bab 2 landasan teorithesis.binus.ac.id/asli/bab2/2010-1-00368-mn-bab 2.pdf · biaya yang ada di...

36
5 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Manajemen Menurut Stephen P. Robbins dan Mary Coulter (2004, p6) manajemen adalah proses mengkoordinasi kegiatan – kegiatan pekerjaan sehingga secara efisien dan efektif dengan dan melalui orang lain. Menurut Malayu S.P Hasibuan (2004, p12) manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber – sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu. 2.2 Manajemen Operasi Menurut Jay Heizer dan Barry Render (2006, p4) manajemen operasi adalah serangkaian aktivitas yang menghasilkan nilai dalam bentuk barang dan jasa dengan mengubah input menjadi output. Kegiatan yang menghasilkan barang dan jasa, berlangsung di semua orgasnisasi. Dalam perusahaan manufaktur, dapat terlihat dengan jelas aktivitas produksi yang menghasilkan barang, namun dalam organisasi yang tidak menghasilkan produk secara fisik, fungsi produksi mungkin tidak terlihat dengan jelas. 2.3 Manajemen Tata Letak Gudang Manajemen pergudangan dirancang bertujuan untuk mengontrol kegiatan pergudangan. Yang diharapkan dari pengontrolan ini adalah terjadinya pengurangan biaya- biaya yang ada di dalam gudang, pengambilan dan pemasukan barang ke gudang yang efektif dan efisien, serta kemudahan dan keakuratan informasi stok barang di gudang. Sistem informasi mengenai manajemen pergudangan ini sering disebut dengan warehouse

Upload: tranduong

Post on 12-Mar-2019

213 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

5

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Manajemen

Menurut Stephen P. Robbins dan Mary Coulter (2004, p6) manajemen adalah proses

mengkoordinasi kegiatan – kegiatan pekerjaan sehingga secara efisien dan efektif dengan

dan melalui orang lain.

Menurut Malayu S.P Hasibuan (2004, p12) manajemen adalah ilmu dan seni

mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber – sumber lainnya secara

efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

2.2 Manajemen Operasi

Menurut Jay Heizer dan Barry Render (2006, p4) manajemen operasi adalah

serangkaian aktivitas yang menghasilkan nilai dalam bentuk barang dan jasa dengan

mengubah input menjadi output. Kegiatan yang menghasilkan barang dan jasa, berlangsung

di semua orgasnisasi. Dalam perusahaan manufaktur, dapat terlihat dengan jelas aktivitas

produksi yang menghasilkan barang, namun dalam organisasi yang tidak menghasilkan

produk secara fisik, fungsi produksi mungkin tidak terlihat dengan jelas.

2.3 Manajemen Tata Letak Gudang

Manajemen pergudangan dirancang bertujuan untuk mengontrol kegiatan

pergudangan. Yang diharapkan dari pengontrolan ini adalah terjadinya pengurangan biaya-

biaya yang ada di dalam gudang, pengambilan dan pemasukan barang ke gudang yang

efektif dan efisien, serta kemudahan dan keakuratan informasi stok barang di gudang.

Sistem informasi mengenai manajemen pergudangan ini sering disebut dengan warehouse

6

management system (WMS). Sistem pergudangan haruslah sederhana dan mudah

dimengerti dengan tujuan:

• Menurunkan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan customer service

• Menurunkan inventori hingga tingkat terendah

• Meningkatkan produktivitas dari perusahaan

2.4 Pengertian tata letak

Menurut Jay Heizer dan Barry Render (2006, p450) mengatakan bahwa tata letak

merupakan satu keputusan penting yang menentukan efisiensi sebuah operasi dalam jangka

panjang. Tata letak memiliki banyak dampak strategis karena tata letak menentukan daya

saing perusahaan dalam kapasitas, proses, fleksibilitas, dan biaya, serta kualitas lingkungan

kerja, kontak pelanggan, dan citra perusahaan. Tata letak yang efektif dapat membantu

organisasi mencapai sebuah strategi yang menunjang diferensiasi, biaya rendah, atau respon

cepat. Tujuan strategi tata letak adalah untuk membangun tata letak yang ekonomis yang

memenuhi kebutuhan persaingan perusahaan.

Menurut Sritomo Wignjosoebroto (2003, p67) tata letak adalah tata cara pengaturan

fasilitas – fasilitas pabrik guna memperlancar proses produksi

Dari beberapa pengertian tata letak di atas dapat di simpulkan bahwa tata letak

merupakan suatu sistem yang saling terintegerasi diantara seluruh fasilitas – fasilitas yang

mendukung seluruh kegiatan produksi dari bahan baku atau masukkan (input) hingga

keluaran (output) hingga selama proses tersebut dapat mencapai suatu nilai tambah yang

berupa efisiensi dan efektifitas operasi perusahaan sehingga proses produksi dapat berjalan

dengan lancar.

Dalam semua kasus, desain tata letak harus mempertimbangkan bagaimana untuk

dapat mencapai:

1. Utilisasi ruang, peralatan, dan orang yang lebih tinggi.

7

2. Aliran informasi, barang, atau orang yang lebih baik.

3. Moral karyawan yang lebih baik, juga kondisi lingkungan kerja yang lebih aman.

4. Interaksi dengan pelanggan yang lebih baik.

5. Fleksibilitas (bagaimanapun kondisi tata letak yang ada sekarang, tata letak tersebut

akan perlu diubah).

Semakin lama, desain tata letak perlu dipandang sebagai sesuatu yang dinamis. Hal

ini berarti mempertimbangakan peralatan yang kecil, mudah dipindahkan, dan fleksibel. Rak

pajangan di toko harus dapat dipindahkan, meja kantor dan partisi yang modular, dan rak di

gudang dibuat di pabrik (tinggal pasang). Agar dapat mengatasi perubahan model produk

secara cepat dan mudah, dan masih dalam tingkat produksi yang memadai, manajer operasi

harus memberikan fleksibilitas dalam desain tata letak. Untuk mendapatkan fleksibilitas

dalam tata letak, para manajer melatih pekerja mereka saling bersilang, merawat peralatan,

menjaga investasi tetap rendah, menempatkan sel kerja secara berdekatan, dan

menggunakan peralatan yang kecil dan mudah dipindahkan.

2.4.1 Tipe-Tipe Tata Letak

Menurut Jay Heizer dan Barry Render (2001, p272) keputusan mengenai tata letak

meliputi penempatan mesin pada tempat yang terbaik (dalam pengaturan produksi), kantor

dan meja-meja (pada pengaturan kantor) atau pusat pelayanan (dalam pengaturan rumah

sakit atau department store). Sebuah tata letak yang efektif memfasilitasi adanya aliran

bahan, orang, dan informasi di dalam dan antar wilayah. Untuk mencapai tujuan ini,

beragam pendekatan telah dikembangkan. Di antara pendekatan tersebut, akan dibahas

enam pendekatan tata letak:

1. Tata letak dengan posisi tetap – memenuhi persyaratan tata letak untuk proyek yang

besar dan memakan tempat, seperti proses pembuatan kapal laut dan gedung.

8

2. Tata letak yang berorientasi pada proses – berhubungan dengan produksi dengan

volume rendah, dan bervariasi tinggi (juga disebut sebagai “job shop”, atau produksi

terputus).

3. Tata letak kantor – menempatkan para pekerja, peralatan mereka, dan

ruangan/kantor yang melancarkan aliran informasi.

4. Tata letak ritel – menempatkan rak-rak dan memberikan tanggapan atas perilaku

pelanggan.

