arti accounting departement chapter 2

85
Accounting Departement Chapter 2 Dosen : Hj. Fitrah, SE.Ak,MM. www.fitrah.blog.com

Upload: fitrahusaid

Post on 25-Jul-2015

79 views

Category:

Education


2 download

TRANSCRIPT

1. www.fi tra h.blo g.c o m 2. BIDANG : PROSES PEMBAYARAN TAMU No : 9 TUJUAN : Melancarkan proses pembayaran tamu di kasir PELAKSANA : Kasir 3. 1. Mesin Kas Register/Buku Kasir. 2. Rekening/Bon Tamu. 3. Bukti-bukti lain untuk setiap transaksi (slip order, kartu registrasi tamu, bon tamu yang belum dibayar kontan bagi tamu hotel, dan sebagainya). 4. Peralatan/perlengkapan kasir lainnya. 4. 1. Persiapan a. Setiap tamu yang akan membeli produk hotel, termasuk tamu yang akan menginap di hotel, harus dibuat rekeningnya. b. Setiap rekening harus tertulis jelas tentang produk yang dibelinya serta identitas pembeli agar memudahkan dalam proses pembayarannya. i. Kamar harus dilengkapi dengan nama, nomor kamar, dan harga sewa kamar yang ditempai berdasarkan kartu registrasi. 5. ii. Makanan dan minuman di Bar / Restaurant harus dilengkapi dengan nomor meja. Jumlah orang, dan produk yang dibelinya berdasarkan slip order, sedangkan untuk pelayanan ke kamar (room service) harus ditambah nomor kamarnya, demikian pula produk lainnya. c. Setiap produk yang telah dibeli, termasuk sewa kamar per hari, harus diproses dengan mesin kas register / manual dengan harga menurut daftar harga yang berlaku. d. Rekening tamu yang karena suatu sebab terpaksa tidak digunakan, misalnya robek atau dibatalkan, harus tetap disimpan untuk di laporkan ke atasannya. 6. 2. Pelaksanaan a. Di Front Office i. Memasukkan seluruh transaksi yang belum dibayar kontan dari berbagai tempat penjualan di hotel, misalnya dari bar, restaurant, room service, laundry, telepon, dan sebagainya. ii. Memasukkan sewa kamar mulai saat menginap sampai dengan saat meninggalkan kamar. iii.Menjumlahkan seluruh ongkos yang harus dibayar dengan tambahan pajak dengan uang service sesuai dengan peraturan yang berlaku. 7. b. Di area penjualan lainnya i. Memasukkan seluruh transaksi sesuai dengan slip order/pesanan yang diterima. ii. Menjumlahkan seluruh ongkos yang harus dibayar tamu dengan tambahan bahan pajak dan uang service sesuai dengan peraturan yang berlaku. c. Meneliti kembali seluruh rekening tamu sebelum diserahkan agar jangan terjadi kesalahan yang dapat merugikan hotel atau tamunya. 8. d. Meneliti kembali pembayaran yang diterima tamu, baik untuk pembayaran kontan maupun kredit. e. Menyimpan kembali bukti rekening yang telah dibayar tamu untuk laporan kasir. f. Setiap pembayaran kredit dari area penjualan di luar Front Office harus segera dikirim ke kasir Front Office untuk proses selanjutnya dan ini hanya berlaku apabila pembayaran tersebut telah sah dan untuk tamu yang menginap di hotel. g. Setiap pembayaran kredit yang diterima dari tamu hotel harus diserahkan ke bagian penagihan untuk proses selanjutnya 9. 3. Catatan a. Setiap kesalahan pembayaran yang telah diproses di kasir menjadi tanggung jawab kasir. b. Seluruh bukti pembayaran harus disertakan pada saat kasir akan melaporkan hasil kerjanya, termasuk yang kontan yang telah diterima. 10. BIDANG : LAPORAN KASIR No : 10 TUJUAN : Melaporkan hasil penjualan berdasarkan transaksi tamu di hotel selama satu periode kerja tertentu PELAKSANA : Kasir 11. 1. Mesin Kas Register/Buku Kasir. 2. Mesin hitung. 3. Formulir laporan kasir. 4. Rekening tamu. 5. Perlengkapan/peralatan kasir lainnya. 12. 