analisis pengendalian internal atas persediaan...

ANALISIS PENGENDALIAN INTERNAL ATAS

PERSEDIAAN BARANG DAGANG

(Studi Kasus di PT. XYZ)

S K R I P S I

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat

Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Program Studi Akutansi

Oleh :

Thalia Amanda Sambara

NIM: 142114116

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

YOGYAKARTA

2018

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

i



(Studi Kasus di PT. XYZ)

S K R I P S I

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat

Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Program Studi Akutansi

Oleh :


NIM: 142114116

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

YOGYAKARTA

2018


iv

HALAMAN MOTTO DAN PERSEMBAHAN

“Dan apa saja yang kamu minta dalam doa dengan penuh

kepercayaan, kamu akan menerimanya.”

(Matius 21:22)

“Janganlah takut, sebab Aku menyertai engkau, janganlah

bimbang, sebab Aku ini Allahmu; Aku akan meneguhkan,

bahkan akan menolong engkau dengan tangan kanan-Ku yang

membawa kemenangan.”

(Yesaya 41:10)

Skripsi ini saya persembahkan untuk:

Tuhan Yesus Kristus

Mama dan Papa

Chintya, Dita, Cindy, Aurel, dan Abel

Sahabat-Sahabatku

Semua yang mendukung dalam pembuatan skripsi ini


vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur dan terima kasih ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah

melimpahkan berkat dan rahmat kepada Penulis sehingga dapat menyelesaikan

skripsi dengan judul “Analisis Pengendalian Internal atas Persediaan Barang

Dagang” dengan baik. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu

syarat untuk memperoleh gelar sarjana pada program studi akuntans, Fakultas

Ekonomi Universitas Sanata Dharma.

Skripsi ini dapat terselesaikan atas bimbingan dan dukungan dari berbagai

pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terimakasih yang tak terhingga

kepada:

1. Tuhan Yesus Kristus yang selalu menerangi dan memberkati proses

selama pembuatan skripsi.

2. Johanes Eka Priyatma, M. Sc., Ph.D. selaku Rektor Universitas Sanata

Dharma yang telah memberikan kesempatan untuk belajar dan

mengembangkan kepribadian kepada penulis.

3. Albertus Yudi Yuniarto, S.E.,M.B.A selaku Dekan Fakultas Ekonomi

4. Drs. Y. P. Supardiyono, M.Si, Akt., QIA., CA selaku Ketua Program Studi

Akuntansi

5. Ir. Drs Hansiadi Yuli Hartanto M.Si., Akt., QIA., CA selaku Dosen

Pembimbing Skripsi yang meluangkan waktu untuk membimbing,

memberikan arahan, mendidik, dan memotivasi yang membangun dalam

menyelesaikan skripsi ini.


viii

6. Lisia Apriani, S.E., M.Si., Akt., QIA., CA selaku Dosen Pembimbing

Akademik yang selalu memberikan motivasi dalam mengerjakan skripsi

serta telah membantu selama masa perkuliahan.

7. Segenap dosen dan karyawan Fakultas Ekonomi Universitas Sanata

Dharma yang telah membantu kelancaran pelaksanaan penyusunan

skripsi.

8. PT. XYZ yang telah memberikan izin untuk dapat melakukan penelitian,

HRD, Bagian Tim Pembelian Pusat, Bagian Receiving Room, dan Bagian

Running Stock yang telah banyak membantu penulis dalam memperoleh

data yang dibutuhkan.

9. Mama Ngesti Wahyu Widowati dan Papa John Sambara atas doa dan

dukungan baik moril maupun materil sampai selesainya skripsi ini. Beserta

kakak-kakakku dan keponakanku atas dukungan yang diberikan.

10. Sahabat tercinta Karina, Putri, Dea, Rani, Kle, Diana, Rahma, Triyatni,

Arlien, dan Indah yang selalu memberikan dukungan dan perhatiannya

kepada penulis.

11. Teman-teman MPAT Pak Hans terkasih yang selama ini telah saling

mendukung satu sama lain, motivasi, dan membantu memberikan

pengetahuan mengenai topik penelitian ini.

12. Teman-teman kelas C yang telah menjadi teman yang baik selama ini dan

selalu mendukung dan memberikan motivasi.

13. Semua pihak yang tidak bisa disebutkan satu-persatu yang telah membantu

Penulis selama proses penulisan skripsi ini sampai selesai.


x

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ................................................................................................ i

HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING. .................................................... ii

HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................ iii

MOTTO DAN PERSEMBAHAN ........................................................................ iv

PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI ..................................... v

LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ................................ vi

KATA PENGANTAR ......................................................................................... vii

DAFTAR ISI ........................................................................................................... x

DAFTAR TABEL ............................................................................................... xiii

DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... xiv

ABSTRAK ........................................................................................................... xv

ABATRACT ........................................................................................................ xvi

BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................... 1

A. Latar Belakang Masalah ........................................................................ 1

B. Batasan Masalah.................................................................................... 3

C. Rumusan Masalah ................................................................................ 4

D. Tujuan Penelitian .................................................................................. 4

E. Manfaat Penelitian ................................................................................ 4

F. Sistematika Penelitian .......................................................................... 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................. 7

A. Pengendalian Internal ............................................................................ 7

1. Pengertian Pengendalian Internal ................................................... 7

2.Tujuan Pengendalian Internal ......................................................... 8

3.Keterbatasan Pengendalian Internal Suatu Entitas ....................... 10

4.Komponen Pengendalian Internal ................................................ 12

5.Prinsip Pengendalian Internal ....................................................... 15

6.Hubungan Tujuan dan Komponen Pengendalian Interna. ............ 19


xi

B. Persediaan ........................................................................................... 20

1. Pengertian Persediaan ................................................................... 20

2. Arti Penting Persediaan ................................................................ 21

3. Tujuan dan Manfaat Persediaan ................................................... 21

4. Pengelolaan Persediaa ................................................................... 23

5. Pengendalian Internal atas Persediaan .......................................... 26

C. Retail .................................................................................................. 27

1. Pengertian Retail .......................................................................... 27

2. Fungsi Retail ................................................................................ 28

3. Jenis-Jenis Retailer ....................................................................... 30

D. Penelitian Terdahulu .......................................................................... 33

BAB III METODOLOGI PENELITIAN.............................................................. 34

A. Jenis Penelitian .................................................................................... 34

B. Waktu dan Tempat Penelitian ............................................................. 34

C. Subjek dan Obyek Penelitian .............................................................. 34

D. Data yang dibutuhkan ......................................................................... 34

E. Teknik Pengumpulan Data .................................................................. 35

F. Teknik Analisis Data ........................................................................... 36

BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ............................................. 38

A. Sejarah PT. XYZ ................................................................................ 38

B. Motto .................................................................................................. 40

C. Strategi, Visi dan Misi ...................................................................... 40

D. Target Visi dan Misi............................................................................ 41

E. Struktur Organisasi ............................................................................ 41

BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN ............................................. 49

A. Prosedur Pengendalian Persediaan Barang Dagang ........................... 49

1. Prosedur Pengadaan Barang ......................................................... 49

2. Prosedur Pembelian Barang ......................................................... 51

3. Prosedur Penerimaan Barang ....................................................... 53

4. Prosedur Penyimpanan Barang .................................................... 57

5. Prosedur Pengeluaran Barang ...................................................... 58


xii

6. Prosedur Stock Opname ............................................................... 59

B. Analisis Perbandingan Implementasi Pengendalian Internal atas

Persediaan Menurut PT. XYZ dengan Menurut COSO ..................... 65

BAB VI PENUTUP ............................................................................................. 94

A. Kesimpulan ........................................................................................ 94

B. Keterbatasan Penelitian ...................................................................... 96

C. Saran ................................................................................................... 97

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 99

LAMPIRAN ........................................................................................................ 101


xiii

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 5.1 Rekap Hasil Checklist Pengendalian Internal atas Persediaan ............ 65

Tabel 5.2 Ringkasan Perbandingan Pengendalian Internal atas Persediaan

Komponen Lingkungan Pengendalian ............................................... 66


Komponen Penilaian Risiko .. ............................................................. 73


Komponen Aktivitas Pengendalian .................................................... 82


Komponen Informasi dan Komunikasi .............................................. 87


Komponen Monitoring ...................................................................... 91


xiv

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 Relationship of Objectives and Components of Internal Control .... 19

Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT. XYZ ......................................................... 43

Gambar 5.1 Flowchart Prosedur Pengendalian Persediaan ................................ 61

Gambar 5.2 Flowchart Prosedur Stock Opname .................................................. 64


xv

ABSTRAK



Studi Kasus di PT. XYZ


NIM: 142114116

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui apakah penerapan pengendalian

internal atas persediaan barang dagang di PT. XYZ sudah sesuai dengan standar

COSO framework (The Committee of Sponsoring Organizations of Treadway

Commission). Penelitian ini dilakukan karena PT. XYZ memiliki banyak

permasalahan mengenai persediaan yang bisa saja terjadi akibat pengendalian

internal atas persediaan barang dagang kurang memadai.

Jenis penelitian yang dilakukan adalah studi kasus. Teknik pengumpulan

data yang dilakukan adalah metode wawancara, dokumentasi, dan checklist.

Teknik analisis data yang digunakan untuk menjawab masalah yang diangkat

dalam penelitian adalah analisis deskriptif.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa penerapan pengendalian internal atas

persediaan barang dagang oleh PT. XYZ sebagian besar sesuai dengan lima

komponen pengendalian internal menurut COSO framework. Penerapan

pengendalian internal atas persediaan barang dagang sebesar 78,38% telah sesuai

dengan COSO framework. Hal tersebut menunjukkan bahwa pengendalian

internal atas persediaan barang dagang di PT. XYZ masuk kategori sangat efektif.

Komponen dengan beberapa bagian yang belum sesuai dengan COSO framework

adalah lingkungan pengendalian, penilaian risiko, aktivitas pengendalian, dan

monitoring. Sedangkan untuk komponen Informasi dan Komunikasi sudah sesuai

dengan COSO framework.


xvi

ABSTRACT

ANALYSIS OF INTERNAL CONTROL ON

MERCHANDISE INVENTORY

A Case Study at PT. XYZ


NIM: 142114116

This Research aims to determine whether the application of internal control

on merchandise inventory at PT. XYZ comply the COSO (The Committee of

Sponsoring Organizations of Treadway Commission) framework standard. This

research was undertaken because there was indication that the several issues faced

by PT. XYZ were occurred due to inadequate internal control.

This research was a case study. Data collections techniques were interview,

documentation, and checklists. Data analysis technique used to answer the issue in

this research was a descriptive analysis.

The results showed that the application of internal control of merchandise

inventory at PT. XYZ mostly complied the five components of the COSO

framework. The application of internal control of merchandise inventory was

78.38% in accordance with COSO framework. It showed that internal control of

merchandise inventory at PT. XYZ was a very effective. Components which were

not fully comply the COSO framework were environment control, risk

assessment, control activities, and monitoring. As for the component of

information and communication was in accordance with the COSO framework


1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Salah satu tujuan dari setiap perusahaan adalah mencapai laba yang

maksimal. Dengan memperoleh laba yang maksimal, perusahaan dapat

mempertahankan hidupnya, dapat berkembang dan dapat memenuhi tanggung

jawab sosialnya. Dalam mencapai tujuan tersebut maka diperlukan manajemen

yang memiliki tingkat efektifitas yang tinggi, efisiensi biaya, serta

keekonomisan operasional.

Menurut Bayangkara (2008: 12), operasi yang berjalan secara hemat

dan berdaya guna tanpa mengabaikan pencapaian tujuan perusahaan (hasil

guna) akan mampu menghasilkan produk dengan harga pokok yang relatif

lebih rendah dengan kualitas sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.

Operasional perusahaan yang memiliki tingkat ekonomis yang tinggi akan

menghasilkan produk dengan harga yang relatif lebih rendah. Harga yang

relatif rendah tersebut dapat meningkatkan dan memaksimalkan nilai

pelanggan tanpa mengganggu keuntungan yang diharapkan.

Persediaan merupakan bagian utama dari aktiva lancar serta seringkali

memiliki nilai yang cukup besar dan material bagi perusahaan dagang, maka

persediaan harus menjadi perhatian utama bagi manajemen perusahaan.

Pengendalian terhadap persediaan harus dilakukan dengan baik oleh

manajemen, karena persediaan yang menumpuk akan menimbulkan biaya


2

penyimpanan tambahan, resiko kerusakan barang karena terlalu lama di

gudang, sedangkan persediaan barang yang tidak tersedia jenis, kualitas, dan

jumlah akan mengganggu operasional perusahaan.

Perusahaan dagang jenis retail harus memberi perhatian terhadap

persediaan. Menurut Jusup Al Haryono (2005: 184), persediaan barang

dagangan adalah merupakan elemen aktiva yang sangat aktif dalam operasi

perusahaan dagang. Persediaan juga memiliki banyak potensi resiko seperti

rawan kecurian, rawan rusak karena bencana, penyalahgunaan persediaan

barang dagang, dsb. Kelancaran dari aktivitas operasional perusahaan ini

tergantung pada semua pihak perusahaan, terutama semua pihak yang berada

di fungsi operasional perusahaan. Oleh karena hal itu, maka manajemen harus

memiliki pengendalian internal yang memadai.

Pengendalian internal dilakukan untuk tindakan pengamanan untuk

mencegah terjadinya kerusakan, pencurian, maupun tindakan penyimpangan

lainnya. Menurut Tuanakotta (2013: 127), Pengendalian internal dirancang,

diimplementasi, dan dipelihara oleh TCWG, manajemen, dan karyawan lain

untuk menangani risiko bisnis dan risiko kecurangan yang diketahui

(identified business and fraud risks) mengancam pencapaian tujuan entitas.

Pengendalian internal biasanya bersumber pada rerangka pengendalian COSO.

Definisi pengendalian internal menurut COSO (2013) adalah proses yang

dipengaruhi oleh dewan komisaris, manajemen, dan semua insan entitas,

dirancang untuk memberikan keyakinan memadai untuk mencapai tujuan


3

entitas yaitu efektivitas dan efisiensi operasi; keandalan pelaporan keuangan;

dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan.

PT. XYZ merupakan perusahaan jenis retail. PT. XYZ banyak

memiliki permasalahan di bagian persediaan yaitu sering terjadi pencurian

persediaan. Hal tersebut bisa saja terjadi karena pengendalian internal atas

persediaan barang dagang yang kurang memadai. Dari uraian tersebut maka

perlu adanya analisis pengendalian internal atas persediaan barang dagang dan

dibandingkan dengan pengendalian internal menurut COSO framework,

karena COSO bisa diterapakan di perusahaan besar maupun kecil dan COSO

bersifat fleksibel karena kriterianya bisa disesuaikan dengan kondisi

perusahaan. Oleh sebab itu, penulis mengambil judul “ANALISIS

PENGENDALIAN INTERNAL ATAS PERSEDIAAN BARANG

DAGANG”.

B. Batasan Masalah

Penulis membatasi ruang lingkup penelitian yaitu penelitian hanya

dilakukan pada satu departemen dari lima departemen yang dimiliki oleh

perusahaan. Perusahaan memiliki lima departemen yaitu Supermarket, Lantai

1, Lantai 2, Lantai 3, dan Lantai 4, namun penelitian ini dilakukan hanya pada

Departemen Supermarket.


4

C. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang diuraikan diatas, maka rumusan

masalah dalam penelitian ini adalah apakah penerapan pengendalian internal

atas persediaan barang dagang di PT. XYZ sudah sesuai dengan standar

framework COSO (The Committee of Sponsoring Organizations of Treadway

Commission)?

C. Tujuan Penelitian

Berdasarkan rumusan masalah yang diuraikan diatas, maka tujuan

penelitian dalam penelitian ini untuk mengetahui apakah penerapan

pengendalian internal atas persediaan barang dagang di PT. XYZ sudah sesuai

dengan standar framework COSO (The Committee of Sponsoring

Organizations of Treadway Commission).

E. Manfaat Penelitian

1. Bagi Perusahaan

Penelitian ini diharapkan dapat memberikan gambaran bagi

perusahaan mengenai pengendalian internal persediaan barang dagang

yang telah dilakukan perusahaan dan dapat menjadi bahan evaluasi dan

masukan perbaikan terhadap pengendalian internal persediaan barang

dagang PT. XYZ.


5

2. Bagi Universitas

Penelitian ini dapat dijadikan koleksi referensi kepustakaaan di

perpustakaan Universitas Sanata Dharma dalam bidang pengendalian

internal atas persediaan barang dagang.

3. Bagi Penulis

Penelitian ini dapat menjadi sarana penulis dalam menerapkan ilmu

yang diperoleh selama masa perkuliahan terutama dalam bidang

pengendalian internal dan penulis dapat menambah pengetahuan baru

tentang pengendalian internal secara nyata.

F. Sistematika Penulisan

Penelitian ini akan dilaporkan dengan sistematika penulisan sebagai

berikut :

Bab I Pendahuluan

Bab ini akan membahas mengenai latar belakang masalah, batasan

masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian,

dan sistematika penulisan.

Bab II Tinjauan Pustaka

Bab ini akan membahas mengenai teori-teori dan konsep yang

berkaitan dengan penelitian ini.


6

Bab III Metode Penelitian

Bab ini akan membahas mengenai jenis penelitian, waktu dan

tempat penelitian, data yang dibutuhkan, teknik pengambilan data,

dan teknik analisis data.

Bab IV Gambaran Umum Perusahaan

Bab ini akan membahas mengenai informasi dan gambaran

umum perusahaan yang diteliti, seperti sejarah perusahaan, motto

perusahaan, visi dan misi perusahaan, dan struktur organisasi

perusahaan beserta penjelasannya.

Bab V Analisis Data dan Pembahasan

Bab ini akan membahas mengenai prosedur pengendalian

persediaan dan perbandingan implementasi pengendalian internsl

atas persediaan barang dagang menurut PT. XYZ dengan menurut

COSO.

Bab VI Penutup

Bab ini akan membahas mengenai kesimpulan, keterbatasan

penelitian, dan saran atas penelitian yang dilakukan


7

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengendalian Internal

1. Pengertian Pengendalian Internal

Menurut Mulyadi (2002: 180), SA Seksi 319 Pertimbangan atas

Pengendalian Intern dalam Audit Laporan Keuangan Paragraf 06

mendefinisikan pengendalian intern sebagai suatu proses-yang dijalankan

oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain-yang didesain untuk

memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan

berikut ini:

a. Keandalan pelaporan keuangan.

b. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.

c. Efektivitas dan efisiensi operasi.

Menurut Boynton et al. (2002: 373), laporan COSO juga

mendefinisikan pengendalian intern sebagai berikut:

• Pengendalian intern merupakan suatu proses. Ini berarti alat untuk

mencapai suatu akhir, bukan akhir itu sendiri. Pengendalian intern

terdiri dari serangkaian tindakan yang meresap dan terintegrasi

dengan, tidak ditambahkan ke dalam, infrastruktur suatu entitas.

• Pengendalian intern dilaksanakan oleh orang. Pengendalian intern

bukan hanya suatu manual kebijakan dan formulir-formulir, tetapi


8

orang pada berbagai tingkatan organisasi, termasuk dewan direksi,

manajemen, dan personel lainnya.

• Pengendalian intern dapat diharapkan untuk menyediakan hanya

keyakinan yang memadai, bukan keyakinan yang mutlak, kepada

manajemen dan dewan direksi suatu entitas karena keterbatasan yang

melekat dalam semua sistem pengendalian intern dan perlunya untuk

mempertimbangkan biaya dan manfaat relatif dari pengadaan

pengendalian

• Pengendalian intern diarahkan pada pencapaian tujuan dalam kategori

yang saling tumpang tindih dari pelaporan keuangan, kepatuhan, dan

operasi.