5. Tata letak gudang – merupakan paduan antara ruang dan penanganan bahan baku.

6. Tata letak yang berorientasi pada produk – mengusahakan pemanfaatan maksimal

atas karyawan dan mesin – mesin pada produksi yang berulang atau berkelanjutan.

Oleh karena hanya beberapa dari keenam golongan ini yang dapat dimodelkan

secara matematis, tata letak dan desain dari fasilitas fisik masih merupakan sebuah seni.

Walaupun demikian, telah diketahui bahwa sebuah tata letak yang baik perlu menetapkan

beberapa hal berikut:

1. Peralatan penanganan bahan. Manajer harus memutuskan peralatan yang akan

digunakan meliputi ban berjalan, cranes, juga kereta otomatis untuk mengirim dan

menyimpan bahan.

2. Kapasitas dan persyaratan luas ruang. Desain tata letak dan penyediaan ruangan

hanya dapat dilakukan saat persyaratan jumlah pekerja, mesin dan peralatan

diketahui. Manajemen juga harus mempertimbangkan kelonggaran yang diisyaratkan

sebagai keamanan yg mengatasi beberapa masalah.

3. Lingkungan hidup dan estetika. Pemikiran mengenai tata letak sering membutuhkan

keputusan mengenai jendela, tanaman, dan tinggi partisi untuk memfasilitasi aliran

udara, mengurangi kebisingan, menyediakan keleluasaan pribadi, dan sebagainya.

9

4. Aliran informasi. Komunikasi sangat penting bagi setiap perusahaan dan harus dapat

difasilitasi oleh tata letak. Permasalahan ini mungkin membutuhkan keputusan

tentang jarak, juga keputusan akan dibuatnya kantor pada ruangan terbuka

menggunakan pembatas setengah badan atau kantor yang memberi keleluasaan

pribadi.

5. Biaya perpindahan antar wilayah kerja yang berbeda. Terdapat banyak pertimbangan

unik yang berkaitan dengan pemindahan bahan atau kepentingan beberapa wilayah

tertentu untuk didekatkan satu sama lain. Sebagai contoh, memindahkan leburan

baja akan lebih sulit dibandingkan dengan memindahkan baja dalam keadaan dingin.

2.4.2 Tata Letak Gudang

Menurut Jay Hezer dan Berry Render (2006, p468) tata letak gudang adalah Sebuah

desain yang mencoba meminimalkan biaya total dengan mencari paduan yang terbaik antara

luas ruang dan penanganan bahan.

Tujuan tata letak gudang (warehouse layout) adalah untuk menemukan titik optimal

di antara biaya penanganan bahan dan biaya – biaya yang berkaitan dengan luas ruang

dalam gudang. Sebagai konsekuensinya, tugas manajemen adalah memaksimalkan

penggunaan setiap kotak dalam gudang yaitu memanfaatkan volume penuhnya sambil

mempertahankan biaya penanganan bahan yang rendah. Biaya penanganan bahan adalah

biaya - biaya yang berkaitan dengan transportasi barang masuk, penyimpanan, dan

transportasi bahan keluar untuk dimasukkan dalam gudang.

2.5 Pengertian Gudang

Menurut John Warman (2004, p5) Gudang (kata benda) adalah bangunan yang

dipergunakan untuk menyimpan barang dagangan. Pergudangan (kata kerja) ialah kegiatan

menyimpan dalam gudang.

10

Gudang adalah suatu tempat yang digunakan untuk menyimpan barang baik yang

berupa raw material, barang work in process atau finished good. Dari kata gudang maka

didapatkan istilah pergudangan yang berarti merupakan suatu kegiatan yang berkaitan

dengan gudang. Menurut Holy Icun Yunarto dan Martinus Getty Santika (2005) kegiatan

tersebut dapat meliputi kegiatan movement (perpindahan), storage (penyimpanan) dan

information transfer (transfer informasi).

2.5.1 Peran dan Fungsi Gudang

Menurut Ahmad Arwani (2009, p23) peranan gudang dapat dikategorikan dalam tiga

fungsi:

1. Fungsi penyimpanan (strorage and movement)

Fungsi paling mendasar dari gudang adalah tempat penyimpanan barang, baik

bahan mentah, setengah jadi, maupun barang jadi. Tujuan dari manajemen adalah

bagaimana menggunakan ruang (space) seoptimal mungkin untuk menyimpan

produk dengan biaya tertentu.

2. Fungsi melayani permintaan pelanggan (order full filment)

Aktivitas menerima barang dari manufaktur atau suplier dan memenuhi permintaan

dari cabang atau pelanggan menjadikan gudang sebagai fokus aktivitas logistik.

Gudang berperan menyediakan pelayanan dengan menjamin ketersediaan produk

dan siklus order yang reasonable.

Sistem ini akan menurunkan biaya, karena pengiriman dari manufaktur bisa dibuat

secara berkala, cukup dengan kuantitas truk atau mobil boks. Dengan menyimpan

stok dalam jumlah tertentu, akan membantu manufaktur dari permintaan yang

fluktuatif.

3. Fungsi distribusi dan konsolidasi (distribution and consolidation)

11

Fungsi distribusi ini menjadikan gudang sebagai kepanjangan tangan dari penjualan

dan pemasaran dalam memastikan penyampaian produk dan informasi kepada

pelanggan sebagai titik penjualan (point of sale).

Fungsi ini tercipta sebagai akibat dari karakterisitk biaya transportasi. Pengiriman

dalam jumlah besar, secara ekonomis lebih murah biayanya dibanding dengan

pengiriman dalam skala lebih kecil. Dalam sistem tertentu, fungsi distribusi dan

konsolidasi menjadi fungsi utama dari gudang distribusi.

2.5.2 Tujuan Fasilitas Pergudangan dan Fungsi Penyimpanan (Storage)

Tujuan dari penyimpanan dan fungsi gudang yaitu untuk memaksimalkan utilitas

sumber-sumber yang ada ketika memenuhi keinginan konsumen dan juga untuk

memaksimalkan pelayanan terhadap konsumen dengan kendala-kendala sumber yang ada.

Sumber-sumber penyimpanan dan pergudangan yaitu ruang, peralatan, dan tenaga kerja.

Permintaan konsumen untuk penyimpanan dan fungsi pergudangan dapat dilakukan secepat

mungkin dan dalam kondisi yang baik. Maka, dalam mendesain fungsi penyimpanan dan

pergudangan sedapat mungkin harus memenuhi tujuan berikut yaitu:

1. Maksimalisasi penggunaan ruang

2. Maksimalisasi penggunaan peralatan

3. Maksimalisasi penggunaan tenaga kerja

4. Maksimalisasi akses ke seluruh barang yang disimpan

5. Maksimalisasi perlindungan untuk seluruh barang yang disimpan

Perencanaan fasilitas penyimpanan dan pergudangan mengikuti secara langsung dari tujuan

tersebut. Perencanaan untuk penggunaan peralatan secara maksimum membutuhkan

pemilihan peralatan yang tepat. Untuk tujuan ketiga, maksimalisasi penggunaan tenaga

kerja, termasuk di dalamnya yaitu menyediakan pelayanan tenaga kerja yang dibutuhkan.

Perancanaan untuk maksimalisasi akses barang yang disimpan adalah kebutuhan layout yang

12

lain. Perencanaan untuk perlindungan secara maksimum dari barang yang ada mengikuti

secara langsung dari penyimpanan barang dengan tempat yang memadai dengan peralatan

yang sesuai oleh pekerja yang terlatih dalam layout yang terancang dengan baik.

