arsip nasional republik indonesiaanri.go.id/assets/download/50protap no 15 tahun 2011 tentang...

23
Arsip Nasional Republik Indonesia LEMBAR PERSETUJUAN Substansi Prosedur Tetap tentang Kerumahtanggaan telah saya setujui. Disetujui di Jakarta pada tanggal September 2011 SEKRETARIS UTAMA, GINA MASUDAH HUSNI

Upload: duongnhu

Post on 29-May-2019

220 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: Arsip Nasional Republik Indonesiaanri.go.id/assets/download/50Protap No 15 Tahun 2011 Tentang Kerumahtanggaan.pdf · Etika adalah sopan santun dan ... Kasubbag Rumah Tangga menerima

Arsip Nasional Republik Indonesia

LEMBAR PERSETUJUAN

Substansi Prosedur Tetap tentang Kerumahtanggaan telah saya setujui.

Disetujui di Jakarta

pada tanggal September 2011

SEKRETARIS UTAMA,

GINA MASUDAH HUSNI

Page 2: Arsip Nasional Republik Indonesiaanri.go.id/assets/download/50Protap No 15 Tahun 2011 Tentang Kerumahtanggaan.pdf · Etika adalah sopan santun dan ... Kasubbag Rumah Tangga menerima

Arsip Nasional Republik Indonesia

PROSEDUR TETAP

NOMOR 15 TAHUN 2011

TENTANG

KERUMAHTANGGAAN

BAB I

PENDAHULUAN

A. Umum

Dalam upaya melaksanakan tugas dan fungsi kerumahtanggaan di Lingkungan

Kantor Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Bagian Perlengkapan dan Rumah

Tangga khususnya Subbagian Rumah Tangga berperan penting dalam melaksanakan fungsi

pelayanan umum kerumahtanggaan.

Pelayanan tersebut meliputi pelayanan intern dan pelayanan ekstern. Pelayanan

intern meliputi Pelayanan terhadap pimpinan yaitu melayani keperluan pimpinan dalam hal

kebutuhan rumah tangga pimpinan dan jamuan tamu pimpinan; dan Pelayanan terhadap unit

kerja lain adalah kegiatan melayani dalam hal penggunaan ruang rapat dan konsumsi rapat,

pelayanan penggunaan telepon, pelayanan penggunaan operasional pengemudi, dan

penggunaan kendaraan dinas operasional.

Sedangkan pelayanan ekstern meliputi Pelayanan telepon masuk dari instansi lain

dan Pelayanan SPPD yang berkunjung ke ANRI dari instansi lain.

Fungsi-fungsi pelayanan tersebut untuk memberikan dukungan dalam

mempersiapkan prasarana dan sarana sebagai penunjang dan memperlancar kegiatan

pimpinan dan unit kerja di Lingkungan Kantor ANRI.

B. Maksud dan Tujuan

Prosedur Tetap tentang Kerumahtanggaan ini dimaksudkan untuk memberikan

panduan yang tepat dan mudah dalam melaksanakan fungsi-fungsi kegiatan

kerumahtanggaan di Lingkungan Kantor ANRI.

Page 3: Arsip Nasional Republik Indonesiaanri.go.id/assets/download/50Protap No 15 Tahun 2011 Tentang Kerumahtanggaan.pdf · Etika adalah sopan santun dan ... Kasubbag Rumah Tangga menerima

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 2 -

Prosedur Tetap tentang Kerumahtanggaan ini bertujuan untuk menunjang

kelancaran kegiatan pimpinan dan unit kerja.

C. Ruang Lingkup

Prosedur Tetap tentang Kerumahtanggaan ini meliputi Pelayanan Pimpinan dan

Tamu Pimpinan, Pelayanan Telepon Keluar Kantor, Pelayanan Penyambungan Telepon Dari

Luar Kantor, Pelayanan Permintaan Pengemudi Operasional, Pelayanan Penggunaan

Kendaraan Dinas, dan Pelayanan Penggunaan Ruang Rapat di Lingkungan Kantor ANRI.

D. Dasar

1. Undang Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara (Lembaran Negara

Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 47, Tambahan Lembaran Negara Republik

Indonesia Nomor 4286);

2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik

Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia

Nomor 5071);

3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008

tentang Pedoman Penyusunan Standar Operating Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintah;

4. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 tahun 2008

tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;

5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua

kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia

Nomor 05 Tahun 2010;

6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang

Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional

Republik Indonesia.

E. Pengertian

Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan:

1. Pelayanan adalah kegiatan/pekerjaan atas permintaan pimpinan/unit kerja untuk

membantu memberikan jasa sehingga pimpinan/unit kerja terebut merasa ringan dan

puas.