2. Tujuan Pengendalian Internal

Menurut Tunggal (2013), sesuai dengan Standards for The

Professional Practice of Internal Auditing, Scope of Work, lima tujuan

utama pengendalian intern adalah sebagai berikut:

a. Keandalan dan integritas informasi.

b. Ketaatan dengan kebijakan, rencana, prosedur, hukum dan peraturan.

c. Mengamankan aktiva.

d. Pemakaian sumber daya yang ekonomis.

e. Pencapaian tujuan dan sasaran operasi atau program yang ditetapkan.


9

COSO (2013) menyatakan tujuan-tujuan pengendalian internal,

yaitu sebagai berikut :

“The Framework provides for three categories of objectives, which allow

organizations to focus on differing aspects of internal control:

• Operations Objectives-These pertain to effectivenessa and efficiency

of the entity’s operations, including operational and financial

performance goals, and safeguarding assets againts loss.

• Reporting Objevtives-These pertain to internal and external financial

and non-financial reporting and may encompass reliability,

timeliness, transparency, or other terms as set forth by regulators,

recognized standard setters, or the entity’s policies.

• Complience Objectives-These pertain to adherence to laws and

regulations to which the entity is subject.”

Dalam konsep COSO membagi kedalam tiga kategori tujuan, yang

memungkinkan organisasi untuk fokus pada berbagai aspek

pengendalian internal yang berbeda. Ketiga aspek tersebut merupakan

tujuan-tujuan operasi, tujuan-tujuan pelaporan, dan tujuan-tujuan

ketaatan.

Tujuan-tujuan operasi mencakup efektivitas dan efisiensi

operasional seperti meningkatkan kinerja keuangan, produktivitas,

kualitas, pelestarian lingkungan, inovasi, kepuasan konsumen dan

karyawan, dsb. Tujuan-tujuan operasi juga mencakup pengamanan aset

yang terdiri dari efisiensi penggunaan aset dan pencegahan kerugian


10

karena limbah, inefisiensi, atau keputusan bisnis yang buruk seperti

menjual produk dengan harga terlalu rendah, timbulnya kewajiban tak

terduga, dsb.

Keandalan pelaporan keuangan merupakan tujuan-tujuan

pelaporan. Kendalan pelaporan keuangan untuk pihak internal maupun

pihak eksternal yang memenuhi kriteria, tepat waktu, transparan, dan

persayaratan-persayaratan lain yang ditetapkan oleh pemerintah,

pembuat-pembuat standar yang diakui, ataupun kebijakan entitas.

Tujuan kepatuhan mecakup ketaatan atau kepatuhan terhadap

peraturan undang-undang. Entitas harus melakukan kegiatannya sesuai

dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan aturan yang

mengenai sumber daya manusia, perpajakan, lingkungan, standar industri,

K3, dan praktek operasi.

3. Keterbatasan Pengendalian Internal Suatu Entitas

Pengendalian tidak akan pernah efektif sepenuhnya meskipun

dirancang dan diterapkan dengan sungguh-sungguh. Meskipun

manajemen dapat merancang sistem yang ideal, namun efektivitasnya

tergantung pada kompetensi dan kejujuran orang-orang yang

menggunakannya (Jusup, 2011: 358).

Menurut Mulyadi (2002: 181), pengendalian intern hanya

memberikan keyakinan memadai, bukan mutlak, kepada manajemen dan


11

dewan komisaris tentang pencapaian tujuan entitas. Berikut ini adalah

keterbatasan bawaan yang melekat dalam setiap pengendalian intern:

a. Kesalahan dalam mempertimbangkan. Seringkali, manajemen dan

personel lain dapat salah dalam mempertimbangkan keputusan bisnis

yang diambil atau dalam melaksanakan tugas rutin karena tidak

memadainya informasi, keterbatasan waktu, atau tekanan lain.

b. Gangguan. Gangguan dalam pengendalian yang telah ditetapkan

dapat terjadi karena personel secara keliru memahami perintah atau

membuat kesalahan karena kelalaian, tidak adanya perhatian, atau

kelelahan. Perubahan yang bersifat sementara atau permanen dalam

personel atau dalam sistem dan prosedur dapat pula mengakibatkan

gangguan.

c. Kolusi. Tindakan bersama beberapa individu untuk tujuan kejahatan

disebut dengan kolusi (collusion). Kolusi dapat mengakibatkan

bobolnya pengendalian intern yang dibangun untuk melindungi

kekayaan entitas dan tidak terungkapnya ketidakberesan atau tidak

terdeteksinya kecurangan oleh pengendalian intern yang dirancang.

d. Pengabaian oleh manajemen. Manajemen dapat mengabaikan

kebijakan atau prosedur yang telah ditetapkan untuk tujuan yang tidak

sah seperti keuntungan pribadi manajer, penyajian kondisi keungan

yang berlebihan, atau kepatuhan semu.

e. Biaya lawan manfaat. Biaya yang diperlukan untuk mengoperasikan

pengendalian intern tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan


12

dari pengendalian tersebut. Karena pengukuran secara tepat baik

biaya maupun manfaat biasanya tidak mungkin dilakukan,

manajemen harus memperkirakan dan memepertimbangkan secara

kuantitatif dan kualitatif dalam mengevaluasi biaya dan manfaat suatu

pengendalian intern.

4. Komponen Pengendalian Internal

Laporan COSO dan AU 319, Consideration of Internal Control in

a Financial Statement Audit (SAS 78) dalam Boynton (2002: 379-400),

mengidentifikasi lima komponen pengendalian internal yang saling

berhubungan sebagai berikut:

a. Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian (control environtment) menetapkan suasana

dari suatu organisasi yang mempengaruhi kesadaran akan

pengendalian dari orang-orangnya. Lingkungan pengendalian

merupakan pondasi dari semua komponen pengendalian intern

lainnya yang menyediakan disiplin dan struktur. (AU 319.25).

Sejumlah faktor membentuk lingkungan pengendalian dalam suatu

entitas yang diantaranya adalah sebagai berikut (AU 319.25):

1) Integritas dan nilai etika

2) Komitmen terhadap kompetensi

3) Dewan komisaris dan komite audit

4) Filosofi dan gaya operasi manajemen


13

5) Struktur organisasi

6) Penetapan wewenang dan tanggung jawab

7) Kebijakan dan praktik sumberdaya manusia

b. Penilaian Risiko

Penilaian risiko (risk assessment) untuk tujuan pelaporan keuangan

adalah identifikasi, analisis, dan pengelolaan risiko suatu entitas yang

relevan dengan penyusunan laporan keuangan yang disajikan secara

wajar sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum

(AU 319.28).

Penilaian risiko oleh manajemen juga harus mencakup pertimbangan

khusus atas risiko yang dapat muncul dari perubahan kondisi seperti

yang diuraikan dalam AU 319.29:

1) Perubahan dalam lingkungan operasi

2) Personal baru

3) Sistem informasi yang baru atau dimodifikasi

4) Pertumbuhan yang cepat

5) Teknologi baru

6) Lini, produk, atau aktivitas baru

7) Restrukturisasi perusahaan

8) Operasi di luar negeri

9) Pernyataan akuntansi


14

c. Informasi dan Komunikasi

Sistem informasi dan komunikasi (information and communication

system) yang relevan dengan tujuan pelaporan keuangan, yang

memasukkan sistem akuntansi (accounting system), terdiri dari

metode-metode dan catatan-catatan yang diciptakan untuk

mengidentifikasi, mengumpulkan, menganalisis, mengklasifikasi,

mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi entitas (dan juga

kejadian-kejadian serta kondisi-kondisi dan untuk memelihara

akuntabilitas dari aktiva-aktiva dan kewajiban-kewajiban yang

berhubungan komunikasi melibatkan penyediaan suatu pemahaman

yang jelas mengenai peran dan komunikasi melibatkan penyediaan

suatu pemahaman yang jelas mengenai peran dari tanggung jawab

individu berkenaan dengan pengendalian intern atas pelaporan

keuangan (AU 319.34).

d. Aktivitas Pengendalian

Aktivitas Pengendalian (control ectivities) merupakan kebijakan dan

prosedur yang membantu memastikan bahwa perintah manajemen

telah dilaksanakan. Aktivitas pengendalian membantu memastikan

bahwa tindakan yang diperlukan berkenaan dengan risiko telah

diambil untuk pencapaian tujuan entitas. Aktivitas pengendalian

memiliki berbagai tujuan dan diaplikasikan pada berbagai tingkatan

organisasional dan fungsional (AU 319:32).


15

Aktivitas pengendalian yang relevan dengan audit laporan keuangan

dapat dikategorikan dalam berbagai cara. Salah satu cara adalah

sebagai berikut:

• Pemisahan tugas

• Pengendalian pemrosesan informasi (pengendalian umum dan

pengendalian aplikasi)

• Pengendalian fisik (penjagaan aset dan memastikan ketepatan dan

reliabilitas catatan akuntansi)

• Review kinerja

e. Pemantauan

Pemantauan (monitoring) adalah suatu proses yang menilai kualitas

kinerja pengendalian intern pada suatu waktu. Pemantauan

melibatkan penilaian rancangan dan pengoperasian pengendalian

dengan dasar waktu dan mengambil tindakan perbaikan yang

diperlukan (AU 319.38).

5. Prinsip Pengendalian Internal

Menurut COSO (2013) terdapat 17 prinsip yang harus dijalankan

dalam organisasi untuk mendukung kelima komponen pengendalian

internal. Prinsip-prinsip pengendalian intern merepresentasikan konsep

fundamental dari tiap-tiap komponen pengendalian internal. Semua

prinsip pengendalian internal berhubungan dengan tujuan-tujuan

organisasi yaitu tujuan operasi, pelaporan, dan kepatuhan.


16


COSO (2013) menyatakan bahwa penerapan pengendalian

internal terdapat lima prinsip yang mendukung lingkungan

pengendalian dapat terwujud dengan baik, yaitu sebagai berikut:

1. Organisasi menunjukkan komitmen terhadap integritas dan nilai-

nilai etika. Organisasi maksudnya yang terdiri dari dewan

direksi, manajemen, dan personil lainnya. Menurut Jusup (2011:

365), “Integritas dan perilaku etis merupakan produk standar

etika dan perilaku entitas, bagaimana standar tersebut

dikomunikasikan, dan bagaimana standar tersebut diperkuat

dalam praktik”.

2. Dewan pengawas independen terhadap manajemen dan

melaksanakan pengawasan terhadap pengembangan dan kinerja

pengendalian.

3. Manajemen menetapkan, dengan pengawasan dewan, struktur,

jalur pelaporan, kewenangan dan tanggung jawab dalam

mencapai tujuan.

4. Organisasi menunjukkan komitmen untuk menarik,

mengembangkan, dan mempertahankan individu yang

komponen.

5. Organisasi mendorong individu mengemban akuntabilitas atas

tanggung jawabnya terhadap pengendalian internal.


17

b. Penilaian Risiko

COSO (2013) menyatakan terdapat empat prinsip yang

mendukung penilaian risiko, yaitu sebagai berikut:

1. Organisasi menetapkan tujuan dengan kejelasan yang cukup

untuk memungkinkan identifikasi dan penilaian risiko.

2. Organisasi mengidentifikasi risiko pencapaian tujuan di seluruh

entitas dan menganalisa risiko sebagai dasar untuk menentukan

bagaimana risiko harus dikelola.

3. Organisasi mempertimbangkan potensi terjadinya fraud atau

kecurangan dalam menilai risiko terhadap pencapaian tujuan.

4. Organisasi mengidentifikasi dan mengevaluasi perubahan yang

dapat mempengaruhi sistem pengendalian internal secara

signifikan.

c. Aktivitas Pengendalian

COSO (2013) menyatakan ada tiga prinsip yang dapat

diterapkan dalam pengendalian internal untuk mendukung aktivitas

pengendalian yang lebih baik, yaitu sebagai berikut:

1. Organisasi memilih dan mengembangkan kegiatan pengendalian

yang berkontribusi memitigasi risiko sampai tingkat yang dapat

diterima.

2. Organisasi memilih dan mengembangkan kegiatan pengendalian

umum atas teknologi informasi untuk mendukung tercapainya

tujuan.


18

3. Organisasi menerapkan kegiatan pengendalian melalui kebijakan

yang menetapkan apa yang diharapkan dan prosedur untuk

menerapkan kebijakan.

d. Informasi dan Komunikasi

Terdapat tiga prinsip dalam COSO (2013) dalam penerapan

pengendalian internal untuk mendukung informasi dan komunikasi

yang lebih baik, yaitu sebagai berikut:

1. Organisasi memperoleh atau menghasilkan dan menggunakan,

informasi yang berkualitas dan relevan untuk mendukung

berfungsinya seluruh komponen pengendalian internal.

2. Organisasi mengkomunikasikan informasi secara internal,

termasuk tujuan dan tanggung jawab pengendalian internal yang

diperlukan untuk mendukung fungsi pengendalian internal.

3. Organisasi berkomunikasi dengan pihak luar mengenai hal terkait

dengan berbagai hal yang dapat mempengaruhi berfungsinya

seluruh komponen pengendalian internal.

e. Monitoring

Dalam COSO (2013) terdapat dua prinsip dalam penerapan

pengendalian internal yang dapat mendukung komponen monitoring

lebih baik, yaitu sebagai berikut:

1. Organisasi memilih mengembangkan, dan melakukan evaluasi

berkelanjutan dan/atau terpisah untuk memastikan apakah

komponen pengendalian internal eksis dan berfungsi baik.


19

2. Organisasi mengevaluasi dan mengkomunikasikan kekurangan

pengendalian internal secara tepat waktu kepada pihak-pihak

yang bertanggung jawab untuk mengambil tindakan korektif,

termasuk manajemen senior dan dewan direksi.

6. Hubungan Tujuan dan Komponen Pengendalian Internal

Pada gambar 2.1 hubungan di antara ketiga tujuan dan kelima

komponen pengendalian internal digambarkan dalam bentuk kubus oleh

COSO (2013).

Gambar 2.1 Relationship of Objectives and Components of Internal Control

Gambar 2.1 menunjukkan bahwa terdapat suatu hubungan

langsung antara tujuan-tujuan sebagai apa yang hendak dicapai entitas

dengan komponen-komponen pengendalian internal yang mewakili apa

yang diperlukan untuk mencapai tujuan tujuan itu, serta struktur

organisasi entitas pada setiap tingkatan (divisi, unit, operasi, fungsi, dan

lainnya) yang menjalaninya. Ketiga kategori tujuan tersebut (operasi,

pelaporan, dan ketaatan) diwakili oleh kolom, kemudian kelima


20

komponen pengendalian internal diwakili oleh baris, sedangkan struktur

organisasi entitas direpresentasikan oleh ketiga dimensinya. Hal ini

menunjukkan bahwa komponen pengendalian internal tersebut sebagai

alat untuk tercapainya tujuan-tujuan tersebut, namun semua akan tersebut

tergantung dari struktur organisasi entitas yang menjalankannya.

B. Persediaan

1. Pengertian Persediaan

Menurut Sartono (2001: 443), persediaan merupakan salah satu

jenis aktiva lancar yang jumlahnya cukup besar dalam suatu perusahaan.

Sedangkan menurut Kasmir (2010: 258), pengertian sediaan merupakan

sejumlah barang yang harus disediakan oleh perusahaan pada suatu tempat

tertentu. Artinya tersedianya sejumlah barang yang disediakan perusahaan

guna memenuhi kebutuhan produksi atau penjualan barang dagangan.

Sedangkan tempat tertentu dapat berupa gudang sendiri atau gudang pada

perusahaan lain atau melalui pesanan yang ada pada saat dibutuhkan

dengan harga yang telah disepakati dapat disediakan.

Menurut Standar Akuntansi Keuangan (PSAK: No. 14, hal 14.2 s/d

14.2-IAI, 2015), persediaan adalah aset:

a. Yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha biasa;

b. Dalam proses produksi untuk penjualan tersebut; dan

c. Dalam bentuk bahan atau perlengkapan untuk digunakan dalam proses

atau pemberian jasa.


21

2. Arti Penting Persediaan

Persediaan memberikan pengaruh terhadap laporan keuangan

perusahaan yaitu neraca dan laporan laba rugi. Persediaan menjadi sangat

penting karena persediaan merupakan bagian yang paling material dari

keseluruhan aktiva lancar yang dimiliki perusahaan.

Menurut Ballou (2004: 406) dalam Mu’minin (2015), terdapat

beberapa alasan diadakannya persediaan berkaitan dengan pelayanan

konsumen atau untuk meminimalkan biaya yang secara tidak langsung

dihasilkan dari usaha memuaskan pelanggan. Maksud dari pernyataan

tersebut dipaparkan sebagai berikut:

1. Memberikan pelayanan yang baik untuk pelanggan

2. Pengelolaan dan pengendalian persediaan yang baik dan memadai

akan berpengaruh meningkatkan penjualan.

3. Dapat mengurangi biaya operasional. Operasional yang ekonomis

akan memberikan harga yang lebih murah sehingga akan

meningkatkan kepuasan pelanggan yang diikuti dengan peningkatan

penjualan.

3. Tujuan dan Manfaat Persediaan

Menurut Rangkuti (2000: 2), tujuan dari persediaan adalah sebagai

berikut:


22

a. Menghilangkan resiko keterlambatan datangnya barang/bahan yang

dibutuhkan perusahaan.

b. Menghilangkan resiko dari materi yang dipesan berkualitas tidak baik

sehingga harus dikembalikan.

c. Untuk mengantisipasi bahan yang dihasilkan secara musiman

sehingga dapat digunakan bila bahan itu tidak ada dalam pasaran.

d. Mempertahankan stabilitas operasi perusahaan atau menjamin

kelancaran arus produksi

e. Mencapai penggunaan mesin yang optimal.

f. Memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan sebaik-baiknya,

dengan memberikan jaminan tersedianya barang jadi.

g. Membuat pengadaan atau produksi tidak perlu sesuai dengan

penggunaan atau penjualannya.

Manfaat dari Persediaan adalah sebagai berikut:

a. Perusahaan tidak kehilangan kesempatan mendapatkan keuntungan

dengan terpernuhinya persediaan barang. Terpenuhinya ketersediaan

barang akan memberikan peningkatan kepuasan pelanggan, dengan

peningkatan kepuasan pelanggan akan meningkatkan penjualan dan

tentunya memberikan keuntungan bagi perusahaan.

b. Pengelolaan persediaan barang disesuaikan dengan prediksi

permintaan pasar. Pengelolaan persediaan yang baik merupakan

jumlah persediaan yang tidak terlalu banyak dan tidak terlalu sedikit.

Jadi jika persediaan yang terlalu banyak akan menimbulkan


23

penambahan biaya penyimpanan atau akan terkena resiko rusak

karena terlalu lama disimpan, namun sebaliknya jika persediaan

terlalu sedikit maka akan mengganggu proses penjualan karena

ketersediaan barang yang tidak ada sehingga kepuasan pelanggan

akan menurun.

c. Menjaga kestabilan operasional perusahaan. Menjaga kebutuhan

konsumen dengan kondisi harga pasar yang terus berfluktuatif.

4. Pengelolaan Persediaan

Ketersediaan persediaan harus tepat waktu dengan jumlah yang

tepat. Menurut Kasmir (2010: 263), pengelolaan sediaan agar berjalan

lancar sesuai dengan rencana perusahaan harus memerhatikan beberapa

hal berikut ini:

a. Harus ada sediaan dasar sebagai penyeimbangan keluar masuknya

barang dari perusahan. Artinya yang harus ada angka besarnya sediaan

dan sangat tergantung dari keluar masuknya barang apakah teratur atau

tidak.

b. Perlunya menyediakan pengamanan sediaan (safety stock). Karena

sering terjadinya hal-hal yang tidak terduga, maka perlu ada

pengamanan sediaan (safety stock) untuk memenuhi kebutuhan sediaan

setiap saat bila dibutuhkan.


24

c. Antisipasi persediaan (anticipation stock), artinya perlu adanya

tambahan sediaan untuk mengantisipasi pertumbuhan persediaan di

masa yang akan datang.