2.5.3 Tipe – Tipe Gudang

Menurut Holy Icun Yunarto dan Martinus Getty Santika (2005) dalam bukunya

menyebutkan beberapa macam tipe gudang, yaitu:

1. Manufacturing plant warehouse

Manufacturing plant warehouse adalah gudang yang ada di pabrik. Transaksi di

dalam gudang ini meliputi penerimaan dan penyimpanan material, pengambilan

material, penyimpanan barang jadi ke gudang, transaksi internal gudang, dan

pengiriman barang jadi ke central warehouse, distribution warehouse, atau langsung

ke konsumen.

Menurut John Warman (2005, p6), manufacturing plant warehouse dapat dibagi-bagi

lagi menjadi:

• Gudang Operasional

Gudang operasional digunakan untuk menyimpan raw material dan sparepart

yang nantinya akan diperlukan dalam proses produksi. Dalam gudang

operasional ini dapat pula disimpan barang-barang work in process.

• Gudang Perlengkapan

Gudang perlengkapan merupakan gudang yang digunakan untuk menyimpan

perlengkapan yang akan digunakan untuk memperlancar proses produksi.

Perlengkapan merupakan barang yang digunakan untuk proses produksi tetapi

tidak akan ditemui di finished good, karena barang ini hanya berfungsi

membantu proses produksi. Setelah proses produksi berakhir barang ini akan

13

dikembalikan ke gudang perlengkapan. Biasanya berada dekat dengan line

produksi.

• Gudang Pemberangkatan

Gudang pemberangkatan adalah tempat yang digunakan untuk menyimpan

barang yang telah menjadi finished good. Dari gudang inilah nantinya finished

good akan dikirimkan keluar, baik ke distributor atau retailer. Gudang ini dapat

juga disebut gudang finished good.

• Gudang Musiman

Gudang musiman adalah gudang yang bersifat insidentil dan hanya ada pada

saat gudang-gudang baik operasional dan pemberangkatan penuh. Gudang ini

biasanya bukan milik pabrik, tetapi disewa dari pihak lain untuk jangka waktu

tertentu. Di gudang ini dapat disimpan apa saja mulai dari raw material hingga

finished good.

2. Central warehouse

Central warehouse adalah gudang pokok. Transaksi di dalam central warehouse

meliputi penerimaan barang jadi (dari manufacturing warehouse, langsung dari

pabrik, atau dari supplier), penyimpanan barang jadi ke gudang, dan pengiriman

barang jadi ke distribution warehouse.

3. Distribution warehouse

Distribution warehouse adalah gudang distribusi. Transaksi dalam gudang ini meliputi

penerimaan barang jadi (dari central warehouse, pabrik, atau supplier),

penyimpanan barang yang diterima gudang, pengambilan dan persiapan barang

yang akan dikirim, dan pengiriman barang ke konsumen. Terkadang distribution

warehouse juga berfungsi sebagai central warehouse.

4. Retailer warehouse

14

Retailer warehouse adalah gudang pengecer, jadi dengan kata lain dapat dikatakan

gudang yang dimiliki toko yang menjual barang langsung ke konsumen.

2.5.4 Operasi – Operasi Pergudangan

Pergudangan terdapat tiga fungsi utama yaitu movement (perpindahan), storage

(penyimpanan) dan information transfer (transfer informasi).

1. Movement (Perpindahan)

Fungsi movement ini merupakan fungsi utama, salah satu kegiatannya adalah

memperbaiki perputaran inventory dan dan mempercepat proses pesanan dari

produksi hingga ke pengiriman utama.

Menurut Holy Icun Yunarto (2005) fungsi movement dibagi menjadi aktivitas-

aktivitas yang meliputi:

• Receiving (Penerimaan)

Merupakan aktivitas penerimaan barang dimana didalamnya terdapat aktivitas-

aktivitas seperti pembongkaran muatan, penghitungan kuantitas yang diterima

dan inspeksi kualitas dan kerusakan, juga aktivitas-aktivitas lain yang berkaitan

dengan penerimaan barang di gudang

• Putaway

Merupakan proses pemindahan barang dari dok penerimaan ke gudang

penyimpanan.

• Customer Order Picking

Merupakan aktivitas pemindahan barang dari gudang penyimpanan atau dari

lokasi picking untuk kemudian disiapkan untuk proses pengiriman.

• Packing

Proses packing merupakan proses pengepakan barang yang akan dikirim ke

konsumen.

15

• Cross Docking

Proses ini merupakan proses pemindahan barang dari area receiving langsung ke

lokasi shipping tanpa melalui aktivitas penyimpanan di gudang.

• Shipping

Aktivitas ini merupakan aktivitas pengiriman dan meliputi proses pembuatan

dokumen barang yang akan dikirim.

2. Storage (Penyimpanan)

Storage merupakan aktivitas penyimpanan barang baik yang merupakan barang

baku ataupun barang hasil produksi. Penyimpanan barang dilakukan di dalam

gedung gudang. Gudang finished good dan sparepart dapat menjadi satu atau dapat

dipisahkan.

3. Information Transfer (Transfer Informasi)

Aktivitas ini adalah aktivitas transfer informasi seperti informasi mengenai stock

barang yang ada di gudang atau informasi-informasi lain yang berguna, informasi ini

dapat merupakan informasi untuk pihak diluar gudang atau pihak gudang sendiri.

2.6 Klasifikasi Produk

Gudang seperti kegunaannya secara umum merupakan suatu tempat untuk

menyimpan benda. Benda yang disimpan dalam gudang ini dapat pula disebut sebagai

persediaan atau inventory. Secara umum persediaan dapat diklasifikasikan berdasarkan dua

hal yang umum, yaitu klasifikasi persediaan berdasarkan fungsi dari barang dalam gudang

dan klasifikasi persediaan berdasarkan kecepatan arus aliran barang.

1. Klasifikasi Persediaan Berdasarkan Fungsi Barang.

Dalam dunia industri persediaan yang disimpan dalam gudang dapat bermacam-

macam fungsinya. Dalam klasifikasi ini gudang akan dibagi-bagi sesuai dengan

barang apa yang disimpan dalam gudang tersebut. Secara umum, berdasarkan

16

fungsi fisiknya, persediaan dapat dibagi menjadi empat fungsi utama. Keempat

fungsi persediaan tersebut adalah:

• Sebagai Raw Material

Raw material merupakan barang yang akan diproses dan diberi nilai tambah

untuk kemudian dapat dijual dan dipasarkan kepada konsumen dengan nilai

yang lebih tinggi. Raw material dapat berbeda-beda untuk setiap perusahaan

tergantung jenis usaha dan tujuan usahanya.

Barang yang menjadi raw material di suatu perusahaan belum tentu manjadi raw

material pula di perusahaan lain. Dapat saja raw material disuatu perusahaan

menjadi finished good di perusahaan lain. Misalnya, dalam perusahaan roti,

barang yang menjadi raw material di perusahaan itu adalah tepung, akan tetapi

bagi sebuah pabrik tepung, tepung adalah sebuah finished good yang dihasilkan

dari proses-proses rumit yang mengubah biji gandum menjadi tepung.

• Sebagai Work In Process

Barang Work in Process dalam bahasa sehari-hari dikenal dengan nama barang

setengah jadi. Barang Work in Process ini adalah raw material yang dikenai

proses untuk menjadi suatu produk hanya saja belum selesai, atau dapat

dikatakan masih setengah jalan.

• Sebagai Finished Good

Finished goods merupakan barang yang siap nuntuk disajikan atau siap

untuk dipasarkan kepada konsumen. Finished goods ini merupakan

barang yang diperoleh dari bahan dasar berupa raw material yang telah

diproses dan diberi nilai tambah.

