AUDIT SIKLUS AKUISISI DAN PEMBAYARAN: PENGUJIAN PENGENDALIAN, PENGUJIAN SUBSTANTIF ATAS TRANSAKSI DAN UTANG USAHA

      Tujuan Audit ini adalah untuk mengevaluasi apakah akun-akun yang dipengaruhi oleh akuisisi barang dan jasa serta pengeluaran kas bagi ak usisi tersebut disajikan secara wajar sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang diterima umum. Terdapat tiga kelas transaksi yang dimasukkan ke dalam siklus:1. Akuisisi barang dan jasa2. Pengeluaran kas3. Retur dan pengurangan pembelian serta diskon pembelian

Audit atas Propert, Plant, dan EquipmentProperti, plant, dan equipment merupakan asset yang umurnya lebih dari satu tahun, digunakan

dalam operasi bisnis, dan tidak bertujuan untuk dijual kembali. Karakteristik tersebut yang membedakannya dengan inventory, prepaid expenses, dan investasi. Secara lebih terperinci, berikut merupakan karakteristik dari plant, property, dan equipment:

Berikut merupakan beberapa akun yang berhubungan dengan siklus akuisisi dan pembayaran.

Berdasarkan ilustrasi diatas, dapat dilihat bahwa bagian debet equipmen timbul dari transaksi akuisisi dan pembayaran. Karena penambahan equipment bukan transaksi yang sering dilakukan, nilainya cukup besar, dan merupakan objek dari special control seperti persetujuan dari direktur maka auditor perlu untuk tidak terlalu berat dan sukar dalam melakukan uji atas bukti-bukti yang mensuport penambahan asset tetap.

Akuntansi sudah mencatat property, plant and equipment dalam sebuah master file asset tetap. Master tersebut sudah termasuk detail pencatatan bagai mana asset tersebut diperoleh, deskripsi asset, tanggalakuisisi, harga, depresiasi, dan akumulasi depresiasi atas asset tersebut.

Total dari master file asset tetap akan sama dengan general ledger untuk akun equipment, beban depresiasi, dan akumulasi depresiasi. Master file juga mengandung informasi tentang properti yang dibeli dan dijual selama periode tersebut.

Prosedur Analitis yang Dilakukan

Auditor menggolongkan peralatan bukan sebagai current asset karena beberapa alasan:a. Jarang dilakukan akuisisi atas equipment, khususnya equipment yang sifatnya besar dalam

proses manufaktur.b. Nilai dari akuisisi yang materialc. Equipment akan disimpan dan dipelihara dalam beberapa periode akuntansi.

Karena perbedaan tersebut,

Fungsi Bisnis Dalam Siklus Serta Dokumen Dan Catatan Terkait      Siklus akuisisi dan pembayaran melibatkan keputusan dan proses yang diperlukan untuk memperoleh barang serta jasa guna mengoperasikan suatu bisnis. Siklus tersebut umumnya dimulai dengan pembuatan permintaan pembelian oleh karyawan yang berwenang yang memerlukan barang dan jasa, dan berakhir dengan pembayaran utang usaha.Memproses Pesanan Pembelian      Permintaan akan barang dan jasa oleh personil klien merupakan titik awal bagi siklus ini. Dokumen yang umum digunakan meliputi:a. Permintaan pembelian (purchase requisition), permintaan pembelian digunakan untuk meminta

barang dan jasa oleh karyawan yang berwenang.b. Pesanan pembelian (purchase order), pesanan pembelian adalah dokumen yang digunakan

untuk memesan barang dan jasa dari vendor.

Menerima Barang dan Jasa

Penerimaan oleh perusahaan barang atau jasa dari vendor adalah titik penting dalam siklus karena

itu ketika sebagian besar perusahaan pertama mengenali akuisisi dan kewajiban terkait pada catatan

mereka. Ketika barang diterima, kontrol yang memadai memerlukan pemeriksaan untuk deskripsi,

jumlah, kedatangan tepat waktu, dan kondisi. Sebuah laporan yang menerima adalah kertas atau

dokumen elektronik yang disiapkan pada saat barang diterima. Ini termasuk deskripsi barang, kuantitas

yang diterima, tanggal diterima, dan data lain yang relevan.

