arsip desa_harlytangkilisan

8/2/2019 Arsip Desa_harlytangkilisan

1/29

Arsip Desa < [email protected]>


2/29

BADAN DIKLAT PROV. SULUT


3/29



4/29

APA ITU ARSIP?

Arsip (record) /warkat adalah setiap catatan tertulis baik

dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuatketerangan mengenai sesuatu subjek (pokok persoalan)ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya

ingatan orang itu pula

(Barthos, 2000 )Cotohnya : surat surat, kwitansi, faktur, pembukuan,

daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, baganorganisasi, foto



5/29

A. Filosofis- arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa.- arsip, merekam kegiatan atau peristiwa

sebagaimana apa Adanya.- arsip, mewakili fakta yang direkam.- arsip menunjukkan kejujuran

B. Yuridis- arsip adalah alat bukti.- arsip adalah alat/bahan pertanggungjawaban.

LATAR BELAKANG



6/29

C. Sosiologis- arsip adalah identitas.- arsip bermanfaat bagi kehidupan perseorangan,

organisasi, masyarakat, negara.- arsip adalah refleksi masa lalu.- arsip, dapat membangkitkan sense of ownership.



7/29

Lembaga kearsipan terdiri atas:~Arsip Nasional Republik Indonesia;~Arsip daerah provinsi;~Arsip daerah kabupaten/kota; dan

~Arsip perguruan tinggi.Arsip daerah provinsi wajib dibentuk olehpemerintahan daerah provinsi, arsip daerah

kabupaten/kota wajib dibentuk oleh pemerintahandaerah kabupaten/kota, dan arsip perguruan tinggiwajib dibentuk oleh perguruan tinggi negeri.

(Pasal 16) uu 43/2009

LEMBAGA ARSIP



8/29

Arsip daerah provinsi, wajib melaksanakan pengelolaanarsip statis yang diterima dari:~ satuan kerja perangkat daerah provinsi dan

penyelenggara pemerintahan daerah provinsi;~ lembaga negara di daerah provinsi dan kabupaten/kota;perusahaan;

~ organisasi politik;

~ organisasi kemasyarakatan; dan perseorangan.(Pasal 22 ayat (4)

KEWAJIBAN LEMBAGA ARSIP



9/29

(1)Arsip daerah kabupaten/kota adalah lembaga kearsipan

daerah kabupaten/kota.(2)Pemerintahan daerah kabupaten/kota wajib membentuk

arsip daerah kabupaten/kota.(3)Pembentukan arsip daerah kabupaten/kota dilaksanakan

sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.(4)Arsip daerah kabupaten/kota sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yangditerima dari:a. satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota dan

penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota;b. desa atau yang disebut dengan nama lain;c. perusahaan;d. organisasi politik;e. organisasi kemasyarakatan; danf. perseorangan.

Pasal 24

KEWAJIBAN LEMBAGA ARSIP



10/29

MACAM ARSIP

ARSIP STATIS ARSIP DINAMIS

ARSIP INAKTIF ARSIP AKTIF



11/29

Keberadaan arsip sebagai dokumen penting tidak bolehdiremehkan. Desa sebagai ujung tombak pemerintahandituntut berperan aktif mengamankan arsip negara

ARSIP DESA

Pengelolaan Arsip desa adalah bagian daripenyelenggaraan administrasi pemerintahan desa

Pelayanan Masyarakat



12/29

ARSIP DESA

Ketidakberesan arsip mulai dari tingkat desamenjadi penyebab persoalan teroris yang belumterpecahkan sampai sekarang. "Arsip yang tidak

beres memungkinkan satu orang bisa memegangdua identitas berbeda . (Djoko Utomo, Kepala ANRI)



13/29

PENTINGNYA ARSIP

Kita sering melihat banyak orang merekamperilaku atau informasi yg dilakukannya.

