37

BAB 3

ANALISA STRATEGI BISNIS DAN STRATEGI IS/IT

3.1 Profil Perusahaan

PT. Mitra Interbuana Utama merupakan perusahaan yang bergerak di

bidang jasa konsultasi dan broker asuransi kerugian, jiwa maupun kesehatan.

Perusahaan berlokasi di jalan Gading Kirana Barat IX Blok D6 No. 36

Komplek Ruko Perumahan Gading Kirana Kelapa Gading Permai – Jakarta

Utara . Produk yang ditawarkan adalah Asuransi Kerugian yang terdiri atas

Property, Vehicle, Enginerring, Marine, Liability, dan Personal Accident

PT. Mitra Interbuana Utama didirikan di Jakarta pada tangal 26

February 2001 dengan akte pendirian No. 0261/09/02/PM/VI/2001,

merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa konsultan dan broker

asuransi, baik asuransi kerugian, jiwa maupun kesehatan

Sebagai perusahaan yang mandiri, tanpa ketergantungan dan

keterikatan dari perusahaan asuransi manapun dan berbekal kepercayaan

yang diberikan nasabah, PT. Mitra Interbuana Utama akan senantiasa

mengembangkan system manajemen, membina, dan memotivasi serta

memberikan pelatihan kepada seluruh karyawan dan agent agar dapat

memberikan pelayanan yang maksimal bagi nasabah

PT. Mitra Interbuana Utama selalu mengembangkan kualitas layanan

dengan memanfaatkan kemampuan teknologi yang canggih dan selalu

berusaha untuk meningkatkan mutu serta kualitas layanan jasa yang

dilengkapi dengan sumber daya menusia yang berkualitas.

38

Untuk produk jasa, PT. Mitra Interbuana Utama menjual produk jasa

asuransi berdasarkan tren pasar ataupun keinginan pelanggan. Sedangkan

untuk pelayanan, perusahaan ini memiliki departemen marketing yang siap

memberikan pelayanan terbaik.

3.1.1 Visi dan Misi Perusahaan

3.1.1.1 Visi

Visi PT. Mitra Interbuana Utama adalah menjadi perusahaan konsultan

asuransi yang terbaik dan handal dibidangnya serta terus berkembang

sehingga dapat menjadi sebuah perusahaan konsultan asuransi yang

membanggakan dibidangnya secara umum dan nasabah pada khususnya.

3.1.1.2 Misi

Misi PT. Mitra Interbuana Utama adalah memberikan pelayanan yang terbaik

dan profesional terhadap setiap nasabah.

3.2 Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi merupakan bagan yang memberikan gambaran

mengenai kegiatan di dalam organisasi atau perusahaan. Struktur organisasi

ini berguna untuk mengetahui tugas, wewenang dan tanggung jawab setiap

bagian di dalam perusahaan tersebut.

Struktur organisasi juga memegang peranan penting di dalam

perusahaan terutama dalam menjalin kerjasama antar bagian, maka tugas dan

tanggung jawab akan diselesaikan secara efisien dan efektif.

Struktur organisasi dari PT. Mitra Interbuana Utama dapat dilihat

pada gambar 3.1 di bawah ini :

39

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Mitra Interbuana Utama

40

3.2.1 Tugas, Wewenang Area dan Dekomposisi Area

Berikut ini diuraikan tugas dan wewenang untuk tiap-tiap bagian

dalam struktur organisasi.

