aplikasi sistem informasi (sisfo) pengelolaan arsip … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan...

67
1 APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP STATIS DI BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH (BPAD) PROVINSI SULAWESI SELATAN SKRIPSI Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Meraih Gelar Sarjana Perpustakaan (S.I.P) Jurusan Ilmu Perpustakaan Pada Fakultas Adab dan Humaniora UIN Alauddin Makassar Oleh RIDWAN NIM. 40400112029 FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI ALAUDDIN MAKASSAR 2016

Upload: others

Post on 22-Dec-2020

7 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

1

APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP

STATIS DI BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH (BPAD)

PROVINSI SULAWESI SELATAN

SKRIPSI

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Meraih Gelar Sarjana

Perpustakaan (S.I.P) Jurusan Ilmu Perpustakaan

Pada Fakultas Adab dan Humaniora

UIN Alauddin Makassar

Oleh

RIDWAN

NIM. 40400112029

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI ALAUDDIN

MAKASSAR

2016

Page 2: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

PERNYATAAN KEASLIAN SKRIPSI

Mahasiswa yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : RIDWAN

NIM : 40400112029

Tempat/Tgl. Lahir : Bontopanno, 12 Oktober 1994

Jurusan : Ilmu Perpustakaan

Fakultas : Adab dan Humaniora

Alamat : RT 002/RW 001 Bontopanno Kec. Parigi Kab. Gowa

Judul : Aplikasi Sistem Informasi (Sisfo) Terhadap Pengelolaan

Arsip Statis di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah

(BPAD) Provinsi Sulawesi Selatan

Menyatakan dengan sesungguhnya dan penuh kesadaran bahwa skripsi ini

benar adalah hasil karya sendiri. Jika dikemudian hari terbukti bahwa ia

merupakan duplikat, tiruan, plagiat, atau dibuat oleh orang lain, sebagian atau

seluruhnya. Maka skripsi dan gelar yang diperoleh karenanya batal demi hukum.

Samata, 20 September 2016

Penulis,

RIDWAN

Nim 40400112029

Page 3: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

PERSETUJUAN PEMBIMBING

Pembimbing skripsi saudara RIDWAN, Nim: 40400112029, mahasiswa

Jurusan Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Alauddin

Makassar, setelah dengan seksama meneliti dan mengoreksi Skripsi yang

bersangkutan dengan judul “APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO)

PENGELOLAAN ARSIP STATIS DI BADAN PERPUSTAKAAN DAN

ARSIP DAERAH (BPAD) PROVINSI SULAWESI SELATAN”. Memandang

bahwa Skripsi tersebut memenuhi syarat-syarat ilmiah dan dapat disetujui untuk

diajukan ke sidang Munaqasyah.

Demikian persetujuan ini diberikan untuk diproses lebih lanjut.

Samata, 09 Agustus 2016

Pembimbing I Pembimbing II

Dr. Andi Miswar, S. Ag., M. Ag A. Ibrahim, S. Ag., S.S., M. Pd

Nip: 19720804 199903 1 002 Nip: 19700705 199803 1 008

Page 4: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

PENGESAHAN SKRIPSI

Skripsi yang berjudul “Aplikasi Sistem Informasi (sisfo) Terhadap

Pengelolaan Arsip Statis di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD)

Provinsi Sulawesi Selatan” yang disusun oleh RIDWAN, NIM : 40400112029,

Mahasiswa Jurusan Ilmu Perpustakaan pada Fakultas Adab dan Humaniora UIN

Alauddin Makassar, telah diuji dan dipertahankan dalam sidang Munaqasyah yang

diselenggarakan pada hari Jumat, 12 Agustus 2016 dinyatakan telah dapat

diterima sebagai salah syarat untuk memperoleh gelar Sarjana dalam Ilmu

Perpustakaan.

Samata, 20 September 2016

DEWAN PENGUJI

Ketua : Dr. Abd. Muin, M. Hum (…….…………..)

Sekertaris : Himayah, S. Ag., S.S., M. Hum (………...............)

Munaqisy I : Drs. M. Jayadi, M.Ag (………………...)

Munaqisy II : Nurlidiawati, S.Ag., M.Pd (………………...)

Konsultan I : Dr. Andi Miswar, S.Ag., M.Ag (….……..............)

Konsultan II : A. Ibrahim, S.Ag., S.S., M.Pd (………………...)

Diketahui oleh:

Dekan Fakultas Adab dan Humaniora

UIN Alauddin Makassar

Dr. H. Barsihannor, M.Ag.

NIP. 19691210 199603 1 003

Page 5: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

KATA PENGANTAR

Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha

Penyayang, segala puji bagi Allah SWT Tuhan semesta alam. Tiada kata yang

mampu mewakili rasa syukur atas segala nikmat yang tercurah selama ini. Nikmat

iman, nikmat ilmu, nikmat kesehatan, nikmat kasih sayang dan begitu banyak

nikmat Allah SWT yang jika dituangkan dalam sebuah tulisan maka niscaya itu

tidak akan cukup air lautan untuk menjadi tintanya dan tak akan cukup ranting

pepohonan di bumi ini untuk menjadi penanya.

Salawat dan salam senantiasa tercurah kepada junjungan kita Nabi

Muhammad SAW, keluarga dan para sahabatnya, Nabi akhir zaman yang

membawa dan menyiarkan Islam kepermukaan bumi.

Ucapan terima kasih yang tulus dan sebesar-besarnya penulis ucapkan

teristimewah kepada kedua orang tua saya Nasir, dan Ibunda Sabaria, saudara-

saudara saya dan seluruh keluarga besar di kampung halaman yaitu di

Bontopanno Kabupaten Gowa yang telah mengasuh, membimbing dan membiayai

penulis selama dalam pendidikan sampai selesai skripsi ini. Semoga jasanya

dibalas oleh Allah SWT. Amin.

Penulis juga menyadari tanpa ada bantuan dan partisipasi dari berbagai

pihak, skripsi ini tidak mungkin dapat terselesaikan seperti yang di harapkan.

Oleh karena itu penulis patut menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya

kepada:

1. Prof. Dr. Musafir Pababbari, M. Si selaku Rektor UIN Alauddin Makassar

dan para pembantu Rektor UIN Alauddin Makassar.

2. Dr. H. Barsihannor, M. Ag. Selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora UIN

Alauddin Makassar dan para Wakil Dekan Fakultas Adab dan Humaniora.

3. A. Ibrahim, S. Ag.,SS.,M. Pd, Himayah, S. Ag.,SS.,MIMS., sebagai ketua

Jurusan dan sekretaris Jurusan Ilmu Perpustakaan.

Page 6: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

4. Dr. Andi Miswar, S. Ag.,M. Ag, selaku pembimbing I dan A. Ibrahim, S. Ag.,

SS.,M. Pd selaku pembimbing II yang membimbing dan mengarahkan penulis

sampai tahap penyelesaian.

5. Drs. M. Jayadi, M. Ag selaku penguji I, dan Nurlidiawati, S. Ag.,M. Pd,

selaku penguji II yang telah mengoreksi dan memberikan masukan untuk

penyempurnaan isi skripsi ini.

6. Bapak dan Ibu Segenap Dosen dan seluruh civitas akademika Fakultas Adab

dan Humaniora UIN Alauddin Makassar yang telah membantu, memberikan

arahan, dan motivasi kepada penulis.

7. Bapak dan ibu pengelola perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora UIN

Alauddin Makassar, dan segenap staf yang telah banyak memberikan

informasi dan data yang berhubungan dalam rangka penyelesaian skripsi ini.

8. Teman-teman Jurusan Ilmu Perpustakaan UIN Alauddin Makassar khususnya

angkatan 2012 yang telah bersama-sama menjalani perkuliahan dengan suka

dan duka.

9. Nurhidayah, S. Pd yang setia mendampingi dan memberikan motivasi dengan

penuh kasih sayang kepada penulis mulai dari awal penyusunan sampai

penyelesaian skripsi.

Akhirnya, harapan penulis semoga tulisan ini bermanfaat bagi para

pembaca demi peningkatan ilmu pengetahuan dimasa yang akan datang dan

semoga bantuan yang telah diberikan bernilai ibadah disisi Allah SWT dan

mendapat pahala yang setimpal.

Samata, 20 September 2016

RIDWAN

Page 7: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL

PERNYATAAN KEASLIAN SKRIPSI...................................................................i

PERSETUJUAN PEMBIMBING...........................................................................ii

PENGESAHAN SKRIPSI….................................................................................iii

KATA PENGANTAR............................................................................................iv

DAFTAR ISI...........................................................................................................vi

DAFTAR GAMBAR /TABEL.............................................................................viii

ABSTRAK..............................................................................................................ix

BAB I PENDAHULUAN ................................................................................. 1-10

A. Latar Belakang ..................................................................................... 1

B. Rumusan Masalah ................................................................................ 6

C. Fokus Penelitian dan Deskripsi Fokus ................................................. 7

D. Kajian Pustaka...................................................................................... 8

E. Tujuan dan Manfaat Penelitian ............................................................. 9

BAB II TINJAUAN TEORETIS ..................................................................11-33

A. Aplikasi Sistem Informasi (Sisfo)...................................................11

1. Definisi aplikasi .......................................................................... 11

2. Konsep dasar sistem .................................................................... 11

a. Definisi sistem.........................................................................13

b. Karakteristik sistem.................................................................13

3. Konsep Dasar Informasi .............................................................. 15

a. Definisi informasi....................................................................15

b. Siklus informasi......................................................................18

c. Nilai informasi.........................................................................19

4 . Konsep Sistem Informasi (Sisfo) ................................................ 20

a. Definisi sistem informasi (Sisfo).............................................20

b. Komponen dasar Sistem Informasi (Sisfo...............................21

c. Sejarah Sistem Informasi Kearsipan.......................................24

B. Pengelolaan Arsip Statis.................................................................27

BAB III METODOLOGI PENELITIAN .................................................... 34-42

A. Jenis Penelitian ................................................................................... 34

Page 8: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

B. Waktu dan Tempat Penelitian ............................................................ 35

C. Sumber Data........................................................................................36

D. Instrumen Penelitian .......................................................................... 37

E. Teknik Pengumpulan Data ................................................................. 38

F. Teknik Pengolaham dan Analisis Data ............................................... 39

G. Pengujian Keabsahan Data.................................................................40

BAB 1V HASIL DAN PEMBAHASAN........................................................43-62

A. Gambaran umum Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD)

Provinsi Sulawesi Selatan.................................................................43

1. Nama awal Badan Perpustakaan dan Arsip Daerag (BPAD)

Provinsi Sulawesi Selatan……………………………………...43

2. Terbentuknya Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD)

Provinsi Sulawesi Selatan……………………………………...48

3. Visi dan Misi …………….……………………………………...49

4. Tugas dan Fungsi BPAD Provinsi Sulawesi Selatan…….……...48

B. Penerapan aplikasi sistem informasi (Sisfo) di BPAD Provinsi

Sulawesi Selatan...............................................................................52

1. Jenis Aplikasi……………………………………………….…...52

2. Jenis Jaringan……………………………………………….…...52

3. Sejarah Penerapan Aplikasi Sistem Informasi (Sisfo) di BPAD

Provinsi Sulawesi Selatan………………….…………………..54

4. Proses Penginputan Arsip Statis…………………………….…...55

5. Sistem Temu Kembali Arsip Statis Arsip Statis………………...56

6. Penelusuran Arsip Statis…………………………….…………..57

7. Output Sistem Informasi (Sisfo)………………………...….…...60

C. Kendala dalam Penerapan Aplikasi Sistem Informasi (Sisfo) Arsip

Statis………………………………………………………………..62

BAB V PENUTUP..........................................................................................63-64

A. Kesimpulan........................................................................................63

B. Saran...................................................................................................64

DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 65

LAMPIRAN-LAMPIRAN

DAFTAR RIWAYAT HIDUP PENULIS

Page 9: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

DAFTAR GAMBAR/ TABEL

Gambar 1.1 Siklus Informasi.................................................................................19

Gambar 1.2 Blok Sistem Informasi yang Saling Berinteraksi...............................24

Tabel 2.1 Jadwal Aktifitas dan Persiapan Peneliti.................................................36

Tabel 2.2 Daftar Penyumbang Arsip......................................................................47

Tabel 2.3 Statistik Jumlah Koleksi Arsip...............................................................59

Tabel 2.4 Kinerja Operator Tahun 2016................................................................62

Page 10: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

ABSTRAK

Nama : RIDWAN

NIM : 40400112029

Jurusan/Fakultas : Ilmu Perpustakaan/ Adab dan Humaniora

Judul : Aplikasi Sistem Informasi (Sisfo) Terhadap

Pengelolaan Arsip Statis di Badan Perpustakaan dan

Arsip Daerah (BPAD) Provinsi Sulawesi Selatan

Penelitian ini membahas tentang penerapan sebuah aplikasi Sistem

Informasi yang disebut dengan Sisfo. Aplikasi ini berfungsi sebagai suatu aplikasi

yang digunakan untuk mengelolah arsip statis yang ada di Badan Perpustakaan

dan Arsip Daerah (BPAD) Provinsi Sulawesi Selatan.

