APLIKASI KOMPUTER SEKRETARIS 1

RONI FASLAH, S.PD., MM

ISBN: 978-602-96746-7-5

Diterbitkan Oleh:

Fakultas Ekonomi

Universitas Negeri Jakarta

2011

Komplek Universitas Negeri Jakarta

Jl. Rawamangun Muka Jakarta Timur

13220 Telp. 021-4721227

ii

KATA PENGANTAR

Bismillahirrohmanirrohiim

Alhamdulillah, puji syukur kehadiran Allah, atas perkenan-Nya buku dengan

judul Aplikasi Komputer Sekretaris 1 telah selesai disusun.

Perkembangan teknologi informasi telah merambah keberbagai aktivitas

kehidupan dunia bisnis termasuk kegiatan administrasi. Karena apapun bentuk dan

tujuannya, besar maupun kecil bisnis yang dijalankan, sudh dapat dipastikan terdapat

kegiatan administrasi di dalamnya. Pengetahuan, keterampilan dan sikap profesional

dalam mengelola kegiatan administrasi dalam dunia bisnis, mutlak memerlukan

perangkat teknologi informasi.

Komputerisasi telah merubah pandangan dan cara kerja seseorang,

pekerjaan administrasi yang bersifat manual sudah hampir ditinggalkan. Pengisian

formulir dengan sistem online, elektronik filing system membantu mempermudah

pengelolaan administrasi karena database digital telah berkembang sangat cepat,

cukup satu kali klik, file digital ditemukan. Berbagai template korespondensi telah

tersedia, proses penghitungan, penggandaan, scaning dokumen, dll, dengan fasilitas

komputer semakin murah.

Kemajuan dan perkembangan teknologi komputer dibidang administrasi

harus diimbangi dengan pengetahuan, keterampilan dan sikap profesional

penggunanya. Buku ini, dengan memanfaatkan software yang sudah familiar dan user

friendly yaitu Microsoft Office, akan membantu tenaga administrasi dalam mengelola

kegiatan administrasi.

Buku ini juga berusaha untuk memanfaatkan secara optimal, berbagai

kemampuan yang dimiliki Microsoft Office tetapi jarang sekali dikembangkan secara

optimal. Konsep mengetik cerdas dengan memanfaatkan fasilitas Short keys akan

membantu mempercepat pengetikan. Pengelolaan adminisitrasi kearsipan dengan

iii

memanfaatkan fasiltias hyperlink, akan membantu mempercepat penemuan file.

Desain presentasi dengan memanfaatkan fasilitas hyperlink, akan mempermudah

presenter dalam menemukan materi yang ada dalam slide. Desain presentasi

otomatis, yang menyerahkan sepenuhnya kepada komputer dalam menggerakan

teks, animasi, audio-visual dan bahkan durasi presentasi pun dapat kelola sesuai

dengan ketersediaan waktu, akan memberikan kemudahan bagi pesenter dalam

mengelola kegiatan presentasi.

Dan berbagai kemampuan lain yang dapat dikembangkan dalam kegiatan

administrasi perkantoran, dikupas dalam buku ini. Termasuk didalamnya bagaimana

cara mencari dan menemukan dokumen diinternet secara cepat dan tepat dalam

format doc, xls, ppt, dan pdf. Ini akan memudahkan para pengguna, karena

ketersediaan dokumen yang dikehendaki akan mudah dilacak.

Semoga buku ini dapat bermanfaat dalam membantu menciptakan

kemampuan, keterampilan dan sikap profesional pegawai administrasi.

Jakarta, Maret 2011

Roni Faslah

iv

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ...................................................................................... ii

DAFTAR ISI .................................................................................................... iv

BAB I MENGETIK CERDAS

A. Short Keys .......................................................................... 1 Latihan 1.1. ........................................................................ 4 Latihan 1.2. ........................................................................ 6

B. AutoCorrect Options ........................................................... 8 Latihan 1.3 ......................................................................... 10 Latihan 1.4 ......................................................................... 11 Latihan 1.5 ......................................................................... 12

BAB II PROTEKSI DOKUMEN & PENCEGAHAN VIRUS

A. Proteksi Dokumen .............................................................. 13 Latihan 2.1 ......................................................................... 15 Latihan 2.2 ......................................................................... 17 Latihan 2.3 ......................................................................... 21

B. Pencegahan Virus .............................................................. 22 BAB III MENGELOLA ARSIP

A. Mengelola Surat Masuk dan Keluar .................................. 33 B. Sistem Penyimpanan Arsip ................................................ 35

Latihan 3.1. ........................................................................ 40 Latihan 3.2. ........................................................................ 42

BAB IV DESAIN FORM DAN DATABASE ............................................ 43

Latihan 4.1. ................................................................................ 48 BAB V PENGETIKAN NASKAH ILMIAH

A. Pengetikan Daftar Isi, Daftar Tabel dan Daftar Lampiran ............................................................................ 50

Latihan 5.1.1 ...................................................................... 54 Latihan 5.1.2. ..................................................................... 56 Latihan 5.1.3. ..................................................................... 57 B. Pengetikan Daftar Pustaka ................................................. 58 Latihan 5.2. ........................................................................ 59 C. Kutipan dan Catatan Kaki ................................................... 61 Latihan 5.3. ........................................................................ 64

v

BAB VI DESAIN PRESENTASI

A. Desain Prensentasi Otomatis ............................................. 67 B. Hyperlink ............................................................................ 73 C. Menyisipkan Sound Dan Movie .......................................... 74 Latihan 6.1. ........................................................................ 84 Latihan 6.2. ........................................................................ 88 Latihan 6.3. ........................................................................ 90 Latihan 6.4. ........................................................................ 91

BAB VII DESAIN PEKERJAAN ADMINISTRASI KHUSUS

A. Desain Sertifikat ................................................................. 93 B. Desain Kartu Nama ............................................................ 94 C. Desain Brosur ..................................................................... 96

Latihan 7.1. ........................................................................ 97 Latihan 7.2. ........................................................................ 98 Latihan 7.3. ........................................................................ 99 Latihan 7.4. ........................................................................ 100

BAB VIII PEMANFAATAN INTERNET SECARA EFEKTIF

A. Pendahuluan ...................................................................... 101 B. Pencarian Dokumen Secara Efektif ................................... 105 C. Google Translate ................................................................ 108

Latihan 8. ........................................................................... 113 BAB IX SIKAP DALAM PENGGUNAAN TEKNOLOGI INFORMASI

DAN KOMUNIKASI

A. Etika dan Moral Dalam Menggunakan Teknologi Informasi dan Komunikasi .................................................. 114

B. Kesehatan Dan Keselamatan Kerja Dalam Menggunakan Perangkat Teknologi Informasi Dan Komunikasi ............... 121

DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................... 134