analisis pelaksanaan sistem informasi ......aspek input, proses, dan output di biro kepegawaian...

UNIVERSITAS INDONESIA

ANALISIS PELAKSANAAN SISTEM INFORMASI

MANAJAMEN KEPEGAWAIAN (SIMPEG) DILIHAT DARI

ASPEK INPUT, PROSES, DAN OUTPUT DI BIRO

KEPEGAWAIAN KEMENTERIAN AGAMA RI

SKRIPSI

MAUDIAH DWI OKTARI

0706283834

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI NEGARA

DEPOK

DESEMBER 2011

Analisis pelaksanaan..., Maudiah Dwi Oktari, FISIP UI, 2011

ii

UNIVERSITAS INDONESIA

ANALISIS PELAKSANAAN SISTEM INFORMASI

MANAJAMEN KEPEGAWAIAN (SIMPEG) DILIHAT DARI ASPEK

INPUT, PROSES, DAN OUTPUT DI BIRO KEPEGAWAIAN

KEMENTERIAN AGAMA RI

SKRIPSI

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar

Sarjana Ilmu Administrasi

MAUDIAH DWI OKTARI

0706283834

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI NEGARA

DEPOK

DESEMBER 2011


v

KATA PENGANTAR/UCAPAN TERIMA KASIH

Puji syukur saya panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas

berkat dan rahmatNya, saya dapat menyelesaikan skripsi ini. Penulisan skripsi ini

dilakukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Sarjana

Ilmu Administrasi Negara pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas

Indonesia. Saya menyadari bahwa tanpa bantuan dan bimbingan dari berbagai

pihak, dari masa perkuliahan sampai pada penyusunan skripsi ini, sangatlah sulit

bagi saya untuk menyelesaikan skripsi ini. Oleh karena itu, saya mengucapkan

terima kasih kepada:

1) Prof. Dr. Bambang Shergi Laksmono, M.Sc., selaku Dekan Fakultas Ilmu

Sosial dan Ilmu Politik Universitas Indonesia;

2) Prof. Dr. Irfan Ridwan Maksum, M.Si., selaku Ketua Program Sarjana

Reguler/Paralel Departemen Ilmu Administrasi FISIP UI;

3) Drs. Achmad Lutfi, M.Si., selaku Ketua Program Studi Ilmu Administrasi

Negara FISIP UI, yang telah meluangkan waktu selama empat tahun bagi

penulis untuk berkonsultasi tentang perkuliahan;

4) Drs. Teguh Kurniawan., M.Sc., selaku dosen pembimbing yang telah

meluangkan waktunya, tenaga, dan pikiran untuk mengarahkan saya dalam

penyusunan skripsi ini;

5) Lina Miftahul Jannah S.Sos., M.Si., selaku pembimbing akademis penulis

selama delapan semester ini;

6) Pak Reko, Ibu Sulis, Pak Harjo, Pak Budi, dan Pak Syahruddin di bagian

data dan informasi kepegawaian yang telah menerima saya dengan baik

selama sebulan lamanya melakukan magang di Bagian Data dan Informasi

Kepegawaian Kementerian Agama;

7) Pihak Biro Kepegawaian Kementerian Agama RI lainnya yang telah

banyak membantu dalam usaha memperoleh data yang saya perlukan;

8) Orang tua, adik dan keluarga besar saya yang senantiasa selalu mendoakan

saya dan telah memberikan bantuan dukungan material dan moral;

9) Kekasih tercinta Gatra Ridho Pratama yang telah membantu, memotivasi,

dan menyemangati saya;


vi

10) Teman-teman Administrasi Negara 2007 yang telah memberikan

dukungan, memotivasi dan menyemangati saya dalam menyelesaikan

skripsi ini, khususnya sahabat-sahabat terdekat saya Icha, Anti, Fika,

Martha, Ridwan, Via, dan Putra.

Akhir kata, saya berharap Tuhan Yang Maha Esa berkenan membalas segala

kebaikan semua pihak yang telah membantu. Semoga skipsi ini membawa

manfaat bagi pengembangan ilmu.

Depok, 16 Desember 2011

Penulis


viii

ABSTRAK

Nama : Maudiah Dwi Oktari

Program Studi : Ilmu Administrasi Negara

Judul :Pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

(SIMPEG) dilihat dari aspek input, proses, dan output di Biro

Kepegawaian Kementerian Agama RI

Skripsi ini membahas mengenai analisis pelaksanaan Sistem Informasi

Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) dilihat dari aspek input, proses, dan output

di Biro Kepegawaian Kementerian Agama RI. Penelitian ini merupakan penelitian

kualitatif dengan desain deskriptif, dimana peneliti mencoba menggambarkan

fenomena atau gejala yang dalam hal ini adalah analisis pelaksanaan Sistem

Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) dilihat dari aspek input, proses,

dan output di Biro Kepegawaian Kementerian Agama RI. Hasil penelitian

menyebutkan pelaksanaan SIMPEG Biro Kepegawaian Kementerian Agama RI

belum sepenuhnya terlaksana dengan baik karena dari delapan indikator hanya

empat indikator yang dikategorikan baik. Empat indikator yang sudah

dikategorikan baik adalah indikator kualitas SDM, anggaran pelaksanaan

SIMPEG, SOP/pedoman, dan evaluasi/monitoring dan empat indikator lainnya

yang dikategorikan belum baik adalah indikator fasilitas pendukung, data

dasar/awal, pemeliharaan data, dan laporan akhir data SIMPEG.

Kata kunci: analisis pelaksanaan, Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

(SIMPEG), aspek input, proses, dan output.


ix

ABSTRACT

Name : Maudiah Dwi Oktari

Study Program : Public Administration

Title : Implementation of Personnel Management Information System

(SIMPEG) viewed from the aspects of input, process, and output

at Bureau of Personnel Department of Religious RI

This thesis about analysis of Implementation of Personnel Management

Information System (SIMPEG) viewed from the aspects of input, process, and

output at Bureau of Personnel Department of Religious. This is qualitative

research with descriptive design. Reseacher tried to describe phenomenon and fact

about analysis of Implementation of Personnel Management Information System

(SIMPEG) viewed from the aspects of input, process, and output at Bureau of

Personnel Department of Religious. The result is analysis of Implementation of

Personnel Management Information System (SIMPEG) viewed from the aspects

of input, process, and output at Bureau of Personnel Department of Religious have

not optimally yet because of from the eight indicators, four are categorized

as good, and the others are categorized as not good. Four Indicators categorized as

good are human resource quality, budget to implementation, Standard Operating

Procedure/SOP, evaluation/monitoring and four other indicators categorized as

not good are support facilities, database, data maintenance, and data SIMPEG

final report.