Pokok masalah dalam penelitian ini adalah penerapan aplikasi dan kendala

yang terdapat dari penerapan aplikasi Sisfo di BPAD. Pokok masalah tersebut

selanjutnya di jabarkan ke dalam beberapa submasalah atau rumusan masalah

penelitian, yaitu : 1) Bagaimana aplikasi Sistem Informasi (Sisfo) pengelolaan

arsip statis di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) Provinsi Sulawesi

Selatan?. 2) Apa kendala dalam proses pengelolaan arsip statis dengan Sistem

Informasi (Sisfo) di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) Provinsi

Sulawesi Selatan?. Dan tujuan penelitian ini adalah mengetahui bagaimana

penerapan aplikasi Sisfo dan mengetahui kendala-kendala yang terdapat dalam

penerapan aplikasi Sisfo yang ada di BPAD Provinsi Sulawesi Selatan.

Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif kualitatif. Tujuan dari

penelitian deskriptif adalah mengungkap fakta, keadaan, fenomena, variabel dan

keadaan yang terjadi saat penelitian berjalan dan menyuguhkan apa adanya.

Seperti mengetahui bagaimana penerapan Sisfo dan kendala yang terdapat dalam

penerapan aplikasi Sisfo pengelolaan arsip statis yang ada di BPAD Provinsi

Sulawesi Selatan. Adapun sumber data penelitian ini adalah Kepala Bagian

Pengolahan Arsip Statis dan para arsiparis bagian pengolahan yang terdiri dari 4

orang. Pengumpulan data dilakukan dengan observasi, wawancara, dokumentasi

dan penelusuran referensi. Lalu teknik pengolahan dan analisis data dilakukan

dengan melalui tiga tahapan, yaitu: reduksi data, penyajian data, dan penarikan

kesimpulan

Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa bentuk dari penerapan aplikasi

Sisfo di BPAD Provinsi Sulawesi Selatan adalah aplikasi ini berbasis web dengan

lisensi open source. Selain itu, aplikasi ini menerapkan sistem jaringan Local

Area Network (LAN). Dan kendala yang terdapat seperti fitur yang tidak dipahami

dan kurangnya pemahaman arsiparis untuk memperbaiki aplikasi jika sewaktu-

waktu terdapat kerusakan.

Keyword : Sistem Informasi, Sisfo, Arsip Statis, Pengelolaan Arsip Statis.

Page 11: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Arsip selama ini sering hanya diartikan sebagai selembar atau setumpuk

kertas usang yang tidak mempunyai arti dan makna. Ia hanya diartikan

sebagai bagian masa lampau yang tidak ada kaitannya sama sekali dengan

masa kini dan masa mendatang. Terkadang ia hanya diartikan sebagai

tembusan surat keluar, yang posisinya sangat tidak dipeduli, karena ia hanya

ditempatkan pada urutan terbawah. Padahal arsip adalah rekaman kegiatan

atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media, yang sangat penting dalam

pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Dalam hal

ini Al Qur’an menjelaskan tentang mengingat sejarah masa lalu tercantum

dalam Al Qur’an Surah An-Nisaa/4: 58 Allah SWT berfirman:

Terjemahnya:

“Sesungguhnya Allah menyuruh kamu menyampaikan amanat kepada yang

berhak menerimanya, dan (menyuruh kamu) apabila menetapkan hukum di

antara manusia supaya kamu menetapkan dengan adil. Sesungguhnya Allah

memberi pengajaran yang sebaik-baiknya kepadamu. Sesungguhnya Allah

adalah Maha Mendengar lagi Maha Melihat”. (Al Qur’an dan Terjemahnya

Kementerian Agama RI, 2012: 69).

Maksud ayat di atas adalah sesungguhnya Allah Yang Maha Agung

yang Wajib Wujudnya serta mengandung segala sifat terpuji lagi Suci dari

segala sifat tercela, menyuruh kamu menunaikan amanah-amanah secara

Page 12: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

sempurna dan tepat waktu, kepada pemiliknya. Yakni yang berhak

menerimanya, baik amanah Allah kepada kamu maupun kepada manusia

lainnya (Shihab, 2002: 581).

Adapun kaitannya ayat tersebut dengan aplikasi sistem informasi (sisfo)

ialah sebagaimana yang kita ketahui bahwa lembaga kearsipan yang di

dalamnya terdapat berbagai macam jenis arsip yang sangat banyak jumlahnya

agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara

tepat dan efisien maka perlu dilakukan pengelolaan yang tepat dengan sistem

yang baku. Karena informasi yang terdapat dalam setiap arsip bagaikan suatu

amanah yang diberikan kepada pengelolah untuk disampaikan kepada

pengguna atau pemakai informasi.

Untuk lembaga yang kecil ataupun sederhana mungkin pengelolaan

arsip tidak begitu menjadi masalah. Akan tetapi untuk lembaga kearsipan

yang besar, pekerjaan pengelolaan arsip akan memerlukan perhatian yang

besar dan keseriusan, mengingat keberadaan arsip dalam suatu lembaga

memiliki peranan penting untuk kegiatan sehari-hari.

Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjang kegiatan

administrasi agar lebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam

alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun

terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan

arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi

semacam itu diperparah dengan image yang selalu menempatkan bidang

Page 13: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

kearsipan sebagai “bidang pinggiran” diantara aktivitas-aktivitas kerja

lainnya.

Seperti yang telah dijelaskan di atas, arsip merupakan sumber informasi

untuk manajeman. Bahkan arsip dapat dipakai sebagai bahan untuk

pengambilan keputusan untuk pimpinan organisasi. Mengingat pentingnya

keberadaan dan fungsi arsip, maka semua dokumen (arsip) dalam suatu

lembaga perlu mendapatkan penanganan khusus, sehingga arsip terpelihara,

dan mudah ditemukan bila diperlukan.

Oleh karena itu, di dalam pengorganisasian arsip, membicarakan siapa

yang melakukan pengelolaan arsip dalam suatu organisasi. Hal ini harus

diperhatikan agar pengaturan arsip dan penanggung jawabnya dapat diketahui

secara jelas. Dengan demikian pembagian tugas dan wewenang pengelolaan

arsip dapat dilaksanakan sebaik-baiknya dalam suatu organisasi. Dengan

adanya kejelasan siapa yang mengelola dan siapa yang bertanggungjawab,

maka kegiatan pengelolaan arsip dapat dilakukan dengan tertib. Hal ini juga

untuk mengantisipasi saling melempar tanggung jawab dalam pengelolaan

arsip yang dapat menyebabkan ketidakefektifan pengolahan arsip secara

umum.

Pengelolaan arsip adalah kegiatan mengolah dan menginventarisasi

arsip berdasarkan kaidah-kaidah kearsipan yang berlaku. Dalam suatu instansi

atau lembaga kearsipan, kegiatan pengelolaan arsip yang dilakukan oleh

arsiparis harus berdasarkan pedoman yang telah ditetapkan.

Page 14: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

Sebagaimana tuntutan pelayanan yang memuaskan pengguna informasi,

maka diperlukan sarana agar dapat dirasakan oleh setiap pelayanan untuk

memiliki kualitas kompetensi yang profesional, dengan demikian kualitas

kompetensi profesionalisme menjadi sesuatu aspek penting dan wajar dalam

setiap transaksi pelayanan.

Apapun pelayanan kepada pengguna tentunya telah ada suatu ketetapan

tata laksananya, prosedur dan kewenangan sehingga pengguna informasi

puas apa yang telah diterimanya. Sehubungan dengan itu penyediaan

informasi kepada masyarakat harus profesional yang memperhatikan

perkembangan teknologi informasi.

Berangkat dari Peraturan Gubernur Sulawesi Selatan Nomor: 64 Tahun

2013 Tentang Pelaksanaan Peraturan Daerah provinsi Sulawesi Selatan

Nomor 3 tahun 2010 tentang penyelenggaraan Kearsipan Daerah provinsi

Bab VIII Pasal 49 yang mengatakan bahwa standarisasi dimaksud sebagai

pedoman dalam pengadaan, penggunaan dan perawatan sarana dan prasarana

kearsipan dengan tujuan dapat membantu kelancaran proses pengelolaan

arsip. Maka Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) Provinsi

Sulawesi Selatan yang bergerak dalam bidang kearsipan berinisiatif dan

mengimplementasikan suatu sistem atau aplikasi yang bernama Sisfo atau

Sistem informasi (sisfo) Pengelolaan Arsip Statis sebagai cara untuk

mempermudah dalam pengolahan dan sistem temu balik informasi arsip.

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang

merupakan pengganti dari Undang Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang

Page 15: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. Arsip yang menjadi simpul

pemersatu bangsa, bisa arsip dinamis dan bisa pula arsip statis. Realitas yang

tidak dapat dipungkiri bahwa arsip merupakan tulang punggung manajemen

pemerintahan dan pembangunan. Dari semua aset negara yang ada, arsip

adalah aset yang paling berharga. Ia merupakan warisan nasional dari

generasi ke generasi yang perlu dipelihara dan dilestarikan. Tingkat

keberadaban suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian

terhadap arsipnya Apabila dokumen-dokumen arsip berserakan pada berbagai

tempat tanpa adanya suatu mekanisme yang wajar, yang dapat menunjukkan

adanya dokumen-dokumen tersebut, apabila berbagai dokumen arsip hilang

atau dimusnahkan semata-mata karena tidak disadari nilai-nilai dokumen-

dokumen tersebut, maka pemerintah tentu akan menanggung akibat dari pada

hilangnya informasi yang dapat menyulitkan pemerintah dalam usaha-

usahanya memberi pelayanan kepada rakyat.

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) Provinsi Sulawesi

Selatan sebagai salah satu unit kerja dibawah Pemerintahan Provisni Sulawesi

Selatan bertanggung jawab langsung kepada Gubernur melalui Sekretaris

Daerah sesuai Peraturan Daerah No. 9 Tahun 2008 Tentang Organisasi dan

Tata Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, Lembaga

Teknis Daerah dan Lembaga Lain Provinsi Sulawesi Selatan yang memuat

kedudukan, tugas pokok dan fungsi.

Di dalam penelitian ini pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah

(BPAD) Provinsi Sulawesi Selatan yang bergerak dalam bidang kearsipan,

Page 16: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

penulis mengamati bahwa keberadaan sistem aplikasi Sisfo di BPAD Provinsi

Sulawesi Selatan yang berbentuk Open Source sangat membantu dalam

proses pengoelolaan arsip statis untuk sampai pada penginventarisan arsip.