Dalam manajemen persediaan berarti ketersediaan barang harus

tepat, tidak boleh terlalu banyak maupun terlalu sedikit, maka yang perlu

dilakukan adalah sebagai berikut:

a. Perencanaan yang matang persediaan yang akan datang yang

berkaitan dengan produksi, harga, dan prediksi penjualan.

b. Pengelolaan keluar masuknya persediaan sehingga tidak terjadi

keterlambatan dan kerusakan.

c. Mengawasi terhadap keluar masuknya persediaan, mana yang keluar

pertama dan mana yang perlu dimasukkan

d. Mengantisipasi secara cepat untuk memenuhi kebutuhan yang

mendadak, akibat lonjakan permintaan.

Pengelolaan persediaan yang ekonomis, efisien dan efektif harus

direncanakan dan diarahkan. Syarat untuk tercapainya pengelolaan

persediaan yang ekonomis, efisien dan efektif, adalah sebagai berikut:

a. Penetapan wewenang dan tanggung jawab yang jelas terhadap

persediaan adalah pendelegasian wewenang dan tanggung jawab

secara jelas. Hal tersebut bukan saja merupakan prasyarat bagi

perencanaan dan pengendalian persediaan, tapi juga membantu

tercapainya koordinasi yang wajar.


25

b. Sasaran dan kebijakan yang dirumuskan dengan baik. sasaran

perencanaan persediaan adalah mendukung tercapainya keuntungan

maksimal sehingga para karyawan yang bertanggung jawan untuk

melaksanakan kebijakan manajemen dalam hubungannya dengan

persediaan, harus memahami dengan jelas aturan bertindak yang akan

menjadi pedoman bagi mereka. Kebijakan umum yang akan mengatur

akumulasi persediaan dan juga fungsi-fungsi yang berhubungan dalam

berbagai divisi perusahaan harus dibuat oleh tingkat pimpinan tertinggi

dalam berbagai divisi perusahaan harus dibuat oleh tingkat pimpinan

tertinggi.

c. Fasilitas pergudangan dan pengendalian yang cukup. Bagian

pergudangan dan penyimpanan harus terorganisir dan dilengkapi

dengan fasilitas yang baik. sebaiknya fasilitas yang tersedia tidak boleh

terlalu luas atau terlalu sempit sehingga menimbulkan biaya

pengendalian dan penyimpanan yang tidak efisien.

d. Klasifikasi dan identifikasi persediaan secara layak. Klasifikasi dan

identifikasi persediaan secara layak diperlukan dalam menetapkan

anggaran dan pengendalian serta memperoleh keyakinan bahwa

persediaan telah dicatat semestinya. Identifikasi secara cermat juga

diperlukan agar dapat melaporkan persediaan yang benar dan akurat.

e. Standarisasi dan simplifikasi persediaan. Tujuannya untuk mengurangi

banyaknya jenis barang yang ada sehingga masalah pengendalian

dapat lebih mudah.


26

f. Catatan dan laporan yang memadai. Catatan persediaan haruslah

berisikan informasi yang dapat memenuhi kebutuhan para staf

pembelian, produksi, penjualan dan keuangan.

5. Pengendalian Internal atas Persediaan

Menurut Hery (2009), pengendalian internal atas persediaan

seharusnya dimulai pada saat barang diterima. Secara luas komponen

pengendalian intern pada persediaan meliputi pengarahan arus dan

penanganan barang mulai dari penerimaan, penyimpanan, sampai saat

barang-barang yang siap untuk dijual.

a. Prosedur pengendalian penerimaan barang dagang

Laporan penerimaan barang yang bernomor tercetak, seharusnya

disiapkan oleh bagian penerimaan untuk menetapkan tanggung jawab

awal atas persediaan. Untuk memastikan bahwa barang yang diterima

sudah sesuai dengan apa yang dipesan, setiap laporan penerimaan

barang harus dicocokkan dengan formulir pesanan pembelian yang

asli. Pengendalian internal atas persediaan juga seringkali melibatkan

bantuan alat pengaman, seperti kaca dua arah, kamera, sensor

magnetik, kartu akses gudang, pengatur suhu ruangan, petugas

keamanan dan sebagainya.

b. Prosedur pengendalian penyimpanan barang dagang

Penggunaan sistem pencatatan perpetual juga memberikan

pengendalian yang efektif atas persediaan. informasi mengenai jumlah


27

atas masing-masing jenis persediaan barang dagangan dapat segera

tersedia dalam buku besar pembantu untuk masing-masing persediaan.

Untuk menjamin keakuratan besarnya persediaan yang dilaporkan

dalam laporan keuangan, perusahaan dagang seharusnya melakukan

pemeriksaan fisik atas persediaannya.

c. Prosedur pengendalian pengeluaran barang dagang

Menurut Arianti (2003), fungsi gudang mengeluarkan barang harus

sesuai dengan barang harus dicatat dalam dokumen. Dokumen juga

menjamin keseragaman dan memudahkan pengisian serta

mempercepat informasi pengeluaran barang dagang. Selain itu,

aktivitas pengendalian yang diperlukan dalam pengendalian internal

pengeluaran barang dagang harus di otorisasi oleh kepala bagian

gudang.

C. Retail

1. Pengertian Retail

Menurut Levy dan Weitz (2004: 6), retailing merupakan

serangkaian kegiatan usaha yang menambah nilai untuk produk dan jasa

yang dijual ke konsumen untuk penggunaan pribadi. Retailing tidak hanya

penjualan produk akan tetapi juga mencakup penjualan jasa seperti praktek

dokter, penyewaan DVD, dsb.

Retailing merupakan semua kegiatan penjualan barang dan jasa

secara langsung kepada konsumen akhir untuk pemakaian pribadi dan


28

rumah tangga, bukan untuk keperluan bisnis (Tjiptono, 2008: 191). Jadi

Retailing merupakan kegiatan penjualan barang dan jasa secara langsung

ke konsumen tanpa melalui perantara untuk digunakan pribadi bukan

untuk dijual kembali.

2. Fungsi Retail

Fungsi dari retailer bagi produsen adalah meningkatkan nilai

tambah dari barang atau jasa yang diproduksi oleh produsen tersebut serta

retail memberikan fasilitas distribusi barang atau jasa dari pabrik ke

konsumen. Beberapa fungsi dari ritail menurut Levy dan Weitz (2004)

adalah sebagai berikut:

a. Menyediakan Berbagai Macam Produk dan Jasa (Providing

Assortment)

Perusahaan retail mengambil barang dari berbagai jenis perusahaan

sehingga perusahaan retail akan menyediakan produk dan jasa yang

bervariasi dan beragam. Hal tersebut yang dapat meningkatkan

keinginan konsumen untuk berbelanja di toko retail karena dapat

memilih barang atau jasa yang sesuai kebutuhan dan keinginan

konsumen.

b. Memecah (Breaking Bulk)

Memecah berarti membagi beberapa produk menjadi lebih kecil.

Perusahaan produsen akan mengirim produk ke perusahaan retail

dalam jumlah yang besar kemudian perusahaan retail akan membagi


29

produk tersebut dalam jumlah yang lebih sedikit dan akan dijual

kepada konsumen. Hal tersebut akan menguntungkan bagi pihak

produsen dan konsumen. Keuntungan bagi perusahaan produsen

adalah perusahaan produsen dapat mengefisiensikan biaya untuk

menjual produknya ke konsumen dalam jumlah kuantitas yang

sedikit. Sedangkan keuntungan bagi konsumen adalah konsumen

dapat membeli produk dalam jumlah yang lebih sedikit.

c. Mengadakan Inventory (Holding Inventory)

Fungsi dari ritel adalah menyimpan persediaan dengan jumlah yang

cukup sehingga konsumen dapat membelinya ketika dibutuhkan.

Konsumen akan membeli produk ke toko retail dengan jumlah yang

sedikit karena konsumen tau jika toko retail akan menyediakan yang

mereka butuhkan sehingga konsumen dapat mengurangi penyimpanan

barang yang berlebih.

d. Memberikan Jasa atau Layanan (Providing Service)

Konsumen mendapat kemudahan dalam mengkonsumsi produk yang

dihasilkan produsen lewat retail. Retail memberikan memberikan

pelayanan yang membuat konsumen mudah membeli dan

menggunakan produk tersebut.

e. Meningkatkan Nilai Produk dan Jasa

Tidak semua barang dijual secara lengkap maka konsumen

membutuhkan toko ritail. Pembelian produk di toko retail akan


30

meningkatkan nilai produk tersebut karena dapat memenuhi

kebutuhan konsumen.

3. Jenis-Jenis Retailer

Menurut Kotler (2003: 216), jenis-jenis retail utama adalah sebagai

berikut:

a. Toko Barang Khusus (Specialty Store)

Lini produk yang sempit dengan keragaman yang dalam. Toko pakaian

adalah toko lini tunggal; toko pakaian pria adalah toko lini terbatas;

toko kemeja pesanan pria adalah toko yang sangat khusus. Contoh:

Athlete’s Foot, Tall man, The Limited, The Body Shop

b. Toko Serba Ada (Department Store)

Beberapa lini produk, biasanya pakaian, perlengkapan rumah dan

barang kebutuhan keluarga dengan masing-masing lini yang

ditempatkan sebagai bagian tersendiri yang dikelola pembeli khusus

atau pedagang khusus. Contoh: Sears, JCPenney, Nordstrom,

Bloomingdale’s

c. Pasar Swalayan (Supermarket)

Usaha yang relatif besar, berbiaya rendah, bermarjin rendah,

bervolume tinggi, swalayan yang dirancang untuk melayani semua

kebutuhan untuk makanan, sarana mencuci, dan produk-produk

keluarga. Contoh: Kronger, Safeway, Jewel

d. Toko Kenyamanan (Convenience Store)


31

Toko yang relatif kecil dan terletak dekat daerah pemukiman, menjual

lini terbatas produk-produk kenyamanan dengan tingkat perputaran

yang tinggi dan harga yang sedikit lebih tinggi.

e. Toko Diskon (Discount Store)

Barang dagangan standar yang dijual dengan harga yang lebih murah,

dengan marjin yang lebih rendah dan volume yang lebih tinggi.

f. Pengecer Potongan Harga (Off-Price Retailer)

Barang dagangan yang dibeli dibawah harga pedagang bersar biasa dan

dijual dibawah harga eceran.

g. Gerai Pabrik (Factory Outlet)

Dimiliki dan dijalankan produsen dan biasanya menjual barang-barang

yang berlebihan, tidak diproduksi lagi, atau tidak biasa.

h. Pengecer Potongan Harga Independen (Independent Off-Price

Retailer)

Dimiliki dan dijalankan pengusaha atau divisi perusahaan eceran yang

lebih besar.

i. Klub Gudang atau Klub Pedagang Besar (Warehouse Clubs atau

Wholesale Clubs)

Menjual pilihan terbatas jenis produk kebutuhan pokok, perlengkapan

rumah tangga, pakaian bermerk dan berbagai jenis barang lain dengan

diskon yang sangat besar bagi anggota-anggota yang membayar iuran

keanggotaan tahunan.

j. Toko Besar (Superstore)


32

Ruang penjualan sekitar 35.000 kaki persegi yang ditujukan untuk

memenuhi seluruh kebutuhan konsumen untuk jenis produk makanan

dan non-makanan yang dibeli rutin.

k. Toko Kombinasi (Combination Store)

Toko gabungan makanan dan obat yang memiliki ruang penjualan rata-

rata 55.000 kaki persegi.

l. Hiperpasar (Hypermarket)

Berkisar antara 80.000 hingga 220.000 kaki persegi dan

menggabungkan pasar swalayan, toko diskon, dan eceran gudang.

m. Ruang Pameran Katalog

Pilihan yang sangat banyak barang-barang berharga tinggi, mengalami

perputaran cepat, dan bermerk dengan harga diskon.

Menuru Kotler (2003), retailer dapat diklasifikasikan kedalam tiga

kategori berikut ini, yaitu sebagai berikut:

a. Pengecer Toko (Sore Retailers). Pengecer yang menggunakan suatu

tempat khusus sebagai toko.

b. Pengecer Tanpa Toko (Non-Store Retailers). Pengecer yag tidak

mempunyai penjualan khusus.

c. Organisasi Eceran (Corporate Retailers). Organisasi tertentu yang

bekerjasama dalam perdagangan eceran dengan mengutamakan

kepentingan para anggotanya.


33

D. Penelitian Terdahulu

Amzali (2014), dalam penelitiannya yang berjudul “Analisis

Pengendalian Internal atas Sediaan Berdasarkan COSO SMALL BUSINESS

(2013) pada UD Langgeng Jaya Surabaya”. Hasil penelitian menunjukkan

pengendalian internal atas sediaan pada UD.Langgeng Jaya masih kurang

efektif, dimana masih terdapat kelemahan dalam pembagian tanggung jawab

dan wewenang, tidak terdapat aktivitas pencatatan beserta dokumen terkait

dan tidak terdapat aktivitas stock opname.

Nicodemus (2015), dalam penelitiannya yang berjudul “Efektifitas

Pengendalian Internal atas Persediaan Barang Dagang pada PT Orindo

Studio”. Hasil penelitian menunjukkan pengendalian internal atas persediaan

barang dagang pada PT Orindo Studio belum dilakukan dengan efektif,

dimana masih adanya rangkap jabatan walaupun sudah ada pemisahan fungsi

dan tidak digunakannya kartu stock di gudang.

Fahrur (2016), dalam penelitiannya yang berjudul “Analisa Penerapan

Sistem Pengendalian Internal Berdasar COSO pada Persediaan Bahan Baku

CV Surya Gemilang”. Hasil penelitian menunjukkan prosedur pengelolaan

persediaan bahan baku pada CV. Surya Gemilang Jaya sudah cukup efektif.

Namun dengan menganalisis lingkungan pengendalian dan aktivitas

pengendalian diketahui bahwa perusahaan tidak ada perekrutan dan

kompetensi khusus untuk karyawan baru, serta pencatatan semua data

transaksi persediaan maupun transaksi penjualan barang jadi ditulis manual

belum menggunakan perangkat lunak standar sistem akuntansi.


34

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini yaitu studi kasus.

Menurut Sekaran (2006: 46), penelitian studi kasus meliputi analisis

mendalam dan kontekstual terhadap situasi yang mirip dalam organisasi yang

lain dimana sifat dan definisi masalah yang terjadi adalah serupa dengan yang

dialami dalam situasi saat ini.

B. Waktu dan Tempat Penelitian

Penelitian ini dilakukan pada bulan Maret-April 2018. Penelitian

dilakukan di PT. XYZ yang berlokasi di Yogyakarta.

C. Subjek dan Objek Penelitian

Dalam penelitian ini, yang menjadi subjek penelitian adalah tiga

responden yang terdiri dari satu orang dari Bagian Tim Pembelian Pusat, satu

orang dari Bagian Receiving Room, dan satu orang dari Bagian Running Stock

Departemen Supermartket,

D. Data yang dibutuhkan

a. Gambaran umum perusahaan

b. Struktur organisasi


35

35

c. Job description

d. Prosedur pembelian barang, penerimaan barang, penyimpanan, dan

pengeluaran persediaan barang.

e. Dokumen yang terkait dengan pengendalian persediaan

E. Teknik Pengambilan Data

Teknik pengambilan data yang dilakukan pada penelitian ini adalah

sebagai berikut:

1. Teknik Wawancara

Teknik wawancara merupakan teknik pengumpulan data dengan cara

tanya jawab secara langsung dengan subyek penelitian sehingga dapat

diperoleh data yang valid dan dapat dipercaya.

2. Dokumentasi

Dokumentasi merupakan metode pengumpulan data dengan cara

mencatat dan mengumpulkan data dari dokumen seperti buku dan laporan-

laporan yang dimiliki perusahaan berkaitan denganpengelolaan persediaan

barang dagang dan digunakan sebagai dasar dalam menganalisa

pengendalian internal atas pengelolaan persediaan barang dagang

perusahaan.

3. Checklist

Checklist adalah pengumpulan data dengan cara membuat sebuah

daftar, dimana responden hanya membubuhkan tanda check (√) pada kolom

yang sesuai (Arikunto, 2006). Checklist dapat dilihat pada Lampiran 1.


36

Checklist tersebut diolah berdasarkan pada gabungan checklist

pengendalian internal atas persediaan yang terlampir pada penelitian

Prasanna (2017) yang diolah berdasarkan buku ‘Internal Controls Policies

and Procedures’ oleh Hightower, Rose (2009) dan The Controllers

Function (The Work of The Managerial Accountant) oleh Roehl-Anderson

dan Steven (2005), serta berdasarkan Questionnare of Internal Audit,

penelitian Chewiyot, Stephen (2014) dan rerangka COSO 2013.

F. Teknik Analisis Data

Untuk dapat mengetahui jawaban dari rumusan masalah teknik analisis

data yang digunakan yaitu:

a. Melakukan Survey Pendahuluan. Survey pendahuluan ini untuk

memperoleh pemahaman mengenai karakteristik operasinya, struktur

organisasi perusahaan, dan pengendalian persediaan barang dagang

dengan cara pengamatan langsung dan wawancara dengan subjek

penelitian perusahaan.

b. Mendeskripsikan prosedur pengendalian persediaan barang dagang.

Prosedur pengendalian persediaan barang dagang terdiri dari prosedur

pengadaan barang, prosedur pembelian barang dagang, prosedur

penerimaan barang dagang, prosedur penyimpanan barang, prosedur

pengeluaran barang, dan prosedur stock opname.

c. Membandingkan kegiatan pengendalian persediaan barang dagang dengan

tinjauan pustaka yanga ada yaitu lima komponen pengendalian internal


37

menurut COSO. Penulis menggunakan checklist pengendalian internal

yang sesuai dengan lima komponen pengendalian internal menurut COSO

yang terlampir pada Lampiran 1 untuk mencocokkan kesesuaian antara

penerapan pengendalian internal persediaan barang dagang di perusahaan

dengan penerapan pengendalian internal persediaan barang dagang sesuai

COSO. Menganalisis hasil perbandingan deskripsi data dengan tinjauan

pustaka.

d. Menarik kesimpulan dari hasil analisis. Analisis hasil perbandingan

tersebut berdasarkan index checklist, yaitu dengan menghitung total

jawaban “Ya” dibagi total pernyataan dalam checklist dikali seratus

persen. Berdasarkan perhitungan tersebut dapat ditarik kesimpulan

berdasarkan range persentase index checklist yang diterapkan menurut

Champion (1990: 302) adalah sebagai berikut:

“0,00 - 0,25 : No association or low association

0,26–0,50 : Moderately low association

0,51–0,75 : Moderately high association

0,76 – 1,00 : High association (strength up to perfect)”


38

BAB IV

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

A. Sejarah PT. XYZ

Awal mulanya pada tahun 1965, pemilik PT. XYZ memiliki toko, 2

kavling di selatan Pasar Bringharjo dan kios grosir pakaian di pasar

Beringharjo, kemudian pada tahun 1973 pemilik berkeinginan untuk

mengembangkan usahanya dengan membuka toko di jalan Urip Sumoharjo.

Toko tersebut merupakan toko eceran (retail). Toko tersebut menjadi

berkembang, karena pada saat itu perusahaan retail sedang dibutuhkan kota

Yogyakarta. Pemilik melihat perkembangan toko tersebut yang bagus, maka

pemilik ingin mengembangkan dan memperluas toko. Namun, karena lokasi

yang tidak memungkinkan karena terdapat pemukiman yang padat maka atas

perhatian dari pemerintah daerah ditunjukkan lokasi tepat di dedapan atau di

seberang toko tersebut sebagai perluasan usaha di jalan Urip Sumoharjo juga.

Pada tanggal 1 Januari 1977 dibukalah PT. XYZ di jalan Urip

Sumoharjo. Nama dari PT. XYZ diambil dari nama bunga yang sangat harum.

Logo PT. XYZ memiliki arti tempat yang sejuk, aman dan damai dengan

pelayanan ramah yang menyentuh hati serta menunjukan semangat kerja yang

tinggi, tekad untuk memuaskan masyarakat, dan pantang putus asa

menghadapi kesulitan dan tantangan, ini sesuai dengan motto PT. XYZ pada

waktu itu "Abdi Anda Sekeluarga". Arti lain dari logo PT. XYZ


39

juga melukiskan bahwa PT. XYZ menjunjung tinggi 5 sila dari Garuda

Pancasila.