1. Presiden Komisaris

• Melakukan tugas pengawasan dan pemberian pada direksi secara

interaktif

• Mempunyai wewenang untuk menentukan visi dan misi

• Membuat targeting dan goal setting perusahaan

2. Presiden Directur

• Membuat targeting dan goal setting perusahaan

• Memantau seluruh kinerja staff

3. General Manager

• Membuat strategi yang baru

• Mencari new business atau pelanggan baru

• Memimpin semua divisi di management bawah

• Membantu director dalam menentukan kebijakan perusahaan

• Menganalisa kebutuhan hingga tujuan perusahaan tercapai

• Melakukan kerja sama dengan perusahaan asuransi

• Melakukan negosiasi kesepakatan dengan perusahaan asuransi lain

4. Marketing Manager

• Mencari pelanggan baru

• Memelihara hubungan baik dengan pelanggan-pelanggan lama

• Mengkoordinasikan staff marketing

• Melatih staff marketing

• Mencari jaringan baru

41

• Mencari strategi baru hingga tujuan perusahaan dapat tercapai

5. Human Resource Department Manager

• Menjaga situasi kondusif dan kenyamanan bekerja tiap karyawan

• Mencari staff baru yang berkualitas apabila dibutuhkan oleh

perusahaan dan menempatkannya di divisi yang memerlukan

• Mengadakan pelatihan kepada karyawan sehingga dapat

meningkatkan kemampuan karyawan

• Memberikan penilaian karyawan secara berkala dan promosi kepada

karyawan

• Melakukan test wawancara

• Meng-approve apabila ada karyawan yang cuti / megikuti pelatihan

dan lain-lain

6. Human Resource Department Staff

• Melakukan analisa performance tiap karyawan

• Menyimpan data data tiap karyawan

• Membantu kinerja Human Resource Department Manager

7. Claim Manager

• Mengurus claim

• Menganalisa claim dan managemen resiko

• Bekerja sama dengan perusahaan adjuster

• Melakukan negosiasi dengan pihak asuransi agar claim dapat

terbayarkan

• Menyetujui surat permohonan Claim

8. Claim Staff

• Membantu Claim Manager dalam mengurus claim

42

• Mengumpulkan data claim

• Membantu client agar claim client dapat terbayarkan oleh perusahaan

asuransi

• Menerbitkan surat permohonan Claim

9. Accounting Manager

• Mengurus pembukuan, neraca, laporan laba rugi serta arus kas

• Menagih pembayaran kepada client

• Mengurus perpajakan

• Membuat laporan keuangan perusahaan

• Menjaga Keseimbangan keuangan perusahaan

• Mengkoordinasikan Staff accounting

• Bertanggung jawab atas keuangan perusahaan

• Mengendalikan arus dana untuk mengurangi kelebihan dan

kekurangan dana

10. Marketing Staff

• Mencari pelanggan baru

• Memelihara pelanggan lama

• Membantu kinerja Marketing Manager

11. Acoounting Staff

• Membantu kinerja Accounting Manager

• Membuat pendataan tentang inventaris kantor

12. Manager IT(Teknlogi Informasi)

• Membuat dan Memelihara Sistem Informasi

• Memelihara Data

• Memelihara Server & Jaringan komputer

43

• Menganalisa teknologi yang memungkinkan yang dapat digunakan

13. Staff IT(Teknlogi Informasi)

• Membantu kinerja Manager IT

• Memperbaiki apabila ada komputer yang mengalami masalah

• Memaintenance networking

3.3 Analisa Kondisi Lingkungan Internal dan Eksternal Perusahaan

Analisa terhadap kondisi lingkungan internal dan eksternal

perusahaan akan mengacu dan berdasarkan pada model perencanaan strategi

sistem dan teknologi informasi dari Jhon Ward, sebagaimana telah dijabarkan

pada Landasan Teori subbab 2.2.6 dimana dari model tersebut dapat

dipahami bahwa dalam sebuah proses perencanaan strategi sistem dan

teknologi informasi dibutuhkan suatu input yang akan diproses untuk

menghasilkan suatu output produk perencanaan strategi sistem dan teknologi

informasi. Adapun input yang digunakan dalam proses perencanaan tersebut

didapat melalui analisa terhadap beberapa faktor lingkungan internal dan

eksternal perusahaan, baik dari lingkungan bisnis maupun lingkungan SI/TI

perusahaan, analisa ini dilakukan dengan maksud untuk mendapatkan

pemahaman dan pengetahuan yang menyeluruh dan mendasar tentang kondisi

lingkungan perusahaan saat ini. Berikut adalah model perencanaan strategi

sistem dan teknologi informasi pada PT. Mitra Interbuana Utama

44

Gambar 3.2 Model Prencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi

PT. Mitra Interbuana Utama

3.3.1 Analisa Lingkungan Eksternal Bisnis Perusahaan

Analisa terhadap lingkungan eksternal bisnis perusahaan adalah

analisa terhadap faktor – faktor eksternal yang mempengaruhi kegiatan bisnis

perusahaan baik yang dapat mendatangkan dan memperbesar peluang

perusahaan maupun yang dapat menjadi ancaman bagi perusahaan. Analisa

Lingkungan External Bisnis PT. Mitra Interbuana Utama

Lingkungan External SI/TI PT. Mitra Interbuana Utama

Lingkungan Internal Bisnis PT. Mitra Interbuana Utama

Lingkungan Internal SI/TI PT. Mitra Interbuana Utama

Proses Perencanaan

Sterategi

Portfolio Aplikasi saat ini

Strategi Sistem

Informasi

Strategi Teknologi Informasi

Strategi Manajemen

SI/TI

Portfolio Aplikasi Masa Depan

Proses

Input

Output

45

yang dilakukan mencakup analisa terhadap persaingan bisnis perusahaan

dengan menggunakan teknik analisa persaingan Porter dan analisa PEST.

3.3.1.1 Lima (5) Faktor Persaingan Porter Perusahaan

Terdapat banyak persaingan yang harus dihadapi oleh perusahaan

selama menjalankan bisnis perusahaannya. Persaingan menentukan kegiatan

yang perlu bagi perusahaan untuk berprestasi, seperti inovasi, budaya yang

kohesif, atau implementasi yang baik. Dalam industri manapun, apakah

industri domestik atau internasional, apakah menghasilkan barang ataupun

jasa, aturan persaingan tercakup dalam lima faktor persaingan, yaitu :

1. Masuknya pendatang baru (Potensial Entrants)

2. Ancaman produk substitusi (Substitutes)

3. Daya tawar-menawar pembeli (Buyers)

4. Daya tawar-menawar pemasok (Suppliers)

5. Persaingan diantara para perusahaan yang ada (Competitors)

Berikut adalah analisa lima (5) faktor persaingan Porter pada PT. Mitra

Interbuana Utama.

46

Gambar 3.3 Analisa Porter PT. Mitra Interbuana Utama

1. Ancaman Pendatang Baru

Para pendatang baru dapat mengancam pangsa pasar perusahaan

pada saat ini. Untuk menghadapi ancaman yang ada karena munculnya

pendatang baru, maka perusahaan harus mempertahankan nama baik

perusahaan yang sudah lama berdiri dengan cara mempertahankan dan

mengembangkan kekuatan atau kelebihan yang dimiliki perusahaan agar

pelanggan mendapatkan kepuasan sehingga tetap memilih PT. Mitra

Interbuana Utama sebagai pilihan utamanya. Dalam menentukan analisa

ancaman pendatang baru, mempunyai indikasi penilaian adalah sebagai

berikut:

Pemasok Asuransi Central Asia Asuransi Dayin Mitra. Tbk Asuransi Allianz

Pesaing Industri MIR

KBRU

Pembeli PT. Utama International

Bank Alila Hotel

PT. Pandu Siwi Atma Jaya Hospital CV. SumberRoso

PT. Pandurasa Kharisma

Pendatang Baru PT. Shinta Inserve

Produk Pengganti

47

- Perusahaan yang dapat memenuhi criteria : Persyaratan modal,

kebijakan pemerintah, dan lain-lain. Sehingga berhasil mendirikan

perusahaan baru maka di kategorikan sebagai perusahaan pendatang

baru.

- Perusahaan yang bergerak sama dalam lingkup: pangsa pasar, modal,

dll

2. Pesaing Industri

Yang menjadi pesaing utama dari PT. Mitra Interbuana Utama

adalah MIR dan KBRU. Perusahaan-perusahaan tersebut dikatakan

menjadi pesaing karena sudah sejak lama perusahaan tersebut berdiri dan

sama-sama bergerak di bidang Insurance Consultant. Dampak dari

persaingan itu membuat PT Mitra Interbuana mengalami penurunan

Permintaan pelayanan jasa konsultan asuransi, serta penurunan

permintaan pengorderan polis asuransi. Untuk itu, perusahaan harus

menerapkan strategi agar dapat tetap bersaing pada industri pelayanan

jasa asuransi. Strategi tersebut diantaranya adalah dengan meningkatkan

kualitas layanan terhadap pelanggan sehingga para pelanggan

mendapatkan kepuasan dan perusahaan dapat tetap bersaing dengan para

kompetitor lainnya. Lalu ketepatan dan kecepatan dalam penerbitan polis

asuransi menjadi salah satu strategi yang memungkinkan dapat

mempertahankan pelanggan .