Oleh karena itu peneliti mencoba mengamati bahwa dalam proses kegiatan

pengolahan arsip statis, arsiparis cenderung merasa terbantu dengan adanya

suatu sistem informasi yang dibandingkan dengan hanya komputer personal

saja tanpa terintegrasi dengan komputer satu sama yang lainnya.

Oleh karena itu, alasan kami mengangkat judul ini yaitu, seperti kita

ketahui bahwa arsip statis merupakan bukti sejarah atau merupakan sumber

informasi yang tidak memiliki backup data dan bersifat vital dan bagaimana

mekanisme dari sistem kerja aplikasi tersebut yang mungkin berkaitan

dengan sistem otomasi yang ada di perpustakaan.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan di atas, maka

rumusan masalah penelitian ini yaitu:

1. Bagaimana aplikasi sistem informasi (sisfo) pada pengelolaan arsip statis

di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) Provinsi Sulawesi

Selatan?

2. Apa kendala dalam proses pengeloaan arsip statis dengan Sistem

Informasi (sisfo) di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD)

Provinsi Sulawesi Selatan?

Page 17: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

C. Fokus Penelitian dan Deskripsi Fokus

1. Fokus Penelitian

Yang menjadi fokus dalam penelitian ini adalah aplikasi sistem

informasi (sisfo) dalam pengelolaan arsip statis, dan kendala Sisfo dalam

proses pengelolaan arsip statis yang telah diterapkan oleh Badan

Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) Provinsi Sulawesi Selatan.

2. Deskripsi Fokus

Untuk mempermudah penulis dalam menyusun dan menganalisis

pembahasan yang terkandung dalam skripsi ini, penulis menganggap

perlu mengemukakan definisi dari beberapa kata yang terkandung dalam

rumusan masalah yaitu sebagai berikut:

a. Menurut Henfky W. Pramana (2013) aplikasi adalah suatu unit

perangkat lunak yang dibuat untuk melayani kebutuhan akan

beberapa aktivitas seperti system perniagaan, game pelayanan

masyarakat, periklanan, atau semua proses yang hampir dilakukan

manusia

b. Menurut James Alter Sistem informasi adalah Kombinasi antar

prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang

diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi

(Mulyanto, 2009: 29).

c. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena

memiliki nilai guna kesejarahan telah habis retensinya, dan

keterangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara

Page 18: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik

Indonesia dan/ atau lembaga kearsipan (Saransi, 2014: 108).

Dengan demikian yang dimaksud penulis dalam judul skripsi adalah

sistem informasi merupakan kombinasi antara teknologi dan jasa

manusia untuk melakukan suatu pekerjaan dengan sistem yang baku

untuk mencapai tujuan tertentu yang ada di Badan Perpustakaan dan

Arsip Daerah (BPAD) Provinsi Sulawesi Selatan

D. Kajian Pustaka

Dalam proses penelusuran pustaka tersebut, penulis menemukan

bebrapa referensi baik berupa buku, jurnal, dan karya tulis ilmiah lainnya

yaitu sebagai berikut:

1. Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono (2015) dalam Manajemen

Kearsipan Modern (Dari Konvensional ke Basis Komputer) yang

menjelaskan bahwa pada dasarnya kelebihan utama dengan

menggunakan sistem komputerisasi dalam pengelolaan arsip salah

satunya yaitu pengguna bisa menghubungkan sistem kearsipan

elektronik ke dalam sistem jaringan.

2. Abdul Hamid (2015) yang berjudul penerapan sistem informasi dan

sistem layanan Perpustakaan Terapung di Kantor Perpustakaan Dan

Arsip Daerah Kabupaten Pangkep yang menjelaskan bagaimana

sistem informasi dalam pengelolaan koleksi.

3. Jurnal Teknologi Informatika (TEKNOMATIKA) yang ditulis oleh

Hari Pertiwi (2011) yang membahas tentang pengimplementasian

Page 19: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

sebuah Sistem informasi di perpustakaan yang berbasis web dengan

menggunakan sebuah model View Control

4. Koswara (2006) dalam Dinamika Informasi dalam Era Globalisasi

yang menyatakan bahwa otomasi merupakan istilah yang sering

dipakai dalama menyatakan penerapan komputer untuk menglolah,

menyimpan, dan menyebarkan informasi.

5. Abdul Kadir & Terra (2006) dalam Pengenalan Teknologi Informasi

yang menyatakan bahwa teknologi komputer mencakup teknologi

komputer dan teknologi komunikasi yang berupa teknologi input,

output, perangkat lunak, penyimpanan serta teknologi mesin pengolah

data.

6. Ahmad Saransi (2014) dalam Kearsipan Sulawesi Selatan yang berisi

tentang bagaimana mekanisme dalam proses pengelolaan arsip

terkhusus yang ada di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD)

Provinsi Sulawesi Selatan.

E. Tujuan dan Kegunaan Penelitian

1. Tujuan

a) Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui penerapan aplikasi

Sistem informasi (sisfo) pada pengeloaan arsip statis di Badan

Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) Provinsi Sulawesi Selatan.

b) Untuk mengetahui kendala yang terdapat dalam proses pengelolaan

arsip statis dengan Sistem informasi (sisfo) di Badan Perpustakaan

dan Arsip Daerah (BPAD) Provinsi Sulawesi Selatan.

Page 20: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

2. Kegunaan Penelitian

a. Secara Teoritis

1) Sebagai suatu karya ilmiah, maka hasil penelitian ini nantinya

diharapkan dapat memberikan konstribusi bagi perkembangan

ilmu pengetahuan di bidang sistem pengelolaan kearsipan

maupun pengolahan jenis koleksi lainnya.

2) Penelitian ini diharapakan menjadi pijakan atau rujukan dalam

merumuskan kebijakan dalam kerangka penelitian dan

pengembangan institusi perpustakaan dan kearsipan.

3) Penelitian ini dapat dijadikan sebagai referensi atau pedoman

dalam penerapan teknologi informasi terkhusus dalam

pengelolaan arsip

b. Secara Praktis

1) Dapat menambah pengetahuan dan wawasan kepada pembaca

maupun pustakwan dan arsiparis pada umumnya dalam

pengimplementasian Sistem informasi (sisfo) dalam pengelolaan

arsip.

2) Penelitian ini diharapkan menambah khazanah kajian ilmu

pengetahuan, terkhusus mengenai implementasi aplikasi Sistem

informasi (sisfo) kearsipan.

3) Dapat menjadi usulan bagi para pengambil kebijakan untuk

mengembangkan dan melengkapi kekurangan dalam penerapan

Sistem informasi (sisfo) kearsipan.

Page 21: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

BAB II

TINJAUAN TEORETIS

A. Aplikasi Sistem Informasi (Sisfo)

1. Definisi Aplikasi

Aplikasi adalah program siap pakai yang dapat digunakan untuk

menjalankan perintah-perintah dari pengguna aplikasi tersebut dengan

tujuan mendapatkan hasil yang lebih akurat sesuai dengan tujuan

pembuatan aplikasi tersebut, aplikasi mempunyai arti yaitu pemecahan

masalah yang menggunakan salah satu tehnik pemprosesan data aplikasi

yang biasanya berpacu pada sebuah komputerisasi yang diinginkan atau

diharapkan maupun pemprosesan data yang diharapkan

Pengertian aplikasi secara umum adalah alat terapan yang

difungsikan secara khusus dan terpadu sesuai kemampuan yang

dimilikinya. Aplikasi merupakan suatu perangkat komputer yang siap

pakai bagi user.

Sedangkan menurut para ahli aplikasi adalah:

Menurut Harip Santoso aplikasi adalah suatu kelompok file (Form,

Class, Report) yang bertujuan untuk melakukan aktivitas tertentu yang

saling terkait.

Henfky W. Pramana aplikasi adalah suatu unit perangkat lunak yang

dibuat untuk melayani kebutuhan akan beberapa aktivitas seperti sistem

perniagaan, game pelayanan masyarakat, periklanan, atau semua proses

yang hampir dilakukan manusia (Santoso, 2010: 3)

2. Konsep Dasar Sistem

Page 22: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

Sistem mempunyai suatu konsep yang mendasari sebuah pengertian-

pengertian yang dikemukakan oleh berbagai pakar untuk mendefinisikan

dari suatu sistem itu sendiri. Sebelum mendefinisikan suatu sistem pakar

harus mempunyai konsep dasar untuk memperkuat pendefinisiannya.

Dalam mendefinisikan sistem terdapat dua kelompok pendekatan.

Yaitu sistem yang lebih mengedepankan pada prosedur dan elemennya.

Pemahaman sistem dengan pendekatan prosedur yaitu suatu urutan

kegiatan yang saling berhubungan, berkumpul secara bersama-sama

untuk mencapai tujuan tertentu. Prosedur adalah rangkaian operasi yang

melibatkan beberapa benda seperti ALU dan Control Unit di dalam satu

atau lebih komponen seperti memory dan CPU (jika dalam sistem

komputer) yang digunakan untuk menjamin penanganan dari aktifitas-

aktifitas pengolahan yang terjadi serta menyelesaikan suatu kegiatan

pengolahan data tertentu. Sedangkan pemahaman sistem dengan

pendekatan elemen/komponen yaitu kumpulan komponen yang saling

berkaitan dan saling bekerja untuk mencapai tujuan tertentu. Suatu sistem

dapat terdiri dari beberapa subsistem. Subsistem tersebut dapat pula

terdiri dari beberapa subsistem yang lebih kecil (Siagian, 1981: 12).

Kata “sistem” mengandung arti yaitu kumpulan komponen-

komponen yang memiliki keterkaitan antara satu dengan yang lainnya.

Sistem merupakan kumpulan komponen dalam perusahaan atau

organisasi yang berhubungan dengan proses penciptaan dan pengaliran

informasi. Dalam hal ini informasi hanya merupakan salah satu

Page 23: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

komponen besar saja dalam sebuah perpustakaan maupun lembaga arsip

(Indrajit, 2000: 67).

a. Definisi Sistem

Berikut adalah definisi sistem menurut ahli yaitu:

Menurut Mc Leod sistem adalah sekelompok elemen-elemen

yang terintegrasi dengan tujuan yang sama untuk mencapai tujuan.

Sistem juga merupakan suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur

yang saling berhubungan, terkumpul bersama-sama untuk

melakukan suatu kegiatan atau untuk tujuan tertentu (Darmawan dan

Fauzi, 2013: 4)

Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi

untuk mencapai suatu tujuan-tujuan .tertentu (Jogiyanto, 2005: 2).

Sistem adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan satu

sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan

data, meproses serta mendistribusikan informasi. Definisi ini

menggambarkan adanya interakasi (Oetomo, 2002: 32).

b. Karakteristik Sistem

Dalam suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat

tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen, batas sistem,

lingkungan luar sistem, penghubung, masukan keluaran pengolah

dan sasaran atau tujuan.

Menurut Al-bahran Bin Ladjamudin (2005 : 3) menyebutkan

bahwa karakteristik sistem adalah sebagai berikut :

1) Komponen Sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling

berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk suatu

kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen

Page 24: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari

subsistem.

2) Batas Sistem

Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem

dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luar. Batas

sistem ini memugkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu

kesatuan dan menunjukan ruang lingkup dari sistem tersebut.

3) Lingkungan Luar Sistem

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar

batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan juga

merugikan. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan

energi dari sistem dan demikian harus dijaga dan dipelihara.

Sedangkan lingkungan luar yan merugikan harus ditahan dan

dikendalikan, jika tidak maka akan mengganggu kelangsungan

hidup dari sistem.

4) Penghubung Sistem

Penghubung merupakan media yang menghubungkan antara

satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui

penghubung ini kemungkinan sumber-sumber daya mengalir

dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran dari

satu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lainnya

Page 25: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat

berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu

kesatuan.

5) Masukan Sistem

Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam

sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan dan masukan

sinyal Maintenance Input adalah energi yang dimasukan supaya

sistem tersebut dapat berjalan. Sinyal input adalah energi yang

diproses untuk mendapatkan keluaran sistem.