• Sebagai Sparepart atau Peralatan

Peralatan atau sparepart adalah barang yang tidak memberikan nilai tambah

kepada suatu raw material untuk menjadi finished goods, akan tetapi sparepart

17

akan sangat berguna sekali untuk mendukung kelancaran proses pemberian nilai

tambah kepada raw material untuk menghasilkan finished goods.

Contohnya pada perusahaan kertas peralatan yang digunakan untuk membentuk

kertas A4 adalah sebuah pisau potong, dalam hal ini pisau potong merupakan

peralatan yang digunakan untuk memberikan nilai tambah dari kertas yang

berupa kertas gelondongan untuk kemudian diproses menjadi berukuran A4.

Dalam hal ini peralatan dapat pula seluruh barang yang digunakan untuk

keperluan maintenance mesin atau perlatan untuk memproses finished goods.

2. Klasifikasi Persediaan jika Dipandang Dari Aliran Arus Barang

Dalam gudang baik gudang yang merupakan gudang raw material, gudang WIP,

gudang finished goods ataupun gudang sparepart pasti akan terdapat perbedaan

arus aliran barang-barang yang ada didalamnya. Dalam suatu gudang, misalnya

gudang finished goods ada terdapat bermacam-macam finished goods yang

disimpan dalam gudang tersebut yang berbeda jenisnya. Dengan adanya perbedaan

jenis tersebut maka aliran setiap barang tidak akan sama.

Dalam klasifikasi ini persediaan akan dipandang berdasarkan aliran barang

tersebut apakah barang tersebut termasuk barang-barang fast moving, medium

moving atau slow moving.

• Barang Fast Moving

Barang-barang yang disebut sebagai fast moving adalah barang dengan aliran

yang sangat cepat, atau dengan kata lain barang fast moving ini akan berada di

gudang dalam waktu yang sangat singkat.

• Barang Medium Moving

Barang medium moving adalah barang-barang yang aliran barangnya sedang-

sedang saja, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat. Biasanya barang ini akan

18

berada di gudang dalam waktu yang relatif lebih lama jika dibandingkan dengan

barang-barang fast moving.

• Barang Slow Moving

Barang-barang slow moving merupakan barang dengan arus aliran barang yang

sangat lambat, sehingga biasanya barang-barang yang slow moving ini akan

tersedia di gudang dalam jangka waktu yang cukup lama.

Aliran barang ini harus sangat diperhatikan dalam menjalankan manajemen

pergudangan karena hal ini akan sangat menentukan apakah suatu gudang telah

digunakan secara efektif atau belum. Dengan memperhatikan kecepatan aliran

barang tersebut diharapkan aliran barang yang ada di gudang menjadi lancar. Untuk

barang fast moving dijaga agar stock digudang tidak kehabisan sehingga tidak

mengecewakan konsumen, sedangkan untuk barang yang slow moving dijaga agar

tidak terjadi penumpukan barang yang tidak perlu sehingga kapasitas gudang dapat

digunakan sebaik dan seefektif mungkin.

2.7 Proses dalam Pergudangan

Berikut adalah proses-proses yang ada dalam pergudangan.

2.7.1 Penerimaan Barang

Ada beberapa pandangan yang menyebutkan bahwa proses penerimaan barang

memegang peranan penting bagi keseluruhan proses pergudangan. Kesalahan yang terjadi

pada saat awal akan berimbas pada bagian yang lain, bahkan dapat merugikan konsumen.

Untuk mencegahnya, perlu dibuat penjadwalan yang baik dengan memperkirakan jumlah

barang yang akan masuk ke gudang. Pemberian prioritas pada beberapa jenis barang juga

akan meningkatkan produktivitas dari pekerjaan. Dalam proses penerimaan, terdapat

beberapa aktivitas sebagai berikut:

• Menyediakan area khusus yang ideal untuk pembongkaran barang dari kendaraan.

19

• Mencatat waktu kedatangan dan nomor kode barang.

• Menerima surat jalan barang dan mencocokkannya dengan perintah kerja.

• Mempersiapkan kendaraan untuk melakukan pembongkaran muatan.

• Membongkar muatan.

• Memeriksa dan mencatat jumlah barang, kondisi, dan kerusakan yang mungkin

timbul.

• Memindahkan muatan dari area penerimaan ke lokasi yang sudah ditentukan.

2.7.2 Product Coding

Setiap perusahaan memiliki metode tertentu untuk mengidentifikasi produk-

produknya menggunakan suatu sistem pengkodean. Sistem tersebut dapat bersifat unik

(mis: Sistem MESC pada perusahaan Shell yang memakai 10 nomor kode) atau mengikuti

standar tertentu (mis: Pemakaian bar code labelling di produk industri makanan). Faktor-

faktor yang menjadi alasan pemakaian kode barang adalah:

• Mempermudah identifikasi produk.

• Menghindari terjadinya duplikasi stok.

• Mempermudah pihak luar seperti konsumen atau distributor untuk mengenali

produk.

• Mengetahui lokasi barang di gudang.

2.7.3 Penyimpanan Barang

Dalam penyimpanan barang di gudang terdapat beberapa tehnik yang terdiri dari

tata letak barang dan racking system.

Tata letak barang dalam gudang atau biasanya disebut dengan layout barang

merupakan suatu metode peletakan barang dalam gudang untuk mempermudah,

20

mempercepat dan meningkatkan efisiensi dari gudang tersebut dalam menampung barang

maupun mengalirkan permintaan barang kepada pihak yang melakukan permintaan. Pihak

yang melakukan permintaan ini dapat dibagi menjadi internal customer atau external

customer. Internal customer adalah pelaku demand yang berada dalam suatu perusahaan

yaitu departemen lain dalam perusahaan. Sedangkan external customer adalah konsumen

dalam pengertian secara umum yaitu pihak pelaku demand yang berasal dari luar

perusahaan.

Racking System adalah suatu cara untuk meningkatkan kapasitas tanpa melakukan

pelebaran gudang. Selain itu juga dapat digunakan untuk melakukan pengelompokan barang

sehingga gudang telihat lebih teratur tanpa membutuhkan tempat yang terlalu luas.

2.7.3.1 Tata Letak Barang

Dalam melakukan pengaturan tata letak barang di gudang terdapat beberapa hal

yang harus diperhatikan. Menurut John Warman (2004, p69) hal yang harus diperhatikan

dalam melakukan pengaturan tata letak gudang adalah sistem pengukuran kecepatan yang

baik dan sistem pengendalian yang baik. Sistem pengukuran kecepatan akan melihat barang

berdasakan klasifikasi kecepatan arus aliran barang dimana barang akan dibagi menjadi 3

macam yaitu slow moving, medium moving dan fast moving. Dengan melihat ketiga macam

barang di atas maka akan dapat dilakukan pengendalian barang dengan baik.

Untuk barang-barang slow moving hendaknya diletakan di bagian gudang yang

paling sulit untuk dijangkau, dengan alasan karena barang ini sangat jarang mengalami

perpindahan barang. Sedangkan untuk barang-barang fast moving biasanya diletakan di

bagian yang cukup terbuka sehingga dapat memudahkan dalam melakukan pengambilan

barang. Dengan melakukan peletakan barang seperti di atas maka pengendalian dalam

melakukan pengambilan barang akan lebih mudah, sehingga efisiensi gudang akan menjadi

tinggi.

21

Dalam sebuah dunia nyata tidak akan ada gudang yang sama persis untuk satu

perusahaan dan perusahaan lain, ini dipengaruhi oleh jumlah item yang diproduksi

perusahaan, item yang menjadi slow moving atau fast moving dan kapasitas gudang dari

masing-masing perusahaan.