2. Telepon adalah alat komunikasi di dalam kantor dan ke instansi lain.

3. Etika adalah sopan santun dan perilaku yang baik dalam berbicara dan bertindak.

4. Informasi telepon adalah hal-hal yang berkaitan dengan line telepon, nomor telepon

intern, dan nomor telepon ekstern kantor.

5. Pimpinan dan unit kerja adalah unsur yang terlayani.

Page 4: Arsip Nasional Republik Indonesiaanri.go.id/assets/download/50Protap No 15 Tahun 2011 Tentang Kerumahtanggaan.pdf · Etika adalah sopan santun dan ... Kasubbag Rumah Tangga menerima

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 3 -

6. Atasan langsung pengemudi adalah unsur pimpinan yang memberi tugas dan yang

bertanggung jawab langsung atas tugas–tugas pengemudi.

7. Pengemudi operasional adalah Staf Unit Kerja Subbagian Rumah Tangga sebagai unsur

pelaksana yang bertugas melayani pimpinan dan unit kerja atas perintah atasan di

Lingkungan Kantor ANRI.

8. Rapat adalah pertemuan dalam rangka koordinasi untuk kelancaran tugas pokok fungsi

organisasi.

9. Konsumsi adalah makanan atau minuman yang disajikan dalam rapat/pertemuan.

10. Form adalah lembaran isian yang harus ditulis dalam rangka permintaan/permohonan

ruangan, pengemudi, dan kendaraan.

11. Unit kerja adalah bagian dari struktur organisasi yang mempunyai tugas dan fungsi

tersendiri di lingkungan ANRI.

Page 5: Arsip Nasional Republik Indonesiaanri.go.id/assets/download/50Protap No 15 Tahun 2011 Tentang Kerumahtanggaan.pdf · Etika adalah sopan santun dan ... Kasubbag Rumah Tangga menerima

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 4 -

BAB II

PROSEDUR KERUMAHTANGGAAN

A. Pelayanan Pimpinan dan Tamu Pimpinan

Prosedur Pelayanan Pimpinan dan Tamu Pimpinan dilaksanakan melalui tahapan

sebagai berikut:

1. a. Kepala Subbagian (Kasubbag) Rumah Tangga menerima informasi mengenai

kebutuhan pimpinan dan tamu pimpinan dari Kepala Bagian (Kabag)/Kasubbag Tata

Usaha Pimpinan/Kabag Humas.

b. Kasubbag Rumah Tangga mengecek dan berkoordinasi dengan Kabag/Kasubbag

Tata Usaha Pimpinan.

2. Kasubbag Rumah Tangga melaporkan kegiatan pelayanan kebutuhan pimpinan dan

tamu pimpinan kepada Kabag Perlengkapan dan Rumah Tangga.

3. Kabag Perlengkapan dan Rumah Tangga menerima laporan dan memerintahkan

Kasubbag Rumah Tangga untuk memenuhi kebutuhan pimpinan dan tamu pimpinan.

4. Kasubbag Rumah Tangga memerintahkan kepada Pemelihara Wisma untuk menyiapkan

berbagai kebutuhan pimpinan dan tamu pimpinan.

5. a. Pemelihara Wisma melaksanakan pemenuhan kebutuhan pimpinan dan tamu

pimpinan.

b. Pemelihara Wisma mencatat pada buku harian, membuat laporan dan menyampaikan

kepada Kasubbag Rumah Tangga.

6. Kasubbag Rumah Tangga menyampaikan laporan pelaksanaan pemenuhan kebutuhan

pimpinan dan tamu pimpinan kepada Kabag Perlengkapan dan Rumah Tangga.

B. Pelayanan Penggunaan Telepon Keluar Instansi

Prosedur Pelayanan Penggunaan Telepon Keluar Instansi dilaksanakan melalui

tahapan sebagai berikut:

1. a. Operator Telepon menerima telepon dari Pegawai yang minta disambungankan ke

nomor tujuan tertentu.

b. Operator Telepon mencatat nomor telepon tujuan pada buku catatan.

2. a. Operator Telepon menanyakan dan mencatat maksud dan tujuan menghubungi nomor

tujuan yang diminta.

b. Operator Telepon meminta persetujuan kepada Kasubbag Rumah Tangga apabila

nomor tujuan tersebut berada di luar negeri.

3. Kasubbag Rumah Tangga memberikan persetujuan dan memerintahkan kepada

Operator Telepon untuk proses lebih lanjut.

Page 6: Arsip Nasional Republik Indonesiaanri.go.id/assets/download/50Protap No 15 Tahun 2011 Tentang Kerumahtanggaan.pdf · Etika adalah sopan santun dan ... Kasubbag Rumah Tangga menerima

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 5 -

4. Operator Telepon menghubungkan nomor tujuan yang diminta kepada Pegawai yang

bersangkutan.

