BAB IPENDAHULUAN1.1 Latar Belakang MasalahPada erainformasidan globalisasi menyebabkan lingkungan bisnis mengalamiperubahanyangsangat pesat dengantingkat persainganketat. Olehkarenaituperusahaan-perusahaan dituntut untuk melakukan kegiatan operasionalnya secara efektif dan efisien umtukmempertahankan eksistensinya, sehingga pengetahuan merupakan kekuatan yang sangat pentinguntukmembantumanajer dalampengambilankeputusan.Informasiyangberkualitas yaituinformasiyangakurat, relevan, dantepat waktusehinggakeputusanbisnisyangtepat dapatdibuat yang disesuaikan dengan sistem informasi yang diterapkan di masing-masing perusahaan.Dengandemikian, pengelolaansisteminformasimerupakanhal yangsangat pentinguntukdilakukan.Sistem informasi juga diperlukan dalam pengadaan bahan baku untuk kelancaran prosespembelianbahanbakudari pemasoksertakepadapembeli. Prosedur pembelianbahanbakumelibatkanbeberapabagiandalamperusahaandenganmaksudagar pelaksanaanpembelianbahanbakudapatdiawasidenganbaik. Salahsatupenyebabterjadinyakekacauan-kekacauandalam prosedur pembelian bahan baku adalahlemahnya pengendalian intern pada sistem danprosedur yang mengatur suatu transaksi. ntuk mengatasi masalah tersebut, maka setiapperusahaanperlumenyusunsuatusistemdanproseduryangdapat menciptakanpengendalianintern yang baik dalam mengatur pelaksanaan transaksi perusahaan.!agiperusahaanyangbergerak dalamindustri manufaktur,sistem informasiproduksiyang efektif merupakan suatu keharusan dan tidak lepas dari persoalan persediaan bahan baku,karena sebagianbesar modal perusahaanterikat pada proses produksi perusahaantersebut.Dengan adanya sistem informasiyang efektif, maka kekacauan-kekacauan yang umum terjadidalam bidang produksi seperti jadwal produksi yang tidak realistis, pemborosan dan terjadinyakekurangan persediaan yang terjadi selama proses produksi dapat dihindari dan ditangani.Sampai saat ini, pengertian pengendalian intern telah dikemukakan oleh banyak pihak.Dalamarti sempit, pengendalianinterndidefinisikansebagai pengecekanuntukmemeriksakecermatan penjumlahan. Sedangkan dalam arti luas, pengendalian intern adalah semua alat-alatyangdigunakanolehpimpinanperusahaanuntukmelakukanpengawasan. Sistem informasiproduksimemfokuskanpadaaspek-aspekseperti"pemesanan, penyimpanan, danketersediaanbahanbakudanperlengkapanproduksi# penjadwalanmesin, fasilitasdantenagakerjauntukmemprosesbahanbakumenjadi bahanjadi# mendesaindanmenguji produkdenganjumlahsesuai rencana, kualitas yang baikdan biaya yang dianggarkan. Dengankata lain, sisteminformasi produksi bertujuan mendukung fungsi produksi dan operasi yang terdiri atas aktivitasyang berkaitan dengan perencanaan dan pengendalian produksi barang dan jasa.ntukmencapai tujuanperusahaanmanajemenbertanggungjawabterhadappraktekpembelianbahanbakudanproduksidalamperusahaanyangdikeloladanharussecaraterus-menerusmengawasi sistempengendalianinternyangsudahditetapkan. P$.Philips%ndonesiamerupakan perusahaan yang bergerak di bidang &anufacturing 'ighting yang bermerk dagangproduk lighting dengan kurang lebih ada ()) items yang terdiri atas dua tipe yaitu *elas Pijardan+$',-eon. $'/. 0ktivitas perencanaandanpengendalianpembelianbahanbakudanproduksi menjadi semakin kompleks. ntuk dapat melakukan aktivitas perencanaan danpengendalian pembelian bahan baku dan produksi sebagai penghasil informasi. Oleh karena itu,penulis tertarikuntukmengevaluasi sisteminformasipembelianbahanbakudanproduksisebagai penyedia informasi perencanaan dan pengendalian pembelian bahan baku dan produksi.1.2 1umusan &asalah!erdasarkan latar belakang masalah maka permasalahan yang dibahas dapat dirumuskansebagai berikut"2. !agaimana sistem informasi pembelian bahan baku dan produksi yang telah diterapkan di P$.Philips %ndonesia34.0pakahevaluasi sistem informasipembelianbahanbakudanproduksi sebagai penyediainformasiuntuk perencanaan dan pengendalian pembelian bahan baku dan produksi padaP$. Philips %ndonesia31. !"#"an Penelitian$ujuan yang ingin dicapai dengan dilakukannya penelitian ini adalah"2.ntuk mengetahui sisteminformasipembelian bahan baku dan produksi yang telahditerapkan di P$. Philips %ndonesia.4.ntukmengetahui apakahevaluasi sistem informasipembelianbahanbakudanproduksisebagai penyedia informasi untuk perencanaan dan pengendalian pembelian bahan baku danproduksi di P$. Philips %ndonesia.1.