2.7.3.2 Racking System

Tujuan dari sistem rak yang utama adalah untuk meningkatkan kapasitas gudang

tanpa harus melakukan pelebaran gudang. Hal ini disebabkan karena dengan menggunakan

sistem rak kita akan melakukan penyusunan barang dengan konsep bertingkat, dengan kata

lain kita melakukan pemanfaatan ketinggian untuk memperbanyak kapasitas dari gudang.

Rak dalam konsep ini dapat terdiri dari dua macam rak yaitu:

a. Rak Permanen

Rak permanen yaitu rak yang memiliki konstruksi bangunan yang permanen, dengan

kata lain rak permanen tidak akan dapat dipindah-pindahkan jika diperlukan di

bagian lain. Kalaupun rak ini dapat dipindahkan atau dibongkar akan membutuhkan

biaya yang besar, karena rak ini sudah menjadi bagian tetap dari gudang.

b. Rak Sementara

Rak sementara terdiri dari konstruksi rak yang dapat dipindah-pindah atau dibongkar

jika sudah tidak diperlukan. Rak sementara biasanya digunakan jika layout suatu

gudang belum pasti dan sering megalami perubahan yang disebabkan oleh hal-hal

yang menjadi keterbatasan perusahaan.

22

Salah satu bentuk rak sementara ada pada gambar berikut :

Sumber : John Warman, p103

Gambar 2.1 Rak Sementara

2.7.4 Pencarian dan Pengambilan Barang

Ada dua jenis metode dalam pengambilan barang dari ruang penyimpanan,yaitu:

a. Manual methods

1. Basic order picking

• Petugas pengambil barang bergerak menuju tumpukan barang menggunakan

peralatan/kendaraan yang tersedia, baik untuk jalur aisle sempit ataupun lebar.

• Pola jalur pengambilan barang dapat bervariasi, baik dengan pola pengambilan

seperti ular yang jalurnya U, zigzag, dan pola switch. Tingkat efisiensinya

berbeda-beda, misalnya: Dengan pola pengambilan ular, operator akan bergerak

mengelilingi satu aisle dan akan berlanjut ke aisle yang lain, dimana hal ini

efektif untuk pola jalur U. Sedang dengan pola pengambilan switch, operator

bergerak dari aisle rak yang satu menuju ke aisle dari rak yang lain.

23

• Pola pengambilan barang ini akan berdampak pada waktu pengambilan barang,

terutama pada operasi yang memiliki banyak aktivitas pengambilan barang.

2. Batch picking or pick by line

Dimana banyak order yang dikelompokkan menjadi satu. Operator akan mengambil

banyak order dalam sekali pengambilan dengan menggunakan hand pallet truck.

3. Zone picking

Dimana area pengambilan barang ini dibagi menjadi beberapa wilayah dengan

menempatkan operator pada setiap wilayah itu. Jika satu order telah diambil, maka

akan diteruskan ke wilayah yang lain.

4. Wave picking

Dimana barang dari semua wilayah akan diambil pada waktu bersamaan, kemudian

jenis barang tersebut akan dipisah sesuai dengan permintaan dari setiap customer.

Seperti yang telah dijelaskan di atas, pengambilan barang seringkali menjadi

penyebab biaya yang utama yang kemudian mempunyai dampak langsung terhadap biaya

keseluruhan dalam menjalankan kegiatan pergudangan.

Berikut tentang peningkatan pengambilan dalam gudang:

• Mempercepat waktu pengambilan barang, contoh: dengan menggunakan

powered pallet trucks dan menempatkan barang di tempat yang tidak terlalu

tinggi.

• Mengurangi jarak tempuh, contoh: memisahkan barang dalam kategori fast,

medium, dan slow moving.

• Mengambil beberapa jenis barang sekaligus.

• Membawa barang ke operator menggunakan convenyor.

b. Automated picking methods

24

Metode ini menggunakan mesin-mesin otomatis statis (berada pada satu tempat

saja). Berikut ini merupakan beberapa di antaranya:

• Robotics, mirip dengan konsep lengan robot di jalur perakitan pada industri

manufaktur.

• Carousels. Mesin yang digerakkan komputer ini berbentuk seperti komedi putar

dengan rak-rak barang di sekelilingnya. Barang akan diletakkan ke dalam rak,

lalu rak akan bergerak secara vertikal menuju lokasi tertentu. Di tempat itu akan

ada operator yang menunggu untuk mengambil barang. Carousels memiliki

produktivitas yang rendah (1-3000 item/jam), namun memiliki akurasi yang

tinggi.

• Conveyors/Sorters. Barang akan diletakkan oleh operator di atas ban berjalan.

Lalu barang akan bergerak menuju alat pemisah (sorters), yang akan

memisahkan barang-barang ke dalam jenis-jenis tertentu sesuai order. Sorters

memiliki tingkat produktivitas yang tinggi, dapat mencapai 18000 item/jam.

2.7.5 Pengeluaran barang

Kegiatan ini merupakan tahapan terakhir dalam proses pergudangan. Aktivitas-

aktivitas dalam tahap pengeluaran adalah sebagai berikut:

• Memeriksa surat perintah pengeluaran dan mencocokkan dengan surat jalan yang

dibawa oleh pihak pengambil barang.

• Memeriksa dan mencatat kondisi barang yang akan dikeluarkan, serta kerusakan

yang mungkin timbul.

• Mempersiapkan area pemuatan barang.

• Mempersiapkan kendaraan pengangkut.

• Mengeluarkan barang dari ruang penyimpanan dan memuat ke kendaraan

25

• Memberi segel pengaman pada barang muatan (disaksikan oleh pengambil barang).

• Meminta tanda tangan pengambil barang.

• Mencatat waktu keberangkatan barang dan nomor segel pengamannya.

2.8 Masalah Tata Letak

Tata letak gudang merupakan pertimbangan penting bagi perencana fasilitas karena

cenderung naiknya biaya untuk meminjam, menyewa atau membeli. Seperti tata letak mesin,

tata letak gudang yang baik harus menggunakan ruang penyimpanan yang ada untuk

meminimalisasi biaya penyimpanan dan pemindahan bahan. Beberapa faktor yang menjadi

pertimbangan dalam perencanaan tata letak gudang adalah bentuk dan ukuran aisle, tinggi

gudang, lokasi dan orientasi area docking, tipe rak yang digunakan serta otomatisasi yang

terlibat dalam penyimpanan atau pengambilan.

2.8.1 Perencanaan Layout Penyimpanan

Tujuan dari perencanaan layout dari bagian penyimpanan atau gudang yaitu:

1. Untuk efektivitas dari penggunaan ruang

2. Memberikan material handling yang efisien

3. Untuk meminimalkan biaya penyimpanan ketika memenuhi pelayanan pada level

tertentu

4. Untuk memberikan fleksibilitas maksimum

5. Untuk menyediakan pengaturan rumah tangga produksi yang baik

Untuk melengkapi dan memenuhi tujuan ini, maka beberapa prinsip atau faktor atau

kriteria untuk penerapan area penyimpanan harus diintegrasikan. Faktor-faktor tersebut

antara lain:

- Faktor komoditi

- Faktor Space utilization

26

Faktor komoditi sendiri dapat dibagi menjadi 4 kriteria yaitu :

1. Popularity (popularitas)

Hukum Pareto menyatakan, “85% kesejahteraan di dunia dimiliki atau

dipegang oleh 15% orang “. Hukum Pareto ini seringkali diterapkan pada popularitas

dari material yang disimpan. Biasanya, 85% turn over material hanya dilakukan oleh

