Arsip Nasional Republik Indonesia

LEMBAR PERSETUJUAN

Substansi Prosedur Tetap tentang Penyusunan Rencana Strategis Arsip Nasional

Republik Indonesia telah saya setujui.

Disetujui di Jakarta

pada tanggal Juni 2010

Plt. SEKRETARIS UTAMA,

GINA MASUDAH HUSNI

Arsip Nasional Republik Indonesia

PROSEDUR TETAP

NOMOR 36 TAHUN 2010

TENTANG

PENYUSUNAN RENCANA STRATEGIS

BAB I

PENDAHULUAN

A. Umum

Keberhasilan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) terutama dalam

pencapaian visi, misi, tujuan dan sasaran pembangunan bidang kearsipan dipengaruhi

efektifitas koordinasi berbagai elemen manajemen pemerintahan. Perubahan manajemen

pemerintahan mengarah pada anggaran berbasis kinerja membawa dampak perubahan

kinerja ANRI dalam mewujudkan kelancaran, keterpaduan pelaksanaan tugas dan fungsi

dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan di bidang kearsipan yang

profesional, transparan dan akuntabel sebagai upaya dalam menciptakan good governance.

Penyelenggaraan tugas-tugas umum pemerintahan dan pembangunan bidang

kearsipan perlu penanganan yang sungguh-sungguh dan mendesain program pembangunan

bidang kearsipan yang sistematis dan terencana, sehingga tercipta keserasian, keselarasan,

dan keseimbangan program pembangunan. Rencana strategis bidang kearsipan ini akan

memberikan arah yang jelas bagi stabilitas program pembangunan bidang kearsipan,

pembangunan jangka menengah dan jangka pendek yang lebih operasional, yang

terkoordinir melalui kegiatan yang terfokus pada sasaran operasional yang lebih rinci,

sehingga capaian visi dan misi menjadi lebih efektif.

Dalam Inpres No. 7 Tahun 1999, menyebutkan bahwa perencanaan strategis

merupakan proses yang berorientasi pada hasil yang ingin dicapai dalam kurun waktu 1

(satu) sampai dengan 5 (lima) tahun dengan memperhitungkan potensi, peluang dan kendala

yang mungkin timbul dalam melaksanakan pembangunan bidang kearsipan. Perencanaan

strategis merupakan langkah yang harus dilakukan oleh ANRI agar mampu menjawab

tuntutan lingkungan strategis lokal, nasional dan global dan tetap dalam tatanan sistem

administrasi negara.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 2 -

Terkait dengan hal tersebut di atas, Sesuai amanat Undang-Undang Nomor 43

Tahun 2009 tentang Kearsipan, ANRI berusaha menertibkan penyelenggaraan Arsip

Dinamis dan wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan Arsip Statis dari Lembaga-

lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah, Swasta dan Perorangan. Selanjutnya untuk

melaksanakan undang-undang tersebut tugas pokok dan fungsi ANRI diatur dengan

Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi,

Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja lembaga Pemerintah Non Departemen

sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden RI Nomor 64

Tahun 2005 dan Peraturan Kepala ANRI Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan

Tata Kerja ANRI, mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan

sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku, menetapkan arah

kebijakan, tujuan dan sasaran yang ingin dicapai dalam melaksanakan pembangunan di

bidang kearsipan.

Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 2, ANRI

menyelenggarakan fungsi:

a. Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional di bidang kearsipan;

b. Koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas ANRI;

c. Fasilitasi dan pembinaan terhadap kegiatan instansi pemerintah di bidang kearsipan;

d. Penyelenggaraan pembinaan dan pelayanan administrasi umum di bidang perencanaan

umum, ketatausahaan, organisasi dan tatalaksana, kepegawaian, keuangan, kearsipan,

hukum, persandian, perlengkapan, dan rumah tangga.

Untuk mendukung tugas pokok dan fungsi tersebut di atas, rencana strategis ini

dijadikan acuan dalam melaksanakan program pembangunan di bidang kearsipan secara

makro dengan memaksimalkan keunggulan kompetitif dan meminimalkan kelemahan

kompetitif. Sehingga kegiatan yang dilakukan tepat sasaran dan mempunyai daya serap

tinggi, berhasil guna dan berdayaguna dalam rangka meningkatkan pelayanan di bidang

kearsipan.

