Arsip Universitas Gadjah Mada ulaksumur: Gedung L3 Lantai 3 (Komplek Perpustakaan UGM) Yogyak

ISSN 1978-4880

Yogyakarta November 2013

Ha la man 1-72

Nomor 3

Volume 6 KHAZANAH

Membina Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah Berbasis Arsip

Arsip Universitas Gadjah Mada s bagai Pusat Layanan lnformasi Melalui Sistem lnformasi earsipan Berbasis Web

Tata Kelola Arsip Dinamis di Perguruan Tinggi Perspektif Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

ISSN: 1978-488

KHAZANAH terbit tiga kali setahun (Maret, Juli, November) sebagai media sosialisasi dan pembahasan bidang kearsipan. Redaksi menerima kiriman naskah berupa kajian lapangan, studi pustaka, uji coba laboratorium, hasil seminar, dan re ensi. Petunjuk penulisan naskah: naskah belum pernah dipublikasikan, ditulis dalam bahasa Indonesia, huruf Times New Roman 12, spasi 1,5, pada kertas kuarto

4 7-15 halaman. Sistematika penulisan mencerminkan adanya pendahuluan, kerangka teori, hasil dan analisis, kesirnpulan dan saran, disertai dengan abstrak dan kata-kata kunci tulisan. Naskah berupa hardcopy dan softcopy dikirim ke alamat redaksi disertai dengan biodata penulis.

Gambar Sampul Depan: Gedung Pusat UGM Tahun 1956

Alamat Redaksi: Bulaksumur Gedung L3 Lantai 3

(Komplek Perpustakaan UGM) Yogyakarta Telp. (0274) 6492151, 6492152; Fax. (0274) 582907 Website: arsip.ugm.ac.id; e-mail: arsip@ugm.ac.id

Diterbitkan Oleh: Arsip Universitas Gadjah Mada

Penanggung Jawab: Machmoed Effendhie; Pimpinan Umum: Eny Kusumindarti Wahyuningrum;

Pimpinan Redaksi: Musliichah; Redaktur Pelaksana: Zaenudin dan Ully Isnaeni Effendi;

Penyunting: Fitria Agustina; Sekretariat: Kurniatun dan Herman Setyawan;

Desain Gratis: Eko Paris BY

KHAZANAH ARSIP UNIVERSITAS GADJAH MADA

Volume 6, Nomor 3, November 2013

ISSN: 1978-4880

1

Profesi Kearsipan: Memaknai Profesi Kearsipan, Karak:teristik dan Syarat, Ketrampilan & Pengetahuan, Kompetensi & Kode Etik Arsiparis Isti Maryatun 65

Pembangunan Wisma Kagama Heri Santosa 57

Sejarah Singkat Balai Pembinaan Administrasi Universitas Gadjah Mada Anna Riasmiati 49

Membina Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah Berbasis Arsip Sugiyanto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 8

Arsip Universitas Gadjah Mada sebagai Pusat Layanan Informasi Melalui Sistem Informasi Kearsipan Berbasis Web Musliichah . .. . . .. .. .. . .. .. . . .. .. .. .. . . .. .. 20

Tata Kelola Arsip Dinamis di Perguruan Tinggi: Perspek:tifUndang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Zaenudin 3

2 Dari Redak:si

DAFTARISI

ISSN 1978-4880 Vol. 6, No. 3, November 2013

perjuangan, kota industri UMKM dan kota tolerensi juga tidak lepas dengan kondisi kemiskinan. Sumber yang sama menyebutkan angka kemiskinan di DIY mencapai 16,14% dari total jumlah penduduk.