Key words: analysis of implementation, Personnel Management Information

System (SIMPEG), aspects of input, process, output


x

DAFTAR ISI

HALAMAN AWAL .................................................................................................. i

HALAMAN JUDUL ................................................................................................. ii

HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ..................................................... iii

LEMBAR PENGESAHAN ...................................................................................... iv

KATA PENGANTAR ............................................................................................... v

LEMBAR PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH ................................ vii

ABSTRAK .............................................................................................................. viii

ABSTRACT ............................................................................................................. ix

DAFTAR ISI ............................................................................................................. x

DAFTAR TABEL .................................................................................................... xii

DAFTAR GAMBAR .............................................................................................. xiii

DAFTAR GRAFIK ................................................................................................. xiv

DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................................ xv

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang .............................................................................................. 1

1.2 Pokok Permasalahan ..................................................................................... 9

1.3 Tujuan Penelitian ........................................................................................ 10

1.4 Signifikansi Penelitian ................................................................................ 10

1.5 Sistematika Penulisan ................................................................................. 10

BAB 2 KERANGKA TEORI

2.1 Tinjauan Pustaka ......................................................................................... 12

2.2 Kerangka Teori ........................................................................................... 18

2.2.1 Pendekatan Sistem ........................................................................... 19

2.2.2 Sistem Informasi Manajemen .......................................................... 22

2.2.3 Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian .................................... 24

2.3 Operasionalisasi Konsep ............................................................................ 47

BAB 3 METODE PENELITIAN

3.1 Pendekatan Penelitian ................................................................................ 50

3.2 Jenis Penelitian ............................................................................................ 51

3.3 Teknik Pengumpulan Data ......................................................................... 51

3.4 Teknik Analisis Data ................................................................................... 52

3.5 Narasumber/Informan ................................................................................. 53

3.6 Lokasi Penelitian ......................................................................................... 53

3.7 Keterbatasan Penelitian ............................................................................... 54

BAB4 ANALISIS PELAKSANAAN SISTEM INFORMASI MANAJAMEN

KEPEGAWAIAN (SIMPEG) DILIHAT DARI ASPEK INPUT,

PROSES, DAN OUTPUT

4.1 Gambaran Umum Kantor Pusat Kementerian Agama RI .......................... 55

4.2 Gambaran Umum SIMPEG ........................................................................ 61

4.3 Fungsi Utama Penerapan SIMPEG ............................................................ 67

4.4 Analisis Pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

(SIMPEG) dilihat dari Aspek Input, Proses, dan Output Di Biro

Kepegawaian Kementerian Agama RI ....................................................... 69

4.4.1 Input .................................................................................................. 70

4.4.2 Proses ................................................................................................ 82


xi

4.4.3 Output ................................................................................................ 90

BAB 5 PENUTUP

5.1 Simpulan .................................................................................................. 100

5.2 Saran ......................................................................................................... 100

DAFTAR REFERENSI

DAFTAR RIWAYAT HIDUP


xii

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 Statistik Pegawai Kementerian Agama RI Berdasarkan Usia ................. 7

Tabel 2.1 Matriks Perbandingan Penelitian ........................................................... 15

Tabel 2.2 Operasionalisasi Konsep ........................................................................ 49

Tabel 4.1 Data Statistik Pegawai Berdasarkan Jabatan Analis Kepegawaian dan

Pranata Komputer................................................................................. 72


xiii

DAFTAR BAGAN

Bagan 4.1 Organisasi Kementerian Agama RI......................................................56

Bagan 4.2 Organisasi Sekretariat Jenderal............................................................57

Bagan 4.3 Organisasi Biro Kepegawaian...............................................................58


xiv

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Model Konseptual Suatu Sistem ........................................................ 23

Gambar 2.2 Model SIM SDM ............................................................................... 29

Gambar 2.3 Fungsi SIM SDM dalam MSDM ....................................................... 31

Gambar 2.4 Aspek Utama dalam SIMPEG ........................................................... 32

Gambar 4.1 Tampilan Awal SIMPEG Kementerian Agama RI ............................ 63

Gambar 4.2 Tampilan Menu Utama ...................................................................... 63

Gambar 4.3 Kartu Induk Pegawai .......................................................................... 64

Gambar 4.4 Data Pegawai – Mutasi Pegawai ........................................................ 65

Gambar 4.5 Riwayat Pegawai ................................................................................ 65

Gambar 4.6 Laporan – Inventarisasi Pegawai ....................................................... 66

Gambar 4.7 Tampilan Laporan SIMPEG .............................................................. 67


xv

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Pedoman Wawancara Mendalam

Lampiran 2 Transkip Wawancara Mendalam

Lampiran 3 Contoh Formulir Data Kepegawaian

Lampiran 4 Petunjuk Teknis Penggunaan SIMPEG

Lampiran 5 Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 502 Tahun

2003 Tentang Penetapan Situs (Website) SIMPEG Departemen

Agama

Lampiran 7 Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 503 Tahun

2003 Tentang Penetapan Sistem Informasi Manajemen

Kepegawaian Sebagai Sistem Pengelolaan Data dan Informasi

Kepegawaian di Lingkungan Departemen Agama

Lampiran 8 Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 504 Thaun

2003 Tentang Pedoman Pengelolaan data dan Informasi

Kepegawaian Di Lingkungan Departemen Agama.

Lampiran 6 Instruksi Menteri Agama RI No. 3 Tahun 2003 Tentang

Pelaksanaan Keputusan Menteri No. 503 Tentang Penetapan

Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Sebagai Sistem

Pengelolaan Data dan Informasi Kepegawaian di Lingkungan

Departemen Agama


1

BAB 1

PENDAHULUAN

Bab ini akan menjelaskan mengenai latar belakang masalah, pokok

permasalahan, tujuan penelitian, signifikansi penulisan, dan sistematika penulisan.

Di bawah ini diuraikan secara jelas tentang isi bagian pendahuluan.

1.1 Latar Belakang

Pada suatu organisasi, baik organisasi swasta maupun organisasi publik,

Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan kekayaan yang paling penting yang

dimiliki oleh suatu organisasi. SDM juga sering disebut sebagai human resource,

tenaga atau kekuatan manusia (energi atau power). Sumber daya yang juga

disebut sumber tenaga, kemampuan, kekuatan, keahlian yang dimiliki oleh

manusia. Manusia juga sebagai perencana, pelaksana, pengendali, dan evaluasi

suatu keberhasilan organisasi (Fathoni, 2000: 11).