Rencana strategis yang disusun secara partisipatif dengan memperhatikan

berbagai aspek yang memuat arah kebijakan, strategi, tujuan, sasaran, program dan kegiatan

dalam rangka mewujudkan visi dan misi ANRI ke depan. Perencanaan strategis merupakan

perencanaan jangka menengah dengan suatu keinginan mencapai perencanaan terpadu,

terintegrasi dan menyeluruh (comprehensive planning) berlandaskan rasionalitas

perencanaan menyeluruh dengan sifat:

a. Spesifikasi perangkat tujuan yang terpadu.

b. Perumusan tingkat kepentingan sesuai informasi sumber daya dan prioritas.

c. Kesinambungan informasi.

d. Akurat dan dengan waktu ketat, serta harus dipantau secara terinci dan tepat.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 3 -

Perencanaan strategis ANRI berperan dalam mendukung dan meningkatkan

keberhasilan pelaksanaan pembangunan bidang kearsipan, mewujudkan kesamaan visi dan

misi dan komitmen dari berbagai pihak dalam menyelenggarakan tugas-tugas umum

pemerintahan dan pembangunan ke depan. Dengan demikian rencana strategis ini berisikan

rencana jangka menengah dan mengimplementasikan kebijakan-kebijakan, program,

kegiatan yang mengacu pada visi dan misi, serta target tujuan dan sasaran yang akan dicapai

ANRI dalam kurun waktu 5 (lima) tahun. Dari rencana strategis tersebut kita bisa

melakukan breakdown secara detail untuk mengetahui program dan kegiatan yang akan

dilaksanakan pada tahun 201X-201X+5.

B. Maksud dan Tujuan

Maksud ditetapkan standar pelayanan pengkoordinasian penyusunan Rencana

Strategis (Renstra) ANRI adalah sebagai panduan bagi Biro Perencanaan dan Tim Penyusun

Rencana Strategis, serta unit kerja terkait di lingkungan ANRI.

Tujuannya adalah untuk memperkuat sistem kerja Biro Perencanaan dalam

pengkoordinasian penyusunan Renstra ANRI secara menyeluruh, terarah, dan terpadu.

C. Ruang Lingkup

Prosedur Tetap Penyusunan Rencana Strategis ini berlaku dan digunakan oleh

seluruh unit kerja di Lingkungan Biro Perencanaan. Prosedur Tetap tentang Penyusunan

Rencana Strategis ini meliputi jenis kegiatan, uraian prosedur, cara mengerjakan, pelaksana,

dan norma waktu yang dipergunakan untuk menyelesaikan suatu kegiatan.

D. Dasar

1. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara(Lembaran Negara

Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 47, Tambahan Lembaran Negara Republik

Indonesia Nomor 4286);

2. Undang-undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan

Nasional;

3. Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik

Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia

Nomor 5071);

4. Peraturan Pemerintah Nomor 20 Tahun 2004 tentang Rencana Kerja Pemerintah;

5. Peraturan Pemerintah Nomor 21 Tahun 2004 tentang Penyusunan Rencana Kerja dan

Anggaran Kementerian/Lembaga;

6. Inpres No. 7 Tahun 1999 tentang Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (AKIP);

7. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008

tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintah;

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 4 -

8. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008

tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;

9. Peraturan Kepala ANRI Nomor 13 Tahun 2005 tentang Pedoman Penyusunan Rencana

Kinerja dan Anggaran ANRI;

10. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua

kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia

Nomor 05 Tahun 2010;

11. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang

Petunjuk Ppelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasioanal

Republik Indonesia.

E. Pengertian

Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan:

1. Perencanaan strategis merupakan dokumen perencanaan untuk periode 5 (lima) tahun.

2. Visi adalah rumusan umum mengenai keadaan yang diinginkan pada akhir periode

perencanaan.

3. Misi adalah rumusan umum mengenai upaya-upaya yang akan dilaksanakan untuk

mewujudkan visi.

4. Tujuan merupakan hasil akhir yang akan dicapai atau dihasilkan dalam jangka waktu

satu sampai dengan lima tahun.

5. Sasaran adalah menggambarkan hal yang ingin dicapai melalui tindakan-tindakan yang

akan dilakukan untuk mencapai tujuan, sasaran ini memberikan fokus pada penyusunan

kegiatan, sehingga bersifat spesifik, terinci, dapat diukur dan dapat dicapai.

6. Pembahasan Substansi adalah pembahasan materi-materi berkaitan dengan rencana

strategis.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 5 -

BAB II PROSEDUR PENYUSUNAN RENCANA STRATEGIS

A. Prosedur Penyusunan Rencana Strategis ANRI dilaksanakan melalui tahapan sebagai

berikut:

1. Perencana/Pelaksana menerima penugasan, menelaah, menyiapkan dan menyampaikan

konsep nota dinas beserta lampiran atas nama Sestama kepada Kasubag Penyusunan

Program tentang permintaan bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra semua unit

Eselon I di lingkungan ANRI Indonesia dengan fokus berupa penjabaran visi dan misi

ANRI ke dalam Tujuan, Sasaran, Strategi, Kebijakan, Program dan Kegiatan.

2. Kasubag Penyusunan Program menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi dan

memaraf konsep nota dinas beserta lampirannya dari Perencana/Pelaksana Sub Bagian

Penyusunan Program.

3. Kabag Program dan Anggaran menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi dan

memaraf konsep nota dinas beserta lampirannya dari Kasubag Penyusunan Program.

4. Karo Perencanaan menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi dan memaraf konsep

nota dinas beserta lampirannya dari Kabag Program dan Anggaran.

