analisis sistem informasi akuntansi dengan efektivitas pengendalian internal
DESCRIPTION
Analisis Sistem Informasi Akuntansi dengan Efektivitas Pengendalian InternalTRANSCRIPT
ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DAN EFEKTIVITAS
PENGENDALIAN INTERNAL PENJUALAN PADA PT A. UNTUK
KEUNGGULAN KOMPETITIF INDUSTRI FARMASI DI INDONESIA
(STUDI KASUS)
Oleh
TRESNA NURYANDI
200512074
SKRIPSI
Diajukan Untuk Melangkapi Sebagian Syarat-Syarat
Dalam Mencapai Gelar Sarjana Ekonomi
Program Studi Akuntansi
SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI
INDONESIA BANKING SCHOOL
JAKARTA
2010
TANDA PERSETUJUAN SKRIPSI
ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DAN EFEKTIVITAS
PENGENDALIAN INTERNAL PENJUALAN PADA PT A. UNTUK
KEUNGGULAN KOMPETITIF INDUSTRI FARMASI DI INDONESIA
(STUDI KASUS)
SKRIPSI
Diterima dan Disetujui untuk Diujikan
Jakarta, 22 September 2010
Pembimbing Utama Skripsi Co-Pembimbing
Bani Saad, SE.Ak, MSi Arie Sunardi, SE.Ak.,MSi
LEMBAR PERSETUJUAN PENGUJI KOMPREHENSIF
Nama : Tresna Nuryandi
NPM : 200511027
Judul Skripsi : Analisis Sistem Informasi Akuntansi dan Efektivitas
Pengendalian Internal Penjualan Pada PT. A untuk Keunggulan
Kompetitif Industri Farmasi di Indonesia (Studi Kasus)
Tanggal Ujian : 6 Oktober 2010
Komprehensif
Penguji
Ketua : Antyo Pracoyo, SE, MSi
Anggota I : Bani Saad, SE.Ak.,MSi.
Anggota II : Novy Silvia Dewi, SE, MM.
Menyatakan bahwa mahasiswa dimaksud di atas telah mengikuti ujian komprehensif dan
dinyatakan LULUS UJIAN.
Ketua Penguji
Antyo Pracoyo, SE, MSi
Anggota I Anggota II
Bani Saad, SE.Ak.,MSi. Novy Silvia Dewi, SE, MM.
i
KATA PENGANTAR
Bismillahirrohmanirrohim
Segala puji hanya bagi Allah, Tuhan semesta alam, yang atas rahmat dan karunia-
Nya penulis dapat menyelesaikan skripsi di Jurusan Akuntansi STIE Indonesia Banking
School yang berjudul, ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DAN
EFEKTIVITAS PENGENDALIAN INTERNAL PENJUALAN PADA PT. A
UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF INDUSTRI FARMASI DI INDONESIA
(STUDI KASUS).
Dalam penyelesaian skripsi ini penulis menemui berbagai hambatan baik dari diri
sendiri maupun dari lingkungan luar sehingga memerlukan waktu yang cukup lama.
Alhamdulillah, banyak pihak yang turut membantu mengatasi hambatan tersebut. Oleh
karena itu, dengan segenap kerendahan hati, penulis menyampaikan ucapan terima kasih
yang sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Bani Saad, SE.Ak.,MSi, selaku pembimbing utama dan Bapak Arie Sunardi,
SE.Ak.,MSi, selaku pembimbing pendamping yang telah bersedia membimbing
penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
2. Ibu Dr. Siti Sundari Arie selaku ketua STIE Indonesia Banking School
3. Bapak Nugroho Endopranoto, SE, MBA selaku wakil ketua II bagian keuangan dan
Bapak Antyo Pracoyo, SE, MSi. Selaku wakil ketua I bidang akademik.
4. Ibu Etika Karyani Etika Karyani, SE.,Ak. MSM. selaku ketua jurusan program studi
jurusan akuntansi.
5. Ibu Lediana Sufina, SE.Ak.,MSi. selaku pembimbing akademik yang pertama
6. Ibu Ossy, SE, ST selaku pembimbing akademik yang kedua.
ii
7. Seluruh staf pengajar STIE Indonesia Banking School yang telah berjasa
memberikan ilmu dan bimbinganya selama ini.
8. Kedua orang tua tercinta, Bapak Cece Yoyo Mulyana dan Ibu Tati Nurhayati yang
selalu memberikan dukungan bagi penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
9. Kedua adik tersayang, Yoanita Mulyanti dan Tyara Mulya Putri
10. Paman saya, Bapak Hikmat Hidayat dan sekeluarga yang telah memfasilitasi dan
membantu penulis dalam mengatasi permasalahan dalan penulisan skripsi ini.
11. Bapak Suherman yang telah meluangkan waktu untuk menyediakan data-data yang
dibutuhkan dalam skripsi ini.
12. Rezki Yunita yang selalu mendukung dan memberikan motivasi bagi penulis
13. Seluruh sahabat-sahabat yang telah mendoakan penulis agar Allah memudahkan
penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
14. Semua teman-teman angkatan 2005 yang telah mendukung penulis selama ini.
15. Dan seluruh pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan ini memiliki banyak kekurangan
sehingga diharapkan pembaca dapat memberikan saran dan kritik yang membangun.
Semoga skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi ilmu pengetahuan dalam bidang
akuntansi.
Jakarta, 11 Oktober 2010
Penulis
iii
ABSTRACT
This research analyzes the accounting information system of internal control
effectiveness of sales and sales in supporting competitive advantage. The purpose of this
study is to determine and assess whether the accounting information system and internal
control system sales of PT. A have been effective so it can be a competitive advantage for
companies.
The analytical method used in this study are as follows checking of accounting
information systems and internal controls sales sales application at PT. A, after it was
analyzed whether the sale of accounting information systems and internal controls have
been applied to sales in accordance with prevailing theories. Then, compare the
accounting information system at PT. A with another company's accounting information
systems within the pharmaceutical industry in Indonesia. Data collection techniques in
this study by conducting field research and literature.
Results from this study is that the accounting information system sales of PT. A
has been quite adequate. Internal control systems sales have been fairly effective, but
still many shortcomings that need to be repaired. Financial accounting information
system. A has a competitive advantage in the pharmaceutical industry in Indonesia.
Keywords: Accounting Information System, Internal Control
iv
LEMBAR PERNYATAAN KARYA SENDIRI
Saya yang bertanda tangan dibawah ini:
Nama : Tresna Nuryandi
NIM : 200512074
Jurusan : Akuntansi
Dengan ini menyatakan bahwa hasil penulisan Skripsi yang telah saya buat ini
merupakan hasil karya sendiri dan benar keasliannya. Apabila ternyata kemudian hari
penulisan Skripsi ini merupakan hasil plagiat atau penjiplakan terhadap karya orang lain
maka saya bersedia mempertanggungjawabkan sekaligus menerima sanksi berdasarkan
peaturan tata tertib STIE IBS.
Demikian pernyataan ini saya buat dalam keadaan sadar.
Penulis
( Tresna Nuryandi )
v
DAFTAR ISI
Kata Pengantar ......................................................................................................... i
Abstract .................................................................................................................... iii
Lembar Pernyataan Karya Sendiri............................................................................. iv
Daftar Isi .................................................................................................................. v
Daftar Gambar .......................................................................................................... ix
Daftar Lampiran ....................................................................................................... x
BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang Masalah .......................................................................... 1
1.2 Perumusan Masalah ................................................................................. 4
1.2.1 Identifikasi Masalah ............................................................... 4
1.2.2 Pembatasan Masalah .............................................................. 5
1.2.3 Rumusan Masalah .................................................................. 5
1.3 Tujuan Penelitian .................................................................................... 5
1.4 Manfaat Penelitian................................................................................... 6
1.5 Sistematika Penulisan .............................................................................. 6
BAB II LANDASAN TEORITIS ........................................................................... 8
2.1 Tinjauan Pustaka ..................................................................................... 8
2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ..................................... 8
2.1.2 Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi ................................. 9
2.1.3 Tujuan dan Fungsi Sistem Informasi Akuntansi ........................ 11
2.1.4 Karakteristik Kualitas Sistem Informasi Akuntansi ................... 12
2.1.5 Pengertian Enterprise Resource Planning (ERP) ....................... 13
vi
2.1.6 Manfaat Enterprise Resource Planning (ERP) .......................... 14
2.1.7 Modul-Modul Enterprise Resource Planning (ERP) ................. 14
2.1.8 Business Planning and Control System (BPCS)......................... 15
2.1.9 Pengertian Penjualan ................................................................. 17
2.1.10 Klasifikasi Penjualan............................................................... 18
2.1.11 Organisasi Penjualan ............................................................... 19
2.1.12 Prosedur Penjualan.................................................................. 21
2.1.13 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan .................................... 21
2.1.14 Pengertian Pengendalian Internal ............................................ 21
2.1.15 Komponen Pengendalian Internal ............................................ 22
2.1.16 Tujuan Pengendalian Internal .................................................. 26
2.1.17 Keterbatasan Pengendalian Internal ......................................... 27
2.1.18 Pengendalian Internal Penjualan .............................................. 28
2.1.19 Tujuan Pengendalian Internal Penjualan .................................. 28
2.1.20 Efektivitas Pengendalian Internal Penjualan ............................ 29
2.1.21 Strategi Untuk Keunggulan Dalam Industri ............................. 30
2.2 Penelitian Terdahulu................................................................................ 32
2.2.1 Penelitian I ................................................................................ 32
2.2.2 Penelitian II .............................................................................. 33
2.3 Kerangka Pemikiran ................................................................................ 34
BAB III METODOLOGI PENELITIAN .............................................................. 35
3.1 Pemilihan Objek Penelitian ..................................................................... 35
3.2 Metode Pengumpulan Data ...................................................................... 36
3.2.1 Data yang dihimpun .................................................................. 36
vii
3.2.2 Teknik Pengumpulan Data ....................................................... 36
3.3 Metode Analisis Data .............................................................................. 37
BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN .......................................................... 38
4.1 Gambaran Umum Objek Penelitian ......................................................... 38
4.1.1 Profil Perusahaan ...................................................................... 38
4.1.2 Kebijakan Penjualan Perusahaan ............................................... 39
4.1.3 Fungsi-Fungsi yang Terlibat dalam Aktivitas Penjualan ............ 40
4.2 Pelaksanaan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan PT. A ..................... 41
4.2.1 Sumber Daya Manusia .............................................................. 41
4.2.2 Peralatan ................................................................................... 42
4.2.3 Formulir .................................................................................... 42
4.2.4 Catatan...................................................................................... 43
4.2.5 Laporan .................................................................................... 44
4.2.6 Prosedur .................................................................................... 44
4.3 Pelaksanaan Pengendalian Internal Penjualan PT. A ............................... 48
4.3.1 Lingkungan Pengendalian ......................................................... 48
4.3.2 Penilaian Resiko ....................................................................... 51
4.3.3 Aktivitas Pengendalian ............................................................. 52
4.3.4 Informasi dan Akuntansi ........................................................... 55
4.3.5 Pemantauan .............................................................................. 55
4.4 Efektivitas Pengendalian Internal Penjualan PT. A ................................. 56
4.5 Keunggulan Kompetitif Sistem Informasi Akuntansi Penjualan PT. A .... 57
viii
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ................................................................... 59
5.1 Kesimpulan ............................................................................................. 59
5.2 Saran ....................................................................................................... 61
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
ix
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1. Kerangka Pemikiran
Gambar 4.1. Flowchart Prosedur Penjualan PT. A
Gambar 4.2. Struktur Organisasi PT. A
x
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Prosedur Pengiriman dan Penagihan PT. A
Lampiran 2. Formulir PT. A yang Terkait dengan Penjualan
Lampiran 3. Tampilan Business Planning and Control System (BPCS) yang terkait
dengan penjualan
Lampiran 4. Contoh Job Description yang diterapkan PT.A
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Dewasa ini perkembangan industri dalam negeri mengalami persaingan yang
cukup ketat. Persaingan tersebut menuntut perusahaan industri melakukan berbagai cara
untuk meningkatkan penjualannya sehingga diperoleh laba yang optimal. Penggunaan
teknologi yang maju dapat menjadi solusi bagi perusahaan dalam mempermudah semua
aktivitas sehingga menjadi lebih efektif dan efisien.
Penggunaan teknologi dalam perusahaan untuk membangun sebuah sistem
informasi yang dapat mengelola operasional perusahaan. Sistem informasi terdiri dari
beberapa komponen yang memiliki fungsi berbeda dalam organisasi perusahaan. Untuk
mengatur fungsi akuntansi perusahaan dibutuhkan sistem informasi yang disebut sistem
informasi akuntansi.
Menurut Jogiyanto (2003), sistem informasi akuntansi dapat didefinisikan
sebagai sistem informasi yang merubah data transaksi bisnis menjadi informasi keuangan
yang berguna bagi pemakainya. Sistem informasi akuntansi dirancang oleh perusahaan
guna memproses dan menyimpan data transaksi sehingga dapat menghasilkan informasi
yang tepat waktu, akurat dan dapat dipercaya.
Apabila dalam suatu perusahaan menggunakan sistem informasi akuntansi yang
tidak memadai maka perusahaan tersebut tidak dapat memproses semua transaksi dengan
benar sehingga informasi yang dihasilkan tidak dapat dipercaya. Apabila perusahaan
tidak mampu menghasilkan informasi dengan benar maka mereka akan melakukan
kesalahan dalam pengambilan keputusan manajemen. Di dalam sistem informasi
2
akuntansi terdapat unsur-unsur pengendalian internal yang berfungsi untuk mengawasi
seluruh aktivitas ekonomi yang terjadi pada perusahaan.