Pada tanggal 03 Juni 1983, lantai pertama dibuka Supermarket.

Kemudian pada tanggal 25 Juni 1983, pembukaan lantai dua yaitu aneka

busana untuk pria, wanita, maupun anak-anak. Sekitar bulan Oktober 1983

dibuka lantai 3 yang dipersiapkan untuk penjualan sepatu, mainan anak-anak,

ATK, dan alat olahraga. Lantai empat selesai dibangun pada bulan Januari

1984 yang dipakai sebagai arena rekreasi keluarga.

Perluasan PT. XYZ telah selesai, maka pada tanggal 21 Januari 1984,

PT. XYZ resmi dibuka oleh Sri Paku Alam VII selaku wakil Gubernur DIY

sebagai Department Store & Supermarket. PT. XYZ didukung oleh sekitar

390 pegawai, dengan menempati lahan 6.000 m2 dan berstatus Perseroan

Terbatas (PT).

Perkembangan PT. XYZ semakin baik, yang bisa ditunjukkan PT. XYZ

selalu ramai dikunjungi oleh konsumen. Pada bulan juli 1986 dibangun

gedung PT. XYZ cabang kota Magelang yang berlokasi di Jl. Ahmad Yani

yang semula merupakan bekas gedung bioskop Rahayu. Pada tanggal 15 Mei

1988 PT. XYZ cabang Magelang melakukan “Soft Opening” dan kemudian

pada tanggal 29 Juli 1988 “Grand Opening” dilakukan yang diresmikan oleh

Bapak Agus Panuntun selaku Walikota Magelang.

PT. XYZ Yogyakarta memiliki letak yang strategis, lokasi tersebut

banyak dilewati oleh masyarakat Yogyakarta karena dekat dengan kampus,

sekolah, serta rumah sakit. PT. XYZ Yogyakarta memberikan fasilitas yang


40

nyaman bagi konsumen seperti tempat parkir yang cukup luas yang dekat

dengan pintu masuk, musik yang diputarkan juga memberikan informasi serta

musik yang memberikan kenyamanan bagi konsumennya, serta pelayanan

yang baik dari karyawannya itu sendiri.

B. Motto

Motto dari PT. XYZ adalah “We Care About You”. Kata “CARE”

merupakan singkatan dari isi motto PT. XYZ, yaitu:

1. Customer orientied service (pelayanan yang terpusat pada pelanggan)

2. Aim for continuous improvement (peningkatan kualitas yang

berkesinambungan

3. Responsive and competent staff (staff yang cepat tanggap dan cakap)

4. Effective and cost contained care (pembiayaan yang efektif dan hemat)

C. Strategi, Visi dan Misi

1. Strategi: PT. XYZ di masa mendatang akan membentuk jaringan

pelayanan dan jasa retail terkemuka di Indonesia. Untuk mecapai tujuan

tersebut, PT. XYZ menggabungkan semua faktor, mulai dari sistem

manajemen yang baik, fasilitas yang modern, hingga tenaga penjual yang

handal dan terpercaya untuk memberikan pelayanan terbaik kepada

seluruh pelanggan.

2. Visi: Menjadi sarana pembelanjaan yang dipilih oleh pelanggan karena

mutu pelayanan yang prima dan terpecaya.


41

3. Misi: Mewujudkan PT. XYZ menjadi pusat pembelanjaan terkemuka dan

terpecaya yang dilandasi semangat cinta kasih serta tanggap terhadap

kebutuhan para pelanggan.

D. Target Visi dan Misi

1. Stakeholders PT. XYZ: Memenuhi tujuan dan kebutuhan stakeholders

serta berupaya terus memelihara kemantapan operasional yang

memberikan hasil semaksimal mungkin agar dapat mendukung

pertumbuhan dan perkembangan selanjutnya.

2. Staff PT. XYZ: Meningkatkan profesionalisme secara berkesinambungan

untuk mencapai kepuasan kerja dalam memberikan pelayanan terbaik

bagi para pelanggan.

3. Supplier PT. XYZ: Menjadikan supplier PT. XYZ mitra kerja yang

setara untuk mendistribusikan produk yang baik dan bermutu bagi para

pelanggan.

E. Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan anatomi organisasi yang memberikan

sebuah dasar dalam berbagai fungsi organisasi. Menurut Rachmawati (2016),

“Gagasan struktur sebagai sebuah kerangka kerja berfokus pada posisi,

perumusan aturan dan prosedur, dan penentuan kewenangan”. Sehingga tujuan

dari struktur organisasi untuk memberikan gambaran mengenai pembagian


42

wewenang setiap karyawan. Gambar struktur organisasi PT. XYZ dapat dilihat

dalam gambar 4.1.

Adapun tugas dan wewenang masing-masing jabatan pada struktur

organisasi PT. XYZ adalah sebagai berikut:

1. Board of Director

Memiliki kekuasaan tertinggi yang bertanggung jawab dalam mengawasi

semua pelaksanaan kegiatan perusahaan secara umum serta membantu

General Manager Operational.

2. General Manager Operational

Memiliki tugas dalam menetapkan kewajiban umum perusahaan,

memutuskan rencana-rencana kerja perusahaan, mengawasi serta

mengkoordinasi pelaksanaan kegiatan pada semua bagian, dan

mempertanggungjawabkan pelaksanaan kegiatan perusahaan.

3. Secretary

Memiliki tugas dalam menyeleksi sura-surat yang masuk khususnya untuk

General Manager Operational dan menjadi penghubung manajer lini

dengan General Manager Operational.


43

Gambar 4.1. Struktur Organisasi PT. XYZ


44

4. Inspection/Internal Audit Manager

Manajer ini memiliki tanggung jawab atas keuangan perusahaan yang

menyangkut internal perusahaan yang meliputi perencanaan keuangan

perusahaan dan alokasi dana perusahaan. Manajer ini membawahi Internal

Audit Section dan Inspector.

5. Branch Manager

Manajer ini memiliki tanggungjawab dalam mengawasi atas operasional

PT. XYZ cabang Magelang dan merupakan kepala untuk tiap-tiap

departemennya.

6. Material & Merchandising Manager

Manajer ini memiliki tanggungjawab atas semua pengelolaan dan

pengendalian barang yang ada didalam di perusahaan. Manajer ini

membawahi Merchandising Section, Logistic Section, dan Stock

Controller.

7. Marketing Manager

Manajer ini memiliki tugas dalam melakukan kegiatan promosi dengan

memberikan laporan ke General Manager Operasional mengenai kegiatan

pemasaran serta hasil-hasilnya. Manajer ini membawahi Supermarket

Department, First Floor Department, Second Floor Department, Third

Floor Department, Fourth Floor Department, dan Leasing & Promotion

Dept.


45

8. Office Administration Manager

Manajer ini memiliki tugas dalam melakukan koordinasi pencatatan dan

menyesuaikan laporan penerimaan, pengeluaran hutang piutang,

melakukan koordinasi penyusunan neraca, laporan laba rugi, serta

memberikan laporan-laporan dan realisasi anggaran pada tingkat

pelaksanaan sekaligus penyimpangan-penyimpangannya, dan

bertanggungjawab atas pajak yang ditanggung perusahaan. Manajer ini

membawahi Finance Section, Accounting Section, EDP Section, dan Tax

Section.

9. HRD Manager

Manajer ini memiliki tugas merencanakan, mengendalikan, dan

mengkoordinasikan kegiatan yang berkaitan dengan kepegawaian yang

meliputi penggajian, recruitment tenaga kerja, pendidikan dan pelatihan

pegawai, pemutusan hubungan kerja, serta deskripsi kerja. HRD Manager

membawahi General Affairs, Personal Administration, dan Public

relation/LegalI.

10. Business Develment Manager

Manajer ini memiliki tugas dalam mengumpulkan, mengolah, dan

melaporkan semua data dan kejadian, baik yang finansial maupun yang

non finansial yang terjadi di perusahaan. Manajer ini membawahi

Business Analyst dan Engineers.


46

Divisi Material & Merchandising merupakan divisi yang menangani

pengelolaan persediaan serta pengendalian persediaan. Divisi Material &

Merchandising memiliki tiga bagian yaitu Merchandising Section, Logistic

Section, dan Stock Controller. Berikut merupakan penjelasan menganai ketiga

bagian tersebut, yaitu sebagai berikut:

1. Merchandising Section

Pada bagian ini biasa disebut sebagai Tim Pembelian Pusat (TPP) yang

bertugas untuk melakukan pengadaan barang, pembelian barang, dsb. PT.

XYZ memiliki lima departemen yaitu Supermarket, Lantai Satu, Lantai

Dua, Lantai Tiga dan Lantai Empat, sehingga setiap departemen memiliki

TPP yang berbeda. Tim Pembelian Pusat yang menghubungkan antara

pihak Supplier dan semua departemen PT. XYZ. Tugas dan tanggung

jawab dari Tim Pembelian Pusat (TPP) adalah sebagai berikut:

a. Menjaga kelengkapan barang yang ada di toko menghindari

ketidaktersedianya barang yang ada di toko

b. Menjadi penghubung antara Supplier dengan semua departemen PT.

XYZ

c. Melakukan perencanaan pembelian barang

d. Melakukan pembelian barang dagang

e. Menyeleksi pemasok

f. Mencari informasi mengenai produk baru yang nantinya akan dijual di

toko


47

2. Logistic Section

Pada bagian Logistic Section terdapat bagian yang disebut sebagai

Receiving Room. Receiving Room merupakan tempat untuk menerima

barang dari supplier. Penerimaan barang semua departemen diterima di

Receiving Room. Tugas dan tanggung jawab Receiving Room adalah

sebagai berikut:

a. Menerima dan mengecek barang dagangan yang datang dari supplier

atas pesanan departemen dengan persetujuan Tim Pembelian Pusat

(TPP)

b. Meneliti kualitas dan kuantitas barang sesuai dengan surat pesanan

c. Memberikan tanda tangan dan setempel pada surat bukti penerimaan

barang (faktur)

d. Membantu membuat administrasi yang lengkap atas data barang-

barang yang telah diterima supplier.

e. Membantu meneruskan barang dagangan yang telah diterima kepada

departemen atau petugas yang ditunjuk.

f. Menolak barang yang diterima apabila tidak sesuai pesanan

g. Membantu mengatur penyelesaian barang-barang titipan.

h. Mengatur penyerahan barang retur kepada supplier.

3. Stock Controller

Pada bagian Stock Controller terdapat bagian yang disebut dengan

Running Stock. Running Stock ini merupakan bagian yang sama fungsinya

seperti Gudang. Setiap departemen memiliki Running Stock masing-


48

masing. Tugas dan tanggung jawab bagian Running Stock adalah sebagai

berikut:

a. Mencocokkan barang yang telah diterima dari Receiving Room

b. Melakukan penyimpanan persediaan

c. Melakukan pengendalian stock

d. Melakukan mutasi barang dari gudang ke toko


49

BAB V

ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. Prosedur Pengendalian Persediaan Barang Dagang

1. Prosedur Pengadaan Barang

Prosedur pengadaan barang merupakan proses untuk memperoleh

barang dalam pemenuhan kebutuhan. Proses pengadaan barang dilakukan

oleh Tim Pembelian Pusat. Prosedur pengadaan barang menunjukkan awal

adanya barang dagangan di PT. XYZ.

Ada dua kondisi dalam prosedur pengadaan barang yaitu yang

pertama supplier datang sendiri membawa produknya melakukan

penawaran dengan PT. XYZ dan kondisi yang kedua adalah ketika Tim

Pembelian Pusat yang mencari sendiri informasi barang untuk melakukan

penawaran kepada supplier. Jika supplier tersebut baru pertama kali

melakukan transaksi dengan PT. XYZ maka Tim Pembelian Pusat akan

memberikan dokumen perjanjian untuk kerjasama penjualan yang dapat

dilihat pada Lampiran 3 untuk diisi oleh Supplier dengan persetujuan

Kepala Departemen serta Material & Merchandising Manager.

Pada kondisi pertama supplier menawarkan produknya sendiri ke

PT. XYZ, prosedur pengadaan barang dapat dilihat pada gambar 5.1.

Berikut merupakan penjelasan prosedur pengadaan barang adalah sebagai

berikut:


50

a. Supplier akan datang datang ke PT. XYZ dan bertemu dengan bagian

Tim Pembelian Pusat bersama Material & Merchandising Manager

dengan membawa sample produk yang ingin ditawarkan kepada PT.

XYZ.

b. Tim Pembelian Pusat akan mengecek sample yang dibawa oleh

Supplier dengan melihat kondisi barang tersebut seperti packagingnya

apakah menarik, inggridientsnya apakah aman untuk dikonsumsi,

jenisnya apakah PT. XYZ sudah menjual produk sejenis, dsb.

c. Tim Pembelian Pusat juga menanyakan beberapa informasi kepada

supplier mengenai produk yang ditawarkan. Informasi itu berisi

mengenai apakah produk tersebut sudah diiklankan, produk tersebut

sudah dijual dimana (kompetitor PT. XYZ) dan harga yang akan

ditawarkan.

d. Setelah sudah sesuai dengan pertimbangan PT. XYZ maka Tim

Pembelian Pusat akan bernegoisasi dengan supplier dan Tim

Pembelian Pusat juga dihadiri oleh Material & Merchandising

Manager mengenai harga yang dapat disepakati dan hal lain supaya

terjadinya keputusan yang baik antara kebelah dua pihak.

e. Setelah supplier dan Tim Pembelian Pusat sudah sepakat dan atas

persetujuan Material & Merchandising Manager maka Listing Fee

Form yang dapat dilihat pada Lampiran 4 diberikan ke supplier untuk

diisi sebagai pendaftaran KLU untuk produk tersebut. KLU ini setara

dengan SKU (Stock Keeping Unit) yang berguna untuk menjadi


51

pembeda suatu barang dengan yang lain. Setelah sudah diisi, Tim

Pembelian Pusat akan melakukan pembelian produk tersebut.

Kondisi kedua adalah Tim Pembelian Pusat juga mencari informasi

sendiri mengenai produk yang belum di toko PT. XYZ tetapi di toko

kompetitor lain sudah dijual dengan cara menanyakan supplier PT. XYZ

serta melalui Internet. Ketika sudah mendapat informasi tersebut, Tim

Pembelian Pusat akan mengundang supplier terkait untuk melakukan

negoisasi seperti kondisi pertama yang telah disetujui oleh Material &

Merchandising Manager, Tim Pembelian Pusat akan melakukan

pembelian produk tersebut.

2. Prosedur Pembelian Barang Dagang

Prosedur pembelian barang dagang merupakan proses pembelian

barang kepada supplier untuk dijual. Prosedur pembelian barang dagang

ini dilakukan oleh Tim Pembelian Pusat.

Ada beberapa dasar dilakukannya pembelian barang dagang. Dasar

pertama adalah Tim Pembelian Pusat telah melakukan pembelian secara

rutin atau memiliki jadwal untuk supplier terkait kapan akan melakukan

pembelian dengan jumlah yang sudah diestimasi oleh Tim Pembelian

Pusat. Dasar pembelian lainnya adalah ketika mendapat informasi dari

Bagian Counter yang dimana selalu stay di toko untuk mengontrol barang

yang ada di dalam toko. Informasi dari Counter kepada Tim Pembelian

Pusat adalah ketika barang yang didisplay di toko sudah mau habis atau


52

diketahui terdapat konsumen membeli barang dagangan dalam jumlah

banyak sehingga perlu untuk dilakukan pembelian. Tim Pembelian Pusat

juga setiap pagi setelah briefing pagi keliling toko dan jika melihat ada di

beberapa display toko barang kosong maka dilakukan pembelian.

Department Supermaket dalam hal pembelian biasanya dikenal

dengan repeat order. Setiap supplier memiliki buku yang disebut buku

repeat order yang isinya merupakan Form Order yang dapat dilihat pada

Lampiran 5. Buku tersebut seperti buku absen supplier mengecek

produknya yang dijual di toko PT. XYZ. Prosedur pembelian bisa dilihat

pada gambar 5.1, berikut merupakan penjelasan mengenai prosedur

pembelian barang yaitu sebagai berikurt:

a. Supplier datang dengan membawa buku repeat order dan mengecek

barangnya di toko serta di gudang dan mengisi informasi mengenai

produk mereka yang mereka jual di buku repeat order dan Bagian

Counter dan Kepala Counter harus mengawasi.

b. Selanjutnya setelah supplier sudah mengisinya kemudian meminta

persetujuan dengan Kepala Counter PT. XYZ

c. Setelah sudah benar Kepala Counter akan menandatangani di buku

repeat order.

d. Kemudian supplier membawa buku repeat order yang sudah

ditandatangani Kepala Counter ke Tim Pembelian Pusat untuk

dipertimbangkan apakah dilakukan repeat order atau tidak. Buku


53

tersebut dipakai Tim Pembelian Pusat untuk melihat perkembangan

barang tersebut dan sebagai estimasi untuk repeat order selanjutnya.

e. Ketika informasi dari Bagian Counter atau di dalam repeat order perlu

dilakukan pembelian, maka Tim Pembelian Pusat melakukan

pembelian dengan menerbitkan Surat Pesanan Barang (Purchase

Order) yang dapat berupa elektrik dan manual. Surat Pesanan Barang

yang berbentuk elektrik biasanya diterbitkan ketika pembelian barang

dalam jumlah banyak yang dapat dilihat dalam Lampiran 6, sedangkan

Surat Pesanan Barang yang berbentuk manual biasanya diterbitkan

ketika pembelian barang dalam jumlah sedikit yang dapat dilihat dalam

Lampiran 7.

f. Surat Pesanan Barang tersebut harus ditandatangani oleh pihak

berwenang yaitu Tim Pembelian Pusat yang melakukan order, Kepala

Departemen, dan Material & Merchandising Manager.

g. Surat Pesanan Barang yang sudah ditandatangani pihak berwenang

tersebut diberikan ke supplier untuk melakukan pembelian barang.

3. Prosedur Penerimaan Barang

Prosedur penerimaan barang merupakan penerimaan barang yang

telah dibeli oleh Bagian Pembelian dan diterima oleh Bagian Penerimaan

Barang. Semua penerimaan barang semua departemen ini dilakukan oleh

Bagian Receiving Room. Penerimaan barang hanya akan dilayani untuk

hari senin sampai jumat pukul 09.00-16.00 dan untuk hari sabtu pukul


54

09.00-14.00 sedangkan untuk hari minggu tidak ada pelayanan untuk

penerimaan barang.

Ada dua jenis barang yang diterima yaitu barang kanvas dan barang

angkutan. Barang kanvas adalah barang yang dikirim langsung oleh

supplier sedangkan barang angkutan adalah barang yang dikirim melalui

perantara yaitu jasa ekspedisi. Barang angkutan ada karena supplier

tersebut berada di luar kota atau tidak memiliki angkutan barang sehingga

butuh jasa ekspedisi.

Prosedur penerimaan barang dengan jenis kanvas dapat dilihat pada

gambar 5.1, berikut merupakan penjelasan mengenai prosedur penerimaan

barang, yaitu sebagai berikut:

a. Supplier harus membawa barang serta Surat Pesanan Barang yang

telah dikirim sebelumnya oleh Tim Pembelian Pusat yang sudah

ditandatangani oleh pihak Supplier beserta Faktur dua rangkap, satu

rangkap untuk PT. XYZ sedangkan yang satunya untuk pihak supplier.

b. Bagian Receiving Room akan melihat Surat Pembelian Barang untuk

melihat kepemilikan barang tersebut.

c. Kemudian setelah tahu itu kepemilikan barang tersebut bagian

Receiving Room akan mencetak dokumen yang sama dengan Surat

Pembelian Barang namun lebih lengkap dengan nomor KLU dari

database yang dikomputer milik PT. XYZ.


