ASIAN DEVELOPMENT BANK

KEBIJAKAN KOMUNIKASI PUBLIK BANK PEMBANGUNAN ASIA

Pengungkapan dan Pertukaran Informasi

Tinjauan Kebijakan Komunikasi Publik 2010 DRAF KONSULTASI

Juni 2010

Ini adalah draf konsultasi Kebijakan Komunikasi Publik yang pertama. Isinya tidak secara otomatis menceminkan pandangan Dewan Gubernur Bank Pembangunan Asia atau pemerintah yang diwakilinya. Penggunaan istilah “negara” tidak menyiratkan penilaian oleh Bank Pembangunan Asia atas keabsahan atau status entitas teritori apapun.

DAFTAR SINGKATAN ADB - Asian Development Bank (Bank Pembangunan Asia) ADF - Asian Development Fund (Dana Pembangunan Asia) AfDB - African Development Bank (Bank Pembangunan Afrika) CPS - Country Partnership Strategy (Strategi Kemitraan Nasional) CRP - Compliance Review Panel (Panel Tinjauan Kepatuhan) DEC - Development Effectiveness Committee (Komite Efektivitas

Pembangunan) DER - Department of External Relations (Departemen Hubungan Eksternal) DMC - Developing Member Country (Negara Berkembang Anggota ADB) DMF - Design and Monitoring Framework (Kerangka Kerja Rancangan dan Pemantauan) EBRD - European Bank for Reconstruction and Development

(Bank Eropa untuk Rekonstruksi dan Pembangunan) EARF - Environmental Assessment and Review Framework

(Kajian Lingkungan Hidup dan Kerangka Kerja Tinjauan) EIA - Environmental Impact Assessment

(AMDAL - Analisa Mengenai Dampak Lingkungan) EIB - European Investment Bank (Bank Investasi Eropa) EU - European Union (Uni Eropa) IBRD - International Bank for Reconstruction and Development

(Bank Internasional untuk Rekonstruksi dan Pembangunan) IDB - Inter-American Development Bank (Bank Pembangunan Antar-Amerika) IED - Independent Evaluation Department

(Departemen Evaluasi Independen) IEE - Initial Environmental Examination (Pemeriksaan Lingkungan Awal) IFC - International Finance Corporation (Korporasi Keuangan Internasional) IMF - International Monetary Fund (Dana Moneter Internasional) Info Unit - Public Information and Disclosure Unit

(Unit Informasi Publik dan Pengungkapan) IPP - Indigenous Peoples Plan (Rencana Masyarakat Adat) MDB - Multilateral Development Bank (Bank Pembangunan Multilateral) MIGA - Multilateral Investment Guarantee Agency

(Badan Penjamin Investasi Multilateral) NGO - Nongovernment Organization

(Organisasi Non-pemerintah/Lembaga Swadaya Masyarakat) OAI - Office of Anticorruption and Integrity Kantor Antikorupsi dan Integritas PAM - Project Administration Manual (Manual Administrasi Proyek) PDAC - Public Disclosure Advisory Committee

(Komite Penasehat Pengungkapan Informasi Publik) PID - Project Information Document (Dokumen Informasi Proyek) RCS - Regional Cooperation Strategy (Strategi Kerja Sama Regional) RRP - Report and Recommendation of the President

(Laporan dan Rekomendasi Presiden) SPF - Special Project Facilitator (Fasilitator Proyek Khusus) TA - Technical Assistance (Bantuan Teknis) UNDP - United Nations Development Programme

(Program Pembangunan Perserikatan Bangsa-Bangsa)

DEFINISI

“masyarakat yang terkena dampak” berarti masyarakat yang diuntungkan maupun dirugikan oleh suatu proyek atau program bantuan Asian Development Bank (ADB). “penilaian kelayakan” berarti misi untuk melakukan penilaian atau kegiatan yang setara untuk menilai kelayakan, atau apabila misi penilaian tidak diperlukan, “penilaian” berarti rapat tinjauan manajemen atau kegiatan yang setara.

‘Dewan” mengacu pada Dewan Direktur ADB, kecuali jika ada acuan lain yang diberikan secara rinci.

“peminjam”, jika diterapkan pada proyek negara, berarti penerima bantuan ADB.

"klien", jika diterapkan pada proyek non-negara, berarti peminjam, penerima jaminan, manajer pengelola dana, penerima investasi atau entitas serupa di mana ADB memberikan pinjaman, penjaminan, atau investasi. “penyelesaian” suatu dokumen dimaksudkan sebagai persiapan sampai pada dan mencakup tahap di mana dokumen tersebut memenuhi syarat yang diajukan oleh departemen ADB yang bertanggung jawab dalam mempersiapkan dokumen tersebut. “informasi bisnis konfidensial” berarti informasi yang dilindungi oleh kesepakatan yang efektif mengenai kerahasiaan ataupun kesepakatan untuk tidak mengungkapkan informasi, yang dibuat oleh ADB dengan klien, penasehat, konsultan dan pihak-pihak terkait lainnya. “laporan akhir” berarti laporan yang (i) secara resmi diajukan ke ADB sebagai laporan akhir; (ii) telah dinyatakan mempunyai mutu yang memadai oleh ADB untuk dapat dipergunakan dalam mempersiapkan sebuah proyek atau program bantuan ADB; dan (iii) tidak memerlukan perubahan apapun. “informasi historis” berarti informasi yang berkaitan dengan proyek bantuan ADB, kebijakan, strategi dan kegiatan umum yang telah melampaui 20 tahun sejak tanggal penerbitan.

"produk pengetahuan" mengacu pada analisa serta penilaian menurut tema dan sektor yang akan dipergunakan dalam persiapan strategi kemitraan negara atau strategi kerja sama regional, termasuk pemutakhiran produk pengetahuan semacam itu.

"proyek non-negara" berarti proyek yang dibiayai oleh pinjaman, penjaminan, penyertaan modal, atau pengaturan pembiayaan lainnya yang (i) tidak dijamin oleh negara atau pemerintah, atau (ii) dijamin oleh negara atau pemerintah dengan persyaratan yang tidak memungkinkan ADB, ketika ada cidera janji dari penjamin, untuk mempercepat, menahan, atau membatalkan pinjaman lain atau penjaminan antara ADB dan negara yang terkait.

“proyek” meliputi program dan proyek yang dibiayai dan/atau dikelola oleh ADB, termasuk bantuan teknis, dan komponennya terlepas dari sumber pembiayaannya.

"negara" berarti negara anggota yang bersangkutan.

"proyek negara" berarti setiap proyek yang dibiayai oleh pinjaman, hibah, atau pengaturan pembiayaan lain yang (i) diberikan kepada suatu negara; atau (ii) dijamin oleh suatu negara.

“pada saat” persetujuan, penyampaian, penyelesaian, pengesahan, pembahasan, penerbitan, atau penyerahan, diartikan sebagai sesegera mungkin untuk bisa dilakukan dan tidak lebih dari 2 minggu (14 hari kalender) setelah tanggal persetujuan, sirkulasi, penyelesaian, pengesahan, pembahasan, penerbitan, atau penyerahan tersebut.

CATATAN

Kebijakan Komunikasi Publik, dalam naskah asli bahasa Inggrisnya, menggunakan kata will, yang diterjemahkan sebagai “akan” untuk menunjukkan bahwa ADB bermaksud melaksanakan tugas atau aktivitas tertentu. Sedangkan kata shall, diterjemahkan sebagai “berkewajiban” atau “wajib” untuk menunjukkan kewajiban-kewajiban ADB yang dapat ditinjau kepatuhannya.

DAFTAR ISI Halaman

I. LATAR BELAKANG 1

II. KECENDERUNGAN GLOBAL BELAKANGAN INI DALAM HAL AKSES PUBLIK UNTUK MENDAPATKAN INFORMASI 1

III. PENGALAMAN ADB DALAM KOMUNIKASI PUBLIK 2 A. Ikhtisar Kebijakan Komunikasi Publik 2 B. Penilaian Pelaksanaan Kebijakan Komunikasi Publik 3

1. Hubungan Eksternal 3 2. Pengungkapan Informasi 4

IV. PERUBAHAN YANG DIUSULKAN 6

V. KEBIJAKAN 7

VI. STRATEGI 9 A. Hubungan Eksternal 9

1. Peran Kepemimpinan 9 2. Khalayak Sasaran 10 3. Pendekatan untuk Menjangkau Khalayak Sasaran 10 4. Juru Bicara and Komunikator 12 5. Peningkatan dan Pengembangan Kapasitas 12

B. Pengungkapan Informasi 12 1. Penerjemahan 12 2. Informasi Terkait Dengan Kegiatan-kegiatan ADB 13 3. Informasi Lain 22 4. Perkecualian Terhadap Pengungkapan Informasi 26

VII. PENGATURAN PELAKSANAAN 29 A. Peran dan Tanggung Jawab 29

1. Manajemen 29 2. Semua Kantor dan Departemen 29 3. Departemen Hubungan Eksternal 30 4. Kantor Perwakilan dan Kantor Perwakilan Tetap 31 5 Komite Penasihat Pengungkapan Informasi Publik 32 6. Peminjam atau Klien 32

B. Prosedur untuk Mendapatkan Informasi 33 1. Pengungkapan Informasi Secara Proaktif 33 2. Permintaan Informasi 33 3 Batas Waktu Untuk Menanggapi Pemintaan Informasi Baru 33 4. Bahasa yang Digunakan dalam Permintaan Informasi 33 5. Keluhan 33

C. Pemantauan dan Pembuatan Laporan 34 D. Tinjauan dan Perubahan 34

VIII. TINJAUAN KEPATUHAN 34 LAMPIRAN

1.Pengungkapan Informasi pada Bank-Bank Pembangunan Multilateral 35

I. LATAR BELAKANG

1. Pada tanggal 22 April 2005, Dewan Direktur Bank Pembangunan Asia (ADB) menyetujui Kebijakan Komunikasi Publik (Kebijakan), yang mulai berlaku 1 September 2005. Menurut paragraf 166 dari Kebijakan itu, ADB berwajiban membuat tinjauan komprehensif dalam waktu 5 tahun sejak tanggal berlakunya Kebijakan. Pada bulan Februari 2010, ADB memulai tinjauan Kebijakan tersebut. Maksud tinjauan itu adalah untuk menilai efektivitas pelaksanaan strategi yang dijabarkan dalam Kebijakan, yang terdiri dari hubungan eksternal yang bersifat proaktif dan peningkatan akses untuk memperoleh informasi, dalam mencapai tujuan Kebijakan, dan untuk merekomendasikan, jika perlu, perubahan atas kebijakan yang berlaku saat ini. Pelajaran yang dipetik menunjukkan bahwa Kebijakan tersebut efektif. Isu yang dikemukakan sebagian besar terkait dengan pelaksanaan. Tinjauan itu diharapkan akan memberikan klarifikasi, penyesuaian, dan revisi yang akan meningkatkan efektivitas Kebijakan. 2. Komite pengarah dibentuk Januari 2010 untuk mengawasi proses tinjauan. Komite itu terdiri dari Managing Director General atau Direktur Jenderal Pelaksana (selaku ketua), General Counsel atau Penasehat Umum, Sekretaris, Direktur Jenderal Departemen Strategi dan Kebijakan, Departemen Operasi Sektor Swasta, Departemen Wilayah Asia Tengah dan Barat, Departemen Pembangunan Regional dan Berkelanjutan, dan Direktur Kepala, Departemen Hubungan Eksternal. Seorang konsultan internasional dan seorang konsultan nasional dilibatkan untuk membantu proses tinjauan tersebut. 3. Jika disetujui oleh Dewan Direktur, dokumen kebijakan akhir akan menggantikan Kebijakan Komunikasi Publik yang disetujui tahun 2005. Draf konsep konsultasi yang pertama ini disusun sebagai berikut: Bagian II menggambarkan kecenderungan global belakangan ini dalam hal akses publik untuk memperoleh informasi, termasuk pada bank-bank pembangunan multilateral lainnya (MDB). Bagian III menilai pelaksanaan Kebijakan dan Bagian IV menyampaikan perubahan-perubahan yang diusulkan. Bagian V menguraikan Kebijakan, dan Bagian VI menjabarkan strategi pelaksanaan Kebijakan, termasuk penjangkauan eksternal, informasi dan dokumen yang akan diungkapkan secara proaktif dan perkecualian dalam pengungkapan informasi. Bagian VII menggambarkan pengaturan pelaksanaan. Yang terakhir, Bagian VIII terkait dengan tinjauan kepatuhan. Implikasi Kebijakan terhadap kepegawaian dan sumber daya serta kerangka kerja penilaian kinerja ADB bagi Kebijakan akan ditambahkan dalam draf kebijakan yang kedua.

II. KECENDERUNGAN GLOBAL BELAKANGAN INI DALAM HAL AKSES PUBLIK UNTUK MEMPEROLEH INFORMASI

4. Kebebasan atas informasi, termasuk hak atas akses untuk memperoleh informasi yang dimiliki oleh badan publik, telah lama diakui dalam konsititusi dan undang-undang tentang akses untuk memperoleh informasi di banyak negara. Hal ini dianggap sebagai hak asasi manusia yang bersifat mendasar, dilindungi oleh hukum internasional dan konstitusi. Di tahun 1990-an banyak pemerintah menyetujui undang-undang penting yang memberikan jaminan bagi warga negara mereka untuk mendapatkan hak untuk mengakses atau memperoleh informasi pemerintah. Gerakan kebebasan informasi ini terus berlangsung hingga ke milennium yang baru dan lebih dari 80 negara telah mengadopsi perundang-undangan mengenai kebebasan atas informasi. Harapan publik mengenai lingkup, jenis dan penyampaian informasi oleh lembaga-lembaga di sektor publik, swasta, dan nirlaba, telah meningkat sejak ADB mengadopsi Kebijakan Komunikasi Publik dan sekarang terdapat pemahaman yang lebih baik

2

mengenai transparansi, dan praktik terbaik untuk mencapainya. Biaya dan efektivitas program pembangunan juga diteliti dengan lebih cermat. 5. Sebagian besar MDB baru-baru ini telah merevisi atau sedang meninjau kebijakan pengungkapan informasi mereka, termasuk Bank Eropa bagi Rekonstruksi dan Pembangunan (EBRD), Bank Pembangunan Antar-Amerika (IDB), dan Dana Moneter Internasional (IMF), Korporasi Keuangan Internasional (IFC), dan Bank Dunia (Lampiran 1 menyampaikan survei mengenai pengungkapan informasi di MDB lain). Kebijakan-kebijakan yang baru, baik yang telah diadopsi maupun yang diusulkan, memiliki banyak persamaan karakteristik dan fitur. Yang terutama kebijakan-kebijakan ini didasarkan pada sikap yang berpihak pada pengungkapan informasi, dan prinsip akses yang sebesar-besarnya untuk memperoleh informasi, dengan pengecualian yang jelas dan terbatas bagi penyediaan informasi untuk publik. Kebijakan-kebijakan ini juga memuat prosedur pengungkapan yang jelas serta mekanisme penanganan keluhan.

6. Dalam bidang hubungan eksternal, organisasi-organisasi yang menjadi komparator atau pembanding bagi ADB telah menjangkau media dan melakukan kegiatan hubungan masyarakat secara proaktif pada tahun-tahun terakhir ini. Oleh karena itu, profil mereka secara internasional telah meningkat dan reputasi mereka membaik di banyak sektor. Tetapi, ADB adalah satu-satunya MDB yang memadukan hubungan eksternal dan pengungkapan informasi dalam satu Kebijakan tunggal. Dengan melakukan hal itu, ADB mengakui bahwa hubungan eksternal yang proaktif dan meningkatnya pengungkapan informasi bersifat saling menunjang, dan membuat langkah besar dalam peningkatan kesadaran dan pemahaman serta kepercayaan terhadap ADB. Pada saat yang sama memperluas lingkup dokumen yang tersedia secara publik yang mencakup baik proyek pemerintah maupun non-pemerintah. Penjangkauan kepada pihak eksternal dan pengungkapan informasi yang jelas namun saling bertumpu telah memberikan kontribusi terhadap tersedianya informasi tentang kegiatan ADB dan pengetahuan mengenai pembangunan untuk khalayak sasaran guna meningkatkan efektivitas pembangunan dan kepercayaan publik pada ADB.

III. PENGALAMAN ADB DALAM KOMUNIKASI PUBLIK

A. Ikhtisar Kebijakan Komunikasi Publik

7. Transparansi sangatlah penting bagi akuntabilitas dan dasar Kebijakan.Tujuan menyeluruh Kebijakan itu adalah untuk meningkatkan kepercayaan dan kemampuan pemangku kepentingan untuk terlibat dengan ADB. Untuk memastikan bahwa kegiatan ADB memiliki dampak pembangunan yang lebih besar, Kebijakan itu mendorong kesadaran dan pemahaman mengenai kegiatan ADB, terutama melalui kegiatan hubungan eksternal yang telah ditingkatkan dan membina hubungan dengan para pembuat keputusan dan pemuka pendapat di negara-negara berkembang anggota ADB (DMC) serta negara-negara donor. Kebijakan itu juga mengakui hak masyarakat untuk mencari dan menerima informasi mengenai kegiatan ADB. Kebijakan Komunikasi Publik mendukung berbagi pengetahuan dan memungkinkan pembangunan partisipatif atau komunikasi dua arah dengan masyarakat yang terkena dampak. Kebijakan itu didasarkan atas sikap yang memihak pada pengungkapan informasi, kecuali jika terdapat alasan yang mendesak untuk tidak mengungkapkannya karena pengungkapan secara penuh tidak selalu memungkinkan atas alasan hukum dan alasan praktis. Kebijakan itu mengharuskan ADB untuk secara proaktif mengungkapkan informasi kelembagaan, keuangan dan yang terkait dengan proyek, dalam situs webnya, mengikuti batas waktu yang ketat dan juga menyediakan mekanisme penanganan tanggapan dan mekanisme penanganan keluhan yang baik.