6) Keluaran Sistem

Keluaran sistem adalah energi yang diolah dan

diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran dapat

merupakan masukan untuk subsistem yang lain.

7) Pengolahan Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau

sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan

merubah masukan menjadi keluaran.

8) Sasaran Sistem

Suatu sistem mempunyai tujuan atau sasaran, kalau sistem

tidak mempunyai sasaran maka sistem tidak akan ada. Suatu

sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

Sasaran sangat berpengaruh pada masukan dan kerluaran yang

dihasilkan.

Page 26: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

3. Konsep Dasar Informasi

a. Definisi Informasi

Informasi dapat diartikan sebagai data yang telah diolah dan

berguna bagi penggunanya.

Menurut Jogiyanto dalam bukunya yang berjudul analisis dan

desain mengatakan bahwa informasi adalah data yang diolah

menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang

menerimanya.

Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif

dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya. Sedangkan

kualitas dari informasi tergantung dari tiga hal yaitu informasi harus

akurat, tepat pada waktunya, dan relevan

Menurut Mc Leod (Darmawan dan Fauzi, 2013: 2) mengatakan

bahwa kualitas dari informasi (Quality Of Information) sangat

tergantung dari tiga point, yaitu:

1) Akurat (accurate)

Artinya informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan

tidak menyesatkan sehingga hasil dari informasi dapat

digunakan sebagai acuan bagi pengguna informasi untuk

mengambil keputusan.

2) Relevan (Relevance)

Informasi yang disampaikan harus mempunyai keterkaitan

dengan masalah yang akan dibahas dengan informasi tersebut

informasi harus bermanfaat bagi pemakainya.

Page 27: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

3) Tepat waktu (Time Liness)

Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.

Didalam pengambilan keputusan, informasi yang sudah usang

tidak lagi bernilai. Bila informasi datang terlambat sehingga

pengambilan keputusan terlambat dilakukan, hal itu dapat

berakibat fatal bagi pengambil keputusan (Jugiyanto, 2009: 8)

4) Lengkap (Complite)

Informasi harus diberikan secara lengkap. Misalnya

informasi tentang penjualan yang tidak ada bulannya atau tidak

ada faktunya (Susanto, 2009: 40)

Menurut Alter (Kadir, 2003) informasi yang dibutuhkan

oleh manajer dapat dibagi dalam enam kategori yaitu: Comfort

Information, Warning, Key Indicator, Situational Information,

Gossip, dan Eksternal Infromation.

a) Informasi penyejuk (Comfort Information)

Infomasi keadaan sekarang yang merangkum keadaan

bisnis atau organisasi misalnya: ringkasan dan laporan

kearsipan terakhir. Informasi ini biasanya tidak banyak

digunakan, tetapi membambantu kepala atau pimpinan

merasa aman terhadap operasi yang berlangsung

b) Peringatan (Warning)

Berisi petunjuk terhadap sesuatu yang tidak biasa atau

perubahan-perubahan rencana. Idealnya, kepala menerima

Page 28: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

peringatan sedini mungkin, sehingga cukup waktu untuk

melakukan tindakan sebelum masalah penting yang tidak

diharapkan benar-benar terjadi.

c) Indikator kunci (Key Indicator)

Berisi ukuran aspek-aspek penting yang berkaitan dengan

kinerja organisasi. Seperti, level kunjungan pustakawan,

dan digunakan untuk mrmelihara pengendalian perusahaan

dan mengidentifikasi permasalahan.

d) Informasi situasional (Situational Information)

Informasi terkini tentang arsip, masalah, atau isu penting

yang memerlukan pimpinan

e) Gosip

Informasi informal yang berasa dari sumber. Seperti: pihak

kearsipan terkadang berguna untuk menangani suatu

masalah.

f) Informasi eksternal (Eksternal Information)

Informasi yang bersal dari luar lembaga. Sering terjadi

informasi ini masih hangat dan berjangka panjang.

Misalnya: studi banding yang dilakukan dalam kurung

waktu lima tahun terakhir.

b. Siklus Informasi

Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi,

penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu

Page 29: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

keputusan dan melakukan suatu tindakan yang berarti menghasilkan

suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali.

Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat

suatu model hingga kembali menghasilkan suatu informasi dan terus

menerus akan berulang hingga membentuk siklus informasi

(Information Circle) atau disebut juga siklus pengolahan data. Siklus

informasi dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar 1.1 Siklus Informasi

c. Nilai Informasi

Menurut Jogiyanto (1999) nilai dari informasi (Value Of

Information) ditentukan oleh dua hal yaitu, manfaat dan biaya

mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya

lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.

Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis

cost effectiveness atau cost benefit. Sebagian besar informasi

dinikmati oleh lebih dari satu pihak sehingga sulit untuk

Page 30: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

menghubungkan suatu informasi dengan biaya untuk memperolehnya

dan sebagian besar informasi tidak dapat ditaksirkan keuntungannya

dengan satuan uang tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya (Yakub,

2012: 9)

4. Konsep Dasar Sistem Informasi (Sisfo)

Pada hakekatnya sistem informasi adalah seperangkat manusia, data

dan prosedur yang bekerja sama secara koordinatif. Tekanannya terletak

pada konsep sistem yang memperlihatkan bahwa berbagai komponen

yang terlihat di dalamnya secara fungsional dan kooperatif mencapai

tujuan yang sama. Kegiatan fungsional dan kooperatif itu meliputi

pelaksanaan bisnis setiap hari, komunikasi informasi, manajemen

aktifitas dan pembuatan keputusan.

a. Definisi Sistem Informasi

Menyangkut pemahaman tentang pengertian sistem informasi ini,

mengutip beberapa pendapat para ahli, diantaranya:

Menurut James Alter “Sistem Informasi adalah kombinasi antar

prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang

diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi”.

Menurut Bodnar dan Hopwood “Sistem Informasi adalah

kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk

mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna”.

Menurut Gelinas, Oram dan Wiggins “Sistem Informasi adalah

suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas

sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat

untuk menghimpun, menyimpan, dan mengelola data serta

menyediakan informasi keluaran kepada pemakai ”.

Menurut Turban, McLean dan Waterbe “Sistem Informasi

adalah sistem yang mengumpulkan, memproses, menyimpan,

menganalisis, dan mneyebarkan informasi untuk tujuan spesifik”.

Page 31: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

Menurut Joseph Wilkinson “Sistem Informasi adalah kerangka

kerja yang mengkoordinasikan sumber daya (manusia, dan komputer)

untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (informasi), guna

mencapai sasaran-sasaran perusahaan atau lembaga”.

Dari beberapa definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem

informasi adalah suatu sistem yang terdiri dari kumpulan komponen

sistem, yaitu software, hardware dan brainware yang memproses

informasi menjadi sebuah output yang berguna untuk mencapai suatu

tujuan tertentu dalam suatu organisasi (Mulyanto, 2009: 29).

b. Komponen Dasar Sistem Informasi (Sisfo)

Menurut Agus Mulyanto dalam bukunya yang berjudul Sistem

Informasi Konsep dan Aplikasi menyatakan bahwa sistem informasi

terdiri dari lima sumber daya yang dikenal sebagai komponen sistem

informasi. Kelima sumber daya tersebut adalah manusia, hardware,

software, data, dan jaringan. Kelima komponen tersebut memainkan

peranan yang sangat penting dalam suatu sistem informasi. Namun

dalam kenyataannya, tidak semua sistem informasi mencakup kelima

komponen tersebut. Berikut merupakan penjelasan komponen dari

sistem informasi :

1) Sumber Daya Manusia (SDM)

Manusia mengambil peranan yang penting bagi sistem

informasi. Manusia dibutuhkan untuk mengoperasikan sistem

informasi. Sumber daya manusia dapat dibedakan menjadi dua

kelompok yaitu pengguna akhir dan pakar sistem informasi.

Pengguna akhir adalah orang-orang yang menggunakan informasi

Page 32: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

yang dihasilkan dari sistem informasi, sedangkan pakar sistem

informasi orang-orang yang mengembangkan dan

mengoperasikan sistem informasi.

2) Perangkat Keras (Hardware)

Hardware adalah semua peralatan yang digunakan dalam

pemrosesan informasi. Sumber daya ini tidak hanya sebatas

komputer saja, melainkan semua media data seperti lembaran

kertas dan disk magnetic atau optikal.

3) Perangkat Lunak (Software)

Sumber daya software adalah semua rangkaian perintah

(instruksi) yang digunakan untuk memproses informasi. Sumber

daya ini tidak hanya berupa program saja, tetapi juga berupa

prosedur.

4) Data

Data bukan hanya sekadar bahan baku untuk memasukan

sebuah sistem informasi, melainkan sebagai dasar membentuk

sumber daya organisasi.

5) Jaringan

Jaringan merupakan media komunikasi yang menghubungkan

komputer, memproses komunikasi, dan peralatan lainnya, serta

dikendalikan melalui software komunikasi. Sumber daya ini dapat

berupa media komunikasi seperti kabel, satelit dan dukungan

Page 33: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

jaringan seperti modem, software pengendali, serta prosesor antar

jaringan (Mulyanto, 2009: 31).

Sedangkan menurut Yakub dalam bukunya yang berjudul

Pengantar Sistem menjelaskan bahwa informasi, komponen, dan

sistem informasi tersebut disebut dengan istilah blok bangunan

(building block). Komponen sistem informasi tersebut terdiri dari blok

masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran

(output block), blok teknologi (technology block), blok basis data

(database block).

1) Blok masukan (input block), input memiliki data yang masuk ke

dalam sistem informasi, juga metode-metode untuk menangkap

data yang dimasukkan.

2) Blok model (model block), blok ini terdiri dari kombinasi prosedur

logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input

dan data yang tersimpan di basis data.

3) Blok keluaran (output block), produk dari sistem informasi adalah

keluaran yang merupakan informasi berkualitas dan dokumentasi

yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua

pemakai sistem.

4) Blok teknologi (technology block), blok teknologi digunakan untuk

menerima input, menyimpan, mengakses data, menghasilkan dan

mengirimkan keluaran dari sistem secara keseluruhan. Teknologi

Page 34: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

terdiri dari tiga bagian utama yaitu teknisi (brainware), perangkat

lunak (software), dan perangkat keras (hardware).

5) Basis Data (database block), basis data merupakan kumpulan data

yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di

perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk

memanipulasinya (Yakub, 2012 : 20).

Gambar 1.2 Blok Sistem Informasi yang saling berinteraksi

c. Sejarah Sistem Informasi (Sisfo) Kearsipan

1) Otomasi Arsip Pra-digital

Sejarah otomasi tidak dapat dilepaskan dari sejarah

perkembangan komputer. Zaman pra-digital adalah zaman

perkembangan pengolahan arsip dimana sistem komputer

dijadikan sebagai alat bantu dalam pengorganisasian arsip.

Implementasi dan pemamfaatan sistem

kearsipan bermula dari tahun 1964.

Page 35: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

Pada tahun 1964 isu-isu mengenai arsip digital mulai

dibicarakan di Brussel. Dalam kongres Internasional Arsiparis.

Pada awalnya otomasi kearsipan berawal dari pengaruh eksternal.

Pada awal tahun 1960an sejarahwan dan ilmuwan sosial mulai

menggunakan komputer dalam melakukan pengolahan data.

The Federal Republic of Germany adalah salah satu badan

yang menjadi pelopor dalam perkembangan otomasi arsip.

Mereka menggunakan komputer sebagai indexer dalam

mengakomodasi arsip yang mereka tangani. Pada awalnya

sistem NARS digunakan untuk mempermudah pencarian lokasi

arsip. Setelah kesuksesan project tersebut, negara-negara seperti

Australia, Kanada, Belgia, Denmark, Findlandia, Prancis, Israel,

Italia, Norwegia, Polandia dan Rumania mulai merencanakan

ataupun menerapkan sistem kerasipan yang terkomputerisasi.