$ Manfaat Penelitian Sesuai dengan tujuan dilakukannya penelitian ini, maka manfaat yang diharapkan dapatdiperoleh adalah"2. !agi PerusahaanPenelitianiniakanmemberikan suatugambaran yang jelasakanpentingnya pengendalianintern dalam perusahaan, sehingga perusahaan dapat melakukan evaluasi diri dan mengambiltindakan yang perlu untuk memperbaiki sistem pengendalian intern yang ada saat ini.4. !agi PembacaPenelitian ini dapat digunakan sebagai bahan kajian ataupunstudykomparatif dalammengevaluasi sistem pengendalian intern perusahaan pada umumnya. &elalui penelitian inidiharapkan pembaca dapat memperoleh masukan yang berarti dalam mengimplementasikansistem pengendalian serta masalah-masalah yang mungkin akan dihadapi.5. !agi %lmu Pengetahuan,6hususnya dalam bidang ak"ntansi, penelitian ini akan menambah perbendaharaan karyailmiah, khususnya mengenai aspek pengendalian, dengan harapan akan bermanfaat sebagaibahan masukan berupa studi kasus yang dapat dipelajari dan dipahamiBAB II!IN%AUAN PUS!A&A2.1 Landasan !eori2.1.1 Pengertian sistem dan Prosed"r&enurut 7ogianto,2889"2/ yangmengutipdari :erry;rit Suatu sistem adalah suatu jaringan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untukmelakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu?.Sedangkanprosedur menurut 7ogianto,2889"2/ mengutipdari 1ichard;. -euschel,didefinisikansebagai berikut" >Suatuproseduradalahurut-urutanyangtepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa ,what/ yang harus dikerjakan, siapa ,who/ yangmengerjakan, kapan ,when/ dikerjakan, dan bagaimana mengerjakannya.Definisi sistem menurut &ulyadi ,2885"4/ sebagai berikut"a. Setiap sistem terdiri atas unsur-unsur.b. nsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan.c. nsur-unsur tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.d. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.@Pengertian prosedur menurut Aaki !aridwan ,288)"5/adalahmerupakan urutanpekerjaan klerikal yang melibatkan beberapa orang dalam suatu bagian atau lebih, disusun untukmenjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi yang sering terjadi.2.1.2 Sistem Informasi Ak"ntansi2.1.2.1 Pengertian Sistem Informasi Ak"ntansi&enurut !odnard dan Bopwood ,4)))"45/sisteminformasiak"ntansiadalahkumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadiinformasi.&enurut !aridwan ,288@"C/sisteminformasiak"ntansiadalahsuatu komponenorganisasi yangmengumpulkan, menggolongkan, mengolah, menganalisadankomunikasikaninformasi keuangan yang relevan untuk pengambilan keputusan kepada pihak-pihak luar ,sepertiinspeksi pajak, investor dan kreditur / dan pihak-pihak dalam ,terutama manajemen /.2.1.2.2 !"#"an Pen'"s"nan Sistem Informasi Ak"ntasi$ujuan umum penyusunan sistem informasi ak"ntansi adalah sebagai berikut"2.ntuk memperbaikiinformasiyang diberikan oleh sistemdalam kualitas, ketepatan waktuatau struktur dari informasi tersebut.4.ntuk memperbaiki pengendalianak"ntansidan pengecekan intern, yang berartimemperbaiki daya andalinformasiak"ntansidan menyediakan catatan yang lengkapsebagai pertanggungjawaban dalam melindungi harta perusahaan.5. ntuk menurunkan biaya dalam menyelenggarakan catatan ak"ntansi.Dari ketiga tujuan tersebut harus dipertimbangkan pada waktu penyusunan suatu sisteminformasi ak"ntansi, sehingga dapat diharapkan tidak ada salah satu tujuan yang terlewatkan.2.1.2. (aktor)faktor 'ang di*ertim+angkan dalam *en'"s"nansisteminformasiak"ntansiPenyusunansisteminformasiak"ntansiuntuk suatu perusahaan perlumempertimbangkan beberapa faktor penting antara lain"2.Sisteminformasiak"ntansiyang disusun harus memenuhi prinsip cepat yaitusisteminformasi ak"ntansi harus menyediakan informasi yang diperlukan dengan cepat dan tepatwaktu serta dapat memenuhi kebutuhan dan kualitas yang sesuai..4.Sisteminformasiyang disusun harus memenuhi prinsip aman yaitu sisteminformasiharusdapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan.5. Sistem informasi ak"ntansi yang disusun harus memenuhi prinsip murah yang berarti bahwabiayauntukmenyelenggarakansisteminformasiak"ntansitersebut