3

B. Penilaian Tentang Pelaksanaan Kebijakan Komunikasi Publik

8. Sejak 2005, ADB telah memantau pelaksanaan Kebijakan itu dan menerbitkan empat laporan penilaian tahunan.1. Penilaian yang terperinci ini menunjukkan bahwa ADB telah mencapai kemajuan yang baik dalam mengikuti ketentuan dalam Kebijakan itu, dalam mendorong pengakuan dan transparansi dan dalam membuat lebih banyak informasi tersedia bagi berbagai pemangku kepentingan yang luas.

1. Hubungan Eksternal

9. Strategi yang ada dalam Kebijakan itu menekankan perlunya hubungan eksternal yang proaktif. Kepemimpinan dan motivasi manajemen digarisbawahi sebagai kunci keberhasilan. Strategi itu menekankan perlunya pembinaan hubungan yang terus-menerus dengan negara berkembang anggota ADB dan peningkatan upaya untuk menjangkau para konsituen di negara-negara donor. Kebijakan itu menetapkan prasyarat bagi ADB untuk mengembangkan hubungan eksternal dan meningkatkan profil publiknya, menjabarkan pendekatan untuk mencapai khalayak sasaran, menentukan komunikator utama ADB, dan menjabarkan perubahan organisasional yang perlu. 10. Tinjauan internal dan eksternal secara umum telah mendapati bahwa ADB telah meningkatkan pengakuan dan transparansinya melalui usaha hubungan eksternal sejak disetujuinya Kebijakan itu. Hal ini diperkuat dengan peningkatan secara tetap dalam kegiatan penjangkauan, perhatian media, dan statistik lalu lintas web. ADB telah berkomitmen untuk memantau setiap 3 tahun sekali persepsi pihak eksternal mengenai ADB. Menurut penemuan survei global 2006 dan 2009 mengenai persepsi pemangku kepentingan ADB, secara umum, pemangku kepentingan dan pemuka pendapat memiliki pandangan yang positif terhadap ADB dan melihatnya sebagai lembaga yang berdampak besar bagi pembangunan di wilayah itu. ADB juga dipandang sebagai lembaga yang sangat handal, terpercaya dan kompeten. Sebagian besar responden merasa bahwa ADB berkomunikasi dengan baik dan melakukan pekerjaan dengan baik dalam menanggapi permintaan informasi. Tetapi, sebagian kecil tetap merasa bahwa ADB tidak mengkomunikasikan misinya dengan baik. Hal ini menunjukkan bahwa ada yang perlu ditingkatkan dalam komunikasi ADB secara umum. 11. Pelaksanaan Kebijakan itu didukung oleh penyelarasan organisasi ADB dengan strategi Kebijakan tersebut tentang hubungan external. Manajemen memainkan peran yang penting dalam mendorong lingkungan korporasi yang lebih kondusif bagi hubungan eksternal yang proaktif. Untuk meningkatkan kapasitas dalam melakukan komunikasi secara efektif, status Kantor Hubungan Eksternal ditingkatkan menjadi Departemen Hubungan Eksternal (DER) dan ditempatkan langsung di bawah Presiden. Pada saat yang sama, kantor perwakilan di Tokyo, dan Washington DC diintegrasikan dengan DER untuk menjamin agar pendekatan hubungan eksternal terkoordinasi dengan baik. ADB mengalokasikan sumber daya tambahan bagi hubungan eksternal. Sejak 2005, telah dibentuk tujuh posisi staf nasional untuk hubungan eksternal di kantor ADB di lapangan untuk mendukung hubungan eksternal yang proaktif. 12. Prasyarat Keberhasilan. Kebijakan itu menetapkan enam prasyarat bagi hubungan eksternal yang sukses. Tinjauan internal dan informasi yang tersedia menunjukkan bahwa prasyarat ini secara umum telah dipenuhi. Kemajuan telah dicapai dalam banyak bidang sejak 2005. Sebagai contoh, komunikasi internal telah banyak ditingkatkan, dengan adanya 1 Lihat http://www.adb.org/Disclosure/default.asp#annual

4

pertemuan staf dengan Manajemen secara teratur dan lebih banyak digunakannya intranet sebagai fasilitas untuk berbagi pengetahuan. 13. Kepemimpinan dan Motivasi. Strategi ini menyoroti peran penting Manajemen dalam meningkatkan profil publik ADB. Sejak disetujuinya Kebijakan itu, Manajemen dan staf senior secara aktif terlibat dengan khalayak eksternal sebagai pembicara dalam berbagai acara, presentasi, dan pertemuan, sehingga memantapkan posisi ADB sebagai pemimpin dalam isu-isu pembangunan di arena pembangunan global. Manajemen ADB makin banyak diminta untuk berbicara dalam forum-forum global yang bergengsi. 14. Khalayak Sasaran dan Pendekatan untuk Menjangkau Mereka. Strategi Kebijakan Komunikasi Publik ADB mendesak ADB untuk membangun hubungan dengan khalayak sasaran melalui manajemen dan staf-staf senior, departemen operasional ADB dan kantor-kantor perwakilan. Strategi itu memenuhi kebutuhan akan peningkatan kapasitas ADB dalam melakukan hubungan eksternal di negara berkembang yang menjadi anggotanya. Sejak 2005, ADB memperkuat pengembangan keterampilan staf bagi hubungan eksternal. Khususnya, ADB telah menyelenggarakan lokakarya pelatihan tahunan bagi staf hubungan eksternal dari kantor-kantor perwakilan. Strategi itu menekankan pada penjangkauan khalayak di negara-negara donor dan menghendaki peningkatan hubungan dengan media-media terkemuka mengingat tingkat pengaruh mereka terhadap persepsi dari para pemuka pendapat. Strategi ini telah meningkatkan peliputan media secara berlanjut. Dalam lima tahun terakhir, ADB secara bertahap telah meningkatkan keberadaannya dalam pemberitaan media regional dan media-media terkemuka melalui berbagai kegiatan hubungan media, seperti penerbitan siaran pers, wawancara, jumpa pers, perjalanan peliputan dengan wartawan, penempatan editorial opini, tajuk rencana, situs web, dan produk multimedia. 15. Komunikator-komunikator kunci. Strategi itu menekankan pentingnya komunikator-komunikator kunci ADB untuk terlibat dengan khalayak sasaran melalui pidato pada forum-forum tingkat tinggi dan wawancara dengan media untuk membuat ADB semakin terbuka, lebih dapat akuntabel, lebih dikenal, dan lebih dihormati di wilayah itu. ADB telah mengembangkan usaha yang terus-menerus dan menawarkan kesempatan wawancara dengan media-media terkemuka bagi Manajemen dan staf-staf senior, termasuk dengan kepala kantor perwakilan ADB atau para ahli di kalangan staf ADB. Pembangunan kapasitas secara terus-menerus tetap penting dilakukan untuk memperkuat keterampilan para komunikator kunci ADB dalam hubungan dengan media dan melakukan presentasi.

16. Secara keseluruhan, Kebijakan itu telah menyediakan kerangka kerja yang memungkinkan ADB dapat lebih diakui dan dikenal. Meskipun demikian, peran penting publikasi ADB sebagai sarana informasi dan pengetahuan mengenai isu-isu pembangunan di Asia dan Pasifik, dan peran situs web ADB yang besar dalam mendukung komunikasi publik perlu ditekankan dalam Kebijakan itu. Secara umum perlu ditingkatkan upaya-upaya untuk meningkatkan pemahaman publik dan meraih dukungan terhadap peran, tujuan dan kegiatan ADB

2. Pengungkapan Informasi

17. Kebijakan itu menetapkan persyaratan pengungkapan informasi bagi dokumen yang dihasilkan oleh ADB atau dokumen yang disyaratkan oleh ADB untuk dihasilkan Persyaratan ini progresif dan berorientasi ke depan. Kebijakan ini secara umum telah diterima dengan baik oleh

5

pemangku kepentingan eksternal dan dipahami oleh staf ADB. Dalam Global Accountability Report 2007 yang diterbitkan oleh One World Trust, ADB mendapatkan nilai 100% untuk “praktik terbaik” dalam hal transparansi. 18. Telah banyak kemajuan selama bertahun-tahun sejak diberlakukannya Kebijakan ini. Secara umum, informasi kelembagaan dan yang terkait dengan proyek ADB telah lebih banyak tersedia bagi pemangku kepentingan dan publik, baik secara proaktif maupun berdasarkan permintaan. 19. Sebagian besar informasi yang disyaratkan untuk dimuat dalam situs web ADB kini telah tersedia. Informasi yang terkait dengan proyek yang diungkapkan dalam situs web ADB telah meningkat dari sekitar 900 dokumen pada tahun 2005 menjadi sekitar 2.000 pada tahun 2009. Aksesibilitas informasi di situs web ADB juga telah meningkat. Selain itu, dari bulan September 2005 hingga Desember 2009, ADB melacak dan memproses hampir 5.000 permintaan dari luar untuk mendapatkan informasi dan dokumen. Hanya 5% dari permintaan ini yang ditolak—kategori permintaan yang paling banyak ditolak adalah permintaan informasi terkait dengan penentuan harga dalam transaksi obligasi. ADB juga menyetujui dan mengungkapkan banyak dokumen yang dibuat sebelum 2005. Tetapi usaha-usaha perlu terus dilanjutkan untuk memenuhi 100% target kepatuhan terhadap persyaratan pengungkapan informasi dalam Kebijakan yang masih belum tercapai. Misalnya, tidak semua rangkuman informasi proyek yang disyaratkan telah dimuat dalam situs web ADB atau dimutakhirkan sesuai dengan persyaratan dan tingkat kelengkapan data masih perlu ditingkatkan lebih lanjut. 20. Untuk mendukung pelaksanaan peraturan pengungkapan informasi dari Kebijakan ini, ADB mengalokasikan sumber daya tambahan untuk posisi staf baru, pelatihan reguler dan pengembangan kerangka kerja penerjemahan. Kebijakan ini telah diterjemahkan ke dalam 12 bahasa dan disebarluaskan. Pada bulan Juli 2005, Unit Informasi Publik dan Pengungkapan (InfoUnit), yang terdiri dari seorang staf internasional, , seorang staf nasional, dan seorang staf administrasi, dibentuk di DER untuk memantau pelaksanaan Kebijakan itu, dan menyediakan layanan, produk dan alat bagi staf ADB untuk memenuhi syarat-syarat dalam pengungkapan informasi. InfoUnit ini sekarang dikenal sebagai pusat untuk semua hal yang berkaitan dengan pengungkapan informasi di ADB. 21. Sejak 2005, ADB telah melakukan banyak penerangan dan kegiatan peningkatan kesadaran untuk membantu staf ADB dan pemangku kepentingan lain yang relevan agar memahami persyaratan pengungkapan informasi dalam Kebijakan. Selain itu, alat untuk membantu staf dalam merencanakan dan mengelola dokumen-dokumen proyek untuk diungkapkan kepada publik telah dibentuk dan terus ditingkatkan. Laporan pemantauan internal telah dibuat untuk memungkinkan departemen operasional memantau sendiri kepatuhannya dalam pengungkapan informasi. Alat ini secara efisien mendorong staf proyek untuk segera melengkapi persyaratan pengungkapan informasi. 22. Kebijakan ini telah membawa cukup banyak perubahan dalam ADB. Yang paling penting, melalui kepemimpinan Manajemen yang tampak nyata, ADB sekarang memiliki budaya yang lebih kondusif bagi komunikasi yang proaktif dengan pemangku kepentingan. Secara keseluruhan, staf telah mengakui secara umum banyaknya manfaat transparansi dan lebih terbuka, bersedia, dan sadar untuk mengungkapkan informasi. Alasan utama mengapa persyaratan pengungkapan informasi belum bisa dipatuhi sepenuhnya adalah karena diperlukan lebih banyak waktu dan tenaga staf untuk melengkapi persyaratan pengungkapan informasi.

6

23. Karena hambatan sumber daya, dukungan DER terhadap penyusunan rencana komunikasi proyek dengan masyarakat yang terkena dampak dan pemangku kepentingan lain yang berkepentingan selama pelaksanaan proyek secara umum terbatas pada proyek-proyek yang berisiko tinggi. Sesuai dengan persyaratan yang dijabarkan dalam Kebijakan, rencana komunikasi untuk proyek-proyek yang kemungkinan akan banyak menarik perhatian publik harus diberi prioritas yang lebih tinggi. 24. Yang terakhir, pusat-pusat informasi publik ADB dan program perpustakaan (depository library) telah ditinjau dan prosedur-prosedur diefektifkan untuk meningkatkan akses akan informasi mengenai ADB di Asia dan Pasifik. Khususnya, pada tahun 2009, ADB meningkatkan sejumlah perpustakaan menjadi pusat informasi publik yang bersifat multi donor, , selain itu juga membuka pusat-pusat informasi publik multidonor yang baru untuk meningkatkan visibilitas dan aksesibilitas produk-produk pengetahuan ADB. 25. Secara keseluruhan ADB telah berhasil menerapkan keberpihakan terhadap pengungkapan informasi. Kepatuhan dalam pengungkapan informasi, termasuk ketepatan waktu dalam pengungkapan informasi dan penanganan permintaan eksternal, terus membaik.

IV. PERUBAHAN-PERUBAHAN YANG DIUSULKAN

26. ADB mengakui bahwa demi kepentingan para pemangku kepentingan dan publik, dan agar sepadan dengan lembaga-lembaga pembanding, ADB harus terus menunjukkan keterbukaan dan transparansi dalam kegiatannya. ADB selanjutnya juga mengakui bahwa hubungan eksternal yang efektif, pengungkapan informasi yang proaktif dan komunikasi dengan masyarakat yang terkena dampak dan individu atau organisasi lain yang berkepentingan pada akhirnya akan mengarah pada proyek yang lebih baik dan lebih berkelanjutan serta mendukung efektivitas pembangunan ADB. Berdasarkan penilaian pelaksanaan Kebijakan tersebut di atas, dapat disimpulkan bahwa Kebijakan Komunikasi Publik merupakan kebijakan yang efektif yang secara umum telah dilaksanakan sesuai dengan maksudnya. Tinjauan kebijakan selanjutnya akan memberikan klarifikasi, memperbarui informasi, menyesuaikan dengan proses bisnis baru ADB, mempertimbangkan praktik-praktik terbaik internasional, dan mengajukan perubahan-perubahan untuk membuat Kebijakan itu lebih efektif. 27. Mengenai Hasil (i)—hubungan eksternal yang proaktif—revisi utama dalam draf Kebijakan yang diusulkan mencakup: (i) memperbaharui strategi hubungan eksternal agar mencerminkan peran pentingnya dalam mendukung pelaksanan kerangka kerja strategis jangka panjang ADB,2 dan kemajuan yang dibuat oleh ADB dalam bidang seperti penerbitan, web dan multimedia, penjangkauan oleh Manajemen dan para juru bicara ADB, dan komunikasi internal; serta (ii) mencerminkan perubahan yang signifikan dalam teknologi komunikasi sejak 2005 (yaitu media sosial) dan saluran serta alat untuk melibatkan khalayak sasaran ADB; dan (iii) meninjau target-target hasil hubungan eksternal yang ditetapkan dalam Kebijakan (sasaran/indikator yang direvisi akan disampaikan dalam draf kebijakan yang kedua).

2 ADB. 2008. Strategy 2020: The Long-Term Strategic Framework of the Asian Development Bank 2008–2020.

Manila..

7

28. Mengenai Hasil (ii)—peningkatan akses atas informasi tentang kegiatan ADB—revisi utama dalam Kebijakan yang diusulkan mencakup: (i) pemutakhiran daftar dokumen yang harus diungkapkan secara proaktif (sebab beberapa dokumen yang disebutkan dalam Kebijakan saat ini telah berubah namanya atau sudah tidak ada lagi), dan (ii) mencerminkan peraturan pengungkapan yang baru seperti yang disebutkan dalam kebijakan, strategi dan bagian-bagian dari Manual untuk kegiatan operasional ADB yang disetujui setelah September 2005. Secara khusus, Kebijakan itu akan menyesuaikan dengan syarat-syarat pengungkapan informasi dalam Pernyataan Kebijakan Perlindungan (2009). Demikian juga halnya, Kebijakan itu akan mencerminkan perubahan lain yang relevan dalam proses bisnis ADB (yaitu bantuan teknis, kegiatan non-negara dan proses bisnis yang diefektifkan). Oleh karena itu Bagian tentang definisi juga akan direvisi. 29. Perubahan lain telah dimasukkan dalam draf yang diusulkan untuk meningkatkan efektivitas Kebijakan dan untuk mencerminkan praktik ADB. Misalnya, waktu pengungkapan publik dari makalah kebijakan atau strategi kini tidak lagi dikaitkan dengan pengungkapan rangkuman dari masing-masing ketua komite yang bersangkutan untuk menghindari penundaan yang tak perlu dalam pemuatan suatu makalah kebijakan atau strategi yang telah disetujui Dewan Direktur di situs web ADB. Sama halnya, beberapa ketentuan dalam bagian perkecualian dan pengaturan pelaksanaan telah diubah sehingga menjadi lebih konsisten dengan keberpihkan ADB pada pengungkapan informasi atau mencerminkan praktik-praktik yang ada saat ini. Selain itu, bahasa Kebijakan juga telah diperjelas dan diperbaiki. 30. Draf Kebijakan yang disampaikan secara terperinci di bawah ini sewaktu-waktu dapat direvisi lebih lanjut berdasarkan konsultasi. Jika disetujui oleh Dewan Direktur, makalah kebijakan akhir akan menggantikan Kebijakan Komunikasi Publik yang disetujui 25 April 2005.

V. KEBIJAKAN

31. Kebijakan ini bertujuan meningkatkan kepercayaan pemangku kepentingan terhadap ADB dan kemampuan mereka dalam berhubungan dengan ADB. Untuk memastikan bahwa kegiatan ADB mempunyai dampak pembangunan yang lebih besar, maka Kebijakan ini mendukung ditingkatkannya

• kesadaran dan pemahaman akan kegiatan, kebijakan, strategi, tujuan dan hasil

diantara konstituen ADB, pemangku kepentingan lain, dan masyarakat umum; • berbagi dan saling tukar pengetahuan serta pelajaran yang didapat mengenai

pembangunan, agar dapat memberikan perspektif yang baru dan inovatif mengenai isu-isu pembangunan;

• pembangunan partisipatif, memastikan peningkatan informasi dua arah antara ADB dan para pemangku kepentingannya, termasuk masyarakat yang terkena dampak proyek, perempuan, kaum miskin, dan kelompok lain yang dirugikan atau terpinggirkan; dan

• transparansi dan akuntabilitas dalam kegiatan ADB..