Upaya mengatasi kemiskinan telah dilakukan oleh pemerintah dengan berbagai program pengentasan kemiskinan. Diantara program yang dikembangkan pemerintah adalah upaya memperkuat posisi pelaku usaha pada skala mikro, kecil, dan menengah. Artikel ini fokus pada penguatan pelaku usaha berskala mikro kecil dan menengah, serta lokus pada pengembangan Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM) berbasis kearsipan. Analisis ini didasarkan pada hasil survei di wilayah

38

1 Dosen STPMD "APMD" Yogyakarta

Latar Belakang

Kemiskinan merupakan masalah yang lokus bagi setiap negara, temasuk Indonesia. Menurut Badan Pusat Statistik (BPS), jumlah penduduk miskin di Indonesia pada September 2011 mencapai 29 ,89 juta orang atau 12,36% dari seluruh penduduk Indonesia. Untuk mengukur kemiskinan BPS mengunakan konsep kemampuan memenuhi kebutuhan dasar atau basic needs approach. Atas dasar itu kemiskinan dipandang sebagai ketidakmampuan dari sisi ekonomi untuk memenuhi kebutuhan dasar. Salah satu contoh Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY) dikenal dengan sebutan kota pendidikan, kota pariwisata, kota budaya, kota

Archives and documents are an energized symbol, such as collection of letters or letter containing a sense and have value of future benefit for SMEs, SMEs letter archieving and output objects. SMEs must conduct regular documentation and make up grade at any time.

The role of archives is very important for SMEs, for that we have to do campaigns that archive is brain energy for MSMEs, and also archive is a report for external parties particularly for banks.

Keywords: build, SMEs, archives

Abstract

Sugiyanto'

MEMBINA USAHA MIKRO, KECIL, DAN MENENGAH (UMKM) BERBASIS ARSIP

39

bersih lebih dari Rp.50.000.000 00 ' Rp.500.000.000,00; atau memiliki basil penjualan tahunan maksimal Rp.300.000.000,00; - Rp.2.500.000.000,00; kekayaan tersebut tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha,

3. U saha menengah adalah us aha ekonomi produktif yang berdiri sendiri, yang dilakukan oleh orang perorangan atau badan usaha yang bukan merupakan anak perusahaan atau cabang perusahan yang dimiliki, dikuasai, atau menjadi bagian baik langsung maupun tidak langsung dengan usaha kecil atau usaha besar dengan jumlah kekayaan bersih atau basil penjualan tahunan lebih dari Rp.500.000.000,00 - Rp.10.000.000.000,00; tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha.

Sugiyanto (2009: 21) menjelaskan bahwa latar belakang mengapa orang atau manusia melakukan usaha, baik secara perorangan maupun berkelompok, karena ada empat alasan yaitu: 1). Kondisi terpaksa atau kepepet 2 . Hobi, 3). Sengaja dibentuk oleh lingkungan keluarga, dan 4). Secara kebetulan. Keempat sejarah usaha jika disandingkan dengan kearsipan maka akan ditemukan kondisi e azai berikut, lihat tabel 1. -

pemerintah Kota Yogyakarta melalui kegiatan Bimbingan Teknis UMKM Tahun 2011-2012. Jadi artikel ini akan menunjukan temuan pentingnya arsip dalam pengembangan usaha mikro, kecil dan menengah, karena salah satu faktor yang menjadi kendala pihak eksternal dalam kontribusi pengembangan UMKM adalah lemahnya arsip para pelaku usaha UMKM tersebut.

Undang-Undang No. 20 Tahun 2008 tentang UMKM menjelaskan bahwa perbedaan UMKM sebagai berikut:

1. Usaha mikro adalah usaha produktif milik perorangan atau badan usaha perorangan yang memiliki kekayaan bersih paling banyak Rp 50.000.000,00; atau memiliki basil penjualan tahunan maksimal Rp.300.000.000,00 ; kekayaan tersebut tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha,

2. Usaha kecil adalah usaha ekonomi produktif yang berdiri sendiri yang dilakukan oleh orang perorangan atau badan usaha perorangan yang bukan cabang perusahaan yang dimiliki, dikuasai atau menjadi bagian baik langsung maupun tidak langsung usaha menengah atau usaha besar yang memenuhi kriteria usaha kecil sebagaimana yang dimaksud dalam undang-undang ini yakni memiliki kekayaan

dokumen adalah teks. Dokurnen dan teks sebenamya simbol yang yang digunakan untuk mengkomunikasikan sebuah unit tunggal dari informasi. Jadi dokurnen berisi simbol, diagram indera yang representational. Setiap dokumen memiliki sintaks tertentu dan struktur yang ditentukan oleh seseorang. Beberapa contoh teks yang dihasilkan dari pelaku UMKM antara lain kuitansi, faktur pembelian, dan kartu garansi alat produksi. Ketiganya merupakan bagian dari teks yang harus terdokurnentasi dengan baik.