15% material yang disimpan. Untuk memaksimalkan pengambilan, maka 15%

material popular harus disimpan dengan jarak tempuh yang minimal. Dalam

kenyataannya, material disimpan sehingga jarak tempuh (jangkauan) berkebalikan

secara relative dengan popularitas material. Jarak tempuh ini dapat diminimalkan

dengan menyimpan item popular pada daerah atau area penyimpanan (deep storage

area) dan menempatkan material untuk meminimalkan jarak tempuh total. Pada

gambar dapat dilihat bahwa dengan menyimpan material dalam bentuk deep storage

(penataan bertingkat) maka jarak tempuh ke material lain lebih kecil daripada

material yang disimpan dalam shallow areas (penataan melebar). Apabila material

memasuki dan meninggalkan gudang dari titik yang sama maka material yang

popular dapat diposisikan sedekat mungkin dengan titik tersebut. Selanjutnya apabila

material memasuki dan meninggalkan area gudang dari titik yang berbeda dan

diterima serta dikirimkan dalam jumlah yang sama, material yang paling popular

harus diposisikan sepanjang rute secara langsung diantara titik kedatangan dan

keberangkatan. Hal ini juga berlaku untuk kondisi sebaliknya yaitu area masuk dan

pergi berbeda dan jumlah penerimaan serta pengiriman berbeda, maka material

yang paling popular memiliki rasio penerimaan ataupun pengiriman terkecil dan

ditempatkan dekat dengan titik pengiriman sepanjang rute yang langsung dilewati

antara titik masuk dan keluar tersebut. Akhirnya material yang popular memiliki rasio

pengiriman atau penerimaan terbesar sehingga harus diposisikan dekat dengan titik

penerimaan sepanjang rute langsung yang dilewati antara titik masuk dan keluar

27

(rasio penerimaan atau pengiriman tidak lebih dari rasio jarak tempuh untuk

penerimaan dan jarak tempuh untuk pengiriman suatu material)

Sumber : http://digilib.petra.ac.id

Gambar 2.2 Penyimpanan Barang berdasarkan Popularity

2. Similarity ( kesamaan )

Prinsip kedua dari pengaturan layout penyimpanan yaitu berdasarkan

kesamaan dari material yang disimpan. Dengan menyimpan komponen yang memiliki

kesamaan maka jarak tempuh untuk order pengambilan maupun penerimaan dapat

diminimumkan.

3. Size ( ukuran )

Memiliki komponen kecil yang disimpan dalam ruang yang didesain untuk

komponen besar adalah tindakan pemborosan. Umumnya, sering dijumpai bahwa

komponen yang besar tidak dapat disimpan pada rak (sesuai dengan popularitasnya

atau kesamaan) karena tidak muat. Untuk mengurangi hal ini maka, variasi dari

ukuran lokasi penyimpanan harus diberikan. Apabila kendala yang dihadapi adalah

28

ketidakpastian ukuran dari material yang disimpan maka rak yang adjustable (dapat

dipindahkan atau diatur sesuai dengan keinginan) dapat digunakan untuk mengatasi

hal itu. Secara umum, material berat dan berjumlah banyak harus disimpan dekat

dengan titik pemakaian. Maka, perancangan dari ruangan juga berdasarkan dari

kemudahan penanganan dan popularitas dari komponen. Apabila dijumpai dua

komponen yang sama popular, sama banyak maka komponen yang paling mudah

pemindahannya akan ditempatkan dekat dengan titik pemakaiannya. Apabila salah

satu komponen lebih popular dari komponen lainnya tapi komponen yang kurang

popular itu ternyata penanganannya lebih mudah maka harus dibandingkan (trade

off) untuk menentukan posisi komponen tersebut. Jika ukuran dari komponen

menjadikan beban lantai bermasalah maka komponen yang lebih berat disimpan

pada area yang memiliki beban terendah. Komponen ringan, mudah dipindahkan

harus disimpan pada area yang memiliki beban lebih besar.

4. Characteristics (karakteristik)

Karakteristik dari komponen yang disimpan dan ditangani seringkali

berlawanan dengan metode yang diindikasikan oleh popularitas, kesamaan, dan

ukuran mereka. Beberapa karakteristik komponen yang penting yaitu:

a. Perishable materials (komponen yang mudah rusak).

Komponen ini membutuhkan penanganan kontrol lingkungan yang serius dan

juga penentuan shelf life harus dipertimbangkan.

b. Oddly shapped and crushable items (komponen bentuk khusus dan mudah

rusak).

Komponen tertentu tidak akan sesuai dengan area penyimpanan yang

tersedia. Pada komponen dengan bentuk khusus tersebut membutuhkan

penanganan yang cenderung bermasalah karena jika komponen tersebut harus

disimpan maka dibutuhkan ruang khusus yang terbuka untuk

29

penyimpanannya. Apalagi jika komponen tersebut mudah rusak atau dapat

rusak karena ketidaksesuaian kelembaban maka metode penyimpanan dan

satuan unit penyimpanan harus disesuaikan.

c. Hazarduous materials (komponen berbahaya).

Komponen seperti cat, varnish dan bahan kimia yang mudah terbakar

membutuhkan penyimpanan yang terpisah. Kode keselamatan harus dicek dan

langsung diikuti oleh seluruh komponen yang mudah terbakar atau meledak.

Asam dan komponen berbahaya lainnya harus dipisahkan untuk mengurangi

kecelakaan terhadap pekerja.

d. Security items (komponen dengan pengamanan khusus).

Hampir semua komponen dapat hilang. Untuk komponen dengan pengamanan

khusus seringkali menjadi target yang mudah hilang. Komponen ini sebaiknya

diberikan perlindungan tambahan didalam area penyimpanan.

e. Compatibility (kecocokan atau kesesuaian).

Beberapa bahan kimia tidak berbahaya disimpan sendiri, tapi mudah menguap

jika bercampur dengan unsur lain. Beberapa material tidak membutuhkan

penyimpanan khusus tapi dapat dengan mudah terkontaminasi dengan

material lain apabila ditempatkan bersama-sama. Maka perlu dipertimbangkan

penyimpanan bercampur ini agar tidak menemui permasalahan.

2.8.2 Perencanaan Layout Fasilitas

Pengembangan terhadap layout warehouse merupakan proyek yang kompleks

karena layout tersebut mempunyai pembatas-pembatas seperti ukuran dan ruang untuk

kolom, arah dan ukuran tempat penerimaan, tinggi plafon, bentuk bangunan serta kondisi

geografik.

30

Perancangan untuk peralatan layout fasilitas untuk bangunan yang sudah ada

merupakan pekerjaan yang lebih rumit karena rak dan peralatan pemindah bahan harus

sesuai dengan bangunan. Sebuah bangunan yang sudah ada mempunyai beberapa konstrain

terhadap layout peralatan. Beberapa diantara konstrain tersebut adalah ukuran dan jarak

antar kolom bangunan, arah bentangan, tinggi langit-langit, tinggi dan lokasi pintu, kondisi

lantai, lokasi truck yard, area kantor dan pendukung lainnya, lokasi dari sumber listrik dan air

serta penghalang yang ada (pipa, cerobong, dan pemanas atau pendingin ruangan).

Selama proses layout peralatan, kolom bangunan muat dengan ruang antara bagian

rak. Untuk merancang pengaturan dari rak maka harus memperhatikan jarak antar kolom

dan dapat menyediakan lintasan yang memadai untuk pemindahan bahan.

2.8.3 Prinsip Jalan Lintasan (aisles)

Prinsip ini diterapkan dalam area kunci fungsi warehouse. Area fungsi tersebut

adalah fungsi penerimaan, transportasi, pembukaan, penyortiran, penghitungan,

penyimpanan, order pick, pemilihan, pengepakan, dan pengiriman. Layout aisle warehouse

yang layak adalah meningkatkan produktivitas transportasi operator warehouse, mengurangi

resiko kerusakan barang dan peralatan, dan memudahkan perpindahan peralatan dan

operator diantara fungsi tersebut. Dengan dimensi aisle tersebut, maka operasi warehouse

memperoleh produktivitas yang memuaskan, pengurangan rusaknya barang dan peralatan,

menjadi lebih untung, dan menyediakan pelayanan yang lebih baik kepada konsumen.