5. Sestama menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi, menandatangani dan

menyampaikan nota dinas beserta lampirannya dari Karo Perencanaan kepada TU

Sestama untuk disampaikan kepada seluruh unit Eselon I di lingkungan ANRI.

6. TU Sestama menerima, memberikan nomor, mendokumentasikan dan mendistribusikan

nota dinas Sestama kepada seluruh unit Eselon I di lingkungan ANRI tentang

permintaan bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra Eselon I di lingkungan ANRI

dengan fokus berupa penjabaran visi dan misi ANRI ke dalam Tujuan, Sasaran,

Strategi, Kebijakan, Program dan Kegiatan.

(Proses 6 s.d. 11 dilakukan 1 hari kerja)

7. Unit Kerja Eselon I menerima, mempelajari, memahami, menyusun dan

menyampaikan bahan masukan tentang permintaan bahan masukan (Narasi dan

Matrik) Renstra Eselon I dengan fokus berupa penjabaran visi dan misi ANRI ke

dalam Tujuan, Sasaran, Strategi, Kebijakan, Program dan Kegiatan dan selanjutnya

disampaikan kepada Sestama. (7 hari kerja)

8. Sestama menerima, mempelajari, memahami, mendisposisikan bahan masukan (Narasi

dan Matrik) Renstra seluruh Eselon I kepada Karo Perencanaan. (1 hari kerja)

9. Karo Perencanaan menerima, mempelajari, memahami, mendisposisikan bahan

masukan (Narasi dan Matrik) Renstra Eselon I kepada Kabag Program dan Anggaran.

(1 hari kerja)

10. Kabag Program dan Anggaran menerima, mempelajari, memahami, mendisposisikan

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 6 -

bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra seluruh Eselon I kepada Kasubag

Penyusunan Program.(1 hari kerja)

11. Kasubag Penyusunan Program menerima, mempelajari, memahami, mendisposisikan

bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra seluruh Eselon I kepada

Perencana/Pelaksana. (1 hari kerja)

12. Perencana/Pelaksana menerima, menelaah, menginventarisasi, menyusun bahan

masukan (Narasi dan Matrik) Renstra seluruh Eselon I menjadi draf Renstra ANRI

serta menyiapkan Keputusan Kepala ANRI tentang Renstra ANRI dan selanjutnya

disampaikan kepada Kasubag Penyusunan Program. (15 hari kerja)

13. Kasubag Penyusunan Program menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi dan

memaraf draf tentang Renstra ANRI dan Keputusan Kepala ANRI tentang Renstra

ANRI dan selanjutnya menyampaikan kepada Kabag Program dan Anggaran.

(1 hari kerja)

14. Kabag Program dan Anggaran menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi dan

memaraf draf tentang Renstra ANRI dan Keputusan Kepala ANRI tentang Renstra

ANRI dan selanjutnya menyampaikan kepada Karo Perencanaan. (1 hari kerja)

15. Karo Perencanaan menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi, memaraf draf, dan

menyampaikan pemaparan tentang Renstra ANRI dan Keputusan Kepala ANRI tentang

Renstra ANRI kepada pejabat eselon I dan II guna meminta tanggapan dan masukan

guna penyempurnaan draf final dan selanjutnya menyampaikan kepada Sestama.

(3 hari kerja)

16. Sestama menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi dan memaraf draf final tentang

Renstra ANRI dan Keputusan Kepala ANRI tentang Renstra ANRI dan selanjutnya

menyampaikan kepada Kepala ANRI. (1 hari kerja)

17. Kepala ANRI menerima, meneliti, menyetujui dan menandatangani/menetapkan

Keputusan Kepala ANRI tentang Renstra ANRI dan menyampaikan pada TU Kepala

ANRI.

18. TU Kepala ANRI menerima, membaca, memberi nomor, mendokumentasikan dan

mengirimkan/menyampaikan Renstra ANRI pada unit terkait.

(Proses 22 s.d. 23 dilakukan 1 hari kerja)

Total waktu Penyelesaian Pelaksanaan: 35 hari kerja

B. Prosedur Penyusunan Rencana Strategis Sekretariat Utama dilaksanakan melalui tahapan

sebagai berikut:

1. Sestama menetapkan Visi dan Misi yang merupakan penjabaran Visi dan Misi ANRI,

dan kemudian memberikan tugas kepada Karo Perencanaan untuk merumuskan Renstra

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 7 -

Sestama.

2. Karo Perencanaan menerima, mempelajari, memahami, mendisposisi dan menugaskan

kepada Kabag Penyusunan Program dan Anggaran untuk merumuskan/menyusun

Renstra Sestama dengan menjabarkan Visi dan Misi Sestama ke dalam Tujuan, Sasaran,

Strategi, Kebijakan, Program dan Kegiatan.

3. Kabag Program dan Anggaran menerima, mempelajari, memahami dan mendisposisikan

penugasan perumusan/penyusunan Renstra Sestama kepada Kasubag Penyusunan

Program.

