Analisis Sistem

A. Identifikasi Masalah Di dalam menganalisis suatu masalah, mengidentifikasi merupakan langkah pertama pada tahapan analisa dari masalah yang menyebabkan sasaran pada suatu sistem yang tidak dapat dicapai. Pada Dinas Perhubungan, Komunikasi dan Informatika, masalah yang dihadapi yaitu pada sistem proses pencarian dan penyimpanan data pegawai yang masih manual sehingga membutuhkan waktu cukup lama, banyaknya dokumen pegawai yang menumpuk sehingga sulit dicari dengan cepat, membutuhkan ruang yang luas dalam penyimpanan dokumen, keterlambatan di dalam proses data pensiun pada pegawai.

B. Analisis Kelemahan Sistem

Berdasarkan permasalahan pada sistem lama tersebut dapat diidentifikasi beberapa faktor, yang tentunya diperlukan suatu solusi yang tepat untuk menyelesaikannya. Untuk mengetahui kelemahan sistem lama, dapat menggunakan analisis PIECES ( Performance, Information, Economy, Control, Efficiency, Service ).

1. Performance ( Kinerja ) Kinerja dapat diukur dari troughput dan response time. Troughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu. Response time adalah rata – rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu respon untuk menanggapi pekerjaan tersebut. Pada sistem berjalan saat ini, permasalahan yang dihadapi ketika melakukan input data pegawai masih dilakukan secara manual dengan melalui media kertas atau formulir isian pegawai. Saat menginputkan data pegawai pada formulir isian pegawai memerlukan waktu sekitar 15-20 menit.

2. Information ( Informasi ) Informasi yang disajikan pada sistem lama ini masih kurang efektif, karena dengan banyaknya pegawai yang ada maka akan banyak pula penumpukan data pegawai yang disimpan dalam media kertas. Penyimpanan dalam media kertas sangat mudah mengalami kerusakan apalagi jika terdapat data pegawai yang hilang maka tentu saja harus mengisi formulir isian pegawai kembali. Hal ini tentu menyebabkan data akan menjadi kurang akurat dan menghambat dalam proses pembuatan laporan pegawai.

3. Economy ( Ekonomi ) Dalam sistem yang berjalan ini diperlukan banyak waktu dan tenaga yang harus dikeluarkan. Pada segi ekonomi yang sangat terlihat salah satunya yaitu pemborosan dalam penggunaan pada media kertas. Karena pada saat kertas tersebut tidak dipakai lagi maka akan di hancurkan dan ini menjadi tidak baik dalam kinerja pada 11 sistem, karena selain pemborosan pada kertas juga akan mengakibatkan pemborosan biaya dalam pembelian kertas.

4. Control ( Pengendalian) Sistem yang berjalan saat ini masih belum maksimal adalam melakukan kontrol, karena saat akan melakukan pemrosesan data terdapat resiko resiko potensi human error, sehingga ketika melakukan laporan dokumentasi kesalahan akan sangat banyak.

5. Efficiency ( Efisiensi ) Dalam sistem yang berjalan saat ini masih kurang efisien, karena saat akan melakukan pencarian pegawai yang akan naik pangkat atapun mencari pegawai yang akan pensiun masih dalam manual, sehingga membutuhkan extra waktu cukup lama dan akan terjadi pemborosan waktu.

6. Service ( Pelayanan ) Pada sistem berjalan saat ini, dalam memberikan informasi data pegawai masih kurang maksimal karena file-file berisi informasi data pegawai tersimpan dalam media kertas yang tersusun di rak, hal ini akan menyebabkan resiko terjadi kerusakan data dan lamanya dalam proses pencarian data pegawai.