BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Suatu perusahaan memerlukan sumber daya manusia sebagai pelaksana kegiatan

operasionalnya yang merupakan penggerak dari perusahaan itu sendiri. Seringkali

semakin besar suatu perusahaan, maka akan semakin membutuhkan suatu cara untuk

mengatur sumber daya manusia yang ada, sehingga apabila tidak dilakukan dengan

benar, maka akan menyebabkan adanya ketidakteraturan terhadap informasi yang

dihasilkan berkaitan dengan sumber daya manusia.

Mengatur karyawan adalah sulit dan rumit, untuk itulah perusahaan harus

memperhatikan pengaturan sumber daya manusia agar selaras antara kepentingan

perusahaan dengan kepentingan karyawan. Perusahaan juga mempunyai kewajiban

untuk memperhatikan kesejahteraan para karyawan yang sudah memberikan tenaga,

pikiran, dan waktu mereka untuk perusahaan dengan cara memberikan gaji, upah,

tunjangan, insentif yang layak dan tepat waktu. Hal ini bukan saja sering didapati pada

perusahaan dengan skala kecil, namun perusahaan skala besar juga seringkali

mengabaikan persoalan seperti ini. Seperti misalnya, didalam perusahaan yang sudah

menggunakan komputer didalam pelaksanaan kegiatan operasionalnya, seringkali

komputer digunakan hanya untuk hal- hal yang berhubungan dengan luar perusahaan,

seperti misalnya untuk melakukan pencatatan transaksi penjualan dan pembelian

perusahaan. Padahal dengan adanya seluruh komputer yang terhubung kedalam suatu

2

jaringan, maka proses pengaturan sumber daya manusia dapat memanfaatkan fasilitas

tersebut.

PT Istana Kebayoran Raya Motor merupakan perusahaan yang bergerak dalam

bidang penjualan mobil dan suku cadang serta jasa perbaikan untuk mobil – mobil

keluaran Honda yang membutuhkan sumber daya manusia yang handal guna

meningkatkan kegiatan operasional perusahaan secara efisien dan efektif. Jumlah

karyawan perusahaan ini ada 147 orang. Sistem sumber daya manusia yang berjalan

pada saat ini masih menggunakan sistem penyimpanan data karyawan yang lama, yang

hanya disimpan dalam bentuk file dalam program excel sehingga proses update data

karyawan dilakukan secara manual yaitu dengan membuka file tersebut. Selain itu,

sistem yang berjalan saat ini belum dapat menyajikan laporan- laporan yang lengkap dan

rinci kepada pihak manajemen sehingga menyulitkan pihak manajemen dalam

mengambil keputusan. Tidak hanya itu, proses penggajian dan pengupahan masih

menggunakan sistem manual sehingga menghadapi berbagai masalah antara lain :

pencatatan waktu hadir karyawan masih sering terjadi kecurangan ( titip absen ) yang

menyebabkan tidak akuratnya perhitungan insentif kehadiran untuk karyawan dan tidak

efisien dalam pembuatan rekap absensi, masalah human error dalam penghitungan gaji

dan upah karena harus dikaitkan dengan perhitungan lembur. Masalah akan menjadi

semakin besar jika jumlah karyawannya semakin banyak.

Oleh karena itulah perusahaan harus mempunyai standar penilaian tersendiri atas

pengaturan dan pengendalian kegiatan personalia. Selain itu, perusahaan harus

mempunyai sistem penggajian dan pengupahan yang terkomputerisasi yang dapat

membantu perusahaan dalam memproses data gaji dan upah karyawan dengan cepat,

mudah dan akurat. Berdasarkan latar belakang diatas, maka dibuatlah skripsi dengan

3

topik sistem informasi sumber daya manusia dengan judul “Analisis dan Perancangan

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Berbasis Web Pada PT Istana Kebayoran Raya

Motor “. Sistem baru yang diusulkan ini berupa sistem informasi terkomputerisasi

berbasis web dalam jaringan intranet perusahaan. Dengan adanya sistem yang baru ini

diharapkan dapat membantu, memperbaiki, dan meningkatkan kegiatan operasional dan

manajemen perusahaan agar berjalan dengan cepat dan benar.