Pegawai Negeri Sipil (PNS) adalah unsur utama sumber daya manusia

aparatur negara yang mempunyai peranan penting dalam menentukan

keberhasilan penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan negara dan juga

tidak lepas dari peranan PNS dalam meningkatkan roda pemerintahan dan

pembangunan negara (Lembaga Administrasi Negara RI , 2000).

Di instansi pemerintahan di Indonesia, fokus terhadap SDM belum

sepenuhnya dilaksanakan. Wajar jika PNS divonis sebagai instrumen birokrasi

yang paling tidak produktif, menghamburkan uang negara, lamban, korup, dan

inefisien. Citra pelayanan publik juga digambarkan dengan prosedur yang

memakan waktu lama dan berbiaya mahal (Fauzi, 2009)

Selain permasalahan di atas, permasalahan yang sangat umum terjadi

adalah masih banyaknya PNS yang melakukan pelanggaran disiplin yang telah

ditentukan dan penyalahgunaan kewenangan dalam pelaksanaan tugas yang

diberikan (Azizy, 2007). Untuk itu pemerintah harus segera melakukan reformasi

manajemen kepegawaian. Reformasi manajemen kepegawaian secara teoritis

adalah sistem kepegawaian yang baik (Hardijanto, 2003)


2

Universitas Indonesia

Pengertian tersebut sesuai dengan yang dikemukakan oleh Presiden Susilo

Bambang Yudoyono mengenai tujuan dari reformasi manajemen kepegawaian

yaitu:

“Untuk menciptakan suatu sistem yang mampu mengembangkan

profesionalisme dan pola karier yang berorientasi pada kinerja dalam

rangka mendukung pencapaian tujuan organisasi serta dengan

memperhatikan remunerasi yang wajar” (Kementerian Pendayagunaan

Aparatur Negara, 2004)

Reformasi manajemen kepegawaian akan mempengaruhi kinerja PNS

dalam melaksanakan tugas-tugas dan fungsi-fungsi dasarnya serta dapat mencapai

tujuan-tujuan ekonomi dan sosial secara umum. Adapun sasaran dari reformasi

manajemen kepegawaian adalah:

“Tersusunnya kebijakan dan pedoman bidang kepegawaian secara

komprehensif yang mencakup aspek perencanaan, pembinaan, dan

pemberhentian PNS yang mampu mendorong peningkatan motivasi,

kinerja, daya saing, dan tumbuhnya budaya PNS yang positif, serta

pelaksanaan prinsip-prinsip akuntabilitas” (Aritonang, 2008).

Terkait dengan berbagai masalah dalam tubuh PNS, maka tercipta suatu

tuntutan bagi pemerintah untuk mengembangkan PNS dengan berbagai usaha

dalam mendukung proses terwujudnya reformasi manajemen kepegawaian

(Kahipdana, 2008). Pengembangan PNS itu sendiri meliputi perencanaan,

pengadaan, pendidikan, penempatan, dan pendayagunaan PNS yang ada. Dalam

pelaksanaannya, walaupun banyak usaha yang telah dikembangkan namun diakui

pemerintah masih mengalami kesulitan dalam mengembangkan kebijakan

pengembangan PNS yang mantap dan konsisten yang mampu mendukung

terkoordinasinya komponen perencanaan, pengadaan, dan pendayagunaan PNS.

Salah satu yang sangat menentukan hasil rencana kebutuhan PNS adalah

dukungan informasi. Informasi adalah sesuatu yang teramat penting dan berharga


3


dalam sebuah organisasi dewasa ini. Informasi yang akurat dan cepat dapat sangat

membantu tumbuh kembangnya sebuah organisasi, maka dari itu, pengelolaan

informasi dipandang penting demi kelancaran sebuah pekerjaan dan untuk

menganalisa perkembangan dari pekerjaan itu sendiri.

Dukungan informasi yang selama ini ada di instansi pemerintahan sering

kali dikeluhkan dan dapat menjadi penghambat berlangsungnya reformasi

manajemen kepegawaian serta dapat mempengaruhi kinerja dan perilaku PNS itu

sendiri. Berbagai persoalan yang muncul yang terkait masalah informasi PNS di

bidang kepegawaian yaitu data PNS yang sering tidak up to date, sehingga jumlah

PNS tidak diketahui secara pasti, dan data yang ada saling berbeda, pemutakhiran

data tidak berjalan sebagaimana mestinya, baik di instansi pusat, maupun daerah.

Permasalahan ini tentu menjadi fatal karena akan sangat merugikan keuangan

negara dan penyelesaian data pegawai yang lambat dan berbelit-belit juga akan

memerlukan banyak waktu. Permasalahan lainnya saat pemberian nota

pertimbangan untuk mutasi kepegawaian seperti kenaikan pangkat, pensiun masih

manual, sehingga sering terjadi kesalahan dalam proses tersebut yang

menyebabkan nomor pertimbangan menjadi ganda atau salah, pengetikan nama

yang salah dan tanggal lahir salah, pada hal ini bertentangan dengan peraturan

kepegawaian yang berlaku. Dengan demikian dapat berakibat pada pemborosan

waktu dan anggaran (Mochtar, 2010).

Secara umum bila membicarakan tentang reformasi manajamen

kepegawainan dalam meningkatkan pengelolaan informasi PNS maka salah satu

cara yang dapat dilakukan adalah dengan membangun Sistem Informasi

Manajemen Kepegawaian (SIMPEG). Pembangunan sistem informasi manajamen

kepegawaian dimaksudkan untuk memberikan informasi dan menyediakan data

PNS yang lebih tersusun dengan baik sebagai bahan analisis dalam menunjang

pengambilan keputusan. Dengan kata lain data yang dihasilkan sangat berguna

bagi pimpinan dalam mendukung pengambilan keputusan (Badan Kepegawaian

Daerah, 2009).

Semua proses pengambilan keputusan memerlukan keterpaduan informasi

yang akurat dan terpercaya agar keputusan yang dihasilkan dapat berdaya guna,

salah satunya yaitu pengambilan keputusan dalam bidang kepegawaian. Hal


4


tersebut dapat terlaksana dengan adanya upaya dalam mengembangkan sistem

informasi manajemen kepegawaian (Utomo, 2007).