Lembaga arsip yang pertama kali mengadopsi sistem temu

kembali teks.

Untuk pengorganisasian arsip mereka adalah The Italian Nati

onal Archives. Pada tahun1984 diluncurkan MARC Archival and

Manuscript Control (AMC). Ini merupakan format standar untuk

pengorganisasian arsip yang dapat dibaca oleh mesin. Honeywell

Retrival System adalah system yang digunaan dalam pembuatan

kata kunci. System ini diadaptasi dari IBM’s Document

Processing System untuk temu kembali teks (informasi).

Page 36: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

2) Otomasi Arsip Digital

Yang dimaksud dengan fase otomasi arsip digital adalah fase

dimana arsip telah disimpan dalam kesatuan yang utuh

yangsepenuhnya baik dari aspek kontent ataupun penulusuran

kembali telah terkomputerisasi. Sehingga penggunaan komputer

menjadi syarat mutlak dalamupaya mengakses informasi yang

terdapat didalam arsip.

Dari data yang dapatkan badan yang pertama kali menjadi

badan yang mengorganisasi arsip digital adalah Internet Archive.

Internet Archieve didirikan pada pada tahun 1996, organisasi ini

adalah organisasi non-profit tujuan utamanya adalah membuat

perpustakaan internet yang disuguhkan untuk peneliti,

sejarahwan, mahasiswa, disabilitas (penyandang cacat) dan

publik. arsip yang disimpan adalah arsip yang berhubungan

dengan sejarah dalam format digital. Pada tahun 1998 OAC

History berintegrasi ke dalam California Digital Library, disini

awal dari pengembangan kearsipan digital.

Pada 2002 OAC History mulai membangun kearsipan digital.

Pada fase arsip digital kebanyakan perpustakaan dan lembaga

kearsipan digabungkan menjadi satu badan. Ini karena indikasi

penyimpanan dengan media yang berbasiskan

Page 37: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

pada struktur binary bukan pada bentuk fisik seperti masa masa

sebelumnya. Pada bulan Maret tahun 2000 Kementerian

Sekretaris Negara Amerika Serikat mulai merencanakan

pembentukan Washington State Archives (WSA). WSA adalah

sebuah repository yang khusus menyimpan arsip digital. Lokasi

dari pendirian fasilitas tersebut di kota Cheney, tepatnya di

Eastern Washington University. Pada tahun 2010 dibentuk Digital

Public Library Of America, terbentuknya dimulai dari pertemuan

40 orang Kepala Perpustakaan, penyandang dana, Akademisi dan

Praktisi Teknologi. Pada waktu tersebut mereka sepakat untuk

membuat sebuah portal terbuka yang bertujuan untuk

mendistribusikan bahan-bahan digital yang ditijukan untuk

pendidikan, perpustakaan, lembaga kearsipan, dan museum yang

ditujkan untuk pendidikan, informasi dan memperkuat generasi

saat ini dan masa depan (Karim, 2012: 56).

B. Pengelolaan Arsip Statis

Arsip sebagai informasi terekam (recorded information) merupakan

endapan informasi kegiatan administrasi/ bukti transaksi pelaksaan fungsi

unit kerja yang terekam dalam berbagai media.

Sistem adalah seperangkat komponen yang saling berhubngan dan saling

bekerja sama untuk mencapai beberapa tujuan. Sebuah sistem terdiri dari

suatu bagian-bagian saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk

mencapai beberapa sasaran. Berarti suatu sistem bukanlah seperangkat unsur

Page 38: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

yang tersusun secara tak teratur, tetapi terdiri dari unsur yang dapat dikenal

sebagai bagian yang saling melengkapi karena mempunyai sasaran dan tujuan

yang sama.

Arsip yang dibuat dan diterima oleh institusi, badan atau lembaga perlu

dikelola di dalam suatu sistem kearsipan yang baik dan benar. Mengingat

bahwa kegiatan dan tujuan organisasi selalu berkembang selaras dengan

tuntuan jaman dan keadaan, maka demikian juga dengan jumlah arsip/volume

arsip yang dihasilkan dan diterima oleh organisasi ini. Kondisi demikian

meniscayakan adanya sistem kearsipan di dalam organisasi. Dengan sistem

kearsipan yang sesuai kebutuhan, sederhana dalam penerapan, dan mudah

dilaksanakan diharapkan arsip yang masih memiliki nilai guna arsip bagi

organisasi dapat digunakan secara optimal, ditemukan dengan cepat dan tepat

jika dibutuhkan. Dalam pengelolaan arsip, terdapat beberapa pekerjaan atau

kegiatan kearsipan.

Pekerjaan atau kegiatan yang berkaitan dengan pengurusan arsip disebut

manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan

arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian,

penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan.

Pekerjaan tersebut meliputi siklus hidup arsip (Life Cycle Of Archive).

Manajemen kearsipan (Record Management) memiliki fungsi untuk

menjaga keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, lalu lintas dokumen,

pencatatan, penerusan, pendistribusian, pemakaian, penyimpanan,

pemeliharaan, pemindahan dan pemusnahan arsip. Tujuan akhir manajemen

Page 39: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

kearsipan ialah untuk menyederhanakan jenis dan volume arsip serta

mendayagunakan penggunaan arsip bagi peningkatan kinerja dan

profesionalitas institusi atau lembaga dengan biaya yang efektif dan efisien

(Amsyah, 1991: 233).

Meskipun manajemen kearsipan cenderung diterapkan dalam pengurusan

arsip secara manual, namun aplikasi manajemen kearsipan yang baik dan

tepat terhadap arsip manual menjadi langkah awal dan tahapan utama yang

harus dijalani dalam mewujudkan sistem kearsipan yang ideal bagi

organisasi. Jika manajemen kearsipan secara manual sudah berjalan baik dan

tepat, maka jika di masa mendatang institusi atau lembaga memiliki rencana

untuk melakukan integrasi antara manajemen kearsipan dengan teknologi

informasi, kesulitan-kesulitan dan kendala yang muncul selama masa transisi

penerapan teknologi informasi dalam manajemen kearsipan akan dapat

diminimalisir.

Sesungguhnya yang dimaksud sistem informasi tidak harus melibatkan

komputer, sistem informasi yang menggunakan komputer biasa disebut

sistem informasi berbasis komputer (computer based information system atau

CBIS). Tetapi dalam praktiknya sistem informasi biasa dikaitkan dengan

komputer.

Pada dasarnya suatu sistem informasi dibangun dengan beberapa tahap

pengembangan serta melibatkan sumber daya dari beberapa disiplin ilmu

yang berbeda, baik dari sisi manajemen, teknologi informasi, keuangan, dan

lain sebagainya. Salah satu hasil produk pembangunan sistem informasi

Page 40: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

adalah suatu perangkat lunak yang terpadu, ditambah tata aturan yang

diterapkan untuk mengelola sistem sehingga tujuan dari suatu sistem dapat

tercapai. Pembangunan suatu sistem informasi baik dalam skala besar

maupun kecil, tetap membutuhkan langkah-langkah tersusun dan

terkoordinasi karena pembangunan sistem informasi merupakan suatu proyek

pengembangan memiliki tujuan sehingga sistem informasi dapat berjalan

dengan baik.

Ide membangun sistem informasi pada dasarnya merupakan ide ringan

akan tetapi dengan keterlibatan beberapa unsur yang mendukung atas

pembangunan tersebut, ide tersebut akan berkembang menjadi kompleks

ataupun sangat kompleks. Agar kita dapat mengembangkan ide sistem

informasi tersebut menjadi suatu karya maka jawabannya adalah ide tersebut

perlu dikembangkan dengan dukungan perangkat pengembangan sistem

informasi, serta perlu mengembangkan ide tersebut dalam tahap-tahap

pembangunan sistem informasi terkhusus dalam bidang kearsipan

(Darmawan dan Fauzi, 2013: 27).

Bila arsip terlihat sebagai informasi terekam tentang pelaksanaan

kegiatan sesuai fungsi-fungsi dan tugas unit kerja suatu instansi, seperti yang

dimaksudkan Walne sebenarnya membuktikan bahwa arsip merupakan

bagian dari memori kolektif bangsa yang berawal dari memori organisasi

(corfonte memory) tentang bagaimana organisasi itu didirikan, dijalankan,

dan dikembangkan.

Page 41: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

Dalam paradigma life cyle of records, arsip dalam fungsinya sebagai

records kelak akan meralih menjadi archives (arsip yang menurut penilaian

teknik dan hukum yang berlaku harus disimpan dan dikelola oleh lembaga

kearsipan karena memilki nilai guna pertangggungjwaban nasional).

Lembaga kearsipan memilki kewajiban melestarikan dan mengaktualisasikan

arsip statis sebagai bahan pertanggungjawaban nasional dalam warisan

budaya bangsa dalam rangka pembentukan jati diri bangsa.

Secara umum arsip statis disimpan, dilestarikan, diolah, dan

didayagunakan untuk memenuhi fungsi kultural dalam rangka kehidupan

kebangsaaan tanpa melepaskan arsip dari ikatan provenance dan original

order-nya. Dalam rangka fungsi kultural ini pengaturan arsip statis dirancang

untuk memenuhi kebutuhan layanan kesejarahan, layanan penelitian dan

layanan publik, sehingga dalam pengaturannya didasarkan pada prinsip asal-

usul/provenance, yakni pengaturan arsip sesuai dengan asal-usul organisasi

penciptanya (is that archives be kept according to their source), dan prinsip

aturan asli/ original order, yakni pengaturan arsip harus mempertahankan

sistem aturan asli yang digunakan saat arsip tersebut diciptakan (is that

archives should be kept according in the originally imposed on them)

Layanan kesejarahan dilakukan untuk memberi bukti-bukti otentik

mengenai keberadaan dan peran instansi pencipta arsip selengkap mungkin

dalam penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, sehingga generasi mendatang

dapat mengenali bagaimana pendahulunya bertanggungjawab dalam

penyelenggaraan negaranya. Dengan demikian arsip statis dapat menjadi

Page 42: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

bukti otentik dan terpercaya sebagai bukti sejarah dan sekaligus berfungsi

sebagai memori kolektif yang menjadi simpul-simpul pemersatu bangsa

seiring dengan melemahnya nilai-nilai nasionalisme dan batas-batas wilayah

pada era reformasi dan globalisasi.

Layanan penelitian keilmuan juga merupakan bagian penting dan fungsi

kultural arsip statis. Arsip statis yang berisi informasi tentang prestasi

intelektual akan menjadi bahan kajian dalam rangka pengembangan wawasan

dan kualitas hidup yang lebih baik selain memberikan kebanggan dan

kehormatan kepada generasi penerusnya, serta kebanggan bangsa dalam

pergaulan internasional.

Fungsi kultural juga menyangkut pemenuhan kebutuhan rakyat pada

umumnya, terutama mengenai kejelasan hak dan kewajiban rakyat terhadap

negara. Penyelenggaraan negara dilaksanakan dan menjadi tanggungjawab

kolektif, sehingga didalamnya terdapat hak dan kewajiban individu/orang

perseorangan atau organisasi. Arsip statis akan memberikan bukti-bukti

otentik mengenai kejelasan hak dan kewajiban terhadap negara dan

sebaliknya kewajiban negara kepada rakyatnya (check and balances).

Persoalannya adalah bagaimana arsip statis dapat diatur/diolah dengan

benar sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan dan perubahan karakter

permintaan publik terhadap informasi arsip statis sebagai memori kolektif

bangsa dan bahan pertanggungjawaban nasional. Pengaturan arsip statis yang

benar pada prinsipnya adalah bagaimana mengolah arsip sebagai informasi

kultural yang siap pakai untuk setiap penggunaan bagi kepentingan

Page 43: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

pemerintahan dan kehidupan kebangsaan atau kepentingan pelestarian budaya

bangsa. Artinya pengaturan arsip statis harus mengacu pada upaya

mendukung peningkatan efektifitas pelestarian dan pemanfaatn memori

organisasi pencipta arsip dan memori organisasi pencipta arsip dan memori

kolektif bangsa pada skala yang lebih luas (Walne, 1998: 128).