4. Kasubag Penyusunan Program menerima, mempelajari, memahami dan mendisposisikan

penugasan perumusan/penyusunan Renstra Sestama kepada Perencana/Pelaksana.

5. Perencana/Pelaksana menerima penugasan, menelaah, menyiapkan dan menyampaikan

konsep nota dinas beserta lampiran atas nama Sestama kepada Kasubag Penyusunan

Program tentang permintaan bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra semua unit

Eselon II di lingkungan Sestama dengan fokus berupa penjabaran visi dan misi tersebut

ke dalam Tujuan, Sasaran, Strategi, Kebijakan, Program dan Kegiatan.

6. Kasubag Penyusunan Program menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi dan

memaraf konsep nota dinas beserta lampirannya dari pelaksana Sub Bagian Penyusunan

Program.

7. Kabag Program dan anggaran menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi dan

memaraf konsep nota dinas beserta lampirannya dari Kasubag Penyusunan Program.

8. Karo Perencanaan menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi dan memaraf konsep

nota dinas beserta lampirannya dari Kabag Program dan Anggaran.

9. Sestama menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi, menandatangani dan

menyampaikan nota dinas beserta lampirannya dari Karo Perencanaan kepada TU

Sestama untuk disampaikan kepada seluruh unit Eselon II di lingkungan Sestama.

10. TU Sestama menerima, memberikan nomor, mendokumentasikan dan mendistribusikan

nota dinas Sestama kepada seluruh unit Eselon II di lingkungan Sestama tentang

permintaan bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra Eselon II di lingkungan Sestama

dengan fokus berupa penjabaran visi dan misi ke dalam Tujuan, Sasaran, Strategi,

Kebijakan, Program dan Kegiatan.

(Proses 1 s.d. 10 dilakukan 2 hari kerja)

11. Unit Kerja Eselon I menerima, mempelajari, memahami, menyusun dan menyampaikan

bahan masukan tentang permintaan bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra Eselon

II dengan fokus berupa penjabaran visi dan misi ke dalam Tujuan, Sasaran, Strategi,

Kebijakan, Program dan Kegiatan dan selanjutnya disampaikan kepada Sekretaris

Utama. (7 hari kerja)

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 8 -

12. Sestama menerima, mempelajari, memahami, mendisposisikan bahan masukan (Narasi

dan Matrik) Renstra Eselon II kepada Karo Perencanaan. (1 hari kerja)

13. Karo Perencanaan menerima, mempelajari, memahami, mendisposisikan bahan masukan

(Narasi dan Matrik) Renstra Eselon II kepada Kabag Program dan Anggaran.

(1 hari kerja)

14. Kabag Program dan Anggaran menerima, mempelajari, memahami, mendisposisikan

bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra Eselon II kepada Kasubag Penyusunan

Program. (1 hari kerja)

15. Kasubag Penyusunan Program menerima, mempelajari, memahami, mendisposisikan

bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra Eselon II kepada Perencana/Pelaksana.

(1 hari kerja)

16. Perencana/Pelaksana menerima, menelaah, menginventarisasi, menyusun bahan masukan

(Narasi dan Matrik) Renstra Eselon II menjadi draf Renstra Sestama serta menyiapkan

Keputusan Sestama tentang Renstra Sestama dan selanjutnya disampaikan kepada

Kasubag Penyusunan Program. (6 hari kerja)

17. Kasubag Penyusunan Program menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi dan

memaraf draf tentang Renstra Sestama dan Keputusan Sestama tentang Renstra Sestama

dan selanjutnya menyampaikan kepada Kabag Program dan Anggaran.

(1 hari kerja)

18. Kabag Program dan Anggaran menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi dan

memaraf draf tentang Renstra Sestama dan Keputusan Sestama tentang Renstra Sestama

dan selanjutnya menyampaikan kepada Kepala Biro Perencanaan. (1 hari kerja)

19. Karo Perencanaan menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi, memaraf draf, dan

menyampaikan pemaparan tentang Renstra Sestama dan Keputusan Sestama tentang

Renstra Sestama kepada pejabat eselon II di lingkungan Sestama guna meminta

tanggapan dan masukan guna penyempurnaan draf final dan selanjutnya menyampaikan

kepada Sestama. (3 hari kerja)

20. Sestama menerima, meneliti, menyetujui dan menandatangani/menetapkan Keputusan

Sestama tentang Renstra Sestama dan menyampaikan pada TU Sestama.

21. TU Sestama menerima, membaca, memberi nomor, mendokumentasikan dan

mengirimkan/menyampaikan Renstra Sestama pada unit terkait.