Berdasarkan pengertian di atas maka dokurnen dijelaskan sebagai bagian dari segala jenis catatan tertulis, gambar, atau rekaman yang berkaitan dengan keperluan pengelolaan baik bersifat hardcopy maupun softcopy. Dokurnen merupakan aset berharga yang memiliki nilai ekonomis baik saat ini maupun masa yang akan datang yang dikuasai dan

40

Pembahasan

Teks adalah media untuk mengkomunikasikan pengetahuan dimulai dengan hieroglyphs permukaan tertulis seperti batu, kayu, papyrus, kulit dll. Salah satu bentuk

Keberadaan arsip sangat penting dalam proses pendewasaan dan pengembangan bagi UMKM, sebab aspek internal (pelaku usaha) melalui arsip yang terdokumen dengan baik memudahkan pemilik usaha memahami kekayaan, perkembangan usaha, tantangan, dan peluang dalam waktu singkat. Aspek eksternal memberikan kepercayaan dalam proses berkontribusi dalam pengembangan UMKM dengan selalu mengevaluasi dari arsip usaha. Dengan demikian pihak ekstemal akan mudah melakukan klarifikasi dan mengukur sejauh mana kemampuan dan peluang UMKM terse but dapat dikembangkan.

Sumber: Data primer 2011

No Seiarah Usaha Kondisi Kearsipan 1 Kondisi terpaksa Kecenderungan pelaku mengabaikan administrasi,

termasuk kearsipan dokumen pembelian, penjualan dan dokumen lain. Dokumen dan arsip cenderung hanya diingat sebatas kemampuan otaknya.

2 Karenahobi Terdokumen tetapi tidak teratur 3 Sengaja dibentuk Terdokumen dengan baik dan terencana atau

terprogram sehingga segala sesuatu yang berkait dengan usaha dapat dilacak dan dibuktikan kebenarannya.

4 Karena kebetulan Sebagian terdokumen tetapi tidak teratur dan sebagian tidak terdokumen.

Tabel 1: Sejarah Usaha dan Kondisi Kearsipan

41

sebuah organisasi yang bersangkutan, contohnya lambang koperasi, simbol keraton, simbol salip, simbol partai, dll. Dalam dunia UMKM pada saat lahir mereka tidak memiliki simbol apapun, tetapi dalam perjalanan waktu UMKM menjadi dewasa maka ada beberapa UMKM yang telah menetapkan simbol sebagai lambang usaha atau perusahaan mereka contoh kaos Dagadu dengan simbol mata.

Perjalanan teks dan dokumenjika urut melalui green theory ujungnya adalah simbol atau teks. Dokumen ataupun simbol bagi pelaku UMKM menjadi keharusan untuk di dokumentasikan. Menurut Sumartini dalam www.duniaarsip.com pengertian arsip yang dirangkum dari kamus ensiklopedi, Undang-Undang No. 19/1961, Undang-Undang No. 711971, dan menurut Lembaga Administrasi Negara, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1 ). Berbagai istilah record, file, archief, berkas atau bundle, diartikan sama dengan arsip, agar tidak terjadi keracuan dengan istilah-istilah tersebut, 2). Beberapa rumusan pengertian menekankan arsip sebagai kumpulan surat atau warkat yang mengandung arti dan mempunyai nilai guna baik untuk kepentingan organisasi maupun kepentingan pribadi/ perorangan yang disimpan sebegitu rupa sehingga apabila sewaktu-waktu dipergunakan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat. Dengan demikian, jika warkat atau naskah tidak memiliki arti

dikendalikan oleh entitas akibat transaksi atau kejadian masa lalu.

