aplikasi sistem informasi penggajian karyawan...
TRANSCRIPT
APLIKASI SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN
MURAKABANA FURNITURE YOGYAKARTA
Naskah Publikasi
diajukan oleh
Sekarningtyas Dewi Utami
08.12.3320
kepada
JURUSAN SISTEM INFORMASI
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2012
INFORMATION SYSTEM APPLICATION OF EMPLOYEE’S SALARY AT MURAKABANA
FURNITURE YOGYAKARTA
APLIKASI SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN PADA MURAKABANA
FURNITURE YOGYAKARTA
Sekarningtyas Dewi Utami
NIM. 08.12.3320
Jurusan Sistem Informasi
STMIK AMIKOM Yogyakarta
ABSTRACT From the analyzed of data or information that got about the urgent needs in
producing employees data processing application MURAKABANA FURNITURE YOGYAKARTA saves same data to process the salary data processing. After that all the data insert into computer though Ms. Excel application.
Based on the interview result with the staff that handles salary data processing, this program cannot run well to process employee‘s salary data this thing becomes problem because cause the late information and loose data. System to improve works performance.
The methodology that used to design that nim computerized system are the analyzing of current system, design the new system, make a system program, and testing the new system. The application that is got from this program is the information system application of employee’s salary at MURAKABANA FURNITURE YOGYAKARTA by using Visual Basic 6.0. This application produces employee’s biodata report, salary data report that consist of the whole salary data report, grouping salary data report and journal.
Key word : Salary, Information System, Furniture
1. PENDAHULUAN
Perkembangan dunia usaha dan dunia ilmu pengetahuan teknologi yang
semakin meningkat, maka dibutuhkan suatu alat yang dapat menjalankan semua
aktivitas tersebut. Sehingga dengan kehadiran komputer sebagai alat untuk pengolahan
data maupun perancangan model sistem sangatlah tepat yang berlandaskan
pada teori.
Dari hasil analisa terhadap data atau informasi yang diperoleh terdapat kebutuhan
yang mendesak akan ketersediaan suatu program aplikasi pengolahan data karyawan.
Untuk melakukan proses pengolahan data gaji karyawan pada Murakabana Furniture
dilakukan dengan cara menyimpan data tersebut sebagai arsip, kemudian data tersebut
dimasukkan ke dalam komputer melalui aplikasi Ms. Excel. Berdasarkan dari data hasil
wawancara dengan petugas yang menangani masalah penggajian karyawan ini, bahwa
kemampuan SDM dalam menggunakan Ms. Excel sangat rendah. Akibatnya program ini
tidak dapat dimanfaatkan secara baik untuk mengolah data gaji karyawan ini. Hal inilah
yang menjadi kendala karena menimbulkan keterlambatan informasi dan kehilangan
data. Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut, diperlukan adanya sistem yang
terkomputerisasi yang baru untuk meningkatkan efisiensi kerja.
Dengan adanya kesempatan ini, penulis mengadakan penelitian yang dilakukan
selama ini dan dituangkan dalam bentuk tulisan. Dan untuk menunjang kegiatan
administrasi Murakabana Furniture penulis mencoba membuat suatu Sistem Informasi
“Aplikasi Sistem Informasi Penggajian Karyawan Pada Murakabana Furniture
Yogyakarta” dimana sistem ini merupakan bagian dari proses pelayanan kecepatan
informasi.
2. DASAR TEORI
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem
sebagai berikut: Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Sementara itu, pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau
komponen mendefinisikan sistem sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi
untuk mencapai tujuan tertentu. Jika dibandingkan dengan definisi pendekatan prosedur,
definisi dari pendekatan sistem sebagai kumpulan dari elemen-elemen atau komponen-
komponen atau subsistem-subsistem merupakan definisi yang luas. Definisi ini lebih banyak
diterima, karena kenyataanya suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem. Sebagai
contoh sistem akutansi yang terdiri dari subsistem akuntasi penjualan, subsistem akuntasi
pembelian, subsistem akuntasi penggajian. Komponen-komponen atau subsistem-subsistem
saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau
sasaran sistem tersebut dapat tercapai. (Jogiyanto, 1995:2).
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang berarti bagi
penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat mendatang. Informasi itu
sendiri memiliki cirri-ciri seperti berikut :
1. Benar atau salah. Dalam hal ini, informasi berhubungan dengan kebenaran
terhadap kenyataan. Jika penerima informasi yang salah mempercayainya,
efeknya seperti kalau informasi itu benar.
2. Baru. Informasi benar-benar baru bagi si penerima.
Tambahan. Informasi dapat memperbaharui atau memberikan perubahan
terhadap informasi yang telah ada.
3. Korektif. Informasi dapat digunakan untuk melakukan koreksi terhadap informasi
sebelumnya yang salah atau kurang benar.