Page 44: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

Penelitian adalah kegiatan ilmiah untuk mencari dan menjelaskan kembali

suatu objek atau data yang dilakukan dengan menggunakan suatu metode tertentu

dan memerlukan ketelitian, kecermatan dan kecerdasan memadai. Sedangkan

metode penelitian adalah suatu pekerjaan yang ilmiah yang mencakup

keterpaduan antara metode dengan pendekatan yang dilakukan untuk

menganalisis data dengan tujuan untuk menemukan, menguji, dan

mengembangkan ilmu pengetahuan.

Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa metodologi penelitian adalah

suatu pekerjaan yang bersifat ilmiah dan memerlukan ketelitian, kecermatan, dan

keterpaduan antara metode dengan pendekatan yang dilakukan untuk

mengumpulkan dan menganalisis data yang ada hingga suatu tujuan ilmiah yang

lebih bersifat ilmiah.

A. Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif. Yaitu

penelitian yang menggunakan wawancara untuk mendeskripsikan data yang

penulis peroleh secara langsung untuk memperoleh gambaran yang jelas dan

terperinci tentang aplikasi Sistem Informasi (sisfo) Kearsipan di Badan

Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) Provinsi Sulawesi Selatan.

Penelitian Deskriptif (descriptive research) dimaksudkan untuk

mendeskripsikan suatu situasi atau area populasi tertentu yang bersifat faktual

secara sistematis dan akurat. Penelitian ini dapat pula diartikan sebagai

Page 45: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

penelitian yang dimaksudkan memotret fenomena individual, situasi, atau

kelompok tertentu yang terjadi secara kekinian. (Tajibu, 2013: 17).

Metode penelitian kualitatif merupakan metode baru, karena

popularatisnya belum lama. Dinamakan metode Postpositivistik karena

berlandaskan pada filsafat pospostivisme atau biasa juga disebut sebagai

paradigma interpretatif dan konstruktif. Yaitu memandang realitas sosial

sebagai sesuatu yang holistik atau utuh, kompleks, dinamis, penuh makna,

dan hubungan gejala bersifat (reciprocal). Penelitian dilakukan pada obyek

yang alamiah. Obyek alamiah adalah obyek yang berkembang apa adanya,

tidak dimanipulasi oleh peneliti dan kehadiran peneliti tidak mempengaruhi

dinamika pada obyek tersebut. (Sugiyono, 2013: 7)

B. Waktu dan Tempat Penelitian

Waktu penelitian ini berlangsung selama 1 bulan yang dimulai pada

tanggal 19 Juli s/d 19 Agustus 2016.

Lokasi penelitian ini bertempat di Kantor Badan Perpustakaaan dan Arsip

Daerah (BPAD) Provinsi Sulawesi Selatan yang terletak di Jl. Perintis

Kemerdekaan KM. 12 No. 146 Makassar.

Adapun alasan peneliti memilih tempat ini untuk melakukan penelitiam

adalah karena penulis menganggap BPAD Provinsi Sulawesi Selatan

merupakan induk pengelolaan Arsip terkhusus Arsip Statis. Dimana dalam

lembaga ini arsip statis dikumpulkan dan dikelola guna untuk mendapatkan

informasi yang terkandung dalam arsip tersebut. Selain itu, dalam proses

Page 46: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

penginvetantarisannya sudah menggunakan Sistem Informasi yang disebut

dengan aplikasi Sisfo yang menjadi fokus dalam penelitian ini.

No Kegiatan Minggu Ke-

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

1. Penyusuna

n Proposal

2. Observasi

3. Penyusuna

n

Instrumen

Penelitian

4. Penelitian

5. Analisis

Data

6. Pembuatan

Hasil

Laporan

7. Ujian

Akhir

8. Revisi

Skripsi

9. Pengganda

an Skripsi

Tabel 1.1 Jadwal Persiapan dan Aktifitas Peneliti

C. Sumber Data

1. Sumber Data.

Sumber data utama dalam penelitian ini adalah kata-kata dan

tindakan dari para informan atau responden, selebihnya adalah tambahan,

seperti dokumen dan lainnya. Dengan demikian sumber data dalam

penelitian ini adalah kata-kata dan tindakan sebagai sumber utama,

sedangkan sumber data tertulis, foto dan catatan tertulis adalah sumber

data tambahan. Adapun jenis-jenis sumber data, yaitu:

Page 47: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

a. Data primer, merupakan data yang diperoleh dari informan yaitu staf

atau operator bagian pengolahan arsip statis Badan Perpustakaan dan

Arsip Daerah (BPAD) dengan memberikan sejumlah pertanyaan

sebagai cara pengumpulan data.

b. Data sekunder, yaitu data yang diperoleh untuk melengkapi data

primer berupa dokumen-dokumen atau laporan yang dapat

mendukung pembahasan dalam kaitannya dengan penelitian ini

D. Instrumen Penelitian

Instrumen penelitian atau Alat Pengumpul Data (APD) merupakan

suatu alat untuk memperoleh data. Alat ini harus dipilih sesuai dengan jenis

data yang diinginkan dalam penelitian.

Menurut Suharsimi Arikunto, instrumen penelitian merupakan alat

bantu yang dipilih dan digunakan oleh peneliti dalam melakukan kegiatannya

untuk mengumpulkan data agar kegiatan tersebut menjadi sistematis dan

dipermudah olehnya.

Adapun instrumen yang digunakan peneliti dalam mengumpulkan data

antara lain:

1. Dalam kegiatan wawancara, dapat dilakukan secara terstruktur maupun

tidak terstruktur, dan dapat dilakukan dengan tatap muka (face to face).

(Sugiyono, 2012: 194)

2. Kamera adalah alat yang digunakan untuk mendokumentasikan data

dalam bentuk gambar.

Page 48: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

E. Teknik Pengumpulan Data

Data penelitian ini penulis menggunakan tiga macam teknik dalam

pengumpulan data, yaitu observasi, interview, dan dokumentasi. Berikut ini

dijelaskan ketiga macam teknik pengumpulan data yang digunakan, yaitu:

1. Observasi (pengamatan)

Sutrisno Hadi mengemukakan bahwa observasi merupakan suatu

proses yang kompleks, suatu proses yang tersusun dari berbagai proses

(Sugiyono, 2010: 310). Sedangkan menurut Suwarno (2006: 224)

observasi adalah melakukan pencatatan secara sistemik kejadian-

kejadian, perilaku, objek-objek yang dilihat dari hal-hal lain yang

diperlukan dalam mendukung penelitian yang sedang dilakukan.

2. Interview (wawancara)\

Esterberg mengemukakan bahwa wawancara adalah merupakan

pertemuan dua orang untuk bertukar informasi dan ide-ide melalui tanya

jawab sehingga dapat dikonstruksikan makna dala suatu topik tertentu

(Sugiyono, 2010: 217).

Oleh sebab itu, dengan melalui teknik ini melakukan penulis

melakukan wawancara langsung dengan responden agar menjawab

pertanyaan-pertanyaan lisan yang berkaitan dengan masalah yang akan

diteliti, dengan maksud untuk melengkapi data pokok

Page 49: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

3. Dokumentasi

Dokumentasi merupakan metode yang digunakan untuk mencari data

mengenai hal-hal atau yang berupa catatan, transkrip, buku, surat kabar,

majalah, notulen rapat, agenda dan sebaginya (Arikunto, 2002: 23)

Dalam pengumpulan data menggunakan teknik dokumentasi maka

penulis akan mengumpulkan semaksimal mungkin data-data pendukung

dalam penelitian ini, sehingga memudahkan penulis dapat menjelaskan

dan menguraikan berbagai hal terkait, agar keabsahan dan kemurnian

dari penelitian ini dapat dipertanggungjawabkan secara ilmiah.

F. Teknik Pengolahan dan Analisis Data

Pengolahan data adalah suatu cara mengorganisasikan data sedemikian

rupa sehingga dapat dibaca dan ditafsir. Metode pengolahan dan analisis data

yang digunakan yakni metode kualitatif. Teknik pengolahan dan analisis data

dalam penelitian ini adalah analisis kualitatif yang merupakan teknik

pengolahan data yang bersifat nonstatistik.

Mile dan Huberman seperti yang dikutip oleh Salim (2006: 20),

menyebutkan ada tiga langkah pengolahan data kualitatif, yakni:

1. Reduksi data

Reduksi data merupakan suatu bentuk analisis yang menajamkan,

menggolongkan, mengarahkan, membuang yang tidak perlu, dan

mengorganisasi data dengan cara sedemikian rupa hingga kesimpulan-

kesimpulan finalnya dapat ditarik dan diverifikasi.

Page 50: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

2. Penyajian data (data display)

Pada penelitian kualitatif, dimana penyajian data dilakukan dalam

bentuk uraian singkat, bagan, hubungan antarkategori dan sejenisnya.

Menurut Miles dan Huberman, yang paling sering digunakan untuk

menyajikan data dalam penelitian kualitatif adalah dengan teks yang

bersifat naratif.

3. Menarik kesimpulan/ Verifikasi

Kesimpulan dalam penelitian kualitatif merupakan temuan baru yang

sebelumnya belum pernah ada. Temuan dapat berupa deskripsi atau

gambaran suatu objek yang sebelumnya masih belum jelas atau bahkan

tidak jelas. Sehingga setelah diteliti menjadi jelas. Kesimpulan ini dapat

berupa hubungan kausal dan interaktif, maupun hipotesis atau teori.

G. Teknik Pengujian Keabsahan Data

Data yang valid dapat diperoleh dengan melakukan uji keabsahan

terhadap hasil data penelitian sesuai dengan prosedur uji keabsahan data

dalam penelitian kualitatif. Adapun macam-macam pengujian keabsahan

antara lain dilakukan dengan perpanjangan pengamatan, peningkatan

ketekunan dalam penelitian, triangulasi, dan membercheck.

1. Perpanjangan Pengamatan

Hal ini dilakukan untuk menghapus jarak antara peneliti dan

narasumber sehingga tidak ada lagi informasi yang disembunyikan oleh

narasumber karena telah memercayai peneliti. Selain itu, perpanjangan

Page 51: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

pengamatan dan mendalam dilakukan untuk mengecek kesesuaian dan

kebenaran data yang telah diperoleh. Perpanjangan waktu pengamatan

dapat diakhiri apabila pengecekan kembali data di lapangan telah

kredibel.

2. Meningkatkan Ketekunan

Pengamatan yang cermat dan berkesinambungan merupakan wujud

dari peningkatan ketekunan yang dilakukan oleh peneliti. Ini

dimaksudkan guna meningkatkan kredibilitas data yang diperoleh.

Dengan demikian, peneliti dapat mendeskripsikan data yang akurat dan

sistematis tentang apa yang diamati.

3. Triangulasi

Ini merupakan teknik yang mencari pertemuan pada satu titik tengah

informasi dari data yang terkumpul guna pengecekan dan pembanding

terhadap data yang telah ada. Triangulasi Sumber, Menguji kredibilitas

data dilakukan dengan cara mengecek data yang telah diperoleh melalui

beberapa sumber. Data yang diperoleh kemudian dideskripsikan dan

dikategorisasikan sesuai dengan apa yang diperoleh dari berbagai sumber

tersebut.

4. Menggunakan Bahan Referensi

Bahan referensi adalah pendukung untuk membuktikan data yang

telah ditemukan oleh peneliti. Bahan yang dimaksud dapat berupa alat

perekam suara, kamera, dan lain sebagainya yang dapat digunakan oleh

Page 52: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

peneliti selama melakukan penelitian. Bahan referensi yang dimaksud ini

sangat mendukung kredibilitas data.

