BAS Consulting Whitepaper

February 2006

Apa Itu Program Management Office?

Program Management Office (PMO) sudah menjadi suatu fenomena baru di dunia usaha saat ini, khususnya bagi para perusahaan yang berbasis proyek (project-based organizations). Mulai dari industri perbankan, telekomunikasi sampai dengan industri pertambangan dan energi, perusahaan-perusahaan di dalam setiap industri tersebut mulai sadar akan pentingnya PMO untuk memberikan jaminan suksesnya implementasi proyek-proyek mereka sesuai dengan harapan serta target bisnis yang dicanangkan.

Elya G

Muskitta

Managing

Partner

BAS Consulting

Market Overview

Kebutuhan untuk menangani proyek secara efektif bukanlah suatu

hal yang baru, walaupun demikian, kebanyakan organisasi baru

mulai sadar akan pentingnya Program Management Office (PMO).

Pada bulan Juli 2003, Forrester Research, salah satu perusahaan

riset terbesar di dunia saat ini, mengadakan survey kepada berbagai

eksekutif di Amerika Serikat mengenai PMO. 76% dari para eksekutif

tersebut mengatakan bahwa mereka baru saja membuat organisasi

PMO mereka dalam kurun waktu tiga tahun belakangan ini. Di

Indonesia sendiri, PMO baru mulai berdengung di dua tahun

belakangan ini.

Perusahaan-perusahaan membuat PMO untuk menaikkan tingkat

kesuksesan proyek-proyek mereka dengan cara membakukan serta

mengimplementasikan standar-standar serta menekan biaya-biaya

terkait. Mereka sadar bahwa dengan menggunakan metodologi-

metodologi yang baku serta secara senantiasa menghubungkan

strategi perusahaan ke masing-masing proyek, PMO dapat

membantu perusahan-perusahaan tersebut mencapai target

finansial serta target strategi mereka.

Kebutuhan akan methodologi proyek yang baku dan teruji sudah

merupakan suatu urgent needs bagi setiap industri di Indonesia.

Definisi PMO

Definisi dasar dari Program Management Office (PMO) adalah suatu

organisasi yang bertugas untuk membentuk dan mengembangkan

Apa Itu Program Management Office?

1

BAS Consulting Whitepaper

standar-standar, metodologi serta tools yang dapat digunakan untuk

menjalankan setiap program dan proyek dengan baik dan benar

serta sesuai dengan strategi bisnis dari setiap perusahaan.

PMO sendiri pada umumnya berevolusi dari sebuah Project Office,

suatu organisasi yang bertanggung jawab dalam membangun

standar dan metodologi untuk sebuah proyek. Project Office bersifat

taktikal. Artinya, organisasi tersebut langsung menangani proyek

yang berada di bawah pengawasannya. Dengan demikian, Project

Manager yang terkait berada langsung di bawah garis komando

Project Office. Pada tahapan ini, kemungkinan besar Project Office

berada di dalam organisasi IT atau di bawah unit bisnis lainnya di

dalam suatu perusahaan/ organisasi.

Apa Itu Program Management Office?

2

Kemudian, dengan semakin dewasanya wawasan organisasi

tersebut atas standar-standar dan metodologi yang dibangun dan

dikembangkannya, fungsi, tugas dan tanggung jawab organisasi

Project Office tersebut pun melebar menjadi Projects Support Office

(PSO) – membantu menangani multiple projects (multiple business

unit). Berbeda dengan Project Office, kunci tanggung jawab PSO

mencakup:

manajemen sumberdaya manusia yang terlibat di setiap

proyek-proyek yang dibawah pengawasannya

membuat master project portfolio operational plan tahunan

serta kebutuhan pendanaannya.

Tahapan berikutnya adalah Program Management Office (PMO).

Suatu organisasi yang bertanggung jawab atas berbagai Project

Office dan Projects Support Office. Organisasi PMO biasanya

mempunyai direct reporting line ke CEO.

Bilamana PMO sudah berjalan dengan baik, maka fungsinya pun

dapat dikembangkan menjadi Program/ Project Center of

Excellence di mana PMO berfungsi menjadi Think-Tank

perusahaan.

Di unit organisasi mana sebaiknya PMO berada?

Seringkali perusahaan menempatkan PMO di unit organisasi IT

karena IT mungkin salah satu organisasi yang memiliki proyek

paling banyak bila dibandingkan dengan unit organisasi lainnya di

perusahaan tersebut. Selain IT, unit organisasi Finance maupun

Operation juga dapat menjadi tempat cikal bakal berdirinya PMO.

Bilamana hal tersebut terjadi, maka PMO akan sangat terpengaruhi

oleh unit organisasi tersebut sehingga independensinya menjadi

pertanyaan besar. Kemudian, sosialisasi PMO menjadi tidak efektif

karena tidak PMO tidak memiliki exposure ke unit organisasi

lainnya.

PMO sebaiknya berdiri sendiri sebagai suatu unit organisasi

independen yang bertanggung jawab langsung ke Direktur Utama/

Dewan Direksi. Dengan demikian, PMO memiliki posisi yang cukup

strategis di dalam perusahaan dan dapat menjadi ‘perpanjangan

tangan’ dewan direksi dalam memastikan bahwa setiap program

dan proyek yang berjalan / yang akan dilaksanakan sesuai dengan

visi, misi dan strategi perusahaan.