Sistem Informasi manajemen kepegawaian yang lebih dikenal dengan

SIMPEG merupakan salah satu bentuk dari sistem informasi manajemen yang

memiliki perhatian pada masalah kepegawaian. Pengembangan SIMPEG meliputi

pendataan pegawai, pengolahan data, prosedur, tata kerja, sumber daya manusia

dan teknologi informasi untuk menghasilkan informasi yang cepat, lengkap dan

transparan (Gecko, 2008). SIMPEG sebagai inovasi manajemen kepegawaian

dengan memanfaatkan teknologi informasi merupakan transformasi traditional

government yang identik dengan paperbased administration menjadi electronic

government yang dalam praktek lebih dikenal dengan istilah paperless system,

dipahami menjadi salah satu isu kebijakan publik yang hangat dibicarakan saat ini

(BKD Tarakan, 2008) Secara luas dan menyeluruh, SIMPEG menyangkut

perencanaan, pengembangan, pengelolaan dan penggunaan alat bantu teknologi

informasi untuk membantu SDM dalam menyelesaikan seluruh pekerjaan yang

berhubungan dengan pengolahan dan pengelolaan informasi dalam dunia

kepegawaian. Dengan adanya penerapan SIMPEG diharapkan mampu mengatasi

persoalan carut marut pendataan Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang terjadi selama

ini, sehingga tidak ada lagi PNS yang merasa dirugikan serta dapat meningkatkan

proses pengembangan PNS. Hal tersebut sesuai dengan pendapat dari BKN

mengenai maksud pengembangan SIMPEG, yaitu:

“Untuk meningkatkan pelayanan di bidang kepegawaian dengan

menggunakan program aplikasi komputer, yang berdampak pada

kecepatan, kenyamanan, dan lebih efisien dalam menjalankan tugasnya

untuk melayani masyarakat. Dengan kata lain pelayanan kepegawaian

menjadi lebih cepat, mudah, murah, dan baik. Misalnya pada saatnya naik

pangkat, pegawai harus naik pangkat dan naik gaji”. (Mochtar, 2010)

Salah satu Instansi pemerintah yang telah menerapkan SIMPEG adalah

Biro Kepegawaian Kementerian Agama Republik Indonesia. Dibangunnya

SIMPEG di Biro Kepegawaian Kementerian Agama RI didasarkan kepada


5


pesatnya ilmu pengetahuan teknologi khususnya teknologi informasi, serta

tuntutan terhadap kebutuhan data dan informasi untuk keperluan perencanaan,

pengembangan, pengendalian dan memperoleh keakuratan data pegawai dapat

tercapai. SIMPEG telah diterapkan dari tahun 2003 sampai saat ini di Biro

Kepegawaian Kementerian Agama RI. Seiring perkembangannya, SIMPEG terus

mengalami perubahan secara bertahap untuk melakukan suatu perbaikan dan

penyempurnaan dalam pengelolaannya. Perbaikan atau penyempurnaan dilakukan

pada tahun 2009 yaitu dengan merubah SIMPEG dari sistem distribusi data

menjadi SIMPEG berbasis web dengan data terpusat (centralize). Perubahan

tersebut dianggap mampu menjadi suatu cara yang terbaik dalam rangka

mewujudkan terlaksananya reformasi manajemen kepegawaian terutama dalam

hal meningkatkan kerja PNS dalam mengelola data kepegawaian (Sulis, 2009).

Peresmian penggunaan SIMPEG dilakukan oleh Menteri Agama pada

tanggal 21 Oktober 2003, dan ditetapkan dalam Keputusan Menteri Agama

Nomor 503 Tahun 2003. Berdasarkan pada Keputusan Menteri Agama tersebut,

SIMPEG sebagai sistem pengelolaan data dan informasi kepegawaian di

lingkungan Departemen Agama (Biro Kepegawaian Depag, 2010). Keputusan

tersebut menjelaskan tentang pengembangan SIMPEG yang memiliki tujuan

untuk memenuhi tuntutan terhadap kebutuhan data dan informasi untuk keperluan

perencanaan, pengembangan, kesejahteraan dan pengendalian pegawai negeri sipil

dengan menciptakan database kepegawaian mulai dari tingkat Kabupaten/Kota,

Propinsi, dan Departemen Agama yang dapat menampung mengolah, menyimpan,

dan mendistribusikan kembali data pegawai (Keputusan Menteri Agama nomor

503 tahun 2003). Dengan demikian SIMPEG dapat digunakan oleh pimpinan

pemerintahan untuk:

“Mengetahui profile PNS menurut golongan atau pendidikan ataupun

fasilitas untuk proses kenaikan pangkat, penetapan NIP, maupun untuk

pensiun yang langsung dapat mencetak nota pertimbangan, ataupun surat

keputusan sehingga dapat menghindari kesalahan ketik yang selama ini

sering terjadi karena data awal langsung diambil dari database”

(Mocthar, 2010)


6


Departemen Agama selaku departemen yang mengurusi urusan keagamaan

di pusat, daerah, dan pemberdayaan PNS , baik di pusat dan di daerah merasa

perlu mengembangkan SIMPEG (Mocthar, 2010). SIMPEG dapat memperbaiki

pengelolaan PNS yang menggunakan informasi yang terdapat di dalamnya

sebagai acuan dalam pengambilan keputusan yang tepat dan dapat menunjang

pengembangan PNS (Keputusan Menteri Agama Nomor 504 Tahun 2003). Selain

itu, pengembangan SIMPEG pada lingkungan Kementerian Agama sangat

diperlukan mengingat bahwa sebuah kementerian merupakan wadah koordinasi

antara pemerintah pusat dengan daerah dalam hal pengolahan data dan

pengembangan sistem informasi serta komunikasi (Depkes, 2008).

Salah satu tujuan pengembangan SIMPEG dengan data tersentralisasi di

pusat pada Kementerian Agama diharapkan dapat mencapai keakuratan data

kepegawaian dan pekerjaan yang lebih efisien dapat tercapai. Secara operasional

sistem ini berjalan secara bersama-sama dengan SIMPEG client server yang

hanya diinstal pada kantor pusat (Panduan Penggunaan Aplikasi Simpeg

Kementerian Agama RI, 2008) Adapun modul-modulnya ada sedikit perbedaan

terutama yang berkaitan dengan data master, yang hanya ditampilkan untuk

pengguna di pusat. Ini ditujukan agar tidak terjadi duplikasi data master pada

database. Untuk modul dan laporan yang berhubungan langsung dengan pegawai

dapat diakses oleh semua pengguna baik di pusat atau daerah. Seiring dengan

waktu, modul dan laporan yang ada masih akan terus berkembang sehingga akan

ada penambahan maupun perubahan secara bertahap pada sistem. Sebelum

diterapkannya SIMPEG di Biro Kepegawian Kementerian Agama RI, data-data

pegawai tersusun dengan tidak baik. Hal tersebut dikarenakan data-data pegawai

masih disusun dengan “manual” yang berakibat masih buruk dalam pencapaian

data-data pegawai yang diinginkan, memakan biaya yang banyak, banyak data-

data yang hilang, dan banyak terjadi tindakan KKN (Musyawir, 2010).