5. Mengadakan Membercheck

Membercheck adalah proses pengecekan data yang diperoleh peneliti

kepada pemberi data. Ini bertujuan untuk mengetahui seberapa jauh data

yang diperoleh sesuai dengan apa yang diberikan oleh pemberi data atau

informan. Apabila data yang ditemukan disepakati oleh para pemberi

data berarti datanya data tersebut valid.

Pemaparan mengenai uji keabsahan data telah dijelaskan secara

gamblang. Pengujian kredibilitas yang akan dilakukan oleh peneliti terhadap

perolehan data yang ditemukan di lapangan dapat mengikuti langkah-langkah

yang telah diuraikan sebelumnya. Peneliti dapat mengambil cara pengujian

kredibilitas baik secara keseluruhan maupun hanya menggunakan beberapa

tahap pengujian yang telah dipaparkan (Sugiyono, 2014: 330).

Page 53: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD)

Provinsi Sulawesi Selatan

1. Nama Awal Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) Provinsi

Sulawesi Selatan

Diawali dengan kunjungan kerja Ibu Dra. Soemartini, selaku Kepala

(Ketika itu istilah Direktur) Arsip Nasional RI ke daerah Provinsi Sulawesi

Selatan dala awal bula Desember 1971. Turut menyertai Beliau adalah Drs.

Warsito (Sekretaris Arsip Nasional RI), Sagimun MD, dan Hardijo. BA

(dari lembaga Sejarah dan Antropologi Departemen Pendidikan dan

Kebudayaan).

Kedatangan Kepala Arsip Nasional RI dimaksudkan untuk

mengetahui potensi Arsip Statis di Daerah Sulawesi Selatan. Dengan diantar

oleh Bapak Laside dan Bapak Abd. Rahim mengadakan peninjauan

kebeberapa Daerah Tingkat II seperti Gowa, Majene, Polewali Mamasa

(Polmas), Sengkang, Soppeng, dan Bone.

Sebagai tindak lanjut kunjungan tersebut, Ibu Kepala Arsip Nasional

RI dalam suratnya Nomor E.1/11/1971 tanggal 7 Desember 1971 kepada

kepala Perwakilan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi

Sulawesi Selatan mengharapkan kerjasama dalam usaha lokalisasi dan

registrasi Arsip Statis di Sulawesi Selatan.

Page 54: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

Selanjutnya surat Kepala Arsip Nasional RI Nomor E.14/I/12/1971

tanggal 28 Desember 1971 kepada Gubenur Provinsi Sulawesi Selatan

mengemukakan tentang rencana kerjasama antara Arsip Nasional RI dengan

perwakilan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi Sulawesi

Selatan serta meminta bantuan Gubernur dalam lokalisasi dan invenatarisasi

Arsip Statis.

Kemudian kepala Arsip Nasional RI menegluarkan surat keputusan

Nomor B.3/1/1/1972 tanggal 1 januari 1972 menunjuk Drs. Abu Bakar

Punagi (Asisten Kepala perwakilan Departemen Pendidkan dan Kebudayaan

Provinsi Sulawesi Selatan) bidang kebudaaan sebagai Comptabel

Ondervoorschot Houder Routine yang mengurus dan

mempertanggungjawabkan keungan Negara Cq. Arsip Nasional Republik

Nasional RI untuk keperluan pembiayaan rencana yang dimaksud.

Tanggal 26 Januari 1972 di bawah pimpinan Andi Pangeran

Pettarani. Tim melapor kepada Gubernur Sulawesi Selatan menyampaikan

rencana kerja dan mohon bantuan kiranya pula Bapak Gubernur Sulawesi

Selatan mengenai kegiatan ini. Gubernur menyambut baik dan surat yang

dimaksud dikeluarkan pada tanggal 10 Februari 1972 Nomor PPK. 6/I/27.

Dengan bantuan dan perhatian Gubernur Sulawesi Selatan maka

selama satu triwulan (Januari-Maret 1972) tim berhasil melakukan tugasnya

sesuai dengan rencana yaitu melokalisasi dan menginventarisasi Arsip Statis

di daerah Provinsi Sulawesi Selatan yang terdapat pada pemerintah

Page 55: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

Kabupaten Luwu, Tana Toraja, Bone, Wajo, Soppeng, Polewali Mamasa

(Polmas), dan Kota Madya Ujung Panjang.

Setelah hasil kegiatan lokalisasi dan registrasi Arsip Statis

dilaporkan kepada Ibu Kepala Arsip Nasional RI dan Gubernur Sulawesi

Selatan ternyata mendapat sambutan postif. Dalam suratnya Nomor

PPK.6/2/39 tanggal 29 Mei 1972 kepada kepala Arsip Nasional RI

membuka cabangnya di Sulawesi Selatan. Dan pada saat itu Benteng Ujung

Pandang (Fort Rotterdam) atau biasa juga disebut Benteng Panynyua

ditunjuk sebagai tempat perkantoran yang cukup ideal untuk cabang

tersebut.

Pada tanggal 5 Oktober 1972 kepala Arsip Nasional RI Ibu Dra.

Soemartini ke Ujung Pandang. Dalam kunjungan ini beliau memberikan

penjelasan yang meyakinkan akan terbentuknya Persiapan Arsip Nasional

Daerah Ujung Pandang. Syaratnya harus ada tenaga inti sebagai pelaksana

harian yang langsung bertanggungjawab kepada Kepala Arsip Nasional RI.

Berdasarkan hal itu, beberapa tim registrasi dan lokalisasi Arsip Statis

membentuk tim baru yang disebut “ Team Pelaksana Persiapan Kantor

Arsip Nasional Daerah Provinsi Sulawesi Selatan”. Ketua/

penanggungjawabnya juga adalah Drs. Andi Abu Bakar Punagi.

Pada tanggal 2 November 1972, Asisten Bidang Kebudayaan Kepala

Perwakilan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi Sulawesi

Selatan dengan seizing Dirjen Kebudayaan Departemen Pendidikan dan

Kebudayaan RI meminjamkan satu ruangan di Benteng Ujung Pandang

Page 56: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

untuk kantor tim dan penyimpanan Arsip Statis. Dengan surat Kepala Arsip

Nasional RI Nomor E.14/1/45/1972 tanggal 27 November 1972, Tim

pelaksana persiapan telah memulai kegiatannya mengumpulkan arsip statis

dari instansi-instansi dan daerah-daerah ke Benteng Ujung Pandang.

Kegiatan ini didukung dengan rekomendasi Gubernur Sulawesi Selatan

tanggal 6 Desember 1972 yang ditujukan kepada semua Bupati/ Walikota,

dan Kepala instansi-instansi di Sulawesi Selatan.

Tapi disisi lain seiring dengan jumlah volume arsip yang semakin

banyak yang telah terkumpul dan tidak tertampung lagi dalam satu ruangan,

maka atas seizing Asisten Kebudayaan Perwakilan Departemen Pendidikan

dan Kebudayaan Provinsi Sulawesi Selatan pada tanggal 5 Maret 1973

ruangan kantor dan depot Persiapan Perwakilan Arsip Nasional RI ditambah

menjadi 21 X 6 Meter.

Harapan terbentuknya Perwakilan Arsip Daerah Nasional RI di

Sulawesi Selatan semakin mendekati kenyataan, dengan surat Kepala Arsip

Nasional RI Nomor F.1/1/36/1974 tanggal 19 September 1974 menyatakan

bahwa sudah saatnya ditingkatkan menjadi perwakilan Arsip Nasional RI di

daerah tingkat I Sulawesi Selatan.

Selama kegiatan Persiapan Perwakilan Arsip Nasional RI tersebut,

telah mengumpulkan koleksi Arsip Statis dari Instansi/ Daerah dengan

perincian sebagai berikut:

Page 57: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

No. Asal Arsip Jumlah

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

Kantor Gubernur Sulawesi Selatan

Kantor Legiun Veteran RI Daerah Sulawesi

Selatan dan Tenggara

Kantor Kebudayann Perwakilan Departemen

Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi Sulawesi

Selatan

Pemerintah Kabupaten Gowa

Pemerintah Kabupaten Wajo

Pemerintah Kabupaten Bone

Pemerintah Kabupaten Selayar

Pemerintah Kabupaten Sinjai

Pemerintah Kabupaten Bantaeng

Pemerintah Kabupaten Jeneponto

Pemerintah Kabupaten Maros

Pemerintah Kabupaten Barru

Pemerintah Kabupaten Pangkep

Pemerintah Kabupaten Luwu

Pengadilan Negeri Kelas I Ujung Pandang

Pengadilan Negeri Takalar

Pengadilan Negeri Luwu

Pengadilan Negeri Pare-pare

Pengadilan Negeri Maros

Pengadilan Negeri Bantaeng

220 Kotak

19 Kotak

52 Kotak

12 Kotak

31 Kotak

13 Kotak

208 Kotak

18 Kotak

122 Kotak

45 Kotak

22 Kotak

1 Kotak

21 Kotak

20 Kotak

95 Kotak

65 Kotak

48 Kotak

17 Kotak

21 Kotak

36 Kotak

JUMLAH 1.084 Kotak

Tabel. 1 Daftar Penyumbang Arsip

Page 58: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

2. Terbentuknya Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah

Setelah masa orde baru berubah menjadi masa reformasi maka siring

itu pulalah mulai diterapkannya otonomi daerah. Dimana instansi yang

berdiri sendiri dan langsung di bawah naungan Kearsipan Nasional mulai

diberikan wewenang kepada Pemerintah Daerah dalam hal ini Pemerintah

Provinsi Sulawesi selatan itu sendiri. Secara otomatis nama kantor yang

dulunya adalah Persiapan Perwakilan Arsip Nasional RI berubah menjadi

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan yang kita

kenal sekarang.

Daerah Provinsi Sulawesi Selatan sebagai salah satu wilayah dalam

Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI) secara geografis menempati

posisi yang amat strategis. Posisi stategis tersebut yang didukung oleh

potensi yang ada dan keberhasilan pembangunan yang telah dicapai telah

menempatkan Sulawesi Selatan sebagai pintu gerbang pembangunan dan

pusat pelayanan kawasan Timur Indonesia. Berlakunya Otonomi Daerah

yang merupakan pengalihan paradigma pembangunan dan birokrasi

pemerintahan dari Sentralistik ke Desentralistik, sebab bagaimana yang

telah diamanahkan dalam Undang-Undang No. 22 Tahun 1999 tentang

pemerintahan daerah mengandung konsekuensi logis perwujudan

kemandirian daerah dalam melaksanakan tugas pemerintahan dan

pembangunan.

Salah satu aspek yang turut menunjang keberhasilan manajemen

adalah terjadinya informasi Arsip dan bahan pustaka. Dilihat dari fungsinya,

Page 59: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

Arsip disamping berperan sebagai informasi dalam penyelenggaraan

administrasi dan manajemen (Arsip Dinamis) juga berperan sebagai bukti

sejarah perjuangan bangsa, sumber informasi bagi penelitian dan ilmu

pengetahuan. Mengantisipasi hal inilah pemerintah Provinsi Sulawesi

Selatan membentuk Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD)

Provinsi Sulawesi Selatan melalui Peraturan Daerah Nomor 30 Tahun 2001

dan dimasukkan dalam lembaga daerah Provinsi Sulawesi Selatan tahun

2001.

Badan ini adalah gabungan dari dua instansi vertical sebelum

otonomi daerah, yaitu: Arsip Nasional Wilayah Sulawesi Selatan dan

Perpustakaan Nasional Daerah Sulawesi Selatan, yang mana kedua instansi

vertikal ini bertanggung jawab ke pusat. Jadi, dengan Perda No. 21 Tahun

2001, kedua instansi vertical tersebut ditarik menjadi perangkat daerah yang

bertanggungjawabnya langsung kepada Gubernur Sulawesi Selatan melalui

Sekretaris Daerah (Sekda) provinsi.