32. Untuk tujuan ini, ADB berkewajiban secara proaktif berbagi pengetahuan dan informasi mengenai pekerjaan, pandangan dan pendapat-pendapatnya dengan para pemangku kepentingan dan publik pada umumnya. ADB juga berkewajiban mengungkapkan informasi sebagai tanggapan terhadap permintaan individu mengenai informasi. Jika tidak ada alasan yang meyakinkan untuk merahasiakan sesuatu, maka ADB berkewajiban menganggap bahwa informasi tersebut dapat diungkapkan.

8

33. ADB mengakui bahwa transparansi tidak hanya meningkatkan efektivitas pembangunan, melainkan juga memperbesar kepercayaan publik terhadap suatu lembaga. ADB berusaha memberikan contoh positif dari transparansi, dan bertindak konsisten dengan saran ADB yang diberikan bagi para anggota mengenai isu-isu transparansi. 34. ADB juga mengakui pentingnya suatu negara mempunyai rasa memiliki terhadap kegiatan yang didukung ADB di negara-negara berkembang yang menjadi anggotanya. Karena itu, pandangan dan kepentingan negara itu wajib dihormati pada saat Kebijakan ini dilaksanakan. 35. ADB mengakui hak masyarakat untuk mencari, menerima dan meneruskan informasi dan gagasan mengenai kegiatan yang mendapat bantuan ADB. ADB berkewajiban menyediakan informasi secara tepat waktu, jelas dan relevan sehingga ADB dapat berkomunikasi, mendengarkan, dan mempertimbangkan umpan balik dari para pemangku kepentingannya. ADB berkewajiban untuk sedini mungkin membagi informasi dengan masyarakat yang terkena dampak agar mereka dapat memberikan masukan yang bermanfaat ke dalam perencanaan dan pelaksanaan proyek. 36. Sebagai upaya memperbaiki kinerja melalui proses belajar dari pengalaman masa lalunya, ADB berkewajiban melaporkan juga kegagalan dan kekecewaan selain keberhasilannya. ADB berkewajiban untuk tidak menyembunyikan informasi hanya karena informasi itu bersifat negatif. ADB berkewajiban mendorong debat dan dialog yang membangun mengenai kebijakan dan kegiatannya. Sebagai lembaga publik, ADB wajib bertanggung jawab kepada publik. 37. ADB berkewajiban untuk tidak memilih-milih dalam mengungkapkan informasi; masyarakat akan memiliki akses yang sama terhadap informasi yang akan disediakan menurut Kebijakan ini, sesuai dengan ketentuan kebijakan, strategi dan aturan pelaksanaan Kebijakan. 38 ADB berkewajiban berupaya meningkatkan pemahaman para anggotanya, organisasi-organisasi masyarakat sipil, dunia usaha, media, lembaga akademik, mitra pembangunan, dan masyarakat umum mengenai peran ADB dalam mengurangi kemiskinan di Asia. 39. Pengungkapan informasi secara menyeluruh tidak selalu bisa dilakukan karena alasan hukum dan alasan praktis. Misalnya, ADB perlu mempertimbangkan berbagai gagasan, membagi informasi, menyelenggarakan diskusi internal dengan negara-negara anggotanya secara terbuka. ADB juga perlu mempertimbangkan persyaratan khusus dari kegiatan sektor swasta. ADB harus menjaga hak pribadi para stafnya dan melindungi informasi bisnis yang bersifat non-publik itu sendiri, para sponsor sektor swasta, dan kliennya. Namun demikian, jumlah perkecualian ini terbatas, dan ADB berkewajiban mengungkapkan semua informasi yang dihasilkannya kecuali jika informasi tersebut termasuk dalam perkecualian yang diatur pada paragraf 136,138, dan 140 dari Kebijakan itu. 40. Kecuali dibatasi oleh ketentuan lain dalam Kebijakan, dokumen yang diserahkan kepada Dewan Direktur sebagai pemberitahuan wajib diungkapkan tidak lebih lama dari saat dokumen tersebut disampaikan kepada Dewan. Sedangkan dokumen yang diserahkan kepada Dewan untuk mendapatkan pertimbangan wajib diungkapkan tidak lebih lama dari saat dokumen tersebut mendapat persetujuan maupun pengesahan Dewan. 41. ADB berkewajiban melaksanakan prinsip-prinsip umum yang diatur oleh Kebijakan tersebut melalui strategi yang digambarkan di bawah ini. Strategi ini menentukan informasi yang

9

secara proaktif wajib disediakan ADB untuk publik dan memberikan contoh-contoh kapan suatu informasi wajib disediakan bilamana diminta dan kapan informasi tidak dapat diberikan tanpa persetujuan ADB. 42. Jika terdapat perbedaan antara ketentuan mengenai pengungkapan informasi (namun bukan ketentuan lainnya) yang ada dalam Kebijakan ini dengan kebijakan lain yang telah disetujui Dewan, maka yang berlaku adalah ketentuan pengungkapan informasi dari Kebijakan ini.

VI. STRATEGI

43. Untuk mewujudkan tujuan Kebijakan, strategi ini dirancang untuk memberikan 2 hasil spesifik:

(i) hubungan eksternal yang bersifat proaktif; dan (i) peningkatan akses untuk mendapatkan informasi tentang kegiatan ADB.

44. Strategi ini memuat dua komponen yang terpisah, namun saling melengkapi: hubungan eksternal dan pengungkapan informasi. Hubungan eksternal akan memusatkan perhatian terutama pada pengembangan kemitraan yang kokoh dengan para pemangku kepentingan untuk menempatkan ADB sebagai suara yang memimpin dalam pembangunan dan pertumbuhan inklusif di kawasan Asia dan Pasifik [hasil (i)]. Pengungkapan informasi akan bertujuan untuk memperkuat kemitraan, terutama dengan masyarakat dan organisasi yang memiliki hubungan operasional dan bisnis langsung dengan ADB [hasil (ii)]. C. Hubungan Eksternal

45. ADB akan memperkuat strategi hubungan eksternalnya dengan menjangkau para pemangku kepentingan utama dengan menggunakan berbagai saluran komunikasi. Ini akan membuat misi, kebijakan dan kegiatan ADB diketahui secara luas dan dipahami, termasuk kerangka kerja strategis jangka panjangnya untuk mendorong pembangunan dan pertumbuhan yang infklusif, dan melawan kemiskinan. Secara khusus, ADB akan

(i) menyebarkan dan mempromosikan produk pengetahuan ADB dengan menggunakan berbagi saluran informasi dan komunikasi, termasuk media masa, media online, situs web, publikasi, multimedia, acara khusus dan keterlibatan Managemen sebagai pembicara di berbagai acara serta program penjangkauan.

(ii) memperkuat hubungan dengan media dan meningkatkan profil ADB dalam media regional dan lokal yang terkemuka di negara-negara anggota.

(iii) memperkuat komunikasi strategis untuk memastikan strategi hubungan eksternal yang profesional yang memenuhi kebutuhan dan harapan khalayak yang terus berubah.

(iv) memperkuat komunikasi internal dan kegiatan pembangunan kapasitas di kantor pusat dan kantor perwakilan di lapangan untuk meningkatkan kesadaran dan keterampilan staf ADB dalam mendukung pelaksanaan strategi hubungan eksternal .

1. Peran Kepemimpinan

46. Komitmen yang kuat dan nyata untuk memperkuat hubungan eksternal dari setiap anggota manajemen ADB sangat dibutuhkan. Sebagai komunikator utama ADB, anggota manajemen akan secara aktif berpartisipasi dalam kegiatan hubungan eksternal, dan membina

10

hubungan yang erat dengan khalayak sasaran utama ADB, termasuk para pembuat keputusan dan pemuka pendapat di negara-negara donor maupun negara-negara peminjam. 47. Manajemen ADB akan memimpin usaha komunikasi. Sangatlah penting bagi Manajemen untuk mendorong semua staf agar berpartisipasi secara aktif dalam hubungan eksternal. Manajemen akan memastikan agar semua staf memahami bahwa memberikan penjelasan kepada publik mengenai pekerjaan mereka harus menjadi prioritas. Manajemen akan memperkuat komunikasinya dengan para staf, dan menyampaikan pandangan kepada staf dari semua tingkatan serta meminta umpan balik dari mereka. Staff harus terus terlibat dalam kegiatan hubungan eksternal dan membantu meningkatkan profil ADB. Para Kepala di kantor-kantor perwakilan ADB di negara-negara anggota dan negara-negara donor harus memimpin kegiatan hubungan eksternal di kantor mereka masing-masing. .

2. Khalayak Sasaran

48. ADB bekerja dengan berbagai khalayak di negara-negara berkembang yang menjadi anggotanya juga negara-negara anggota yang bukan negara peminjam dan berupaya untuk mempengaruhi mereka. Setiap khalayak ini penting dan dapat membantu efektifitas ADB, namun mengingat sumber daya yang terbatas, strategi hubungan eksternal ADB harus mengenali dan menyasar para pembentuk opini utama yang akan memiliki pengaruh lebih besar dalam membentuk persepsi publik atas kegiatan ADB. Mengingat bahwa demografi dan pengaruh khalayak akan berubah seiring berjalannya waktu, kategori khalayak yang luas yang harus dilibatkan oleh ADB akan mencakup pemerintah, media, masyarakat sipil dan akademisi. Hubungan yang erat dengan para pembuat keputusan dan pembentuk opini di negara-negara ini sangat penting jika ADB ingin mencapai tujuan jangka panjangnya. 49. Kantor-kantor perwakilan akan memainkan peranan kunci dalam mengembangkan dan memelihara hubungan dengan pemangku kepentingan. Kepala di kantor-kantor perwakilan ADB di negara-negara anggota dan negara-negara donor akan memimpin usaha untuk membangun dan memperkuat hubungan dengan khalayak utama sambil memantau pendapat dan sikap mereka terhadap misi, kebijakan, program dan proyek ADB. 50. Memperkuat hubungan dengan khalayak di negara-negara berkembang anggota ADB akan tetap menjadi tanggung jawab departemen operasional ADB, yang akan menjadi penghubung dengan masyarakat yang terkena dampak dan akan membangun kemitraan dengan organisasi-organisasi masyarakat sipil yang secara langsung terlibat dan memiliki keprihatian terhadap kegiatan-kegiatan operasional tertentu. NGO and Civil Society Center di ADB akan membangun dan memelihara hubungan dengan masyarakat sipil pada umumnya.

3. Pendekatan untuk Menjangkau Khalayak Sasaran

51. Guna mendorong komunikasi dua arah dan dialog yang konstruktif dengan pemangku kepentingan, strategi hubungan eksternal ADB akan memanfaatkan berbagai saluran dan alat untuk menjangkau para pemangku kepentingan utama, seperti media online, media arus utama dan media sosial; video, foto, dan multimedia; situs web ADB; publikasi ADB; dan penerjemahan materi-materi untuk meningkatkan kesadaran mengenai ADB ke dalam bahasa nasional. 52. ADB akan berjuang untuk mempertahankan paparan media yang tinggi di media regional dan lokal yang terkemuka melalui strategi hubungan media yang proaktif untuk

11

memaksimalkan liputan media tentang misi, kebijakan, dan kegiatan ADB, termasuk Strategi 2020 dan produk-produk pengetahuan. 53. ADB akan mempengaruhi berbagai jenis media yang terdiri dari media cetak dan elektronik, media online sebagai media baru atau yang tengah naik daun, termasuk media sosial, untuk memperluas jangkauannya dan mempengaruhi opini publik di negara-negara anggota. ADB akan mencari strategi penyampaian pesan yang terkoordinasi dan juga dibuat sesuai dengan latar belakang khusus budaya di negara yang bersangkutan. 54. Manajemen dan staf akan terus mempromosikan pekerjaan, pesan-pesan utama ADB, dan produk-produk penelitian serta pengetahuan di konferensi, seminar, dan acara-acara eksternal maupun internal lainnya. 55. Situs web publik (www.adb.org) merupakan saluran informasi utama ADB bagi khalayaknya di seluruh dunia, ADB akan memuat sebanyak mungkin informasi mengenai ADB dan kegiatannya dalam situs web eksternalnya. 56. Berbagi dan tukar-menukar pengetahuan pembangunan dan informasi membantu pengembangan perspektif yang inovatif mengenai isu-isu pembangunan. ADB akan meningkatkan program penerbitan untuk mempromosikan pengetahuan dan informasi pembangunan serta menyebarkannya ke khalayak seluas mungkin. Program penerbitan ADB akan berusaha keras agar memberikan dampak terhadap pemikiran para pemangku kepentingan mengenai isu-isu pembangunan yang penting. ADB akan terus meningkatkan berbagi pengetahuan dan informasi yang dimilikinya melalui media cetak dan elektronik dengan menggunakan berbagai saluran untuk menjangkau khalayak seluas mungkin. ADB akan memastikan bahwa teknologi baru dan praktik terbaik dimasukkan dalam program penerbitannya. Kemitraan dengan penerbit atau entitas lain yang menyediakan keahlian akan diperkuat sambil meningkatkan profil dan reputasi pengetahuan dan informasi ADB.. 57. ADB akan menjajagi berbagai cara yang memungkinkan berdasarkan Kerangka Kerja Penerjemahan ADB3 untuk memperluas dokumen dan materi terjemahan bagi keperluan penjangkauan dalam bahasa negara berkembang yang menjadi anggotanya. ADB akan terus berbagi produk pengetahuan utamanya melalui program perpustakaan depository dan perpustakaan regional ADB serta akan menambah jumlah kemitraan di pusat informasi pembangunan multidonor untuk meningkatkan visibilitas dan aksesibilitas publikasi dan informasi mengenai kegiatan ADB. 58. Komunikasi strategis akan memainkan peran yang semakin penting dalam strategi hubungan eksternal ADB. Mengenali kesempatan untuk berbagi informasi mengenai kegiatan ADB melalui media, penyelenggaraan acara penjangkauan dan acara-acara khusus, menerapkan rencana komunikasi yang kuat untuk isu dan krisis serta menyediakan dukungan komunikasi bagi proyek yang sensitif dan inovatif merupakan sebagian dari kegiatan yang akan ditingkatkan. 59. ADB akan mendapatkan umpan balik secara teratur mengenai persepsi publik atas kegiatan ADB melalui survei opini yang diadakan secara teratur seperti survei persepsi tiga tahunan. ADB juga akan menggunakan berbagi saluran umpan balik formal dan informal untuk mengukur persepsi mengenai misi, kebijakan, program dan proyek ADB dari para pemangku kepentingan utama dan pemuka pendapat di negara-negara anggota.. 3 ADB. 2007. Translation Framework. Manila.

12

60. ADB akan memperkuat komunikasi internal sebagai prasyarat bagi kegiatan dan komunikasi eksternal yang efektif. Manajeman juga akan menggunakan berbagai pendekatan komunikasi internal mulai dari pertemuan tatap muka, pengarahan, diskusi kelompok fokus, dan sesi dialog dalam rapat besar hingga platform online, seperti portal intranet ADB, dan komunikasi e-mail untuk mendorong peningkatan pengetahuan, pemahaman dan dukungan dari staf bagi inisiatif hubungan eksternal.

4. Juru Bicara dan Komunikator

61. Mengingat terbatasnya sumber daya yang tersedia bagi penjangkauan eksternal, ADB harus dengan jelas menentukan para komunikator kunci yang akan bertindak sebagai juru bicara ADB, serta khalayak pengguna informasi yang menjadi sasaran mereka. Presiden, para Wakil Presiden, Direktur Jendral Pelaksana dan Ekonom Kepala akan menjadi komunikator ADB yang utama. Mereka akan memimpin usaha peningkatan profil international ADB. 62. Kepala departemen dan kantor, termasuk kepala perwakilan ADB di negara-negara anggota dan negara-negara donor juga akan memimpin usaha untuk mengkomunikasikan secara aktif program dan proyek kepada khalayak eksternal dalam wilayah atau negara mereka masing-masing. 63. Selain itu, ahli di sektor tertentu atau lintas sektor di antara staf ADB akan melibatkan media untuk membantu meningkatkan profil ADB dan mempromosikan produk pengetahuan dalam bidang spesialisasi mereka.

5. Peningkatan dan Pengembangan Kapasitas

64. ADB akan meningkatkan kapasitas juru bicara dan komunikator utama di kantor pusat dan kantor-kantor perwakilan di lapangan untuk menciptakan hubungan eksternal yang efektif. Mengingat pengaruh media yang sangat penting dalam membentuk opini publik terhadap ADB, pelatihan tentang media bagi komunikator kunci akan ditekankan. B. Pengungkapan Informasi

65. Kebijakan ini menentukan persyaratan bagi pengungkapan dokumen yang dihasilkan ADB maupun dokumen yang disyaratkan untuk dihasilkan ADB. Kebijakan ini tidak mengatur persyaratan untuk membuat dokumen-dokumen tersebut. Acuan terhadap kebijakan-kebijakan ADB lainnya disebutkan di sepanjang dokumen Kebijakan ini. Setiap acuan terhadap kebijakan ADB lainnya juga mencantumkan perubahan yang dilakukan ADB terhadap kebijakan tersebut dari waktu ke waktu. Setiap kebijakan atau strategi yang dibuat atau direvisi oleh ADB setelah tanggal berlakunya Kebijakan ini harus dengan jelas menyebutkan syarat-syarat pengungkapan dokumen dan informasi lainnya yang perlu dibuat berkaitan dengan kebijakan dan strategi tersebut. Persyaratan pengungkapan ini harus konsisten dengan prinsip-prinsip umum yang dianut oleh Kebijakan.