Norma waktu: 10 menit

C. Pelayanan Penyambungan Telepon Dari Luar Instansi

Prosedur Pelayanan Penyambungan Telepon Dari Luar Instansi dilaksanakan

melalui tahapan sebagai berikut:

1. Operator Telepon menerima telepon masuk kemudian menanyakan dan mencatat

identitas, maksud dan tujuan penelepon.

2. Operator Telepon menghubungi Pegawai yang dimaksud dan menanyakan apakah

Pegawai tersebut bersedia menerima atau tidak.

3. a. Apabila Pegawai yang dimaksud menerima maka Operator Telepon menyambungkan

dengan Penelepon.

b. Apabila Pegawai yang dituju tidak bersedia menerima maka telepon akan

dikembalikan dan diputus.

Norma waktu: 10 menit

D. Pelayanan Permintaan Pengemudi Operasional

Prosedur Pelayanan Permintaan Pengemudi Operasional dilaksanakan melalui

tahapan sebagai berikut:

1. Kabag Perlengkapan dan Rumah Tangga menerima surat permohonan permintaan

pengemudi operasional dari Pemohon/Unit Kerja kemudian mendisposisikan kepada

Kasubbag Rumah Tangga.

2. Kasubbag Rumah Tangga menerima dan memerintahkan Pengadministrasi Kendaraan

Dinas untuk memproses lebih lanjut surat permohonan permintaan pengemudi

operasional.

3. Pengadministrasi Kendaraan Dinas menerima perintah dan memberikan form

permintaan pengemudi operasional kepada Pemohon/Unit Kerja untuk diisi dan

dilengkapi.

4. Pemohon/Unit Kerja mengisi dan menandatangani form permintaan pengemudi

operasional kemudian menyerahkan kepada Pengadministrasi Kendaraan Dinas.

5. Pengadministrasi Kendaraan Dinas menyampaikan surat permohonan beserta form

permintaan pengemudi operasional yang sudah ditandatangani Atasan Langsung

Pemohon/Unit Kerja terkait kepada Kasubbag Rumah Tangga.

6. a. Kasubbag Rumah Tangga menerima dan memahami maksud surat permohonan

beserta form permintaan pengemudi operasional yang telah diisi dan

ditandatangani.

Page 7: Arsip Nasional Republik Indonesiaanri.go.id/assets/download/50Protap No 15 Tahun 2011 Tentang Kerumahtanggaan.pdf · Etika adalah sopan santun dan ... Kasubbag Rumah Tangga menerima

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 6 -

b. Kasubbag Rumah Tangga menghubungi/berkoordinasi dengan Pemohon/Unit Kerja

untuk mendapatkan keterangan lebih jelas.

7. a. Kasubbag Rumah Tangga memerintahkan Pengadministrasi Kendaraan Dinas

mencatat jadwal tugas dan menyimpan berkas.

b. Kasubbag Rumah Tangga menghubungi dan memerintahkan Pengemudi untuk

melaksanakan tugas.

8. Pengadministrasi Kendaraan Dinas mencatat jadwal tugas dan menyimpan berkas

permohonan dari Pemohon/Unit Kerja.

9. a. Pengemudi menerima perintah dan tugas dari Kepala Subagian Rumah Tangga.

b. Pengemudi menghubungi Pemohon/Unit Kerja untuk melaksanakan tugas.

10. Pengemudi melaporkan pelaksanaan tugas kepada Kepala Subagian Rumah Tangga.

E. Pelayanan Permintaan Penggunaan Kendaraan Dinas

Prosedur Pelayanan Penggunaan Kendaraan Dinas dilaksanakan melalui tahapan

sebagai berikut:

1. Kabag Perlengkapan dan Rumah Tangga menerima dan memahami surat permohonan

dari Unit Kerja untuk menggunakan kendaraan dinas kemudian mendisposisikan kepada

Kasubbag Rumah Tangga.

2. Kasubbag Rumah Tangga menerima disposisi dan berkoordinasi dengan Unit Kerja

untuk mendapatkan keterangan lebih jelas mengenai maksud dan tujuan peminjaman

kendaraan dinas.

3. Kasubbag Rumah Tangga mempertimbangkan permohonan unit kerja diterima atau

ditolak (berdasarkan ketersediaan kendaraan dinas) kemudian melaporkan kepada

Kabag Perlengkapan dan Rumah Tangga.

4. Kabag Perlengkapan dan Rumah Tangga menerima laporan dan memberikan

persetujuan permintaan penggunaan kendaraan dinas.

5. Kasubbag Rumah Tangga memerintahkan kepada Pengadministrasi Kendaraan Dinas

untuk menyiapkan kendaraan dinas.

6. Pengadministrasi Kendaraan Dinas menyiapkan kendaraan dinas dan mencatat di

agenda peminjaman kemudian menyerahkan kunci kendaraan dinas kepada

Pengemudi/Unit Kerja Pemohon.

