arsip nasional republik indonesia - anri.go.id no 07 tahun 2009 tentang... · nusantara berbahasa...

Arsip Nasional Republik Indonesia

LEMBAR PERSETUJUAN

Substansi Prosedur Tetap tentang Penyusunan Daftar Arsip Kartografik dan

Kearsitekturan telah saya setujui.

Disetujui di Jakarta

pada tanggal Juli 2009

Plt. DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP,

TULKHAH MANSYUR


PROSEDUR TETAP

NOMOR 07 TAHUN 2009

TENTANG

PENYUSUNAN DAFTAR

ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

BAB I

PENDAHULUAN

A. Umum

Arsip statis sebagai warisan budaya bangsa merupakan salah satu aset bangsa yang perlu

dilestarikan bersama. Secara yuridis formal pelestarian arsip statis merupakan tanggungjawab

Lembaga Kearsipan baik di pusat (ANRI), maupun di daerah (Lembaga Kearsipan Provinsi,

Kabupaten/Kota). Di dalamnya terkandung informasi yang tiada ternilai harganya tentang

kiprah perjalanan bangsa, mulai masa penjajahan sampai dalam mengisi kemerdekaan.

Arsip statis disimpan, dipelihara dan diolah bukan untuk kepentingan Lembaga

Kearsipan semata, namun yang jauh lebih penting adalah untuk kepentingan pendidikan,

penelitian, pembangunan, kesejahteraan dan kemaslahatan bangsa. Maka peran instansi

terkait dan masyarakat menjadi sangat penting. Hal ini sejalan dengan era informasi di mana

kebutuhan informasi menjadi sangat penting.

Mengantisipasi keadaan tersebut maka ANRI dituntut untuk selalu tanggap. Peran

ANRI sebagai salah satu sumber informasi sangat vital. Namun demikian agar informasi

yang tersimpan dapat diakses oleh publik diperlukan finding aids, baik dalam bentuk daftar,

inventaris dan guide arsip. Disinilah peran Direktorat Pengolahan.

Pengolahan arsip tidak seperti mengolah jenis informasi lainnya. Pengolahan arsip harus

mengacu pada standar internasional yang telah diatur oleh ICA dengan ISAD (G). Di

dalamnya mencakup berbagai aturan dan komponen yang harus dipenuhi. Guna

mengaplikasikan standar pengaturan arsip yang benar maka di samping harus diatur sesuai

ketentuan ISAD (G) juga perlu diatur dalam bentuk petunjuk teknis dan langkah-langkah

pengaturannya dalam bentuk Prosedur Tetap Penyusunan Daftar Arsip Kartografik dan

kearsitekturan.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 2 -

B. Maksud dan Tujuan

Penyusunan Prosedur Tetap Penyusunan Daftar Arsip Kartografik dan Kearsitekturan

ini dimaksudkan untuk memberikan panduan agar terdapat kesamaan pemahaman dan

langkah pada semua pihak yang terkait dalam pelaksanaan kegiatan di lingkungan Subdit

Pengolahan Arsip Kartografik dan Kearsitekturan.

Tujuan Prosedur Tetap Penyusunan Daftar Arsip Kartografik dan Kearsitekturan adalah

sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan bagi Subdit Pengolahan Arsip Kartografik dan

Kearsitekturan. Manfaat lain adalah adanya suatu sinergi dan keterkaitan antara kegiatan unit

yang satu dengan unit yang lain untuk pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam satuan

program lembaga.

C. Ruang Lingkup

Prosedur Tetap Penyusunan Daftar Arsip Kartografik dan Kearsitekturan ini berlaku dan

digunakan di lingkungan Subdit Pengolahan Arsip Kartografik dan Kearsitekturan. Prosedur

Tetap Penyusunan Daftar Arsip Kartografik dan Kearsitekturan ini meliputi Penyusunan

Daftar Arsip Kartografi Dan Kearsitekturan, Identifikasi Fisik, Sistem Penataan Dan Provenance,

Penyusunan Rencana Teknis, Penelusuran Sumber Dan Referensi Serta Keterkaitan Arsip-Arsip

Nusantara Berbahasa Asing Dan Daerah, Penyusunan Skema Sementara, Rekonstruksi, Deskripsi,

Penyusunan Skema Definitif, Manuver, Penulisan Daftar, Penilaian Dan Penelaahan Daftar,

Penyempurnaan Daftar, Penilaian Dan Pengesahan.

D. Dasar

1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran

Negara Republik Indonesia Nomor 2964);

2. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis (Lembaran

Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143);

3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008

tentang Pedoman Penyusunan Standard Operating Prosedures (SOP);

4. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22/KEP/M.PAN/07/2008

tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;

5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia.