1. Penerjemahan

66. Bahasa Inggris merupakan bahasa resmi yang digunakan ADB 4 Walaupun demikian, penerjemahan dokumen ke dalam bahasa lain disamping bahasa Inggris seringkali penting 4 ADB. 1966. Agreement Establishing the Asian Development Bank. Manila: Pasal 39.1.

13

untuk meningkatkan partisipasi dan juga pemahaman serta dukungan para pemegang saham dan pemangku kepentingan lainnya terhadap kegiatan bantuan ADB. Dalam hal terdapat perbedaan antara versi bahasa Inggris dari dokumen dan terjemahannya dalam bahasa apa pun, versi bahasa Inggrislah yang berlaku. 67. ADB akan melakukan penerjemahan tergantung pada kebutuhan operasionalnya sesuai dengan Kerangka Kerja Penerjemahan dokumen yang berhubungan dengan kegiatannya yang dibuat melalui konsultasi dengan para pemangku kepentingan eksternal dan diadopsi pada tahun 2007. Penerjemahan ini dapat mencakup informasi yang (i) membahas tentang bisnis ADB secara keseluruhan, kebijakan, pemikiran strategis ADB secara keseluruhan dan informasi ini ditujukan bagi khalayak internasional seluas-luasnya; (ii) diperuntukkan bagi konsultasi publik, terutama dengan masyarkat yang terkena dampak (lihat paragraf 84); (iii) berhubungan dengan negara dan proyek tertentu dan (iv) diperuntukkan bagi situs web ADB. 68. Kriteria untuk melakukan penerjemahan mencakup tingkat kemampuan baca tulis dari khalayak pengguna informasi yang terkait, bahasa-bahasa yang diketahui oleh khalayak tersebut, pilihan lain selain penerjemahan, serta waktu dan biaya yang dibutuhkan untuk penerjemahan.

2. Informasi Terkait dengan Kegiatan ADB

69. ADB bekerja secara erat dengan negara-negara peminjam dan klien dalam mempersiapkan dan melaksanakan kegiatan-kegiatan pembangunan. Dalam melakukan hal ini, ADB akan meningformasikan kepada para peminjam dan klien mengenai keberpihakannya pada pengungkapan informasi mengenai kegiatan-kegiatan bantuan ADB. Dokumen-dokumen berikut ini wajib dimuat dalam situs web ADB sesuai dengan kurun waktu yang ditentukan, setelah konsultasi dengan peminjam atau klien jika diperlukan. Untuk pengungkapan dokumen-dokumen ini, berlaku ketentuan mengenai perkecualian terhadap pengungkapan informasi (paragraf 133-140).

a. Penyusunan Program Nasional dan Regional

i. Produk Pengetahuan Strategi Kemitraan Negara dan Strategi Kerja Sama Regional

70. Persiapan Strategi Kemitraan Negara (CPS) dan Strategi Kerja Sama Regional (RCS) harus berdasarkan analisa dan kajian tentang sektor dan lintas sektor (produk pengetahuan). Produk pengetahuan ini termasuk analisa ekonomi, analisa kemiskinan, analisa gender, kajian lingkungan, kajian sektor publik, diagnosa dan analisa sektor prioritas, serta kajian risiko dan rencana pengelolaan risiko yang mencakup prioritas tata kelola pemerintahan. Kajian-kajian ini dapat disediakan untuk para pemangku kepentingan di dalam negeri, dalam bentuk draf jika disusun melalui konsultasi dengan pemangku kepentingan dari luar pemerintah. ADB harus memuat produk pengetahuan CPS dan RCS di situs web ADB setelah kajian tersebut selesai dilakukan

ii. Strategi Kemitraan Negara dan Strategi Kerja Sama Regional

71. CPS menyediakan kerangka kerja bagi ADB untuk terlibat dengan setiap negara berkembang yang menjadi anggotanya. Ini adalah platform utama dalam merancang program operational untuk memberikan hasil pembangunan di tingkat negara. Demikian pula halnya

14

dengan RCS yang merupakan strategi bagi wilayah atau subwilayah di Asia dan Pasifik sesuai dengan definisi ADB untuk mencapai tujuan kerja sama regional yang diharapkan. 72. ADB berkewajiban membuat dan memuat pada situs webnya secara bergantian daftar CPS yang baru, termasuk CPS interim—dan RCS, yang dijadwalkan akan disusun dalam tahun mendatang. Untuk memfasilitasi konsultasi yang dibutuhkan dengan pemangku kepentingan15 dan guna memungkinkan mereka memberikan andil dalam pembuatan draf CPS dan RCS di negara dan/atau wilayah mereka, ADB berkewajiban menyediakan draf CPS dan RCS bagi pemangku kepentingan di dalam suatu negara untuk mendapatkan komentar mereka sebelum diadakannya konsultasi. Draf-draf ini wajib disediakan (i) selama kegiatan perumusan strategi; dan/atau (ii) sebelum CPS atau RCS disampaikan ke Dewan Direktur ADB untuk disetujui. ADB wajib menyediakan draf interim CPS bagi para pemangku kepentingan untuk mendapatkan komentar selama kegiatan pembuatan program terkait. 73. ADB wajib memuat CPS, termasuk CPS interim, dan RCS dalam situs webnya setelah disetujui oleh Dewan Direktur. Rangkuman ketua rapat dalam setiap diskusi Dewan mengenai CPS, termasuk CPS interim, dan RCS harus dimuat dalam situs web ADB setelah penyampaian akhirnya di depan Dewan. Jika Bahasa Inggris tidak dipergunakan secara luas di negara yang bersangkutan oleh pemangku kepentingan yang menjadi sasaran, ADB berkewajiban menerjemahkan setiap CPS (atau CPS interim) yang baru ke dalam bahasa nasional terkait dalam kurun waktu 90 hari kalender sejak persetujuan Dewan Direktur, dan memuat versi terjemahannya dalam situs web ADB. 74. Dokumen pendukung utama 6 CPS dan RCS akan diungkapkan dalam situs web ADB setelah CPS dan RCS itu disahkan Dewan Direktur.

75. ADB diwajibkan memuat rencana bisnis operasi negara dan rencana bisnis operasi regional serta dokumen pendukung yang terkait dalam situs webnya setelah rencana tersebut disampaikan kepada Dewan Direktur.

b. Kebijakan, Strategi, dan Prosedur Operasional

76. ADB berupaya mendorong partisipasi aktif dari para pemangku kepentingan dan individu serta organisasi yang berkepentingan selama pembuatan dan peninjauan ulang kebijakan perlindungan serta strategi sektor dan lintas sektor. ADB berkewajiban memuat dalam situs webnya secara terus menerus daftar kebijakan perlindungan serta strategi sektor dan lintas sektor yang akan disusun dan ditinjau dalam periode 12 bulan mendatang. Daftar bahan-bahan ini akan diperpanjang bila ada dokumen konsep yang telah disetujui Manajemen untuk dikembangkan atau ditinjau. ADB berkewajiban memuat dalam situs webnya rencana konsultasi, termasuk pertemuan tatap muka yang diharapkan dengan khalayak eksternal, pada saat rencana tersebut selesai dibuat. ADB berkewajiban memuat dalam situs webnya sedikitnya satu draf dokumen kebijakan atau strategi untuk konsultasi Untuk kebijakan dan strategi lainnya -misalnya, Kebijakan Komunikasi Publik atau Mekanisme Akuntabilitas - Manajemen ADB dapat menentukan bahwa kebijakan dan strategi tersebut harus pula memenuhi persyaratan yang tercantum dalam paragraf ini. 5 Pemangku kepentingan termasuk pemerintah negara berkembang anggota ADB, mitra pembangunan, sektor

swasta dan masyarakat sipil, termasuk lembaga swadaya masyarakat, yang sesuai. 6 Dokumen pendukung utama adalah dokumen yang diacu dalam CPS dan RCS sebagai dokumen tautan.

15

77. ADB berkewajiban memuat kebijakan dan makalah strategi ADB dalam situs webnya setelah ada persetujuan akhir baik dari Dewan Direktur maupun Manajemen. Untuk setiap kebijakan dan strategi yang didiskusikan oleh Dewan Direktur pada saat rapat formal Dewan, ADB berkewajiban memuat dalam situs webnya ringkasan ketua rapat setelah penyampaian akhirnya di depan Dewan. 78. ADB berkewajiban memuat dalam situs webnya kebijakan dan prosedur pembuatan program regional dan nasional serta proses penyiapan proyek. Kebijakan dan prosedur ini mencakup bagian-bagian dalam Manual Kegiatan Operasional (Kebijakan Bank dan Prosedur Operasional). ADB juga berkewajiban memuat dalam situs webnya Instruksi Administrasi Proyek dan pedoman serta buku pegangan bagi staf mengenai kegiatan-kegiatan ADB

c. Proyek

i. Dokumen Informasi Proyek

79. Dokumen Informasi Proyek (PID) adalah ringkasan singkat informasi faktual suatu proyek yang harus dimuat dalam situs web ADB untuk memberikan gambaran bagi para pemangku kepentingan eksternal mengenai proyek tersebut selama proses dan pelaksanaannya. PID untuk proyek negara dan non-negara wajib mencakup (i) nama proyek; (ii) klasifikasi berdasarkan sektor/subsektor dan lintas sektor; (iii) nomor proyek; (iv) jenis atau moda bantuan; (v) negara dan lokasi geografis; (vi) dasar pemikiran atau gambaran proyek; (vii) dampak, hasil atau output; (viii) sumber/jumlah dana, rencana pembiayaan dan pemanfaatan pinjaman/TA (bagi proyek negara); (ix) badan pelaksana atau sponsor proyek non-negara; (x) kategori perlindungan; (xi) ringkasan isu-isu sosial dan lingkungan hidup; (xii) keterkaitan dengan strategi negara, regional atau sektor; (xiii) partisipasi dan konsultasi dengan para pemangku kepentingan; (xiv) informasi pengadaan dan konsultan; (xv) departemen, divisi dan pejabat ADB yang bertanggung jawab; (xvi) tanggal pemrosesan dan persetujuan; (xvii) tanggal dibuatnya PID dan pemutakhirannya; dan (xviii) jadwal perencanaan, pemrosesan, dan pelaksanaan bantuan. Karena PID merupakan pekerjaan yang bertahap, sebagian informasi mungkin terlewatkan ketika PID awal dimuat dalam situs web ADB. Informasi itu akan dimasukkan begitu tersedia. Selama persiapan proyek, dikembangkan draf kerangka rancangan dan pengawasan (Design and Monitoring Framework/DMF) yang akan menjadi dasar dalam menilai kinerja proyek tersebut. Informasi kunci dari draf DMF akan tercermin dalam PID.7 Halaman rangkuman PID wajib memasukkan tautan ke dokumen terkait yang dihasilkan selama siklus proyek.

ii. Dokumen Informasi Proyek bagi Proyek Negara

80. PID awal bagi proyek negara harus dimuat dalam situs web ADB tak lebih dari 30 hari setelah konsep dokumen proyek itu disetujui. Untuk setiap tahapan proyek (tranche) yang dibiayai oleh Fasilitas Pembiayaan Multi Tahap (Multitranche Financing Facility/MFF), PID akan dimuat dalam situs web ADB pada saat perjanjian mengenai pembiayaan proyek diserahkan. 81. ADB berkewajiban memutakhirkan PID untuk menggambarkan status proyek. Pemutakhiran dilakukan paling sedikit dua kali setahun, dan apabila diperlukan, guna menggambarkan aktivitas dan isu-isu yang ada, kemajuan menuju hasil dan status kemajuan pelaksanaan proyek. Jika ADB ingin menghentikan keterlibatannya dalam suatu proyek 7 DMF akhir juga akan dimuat dalam situs web ADB sebagai bagian dari Laporan dan Rekomendasi Presiden.

16

pemerintah, PID yang bersangkutan harus memuat pernyataan yang menyatakan alasannya. ADB berkewajiban untuk terus menerus memuat dalam situs webnya, PID dari proyek yang dihentikan selama 6 bulan setelah proyek tersebut dihentikan.

iii. Dokumen Informasi Proyek bagi Proyek Non-negara

82. ADB berkewajiban memuat dalam situs webnya PID awal bagi proyek non-negara setelah ADB menentukan bahwa proyek tersebut kemungkinan besar akan diajukan kepada Dewan Direktur, tetapi tidak lebih dari 30 hari kalender sebelum tanggal proyek tersebut dibahas oleh Dewan Direktur. Untuk proyek kategori A yang oleh Pernyataan Kebijakan Perlindungan disyaratkan untuk memiliki analisa mengenai dampak lingkungan hidup yang harus dimuat pada situs web ADB paling tidak 120 hari kalender sebelum dibahas oleh Dewan Direktur, ADB berkewajiban memuat PID itu dalam situs webnya paling tidak 120 hari kalender sebelum dibahas oleh Dewan. 83. ADB berkewajiban memutakhirkan PID untuk menggambarkan status proyek. Pemutakhiran akan dilakukan paling sedikit dua kali setahun, dan jika diperlukan, guna menggambarkan aktivitas dan isu-isu yang ada, status dari kemajuan pembangunan, status kemajuan kegiatan, konstruksi dan pelaksanaan serta perubahan materi, jika ada, yang terkait dengan proyek itu. Jika ADB ingin menghentikan keterlibatannya dalam proyek non-negara, PID yang bersangkutan harus memuat pernyataan yang menyatakan alasannya. ADB berkewajiban untuk terus menerus memuat pada situs webnya PID dari proyek yang dihentikan selama 6 bulan setelah proyek tersebut dihentikan.

iv. Informasi Bagi Masyarakat yang Terkena Dampak

84. Untuk memfasilitasi dialog dengan masyarakat yang terkena dampak dan individu serta organisasi-organisasi lainnya, termasuk perempuan dan kelompok rentan lainnya, informasi mengenai proyek negara atau non-negara yang sedang dipersiapkan (termasuk isu-isu sosial dan lingkungan hidup) wajib disediakan bagi masyarakat yang terkena dampak pada waktu yang tepat, di tempat yang dapat diakses, dan dalam bentuk dan bahasa yang dimengerti oleh masyarakat yang terkena dampak. ADB wajib bekerja sama dengan peminjam atau klien untuk memastikan tersedianya informasi dan dilakukannya upaya untuk mendapatkan umpan balik tentang usulan rencana proyek. Selain itu juga ditentukan siapa yang akan menjadi penghubung untuk melakukan kontak teratur dengan masyarakat yang terkena dampak. Hal ini harus dimulai sejak awal persiapan proyek, sehingga pandangan masyarakat yang terkena dampak dapat dipertimbangkan secara memadai dalam perencanaan proyek, dan terus berlanjut di tiap tahapan persiapan, pemrosesan dan pelaksanaan proyek. ADB wajib memastikan bahwa rancangan proyek/program memungkinkan adanya umpan balik dari pemangku kepentingan selama pelaksanaan proyek. ADB wajib memastikan bahwa informasi yang relevan mengenai perubahan besar dalam lingkup proyek disampaikan kepada masyarakat yang terkena dampak.

85. Untuk menunjang persyaratan dalam paragraf 84, pemerintah negara berkembang anggota ADB dan ADB dapat secara bersama-sama mengembangkan rencana komunikasi untuk proyek tertentu, terutama yang mungkin menarik perhatian besar di kalangan publik. Rencana semacam ini dapat, misalnya, berisi saran mengenai bagaimana berdialog dengan masyarakat yang terkena dampak, memperluas akses publik untuk mendapatkan informasi mengenai reformasi ekonomi dan hukum, membantu pemerintah dan klien untuk melibatkan masyarakat yang terkena dampak dalam perencanaan dan pelaksanaan kegiatan bantuan

17

ADB, dan meningkatkan keterlibatan kelompok akar rumput serta organisasi masyarakat sipil dalam proses pembangunan 86. Persyaratan perlindungan lingkungan dan sosial ADB mengenai pengungkapan informasi bagi masyarakat yang terkena dampak untuk proyek negara dan non-negara sama.

v. Dokumen Perlindungan Proyek

(i) Lingkungan

87. Sesuai dengan persyaratan dalam Pernyataan Kebijakan Perlindungan, ADB harus memuat dalam situs webnya dokumen berikut yang diserahkan oleh peminjam atau klien:

(i) draf laporan analisa mengenai dampak lingkungan hidup (AMDAL) untuk proyek kategori A setidaknya 120 hari sebelum dipertimbangkan oleh Dewan Direktur;

(ii) draf kerangka pemeriksaan dan analisa lingkungan hidup (EARF) sebelum penilaian, jika dapat diterapkan;

(iii) AMDAL akhir atau pemeriksaan lingkungan awal (IEE), setelah diserahkan ke ADB oleh peminjam/klien;

(iv) AMDAL atau IEE yang baru atau yang telah dimutakhirkan serta rencana aksi perbaikan yang dibuat selama pelaksanaan proyek, jika ada, setelah diserahkan ke ADB oleh peminjam/klien;

(v) laporan pemantauan lingkungan, setelah diserahkan ke ADB oleh peminjam/klien.

88. Peminjam/klien berkewajiban menyediakan informasi lingkungan yang relevan, termasuk informasi dari dokumen dalam paragraf 87, pada waktu yang tepat, di tempat yang dapat diakses, dan dalam bentuk dan bahasa yang dimengerti oleh masyarakat yang terkena dampak dan pemangku kepentingan lain.8

(ii) Pemukiman Kembali

89. Sesuai dengan persyaratan dalam Pernyataan Kebijakan Perlindungan, ADB harus memuat dalam situs webnya dokumen berikut yang diserahkan oleh peminjam atau klien:

(i) draf rencana pemukiman kembali dan/atau kerangka kerja yang disetujui oleh peminjam/klien sebelum penilaian proyek;

(ii) rencana akhir pemukiman kembali yang disetujui oleh peminjam/klien setelah sensus masyarakat yang terkena dampak selesai dilakukan;

(iii) rencana pemukiman kembali yang baru atau yang telah diperbaharui dan rencana aksi perbaikan yang dibuat selama pelaksanaan proyek, jika ada, setelah diserahkan ke ADB oleh peminjam/klien; dan

(iv) laporan pemantauan pemukiman kembali, setelah diserahkan ke ADB oleh peminjam/klien.