Dokumen berfungsi sebagai alat komunikasi, alat bukti, dan dokumen dapat berkembang menjadi ilmu pengetahuan. Tujuan mendokumentasi adalah untuk memberi jaminan kepada pihak yang memerlukannya, atas dasar itu dipertimbangkan jangka waktu simpan dan sistem manajemen dokumen sebab manajemen dokumen menjadi kunci setiap jenis usaha. Dokumen sebagai alat bukti yang sah jika dokumen tersebut otentik, akurat, handal, bulat, siap pakai, serta lengkap, dan dapat dilacak proses terjadinya dokumen tersebut. Untuk memperkuat keberadaan dokumen dapat dilacak melalui teori Veronica Napoles dalam buku Corporate Identity Design. Teori tersebut menjelaskan tiga kategori dasar simbol yaitu typographic, abstract, descriptive, atau kombinasi dari ketiganya.

Fungsi dokumen untuk jangka panjang bertujuan untuk menjamin bahwa dokumen yang tersedia dan beredar di institusi adalah dokumen yang terkini (up-date) dan telah disahkan sebagai dokumen yang berlaku. Gillin and Gillin dalam (Soejono Soekanto, 1990: 230-234) menyebutkan beberapa ciri-ciri umum institusi kemasyarakatan atau organisasi pasti memiliki lambang­ lambang yang simbolik, simbol ini menggambarkan tujuan dan fungsi

cycle melalu empat tahap, yaitu: a). pengumpulan dan pemeliharaan, b ). penggunaan, c ). pemeliharaan, d). penyusutan/ istirahat dan tahap penyimpanan. Pelaku UMKM perlu memahami Peraturan Pemerintah No. 34 Tahun 1979 bahwa konsep arsip menurut fungsinya dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis dibedakan lagi menjadi dua, yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif.

2. UMKM setiap hari menghasilkan dan menggunakan arsip untuk itu perlu melakukan pembukuan sederhana dalam bentuk pencatatan semua pengeluaran harian, pemasukan harian dengan bukti-bukti seperti kuitansi dan nota pembelian. Aktivitas catat mencatat dan merawat nota hams disimpan dengan baik sebab arsip tersebut sewaktu-waktu akan dipergunakan. Penggunaan paling sederhana adalah pada setiap akhir bulan arsip itu akan berbicara mengenai rugi laba dan posisi perkembangan usaha.

3. Melakukan proses perizinan dan menyimpan dokumen perizinan. UMKM yang telah memiliki perizinan lengkap maka semua surat-surat penting tersebut memiliki nilai dan memiliki kedudukan hukum, atas pentingnya kedudukan dokumen tersebut hams terpelihara dengan baik dan mudah ditemukan

2

dan kegunaan serta tidak disimpan secara sistematis, tidak dapat dinamakan arsip, 3). Selain sebagai kumpulan warkat atau kumpulan surat, arsip juga diartikan sebagai tempat penyimpanan kumpulan warkat atau naskah yang disusun sistematis sehingga mudah dan cepat ditemukan kembali (retrieval) apabila diperlukan. Dari definisi tersebut, Hastangka (2012: 5-6) mereduksi konsep arsip sebagai sejarah dan arsip sebagai proses edukasi, artinya melihat arsip berarti melihat masa depan, arsip sebagai sumber tertulis tentang peristiwa dan dapat berbicara tentang fakta sejarah menjadi sumber inspirasi bagi sejumlahfuturology.

Pengalaman pelaku UMKM sering ditemukan lupa akan: waktu mulai usaha, jumlah modal awal, posisi kekayaan saat ini, mendapat bantuan dari mana saja, dll. yang tidak tercatat. Lebih parah lagi ketika ditanya berapa penghasilan per hari, per bulan dan per tahun mereka tidak mampu menunjukkan data yang valid. Mengapa ini terjadi karena mereka tidak melakukan catat mencatat secara teratur dan mengarsip surat-surat penting seperti faktur pembelian, nota pembelian, nota service, kartu garansi, pendapatan per hari dan lain sebagainya. Oleh karena itu, ada beberapa hal yang hams dianjurkan kepada para pelaku UMKM untuk melakukan hal-hal sebagai berikut: 1. Memahami manajemen arsip/

record management dengan life

43

Kurangnya pengetahuan masalah manajemen termasuk keuangan dan akuntansi.

