arsip nasional republik indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/12protap no 04 tahun 2011...
TRANSCRIPT
Arsip Nasional Republik Indonesia
LEMBAR PERSETUJUAN
Substansi Prosedur Tetap tentang Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan telah saya setujui.
Disetujui di Jakarta
pada tanggal Februari 2011
SEKRETARIS UTAMA,
GINA MASUDAH HUSNI
Arsip Nasional Republik Indonesia
PROSEDUR TETAP
NOMOR 04 TAHUN 2011
TENTANG
EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN
BAB I
PENDAHULUAN
A. Umum
Dalam PP Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengawasan Intern Pemerintah pasal
48 ayat (2) huruf c menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan evaluasi adalah rangkaian
kegiatan membandingkan hasil atau prestasi suatu kegiatan dengan standar, rencana, atau
norma yang telah ditetapkan, dan menentukan faktor-faktor yang mempengaruhi
keberhasilan atau kegagalan suatu kegiatan dalam mencapai tujuan. Evaluasi juga
dimaksudkan untuk menilai keselarasan antara perencanaan dengan proses pelaksanaan
kegiatan dan output yang dihasilkan dari kegiatan tersebut. Keselarasan tersebut tentu saja
didukung oleh tertib administrasi keuangan sehingga diperoleh keyakinan yang memadai
bahwa pengelolaan keuangan dalam pelaksanaan program/kegiatan di unit kerja telah
dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan kebijakan
yang ada serta dilaksanakan secara efektif, efisien dan ekonomis.
Hasil evaluasi diharapkan dapat memberikan umpan balik untuk perbaikan
pelaksanaan kegiatan dan penyempurnaan pelaksanaan kegiatan di masa yang akan datang
sehingga dapat menghindarkan organisasi dari mengulangi kesalahan yang sama.
B. Maksud dan Tujuan
Maksud dari Prosedur Tetap tentang Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan ini adalah untuk
memberikan panduan dan tahapan dalam pelaksanaan Evaluasi oleh APIP di lingkungan
Inspektorat Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Tujuan Prosedur Tetap tentang Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan yaitu untuk
meyakinkan bahwa administrasi kegiatan di unit kerja telah dilaksanakan sesuai dengan
ketentuan yang berlaku serta menilai bahwa kegiatan tersebut dilaksanakan dengan prinsip
efektif, efisien dan ekonomis (3E). Secara lebih spesifik evaluasi bertujuan untuk:
1. Meyakinkan bahwa pengadaan barang/jasa telah dilakukan sesuai dengan kebutuhan.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 2 -
2. Mengidentifikasi Sistem Pengendalian Intern dalam pertanggungjawaban yang
akuntabel.
C. Ruang Lingkup
Prosedur Tetap tentang Evaluasi pelaksanaan Kegiatan ini meliputi Persiapan Evaluasi
Pelaksanaan Kegiatan, Pelaksanaan Evaluasi, dan Penyusunan Laporan Evaluasi.
D. Dasar
1. Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggara Negara Yang Bersih
dan Bebas dari Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme;
2. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara;
3. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara;
4. Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan
Tanggungjawab Keuangan Negara;
5. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 5071);
6. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem
Pengendalian Intern Pemerintah;
7. Instruksi Presiden Nomor 5 Tahun 2004 tentang Percepatan Pemberantasan Korupsi;
8. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/05/M.PAN/03/2008
tentang Standar Audit Aparat Pengawas Intern Pemerintah;
9. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008
tentang Pedoman Penyusunan Standar Operating Prosedur (SOP) Administrasi
Pemerintah;
10. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008
tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;
11. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua
kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Nomor 05 Tahun 2010;
12. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang
Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional
Republik Indonesia.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 3 -
E. Pengertian
Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan :
1. Pengawasan Intern adalah seluruh proses kegiatan audit, reviu, evaluasi, pemantauan,
dan kegiatan pengawasan lain terhadap penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi
dalam rangka memberikan keyakinan yang memadai bahwa kegiatan telah dilaksanakan
sesuai dengan tolak ukur yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien untuk
kepentingan pimpinan dalam mewujudkan tata kepemerintahan yang baik.