Menurut Dasaratha V. Rama dkk. (2006), pengendalian internal adalah suatu
proses, yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, manajemen dan personel lainnya,
yang dirancang untuk memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan pencapaian
sasaran kategori sebagai berikut: efektivitas dan efesiensi operasional; keandalan
pelaporan keuangan; dan kepatuhan terhadap undang-undang dan peraturan yang
berlaku.
Apabila suatu sistem informasi akuntansi memiliki pengendalian internal yang
lemah, maka tidak tertutup kemungkinan akan terjadi penyimpangan dan kecurangan
baik yang disengaja maupun yang tidak disengaja.
Untuk lebih meningkatkan efektivitas pengendalian internal perusahaan,
komponen-komponen sistem informasi dalam perusahaan harus terintegrasi secara
menyeluruh dengan menerapkan sistem Enterprise Resource Planning (ERP). Menurut
Jeliyani, Udurma (2009), sistem ERP merupakan suatu cross-functional atau sistem
informasi yang diperuntukkan bagi perusahaan manufaktur maupun jasa guna
mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis dalam pabrik, logistik, distribusi,
akuntansi, keuangan, dan sumber daya manusia. Keunggulan yang didapat oleh
perusahaan antara lain informasi yang didapat menjadi lebih cepat, peningkatan
pelayanan terhadap konsumen, peningkatan dalam pengelolaan keuangan, dan penurunan
penggunaan tenaga kerja. Sistem ERP disediakan oleh vendor dalam bentuk perangkat
lunak. Contoh produk sistem ERP antara lain SAP, Baan, J.D. Edwards, Oracle dan
PeopleSoft.
Penggunaan sistem ERP juga dapat memberikan dampak positif bagi perusahaan
dalam memenangkan persaingan dengan perusahaan lain. Perangkat lunak sistem ERP
3
harus selaras dengan tujuan bisnis perusahaan. Apabila tidak selaras, maka perangkat
lunak sistem ERP akan disesuaikan dengan tujuan bisnis perusahaan atau perusahaan
harus melakukan rekayasa proses bisnis (business process reengineering) agar sistem
tersebut dapat selaras dengan tujuan bisnis perusahaan.
Dalam industri farmasi Indonesia, perusahaan farmasi asing lebih dahulu
menginvestasikan dana dalam jumlah yang besar untuk menerapkan sistem ERP
dibandingkan dengan perusahaan farmasi lokal. Dalam artikel yang ditulis oleh Laksmi
Nurwandini (2003) dari www.korantempo.com C.V. Chandrashekar, Principal
Consultant SDI-IntelliGroup mengemukakan bahwa total belanja teknologi informasi
bagi perusahaan farmasi lokal ini tergolong rendah dibandingkan perusahaan farmasi
asing yang beroperasi di Indonesia. Perusahaan farmasi asing memiliki keunggulan
dalam penggunaan teknologi informasi sehingga dapat menekan biaya produksi dan
meningkatkan penjualan.
Salah satu perusahaan farmasi asing telah menerapkan teknologi informasi yang
memadai adalah PT. A. Perusahaan tersebut telah menerapkan sistem ERP yaitu dengan
menggunakan sistem BPCS, sebuah sistem informasi yang dikembangkan oleh System
Software Associates (SSA), yang kemudian menjadi SSA Global Technologies (yang
kemudian diakuisisi oleh Infor Global Solutions). BPCS ini digunakan oleh perusahaan
untuk mengelola keuangan, perencanaan, distribusi, manufaktur dan aplikasi lainnya
secara terintegrasi.
A. Mohammad B.S. dalam www.swa.co.id (2007) mengungkapkan bahwa PT.
Kalbe Farma Tbk. sedang melakukan investasi sebesar Rp 30 miliar per tahun hingga
tahun 2012 untuk pengembangan teknologi informasi sehingga dapat mewujudkan
sistem yang terintegrasi. Tujuan yang ingin dicapai perusahaan antara lain: (1) Sistem
integrasi penuh Supply Chain Management (SCM), (2) Penerapan aplikasi Business
4
Intelligence on demand bagi semua pihak baik internal maupun eksternal. (3) Penerapan
seamless Enterprise Resource Planning (ERP) di semua anak perusahaan. (4) Penerapan
sistem Customer Relationship Management (CRM) yang efektif. PT. Soho Industri
Farmasi telah menerapkan ERP yang dapat dengan mudah mengontrol semua produknya,
mulai dari stok barang, kapasitas produksi, sampai memantau masa kadaluwarsa produk.
Dengan sistem ERP ini, perusahaan dapat menyusun sistem informasi strategis sehingga
akan menjadi keunggulan kompetitif dalam industri sejenis.
Berdasarkan uraian di atas, penelitian ini bermaksud untuk mengetahui apakah
sistem informasi akuntansi dapat menunjang tingkat efektivitas pengendalian internal
penjualan untuk berkompetisi dalam persaingan industri sejenis. Maka skripsi ini diberi
judul: “ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DAN EFEKTIVITAS
PENGENDALIAN INTERNAL PENJUALAN PADA PT. A UNTUK
KEUNGGULAN KOMPETITIF INDUSTRI FARMASI DI INDONESIA (STUDI
KASUS)”
1.2. Perumusan Masalah
1.2.1. Identifikasi masalah
PT. A memproduksi obat-obatan untuk dipasarkan kepada konsumen dan
sejumlah produsen farmasi lainnya di Indonesia. Seluruh transaksi yang terkait dengan
penjualan akan diproses dan disimpan dalam sistem informasi akuntansi. Sistem
informasi akuntansi juga dapat membantu dalam pengendalian internal penjualan.
Efektivitas pengendalian internal penjualan dipengaruhi dengan penilaian sistem
informasi akuntansi yang digunakan, penelitian ini akan melakukan penilaian terhadap
sistem informasi akuntansi dan efektifitas pengendalian internal penjualan untuk
keunggulan kompetitif di industri farmasi.
5
1.2.2. Pembatasan Masalah
Penulis membatasi permasalahan dalam peneletian analisis sistem informasi
akuntansi dan efektivitas pengendalian internal penjualan untuk keunggulan kompetitif
di industri farmasi pada PT. A, penelitian ini dibatasi pada:
1. Sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal bagian penjualan PT. A.
2. Teknik pengumpulan data hanya menggunakan wawancara dengan dilengkapi
data pendukung.
1.2.3 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas maka perumusan masalah penelitian dapat
dibahas sebagai berikut:
1. Bagaimana penilaian sistem informasi akuntansi penjualan yang diterapkan PT.
A?
2. Bagaimana penilaian efektivitas pengendalian internal penjualan PT. A pada?
3. Apakah sistem informasi akuntansi penjualan PT. A memiliki keunggulan
kompetitif dalam industri farmasi di Indonesia?
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah
1. Untuk mengetahui dan menilai apakah penerapan sistem informasi akuntansi
penjualan PT. A telah efektif.
2. Untuk mengetahui dan menilai apakah pengendalian internal dalam PT. A
pada telah efektif.
3. Untuk mengetahui apakah sistem informasi akuntansi penjualan PT A
memiliki keunggulan kompetitif dalam industri farmasi di Indonesia.
6
1.4. Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi pihak:
1. Bagi perusahaan: hasil penelitian ini diharapkan dapat dijadikan suatu bahan
masukan pemikiran dalam menilai dan mengevaluasi sistem yang sedang berjalan
dalam rangka penyempurnaan, mempertahankan atau mengembangkan lebih
lanjut praktik-praktik yang dianggap telah memadai.
2. Bagi akademik: diharapkan penelitian ini dapat dimanfaatkan untuk menambah
wawasan dan pengetahuan. Penulis berharap penelitian ini bisa dilanjutkan
kembali untuk mendapatkan hasil yang lebih optimal.
3. Bagi regulator: hasil penelitian ini diharapkan dapat dijadikan suatu bahan
masukan dalam membuat peraturan-peraturan untuk meningkatkan industri
farmasi di Indonesia.
1.5 Sistematika Penulisan
Bab I Pendahuluan
Merupakan penjelasan mengenai gambaran umum tentang latar belakang
masalah, permasalahan yang dihadapi, batasan masalah, tujuan dan manfaat dari
penelitian yang akan dilakukan.
Bab II Landasan pemikiran teoritis
Bab ini berisi teori-teori yang berkaitan dengan penelitian, mengungkapkan
penelitian terdahulu, membentuk kerangka pemikiran sehingga menghasilkan hipotesis
yng menjadi acuan dalam penelitian ini
7
Bab III Metode penelitian
Memaparkan waktu dan tempat penelitian, metode penelitian yang akan
digunakan, teknik pengumpulan data serta pengolahan data yang akan dilakukan dalam
penelitian ini.
Bab IV Analisis dan pembahasan
Memberikan gambaran mengenai profil perusahaan yang akan dijadikan sebagai
objek penelitian, melakukan analisis data yang diolah, hasil penelitian akan
dibandingkan dengan hipotesis dan penelitian-penelitian yang telah dilakukan
sebelumnya
Bab V Kesimpulan dan saran
Memaparkan hasil yang didapat dari penelitian ini dengan membuat sebuah
kesimpulan beserta saran yang menjadi masukan bagi objek penelitian maupun pihak
lain yang membutuhkan.
8
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Tinjauan Pustaka
2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Mengenai pengertian sistem informasi akuntansi menurut Jogiyanto (2003),
dalam bukunya berjudul “Sistem Teknologi Informasi” adalah sistem informasi yang
merubah data transaksi bisnis menjadi informasi keuangan yang berguna bagi
pemakainya. Sistem informasi akuntansi dirancang oleh perusahaan guna memproses
dan menyimpan data transaksi sehingga dapat menghasilkan informasi yang tepat waktu,
akurat dan dapat dipercaya.
Selanjutnya menurut Bodnar dan Hopwood (2000), sistem informasi akuntansi
(SIA) merupakan sebuah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan, didesain
untuk mengubah data financial dan data lainnya menjadi informasi.
Sedangkan definisi sistem informasi akuntansi menurut Chusing dan Romney
(1997) adalah sistem informasi akuntansi memproses data dan transaksi untuk
menyediakan informasi yang dibutuhkan pengguna untuk perencanaan, pengawasan dan
operasioal bisnis. Untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan pembuat keputusan.
Kutipan tersebut diatas dapat dijelaskan bahwa sistem informasi akuntansi
merupakan sebuah sistem informasi yang membutuhkan sumber daya menusia dan
peralatan digunakan perusahaan dalam merubah data transaksi bisnis menjadi informasi
keuangan yang bersifat tepat waktu, akurat dan dapat dipercaya. Informasi yang
dihasilkan akan digunakan oleh manajemen untuk melakukan perencanaan, pengawasan,
pelaksanaan dan pengambilan keputusan.
9
2.1.2 Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi yang dilaksanakan oleh sebuah perusahaan belum
tentu bisa digunakan perusahaan lainnya karena setiap perusahaan akan menyesuaikan
sistem informasi akuntansi dengan keadaan dan kebutuhan perusahaan yang
bersangkutan.
Menurut Bodnar and William (2000), sistem informasi akuntansi (SIA)
merupakan sebuah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan, didesain untuk
mengubah data financial dan data lainnya menjadi informasi.
Kutipan tersebut dapat diartikan bahwa sistem informasi akuntansi adalah
kumpulan sumber daya yang terdiri dari manusia dan peralatan yang diatur untuk
mengubah data menjadi sebuah informasi. Dengan demikian administratif bisa terwujud
dengan baik bila didalamnya terdapat unsur-unsur sistem informasi akuntansi.
Bodnar and William (2000) mengungkapkan bahwa unsur-unsur sistem informasi
akuntansi terdiri dari:
1. Sumber Daya Manusia dan Alat
Sistem informasi akuntansi membutuhkan sumber daya untuk dapat berfungsi.
Sumber daya dapat diklasifikasikan sebagai alat, data, bahan pendukung, sumber
daya manusia dan dana. Sistem informasi akuntansi pada umumnya diberi nama
menurut sumber daya yang digunakan. Suatu sistem informasi akuntansi yang
didominasi oleh sumber daya manusia dinamai sistem informasi akuntansi
manual. Jika suatu sistem informasi akuntansi melibatkan penggunaan komputer
dan perlengkapan-perlengkapannya dinamai sistem informasi akuntansi dengan
komputer (computer based accounting information system). Manusia merupakan
unsur sistem informasi akuntansi yang berperan dalam pengambilan keputusan
dan mengendalikan jalannya sistem. Unsur sistem informasi akuntansi juga
10
berperan dalam mempercepat pengolahan data, meningkatkan ketelitian
kalkulasi/ perhitungan dan kerapihan bentuk informasi.
2. Data (Catatan-catatan dan formulir-formulir)
Barbagai data dimasukkan dan diproses selama tahap masukan. Data dalam ini
dapat disamakan dengan data penjualan. Dan dihasilkan catatan-catatan berupa
jurnal, buku besar dan buku tambahan. Data juga dihasilkan dari formulir-
formulir yang digunakan sebagai bukti tulis dari transaksi, contohnya: faktur
penjualan, faktur pajak dan delivery order. Formulir merupakan unsur pokok
yang digunakan untuk mencatat semua transaksi yang terjadi. Formulir sering
disebut dengan dokumen. Karena dengan formulir peristiwa yang terjadi dalam
organisasi direkam (didokumentasikan) dalam secarik ketas. Dalam catatan,
Jurnal merupakan catatan akuntansi yang pertama digunakan untuk mencatat,
mengklasifikasi dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Buku Besar
terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan
yang sebelumnya telah dimasukkan ke dalam jurnal.