Sampai saat ini, keadaan PNS Kementerian Agama RI yang berjumlah

225.905 orang masih belum sempurna keberadaannya, sehingga perlu pengolahan

lebih lanjut agar menghasilkan data yang lebih baik dan akurat. Hal yang sering

dikeluhkan selama ini diantaranya adalah prosedur pengolahan data pegawai yang


7


lambat, berbelit-belit, kurang kepastian dan kejelasan, kurang keterbukaan

informasi tentang kenaikan pangkat, penggajian, pensiun dan dalam setiap

pengurusan data pegawai harus melalui beberapa bagian dan proses yang cukup

panjang.

Tabel 1.1

Statistik Pegawai Kementerian Agama RI Berdasarkan Usia

Tingkat Nasional

No Satuan Kerja Jumlah < 30 30 - 39 40 - 49 50 - 57 > 57

1 Dep. Agama Pusat 2799 213 648 1141 746 51

2 Kanwil Provinsi 207116 17110 94226 73872 18158 3750

3 IAIN 5442 195 1901 1830 1074 442

4 STAIN 4342 340 2201 1213 391 197

5 STAKN 361 42 176 106 21 16

6 STAHN 365 63 123 129 41 9

7 STABN 25 7 6 8 2 2

8 Balai Litbang 144 14 59 27 35 9

9 Balai Diklat Keagamaan 769 105 219 269 156 20

10 UIN 4542 211 1726 1594 718 293

Jumlah 225905 18300 101285 80189 21342 4789

Prosentase (%) 100 0.08 0.45 0.35 0.09 0.02

Sumber: Buku Profile Statistik Pegawai Departemen Agama Tahun 2009

Dalam upaya penyempurnaan keadaan PNS dan sebagai penunjang dalam

pengambilan keputusan, Biro Kepegawaian Kementerian Agama menerapkan

pelaksanaan program SIMPEG. Mengingat hal tersebut tidak dapat dipungkiri lagi

bahwa keberadaan SIMPEG menjadi sesuatu yang sangat penting dalam

mengelola data kepegawaian. Hal demikian telah pula disadari oleh Kepala

Bagian Data dan Informasi Kepegawaian Kementerian Agama sebagai

penanggung jawab pelaksaanaan dan pemanfaatan SIMPEG di Kementerian

Agama RI di mana sejak awal berdirinya SIMPEG dianggap perlu mengingat

jumlah pegawai Kementerian Agama di seluruh Indonesia yang sangatlah banyak

dan masih belum jelas keberadaan data kepegawaiannya. Pada awal berdirinya

SIMPEG memiliki sistem terdistribusi dan masih berbasis desktop. Namun,

seiring perkembangannya SIMPEG Kementerian Agama kemudian mengalami


8


perubahan menjadi SIMPEG berbasis web dengan data terpusat pada tahun 2009.

Walau demikian, pelaksanaan SIMPEG di Biro Kepegawaian Kementerian

Agama RI tidak terlepas dari adanya masalah dan kekurangan di dalamnya.

Berdasarkan wawancara awal dengan Kepala Bagian Data dan Informasi

Kepegawaian Biro Kepegawaian Kementerian Agama RI sebagai penanggung

jawab program SIMPEG di Kementerian Agama diungkapkan ada beberapa

masalah dalam pelaksanaan SIMPEG seperti sebagai berikut:

1. Kualitas SDM yang menangani atau yang bertanggung jawab terhadap

program SIMPEG belum sepenuhnya dapat memenuhi kebutuhan yang

ada di kantor pusat, dikarenkan SDM yang menangani langsung program

SIMPEG rata-rata hampir memasuki usia pensiun dan latar belakang

pendidikan tidak sesuai dengan kebutuham, sehingga mereka hanya

menjalankan tugas sebagai operator namun tidak dapat mengatasi

permasalahan yang ada pada program SIMPEG sehingga tidak produktif

dalam menangani SIMPEG. Maka dibutuhkan adanya tenaga SDM baru

yang lebih berkualitas dalam menangani program SIMPEG, karena semua

proses SIMPEG sangat ditentukan oleh tenaga pelaksana SIMPEG,

khususnya yang berada di kantor pusat.

2. Pengumpulan data yang akan diinput ke SIMPEG masih mengalami

kendala misalnya dalam hal pengaturan waktu. Karena pengiriman data

tidak sesuai jadual yang ditetapkan akhirnya proses pemasukan data dan

pemutakhiran data mengalami keterlambatan, hal tersebut juga akan

menghambat proses dalam pengambilan keputusan dari penentu kebijakan.

3. SIMPEG di Biro Kepegawaian Kementerian Agama RI masih belum

sepenuhnya memenuhi kebutuhan organisasi yang terus berubah dan

berkembang, sehingga belum dapat mengakomodasi kebutuhan data dalam

proses administrasi kepegawaian.

Hal yang telah disebutkan di atas menjadi alasan peneliti mengambil judul

Analisis Pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG)

dilihat dari aspek input, proses, dan output di Biro Kepegawaian Kementerian

Agama RI. Lebih jauh lagi peneliti mengambil locus pada biro kepegawaian.


9


Peneliti melihat bahwa pelaksanaan SIMPEG yang terkait masalah kepegawaian

berada pada biro tersebut.

Suatu sistem informasi akan dinilai baik jika pengolahan dan

pengelolaannya didasarkan pada data dan informasi yang valid, akurat, reliable

dan up to date berdasarkan arus umpan balik dalam suatu sistem yang meliputi

input, proses, dan output. Dalam konteks inilah peranan data dan informasi bagi

Biro Kepegawaian Kementerian Agama RI dalam proses pendataan kepegawaian

dalam mendapatkan keakuratan data dan informasi kepegawaian menjadi sangat

penting karena akan berpengaruh pada pengambilan keputusan pimpinan. Maka

dengan demikian perlu diketahui bagaimana pelaksanaan Sistem Informasi

Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) dilihat dari aspek input, proses, dan output

di Biro Kepegawaian Kementerian Agama RI dan kendala apa saja yang dihadapi

dalam pelaksanaannya. Oleh karena itu untuk mengetahui hal tersebut, penulis

melakukan penelitian dengan judul “Analisis Pelaksanaan Sistem Informasi

Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) dilihat dari Aspek Input, Proses, dan Output

di Biro Kepegawaian Kementerian Agama RI”.