90. Peminjam/klien berkewajiban menyediakan informasi yang relevan mengenai pemukiman kembali, termasuk informasi dari dokumen sesuai dengan paragraf 89 pada waktu

8 Informasi ini dapat disediakan dalam bentuk brosur, selebaran atau buklet dalam bahasa setempat. Untuk

masyarakat yang buta huruf, akan digunakan metode komunikasi yang sesuai.

18

yang tepat, di tempat yang dapat diakses, dan dalam bentuk dan bahasa yang dimengerti oleh masyarakat yang terkena dampak dan pemangku kepentingan lain (lihat catatan kaki 8).

(iii) Masyarakat Adat

91. Sesuai dengan persyaratan dalam Pernyataan Kebijakan Perlindungan, ADB berkewajiban memuat dalam situs webnya dokumen berikut yang diserahkan oleh peminjam atau klien:

(i) draf rencana masyarakat adat (IPP) dan/atau kerangka kerja perencanaan masyarakat adat, termasuk kajian dampak sosial, yang disetujui oleh peminjam/klien, sebelum penilaian;

(ii) IPP akhir setelah diserahkan ke ADB oleh peminjam/klien; (iii) IPP yang baru atau yang telah diperbaharui dan rencana aksi perbaikan yang

dibuat selama pelaksanaan proyek, jika ada, setelah diserahkan ke ADB oleh peminjam/klien; dan

(iv) laporan pemantauan masyarakat adat, yang diserahkan oleh peminjam/klien setelah diserahkan ke ADB oleh peminjam/klien.

92. Peminjam/klien berkewajiban menyediakan bagi masyarakat adat yang terkena dampak informasi yang relevan, termasuk informasi dari dokumen sesuai dengan paragraf 91 pada waktu yang tepat, di tempat yang dapat diakses, dan dalam bentuk dan bahasa yang dimengerti oleh masyarakat yang terkena dampak dan pemangku kepentingan lain (lihat catatan kaki 8).

vi. Sistem Perlindungan Negara

93. Sesuai dengan persyaratan dalam Pernyataan Kebijakan Perlindungan, ADB berkewajiban menyediakan untuk umum:

(i) untuk dikomentari, draf kajian tentang ekuivalensi dan akseptabilitas pada tingkat nasional, subnasional, sektor atau badan, pada saat selesai dibuat;

(ii) laporan kajian tentang ekuivalensi dan akseptabilitas, pada saat selesai dibuat; dan

(iii) kajian yang diperbaharui untuk menggambarkan perubahan dalam sistem perlindungan negara, jika ada, pada saat selesai dibuat.

94. Pengungkapan yang terkait dengan kajian akseptabilitas pada tingkat proyek akan mengikuti proses pengungkapan dokumen perlindungan seperti biasa yang dibuat untuk persiapan proyek dan mengacu pada paragraf 87 hingga 92 di atas.

vii. Daftar Peluang Bisnis

95. ADB berkewajiban memuat informasi dan dokumen berikut dalam situs webnya:

(i) daftar peluang bisnis untuk setiap proyek sektor publik yang dipersiapkan untuk didanai oleh ADB, mulai dari identifikasi hingga persetujuan Dewan Direktur;

(ii) rencana pengadaan oleh peminjam untuk proyek pada saat pembiayaan proyek yang bersangkutan disetujui oleh ADB, yang secara terinci memuat (a) kontrak khusus untuk barang; pekerjaan dan jasa konsultan dan non-konsultan yang diperlukan untuk menjalankan proyek selama periode awal tak kurang dari 18

19

bulan, (b) metode yang diusulkan untuk pengadaan bagi setiap kontrak; dan (c) prosedur tinjauan ADB;

(iii) pembaharuan rencana pengadaan peminjam/penerima (paling tidak setiap tahun selama proyek berjalan);

(iv) semua undangan yang dikeluarkan oleh badan pelaksana proyek untuk melakukan pra-kualifikasi atau tawaran untuk pengadaan dengan menggunakan prosedur lelang internasional yang bersifat kompetitif sebagai pemberitahuan khusus;

(v) semua pemberian kontrak yang tercatat dalam laporan proses pengadaan dengan perincian nama kontraktor, deskripsi kontrak; jumlah kontrak yang diberikan dan nama setiap penawar yang turut serta, dan

(vi) terkait dengan pengadaan kelembagaan ADB, undangan untuk menyerahkan penawaran dan proposal.

viii. Kajian Awal tentang Kemiskinan dan Isu Sosial

96. Kajian awal mengenai kemiskinan dan isu sosial dilakukan untuk semua proyek investasi untuk menentukan lingkup isu kemiskinan dan sosial seperti konsultasi dan partisipasi, gender dan pembangunan, perlindungan sosial serta risiko sosial lainnya yang perlu diperhatikan ketika menyiapkan rancangan proyek. ADB berkewajiban untuk memuat kajian itu dalam situs webnya pada saat makalah konsep proyek untuk proyek negara disetujui. Untuk proyek non-negara, kajian awal mengenai kemiskinan dan isu sosial wajib dimuat dalam situs web ADB pada saat selesai dibuat.

ix. Laporan Bantuan Teknis

97. ADB diwajibkan memuat laporan bantuan teknis (TA) dalam situs webnya pada saat disetujui oleh pihak yang berwenang memberikan persetujuan. Untuk proyek sektor publik senilai hingga $1,5 juta dimana tidak ada kewajiban pembuatan dokumen TA, informasi bantuan teknis untuk persiapan proyek yang dilampirkan dalam dokumen konsep proyek wajib dimuat dalam situs web ADB pada saat dokumen konsep itu disetujui.

x. Dokumen yang Dihasilkan dari Bantuan Teknis

98. Proyek bantuan teknis disyaratkan untuk menghasilkan laporan-laporan tertentu, seperti studi kelayakan, rancangan proyek secara terperinci, tinjauan sektoral, dan laporan-laporan lain yang dibuat oleh para konsultan bantuan teknis. ADB berkewajiban untuk memuat laporan akhir mengenai bantuan teknis itu dalam situs webnya pada saat selesai dibuat asalkan pemerintah yang bersangkutan menyetujui pengungkapan laporan-laporan akhir yang dihasilkan dari bantuan teknis tersebut. 9 ADB dapat menyediakan, draf laporan khusus tentang suatu negara, atau beberapa bagian dari laporan tersebut yang dihasilkan oleh bantuan teknis kepada pemangku kepentingan dalam negeri jika ADB memandang bahwa laporan-laporan ini dibutuhkan guna memfasilitasi diskusi konsultatif atau kemitraan pembangunan, atau untuk mendapatkan masukan mengenai rancangan proyek.

xi. Laporan dan Rekomendasi Presiden

9 Konsisten dengan keberpihakan Kebijakan terhadap pengungkapan informasi, penghilangan informasi ataupun tidak diungkapkannya

sebuah dokumen harus didasarkan pada perkecualian-perkecualian yang ada dalam paragraf 136 atau 138.

20

99. Laporan dan Rekomendasi Presiden (RRP) adalah dokumen keputusan untuk proyek-proyek ADB yang diajukan kepada Dewan Direktur untuk disetujui. ADB berkewajiban memuat RRP untuk proyek pemerintah dalam situs webnya pada saat laporan disetujui Dewan Direktur. Dokumen pendukung RRP wajib dimuat dalam situs web ADB sebagai dokumen yang berdiri sendiri pada saat Dewan Direktur menyetujui RRP itu, kecuali jika Kebijakan menyatakan hal yang berlainan bagi jenis-jenis dokumen tertentu.10 ADB berkewajiban memuat versi singkat RRP untuk proyek non-negara dalam situs webnya pada saat RPP itu disetujui Dewan Direktur; versi ini tidak akan memuat informasi bisnis konfidensial dan penilaian ADB terhadap risiko proyek atau transaksi.

xii. Manual Administrasi Proyek

100. Manual administrasi proyek (PAM) bagi proyek negara menggambarkan bagaimana peminjam atau penerima akan melaksanakan proyek dan menyampaikan hasilnya secara tepat waktu. Dokumen ini berfungsi sebagai dokumen utama yang menggambarkan rincian pelaksanaan. ADB berkewajiban memuat PAM dalam situs webnya pada saat Dewan Direktur menyetujui RRP dari proyek terkait.

xiii. Laporan Pemantauan Sosial dan Lingkungan Hidup

101. Seperti yang diuraikan dalam paragraf 87 (v), 89 (iv), dan 91 (iv), ADB berkewajiban untuk memuat dalam situs webnya laporan pemantauan tentang lingkungan hidup, pemukiman kembali tidak dengan suka rela, dan masyarakat adat yang diserahkan oleh peminjam/klien selama pelaksanaan proyek, setelah laporan itu diterima.

xiv. Perubahan Besar

102. ADB berkewajiban memuat dalam situs webnya dokumen-dokumen yang diserahkan kepada Dewan Direktur yang berkaitan dengan perubahan-perubahan besar dalam lingkup proyek dan pengaturan pelaksanaannya pada saat perubahan itu, jika ada, disetujui.

xv. Laporan Kemajuan mengenai Pencairan Tahapan Pinjaman

103. Laporan kemajuan mengenai pencairan tahapan pinjaman (tranche) meninjau dan mengkaji pelaksanaan dan kepatuhan terhadap persyaratan pinjaman program bagi pemerintah negara berkembang anggota ADB. ADB diwajibkan memuat laporan kemajuan mengenai pencairan tahapan pinjaman itu dalam situs webnya setelah persetujuan diberikan oleh Dewan Direktur atau Manajemen.

xvi. Laporan Penyelesaian Proyek, Bantuan Teknis, dan Program

104. ADB berkewajiban memuat dalam situs webnya, laporan penyelesaian proyek, pada saat diajukan kepada Dewan Direktur. Laporan penyelesaian untuk proyek non-negara wajib melaporkan pencapaian tujuan pembangunan dari proyek tersebut.

d. Informasi Lain Mengenai Program dan Strategi serta Proyek

i. Evaluasi Independen

10 Misalnya, pengaturan legal.

21

105. ADB berkewajiban memuat daftar evaluasi independen yang direncanakan oleh Departemen Evaluasi Independen (IED) berdasarkan program kerja bergulir 3 tahun yang disetujui oleh Dewan Direktur. Kriteria seleksi bagi evaluasi semacam itu juga wajib dimuat dalam situs web ADB. 106. ADB berkewajiban memuat dalam situs webnya semua laporan independen setelah laporan itu disampaikan ke Manajemen dan Dewan Direktur, kecuali laporan evaluasi tahunan IED yang akan dimuat dalam situs web ADB pada saat dibahas oleh Komite Efektivitas Pembangunan (DEC) Dewan Direktur. Untuk evaluasi sektor swasta, versi yang telah disunting akan dimuat dalam situs web ADB, kecuali informasi bisnis konfidensial. 107. Untuk laporan evaluasi yang dibahas oleh Komite Efektivitas Pembangunan di Dewan Direktur, ADB berkewajiban memuat rangkuman ketua rapat komite tersebut dalam situs webnya pada saat laporan itu disampaikan ke Dewan Direktur. ADB juga berkewajiban memuat dalam situs webnya tanggapan Manajemen terhadap evaluasi independen, jika ada, dan komentar IED terhadap tanggapan Manajemen, jika ada, pada saat selesai dibuat.

ii. Informasi Mengenai Pendanaan Bersama

108. ADB berkewajiban memuat dalam situs webnya rangkuman proyek yang memerlukan pendanaan bersama pemerintah dan komersial. ADB berkewajiban memuat dalam situs webnya, dalam setiap laporan TA atau RPP terkait, informasi mengenai pendanaan bersama pemerintah, jika ada, seperti ketentuan dan syarat-syarat utama untuk suatu bantuan teknis. ADB diwajibkan, apabila diminta,menyediakan perjanjian pendanaan bersama untuk pendanaan bersama pemerintah semacam itu, termasuk perjanjian pendanaan bersama khusus proyek, perjanjian kerangka kerja dan perjanjian dana amanah antara ADB dan penyandang dana bersama bilateral atau multilateral, , kecuali jika penyandang dana bersama itu keberatan. Perjanjian pendanaan bersama komersial tidak wajib dimuat dalam situs web ADB. Untuk pendanaan bersama komersial, ADB diwajibkan memuat dalam situs webnya jenis dan jumlah pendanaan bersama.

iii. Informasi Mengenai Antikorupsi

109. ADB berkewajiban memuat dalam situs webnya laporan tahunan Kantor Antikorupsi dan Integritas (OAI) ADB, dan dapat memuat laporan mengenai tinjauan terkait dengan pengadaan proyek yang dibuat oleh OAI.11 Laporan tahunan OAI harus mencakup informasi statistik mengenai investigasi dan rekomendasi yang signifikan serta isu yang muncul dari investigasi dan tinjauan yang terkait dengan pengadaan untuk proyek. Laporan OAI akan disunting untuk menghilangkan informasi yang diperkecualikan menurut Kebijakan pengungkapan ini. ADB dapat berbagi hasil investigasi dengan pemerintah negara anggota ADB. Tetapi, ADB melindungi sumber yang melaporkan (whistleblower) dugaan kecurangan, korupsi atau pelanggaran Kebijakan Antikorupsi ADB lainnya (1998, sesuai amandemen terakhir) dan ADB tidak boleh mengungkapkan identitas sumber tanpa ijin dari sumber tersebut. 110. ADB diwajibkan berbagi informasi mengenai pihak yang dikenai sangsi tidak bisa atau dilarang ikut serta dalam proyek ADB dengan pemerintah negara-negara anggotanya, MDB lain, penyandang dana bilateral, dan pihak lain yang memiliki kepentingan untuk

11 OAI merupakan lembaga yang dirancang ADB untuk menerima laporan dan melakukan investigasi dugaan

kecurangan, korupsi dan pelanggaran Kebijakan Antikorupsi ADB lainnya sehubungan dengan kegiatan yang dibiayai ADB atau anggota staf ADB.

22

mengetahuinya. ADB berkewajiban memuat dalam situs webnya informasi mengenai penerapan sangsi, termasuk, tetapi tidak terbatas pada, informasi tentang pihak yang mendapatkan sangsi, pihak yang mendapatkan sangsi pelarangan yang tidak dapat dihubungi meskipun telah cukup diusahakan, dan pihak yang dijatuhi sangsi sesuai dengan persetujuan ADB dengan MDB lain mengenai penjatuhan sangsi pelarangan bersama.12

iv. Perjanjian Hukum untuk Proyek Negara

111. ADB berkewajiban memuat dalam situs webnya perjanjian hukum untuk proyek negara yang disetujui ADB setelah 1 September 2005, pada saat perjanjian itu ditandatangani. ADB berkewajiban untuk mengungkapkan jika diminta draf perjanjian hukum pada saat RPP terkait disetujui oleh Dewan Direktur. ADB berkewajiban untuk memuat di dalam situs webnya perjanjian semacam itu setelah menghapus informasi konfidensial. Apabila terdapat amandemen, ADB berkewajiban memuat amandemen itu dalam situs webnya dalam waktu 2 minggu setelah ADB menerima persetujuan dari peminjam 112. ADB berkewajiban untuk menyediakan, jika diminta, perjanjian proyek negara yang dibuat antara 1 Januari 1995 dan September 2005, serta amandemen perjanjian itu, setelah menghapus informasi dalam perjanjian dan amandemen tersebut yang dinyatakan rahasia oleh pemerintah yang bersangkutan pada saat negosiasi mengenai perjanjian dan amandemen perjanjian. 113. Untuk perjanjian hukum bagi proyek negara, dan amandemennya yang dibuat ADB sebelum 1 Januari 1995, maka ADB berkewajiban meminta ijin dari pemerintah terkait sebelum dokumen disediakan seusai dengan permintaan.13

v. Perjanjian Hukum untuk Proyek Non-negara

114. ADB tidak diperkenankan mengungkapkan perjanjian hukum proyek non-negara yang dibuat ADB, maupun amandemen perjanjian tersebut.

3. Informasi Lain

a. Alokasi Dana Pembangunan Asia (ADF) Berdasarkan Kinerja

115. Kebijakan Kelulusan ADB menentukan apakah suatu negara memenuhi syarat untuk mendapatkan dana lunak dari Dana Pembangunan Asia (ADF)14 Untuk negara-negara yang memenuhi syarat untuk mendapatkan dana ADF, kebijakan alokasi yang berbasis kinerja ini mendefinisikan prinsip-prinsip dan kriteria mengenai alokasi dana.15 Untuk setiap negara yang mendapatkan dana ADF, ADB berkewajiban memuat dalam situs webnya peringkat kinerja berdasarkan angka di dalam laporan tahunan mengenai penilaian kinerja negara. Pedoman

12 Agreement for Mutual Enforcement of Debarment Decisions, 9 April 2010 antara ADB, Bank Pembangunan Africa,

Bank Pembangunan Antar-Amerika, Bank Eropa untuk Rekonstruksi dan Pembangunan, dan Kelompok Bank Dunia.

13 Kecuali jika pemerintah terkait menyampaikan keberatannya kepada ADB untuk mengungkapkan dokumen itu dalam waktu 30 hari kalender setelah permintaan ADB atas ijin tersebut, maka ADB berkewajiban untuk menyediakan perjanjian itu kepada pihak yang memintanya dalam waktu 60 hari setelah adanya permintaan perjanjian itu.

14 ADB. 2008. Review of the 1998 Graduation Policy of the Asian Development Bank. Manila; ADB. 1998. A Graduation Policy for ADB’s DMCs. Corrigendum 1. Manila.

15 ADB. 2008. Refining the Performance-Based Allocation of Asian Development Fund Resources. Manila.

23

untuk penilaian tentang kebijakan nasional dan kelembagaan juga wajib dimuat dalam situs web ADB.

b. Penelitian dan Data Ekonomi

116. ADB berkewajiban memuat dalam situs webnya Laporan Tahunan (Annual Report), selain juga Perkiraan Perkembangan Ekonomi Asia (Asian Development Outlook), Pemuthakiran Perkiraan Perkembangan Ekonomi Asia (Asian Development Outlook Update), dan Indikator-indikator Utama (Key Indicators) yang memuat data, analisa, dan prakiraan-prakiraan sosial dan ekonomi.