3. Informasi dan laporan
Informasi tersaji selama tahap keluaran. Hasil akhir dari sistem informasi
akuntansi adalah laporan keuangan dan laporan manajemen. Laporan tersebut
antara lain dapat berupa neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan ditahan,
laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, daftar umur piutang,
daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan, dan sebagainya. Jadi
suatu laporan dihasilkan untuk kepentingan para pengguna (user) yang berlainan,
semuanya tergantung dari laporan apa yang dibutuhkan para pengguna tersebut.
Maka diharapkan laporan tersebut dapat memberikan gambaran yang memadai
bagi pihak yang menggunakan terutama di dalam pengembilan keputusan.
11
Berdasarkan uraian unsur-unsur sistem informasi akuntansi diatas, maka dapat
disimpulkan bahwa mencakup unsur-unsur sistem informasi akuntansi adalah sumber
daya manusia, peralatan, formulir, catatan, prosedur dan laporan.
2.1.3 Tujuan dan Fungsi Sistem Informasi Akuntansi
Dalam memenuhi kebutuhan informasi, baik untuk kebutuhan pihak eksternal
maupun pihak internal, sistem informasi akuntansi didesain sedemikian rupa sehingga
memenuhi fungsinya dalam organisasi. Sistem informasi akuntansi juga harus memiliki
tujuan-tujuan yang dapat dijadikan pedoman bagi manajemen dalam melakukan
pengendalian dan perencanaan
Menurut Jogiyanto (2005), sistem informasi akuntansi mempunyai 3 tujuan
utama, antara lain:
1. Untuk mendukung operasi-operasi sehari-hari
Dalam beroperasi setiap hari, perusahaan melakukan sejumlah peristiwa bisnis
yang disebut transaksi. Transaksi ini menunjukkan pertukaran yang bernilai
ekonomis. Transaksi diproses oleh media sistem permrosesan transaksi
(transaction processing system/TPS) yang merupakan subsistem dari sistem
informasi akuntansi. Setiap TPS melakukan tahap-tahap tertentu sesuai desain
sistem. Dengan adanya sistem informasi akuntansi diharapkan dapat melancarkan
operasi yang dijalankan oleh perusahaan.
2. Mendukung pengambilan keputusan manajemen
Keputusan harus dibuat perusahaan untuk merencanakan dan mengendalikan
jalannya perusahaan. Hal ini berkaitan dengan pemrosesan informasi, melalui
transaksi yang diproses. Sistem informasi akuntansi umumnya menyediakan
informasi yang dibutuhkan dalam pembuatan keputusan.
12
3. Untuk memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan pertanggungjawaban
Dengan sistem informasi akuntansi diharapkan mendapatkan informasi yang akan
membantu perusahaan untuk mengelola aktivitas kegiatannya secara efektif dan
efisien.
Menurut Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart (2004), 3 fungsi penting
sistem informasi akuntansi dalam suatu organisasi terdiri dari:
1. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang
dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas-
aktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas tersebut,
agar pihak manajemen, para pegawai, dan pihak-pihak luar yang berkepentingan
dapat meninjau ulang hal-hal yang telah terjadi
2. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk
membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan.
3. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset organisasi,
termasuk data informasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat
dibutuhkan, akurat dan andal.
2.1.4 Karakteristik Kualitas Sistem Informasi Akuntansi
Menurut James A. Hall (2008), karakteristik kualitas sistem informasi akuntansi
terdiri dari:
1. Relevan
Isi sebuah laporan atau dokumen harus melayani suatu tujuan. Informasi relevan
merupakan informasi yang perlu diketahui untuk memberikan pemahaman atau
pengetahuan yang baru. Laporan hanya bersifat sementara, dan selanjutnya tidak
relevan lagi sehingga harus dihentikan pembuatannya.
13
2. Tepat Waktu
Umur informasi merupakan faktor yang kritikan untuk menentukan kegunaannya.
Informasi harus tidak lebih tua dari periode waktu tindakan yang didukungnya.
3. Akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan yang bersifat material. Kesalahan-kesalahan
material ada ketika jumlah informasi tidak akurat yang menyebabkan pemakainya
melakukan keputusan yang buruk.
4. Handal
Tidak boleh ada bagian informasi yang esensial bagi pengambilan keputusan atau
pelaksanaan tugas yang hilang. Informasi yang tidak lengkap bisa menimbulkan
kesulitan bagi manajemen.
5. Rangkuman (Ringkasan)
Informasi harus diagregasi agar sesuai dengan kebutuhan pemakai. Informasi
yang ringkas dan mengikhtisarkan data relevan yang menunjukkan bidang-bidang
penyimpangan terhadap tingkat normal, standar, atau yang direncanakan
merupakan bentuk informasi yang dibutuhkan oleh para pemakai informasi.
2.1.5 Pengertian Enterprise Resource Planning (ERP)
Definisi Enterprise Resource Planning juga dikemukakan oleh Jeliyani, Udurma
(2009), sistem ERP adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahaan
manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegerasikan dan mengotomasikan proses
bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi, maupun distribusi pada
perusahaan yang bersangkutan. Sedangkan menurut Jogiyanto (2005), Enterprise
Resource Planning adalah suatu perangkat lunak paket dengan aplikasi yang
terintegerasi untuk digunakan secara luas di organisasi.
14
Dari kutipan diatas dapat disimpulkan bahwa ERP merupakan sebuah sistem
informasi berupa perangkat lunak yang mempu mengintegerasikan semua aplikasi fungsi
yang digunakan dalam organisasi perusahaan.
2.1.6 Manfaat Enterprise Resource Planning (ERP)
Jogiyanto (2005) menunjukkan adanya tujuh benefit dengan penerapan ERP yang
berhubungan dengan bisnis pada perusahaan, yaitu:
1. Integrasi data yang menyebabkan akses data ke unit bisnis lain, fungsi-fungsi
lain, proses-proses dan organisasi meningkat.
2. Menyediakan cara lain untuk melakukan bisnis yaitu dengan rekayasa proses
bisnis (business process reengineering), menuju ke orientasi proses dan
pengurangan proses biaya produksi.
3. Menyediakan kemampuan global dengan menyediakan globalisasi lewat proses
bisnis yang umum dan kelas dunia.
2.1.7 Modul-Modul Enterprise Resource Planning (ERP)
Pada sistem ERP biasanya terdiri atas sekumpulan modul-modul yang dapat
mendukung berbagai fungsi dan proses pada perusahaan. Modul-modul pada sistem ERP
biasanya dirancang untuk terintegerasi satu sama lain, meskipun pada implementasinya
perusahaan boleh memilih beberapa modul yang akan dipakai sesuai dengan kebutuhan
perusahaan.
Menurut ERP Weaver yang dikutip dari www.erpweaver.com, Berikut ini
merupakan modul-modul yang digunakan dalam penerapan ERP pada sebuah
perusahaan:
15
1. Item Master Management (IMM)
2. Bill Of Material (BOM)
3. Demand Management (DM)
4. Sales and Order Management (SOM)
5. Master Production Scheduling (MPS)
6. Material Requirements Planning (MRP)
7. Capacity Requirement Planning
8. Inventory Mangement (INV)
9. Shop Floor Control (SFC)
10. Purchasing Management (PUR)
11. General Ledger (GL)
12. Account Payable (AP)
13. Account Receivable (AR)
14. Cost Control (CO)
15. Financial Reporting (FIR)
2.1.8 Business Planning and Control System (BPCS)
BPCS merupakan salah satu sistem ERP yang dikembangkan oleh SSA Global
Technologies. BPCS ini digunakan untuk mengendalikan operasi manufaktur. Dalam
menjalankan sistem tersebut BPCS membutuhkan IBM AS 400. Aplikasi yang dimiliki
oleh BPCS antara lain:
1. Aplikasi Finansial
a. Costing CST
b. Accounts Payable ACP
c. Accounts Receivable ACR
16
d. Billing BIL
e. General Ledger GLD
f. Cash Management CSH
g. Multiple Currencies MLT
h. Currency Translation CTR
i. Financial Assistant FIN
j. Fixed Assets FXA
k. Payroll PAY
l. Business Modeling
2. Aplikasi Perencanaan
a. Forecasting FOR
b. Master Scheduling MPS
c. Material Requirements Planning MRP
d. Capacity Planning CAP
e. Distribution Resource Planning (inter facility) DRP
f. Planner's Assistant PLN
g. Simulations
h. Aplikasi Pendistribusian
i. Inventory INV
j. Purchasing PUR
k. Customer Order Processing ORD
l. Billing BIL
m. Sales Analysis SAL
n. Promotions and Deals PRO
o. Performance Measurement PRF
17
3. Aplikasi Manufaktur
a. Manufacturing Data Management BOM
b. Inventory INV
c. Shop Floor Control SFC
d. Master Scheduling MPS
e. Material Requirements Planning MRP
f. Capacity planning CAP
g. Laboratory Management LMS
h. Just In Time JIT
i. Quality Control QMS
j. Repetitive Manufacturing
k. CIMPath (barcoding and data collection) CIM
l. Advanced Process (chemical) Industries API
m. Performance Measurement (factory production) PRF
2.1.9 Pengertian Penjualan
Pengertian penjualan yang dikemukakan oleh John Dowes dan kawan-kawan
(2000), penjualan adalah pendapatan yang diterima ditukarkan dengan barang atau jasa
yang dicatat untuk suatu periode akuntansi tertentu, baik atas dasar kas (sebagaimana
diterima) atau atas dasar aktual (sebagaimana diperoleh). Sedangkan definisi penjualan
menurut Komarudin (2000), penjualan adalah suatu persetujuan yang menetapkan bahwa
penjualan memindahkan milik kepada pembeli untuk sejumlah uang yang disebut harga.
Berdasarkan kutipan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa penjualan merupakan
sebuah pertukaran barang atau jasa antara pembeli dan penjual yang dibayar secara tunai
ataupun kredit. Penjualan merupakan sumber penghasilan bagi perusahaan karena dari
18
penjualan tunai akan didapat penerimaan kas dan dari penjualan kredit, perusahaan akan
memiliki piutang yang dapat diubah menjadi penerimaan kas pada saat jatuh tempo.
Penjualan juga dapat menghasilkan laba yang digunakan untuk mengembangkan bisnis
dan menjaga kelangsungan hidup perusahaan.
2.1.10 Klasifikasi Penjualan
Menurut Yunita, Rima (2008), transaksi penjualan dapat diklasifikasikan sebagai
berikut:
1. Penjualan Tunai
Penjualan yang dilaksanakan dengan cara barang yang akan diberikan kepada
pembeli jika pembayaran sesuai dengan harga barang tersebut.
2. Penjualan Kredit
Penjualan secara kredit akan menimbulkan tagihan atau penerimaan hasil
penjualan dalam jangka waktu yang telah disepakati antara pihak penjual dan
pihak pembeli.
3. Penjualan Tender
Penjualan yang dilaksanakan melalui prosedur tender untuk memenuhi
permintaan pembelian yang membuka tender tersebut.
4. Penjualan Ekspor
Transaksi penjualan dengan pembeli dari luar negeri yang mengimpor barang
tersebut.
5. Penjualan secara Konsinyasi
Menjual barang titipan kepada pembeli yang juga sebagai penjual, apabila barang
tersebut tidak laku maka akan dikembalikan lagi kepada penjual.
19
2.1.11 Organisasi Penjualan
Organisasi penjualan merupakan aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh bagian
yang terlibat dalam penjualan di perusahaan. Tjendra J. Widyastuti (2005)
mengungkapkan bahwa, organisasi penjualan sangat dipengaruhi oleh luas sempitnya
aktivitas penjualan, tujuan perusahaan, jenis perusahaan, letak perusahaan (pusat atau
cabang). Adanya organisasi penjualan ini dimaksudkan agar kegiatan penjualan dapat
memisahkan fungsi-fungsi pengawasan, penyimpanan, pencatatan dan otorisasi. Selain
itu pemisahaan fungsi ini diharapkan dapat mencegah kecurangan yang dapat
menimbulkan kerugian bagi perusahaan.
Dibawah ini diuraikan fungsi-fungsi yang terkait dengan penjualan yang
dikemukakan oleh Mulyadi (2001), adalah:
1. Fungsi Penjualan
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai; fungsi ini bertanggung
jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi formulir penjualan tunai, dan
menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran
harga barang ke fungsi kas. Dalam struktur organisasi, fungsi ini dipegang oleh
bagian order penjualan.
2. Fungsi Kredit
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab dalam pemberian
kredit bagi pelanggan. Dalam struktur organisasi, fungsi ini di pegang oleh
bagian kredit.
3. Fungsi Kas
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung
jawab sebagai penerima kas dari pembeli. Dalam struktur organisasi, fungsi ini
dipegang oleh bagian kas.
20
4. Fungsi Gudang
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung
jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan
barang tersebut ke fungsi pengiriman. Dalam struktur organisasi, fungsi ini
dipegang oleh bagian gudang
5. Fungsi Pengiriman
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung
jawab untuk menyerahkan barang yang telah dibayar oleh pembeli. Dalam
struktur organisasi, fungsi ini dipegang oleh bagian pengiriman.
6. Fungsi Penagihan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat surat tagih secara periodik. Fungsi
ini biasa dipegang oleh bagian penagihan
7. Fungsi Akuntansi
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung
jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas serta pembuatan
laporan keuangan. Dalam struktur organisasi, fungsi ini dipegang oleh bagian
akuntansi
2.1.12 Prosedur Penjualan
Suatu transaksi penjualan pada suatu perusahaan harus dilakukan secara
berurutan, yang dimulai dari proses pesanan penjualan, penerimaan kas, penyerahan
barang, pencatatan hingga pemindahan kepemilikan barang kepada pembeli. Hal tersebut
dilakukan untuk memudahkan fungsi yang terkait dalam melakukan aktivitas penjualan.