1. Kebijaksanaan a. Setiap akhir periode kerja, kasir yang bertugas harus membuat laporan hasil penjualannya. b. Laporan kasir harus diserahkan ke petugas yang ditunjuk sesuai dengan peraturan hotel yang bersangkutan. c. Laporan kasir yang jelas dan lengkap dengan seluruh bukti-buktinya termasuk hasil penjualana yang diperoleh. d. Kasir pengganti meneruskan pekerjaan kasir sebelumnya yang belum selesai, misalnya untuk rekening yang belum selesai/belum dibayar tamu, dan sebagainya. 13. 2. Prosedur a. Mengisi formulir laporan, antara lain tentang: i. Hasil penjualan yang dikelompokkan menurut jenis produknya. ii. Jumlah produk yang terjual. iii. Jenis pembayaran yang diterima, termasuk uang asing apabila ada iv. Hasil seluruhnya. v. Hari-tanggal-bulan-tahun. vi. Kelompok/periode kerja (shift). vii.Tanda tangan kasir. 14. 2. Prosedur b. Mengumpulkan seluruh bukti transaksi, antara lain tentang: i. Rekening tamu. ii. Bon/bukti transaksi yang belum dibayar kontan. iii.Rekapitulasi uang kontan, travelers check, credit card, dan kertas berharga lainnya. c. Menyerahkan laporan dan hasilnya kepada atasan/petugas yang ditunjuk. 15. BIDANG : KONTROL PENGELUARAN UANG UNTUK KEPERLUAN OPERASIONAL HOTEL No : 11 TUJUAN : Mengawasi pengeluaran uang untuk seluruh keperluan operasional hotel berdasarkan bukti- bukti yang dapat dipertanggungjawabkan PELAKSANA : Petugas Pembukuan Kasir 16. 1. Dokumen keperluan pengeluaran utang. 2. Formulir lain yang diperlukan dalm rangka pembuktian pengeluaran uang. 3. Mesin hitung dan peralatan/perlengkapan lain yang diperlakukan. 17. 1. Kebijaksanaan a. Setiap pembelian bahan/barang untuk keperluan hotel harus berdasarkan bukti tertulis dan sesuai dengan peraturan yang berlaku. b. Pembayaran atas pembelian bahan/barang atau untuk keperluan operasional hanya dilakukan di kasir bagian keuangan dengan bukti yang jelas. c. Setiap pengeluaran uang harus dibukukan sesuai dengan pos pembukuan dari setiap jenis pengeluaran tersebut. 18. 2. Prosedur a. Meneliti bukti-bukti pembelian bahan/barang dari departemen yang bersangkutan. b. Meniliti tagihan dari pihak luar yang harus sesuai dengan permintaan pembelian, harga yang disepakati dan laporan yang menerima bahan/barang. c. Membukukan pengeluaran uang untuk pembayaran tagihan tersebut setelah terbukti kebenarannya dan disahkan oleh pimpinannya. d. Membayar sesuai dengan bukti yang telah disahkan tersebut. e. Menyimpan arsip bukti untuk laporan dan proses selanjutnya 19. BIDANG : KONTROL PENGELUARAN UANG UNTUK KEPERLUAN OPERASIONAL HOTEL No : 12 TUJUAN : Mengawasi pengeluaran uang untuk seluruh keperluan operasional hotel berdasarkan bukti- bukti yang dapat dipertanggungjawabkan. PELAKSANA : Petugas Pembukuan Kasir 20. 1. Faktur pembelian. 2. Permintaan pembelian. 3. Permintaan minuman ke gudang minuman. 4. Laporan penerimaan. 5. Catatan minuman di gudang. 6. Harga pembelian minuman. 21. 1. Kebijaksanaan a. Kontrol atas biaya langsung minuman dapat mengurangi biaya yang berlebihan dengan cara mencegah terjadinya sisa, pencurian, atau kehilangan minuman. b. Biaya minuman tetap berada pada standar biaya minuman yang telah ditetapkan perusahaan tanpa mengurangi kualitas dan kuantitas produk. c. Jenis minuman harus tetap terjaga kualitas, kuantitas, dan kesinambungannya, tanpa harus menaikkan biayanya. 22. 2. Prosedur a. Membandingkan pembelian minuman dengan permintaan pembelian minumannya dan memeriksa perhitungan di semua faktur. b. Memeriksa laporan penerimaan minuman, kebenaran distribusi, dan pencatatan dalam laporan yang diterima. c. Menghitung satuan biaya. d. Menyusun rekapitulasi jumlah laporan penerimaan minuman. e. Menghitung satuan yang diterima dalam catatan minum di gudang, demikian pula dengan pengeluarannya. 