harusdapat ditekansehingga relatif tidak mahal.2.1. !eknologi InformasiDalamera globalisasiinformasiyang berkembang sangat pesat,sisteminformasiak"ntansimengalami banyak perubahan dalam tahun-tahun terakhir ini. Penggunaan teknologikomputer mendapat perhatian yang sangat besar karena memungkinkan manajemen informasiyang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan dengan cepat dan tepat.ntuk memahamiSisteminformasiak"ntansiberbasis komputer perlupengenalanterhadap struktur kemampuan dan operasi dari komputer.2.1..1 &om*onen Utama S"at" &om*"ter&enurut Dushing ,2884 " 22)/ ?6omputer adalah suatu alat elektronik dengan kecepatanyangtinggi yangmampumelaksanakanserangkaianinstruksi yangakanmernungkinkannyauntuk melakukan serangkaian operasi tanpa campur tangan manusia?.Sistemkomputermerupakankombinasi yangterintegrasi dari empat komponenyaituhardware, software, procedure dan personnel.&enurut !ordnar, *eorge ,4))) " (2/ ?Sistemkomputer merupakan kombinasi terpadudari perangkat keras(Hardware),Perangkat lunak,software/,komunikasi, sumber dayamanusia, sumber daya informasi, dan prosedur-prosedur pemrosesan?.&cleod ,2889 " 2)8/ menjelaskan tentang komponen komputertersebut sebagai berikut.Softwareadalahprogram-program dan prosedur-prosedur kerja yang dibutuhkan untukmengintruksikan hardware dalam melakukan fungsinya. Sedangkan Hardware adalahperalatanfisikyangdigunakanuntukmelakukanberbagai aktivitasdarisistemyangberbasiskomputer,adapun komponen hardware sebagai berikut "a.Input Devicesyaitu suatu alat atau media yang menerima input data untukdiproses.b.Central processing unit (CPU)yaitu bagian internal komputer yangberfungsi sebagai pusat pengolahan dan pengendalian dari keseluruhansistempemrosesan dataCPUyang terdiri dari bagian-bagian yangmasing-masing mempunyai tugas sendiri, tetapi merupakan satu kesatuanyang saling melengkapi.yaitu "2. Control unit adalah bagian yang bertugas mengendalikan dan mengkoordinasikan keseluruhansistem kerja komputer.4.rith!etic "ogic unit ("U) adalahbagian yang bertugas melaksanakan perhitunganarithmatika dasar, penyusunan data, pemindahan data serta membandingkan data.5.Pri!ary #e!ory Unitadalahbagian yang menerima data dan programdari input devices dan penampungan ini hanya bersifat sementara saja.c.$utput devicesyaitu alat yang menerima hasil pengolahan dari CPUmelalui unitpenyimpanan dan memberikan hasil pengolahan.2.1..2 (ilesDalam memproses data dengan komputer dikenal istilah file, file itu terdiri darirecord-record yangmenggambarkankesatuandatayangsejenis, empat kategori utama file menurutDushing yang disadur oleh 6osasi ,2884 " @8/ 7aitu"a.&aster file ,;ile $ransaksi/ "adalahsuatu file permanent dari catatan-catatan yang berisi data berjalan(Current)atau hamper berjalan yangsecara teraturdimutakhirkan ,up date/.b.%ransaction file,file transaksi/ "adalaharsip catatan-catatan yangmencerminkanaktivitasberjalan dalam suatu organisasi yang dipakai untuk memutakhirkan suatu !aster file.c.%a&lefile,filemeja/ "adalahsuatumaster filemengenai datareferensibiasanyaberupaangka.nomor yang dicari dan diperbaiki selamapengolahan data untuk membantu kalkulasiatau tugas akhir.d.Inde's file,file%ndeks/ "adalahsuatumaster filepengidentifikasiancatatandanlokasipenyimpanan file.2.1.. Pengertian Proses Data Elektronik ,PDE-Pemrosesan secara electronic dalam suatu perusahaan bukanlah sesuatu yang baru, karenabanyak memberikan keuntungan pada perusahaan. Oleh sebab itu (lectronic Data Processing((DP) merupakan dasar dari Sistem informasi ak"ntansi di setiap perusahaan.Pengertian Proses data Electronik ,PDE/ &enurut !ordnar ,4))) " C/adalah?Pemanfaatan teknologi komputer untuk melakukan pemrosesan data-data transaksi dalam suatuorganisasi?.Dari definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa pemrosesan data-data dalamperusahaanakanlebihefisienapabiladiprosessecara komputerisasi, mengingat beragammacam informasidalam perusahaan menjadikanpihakmanajementidaklagi memanfaatkansistemmanual dikarenakan banyak kekurangannya jika dibandingkan dengan sistemkomputerisasi.4.2.5.C Sistem Pemrosesan Data&enurut Dushing ,2889 " @F/ terdapat dua cara untuk memproses data melalui