21
Prosedur penjualan merupakan urutan-urutan yang harus dilakukan fungsi-fungsi
yang terkait dalam proses transaksi penjualan, dan cara pembayarannya dengan
menggunakan pembayaran tunai.
2.1.13 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
Akuntansi penjualan perlu diselenggarakan dalam suatu sistem informasi
akuntansi yang baik. Aktivitas penjualan merupakan sumber pendapatan utama yang
dimiliki perusahaan. Apabila aktivitas penjualan tersebut tidak dapat dikelola dengan
baik, maka akan menimbulkan kerugian bagi perusahaan.
Perusahaan membutuhkan sistem informasi akuntansi yang dapat menangani
transaksi penjualan baik dalam pelaksanaan penjualan hingga pencatatan semua transaksi
penjualan yang dilakukan oleh perusahaan.
2.1.14 Pengertian Pengendalian Internal
Pengendalian internal menurut Arens, Alvin A., Randal J. Elder and Mark S.
Beasley (2008) adalah sistem yang terdiri dari banyak kebijakan dan prosedur yang
spesifik dirancang untuk memberikan manajemen keyakinan memadai bahwa tujuan dan
sasaran akan membuat entitas menemukan berbagai prosedur yang biasa disebut kontrol
dan membentuk secara kolektif internal kontrol entitas.
2.1.15 Komponen Pengendalian Internal
Menurut James A. Hall (2008), pengendalian internal terdiri dari 5 (lima)
komponen, yaitu:
1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment)
2. Penetapan Risiko (Risk Assesment)
22
3. Aktivitas Pengendalian (Control Activities)
4. Sistem Informasi dan Komunikasi Akuntansi (Information and Communication
System)
5. Pemantauan (Monitoring)
Penjelasan dari komponen pengendalian internal diatas, yaitu:
1. Lingkungan Pengendalian
Terdiri dari tindakan, kebijakan dan prosedur yang mencerminkan sikap
menyeluruh manajemen puncak, direktur dan pemilik usaha terhadap
pengendalian yang dipengaruhi oleh faktor-faktor sebagai berikut:
a. Nilai etika dan integritas (integrity and ethical value)
Nilai etika dan integritas adalah produk dari standar etika dan bagaimana
standar tersebut dikomunikasikan dan dijalankan dalam praktik ini. Hal
tersebut meliputi tindakan manajemen untuk menghilangkan atau mengurangi
insentif pegawai yang bertindak tidak jujur, melanggar hukum, termasuk juga
komunikasi standar nilai dari perilaku perusahaan kepada pegawai melalui
pernyataan kebijakan dan aturan pelaksanaan.
b. Komitmen terhadap kompetensi (commitment to competence)
Komitmen terhadap kompetensi termasuk pertimbangan manajemen akan
kecakapan seseorang dalam menyelesaikan tugas-tugas tertentu dan
bagaimana tingkat kecakapannya diterjemahkan dalam keahlian dan
pengetahuan yang dibutuhkan.
c. Partisipasi dewan komisaris atau komite audit (board of director or audit
committee participation)
Suatu pengendalian dipengaruhi oleh dewan komisaris dan oleh komite audit.
Dewan komisaris merupakan penghubung antara pemegang saham yang
23
merupakan pemilik saham dan manajemen yang mengoperasikan perusahaan.
Sedangkan komite audit terdiri dari anggota dewan komisaris dan para ahli
yang memahami masalah pengendalian internal. Pemegang saham
mempercayakan pengendalian atas manajemen melalui dewan komisaris dan
komite audit. Komite audit yang independent dibebani tanggung jawab untuk
mengawasi proses pelaporan keuangan, yang mencakup pengendalian internal
dan ketaatan terhadap peraturan dan hukum yang telah ditetapkan agar
menjadi lebih efektif
d. Filosofi manajemen dan gaya operasi (management’s philosophy and
operating style)
Pengendalian yang efektif dalam suatu organisasi dimulai dan diakhiri dengan
filosofi manajeman. Jika manajemen percaya bahwa pengendalian ini
penting, maka mereka akan melihat apakah kebijakan dan prosedur
pengendalian yang efektif telah ditetapkan. Perilaku mengenai pengendalian
ini akan dikomunikasikan kepada para bawahan melalui gaya operasional
manajemen.
e. Struktur organisasi (organizational structure)
Struktur organisasi diidentifikasikan sebagai otoritas dan
pertanggungjawaban terhadap perusahaan serta menunjukan pola komunikasi
di dalam organisasi.
f. Pelimpahan wewenang dan tanggung jawab (assignment of authority and
responsibility)
Pelimpahan wewenang dan tanggung jawab dimasukkan agar mempermudah
proses operasi, proses pelaporan, dan memperjelas tingkat kepemimpinan
dalam perusahaan.
24
g. Kebijakan dan pelatihan sumber daya manusia (human resources policies and
pratices)
Kebijakan dan pelatihan sumber daya manusia berhubungan dengan proses
penerimaan, penempatan, pelatihan, evaluasi, konseling, promosi,
penggantian dan tindakan perbaikan.
2. Penilaian Risiko
Penilaian risiko merupakan indentifikasi dan analisis oleh manajemen terhadap
risiko-risiko yang berhubungan dengan penyajian laporan keuangan yang sesuai
dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia. Terdapat beberapa
risiko yang harus dipertimbangkan karena dapat mempengaruhi kemampuan
entitas usaha untuk mencatat, memproses, mengikhtisar dan pelaporan keuangan
data keuangan secara tepat, antara lain:
a. Perubahan dalam lingkungan operasi perusahaan (changes in operating
environment)
b. Karyawan baru (new personel)
c. Sistem Informasi (information system)
d. Pertumbuhan yang pesat (rapid growth)
e. Kebijakan akuntansi (accounting pronouncements)
3. Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian terdiri dari bermacam-macam kebijakan dan prosedur
yang membantu meyakinkan manajemen bahwa tindakan-tindakan yang penting
telah diambil untuk mengurangi risiko dalam mencapai tujuan perusahaan.
Kebijakan dan prosedur ini terdiri dari:
a. Pemisahan tugas yang cukup antara lain, pemisahan pemegang aktiva dari
akuntansi, pemisahan otorisasi transaksi dari pemegang aktiva yang
25
bersangkutan.dan pemisahan tanggung jawab operasional dari tanggung
jawab pembukuan.
b. Otorisasi yang pantas atas transaksi dan aktivitas
Setiap transaksi dan aktivitas harus diotorisasi dengan benar. Bila setiap
pegawai dapat menggunakan aktiva tanpa otorisasi oleh pihak yang
berwenang, maka akan terjadi kekacauan dalam perusahaan. Kebijakan
otorisasi dibuat oleh manajemen puncak.
c. Dokumen dan sumber yang memadai
Dokumen dan catatan berfungsi sebagai penghantar informasi ke seluruh
bagian organisasi perusahaan. Dokumen dan catatan harus memadai untuk
memberikan keyakinan yang layak bahwa seluruh aktiva dikendalikan dengan
benar dan seluruh transaksi telah dicatat.
d. Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan
Dilakukan perlindungan terhadap aktiva dan catatan dengan tindakan
pencegahan secara fisik.
e. Pengecekan independen atas pelaksanaan
Kebutuhan pengecekan independen meningkat karena pengendalian internal
cenderung berubah setiap saat pengecekan ini harus dilakukan oleh orang
yang terjamin keindependenannya dan bertanggung jawab dalam menyiapkan
data.
4 Sistem Informasi dan Komunikasi
Sistem informasi dan komunikasi terdiri atas metode-metode dan catatan-catatan
yang diadakan untuk mencatat, memroses, meringkas dan melaporkan transaksi-
transaksi perusahaan. Sistem informasi dan komunikasi harus memenuhi tujuan-
tujuan berikut, yaitu:
26
a. Mengidentifikasikan dan mencatat semua transaksi yang sah.
b. Menggambarkan secara periodik transaksi yang terperinci dalam klasifikasi
yang layak dalam laporan keuangan.
c. Mengukur nilainya secara tepat.
d. Melakukan pencatatan pada periode yang tepat.
e. Melakukan penyajian dan pengungkapan secara memadai.
f. Mengkomunikasikan tanggung jawab kepada karyawan.
5 Pemantauan
Salah satu tanggung jawab manajemen adalah menetapkan dan memelihara
pengendalian internal. Manajemen memantau pengendalian berdasarkan
pemikiran apakah pengendalian telah beroperasi secara memadai atau belum
sehingga manajemen harus menyesuaikan pengendalian internal dengan
perubahan yang terjadi dalam perusahaan.
2.1.16 Tujuan Pengendalian Internal
Tujuan pengendalian internal menurut Arens, Alvin A., Randal J. Elder dan Mark
S. Beasley (2008) adalah sebagai berikut:
1. Operasional yang efektif dan efisien
Pengendalian dalam organisasi dibutuhkan untuk mendorong efisiensi dan
efektivitas pemakaian sumber daya yang dimiliki perusahaan, termasuk para
personilnya untuk mengoptimalkan tujuan perusahaan. Manajemen harus
memiliki informasi yang akurat dalam menjalankan usahanya berbagai informasi
digunakan untuk pengambilan keputusan bisnis. Bagian penting lainnya dari
efektivitas dan efisiensi adalah pengamanan terhadap aset perusahaan. Aset fisik
27
perusahaan dapat dicuri, disalahgunakan atau dirusak bila tidak dilindungi oleh
pengendalian yang memadai.
2. Laporan keuangan yang bersifat reliabel
Manajemen bertanggung jawab atas penyajian laporan keuangan kepada kreditur
dan pemakai-pemakai lain. Manajemen memiliki tanggung jawab untuk
meyakinkan bahwa informasi telah disajikan dengan layak sesuai dengan prinsip
akuntansi yang berlaku umum.
3. Kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku
Tujuan pengendalian internal adalah memastikan bahwa segala peraturan dan
hukum yang telah ditetapkan manajemen untuk mencapai tujuan perusahaan
ditaati oleh karyawan perusahaan itu.
2.1.17 Keterbatasan Pengendalian Internal
Ikatan Akuntansi Indonesia (1994) mengemukakan keterbatasan yang harus
disadari dalam mempertimbangkan efektivitas pengendalian internal. Keterbatasan
bawaan ini, misalnya dalam penerapan kebijakan dan prosedur pengendalian terdapat
kemungkinan kekeliruan potensial yang timbul dari sebab seperti: instruksi yang salah
mengerti, kesalahan dalam perbandingan, kebingungan dan kelelahan pribadi.
Sedangkan menurut Mulyadi (2001), keterbatasan yang dimiliki pengendalian
internal adalah kesalahan dalam pertimbangan, gangguan, kolusi, pengabaian oleh
manajemen dan biaya lawan manfaat.
Berdasarkan kutipan diatas dapat disimpulkan bahwa pengendalian internal
memiliki keterbatasan-keterbatasan terutama faktor manusia. Perusahaan membutuhkan
pengendalian internal menekan dan mengurangi terjadinya penyimpangan-
penyimpangan dan kecurangan-kecurangan dalam perusahaan.
28
2.1.18 Pengendalian Internal Penjualan
Untuk mendapatkan pendapatan optimal maka penjualan yang dilakukan oleh
perusahaan harus dikendalikan dengan baik sehingga dibutuhkan pengendalian internal
penjualan yang memadai. Pengendalian internal penjualan meliputi rencana organisasi
serta metode dan langkah-langkah terkoordinasi yang digunakan dalam suatu perusahaan
untuk mengamankan penjualan, memeriksa kecermatan, dan dapat dipercayai laporan
keuangan, meningkatkan efektivitas dan efisiensi penjualan, serta mematuhi kebijakan
yang ditetapkan oleh perusahaan.
2.1.19 Tujuan Pengendalian Internal Penjualan
Arens, Alvin A., Randal J. Elder and Mark S. Beasley (2008) mengemukakan dan
meringkas tujuan pengendalian internal untuk transaksi penjualan, antara lain:
1. Penjualan yang dicatat adalah untuk pengiriman, yang dilakukan kepada
pelanggan non-fiktif.
2. Transaksi penjualan diotorisasi sebagaimana mestinya.
3. Seluruh penjualan yang ada telah dicatat.
4. Penjualan yang dicatat adalah jumlah yang dikirim dan ditagih telah dicatat
dengan benar.
5. Transaksi penjualan diklarifikasikan dengan baik.
6. Penjualan dicatat pada tepat waktu.
7. Transkasi penjualan dimasukkan dengan benar dalam buku tambahan dan telah
diikhtisarkan dengan benar.”
Tujuan pengendalian diatas tidak akan terwujud apabila unsur-unsur
pengendalian internal tidak dapat dijalankan dengan baik.
29
2.1.20 Efektivitas Pengendalian Internal Penjualan
Menurut Arens, Alvin A., Randal J. Elder and Mark S. Beasley (2008),
menyatakan tujuh unsur efektivitas pengendalian internal atas suatu transaksi adalah
sebagai berikut:
1. ”Validity
2. Authorization
3. Completeness
4. Valuation
5. Classification
6. Timming
7. Posting and Summarization.”
Ketujuh efektivitas pengendalian internal atas suatu transaksi dapat dijelaskan
sebagai berikut:
1. Validitas
Menyatakan bahwa transaksi yang dicatat adalah sah dan benar terjadi dalam
perusahaan, bukan transaksi yang fiktif.
2. Otorisasi
Menyatakan bahwa transaksi yang terjadi dalam suatu perusahaan telah mendapat
otorisasi dari pihak yang berwenang, sehingga tidak ada lagi transaksi yang
curang dan mengakibatkan pemborosan atau penyelewengan terhadap aktiva
perusahaan.