2. Pengawasan lainnya adalah kegiatan yang tidak termasuk ke dalam audit, reviu,
evaluasi dan pemantauan, termasuk didalamnya berupa sosialisasi mengenai
pengawasan, pendidikan dan pelatihan pengawasan, pembimbingan dan konsultasi,
pengelolaan hasil pengawasan dan pemaparan hasil pengawasan.
3. Aparat Pengawas Intern Pemerintah adalah Unit organisasi/pejabat yang ditunjuk pada
kementerian Negara/lembaga yang bertugas untuk memperkuat dan menunjang
efektivitas Sistem Pengendalian Intern Pemerintah berupa pengawasan intern dalam
bentuk audit, reviu, evaluasi, pemantauan, dan kegiatan pengawasan lainnya.
4. Evaluasi adalah rangkaian kegiatan membandingkan hasil atau prestasi suatu kegiatan
dengan standar, rencana, atau norma yang telah ditetapkan dan menetukan faktor-faktor
yang mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan suatu kegiatan dalam mencapai
tujuan.
5. Pemantauan adalah proses penilaian kemajuan suatu program atau kegiatan dalam
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
6. Sistem Pengendalian Intern adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh manajemen yang
diciptakan untuk memberikan keyakinan yang memadai dalam pencapaian efektivitas,
efisiensi, ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku dan keandalan
penyajian laporan keuangan pemerintah.
7. Standar Akuntansi Pemerintah adalah prinsip-prinsip akuntansi yang diterapkan dalam
menyusun dan menyajikan laporan keuangan pemerintah.
8. Tim Evaluasi terdiri dari Inspektur dan Auditor.
9. Kertas Kerja Evaluasi adalah catatan (dokumen) yang dibuat oleh auditor mengenai
bukti-bukti yang dikumpulkan, teknik dan prosedur yang digunakan serta simpulan-
simpulan yang dibuat dalam rangka pelaksanaan evaluasi.
10. Pertemuan awal (entry briefing) merupakan langkah awal tim audit sebelum dilakukan
tahapan audit selanjutnya. Adapun materi yang disampaikan dalam entry briefing ini
adalah sebagai berikut :
a. Memperkenalkan tim audit.
b. Menjelaskan tujuan, sasaran, dan ruang lingkup serta waktu pelaksanaan audit.
c. Meminta data-data yang dibutuhkan dalam pelaksanaan audit.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 4 -
d. Meminta hasil audit buril/hasil audit sebelumnya (apabila ada), baik yang dilakukan
oleh Inspektorat maupun lembaga pengawasan lainnya
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 5 -
BAB II
PROSEDUR EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN
Tahapan-tahapan pelaksanaan evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah sebagai berikut :
1. Kasubbag TU Inspektorat:
a. Menugaskan staf untuk mengetik konsep surat penugasan Tim Evaluasi Pelaksanaan dan
konsep nota dinas Rencana Pelaksanaan Evaluasi.
b. Mengoreksi konsep yang dibuat staf.
c. Menyampaikan konsep surat penugasan Tim Evaluasi Pelaksanaan dan konsep nota dinas
Rencana Pelaksanaan Evaluasi.
2. Inspektur:
a. Memeriksa dan menandatangani konsep surat penugasan Tim Evaluasi Pelaksanaan dan
konsep nota dinas Rencana Pelaksanaan Evaluasi
b. Menyerahkan surat penugasan Tim Evaluasi Pelaksanaan dan nota dinas Rencana
Pelaksanaan Evaluasi kepada Kasubbag TU Inspektorat untuk disampaikan kepada para
PPK
3. Kasubbag TU Inspektorat memerintahkan Staf Subbag TU Inspektorat untuk menyampaikan
surat penugasan Tim Evaluasi Pelaksanaan dan nota dinas Rencana Pelaksanaan Evaluasi
yang telah ditandatangani Inspektur.
4. Staf Subbag TU Inspektorat menyampaikan surat penugasan Tim Evaluasi Pelaksanaan dan
nota dinas Rencana Pelaksanaan Evaluasi kepada para PPK.
5. Inspektur:
a. Menerima konfirmasi dari PPK.
b. Memerintahkan Auditor untuk menyusun Program Kerja Evaluasi.
6. Auditor:
a. Menyusun Program Kerja Evaluasi sesuai arahan Inspektur.
b. Mengumpulkan data-data awal sesuai dengan bidang penugasan masing-masing.