Bentuk dan ukuran aisle tergantung oleh :

1. tipe peralatan pemindah bahan yang digunakan.

2. tipe dari rak yang digunakan.

Bila yang digunakan adalah forklift, maka dapat dipilih aisle sempit. Sedangkan bila

yang digunakan adalah traktor maka diperlukan aisle lebar. Apabila digunakan rak dua sisi

31

maka setiap rak harus dipisahkan untuk memudahkan penyimpanan atau pengambilan.

Pengaturan ini akan menambah ruang untuk aisle tapi mengurangi ruang penyimpanan.

2.9 Steps Of The Framework

Untuk mendesain layout sebuah gudang, ada beberapa langkah yang harus

dilakukan, yaitu sebagai berikut:

1. Menentukan jenis dan tujuan dari sebuah gudang.

Jenis dan tujuan dari sebuah gudang harus ditentukan terlebih dahulu,

apakah gudang tersebut merupakan pusat distribusi, gudang manufaktur, atau

gudang umum. Hal ini dilakukan agar dapat membantu perancang dalam

menentukan level operasi yang diharapkan beserta persyaratan desain yang akan

dibuat.

2. Meramalkan dan menganalisa dari permintaan yang diharapkan.

Langkah ini adalah syarat untuk menetapkan kapasitas dari sebuah gudang

dan menyiapkan informasi yang akan digunakan dalam menentukan inventory levels,

peralatan, dan juga lokasi penyimpanan barang. Dalam langkah yang kedua ini,

termasuk didalamnya perkiraan dan identifikasi hal-hal berikut:

• Permintaan barang yang tinggi dan rendah.

• Tren dan perubahan pola permintaan.

• Persentase dari barang yang dapat dipesan utuh dan sebagian.

• Variasi permintaan.

• Persentase permintaan lokal dan pasar umum.

• Identifikasi barang-barang yang bersifat musiman, dan waktu pada saat mereka

mencapai puncak dan rendah.

• Volume order.

3. Menentukan kebijakan operasi.

32

Operasi yang terjadi didalam gudang harus diteliti apabila mempengaruhi

layout dari desain yang akan dibuat.

4. Menentukan tingkat inventori.

Menentukan tingkat inventori untuk bermacam-macan jenis barang yang

disimpan dalam sebuah gudang juga merupakan keputusan operasional yang

mempengaruhi ukuran jalan lintasan, rak yang digunakan, serta memperkirakan

ruang yang dibutuhkan.

5. Class Formation.

Langkah ini akan dilakukan apabila sudah ditetapkan pada awal untuk

menggunakan kelas-kelas atau group-group dalam metode penyimpanannya.

Penggunaan metode kelas-kelas ini mengurangi waktu pengambilan komponen dan

jarak nya. Selain itu, pendistribusian nya pada seluruh area sebuah gudang

membantu mengurangi adanya sekat apabila barang atau komponen yang popular

tidak ditempatkan pada satu kelas tertentu namun juga disebarkan pada beberapa

kelas. Kelas-kelas ini dibentuk berdasarkan permintaan akan masing-masing barang,

karakteristik fisik, dan lain sebagainya.

6. Departementalization dan membuat layout umum.

Departementalization perlu dilakukan karena pada sebuah gudang memiliki

beberapa departemen atau bagian-bagian yang akan diatur pada langkah ini dengan

menggunakan informasi dari langkah pertama dan ke tiga di atas. Departemen

utama dari sebuah gudang berhubungan langsung pada fungsi utama yaitu seperti

bagian penerimaan, penyimpanan, packing, penyortiran, dan juga pengiriman.

Sedangkan beberapa fungsi lain, seperti penambahan nilai barang dan lain nya dapat

membentuk departemen tersendiri. Jumlah dan ukuran dari departemen dapat

dikurangi apabila beberapa fungsi dibentuk dalam satu departemen. Lokasi kantor

33

dan departemen lain nya dalam sebuah gudang seperti maintenance dan computer

dapat ditentukan setelah mengembangkan susunan departemen-departemen utama.

7. Menentukan dinding penyekat penyimpanan.

Bagian penyimpanan adalah departemen utama dalam sebuah gudang.

Biasanya ruang penyimpanan ini disekat menjadi ruang cadangan dan juga area

pengambilan barang untuk membantu operasi, dan untuk mengurangi perpindahan,

dan penghitungan faktor-faktor lain seperti permintaan barang serta jumlah dan tipe

dari unit loads. Sebagai contoh, area pengambilan barang dapat dibagi atau disekat

menjadi sub-sub area yang berhubungan dengan barang ukuran kecil dan ukuran

besar. Beberapa sub area dapat beroperasi secara mandiri atau digunakan untuk

tujuan tertentu seperti area penyimpanan barang yang sudah tidak terpakai.

8. Mendesain material handling yang digunakan, tempat penyimpanan, serta sistem

sortir.

Desain material handling, sortir ,dan system penyimpanan juga merupakan

aktivitas utama dalam sebuah gudang. Hal ini juga berhubungan langsung dengan

desain gudang serta jalan lintasan dan ruang yang digunakan. Keputusan yang

dihasilkan dalam langkah ini sangat banyak, termasuk didalamnya yaitu penentuan

metode penyimpanan, kedalaman penyimpanan, jenis dan dimensi unit loads, jumlah

dan kapasitas material handling, dimensi rak yang digunakan beserta

penyekatannya, dan lain sebagainya.

9. Mendesain jalan lintasan yang akan digunakan.

Penentuan jumlah jalan lintasan, lokasi lintasan, panjang dan kedalaman

lintasan adalah langkah penting dalam mendesain layout gudang, karena

berpengaruh pada ruang yang dibutuhkan, dan materal handling yang digunakan.

Sebagai contohnya, lintasan yang pendek dapat dijangkau oleh satu operator saja,

jadi lebar lintasan tidak perlu dibuat sangat lebar. Begitu pula sebaliknya, apabila

34

lintasan sangat panjang memerlukan beberapa operator dalam proses pengambilan

maupun penyimpanan barang, jadi diperlukan lintasan yang agak lebar, agar

operator yang saling berpapasan dapat melakukan aktivitasnya dengan lancar.

10. Menentukan ruangan sesuai dengan kebutuhan.

Pada langkah ini kita membuat perkiraan dari ruang yang dibutuhkan untuk

sebuah gudang. Perkiraan yang salah, di satu sisi akan mengakibatkan kondisi yang

sangat kacau, dan di sisi lain akan membuang ruangan secara percuma. Persyaratan

ruangan yang dibutuhkan untuk sebuah gudang tergantung pada banyak faktor,

diantaranya adalah tingkat inventori, jumlah serta ukuran dari jalan lintasan (aisles)

yang digunakan, jenis dan jumlah peralatan penyimpanan, serta kedalaman dan

ketinggian penyimpanan.