117. ADB juga akan memuat dalam situs webnya katalog lengkap buku yang tersedia secara online, makalah konferensi, majalah, laporan, studi, dan pengarahan teknis singkat yang memuat riset, laporan serta analisa.

c. Informasi Administratif dan Lainnya

118. ADB berkewajiban memuat dokumen berikut dalam situs webnya:

(i) Perjanjian Pembentukan Bank Pembangunan Asia; (ii) Peraturan Internal ADB; (iii) Peraturan Tata Acara Dewan Gubernur ADB; (iv) Peraturan Tata Acara Dewan Direktur ADB; (v) Perjanjian Antara ADB dan Pemerintah Republik Filipina Menyangkut Kantor

Pusat Bank Pembangunan Asia; dan (vi) Perjanjian negara tuan rumah dengan ADB dan negara-negara anggota.

119. ADB berkewajiban memuat informasi berikut dalam situs webnya:

(i) Negara-negara anggota ADB, besarnya setoran modal, dan besarnya suara mereka;

(ii) Anggota Dewan Gubernur; (iii) Anggota Dewan Direktur dan kelompok mereka dalam pemungutan suara; (iv) Komite Dewan Direktur dan anggota mereka; (v) Anggota Manajemen dan staf senior ADB; (vi) Struktur Organisasi ADB; and (vii) Informasi kontak secara lengkap (misalnya: alamat, telepon, e-mail) untuk tiap-

tiap butir di atas.

120. ADB berkewajiban memuat dalam situs webnya klasifikasi negara pada saat disetujui oleh Dewan Direktur. 121. ADB berkewajiban memuat dalam situs webnya program kerja dan kerangka anggaran untuk setiap tahun fiskal setelah dibahas oleh Dewan Direktur.

122. ADB berkewajiban memuat dalam situs webnya ringkasan materi yang disampaikan dalam rapat tahunannya, termasuk keputusan yang diambil Dewan Gubernur dan pidato para Gubernur, dalam kurun 60 hari kalender setelah rapat tahunan tersebut. ADB berkewajiban pula menyediakan keputusan yang dibuat oleh Dewan Gubernur melalui pengambilan suara lewat pos, jika diminta.

24

123. ADB berkewajiban memuat dalam situs webnya (i) jadwal sementara bagi pembahasan di Dewan Direktur untuk 3 minggu ke depan secara bergiliran (ii) notulen setiap rapat rutin Dewan Direktur pada saat notulen disetujui Dewan dan paling lambat 60 hari kalender setelah rapat tersebut diadakan. 124. ADB berkewajiban memuat dalam situs webnya laporan dari komite Dewan Direktur kepada seluruh Dewan Direktur jika komite yang bersangkutan mengusulkannya dan disetujui Dewan Direktur.

d. Informasi Keuangan

125. ADB berkewajiban memuat dalam situs webnya laporan keuangan yang telah diaudit mengenai sumber dana ADB yang diperoleh dari pasar (Ordinary Capital Resources/OCR), dan Dana Khusus, sebelum Rapat Tahunan Dewan Gubernur ADB. 126. ADB berkewajiban memuat dalam situs webnya hal-hal berikut setelah disetujui oleh Dewan Direktur:

(i) diskusi dan Analisa Manajemen mengenai sumber dana yang diperoleh dari

pasar (OCR) dan Dana-dana Khusus ADB, termasuk data keuangan dari setiap jenis dana;

(ii) laporan keuangan singkat triwulanan; (iii) laporan tahunan tentang pembayaran pinjaman yang dilakukan negara-negara

berkembang anggota ADB; dan (iv) anggaran ADB untuk setiap tahun fiskal.

127. ADB berkewajiban memuat dalam situs webnya semua dokumen yang berkaitan dengan penawaran saham kepada publik jika hukum atau undang-undang yang mengatur pasar keuangan yang bersangkutan meminta dokumen-dokumen ini untuk disampaikan kepada sebuah badan pemerintah.

e. Informasi Kepegawaian

128. ADB berkewajiban memuat dalam situs webnya (i) struktur penentuan gaji pokok ADB, (ii) metodologi yang dipergunakan untuk menentukan tingkatan gaji dan manfaat yang didapatkan oleh staf dan Manajemen, dan (iii) tujuan dan strategi ADB secara luas dalam merekrut, menempatkan, melakukan penempatan ulang, dan mempertahankan staf. ADB berkewajiban mengumumkan lowongan pekerjaan dalam situs webnya, sedikitnya 2 minggu sebelum lowongan itu diharapkan untuk diisi. Setiap keputusan Badan Penyelesaian Sengketa Administratif ADB wajib dimuat dalam situs web ADB pada saat ada pemberitahuan tentang keputusan tersebut dari Badan Penyelesaian Sengketa Administratif kepada Sekretaris ADB untuk memuatnya.

f. Informasi yang dihasilkan dari Mekanisme Akuntabilitas ADB 16

i. Fase Konsultasi

16ADB. 2003. Review of the Inspection Function: Establishment of a New ADB Accountability Mechanism. Manila.

25

129. Fasilitator Proyek Khusus (SPF) berkewajiban menyediakan informasi dan dokumen-dokumen berikut ini ini dalam situs webnya, pada saat dan jika disetujui oleh pihak-pihak yang bersangkutan sebagai mana dirinci di bawah ini:

(i) Surat pengaduan–diungkapkan pada saat SPF menentukan bahwa pengaduan tersebut memenuhi syarat dan jika disetujui oleh pembuat pengaduan;

(ii) Keputusan SPF mengenai memenuhi syarat tidaknya pengaduan tersebut–diungkapkan pada saat SPF menentukan memenuhi syarat atau tidaknya pengaduan;

(iii) Pemaparan umum tentang pengaduan-diungkapkan pada saat SPF menentukan memenuhi syarat tidaknya pengaduan, jika pembuat pengaduan tidak mengijinkan diungkapkannya surat pengaduan;

(iv) Tinjauan dan laporan penilaian yang dipersiapkan oleh SPF pada tahap 4 fase konsultasi dari Mekanisme Akuntabilitas (2003) – diungkapkan pada saat dimulainya tahap ke 7 dari fase konsultasi dan tergantung adanya ijin dari pembuat pengaduan, pemerintah, dan/atau klien;

(v) Pemaparan umum mengenai langkah-langkah yang disetujui oleh SPF dan pihak – pihak yang terkait dalam proses konsultasi untuk menyelesaikan masalah-masalah yang muncul dalam suatu pengaduan – diungkapkan pada saat dimulainya tahap ke 7 dari fase konsultasi dan tergantung adanya ijin dari pembuat pengaduan, pemerintah, dan/ atau klien;

(vi) Laporan-laporan mengenai status pelaksanaan langkah-langkah yang disebutkan pada butir (iv) di atas - diungkapkan sesuai dengan jadwal yang telah disetujui oleh pihak – pihak yang terlibat dalam fase konsultasi untuk pengungkapan laporan tersebut;

(vii) Laporan akhir SPF setelah disampaikan ke pembuat pengaduan, pemerintah, dan/atau klien setelah mendapatkan ijin mereka;

(viii) laporan-laporan pengawasan – pada saat disampaikan kepada Dewan Direktur dan tergantung adanya persetujuan dari pembuat pengaduan, pemerintah, dan/atau klien; dan

(ix) laporan tahunan SPF – pada saat disampaikan kepada Dewan Direktur.

ii. Fase Tinjauan Kepatuhan

130. Panel Tinjauan Kepatuhan (CRP) berkewajiban mendaftarkan permohonan pada situs web CRP17 dan mengeluarkan siaran pers dalam waktu 7 hari kalender setelah diterimanya permohonan bagi tinjauan kepatuhan dengan informasi dasar yang dibutuhkan. CRP berkewajiban memuat informasi berikut dalam situs webnya:

(i) laporan atas kelayakan permintaan tersebut beserta keputusan Dewan untuk memberikan otorisasi bagi dilaksanakannya tinjauan kepatuhan dalam situs web CRP dalam waktu 7 hari kalender setelah diterimanya keputusan Dewan oleh CRP jika permohonan itu oleh CRP dinyatakan layak dan Dewan memberikan otorisasi bagi tinjauan kepatuhan;

(ii) laporan atas kelayakan permohonan setelah disampaikannya laporan itu ke Dewan, jika permohonan itu oleh CRP dinyatakan layak;

(iii) kerangka acuan dan jadwal tinjauan pada saat otorisasi Dewan atas tinjauan itu diterima;

17 CRP mempertahankan situs webnya sendiri. Dokumen yang diungkapkan CRP dimuat dalam

http://www.compliance.adb.org

26

(iv) Keputusan Dewan dan laporan akhir CRP, dengan lampiran berisi setiap tanggapan terhadap draf laporan dari Manajemen dan pemohon, tersedia untuk publik dalam waktu 7 hari kalender setelah persetujuan Dewan.

(v) laporan pemantauan pelaksanaan setiap tindakan perbaikan yang disetujui oleh Dewan pada saat disampaikan ke Dewan dan pemangku kepentingan lain;

(vi) setiap tindakan perbaikan yang disetujui Dewan pada saat disampaikan ke Dewan dan pemangku kepentingan lain; dan

(vii) laporan tahunan CRP dalam waktu 4 bulan setelah beakhirnya setiap tahun kalender.

g. Informasi yang berkaitan dengan Perundingan Negosiasi Dana Pembangunan Asia (ADF)

131. Pada umumnya, ADB memuat dalam situs webnya berbagai informasi terkait dengan perundingan untuk mendapatkan dana baru ADF serta tinjauan pertengahan waktunya (midterm). ADB berkewajiban memuat dalam situs webnya makalah-makalah diskusi non-keuangan untuk rapat-rapat donor pada saat makalah-makalah ini disampaikan pada para donor. ADB berkewajiban memuat dalam situs webnya ringkasan pernyataan ketua rapat setelah rapat selesai. Laporan Donor wajib dimuat dalam situs web ADB pada saat laporan itu disetujui oleh Dewan.

h. Dokumen Lain yang Disampaikan Kepada Dewan Direktur

132. ADB berkewajiban memuat dalam situs webnya dokumen-dokumen yang disampaikan kepada Dewan, baik berupa pemberitahuan saja, maupun untuk dimintakan persetujuan yang tidak disebut dalam Kebijakan ini, kecuali jika Manajemen memberitahukan pada Dewan bahwa dokumen-dokumen tersebut tidak bisa diungkapkan dan Dewan menyetujuinya.

4. Perkecualian Terhadap Pengungkapan Informasi

133. Paragraf 136, 138, and 140 menguraikan perkecualian terhadap sikap ADB yang mendukung pengungkapan informasi. Jika suatu informasi dihilangkan dari sebuah dokumen karena informasi tersebut termasuk dalam perkecualian, atau jika PCP menyebutkan bahwa dokumen tersebut tidak disediakan bagi publik, ADB berkewajiban memuat dalam situs webnya, referensi tentang informasi yang dihilangkan tersebut atau dokumen tersebut, kecuali bila menyebutkan informasi yang dihilangkan atau dokumen tersebut pun melanggar ketentuan mengenai perkecualian. 134. Jika hanya sebagian dari dokumen yang diminta tidak dapat diungkapkan menurut daftar perkecualian, informasi lainnya di dalam dokumen yang bisa diungkapkan, wajib disampaikan kepada pihak yang meminta, sejauh informasi tersebut dapat dilepaskan dari informasi lainnya dan masih bisa dipakai. 135. ADB tidak berkewajiban untuk mematuhi atau menanggapi, permintaan yang berulang-ulang dan tidak masuk akal mengenai hal yang sama yang dilakukan oleh orang, organisasi, atau kelompok yang sama, jika ADB telah menyediakan informasi tersebut kepada pemohon sebelumnya, atau jika ADB telah mengemukakan alasan mengapa informasi tersebut tidak dapat disediakan.

27

a. Informasi Baru

136. Dalam menentukan informasi apa yang tidak boleh diungkapkan, ADB berkewajiban menimbang manfaat pengungkapan dibandingkan kerugian yang mungkin ditimbulkan dari pengungkapan itu terhadap pihak atau kepentingan tertentu. Dalam hal ini ADB tidak boleh mengungkapkan informasi-informasi berikut:

1. Informasi internal yang, jika diungkapkan, akan atau kemungkinan besar akan

mempengaruhi integritas proses pembahasan dan pengambilan keputusan ADB, karena menghambat terjadinya pertukaran pikiran dan komunikasi yang jujur. Termasuk di dalamnya adalah dokumen internal, memorandum, dan dokumen komunikasi sejenis, dari atau kepada anggota Direktur, pengganti anggota Direktur, Penasehat Direktur, anggota Manajemen, staf ADB, dan konsultan ADB.

2. Informasi yang dipertukarkan, dipersiapkan untuk, atau yang diperoleh dari proses

pembahasan dan pengambilan keputusan yang terjadi antara ADB dan anggota - anggotanya serta unsur - unsur lain yang turut bekerja sama dengan ADB, yang jika diungkapkan akan atau kemungkinan besar akan mempengaruhi integritas pembahasan dan pengambilan keputusan yang terjadi di antara ADB, anggota-anggotanya, serta unsur-unsur lain, yang turut bekerja sama dengan ADB, dan akan menghambat pertukaran pikiran dan komunikasi yang jujur, terutama yang menyangkut dialog kebijakan dengan negara-negara berkembang anggota ADB atau anggota lainnya.

3. Informasi yang diperoleh secara rahasia dari pihak pemerintah atau organisasi

internasional, yang jika diungkapkan, akan atau kemungkinan besar akan membahayakan hubungan ADB dengan pihak tersebut atau negara anggota lain.

4. Catatan-catatan pribadi, termasuk ketentuan mengenai kepegawaian, evaluasi kinerja

pegawai, dan catatan kesehatan anggota Dewan Direktur, Pejabat Pengganti Anggota Dewan Direktur, Penasehat Dewan Direktur, anggota Manajemen, staf ADB, dan konsultan ADB, serta Berita Acara mekanisme pengajuan banding dalam perkara perselisihan kepegawaian (perburuhan) dan pelaksanaan penyelidikan - penyelidikan internal, kecuali dalam porsi yang diperbolehkan oleh peraturan kepegawaian dan peraturan Dewan Direktur.

5. Estimasi pinjaman yang diberikan ADB di masa depan, proyeksi keuangan, data

mengenai keputusan tentang masing-masing dalam pengelolaan dana ADB dan penilaian kredit.

6. Analisa layak atau tidaknya suatu negara memperoleh kredit dan peringkat kredit suatu

negara. 7. Berita Acara dari rapat-rapat Dewan Direktur,18 dengan perkecualian untuk notulen rapat

yang diacu dalam paragraf 123 dan ringkasan rapat yang diacu oleh paragraf 73 dan 77. 8. Informasi bisnis konfidensial, atau informasi (termasuk informasi yang dilindungi hak

cipta) yang disediakan untuk ADB oleh pihak atau pihak-pihak lain, yang jika diungkapkan akan atau kemungkinan besar akan secara signifikan mengganggu

18 ADB membuat transkrip bagi setiap rapat formal Dewan. Transkrip itu terdapat dalam arsip ADB.

28

kepentingan komersil, kepentingan keuangan, dan/atau daya saing pihak atau pihak-pihak tersebut.

9. Informasi yang berhubungan dengan proses pengadaan, termasuk informasi pra-

kualifikasi yang diserahkan oleh peserta tender, tender, proposal, atau penawaran harga yang potensial.

10. Informasi, yang jika diungkapkan, akan atau kemungkinan besar akan membahayakan

hidup, kesehatan, keselamatan atau keamanan seseorang atau aset ADB.

11. Informasi, yang jika diungkapkan, akan atau kemungkinan besar akan secara signifikan menganggu penyelenggaraan hukum.

12. Informasi yang dilindungi oleh hak istimewa pengacara dan klien, yang bila diungkapkan

dapat mengganggu proses penyelidikan.

13. Sumber pengaduan dugaan tindakan korupsi, kecuali kalau secara jelas diperbolehkan oleh sumber itu.

14. Laporan-laporan audit yang dikeluarkan oleh Kantor Auditor General dan auditor eksternal ADB.

15. Informasi, yang jika diungkapkan, akan atau kemungkinan besar akan membahayakan

pertahanan atau keamanan nasional suatu negara anggota.

16. Informasi keuangan, yang jika diungkapkan, akan atau kemungkinan besar akan secara signifikan mengganggu kemampuan suatu negara anggota mengatur perekonomiannya.

17. Informasi, yang jika diungkapkan, akan atau kemungkinan besar akan berpotensi

melanggar hukum yang berlaku, termasuk undang-undang hak cipta.

137. Setiap informasi yang dibuat sebelum tanggal berlakunya Kebijakan (1 September 2005) tetapi belum bersifat historis, wajib diungkapkan jika diminta, atas kebijaksanaan ADB, dalam hal ini berlaku perkecualian seperti yang diuraikan dalam paragraf 136.

b. Informasi historis

138. ADB berkewajiban menyediakan informasi historis jika diminta, kecuali perkecualian-perkecualian berikut ini. 1. Informasi yang merupakan hak istimewa pengacara dan klien, yang bila diungkapkan

dapat mengganggu proses penyelidikan.

2. Informasi yang diberikan kepada ADB secara rahasia (termasuk informasi yang dilindungi hak cipta atau informasi bisnis konfidensial) dan secara jelas disampaikan bahwa informasi tersebut akan dirahasiakan dan jika diungkapkan, akan atau kemungkinan besar akan mengganggu hubungan ADB dengan pihak yang menyampaikan informasi tersebut atau akan melanggar hukum atau mengingkari sebuah perjanjian hukum.

29

3. Sumber pengaduan dugaan tindakan korupsi, kecuali kalau secara jelas diperbolehkan oleh sumber itu.

4. Nama-nama yang telah diselidiki sesuai dengan Kebijakan Antikorupsi.

5. Informasi, yang jika diungkapkan, akan atau kemungkinan besar akan membahayakan

pertahanan atau keamanan nasional suatu negara anggota.