(Proses 20 s.d. 21 dilakukan 1 hari kerja)

Total waktu Penyelesaian Pelaksanaan: 25 hari kerja

C. Prosedur Penyusunan Rencana Strategis Biro Perencanaan dilaksanakan melalui tahapan

sebagai berikut:

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 9 -

1. Karo Perencanaan menetapkan Visi dan Misi Biro Perencanaan yang merupakan

penjabaran dari Visi dan Misi Sekretariat Utama, dan selanjutnya memberikan tugas

kepada Kabag Program dan Anggaran untuk merumuskan Renstra Biro Perencanaan.

2. Kabag Program dan Anggaran menerima, mempelajari, memahami, mendisposisi dan

menugaskan kepada Kasubag Penyusunan Program untuk merumuskan/menyusun

Renstra Biro Perencanaan dengan menjabarkan visi dan misi ke dalam Tujuan, Sasaran,

Strategi, Kebijakan, Program dan Kegiatan di Biro Perencanaan.

3. Kasubag Penyusunan Program menerima, mempelajari, memahami dan

mendisposisikan penugasan perumusan/penyusunan Renstra Biro Perencanaan kepada

Perencana/Pelaksana.

4. Perencana/Pelaksana menerima penugasan, menelaah, menyiapkan dan menyampaikan

konsep nota dinas beserta lampiran atas nama Karo Perencanaan kepada Kasubag

Penyusunan Program tentang permintaan bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra

Biro Perencanaan ke semua unit Eselon III di lingkungan Biro Perencanaan dengan

fokus berupa penjabaran visi dan misi ke dalam Tujuan, Sasaran, Strategi, Kebijakan,

Program dan Kegiatan.

5. Kasubag Penyusunan Program menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi dan

memaraf konsep nota dinas beserta lampirannya dari pelaksana Sub Bagian Penyusunan

Program dan menyampaikan kepada Kabag Program dan Anggaran.

6. Kabag Program dan Anggaran menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi dan

memaraf konsep nota dinas beserta lampirannya dari Kasubag Penyusunan Program.

7. Karo Perencanaan menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi, menandatangani dan

menyampaikan nota dinas beserta lampirannya dari Kabag Penyusunan Program dan

Anggaran kepada TU Biro untuk disampaikan kepada seluruh unit Eselon III di

lingkungan Biro Perencanaan.

8. TU Karo Perencanaan menerima, memberikan nomor, mendokumentasikan dan

mendistribusikan nota dinas Karo Perencanaan kepada seluruh unit Eselon III di

lingkungan Biro Perencanaan tentang permintaan bahan masukan (Narasi dan Matrik)

Renstra Biro Perencanaan ke semua unit Eselon III di lingkungan Biro Perencanaan

dengan fokus berupa penjabaran visi dan misi ke dalam Tujuan, Sasaran, Strategi,

Kebijakan, Program dan Kegiatan.

(Proses 1 s.d. 8 dilakukan 2 hari kerja)

9. Unit Kerja Eselon I menerima, mempelajari, memahami, menyusun dan menyampaikan

bahan masukan tentang permintaan bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra Biro

Perencanaan dengan fokus berupa penjabaran visi dan misi ke dalam Tujuan, Sasaran,

Strategi, Kebijakan, Program dan Kegiatan berdasarkan unit eselon III di lingkungan

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 10 -

Biro Perencanaan kepada Kabag Penyusunan Program dan Anggaran. (5 hari kerja)

10. Kabag Program dan Anggaran menerima, mempelajari, memahami, mendisposisikan

bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra Biro Perencanaan dengan fokus berupa

penjabaran visi dan misi tersebut ke dalam Tujuan, Sasaran, Strategi, Kebijakan,

Program dan Kegiatan berdasarkan unit eselon III di lingkungan Biro Perencanaan

kepada Kasubag Penyusunan Program. (1 hari kerja)

11. Kasubag Penyusunan Program menerima, mempelajari, memahami, mendisposisikan

bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra Biro Perencanaan dengan fokus berupa

penjabaran visi dan misi ke dalam Tujuan, Sasaran, Strategi, Kebijakan, Program dan

Kegiatan berdasarkan unit eselon III di lingkungan Biro Perencanaan kepada

Perencana/Pelaksana. (1 hari kerja)

12. Perencana/Pelaksana menerima, menelaah, menginventarisasi bahan masukan (Narasi

dan Matrik) Renstra Biro Perencanaan dari unit-unit eselon III di lingkungan Biro

Perencanaan serta selanjutnya menyusun draf Renstra Biro Perencanaan serta

menyiapkan Keputusan Kepala Biro tentang Renstra Biro Perencanaan yang kemudian

disampaikan kepada Kasubag Penyusunan Program. (6 hari kerja)

13. Kasubag Penyusunan Program menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi dan

memaraf draf tentang Rencana Strategis Biro Perencanaan dan Keputusan Karo

Perencanaan tentang Renstra Biro Perencanaan serta menyampaikan kepada Kabag

Program dan Anggaran. (1 hari kerja)

14. Kabag Program dan Anggaran menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi, memaraf

draf, dan menyampaikan pemaparan tentang Renstra Biro Perencanaan dan Keputusan

Karo Perencanaan tentang Renstra Biro Perencanaan kepada pejabat eselon III di

lingkungan Biro Perencanaan untuk meminta tanggapan dan masukan guna

penyempurnaan draf final serta menyampaikan kepada Karo Perencanaan. (3 hari kerja)

15. Karo Perencanaan menerima, meneliti, menandatangani/menetapkan Keputusan Karo

Perencanaan tentang Renstra Biro Perencanaan dan menyampaikan pada TU Biro

Perencanaan.

