bab 2 elemen & pros sia

Bab IIElemen dan Prosedur SIA

1. Bagaimana mengorganisasi kegiatan agar aktivitas bisnis berjalan dengan efektif dan efisien?

2. Bagaimana mengumpulkan dan memproses data secara efektif dan efisien?

3. Bagaimana menjamin keandalan informasi?4. Bagaimana mendorong kepatuhan terhadap

kebijakan dan prosedur yang berlaku?5. Bagaimana cara untuk menurunkan risiko

bisnis?

Pertanyaan Dalam Merancang SIA

1. Menciptakan aktivitas bisnis yang efektif dan efisien.

2. Mengendalikan aktifitas bisnis secara efektif dan efisien.

3. Mengumpulkan dan mengolah data secara efektif dan efisien.

4. Mengamankan data, informasi, dan aset perusahaan.

5. Menyajikan informasi terpercaya untuk pengambilan keputusan.

Fungsi Utama SIA

Aktivitas Utama Organisasi

INVESTASI/MODAL

PerolehanInput

Investasi

Penjualan

Konversi

Transaksi Dalam Aktivitas Organisasi

Aktivitas Bisnis TransaksiInvestasi/Modal

Perolehan modal, penggunaan modal, pengembalian modal

Perolehan Input Permintaan input, penerimaan input, pencatatan utang, pembayaran utang.

Konversi Penggunaan bahan baku, tenaga kerja dan biaya overhead.

Penjualan Penerimaan pesanan, pengiriman barang, permintaan pembayaran, dan penerimaan pembayaran.

Transaksi pada aktivitas utama organisasi terjadi secara berulang dan disebut disebut dengan siklus transaksi.

Siklus Pendanaan

Pengumpulan dana (kredit/emisi saham), pembayaran dividen, bunga, dan pengembalian utang.

Siklus Pengeluaran

Permintaan pembelian, pembelian, penerimaan persediaan, pengeluaran kas, retur pembelian dan potongan pembelian.

Siklus Transaksi

Siklus PendapatanOrder pelanggan, penjualan, pengiriman, penerimaan kas, potongan penjualan, retur penjualan dan cadangan retur, kerugian piutang.

Siklus Penggajian/SDMRekrutmen, training, promosi, penghentian, penggajian, dan pajak.

Siklus InvestasiPembelian aktiva tetap, investasi jangka pendek dan jangka panjang, penghentian aktiva/ investasi, penerimaan pendapatan investasi.

Siklus Transaksi

Contoh-Contoh Kebutuhan Informasi

Aktivitas Keputusan Utama Kebutuhan Informasi

Perolehan modal

Berapa banyak? Investasi atau pinjam?

Proyeksi arus kas, laporan keuangan proforma, dst.

Pembelian gedung dan perlengkapan

Ukuran bangunan? Jumlah perlengkapan? Lokasi?

Kebutuhan dana, harga, analisis pasar, peraturan pajak, dst.

Rekrutmen dan pelatihan SDM

Syarat ketrampilan? Integritas? Pelatihan yang diperlukan?

Deskripsi tugas, sejarah pelamar, ketrampilan pelamar.

Pembelian persediaan

Model? Jumlah? Pemasok? Manajemen persediaan?

Analisis pasar, status persediaan, kinerja pemasok, pembayaran.

1. Merekam data ke dalam dokumen transaksi 2. Mencatat data ke dalam jurnal secara

kronologis.3. Memposting data pada buku jurnal ke dalam

buku besar dan buku pembantu, untuk memilah data berdasarkan kelompoknya atau jenis rekeningnya.

Prosedur dan Dokumen

Salah satu fungsi SIA adalah mengolah data secara efektif dan efisien, untuk menjalankan fungsi ini dibutuhkan prosedur dan dokumen. Langkah utama dalam pengolahan data adalah:

Pengolahan data bisa dilakukan secara manual atau berbantuan komputer. Jika pengolahan data dilakukan secara manual disebut dengan SISTEM MANUAL, dan jka pengolahan dengan bantuan komputer, maka rancangan sistem disebut BERBANTUAN KOMPUTER (Computer Based Information Systems).

Sistem Manual dan Sistem Berbantuan Komputer

Peran akuntan dalam SIA adalah sebagai arsitek SIA atau sebagai perancang skenario sistem pengolahan dan pelaporan data.

Akuntan berkolaborasi dengan ahli di bidang lain, misalnya di bidang teknologi informasi, untuk mewujudkan skenario SIA yang telah dirancangnya.

Peran Akuntan Dalam Perancangan SIA

• Dokumen transaksi (source documents), adalah media atau formulir, bisa berbentuk kertas atau elektronik (computer screens), berfungsi untuk: Merekam data, mendokumentasikan transaksi,

mengotorisasi transaksi, dan memerintahkan kegiatan.