23. f. Mengendalikan dan menjumlahkan permintaan minuman dalam biaya dan jumlah penjualan secara potensial (potensial sales value basis). g. Menghitung permintaan pinjaman minuman ke tempat lain, hasil penjualan nyata untuk setiap jenis minuman, penggunaan makanan untuk keperluan penjualan minuman, dan perhitungan biaya minuman yang diterima dari tempat penjualan secara periodik. h. Meriksa jumlah minimal persediaan minuman di gudang (par stocks). 24. i. Memeriksa dan mencari penyebab perbedaan yang terjadi pada hasil inventarisasi langsung dan secara administrasi. j. Mencantumkan harga pada jumlah inventarisasi dari hasil laporan inventarisasi minuman. k. Menyusun rekapitalisasi jumlah pembelian minuman dalam satu bukan dan mencocokkan dengan accounts payable. l. Membuat rekonsiliasi minuman di gudang dan rekonsiliasi biaya minuman dalam satyu periode. m.Melaporkan hasil perhitungan biaya minuman sebenarnya dalam satu periode dan membandingkan dengan standar biaya minuman yang telah ditetapkan perusahaan. 25. BIDANG : PENGENDALIAN BIAYA MAKANAN No : 13 TUJUAN : Mengendalikan pengadaan dan penggunaan bahan makanan agar biaya langsung yang terjadi sesuai dengan anggaran yang telah ditentukan dan memperoleh keuntungan kotor maksimal dalam penjualan makanan. PELAKSANA : Petugas Cost Control 26. 1. Faktur pembelian. 2. Permintaan pembelian. 3. Permintaan makanan ke gudang makanan. 4. Laporan penerimaan. 5. Catatan makanan di gudang. 6. Harga pembelian makanan. 7. Hasil imporan inventarisasi. 8. Laporan khusus penggunaan bahan daging. 27. 1. Kebijaksanaan a. Kontrol atas biaya langsung makan dapat mengurangi biaya yang berlebihan dengan cara mencegah terjadinya sisa, pencurian, dan atau kehilangan. b. Biaya makanan harus tetap berada pada standard biaya makanan yang telah ditetapkan perusahaann tanpa mengurangi kualitas dan kuantitas produk. c. Jenis makan harus tetap terjaga kualitas, kuantitas, dan kesinambungannya tanpa harus menaikkan/ menekan biaya. 28. 2. Prosedur a. Memeriksa perkalian dan penambahan pada faktur- faktur pembelian makanan. b. Memeriksa laporan penerimaan barang/bahan makanan, kebenaran distribusi pada pencatatan untuk setiap kolom laporan tersebut. c. Memeriksa satuan biaya dan membandingkan dengan daftar harga penawaran. d. Melaksanakan posting satuan barang/bahan dan satuan harga dari bahan pangan groceries yang diterima berdasarkan catatan di gudang. 29. e. Memeriksa penerimaan daging dalam daftar laporan penerimaan. f. Membandingkan daftar permintaan yang asli di gudang dengan salinannya untuk menghindari adanya perubahan/pengubahan yang disengaja. g. Melakukan posting pengeluaran groceries dalam daftar makanan di gudang. h. Mengalikan jumlah kesatuan barang/bahan dengan satuan harga dalam daftar permintaan barang ke gudang untuk groceries dan perishables. i. Mengevaluasi pemorsian, pinjaman makanan ke bagian lain dan pinjaman untuk pengolahan makanan. 30. j. Menghitung biaya untuk penjualan makanan khusus (misalnya banquet) dan biaya makan karyawan. k. Menghitung biaya makanan keseluruhan untuk jangka waktu tertentu, misalnya harian, mingguan, dan sebagainya. l. Mengevaluasi jenis makanan yang terjual. m. Membuat perincian dari seluruh jenis bahan/barang untuk keperluan pengolahan makanan dari gudang. n. Memeriksa porsi yang dijual. o. Mengerjakan intarisasi langsung secara bulanan/periodik. p. Mencari penyebab perbedaan yang timbul antara hasil inventarisasi langsung dan inventarisasi administrasi. 