1.2 Pokok Permasalahan

Pengolahan data kepegawaian mempunyai peran penting dalam

menghasilkan informasi yang diperlukan untuk proses administrasi

kepegawaian/bahan pertimbangan dalam merumuskan kebijakan manajemen

pegawai dalam penyusunan formasi kepegawaian/pengangkatan pegawai baru

serta rencana promosi dalam jabatan fungsional/struktural. Data kepegawaian

yang tidak benar/tidak akurat dapat merugikan pegawai dan menghasilkan

informasi yang menyesatkan. Maka perlu dilakukan adanya reformasi manajemen

kepegawaian.

Terlaksananya reformasi manajemen kepegawaian dalam upaya

mengembangkan PNS merupakan faktor yang penting dalam hal penilaian

keberhasilan atau kegagalan pelaksanaan kegiatan atau kebijakan sesuai dengan

sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan dalam rangka mewujudkan misi dan visi

instansi pemerintah. Pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

(SIMPEG) dalam kegiatan penyelenggaran kebijakan e-Government merupakan


10


indikator untuk mengukur terlaksananya reformasi manajemen kepegawaian.

Berdasarkan latar belakang dan uraian di atas, pokok permasalahan yang dapat

diambil yaitu: Bagaimana analisis pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen

Kepegawaian (SIMPEG) dilihat dari aspek Input, Proses, dan Output di Biro

Kepegawaian Kementerian Agama RI?

1.3 Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini yaitu : Diketahuinya analisis pelaksanaan Sistem

Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) dilihat dari Aspek Input, Proses,

dan Output di Biro Kepegawaian Kementerian Agama RI.

1.4 Signifikansi Penelitian

Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat baik secara akademis maupun

secara praktis.

1.4.1 Signifikansi Akademis:

Menambah khazanah peneliti mengenai pelaksanaan dari Sistem Informasi

Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) dilihat dari Aspek input, Proses, dan Output

di Biro Kepegawaian Kementerian Agama RI.

1.4.2 Signifikansi Praktis:

Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi bahan masukan bagi pihak-

pihak yang berkepentingan terutama bagi PNS di Biro Kepegawaian Kementerian

Agama RI dan lembaga pemerintah yang terkait dalam hal pelaksanaan Sistem

Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) dalam peningkatan kualitas

pelaksanaan program SIMPEG.

1.5 Sistematika Penulisan

BAB 1 PENDAHULUAN

Bab ini akan menjelaskan mengenai latar belakang masalah, pokok

permasalahan, tujuan penelitian, signifikansi penulisan, sistematika

penulisan.

BAB 2 KERANGKA PEMIKIRAN


11


Pada bab ini akan dibahas mengenai tinjauan pustaka yang berisi hasil-

hasil penelitian yang telah dilakukan sebelumnya untuk menunjukkan

kebaruan tema serta konsep-konsep yang akan diteliti dan

oprerasinalisasi konsep yang berisi gambaran konsep yang akan diteliti.

BAB 3 METODE PENELITIAN

Bab ini berisi metode penelitian dan keterbatasan penelitian.

BAB 4 ANALISIS PELAKSANAAN SISTEM INFORMASI

MANAJAMEN KEPEGAWAIAN (SIMPEG) DILIHAT DARI ASPEK

INPUT, PROSES, DAN OUTPUT DI BIRO KEPEGAWAIAN

KEMENTERIAN AGAMA RI

Bab ini berisi tentang gambaran umum mengenai Sistem Informasi

Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) Biro Kepegawaian Kementerian

Agama RI dan analisis antara teori yang digunakan dengan hasil di

lapangan.

BAB 5 PENUTUP

Pada bab ini akan diberikan jawaban secara ringkas mengenai pertanyaan

dalam pokok permasalahan serta saran-saran yang berkaitan dengan

permasalahan yang dibahas


12 Universitas Indonesia

BAB 2

KERANGKA TEORI

Pada bab ini akan dibahas mengena tinjauan pustaka, kerangka teori, dan

operasionalisasi konsep yang akan digunakan dalam penelitian.

2. 1 Tinjauan Pustaka

Dalam melakukan penelitian mengenai “Analisis Pelaksanaan Sistem


dan Output di Biro Kepegawaian Kementerian Agama RI”, perlu dilakukan

peninjauan terhadap penelitian-penelitian sebelumnya yang terkait. Di sini peneliti

mengambil dua penelitian yang terkait dengan tema skripsi peneliti. Penelitian

pertama berjudul “Analisis Pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen

Kepegawaian (SIMPEG) Pada Biro Kepegawaian Departemen Dalam Negeri”

(Apriyansah, 2008). Konsep dalam penelitian ini adalah analisis pelaksaan

SIMPEG. Penelitian yang dilakukan oleh Apriyansah ini bertujuan untuk: 1)

mengetahui pelaksanaan SIMPEG dalam menunjang pengambilan keputusan pada

Biro Kepegawaian Departemen Dalam Negeri 2) Mengetahui kendala yang

dihadapi Biro Kepegawaian Departemen Dalam Negeri dalam melaksanakan

SIMPEG.

Apriyansah menggunakan pendekatan kualitatif, karena peneliti

melakukan penelitian lapangan. Sedangkan metode yang digunakan adalah

metode kualitatif. Dengan metode kualitatif peneliti berupaya untuk meneliti

secara intensif tanpa adanya pembatasan pengukuran. Penelitian Apriyansah

memfokuskan pada pelaksanaan SIMPEG di Biro Kepegawaian Departemen

Dalam Negeri. Penelitian yang dilakukan Apriyansah dimaksudkan untuk

mengetahui bagaimana pelaksanaan SIMPEG dan berupaya untuk memunculkan

kendala yang dihadapi Biro Kepegawaian Departemen Dalam Negeri dalam

pelaksanaan SIMPEG. Teknik pengumpulan data yang dilakukan oleh peneliti

adalah studi lapangan dan studi kepustakaan. Melalui data-data serta informasi

yang didapat maka dapat menjelaskan permasalahan penelitian secara objektif.


13


Hasil penelitian menunjukkan bahwa pelakasanaan Sistem Informasi

Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) pada Biro Kepegawaian Departemen Dalam

Negeri telah menjangkau ke seluruh Pemerintah Daerah. SIMPEG digunakan

dalam rangka pengolahan data-data pegawai sebagai acuan bagi user dalam

pengambilan keputusan. Komponen-komponen yang menentukan beroperasinya

SIMPEG adalah perangkat keras, perangkat lunak, sumber daya data, sumber daya

jaringan, dan sumber daya manusia.Kendala-kendala yang dihadapai dalam

pelaksanaan SIMPEG di Biro Kepegawaian Departemen Dalam Negeri meliputi

tiga hal utama, keterbatasan anggaran, kesulitan dalam proses pengaksesan pada

lingkungan internal Biro Kepegawaian, dan kualitas SDM-nya masih terkesan

kurang berkualitas dalam pengembangan SIMPEG.