7. Auditor mengadakan pertemuan awal dengan auditan (PPK) berdasarkan nota dinas dan
surat tugas dari Inspektur.
8. Auditor:
a. Melaksanakan koordinasi dengan Bagian Keuangan untuk menyampaikan berkas-berkas
yang akan dievaluasi berupa:
1) Dokumen/berkas keuangan untuk Surat Perintah Pembayaran Ganti Uang/Uang
Persediaan (SPP GU/UP).
2) Dokumen /berkas keuangan untuk kontrak pengadaan barang/jasa di atas Rp. 5 juta
s.d 50 juta (Surat Perintah Pembayaran Langsung (LS).
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 6 -
3) Dokumen/berkas keuangan untuk kontrak pengadaan barang/jasa di atas Rp. 50 juta
s.d 100 juta;
4) Dokumen/berkas keuangan untuk kontrak pengadaan barang/jasa di atas Rp. 100 juta
(kontrak lelang umum).
b. Melaksanakan penelaahan berkas dengan membuat Kertas Kerja Evaluasi dan didasarkan
pada:
1) Kelengkapan berkas pendukung kegiatan.
2) Kesesuaian prosedur pengadaan barang/jasa pemerintah dengan peraturan perundang-
undangan dan kebijakan yang telah ditetapkan.
3) Kesesuaian dan atau keterkaitan penggunaan anggaran dengan Rencana Anggaran
Biaya (RAB) yang ditetapkan dan ajun-akunnya.
4) Kesesuaian tertib administrasi keuangan dengan peraturan perundang-undangan dan
kebijakan yang ditetapkan serta dengan Sistem Akuntansi Instansi (SAI).
9. Auditor:
a. Menyusun draft Laporan Hasil Evaluasi.
b. Menyampaikan kepada Inspektur untuk dikoreksi dan direviu.
10. Inspektur melakukan koreksi dan menyerahkan kembali draft Laporan Hasil Evaluasi
kepada Auditor dan dilakukan pembahasan intern secara bersama-sama.
11. Inspektur dan Auditor mengadakan pertemuan dengan para PPK membahas hasil evaluasi
dan rekomendasi-rekomendasi yang harus ditindaklanjuti.
12. Auditor menyusun Laporan Hasil Evaluasi dan menyampaikan kepada Inspektur.
13. Inspektur memerintahkan Kasubbag TU Inspektorat untuk membuat konsep nota dinas
penyampaian Laporan Hasil Evaluasi kepada Sekretaris Utama.
14. Kasubbag TU Inspektorat:
a. Menugaskan staf untuk mengetik konsep nota dinas penyampaian Laporan Hasil
Evaluasi.
b. Mengoreksi konsep yang dibuat staf.
c. Menyampaikan konsep nota dinas kepada Inspektur untuk ditandatangani.
15. Inspektur:
a. Memeriksa dan menandatangani nota dinas penyampaian Laporan Hasil Evaluasi.
b. Menyerahkan Laporan Hasil Evaluasi dan nota dinas penyampainnya kepada Kasubbag
TU Inspektorat untuk disampaikan kepada Sekretaris Utama.
16. Kasubbag TU Inspektorat memerintahkan Staf Subbag TU Inspektorat untuk menyampaikan
Laporan Hasil Evaluasi dan nota dinas yang telah ditandatangani Inspektur.
17. Staf Subbag TU Inspektorat menyampaikan nota dinas dan Laporan Hasil Evaluasi kepada
Sekretaris Utama melalui Kasubbag TU Sekretaris Utama.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 7 -
BAB III
PENUTUP
Prosedur Tetap tentang Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dususun dengan mengacu kepada
peraturan-peraturan yang ada, sehingga diharapkan dapat menjadi pedoman dalam pelaksanaan
Evaluasi di lingkungan Inspektorat ANRI sehingga akan berdampak pada efisiensi dan
efektivitas pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan khususnya di ANRI dalam rangka
Reformasi Birokrasi Nasional.