Organisasi Program Management Office yang benar adalah

organisasi yang bersifat permanen, bukan bersifat Project-Based.

Stage IProject Office

Stage IProject Office

Stage IIProjects Support Office

Stage IIProjects Support Office

Stage IIIStandard PMO

Stage IIIStandard PMO

Stage IVAdvanced PMO

Stage IVAdvanced PMO

Stage VProject Center Of

Excellence

Stage VProject Center Of

Excellence

May be combined

• 1 – 2 projects, 1 Project Manager• Standard Project Management Methodology

• Support multiple projects• Multiple Project Managers• 1 PMO Manager

• Support multiple projects• Multiple Project Managers• 1 or More PMO Managers• Established various PM

Methodologies• Involving Directors/ Senior Program

Managers• Executing Portfolio Management

• Dedicated PMO Team• Build Learning &

Knowledge Management

Stage IProject Office

Stage IProject Office

Stage IIProjects Support Office

Stage IIProjects Support Office

Stage IIIStandard PMO

Stage IIIStandard PMO

Stage IVAdvanced PMO

Stage IVAdvanced PMO

Stage VProject Center Of

Excellence

Stage VProject Center Of

Excellence

May be combined

• 1 – 2 projects, 1 Project Manager• Standard Project Management Methodology

• Support multiple projects• Multiple Project Managers• 1 PMO Manager

• Support multiple projects• Multiple Project Managers• 1 or More PMO Managers• Established various PM

Methodologies• Involving Directors/ Senior Program

Managers• Executing Portfolio Management

• Dedicated PMO Team• Build Learning &

Knowledge Management

Dengan

demikian,

adalah penting

bagi organisasi

PMO untuk

senantiasa

memperoleh

dukungan

(sponsorship) dari setiap anggota dewan direksi. Hal ini juga berarti

bahwa pihak manajemen/ direksi harus yakin benar akan

pentingnya PMO bagi kemajuan perusahaan.

Kapan anda butuh PMO?

Bilamana organisasi anda saat ini mengalami hal-hal seperti di

bawah ini, anda sudah perlu untuk membangun organisasi PMO:

Setiap proyek yang dijalankan tidak dapat memberikan

gambaran kontribusi finansial (project portfolio), baik secara

langsung maupun tidak langsung, kepada perusahaan. Apa

itu dalam bentuk Return On Investment, Project Economics,

Project Balanced Scorecard dll.

Proyek-proyek dimulai tanpa adanya kolaborasi antara

eksekutif fungsional (functional executives)

Sumber Daya Manusia yang ada menjalankan pekerjaan

multi-tasking hanya untuk membahagiakan para eksekutif

fungsional

Terlalu banyak waktu yang diluangkan untuk mengevaluasi

anggaran proyek serta biayanya ketimbang evaluasi

penurunan project cycle time

Para manajer proyek dan eksekutif seringkali

memperdebatkan deadline serta SDM proyek

Para manajer proyek seringkali terbentur masalah SDM

proyek karena kurangnya perencanaan SDM yang baik

Konflik antar manajer proyek sering terjadi, khususnya

dalam ‘perebutan’ SDM

Terlalu banyak proyek yang berjalan sehingga seringkali

kekurangan SDM

Bagaimana

Caranya

“Menjual”

Konsep PMO

ke manajemen

anda?

Manajemen/

dewan direksi

dapat diyakini

akan pentingnya

PMO bagi

perusahaan

yang mereka

pimpin selama

si “penjual”

konsep PMO

dapat

melakukan

beberapa hal di

bawah ini:

Cari

Penduk

ung

Utama

(Champi

on):

kredibilit

as

pribadi

dan

hubunga

n baik

dengan

senior

manage

ment

merupak

an hal

yang

penting.

Rencanakan Seperti Sebuah Proyek: jangan anda

berharap bahwa sebuah Project Office atau PMO dapat

terbentuk dalam waktu singkat. Anda harus dapat

meyakinkan manajemen anda dengan membuat project

paln yang jelas dan terperinci yang dapat menggambarkan

setiap target pencapaian implementasi serta tolak ukur

kesuksesannya

Buktikan dengan measurement metrics yang jelas:

measurement metrics merupakan hal yang sangat penting

untuk dapat meyakinkan pihak manajemen perusahaan

anda bahwa sudah waktunya PMO dibentuk. Metrics seperti

Return On Investment (ROI), customer satisfaction, support

costs, rework costs, re-implementation costs dll dapat

menjembatani terbentuknya kesadaran akan pentingnya

diadakan standarisasi manajemen program dan proyek.

Targetkan jangka waktu pencapaian yang pendek:

manfaat PMO secara menyeluruh memang tidak mungkin

dicapai dalam waktu singkat, walaupun demikian, dengan

perencanaan yang baik dan benar, anda dapat memberikan

hasil yang tangible kepada pihak manajemen perusahaan

anda. Contoh: anda dapat membuat kalkulasi ROI per enam

(6) bulan, dengan business case yang jelas, sehingga pihak

manajemen dapat memperoleh gambaran hal-hal apa saja

yang dapat dicapai dan hasilnya dapat dinikmati dalam

waktu 6 bulan tersebut.