Pengertian Sistem Informasi
Sesungguhnya yang dimaksud dengan sistem informasi tidak harus melibatkan
komputer. Sistem informasi yang menggunakan komputer biasa disebut sistem informasi
berbasis komputer (Computer-Based Information System atau CBIS). Dalam prakteknya,
istilah sistem informasi lebih sering dipakai tanpa embel-embel berbasis komputer walaupun
dalam kenyataan komputer merupakan bagian yang penting.
3. ANALISIS
Analisa yang dipaparkan dalam pembahasan ini merupakan gambaran secara
keseluruhan kendala-kendala yang ada dalam sistem penggajian karyawan pada Murakaban
Furniture. Untuk mengetahui permasalahan tersebut maka disusun beberapa analisa yang
dibutuhkan, yaitu :
Analisis Kelemahan Sistem
Untuk mengidentifikasi penyebab masalah, perlu diadakan suatu analisis dari sistem
yang ada dengan menggunakan analisis PIECES (Performance, Information, Economy,
Control, Efficiency, Service) yang meliputi :
Analisis Kinerja (Performance)
PARAMETER HASIL ANALISIS
Troughput
a) Kinerja pada sistem lama cenderung mengalami keterlambatan
dalam memberikan informasi mengenai pencairan gaji karyawan,
terkadang data gaji yang sudah terdata namun belum bisa dicairkan
karena sistem administrasi yang belum tertata rapi.
b) Mengalami keterlambatan dalam pembuatan laporan mengenai data
karyawan yang menerima gaji.
Respon time
Pada sistem yang lama waktu tanggap dalam pencairan gaji sangat
lambat sehingga masih terjadi antrian dan kurang efektif. Banyaknya
kegiatan pencatatan yang dilakukan seperti mengetik, menggandakan,
menghitung, mencocokkan data menyebabkan semakin penjangnya
waktu tanggap sistem.
Analisis Informasi (Information)
PARAMETER HASIL ANALISIS
Akurat
Informasi yang ada, maupun laporan-laporan mengenai data
pencairan gaji tidak dapat langsung diperoleh karena laporan-
laporan tersebut dibuat setiap minggu bahkan terkadang bisa
sampai satu bulan untuk memprosesnya dan pembuatan laporan
masih manual dengan mencocokkan arsip yang ada.
Informasi yang disampaikan masih memiliki tingkat kesalahan yang
besar, karena masih diproses secara manual sehingga dapat
dikatakan sistem tersebut belum akurat.
Tepat Waktu Informasi yang dihasilkan harus menunggu dari hasil mencocokkan
arsip yang lama.
Relevan Misalnya informasi yang disajikan berupa laporan pencairan gaji,
harus menyalin dari arsip-arsip data lembur dan presensi yang ada.
Analisis Ekonomi (Economy)
PARAMETER HASIL ANALISIS
Biaya dan
Keuangan
Penggunaan kertas, tinta dan alat tulis lainnya untuk proses
pengolahan data dan laporan serta penyimpanan dokumen sangat
boros karena jika terjadi kesalahan tidak dapat digunakan lagi dan
diharuskan mengganti dengan yang baru.
Analisis Pengendalian (Control)
PARAMETER HASIL ANALISIS
Perawatan Perawatan aplikasi secara berkala dan penambahan fitur untuk
mengingkatkan mutu pelayanan.
Pengembangan Pengembangan fitur sangat diperlukan untuk membantu proses
kinerja adminstrasi.
Analisis Efisiensi (Efficiency)
PARAMETER HASIL ANALISIS
Waktu Pada sistem yang lama pendataan masih dilakukan secara manual
sehingga terjadi pemborosan waktu.
Analisis Pelayanan (Service)
PARAMETER HASIL ANALISIS
Kehandalan
Banyaknya kekurangan pada sistem lama mulai dari pelayanan
pencairan gaji, sehingga dapat dikatakan sistem tersebut tidak
handal dalam menjalankan semua pekerjaan. kurang optimal, dan
belum adanya sistem terkomputerisasi yang secara khusus
menanganai pencairan gaji. Oleh sebab itu solusi dari masalah-
masalah tersebut adalah mengganti sistem yang lama dengan
sistem data karyawan berbasis komputer.
Hasil Analisis Kelayakan Ekonomi
Metode Hasil Keputusan Keterangan
Payback Periode 1 tahun 4 bulan 10
hari
Layak Investasi yang ditanamkan
pada rancangan sistem ini
akan mencapai titik impas
(Break Even Point) pada
waktu 4,3 bulan (1 tahun 4
bulan 10 hari), yang berarti
bahwa pada tahun ke-2 mulai
dapatmengambil keuntungan
dari sistem tersebut.
Pengambilan
Investasi
35,74% Layak Proyek Investasi tersebut
mempunyai ROI lebih besar
dari 0 dan akan
menghasilkan keuntungan
35,74% maka proyek
tersebut dapat diterima
kelayakannya.
Nilai Sekarang
Bersih
Rp. 3.651.408,-. Layak NPV > 0. Maka keuntungan
yang akan diperoleh
perusahaan sebesar Rp.
3.651.408,-.
4. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Relasi Antar Tabel
Flowchart Sistem Informasi Yang Diusulkan
Data Flow Diagram Sistem Informasi Level 0
Data Presentasi Data Jabatan Data Karyawan Data Pencairan Gaji Data Lembur
Input Data
PresentasiInput Data Jabatan
Input Data
Karyawan
Input Data
Pencairan Gaji
Input Data
Lembur
Olah Data
Presentasi
Olah Data
Jabatan
Olah Data
Karyawan
Olah Data
Pencairan Gaji
Olah Data
Lembur
Presentasi Jabatan Karyawan Pencairan Gaji Lembur
Pembuatan Laporan
Karyawan
Laporan Pencairan
Gaji
Laporan Karyawan Laporan Gaji
Pembuatan Laporan
Pegawai
Pembuatan Laporan
Jabatan
Laporan Pegawai Laporan Jabatan
Pembuatan Laporan
Pegawai
Laporan Pegawai
Pimpinan
Data Flow Diagram Sistem Informasi Level 1
1. From Password
Administrasi
1
Olah Data
Presensi
5
Olah Data
Lembur
4
Olah Data
Pencairan Gaji
3
Olah Data
Karyawan
2
Olah Data
Jabatan
D1 Data
Presensi
D5 Data
Lembur
D4 Data
Pencairan Gaji
D3 Data
Karyawan
D2 Data
Jabatan
1
Buat Laporan
Presensi
5
Buat Laporan
Lembur
4
Buat Laporan
Pencairan Gaji
3
Buat Laporan
Karyawan
2
Buat Laporan
Jabatan
Pengguna
Input
Data
Presensi
Input
Data
Presensi
Input
Data
Lembur
Input
Data
LemburInput
Data
Gaji
Input
Data
Gaji
Input
Data
Karyawa
n
Input
Data
Karyawa
n
Input
Data
Jabatan
Input
Data
Jabatan
Olah
Data
Presensi
Olah
Data
PresensiOlah Data
Karyawan
Olah Data
Karyawan
Olah
Data
Lembur
Olah
Data
Lembur
Olah
Data
Jabatan
Olah
Data
Jabatan
Olah
Data
Pencaira
n Gaji
Olah
Data
Pencaira
n Gaji
Data
Presensi
Data
Presensi
Data
Karyawan
Data
KaryawanData
Pencaira
n Gaji
Data
Pencaira
n Gaji
Data
Lembur
Data
LemburData
Jabatan
Data
Jabatan
Laporan
Data
Presensi
Laporan
Data
Presensi
Laporan
Data
Jabatan
Laporan
Data
Jabatan
Laporan
Data
Karyawan
Laporan
Data
Karyawan
Laporan
Data
Gaji
Laporan
Data
Gaji
Laporan
Data
Lembur
Laporan
Data
Lembur
2. From Menu Utama
3. From Input Jabatan
4. Form Karyawan
5. Form Presensi
6. From Lembur
7. From Pencairan Gaji
1. From Laporan Data Jabatan
2. Laporan Data Karyawan
3. Laporan Data Presensi
4. Laporan Data Lembur
5. Laporan Data Pencairan Gaji
6. Laporan Slip Gaji
4. KESIMPULAN
Setelah melakukan analisis terhadap sistem yang berjalan pada Murakabana
Furniture Yogyakarta khususnya bagian administrasi penggajian karyawan dan berdasarkan
data-data, masalah yang dihadapi, maka dapat disimpulkan bahwa sistem lama kurang
akurat, tidak tepat waktu dan tidak relevan dalam menyajikan informasi. Sedangkan sistem
baru lebih efektif, akurat, tepat waktu dan relevan dalam menyajikan informasi ketika
dibutuhkan. Penggunaan sistem baru pada adminstrasi Murakabana Furniture Yogyakarta
dapat membantu :
1. Aplikasi Sistem Informasi Penggajian Karyawan Pada Murakabana Furniture
Yogyakarta, pengolahan datanya masih dilakukan secara manual dimana output
yang berupa informasi atau laporan masih berupa arsip-arsip yang jumlahnya sangat
banyak. Sehingga seringkali terjadi keterlambatan dalam penyampaian informasi
kepada pihak pimpinan maupun pelayanan kepada karyawan.
2. Mengurangi tingkat kesalahan pada proses pemasukkan data.
3. Dengan menerapkan sistem baru yang terkomputerisasi beban pekerjaan pimpinan
menjadi lebih ringan. Sehingga kinerja administrasi lebih meningkat dan pencairan
data akan lebih mudah. Data yang tersusun rapi dalam database membuat
penggajian manjadi lebih cepat. Serta pengendalian laporan akan lebih mudah dan
tepat waktu.
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit
Andi.
Arief, M.Rudiyanto. 2006. Pemograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL
Dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Penerbit Andi.
H.M, Jogiyanto. 1995. Pengenalan Komputer. Bandung: Informatika Bandung.
Kusrini.2006.Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Penerbit Andi
Sunyoto, Andi. 2007. Pemograman Database Dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.
Yogyakarta: Penerbit Andi.