Mengakui Kewajiban tersebut

Pengakuan yang tepat dari tanggung jawab atas penerimaan barang dan jasa membutuhkan

pencatatan yang cepat dan akurat. Rekaman awal mempengaruhi laporan keuangan dan pengeluaran kas

yang sebenarnya, karena itu, perusahaan harus berhati-hati untuk mencakup semua transaksi akuisisi,

akuisisi hanya yang terjadi, dan pada nilai yang benar. Dokumen dan catatan umum meliputi: a. Faktur vendor (vendor invoice), faktur vendor adalah dokumen yang diterima dari vendor dan

menunjukkan jumlah yang terutang atas suatu akuisisib. Memo debet (debit memo), memo debet merupakan dokumen yang diterima dari vendor dan

menunjukkan pengurangan jumlah yang terutang kepada vendor akibat retur barang atau pengurangan yang diberikan.

c. Voucher, voucher sering digunakan oleh organisasi dalam menetapkan cara yang formal untuk mencatat dan mengendalikan akuisisi, terutama dengan memungkinkan setiap transaksi akuisisi diberi nomer urut.

d. File transaksi akuisisi, file transaksi akuisisi adalah file yang dibuat computer yang meliputi semua transaksi akuisisi yang diproses oleh system akuntansi selama satu periode.

e. Jurnal akuisisi atau listing, listing atau laporan ini dibuat dari file transaksi akuisisi dan umumnya meliputi nama vendor, tanggal, jumlah, dan klasifikasi akun atau klasifikasi setiap transaksi, seperti perbaikan dan pemeliharaan, persediaan atau utilitas.

f. File induk utang usaha (accounts payable master file), mencatat transaksi akuisisi, pengeluaran kas, serta retur dan pengurangan akuisisi untuk setiap vendor. File induk ini diperbaharui dari file transaksi akuisisi, retur dan pengurangan, serta pengeluaran kas yang terkomputerisasi.

g. Neraca saldo utang usaha (accounts payable trial balance), mencantumkan jumlah yang terutang kepada setiap vendor atau dari setiap faktur atau voucher pada suatu titik waktu. Neraca tersebut dibuat langsung dari file induk utang usaha.

h. Laporan vendor (vendor’s statement). Dokumen yang disiapkan setiap bulan oleh vendor dan menunjukkan saldo awal, akuisisi, retur dan pengurangan, pembayaran kepada vendor dan menunjukkan saldo awal, akuisisi, retur, dan pengurangan, pembayaran kepada vendor, dan saldo akhir.

Memproses dan Mencatat Pengeluaran KasPembayaran atas pembelian barang dan jasa merupakan aktifitas yang signifikan bagi semua

entitas. Aktifitas tersebut secara langsung akan mengurangi saldo akun kewajiban, terutama utang usaha. Dokumen yang terkait termasuk:

1. Cek Umumnya digunakan untuk membayar akuisisi ketika pembayaran sudah jatuh tempo. Sebagian besar perusahaan menggunakan cek yang dibuat melalui komputer berdasarkan informasi yang tercantum dalam file transaksi akuisisi pada saat barang dan jasa diterima.

2. File Transaksi Pengeluaran Kas (cash disbursement transaction file)Adalah file yang dibuat dengankomputer yang mencamtumkan semua transaksi pengeluaran kas yang diproses oleh sistem akuntansi selama masa periode. File ini berisi jenis informasi yang sama seperti yang dibahas untuk file transaksi akuisisi.

3. Jurnal atau Listing Pengeluaran Kas (cash disbursement Journal or Listing)Adalah laporan yang dibuat dari file transaksi pengeluaran kas yang mencamtumkan semua transaksi selama aetiap periode waktu. Transaksi yang sama, termasuk semua informasi yang relevan, akan dicantumkan dalam file induk utang usaha dan buku besar umum.

E-COMMERCE MEMPENGARUHI SIKLUS AKUISISI DAN PEMBAYARAN

Tujuan perusahaan menggunakan internet dan e-commerce untuk merampingkan proses akuisisi barang dan jasa serta proses lainnya seputar manajemen mata rantai suplai. Informasi mengenai deskripsi produk, penetapan harga, skedul pengiriman, dan syarat lainnya telah tersedia di internet melalui website vendor dan database yang dapat diakses dengan mudah lainnya.

Beberapa perusahaan menggunakan ekstranet, yang merupakan jaringan kerja pribadi yang dibangun atas dasar teknologi internet, yang memungkinkan pemasok dan pelanggan bisnis mengkomunikasikan serta melakukan bisnis secara langsung dalam setting yang aman. Pengguna ekstranet dapat meningkatkan kemampuan untuk melakukan bisnis dengan rekan bisnis yang jauh lokasinya, yang sebelumnya tidak mungkin dilakukan.