31. q. Memberi harga, mengalikan, dan menjumlahkan hasil inventarisasi akhir. r. Menyusun rekapitulasi jumlah pembelian bahan makanan dalam satu bulan dan mencocokkan jumlahnya dengan yang ada di bagian pembayarannya. s. Menyusun rekonsiliasi bahan makanan di gudang. t. Menyusun rekonsiliasi biaya makanan. u. Melaporkan hasil perhitungan biaya makanan ke pimpinannya. 3. Catatan Inventarisasi harus dilakukan menyeluruh, termasuk bahan makanan yang berada di area pengolahan makanan. 32. BIDANG : LAPORAN HASIL PENJUALAN HARIAN No : 14 TUJUAN : Melaporkan hasil penjualan seluruh produk hotel dan data/informasi keuangan lainnya secara harian untuk bahan evaluasi manajemen. PELAKSANA : Petugas Income Audit 33. 1. Laporan audit malam ini. 2. Rekapitulasi hasil penjualan kamar dalam 1 hari. 3. Laporan hasil penjualan makanan dan minuman dari restaurant dan bar. 4. Laporan hasil penjualan produk lainnya secara harian. 34. 1. Kebijaksanaan a. Rekapitulasi hasil penjualan menyeluruh untuk seluruh produk hotel yang terjual dalam satu hari harus dilaporkan, dan penyerahannya setiap jam 12.00 untuk hasil penjualan hari kemarin. b. Laporan hasil penjualan mingguan harus diserahkan setiap hari Senin. c. Setiap laporan hasil penjualan tersebut harus disahkan oleh Pimpinan Bagian Keuangan/Wakilnya. 2. Prosedur a. Meneliti setiap laporan hasil penjualan dari kasir yang bertugas untuk kegiatan satu hari. b. Menyudun kembali hasil penjualan menjadi hasil penjualan bersih dengan jalan mengeluarkan pajak dan uang service. 35. c. Menjumlahkan hasil penjualan bersih untuk setiap jenis produk hotel dan hasil ini harus berupa perhitungan kumulatif agar dapat mudah dilihat per hari, sampai dengan hari ini, sampai dengan bulan ini, dan sebagainya serta dapat dibandingkan dengan hasil tahun lalu untuk hari, bulan yang sama. d. Menghitung perkiraan dengan cara membagi perkiraan bulanan dengan jumlah hari pada bulan itu, kemudian mengalikan dengan tanggal laporan harian ini dibuat untuk selanjutnya dicatat dalam perkiraan bulanan. e. Ambil arsip laporan bulan lalu pada tanggal yang sama dan dicatat pada kolom yang disediakan, demikian pula data tahun, bulan, tanggal yang sama pada tahun yang lalu. 36. f. Mebuat statistik berdasarkan data dari rekapitulasi hasil penjualan kamar untuk beberapa hal dengan rumus: i. Jumlah kamar di hotel yang dapat dijual, sedangkan jumlah kamar yang tersedia adalah seluruh jumlah kamar hotel dikurangi jumlah kamar yang digunakan untuk kepentingan hotel dan kamar rusak, atau kamar yang disewakan bukan untuk keperluan menginap. ii. Kamar isi adalah jumlah kamar yang dihuni oleh tamu yang membayar. 37. iii. Persentase tingkat huni kamar: Jumlah kamar isi _ x 100 % Jumlah kamar yang tersedia iv. Persantase tingkat huni ganda: Jml tamu yg membayar-jml kamar yg dihuni tamu yg membayar x 100 % Jumlah kamar yang dihuni tamu yang membayar v. Rata-rata sewa perkamar yang terjual Jumlah hasil penjualan kamar secara bersih per periode Jumlah kamar yang terjual pada periode ini vi. Rata-rata pengeluaran sewa kamar per tamu: __Jumlah hasil penjualan kamar secara bersih per periode__ Jumlah tamu yang menginap dan membayar pada periode ini 38. BIDANG : PENCATATAN PENJUALAN KAMAR No : 15 TUJUAN : Memastikan kebenaran pencatatan hasil penjualan kamar PELAKSANA : Kepala Bagian Income Audit 39. 1. Laporan perhitungan kamar. 