7. Apabila telah selesai penggunaannya kendaraan dinas segera dikembalikan kepada

Kasubbag Rumah Tangga.

8. Kasubbag Rumah Tangga Menerima kunci kendaraan dan memerintahkan pemeriksaan

kondisi kendaraan 9. Pengadministrasi Kendaraan Dinas mencatat waktu kembali kendaraan dinas dan

memeriksa kondisinya.

Page 8: Arsip Nasional Republik Indonesiaanri.go.id/assets/download/50Protap No 15 Tahun 2011 Tentang Kerumahtanggaan.pdf · Etika adalah sopan santun dan ... Kasubbag Rumah Tangga menerima

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 7 -

F. Pelayanan Penggunaan Ruang Rapat

Prosedur Pelayanan Penggunaan Ruang Rapat dilaksanakan melalui tahapan

sebagai berikut:

1. a. Pemelihara wisma menerima permohonan peminjaman ruang rapat dari unit kerja

pemohon (minimal sehari sebelum pelaksanaan rapat) melalui telepon.

b. Pemelihara Wisma mengecek ketersediaan ruangan, jika tersedia unit kerja

pemohon datang ke Subbag Rumah Tangga untuk mengisi form peminjaman

ruangan.

c. Pemelihara Wisma menerima form peminjaman ruangan yang sudah diisi dan

ditandatangani minimal oleh pejabat eselon IV Unit Kerja Pemohon kemudian

menyampaikan kepada Kasubbag Rumah Tangga.

2. a. Kasubbag Rumah Tangga menerima dan memahami permohonan peminjaman

ruangan.

b. Apabila ada permintaan konsumsi, Kasubbag Rumah Tangga berkoordinasi dengan

unit kerja mengenai anggaran kegiatan.

c. Kasubbag Rumah Tangga memerintahkan Pemelihara Wisma untuk menyiapkan

ruangan dan konsumsi apabila diminta.

3. Pemelihara Wisma mencatat di papan white board dan buku pencatatan kemudian

memberitahukan kepada unit kerja ruangan yang akan dipergunakan.

G. Perawatan Kendaraan Dinas Eselon I

1. a. Kabag Perlengkapan dan Rumah Tangga menerima pengajuan perbaikan

Kendaraan Dinas dari Pejabat Eselon I.

b. Kabag Perlengkapan dan Rumah Tangga memerintahkan Kasubbag Rumah Tangga

untuk memproses perbaikan kendaraan dinas Pejabat eselon I.

2. Kasubbag Rumah Tangga memerintahkan Pengadministrasi Kendaraan Dinas untuk

mengecek kondisi kendaraan.

3. Pengadministrasi Kendaraan Dinas mengecek kondisi kendaraan dan melaporkan

kondisi kendaraan kepada Kasubbag Rumah Tangga.

4. Kasubbag Rumah Tangga berkoordinasi dengan bengkel dan memerintahkan

pengemudi untuk membawa kendaraan dinas ke bengkel untuk perbaikan.

5. Pengemudi membawa kendaraan dinas ke bengkel dan menyerahkan invoice kepada

Pengadministrasi Kendaraan Dinas.

6. Pengadministasi Kendaraan Dinas menerima invoice dari bengkel kemudian memproses

administrasinya dan memberkaskan arsipnya kemudian melaporkan kepada Kasubbag

Rumah Tangga.

Page 9: Arsip Nasional Republik Indonesiaanri.go.id/assets/download/50Protap No 15 Tahun 2011 Tentang Kerumahtanggaan.pdf · Etika adalah sopan santun dan ... Kasubbag Rumah Tangga menerima

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 8 -

7. Kasubbag Rumah Tangga menyampaikan laporan kepada Kepala Biro (Karo) Umum

melalui Kabag Perlengkapan dan Rumah Tangga.

H. Perawatan Kendaraan Dinas Eselon II dan III

1. a. Kabag Perlengkapan Rumah Tangga menerima nota dinas dari unit kerja Eselon

II/III tentang pengajuan bantuan biaya perawatan kendaraan dinas kemudian

mendisposisikan kepada Kassubbag Rumah Tangga.

b. Kabag Perlengkapan Rumah Tangga memerintahkan Kasubbag Rumah Tangga

untuk memberikan bantuan biaya perawatan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

2. Kasubbag Rumah Tangga menerima nota dinas dan memerintahkan Pengadministrasi

Kendaraan Dinas untuk mengadministrasikan, memberkaskan, membuat tanda terima,

dan menyampaikan bantuan perawatan kendaraan dinas kepada Pejabat Eselon II/III

apabila dana sudah tersedia.

I. Pengurusan STNK dan KIR

1. a. Pengadministrasi Kendaraan Dinas memeriksa daftar masa berlaku kendaraan

dinas.

b. Pengadministrasi Kendaraan Dinas melaporkan kepada Kasubbag Rumah Tangga

mengenai jumlah kendaraan dinas yang akan diperpanjang STNKnya dan yang

akan dilakukan KIR.