55

d. Prosedur selanjutnya adalah Bagian Receiving Room akan

membandingkan Faktur dan Surat Pembelian Barang yang lengkap

dengan nomor KLU bersama supplier.

e. Kemudian jika sudah sama, maka Receiving Room akan mengecek

barang yang datang dengan Faktur serta Surat Pembelian Barang untuk

melihat kuantitas, jenisnya, dan nomor KLU-nya karena ada barang

yang mirip tetapi nomor KLU-nya berbeda bersama dengan Supplier.

f. Kemudian jika tidak sama jenisnya maka akan ditolak barang tersebut

atau jika lebih kuantitasnya maka barang yang kelebihan tersebut akan

dikembalikan ke supplier kecuali ada konfirmasi dari pihak Tim

Pembelian Pusat terlebih dahulu. Ketika barang yang datang kurang

maka semua rangkap faktur yang diberikan supplier akan ditahan

sampai kekurangan tersebut dikirimkan.

g. Jika sudah sesuai semuanya Faktur tersebut akan ditandatangani oleh

dua Kepala Bagian Receiving Room. Kepala Bagian Receiving Room

ada dua orang, namun jika dua Kepala Bagian Receiving Room tidak

ada atau salah satunya, pegawai Receiving Room lainnya dapat

menandatangi Faktur tersebut serta Biro Inspeksi juga harus

menandatangani faktur tersebut. Biro Inspeksi merupakan biro yang

berdiri sendiri secara independen.

h. Kemudian satu rangkap Faktur tersebut diberikan kepada supplier

sebagai tanda terima barang dan Surat Pembelian Barang yang lengkap

tadi diberikan ke Bagian Running Stock yang terkait.


56

i. Bagian Receiving Room akan mendokumentasikan mengenai

penerimaan barang tersebut dengan komputerisasi menggunakan

software Microsoft Excel dengan format tanggal penerimaan, nomor

identitas, nama supplier, lokasi supplier, nama penerima, nama biro

inspeksi. Data tersebut dipisah berdasarkan departemen serta jenis

barang tersebut antara kanvas atau angkutan dan dicatat berdasarkan

faktur. Nomor identitas dibuat berdasarkan jenis barang tersebut antara

barang kanvas (K) atau barang angkutan (A) dan bernomor urut per

setiap bulannya jadi setiap ganti bulan nomor identitas dimulai dengan

nomor satu. Contoh nomor identitas K-13 ini menunjukkan Faktur

tersebut merupakan barang kanvas dan merupakan penerimaan barang

yang ke-13 pada bulan tersebut.

j. Kemudian nomor identitas tersebut ditulis di Faktur tersebut sebagai

nomor identitas Faktur.

k. Faktur tersebut yang sudah diberikan nomor identitas tersebut akan

diarsipkan ke dalam map berdasarkan departemen.

l. Kemudian setiap Admin Aktivasi departemen akan mengambil map

tersebut.

Perbedaannya dengan barang angkutan, jasa ekspedisi datang

membawa barang serta surat angkutan atau seri angkutan. Kemudian

bagian Receiving Room mencocokkan barang dengan surat angkutan yang

diberikan mengenai jumlah kuantitasnya, biasanya barang angkutan

jumlahnya kodian yang sudah di pack oleh pihak ekspedisinya. Bagian


57

Receiving Room hanya akan melihat tetapi tidak membongkar paket

tersebut, namun ketika terlihat paket tersebut rusak atau robek maka

Bagian Receiving Room akan membongkar untuk mengecek keadaan

barang tersebut. Ketika jumlahnya sama maka Bagian Receiving Room

akan menerbitkan Tanda Terima Barang yang dapat dilihat pada Lampiran

8 dan menandatanganinya dan diberikan ke pihak jasa ekspedisi tersebut.

4. Prosedur Penyimpanan Barang

Prosedur penyimpanan barang merupakan proses setelah

penerimaan barang untuk dilakukan penyimpanan barang tersebut

digudang. Prosedur penyimpanan barang dilakukan oleh Bagian Running

Stock. Prosedur penyimpanan barang PT. XYZ oleh Bagian Running Stock

ke Gudang dapat dilihat pada gambar 5.1, berikut merupakan penjelasan

mengenai prosedur penyimpanan barang, yaitu sebagai berikut:

a. Setelah penerimaan barang Bagian Running Stock akan melakukan

pengecekan yang kedua bersama supplier dengan membandingkan

Surat Pembelian Barang dengan barang yang ada. Running Stock juga

mengecek kondisi barang tersebut apakah rusak, kaldaluwarsa, atau

cacat.

b. Jika tidak sesuai maka akan dikomunikasikan kembali ke Bagian

Receiving Room bersama supplier untuk diambil keputusan bersama.


58

c. Setelah selesai mengecek maka Admin Running Stock akan mencatat

barang yang masuk ke gudang ke dalam database perusahaan

berdasarkan barang serta Surat Pembelian Barang.

d. Barang akan masuk ke gudang berdasarkan jenisnya. Contoh untuk

Departemen Supermarket memiliki masing-masing ruangan untuk

setiap jenisnya seperti makanan, minuman, kosmetik, alat rumah

tangga, dsb. Penyimpanan barang juga dilakukan sistem First In First

Out (FIFO). Barang yang masuk pertama akan diletakkan paling atas

atau dipaling luar sehingga mudah diambil ketika adanya mutasi

barang dari gudang ke toko.

5. Prosedur Pengeluaran Barang

Prosedur Pengeluaran Barang merupakan prosedur mutasi barang

dari Gudang ke Toko. Prosedur Pengeluaran Barang ini dilakukan oleh

Bagian Running Stock. Prosedur Pengeluaran Barang ini berdasarkan

permintaan dari Pihak Counter yang merupakan bagian yang mengawasi

barang di toko.

Prosedur Pengeluaran Barang dari Gudang ke toko dapat dilihat pada

gambar 5.1, berikut merupakan penjelasan mengenai prosedur pengeluaran

barang, yaitu sebagai berikut:

a. Pihak Counter akan menyusun list barang-barang apa saja yang perlu

didisplay di toko. List tersebut diberikan kepada Admin Running

Stock.


59

b. Kemudian Admin Running Stock akan menerbitkan dokumen Mutasi

Barang Gudang ke Toko yang dapat dilihat pada Lampiran 9

berdasarkan list yang diberikan Pihak Counter.

c. Dokumen Mutasi Barang Gudang ke Toko tersebut harus

ditandatangani oleh pihak Counter serta Admin Running Stock.

d. Setelah ditandatangani maka pegawai Running Stock akan mengambil

barang sesuai dengan Dokumen Mutasi Barang Gudang ke Toko

kemudian mengantarkannya ke toko.

e. Bagian Admin Running Stock akan mencatat barang yang keluar ke

dalam database perusahaan di komputer sesuai dengan Dokumen

Mutasi Barang Gudang ke Toko.

6. Prosedur Stock Opname

Stok opname adalah kegiatan perhitungan fisik persediaan yang ada

di dalam toko atau gudang. Stock opname dilakukan oleh Bagian Running

Stock yang dibantu Pihak Counter. PT. XYZ melakukan stock opname

setahun sekali yaitu biasanya di akhir tahun. Tetapi besar kemungkinan

juga stock opname dilakukan lebih dari sekali per tahun, yang biasanya

dikarenakan suatu kondisi misalnya perubahan sistem oleh manajemen

maka diperlukan stock opname. Stock opname biasanya dilakukan pagi

selama jam operasional.


60

Prosedur stock opname yang dilakukan oleh Bagian Running Stock

dapat dilihat pada gambar 5.2, berikut merupakan penjelasan mengenai

prosedur stock opname, yaitu sebagai berikut:

a. Bagian Running Stock akan mengeluarkan dokumen stock opname

yang dapat dilihat pada Lampiran 10 dan diberikan juga ke pihak

Counter.

b. Kemudian Bagian Running Stock akan menghitung jumlah persediaan

barang yang digudang sedangkan yang barang ditoko dihitung oleh

Pihak Counter.

c. Setelah dihitung maka Admin Running Stock akan membandingkan

dengan database perusahaan mengenai persediaan barang perusahaan

berdasarkan dokumen stock opname tersebut.

d. Jika terdapat selisih kurang maka bagian Running Stock serta Pihak

Counter mencari barang tersebut, jika tidak ditemukan maka akan

dikomunikasikan dengan Kepala Departemen untuk dilakukan

pengambilan keputusan tetapi biasanya keputusannya dianggap

sebagai kerugian perusahaan. Namun jika terdapat selisih lebih maka

akan dicek kembali dokumen yang terkait yaitu Surat Pesanan

Pembelian dan dokumen Surat Mutasi Barang dari Gudang ke Toko

apakah ada kesalahan dalam input data.

e. Kemudian Admin Running Stock akan mendokumentasikan Stock

Opname ke dalam database PT. XYZ yang ada didalam komputer.


61

Gambar 5.1 Flowchart Prosedur Pengendalian Persediaan


62

Gambar 5.1 Flowchart Prosedur Pengendalian Persediaan (Lanjutan)


63

Gambar 5.1 Flowchart Prosedur Pengendalian Persediaan (Lanjutan)


64

Gambar 5.2 Flowchart Prosedur Stock Opname


65

B. Analisis Perbandingan Implementasi Pengendalian Internal atas

Persediaan menurut PT. XYZ dengan menurut COSO

Analisis implementasi pengendalian internal atas persediaan menurut

PT. XYZ dilakukan dengan wawancara terhadap pihak-pihak yang menangani

persediaan, observasi untuk melihat secara langsung mengenai pengendalian

persediaan yang dilakukan oleh PT. XYZ, dan melakukan dokumentasi

dokumen-dokumen mengenai pengendalian persediaan yang bisa dilihat pada

Lampiran. Analisis perbandingan pengendalian internal atas persediaan

menurut PT. XYZ dengan menurut COSO penulis menggunakan checklist.

Jawaban hasil checklist tersebut dapat dilihat pada Lampiran 2. Penulis akan

melakukan rekap atas hasil checklist yang disajikan dalam tabel 5.1. Kategori

pada tabel 5.1 dirumuskan berdasarkan kriteria menurut Champion (1990).

Tabel 5.1. Rekap Hasil Checklist Pengendalian Internal atas Persediaan

No.

Komponen

Pengendalian

Internal

Jawaban

Total Skor

(%) Kategori

Ya Tidak

1 Lingkungan

Pengendalian

14 4 18 77,78 Sangat

Efektif

2 Penilaian Risiko 11 2 13 84,61 Sangat

Efektif

3 Aktivitas Pengendalian 23 7 30 76,67 Efektif

4 Informasi dan

Komunikasi

8 0 8 100,00 Sangat

Efektif

5 Monitoring 2 3 5 40,00 Cukup

Efektif

Total 58 16 74 78,38 Sangat

Efektif

Pada tabel 5.1 total skor sebesar 78,38%, berdasarkan kriteria

Champion (1990) ini menunjukkan pengendalian internal atas persediaan


66

barang dikategorikan sangat efektif. PT. XYZ dalam mengimplementasikan

pengendalian internal atas persediaan masih belum sempurna. Terdapat

beberapa hal yang belum sesuai dengan COSO framework dan perlu untuk

diperbaiki.

1. Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian merupakan sikap manajemen dan

karyawan terhadap pentingnya pengendalian yang ada di perusahaan

tersebut. Menurut Tabel 5.1 tingkat keefektifan pada komponen

lingkungan pengendalian oleh PT. XYZ sebesar 77,78% yang mana masuk

kategori sangat efektif, namun sebesar 22,2% tidak sesuai dengan

pengendalian internal atas persediaan menurut COSO (2013). Pembahasan

mengenai perbandingan implementasi pengendalian internal persediaan

komponen lingkungan pengendalian menurut PT. XYZ dengan

pengendalian internal menurut COSO (2013) diringkas dan disajikan

dalam tabel 5.2.

Tabel 5.2. Ringkasan Perbandingan Pengendalian Internal atas

Persediaan Komponen Lingkungan Pengendalian

No. Pengendalian Internal

berdasarkan COSO

Pengendalian Internal

berdasarkan PT. XYZ Keterangan

1 Organisasi menunjukkan

komitmen terhadap

integritas dan nilai-nilai

etika

- Adanya “tone at the top”

- Menetapkan standar

perilaku

- Mengevaluasi kepatuhan

terhadap standar perilaku

- Menindaklanjuti

penyimpangan secara

tepat

Nilai etika dalam PT.

XYZ berbentuk peraturan

yang dikomunikasikan

pada seluruh karyawan

PT. XYZ yang tercantum

dalam buku panduan,

namun tidak ada simulasi

untuk

mengkomunikasikan

komitmen nilai-nilai etika

tersebut dan tidak ada

evaluasi tiap individu

maupun kelompok terkait

Hal ini sesuai

dengan COSO

framework.

Namun ada

beberapa hal

yang tidak

sesuai yaitu

tidak adanya

sosialisasi dan

evaluasi

terhadap

peraturan

tersebut


67



(Lanjutan)


berdasarkan COSO

Pengendalian

Internal berdasarkan

PT. XYZ

Keterangan

dengan nilai-nilai etika.

2 Dewan komisaris dan

komite audit independen

terhadap manajemen dan

melaksanakan

pengawasan terhadap

pengembangan dan

kinerja pengendalian

internal

PT. XYZ tidak memiliki

komite audit dalam

melakukan pengawasan

pada perusahaan, akan

tetapi pengawasan

keseluruhan perusahaan

dilakukan oleh komisaris

atau pemilik dari PT.

XYZ dan direktur.

Hal ini sesuai

dengan COSO

framework, karena

PT. XYZ

termasuk

perusahaan yang

tidak terlalu besar

sehingga belum

membutuhkan

komite audit

3 Manajemen menetapkan

dengan pengawasan

dewan, struktur, jalur

pelaporan, kewenangan

dan tanggung jawab

dalam mencapai tujuan

- Membentuk struktur

organisasi

- Menetapkan jalur

pelaporan, pemberian,

dan pembatasan

kewenangan dan

tanggung jawab dalam

bentuk job description

PT. XYZ memiliki

struktur organisasi yang

tertulis secara resmi

beserta tugas dan

tanggung jawab.

Hal ini sesuai

dengan COSO

framework

4 Organisasi menunjukkan

adanya komitmen untuk

merekrut,

mengembangkan, dan

mempertahankan individu

yang kompeten.

- Perekrutan karyawan

dilakukan melalui

proses seleksi

- Adanya training untuk

karyawan baru dalam

implementasi tugas dan

tanggung jawab

- Adanya training

upgrading setiap divisi

secara bergantian.

Hal ini sesuai

dengan COSO

framework

5 Organisasi mendorong

individu mengemban

akuntabilitas atas

tanggung jawabnya

Pembagian tugas dan

tanggung jawab

diinformasikan dalam

buku panduan ketika

Hal ini sesuai

dengan COSO

framework


68



(Lanjutan)

No.

Pengendalian

Internal

berdasarkan COSO

Pengendalian


PT. XYZ

Keterangan

terhadap pengendalian

internal.

perekrutan sesuai

dengan struktur

organisasi. Seluruh

karyawan PT. XYZ

sudah melakukan

pekerjaan sesuai dengan

tugas dan tanggung

jawabnya ditunjukkan

dengan setiap divisi

memberikan laporan

mengenai tugas mereka

selama setahun kepada

manajemen setiap

tahun.

Tabel 5.2 menunjukkan perbandingan pengendalian internal atas

persediaan yang dilakukan oleh PT. XYZ dengan pengendalian internal

atas persediaan berdasarkan COSO framework, pembahasan dan

penjelasan mengenai hal tersebut adalah sebagai berikut:

a. Organisasi menunjukkan komitmen terhadap integritas dan nilai-

nilai etika

Perusahaan memiliki peraturan yang dimana didalamnya

terkandung standar etika yang harus dilakukan oleh seluruh karyawan.

Peraturan tersebut dikomunikasikan melalui buku panduan yang dapat

dimiliki karyawan pada saat perekrutan. Dokumen berisi peraturan

secara umum untuk karyawan dan job description disebar ke seluruh

divisi dan departemen sehingga seluruh karyawan tidak lupa dan

secara konsisten mematuhinya. Setiap pagi setiap divisi melakukan


69

briefing pagi untuk mengkomunikasikan beberapa peraturan secara

garis besar kepada tiap karyawan. Jika diketahui ada karyawan PT.

XYZ yang melakukan pelanggaran terhadap peraturan tersebut akan

diberikan surat peringatan oleh Bagian HRD tentunya diketahui oleh

General Manager Operational serta Direktur. Beberapa hal yang tidak

sesuai dengan COSO framework adalah perusahaan tidak melakukan

simulasi mengenai penerapan standar etika tersebut dan juga tidak ada

evaluasi secara individu maupun kelompok mengenai standar etika.

b. Dewan komisaris dan komite audit independen terhadap

manajemen dan melaksanakan pengawasan terhadap

pengembangan dan kinerja pengendalian internal

Perusahaan tidak memiliki komite audit yang berperan untuk

pengawasan secara independen terhadap pengembangan dan kinerja

pengendalian internal. Dalam hal pengawasan terhadap perusahaan

secara keseluruhan dilakukan oleh Komisaris atau pemilik dari PT.

XYZ bersama dengan Direktur. Hal tersebut sesuai dengan COSO

framework, karena PT. XYZ termasuk perusahaan yang tidak terlalu

besar, sehingga belum memerlukan komite audit.

c. Manajemen menetapkan dengan pengawasan dewan, struktur,

jalur pelaporan, kewenangan dan tanggung jawab dalam

mencapai tujuan.

Struktur Organisasi merupakan salah satu elemen lingkunagn

pengendalian internal untuk menunjukkan tugas dan tanggung jawab


70

dalam suatu perusahaan. Struktur organisasi berguna untuk

menunjukan kemampuan suatu entitas dalam perencanaan,

pelaksanaan, pengendalian, dan pemantauan aktivitas perusahaan

tersebut.

Struktur organisasi PT. XYZ yang dapat dilihat dalam gambar

4.1 merupakan struktur organisasi matriks yang merupakan kombinasi

dari struktur organisasi fungsional dan struktur organisasi divisional.

Struktur organisasi PT. XYZ yang utama berbentuk fungsional yang

merupakan struktur organisasi yang disusun berdasarkan fungsi-fungsi

yang diperlukan oleh perusahaan. Atas pembagian fungsi-fungsi

tersebut terdapat pembagian berdasarkan departemen yang dimiliki

oleh PT. XYZ. Pembagian fungsi serta pembagian atas departemen itu

menunjukkan pembagian tugas dan wewenang oleh PT. XYZ yang

baik sehingga menciptakkan pengendalian internal yang baik.

d. Organisasi menunjukkan adanya komitmen untuk merekrut,

mengembangkan, dan mempertahankan individu yang kompeten

Kebijakan yang terkait sumber daya manusia beserta praktiknya

merupakan hal penting untuk pengendalian internal yang efektif.

Kebijakan perekrutan, pelatihan, evaluasi kinerja, serta tindakan

perbaikan yang berkaitan dengan sumber daya tersebut harus

dilakukan dengan baik.

Perusahaan memiliki divisi HRD yang bertugas dan

bertanggung jawab untuk mengurusi semua yang berkaitan dengan


71

karyawan mulai dari perekrutan sampai dengan pemutusan kerja.

Prosedur perekrutan karyawan dilakukan oleh divisi HRD dengan

resmi dan baik sehingga calon karyawan yang akan kerja di PT. XYZ

memiliki kompetensi yang sesuai dengan kebutuhan PT. XYZ.

Prosedur perekrutan dilakukan beberapa tahap yaitu interview

yang dilakukan oleh Bagian HRD, tes tertulis (mengenai pengetahuan

mengenai bagian yang dilamar serta pertanyaan kepribadian), dan yang

paling menentukan adalah wawancara yang dilakukan oleh Direktur.