6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang

Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap Di Lingkungan Arsip Nasional

Republik Indonesia


- 3 -

E. Pengertian

Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan :

1. Prosedur Tetap adalah naskah dinas yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara dan

urutan kegiatan tertentu.

2. Identifikasi Arsip Statis adalah kegiatan pendataan arsip secara langsung di lokasi

penyimpanan arsip baik fisik arsip, sistem penataan arsip maupun provenance atau

pencipta arsipnya.

3. Rencana Teknis Penyusunan Daftar Arsip yaitu kegiatan membuat rancangan kerja

dengan menguraikan perkiraan rincian waktu, biaya dan pelaksana yang berkaitan dengan

pelaksanaan kegiatan pengolahan arsip statis.

4. Penelusuran Sumber dan Referensi adalah kegiatan penelitian data melalui sumber

cetakan/bahan referensi dari perpustakaan ke lembaga pencipta arsip yang akan diolah.

5. Penyusunan Skema Sementara adalah suatu kegiatan dalam pembuatan kerangka

sementara yang akan digunakan sebagai pedoman pengelompokan arsip yang akan

digunakan sebagai pedoman pengaturan dan pengelompokan arsip yang tercipta dari

fungsi/kegiatan yang sama dalam suatu Organisasi/Lembaga/Aktivitas Tokoh.

6. Rekonstruksi adalah kegiatan menata kembali arsip statis dalam rangka penataan arsip

dengan benar sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan yang berlaku.

7. Deskripsi adalah kegiatan membuat rincian informasi yang terkandung dalam arsip dari

suatu unit arsip yang dideskripsi secara lengkap beserta komponennya pada suatu kartu

fisches (kartu deskripsi) yang telah disiapkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Deskripsi dilakukan dengan menggambarkan informasi secara menyeluruh dari suatu

arsip yang dituangkan dalam kartu dan diberi nomor urut sementara sesuai dengan nomor

sementara arsipnya.

8. Pembuatan Skema Definitif adalah kegiatan menentukan struktur/bagan dari penataan

informasi arsip statis yang sudah definitif (tetap).

9. Manuver adalah kegiatan mengelompokkan fisches (kartu deskripsi) sesuai dengan skema

definitif yang dibuat.

10. Penulisan Daftar adalah memasukkan data berisi deskripsi dalam berbagai derajat rincian

yang isinya memuat mengenai suatu khasanah arsip.

11. Penilaian dan Penelaahan adalah kegiatan menilai dan menelaah daftar oleh Eselon II.

12. Penyempurnaan adalah kegiatan perbaikan terhadap daftar yang telah dinilai dan ditelaah.

13. Pengesahan adalah tindakan pengakuan terhadap karakteristik resmi sesuatu naskah

/dokumen yang dilakukan oleh pejabat yang berwenang


- 4 -

BAB II

PROSEDUR PENYUSUNAN DAFTAR


Prosedur Penyusunan Daftar Arsip Kartografik dan Kearsitekturan dilaksanakan melalui

tahapan sebagai berikut:

1. Penyusunan Daftar.

2. Identifikasi Arsip, Sistem dan Provenance

Penyusunan daftar arsip dimulai dari kegiatan identifikasi arsip untuk mengetahui jumlah dan

kondisi fisik arsip, sistem penataan dan provenance arsip. Pemahaman hal tersebut akan

mempermudah proses penyusunan rencana teknis.

3. Penyusunan Rencana Teknis

Rencana Teknis disusun berdasarkan identifikasi arsip yang telah dilakukan untuk merancang

rincian biaya,waktu dan pelaksana terkait pengolahan arsip.

4. Melaksanakan Penelusuran Sumber dan Referensi

Kegiatan penelusuran sumber dan referensi dilaksanakan dalam rangka penyusunan skema

sementara yang diperlukan dalam mengolah arsip.

5. Penyusunan Skema Sementara

Setelah data hasil referensi dan penelusuran terkumpul, maka selanjutnya dibuat skema

sementara yang akan digunakan sebagai dasar pengelompokkan arsip.

6. Rekonstruksi

Rekonstruksi dilakukan dengan mengelompokkan arsip sesuai dengan kaidah kearsipan

untuk selanjutnya dideskripsi.

7. Deskripsi

Gambaran informasi arsip secara lengkap yang tertuang dalam kartu deskripsi.

8. Penyusunan Skema Definitif

Dari hasil deskripsi, apabila terdapat tambahan data/informasi untuk skema, maka dibuatlah

skema definitif (tetap).