Penelitian kedua berjudul “Pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen

Investasi Terpadu di Badan Koordinasi Penanaman Modal” (Muslihan,2007).

Tujuan dari penelitian tersebut adalah untuk mengetahui pelaksanaan Sistem

Informasi Manajemen Investasi Terpadu di Badan Koordinasi Penanaman Modal.

Hasil yang diperoleh dari penelitian tersebut adalah Sistem Informasi

Manajemen Investasi Terpadu telah berjalan dengan baik namun masih memilki

permasalahan di dalamnya yaitu masih kurangnya koordinasi, kualitas, dan

kuantitas sumber daya manusia yang menjalankan sistem tersebut, dan masalah

anggaran yang disediakan masih relatif rendah. Penelitian tersebut menggunakan

pendekatan kualitatif, pada penelitian tersebut data utama yang digunakan berasal

dari wawancara mendalam, dan data pelengkapnnya berasal dari data

kepustakaan.

Dua penelitian sebelumnya memiliki keterkaitan dengan penelitian yang

akan peneliti lakukan, yaitu membahas mengenai sistem informasi manajemen

dan metode penelitian yang digunakan oleh peneliti dan pada dua penelitian

sebelumnya adalah memiliki persamaan dalam menggunakan tekhnik analisis data

dan tekhnik pengumpulan data yaitu kualitatif. Pada penelitian ini, peneliti ingin

mengetahui bagaimana pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

(SIMPEG) dilihat dari input, proses, dan output yang dalam pelaksanaan

SIMPEGnya diserahkan kepada Bagian Data dan Informasi Kepegawaian.


14


Berdasarkan pada penjelasan di atas, terdapat perbedaan antara penelitian

sebelumnya dengan penelitian yang berjudul “Analisis Pelaksanaan Sistem


dan Output di Biro Kepegawaian Kementerian Agama RI”. Dalam penelitian ini,

peneliti melihat mengenai bagaimana sistem informasi manajemen kepegawaian

dapat menunjang pengambilan keputusan bagi pimpinan sesuai dengan bidangnya

dilihat dari aspek input, proses, dan output. Pada penelitian sebelumnya Sistem

Informasi Manajemen dianalisis dengan mendalami masalah tekhnologi dan

perangkat pada sistem tersebut, namun pada penelitian ini peneliti melihat faktor

penting lain di luar faktor teknis, yaitu faktor SDM dan organisasinya. Jadi dalam

penelitian ini dapat diketahui bahwa pelaksanaan SIMPEG di Biro Kepegawaian

Kementerian Agama RI apakah sudah berjalan baik atau belum dilihat dari aspek

input, proses, dan output sebagai perantara bagi pengguna (user) dalam

pengambilan keputusan.


15


Tabel 2.1

Matriks Perbandingan Penelitian

Nama Peneliti Helmy Apriyansah Ahmad Muslihan Peneliti

Judul Penelitian Analisis Pelaksanaan Sistem

Informasi Manajemen

Kepegawaian (SIMPEG) Pada

Biro Kepegawaian

Deparetemen Dalam Negeri.

Penerapan Sistem Informasi

Manajemen Investasi Terpadu

di Badan Koordinasi

Penanaman Modal.

Analisis Pelaksanaan Sistem

Informasi Manajemen

Kepegawaian (SIMPEG) dilihat

dari Aspek Input, Proses, dan

Output di Biro Kepegawaian

Kementerian Agama RI

Tujuan Penelitian Untuk mendeskripsikan

bagaimana pelaksanaan

SIMPEG dalam menunjang

pengambilan keputusan

pada Biro Kepegawaian

Departemen Dalam Negeri

Untuk mengetahui kendala

Untuk mengetahui

pelaksanaan Sistem

Informasi Manajemen

Investasi Terpadu di Badan

Koordinasi Penanaman

Modal

Untuk mendeskripsikan

gambaran pelaksanaan

Sistem Informasi

Manajemen Kepegawaian

(SIMPEG) dilihat dari

Aspek Input, Proses, dan

Output di Biro Kepegawaian



16


yang dihadapi Biro

Kepegawaian Departemen

Dalam Negeri dalam

melaksanakan SIMPEG

Pendekatan Penelitian Kualitatif Kualitatif Positivis

Metode Pengumpula Data Kualitatif Kualitatif Kualitatif

Metode Analisis Data Kualitatif Kualitatif Kualitatif

Jenis Penelitian Deskriptif Deskriptif Deskriptif

Teknik Pengumpulan

Data

Studi lapangan dan studi

literature


kepustakaan


kepustakaan

Hasil Penelitian Sistem Informasi Manajemen

Investasi Terpadu telah

berjalan dengan baik namun

masih memilki permasalahan

di dalamnya yaitu masih

kurangnya koordinasi, kualitas,

Pelakasanaan Sistem Informasi


(SIMPEG) pada Biro

Kepegawaian Departemen

Dalam Negeri telah

menjangkau ke seluruh

Pelaksanaan Sistem Informasi


(SIMPEG) dilihat dari aspek

input, proses, dan output belum

baik karena dari delapan

indikator yang digunakan hanya


17


dan kuantitas sumber daya

manusia yang menjalankan

sistem tersebut, dan masalah

anggaran yang disediakan

masih relatif rendah

Pemerintah Daerah. SIMPEG

digunakan dalam rangka

pengolahan data-data pegawai

sebagai acuan bagi user dalam

pengambilan keputusan.

Komponen-komponen yang

menentukan beroperasinya

SIMPEG adalah perangkat

keras, perangkat lunak, sumber

daya data, sumber daya

jaringan, dan sumber daya

manusia.Kendala-kendala yang

dihadapai dalam pelaksanaan

SIMPEG di Biro Kepegawaian

Departemen Dalam Negeri

meliputi tiga hal utama,

keterbatasan anggaran,

kesulitan dalam proses

pengaksesan pada lingkungan

empat indikator yang sudah

dikategorikan baik, yaitu pada

indikator kualitas SDM,

anggaran, SOP/pedoman, dan

evaluasi/monitoring. Selain itu,

hambatan-hambatan yang ada

juga berkontribusi memberikan

predikat belum baik untuk

pelaksanaan SIMPEG tersebut.


18


internal Biro Kepegawaian, dan

kualitas SDM-nya masih

terkesan kurang berkualitas

dalam pengembangan

SIMPEG.