Indikasi penilaian dalam persaingan industri adalah sebagai berikut;

mengkategorikan perusahaan lain dalam inftra structur persaingan di

bidang yang sama dan mempunyai pangsa pasar serta kekuatan daya

tawar pembeli di tingkat yang sama.

48

3. Kekuatan tawar menawar dengan pemasok

Para rekan bisnis perusahaan asuransi yang telah menjadi rekan

kerja PT. Mitra Interbuana Utama dalam hal kesepakatan perjanjian

klausula dan kesepakatan perjanjian rate harga.

PT. Mitra Interbuana Utama cukup memiliki banyak pemasok.

Untuk itulah, kekuatan tawar menawar dengan pemasok dilakukan

dengan cara melakukan negosiasi untuk mendapatkan kesepakatan

klausula dan kesepakatan harga.

Indicator dalam penilaian analisa daya tawar menawar pemasok;

PT.Mitra Interbuana Utama dalam aktifitas bisnis untuk saat sekarang,

jumlah client yang di dapatkan dalam jumlah banyak. Sehingga pemasok

tertarik melakukan tawar menawar dengan PT.Mitra Interbuana Utama.

4. Kekuatan Penawaran Pembeli

Yang menjadi pembeli atau client utama produk-produk dari PT.

Mitra Interbuana Utama adalah PT. Utama Internasional Bank( UIB Bank

), Alila Hotel, PT. Pandu Siwi, Atma Jaya Hospital, CV. Sumber Roso,

PT. Pandurasa Kharisma, dan lain-lain. Kekuatan tawar menawar pembeli

atau client bisa dikatakan tinggi. Karena client mengharapkan

mendapatkan rate harga semurah-murahnya, dengan mendapatkan

fasilitas asuransi yang setinggi-tingginya. Serta client menginginkan

apabila terjadi claim, perusahaan asuransi dapat membayar dengan full.

Sering juga client “mengancam” untuk tidak memperpanjang asuransinya

melalui PT. Mitra Interbuana Utama atau bahkan tidak membeli produk

asuransi yang ditawarkan PT. Mitra Interbuana Utama. Karena client

mendapatkan harga yang lebih murah dari perusahaan lain, atau mungkin

49

juga client memiliki kerabat pada perusahaan asuransi yang lain. Jadi

client mengasuransikan melalui kerabatnya.

5. Ancaman Produk Pengganti

Hingga sampai saat ini produk asuransi tidak memiliki produk subtitusi.

Dari hasil analisis PORTER diatas, maka dapat dirangkum sebagai

berikut :

Faktor  Persaingan  Apa yang harus dilakukan  Business Inf. & System Support 

Ancaman Pendatang Baru  Tinggi  Peningkatan performa dan layanan 

Penyediaan data client terkomputerisasi sehingga dapat mempermudah untuk memaintenance client  

Pesaing Industri  Tinggi kompetitif dengan perusahaan pesaing 

Pembuatan sistem yang terkomputerisasi  

Kekuatan Tawar Menawar dengan Pemasok  Sedang 

Kesepakatan negosiasi tentang perjanjian rate  

Pembuatan data tentang keunggulan masing‐masing pemasok yang terkomputerisasi  

Kekuatan Penawaran Pembeli  Sedang 

Memberikan rate yang paling murah ke client 

Pembuatan data tentang rate yang didapat oleh client sewaktu menggunakan asuransi yang lama  

Ancaman Produk Pengganti  Rendah 

Terus Meningkatkan mutu produksi asuransi 

Menjamin apa yang dijamin oleh asuransi   

Tabel 3.1 Analisa Kekuatan Potter

3.3.1.2 Analisa PEST

Faktor-faktor politik, ekonomi, sosial, dan teknologi yang dapat

mempengaruhi perusahaan, antara lain:

1. Faktor Politik

Kondisi politik bisa dikatakan cukup berpengaruh pada PT. Mitra

Interbuana Utama. Terutama pada kebijakan dari Departemen Keuangan

yang mengatur pajak, kebijakan broker agensi asuransi. Peraturan

pemerintah yang mengatur ini tertuang pada UUD No.2 tahun 1992.

2. Faktor Ekonomi

50

Kondisi ekonomi berdampak cukup besar bagi PT. Mitra

Interbuana Utama. Dengan melemahnya perekonomian berarti

melemahnya juga daya beli konsumen pada produk asuransi.

3. Faktor Sosial

Ironisnya, asuransi bukanlah kebutuhan primer bagi sebagian

orang. Bagi sebagian orang, asuransi merupakan kebutuhan yang boleh

ada boleh tidak.

4. Faktor Teknologi

Dengan perkembangan teknologi yang begitu cepat serta beragam

manfaat yang ditawarkan, membuat perusahaan harus tanggap dalam

memilih teknologi yang tepat dan dapat diandalkan dalam menjalankan

fungsi bisnis. PT. Mitra Interbuana Utama menggunakan fasilitas

teknologi seperti komputer, jaringan LAN, dan sistem informasi untuk

menjalankan proses bisnis perusahaan.

3.3.2 Analisa Lingkungan Internal Bisnis Perusahaan

Analisa terhadap lingkungan internal bisnis perusahaan merupakan

amalisis terhadap faktor-faktor internal yang mempengaruhi kegiatan bisnis

perusahaan, baik yang berupa kekuatan internal yang dimiliki perusahaan

yang harus digali potensinya sehingga peluang yang ada dapat dimanfaatkan

sebaik mungkin, atau pun berupa kelemahan yang harus diperbaiki oleh

perusahaan supaya tidak menjadi ancaman bagi perusahaan di kemudian hari.

Analisa yang dilakukan mencakup analisa terhadap rantai nilai perusahaan

(Value Chain), analisa SWOT (Strenghts, Weaknesses, Opportunities,

Threats), analisa CSF (Critical Success Factor) dan analisa area, fungsi, dan

proses bisnis.

51

3.3.2.1 Analisa Rantai Nilai (Value Chain) Perusahaan

Analisa ini digunakan untuk mengidentifikasi aktivitas bisnis

perusahaan yang terbagi menjadi dua kelompok aktivitas perusahaan yaitu

aktivitas primer dan aktivitas pendukung. Berikut ini adalah rantai nilai dari

PT. Mitra Interbuana Utama.