6. Informasi yang jika diungkapkan, akan atau kemungkinan besar akan berpotensi melanggar hukum yang berlaku, termasuk undang-undang hak cipta.

7. Catatan-catatan pribadi, termasuk ketentuan-ketentuan mengenai kepegawaian,

evaluasi kinerja, dan catatan kesehatan anggota Dewan Direktur, Pejabat Pengganti Anggota Dewan Direktur, Penasehat Dewan Direktur, anggota Manajemen, staf ADB, dan konsultan ADB, serta Berita Acara mekanisme pengajuan banding dalam sengketa administratif dan pelaksanaan penyelidikan-penyelidikan internal, kecuali dalam porsi yang diperbolehkan oleh peraturan staf dan resolusi-resolusi Dewan Gubernur.

8. Informasi keuangan, yang jika diungkapkan, akan atau kemungkinan besar akan sangat mengganggu kemampuan suatu negara anggota mengatur perekonomiannya.

9. Informasi yang, jika diungkapkan, akan atau kemungkinan besar akan secara signifikan

menganggu penyelenggaraan hukum. 139. ADB dapat mengungkapkan informasi yang disebutkan di paragraf 136 (1) dan (2) dan paragraf 138, jika ADB menentukan bahwa kepentingan publik dalam pengungkapan informasi tersebut lebih besar dari bahaya yang mungkin akan timbul akibat pengungkapan tersebut, atau jika negara anggota yang bersangkutan meminta ADB melakukannya sesuai dengan aturan hukum negara tersebut. ADB mungkin juga mengungkapkan informasi lain yang disebutkan dalam paragraf 126, jika ADB menentukan bahwa kepentingan publik dalam pengungkapan informasi jauh lebih besar dari pada bahaya yang mungkin disebabkan oleh pengungkapan tersebut, atau jika negara anggota yang bersangkutan meminta ADB melakukannya sesuai dengan aturan hukum negara tersebut.19

140. Walaupun demikian, berkenaan dengan paragraf 139, ADB berkewajiban untuk tidak mengungkapkan informasi yang disebutkan dalam paragraf 136 jika ADB telah membuat komitmen hukum kepada suatu pihak untuk merahasiakan informasi tersebut dan untuk tidak mengungkapkannya, kecuali pihak tersebut mengijinkan.

VII. PENGATURAN PELAKSANAAN

A. Peran dan Tanggung Jawab

141. Tujuan Kebijakan ini adalah untuk meningkatkan kepercayaan pemangku kepentingan dan kemampuan mereka dalam berhubungan dengan ADB. Semua departemen dan kantor ADB akan bertanggung jawab dalam melaksanakan Kebijakan ini. Peran dan tanggung jawab terperinci dari Manajemen dan Staf ADB akan diuraikan sbb.

19 Misalnya, jika permintaan informasi mengandung risiko keamanan publik atau lingkungan yang serius.

30

1. Manajemen

142. Manajemen akan memainkan peran utama dalam mendefinisikan, memperbaharui dan melaksanakan strategi hubungan eksternal ADB, dan memimpin serta memantau pelaksanaan pendekatan-pendekatan tersebut guna menjamin hasil yang maksimum. Manajemen akan secara aktif berpartisipasi dalam kegiatan-kegiatan hubungan eksternal dan juga akan mendorong komunikasi internal yang terbuka dan efektif guna memastikan bahwa staf di semua tingkatan mengetahui pandangan dan sikap Manajemen. Komite Penasehat Pengungkapan Publik (PDAC) akan bertindak sebagai badan pengawas Manajemen untuk menginterpretasikan, memantau, dan meninjau persyaratan pengungkapan Kebijakan itu.

2. Semua Departemen dan Kantor

143. Semua Departemen dan kantor ADB akan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan Kebijakan. Sebagai komunikator utama ADB, para kepala kantor perwakilan ADB akan secara proaktif berkomunikasi dengan khalayak eksternal dan memimpin upaya-upaya untuk memperkuat hubungan eksternal ADB, memperluas pemahaman akan motivasi dan tujuan ADB, membangun kepercayaan pemangku kepentingan pada ADB. Staf dari departemen-departemen operasional akan memainkan peranan penting dalam berkomunikasi dengan pemangku kepentingan dari sebuah proyek tertentu, dan dalam memastikan terpenuhinya persyaratan pengungkapan informasi. Para staf ini akan berupaya memastikan bahwa masyarakat dari sektor publik, swasta, dan masyarakat sipil yang berinteraksi dengan mereka, mengetahui Kebijakan ini dan hak publik untuk mendapatkan informasi dari ADB sesuai dengan Kebijakan ini.

3. Departemen Hubungan Eksternal (DER)

144. Meskipun Manajemen ADB dan semua departemen serta kantor-kantornya, termasuk kantor-kantor perwakilannya, bertanggung jawab terhadap pelaksanaan Kebijakan, DER akan memikul seluruh tanggung jawab mengenai pelaksanaan Kebijakan dan penerapannya secara konsisten. DER selanjutnya akan meningkatkan perannya dan memprioritaskan fungsinya agar dapat mendukung Kebijakan itu dengan lebih baik.

a. Pengungkapan

145. Unit Informasi Publik dan Pengungkapan (InfoUnit) dalam DER akan memberikan nasehat dan interpretasi kebijakan kepada semua departemen ADB, dan memantau ketentuan pengungkapan informasi yang ada dalam Kebijakan. InfoUnit ini juga akan merancang dan menjalankan pelatihan yang wajib diikuti staf operasional mengenai ketentuan pengungkapan informasi yang ada dalam Kebijakan, dan akan menegaskan insentif bagi staf untuk memastikan bahwa ADB mematuhi Kebijakan itu. InfoUnit ini akan secara langsung mendukung pekerjaan Komite Penasehat Pengungkapan Informasi Publik (PDAC), dan menyerahkan kepada PDAC laporan-laporan pengawasan mengenai kemajuan dalam melaksanakan Kebijakan (lihat paragraf 158). InfoUnit ini akan secara teratur memperbaharui daftar dokumen operasional yang dikeluarkan oleh ADB dan senantiasa menyampaikan kepada publik mengenai dokumen operasional yang tersedia dalam situs web ADB. Unit ini juga akan mengelola sistem untuk melacak permintaan informasi sesuai dengan persyaratan yang ada dalam Kebijakan.

31

146. Tim yang menangani situs web di DER akan bekerja dengan InfoUnit, departemen operasional, dan kantor-kantor lain dalam memuat dokumen dan meningkatkan kemampuan pencarian informasi dalam situs web ADB. 147. DER akan mendorong terciptanya budaya keterbukaan di kalangan staf ADB dan terus mendorong terciptanya berbagi informasi secara proaktif.

b. Penerjemahan

148. Kerangka Kerja Penerjemahan (2007) menjabarkan cara-cara yang akan dipergunakan ADB dalam memperbanyak informasi dalam bahasa-bahasa lain selain bahasa Inggris, yang merupakan bahasa resmi ADB. 149. DER akan mengelola proyek penerjemahan di dalam ADB, membantu menyediakan hasil terjemahan untuk umum, dan mencatat judul dokumen yang diterjemahkan melalui DER. Setiap kantor perwakilan dengan panduan DER, akan membuat daftar dan jadwal penerjemah dan editor dwi bahasa yang berkualitas dan fasih dalam bahasa atau bahasa-bahasa yang digunakan di negara mereka. DER akan meningkatkan kesadaran di antara departemen-departemen dan kantor-kantor ADB mengenai jasa penerjemahan yang tersedia bagi mereka.

c. Buku Pegangan Kebijakan Komunikasi Publik

150. DER akan merevisi Buku Pegangan Staf tentang Kebijakan Komunikasi Publik dengan prosedur langkah demi langkah untuk memandu staf ADB dalam menyediakan informasi dan dokumen operasional. Buku pegangan yang terpisah akan dibuat untuk memandu peminjam dan klien ADB dalam melaksanakan Kebijakan itu. Semua buku pegangan wajib dimuat dalam situs web ADB.

d. Penyebaran Informasi Di Tingkat Negara

151. ADB akan terus berbagi produk pengetahuannya melalui program perpustakaan (depository library) dan perpustakaan regional. Kekuatan utama program pusat informasi publik ADB akan ditingkatkan melalui peningkatan jumlah kemitraan dalam pusat informasi pembangunan multi-donor untuk meningkatkan visibilitas dan aksesibilitas publikasi dan informasi mengenai kegiatan ADB. Kemitraan baru dengan sejumlah pemikir, institusi akademis dan mitra pembangunan lainnya akan mendapat prioritas di negara-negara berkembang yang menjadi anggota ADB.

4. Kantor Perwakilan Utama dan Kantor Perwakilan Tetap

152. Kantor perwakilan (representative office) dan kantor perwakilan tetap (resident mission) berada di "garis depan" dan berperan amat penting dalam mengembangkan dan menjaga profil ADB, mengingat kedekatan mereka dengan khalayak sasaran, keahlian mereka di bidang operasional dan ekonomi, dan pemahaman mereka mengenai budaya dan komunikasi yang unik di negara atau di wilayah di mana kantor-kantor tersebut berada. 153. Kepala kantor-kantor perwakilan ADB adalah komunikator kunci ADB dan akan ditugaskan untuk memperluas dan memperkuat interaksi ADB dengan media, para pembentuk opini, dan para pembuat keputusan di negara atau wilayah mereka. ADB harus menunjuk individu-individu yang memiliki keahlian operasional, kemampuan berkomunikasi, dan sikap yang tepat untuk melaksanakan tanggung jawab tersebut. Pelatihan akan diberikan bagi

32

kepala dan staf senior di kantor perwakilan untuk berkomunikasi dan terlibat secara efektif dengan media. 154. ADB akan sedikit demi sedikit meningkatkan jumlah staf hubungan eksternal di kantor-kantor perwakilan. Staf hubungan eksternal akan menyediakan dukungan dan nasihat profesional bagi kepala kantor perwakilan. Mereka juga akan menjadi bagian dari tim manajemen kantor perwakilan, dan akan mengetahui sepenuhnya semua kegiatan yang terjadi di kantor perwakilan tersebut. Staf hubungan eksternal kantor perwakilan memiliki rincian dan kualifikasi pekerjaan yang konsisten dan akan mendapatkan pelatihan secara terstruktur dan berkesinambungan. 155. Tanggung jawab utama dari staf hubungan eksternal di kantor-kantor perwakilan mencakup; menciptakan dan memelihara hubungan dengan sektor publik maupun swasta secara luas agar mereka bisa berinteraksi dengan staf senior ADB; memastikan bahwa media lokal dan internasional bisa berhubungan dengan wakil-wakil ADB dan mendapatkan informasi mengenai ADB dan memantau berita lokal, nasional dan internasional baik dalam bahasa Inggris maupun dalam bahasa setempat yang menjadi kepentingan ADB; dan membantu staf kantor perwakilan dan masyarakat umum negara tersebut dalam memahami persyaratan pengungkapan Kebijakan itu. 156. Untuk meningkatkan konsistensi dan memaksimalkan manfaat pembagian informasi, semua staf hubungan eksternal di kantor-kantor perwakilan dan DER, yang terdiri dari jaringan atau masyarakat atau praktisi hubungan eksternal akan bertatap muka langsung secara rutin dan melalui konferensi video dan sarana komunikasi online, sesuai kebutuhan. Staf hubungan eksternal kantor perwakilan ADB akan mempunyai dua jalur pertanggungjawaban: ke kepala kantor perwakilan ADB di negara yang bersangkutan dan ke DER. 157. DER akan mengawasi koordinasi layanan dan jaminan kualitas terjemahan yang dilakukan oleh kantor-kantor perwakilan.

5. Komite Penasihat Pengungkapan Informasi Publik

158. Komite Penasehat Pengungkapan Informasi Publik (PDAC) berkewajiban menafsirkan, memantau, dan meninjau ketentuan pengungkapan informasi yang ada di dalam Kebijakan. PDAC akan beranggotakan Direktur Jendral Pelaksana (Managing Director General) yang berfungsi sebagai ketua, Direktur Utama DER (Principal Director), Sekretaris, Penasehat Hukum (General Counsel), dan akan bertanggung jawab langsung kepada Presiden. PDAC akan bertemu sesuai kebutuhan, untuk meninjau permintaan informasi yang ditolak oleh departemen-departemen dan kantor-kantor ADB lainnya. 159. PDAC akan memberikan kontribusi dalam laporan tahunan mengenai Kebijakan Komunikasi Publik (paragraf 168) dengan cara menilai pelaksanaan elemen-elemen pengungkapan yang ada dalam Kebijakan. Laporan tahunan ini akan memuat ringkasan permintaan informasi yang ditolak oleh ADB, serta juga rekomendasi-rekomendasi untuk mengubah Kebijakan, bagian Manual Operasional terkait, atau struktur organisasi yang menunjang ADB dalam mengungkapkan informasi kepada publik.

6. Peminjam atau Klien

160. Bagi proyek ADB, sebagian besar tanggung jawab untuk mengungkapkan informasi ada pada peminjam atau klien. Peminjam/klien akan bekerja sama dengan staf departemen

33

operasional untuk menyediakan staf penghubung khusus di wilayah proyek untuk berdialog tentang proyek bersama dengan masyarakat yang terkena dampak (paragraf 84). Staf penghubung tersebut dapat menggunakan situs web ADB untuk mengakses informasi mengenai proyek dan negara yang bersangkutan serta mengungkapkan informasi tersebut kepada pihak yang berminat, dengan menggunakan mekanisme penyampaian yang sesuai dengan cara dan budaya setempat.

34

B. Prosedur untuk Mendapatkan Informasi

1. Pengungkapan Informasi Secara Proaktif

161. Situs web ADB akan berfungsi sebagai sarana utama dalam mengungkapkan informasi dan dokumen secara proaktif sesuai dengan yang disyaratkan oleh Kebijakan. Sarana pengungkapan proaktif informasi dan dokumen lainnya (misalnya, informasi untuk mendukung proses konsultasi) akan digunakan oleh ADB, peminjam dan klien, tergantung dari penerima atau khalayak yang dimaksudkan serta tujuan pengungkapan informasi tersebut.

2. Permintaan Informasi

162. Permintaan informasi dan dokumen harus diterima secara tertulis (melalui email, surat, formulir umpan balik melalui Internet, atau faksimili). Permohonan dapat ditujukan kepada InfoUnit, kepada kantor perwakilan ADB yang bersangkutan, atau ke departemen operasional. 163. Jika suatu permintaan mengacu kepada kegiatan bantuan ADB di negara berkembang anggota ADB, departemen operasional yang bersangkutan berkewajiban menentukan apakah dokumen yang diminta memuat informasi yang tidak boleh diungkapkan karena terkait dengan ketentuan yang diuraikan dalam paragraf 133-140. ADB dapat berkonsultasi dengan peminjam, klien, atau penyandang dana bersama, jika diperlukan. InfoUnit DER berkewajiban memberikan arahan bagi departemen-departemen lain mengenai interpretasi Kebijakan sesuai kebutuhan. 164. Informasi historis tersedia jika diminta, dan untuk ini berlaku perkecualian yang diuraikan dalam paragraf 138 Kebijakan ini. Permintaan untuk informasi historis harus menunjukkan informasi yang diminta secara spesifik; permintaan informasi historis yang terlalu luas tidak akan diterima.

3. Batas Waktu Untuk Menanggapi Pemintaan Informasi Baru

165. ADB berkewajiban memberitahukan tentang diterimanya suatu permintaan informasi dalam waktu 5 hari kerja. ADB berkewajiban menginformasikan kepada pemohon segera setelah keputusan diambil, dan dalam setiap kasus, tidak lebih dari 30 hari kalender setelah permintaan diterima. Dalam tanggapannya, ADB berkewajiban menyediakan informasi yang diminta atau jika tidak, mengemukakan alasan mengapa permintaan tersebut ditolak, sambil mengacu kepada ketentuan dalam Kebijakan yang menjadi dasar penolakan. ADB berkewajiban memuat dalam situs webnya, daftar permintaan yang sedang ditinjau, dan keputusan atas permintaan-permintaan tersebut serta alasan dalam pengambilan keputusan.

4. Bahasa yang Digunakan dalam Permintaan

166. Permintaan dapat disampaikan ke ADB dalam bahasa Inggris atau bahasa resmi atau bahasa nasional anggota ADB. Permintaan informasi dan dokumen yang disampaikan dalam bahasa selain bahasa Inggris dapat dialamatkan ke kantor perwakilan yang relevan.

5. Keluhan

167. Jika seorang pemohon berkeyakinan bahwa permintaannya ditolak tanpa alasan kuat, atau bahwa Kebijakan telah diinterpretasikan secara tidak semestinya, pemohon dapat mengajukan keluhan secara tertulis kepada Public Disclosure Advisory Committee, Asian

35

Development Bank, 6 ADB Avenue, Mandaluyong City, 1550 Metro Manila, Philippines, atau melalui e-mail ke pdac@adb.org, or by fax to +63 2 636 2649.