9. Manuver

Setelah skema definitif tersusun,selanjutnya arsip dikelompokkan sesuai dengan skema yang

ada.

10. Penulisan Daftar

Kegiatan selanjutnya adalah pembuatan daftar arsip berdasarkan data yang terkumpul dari

kartu deskripsi yang telah tersusun sesuai skema.


- 5 -

11. Penilaian dan Penelaahan

Daftar yang telah disusun selanjutnya dinilai dan ditelaah oleh atasan langsung dan Direktur

Pengolahan.

12. Penyempurnaan

Apabila terdapat koreksi maka dilakukan penyempurnaan daftar arsip kembali.

13. Pengesahan

Pengesahan merupakan prosedur akhir dari penyusunan daftar arsip


- 6 -

BAB III

PENUTUP

Prosedur Tetap tentang Penyusunan Daftar Arsip Kartografik dan Kearsitekturan ini

dapat menjadi acuan di Lingkungan Subdit Pengolahan Arsip Kartografik dan Kearsitekturan

dalam menyusun daftar arsip sehingga pada akhirnya semua unit kerja dapat memiliki pedoman

dalam melaksanakan tugas dan fungsinya yang pada gilirannya akan berdampak pada efisiensi

dan efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan khususnya di ANRI dalam kerangka

reformasi birokrasi nasional.

Prosedur Tetap tentang Penyusunan Daftar Arsip Kartografik dan Kearsitekturan ini

mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan

dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Jakarta

pada tanggal Juli 2009

DIREKTUR PENGOLAHAN,

SUMRAHYADI


LAMPIRAN

PROSEDUR TETAP

NOMOR 07 TAHUN 2009

TENTANG

PENYUSUNAN DAFTAR



- 1 -

DAFTAR LAMPIRAN

PROSEDUR TETAP TENTANG PENYUSUNAN DAFTAR

ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN A. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN

KEARSITEKTURAN

B. DIAGRAM ALIR IDENTIFIKASI FISIK, SISTEM PENATAAN DAN PROVENANCE DALAM

PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

C. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS DALAM PENYUSUNAN DAFTAR


D. DIAGRAM ALIR PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI SERTA KETERKAITAN

ARSIP-ARSIP NUSANTARA BERBAHASA ASING DAN DAERAH DALAM PENYUSUNAN

DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

E. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA SEMENTARA DALAM PENYUSUNAN DAFTAR


F. DIAGRAM ALIR REKONSTRUKSI ARSIP DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP

KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

G. DIAGRAM ALIR DESKRIPSI ARSIP KARTOGRAFIK DALAM PENYUSUNAN DAFTAR


H. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA DEFINITIF ARSIP DALAM PENYUSUNAN


I. DIAGRAM ALIR MANUVER ARSIP DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP


J. DIAGRAM ALIR PENULISAN DAFTAR ARSIP DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP


K. DIAGRAM ALIR PENILAIAN DAN PENELAAHAN DAFTAR DALAM PENYUSUNAN


L. DIAGRAM ALIR PENYEMPURNAAN DAFTAR DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP


M. DIAGRAM ALIR PENILAIAN DAN PENGESAHAN DAFTAR DALAM PENYUSUNAN



- 2 -

DIAGRAM ALIR

PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan

Arsip Kartografik & Kearsitekturan

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi

Kasubdit Penyimpanan

Arkon

1 Melaksanakan Identifikasi Arsip, Sistem dan Provenance

2 Menyusun Rencana Teknis

3 Melaksanakan penelusuran sumber dan referensi serta sinkronisasi arsip-arsip nusantara berbahasa Belanda

4 Menyusun skema sementara

5 Merekonstruksi pengaturan arsip

6 Mendeskripsi

7 Menyusun Skema Definitif

8 Manuver

9 Memberi nomor definitif

10 Menulis daftar

11 Menilai dan menelaah daftar arsip

12 Menyempurnakan daftar

13 Mengesahkan

Norma waktu: 60 hari kerja per guide


- 3 -

DIAGRAM ALIR

IDENTIFIKASI FISIK, SISTEM PENATAAN DAN PROVENANCE DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan


Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi


Arkon

1 Membuat dan mengajukan rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang akan diolah arsip ke Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan

2 Memberikan penilaian dan arahan

3 Membuat revisi rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang telah dinilai dan diarahkan oleh Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan

4 Mengajukan rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang akan diolah ke Direktur Pengolahan

5 Menilai dan mengarahkan ke Kasubdit Pengolahan Kartografik & Kearsitekturan tentang teknik identifikasi arsip Melakukan koordinasi dengan Direktur Preservasi, Direktur Preservasi Memerintahkan Kasubdit Penyimpanan Arkon untuk berkoordinasi dengan Kasubdit Pengolahan Kartografik & Kearsitekturan