2. Kartu registrasi tamu. 3. Laporan bagian Tata Graha. 4. Laporan pergantian kamar/harga. 5. Laporan kedatangan dan keberangkatan tamu. 6. Laporan audit malam ini. 7. Rekening tamu yang telah selesai diproses/diposting. 8. Bukti dari mesin kas register. 40. 1. Kebijaksanaan a. Setiap laporan hasil penjualan dari Front Office harus diserahkan keesokan harinya oleh kasir/auditor malam langsung ke bagian income audit. b. Seluruh laporan harus segera diproses berdasarkan hasil laporan dan bukti-bukti lain, seperti rekening, dan sebagainya. 41. 2. Prosedur a. Memeriksa seluruh laporan yang diterima, misalnya jumlah kedatangan tamu, keberangkatan tamu, pergantian kamar, pergantian harga, dan sebagainya. b. Mencocokkan laporan tersebut dengan laporan dari tata graha. Apabila ada perbedaan, harus segera diketahui penyebabnya. c. Mencocokkan jumlah penjualan kamar menurut data laporan dari audit malam hari dengan laporan yang dibuat oleh Front Office. 42. d. Mengkaji kembali hasil penjualan kamar hari ini dengan rumus: i. Jumlah hasil penjualan kamar yang dilaporkan hari ini ii. Jumlah sewa kamar yang diterima dari tamu yang datang hari ini. iii.Jumlah sewa kamar baru untuk pergantian kamar (apabila ada). iv.Jumlah sewa kamar yang dibayar hari ini karena tamu tela meninggalkan hotel hari ini. v. Jumlah sewa kamar lama akibat dar adanya pergantian kamar (apabila ada). 43. BIDANG : PELAYANAN GENERAL CASHIER No : 16 TUJUAN : Menjelaskan peran General Cashier dalam rangka pelayanan operasional penerimaan hasil penjualan hotel setiap hari. PELAKSANA : Petugas Kasir Umum/General Cashier 44. 1. Formulir kasir yang diperlukan. 2. Tempat penyimpanan uang kontan. 3. Mesin hitung 4. Rekening tamu. 45. 1. Kebijaksanaan a. Seluruh pelaksanaan proses penerimaan hasil penjualan hotel dilakukan oleh kasir, dan persiapan kerja maupun rekapitulasi hasil penerimaan uang kontan ditangani oleh kasir umum (General Cashier). b. Laporan pertanggungjawaban dari kasir harus dikontrol oleh kasir umum dan selanjutnya tanggung jawab ini diambil alih untuk laporan kepada Pimpinan Keuangan. 46. 2. Prosedur a. Persiapan kasir umum mencakup kegiatan sebagai berikut: i. Menyiapkan uang kontan sebagai modal pertama setiap kasir (house bank). ii. Menyiapkan rekening tamu dan formulir kasir yang diperlukan. iii.Menyiapkan buku laporan pengeluaran dan pemasukan uang kontan, pengeluaran dan pemasukan rekening tamu, serta peralatan/ perlengkapan lainnya. 47. b. Membagikan uang receh (house bank) rekening tamu yang diperlukan, amplop uang kontan, dan formulir laporan kasir untuk seluruh kasir yang bertugas. c. Menerima laporan kasir, terutama uang kontan setiap akhir periode kerja sesuai dengan jadwal yang telah disusun. d. Meneliti uang kontan serta laporan kasir dan buktinya. e. Mencatat dan melaporkan seluruh hasil penerimaan dari setiap kasir yang bertugas. f. Menyimpan uang tunai sementara di tempat penyimpanan uang sebelum disrahkan kepada petugas lain untuk digunakan langsung atau disimpan di bank. 48. BIDANG : PERMINTAAN PERAWATAN PERBAIKAN No : 17 TUJUAN : Memperoleh perawatan-perbaikan atas seluruh kerusakan peralatan/perlengkapan dibagian keuangan agar dapat melancarkan operasional setiap hari. PELAKSANA : Petugas keuangan yang ditunjuk. 49. 1. Formulir perawatan - perbaikan 50. 1. Kebijaksanaan a. Seluruh permintaan untuk perawatan-perbaikan untuk bagian keuangan harus dilaksanakan secara tertulis dalam rangka kelancaran operasional keuangan. b. Setiap permintaan harus mendapatkan persetujuan Pimpinan Bagian Keuangan dan harus dikontrol pelaksanaannya. 