Atas dasar itu dapat dianalisis bahwa UMKM adalah usaha ang bersifat masih kecil dan butuh pengembangan, karena butuh pengembangan agar tumbuh menjadi besar maka UMKM dalam posisi koma bukan titik. Artinya UMKM itu harus berjalan terus perlu kepedulian pihak eksternal untuk tumbuh kembang, dengan tujuan agar UMKM mampu bertahan, berani bersaing, yang pada akhimya usahanya dapat diwariskan kepada generasi penerus karena memberi manfaat bagi publik yang bersifat luas dan besar sehingga pada saatnya nanti pemilik akan menetapkan titik pengembangan terse but.

Berdasarkan penjelasan di atas maka tujuan pengarsipan pelaku UMKM adalah mempermudah bagi pemilik usaha dalam waktu singkat mengetahui: jumlah kekayaan, perkembangan usaha, jumlah konsumen dengan berbagai variasinya, dan pemasok bahan baku dengan harga permintaan. Sedang manfaat pengarsipan dapat dijelaskan melalui dua aspek, yaitu

1. Aspek internal atau pemilik. Pemiliki usaha (pelaku UMKM) jika sewaktu-waktu dimintai keterangan oleh pihak eksternal tentang dinamika usahanya mereka dengan cepat dan mudah memberikan data dan penjelasan

Manfaat dan Tujuan Pengarsipan bagi Pelaku UMKM

Menurut Wildan (2011 ), peta permasalahan UMKM ditunjukan dalam empat varian, yaitu: 1 ). Usahanya jalan dan berkembang tetapi tidak memiliki ijin, 2). Usahanya jalan dan berkembang dan memiliki ijin usaha, 3). Usaha tidak jalan/ macet tetapi rnemiliki ijin usaha, 4). Pernah usaha sekarang macet. Sedang menurut data BPS 2009: Permasalahan UMKM dipetakan sebagai berikut: 1 ). Kesulitan/ kekurangan modal, 2). Kesulitan dalam pemasaran, 3). Persaingan usaha yang ketat, 4). Kesulitan bahan baku, 5). Kurangnya teknis produksi dan keahlian, 6). Kurangnya ketrampilan manajerial sumber daya manusia dan, 7).

dengan cepat pada saat diperlukan. Bagi UMKM yang belum memiliki perijinan maka ada beberapa syarat ( dokumen) dari perj alanan usaha yang harus dipersiapkan untuk mempersiapkan proses pengajuan perijinan seperti alamat lokasi dibuktikan dengan surat keterangan dari ketua rukun tetangga (RT) setempat, jika tempat itu kontrak/ sewa maka ada surat perjanjian kontrak, pembayaran rekening listrik, daftar jenis usaha, daftar inventaris peralatan usaha, besarnya modal usaha, dll.

dilakukan oleh Pemerintah Kota Yogyakarta dalam mengikutsertakan UMKM yang memilki produk unggulan dan dokumen arsip baik dalam pameran di Thamrin City Mall, Mall BIP Bandung, Plaza Tunjungan Surabaya, dan Inacraft di Jakarta Center Craft.

b. Perbankan, salah satu cara mengembangkan UMKM adalah memberikan suntikan dana, baik bersifat hibah ' pinjaman lunak, maupun modal bergulir. Semua UMKM yang diberi suntikan dana melalui pihak perbankan, pihak bank selalu memberikan persyaratan. Persyaratan tersebut adalah dokumen-dok:umen properti usaha yang ditunjukkan dan diserahkan dalam bentuk fotocopy yang disahkan oleh pejabat berwenang, seperti fotocopy kartu tanda penduduk, rekening pembayaran listrik dan telepon, surat ijin usaha, denah lokasi usaha ' pendapatan usaha per bulan, nomor pokok wajib pajak (NPWP), dll. Dokumen tersebut tidak saja diminta oleh pihak perbankan, pihak lain yang terlibat dalam kontribusi pengembangan UMKM juga meminta persyaratan dokumen

44

yang valid. Pihak ekstemal dalam ran.ah ini antara lain, konsumen . ' p ih ak perbankan, Dinas Perindustrian Perdagangan Koperasi dan Pertanian, pelaku usaha sejenis, pemasok bahan baku, Dinas Perizinan, dll.