16. TU Karo Perencanaan menerima, membaca, memberi nomor, mendokumentasikan dan

mengirimkan/menyampaikan Renstra Biro Perencanaan pada unit terkait.

(Proses 15 s.d. 16 dilakukan 1 hari kerja)

Total waktu penyelesaian pelaksanaan: 20 hari kerja

D. Prosedur Sosialisasi Rencana Strategis ANRI dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut:

1. Karo Perencanaan berkonsultasi dengan Sestama dalam rangka meminta arahan

sehubungan pelaksanaan acara sosialisasi Renstra di lingkungan ANRI.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 11 -

2. Sestama menugaskan kepada Karo Perencanaan untuk merumuskan/menyusun materi

sosialisasi Renstra di lingkungan ANRI.

3. Karo Perencanaan menerima disposisi dan menugaskan kepada Kabag Penyusunan

Program dan Anggaran untuk menyiapkan materi sosialisasi Renstra di lingkungan

ANRI.

4. Kabag Program dan Anggaran menerima disposisi dan menugaskan kepada Kasubag

Penyusunan Program untuk menyiapkan konsep materi sosialisasi Renstra di

lingkungan ANRI.

5. Kasubag Penyusunan Program menerima disposisi dan menugaskan kepada

Perencana/Pelaksana untuk menyiapkan konsep materi sosialisasi Renstra di lingkungan

ANRI.

(Proses 1 s.d. 5 dilakukan 1 hari kerja)

6. Perencana/Pelaksana menerima penugasan, merumuskan dan menyiapkan konsep

materi sosialisasi Renstra di lingkungan ANRI dan menyampaikan kepada Kasubag

Penyusunan Program. (3 hari kerja)

7. Kasubag Penyusunan Program menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi,

menyempurnakan dan memaraf konsep materi sosialisasi Rencana Strategis (Renstra) di

lingkungan ANRI dan menyampaikan pada Kabag Penyusunan Program.

8. 8.1 Kabag Program dan Anggaran menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi,

menyempurnakan dan memaraf konsep materi sosialisasi Renstra di lingkungan

ANRI dan menyampaikan kepada Karo Perencanaan.

8.2 Kabag Program dan Anggaran mengoordinir seluruh anggota tim dalam rangka

persiapan pelaksanaan kegiatan Sosialisai Renstra di lingkungan ANRI.

9. Karo Perencanaan menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi, dan memaraf materi

sosialisasi Renstra di lingkungan ANRI dan menyampaikan kepada Sestama.

10. Sestama menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi, dan menetapkan materi

sosialisasi Renstra di lingkungan ANRI.

(Proses 7 s.d. 10 dilakukan 2 hari kerja)

11. Kabag Program dan Anggaran melaksanakan kegiatan sosialisasi Renstra di lingkungan

ANRI dibantu oleh Kasubag Penyusunan Program, Kasubag Penyusunan Anggaran,

Kasubag Evaluasi dan Pelaporan serta Perencana/Pelaksanan. (2 hari kerja)

12. Kasubag Penyusunan Program menerima dan mempelajari laporan pelaksanaan

kegiatan sosialisasi Renstra di lingkungan ANRI dari masing-masing anggota Tim dan

menugaskan Perencana/Pelaksana untuk menyiapkan konsep:

12.1 Laporan pelaksanaan kegiatan sosialisasi Renstra di lingkungan ANRI.

12.2 Nota Dinas dan Buku laporan pelaksanaan kegiatan sosialisasi Renstra di

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 12 -

lingkungan ANRI

(Proses 12.1 s.d. 12.2 dilakukan 1 hari kerja)

13. Perencana/Pelaksana menerima penugasan dan menyiapkan konsep:

13.1 Laporan pelaksanaan kegiatan sosialisasi Renstra di lingkungan ANRI.

13.2 Nota Dinas Kasubag Penyusunan Program kepada Kabag Program dan Anggaran

perihal laporan pelaksanaan kegiatan sosialisasi Renstra di lingkungan ANRI.

13.3 Nota Dinas Kabag Program dan Anggaran kepada Karo Perencanaan perihal

laporan pelaksanaan kegiatan sosialisasi Renstra di lingkungan ANRI.

13.4 Nota Dinas Karo Perencanaan kepada Sestama perihal laporan pelaksanaan

kegiatan sosialisasi Renstra di lingkunga ANRI.

13.5 Nota Dinas Karo Perencanaan kepada seluruh pejabat eselon I perihal laporan

pelaksanaan kegiatan sosialisasi Renstra di lingkungan ANRI.