11. Menentukan jumlah dan lokasi dari Input dan Output points.

Jumlah dan lokasi dari Input dan Output points sangat mempengaruhi jarak

pengambilan dan waktu yang digunakan untuk aktivitas searching ,waktu yang

digunakan untuk proses penyimpanan, serta penentuan sekat. Input dan Output

points dibutuhkan untuk pembagian departemen, sistem sortir, lintasan, dan

peralatan yang digunakan seperti konveyor, dan lain sebagainya. Langkah ini akan

dilakukan setelah pengaturan departemen-departemen, desain lintasan, dan juga

pemilihan dan lokasi peralatan yang telah dilakukan pada langkah-langkah

sebelumnya. Input dan Output points dapat ditempatkan pada banyak tempat

seperti di tengah, ataupun di kedua titik akhir dari lintasan dengan tujuan untuk

meningkatkan kecepatan pengambilan barang, dan mengurangi perpindahan.Yang

terpenting, lokasi nya harus relatif terhadap pola aliran dari layout untuk menjaga

kemudahan searching komponen.

12. Menentukan jumlah dan lokasi dari pintu masuk(Docks).

35

Memiliki beberapa pintu masuk pada sebuah gudang sangat perlu agar dapat

mengakomodasi bermacam-macam model transportasi yang digunakan, dan juga

mencegah terjadinya delay. Pintu masuk (docks) sebaiknya berada pada beberapa

sisi dari sebuah gudang. Akan tetapi, lokasinya harus berhubungan dengan pola

aliran secara umum agar dapat mangatur perpindahan barang dengan baik.

13. Pengaturan penyimpanan.

Melakukan penyimpanan pada lokasi yang tepat adalah langkah yang sangat

penting dalam mendesain sebuah gudang, karena berpengaruh pada waktu dan

biaya perpindahan, serta produktivitas dari operator. Pada langkah ini, juga harus

melihat kembali hal-hal yang sangat berhubungan erat, antara lain penentuan lokasi

penyimpanan peralatan dalam area penyimpanan dan pengambilan, penempatan

barang dan kelas-kelas pada lokasi penyimpanan, serta pengaturan barang pada

masing-masing kelas.

14. Zone Formation.

Zone Formation merupakan pembagian area penyimpanan atau bagian-

bagian dari gudang menjadi areal-areal tertentu dimana seorang operator hanya

beroperasi pada areal yang sudah ditentukan. Hal ini merupakan sebuah contoh dari

kesesuaian yang dapat membantu meningkatkan kinerja pengambilan dan

penyimpanan. Jumlah, ukuran, dan komposisi dari tiap areal atau zona sangat

beragam, dan seharusnya sangat berhati-hati dalam menentukan susunannya, agar

menghindari meningkatnya perpindahan dan waktu pengambilan.

2.10 Stock Location System

Setelah perancangan area penyimpanan, sebuah sistem diperlukan untuk

mempermudah pencarian lokasi barang yang diinginkan. Pada dsarnya, system ini

36

menggunakan simbol atau angka yang secara akurat mengidentifikasi setiap titik pada

gudang. Contohnya : 112-12-3. Simbol ini diintepretasikan sebagai berikut :

- baris :112

- tumpukan :12

- tingkat : 3

Sumber : http://digilib.petra.ac.id

Gambar 2.3 Simbol Stock Location System

Dalam penerapan system ini pada perencanaan layout lantai pabrik, penomoran baris

penyimpanan dilakukan dari kiri ke kanan dan dari bawah keatas. Jika sejumlah bangunan

mempunyai area penyimpanan, semua area tersebut sebaiknya mempunyai penomoran dan

pengaturan yang sama, jadi orang yang telah beradaptasi dengan salah satu area

penyimpanan, dapat menemukan lokasi bila berada di area penyimpanan yang lain.

37

Sumber : http://digilib.petra.ac.id

Gambar 2.4 Stock Location System

2.11 Flow Process Inventory

Flow inventory adalah alur jalannya inventory tersebut dalam bisnis perusahaan. Jadi

dapat dikatakan bahwa bentuk dari flow process tersebut ditentukan dari bagaimana bentuk

dari bisnis perusahaan tersebut. Semakin kompleks bisnis maka flow process dari inventory

ini akan semakin panjang, sedangkan jika bisnis tidak kompleks maka flow process akan

pendek. Flow process inventory dapat digambarkan secara umum menjadi:

Sumber : http://digilib.petra.ac.id/viewer.php?page=9&qual

Gambar 2.5 Flow Process Inventory

Gambar 2.5 merupakan gambaran secara umum dari flow process inventory.

Supplier merupakan mata rantai pertama dari flow process, dimana tugas utama dari

supplier adalah mendatangkan raw material dan sparepart. Raw material yang telah

38

didatangkan dan sparepart disimpan dalam gudang raw material atau gudang sparepart.

Untuk gambar di atas tidak digambarkan gudang raw material karena diasumsikan barang

dari supplier akan langsung di proses sehingga nantinya akan menghasilkan work in process

bahkan finished goods. Finished goods ini nantinya akan disimpan dalam gudang finished

goods untuk memenuhi customer demand.

2.12 Uraian Pekerjaan (Job Deskription)

Menurut John Warman (2004, p214-217) uraian perkerjaan digunakan untuk

mengurangi kemungkinan terjadinya pergesekan. Dengan menggunakan job description

pekerjaan akan dirumuskan secara tertulis dan bersamaan dengan itu dinyatakan pula

keterkaitan dengan orang atau departemen lain.

Beberapa tujuan perlunya job description adalah sebagai berikut:

1. Menetapkan tanggung jawab dan kewajiban yang melekat pada suatu jabatan dan

orang yang memegang jabatan tersebut.

2. Menetapkan hubungan dengan orang atau departemen lain.

3. Membantu memecahkan kesulitan dan salah pengertian.

4. Memberitahukan kecakapan dan pengetahuan yang disyaratkan untuk pekerjaan

tersebut.

5. Menyatakan batas tugas dan prosedur pergantian apabila sudah diperlukan.

6. Digunakan sebagai standar untuk menilai kelayakan seorang dalam kesempatan naik

pangkat.

7. Pangkal standar untuk seleksi dan penilaian prestasi.

8. Merupakan dasar untuk merencanakan pelatihan pejabat.

Job description harus ditetapkan untuk semua jabatan dalam organisasi, mulai dari

direktur sampai dengan karyawan. Yang terpenting adalah bahwa apa yang ditulis benar-

39

benar merupakan rumusan tugas orang yang berkaitan. Kesulitan yang biasanya timbul

adalah jika suatu sistem baru saja dilaksanakan. Jika seseorang sudah biasa dengan sistem

lama dan sudah menjadi nyaman dalam menjalankannya maka akan lebih sulit jika dibuat

sistem baru yang berbeda dengan sistem lama.

Job description akan mengurangi masalah yang berkaitan dengan pekerjaan. Job

description ini akan memberikan kerangka kerja dimana seseorang dapat mengembangkan

dirinya, juga menyoroti segala kelemahan organisasi. Sedangkan kelemahan tidak akan

nampak dalam bagan organisasi. Selain itu job description juga akan menunjukan batas-

batas dari semua jabatan dan kedudukan.

40

2.13 Kerangka Berpikir

Ya

Tidak

Gambar 2.6 Kerangka Pemikiran

Analisa sistem pergudangan

- Sistem penerimaan barang dari pemasok - Sistem pembukuan dan product coding - Sistem penyimpanan barang

o Tata letak barang o Racking system

- Sistem pencarian dan pengambilan barang

- Sistem pengeluaran barang - Pengukuran waktu dan biaya kerusakan - Utilitas ruang gudang

Sistem pergudangan yang efektif

Sesuai harapan Stop

Perbaikan sistem pergudangan

- Sistem penerimaan barang dari pemasok - Sistem pembukuan dan product coding - Sistem penyimpanan barang

o Tata letak barang o Racking system

- Sistem pencarian dan pengambilan barang

- Sistem pengeluaran barang - Pengukuran waktu dan biaya kerusakan - Utilitas ruang gudang