51. 2. Prosedur a. Menyiapkan formulir untuk perawatan-perbaikan rangkap tiga. b. Menulis dengan jelas perawatan-perbaikan yang dikehendaki, misalnya untuk perbaikan kerusakan mesin kas register tipe NCR 52 dam sebagainya. c. Mensahkan permintaan tersebut dengan cara meminta persetujuan dari pimpinannya. d. Memeriksa dengan cermat setiap permintaan yang telah dipenuhi. 52. BIDANG : JURNAL PENERIMAAN UANG KONTAN No : 18 TUJUAN : Mencatat data penerimaan uang tunai dari hasil operasional agar dapat dikontrol jumlah uang tunai yang diterima, baik untuk mata uang rupiah maupun mata uang asing. PELAKSANA : Kasir Petugas Pembukuan Petugas Income Audit Pimpinan Bagian Keuangan 53. 1. Peralatan/perlengkapan kasir. 2. Formulir penyerahan uang kontan. 3. Laporan-laporan dari berbagai area tempat penerimaan hasil penjualan. 54. 1. Kebijaksanaan a. Setiap penerimaan uang tunai harus dikontrol oleh bagian Income Audit setiap hari. b. Uang tunai yang diterima hotel apabila tidak akan langsung digunakan harus segera disimpan di bank. c. Pimpinan keuangan harus selalu memeriksa jumlah uang tunai yang disimpan di bank agar dapat selalu dimonitor persediannya. 55. 2. Prosedur a. Mencatat setiap penerimaan uang tunai dari berbagai tempat penjualan di hotel. b. Menjumlahkan semua pendapatan tunai tersebut menurut kelompoknya masing-masing. c. Melaksanakan posting dalam jurnal untuk setiap jenis pemasukan tunai. d. Mencatat dan memperinci pendapatan tunai tersebut sesuai dengan jenis mata uang yang diterima. e. Meneliti jumlah akhir dan harus sesuai dengan jumlah uang tunai yang diterima dan menutup jurnal tersebut setiap akhir bulan. 56. BIDANG : JURNAL PENERIMAAN UANG KONTAN No : 19 TUJUAN : Menetapkan cara penanganan dan pembayaran komisi yang harus dibayarkan, kepada pihak lain atas dasar perjanjian tertulis PELAKSANA : Kasir Petugas Bagian Keuangan yang ditetapkan 57. 1. Formulir/bukti pembayaran komisi. 2. Mesin kas register. 3. Kontrak/perjanjian jumlah dan besarnya komisi harus dibayarkan. 58. 1. Kebijaksanaan a. Pembayaran komisi kepada pihak lain hanya dapat dilakukan atas dasar kontak yang telah disepakati bersama antara hotel dengan pihak tersebut. b. Perusahaan/pihak lain yang menerima komisi dipilih atas dasar perhitungan keuntungan hotel, misalnya kepada Biro Perjalanan Umum. c. Pembayaran komisi kepada pihak lain di luar yang telah ditetapkan harus seizin pimpinan hotel atau yang ditugaskan. 59. 2. Prosedur a. Memeriksa jumlah rekening yang harus dipotong untuk komisi perusahaan atau pihak lain sesuai dengan kontrak. b. Menyiapkan formulir pembayaran komisi. c. Membayar komisi sesuai dengan perhitungan hasil penjualan bersih (di luar pajak dan uang service serta penjualan lain yang tidak termasuk dalam perjanjian pembayaran komisi). 60. 3. Catatan a. Komisi dapat dibayarkan pada saat tamu akan membayar rekeningnya. b. Komisi dapat pula dibayarkan setelah tamu selesai membayar rekeningnya. c. Komisi dapat dibayarkan sebelum tamu tersebut akan membayar rekeningnya dengan catatan bahwa tamu tersebut telah membayar sewa kamar sepenuhnya melalui perusahaan atau pihak lain. 61. BIDANG : KONTROL PENGELUARAN CHECK UNTUK KEPERLUAN OPERASIONAL HOTEL No : 20 TUJUAN : Menjamin pengeluaran check yang sah dari bank untuk keperluan operasional hotel PELAKSANA : Kasir Petugas Bagian Pembayaran Pimpinan Bagian Keuangan 62. 1. Check. 2. Bukti Tagihan. 63. 