2. Kasubbag Rumah Tangga memeriksa dan memerintahkan Pengadministrasi Kendaraan

Dinas untuk menyiapkan administrasi.

3. Pengadministrasi Kendaraan Dinas menyiapkan administrasi pengurusan perpanjangan

STNK dan KIR kemudian menyampaikan kepada Kasubbag Rumah Tangga.

4. Kasubbag Rumah Tangga dan Kabag Perlengkapan dan Rumah Tangga

menandatangani administrasi yang diperlukan.

5. Pengadministrasi Kendaraan Dinas mengurus perpanjangan STNK dan KIR.

Page 10: Arsip Nasional Republik Indonesiaanri.go.id/assets/download/50Protap No 15 Tahun 2011 Tentang Kerumahtanggaan.pdf · Etika adalah sopan santun dan ... Kasubbag Rumah Tangga menerima

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 9 -

BAB III

PENUTUP

Prosedur tentang Kerumahtanggaan ini sebagai pedoman dalam proses melakukan

pelaksanaan kegiatan di Unit Kerja Subbagian Rumah Tangga di Lingkungan Kantor Arsip

Nasional Republik Indonesia.

Pedoman ini dibuat sebagai upaya memberikan pelayanan yang efektif dan efesien

dalam rangka melayani pimpinan dan tamu pimpinan, melayani permintaan penggunaan telepon

kantor, melayani permintaan penggunaan ruangan dan permintaan konsumsi rapat, melayani

permintaan penggunaan kendaraan dinas, dan melayani permintaan pengemudi operasional.

Prosedur Tetap ini diharapkan dapat memberikan harapan motivasi kerja di lingkungan

Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai pendukung dan memperlancar kegiatan.

Prosedur tetap ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan, apabila dikemudian hari

terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Jakarta

pada tanggal September 2011

KEPALA BIRO UMUM,

SYAIFUDDIN

Page 11: Arsip Nasional Republik Indonesiaanri.go.id/assets/download/50Protap No 15 Tahun 2011 Tentang Kerumahtanggaan.pdf · Etika adalah sopan santun dan ... Kasubbag Rumah Tangga menerima

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 1 -

DAFTAR LAMPIRAN

PROSEDUR TETAP TENTANG KERUMAHTANGGAAN

LAMPIRAN 1 DIAGRAM ALIR PELAYANAN TERHADAP PIMPINAN/TAMU PIMPINAN

LAMPIRAN 2 DIAGRAM ALIR PELAYANAN TELEPON KELUAR INSTANSI

LAMPIRAN 3 DIAGRAM ALIR PENYAMBUNGAN TELEPON DARI LUAR INSTANSI

LAMPIRAN 4 DIAGRAM ALIR PELAYANAN PERMINTAAN PENGEMUDI OPERASIONAL

LAMPIRAN 5 DIAGRAM ALIR PELAYANAN PERMINTAAN PENGGUNAAN KENDARAAN DINAS

LAMPIRAN 6 DIAGRAM ALIR PELAYANAN PENGGUNAAN RUANG RAPAT

LAMPIRAN 7 DIAGRAM ALIR PERAWATAN KENDARAAN DINAS ESELON I

LAMPIRAN 8 DIAGRAM ALIR PERAWATAN KENDARAAN DINAS ESELON II DAN ESELON III

LAMPIRAN 9 DIAGRAM ALIR PENGURUSAN STNK DAN KIR

LAMPIRAN 10 FORMULIR PERMOHONAN PENGGUNAAN/PEMINJAMAN KENDARAAN DINAS DAN/ATAU PENGEMUDI OPERASIONAL

LAMPIRAN 11 FORMULIR PERMOHONAN PENGGUNAAN RUANGAN

Page 12: Arsip Nasional Republik Indonesiaanri.go.id/assets/download/50Protap No 15 Tahun 2011 Tentang Kerumahtanggaan.pdf · Etika adalah sopan santun dan ... Kasubbag Rumah Tangga menerima

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 2 -

Lampiran 1 Prosedur Tetap Nomor : 15 Tahun 2011 Tanggal : September 2011

DIAGRAM ALIR

PELAYANAN TERHADAP PIMPINAN/TAMU PIMPINAN

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Pemelihara Wisma

Kasubag Rumah Tangga

Kabag Perlengkapan dan Rumah

Tangga

Pemohon Bagian TU Pimpinan

/Bag.Humas 1 a. Menerima informasi mengenai

kebutuhan pimpinan/tamu pimpinan

b. Mengecek dan berkoordinasi

2 Melaporkan kegiatan pelayanan kebutuhan pimpinan/tamu pimpinan

3 Menerima laporan dan memerintahkan pemenuhan kebutuhan pimpinan/tamu pimpinan

4 Memerintahkan penyiapan

kebutuhan pimpinan/tamu pimpinan

5 a. Melaksanakan pemenuhan kebutuhan pimpinan/tamu pimpinan

b. Mencatat pada buku harian, membuat dan menyampaikan laporan

6 Menyampaikan laporan pelaksanaan pemenuhan kebutuhan pimpinan/tamu pimpinan

Norma Waktu: 1 hari kerja

Page 13: Arsip Nasional Republik Indonesiaanri.go.id/assets/download/50Protap No 15 Tahun 2011 Tentang Kerumahtanggaan.pdf · Etika adalah sopan santun dan ... Kasubbag Rumah Tangga menerima