3. Visi dan Misi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi

Sulawesi Selatan

Visi adalah pandangan jauh ke depan kemana dan bagaimana

intruksi pemerintah harus di bawa dalam berkarya, agar tetap konsisten dan

eksis, antisipatif, inovatif dan produktif. Pada hakikatnya visi adalah

gambaran yang menantang tentang keadaan masa depan berisikan cita dan

citra, yang akan diwujudkan instansi pemerintah. Badan Perpustakaan dan

Arsip Daerah (BPAD) Provinsi Sulawesi Selatan mempunyai visi

Page 60: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

”Terdepan Dalam Pembinaan dan Pelayanan Menuju Sulawesi Selatan

Cerdas dan Budaya Tertib Arsip”.

Adapun pengertian dari visi tersebut adalah menjadikan BPAD

Provinsi Sulawesi Selatan sebagai lembaga yang mampu menyajikan

informasi arsip dan bahan pustaka kepada pemerintah dan masyarakat dalam

rangka pencerdasan bangsa dan peneripan budaya tertib arsip.

Misi adalah sesuatu yang harus diemban atau dilaksanakan oleh

SKPD/ Instansi pemerintahan sesuai dengan visi yang telah ditetapkan agar

terjuan organisasi dapat terlaksana dan berhasil dengan baik.

Dari visi tersebut BPAD Provinsi Sulawesi Selatan mempunyai misi:

a. Mewujudkan pembangunan perpustakaan bertarap internasional

(Strong Point tahun 2014)

b. Meningkatkan pengolahan dan penyelenggaran perpustakaan

dan kearsipan.

c. Meningkatkan SDM khusus tenaga fungsional pustakawan dan

arsiparis.

d. Meningkatkan promosi gemar membaca dan budaya tertib arsip.

e. Meningkatkan sarana dan prasarana kearsipan.

f. Meningkatkan kualitas layanan perpustakaan dan arsip.

g. Membangun perpustakaan dan arsip bebasis teknologi dan

informasi.

h. Membangun jejaring berbagai jenis perpustakaan dan kearsipan.

i. Membangun jaringan system informasi kearsipan.

Page 61: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

4. Tugas dan Fungsi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi

Sulawesi Selatan

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) Provinsi Sulawesi

Selatan sebagai salah stu unit kerja di bawah pemerintahan Pemerintah

Provinsi bertanggungjwab langsung kepada Gubenur Sulawesi Selatan

melalui Sekretaris Daerah sesuai Peraturan Daerah No. 9 Tahun 2008

tentang organisasi, dan tata kerja Inspektorat. Badan perencanaan

pembangunan daerah. Lembaga Teknis Daerah dan lembaga lain yang

memuat kedudukan, tugas pokok, dan fungsi.

Untuk melaksanakan tugas penyusun pelaksanaan kebijakan daerah

di Bidang Perpustakaan dan Arsip, berdasarkan atas asas desentralisasi,

dokumentsi dan tugas pembantuan Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah

Provinsi Sulawesi Selatan mempunyai fungsi:

a. Perumusan kebijakan teknis bidang perpustakaan dan arsip

meliputi deposito, pengembangan, pengolahan dan pelestarian

bahan pustaka, layanan, otomasi, pengembangan jaringan

informasi perpustakaan, pengolahan, pelestarian arsip,

pembinaan, dan pengembangan kearsipan.

b. Penyelenggaraan urusan perpustakaan dan arsip serta pelayanan

umum dibidang deposit, pengembangan, pengolahan, dan

pelestarian bahan pustaka, layanan, otomasi pengembangan

jaringan informasi perpustakaan, pengolahan, pelestarian arsip,

pembinaan, dan pengembangan kearsipan.

Page 62: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan, maka dapat ditarik

kesimpulan sebagai berikut :

1. Penerapan aplikasi Sistem Informasi (Sisfo) pengelolan arsip statis yang

berbasis Web dan berlisensi open source menjadi salah satu penunjang

dalam proses pengeloaan asrip statis. Fitur dalam aplikasi Sisfo mudah

dipahami. Salah satu manfaat dari penerapan aplikasi Sisfo adalah

membantu arsiparis dalam pembuatan inventaris arsip statis.

2. Kendala yang didapatkan dalam penerapan aplikasi, seperti fitur dalam

Sisfo sebagian masih belum dimengerti, kurangnya pengetahuan arsiparis

dari segi perbaikan program aplikasi jika sewaktu-waktu mengalami

kerusakan, dan kurangnya Sumber Daya Manusia (SDM) dalam segi

penerjemahan arsip statis yang berbahasa Belanda sebelum kemerdekaan.

Namun kendala tersebut bisa ditanggulangi dengan beberapa langkah

yaitu peningkatan Sumber Daya Manusia dan sosialisasi Sisfo yang baik

dan menjalin kerja sama dengan pihak pengembang aplikasi. Selain itu

melakukan kerja sama dengan pihak lain dalam proses penerjemahan

bahasa Belanda.

Page 63: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

B. Saran

1. Pihak pengembang aplikasi seharusnya memperbaharui kembali sistem

informasi (Sisfo) ini karena masih ada fitur yang kurang dipahami dan

jarang digunakan.

2. BPAD lebih meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM)

terkhusus dalam bidang pengolah arsip statis dengan cara melakukan

diklat pengeloaan kearsipan dengan sistem informasi.

Page 64: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

DAFTAR PUSTAKA

Al Qur’an al-Karim.

Ashari, Ery. 2014 .“Implementasi teknologi Informasi Dalam Manajemen

Repository Koleksi Karya Ilmiah Di Perpustakaan Utsman Bin Affan

UMI Makassar.” Skripsi Sarjana, Fakultas Adab dan Humaniora UIN

Alauddin Makassar.

Barthos, Basir. 2003. Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan

Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara.

Budiman, Rosyid. 2009. Dasar Pengelolaan Arsip Elektronik. Yogyakarta :

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah.

Dagun, Save. M. 2000. Kamus Besar Ilmu Pengetahuan. Jakarta: Lembaga

Pengkajian Kebudayaan Nusantara.

Darmawan, Deni dan Kunkun Nur Fauzi. 2013. Sistem informasi manajemen.

Bandung: Remaja Rosdakarya

Firmansyah, Devie. Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Visual

Berbasis Web. Bandung: Stimik LPKIA

Hamid, Abdul. 2015. Penerapan sistem informasi dan sistem layanan

perpustakaan terapung di kantor perpustakaan dan arsip daerah

Kabupaten Pangkep. Skripsi Sarjana, Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab

dan Humaniora UIN Alauddin Makassar.

Jogiyanto. 2005, Analisis dan desain sistem informasi. Yogyakarta: Andi.

, 2009. Analisis dan desai. Yogyakarta: Andi.

Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Teknologi Informasi. Yogyakarta: Andi.

Kaharuddin. 2016. Peranan Perpustakaan Sekolah Dalam Mendukung Kurikulum

Tingkat Satuan Pendidikan (KTSP) di SMA Negeri 1 Sinjai Tengah.”

Skripsi sarjana, Fakultas Adab dan Humaniora UIN Alauddin

Makassar.

Karim, Al Muhdil. 2012. Otomasi Perpustakaan. Jakarta: Universitas Indonesia.

Page 65: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

Muhammad, Farouk dan Djaali. 2005. Metodologi Penelitian Sosial. Jakarta:

Restu Agung.

Muin, M. A. 2013. Information Literacy Skills : Strategi Penelusuran Informasi

Online. Makassar: Alauddin University Press.

Mulyanto, Agus. 2009. Sistem informasi: konsep dan aplikasi. Pustaka pelajar:

Yogyakarta

Pedoman penulisan Karya Tulis Ilmiah UIN Alauddin Makassar. 2013. Makassar:

Alauddin Press.

Siagian, Sondang. 2014. Sistem informasi manajemen. Jakarta: Bumi Aksara.

Peraturan Gubernur Sulawesi Selatan Nomor: 64 Tahun 2013 tentang Pelaksanaan

Peraturan Daerah Provinsi Sulawesi Selatan Nomor 3 Tahun 2010

tentang penyelenggaraan kearsipan Provinsi

Republik Indonesia. 2009. “Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43

Tahun 2009 Tentang Kearsipan”. Jakarta: Perpustakaan Nasional.

Saransi, Ahmad. 2014. Kearsipan Sulawesi Selatan. Makassar: Saweri Gading

Sejarah Otomasi Kearsipan.

https://www.academia.edu/9205662/Sejarah_Otomasi_Arsip_dan_Isu_I

su_yang_Berkembang_Dalam_Pengembanagan_Arsip_Digital (Diakses

03 Maret 2016 pukul 07.12)

Shihab, Quraish. 2002. Tafsir Al-Mishbah Vol 2. Pustaka Pelajar : Yogyakarta

Sugiyono. 2014. Metode Penelitian Kualitatif, Kuantitatif, R&D. Bandung:

Alfabeta

Sulistiyo-Basuki. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia

. 2008. Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar memahami dan

mengolah informasi dan dokumen. Jakarta: Gramedia

Susanto, Azhar. 2004. Sistem Informasi Manajemen Konsep dan

Pengembangannya. Bandung: Lingga Jati.

Page 66: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

Syukur NC, Fatah. 2004. Teknologi Pendidikan, Semarang: Rasail.

Tajibu, Kamaluddin. 2013. Metode Penelitian Komunikasi. Makassar: Alauddin

Press.

Teknologi Informasi Perpustakaan. 2008 Yogyakarta: Cempaka Putih

Utomo, Djoko. “Arsip Sebagai Simpul Pemersatu Bangsa, Jakarta: Arsip Nasional

Republik Indonesia.” Jurnal Kearsipan Vol 7/ANRI/12/2012 : h. 3-4.

Page 67: APLIKASI SISTEM INFORMASI (SISFO) PENGELOLAAN ARSIP … · 2019. 5. 11. · agar bisa tersampaikan informasinya atau ditelusur oleh pengguna secara tepat dan efisien maka perlu dilakukan

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

RIDWAN dilahirkan di Bontopanno pada tanggal

12 Oktober 1994 merupakan anak kedua dari tiga

bersaudara dari pasangan suami istri Nasir dan Sabariah.

Mempunyai seoorang kakak yaitu Herlina dan seorang

adik yaitu Muh. Riski.

Pendidikan formal yang telah dilalui penulis

adalah Sekolah Dasar di SDI Batumenteng Kabupaten

Gowa pada tahun 2000-2006. Setelah itu dilanjutkan ke

jenjang menengah pertama yaitu Pesantren Bukit

Hidayah Malino pada tahun 2006-2009. Pendidikan Menengah Atas penulis

ditempuh di SMAN 1 Tinggimoncong pada tahun 2009-2012 dan Alhamdulillah

lulus dengan hasil yang cukup. Pada tahun 2012 penulis melanjutkan

kewajibannya untuk menuntut ilmu di Universitas Islam Negeri Alauddin

Makassar Fakultas Adab dan Humaniora Program Studi Ilmu Perpustakaan pada

tahun 2012-2016.

Pada masa kuliah, penulis cukup aktif di organisasi. Salah satu yang penah

diikuti adalah organisasi daerah Himpunan Pelajar Mahasiswa (Hipma) Gowa

pada tahun 2012-2016. Penulis pernah menjabat sebagai Ketua Umum Hipma

Gowa Koordinatorat Parigi Periode 2014-2015. Selain itu, penulis juga aktif di

Himpunan Mahasiswa Islam (HMI) 2012-2015, Himpunan Mahasiswa Jurusan

Ilmu Perpustakaan (HIMAJIP) tahun 2013-2014, Komunitas Seni Adab (KisSA),

dan Dewan Mahasiswa (Dema) Fakultas Adab dan Humaniora Periode 2015-

2016.

Penulis sangat berharap dapat mengamalkan ilmu yang sudah diperoleh

dengan baik dan dapat membahagiakan kedua orang tua yang selalu mendoakan

dan mendukung. Serta berusaha menjadi manusia yang berguna bagi agama,

keluarga, masyarakat, Bangsa dan Negara.