1. Kebijaksanaan a. Pembayaran kepada pihak lain, apabila jumlah uang tunai di hotel tidak mencukupi dapat menggunakan check dari bank hotel tersebut. b. Check Bank harus ditandatangani oleh 2 petugas yang telah ditetapkan Pimpinan Hotel agar dapat dikontrol pengeluaran deposit / cadangan uang di bank serta pemakaiannya. c. Hindarkan pengiriman check untuk pihak lain melalui pihak yang tidak dapat dipertanggungjawabkan atau pengiriman harus terhindar dari kemungkinan kehilangan di saat pengiriman tersebut. 64. 2. Prosedur a. Menyiapkan bukti-bukti atau data yang harus dibayar kontan oleh hotel. b. Memeriksa jumlah uang tunai yang tersedia, dan apabila tidak mencukupi harus diperiksa cadangan uang di bank. c. Menulis check dengan jumlah yang sesuai dengan kebutuhan akan pembayaran tersebut, dan harus ditandani oleh 2 petugas yang telah ditetapkan oleh Pimpinan Hotel. d. Menyerahkan check tersebut kepada si penerima untuk dapat diuangkan. e. Mencatat jumlah dan nomor check yang telah dikeluarkan. 65. 3. Catatan a. Hotel dapat mengambil uang untuk keperluan uang tunai melaluicheck persediannya di bank, misalnya untuk modal kerja kasir. b. Hotel dapat menguangkan check untuk pihak lain, atau melakukan sistem transfer sesuai dengan permintaan si penerima pembayaran. 66. BIDANG : PENAGIHAN PIUTANG HOTEL No : 21 TUJUAN : Melancarkan proses penagihan piutang hotel dalam waktu yang telah ditetapkan perusahaan. PELAKSANA : Petugas Bagian Penagihan 67. 1. Rekening tamu. 2. Daftar alamat tamu. 3. Rekapitulasi penagihan. 68. 1. Kebijaksanaan a. Setiap rekening yang belum dibayar kontan harus segera ditagih maksimal 6 bulan setelah yang bersangkutan membeli produk hotel. b. Para tamu/ perusahaan/ intansi yang berhak membayar tidak kontan ditentukan oleh Pimpinan Hotel atas dasar keuntungan hotel secara menyeluruh. c. Apabila 3 kali penagihan belum dapat diselesaikan harus segera dilaporkan kepada Pimpinan Bagian Keuangan untuk proses lebih lanjut, demikian pula apabila batas waktu telah dilampaui. 69. 2. Prosedur a. Mengumpulkan rekening tamu belum dibayar kontan dari kasir Front Office dan Restaurant/Bar/tempat lain. b. Membuat rekapitulasi tagihan sesuai dengan nama/alamat yang bersangkutan. c. Mencari dan meneliti nama dan alamat sesuai dengan yang tertera pada rekeningnya dan daftar yang dimiliki hotel. d. Membuat formulir tagihan dan surat dinas yang harus diketahui/disahkan oleh Pimpinan Hotel atau yang ditugaskan. e. Melaksanakan penagihan. f. Melaporkan hasil tagihan dan apabila telah tertagih harus dibukukan, dan apabila belum harus diusahakan pada waktu yang lain sesuai dengan kebijaksanaan hotel. 70. BIDANG : PEMBAYARAN GAJI KARYAWAN No : 22 TUJUAN : Melancarkan proses pembayaran gaji karyawan setiap akhir bulan. PELAKSANA : Petugas Pembayar Gaji Karyawan 71. 1. Daftar gaji karyawan 72. 1. Kebijaksanaan a. Setiap akhir bulan, seluruh karyawan hotel tanpa kecuali harus sudah dibayar gajinya sesuai dengan peraturan yang berlaku. b. Komponen gaji terdiri atas gaji pokok dan tunjangan lain sesuai dengan jabatan dan masa kerjanya. c. Disamping gaji tetap, karayawan juga menerima pembagian uang service sesuai dengan kebijaksanaan yang ditetapkan. 73. 2. Prosedur a. Menyiapkan daftar gaji untuk setiap karyawan sesuai dengan bagian dan jabatannya. b. Mengambil uang tunai sebesar jumlah gaji yang harus dibagikan. c. Memisahkan gaji ke dalam tempat yang telah disediakan sesuai dengan nama karyawan, jabatan, dan bagiannya masing-masing. d. Membayarakan gaji karyawan dengan tertib dan teratur. e. Melaporkan hasil yang telah dikerjakan dan membukukan gaji yang telah dibayarkan. 