Pengendalian transaksi (benomor urut tercetak)

Menjamin kelengkapan data, tersedia informasi tercetak (preprinted standard information) serta petunjuk pengisian dan distribusi.

Dokumen Transaksi

Contoh Dokumen Transaksi

Dokumen Transaksi Fungsi

Siklus Pendapatan• Order penjualan

• Nota pengiriman

• Memo kredit

• Slip setoran

Mendokumentasikan pesanan pelanggan.Mendokumentasikan pengiriman barang ke pelanggan.Mendokumentasikan otorisasi penyesuaian penjualan.Mendokumentasikan setoran kas ke bank.

Dokumen Transaksi Fungsi

Siklus pengeluaran• Permintaan pembelian

• Pesanan pembelian

• Laporan penerimaan barang

Meminta pembelian barang ke bagian pembelianMemesan pembelian ke pemasok

Melaporkan penerimaan barang dari pemasok.

Siklus SDM• Kartu jam kerja Mendokumentasikan jam kerja

Sistem buku besar dan pelaporan• Jurnal voucher Mendokumentasikan data

transaksi secara kronologis.

Pedoman Perancangan Dokumen

Pertimbangan Umum1. Informasi tercetak dibuat selengkap mungkin.2. Ukuran kertas dirancang dengan tepat.3. Tulisan menarik dan informatif.4. Memenuhi berbagai tujuan penggunaan.5. Petunjuk pengisian cukup jelas.6. Formulir tindasan berwarna lain.

Bagian atas dokument1. Nama formulir tertulis dengan jelas.2. Bernomor urut tercetak (di sudut kanan atas).3. Jika formulir akan dikirim ke luar perusahaan,

nama dan alamat perusahaan tercetak di dalam formulir dengan jelas.

Bagian tengah dokumen1. Informasi dikelompokkan secara logis.2. Tersedia cukup ruang untuk mencatat data.3. Data diurutkan dengan baik.4. Tersedia penjelasan standar, pengisiannya

cukup dengan memberi tanda tertentu.

Bagian akhir dokumen1. Tersedia ruang untuk mencatat disposisi.2. Tersedia ruang tandatangan untuk otorisasi.3. Tersedia ruang tanggal disposisi/otorisasi.4. Tersedia ruang untuk penulisan jumlah.5. Distribusi tindasan dokumen tertera jelas.

Pedoman Perancangan Dokumen

Setiap transaksi dicatat dalam buku jurnal kemudian diposting ke dalam buku besar dan buku pembantu.

Jenis Jurnal1. Jurnal khusus (specialized journals), untuk

membukukan transaksi rutin. Jenis jurnal khusus:a. Jurnal pembelian, untuk mencatat

pembelian KREDIT.b. Jurnal penjualan, untuk mencatat

penjualan KREDIT.

Jurnal, Buku Besar, dan Buku Pembantu

c. Jurnal penerimaan kas, untuk mencatat SELURUH TRANSAKSI PENERIMAAN KAS.

2. Jurnal umum (general journal), untuk membukukan transaksi tidak rutin/jarang terjadi, yang tidak bisa di catat dalam jurnal khusus.

Buku Besar

Buku besar (general ledger) digunakan untuk meringkas transaksi yang telah dicatat di dalam buku jurnal, yang mencakup seluruh rekening aktiva, utang, modal, pendapatan, dan biaya.


Buku pembantu (subsidiary ledger) digunakan untuk merinci saldo buku besar yang perlu dirinci, misalnya Piutang Dagang. Buku besar yang berhubungan dengan buku pembantu tertentu disebut rekening kontrol (control account).

Buku besar digunakan sebagai dasar penyusunan laporan keuangan, sedangkan buku pembantu digunakan sebagai dasar penyusunan laporan manajerial.


Judul Kegunaan Jurnal Khusus: Jurnal Penjualan Jurnal Penerimaan Kas Jurnal Pembelian Jurnal Pengeluaran Kas

Untuk mencatat penjualan kredit Untuk mencatat transaksi penerimaan kas dari berbagai transaksi Untuk mencatat pembelian kredit Untuk mencatat seluruh pengeluaran kas

Jurnal Umum Untuk mencatat transaksi yang tidak rutin serta untuk mencatat jurnal penyesuaian dan jurnal penutup

Buku Besar Untuk mengklasifikasi aktiva, utang, modal, pendapatan, dan biaya secara keseluruhan.

Buku Pembantu: Piutang dagang Utang dagang Persediaan Aktiva tetap Rekening Pendapatan Rekening Beban

Untuk mencatat detil piutang kepada setiap pelanggan. Untuk mencatat detil utang kepada pemasok. Untuk mencatat detil persediaan. Untuk mencatat detil aktiva tetap Untuk merinci elemen pendapatan (hasil penjualan) Untuk merinci elemen beban


Elemen Penting Dalam Sistem Pembukuan

1. Audit trail atau jejak pembukuan adalah referensi posting (posting reference), untuk memberi identifikasi asal data dan tujuan data, untuk memudahkan pengujian ketepatan pembukuan.