52

Gambar 3.4 Value Chain

Aktivitas Primer:

Gambar 3.4 Gambar analisa Value Chain

Gambar 3.4 Gambar analisa Value Chain

1. Logistik ke Dalam

Aktivitas yang berhubungan dengan penerimaan dan

penyimpanan data yang memungkinkan untuk penerbitan polis.

2. Operasi

Infrastruktur Perusahaan : Perencanaan strategi, kegiatan keuangan, manajemen umum, mengatur akuntansi, administrasi perusahaan.

Manajemen Sumber Daya Manusia : Aktivitas perekrutan, pelatihan, serta pengembangan keahlian karyawan

Pembelian :Aktivitas pembelian peralatan untuk mendukung aktivitas perkantoran

Pengembangan Teknologi : Mengembangkan teknologi informasi dari segi software, hardware, dan internet

Logistik ke dalam : - Peneriman

data dari calon client

Operasi : - Pencarian

perusahaan asuransi yang bersedia untuk menerbitkan polis

- Melakukan negosiasi tentang kesepakatan klusula dan rate

Pemasaran & Penjualan : - Penawaran

langsung kepada client

- Menjual produk asuransi kepada client.

- Mempelajai teknik pemasaranyang baru

Pelayanan : - Memberi

kan pelayanan terbaik dengan memberikan pilihan-pilihan asuransi yang terbaik.

- Membantu client apabila terjadi claim

Logistik keluar : -Penerbitan Polis sesuai yang diminta oleh PT. Mitra Interbuana Utama oleh perusahaan asuransi -Pengantaran polis asuransi ke client Penerbitan surat tanda terima Penerbitan DN/CN Instruction

MARGIN

53

Aktivitas yang menyangkut penerbitan polis, mulai dari memilih

perusahaan asuransi, penentuan perjanjian klausula, rate, hingga commisi

oleh perusahaan rekanan asuransi.

3. Logistik keluar

Aktivitas yang berhubungan dengan penyampaian polis dari

perusahaan asuransi ke perusahaan PT. Mitra Interbuana Utama dan

pengantaran polis dari perusahaan asuransi tersebut ke client. Serta

penerbitan DN/CN Instruction & Surat Tanda Terima.

4. Pemasaran dan Penjualan

Aktivitas yang berhubungan dengan menawarkan serta

mempresentasikan produk asuransi ke client secara langsung serta

memberitahukan kemungkinan harga premi yang diharuskan dibayarkan

oleh client. Dan setiap staff mempelajari teknik pemasaran baru agar

dapat menjadi lebih baik untuk mencapai keunggulan kompetensi bagi

perusahaannya.

5. Pelayanan

Aktivitas yang menyangkut penyediaan pelayanan untuk

memperkuat dan menjaga nilai produk. Aktivitas pelayanan yang

dilakukan perusahaan adalah dengan menciptakan produk yang sesuai

dengan kebutuhan pelanggan dengan memilihkan perusahaan asuransi

yang cocok bagi pelanggan. Serta penanganan claim yang proffesional

apabila client mengalami claim

54

Aktivitas pendukung :

1. Infrastruktur Perusahaan

Infrastruktur perusahaan yang terdiri atas sejumlah aktivitas yang

meliputi manajemen umum perusahaan, perencanaan strategi, kegiatan

keuangan, mengatur akuntansi, dan keuangan perusahaan

2. Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM)

Aktivitas manajemen SDM yang dilakukan oleh perusahaan

meliputi aktivitas perekrutan, pelatihan, dan pengembangan keahlian

karyawan.

3. Pengembangan Teknologi

Aktivitas pengembangan teknologi yang dilakukan perusahaan

saat ini adalah pengadaan jaringan LAN dan internet untuk distribusi

informasi antar area fungsi bisnis perusahaan.

4. Pembelian

Aktivitas yang dilakukan perusahaan untuk mendukung aktivitas

primer mencakup pembelian perlengkapan kantor.

Unit Masalah tindakan Business Inf. &

System Support

Inbound Logistic - Pengumpulan dan penyimpanan data

client

- Melakukan analisis managemen resiko

-Menginput data client ke

computer

- Menganalisa managemen

resiko

- Ketersediaan data client di

computer

- Ketersediaan data resiko

yang mungkin dapat di

tangani oleh perusahaan

asuransi.

Operational Melakukan pencarian perusahaan

asuransi

Mencari perusahaan asuransi

yang dapat bekerja sama

Ketersediaan data

perusahaan asuransi rekanan.

Melakukan nego rate & Kesepakatan

klausula dengan perusahaan asuransi

Menginput kebijakan

rate&klausula yang telah

disepakati di komputer

Ketersediaan data template

tentang kebijakan masing-

masing perusahaan asuransi

55

rekanan

Outbound

Logistic

Pengantaran polis ke alamat client Pencarian data alamat client Ketersediaan beberapa data

pribadi client

Pengiriman  tagihan  ke  client  bersama polis 

Menginput data pada memo tagihan 

Ketersediaan  data  premi yang dibayar oleh client 

Pemasaran

&Penjualan

Meninngkatkan pemasaran

Meningkatkan teknnik pemasaran

Membuat list calon prospek

Mempelajari teknik

pemasaran dan

memperdalam product

knowledge

Ketersediaan  data  calon prospek    dan  membuat progress tentang client 

Ketersediaan data dan

informasi tentang product

asuransi

Pelayanan Kecepatan dalam penerbitan polis oleh perusahaan asuransi 

Terus  memantau  sudah sejauh mana  perkembangan pembuatan polis 

Ketersediaan  data  untuk sistem progress polis 

Kemampuan untuk men"goal"kan claim

Mengumpulkan data apabila terjadi  claim  dan  berusaha untuk claim goal 

Ketersediaan  data  claim untuk  Sistem progress claim 

Infrastrukur

Perusahaan

Adanya  Miscommunication  dalam perusahaan 

Menganisis sistem  yang berjalan di perusahaan pada tiap divisi 

Membuat  Sistem  yang datanya  dapat  saling  terkait satu sama lain 

Manajemen

Sumber Daya

Manusia

Mendata  kemampuan  setiap  personil dalam  perusahaan  yang  memiliki potensi untuk dikembangkan 