3. Kelengkapan
Menyatakan bahwa transaksi yang terjadi telah selesai dicatat dengan baik
sehingga dapat mencegah kehilangan transaksi dari pencatatan.
30
4. Penilaian
Menyatakan bahwa setiap transaksi telah dinilai dengan tepat untuk menghindari
kesalahan dalam perhitungan dan pencatatan setiap transaksi dalam berbagai
proses pencatatan.
5. Klasifikasi
Menyatakan bahwa transaksi yang terjadi telah diklarifikasikan pada perkiraan
yang tepat.
6. Tepat Waktu
Menyatakan bahwa transaksi dicatat pada waktu yang tepat, sehingga laporan
keuangan yang dibuat benar-benar bermanfaat.
7. Posting dan Pengikhtisaran
Menyatakan bahwa suatu transaksi yang terjadi dalam perusahaan telah
dimasukkan dengan tepat waktu ke dalam catatan tambahan dan diikhtisarkan
dengan benar.
2.1.21 Strategi Untuk Keunggulan Dalam Industri
Tujuh strategi umum yang biasanya perusahaan menerapkan untuk menghadapi
pesaing-pesaingnya menurut Jogiyanto (2005) adalah:
1. Cost leadership strategy,
2. Differentiation strategy,
3. Focus strategy,
4. Innovation strategy,.
5. Alliance strategy,
6. Growth strategy,
7. Quality strategy.
31
Penjelasan mengenai strategi-strategi diatas adalah sebagai berikut:
1. Cost leadership strategy
Suatu sistem informasi dikatakan mendukung strategi ini jika dapat mencapai
posisi sebagai produser dengan biaya terendah didalam industri, yaitu dengan
cara: menurunkan secara drastis biaya proses bisnis dengan melakukan rekayasa
proses bisnis (business process reenginering), menurunkan biaya dari pemasok
dan menurunkan biaya dari konsumen.
2. Differentiation strategy
Suatu sistem informasi dikatakan mendukung strategi ini jika dapat menyediakan
produk atau jasa yang berbeda atau unik dengan nilai yang lebih besar kepada
pelanggan dibandingkan dengan pesaing-pesaingnya, yaitu dengan cara
menggunakan teknologi informasi untuk membuat produk atau jasa yang berbeda
dan menggunakan teknologi informasi untuk mengurangi keuntungan diferensi
dari pesaing
3. Focus strategy
Suatu sistem informasi dikatakan mendukung strategi ini jika dapat membantu
perusahaan memfokuskan pada produk atau jasa khusus di dalam organisasi.
4. Innovation strategy
Suatu sistem informasi dikatakan mendukung strategi ini jika dapat menemukan
cara khusus dalam berbisnis yaitu dengan menyediakan produk atau jasa inovasi
terbaru yang belum dilakukan pesaing-pesaingnya.
5. Alliance strategy
Suatu sistem informasi dikatakan mendukung strategi ini jika dapat membuat
hubungan kerja sama yang menguntungkan dengan pemasok, perusahaan lain dan
32
bahkan dengan pesaing-pesaingnya, yaitu dengan cara menggunakan sistem
informasi antar organisasi untuk menghubungkan sistem-sistem perusahaan lain.
6. Growth strategy
Suatu sistem informasi dikatakan mendukung strategi ini jika membantu
mengembangkan dan mendiversifikasi pasar.
7. Quality strategy
Suatu sistem informasi dikatakan mendukung strategi ini jika dapat membantu
meningkatkan kualitas dari produk atau jasa.
Sistem teknologi informasi dikatakan strategis jika aplikasi dari satu atau lebih
sistem-sistem teknologi informasi tersebut mendukung dan melaksanakan atau
mengimplementasikan satu atau lebih strategi-strategi kompetisi.
2.2 Penelitian Terdahulu
2.2.1 Penelitian I
Penelitian mengenai ”Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dalam
menunjang Efektivitas Pengendalian Penjualan” yang dilakukan oleh Tjendra J.
Widyastuti (2005). Objek penelitian yang digunakan adalah PT. Tarumatex Bandung.
Tujuan dari penelitian tersebut adalah untuk mengetahui dan menilai efektivitas
penerapan sistem informasi akuntansi penjualan dan pengendalian internal penjualan
yang diterapkan dalam perusahaan serta peranan sistem informasi akuntansi penjualan
dalam menunjang efektivitas pengendalian internal penjualan.
Kesimpulan yang didapat dalam penelitian tersebut adalah pelaksanaan sistem
informasi akuntansi dan pelaksanaan pengendalian internal penjualan serta peranan
sistem informasi dalam menunjang efektivitas pengendalian internal penjualan telah
memadai. Hasil pengujian yang dilakukan terhadap kuesioner menyimpulkan bahwa
33
sistem informasi akuntansi di PT Tarumatex Bandung amat menunjang efektivitas
pengendalian internal sehingga hipotesis ”Peranan Sistem Informasi Akuntansi
Penjualan dalam Menunjang Efektivitas Pengendalian Internal Penjualan” dapat
diterima.
2.2.2 Penelitian II
Yeti Juhesti (2005) melakukan penelitian tentang ”Fungsi Sistem Informasi
Akuntansi atas Pengendalian Pendapatan”. Objek Penelitian yang digunakan adalah
Rumah Sakit Mata di Cicendo. Tujuan dari penelitian tersebut adalah untuk mengetahui
sistem informasi akuntansi yang diterapkan oleh rumah sakit dan untuk mengetahui
sistem informasi akuntansi yang diterapkan berfungsi atas pengendalian internal
pendapatan.
Kesimpulan yang didapat dalam penelitian tersebut adalah sistem informasi
akuntansi di Rumah Sakit Mata Cicendo telah memadai dan berfungsi atas pengendalian
internal pendapatan.
34
2.3 Kerangka Pemikiran
Gambar 2.1. Kerangka Pemikiran
Terpenuhinya
komponen sistem
informasi akuntansi
penjualan PT. A
Terpenuhinya unsur-
unsur pengendalian
internal penjualan
PT. A
Analisis sistem informasi
akuntansi penjualan dan
efektivitas pengendalian
internal penjualan PT. A
Sistem informasi
akuntansi PT. A memiliki
keunggulan kompetitif
dalam industri farmasi di
Indonesia
35
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Pemilihan Objek Penelitian
Dalam penyusunan ini, penulis akan melakukan penelitian pada PT. A yaitu
sebuah perusahaan multinasional yang bergerak di industri farmasi. Yang menjadi objek
penelitian dalam penyusunan skripsi ini adalah sistem informasi akuntansi penjualan dan
efektivitas pengendalian internal penjualan yang dijalankan perusahaan.
Penelitian ini membutuhkan waktu yang cukup lama yaitu 3 bulan. Selama
penelitian, peneliti harus menyesuaikan waktu yang disediakan oleh pejabat PT. A untuk
menjelaskan mengenai sistem informasi akuntansi dan sistem pengendalian internal
penjualan pada PT. A.
Metode penelitian yang digunakan adalah studi deskriptif. Studi deskriptif
dilakukan untuk mengetahui dan menjadi mampu untuk menjelaskan kesimpulan dari
permasalahan yang diteliti dalam suatu situasi. Melalui penelitian ini, data yang
diperoleh akan dianalisis untuk mengetahui bagaimana perusahaan menjalankan sistem
informasi akuntansi penjualan dan pengendalian internal perusahaan sehingga dapat
diketahui apa benar sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal penjualan telah
dijalankan sesuai dengan peraturan yang diterapkan perusahaan dan dapat menjadi
keunggulan perusahaan dalam menghadapi persaingan industri.
Sifat penelitian yang digunakan adalah studi kasus. Menurut Sekaran (2006),
studi kasus meliputi analisis kontekstual dan mendalam terhadap hal yang berkaitan
dengan situasi serupa dalam organisasi lain. Studi kasus yang bersifat kualitatif adalah
36
berguna dalam menerapkan solusi pada masalah terkini berdasarkan pengalaman
pemecahan masalah di masa lalu.
3.2 Metode Pengumpulan Data
3.2.1 Data yang dihimpun
Data yang dikumpulkan berupa data primer dan data sekunder. Data primer
merupakan data yang berasal dari sumber pertama melalui obeservasi, wawancara atau
kuesioner, sedangkan data sekunder merupakan data yang berasal dari sumber tertentu.
Data primer yang digunakan berasal dari hasil wawancara karyawan PT. A. Data
sekunder yang digunakan diperoleh dari dokumentasi penunjang yang dimiliki PT. A
3.2.2 Teknik Pengumpulan Data
Dalam memperoleh data yang diperlukan dalam penelitian ini, peneliti
menggunakan teknik penelitian lapangan (Field Research) dan penelitian kepustakaan
(Library Research). Penelitian lapangan bertujuan untuk mendapatkan data primer dari
objek penelitian. Teknik yang digunakan penulis dalam penelitian lapangan adalah
wawancara, yaitu cara memperoleh data dengan melakukan wawancara yang bersifat
terbuka kepada pejabat atau karyawan perusahaan untuk mendapatkan penjelasan
mengenai masalah yang diteliti. Dalam penelitian ini, penulis melakukan wawancara
terhadap karyawan yang menjabat sebagai chief accountant pada PT. A. Penelitian
kepustakaan dilakukan dengan mengumpulkan data-data yang dibutuhkan dalam
penelitian ini antara lain prosedur penjualan, formulir-formulir, struktur organisasi dan
mempelajari buku-buku atau literatur-literatur untuk mendapatkan data sekunder yang
berkaitan dengan penelitian ini.
37
3.3 Metode Analisis Data
Berdasarkan metode penelitian, peneliti melakukan analisis data dengan cara
sebagai berikut:
a. Memeriksa sistem informasi akuntansi penjualan pada PT. A.
b. Menganalisis sistem informasi akuntansi penjualan PT. A apakah dalam
penerapannya telah sesuai dengan teori-teori yang berlaku.
c. Memeriksa sistem pengendalian internal penjualan pada PT. A.
d. Menganalisis sistem pengendalian internal penjualan PT. A apakah dalam
penerapannya telah sesuai dengan teori-teori yang berlaku.
e. Membandingkan sistem informasi akuntansi pada PT. A dengan sistem informasi
akuntansi perusahaan lain yang berada dalam industri farmasi di Indonesia.
38
BAB IV
ANALISIS DAN PEMBAHASAN
4.1 Gambaran Umum Objek Penelitian
4.1.1 Profil Perusahaan
PT. A telah memasuki pasar farmasi di Indonesia sejak tahun 1969, saat itu PT. A
belum berdiri sebagai perusahaan melainkan hanya sebuah divisi penjualan perusahaan
farmasi ternama di Jerman. Untuk proses produksinya PT. A menjalin kerja sama dengan
PT Schering Indonesia. Karena perkembangan usaha yang cukup baik, pada tahun 2001
PT. A berdiri sebagai sebuah Perusahaan Terbatas (PT) yang memiliki sebuah pabrik
yang berlokasi di Bogor.
Pabrik ini dibeli dari sebuah perusahaan farmasi Prancis yang telah bergabung
dengan perusahaan Jerman dengan nama Aventis. Dengan proses renovasi selama 2
tahun dan biaya renovasi sebesar 90 milyar rupiah, pabrik ini menjadi pabrik dengan
standard yang sangat baik sesuai dengan CPOB dan standard kualitas dan keamanan
Internasional.
PT. A berkantor pusat di Jakarta, sejak tahun 2006 mengembangkan bisnisnya di
bidang industrial customer business atau yang lebih dikenal dengan sebutan toll
manufacturing. Jadi, selain memproduksi obat-obatan produksi PT. A sendiri, pabrik ini
juga memproduksi obat untuk sejumlah perusahaan farmasi internasional lain di
Indonesia.
Bahkan, ekspor obat produksi perusahaan itu mengalami pertumbuhan sangat
besar. Untuk mendukung bidang industrial customer business, pabrik itu mengalami
renovasi untuk pengembangannya. Proyek pengembangan ini adalah proyek renovasi
kedua untuk fasilitas produksi (pabrik) PT. A.
39
Proyek renovasi pertama yang selesai pertengahan tahun 2003 mencakup
pembangunan fasilitas produksi untuk sediaan sirup, tablet, semi solid dan aerosol,
perbaikan pada sistem pergudangan, laboratorium kontrol kualitas dan kantor
administrasi. Adapun proyek kedua merupakan perluasan pada bagian laboratorium dan
pengemasan, penggantian beberapa mesin produksi dan pengemasan, pengembangan
fasilitas untuk karyawan. Proyek kedua ini telah selesai Januari 2009 lalu.
Saat ini PT. A memiliki pegawai sebanyak 400 orang; 231 pegawai di bagian
penjualan lapangan tersebar di seluruh Indonesia, 100 pegawai di pabrik dan 69 pegawai
di kantor pusat di bagian Marketing, Sales Administration, Finance, MRA & HRD. PT.
A sangat peduli terhadap pengembangan bagi karyawannya. Berbagai training mulai dari
“Job/Technical Skills“ sampai dengan “Life Management/Leadership“ diberikan untuk
seluruh karyawan.
4.1.2 Kebijakan Penjualan Perusahaan
Dalam melaksanakan aktivitas penjualannya, PT A menerapkan beberapa
kebijakan yang terkait dengan penjualan antara lain:
1. PT.A. hanya melakukan penjualan kredit dengan menetapkan jatuh tempo
pembayaran.
2. Tenggat waktu pembayaran, berdasarkan perjanjian distribusi dihitung dari
tanggal delivery order sampai dengan tanggal jatuh tempo pembayaran, harus
dicantuman pada faktur penjualan
3. Jika terjadi perubahan harga produk PT. A, maka harus diketahui dan disahkan
oleh pihak-pihak yang berwenang.