(Proses 13.1 s.d. 13.5 dilakukan 2 hari kerja)

14. Kasubag Penyusunan Program menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi konsep

laporan dan memaraf nota dinas Kabag Program dan Anggaran kepada Karo

Perencanaan perihal Laporan Pelaksanaan kegiatan sosialisasi Renstra di lingkungan

ANRI. (1 hari kerja)

15. Kabag Program dan Anggaran menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi konsep

laporan dan memaraf nota dinas Karo Perencanaan kepada Sestama perihal Laporan

Pelaksanaan kegiatan sosialisasi Renstra di lingkungan ANRI. (1 hari kerja)

16. Karo Perencanaan menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi konsep laporan dan

menandatangani nota dinas Karo Perencanaan kepada Sestama dan seluruh pejabat

eselon I perihal Laporan Pelaksanaan kegiatan sosialisasi Renstra di lingkungan ANRI.

17. TU Karo Perencanaan menerima, membaca, memberi nomor, mendokumentasikan dan

menyampaikan nota dinas perihal Laporan Pelaksanaan kegiatan sosialisasi Renstra di

lingkungan ANRI kepada Sestama dan seluruh pejabat eselon I.

(Proses 16 s.d. 17 dilakukan 1 hari kerja)

Total waktu penyelesaian pelaksanaan: 14 hari kerja

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 13 -

BAB III

PENUTUP

Prosedur Tetap Penyusunan Rencana Strategis sebagai pedoman setiap unit kerja dalam

menyusun rencana kinerja tahunan pembangunan bidang kearsipan. Sehingga program dan

kegiatan akan berdayaguna bagi kemajuan pembangunan bidang kearsipan. Pada akhirnya semua

unit kerja dapat memiliki pedoman dalam melaksanakan tugas dan fungsinya yang pada

gilirannya akan berdampak pada efisiensi dan efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan

pemerintahan khususnya di ANRI dalam kerangka reformasi birokrasi nasional.

Prosedur Tetap tentang Penyusunan Rencana Strategis ini mulai berlaku pada tanggal

ditetapkan dan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan

sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Jakarta

pada tanggal Juni 2010

KEPALA BIRO PERENCANAAN,

MULTI SISWATI

Arsip Nasional Republik Indonesia

LAMPIRAN

PROSEDUR TETAP

NOMOR 36 TAHUN 2010

TENTANG

PENYUSUNAN RENCANA STRATEGIS

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 1 -

DAFTAR LAMPIRAN

PROSEDUR TETAP TENTANG PENYUSUNAN RENCANA SRATEGIS

LAMPIRAN 1 DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RENCANA SRATEGIS ARSIP NASIONAL

REPUBLIK INDONESIA DI SUB BAGIAN PENYUSUNAN PROGRAM

LAMPIRAN 2 DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RENCANA SRATEGIS SEKRETARIAT UTAMA

DI SUB BAGIAN PENYUSUNAN PROGRAM

LAMPIRAN 3 DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RENCANA STRATEGIS BIRO PERENCANAAN

DI SUB BAGIAN PENYUSUNAN PROGRAM

LAMPIRAN 4 DIAGRAM ALIR SOSIALISASI RENCANA SRATEGIS PEMBANGUNAN

BIDANG KEARSIPAN DI SUB BAGIAN PENYUSUNAN PROGRAM

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

Lampiran 4Prosedur TetapNomor : Tahun 2010Tanggal : Juni 2010

Kepala ANRI Sestama Karo

Perencanaan

Kabag Program

dan Anggaran

Kasubag Penyusunan

Program

Perencana/ Pelaksana

TU Biro Perencanaan

TU Sestama

TU Kepala ANRI

Unit Kerja Eselon I

1.

2.

3.

4.

5.

DIAGRAM ALIRSOSIALISASI RENCANA STRATEGIS (RENSTRA) PEMBANGUNAN BIDANG KEARSIPAN

DI SUB BAGIAN PENYUSUNAN PROGRAM

Menerima disposisi dan menugaskan kepada Kasubag Penyusunan Program untuk menyiapkan konsep materi sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan ANRI

Menugaskan kepada Karo Perencanaan untuk merumuskan/menyusun materi sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan ANRI

Menerima disposisi dan menugaskan kepada Kabag Penyusunan Program dan Anggaran untuk menyiapkan materi sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan ANRI

No. Tahapan Kegiatan

Unit Penyelesaian

Berkonsultasi dengan Sestama dalam rangka meminta arahan sehubungan pelaksanaan acara sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan ANRI

Menerima disposisi dan menugaskan kepada Perencana/Pelaksana Sub Bagian Penyusunan Program untuk menyiapkan konsep materi sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan ANRI

3

4

5

2

1

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

Kepala ANRI Sestama Karo

Perencanaan

Kabag Program

dan Anggaran

Kasubag Penyusunan

Program

Perencana/ Pelaksana

TU Biro Perencanaan

TU Sestama

TU Kepala ANRI

Unit Kerja Eselon I

No. Tahapan Kegiatan

Unit Penyelesaian

Berkonsultasi dengan Sestama dalam rangka meminta arahan 6.