Menganalisis  kemampuan interpersonil tiap karyawan 

Tersedianya  data  karyawan secara komputerisasi 

Mencari tahu divisi yang membutuhkan tambahan staff 

Membuat  list  tentang daftar kebutuhan  karyawan  yang dibutuhkan oleh perusahaan 

Membuat  list  lowongan pekerjaan  di  komputer  dan menyebarkan ke media 

Pengembangan

Teknologi

Mencari  Tahu  Teknologi  yang  dapat diadabtasikan di perusahaan 

Mengumpulkan  data  yang berisi tekhnologi yang dapay diadaptasikan 

Tersedianya  daftar tekhnologi  yang  dapat dipergunakan 

Pembelian Mendata  keperluan  Alat  Tulis  Kantor yang harus dibeli oleh perusahaan 

Membuat  list keperluan Alat Tulis Kantor yang diperlukan 

Tersedianya data tentang list keperluan  Alat  Tulis  Kantor yang diperlukan 

Tabel 3. 2 Ringkasan hasil analisis Value Chain

3.3.2.2 Analisa SWOT Perusahaan

Analisa SWOT dilakukan dengan menggunakan faktor internal

perusahaan berupa kekuatan dan kelemahan perusahaan dan faktor eksternal

56

perusahaan, berupa peluang dan ancaman pada perusahaan. Berikut ini

merupakan analisa SWOT dari PT. Mitra Interbuana Utama :

3.3.2.2.1 Strength (kekuatan)

1 PT. Mitra Interbuana Utama sudah berdiri lumayan lama, yakni telah

berdiri dari tahun 2001, sehingga sudah memiliki cukup pengalaman

dibidangnya.

2 PT. Mitra Interbuana Utama memiliki infrastruktur yang sangat

memadai sehingga dapat menunjang pengerjaan setiap karyawan

menjadi semakin cepat.

3 PT. Mitra Interbuana Utama cukup menguasai pasar lokal.

4 PT. Mitra Interbuana Utama selalu mengadakan pelatihan secara

periodik sehingga dapat meningkatkan keahlian masing-masing

personilnya.

5 Adanya dukungan dari pihak Top Management kepada setiap staff di

PT. Mitra Interbuana Utama

6 Setiap Staff memiliki sikap memiliki (sense of belonging), sehingga

melakukan yang terbaik untuk perusahaan

3.3.2.2.2 Weakness (kelemahan)

1 Karena letak perusahaan yang dekat dengan pom bensin, sangat riskan

apabila terjadi kebakaran.

2 Kurang menguasai pasar internasional yang ada.

3 Teknik pemasaran yang masih kurang dalam memasarkan hasil

produksi

4 Kekurangan staff

57

5 Masih bersifat keagenan, belum berdiri sebagai broker, sehingga sulit

mendapatkan kepercayaan di masyarakat

6 Masih bersifat keagenan, belum berdiri sebagai broker, sehingga

apabila melakukan negosiasi dengan pihak asuransi akan sulit

menemukan kesepakatan

3.3.2.2.3 Opportunities (peluang)

1. Makin banyaknya kepemilikan kendaraan bermotor

2. Makin tinggi kesadaran masyarakat akan asuransi

3. Semakin meningkatnya biaya kesehatan

4. Semakin tingginya tingkat kriminalitas

5. Bencana alam yang semakin sering terjadi

6. Kurangnya kesadaran orang dalam menjaga harta pribadinya

3.3.2.2.4 Threats (ancaman)

1. Adanya tuntutan dari pemerintah mengenai

peningkatan upah minimum regional (UMR).

2. Adanya ancaman dari pendatang baru yang semakin

berkembang dengan pesat.

3. Munculnya baru-baru ini krisis ekonomi global yang

mempengaruhi jalannya perusahaan.

4. Adanya kenaikan harga bahan baku yang

menyebabkan meningkatnya biaya produksi.

5. Adanya undang-undang yang mengatur kebijakan

asuransi

58

3.3.2.2.5 Matriks SWOT

Strengths Weaknesses Opportunities

- Strategi yang dilakukan adalah melakukan pemasaran produk asuransi dengan gencar. Mendatangi setiap calon nasabah yang dapat dikunjungi. Strategi menjemput bola diterapkan.

- Strategi yang dilakukan adalah memberikan pelatihan ke setiap karyawan.Sehingga setiap karyawan memiliki kemampuan yang kompeten dibidangnya masing-masing.

Threats

- Strategi yang dilakukan adalah dengan melakukan Headhunting, yaitu merekrut seorang profesional staff yang telah bekerja di perusahaan tertentu untuk menjadi staff di PT. MITRA INTERBUANA UTAMA

- Strategi yang dilakukan adalah mulai mencari client di daerah-daerah lain. Strategi yang dilakukannya adalah mengumpulkan data calon client sebanyak-banyaknya yang tinggal di suatu daerah tertentu. Lalu langsung memprospeknya.

Tabel 3.3

Matriks SWOT

3.3.2.2.6 Matriks IFAS dan EFAS

Faktor-faktor Strategi Internal Bobot Rating Bobot x

Rating Strength

- PT. Mitra Interbuana Utama 0.20

3

0.60

59

sudah berdiri lumayan lama,

yakni telah berdiri dari tahun

2001, sehingga sudah

memiliki cukup pengalaman

dibidangnya.

- PT. Mitra Interbuana Utama

memiliki infrastruktur yang

sangat memadai sehingga

dapat menunjang pengerjaan

setiap karyawan menjadi

semakin cepat.

- PT. Mitra Interbuana Utama

mempunyai sumber daya

manusia yang terlatih dan

berpengalaman di bidangnya

masing – masing.

- PT. Mitra Interbuana Utama

cukup menguasai pasar lokal.

- PT. Mitra Interbuana Utama

selalu mengadakan pelatihan

secara periodik sehingga

dapat meningkatkan keahlian

masing-masing personilnya.

- Adanya dukungan dari pihak

0.10 0.15 0.04 0.08 0.05

3 3 2 2 4

0.30 0.45 0.08 0.16 0.20

60

Top Management kepada

setiap staff di PT. Mitra

Interbuana Utama

- Setiap Staff memiliki sikap

memiliki (sense of

belonging), sehingga

melakukan yang terbaik untuk

perusahaan

0.03

3

0.09

0.65 1.88 Weakness

7 Karena letak perusahaan yang

dekat dengan pom bensin,

sangat riskan apabila terjadi

kebakaran.