40
4.1.3 Fungsi-fungsi yang Terlibat dalam Aktivitas Penjualan
Dalam pelaksanaan sistem informasi akuntansi penjualan, PT. A memerlukan
fungsi-fungsi yang menunjang aktivitas penjualan kredit. Fungsi-fungsi yang terkait
dengan aktivitas penjualan, antara lain:
1. Fungsi Penjualan
Fungsi ini bertanggung jawab menerima pesanan pelanggan, memproses pesanan
pelanggan dengan menggunakan sistem BPCS (Business Planning and Control
System), mengeluarkan delivery order untuk pengiriman barang, serta mencetak
faktur penjualan dan faktur pajak. Bagian ini dipegang oleh bagian marketing and
sales.
2. Fungsi Kredit
Fungsi ini bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan
memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Fungsi ini dipegang
oleh bagian keuangan.
3. Fungsi Kas
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima kas dari pelanggan. Fungsi ini
dipegang oleh bagian keuangan.
4. Fungsi Gudang
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang
yang dipesan oleh pelanggan. Fungsi ini dipegang oleh bagian pergudangan
5. Fungsi Pengiriman
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan berang kepada pelanggan
berdasarkan delivery order yang diberikan oleh fungsi penjualan. Fungsi ini
dipegang oleh bagian pergudangan.
41
6. Fungsi Penagihan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan
berikut dengan faktur pajak kepada pelanggan. Fungsi ini dipegang oleh bagian
administrasi penjualan.
7. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari penjualan
kredit serta membuat laporan penjualan. Fungsi ini dipegang oleh bagian
akuntansi.
4.2 Pelaksanaan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan PT. A
4.2.1 Sumber daya manusia
Pihak-pihak yang terlibat dalam sistem informasi akuntansi penjualan pada PT A.
adalah Kepala Divisi Administrasi dan Keuangan (Head of Division Finance &
Administration), Kepala Depertemen Keuangan dan Akuntansi (Head of Department
Finance & Accounting), Kepala Divisi Pemasaran (Head of Division Marketing), Kepala
Bagian Pengendalian Gudang (Head of Warehouse Control), Supply Chain Management,
Sales Ethical Medicine, Sales Of The Control Medicine dan Head of Depertment Animal
Health, Kepala Divisi Produksi Produk Farmasi (Head of Division Pharmaceutical
Production), Pharmaceutical Production Controller, petugas yang berwenang dari
pihak pelanggan, Account Receivabke Officer.
Dalam melaksanakan perekrutan karyawan, bagian personalia akan membuat
minimum requirement yang dibutuhkan. minimum requirement tersebut mencakup latar
belakang pendidikan, pengalaman pekerjaan dan keahlian yang dimiliki. Kemudian
mereka melakukan seleksi dengan melakukan test dan wawancara untuk menilai
kompetensi calon karyawan sehingga mereka dapat menjalankan tugasnya dengan baik.
42
Pihak-pihak yang terlibat dalam sistem informasi akuntansi penjualan PT. A adalah
Pihak konsumen, Bagian sales marketing, Bagian Gudang dan Distribusi, Bagian
Keuangan dan Bagian Akuntansi.
4.2.2 Peralatan
Peralatan yang digunakan dalam pelaksanaan sistem informasi akuntansi
penjualan berupa komputer, sistem otomatisasi dengan menggunakan sistem BPCS serta
alat-alat penunjang dalam aktivitas penjualan. Komputer digunakan dalam aktivitas
penjualan dengan menjalankan sistem BPCS. Modul sales and order management pada
sistem BPCS merupakan salah satu modul yang digunakan PT. A untuk menjalankan
aktivitas penjualan. Alat penunjang yang digunakan PT. A diantaranya adalah alat tulis,
telepon, faksimili, printer dan kalkulator.
4.2.3 Formulir
Formulir yang digunakan dalam penjualan antara lain Purchase Order yang
berisikan jenis produk, jumlah produk, tanggal kadaluarsa produk yang dipesan oleh
pelanggan maupun ICB. Delivery Order yang berisikan surat perintah kepada bagian
distribution warehouse untuk mengirimkan barang kepada pelanggan. Delivery order
dibuat dalam 4 rangkap yaitu: Lembaran pertama diberikan kepada pelanggan, Lembaran
kedua untuk bagian akuntansi, Lembaran ketiga untuk administrasi penjualan dan
Lembaran keempat diarsipkan
Faktur Penjualan yang berisikan jumlah barang dan total tagihan yang harus
dibayarkan oleh pelanggan. Faktur penjualan dibuat oleh bagian administrasi penjualan
setelah menerima delivery order dari bagian pergudangan dan distribusi. Dalam transaksi
penjualan faktur penjualan dibuat dalam 3 rangkap, yaitu: Lembaran pertama dikirim
43
kepada pelanggan, Lembaran kedua untuk bagian akuntansi dan Lembaran ketiga untuk
diarsipkan
Faktur Pajak yang digunakan sebagai bukti pembayaran pajak terhadap barang
yang dibeli oleh pelanggan. Faktur pajak diproses dan dicetak bersama faktur penjualan
oleh bagian administrasi penjualan dalam 3 rangkap, yaitu: Lembaran pertama dikirim
kepada pelanggan, Lembaran kedua dan ketiga untuk bagian akuntansi.
Formulir yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penjualan PT. A telah
sesuai dengan prinsip-prinsip rancangan formulir dengan memuat tanggal penerbitan,
nomor order, jumlah barang, harga barang, kode barang, nama barang dan identitas
pelanggan. Prinsip-prinsip tersebut telah diterapkan pada purchase order, delivery order,
faktur penjualan dan faktur pajak. Formulir-formulir ini digunakan untuk mencatat
semua aktivitas transaksi penjualan.
4.2.4 Catatan
Semua aktivitas penjualan kredit yang dilakukan oleh PT. A dicatat dengan
menggunakan sistem BPCS oleh bagian administrasi penjualan dalam bentuk jurnal
akuntansi. Jurnal akuntansi yang digunakan adalah jurnal penjualan yang mencatat
semua transaksi penjualan kredit
Untuk mencatat transaksi penjualan kredit, bagian akuntansi PT. A akan
menjurnal transaksi kredit tersebut. Dalam aktivitas pendistribusian barang dari gudang,
bagian warehouse controller menggunakan sistem BPCS untuk mencatat persediaan
barang yang berada di gudang serta perpindahan barang dari gudang yang fungsinya
seperti kartu gudang.
Catatan yang dilakukan PT. A dalam bentuk jurnal akuntansi untuk aktivitas
penjualan kredit telah sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku. Dengan
44
menggunakan sistem BPCS, ketika bagian administrasi penjualan telah selesai
memproses faktur penjualan secara otomatis jurnal akuntansi penjualan kredit akan
tercatat pada bagian akuntansi.
4.2.5 Laporan
Laporan yang dihasilkan dari sistem informasi akuntansi penjualan pada PT. A
antara lain: laporan penjualan yang dibuat oleh bagian penjualan yang berisikan semua
transaksi penjualan yang terjadi pada PT. A dalam satu periode, laporan persediaan
barang yang berisikan mengenai persediaan barang serta mutasi perpindahan barang PT.
A yang berupa obat-obatan dalam gudang, laporan piutang yang terdiri dari aging
schedule dan daftar piutang penjualan yang dimiliki PT. A. Aging sechedule adalah
laporan yang terdapat dalam BPCS yang berisikan saldo piutang pelanggan berdasarkan
umur piutang.
Laporan yang dihasilkan merupakan hasil proses data-data yang terkumpul dan
bersumber dari dokumen-dokumen seperti faktur penjualan yang dicatat ketika terjadi
aktivitas penjualan. Laporan tersebut mengandung informasi yang mengenai seluruh
aktivitas penjualan.
4.2.6 Prosedur
Prosedur yang digunakan PT. A dalam melaksanakan transaksi penjualan, antara
lain Prosedur penerimaan pemesanan penjualan dimulai dari komunikasi yang dilakukan
antara pihak pelanggan dengan bagian marketing dan sales. Pihak pelanggan akan
memberikan purchase order untuk memesan produk yang diinginkan kepada bagian
marketing dan sales. Kemudian bagian marketing dan sales akan memproses purhase
order dengan menggunakan sistem BPCS. Pemrosesan purchase order dengan sistem
45
BPCS berguna untuk mengoptimalkan kapasitas dan perencanaan bagian gudang. Dalam
pengesahan penjualan kredit kepada pelanggan, PT. A akan mempertimbangkan riwayat
pelunasan piutang dan jumlah penjualan kredit yang diajukan oleh pelanggan. Apabila
telah disetujui, maka purchase order tersebut akan dikirim melalui sistem BPCS ke
bagian gudang dan distribusi. Karyawan yang bertanggung jawab di bagian gudang dan
distribusi mengalokasikan produk-produk yang sesuai dengan purchase order untuk
dikirim kepada pelanggan. Karyawan tersebut akan mengkonfirmasikan produk-produk
yang akan dikirim kepada pelanggan dan memprosesnya dengan menggunakan sistem
BPCS. Setelah diproses akan tercetak delivery order sebanyak 4 (empat) rangkap yang
akan dibawa dalam pengiriman barang kepada pelanggan.
Prosedur pengiriman barang dimulai dari Bagian gudang dan distribusi yang akan
mengirimkan barang kepada pelanggan dengan membawa 4 (empat) rangkap delivery
order. Pihak pelanggan akan memeriksa jumlah dan kondisi produk yang dipesan apakah
sesuai dengan purchase order yang diminta. Apabila pihak pelanggan setuju, maka pihak
pelanggan akan menandatangani delivery order dengan 4 (empat) rangkap dan diberikan
satu lembar copy delivery order sebagai bukti pengiriman barang dan disimpan dalam
arsip. Apabila pihak pelanggan tidak setuju, maka akan dibuat surat pernyataan yang
ditandatangani karyawan dari kedua pihak, dari PT. A dan Pihak pelanggan. Bagian
Gudang membawa kembali 3 (tiga) rangkap delivery order yang telah ditandatangani
pelanggan. Dalam waktu paling lambat 3 hari kerja setelah delivery order
ditandatangani, 3 (tiga) rangkap delivery order akan didistribusikan sebagai berikut:
Lembar pertama untuk bagian akuntansi, Lembar kedua untuk bagian administrasi
penjualan service dan Lembar ketiga untuk arsip di bagian gudang
Prosedur penagihan dimulai dari Bagian administrasi penjualan menerima
delivery order yang telah ditandatangani pelanggan. Berdasarkan delivery order tersebut,
46
bagian administrasi penjualan akan menggunakan billing module dari sistem BPCS untuk
memproses dan mencetak faktur penjualan dan faktur pajak sebanyak 3 (tiga) rangkap.
Sebelum faktur penjualan dan faktur pajak dikirim ke pelanggan harus dicek terhadap
delivery order dan ditandatangani oleh Kepala Bagian Akuntansi dan Keuangan atau
karyawan yang bertanggung jawab di bagian akuntansi dan keuangan. 3(tiga) rangkap
faktur penjualan dan faktur pajak akan didistribusikan paling lambat 3 hari kerja setelah
tanggal faktur penjualan dan faktur pajak, antara lain: satu lembar faktur penjualan dan
faktur pajak yang asli disertai delivery order dikirimkan ke pelanggan, satu lembar copy
faktur penjualan, faktur pajak dan delivery order untuk bagian accounting, satu lembar
faktur penjualan dan delivery order disimpan bagian administrasi penjualan sebagai
arsip. Tenggat waktu pembayaran, berdasarkan perjanjian distribusi dihitung dari tanggal
delivery order sampai dengan tanggal jatuh tempo pembayaran, harus dicantumkan pada
faktur penjualan.
47
48
Prosedur penjualan yang diterapkan pada PT. A mudah untuk dimengerti dan
dipahami oleh seluruh karyawan yang terkait dengan aktivitas penjualan. Prosedur
penjualan kredit termasuk prosedur pemesanan produk, prosedur pengiriman barang,
prosedur penagihan dan prosedur pencatatan piutang. Dalam pelaksanaan prosedur
penjualan, penulis mendapatkan temuan salah satu transaksi yang tidak sesuai terhadap
prosedur penjualan pada suatu transaksi penjualan. Dalam prosedur penjualan disebutkan
bahwa pengiriman bukti faktur penjualan, faktur pajak dan delivery order ke pihak
pelanggan paling lambat 3 hari kerja setelah tanggal penerbitan faktur penjualan. Pada
transaksi penjualan tanggal 17 Februari 2009, Pihak pelanggan hanya menerima faktur
penjualan dengan nomor BI00006776 dan delivery order dengan nomor 7413 sedangkan
faktur pajak dengan nomor 010.000-09.00000271 diterima pelanggan pada tanggal 17
Maret 2009.
4.3 Pelaksanaan Pengendalian Internal Penjualan PT. A
4.3.1 Lingkungan Pengendalian Internal
Lingkungan pengendalian internal penjualan pada PT. A cukup memadai dengan
pertimbangan-pertimbangan yang ada. Berdasarkan hasil wawancara, nilai-nilai etika
yang ditanamkan kepada karyawan PT. A berupa peraturan yang tertulis maupun tidak
tertulis bertujuan untuk menciptakan pengendalian internal yang baik sehingga dapat
mencegah terjadinya penyelewengan pada bagian penjualan. Peraturan yang ditetapkan
dalam PT. A mencakup jam kerja, penggunaan fasilitas kantor, berpakaian yang sopan
dan lain-lain. Karyawan juga dituntut untuk mengerjakan tugas dan kewajibannya
dengan penuh kesadaran dan tanggung jawab serta dapat memelihara hubungan antara
sesama karyawan dengan baik.