Perusahaan lainnya menggunakan lelang business-to-business yang diselenggarakan internet untuk menegosiasikan pembelian perlengkapan dan jasa yang diperlukan dalam lelang terbuka. Banyak yang berpendapat bahwa penggunaan internet untuk memperoleh barang dan jasa menimbulkan efisiensi

pasar dan harga yang lebih murah karena pasar online akan memungkinkan jumlah pemasok dan pelanggan yang lebih besar untuk menegosiasikan pembelian serta penjualan produk dan jasa.

3. Akuisisi Telah Dicatat Secara Akurat (keakuratan)Luas pengujian yang terinci atas akun neraca dan beban tergantung pada evaluasi auditor mengenai keefektifan pengendalian internal, keakuratan transaksi akuisisi yang dicatat. Pengujian yang terinci atas persediaan dapat dikurangi secara signifikan apabila auditor yakin bahwa catatan perpetual memang akurat dan biasanya diuji sebagai bagian dari pengujian pengendalian dan pengujian substantive atas transaksi akuisisi.4. Akuisisi Telah Diklasifikasikan dengan Benar (klasifikasi)Pengujian yang terinci dapat dikurangi jika auditor yakin bahwa pengendalian internal sudah memadai untuk memberikan kepastian yang layak menyangkut klasifikasi yang benar dalam jurnal akuisisi. Karena relative mengabiskan waktu bagi auditor untuk mendokumentasikan pengujian atas akuisisi aktiva tetap demi tujuan keakuratan dan klasifikasi. 

Merancang Pengujian Pengendalian dan Pengujian Substantif atas Transaksi Untuk Pengeluaran KasSampling Atribut untuk Pengujian Pengendalian dan Pengujian Substantif atas Transaksi.Terdapat tiga perbedaan yang penting antara akuisisi dan pembayaran dibandingkan dengan siklus lainnya.

1.      Terdapat sejumlah besar akun yang terlibat termasuk akun laporan laba rugi dan neraca. Hal ini meningkatkan potensi salah saji klasifikasi yang mungkin akan mempengaruhi laba. Contoh: misklasifikasi antara beban reparasi dan pemeliharaan aktiva tetap akibatnya auditor sering mengurangi tingkat pengecualian yang dapat ditoleransi terutama untuk atribut klasifikasi.

2.      Sudah umum bagi transaksi dalam siklus ini untuk menuntut pertimbangan yang signifikan seperti biaya lease dan kontruksi. Pertimbangan tersebut mengakibatkan meningkatnya kemungkinan salah saji. Akibatnya auditor sering mengurangi tingkat pengecualian yang dapat ditoleransi untuk atribut keakuratan.

3.      Jumlah nilai uang setiap transaksi dalam siklus mencakup rentang yang luar. Akibatnya auditor sering memisahkan item-item yang bernilai besar dan tidak biasa serta mengujinya atas dasar 100 persen.E. METODOLOGI UNTUK MERANCANG PENGUJIAN ATAS RINCIAN SALDO UTANG USAHA.Karena semua transaksi dalam siklus akuisisi dan pembayaran umumnya mengalir melalui utang usaha, akun ini penting bagi audit atas siklus akuisisi dan pembayaran. Utang usaha adalah kewajiban yang belum dibayar atas barang dan jasa yang diterima dalam peristiwa bisnis yang biasa.Utang usaha harus dibedakan dari kewajiban akrual dan kewajiban berbunga. Kewajiban akan dianggap utang usaha hanya jika total kewajiban itu diketahui dan terhutang pada tanggal neraca. Jika kewajiban mencakup pembayaran bunga, hal tersebut harus dicatat sebagai wesel bayar, utang kontrak, utang hipotik, atau utang obligasi.Jika pengujian pengendalian dan pengujian substantive atas transaksi terkait menunjukkan bahwa pengendalian telah beroperasi secara efektif, dan jika hasil prosedur analitis memuaskan, auditor mungkin akan mengurangi pengujian atas rincian saldo utang usaha. Akan tetapi, karena utang usaha cenderung material bagi sebagaian besar perusahaan, auditor hampir selalu melaksanakan sejumlah pengujian atas rincian saldo.