Beberapa alasan mereka melakukan hal itu

adalah untuk alasan pribadi, sosial, ekonomi,hukum, dll. Demikian juga di pemerintah desa,pasti terjadi transaksi keuangan baik dari kasdesa, APBDes, maupun APBD. Ketika terjadi

proses transaksi tentu menghasilkan datapertanggungjawaban. Dari aspek hukum adanya

pertanggungjawaban juga sebagai cermin

taransparansi keuangan. Arsip Desa < [email protected]>


14/29

PENTINGNYA ARSIP

Karena itu ketika pemerintah desa melaksanakankegiatan maka perlu pendokumentasian terhadap

semua bukti yg tercipta, bisa jadi bukti-bukti

tersebut berupa foto, rekaman video, film pundalam bentuk kertas. Ini sangat penting untukmemudahkan ingatan kita yg terbatas. Hal ini punmerupakan salah satu solusi untuk menghindari

hilangnya informasi, disamping itu arsip ygtercipta menjadi bukti bagi pemdes untuk

menunjukkan kepada masyarakat. Arsip Desa < [email protected]>


15/29

PENTINGNYA ARSIP

Sampai saat ini budaya merekam kegiatan yangdilakukan oleh pemerintah desa masih rendah.

Hal ini terlihat dari kebiasaan pemerintah desa ygcenderung terbiasa dengan budaya lisan dari pada

budaya tulis.Misalkan ketika rapat tidak ada notulensi,

keputusan-keputusan yg dihasilkan dalam rapattidak ada buktinya.



16/29

PENTINGNYA ARSIP

Permasalahan klasik hilangnya arsip penting,kecepatan menemukan membutuhkan waktu yg

relatif lama serta seringnya arsip aktif dan inaktif tercampur sehingga ketika dibutuhkan sulitditemukan.



17/29

RAGAM ARSIP PEMERINTAH DESA

Arsip desa tercipta seiring dengan kegiatan ygdilaksanakan di desa yg bersangkutan. Banyaknya

pekerjaan yg harus dilaksanakan pemerintahdesa, maka arsip yg terciptapun semakinmeningkat. Oleh karena itu pemerintah desasudah saatnya memperhatikan pengolahan

arsipnya agar terjaga keutuhan dan keamananinformasi.



18/29


Untuk dapat mengola arsip pemerintah desa,maka perlu diketahui ragam arsip pemerintah

desa yang tercipta, di antaranya:

1. Arsip Perangkat Desa Peraturan perundang-undangan2. Arsip Kependudukan

KK, SK, BLT, Jamkesmas, Raskin

3. Arsip Mutasi Penduduk Akte Kelahiran, Akte Kematian, Laporan Kependudukan,Surat Nikah, Cerai, Talak, Rujuk



19/29


4. Arsip Monografi Desa Pemerintah desa, batas dan luas wilayah, jumlah

penduduk, data perekonomian, data keagamaan

5. Arsip Pajak Bumi dan Bangunan

Berkaitan dengan penciptaan arsip, surat-menyurat punadalah salah satu jenis arsip yg sering pula dilakukan oleh

pemerintah desa Arsip Desa < [email protected]>


20/29

SISTEM PENGARSIPAN



21/29

Sistem Abjad/Alphabetical FilingSystem



22/29


Sistem Masalah/Perihal (SubjectFiling System) (dengan satu submasalah)


23/29

Sistem Nomor(Nummerical Filing System)



24/29


Sistem Wilayah/Daerah(Regional/Geographical Filing System)


25/29


Sistem Tanggal/urutan waktu(Chronological Filing System)


26/29

ARSIP MASUK DESA

Program AMD merupakan sistem informasi pengelolaanarsip pedesaan, yang merupakan struktur pemerintahan

paling bawah. Diharapkan AMD ini dapat menjadi tonggaktertibnya pengelolaan arsip pemerintahan di tingkat

pedesaan.Meliputi arsip pertanahan, akte kelahiran, data

kependudukan, penerima Bantuan Langsung Tunai (BLT),Daftar Pemilih Tetap (DPT).

Kepentingan Penelitian Pengembangan Kesejahteraan



27/29

ARSIP MASUK DESA

Dengan semakin baiknya sistem pengarsipan dipedesaan pada tahun 2014 Pelayanan Publik akan

semakin baik pula. Mulai dari desa bergerak kelingkup yang lebih luas.

Desa adalah garda terdepan dalampemerintahan



28/29

KESIMPULAN

Pengelolaan dan memanfaatkan arsip desa secaraoptimal akan mendukung tertib administrasi desa,

yang pada akhirnya bermuara pada lancarnyapelaksanaan pembangunan desa tetapi juga

terwujudnya pelayanan yang optimal kepada

masyarakat.



29/29

SEKIAN DAN TERIMA KASIH


arsip desa_harlytangkilisan

Documents