Pada saat penerimaan karyawan terdapat persayaratan kepribadian

yang harus dimiliki oleh calon karyawan adalah bisa bekerja sama

dalam tim, jujur, ramah, komunikatif, memiliki integritas dan loyalitas

yang tinggi, mampu bekerja dibawah tekanan, dan berorientasi pada

kualitas dan hasil kerja yang prima. Penerimaan karyawan yang

dibidang pengelolaan dan pengendalian persediaan memiliki

persyaratan keahlian, yaitu sebagai berikut:

1) Pendidikan minimal S1 Manajemen

2) Berpengalaman dibidangnya minimal 3 tahun (penerimaan untuk

Kepala bagian, Kepala Departemen, atau Manager)

3) Menguasai bahasa inggris aktif/pasif

4) Mampu mengoperasikan program komputer (Ms. Office, dll)

5) Sehat jasmani dan rohani

Pelatihan dilakukan untuk karyawan baru mengenai

implementasi tugas dan wewenang. Perusahaan pernah melakukan


72

pelatihan upgrading tiap divisi secara bergantian namun dilakukan

tidak secara konsisten atau diwaktu yang tidak tentu. Pelatihan

upgrading ini adalah pelatihan untuk mengembangkan kinerja dengan

mendatangkan beberapa ahli dibidangnya yang sesuai tiap divisi,

sehingga setiap divisi melakukan pekerjaannya lebih baik. Karyawan

yang melakukan penyimpangan akan ada sanksi yang diberikan sesuai

kebijakan perusahaan. Perusahaan melakukan rapat rutin setiap

bulannya untuk membahas mengenai operasional perusahaan selama

sebulan. Rapat rutin juga membahas kinerja setiap divisi serta

departemen dan mengevaluasi kinerja setiap individu maupun setiap

divisi.

e. Organisasi mendorong individu mengemban akuntabilitas atas

tanggung jawabnya terhadap pengendalian internal

Perusahaan memiliki job description yang berisi tugas dan

tanggung jawab secara rinci sesuai dengan struktur organisasi yang

dikomunikasikan kepada karyawan dalam buku panduan. Buku

panduan tersebut sebagai buku pedoman untuk karyawan baru

mengenai tugas dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan

karyawan, kebijakan-kebijakan perusahan, dan peraturan-peraturan

yang harus dipatuhi oleh karyawan. Setiap tahun setiap divisi

memberikan laporan mengenai aktivitas dan tugas yang dilakukan

selama setahun kepada manajemen sebagai bukti setiap karyawan yang


73

ada pada divisi tersebut telah melakukan tugas dan tanggung jawab

mereka.

2. Penilaian Risiko

Perusahaan memiliki risiko yang terkait dengan internal maupun

eksternal. Dengan adanya risiko-risiko tersebut, perusahaan harus dapat

menganalisis dan malakukan penilaian risiko yang bisa saja terjadi di

perusahaan. Penilaian risiko dilakukan supaya perusahaan mampu

mengatasi risiko tersebut jika risiko benar-benar tersebut terjadi di

perusahaan.

Menurut tabel 5.1 komponen penilaian risiko memiliki tingkat

keefektifan sebesar 84,61% dan termasuk kategori sangat efektif. Namun

sebesar 15,39% tidak sesuai dengan COSO framework (2013).

Pembahasan mengenai penyesuaian implementasi pengendalian internal

atas persediaan komponen penilaian risiko menurut PT. XYZ dengan

COSO framework (2013) diringkas dan disajikan dalam tabel 5.3.


Persediaan Komponen Penilaian Risiko


berdasarkan COSO



1 Organisasi menetapkan

tujuan dengan kejelasan

yang cukup untuk

memungkinkan

identifikasi dan penilaian

risiko.

-tujuan operasi

-tujuan pelaporan internal

-tujuan kepatuhan

- Pembelian persediaan

dilakukan estimasi

dengan pengalaman

pembelian sebelumnya

sehingga tidak terjadi

pembelian yang

berlebih ataupun

kurang.

- Setiap divisi

melaporkan kegiatannya

berbentuk Laporan

Hal ini sesuai

dengan COSO

framework


74


Persediaan Komponen Penilaian Risiko (Lanjutan)


berdasarkan COSO



Tahunan mengenai

aktivitas tiap divisi

selama setahun.

- Perusahaan

memberikan hukuman

dan sanksi yang tegas

untuk karyawan yang

melakukan

penyimpangan dan

kecurangan untuk

kepentingan pribadi

2 Organisasi

mengidentifikasi risiko

dan menganalisa untuk

menentukan bagaimana

risiko harus dikelola

a. Identifikasi risiko dan

analisis risiko oleh

manajemen persediaan

b. Pengelolaan risiko oleh

manajemen persediaan

a. Identifikasi risiko

- Risiko dari

kompetitor

- Pembelian yang

berlebihan atau

kekurangan

- Penerimaan barang

yang tidak sesuai

- Barang tidak bisa

masuk gudang

- Kesulitan mencari

barang

- Barang yang keluar

tidak sesuai

kebutuhan display

toko

b. Pengelolaan risiko

- Mencari informasi

mengenai perusahaan

kompetitor sebagai

bahan evaluasi dan

perbaikan

- Penetapan tingkat

maksimum dan

tingkat minimum

persediaan

- Pengecekan

penerimaan barang

dua kali.

- Memiliki gudang

cadangan

- Penyimpanan

persediaan

berdasarkan jenis

Otorisasi oleh Kepala

Hal ini sesuai

dengan COSO

framework


75


Persediaan Komponen Penilaian Risiko (Lanjutan)


berdasarkan COSO



Counter dalam

dokumen Surat

Mutasi Barang

3 Organisasi

mempertimbangkan

potensi kecurangan dalam

menilai risiko pencapaian

tujuan organisasi

PT. XYZ tidak terlalu

memperhatikan potensi

kecurangan yang terkait

dengan persediaan

seperti kehilangan dan

penggelapan persediaan

Hal ini tidak

sesuai dengan

COSO

framework

4 Organisasi

mengidentifikasi dan

mengevaluasi perubahan

yang dapat mempengaruhi

sistem pengendalian

internal secara signifikan.

Manajemen

mengkomunikasikan

perubahan sistem baru

kepada tiap divisi yang

bersangkutan.

Hal ini sesuai

dengan COSO

framework


persediaan komponen penilaian risiko yang dilakukan oleh PT. XYZ

dengan pengendalian internal atas persediaan berdasarkan COSO

framework, pembahasan dan penjelasan mengenai hal tersebut adalah

sebagai berikut:

a. Organisasi menetapkan tujuan dengan kejelasan yang cukup

untuk memungkinkan identifikasi dan penilaian risiko.

Tujuan dari perusahaan adalah mendapatkan laba serta menjadi

sarana pembelanjaan yang dipilih oleh pelanggan karena mutu

pelayanan yang prima dan terpecaya. Dalam penetapan tujuan

operasional perusahaan melakukan rencana aktivitas seperti

melakukan rencana pembelian melalui estimasi dengan menggunakan

pengalaman pembelian sebelumnya sehingga tidak terjadi pembelian


76

terlalu banyak dan pembelian terlalu sedikit. Penetapan tujuan

pelaporan internal setiap divisi harus memberikan Laporan Tahunan

mengenai aktivitas tiap divisi selama setahun kepada Manajemen

sehingga bisa menjadi bukti bahwa tiap divisi melakukan

pekerjaannya sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya. Penetapan

tujuan kepatuhan perusahaan memiliki peraturan yang harus dipatuhi

oleh seluruh karyawan sehingga jika melanggar, melakukan

penyimpangan, dan melakukan kecurangan maka perusahaan dengan

tegas memberi hukuman atau sanksi sesuai kebijakan perusahaan.

b. Organisasi mengidentifikasi risiko dan menganalisa risiko untuk

menentukan bagaimana risiko harus dikelola

Identifikasi dan analisis risiko merupakan sebagai dasar

perusahaan menentukan bagaimana risiko tersebut harus dikelola.

Risiko-risiko tersebut dapat berasal dari internal maupun eksternal.

1) Risiko dari lingkungan eksternal

Risiko yang terkait dengan lingkungan eksternal adalah perusahaan

kompetitor lain yang memberikan harga yang lebih terjangkau dan

lebih beragam produk yang mereka jual, perubahan peraturan

pemerintah dan ekonomi. Risiko-risiko tersebut dapat

mengakibatkan penjualan menurun atau yang lebih parah

mengakibatkan perusahaan bangkrut.

Pengelolaan untuk mengatasi risiko tersebut, adalah sebagai

berikut:


77

a) Perusahaan melakukan research melalui menanyakan informasi

kepada Supplier mengenai perusahaan kompetitor tersebut dan

melakukan evaluasi untuk mengatasi risiko atas kompetitor lain

yang memberikan harga yang lebih terjangkau dan lebih

beragam produk yang mereka jual.

b) Perusahaan dalam mengatasi risiko perubahan peraturan

pemerintah dan ekonomi dengan berkomitmen untuk

melakukan tujuan perusahaan konsisten dengan hukum,

peraturan, dan standar yang berlaku

2) Risiko dari lingkungan internal

Risiko yang terkait dengan lingkungan internal terkait pengelolaan

dan pengendalian persediaan, yaitu sebagai berikut:

a) Dalam proses pembelian barang terdapat risiko pembelian

persediaan yang terlalu banyak, risiko pembelian persediaan

yang terlalu sedikit, keterlambatan pesanan barang dari

Supplier.

b) Penerimaan barang yang tidak sesuai dengan pesanan.

c) Barang yang diterima dari Bagian Receiving Room tidak bisa

dimasukkan ke dalam gudang karena kapasitas gudang terlalu

kecil dan risiko bencana yang tidak terduga seperti kebakaran,

banjir, dsb.

d) Barang yang ingin dikeluarkan dari gudang sulit untuk dicari.


78

e) Barang yang keluar dari gudang ke toko lebih atau kurang

merupakan risiko pada proses pengeluaran/mutasi barang dari

gudang ke toko. Kelima risiko tersebut akan menghambat

proses operasional perusahaan.

Risiko-risiko tersebut dapat menghambat operasional perusahaan

sehingga penjualan akan menurun dan mengurangi pendapatan.

Maka perlu adanya pengelolaan risiko tersebut oleh Manajemen

Persediaan, yaitu sebagai berikut:

a) Perusahaan dalam mengatasi risiko pembelian persediaan yang

terlalu banyak maupun sedikit adalah dengan manajemen

menentukan tingkat maksimum dan minimum pembelian

persediaan namun dengan fleksibel bisa terjadi tidak mengikuti

kebijakan tingkat maksimum dan minimum tersebut di

beberapa kondisi dengan beberapa pertimbangan. Buku Repeat

Order merupakan salah satu dokumen yang berguna untuk

mengetahui perkembangan barang yang ada di gudang maupun

di toko, sehingga bagian Tim Pembelian Pusat dapat

mengestimasikan jumlah barang yang akan dibeli sehingga

dapat mengurangi risiko pembelian terlalu banyak maupun

terlalu sedikit.

b) Perusahaan mengatasi risiko keterlambatan barang datang

adalah dengan saat melakukan pembelian Tim Pembelian Pusat

mengeluarkan Surat Pesanan Barang dengan memiliki masa


79

kadaluwarsa maksimal satu minggu. Jika Supplier terlambat

mengirim barang, bagian Tim Pembelian Pusat akan

menghubungi Supplier terkait dan jika sudah lebih dari satu

minggu maka Surat Pesanan Barang tersebut tidak terpakai lagi

jadi jika ditanyakan kepada Supplier dan membutuhkan waktu

lagi maka diterbitkan Surat Pesanan Barang baru.

c) Risiko penerimaan barang yang tidak sesuai diatasi dengan

penerimaan barang harus diperiksa dengan membandingkan

faktur, barang yang datang, dengan Surat Pesanan Barang yang

lengkap dengan nomor KLU. Jika tidak sesuai seperti barang

yang diterima lebih, tidak sesuai jenisnya serta nomor KLU

dengan pesanan tanpa pemberitahuan sebelumnya dari Tim

Pembelian Pusat maka barang tersebut ditolak dan

dikembalikan ke Supplier. Jika barang yang diterima kurang

dari pesanan, maka seluruh rangkap faktur ditahan di bagian

Receiving Room sampai barang yang kurang tersebut diterima

oleh bagian Receiving Room.

d) Perusahaan dalam mengatasi kesulitan mencari barang adalah

dengan menyimpan barang yang digudang berdasarkan

jenisnya sehingga memudahkan dalam pencarian barang.

e) Perusahaan mengatasi barang yang tidak bisa masuk di gudang

dengan meletakkan barang tersebut di gudang cadangan yang

dimiliki oleh PT. XYZ atau sementara diletakkan di Receiving


80

Room atau dilorong yang menghubungkan gudang dengan

Receiving Room. Sedangkan untuk bencana tidak terduga

adalah dengan mengansuransikan semua persediaan PT. XYZ.

f) Perusahaan mengatasi pengeluaran barang yang tidak sesuai

dengan kebutuhan display barang ditoko dengan Surat Mutasi

barang dari gudang ke toko harus ditandatangani oleh Kepala

Counter merupakan cara mengatasi risiko tersebut, karena jika

ada masalah mengenai proses pengeluaran/mutasi barang dari

gudang ke toko maka Kepala Counter akan bertanggung jawab.

c. Organisasi mempertimbangkan potensi kecurangan dalam menilai

risiko pencapaian tujuan organisasi

Penilaian risiko kecurangan yang bisa saja terjadi dan tidak

dapat dihindari harus diterapkan oleh perusahaan. Jika risiko

kecurangan tersebut tidak mendapat perhatian maka risiko tersebut

dapat menjadi penghambat pencapaian tujuan perusahaan. Perusahaan

tidak memberi perhatian terhadap risiko kecurangan yang berkaitan

dengan pengendalian persediaan. Risiko-risiko kecurangan yang terkait

dengan pengendalian persediaan adalah kehilangan dan penggelapan

persediaan.


81

d. Organisasi mengidentifikasi dan mengevaluasi perubahan yang

dapat mempengaruhi sistem pengendalian internal secara

signifikan

Setiap perubahan yang terjadi di perusahaan, perusahaan akan

mengkomunikasikan kepada tiap divisi yang berkaitan atau

bersangkutan dengan perubahan tersebut. SKU PT. XYZ sebanyak

25.000 dan hal ini dianggap terlalu besar dengan ukuran perusahaann

PT. XYZ yang seharusnya jumlah SKU tidak lebih dari 15.000. Hal

tersebut membuat perusahaan malakukan perubahan jumlah SKU

dengan mengurangi sebesar 5.000 SKU. Hal ini menimbulkan risiko

banyak barang baru susah masuk karena ada pembatasan jumlah SKU.

Sehingga perusahaan terus melakukan evaluasi barang lama sehingga

jika barang tersebut tidak aktif atau tidak laku maka dihapus dan

diganti dengan baru.

3. Aktivitas Pengendalian

Aktivitas pengendalian ditetapkan untuk menstandarisasi proses

kerja untuk pencapaian tujuan perusahaan serta mencegah atau mendeteksi

terjadinya penyimpangan atau kesalahan. Aktivitas pengendalian meliputi

personil yang kompeten, pemisahan tugas untuk kegiatan yang terkait, dan

pemisahan fungsi akuntansi, penyimpanan aset dan operasional.

Tabel 5.1 mununjukan bahwa komponen aktivitas pengendalian

memiliki tingkat keefektifan sebesar 76,67% dan masuk kategori efektif.


82

PT. XYZ telah berusaha untuk melakukan pengendalian internal secara

efektif namun sebesar 23,33% menunjukkan penerapan pengendalian

internal atas persedan komponen aktivitas pengendalian tidak sesuai

dengan COSO framework. Pembahasan mengenai penyesuaian

implementasi pengendalian internal atas persediaan komponen aktivitas

pengendalian menurut PT. XYZ berdasarkan COSO framework (2013)

diringkas dan disajikan dalam tabel 5.4.


Persediaan Komponen Aktivitas Pengendalian


berdasarkan COSO



1 Organisasi memilih dan

mengembangkan aktivitas

pengendalian yang

berkontribusi dalam

pencegahan risiko yang

mencapai tujuan pada

level yang dapat diterima

- Pemisahan tugas

- Otorisasi yang tepat atas

transaksi dan aktivitas

- Dokumen dan

pencatatan yang tepat

- Pengendalian Fisik

- Evaluasi Kinerja

- PT. XYZ sudah

melakukan pemisahan

tugas dengan baik

- Adanya pembatasan

akses database

- Hanya pihak yang

memiliki wewenang

yang dapat melakukan

otorisasi

- Pengamanan akan aset

perusahaan masih belum

baik karena tidak ada

CCTV di gudang.

- Evaluasi kinerja tiap

divisi terutama divisi

yang berkaitan dengan

operasional perusahaan

dilakukan dalam rapat

rutin yang diadakan

setiap bulan

Hal ini tidak

sesuai dengan

COSO

framework

karena

pengamanan

akan aset

perusahaan

masih belum

baik.

2 Organisasi memilih dan

mengembangkan kegiatan

pengendalian yang umum

memalui teknologi untuk

mendukung tercapainya

tujuan

Perusahaan memiliki

database yang berisi

transaksi pengendalian

persediaan sehingga

membantu menjamin

keakuratan.

Hal ini sesuai

dengan COSO

framework


83


Persediaan Komponen Aktivitas Pengendalian

(Lanjutan)


berdasarkan COSO



3 Organisasi menerapkan

kegiatan pengendalian

melalui kebijakan yang

menetapkan apa yang

diharapkan dan prosedur

untuk menerapkan

kebijakan

- Prosedur pengadaan

barang

- Prosedur pembelian

barang Prosedur

penerimaan barang

- Prosedur penyimpanan

barang

- Prosedur pengeluaran

barang

- Prosedur Stock Opname

PT. XYZ memiliki

prosedur pengendalian

persediaan meliputi

prosedur pengadaan

barang, prosedur

pembelian barang,

prosedur penyimpanan

barang, prosedur

pengeluran/mutasi

barang dari gudang ke

toko dan prosedur stock

opname. Prosedur

pengendalian persediaan

tersebut ditulis secara

resmi melalui SOP

(Standard Operating

Procedures).

Hal ini sesuai

dengan COSO

framework


persediaan komponen aktivitas pengendalian yang dilakukan oleh PT.

XYZ dengan pengendalian internal atas persediaan berdasarkan COSO

framework, pembahasan dan penjelasan mengenai hal tersebut adalah

sebagai berikut:

a. Organisasi memilih dan mengembangkan aktivitas pengendalian

yang berkontribusi dalam pencegahan risiko yang mencapai

tujuan pada level yang dapat diterima

Kegiatan pengendalian yang harus diperhatikan oleh perusahaan

untuk mendukung tercapainya tujuan adalah sebagai berikut:


84

1) Pemisahan Tugas.

Pemisahan terhadap bagian penyimpanan aset dan pencatatan,

pemisahan terhadap otorisasi transaksi dan penyimpanan aset,

pemisahan antara operasional dengan pencatatan, dan pembatasan

akses database harus dilakukan oleh perusahaan. Perusahaan telah

melakukan pemisahan tugas dan tanggung jawab dengan sangat

baik bisa dilihat dari struktur organisasi serta job description.

Seluruh karyawan melakukan melakukan seluruh tugas dan

tanggung jawab masing-masing sehingga tidak ada perangkapan

tugas. Perusahaan juga melakukan pembatasan akses dengan cara

membuat username dan password yang berbeda untuk semua

admin departemen sehingga admin hanya bisa mengakses database

yang terkait dengan divisinya.

2) Otorisasi yang tepat atas transaksi dan aktivitas

Suatu transaksi harus mendapatkan otorisasi yang tepat untuk

mendukung pengendalian internal. Individu yang memiliki otoritas

terhadap suatu proses transaksi harus mampu bertanggung jawab

apa yang menjadi kewajibannya. Perusahaan telah

mengkomunikasikan tugas dan wewenang kepada karyawannya

dengan baik sehingga karyawan yang memiliki otoritas telah

melakukan kewajibannya dengan baik. Setiap transaksi hanya

boleh diotorisasi oleh pihak yang berwenang.