74. 3. Catatan Pelaksanaan pembayaran uang service dilaksanakan seperti prosedur diatas. 75. BIDANG : LAPORAN KEUANGAN HOTEL No : 23 TUJUAN : Mengetahui keadaan keuangan hotel pada akhir periode keuangan yang telah ditetapkan perusahaan PELAKSANA : Pimpinan Bagian Keuangan 76. 1. Formulir Laporan Keuangan yang diperlukan, misalnya laporan rugi laba, neraca perusahaan, dan sebagainya. 77. 1. Kebijaksanaan a. Setiap akhir periode keuangan, pimpinan bagian keuangan harus melaporkan posisi keuangan menyeluruh dalam rangka pelaksanaan operasional hotel. b. Laporan keuangan harus terperinci dan jelas untuk setiap pendapatan dan pengeluaran hotel. c. Laporan harus disertai bukti dan informasi yang jelas dan disahkan oleh Pimpinan Bagian Keuangan. d. Laporan keuangan akhir periode digunakan sebagai masukkan untuk membuat perkiraan pendapatan, pengeluaran, dan anggaran untuk periode berikutnya. 78. 2. Prosedur a. Menerima seluruh data dan informasi keuangan dari masing-masing bagian keuangan. b. Menyusun seluruh pembukuan pendapatan dan pengeluaran sesuai sistem, keuangan yang digunakan. c. Membuat laporan, menjumlahkan, meneliti, dan memproses keseluruhan sehingga setiap pos/perkiraan keuangan dapat dibaca dengan jelas dan mudah. d. Menyerahkan laporan keuangan, misalnya laporan rugi laba, neraca perusahaan dan sebagainya kepada Pimpinan Hotel setelah disahkan oleh Pimpinan Bagian Keuangan. 79. 3. Catatan a. Laporan keuangan ini harus dibahas bersama dengan Pimpinan Departemen sebelum disahkan oleh Pimpinan Hotel. b. Laporan keuangan selanjutnya akan diproses untuk menyusun perkiraan pendapatan, pengeluaran, dan anggaran yang digunakan pada periode mendatang. 80. BIDANG : PELAKSANAAN INVENTARISASI No : 24 TUJUAN : Mengetahui dengan pasti posisi/keadaan bahan/barang milik hotel pada periode tertentu untuk melaksanakan evaluasi atas biaya penggunaan bahan/barang serta evaluasi kekayaan barang/bahan milik hotel PELAKSANA : Petugas Cost Control Petugas Departemen yang bersangkutan 81. 1. Formulir inventarisasi barang/bahan. 2. Catatan barang/bahan di masing-masing bagian. 3. Catatan penerimaan atau pengeluaran serta pemakaian bahan/barang di masing-masing area. 82. 1. Kebijaksanaan a. Setiap barang/bahan milik hotel yang habis digunakan maupun yang tetap, harus diinventarisasi setiap bulan. b. Pelaksanaan inventarisasi dilakukan bersama dengan Departemen yang bersangkutan. c. Inventarisasi dapat dilaksanakan langsung (physical inventory) dan secara administrasi (perpetual inventory) 83. 2. Prosedur a. Perpetual Inventory i. Meneliti dan mencatat pada formulir inventarisasi perhitungan berdasarkan catatan, administrasi tentang penerimaan, pengeluaran, dan pemakaian bahan/ barang. ii. Menghitung asil akhir untuk setiap jenis barang tentang penerimaan, persediaan, dan pemakaian bahan/barang. iii. Melaporkan hasil akhir inventarisasi bahan/barang tenyang jumlah pembelian atau penerimaan, jumlah persediaan akhir, dan jumlah pemakaian dalam satu bulan. 84. b. Physical Inventory i. Menghitung jumlah untuk setiap jenis barang/bahan yang ada di masing - masing area, seperti gudang, dapur, bar, kantor, dsbg. ii. Meneliti dan mencatat pada formulir inventarisasi atas dasar hasil inventarisasi langsung dengan catatan administrasi. iii.Melaporkan hasil inventarisasi barang/ bahan tentang jumlah pembelian/ penerimaan, jumlah persediaan akhir, dan jumlah pemakaian dalam satu bulan. 85. TERIMA KASIH