2. Aspek ekstemal, pihak ekstemal dalam artikel ini dikelompokkan menjadi empat: a. P e m e r i n t a h , k e t i k a

pemerintah memiliki banyak program untuk mengembangkan UMKM, tetapi pihak pemerintah ada persyaratan tersendiri untuk setiap program dan persyaratan tersebut tidak lepas dengan dokumen yang dimiliki UMKM. Sebagai contoh pengalaman di Kota Yogyakarta misalnya UMKM yang diizinkan mengikuti pembinaan langsung dan rutin dalam bidang administrasi akan dipersyaratkan dari umur atau lamanya usaha, sedang peserta pelatihan pengembangan pemasaran UMKM dipersyaratkan bagaimana kualitas produksi, jenis produk unggulan dan model packing. Persyaratan tersebut ditunjukkan dalam bentuk fotocopy dokumen, contoh produk, contoh packing, baik dalam bentuk soft file, foto atau barang aslinya. Contoh yang pemah

45

merupakan mitra penting bagi perjalanan UMKM, sebab jika penyetor bahan baku macet maka UMKM tidak dapat produksi karena kehabisan bahan baku. Pihak penyetor bahan baku yang profesional memiliki tiga model pembayaran yaitu model bayar di depan, angsuran, dan model bayar dibelakang. Khusus model angsuran dan bayar di belakang catatan arsip menjadi penting sebab kadang ditemukan pelaku UMKM yang nakal atau sebaliknya distributor bahan baku yang nakal. Ujung dari sebuah kenakalan adalah konflik. Sesungguhnya konflik dan kenakalan dapat dicegah kalau pelaku UMKM melaksnakan pemdokumentasian dengan teratur dan memiliki semua dokumen yang terkait dengan setoran bahan baku.

Secara empiris pengembangan UMKM dilakukan oleh tiga stakeholder, yaitu: 1). Pihak perbankan/ permodalan, 2). Pemerintah melalui berbagai kementrian, seperti Kementrian Sosial, Kementrian Perdagangan, Kementrian Dalam Negeri dll, dan 3). pihak swasta seperti badan usaha milik swasta (BUMS). Sikap dan bentuk keterlibatan ketiga stakeholder disajikan dalam tabel 2.

tersebut. Bank yang terlibat dekat dengan UMKM Yogyakarta antara lain BRI, Bank Jogja, Bank Pembangunan Daerah, dan perbankan lainnya.

c. Konsumen Tidak semua konsumen mempedulikan bagaimana UMKM itu memiliki arsip atau tidak dan arsip tersebut dipelihara atau tidak. Tetapi untuk konsumen-konsumen tertentu dan dalam pembelian partai besar, arsip atau dokumen menjadi persyaratan utama. Misalnya pihak konsumen menanyakan contoh produk lama baik dalam sampel maupun dokumen gambar atau dokumen video. Jika konsumen merasa cocok dan akan beli jumlah besar ditanyakan UMKM ini ada NPWP tidak, j ika ada pemesanan dilanjutkan, jika tidak punya NPWP maka konsumen akan pindah tempat lain. UMKM yang bergerak di bidang pakaian, batik, souvenir, handicraft, berbagai aksesoris, bunga, dll, Semua penting untuk diarsip atau dokumen dalam bentuk gambar,foto, soft file, video, dll.

d. Penyetor bahan baku Penyetor bahan baku

46

Berpijak pada peta permasalahan UMKM maka pengembangan UMKM berbasis arsip dapat menjadi media edukasi bagi pelaku UMKM karena mengarsip merupakan proses pembelajaran yang memiliki banyak makna. Artinya mengarsip adalah proses membuat bank data tentang dokumen usaha dan mengarsip merupakan salah satu bentuk proses akuntansi.

Kualitas arsip akan berimbas pada pada pihak ekstemal yang peduli pada UMKM dalam memberikan tingkat kepercayaan. Sebab pihak ekstemal yang memiliki kepedulian terhadap UMKM berpartisipasi dalam pemecahan masalah yang selalu berbasis data/ fakta dalam bentuk dokumen. Dengan arsip ini pihak ekstemal dapat efektif dalam menemukan akar masalah, menciptakan ide, mencari solusi dan menemukan penerimaan atas situasi dan kondisi UMKM terse but.