PDAC akan memberitahukan perihal diterimanya keluhan itu dalam waktu 5 hari kerja dan akan berkumpul sesegera mungkin untuk mempertimbangkan keluhan tersebut. Dalam mempertimbangkan penolakan terhadap pengungkapan informasi, PDAC akan mempertimbangkan perkecualian yang ada dalam Kebijakan mengenai pengungkapan informasi, serta kepentingan publik dalam pengungkapan informasi tersebut. PDAC wajib memberitahukan keputusannya kepada pemohon secara tertulis, sambil mengemukakan alasan-alasan, segera setelah sebuah keputusan dibuat, dan untuk setiap kasus, tidak lebih dari 30 hari kalender setelah keluhan diterima. Daftar yang memuat permohonan semacam ini, sifat dari setiap permohonan, dan keputusan yang diambil dalam setiap kasus, akan dimuat dalam situs web ADB secara bergilir, diperbaharui tidak lebih dari 2 minggu setelah dibuatnya permohonan atau keputusan. C. Pemantauan dan Pembuatan Laporan

168. ADB akan memantau pelaksanaan Kebijakan dan mengevaluasi hasilnya. ADB berkewajiban menyediakan bagi publik hasil-hasil pemantauan ADB mengenai kegiatannya dalam pengungkapan informasi pada laporan tahunan dalam situs web ADB. 169. ADB menyediakan ruang bagi pemangku kepentingan untuk mengemukakan isu-isu, mengakses informasi dan berhubungan secara efektif dengan ADB dalam melaksanakan Kebijakan. Jika diminta, ADB tidak akan mengungkapkan nama individu atau kelompok yang menyuarakan keprihatinan mereka mengenai pelaksanaan Kebijakan. D. Tinjauan dan Perubahan

170. ADB mungkin perlu meninjau dan memperbaiki ketentuan-ketentuan yang ada dalam Kebijakan agar mencerminkan pengalaman dalam pelaksanaan, perubahan dalam praktik ADB, hasil-hasil tinjauan atas kebijakan dan strategi ADB lainnya, dan perubahan dalam cara-cara pengungkapan informasi di luar ADB. Keluwesan akan dibutuhkan dalam mengintegrasikan perubahan-perubahan tersebut dari waktu ke waktu. Oleh karena itu, ADB mungkin merevisi atau mengubah Kebijakan, sebagaimana dibutuhkan, setelah ada persetujuan dari Dewan Direktur. 171. ADB berkewajiban melaksanakan suatu tinjauan menyeluruh setelah jangka waktu tertentu, tidak lebih dari 5 tahun sejak tanggal berlakunya Kebijakan. Tinjauan tersebut akan secara aktif melibatkan individu dan organisasi-organisasi yang berkepentingan.

VIIII. TINJAUAN KEPATUHAN

172. Persyaratan pengungkapan informasi yang diatur oleh Kebijakan wajib diawasi oleh tinjauan kepatuhan yang sejalan dengan Mekanisme Akuntabilitas ADB. Kebijakan yang dipaparkan dalam paragraf 32-42, persyaratan terperinci mengenai pengungkapan informasi yang dipaparkan dalam paragraf 65-140, dan pengaturan pelaksanaan Kebijakan yang dipaparkan dalam paragraf 161-171 wajib tunduk pada tinjauan kepatuhan yang berada di bawah Mekanisme Akuntabilitas ADB.

Lampiran 1

36

PENGUNGKAPAN INFORMASI PADA BANK-BANK PEMBANGUNAN MULTILATERAL LAIN

1. Prinsip panduan umum kebijakan pengungkapan informasi bank-bank pembangunan multilateral (MDB) adalah kebutuhan akan peningkatan keterbukaan dan transparansi dalam kegiatan dan praktiknya. Organisasi-organisasi pembanding Bank Pembangunan Asia (ADB) baru-baru ini telah melakukan revisi atas kebijakan pengungkapan informasi mereka atau sedang merevisi kebijakan mereka, agar lebih meningkatkan transparansi dan akuntabilitas. Dalam setiap lembaga ini, revisi kebijakan juga mencakup peningkatan lingkup dokumen yang diungkapkan dan penyederhanaan akses untuk mendapatkan informasi tersebut.

1. Bank Pembangunan Afrika

2. Bank Pembangunan Afrika (AfDB) pada bulan Maret 2004 menyetujui Kebijakan Pengungkapan Informasi, yang berusaha mengungkapkan semua informasi mengenai operasi dan kegiatannya kecuali jika ada alasan mendesak untuk tidak melakukannya. 3. Dalam hal informasi operasional, kebijakan itu menetapkan lingkup yang luas mengenai dokumen yang akan disediakan bagi publik, termasuk gambaran ringkas mengenai setiap dokumen dan indikasi tahap dalam proses persiapan yang akan disediakan. Kebijakan itu juga mencakup referensi yang spesifik atas informasi keuangan, administrasi, dan hukum mengenai kelompok AfDB yang akan disediakan bagi publik. Misalnya, kebijakan tahun 2004 itu menetapkan bahwa draf dokumen-dokumen operasional dan draf dokumen-dokumen strategi nasional akan diungkapkan paling lambat 50 hari sebelum Dewan Direktur membahas dokumen-dokumen tersebut guna meningkatkan partisipasi dan konsultasi para pemangku kepentingan.

4. Kategori informasi yang tetap konfidensial berkisar antara informasi keuangan internal yang dapat mempengaruhi kegiatan kelompok AfDB dalam pasar modal dan keuangan, hingga informasi keuangan, bisnis atau informasi yang dilindungi hak cipta mengenai entitas swasta yang diterima oleh kelompok AfDB dalam melakukan analisa dan negosiai pinjaman kecuali kalau entitas swasta tersebut memberi ijin untuk menyampaikan informasi tersebut. 5. Ketika menyetujui revisi Kebijakan Pengungkapan Informasi pada tahun 2004, Dewan Direktur AfDB mengarahkan agar kebijakan tersebut diperbaharui secara teratur untuk memastikan dimasukkannya praktik terbaik dari lembaga-lembaga sejenis.

2. Bank Eropa untuk Rekonstruksi dan Pembangunan

6. Bank Eropa untuk Rekonstruksi dan Pembangunan (EBRD) telah menyetujui Kebijakan Akses Publik dan Pengungkapan Informasi pada bulan April 1996, diikuti dengan Kebijakan Informasi Publik (PIP) pada bulan Juni 2000. PIP direvisi tahun 2003, 2006, dan kemudian direvisi lagi pada bulan Mei 2008. Versi PIP yang sekarang ini mulai berlaku bulan September 2008. 7. Profil proyek (dokumen ringkasan proyek) tersedia untuk umum dalam situs web EBRD (www.ebrd.com) selama minimal 30 hari sebelum Dewan Direktur mempertimbangkan tentang proyek sektor publik, dan tersedia dalam bahasa Inggris dan bahasa resmi negara di mana proyek itu berada. Informasi itu diperbaharui jika proyek mengalami banyak perubahan.

Lampiran 1

37

8. Sesuai dengan kebijakan tahun 2008, masyarakat diberi waktu 45 hari kalender untuk memberi komentar mengenai persiapan strategi negara. Dokumen tambahan yang merangkum komentar yang diterima dan tanggapan tim negara tersebut atas komentar yang diterima diserahkan kepada komite eksekutif dan Dewan Direktur sebelum dibahas dalam lokakarya-lokakarya tentang strategi negara tersebut. Dokumen tambahan itu akan dimuat dalam situs web EBRD setelah ada persetujuan dari Dewan Direktur atas strategi negara itu dan strategi akhir yang disetujui diterjemahkan dalam bahasa resmi setempat. Kebijakan tersebut juga menetapkan bahwa draf kebijakan sektoral akan dimuat dalam situs web EBRD supaya dapat dikomentari, paling sedikit 45 hari kalender setelah diskusi para Direktur sebelum diadakannya rapat Dewan Direktur . 9. PIP 2008 mencakup komitmen untuk menyiarkan analisa mengenai dampak lingkungan dan sosial selama minimal 60 hari untuk proyek sektor swasta dan minimal 120 hari bagi proyek sektor publik sebelum dipertimbangkan oleh Dewan Direktur di kantor pusat EBRD di London dan kantor perwakilan terkait di negara di mana proyek itu berada. Kepastian jumlah hari merupakan komitmen pengungkapan EBRD, dan dengan demikian terdapat dalam PIP dan bukan dalam kebijakan lingkungan dan sosial. 10. EBRD memuat dalam situs webnya laporan tahunan pelaksanaan kebijakan pengungkapan, merangkum komitmen dalam PIP dan bagaimana komitmen tersebut dipenuhi. .

3. Bank Investasi Eropa

11. Bank Investasi Eropa (EIB) berkomitmen untuk memberi pemangku kepentingan akses atas informasi yang akan memungkinkan mereka memahami tata kelola, strategi, kebijakan, kegiatan, praktik, kinerja, dampak dan hasilnya. Kebijakan Transparansi EIB baru mulai berlaku Februari 2010. Semua informasi yang dimiliki EIB wajib diungkapkan atas permintaan, kecuali jika terdapat alasan mendesak untuk tidak diungkapkan. Karena EIB beroperasi sebagai bank, maka terdapat hambatan tertentu dalam informasi yang diungkapkan. 12. Untuk mendorong aksesibilitas informasi, EIB berkomitmen atas rezim bahasa yang mempertimbangkan kebutuhan publik. 13. Dalam batasan yang diberikan oleh hukum dan peraturan yang diterapkan, keputusan akhir mengenai informasi apa yang dapat disampaikan ke publik harus berada pada Bank itu, yang juga akan menentukan dokumen mana yang akan diterbitkan, melalui situs webnya, dan/atau dalam bentuk kertas, dan dokumen mana yang tersedia hanya atas permintaan. Sebagai aturan umum, dokumen yang dianggap merupakan kepentingan umum, yang dapat menarik minat sejumlah besar pemangku kepentingan dan/atau anggota masyarakat, akan diterbitkan. 14. Meskipun EIB berkomitmen pada kebijakan pengungkapan dan transparansi, EIB juga berkewajiban untuk menghargai kerahasiaan profesional, sesuai dengan hukum Eropa. Peraturan nasional dan standar sektor perbankan yang meliputi kontrak bisnis dan kegiatan pasar juga diterapkan pada EIB. Perkecualian mencakup informasi yang merupakan bagian dari hubungan konfidensial Bank dengan mitra bisnisnya. 15. EIB berkomitmen untuk terus terlibat, secara sukarela, dalam konsultasi publik atas kebijakan tertentu.

Lampiran 1

38

16. Setiap anggota masyarakat mempunyai hak untuk meminta dan menerima informasi secara tepat waktu dari EIB. Semua jawaban terhadap permintaan haruslah beralasan. 17 Sumber daya dikerahkan untuk melaksanakan Kebijakan Transparansi di seluruh organisasi. Meja informasi akan dipasang di seluruh kantor regional EIB untuk menyediakan informasi tentang kegiatan EIB bagi penduduk setempat. 18. Mekanisme Keluhan EIB memungkinkan pemangku kepentingan untuk naik banding jika mereka merasa bahwa EIB telah gagal dalam menjalankan tugasnya sesuai dengan Kebijakan Transparansi.

4. Bank Pembangunan Antar-Amerika

19. Pada bulan Desember 2009, Dewan Direktur Eksekutif Bank Pembangunan Antar-Amerika (IDB) memberi wewenang untuk dilakukan tinjauan secara luas atas kebijakan transparansinya. Kebijakan Akses atas Informasi IDB disetujui oleh Dewan Direktur pada tanggal 12 Mei 2010, dan akan mulai berlaku pada bulan Januari 2011. 20 Untuk menekankan keberpihakan pada pengungkapan informasi, IDB tak akan lagi menerbitkan ” informasi “ daftar positif yang secara rutin diungkapkan. Kebijakan ini berlaku bagi informasi yang dihasilkan oleh IDB dan bagi informasi tertentu yang dimilikinya, dengan ketentuan tentang daftar perkecualian pengungkapan. Selain itu, dalam lampiran 1 kebijakan itu juga memuat daftar informasi tertentu yang tidak akan diungkapkan. 21. Kebijakan itu memungkinkan pengungkapan informasi lebih banyak dari sebelumnya, khususnya mengenai cara kerja Dewan Direktur dan proyek yang tengah dijalankan. Kebijakan meningkatkan ketersediaan agenda dan catatan rapat dari berbagai komite Dewan Direktur. Pernyataan direktur eksekutif secara individual dapat diungkapkan atas dasar sukarela. Sejumlah dokumen pemantauan dan evaluasi proyek, termasuk laporan audit tahunan proyek yang dibiayai IDB dan dijamin oleh negara, akan disediakan untuk pertama kalinya. Kebijakan itu juga memungkinkan dokumen-dokumen tertentu dari Dewan Direktur diungkapkan secara bersamaan dengan saat dokumen itu disampaikan kepada Dewan, seperti strategi negara, proposal pinjaman, dan kerja sama teknis; jika negara terkait tidak keberatan. 22. Informasi yang tidak bersifat publik akan dibuka seiring dengan berjalannya waktu, menurut kebijakan itu. Jika permintaan akses akan informasi ditolak, pihak yang meminta informasi itu dapat naik banding ke tingkat kedua pada panel independen.

Lampiran 1

39

5. Kelompok Bank Dunia

a. Korporasi Keuangan Internasional

23. Korporasi Keuangan Internasional (IFC) memulai tinjauan atas Kebijakan Pengungkapan Informasi lembaga ini yang disetujui tahun 2006, sebagai bagian dari tinjauan Kerangka Kerja Keberlanjutan IFC, pada bulan September 2009. Tujuan luas dari tinjauan Kebijakan Pengungkapan itu adalah usaha untuk meningkatkan transparansi dan pelaporan kinerja proyek serta dampak pembangunan.

b. Badan Penjamin Investasi Multilateral

24. Kebijakan Pengungkapan Informasi Badan Penjamin Investasi Multilateral (MIGA) mulai berlaku sejak 1 Juli 2007 dan menggantikan secara keseluruhan Kebijakan Pengungkapan MIGA yang berlaku mulai Juli 1999. 25. MIGA menyediakan informasi terkait dengan kegiatannya yang akan memungkinkan klien, mitra dan pemangku kepentingannya (termasuk masyarakat yang terkena dampak), dan anggota masyarakat lainnya yang berkepentingan, untuk lebih memahami, dan untuk terlibat dalam diskusi yang matang mengenai kegiatan bisnis MIGA, keseluruhan pembangunan dan dampak lain dari kegiatannya, serta kontribusinya bagi pembangunan. Informasi yang disediakan oleh MIGA sesuai dengan prinsip ini dapat dikategorikan sebagai informasi kelembagaan mengenai MIGA, dan informasi terkait dengan kegiatan yang didukung oleh MIGA. Meskipun sebagian besar tanggung jawab atas pengungkapan informasi tentang kegiatan yang didukung MIGA berada pada klien MIGA yang bersangkutan, MIGA menyediakan informasi khusus tertentu, termasuk seperti yang diuraikan dalam Bagian III. C (Informasi Jaminan Terkait Proyek) dan Bagian III. D (Bantuan Teknis dan Layanan Nasehat). 26. Terdapat sikap berpihak pada pengungkapan menyangkut informasi yang diuraikan di atas, tak ada ada alasan kuat untuk tidak mengungkapkan informasi semacam itu.

c. Bank Dunia

27. Selama 15 tahun terakhir, kebijakan Bank Dunia mengenai pengungkapan informasi telah berkembang sebagai tanggapan atas perubahan dalam bisnisnya dan harapan yang meningkat dari para pemangku kepentingan, serta sesuai dengan komitmennya yang terus berlanjut untuk meningkatkan transparansi akan kegiatannya. Kebijakan Bank Dunia tentang Akses atas Informasi disetujui Dewan Direktur Eksekutif pada tanggal 7 November 2009, dan akan berlaku pada tanggal 1 Juli 2010. Kebijakan yang baru ini mencerminkan pergeseran fundamental pendekatan Bank Dunia dalam pengungkapan informasi –yang bergeser dari pendekatan yang menguraikan informasi apa yang dapat diungkapkan menjadi pendekatan yang memungkinkan Bank Dunia mengungkapkan informasi apapun yang dimilikinya, yang tidak berada dalam daftar perkecualian. 28. Kebijakan itu memungkinkan pengungkapan informasi lebih banyak dari sebelumnya, khususnya informasi terkait dengan proyek yang tengah dipersiapkan dan yang sedang dilaksanakan, kegiatan analisis dan pemberian nasehat, serta cara kerja Dewan Direktur. Kebijakan ini juga menyediakan akses atas beberapa kebijakan dan strategi serta dokumen yang terkait dengan proyek pada saat yang sama ketika disampaikan ke Dewan Direktur untuk dipertimbangkan. Namun demikian, kebijakan itu melindungi kerahasian proses pembahasan yang menghasilkan keputusan dan tindakan, guna melindungi hubungan kepercayaan dengan

Lampiran 1

40

negara anggota dan untuk memastikan bahwa staf dapat secara terbuka dan bebas mengemukakan pendapat dan rekomendasi baik secara internal maupun kepada klien. 29. Kebijakan itu berusaha untuk menyeimbangkan antara akses seluas-luasnya untuk mendapatkan informasi dan usaha untuk menghargai informasi “konfidensial” yang pengungkapannya dapat mengakibatkan kerugian terhadap kepentingan-kepentingan yang didefinisikan dengan jelas. Kebijakan itu mencakup daftar informasi yang tak akan diungkapkan, yang diacu sebagai “perkecualian”. Tetapi Bank Dunia akan menggunakan haknya untuk mengungkapkan, dalam kondisi luar biasa, informasi tertentu yang diperkecualikan, jika diputuskan bahwa manfaat secara keseluruhan dari pengungkapan itu akan lebih besar daripada potensi kerugian terhadap kepentingan yang dilindungi oleh perkecualian itu. Demikain juga halnya, Bank Dunia akan menggunakan haknya untuk tidak mengungkapkan, dalam keadaan luar biasa, informasi yang biasanya akan diungkapkan, jika diputuskan bahwa pengungkapan itu kemungkinan besar akan mengakibatkan kerugian melebihi manfaat pengungkapan. 30. Sesuai dengan kebijakan yang telah direvisi, Bank Dunia akan menyediakan informasi secara rutin kepada masyarakat sebanyak mungkin yang bisa dilakukan, khususnya dalam situs web eksternalnya, dan akan menerapkan prosedur yang jelas dan efektif dari sisi biaya untuk permintaan dan tanggapan atas permintaan informasi. Bank Dunia juga akan menyediakan proses banding dua tingkat; tingkat kedua merupakan mekanisme yang independen dari Manajemen, untuk mereka yang yakin bahwa Bank Dunia menolak memberikan akses atas informasi tanpa alasan yang jelas. Yang terakhir, kebijakan itu mengakui bahwa kepekaan sebagian informasi berkurang seiring berjalannya waktu, dan memberikan jadwal untuk membuka dan mengungkapkan beberapa informasi yang termasuk jenis terbatas tersebut.