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 3 -

Lampiran 2 Prosedur Tetap Nomor : 15 Tahun 2011 Tanggal : September 2011

DIAGRAM ALIR

PELAYANAN TELEPON KELUAR INSTANSI

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Operator Telepon

Kasubbag Rumah Tangga

Pegawai /Pemohon

1 a. Menerima telepon meminta disambungkan ke nomor tujuan tertentu

b. Mencatat nomor telepon pada buku catatan

2 a. Menanyakan dan mencatat maksud dan tujuan menghubungi nomor tujuan tersebut

b. Apabila nomor tujuan berada di luar negeri atau tidak jelas, meminta persetujuan untuk menghubungi nomor tujuan tersebut

3 Memberikan persetujuan dan memerintahkan proses lebih lanjut

4 Menghubungkan nomor tujuan tersebut kepada pegawai yang bersangkutan

Norma Waktu: 10 menit

Page 14: Arsip Nasional Republik Indonesiaanri.go.id/assets/download/50Protap No 15 Tahun 2011 Tentang Kerumahtanggaan.pdf · Etika adalah sopan santun dan ... Kasubbag Rumah Tangga menerima

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 4 -

Lampiran 3 Prosedur Tetap Nomor : 15Tahun 2011 Tanggal : September 2011

DIAGRAM ALIR

PENYAMBUNGAN TELEPON DARI LUAR INSTANSI

No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian

Operator Telepon Pegawai Penelepon

1 Menerima telepon masuk kemudian menanyakan dan mencatat identitas, maksud dan tujuan penelepon

2 Menghubungi dan menanyakan apakah bersedia menerima telepon atau tidak

3 Memutuskan untuk menerima telepon atau menolak telepon

4 a. Apabila Pegawai yang dimaksud menerima maka Operator Telepon menyambungkan dengan Penelepon

b. Apabila Pegawai yang dituju tidak bersedia menerima maka telepon akan dikembalikan dan diputus

Norma Waktu: 10 menit

Page 15: Arsip Nasional Republik Indonesiaanri.go.id/assets/download/50Protap No 15 Tahun 2011 Tentang Kerumahtanggaan.pdf · Etika adalah sopan santun dan ... Kasubbag Rumah Tangga menerima

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 5 -

Lampiran 4 Prosedur Tetap Nomor : 15 Tahun 2011 Tanggal : September 2011

DIAGRAM ALIR

PELAYANAN PERMINTAAN PENGEMUDI OPERASIONAL

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Pengadm. Kendaraan

Dinas Pengemudi

Kasubbag Rumah Tangga

Kabag Perlengkapan dan Rumah

Tangga

Pemohon /Unit Kerja

1 Menerima dan mendisposisi surat permohonan permintaan pengemudi operasional

2 Menerima, memerintahkan untuk memproses surat permohonan

3 Menerima perintah dan memberikan form permintaan pengemudi untuk diisi dan dilengkapi

4 Mengisi dan menandatangani form permintaan pengemudi kemudian menyerahkan kembali

5 Menyampaikan surat permohonan beserta form permintaan pengemudi yang sudah ditandatangani atasan langsung pemohon/unit kerja

6 a. Menerima dan memahami maksud surat permohonan beserta form permintaan pengemudi operasional yang telah diisi dan ditandatangani

b. Menghubungi /berkoordinasi untuk mendapatkan keterangan lebih jelas

7 a. Menghubungi dan memerintahkan pelaksanaan tugas

b. Memerintahkan pencatatan jadwal tugas dan menyimpan berkas

Page 16: Arsip Nasional Republik Indonesiaanri.go.id/assets/download/50Protap No 15 Tahun 2011 Tentang Kerumahtanggaan.pdf · Etika adalah sopan santun dan ... Kasubbag Rumah Tangga menerima

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 6 -

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Pengadm. Kendaraan

Dinas Pengemudi

Kasubbag Rumah Tangga

Kabag Perlengkapan dan Rumah

Tangga

Pemohon /Unit Kerja

8 Mencatat jadwal tugas dan menyimpan berkas permohonan

9 a. Menerima perintah dan melaksanakan tugas

b. Menghubungi pemohon/Unit Kerja

10 Melaporkan pelaksanaan tugas

Norma Waktu: 1 hari kerja

Page 17: Arsip Nasional Republik Indonesiaanri.go.id/assets/download/50Protap No 15 Tahun 2011 Tentang Kerumahtanggaan.pdf · Etika adalah sopan santun dan ... Kasubbag Rumah Tangga menerima