6 Memerintahkan arsiparis untuk melakukan identifikasi fisik, sistem dan provenance arsip

7 Melaksanakan identifikasi fisik, sistem dan provenance arsip ke Depo

8 Mengetik hasil identifikasi dalam bentuk laporan identifikasi.


- 4 -

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan


Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi


Arkon

9 Menyampaikan laporan identifikasi ke Kasubdit Pengolahan Kartografik & Kearsitekturan.

10 Menyampaikan laporan verifikasi ke Direktur Pengolahan.

11 Berdasarkan laporan identifikasi, Direktur Pengolahan memutuskan tentang prioritas khasanah arsip yang akan dibuat daftar.

Norma waktu: 10 hari kerja


- 5 -

DIAGRAM ALIR

PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan


Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi


Arkon

1 Mengajukan draf rencana teknis penyusunan daftar yang terdiri dari jangka waktu pembuatan guide, biaya dan peralatan serta jumlah SDM yang dibutuhkan ke Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan

2 Memberikan penilaian dan arahan kepada Arsiparis tentang penyusunan rencana teknis

3 Merevisi draf rencana teknis setelah mendapat penilaian dan arahan dari Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan

4 Mengajukan program rencana teknis ke Direktur Pengolahan

5 Memberikan penilaian dan arahan ke Kasubdit tentang penyusunan rencana teknis

6 Merevisi draf penyusunan rencana teknis yang telah dinilai selanjutnya diarahkan kepada Direktur Pengolahan

7 Berdasarkan penyempurnaan draf rencana teknis yang telah dilakukan oleh arsiparis, Direktur Pengolahan menyetujui rencana teknis dan membuat pengesahan terhadap rencana teknis



- 6 -

DIAGRAM ALIR

PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI SERTA KETERKAITAN ARSIP-ARSIP NUSANTARA BERBAHASA ASING DAN DAERAH

DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan


Direktur Pengolahan

Deputi Konservasi

Arsip

Instansi Terkait

1 Membuat draf surat permohonan melakukan penelusuran sumber dan referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah kepada instansi terkait

2 Mengajukan draf surat kepada Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan

3 Mengoreksi draft surat

4 Merevisi draf surat korespondensi yang telah dinilai dan diarahkan oleh Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan

5 Memberi paraf dan mengajukan draf surat ke Direktur Pengolahan

6 Memberikan arahan ke Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan tentang draft surat yang akan ditandatangani oleh Deputi Konservasi Arsip

7 Melakukan penyempurnaan terhadap draft surat yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan

8 Membuat nota dinas sebagai pengantar surat yang akan ditandatangani oleh Deputi Konservasi Arsip


- 7 -

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan


Direktur Pengolahan

Deputi Konservasi

Arsip

Instansi Terkait

9 Arsiparis dan Kasubdit Pengolahan melakukan penelusuran sumber/referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah ke instansi terkait

10 Mencari dan mencatat data-data mengenai lembaga pencipta arsip, provenance dan sistem penataan serta yang diperoleh di instansi terkait

11 Melakukan identifikasi terhadap khasanah arsip berbahasa asing dan daerah pada instansi terkait

12 Menindaklanjuti hasil identifikasi dengan memberi masukan tentang pengelolaan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah

13 Melakukan diskusi dan praktek pengolahan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah dengan instansi terkait

14 Melakukan telaah terhadap daftar/inventaris arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah pada instansi terkait

15 Hasil penelusuran sumber dan bahan referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah ke instansi terkait dibuat laporan

16 Menyampaikan Laporan ke Direktur Pengolahan



- 8 -

DIAGRAM ALIR

PENYUSUNAN SKEMA SEMENTARA DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan


Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi


Arkon

1 Mempersiapkan data/informasi yang dihimpun dari berbagai referensi/penelusuran

2 Membuat skema sementara

3 Meminta persetujuan/koreksi dari atasan langsung

4 Perbaikan atas koreksi skema sementara



- 9 -

DIAGRAM ALIR

REKONSTRUKSI ARSIP DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan


Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi


Arkon

1 Menyiapkan arsip yang akan direkonstruksi

2 Memilah antara arsip dan non-arsip

3 Mengelompokkan arsip berdasarkan jenisnya

4 Mengelompokkan arsip berdasarkan unit informasinya

5 Mengkronologiskan kelompok arsip

6 Arsip telah mengelompok berdasarkan jenis, dan unit informasinya



- 10 -

DIAGRAM ALIR

DESKRIPSI ARSIP KARTOGRAFIK DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan


Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi


Arkon

1 Menyiapkan arsip yang akan dideskripsi

2 Membaca keseluruh informasi arsip

3 Menelaah isi informasi arsip

4 Menuangkan isi informasi arsip ke dalam kartu / formulir deskripsi

5 Menentukan bentuk redaksi

6 Menentukan inti informasi yang terkandung dalam arsip

7 Menentukan kurun waktu terciptanya arsip

8 Menentukan tingkat perkembangan arsip

9 Informasi lengkap hasil deskripsi tertulis dalam kartu/formulir deskripsi

Norma waktu: tergantung volume arsipnya


- 11 -

DIAGRAM ALIR

PENYUSUNAN SKEMA DEFINITIF ARSIP DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan


Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi


Arkon

1 Menyiapkan skema sementara yang akan diubah/ditetapkan

2 Memeriksa kembali kelengkapan skema sementara

3 Mencocokkan hasil deskripsi dengan skema

4 Mengurangi atau menambahkan serie atau group pada skema penataan arsip sementara

5 Melakukan konsultasi pada atasan

6 Melakukan perbaikan atas koreksi

7 Membuat skema definitif

Norma waktu: 3 hari


- 12 -

DIAGRAM ALIR

MANUVER ARSIP DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan


Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi


Arkon

1 Menyiapkan kartu/formulir deskripsi yang akan dimanuver

2 Menggabungkan kartu/formulir yang memiliki informasi sejenis

3 Mengelompokkan kartu/formulir berdasarkan skema yang telah dibuat

4 Menyusun kartu/formulir secara kronologis

5 Kartu/formulir deskripsi tersusun sesuai dengan skema

Norma waktu: 5 hari


- 13 -

DIAGRAM ALIR

PENULISAN DAFTAR ARSIP DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan


Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi


Arkon

1 Menyiapkan kartu/formulir yang sudah dimanuver untuk dibuat daftar

2 Membuat judul daftar sesuai fonds

3 Menentukan kurun waktu arsip berdasarkan arsip yang ditata

4 Membuat kata pengantar

5 Membuat daftar isi

6 Menuangkan deskripsi dari kartu /formulir deskripsi ke dalam daftar

7 Mangajukan konsep daftar arsip kepada atasan

8 Mengoreksi daftar yang diajukan

9 Melakukan perbaikan sesuai dengan hasil koreksi

Norma waktu: tergantung volume arsipnya


- 14 -

DIAGRAM ALIR PENILAIAN DAN PENELAAHAN DAFTAR


No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan


Direktur Pengolahan

Deputi Konservasi

Arsip

Instansi Terkait

1 Mempersiapkan draf daftar dan menelaah deskripsi yang tertuangdalam daftar arsip

2 Mempersiapkan arsip yang akan diujipetikkan

3 Mencocokkan informasi arsip dengan fisik arsip

4 Mengajukan draf daftar ke Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan

5 Memberikan arahan kepada Arsiparis tentang penulisan daftar

6 Merevisi draf daftar setelah mendapat arahan dari Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan

7 Mengajukan draft daftar ke Direktur Pengolahan

8 Memberikan arahan ke Kasubdit Arsip Kartografik & Kearsitekturan tentang penyusunan daftar arsip



- 15 -

DIAGRAM ALIR PENYEMPURNAAN DAFTAR


No Tahapan Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan


Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi


Arkon

1 Mengajukan draf daftar ke Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan

2 Memberikan arahan kepada Arsiparis tentang penulisan daftar

3 Merevisi draf daftar setelah mendapat arahan dari Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan

4 Mengajukan draft daftar ke Direktur Pengolahan

5 Memberikan arahan ke Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan tentang penyusunan daftar arsip

6 Merevisi draf daftar teknis yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan

7 Melakukan uji petik terhadap daftar

8 Berdasarkan penyempurnaan daftar yang telah dilakukan oleh arsiparis, Direktur Pengolahan memutuskan daftar telah final



- 16 -

DIAGRAM ALIR

PENILAIAN DAN PENGESAHAN DAFTAR DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan


Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi


Arkon

1 Memeriksa kelengkapan daftar yang akan dilegalisasi yang akan disahkan

2 Membuat nota dinas untuk ditandatangani oleh Direktur Pengolahan

3 Mensahkan daftar


DIREKTUR PENGOLAHAN,

SUMRAHYADI

arsip nasional republik indonesia - anri.go.id no 07 tahun 2009 tentang... · nusantara berbahasa...

Documents