49
Upaya manajemen untuk meningkatkan kompetensi perusahaan adalah
melakukan penempatan karyawan sesuai dengan keahlian dan latar belakang pendidikan
yang dibutuhkan. PT. A memberikan pelatihan untuk lebih mengoptimalkan keahlian
yang dimiliki karyawan agar dapat menjalankan tugas dengan baik.
Seluruh karyawan PT. A telah menempati posisi yang sesuai dengan latar
belakang pendidikan, pengalaman kerja dan keahlian terhadap bidang tertentu. Pada saat
PT. A melakukan perekrutan karyawan, bagian HRD terlebih dahulu membuat minimum
requirement sehingga dapat menggambarkan keahlian yang harus dimiliki oleh
karyawan. Setelah itu calon karyawan akan diseleksi dengan melakukan test dan
wawancara untuk mengetahui kompetensi yang dimilikinya.
Manajemen telah menjelaskan kepada karyawan bahwa peran pengendalian
internal sangat penting dalam menjalankan operasional PT A khususnya dalam bagian
penjualan. Dalam menjalankan aktivitasnya, manajemen melakukan komunikasi dengan
baik kepada karyawan sehingga mereka dapat mendukung dan mengembangkan dalam
pelaksanaan pengendalian internal penjualan. Tingginya perhatian manajemen dalam
pengendalian internal terlihat dalam prosedur penjualan, bahwa sistem control harus
melekat dalam prosedur kerja dengan pemisahan tanggung jawab dan fungsi-fungsi yang
mempunyai kepentingan yang berbenturan. Jika terdapat kelemahan pada sistem yang
bisa menimbulkan kerugian bagi perusahaan, maka suatu sistem control harus
dikembangkan sebagai pencegahan.
Struktur organisasi PT. A dipimpin oleh president director yang membawahi
beberapa divisi antara lain: human resources, financial and administration, sales and
marketing dan plant. Struktur organisasi dalam divisi sales and marketing berbentuk flat
organization. Sales Prescription Medicines and Consumer Health Care, Marketing
Prescription Medicines dan Marketing Consumer Health Care memiliki kedudukan yang
50
sejajar dalam organisasi sehingga mereka dapat menyelesaikan tugasnya dengan cepat
dan lebih cepat membuat keputusan karena tidak harus menunggu persetujuan yang
berlapis.
Gambar 4.3. Struktur Organisasi PT. A
Sumber: Presentasi Profil Perusahaan PT. A
Tugas dan tanggung jawab yang telah dibebankan kepada setiap karyawannya
sesuai dengan fungsinya masing-masing. PT. A telah membuat pedoman kebijakan dan
prosedur penjualan yang menjelaskan kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan
setiap transaksi penjualan. Dalam pedoman tersebut, setiap karyawan memiliki tanggung
jawab yang berbeda-beda. Bagian Marketing dan Sales bertanggung jawab untuk
menerima purchase order dari pelanggan, memastikan barang yang dikirim sesuai
PT. A President Director
Division of Sales & Marketing
Division of Human
Resources
Divison of Finance &
Administration
Division of Plant
Medical and Regulatory Affairs
Accounting,
Budgeting &
Reporting
Cost Controlling
Information System
Purchasing
Human Capital
C & B
Field Force Training &
CRM
Communications & Media
Relations
Sales PM & CHC
Marketing PM
Marketing CHC
Production & Technical
Management
Quality Management
Supply Chain Management
51
dengan permintaan pelanggan, menerbitkan faktur dan mengirimkannya ke pelanggan
secara tepat waktu. Bagian Gudang dan Distribusi bertanggung jawab mengalokasikan
barang sesuai dengan purchase order dan mengirimkan barang tersebut ke gudang
pelanggan sesuai dengan tanggal penerbitan delivery order. Manajemen PT. A juga telah
membuat description of roles and reponsibilities yang berisikan tugas dan tangung jawab
yang harus dilakukan oleh setiap karyawan. Dalam description of roles and
reponsibilities, bagian billing officer memiliki tugas memproses order dan billing dengan
menggunakan sistem BPCS, mengamati dan mengawasi actual sales discount,
mengamati dan memverifikasi petty cash di kantor pusat dan pabrik dan melakukan
rekonsiliasi bank.
4.3.2 Penilaian Risiko
Manajemen PT. A mengidentifikasikan dan menganalisis resiko yang terkait
dengan aktivitas penjualan. Hal tersebut berguna untuk meminimalkan kemungkinan
timbulnya kesalahan yang disebabkan beberapa kondisi. Perubahan dalam lingkungan
operasi perusahaan dimana PT A berusaha menyesuaikan diri terhadap perubahan yang
terjadi dalam lingkungan operasional perusahaan. Seperti penentuan harga produk baru
dan perubahan harga produk untuk pelanggan ICB dan lain-lain. Harga untuk produk
baru atau perubahan harga untuk produk yang terdahulu harus didokumentasikan dan
disetujui oleh Kepala Divisi Prescription Medicines and Consumer Health Care.
Kemudian diserahkan kepada Account Receivable Officer. Selanjutnya, Account
Receivable Officer harus memperbaharui data di master database BPCS secara tepat
waktu. Setelah proses ini selesai dilakukan, cetak hasilnya untuk kemudian diverifikasi
oleh Kepala Bagian Administrasi Keuangan.
52
PT. A melakukan beberapa tahapan dalam melakukan perekrutan karyawan
dengan mempertimbangkan keahlian, latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja.
Setelah mereka diterima, PT A. akan memberikan pelatihan dalam menggunakan sistem
BPCS agar karyawan tersebut dapat menyesuaikan diri dan menjalankan tugasnya
dengan baik.
Sistem BPCS yang digunakan PT. A telah memenuhi kebutuhan perusahaan
dalam menjalankan aktivitas penjualan. Sistem BPCS ini dinilai memiliki cost yang lebih
dibandingkan sistem informasi yang baru. Sistem ERP yang lain memiliki fasilitas yang
lebih dibandingkan dengan sistem BPCS, namun hal tersebut menjadi tidak efisien
karena terdapat fasilitas yang tidak sesuai dengan aktivitas penjualan PT. A.
Pertumbuhan yang pesat akan mempengaruhi karyawan dalam menjalankan
prosedur dengan baik, seperti ketika perusahaan mendapatkan banyak pesanan dan harus
dapat diselesaikan dalam waktu singkat, biasanya karyawan akan melewati salah satu
step dalam prosedur untuk mempercepat pekerjaan. Sehingga dapat melemahkan
pengendalian internal perusahaan. PT. A akan segera membuat kebijakan yang berkaitan
dengan peningkatan pengendalian internal dalam aktivitas penjualan.
4.3.3 Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian yang dijalankan di PT. A terdiri dari beberapa unsur yang
harus dipenuhi. PT. A melakukan pemisahan tugas bagi karyawan yang terkait dengan
aktivitas penjualan. Bagian gudang hanya bertugas mencatat persediaan yang ada
digudang serta mutasi perpindahan barang. Bagian penjualan bertugas untuk
memasarkan barang kepada pelanggan. Bagian akuntansi bertugas memverifikasi semua
transaksi penjualan dengan dokumen-dokumen yang terkait. Tugas suatu bagian tidak
53
dapat dikerjakan oleh bagian lainnya. Hal tersebut telah diatur dalam description of roles
and reponsibilities yang dibuat oleh manajemen.
PT. A memberikan wewenang dalam setiap aktivitas penjualan kepada pihak
yang telah ditetapkan. Delivery order telah ditandatangani oleh karyawan di bagian
gudang. Ketika barang dikirim ke pelanggan, karyawan dari pihak pelanggan telah
menandatangani delivery order karena barang yang dikirim dalam kondisi yang baik dan
sesuai dengan purchase order. Dalam melakukan proses Billing, faktur penjualan dan
faktur pajak harus diotorisasi oleh Financial Controller sebelum diserahkan kepada
pelanggan.
Dengan menggunakan sistem BPCS, dokumen mengenai transaksi penjualan
yang dicetak memiliki nomor urut dan telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang.
Dalam suatu transaksi penjualan, memiliki dokumen yang saling berhubungan. Purchase
order yang diterima dari pesanan pelanggan memiliki nomor urut, nama barang dan
jumlah barang yang dipesan pelanggan. Delivery order yang diterbitkan pada saat
pengiriman barang berisikan nomor urut delivery order, nomor order, nomor purchase
order, nama barang jumlah barang yang dikirim, kode barang, dan tanggal kadaluarsa.
Nomor purchase order, nama barang dan jumlah barang yang dikirim yang terdapat
dalam delivery order menjelaskan bahwa delivery order dibuat untuk menindaklanjuti
purchase order yang diterima dari pelanggan. Faktur penjualan dan faktur pajak berisikan
nomor faktur, nomor order, nomor kontrak, nama barang, jumlah barang dan total
penjualan yang harus dibayarkan kepada PT. A. Nomor order, nama barang dan jumlah
barang pada faktur penjualan dan pajak menjelaskan bahwa faktur penjualan dan faktur
pajak diproses berdasarkan delivery order.
PT. A menerapkan penjagaan terhadap aset dan aktiva untuk mencegah terjadinya
penyelewengan yang mengakibatkan kerugian. PT. A telah memisahkan tugas dan
54
wewenang untuk akses sistem BPCS. Untuk mengakses sistem BPCS diperlukan kata
sandi yang hanya diketahui oleh pihak yang berwenang. Seorang karyawan di bagian
gudang memiliki kata sandi yang dapat digunakan sebagai akses masuk sistem BPCS
untuk mengkonfirmasi barang yang akan dikirim ke pelanggan. Karyawan tersebut tidak
memberitahukan kata sandi tersebut kepada orang lain sehingga karyawan lain tidak
dengan mudah untuk mengakses sistem BPCS yang bukan menjadi wewenangnya. Setiap
karyawan yang mengakses sistem BPCS akan terekam identitas karyawan, tanggal dan
waktu panggunaannya. Jika terjadi kesalahan dalam menginput data ke sistem BPCS,
maka akan dapat ditelusuri dan diketahui siapa yang melakukannya dan kapan terjadinya
kesalahan tersebut.
Namun, PT. A belum menerapkan mutasi karyawan dengan baik. Mutasi
karyawan yang dilakukan PT. A tidak berjalan untuk setiap periode tertentu, seperti lima
tahun sekali. Mutasi karyawan merupakan salah satu cara melakukan pengecekan
terhadap pelaksanaan prosedur penjualan. Dengan adanya mutasi karyawan diharapkan
karyawan yang menempati posisi baru bisa mengecek pekerjaan yang dilakukan
karyawan sebelumnya. Sebaiknya karyawan dimutasi ke bagian yang berbeda fungsinya
dalam organisasi contohnya, karyawan di bagian penjualan dimutasi ke bagian gudang.
PT. A melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan prosedur penjualan sehingga
dapat mengurangi terjadinya penyelewengan dalam aktivitas penjualan. Dalam
melakukan pengecekan independen, PT. A menggunakan jasa akuntan publik dari kantor
akuntan publik yang ternama. Pemerintah yang bertindak sebagai regulator juga
memantau pelaksanaan penjualan produk farmasi. Pemerintah akan menilai apakah
dalam pelaksanaan penjualan produk telah sesuai dengan regulasi yang berlaku.
55
4.3.4 Informasi dan Komunikasi
Dokumen-dokumen dan catatan-catatan yang dimiliki PT. A merupakan hasil
proses pengelolaan dari data penjualan. Dari dokumen dan catatan PT. A tersebut
digunakan oleh manajemen untuk melakukan pengambilan keputusan dalam
mengendalikan semua transaksi penjualan. Dokumen dan catatan juga dapat dijadikan
sebagai alat komunikasi antar staf karyawan PT. A.
PT. A menggunakan sistem BPCS sebagai sistem ERP yang bertujuan
mengintegrasikan fungsi-fungsi yang terdapat dalam perusahaan serta menjadikan
dokumen-dokumen dan catatan-catatan sebagai alat komunikasi antar karyawan dan
menjadikan sebagai informasi yang dapat digunakan dalam pengambilan keputusan.
4.3.5 Pemantauan
Pemantauan terhadap pengendalian internal penjualan PT. A dilakukan secara
periodik dan terus-menerus oleh manajemen. Manajemen bertanggung jawab
menetapkan dan memelihara pengendalian internal. sehingga pemantauan berfungsi
untuk mengetahui apakah pengendalian yang dijalankan telah memadai dan berjalan
dengan baik. Kepala departemen Financial dan Accounting memastikan proses kerja
sehari-hari mengikuti prosedur standar.
Pemantauan juga dilakukan ketika faktur penjualan dan faktur pajak dicetak
harus dicek oleh financial controller. Apabila faktur penjualan dan faktur pajak telah
sesuai dengan delivery order kemudian disetujui, maka faktur-faktur tersebut akan
ditandatangani oleh financial controller.
Terjadi kurangnya pemantauan terhadap pelaksanaan pengiriman faktur
penjualan, faktur pajak dan delivery order kepada pelanggan, faktur pajak dengan nomor
010.000-09.00000271 mengalami keterlambatan pengiriman sehingga diterima
56
pelanggan pada tanggal 17 Maret 2009. Hal ini akan mengakibatkan kerugian bagi
pelanggan karena faktur pajak tersebut baru dapat dipergunakan sebagai pajak masukan
30 hari setelah tanggal pembelian barang (mundur 1 bulan masa pajak). Penyimpangan
transaksi ini bersifat non-material sehingga tidak menimbulkan dampak kerugian yang
besar bagi perusahaan.