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 7 -

Lampiran 5 Prosedur Tetap Nomor : 15Tahun 2011 Tanggal : September 2011

DIAGRAM ALIR

PELAYANAN PERMINTAAN PENGGUNAAN KENDARAAN DINAS

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Pengadm. Kendaraan

Dinas

Kasubbag Rumah Tangga

Kabag Perlengkapan dan Rumah

Tangga

Pemohon /Unit Kerja

1 Menerima dan memahami surat permohonan dari Unit Kerja untuk menggunakan kendaraan dinas kemudian mendisposisikan

2 Menerima disposisi dan berkoordinasi untuk mendapatkan keterangan lebih jelas mengenai maksud dan tujuan peminjaman kendaraan dinas

3 Mempertimbangkan permohonan unit kerja diterima atau ditolak kemudian melaporkan

4 Menerima laporan dan memberikan persetujuan

5 Memerintahkan untuk menyiapkan kendaraan dinas

6 Menyiapkan kendaraan dinas dan mencatat di agenda peminjaman kemudian menyerahkan kunci kendaraan dinas

7

Mengembalikan kendaraan dinas setelah selesai

8 Menerima kunci kendaraan dan memerintahkan pemeriksaan kondisi kendaraan

9 Mencatat waktu kembali kendaraan dinas dan memeriksa kondisinya

Norma Waktu: 1 hari kerja

Page 18: Arsip Nasional Republik Indonesiaanri.go.id/assets/download/50Protap No 15 Tahun 2011 Tentang Kerumahtanggaan.pdf · Etika adalah sopan santun dan ... Kasubbag Rumah Tangga menerima

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 8 -

Lampiran 6 Prosedur Tetap Nomor : 15 Tahun 2011 Tanggal : September 2011

DIAGRAM ALIR

PELAYANAN PENGGUNAAN RUANG RAPAT

No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian

Pemelihara Wisma

Kasubbag Rumah Tangga Unit Kerja

1 a. Menerima permohonan peminjaman ruang rapat

b. Mengecek ketersediaan ruangan, jika tersedia unit kerja pemohon datang untuk mengisi form peminjaman ruangan

c. menerima form peminjaman ruangan yang sudah diisi dan ditandatangani minimal oleh pejabat eselon IV dari unit kerja Unit Kerja Pemohon

2 a. Menerima dan memahami permohoan peminjaman ruangan

b. Apabila ada permintaan konsumsi, maka berkoordinasi dengan unit kerja mengenai anggaran kegiatan

c. Memerintahkan proses lebih lanjut

3 Memeriksa ketersediaan ruangan dan mencatat di papan whiteboard dan buku pencatatan peminjaman ruangan

4 Memberitahukan ketersediaan ruangan yang akan digunakan

Norma Waktu: 15 menit

Page 19: Arsip Nasional Republik Indonesiaanri.go.id/assets/download/50Protap No 15 Tahun 2011 Tentang Kerumahtanggaan.pdf · Etika adalah sopan santun dan ... Kasubbag Rumah Tangga menerima

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 9 -

Lampiran 7 Prosedur Tetap Nomor : 15 Tahun 2011 Tanggal : September 2011

DIAGRAM ALIR

PERAWATAN KENDARAAN DINAS ESELON I

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Pengemudi Pengadm. Kendaraan

Dinas

Kasubbag Rumah Tangga

Kabag Perlengkapan dan Rumah

Tangga 1 a. Menerima pengajuan perbaikan

Kendaraan Dinas dari Pejabat Eselon I

b. Memerintahkan untuk memproses perbaikan kendaraan dinas Pejabat eselon I

3 Memerintahkan untuk mengecek kondisi kendaraan

4 Pengadministrasi Kendaraan Dinas mengecek dan melaporkan kondisi kendaraan

5 a. Berkoordinasi dengan bengkel b. Memerintahkan pengemudi untuk

membawa kendaraan dinas ke bengkel untuk perbaikan

6 Membawa kendaraan dinas ke bengkel

7 Menerima invoice dari bengkel kemudian memproses administrasinya dan memberkaskan arsipnya kemudian melaporkan

8 Menyampaikan laporan kepada Kepala Biro Umum melalui Kabag Perlengkapan dan RT.

Norma Waktu: 1 hari kerja

Page 20: Arsip Nasional Republik Indonesiaanri.go.id/assets/download/50Protap No 15 Tahun 2011 Tentang Kerumahtanggaan.pdf · Etika adalah sopan santun dan ... Kasubbag Rumah Tangga menerima