terminalyaitu " a. )atch processing ,Sistem pengolahan data secara kelompok/Pada sistem ini data termasuk dalam kelompok sejenis besar atau sampai pada waktu yangtelah ditentukan, barulah data yang telah dikumpulkantersebut diproses. Sistem ini tepatuntuk digunakan pada aplikasi yangmenyangkut volume transaksi yang dibutuhkanbersifat periodik.b. Online processing ,Sistem pengolahan data secara langsung/&etodeinimempunyai karakteristikyangtertentu, dimanasetiaptransaksi yangterjadisecaralangsungdansegeradigunakanuntukmemperbaharui file indeks. Sisteminitepat untuk diterapkan pada aplikasi yang membutuhkan informasi yang baru bila setiap saatdiperlukan. &isalnya faktur penjualan yang telah kembali dari pelanggan dapat dimasukkanke komputer dan akan diproses kedalam file yang berhubungan sepertifile !aster piutang.2.1.$ Sistem Pengendalian Intern 2.1.$.1 Pengertian Sistem Pengendalian Intern&enurut &ulyadi ,2885"2@9/sistempengendalianinternmeliputi struktur organisasi,metodedanukuran-ukuranyangdikoordinasi untukmenjagakekayaanorganisasi, mengecekketelitian dankeandalan dataak"ntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinyakebijakan manajemen.Definisi sistem pengendalian intern tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai danbukan pada unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan demikian pengertian pengendalianinterntersebut di atas berlakubaikdalamperusahaanyangmengolahinformasinya secaramanual dengan mesin pembukuan maupun computer.2.1.$.2 !"#"an Sistem Pengendalian Intern$ujuan sistem pengendalian intern adalah sebagai berikut"2. &enjaga catatan dan kekayaan organisasi6ekayaanfisiksuatuperusahaandapat dicuri, disalahkanatauhancur karenakecelakaankecuali jika kekayaan tersebut dilindungi dengan pengendalian yang memadai. 4. &engecek ketelitian dan keandalan data ak"ntansi5. &anajemen memerlukaninformasikeuangan yang teliti dan andal untuk menjalankankegiatan usahanya. !anyakinformasiyang digunakan oleh manajemen untuk dasarpengambilan keputusan penting. Pengendalian intern dirancang untuk memberikan jaminanproses pengolahan dataak"ntansiakan menghasilkan informasikeuangan yang teliti danandal.C. &endorong efisiensi.9. Pengendalian intern ditujukan untuk mencegah duplikasi usaha yang tidak perlu ataupemborosan dalamsegala kegiatan bisnis perusahaan dan untuk mencegah penggunaansumber daya perusahaan yang tidak efisien.@. &endorong dipatuhinya kebijakan manajemen.ntuk mencapai tujuan perusahaan, manajemen menetapkan kebijakan dan prosedur.Struktur pengendalianinternditujukan untukmemberikan jaminanyang memadai agarkebijakan manajemen dipatuhi oleh karyawan perusahaan. 2.1.$. Uns"r.Uns"r Pengendalian Internnsur Gunsur pokok pengendalian intern adalah sebagai berikut"2. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.4. Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab fungsional kepadaunit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokokperusahaan.5. Sistemwewenang dan prosedur pencatatan memberikan perlindungan yang cukupterhadap kekayaan , hutang, pendapatan dan biaya.Dalamorganisasi, transaksi hanyaterjadi atasdasar otorisasi dari pejabat yangmemilikiwewenanguntukmenyetujui terjadinyatransaksi tersebut. Olehkarenaitu, harus dibuatsistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi terlaksananya setiap transaksi. C. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi.Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yangtelahditetapkantidakakanterlaksanadenganbaikjikatidakdiciptakancara-carauntukmenjamin praktek yang sehat dalam pelaksanaannya.9. 6aryawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.!agaimanapun baiknya struktur organisasi,sistemotorisasi dan prosedur pencatatan sertaberbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktek yang sehat semuanya sangattergantung pada manusia yang melaksanakannya.2.1.$.$ (lo/0hart*lowchartdipergunakan untuk menggambarkan proses kegiatan dalam suatu organisasi.*lowchart berupa bagan untuk keseluruhan sistem termasuk kegiatan-kegiatan manual dan aliranatau arus dokumen yang dipergunakan dalam sistem.Penggambaran flowchart harus menggunakan cara-cara dan ketentuan-ketentuan yangberlaku secara la