Prosedur Tetap tentang Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan ini mulai berlaku pada tanggal
ditetapkan. Apabila terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal Februari 2011
INSPEKTUR,
BINNER SITOMPUL
Arsip Nasional Republik Indonesia
LAMPIRAN
PROSEDUR TETAP
NOMOR 04 TAHUN 2011
TENTANG
EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 1 -
DAFTAR LAMPIRAN
PROSEDUR TETAP
TENTANG EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN
LAMPIRAN 1 DIAGRAM ALIR EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 2 -
DIAGRAM ALIR
EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Staf Subbag TU Inspekto-
rat
Auditor
Kasubbag
TU Inspek-
torat
Inspektur Bagian Keuangan PPK
1 a. Menugaskan staf untuk mengetik konsep surat penugasan Tim Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dan konsep nota dinas Rencana Pelaksanaan Evaluasi
b. Mengoreksi konsep yang dibuat staf
c. Menyampaikan konsep surat penugasan Tim Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dan konsep nota dinas Rencana Pelaksanaan Evaluasi
2 a. Memeriksa dan menandatangani konsep surat penugasan Tim Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dan konsep nota dinas Rencana Pelaksanaan Evaluasi
b. Menyerahkan surat penugasan Tim Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dan nota dinas Rencana Pelaksanaan Evaluasi kepada Kasubbag TU Inspektorat untuk disampaikan kepada para PPK
3 Memerintahkan Staf Subbag TU Inspektorat untuk menyampaikan surat penugasan Tim Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dan nota dinas Rencana Pelaksanaan Evaluasi yang telah ditandatangani Inspektur
4 Menyampaikan surat penugasan Tim Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dan nota dinas Rencana Pelaksanaan Evaluasi kepada para PPK
5 a. Menerima konfirmasi dari PPK
b. Memerintahkan Auditor untuk menyusun Program Kerja Evaluasi
Lampiran 1 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2011 Tanggal : Februari 2011
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 3 -
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Staf Subbag TU Inspekto-
rat
Auditor
Kasubbag
TU Inspek-
torat
Inspektur Bagian Keuangan PPK
6 a. Menyusun Program Kerja Evaluasi sesuai arahan Inspektur
b. Mengumpulkan data-data awal sesuai dengan bidang penugasan masing-masing
7 Mengadakan pertemuan awal dengan auditan (PPK) berdasarkan nota dinas dan surat tugas dari Inspektur
8 a. Melaksanakan koordinasi dengan Bagian Keuangan untuk meminjam/meminta berkas-berkas yang akan dievaluasi
b. Melaksanakan penelaahan berkas dengan membuat Kertas Kerja Evaluasi
9 a. Menyusun draft Laporan Hasil Evaluasi
b. Menyampaikan kepada Inspektur untuk dikoreksi dan direviu
10 Melakukan koreksi dan menyerahkan kembali draft Laporan Hasil Evaluasi kepada Auditor dan dilakukan pembahasan intern secara bersama-sama
11 Inspektur dan Auditor mengadakan pertemuan dengan para PPK membahas hasil evaluasi dan rekomendasi-rekomendasi yang harus ditindaklanjuti
12 Menyusun Laporan Hasil Evaluasi dan menyampaikan kepada Inspektur
13 Memerintahkan Kasubbag TU Inspektorat untuk membuat konsep nota dinas penyampaian Laporan Hasil Evaluasi kepada Sekretaris Utama
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 4 -
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Staf Subbag TU Inspekto-
rat
Auditor
Kasubbag
TU Inspek-
torat
Inspektur Bagian Keuangan PPK
14 a. Menugaskan staf untuk mengetik konsep nota dinas penyampaian Laporan Hasil Evaluasi
b. Mengoreksi konsep yang dibuat staf
c. Menyampaikan konsep nota dinas kepada Inspektur untuk ditandatangani
15 a. Memeriksa dan menandatangani nota dinas penyampaian Laporan Hasil Evaluasi
b. Menyerahkan Laporan Hasil Evaluasi dan nota dinas penyampainnya kepada Kasubbag TU Inspektorat untuk disampaikan kepada Sekretaris Utama
16 Memerintahkan Staf Subbag TU Inspektorat untuk menyampaikan Laporan Hasil Evaluasi dan nota dinas yang telah ditandatangani Inspektur
17 Menyampaikan nota dinas dan Laporan Hasil Evaluasi kepada Sekretaris Utama melalui Kasubbag TU Sekretaris Utama
Norma waktu: 10 (sepuluh) hari
INSPEKTUR,
BINNER SITOMPUL