85

3) Dokumen dan pencatatan yang tepat

Dokumen yang memberikan kontribusi atas keefektifan

pengendalian internal atas persediaan adalah dokumen yang

meyakinkan dan relevan menunjukkan semua persediaan telah

dikendalikan dan transaksi telah dicatat dengan tepat. PT. XYZ

memiliki dokumen yang terkait dengan prosedur pengendalian

persediaan yang harus diotorisasi oleh pihak yang berwenang.

Pencatatan mengenai persediaan dilakukan oleh bagian Akuntansi

yang sebelumnya telah diinput oleh Admin Divisi kedalam

database perusahaan.

4) Pengendalian fisik

Perusahan harus memiliki sistem pengamanan untuk menjaga aset

perusahaan terutama persediaan barang dagang yang digudang.

Dalam hal ini PT. XYZ tidak melakukannya, karena di gudang

tidak terdapat CCTV. Pengendalian yang di lakukan PT. XYZ

adalah hanya dengan memberi peringatan yang terdapat pada pintu

gudang “Selain Karyawan Dilarang Masuk” dan juga peraturan

ketika masuk gudang tidak diperbolehkan memakai tas. CCTV

berguna untuk mencegah aktivitas kriminal.

5) Evaluasi kinerja

Perusahaan perlu melakukan evaluasi secara konsisten untuk

mengetahui kinerja karyawan serta kesesuaian keadaan dan

kondisi perusahaan dengan Standard Operating Procedures (SOP)


86

perusahaan. PT. XYZ melakukan evaluasi kinerja ketika

melakukan rapat rutin tiap bulan untuk mengetahui kinerja divisi

dan bila ada penyimpangan maka langsung diperbaiki.

b. Organisasi memilih dan mengembangkan kegiatan pengendalian

yang umum memalui teknologi untuk mendukung tercapainya

tujuan

Perusahaan memiliki database yang berisi transaksi

pengendalian persediaan. Pencatatan transaksi pengendalian

persediaan menggunakan komputerisasi sehingga akan membantu

menjamin keakurasian dalam perhitungan. Perusahaan memiliki

kebijakan mengenai pembatasan akses database yang dimiliki oleh

Perusahaan. Setiap ingin mengakses database pengguna memiliki akun

sendiri sehingga pengguna tersebut hanya dapat mengakses database

yang berhubungan dengan divisi pengguna. Database ini dapat

mengembangkan kegiatan pengendalian yang lebih efektif dan efisien.

c. Organisasi menerapkan kegiatan pengendalian melalui kebijakan

yang menetapkan apa yang diharapkan dan prosedur untuk

menerapkan kebijakan

Kebijakan mengenai pengendalian internal atas persediaan

melalui prosedur pengendalian persediaan harus dimiliki perusahaan.

Perusahaan memiliki Standard Operating Procedures (SOP) tertulis

secara resmi, yang didalamnya terdapat prosedur pengendalian

persediaan. Prosedur pengendalian persediaan tersebut meliputi


87

prosedur pengadaan barang, prosedur pembelian barang, prosedur

penerimaan barang, prosedur penyimpanan barang, prosedur

pengeluaran/mutasi barang dari gudang ke toko, dan prosedur stock

opname.

4. Informasi dan Komunikasi

Informasi dan komunikasi merupakan sistem yang memungkinkan

perusahaan memperoleh dan menukar informasi yang diperlukan untuk

melaksanakan, mengelola, dan mengendalikan operasi keuangan yang

memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka. Menurut

tabel 5.1 komponen informasi dan komunikasi memiliki tingkat

keefektifan yang paling tinggi sebesar 100% dan termasuk kategori sangat

efektif. Pembahasan mengenai penyesuaian implementasi pengendalian

internal atas persediaan komponen informasi dan komunikasi menurut PT.

XYZ berdasarkan COSO framework (2013) diringkas dan disajikan dalam

tabel 5.5.


Persediaan Komponen Informasi dan Komunikasi


berdasarkan COSO

Pengendalian


PT. XYZ

Keterangan

1 Organisasi memperoleh

atau menghasilkan dan

menggunakan informasi

untuk mendukung

berfungsinya seluruh

komponen

- Penggunaan teknologi

informasi dalam

implementasi

pengendalian internal

PT. XYZ memiliki

database di komputer

yang berisi semua

informasi mengenai PT.

XYZ termasuk

mengenai transaksi

pengendalian persediaan.

Hal ini sesuai

dengan COSO

framework.


88


Persediaan Komponen Informasi dan Komunikasi

(Lanjutan)


berdasarkan COSO

Pengendalian


PT. XYZ

Keterangan

2 Organisasi

mengkomunikasikan

informasi termasuk tujuan

dan tanggung jawab

pengendalian internal yang

diperlukan untuk

mendukung fungsi


- Perusahan menerapkan

komunkasi secara

profesional di kantor

Komunikasi pada PT.

XYZ berjalan

profesional di kantor dan

tanggung jawab

karyawan telah

dikomunikasikan dengan

baik melalui buku

panduan dan pelatihan.

Hal ini sesuai

dengan COSO

framework.

3 Organisasi

mengkomunikasikan

dengan pihak eksternal

mengenai persoalan yang

mempengaruhi fungsi dari


Perusahaan

mengkomunikasikan

persoalan kepada pihak

eksternal yang

bersangkutan dengan

persoalan tersebut

misalnya jika persediaan

menumpuk digudang

maka perusahaan akan

mengkomunikasikan ke

supplier barang tersebut

untuk diambil tindakan

apakah diretur atau

pembelian selanjutnya

tidak dilakukan atau

dalam jumlah sedikit.

Hal ini sesuai

dengan COSO

framework.


persediaan komponen informasi dan komunikasi yang dilakukan oleh PT.

XYZ dengan pengendalian internal berdasarkan COSO framework,

pembahasan dan penjelasan mengenai hal tersebut adalah sebagai berikut:


89

a. Organisasi memperoleh atau menghasilkan dan menggunakan

informasi untuk mendukung berfungsinya seluruh komponen


Penggunaan teknologi informasi komunikasi akan

mempermudah pekerjaan dan membuat suatu informasi lebih relevan

karena tingkat kesalahan yang lebih kecil. Perusahaan telah

menggunakan teknologi informasi dalam penerapan pengendalian

persediaan. Database perusahaan berisi seluruh informasi yang terkait

dengan PT. XYZ termasuk mengenai transaksi mengenai

pengendalian persediaan.

b. Organisasi mengkomunikasikan informasi secara internal

termasuk tujuan dan tanggung jawab pengendalian internal yang

diperlukan untuk mendukung fungsi pengendalian internal

Komunikasi yang efektif harus meluas ke seluruh perusahaan

dimana seluruh pihak harus menerima pesan yang jelas dari

manajemen puncak yang bertanggung jawab untuk melakukan

pengawasan. Seluruh pihak dari perusahaan harus memahami peran

mereka dalam prosedur pengendalian internal seperti hubungan kerja

antar individu. Komunikasi pada PT. XYZ bersifat formal dan

memiliki tingkatan. Informasi dari manajer puncak akan diberikan

kepada manajer divisi kemudian ke anggota divisi begitupun

sebaliknya.


90

c. Organisasi mengkomunikasikan dengan pihak eksternal mengenai

persoalan yang mempengaruhi fungsi dari pengendalian internal

Setiap persoalan yang menyangkut pihak eksternal dan

mempengaruhi pengendalian internal perusahaan selalu

dikomunikasikan kepada pihak ekternal. Misalnya barang yang

menumpuk karena pembelian yang terlalu banyak maka perlu

dikomunikasikan dengan supplier apakah barang sebagian

dikembalikan atau pembelian selanjutnya tidak dilakukan atau

pembelian selanjutnya dilakukan dalam jumlah sedikit. Informasi

mengenai barang baru atau perusahaan kompetitor biasanya berasal

dari supplier dimana merupakan pihak eksternal.

5. Monitoring

Monitoring atau pemantauan merupakan proses yang menentukan

kualitas kinerja pengendalian internal perusahaan. Kegiatan monitoring

mencakup penentuan rancangan dan operasi pengendalian secara tepat

waktu mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan.

. Menurut tabel 5.1 komponen monitoring memiliki tingkat

keefektifan yang paling rendah sebesar 40% dan masih termasuk kategori

cukup efektif. Dalam komponen monitoring masih 60% tidak sesuai

dengan COSO framework yang perlu diperhatikan. Pembahasan mengenai

perbandingan implementasi pengendalian internal atas persediaan


91

komponen monitoring menurut PT. XYZ dengan COSO framework

(2013) diringkas dan disajikan dalam tabel 5.6.


Persediaan Komponen Monitoring


berdasarkan COSO



1 Organisasi memilih,

mengembangkan, dan

melakukan evaluasi

berkelanjutan dan/atau

terpisah untuk

memastikan apakah

komponen pengendalian

internal ada dan berfungsi

baik

- Monitoring dilakukan

secara berkala

Proses pemantauan

dilakukan oleh PT. XYZ

dilakukan secara tidak

formal. Masing-masing

kepala divisi dan manajer

bersama karyawan

melakukan pengawasan

terhadap aktivitas

operasional perusahaan

dan tidak dilakukan

secara berkala. Tidak

terdapat pihak yang

melakukan pengecekan

dan pengawasan secara

independen.

Hal ini tidak

sesuai dengan

COSO

framework.

2 Organisasi mengevaluasi

dan mengkomunikasikan

kekurangan pengendalian

internal secara tepat waktu

kepada pihak-pihak yang

bertanggung jawab untuk

mengambil tindakan

korektif

- Manajemen akan

langsung melakukan

tindakan korektif jika

ditemukan pengendalian

internal atas persedian

yang tidak efisien dan

efektif

Jika terdapat tindakan

penyimpangan maka akan

langsung

dikomunikasikan ke

kepala bagian untuk

diambil tindakan jika

tidak dapat diselesaikan

maka langsung

dikomunikasikan

manajemen untuk diambil

tindakan untuk mengatasi

permasalahan tersebut

biasanya langsung

dilakukan rapat

membahas permasalahan

tersebut dan bagaimana

kebijakan untuk

mengatasinya, seperti

pembeliaan barang

awalnya terlalu banyak

sehingga beberapa barang

yang tidak laku, maka

perlu diambil tindakan

apakah barang tersebut

diretur atau didiskon

Hal ini sesuai

dengan COSO

framework


92


persediaan komponen monitoring yang dilakukan oleh PT. XYZ dengan

pengendalian internal atas persediaan berdasarkan COSO framework,

pembahasan dan penjelasan mengenai hal tersebut adalah sebagai berikut:

a. Organisasi memilih, mengembangkan, dan melakukan evaluasi

berkelanjutan dan/atau terpisah untuk memastikan apakah

komponen pengendalian internal ada dan berfungsi baik

Monitoring diperlukan sebagai penilaian kualitas kinerja

pengendalian internal atas persediaan. Monitoring sebaiknya dilakukan

secara berkala dan dilakukan secara formal dengan pihak yang

melakukan pengawasan secara independen. PT. XYZ melakukan

monitoring secara tidak formal dan tidak dilakukan secara berkala.

Monitoring dilakukan oleh kepala bagian, manajemen, dan karyawan

saling melakukan pengawasan terhadap satu sama lain.

b. Organisasi mengevaluasi dan mengkomunikasikan kekurangan

pengendalian internal secara tepat waktu kepada pihak-pihak

yang bertanggung jawab untuk mengambil tindakan korektif

Jika diketahui ada tindakan penyimpangan yang mengakibatkan

pengendalian internal atas persediaan yang tidak efektif dan efisien

terlebih dahulu dikomunikasikan ke kepala bagian untuk diambil

tindakan korektif jika permasalahan tersebut masih pada batas

kewenangan kepala bagian. Jika permasalahan tersebut sudah diluar

batas kewenangan kepala bagian maka langsung dikomunikasikan ke


93

manajemen untuk dilakukan tindakan korektif. Biasanya jika terjadi

seperti itu manajemen akan langsung melakukan rapat membahas

permasalahan tersebut dan memberikan instruksi tindakan yang harus

dilakukan untuk mengatasi permasalahan tersebut. Misalkan terdapat

banyak barang-barang yang tidak laku sehingga menumpuk di gudang

karena pembeliaan yang terlalu banyak. Hal tersebut perlu diambil

tindakan oleh manjemen. Manajemen persediaan akan melakukan

rapat untuk membahas permasalahan tersebut untuk diambil tindakan

korektif yaitu apakah barang-barang tersebut diretur atau menjadi

barang promo atau diturunkan harganya.


94

BAB VI

PENUTUP

A. Kesimpulan

Setelah dilakukan analisis pengendalian internal atas persediaan barang

dagang di PT. XYZ yang telah diuraikan di dalam bab-bab sebelumnya, maka

dapat disimpulkan sebagai berikut:

Berdasarkan hasil jawaban checklist dari 175 pertanyaan yang

disesuaikan dengan COSO framework (2013) sebanyak 78,38% menjawab

“Ya”, maka dapat disimpulkan bahwa pengendalian internal atas persediaan

barang dagang di PT. XYZ masuk kategori sangat efektif. Hal ini

menunjukkan bahwa penerapan pengendalian internal atas persediaan barang

dagang oleh PT. XYZ sebagian besar sudah sesuai dengan penerapan

pengendalian internal berdasarkan COSO framework (2013).

Hasil perbandingan penerapan pengendalian internal atas persediaan

barang dagang oleh PT. XYZ adalah sebagai berikut:


Penerapan yang sesuai dengan COSO framework yaitu PT. XYZ memiliki

peraturan-peraturan perusahaan yang mengandung nilai-nilai etika; PT.

XYZ memiliki struktur organisasi yang tertulis secara resmi dan job

description secara rinci sesuai dengan struktur organisasi; dan PT. XYZ

telah melakukan pelatihan, proses seleksi dalam penerimaan karyawan,


95

dan evaluasi kinerja. Penerapan yang tidak sesuai dengan COSO

framework yaitu tidak ada sosialisasi terkait penerapan nilai-nilai etika.

b. Penilaian Risiko

Penerapan yang sesuai dengan COSO framework yaitu PT. XYZ telah

mengidentifikasi risiko-risiko yang bisa saja terjadi dengan baik sehingga

PT. XYZ dapat mengatasi risiko-risiko tersebut seperti mencari informasi

mengenai perusahaan kompetitor, penentuan tingkat maksimum dan

minimum persediaan, melakukan pengecekan dua kali untuk penerimaan

barang, memiliki gudang cadangan, dan terdapat otorisasi yang tepat

sehingga dapat menentukan tanggung jawab. Penerapan yang tidak sesuai

dengan COSO framework yaitu tidak terdapat penilaian risiko kecurangan

yang terdapat pada pengendalian persediaan

c. Aktivitas Pengendalian

Penerapan yang sesuai dengan COSO framework yaitu PT. XYZ telah

melakukan pemisahan tugas dengan baik, memiliki pembatasan akses

database memiliki kebijakan pihak yang berwenang yang dapat

melakukan otorisasi, melakukan evaluasi kinerja, dan memiliki SOP

(Standard Operating Procedures) atas pengendalian persediaan tertulis

secara resmi. Penerapan yang tidak sesuai dengan COSO framework yaitu

tidak terdapat tindakan pengamanan persediaan seperti CCTV pada

gudang atau satpam yang menjaga gudang.


96

d. Informasi dan Komunikasi

Penerapan yang sesuai dengan COSO framework yaitu PT. XYZ memiliki

database di komputer yang berisi transaksi pengendalian persediaan,

komunikasi pada PT. XYZ berjalan profesional, dan tanggung jawab

karyawan dikomunikasikan dengan baik.

e. Monitoring

Penerapan yang sesuai dengan COSO framework yaitu ada tindakan

korektif secara tepat waktu oleh manajemen jika ditemukan tindakan-

tindakan yang mengakibatkan pengendalian internal atas persediaan tidak

efisien dan efektif. Penerapan yang tidak sesuai dengan COSO framework

yaitu PT. XYZ tidak dilakukannya pemantauan secara formal dan berkala.

B. Keterbatasan Penelitian

Keterbatasan dari penelitian ini adalah melakukan penelitian dengan

responden yang terbatas yaitu hanya tiga orang yang berada pada Tim

Pembelian Pusat, Bagian Receiving Room, dan Bagian Running Stock karena

pada saat penelitian PT. XYZ sedang sibuk mengurusi masalah mengenai

omzet perusahaan sehingga hanya diperbolehkan masing-masing satu orang

tiap bagian untuk diwawancara. Hal ini mungkin akan menimbulkan

kesimpulan yang dapat berbeda pada responden pada bagian tersebut yang

tidak diwawancara sehingga tidak ada perbandingan antara pihak lain untuk

konfirmasi terhadap pemberian informasi responden yang diwawancara.


97

C. Saran

Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan adapun saran-saran bagi

perusahaaan yang mungkin berguna dalam penerapan pengendalian internal

atas persediaan barang serta untuk penelitian selanjutnya, yaitu sebagai

berikut:

a. Penerapan pengendalian internal atas persediaan yang sudah berjalan

dengan baik dan efektif sebaiknya dipertahankan, yaitu sebagai berikut:

1) Perusahaan tetap konsisten terhadap komitmen terhadap standar etika

yang ada dan melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan

tanggung jawab yang sudah ditentukan

2) Perusahaan melakukan tindakan secara tepat untuk mengatasi risiko-

risiko yang telah diidentifikasi oleh perusahaan

3) Perusahaan melakukan pemisahan tugas dengan tepat, pembatasan

akses database kebijakan otorisasi yang tepat, melakukan evaluasi

kinerja, dan implementasi prosedur pengendalian persediaan sesuai

dengan SOP.

4) Perusahaan memiliki database yang dapat menyediakan informasi

mengenai transaksi pengendalian persediaan dan komunikasi berjalan

profesiona serta tanggung jawab karyawan dikomunikasikan dengan

baik.

5) Perusahaan sudah mengkomunikasikan tindakan yang mengakibatkan

pengendalian internal yang tidak efektif dan efisien kepada

manajemen secara tepat waktu untuk diambil tindakan korektif.


98

b. Perusahaan perlu melakukan penilaian terhadap risiko kecurangan seperti

kehilangan persediaan maupun penggelapan persediaan.

c. Sebaiknya gudang dilengkapi dengan CCTV atau satpam untuk

mengontrol dan mengawasi semua aktivitas yang terjadi di gudang serta

sebagai bentuk pengamanan persediaan. Gudang untuk persediaan yang

dimiliki perusahaan terlalu kecil dengan persediaan barang dagang yang

banyak sehingga perlu dilakukan perluasan terhadap gudang.

d. Monitoring atas pengendalian persediaan perlu dilakukan dengan resmi

dan secara berkala.

e. Penelitian selanjutnya diharapkan menambah responden supaya mendapat

informasi dari beberapa pihak untuk mengetahui penerapan pengendalian

persediaan tersebut dilakukan secara konsisten dan merata serta informasi

tersebut bisa tepat karena dikonfirmasi oleh beberapa pihak.


99

99

DAFTAR PUSTAKA

Amzali, Mellysa. (2014). “Analisis Pengendalian Internal dtas Sediaan

berdasarkan COSO Small Business (2013) Pada Ud Langgeng Jaya

Surabaya”. Jurnal Akuntansi. Surabaya: Universitas Surabaya. Diakses

tanggal 15 Maret 2018

Arikunto, Suharsimi. (2006). Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik.

Jakarta: PT Rineka Cipta.

Bayangkara, IBK. (2008). Audit Manajemen: Prosedur dan Implementasi.

Jakarta: Salemba Empat.

Boynton, William C., Johnson, Raymond N., dan Kell, Walter G. (2001). Modern

Auditing Edisi Ketujuh. Terjemahan oleh Ichsan Stiyo Budi dan Herman

Wibowo. (2002). Jakarta: Erlangga.

Champion, Dean J. (1990). Basic Statistic For Social Research. Second Edition.

New York: A. Ronald Press Publishing.

COSO. (2013). “Internal Control-Integrated Framework Excecutive Summary”.

http://www.coso.org/. Diakses tanggal 28 Maret 2018.