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 10 -

Lampiran 8 Prosedur Tetap Nomor : 15 Tahun 2011 Tanggal : September 2011

DIAGRAM ALIR

PERAWATAN KENDARAAN DINAS ESELON II dan ESELON III

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian Pengadm. Kendaraan

Dinas

Kasubbag Rumah Tangga

Kabag Perlengkapan dan Rumah Tangga

1 a. Menerima dan mendisposisikan nota dinas dari unit kerja Eselon II/III tentang pengajuan bantuan biaya perawatan kendaraan dinas

b. Memerintahkan untuk memberikan bantuan biaya perawatan sesuai dengan ketentuan yang berlaku

2 Menerima nota dinas dan memerintahkan untuk mengadministrasikan, memberkaskan, membuat tanda terima, dan menyampaikan bantuan perawatan kendaraan dinas kepada Pejabat Eselon II/III apabila dana sudah tersedia

3 Menerima dan melaksanakan perintah untuk mengadministrasikan, memberkaskan, membuat tanda terima, dan menyampaikan bantuan perawatan kendaraan dinas kepada Pejabat Eselon II/III apabila dana sudah tersedia kemudian melaporkan pelaksanaan kegiatan

Norma Waktu: 30 hari kerja

Page 21: Arsip Nasional Republik Indonesiaanri.go.id/assets/download/50Protap No 15 Tahun 2011 Tentang Kerumahtanggaan.pdf · Etika adalah sopan santun dan ... Kasubbag Rumah Tangga menerima

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 11 -

Lampiran 9 Prosedur Tetap Nomor : 15 Tahun 2011 Tanggal : September 2011

DIAGRAM ALIR

PENGURUSAN STNK DAN KIR

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian Pengadm. Kendaraan

Dinas

Kasubbag Rumah Tangga

Kabag Perlengkapan dan Rumah Tangga

1 a. Memeriksa daftar masa berlaku kendaraan dinas

b. mengenai jumlah kendaraan dinas yang akan diperpanjang STNKnya dan yang akan dilakukan KIR

2 Memeriksa dan memerintahkan untuk menyiapkan administrasi pengurusan perpanjangan STNK dan KIR

3 Menyiapkan administrasi pengurusan perpanjangan STNK dan KIR

4 Menandatangani administrasi yang diperlukan dan memerintahkan pengurusan perpanjangan STNK dan KIR

5 Mengurus perpanjangan STNK dan KIR

Norma Waktu: 1 hari kerja

KEPALA BIRO UMUM,

SYAIFUDDIN

Page 22: Arsip Nasional Republik Indonesiaanri.go.id/assets/download/50Protap No 15 Tahun 2011 Tentang Kerumahtanggaan.pdf · Etika adalah sopan santun dan ... Kasubbag Rumah Tangga menerima

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 12 -

Lampiran 10 Prosedur Tetap Nomor : 15 Tahun 2011 Tanggal : September 2011

Arsip Nasional Republik Indonesia

PERMOHONAN PENGGUNAAN/PEMINJAMAN KENDARAAN DINAS DAN/ATAU PENGEMUDI OPERASIONAL

N a m a : ……………………………………………………………

N I P : ……………………………………………………………

Unit Kerja : ……………………………………………………………

Hari/tanggal : ……………………………………………………………

Tujuan : ……………………………………………………………

……………………………………………………………

Keperluan : ……………………………………………………………

……………………………………………………………

Jenis Mobil : ……………………………………………………………

No.Polisi : ……………………………………………………………

Pengemudi : ……………………………………………………………

Berangkat : Pukul …………………………….....................................

Kembali : Pukul …………………………….....................................

Mengetahui/menyetujui, Jakarta, ………………………. Kasubag. Rumah Tangga Mengetahui Atasan Langsung ……………………………….. NIP..................................... NIP …………………………...

Page 23: Arsip Nasional Republik Indonesiaanri.go.id/assets/download/50Protap No 15 Tahun 2011 Tentang Kerumahtanggaan.pdf · Etika adalah sopan santun dan ... Kasubbag Rumah Tangga menerima

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 13 -

Lampiran 11 Prosedur Tetap Nomor : 15 Tahun 2011 Tanggal : September 2011

Arsip Nasional Republik Indonesia

PERMOHONAN PENGGUNAAN RUANGAN

Acara : ……………………………………………………………

……………………………………………………………

Biaya/Dana : Rutin/Proyek ……………………………………………

Hari/tanggal : ……………………………………………………………

Jam : ……………………………………………………………

Ruangan : ……………………………………………………………

Konsumsi : ……………………………………………………………

Juml.Peserta : ……………………………………………………………

Mengetahui/menyetujui, Jakarta, …………… Kasubag. Rumah Tangga Pemohon …………………………… NIP.................................. NIP ………………………