1.2 Ruang Lingkup

Ruang lingkup penelitian pada skripsi ini adalah menganalisis dan merancang

suatu sistem informasi sumber daya manusia. Penulis membatasi masalah – masalah

yang akan dibahas sebagai berikut :

1. Penelitian pada divisi sumber daya manusia PT Istana Kebayoran Raya Motor yang

meliputi:

• Perekrutan, seleksi dan penerimaan karyawan baru

Sub-sistem perekrutan, seleksi dan penerimaan karyawan baru bertujuan

untuk mendapatkan orang-orang yang memiliki kemampuan untuk

melaksanakan tugas dengan baik.

• Pelatihan karyawan

Sub-sistem pelatihan dirancang untuk meningkatkan keterampilan dalam

pekerjaan yang sekarang.

• Penilaian kinerja karyawan

Sub-sistem penilaian kinerja sangat membantu perusahaan dalam

menentukan pelatihan dan pengembangan, promosi dan mutasi

4

• Promosi, mutasi dan demosi

Pelaksanaan perpindahan jabatan karyawan bertujuan untuk

menempatkan sumber daya manusia pada posisi yang tepat sehingga dapat

membantu meningkatkan produktivitas kerja yang lebih tinggi.

• Pemutusan hubungan kerja

Sub-sistem pemberhentian hubungan kerja mencakup pemberhentian

hubungan kerja atas keinginan perusahaan dan atas keinginan karyawan itu

sendiri.

• Penggajian dan pengupahan

Mencakup pencatatan waktu hadir karyawan, penghitungan gaji dan

upah, tunjangan, insentif kehadiran, lembur, pembayaran gaji dan upah,

penghitungan bonus, pengalokasian service mobil, pembuatan daftar gaji dan

upah dan laporan absensi.

2. Menganalisis prosedur kerja sistem yang sedang berjalan pada divisi sumber daya

manusia PT Istana Kebayoran Raya Motor.

3. Membuat perancangan sistem informasi sumber daya manusia yang baru

1.3 Tujuan dan Manfaat

Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah :

1. Mengetahui cara perekrutan, seleksi dan penerimaan, pelatihan, penilaian kerja,

promosi, mutasi dan demosi, pemutusan hubungan kerja, penggajian dan

pengupahan yang diterapkan dalam perusahaan.

5

2. Menganalisis sistem informasi sumber daya manusia yang sedang berjalan untuk

menemukan kelemahan dan kebutuhan terhadap informasi baru.

3. Merancang dan memperbaiki sistem informasi sumber daya manusia yang

sedang berjalan dengan merancang suatu sistem informasi sumber daya manusia

terkomputerisasi dengan menggunakan web perusahaan pada PT Istana

Kebayoran Raya Motor.

Manfaat yang dapat diambil dari penulisan skripsi ini adalah :

1. Membantu memudahkan pendataan dan pelaporan seluruh kegiatan sumber daya

manusia dari perekrutan, penyeleksian, penerimaan karyawan baru sesuai dengan

kebutuhan, pelatihan, penilaian kinerja, perpindahan jabatan ( mengetahui karyawan

yang berprestasi ), pemutusan hubungan kerja sehingga perusahaan dapat mengolah

sumber daya manusia secara optimal yang dapat meningkatkan efisiensi dan

efektifitas kerja perusahaan.

2. Membantu memudahkan penghitungan gaji dan upah secara terotomatisasi sehingga

memudahkan perusahaan membayar gaji, upah, insentif bagi karyawan.

3. Membantu pihak manajemen untuk mendapatkan informasi yang cepat, lengkap dan

akurat dalam pengambilan keputusan dan kebijakan- kebijakan mengenai

kepegawaian.