Fahrur, Muhammad Miftah. (2016). “Analisa Penerapan Sistem Pengendalian

Internal berdasar COSO pada Persediaan Bahan Baku CV Surya

Gemilang Jaya”. Skripsi. Semarang: Universitas Dian Nuswantoro.

Hery. (2009). Akuntansi Intermediate Ilustrasi Problem dan Solusi. Edisi I.

Jakarta: Grasindo

Jusup, AI. Haryono. (2011). Auditing (Pengauditan Berbasis ISA). Edisi II.

Yogyakarta: Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN.

Kotler, Philip. (2003). Marketing Management. Edisi ke-11. New Jersey:

Prentice-Hall

Kasmir. (2010). Pengantar Manajemen Keuangan. Jilid dua Edisi dua. Jakarta:

Kencana Prenada Media Group.

Lakoy, Prilly dan Poputra, Agus Toni. (2016). “Peranan Pengendalian Internal

Persediaan Barang Dagang dalam Menunjang Efektivitas Pengelolaan

Pada Studi Kasus: PT. Samsung Electronics Indonesia Cabang Manado”.

Jurnal Akuntansi. Manado: Universitas Sam Ratulangi Manado. Diakses

tanggal 08 Desember 2017.

Levy, Michael dan Weitz, Barton A. (2004). Retailing Management. Edisi ke-5.

New York: Mcgraw-Hill Inc.


http://www.coso.org/

100

Mulyadi. (2002). Auditing. Buku 1. Jakarta: Salemba Empat.

Mu’minin, Ummil. (2015). “Analisis Pengendalian Internal atas Persediaan

Barang Dagang (Studi Kasus di Distribution Centre Cabang Bekasi)”.

Skripsi. Jakarta: Universitas Darma Persada

Nicodemus, Alfons. (2015). “Efektivitas Pengendalian Internal atas Persediaan

Barang Dagang pada PT Orindo Studio”. Skripsi. Jakarta: Universitas

Darma Persada.

Prasanna, Danar Nurtyaga. (2017). “Evaluasi Sistem Pengendalian Internal

Persediaan dan SOP Persediaan PT Syamdifa Salsa Utama Samarinda”.

Thesis. Yogyakarta: Universitas Gadjah Mada.

Rachmawati, Rima. (2016). “Struktur Organisasi, Pengendalian Intern terhadap

Kualitas Sistem Informasi Akuntansi Manajemen”. Jurnal Ilmiah

Manajemen. Vol. VI. (Februari). No. 1:70-82.

Rangkuti, Freddy. (2000). Manajemen Persediaan. Jakarta: PT. Raja Grafindo

Persada.

Sekaran, Uma. (2006). Research Methods For Business: Metodologi Penelitian

untuk Bisnis. Jakarta: Salemba Empat.

Tjiptono, Fandy. (2008). Strategi Pemasaran. Edisi 3. Yogyakarta: Penerbit Andi

Tuanakotta, Theodorus M. (2013). Audit Berbasis ISA (International Standards

on Auditing). Jakarta: Salemba Empat.

Tunggal, A. M. (2005). Akuntansi Manajemen. Jakarta: Penerbit Harvarindo.


101

LAMPIRAN


Lampiran 1

Checklist Pengendalian Internal atas Persediaan Barang Dagang

No Pertanyaan YA TIDAK Keterangan

I. Lingkungan Pengendalian

1.

Apakah terdapat komitmen manajemen

terhadap integritas dan perilaku etis

dalam pengendalian persediaan?

2.

Apakah terdapat kebijakan untuk

mengkomunikasikan etika yang

ditetapkan oleh manajemen senior

kepada manajemen persediaan?

3.

Apakah perusahaan memiliki kode

etik?

4.


mengkomunikasikan kode etik ke

semua level organisasi?

5.


mengkomunikasikan komitmen

perusahaan terhadap integritas dan

perilaku etis kepada mitra usaha,

pemasok, distributor penjualan, dan

mitra usaha lainnya?

6.

Apakah terdapat program pelatihan

karyawan yang mengkomunikasikan

komitmen perusahaan terhadap

integritas dan perilaku etis?

7.

Apakah terdapat proses evaluasi kinerja

individu dan kelompok berdasarkan

standar perilaku yang ditetapkan

perusahaan?

8. Apakah perusahaan memiliki komite

audit?

9. Apakah perusahaan memiliki struktur

organisasi yang tertulis secara resmi?

10. Apakah terdapat pemisahan tugas



11.

Apakah terdapat deskripsi pekerjaan

yang menguraikan tanggung jawab

pengendalian persediaan?

12.

Apakah terdapat kebijakan penerimaan

persediaan hanya jika dokumen

pesanan pembelian telah disetujui oleh

pihak berwenang?

13.

Apakah terdapat kebijakan penyesuaian

perhitungan fisik harus melewati

persetujuan karyawan independen atau

pihak yang memiliki otoritas?

14.

Apakah terdapat kebijakan

pengeluaran/mutasi persediaan hanya

jika dokumen pengiriman telah

disetujui oelh pihak yang berwenang?

15. Apakah terdapat prosedur perekrutan

karyawan?

16.

Apakah ada program pelatihan

mengenai implementasi prosedur

pembelian, penerimaan, pengelolaan,

perpindahan, persediaan?

17. Apakah terdapat evaluasi individu

periodik berdasarkan kinerja?

18.

Apakah terdapat kebijakan mengenai

sanksi kepada karyawan atas tindakan

tidak jujur, ilegal, atau tidak etis?

II. Penilaian Risiko

1.

Apakah terdapat risiko yang mungkin

dihadapi perusahaan dalam hal proses

perencanaan dan pengendalian

persediaan?

2.

Apakah terdapat risiko dari lingkungan

eksternal yang mungkin dihadapi

perusahaan?

3.



pembelian persediaan?

4.



penerimaan persediaan?

5. Apakah terdapat risiko yang mungkin



pengeluaran/mutasi persediaan?

6.


dihadapi dalam pengendalian

persediaan secara fisik?

7.

Apakah manajemen memastikan

melakukan identifikasi risiko-risiko

tersebut?

8.

Apakah terdapat kebijakan penentuan

tingkat minimum dan maksimum

persediaan dimiliki oleh perusahaan?

9. Apakah struktur organisasi meliputi

struktur manajemen persediaan?

10.

Apakah terdapat penilaian kecuranagn

terkait kehilangan dan penggelapan

persediaan?

11.

Apakah terdapat penilaian risiko

kecurangan yang mempertimbangkan

kompensasi dan tekanan yang diterima

karyawan bagian persediaan?

12.

Apakah terdapat penilaian risiko yang

mempertimbangkan transaksi

penerimaan, pengeluaran/mutasi, dan

perhitungan persediaan tanpa

otorisasi?

13.

Apakah terdapat proses identifikasi

risiko yang mempertimbangkan

perubahan peraturan pemerintah,

ekonomi, dan lingkungan tempat

perusahaan beroperasi?

III. Aktivitas Pengendalian

1.

Apakah terdapat dokumen mengenai

prosedur dan kebijakan perusahaan atas


dam perpindahan persediaan?

2. Apakah fungsi pembelian persediaan

terpusat?

3. Apakah terdapat prosedur pembatasan

akses ke database persediaan?

4. Apakah terdapat dokumen pesanan

pembelian?

5.

Apakah terdapat prosedur mengenai

pengecekan kualitas, kuantitas, dan

akurasi persediaan yang diterima


dengan order pembelian?

6.

Apakah terdapat prosedur untuk selalu

melakukan update atas penerimaan

persediaan?

7.


pengembalian persediaan yang tidak

sesuai pesanan kepada vendor?

8. Apakah terdapat pencatatan persediaan

masuk dan keluar?

9.


banyaknya perhitungan fisik persediaan

dilakukan dalam satu tahun?

10. Apakah terdapat prosedur perhitungan

fisik persediaan?

11. Apakah terdapat dokumen perhitungan

fisik persediaan?

12. Apakah terdapat dokumen permintaan

pengiriman persediaan?

13.


pengecekan kualitas, kuantitas, akurasi

persediaan yang akan dikirimkan

dengan dokumen permintaan

pengeluaran/mutasi persediaan dari

gudang ke toko?

14.


melakukan update atas persediaan

keluar atau pengeluaran/mutasi

persediaan?

15.

Apakah terdapat prosedur pemisahan

atas persediaan slow moving,

persediaan rusak, dan usang sebelum

persdiaan dihapus?

16.


melakukan update atas persediaan slow

moving, persediaan rusak, usang, dan

dibuang?

17. Apakah perusahaan menerapkan

manajemen persediaan?

18.

Apakah terdapat checklist penilaian

sendiri untuk inspeksi dan penerimaan

persediaan?

19. Apakah terdapat checklist penialian

sendiri untuk pengiriman dan


persediaan keluar?

20.

Apakah perusahaan memiliki peralatan

pemindai kode bar dalam menghitung

persediaan?

21. Apakah terdapat prosedur penyimpanan

persediaan?

22. Apakah persediaan diasuransikan oleh

perusahaan?

23.

Apakah forecast penjualan digunakan

sebagai dasar untuk perencanaan

persediaan?

24.

Apakah perusahaan menggunakan

economic order quantity (EOQ) dalam

menentukan frekuensi dan kuantitas


25.

Apakah lokasi penyimpanan persediaan

efisien?

26.

Apakah gudang atau tempat

penyimpanan persediaan perusahaan

telah dipasang CCTV dan alarm?

27.

Apakah perusahaan menyewa tenaga

outsource seperti petugas keamanan

untuk menjaga tempat penyimpanan

persediaan?

28.

Apakah terdapat kebijakan manajemen

yang mendukung audit dan

peningkatan sistem pengendalian

internal persediaan?

29.

Apakah terdapat pemisahan tugas

antara bagian pembelian, penerimaan

persediaan, gudang, akuntansi, dan

keuangan?

IV. Informasi dan Komunikasi

1.


teknologi informasi komunikasi dalam


2. Apakah terdapat pengendalian

persediaan untuk memastikan informasi

yang dibutuhkan tersedia dan

mendukung berfungsinya komponen

lainnya dari pengendalian internal?

3.

Apakah terdapat sistem informasi yang

dapat menangkap sumber data internal

dan eksternal?


4.


dapat mengubah data relvan menjadi

informasi?

5.


dapat menghasilkan informasi secara

tepat waktu, akurat, lengkap, mudah

diakses, terjaga, dan dapat diverifikasi?

6.

Apakah sistem informasi yang dimiliki

perusahaan mendukung pencapaian

tujuan organisasi (pengendalian

persediaan)?

7.

Apakah semua pihak telah mendapat

informasi mengenai tanggung

jawabnya terkait pengendalian

persediaan?

8.


memungkinkan perusahaan

mengkomunikasikan informasi relevan

dan tepat waktu kepada pihak eksternal

seperti pemasok, customers, dan pihak

eksternal lainnya terkait aktivitas

persediaan?

V. Monitoring

1.


sistem penilaian berkelanjutan dan/atau

penilaian terpisah terhadap


2.

Apakah terdapat kebijakan yang

menentukan bahwa kegiatan

monitoring atas persediaan harus

dilakukan secara berkala?

3.

Apakah terdapat pihak yang melakukan

pengecekan secara independen atas

persediaan?

4.

Apakah jika ditemukan pengendalian

internal persediaan tidak efektif akan

dikomunikasikan kepada pihak yang

bertanggung jawab untuk mengambil

tindakan korektif, manajemen senior,

dan dewan komisaris?

5.

Apakah manajemen melakukan

tindakan korektif secara langsung jika

ditemukan pengendalian internal

persediaan tidak efisien?


Lampiran 2

Jawaban Checklist Pengendalian Internal atas Persediaan Barang Dagang

No Pertanyaan YA TIDAK Keterangan

I. Lingkungan Pengendalian

1.

Apakah terdapat komitmen manajemen

terhadap integritas dan perilaku etis


2.


mengkomunikasikan etika yang

ditetapkan oleh manajemen senior

kepada manajemen persediaan?

3.

Apakah perusahaan memiliki kode

etik?

4.


mengkomunikasikan kode etik ke

semua level organisasi?

5.


mengkomunikasikan komitmen

perusahaan terhadap integritas dan

perilaku etis kepada mitra usaha,

pemasok, distributor penjualan, dan

mitra usaha lainnya?

6.

Apakah terdapat program pelatihan

karyawan yang mengkomunikasikan

komitmen perusahaan terhadap

integritas dan perilaku etis?

7.

Apakah terdapat proses evaluasi kinerja

individu dan kelompok berdasarkan

standar perilaku yang ditetapkan

perusahaan?

8. Apakah perusahaan memiliki komite

audit?

9. Apakah perusahaan memiliki struktur

organisasi yang tertulis secara resmi?

10. Apakah terdapat pemisahan tugas



11.

Apakah terdapat deskripsi pekerjaan

yang menguraikan tanggung jawab


12.

Apakah terdapat kebijakan penerimaan

persediaan hanya jika dokumen

pesanan pembelian telah disetujui oleh

pihak berwenang?

13.

Apakah terdapat kebijakan penyesuaian

perhitungan fisik harus melewati

persetujuan karyawan independen atau

pihak yang memiliki otoritas?

14.

Apakah terdapat kebijakan

pengeluaran/mutasi persediaan hanya

jika dokumen pengiriman telah

disetujui oelh pihak yang berwenang?

15. Apakah terdapat prosedur perekrutan

karyawan?

16.

Apakah ada program pelatihan

mengenai implementasi prosedur


perpindahan, persediaan?

17. Apakah terdapat evaluasi individu

periodik berdasarkan kinerja?

18.


sanksi kepada karyawan atas tindakan

tidak jujur, ilegal, atau tidak etis?

II. Penilaian Risiko

1.



perencanaan dan pengendalian

persediaan?

2.

Apakah terdapat risiko dari lingkungan

eksternal yang mungkin dihadapi

perusahaan?

3.




4.



penerimaan persediaan?

5. Apakah terdapat risiko yang mungkin



pengeluaran/mutasi persediaan?

6.


dihadapi dalam pengendalian

persediaan secara fisik?

7.

Apakah manajemen memastikan

melakukan identifikasi risiko-risiko

tersebut?

8.

Apakah terdapat kebijakan penentuan

tingkat minimum dan maksimum

persediaan dimiliki oleh perusahaan?

9. Apakah struktur organisasi meliputi

struktur manajemen persediaan?

10.

Apakah terdapat penilaian kecuranagn

terkait kehilangan dan penggelapan

persediaan?

11.

Apakah terdapat penilaian risiko

kecurangan yang mempertimbangkan

kompensasi dan tekanan yang diterima

karyawan bagian persediaan?

12.

Apakah terdapat penilaian risiko yang

mempertimbangkan transaksi

penerimaan, pengeluaran/mutasi, dan

perhitungan persediaan tanpa

otorisasi?

13.

Apakah terdapat proses identifikasi

risiko yang mempertimbangkan

perubahan peraturan pemerintah,

ekonomi, dan lingkungan tempat

perusahaan beroperasi?

III. Aktivitas Pengendalian

1.

Apakah terdapat dokumen mengenai

prosedur dan kebijakan perusahaan atas


dam perpindahan persediaan?

2. Apakah fungsi pembelian persediaan

terpusat?

3. Apakah terdapat prosedur pembatasan

akses ke database persediaan?

4. Apakah terdapat dokumen pesanan

pembelian?

5.


pengecekan kualitas, kuantitas, dan

akurasi persediaan yang diterima


dengan order pembelian?

6.


melakukan update atas penerimaan

persediaan?

7.


pengembalian persediaan yang tidak

sesuai pesanan kepada vendor?

8. Apakah terdapat pencatatan persediaan

masuk dan keluar?

9.


banyaknya perhitungan fisik persediaan

dilakukan dalam satu tahun?

10. Apakah terdapat prosedur perhitungan

fisik persediaan?

11. Apakah terdapat dokumen perhitungan

fisik persediaan?

12. Apakah terdapat dokumen permintaan

pengiriman persediaan?

13.


pengecekan kualitas, kuantitas, akurasi

persediaan yang akan dikirimkan

dengan dokumen permintaan

pengeluaran/mutasi persediaan dari

gudang ke toko?

14.


melakukan update atas persediaan

keluar atau pengeluaran/mutasi

persediaan?

15.

Apakah terdapat prosedur pemisahan

atas persediaan slow moving,

persediaan rusak, dan usang sebelum

persdiaan dihapus?

16.


melakukan update atas persediaan slow

moving, persediaan rusak, usang, dan

dibuang?

17. Apakah perusahaan menerapkan

manajemen persediaan?

18.

Apakah terdapat checklist penilaian

sendiri untuk inspeksi dan penerimaan

persediaan?

19. Apakah terdapat checklist penialian

sendiri untuk pengiriman dan


persediaan keluar?

20.

Apakah perusahaan memiliki peralatan

pemindai kode bar dalam menghitung

persediaan?

21. Apakah terdapat prosedur penyimpanan

persediaan?

22. Apakah persediaan diasuransikan oleh

perusahaan?

23.

Apakah forecast penjualan digunakan

sebagai dasar untuk perencanaan

persediaan?

24.


economic order quantity (EOQ) dalam

menentukan frekuensi dan kuantitas


25.

Apakah lokasi penyimpanan persediaan

efisien?

26.

Apakah gudang atau tempat

penyimpanan persediaan perusahaan

telah dipasang CCTV dan alarm?

27.

Apakah perusahaan menyewa tenaga

outsource seperti petugas keamanan

untuk menjaga tempat penyimpanan

persediaan?

28.

Apakah terdapat kebijakan manajemen

yang mendukung audit dan

peningkatan sistem pengendalian

internal persediaan?

29.

Apakah terdapat pemisahan tugas

antara bagian pembelian, penerimaan

persediaan, gudang, akuntansi, dan

keuangan?

IV. Informasi dan Komunikasi

1.


teknologi informasi komunikasi dalam


2. Apakah terdapat pengendalian

persediaan untuk memastikan informasi

yang dibutuhkan tersedia dan

mendukung berfungsinya komponen

lainnya dari pengendalian internal?

3.


dapat menangkap sumber data internal

dan eksternal?


4.


dapat mengubah data relvan menjadi

informasi?

5.


dapat menghasilkan informasi secara

tepat waktu, akurat, lengkap, mudah

diakses, terjaga, dan dapat diverifikasi?

6.

Apakah sistem informasi yang dimiliki

perusahaan mendukung pencapaian

tujuan organisasi (pengendalian

persediaan)?

7.

Apakah semua pihak telah mendapat

informasi mengenai tanggung

jawabnya terkait pengendalian

persediaan?

8.


memungkinkan perusahaan

mengkomunikasikan informasi relevan

dan tepat waktu kepada pihak eksternal

seperti pemasok, customers, dan pihak

eksternal lainnya terkait aktivitas

persediaan?

V. Monitoring

1.


sistem penilaian berkelanjutan dan/atau

penilaian terpisah terhadap


2.

Apakah terdapat kebijakan yang

menentukan bahwa kegiatan

monitoring atas persediaan harus

dilakukan secara berkala?

3.

Apakah terdapat pihak yang melakukan

pengecekan secara independen atas

persediaan?

4.

Apakah jika ditemukan pengendalian

internal persediaan tidak efektif akan

dikomunikasikan kepada pihak yang

bertanggung jawab untuk mengambil

tindakan korektif, manajemen senior,

dan dewan komisaris?

5.

Apakah manajemen melakukan

tindakan korektif secara langsung jika

ditemukan pengendalian internal

persediaan tidak efisien?


Lampiran 3

Formulir Perjanjian dengan Supplier


Lampiran 4

Formulir Listing Fee


Lampiran 5

Buku Repeat Order Berisi Form Order


Lampiran 6

Surat Pesanan Barang Elektrik


Lampiran 7

Surat Pesanan Barang Manual


Lampiran 8

Tanda Terima Barang Angkutan


Lampiran 9

Surat Mutasi dari Gudang ke Toko


Lampiran 10

Dokumen Stock Opname


analisis pengendalian internal atas persediaan...

Documents