2. Chart of accounts adalah daftar seluruh rekening buku besar dan buku pembantu untuk kepentingan klasifikasi data.

3. Chart of accounts merupakan sumber data utama dalam proses penyusunan laporan laporan keuangan dan laporan manajerial. Untuk menjamin dapat dipenuhinya berbagai kebutuhan informasi akuntansi, chart of accounts harus dibuat.


4. Kode dokumen dan kode rekening. Setiap dokumen akuntansi harus diberi kode untuk memudahkan pengarsipan, pengolahan data, serta pengendalian.

Prinsip dasar perancangan kode:• Logis serta mudah diingat• Sesuai dengan karakteristik objek

yang diberi kode, misalnya kode urut untuk dokumen yang penggunaannya harus urut nomor.


1. Sequential code (kode urut), yaitu kode yang dibuat urut karena dokumen atau objek yang diberi kode akan dikontrol dan diawasi berdasarkan urutannya, contoh: kode untuk cek.

2. Block codes (kode blok), disebut kode blok karena kode diklasifikasi ke dalam beberapa blok, dan setiap blok digunakan untuk memberi kode sekelompok objek tertentu.

Jenis Kode

Contoh kode blok:

Setiap kelompok rekening diberi jatah satu blok kode, misalnya sebagai berikut:

Aktiva lancar 100 – 199

Aktiva tetap 200 – 299

Utang lancar 300 – 399

Utang jangka panjang 400 – 499

Modal saham 500 – 599

Pendapatan 600 – 699

Biaya 700 – 999

Jenis Kode

3. Kode grup (group codes). Dalam kode grup setiap angka merepresentasikan objek tertentu.

Contoh: 1 = Aktiva, 11 = Aktiva lancar, 111 = Kas, 112 = Piutang Dagang dst., atau sebagai berikut XXXX-X-XXX, dengan maksud empat angka pertama adalah kode pusat pertanggungjawaban, satu angka di tengah kode anggaran/realisasi, dan tiga angka terakhir untuk buku besar.

Jenis Kode

4. Kode kombinasi (mnemonic codes), adalah kode yang dibuat dengan mengkombinasikan huruf dan angka, dengan tujuan untuk memudahkan pemahaman makna kode. Contoh: AL-1 = Aktiva Lancar, Kas dst.

Jenis Kode

1. Laporan manajerial, adalah laporan yang ditujukan untuk memenuhi kepentingan manajemen.

2. Laporan keuangan, adalah laporan yang terdiri dari laporan rugi-laba, laporan modal, neraca, laporan arus kas, serta pengungkapan laporan keuangan. Laporan keuangan bersifat umum dan terutama ditujukan untuk pemakai eksternal.

Laporan Manajerial dan Laporan Keuangan

Contoh Laporan Manajerial

• Anggaran (budgets)

Anggaran adalah perencanaan yang dinyakatan dalam satuan uang, misalnya: anggaran kas, anggaran biaya tenaga kerja dst.

• Laporan kinerja (performance reports)

Laporan kinerja adalah laporan tentang pencapaian prestasi, berupa perbandingan antara realisasi dengan anggaran atau dengan angka pembanding yang lain.

• Laporan penjualan per jenis produk, per divisi, per area penjualan dst.

Pengaruh Laporan Terhadap Prilaku

• Management by exception adalah prinsip untuk memaklumi penyimpangan dari anggaran yang bersifat tidak material, dan tidak memerlukan menginvestigasi.

• Laporan manajerial berpengaruh besar terhadap prilaku, karena manajemen dan staff akan cenderung bekerja secara lebih profesional jika prestasinya akan diukur dan dievaluasi.

Pengendalian Interen

• Salah satu fungsi SIA adalah untuk menciptakan pengendalian interen yang efektif. Pengendalian interen adalah sistem yang dirancang untuk memastikan beberapa hal sebagai berikut:

– Keandalan laporan: laporan manajerial dan laporan keuangan.

– Keamanan aset dan laporan.

– Efektifitas dan efisiensi kegiatan organisasi.

– Kepatuhan terhadap kebijakan manajemen dan segala peraturan serta hukum yang berlaku.

Elemen-elemen Pokok Pengendalian Interen

• Kelengkapan dokumentasi

• Pemisahan fungsi, mencakup:

– Fungsi otorisasi

– Fungsi pencatatan

– Fungsi penyimpanan

• Keandalan laporan, mencakup:

– Laporan manajerial

– Laporan keuangan

Bab IIElemen dan Prosedur SIA

bab 2 elemen & pros sia

Documents