8 Kurang menguasai pasar

internasional yang ada.

9 Teknik pemasaran yang masih

kurang dalam memasarkan

hasil produksi

10 Kekurangan staff

11 Masih bersifat keagenan,

belum berdiri sebagai broker,

sehingga sulit mendapatkan

kepercayaan di masyarakat

12 Masih bersifat keagenan,

0.02 0.08 0.07 0.07 0.06 0.05

-1 - 4 - 3 -3 -3 -3

-0.02 -0.32 -0.21 -0.21 -0.18 -0.15

61

belum berdiri sebagai broker,

sehingga apabila melakukan

negosiasi dengan pihak

asuransi akan sulit

menemukan kesepakatan

0,35 -1.09 Total 1,00 0.79

Tabel 3.4 Internal Strategy Factor Analysis Summary (IFAS) PT. Mitra Interbuana Utama

Faktor-faktor Strategi Eksternal Bobot Rating Bobot x

Rating Opportunities

62

1. Makin banyaknya kepemilikan

kendaraan bermotor

2. Makin tinggi kesadaran

masyarakat akan asuransi

3. Semakin meningkatnya biaya

kesehatan

4. Semakin tingginya tingkat

kriminalitas

5. Bencana alam yang semakin

sering terjadi

6. Kurangnya kesadaran orang

dalam menjaga harta pribadinya

0.20 0.10 0.05 0.15 0.15 0.10

4 4 3 4 3 3

0.80 0.40 0.15 0.60 0.45 0.30

0.75 2.70 Threats

2 Adanya tuntutan dari

pemerintah mengenai

peningkatan upah minimum

regional (UMR).

3 Adanya ancaman dari

pendatang baru yang semakin

berkembang dengan pesat.

4 Munculnya baru-baru ini

krisis ekonomi global yang

0.08 0.02 0.07

- 3 -2 -4

-0.24 -0.04 -0.21

63

mempengaruhi jalannya

perusahaan.

5 Adanya kenaikan harga bahan

baku yang menyebabkan

meningkatnya biaya produksi.

6 Adanya undang-undang yang

mengatur kebijakan asuransi

0.03 0.05

-3 -3

-0.09 -0.15

0.25 -0.73 Total 1.00 1.97

Tabel 3.5 Eksternal Strategy Factor Analysis Summary (EFAS)

PT. Mitra Interbuana Utama

Berdasarkan kedua matrix di atas, maka diperoleh total External

Strategy Factor Analysis Summary (EFAS) dan Internal Strategy Factor

Analysis Summary (IFAS) yang akan digunakan dalam pembuatan

diagram analisa SWOT.

Berikut ini adalah cara membuat diagram analisa SWOT :

1. Jumlah dari hasil perkalian bobot (B) x rating (R) pada peluang dan

ancaman diselisihkan untuk mendapat titik Y.

Peluang : 2.70

Ancaman : 0.73

Titik Y : Peluang – Ancaman

: 2.70-0.73

: 1.97

64

2. Jumlah dari hasil perkalian bobot (B) x rating (R) pada kekuatan dan

kelemahan diselisihkan untuk mendapatkan titik X.

Kekuatan : 1.88

Kelemahan : 1.09

Titik X : Kekuatan – Kelemahan

:1.88-1.09

:0.79

3. Jadi posisi perusahaan terletak pada titik (0,79;1,97)

Untuk lebih jelasnya, diagram SWOT dapat dilihat pada

gambar dibawah berdasarkan diagram analisa SWOT tersebut, dapat

disimpulkan bahwa perusahaan berada dalam kuadaran satu, yaitu

dimana posisi kekuatan dan peluang mendukung untuk dikembangkan

lebih baik dalam mempertahankan keunggulan yang ada pada

perusahaan. Strategi yang digunakan adalah strategi agresif.

Gambar 3.5 Diagram SWOT

65

Untuk strategi agresif, maka usulan strategi yang dapat

diberikan diantaranya adalah SO (Strength, Opportunities), yaitu

memaksimalkan seluruh kekuatan internal yang ada dalam perusahaan

dan mampu untuk memanfaatkan peluang yang ada. Strategi SO yang

dapat digunakan adalah dengan meningkatkan kinerja karyawan agar

semakin lebih baik dan melakukan pemasaran secara kreatif sehingga

menarik minat masyarakat.

3.3.2.3 Analisa CSF (Critical Success Factors) Perusahaan

Berikut ini adalah Critical Success Factor dan Key Performance

Indicator yang dimiliki oleh PT. Mitra Interbuana Utama :

Tabel 3.6 Critical Success Factor dan Key Performance Indicator PT. Mitra Interbuana Utama

Objective CSF KPI

Meningkatkan produksi

Produktivitas dari tenaga administrasi

Mampu menghasilan produksi (brokerage/commision) sesuai target yang ditetapkan oleh Top Management

Meningkatkan penjualan

Pemasaran meluas ke pelanggan sesuai dengan kebutuhan pelanggan

Bertambahnya jumlah penjualan dan jumlah pembelian

Memberikan Pelayanan yang Mempercepat proses

66

kepuasaan pada pelanggan

memuaskan penerbitan polis, serta dapat selalu meng”goal”kan claim yang terjadi

Meningkatkan kinerja perusahaan

SDM yang berkualitas Dapat membuat nasabah (Client) selalu merasa comfort oleh perusahaan

Meningkatkan posisi pasar pada pesaing

Harga yang kompetitif Meningkatkan jumlah pelanggan

3.3.2.3 .1 Analisa Area, Fungsi, dan Proses Bisnis Perusahaan

Berikut ini adalah hasil analisa yang didapatkan melalui analisa area,

fungsi, dan proses bisnis

Tabel 3.7 Dekomposisi Area, Fungsi, dan Proses Bisnis

PT. Mitra Interbuana Utama

Area Fungsional Fungsi Bisnis Proses Bisnis Claim Mengurus claim Mengurus proses claim

yang diajukan client ke asuransi Melakukan negosiasi dengan pihak asuransi, serta pendekatan kepada pelanggan secara personal Menganalisa kemungkinan seberapa besar claim yang mungkin akan terbayarkan oleh asuransi