4.4 Efektivitas Pengendalian Internal Penjualan PT. A
Unsur-unsur pengendalian internal telah mendukung terwujudnya efektivitas
pengendalian internal penjualan sehingga tujuan pengendalian internal penjualan telah
tercapai. Penjualan yang terjadi dan dicatat telah dikirimkan kepada pelanggan non-
fiktif. Hal tersebut bisa dilihat dari delivery order yang berisikan nama dan jumlah
barang yang dikirim serta identitas pelanggan. Delivery order tersebut akan dikirim
beserta produk yang dipesannya kepada pelanggan. Kemudian delivery order tersebut
ditandatangani oleh karyawan dari pihak pelanggan sebagai bukti bahwa barang telah
dikirim kepada pelanggan.
Transaksi penjualan telah diotorisasi dengan baik. Hal tersebut bisa dilihat pada
faktur penjualan dan faktur pajak yang telah diotorisasi oleh chief accountant sebagai
financial controller.
Seluruh transaksi penjualan yang ada telah dicatat dengan baik. Setiap transaksi
penjualan akan selalu dibuat purchase order, delivery order, faktur penjualan dan faktur
pajak yang akan diberikan nomor urut secara otomatis oleh sistem BPCS sehingga dapat
diperiksa dengan mudah.
Pencatatan penjualan mengenai jumlah yang dikirim dan ditagih telah dilakukan
cukup baik. Pada saat barang telah dikirim kepada pelanggan, delivery order akan
diproses dengan menggunakan sistem BPCS sehingga dihasilkan faktur penjualan beserta
57
faktur pajak dan secara otomatis akan tercatat ke bagian akuntansi sebagai transaksi
penjualan.
Transaksi penjualan telah diklarifikasi dengan tepat. Semua dokumen penjualan
telah didistribusikan kepada pihak-pihak yang terkait dengan baik. Secara keseluruhan,
penjualan PT. A telah dicatat dengan tepat waktu sehingga pencatatan penjualan sesuai
dengan setiap tanggal transaksi penjualan.
Transaksi penjualan dimasukkan dengan benar dalam buku tambahan dan telah di
ikhtisarkan dengan benar. Hal tersebut telah dilakukan dengan baik bahwa pencatatan
setiap transaksi penjualan akan dicatat sebagai jurnal akuntansi.
4.5 Keunggulan Kompetitif Sistem Informasi Akuntansi Penjualan PT. A
Dalam menggunakan sistem BPCS, PT. A mendapatkan kemudahan-kemudahan
dalam menjalankan sistem informasi akuntansi penjualan. Manfaat yang didapat dari
penggunaan sistem BPCS dalam menunjang aktivitas penjualan antara lain sistem BPCS
dapat membantu dalam memperlancar proses penjualan, sistem BPCS dapat mengurangi
biaya dalam penggunaan kertas. Informasi tidak semuanya dicetak dalam bentuk kertas
melainkan akan dimasukkan ke dalam database sehingga apabila karyawan
membutuhkan informasi, mereka hanya perlu mencari dan mengambil informasi tersebut
dalam database. Hal tersebut juga dapat mengurangi dan menghilangkan terjadinya
duplikasi data dan sistem BPCS dapat memproses aktivitas penjualan sehingga
menghasilkan laporan lebih cepat dibandingkan secara manual. Hal tersebut bisa tercapai
karena sistem BPCS telah mengintegrasikan sistem pada semua bagian yang terkait
dengan aktivitas penjualan perusahaan.
Penggunaan sistem BPCS dapat dijadikan oleh PT. A sebagai alat untuk bersaing
dengan perusahaan farmasi lainnya di Indonesia. Pada tahun 2006, PT. A
58
mengembangkan Industrial Consumer Business yang sering disebut toll manufacturing
sehingga dituntut untuk menyesuaikannya dengan sistem BPCS tersebut. Toll
manufacturing dapat mempercepat proses transaksi penjualan antara PT. A dengan
perusahaan yang digolongkan dalam Industrial Consumer Business. Hal tersebut
mempengaruhi penjualan ekspor obat PT. A yang mengalami pertumbuhan yang sangat
besar. Untuk memenuhi permintaan tersebut, PT. A melakukan proyek renovasi kedua
terhadap pabrik produksi yang telah selesai akhir Januari 2009 sehingga kapasitas
produksi tahun 2009 diperkirakan akan meningkat dari 17, 72 juta unit menjadi 23,69
juta unit pada tahun 2010.
Kalbe Farma menggunakan Oracle dalam menerapkan sistem ERP. Dalam
implementasikan sistem Oracle, Kalbe Farma menginvestasikan dana sebesar $500.000
untuk sistem dan Rp 2-3 Milyar untuk perangkat keras. Pemilihan sistem Oracle ini
karena sistem Oracle dinilai unggul dalam bidang distribusi. Sistem Oracle tersebut
digunakan oleh Kalbe Farma untuk mengkalkulasi kebutuhan obat cabang-cabangnya.
Untuk mendukung dan meningkatkan kinerja penjualan, Kalbe Farma memberikan PDA
(Personal Digital Assistance) kepada salesman untuk mengirimkan segera order pesanan
dan dapat dipersiapkan kebutuhan pelanggan.
Berdasarkan uraian diatas, PT. A dengan sistem BPCS menggunakan strategi
aliansi untuk bersaing di industri farmasi Indonesia dimana toll manufacturing dapat
diimplementasikan dalam sistem BPCS, sedangkan Kalbe Farma dengan sistem Oracle
menggunakan strategi diferensiasi dimana mereka memberikan PDA kepada salesman
untuk mengetahui order pesanan dengan cepat. Dengan strategi tersebut, Penjualan
ekspor PT. A mengalami pertumbuhan yang sangat besar sedangkan Kalbe Farma dapat
mempertahankan pangsa pasar produk over-the-counter yang cukup besar di industri
farmasi Indonesia.
59
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan mengenai analisis sistem informasi
akuntansi penjualan dan efektivitas pengendalian internal penjualan untuk keunggulan
kompetitif industri farmasi di Indonesia pada PT. A. Hasil penelitian tersebut, sebagai
berikut:
1. Penilaian terhadap penerapan sistem informasi akuntansi penjualan pada PT. A
sudah cukup efektif. Hal tersebut terlihat dari pelaksanaan unsur-unsur sistem
infomasi akuntansi penjualan seperti sumber daya manusia yang berkompeten
sehingga dapat menjalankan system informasi akuntansi. Peralatan yang
digunakan antara lain komputer, sistem BPCS (Business Planning Control
System), IBM AS400 dan alat tulis lainnya. Formulir transaksi penjualan antara
lain faktur penjualan, faktur pajak, delivery order dan lain-lain. Catatan transaksi
penjualan yang telah sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum
Prosedur penjualan telah menjelaskan proses transaksi penjualan dari awal hingga
akhir. Laporan yang terkait dengan penjualan.
2. Penilaian terhadap pengendalian internal penjualan pada PT. A sudah cukup
efektif dengan beberapa catatan yang harus diperbaiki oleh manajemen. Hal
tersebut terlihat dari terpenuhinya komponen dari pengendalian internal seperti
lingkungan pengendalian meliputi integritas dan nilai etika dengan menerapkan
peraturan dalam perusahaan, komitmen dan kompetensi untuk meningkatkan
kinerja perusahaan, filosofi manajemen dan gaya operasi dalam perusahaan,
60
struktur organisasi perusahaan yang mendatar sehingga lebih cepat dalam
pengambilan keputusan, partisipasi dewan komisaris dan komite audit dalam
melakukan pengawasan terhadap pengendalian internal perusahaan, pelimpahan
wewenang dan tanggung jawab kepada karyawan yang telah diatur dalam
prosedur penjualan, kebijakan dan pelatihan sumber daya manusia. Penilaian
risiko meliputi perubahan lingkungan operasi perusahaan, pemberian pelatihan
bagi karyawan baru, sistem informasi, pertumbuhan yang pesat, kebijakan
akuntansi yang telah sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku.
Aktivitas pengendalian meliputi pemisahan tugas karyawan telah diatur dalam
description of roles and reponsibilities, otorisasi yang pantas atas transaksi dan
aktivitas telah dijalankan dengan baik, dokumen dan sumber yang memadai,
pengendalian fisik antara catatan dan aktiva dengan membatasi akses,
pengecekan independen atas pelaksanaan dengan mutasi karyawan tidak
berlangsung setiap periode tertentu. Informasi dan komunikasi. Manajemen
kurang melakukan pemantauan terhadap pelaksanaan pengiriman faktu
penjualan. Temuan adanya satu transaksi penjualan yang tidak sesuai dengan
prosedur yaitu telat mengirimkan faktur pajak kepada konsumen. Temuan ini
bersifat non-material sehingga tidak menimbulkan kerugian yang besar bagi
perusahaan.
3. Sistem informasi akuntansi penjualan PT. A memiliki keunggulan kompetitif
dalam industri farmasi di Indonesia. Hal tersebut dapat dilihat dengan
penggunaan strategi aliansi dalam mengembangkan industrial consumer business
menggunakan sistem BPCS (Business Planning Control System) sehingga
penjualan ekspor mengalami pertumbuhan yang besar.
61
5.2 Saran
Berdasarkan permasalahan-permasalahan dalam penelitian ini, penulis
mengemukakan saran-saran, sebagai berikut:
1. Untuk meningkatkan pengendalian internal PT. A, perlu dibuat kebijakan
mengenai jangka waktu dilakukannya mutasi karyawan dan penerapan mutasi
antar bagian seperti karyawan di bagian akuntansi dimutasi ke bagian penjualan
sehingga dapat meminimalisasikan terjadinya penyimpangan-penyimpangan
dalam perusahaan.
2. Dalam pelaksanaan prosedur penjualan, Sebaiknya tanggal faktur pajak harus
sama dengan tanggal penerbitan faktur penjualan dan segera dikirim ke
pelanggan beserta faktur penjualan dan delivery order sehingga faktur pajak
tersebut bisa digunakan sebagai pajak masukan bagi pelanggan.
DAFTAR PUSTAKA
A. Mohammad B.S.. 2007. Megaproyek Grup Kalbe Wujudkan Sistem Terintegrasi.
Majalah SWA. Kamis, 25 Oktober 2007. http://www.swa.co.id
Arens, Alvin A., Randal J. Elder and Mark S. Beasley. 2008, Auditing and Assurance
Service. Pearson, Prentice Hall. New Jersey
Bodnar, George H. and Hoopwood. William. 2000. Accounting Information System.
Engerwood Cliffs : Prentice-Hall, Inc., alihbahasa Amir Abadi Jusuf dan Rudi M
Tambunan. Penerbit Salemba Empat. Jakarta
Evy. 2009. Boehringer Ingelheim Indonesia Meningkatkan Kapasitas Produksi. Kamis,
23 April 2009. http://bisniskeuangan.kompas.com
Hall, James A. 2008. Accounting Information System, 6th
Edition. South-Western
College Publishing.
Jeliyani, Udurma. 2009. Keuntungan dan Kendala Implementasi ERP dalam Bidang
Industri pada PT Kalbe Farma. Tugas Akhir Sistem Informasi Manajemen.
Fakultas Ekonomi Universitas Lampung.
Jogiyanto HM. 2003. SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI, Pendekatan Terintegerasi:
Konsep Dasar, Teknologi, Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan. Penerbit
ANDI Yogyakarta.
Kuhlborn, Maurice. 2010. Presentasi Profil Perusahaan PT. A. Jakarta
Laksmi Nurwandini. 2003. Belanja TI Farmasi US$200 Juta. Koran Tempo Selasa, 8
April 2003. http://www.korantempo.com
Modul Enterprise Resources Planning (ERP). http://www.erpweaver.com
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Penerbit Salemba Empat. Jakarta
Rama, Dasaratha V., Frederick L. Jones, 2009. Sistem Informasi Akuntansi Edisi 2 Buku
1. Penerbit Salemba Empat. Jakarta
Rima, Yunita. 2008. Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dalam Menunjang
Efektivitas Pengendalian Internal Penjualan (Studi kasus pada PT. Pupuk
Kujang (persero)). Skripsi Program Sarjana S1. Universitas Widyatama..
Romney, Marshal B, Steinbart, Paul John, and Chusing, Barry E. 1997. Accounting
Information System, 7th
Edition. Addition-Wesley Publishing Company Inc.
Swandayani Halim. 2009. Prosedur Pengiriman dan Penagihan PT. A. Jakarta
Sekaran, Uma. 2006. Metodologi Penelitian untuk Bisnis. Penerbit Salemba Empat.
Jakarta
Widyastuti, Tjendra J. 2005. Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dalam
Menunjang Efektivitas Pengendalian Internal Penjualan. Skripsi Program
Sarjana.S1. Universitas Widyatama
Lampiran 1. Prosedur Pengiriman dan Penagihan PT. A
Curriculum Vitae
Personal Information
Name : Tresna Nuryandi
Sex : Male
Place & Date Born : Depok, 21 Desember 1987
Religion : Islam
E-mail : [email protected]
Address : Pondok Sukmajaya Permai Blok F5 no. 22, Depok 2
Handphone : 08568950077/02199500825
Education Background
Formal
Tahun
1993-1995 : TK Al Barokah, Depok
1995-1999 : SD Yaspen Tugu Ibu, Depok
1999-2002 : SMP Negeri 3 Depok
2002-2005 : SMA Negeri 3 Depok
2005-2010 : Indonesia Banking School, Jurusan Akuntansi, Jakarta
Non-Formal
Tahun
2006 : Pelatihan Service Excellent
2007 : Pelatihan Customer Services
2007 : Pelatihan Analisis Kredit
2007 : Pelatihan Treasury
2008 : Pelatihan Letter of Credit
Working Experience
Peserta magang BRI unit Pemalang, Jawa Tengah 2006