7.

8.1. Menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi,menyempurnakan dan memaraf konsep materisosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra dilingkungan ANRI dan menyampaikan kepada KaroPerencanaan

8.2 Mengoordinir seluruh anggota tim dalam rangkaPersiapan Pelaksanaan kegiatan sosialisasi dan asistensipenyusunan Renstra di lingkungan ANRI

9.

10. Menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi, danmenetapkan materi sosialisasi dan asistensi penyusunanRenstra di lingkungan ANRI

Menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi, dan memarafmateri sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra dilingkungan ANRI dan menyampaikan kepada Sestama

Menerima penugasan, merumuskan dan menyiapkan konsep materi sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan ANRI dan menyampaikan kepada Kasubag Penyusunan Program

Menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi, menyempurnakan dan memaraf konsep materi sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan ANRI dan menyampaikan pada Kabag Penyusunan Program

8.

8

9

7

10

6

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

Kepala ANRI Sestama Karo

Perencanaan

Kabag Program

dan Anggaran

Kasubag Penyusunan

Program

Perencana/ Pelaksana

TU Biro Perencanaan

TU Sestama

TU Kepala ANRI

Unit Kerja Eselon I

No. Tahapan Kegiatan

Unit Penyelesaian

Berkonsultasi dengan Sestama dalam rangka meminta arahan 11.

12.1. Laporan Pelaksanaan kegiatan sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan ANRI

12.2. Nota Dinas dan buku laporan Perencana/Pelaksanaan kegiatan sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan ANRI

13.

13.1 Laporan Pelaksanaan kegiatan sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan ANRI

13.2 Nota Dinas Kasubbag Penyusunan Program kepada Kabag Program dan Anggaran perihal Laporan Pelaksanaan kegiatan sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan ANRI

Melaksanakan kegiatan sosialisasi dan asistensi penyusunanRenstra di lingkungan ANRI

12. Menerima dan mempelajari laporan pelaksanaan kegiatan sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan ANRI dari masing-masing anggota Tim dan menugaskan pelaksana untuk menyiapkan konsep :

Menerima penugasan dan menyiapkan konsep :

12

13

11 11 11 11

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

Kepala ANRI Sestama Karo

Perencanaan

Kabag Program

dan Anggaran

Kasubag Penyusunan

Program

Perencana/ Pelaksana

TU Biro Perencanaan

TU Sestama

TU Kepala ANRI

Unit Kerja Eselon I

No. Tahapan Kegiatan

Unit Penyelesaian

Berkonsultasi dengan Sestama dalam rangka meminta arahan 13.3 Nota Dinas Kabag Program dan Anggaran kepada Kepala Biro Perencanaan perihal Laporan Pelaksanaan kegiatan sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan ANRI

13.4 Nota Dinas Kepala Biro Perencanaan kepada Sekretaris Utama perihal Laporan Pelaksanaan kegiatan sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan ANRI

13.5 Nota Dinas Kepala Biro Perencanaan kepada seluruh pejabat eselon I perihal Laporan Pelaksanaan kegiatan sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan ANRI

14.

15.

16. Menerima, mempelajari,meneliti, mengoreksi konsep laporandan menandatangani nota dinas Kepala Biro Perencanaankepada Sekretaris Utama dan seluruh pejabat eselon I perihalLaporan Pelaksanaan kegiatan sosialisasi dan asistensipenyusunan Renstra di lingkungan ANRI

Menerima, mempelajari,meneliti, mengoreksi konsep laporandan memaraf nota dinas Karo Perencanaan kepada Sestamaperihal Laporan Pelaksanaan kegiatan sosialisasi dan asistensipenyusunan Renstra di lingkungan ANRI

Menerima, mempelajari,meneliti, mengoreksi konsep laporandan memaraf nota dinas Kabag Program dan Anggaran kepadaKaro Perencanaan perihal Laporan Pelaksanaan kegiatansosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkunganANRI

14

15

16

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

Kepala ANRI Sestama Karo

Perencanaan

Kabag Program

dan Anggaran

Kasubag Penyusunan

Program

Perencana/ Pelaksana

TU Biro Perencanaan

TU Sestama

TU Kepala ANRI

Unit Kerja Eselon I

No. Tahapan Kegiatan

Unit Penyelesaian

Berkonsultasi dengan Sestama dalam rangka meminta arahan 17.

Norma waktu: 14 Hari kerja

KEPALA BIRO PERENCANAAN,

MULTI SISWATI

Menerima, membaca, memberi nomor, mendokumentasikandan menyampaikan nota dinas perihal Laporan Pelaksanaankegiatan sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra dilingkungan ANRI kepada Sestama dan seluruh pejabat eselon I

16