67

Sebagai mediator antara perusahaan asuransi dan client

Finance / Accounting IT HRD

Penagihan Perencanaan keuangan Pengelolaan keuangan Pencatatan akuntansi Pemeliharaan SI/TI Perekrutan karyawan Pelatihan karyawan

Memeriksa hutang pelanggan per periode Menagih piutang yang telah jatuh tempo Menganalisa laporan keuangan Mengendalikan arus dana untuk menghindarkan kelebihan dan kekurangan dana Membuat invoice Menerima pendapatan penjualan Mengeluarkan kas untuk pembelian dan biaya operasional Mencatat transaksi keuangan Membuat laporan keuangan Mengadakan audit pada perusahaan Melakukan perbaikan jaringan SI/TI Melakukan troubleshooting SI/TI Membuat jadwal pemeliharaan SI/TI Mengadakan tes dan wawancara terhadap calon karyawan Melakukan seleksi Melakukan penempatan karyawan Membuat jadwal pelatihan karyawan Mengevaluasi program pelatihan karyawan Mengadakan pelatihan karyawan

68

Penggajian

Memberikan, menghitung, dan membuat laporan gaji karyawan Menganalisa absensi karyawan

Marketing Promosi Penjualan Pendistribusian Pelayanan pelanggan Proses desain

Menentukan strategi pemasaran Menciptakan brand image Melakukan penawaran produk Menjual produk asuransi kepada pelanggan Melakukan Follow-up pesanan polis Membuat laporan produksi Memperkirakan kapan polis terbit dari asuransi dan memperkirakan kapan pelanggan dapat menerima polis asuransi tersebut. Memberikan informasi tentang produk asuransi Menanggapi kritik dan saran dari pelanggan Menjalin hubungan baik dengan pelanggan Membantu mendesign polis asuransi sesuai dengan kebutuhan pelanggan dengan cara menganalisis manajemen resiko yang mungkin dapat terjadi pada pelanggan

69

3.3.2.4 ERD (Entity Relationship Diagram) Perusahaan

Gambar 3.6 ERD pada PT Mitra Interbuana Utama

70

3.3.2.5 Matriks Fungsi Bisnis vs Subjek Data

Matriks ini memetakan hubungan antara fungsi bisnis dengan subjek

data yang tekait dengan aktivitas perusahaan. Suatu fungsi bisnis dapat

membaca (read) satu atau beberapa subjek data, selain itu suatu subjek data

juga dapat dibuat/dihasilkan (create), diubah (update), dan dihapus (delete)

oleh suatu fungsi bisnis dalam perusahaan.

Tabel 3.8 Subjek Data PT Mitra Interbuana Utama

Subyek Data Pelanggan Credit Note Debit Note Premium Calculation Placing Slip Quotation Slip Cover Note Karyawan Surat Pengajuan Claim Absensi Gaji dan bonus Peralatan kantor Surat Perjanjian Keagenan Surat Endorsement Surat Penunjukan Asuransi Tanda Terima Laporan Progress Marketing Laporan Progress Claim Perusahaan Rekanan Laporan Progress Renewal Company Profile Account Receivable Jadwal Pemeliharaan SI/TI

Berikut adalah gambar matriks fungsi bisnis vs subjek data pada

PT.Mitra Interbuana Utama.

71

Subyek Data Fungsi Bisnis Pe

lang

gan

Cre

dit N

ote

Deb

it N

ote

Prem

ium

C

alcu

latio

n

Plac

ing

Slip

Quo

tatio

n Sl

ip

Cov

er N

ote

Kar

yaw

an

Sura

t Pen

gaju

an

Cla

im

Abs

ensi

Gaj

i dan

bon

us

Pera

lata

n ka

ntor

Sura

t Per

janj

ian

Kea

gena

n

Sura

t En

dors

emen

t

Sura

t Pe

nuju

kkan

A

sura

nsi

Tand

a Te

rima

Lapo

ran

Prog

ress

M

arke

ting

Lapo

ran

Prog

ress

Cla

im

Peru

saha

an

Rek

anan

Lapo

ran

Prog

ress

R

enew

al

Com

pany

Ja

dwal

Pe

mel

ihar

aan

SI/T

I

Mengurus claim C R

C R

C R

Penagihan C C R

Perencanaan keuangan

C

Pengelolaan keuangan C C C C R

C R

Pencatatan akuntansi R R R C R

Pemeliharaan SI/TI CR

C R

Perekrutan karyawan CR

C R

Pelatihan karyawan CR

Penggajian CR

C C R

Promosi CR

R R

Penjualan CR

R

Pendistribusian C CR

C R

Pelayanan pelanggan C R

C C R

C R

C C C R

72

Tabel 3.9 Matriks Fungsi Bisnis vs Subjek Data PT Mitra Interbuana Utama

U Proses desain C

R

C R

C R

CR

C R U

Account Receivable C

R

73

3.4 Analisa Kondisi Lingkungan SI/TI Perusahaan

3.4.1 Analisa Lingkungan Eksternal SI/TI Perusahaan

PT. Mitra Interbuana Utama sangat menyadari pentingnya dukungan

dari penerapan sistem informasi yang muktahir selain pengembangan sumber

daya manusia serta pengelolaan rantai supply sampai penyediaan penyediaan

berbagai jasa layanan bagi organisasi.

Hal ini disebabkan karena perkembangan dunia Teknologi Informasi

yang semakin pesat amat sangat membantu dalam perusahaan dalam

menjalankan proses bisnis perusahaan itu sendiri. Berbagai pesaing telah

mengimplementasikan berbagai macam teknologi yang terbaru untuk

membantu kelancaran proses bisnis mereka. Beberapa pesaing sudah

menerapkan software yang canggih seperti Entreprise Resource Planning

yang umunya digunakan oleh perusahaan pesaing dan pendatang baru.

PT. Mitra Interbuana Utama menyakini bahwa Sistem Informasi dan

Teknologi Informasi yang tepat dan dapat diandalkan dalam

pengembangannya ke depannya, akan dapat meningkatkan kualitas dan

integritas data dan informasi yang sangat penting dalam mendukung kinerja

perusahaan. Seperti penggunaan software dan hardware baru akan membantu

perusahaan dalam meningkatkan keunggulan bersaing

3.4.2 Analisa Lingkungan Internal SI/TI Perusahaan

Saat ini, perusahaan masih menggunakan aplikasi-aplikasi yang

dibuat sendiri dengan menggunakan bantuan software berbahasa php.