1.      Mengidentifikasi Risiko Bisnis Klien yang Mempengaruhi Utang Usaha (Tahap I)Focus yang diberikan banyak perusahaan pada perbaikan aktivitas manajemen mata rantai suplainya telah menimbulkan banyak perubahan dalam rancangan system yang digunakan untuk mengawali serta

mencatat aktifitas akuisisi dan pembayaran. Usaha untuk merampingkan proses pembelian barang dan jasa telah mengubah semua aspek siklus akuntansi dan pembayaran bagi banyak perusahaan. Pengaturan system tersebut dapat menjadi kompleks. Auditor harus memahami sifat perubahan system tersebut utuk mengidentifikasi apakah risiko bisnis klien dan pengendalian manajemen yang terkait mempengaruhi kemungkinan salah saji yang material dalam utang usaha.

2.      Menetapkan Salah Saji yang Dapat Ditoleransi dan Menilai Risiko Inheren (Tahap I)Seperti halnya Piutang usaha, utang usaha seringkali saldonya berjumlah besar dan terdiri dari sejumlah besar saldo vendor serta relative mahal untuk mengaudit akun tersebut. Karena alasan itu auditor umumnya menetapkan salah saji yang dapat ditoleransi yang relative tinggi untuk utang usaha. Auditor sering menilai risiko inheren sebagai sedang atau tinggi. Mereka peduli dengan tujuan audit yang berkaitan dengan saldo pisah batas dan kelengkapan karena berpotensi menimbulkan kurang saji saldo akun.

3.      Menilai Risiko Pengendalian dan Merancang serta Melaksanakan Pengujian pengendalian dan pengujian Substantif atas Transaksi (tahap I dan II)Setelah menetapkan salah saji yang dapat ditoleransi dan risiko inheren , auditor menilai risiko pengendalian berdasarkan pemahaman terhadap pengendalian internal. Pengujian sustantif bergantung pada keefektifan relative pengendalian internal yang berhubungan  dengan utang usaha. Setelah menilai risiko pengendalian, auditor merancang dan melaksanakan pengujian pengendalian serta pengujian substrantif atas transaksi akuisisis dan pengeluaran kas.

4.      Merancang dan Melaksanakan Prosedur analitis (tahap III)tujuan audit atas utang usaha secara keseluruhan adalah untuk menentukan apakah saldo utang usaha telah dinyatakan secara wajar dan diungkapkan secaraa layak. Nilai realisasi tidak dapat diterapkan pada kewajiban. Penekanan yang penting dalam audit atas kewajiban dan aktiva. ketika memverifikasi aktiva auditor menekankan lebih saji melalui verifikasi dengan konfirmasi, pemeriksaan fisik, dan pemeriksaan dokumen pendukung.auditor tidak boleh mengabaikan kemungkinan aktiva mengalami kurang saji tetapi lebih memperhatikan lebih saji. Karena lebih saji ekuitas pemilik dapat terjadi baik dari lebih saji aktiva atau kurang saji kewajiban, merupakan hal yang alami bagi akuntan public untuk menekankan kedua salah saji tersebut.Penggunaan tujuan audit yang berkaitan dengan saldo sama dengan yang diterapkan untuk memverifikasi piutang usaha, karena tujuan itu juga dapat diterapkan pada kewajiban dengan tiga modifikasi kecil:

1.      Tujuan nilai realisasi tidak dapat diterapkan pada kewajiban. Nilai realisasi hanya dapat diterapkan pada aktiva.

2.      Aspek hak dalam tujuan hak dan kewajiban tidak dapat diterpkan pada kewajiban. Untuk aktiva auditor menggunakan hak klien atas penggunaan dan pelepasan aktiva. untuk kewajiban auditor memperhatikan kewajiban klien atas pembayaran kewajiban.

3.      Untuk kewajiban, penekanan diberikan pada pencarian kurang saji dan bukan lebih saji.

Gambar 19-3Metodologi untuk Merancang Pengujian atas Rincian Saldo bagi Utang Usaha

Tahap ITahap ITahap ITahap IITahap IIITahap IIIMengidentifikasi risiko bisnis klien yang mempengaruhi utang usahaMenetapkan salah saji yang dapat ditoleransi dan menilai risiko inheren untuk utang

usahaMenilai risiko pengendalian untuk siklus akuisisi dan pembayaran.Merancang dan melaksanakan prosedur analitis untuk utang usahaMerancang dan melaksanakan pengujian pengendalian dan pengujian substantive atas transaksi untuk siklus akuisisi dan pembayaran.Merancang pengujian atas rincian saldo utang usaha untuk memenuhi tujuan audit yang berkaitan dengan saldoProsedur auditUkuran sampelItem yang dipilihPenetapan waktu 