1.4. Metodologi Penelitian

Metode yang digunakan dalam penelitian ini meliputi :

1) Metode analisis

Analisis yang dilakukan melalui 2 (dua) tahap, antara lain :

6

Penelitian kepustakaan

Dalam penulisan kepustakaan, akan dilakukan pencarian, pengumpulan

dan pembelajaran buku-buku, literatur-literatur dan bacaan-bacaan lain, sehingga

diperoleh teori-teori yang dapat mendukung evaluasi dan perancangan sistem ini.

Penelitian lapangan

Dalam penelitian lapangan, peninjauan akan dilakukan secara langsung

ke perusahaan. Penelitian lapangan dilakukan dengan 3 (tiga) cara, yaitu :

1. Pengamatan

Meninjau dan mengamati langsung ke perusahaan mengenai hal-hal yang

diperlukan dalam pembuatan sistem.

2. Pengumpulan data

Data yang dibutuhkan untuk skripsi ini berupa struktur organisasi

perusahaan, pembagian tugas dan tanggung jawab personel–personel dalam

perusahaan, kebijakan dan prosedur kegiatan personalia yang sedang

berjalan, dokumen-dokumen yang berhubungan dengan sumber daya

manusia lainnya.

3. Wawancara

Mengajukan pertanyaan-pertanyaan kepada pihak perusahaan, sehingga

sistem yang akan dibuat menjadi lebih efektif dan sesuai dengan kebutuhan

perusahaan.

2) Metode Perancangan

Metode perancangan yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini adalah

menggunakan metode Object Oriented Analysis and Design dengan pendekatan

Mathiassen, yang terdiri dari :

7

a. Problem domain analysis, yang terdiri dari tiga kegiatan, antara lain:

• Classes

• Structure

• Behaviour

b. Application domain analysis, yang terdiri dari tiga kegiatan, antara lain:

• Usage

• Function

• Interface

c. Architecture Design, yang terdiri dari tiga kegiatan, antara lain:

• Criteria

• Component Architecture

• Process Architecture

1.5 Sistematika Penulisan

Penulisan skripsi ini terdiri dari 5 ( lima) bab dimana masing-masing bab terbagi

menjadi beberapa subbab. Sistematikanya adalah sebagai berikut:

BAB 1 PENDAHULUAN

Pada bab ini dibahas mengenai latar belakang dari penulisan skripsi ini,

ruang lingkup yang membatasi penyusunan skripsi, tujuan dan manfaat

skripsi ini dibuat, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan yang

menjelaskan isi dari tiap bab.

BAB 2 LANDASAN TEORI

8

Pada bab ini akan diuraikan mengenai landasan teori yang digunakan

sebagai dasar untuk membahas permasalahan dalam penyusunan skripsi

ini antara lain teori yang mendukung dalam pemecahan masalah yang

berkaitan dengan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia, dan teori

mengenai Object Oriented Analysis and Design.

BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

Pada bab ini akan diuraikan mengenai gambaran umum perusahaan,

berupa struktur organisasi perusahaan, pembagian tugas dan tanggung

jawab, prosedur yang dijalankan dalam manajemen SDM dan identifikasi

masalah yang dihadapi perusahaan.

BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA

MANUSIA BERBASIS WEB PADA PT ISTANA KEBAYORAN

RAYA MOTOR

Bab ini membahas tentang usulan perancangan sistem informasi sumber

daya manusia berbasis web yang disajikan dalam bentuk Object Oriented

Analysis and Design dengan pendekatan Mathiassen, yang terdiri dari :

Problem domain analysis, Application domain analysis, Architecture

Design.

BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN

Bab ini merupakan bagian terakhir dari penulisan skripsi yang

mengemukakan simpulan atas kegunaan dari sistem baru yang diusulkan

untuk mengatasi permasalahan yang ada serta memberikan saran – saran

yang bermanfaat bagi perusahaan untuk pengembangan sistem

selanjutnya