Aplikasi yang digunakan untuk mendapatkan data-data antar bagian

74

Accounting ,marketing, dan produksi. Untuk absensi karyawan masih

menggunakan secara manual, yaitu dengan mencentang daftar hadir yang

telah dibuat oleh perusahaan, sedangkan untuk mendukung kegiatan

penyebaran dan pertukaran informasi antar setiap bagian masih mengunakan

laporan yang masih dicetak diatas kertas untuk mendapatkan informasi yang

diinginkan.

3.4.2.1 Spesifikasi Hardware dan Software Perusahaan

Berikut merupakan spesifikasi hardware dan software yang terdapat

dan digunakan oleh perusahaan, antara lain :

Tabel 3.10 Spesifikasi Hardware dan Sofware PT. Mitra Interbuana Utama

Keterangan Spesifikasi PC Hardware:

• Intel Pentium 4 • CPU 2,4 Ghz • RAM 512 MB • Hardisk 80 GB • VGA 128 MB • Mouse • Keyboard • Monitor

Software: • Windows XP Proffesional • Microsoft Office 2003 • WinZip • WinRar • AVG AntiVirus • Tune Up Utilities 2007 • Acrobat Reader 8 Proffesional • ACDSee

Laptop Hardware: • Windows XP Proffesional • RAM 1 GB • VGA 256 MB • Mouse

Software: • Windows XP Proffesional • Microsoft Office 2003

75

• WinZip • AVG AntiVirus • Tune Up Utilities 2007 • Acrobat Reader 8 Proffesional • ACDSee

Server Hardware: • Intel Server 3000H • Intel Core 2 Duo • RAM 2GB • Hardisk 120 GB • VGA

Software: • Windows Server 2000

Komponen Pendukung

Printer: • HP Deskjet 2100 • HP Deskjet 2200 • Epson LX 300 + • Epson LQ 1180

Scanner: • Scanner HP 2100 • Scanner HP 2200

Back Up Hardware: -HardBox kapasitas 300GB

Peralatan Jaringan • Kabel UTP • Connector RJ45 • Hub 16 Port

76

3.4.2.2 Arsitektur jaringan

Gambar 3.7 Arsitektur Jaringan pada PT Mitra Interbuana Utama

77

3.4.2.3 Portfolio Aplikasi Saat Ini

Portfolio aplikasi saat ini adalah analisa yang digunakan untuk

menilai aplikasi yang digunakan pada saat ini, apakah sudah termasuk

kategori high potential, strategic, key potential, atau support, sesuai dengan

kontribusi yang diberikan masing-masing aplikasi pada bisnis perusahaan.

Berikut adalah portfolio aplikasi pada PT. Mitra Interbuana Utama :

High

Sumbu

y

masa

yang

akan

datang

Low

High Sumbu X Low

Masa sekarang

Gambar 3.8 Portfolio Aplikasi Saat Ini

PT Mitra Interbuana Utama

Keterangan:

(*) = Aplikasi yang sedang berjalan dan cukup memuaskan

( )= Aplikasi yang sedang berjalan,namun butuh pengembangan lebih lanjut.

STRATEGIC

HIGH POTENTIAL

(*)Microsoft Office

(*)IBOS(Insurance Broker Operational System)

KEY OPERATIONAL

• WinZip • AVG AntiVirus • Tune Up Utilities 2007 • Acrobat Reader 8

Proffesional • ACDSee

Support

78

Aplikasi diatas dikelompokkan sesuai dengan fungsi-fungsi yang terdapat

dalam perusahaan. Microsoft Office, dan IBOS (Insurance Broker

Operational System)dikategorikan ke dalam Key Operational karena aplikasi

tersebut menunjang dalam kelangsungan bisnis perusahaan, bila terhenti

maka operasi perusahaan tidak beroperasi dengan normal. Sedangkan

WinZip, AVG AntiVirus, Tune Up Utilities 2007, Acrobat Reader 8

Proffesional, ACDSee

dikategorikan ke dalam Support karena aplikasi tersebut mendukung

perusahaan dalam peningkatan efektifitas bisnis perusahaan. Dari analisa

portfolio aplikasi yang sedang berjalan bisa dilihat bahwa PT. Mitra

Interbuana Utama belum memiliki aplikasi yang high potential. Dimana

Selama ini fungsi SI/TI memang digunakan pada sebatas pada kegiatan

operasional sehari-hari saja. Ini dipengaruhi oleh sikap perusahaan yang

belum melihat peluang pemanfaatan SI/TI untuk menghasilkan keunggulan

kompetitif yang tidak memiliki oleh perusahaan lain.

Untuk lebih mendayagunakan SI/TI dalam perusahaan sebaiknya

perusahaan memiliki aplikasi yang bersifat Strategic. Andaikan resiko yang

diterima terlalu besar, minimal bisa dikategorikan ke dalam kuadran High

Potential terlebih dahulu, dan jika manfaat bagi perusahaan sudah jelas baru

bisa dikategorikan ke dalam kuadran Strategic dan kemudian

diimplementasikan.

3.5 Masalah yang dihadapi oleh PT Mitra Interbuana Utama

Berdasarkan hasil analisa-analisa di atas yang berkaitan dengan

lingkungan internal dan lingkungan eksternal bisnis perusahaan, serta

79

lingkungan internal dan lingkungan eksternal SI/TI perusahaan, maka dapat

disimpulkan beberapa masalah yang dihadapi oleh PT. Mitra Interbuana

Utama baik di masa sekarang maupun yang akan menjadi di masalah di masa

mendatang, di antaranya sebagai berikut:

• Kurangnya pelaksanaan promosi dengan menggunakan media elektronik

seperti pemanfaatan website yang kurang maksimal sehingga pelanggan

tidak mendapatkan informasi mengenai perusahaan secara detail dan

online.

• Pemanfaatan SI/TI yang masih terbatas menempatkan perusahaan dalam

posisi yang lebih sulit dalam menghadapi setiap ancaman yang timbul,

khususnya ancaman yang datang dari pesaing dengan teknologi informasi

yang lebih unggul.

• Sulitnya mendapatkan informasi yang dibutuhkan karena belum adanya

sistem informasi yang terintegrasi.

• Belum tersedianya sistem informasi yang mendukung dalam penyelesaian

masalah dan pengambilan keputusan manajerial.