Pengujian Kewajiban Setelah PeriodeKarena menekankan pada kurang saji dalam akun kewajiban, pengujian kewajiban setelah periode (out-of-period liabilities test) merupakan hal yang penting bagi utang usaha. Luas pengujian untuk mengungkapkan utang usaha yang belum tercatat, sering disebut pencarian utang usaha yang belum tercatat, sangat tergantung pada penilaian risiko pengendalian dan materialitas saldo akun yang potensial. Prosedur audit yang sama digunakan untuk mengungkapkan utang yang belum tercatat dapat diterpkan pada tujuan keakuratan.Memeriksa dokumentasi yang mendasari pengeluaran kas selanjutnya, auditor memeriksa dokumen pendukung menyangkut pengeluaran kas setelah tanggal neraca guna menentukan apakah pengeluaran kas dilakukan untuk kewajiban periode berjalan. Jika memang untuk kewajiban periode berjalan, auditor harus menelusurinya ke neraca saldo utang usaha untuk memastikan bahwa pembayaran tersebut telah dilakukan.Memeriksa dokumentasi yang mendasari untuk tagihan yang belum dibayar beberapa minggu setelah akhir tahun, auditor melaksanakan prosedur ini dengan cara yang sama seperti sebelumnya dan untuk tujuan yang sama.prosedur ini berbeda karena dilakukan untuk kewajiban yang belum dibayar mendekati akhir pekerjaan lapangan audit bukan untuk kewajiban yang telah dibayar.Menelusuri laporan penerimaan yang dikeluarkan sebelum akhir taun ke vaktur vendor terkait, semua barang dagang yang diterima sebelum akhir taun periode akuntansi harus dicantumkan sebagai utang usaha.

Menelusuri laporan vendor yang menunjukan saldo yang jatuh tempo ke neraca saldo utang usaha, jika klien menyimpan file laporan vendor, auditor dapat menelusuri setiap laporan yang memiliki saldo yang jatuh tempo pada tanggal neraca ke listing untuk memastikan bahwa hal itu telah dicantumkan sebagai utang usaha.Mengirim konfirmasi ke vendor dengan siapa klien melakukan bisnis, walaupun penggunaan konfirmasi untuk utang usaha kurang begitu umum ketimbang untuk piutang usaha, auditor kadang-kadang menggunakannya untuk menguji vendor yang dihapus dari daftar utang usaha, transaksi yang dihilangkan dan saldo akun yang salah saji.Pengujian pisah batas (cutoff tests) utang usaha dilakukan untuk menentukan apakah transaksi yang dicatat bebrapa hari  sebelum dan setelah tanggal neraca dicantumkan pada periode yang benar. Lima pengujian audit kewajiban setelah periode yang baru saja kita bahas semuanya ,merupakan pengujian pisah batas untuk akuisisi tapi menekankan pada kurang saji.Hubungan pisah batas dengan observasi fisik persediaan, dalam ,menentukan apakah pisah batas utang usaha sudah benar, sangatlah penting jika pengujian pisah batas dikoordinasikan  dengan observasi fisik persediaan.Perbedaa dalam perjalanan, menyangkut utang usaha, auditor harus membedakan antara akuisisi persediaan atas dasar FOB destination dan atas dasar FOB origin. Untuk FOB destination, hak akan berpindah ke pembeli ketika persediaan diterima, sehingga hanya persediaan yang diterima pada atau sebelum tanggal neraca yang harus dimasukan dalam persediaan  dan utang usaha pada akhir tahun. Jika akuisisi dilakukan atas dasar  FOB origin,perusahaan harus mencatat persediaan dan utang yang terkait pada periode berjalan jika pengiriman dilakukan pada atau setelah tanggal neraca.Perbedaan antara faktur vendor dan laporan vendor, auditor harus membedakan antara faktur vendor dengan laporan keuangan ketika memverivikasi jumlah yang terutang kepada vendor. Auditor akan memperoleh bukti yang sangat handal mengenai setiap transaksi ketika mereka memeriksa faktur faktur vendor dan dokumen pendukung terkait setiap laporan  penerimaan dan pesanan pembelian.Perbedaan antara laporan vendor dan konfirmasi perbedaan yang paling penting terletak pada sumber informasinya. Laporan vendor disiapkan oleh vendor (pihak ketiga yang independen) tetapi berada ditangan klien pada saat auditor memeriksanya. Hal ini memberikan klien kesempatan untuk mengubah laporan vendor untuk menyimpan laporan tertentu dari auditor.