Kesadaran pihak eksternal berpartisiapsi dalam pengembangan UMKM karena pihak eksternal memahami akan posisi UMKM

Sumber: Data primer 2011

No Stakeholder Sikap dan Bentuk Keterlibatan dalam Pengembangan UMKM

I Pemerintah Melakukan pembinaan, perizinan, menyediakan fasilitas dan membuat wadah, membuka [aringan, penyaluran, dll

2 Swasta Mediator pemasaran, pengembangan produk, pelatihan pen atan SDM, dll

3 Perbankan Penauatan modal dan penjaminan perusahan/ usaha.

Tabel 2: Sikap dan Bentuk Keterlibatan Stakeholder

sebagai ujung tombak dalam pembangunan bagi setiap negara bukan hanya di Indonesia tetapi di negara-negara maju seperti Italia, Jerman, Jepang dan Amerika Serikat. UMKM sebagai ujung tombak perekonomian negara maka UMKM perlu dibina secara sistematik oleh para stakeholder. Ketiga, stakeholder telah menyakini dan membuktikan bahwa UMKM mampu survive dalam situasi perekonomian bangsa dan dunia termasuk dalam situasi krisis. Berdasarkan hal tersebut pihak ekstemal menyakini bahwa UMKM mampu survive di saat krisis, sebab umumnya UMKM mengunakan modal sendiri tanpa utang di bank (jika ada pinjam bank pun jumlahnya disesuaikan dengan kemampuan angsuran), sehingga tidak terlalu berpengaruh terhadap suku bunga bank, 2). Dalam proses produksi barang atau jasa dengan harga terjangkau sehingga masyarakat tidak terlalu terbebani, 3). Dengan terbatasnya modal dan pasar, UMKM cenderung menjadi kreatif dan inovatif agar tetap bisa bersaing, oleh sebab itu jika mengembangkan

DAFTAR PUSTAKA

Hastangka, "Pentingny a Re­ A kt u al is as i dan Re­ Kontektualisasi ANRI dalam Pendidikan Karakter Bangsa ", Buletin Kearsipan Khazanah, Vol 5, No.3 Edisi November 20L. UGM, 2012, Hlm. 4-12.

Keputusan Wali Kota Yogy ~ - . 616/KEP/2007 tentang Rezsaxa Aksi Penanga Kemiskinan dan P :- .. ; z:;~~ Kota Yogyakart 2011.

Lewis, Gillin Jo Philip, Cultur York: The _~,....__GI•-~ 1954.

tersimpan dengan baik dan menjadi dokumen.

Peran arsip sangat penting bagi pelaku UMKM, kita harus melakukan kampanye bahwa arsip adalah otak berenergi bagi UM.KM, arsip adalah rapor bagi pihak ekstemal dan arsip adalah raper khususnya bagi perbankan. Bagi pemilik usaha arsip adalah buku saku ampuh yang dengan cepat dan mudah pemilik usaha dapat memberikan informasi akurat tentang situasi dan kondisi usahanya dari aspek permodalan, perkembangan dan perjalanan usaha, posisi ketenagakerjaan, bahkan arsip dapat dij adikan media teropong untuk memprediksi usaha ke depan.

Penutup

Arsip merupakan barang bukti yang memiliki nilai dan kedudukan hukum dan arsip sebagai salah satu alat ukur kemajuan usaha setiap pelaku UM.KM. Oleh sebab itu arsip dalam UM.KM tidak saja dalam bentuk dokumen surat-surat penting, tetapi dalam hal ini arsip dikelompokan menjadi dua, yaitu: 1 ). arsip dalam wujud/ bentuk surat-surat penting, 2). arsip dalam bentuk benda/ barang hasil produksi, seperti usaha batik memiliki arsip ragam motif batik yang pemah dibuat, usaha percetakan undangan memiliki arsip model-model undangan yang dicetak, usaha tanaman hias memiliki arsip contoh-contoh tanaman yang dibudidayakan, usaha gorengan mempunyai arsip contoh-contoh gorengan yang diproduksi. Khusus arsip produksi biasanya pelaku ~saha kesulitan mendokumeutasikan, misalnya bagaimana mungkin gorengan, tanaman hias, kursi, dll didokumentasikan? Cara mendokumentasikan produk UM.KM ada dua cara yang pertama barang (jika m~mungkinkan) seperti batik dan undangan, kedua barang yang tidak dapat didokumentasikan cara mendokumentasikannya adalah dengan model difoto atau divideo, lalu dokumen foto/ video harus

