK A B ID

K A M T IB

C

B

L a p o ra nP e m b in a a n

L a p o ra nK P L P

L a p o ra nK A M T IB

I

D

F i leK E A M A N A N

C

F ileA D K A M T IB

C

P e n g u n ju n gW a rg aB in a a n

K a r tuP e n g u n ju n g

S u ra t P a n g i la n d iB e s u k

Gambar 3.7 Diagram alir dokumen sistem yang berjalan

A : Berkas Pidana F : Berkas Acara Pemeriksaan Pidana (BAP )

B : Dokumen Pelanggaran G : Surat Keterangan Sehat

C : Data Blok dan Kamar H : Kartu Berobat

D : Laporan Ka.KPLP I : Laporan Pembinaan

E : Laporan Registrasi Pidana J : Surat Bebas

113

2) Hasil wawancara

Ketika melakukan survei lapangan pada awalnya kami melakukan

wawancara dengan salah satu staf di bagian registrasi yaitu dengan Bapak

Mashudi, dalam wawancara tersebut , diberikan gambaran secara umum

mengenai situasi kerja di bagian registrasi dimana segala sesuatunya

masih dilakukan dengan cara manual dalam proses pencatatan warga

binaan. Usulan kami untuk melakukan proses tersebut secara

terkomputerasi mendapat respon positif.

3.2.4 Hasil analisis kebutuhan dan tujuan Sistem Basis Data

Dari hasil wawancara, observasi, dan penelitian dokumen yang telah

dilakukan maka dapat diberikan analisis terhadap kebutuhan sistem basis data

beserta tujuannya seperti yang terlihat pada tabel dibawah ini.

Need Goal Entity Dibutuhkan informasi pribadi dan latar belakang warga binaan yang menjadi penghuni lapas

Sistem informasi data pribadi warga binaan

WargaBinaan

Dibutuhkan informasi mengenai status hukum warga binaan yang menjadi penghuni lapas

Sistem informasi status hukum warga binaan

Polisi,Hakim,Jaksa, Pengacara,Panitera, Tahanan,Narapidana, Sandera,WargaBinaan

Dibutuhkan informasi mengenai warga binaan yang mendapat perawatan kesehatan selama di lapas maupun diluar lapas

Sistem informasi perawatan warga binaan

WargaBinaan,Pengobatan, IzinKeluar,Dokter

Dibutuhkan informasi pengunjung yang menjenguk warga binaan

Sistem informasi pengunjung warga binaan

WargaBinaan,pengunjung, Pegawai

Dibutuhkan informasi warga binaan yang mendapat bebas

Sistem informasi pembebasan warga binaan

WargaBinaan,Bebas, Pegawai

114

Need Goal Entity Dibutuhkan informasi tentang pemberian izin keluar bagi warga binaan

Sistem informasi izin keluar warga binaan

WargaBinaan,IzinKeluar, Pegawai

Dibutuhkan informasi tentang bimbingan kerja yang dilakukan oleh narapidana

Sistem informasi bimbingan kerja narapidana

WargaBinaan, BimbinganKerja,Pegawai

Dibutuhkan informasi mengenai jumlah tabungan warga binaan

Sistem informasi tabungan warga binaan

WargaBinaan,Tabungan, Pegawai

Dibutuhkan informasi mengenai pembinaan bagi narapidana

Sistem informasi pembinaan lapas

WargaBinaan,Pembinaan, Pegawai

Dibutuhkan informasi mengenai perhitungan remisi bagi narapidana

Sistem informasi remisi warga binaan

WargaBinaan,Remisi

Dibutuhkan informasi mengenai penempatan kamar sel bagi warga binaan

Sistem informasi sel lapas

WargaBinaan,Sel

Dibutuhkan informasi pelanggaran yang dilakukan oleh warga binaan

Sistem informasi keamanan

WargaBinaan,Pelanggaran, Pegawai

Tabel 3.3 Hasil analisis kebutuhan dan tujuan Sistem Basis Data

115

3.3 Analisis SWOT Aplikasi Sistem Basis Data

Dari analisis kebutuhan dan tujuan Sistem Basis Data diatas, dapat dibuat

matriks faktor strategi internal dan eksternal seperti dibawah ini :

Analisis SWOT

Internal Eksternal

Strength (S) 1. Pola kerja semimiliteristik

yang disiplin sehingga penerapan sistem baru lebih mudah

2. Sistem dokumentasi manual yang telah teruji

3. Adanya dukungan manajemen

Weakness (W) 1. Dana pengembangan

terbatas 2. Penolakan pegawai terhadap

sistem baru 3. Proses birokrasi yang rumit 4. Kemampuan pegawai dalam

IT sangat beragam

Opportunities (O) 1. Pelaporan/

penyampaian informasi yang akurat

2. Data yang sudah terintegrasi

3. Peningkatan optimasi penggunaan kapasitas hunian

1. Memanfaatkan struktur sistem dan pola kerja yg lama untuk mengadaptasi sistem yg baru

2. Dengan adanya dukungan manajemen dapat membantu dan mempermudah penerapan sistem yg baru

1. Dapat menghasilkan dokumentasi administrasi yang efisien dan penyajian informasi secara akurat dan tepat guna dengan dana yang terbatas

2. Dengan informasi yang akurat serta data yang terintegrasi dengan semua bagian diharapkan dapat memudahkan proses birokrasi

Threat (T) 1. Penyebaran virus

yang semakin berkembang

2. Kemungkinan data hilang akibat gangguan H/W

3. Kemungkinan data diserang oleh hacker

1. Dapat mengandalkan sistem dokumentasi manual jika sewaktu-waktu terjadi gangguan pada sistem baru

2. Dengan pola kerja yang lama dapat diharapkan menangkal segala ancaman

1. Melakukan estimasi biaya secara rinci dalam penggunaan sistem keamanan yang tepat

2. Melakukan pelatihan pegawai dalam bidang IT secara berkala serta merekrut ahli komputer

Tabel 3.4 Analisis SWOT

bab 3 analisis kebutuhan dan tujuan sistem basis …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/lbm2006-119-bab...

Documents