UM.KM harus berprinsip "saling memperkuat, sating membutuhkan, dan saling menguntungkan"

47

DAFTAR PUSTAKA

Hastangka, "Pentingnya Re­ A kt u al is as i dan Re­ Kontektualisasi ANRI dalam Pendidikan Karakter Bangsa ", Buletin Kearsipan Khazanah, Vol 5, No.3 Edisi November 2012. UGM, 2012, Hlm. 4-12.

Keputusan Wali Kota Yogyakarta No. 616/KEP/2007 tentang Rencana Aksi Penanggulangan Kemiskinan dan Pengangguran Kata Yogyakarta Tahun 2007- 2011.

Lewis, Gillin John and Gillin, John Philip, Cultural Sociology. New York: The Macmillan Company, 1954.

tersimpan dengan baik dan menjadi dokumen.

Peran arsip sangat penting bagi pelaku UMKM, kita harus melakukan kampanye bahwa arsip adalah otak: berenergi bagi UMKM, arsip adalah rapor bagi pihak: eksternal dan arsip adalah rapor khususnya bagi perbankan. Bagi pemilik usaha arsip adalah buku saku ampuh yang dengan cepat dan mudah pemilik usaha dapat memberikan informasi akurat tentang situasi dan kondisi usahanya dari aspek permodalan, perkembangan dan perjalanan usaha, posisi ketenagakerjaan, bahkan arsip dapat dijadikan media teropong untuk memprediksi usaha ke depan.

Penutup

Arsip merupakan barang bukti yang memiliki nilai dan kedudukan hukum dan arsip sebagai salah satu alat ukur kemajuan usaha setiap pelaku UMKM. Oleh sebab itu arsip dalam UMKM tidak saja dalam bentuk dokumen surat-surat penting, tetapi dalam hal ini arsip dikelompokan menjadi dua, yaitu: 1 ). arsip dalam wujud/ bentuk surat-surat penting, 2). arsip dalam bentuk benda/ barang hasil produksi, seperti usaha batik memiliki arsip ragam motif batik yang pernah dibuat, usaha percetak:an undangan memiliki arsip model-model undangan yang dicetak, usaha tanaman hias memiliki arsip contoh-contoh tanaman yang dibudidayakan, usaha gorengan mempunyai arsip contoh-contoh gorengan yang diproduksi. Khusus arsip produksi biasanya pelaku usaha kesulitan mendokumentasikan, misalnya bagaimana mungkin gorengan, tanaman hias, kursi, dll didokumentasikan? Cara mendokumentasikan produk UMKM ada dua, cara yang pertama barang (jika memungkinkan) seperti batik dan undangan, kedua barang yang tidak: dapat didokumentasikan cara mendokumentasikannya adalah dengan model difoto atau divideo, lalu dokumen foto/ video harus

UMKM harus berprinsip "saling memperkuat, sating membutuhkan, dan saling menguntungkan"

Sumber Internet:

"Rangkuman Difinisi Arsip", http://bapersip.jatimprov.go.id/

www.duniaarsip.com

Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan.

Undang-Undang No. 20 Tahun 2008 tentang Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM)

48

Muhammadani, Wildan Zia, Pengenalan Pengelolan SDM "Ala Pamela" dan Kemitraan UMKM. Yogyakarta: Pamela, 2011.

Soekanto, Soerjono, Sosiologi Suatu Pengantar, Edisi Keempat. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada, 1990.

Sugiyanto, Mengubah Sampah Menjadi Emas. Semarang: PT. Pecut Gagas Kemulian, 2010.