19


2.2 Kerangka Teori

Kerangka teori merupakan suatu acuan yang digunakan sebelum

melakukan penelitian dan merupakan komponen terpenting dalam penelitian yang

menggunakan pendekatan positivis karena pendekatan positivis menguji teori

yang digunakan oleh peneliti. Melalui kerangka teori dapat terlihat jelas prosedur

yang dijalani sehingga dapat diperoleh gambaran singkat mengenai proses

terjadinya penelitian. Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan tiga teori yang

berhubungan dengan tema penelitian, yaitu pendekatan sistem, sistem informasi

manajemen, dan sistem informasi manajemen kepegawaian.

2.2.1 Pendekatan Sistem

Sistem dapat didefinisikan secara umum sebagai suatu totalitas himpunan

benda-benda atau bagian-bagian yang satu sama lain berhubungan sedemikian

rupa sehingga menjadi suatu kesatuan yang terpadu untuk mencapai suatu tujuan

tertentu (Effendy, 1989).

Sistem menurut Muninjaya (1999) adalah suatu rangkaian komponen atau

bagian yang berhubungan satu sama lain dan mempunyai tujuan yang jelas.

Sedangkan Winardi (1999), menyatakan sebuah sistem merupakan suatu

kumpulan orang-orang, sumber-sumber daya, konsep-konsep, dan prosedur-

prosedur yang bertujuan untuk melaksanakan fungsi tertentu yang dapat

diidentifikasi atau untuk mencapai sasaran tertentu.

Teori sistem mengatakan bahwa setiap unsur yang membentuk organisasi

adalah penting dan harus mendapat perhatian yang utuh agar manajer dapat

bertindak lebih efektif. Teori sistem juga mengembangkan konsep sinergi yaitu di

dalam suatu sistem, output dari organisasi akan lebih besar dari pada output

masing-masing komponen atau bagian yang terdapt dalam organisasi tersebut.

Konsep sinergi diartikan sebagai kegiatan bersama dari bagian terpisah tetapi

saling berhubungan dan saling menghasilkan efek total jauh lebih besar dari pada

jumlah bagian secara individu dan terpisah (Murdick et al, 1984). Apabila prinsip

pokok atau cara kerja sistem ini diterapkan pada waktu penyelenggaraan

pekerjaan administrasi, maka prinsip pokok atau cara kerja ini dikenal dengan

nama pendekatan sistem (Azwar, 1996).


20


Menurut Handoko (1997), pendekatan sistem pada manajamen

dimaksudkan untuk memandang organisasi sebagai suatu kesatuan, yang terdiri

dari bagian-bagian yang saling berhubungan. Pendekatan sistem ini memberi

pandangan kepada manajer bahwa organisasi sebagai suatu keseluruhan dan

bagian dari lingkungan eksternal yang lebih luas.

Pendekatan sistem terutama menekankan saling ketergantungan dan saling

keterkaitan antar komponen atau antar bagian, serta saling berinteraksi untuk

mencapai efek sinergis. Suatu sistem tidak terlepas dari lingkungan, karena itu

umpan balik (feedback) bisa berasal dari output tetapi dapat juga berasal dari

lingkungan organisasi mengambil sumber (input) dari sistem yang lebih luas yaitu

lingkungan, memproses sumber tersebut dan mengembalikan dalam bentuk yang

sudah dirubah.

Esensi Pendekatan sistem (Sudjana, 1989) yaitu:

1. Pendekatan sistem merupakan cara berpikir yang kaya akan konsep dan

praktis.

2. Pemikiran sistem bersifat holistik dan kontekstual

3. Pemikiran sistem tidak hanya terfokus pada totalis dan komponen-

komponennya, tetapi juga memperhatikan konteks lingkungan

4. Pendekatan sistem adalah pemikiran yang sistematis dan rasional

5. Berfikir secara kesisteman akan memberikan keputusan yang dihasilkan

dari pemikiran yang sistematis dan rasional

6. Berpikir kesisteman menuntut setiap orang menyadari bahwa suatu sistem

sangat ditentukan oleh berfungsinya subsistem-subsistem secara terpadu

dan menyeluruh dalam bentuk kemitraan dan kolaborasi.

Pendekatan sistem akan menjelaskan:

1. Apa yang harus dikerjakan pertama yang dinyatakan dengan masukan

2. Proses yang akan mengolah masukan menjadi hasil

3. Pencapaian hasil (keluaran)

4. Umpan balik dengan cara membandingkan antara masukan dan hasil.

Ada beberapa konsep kunci dalam pendekatan sistem, yaitu:

1. Masukan (input)


21


Masukan terdiri dari sekmpulan sumber daya dan energi yang akan

ditransformasikan melalui proses pengubahan sehingga dapat

menghasilkan keluaran (output).

2. Proses

Proses merupakan transformasi masukan menjadi keluaran yang

dipengaruhi oleh lingkungan eksternal.

3. Lingkungan Eksternal

Lingkungan eksternal merupakan unsur di luar organisasi yang relevan

dengan kegiatan organisasi.

4. Keluaran (output)

Keluaran merupakan tujuan yang ingin dicapai oleh suatu organisasi , baik

berupa barang, jasa seperti pealayanan atau produk lain.

5. Umpan balik (feedback)

Umpan balik merupakan kunci untuk pengendalian sistem. Umpan balik

menggambarkan informasi yang dikumpulkan sepanjang proses, sehingga

memungkinkan dilakukan pengambilan keputusan tentang perlu tidaknya

dilakukan perubahan.


22


Adapun arus umpan balik dalam suatu sistem dapat digambarkan sebagai

berikut (Stoners, 1996):

Gambar 2.1 Model Konseptual Suatu Sistem

Sumber : Stoners, 1996

2.2.2 Sistem Informasi Manajemen

Pengertian sistem informasi manajemen sebagai berikut: Menurut Murdick

dan Roos dikutip oleh Effendi (1999), adalah “….. suatu proses komunikasi

dimana informasi masukan (input) direkam, disimpan, dan diperoleh kembali

(diproses) bagi keputusan (output) mengenai perencanaan, pegoperasian, dan

pengawasan”.

Pendapat lain dikemukakan oleh Kelly, sistem informasi manajemen

adalah “……. Perpaduan sumber manusia dan sumber berlandaskan komputer

yang menghasilkan kumpulan penyimpanan, perolehan kembali, komunikasi, dan

Lingkungan

Eksternal

Input (Sumber Daya):

- Manusia

- Modal

- Teknologi

- Informasi

Transformasi

atau

Proses pengubahan

Output:

- Barang

- Jasa

- Lain-lain

Umpan balik


23


penggunaan data untuk tujuan operasi manajemen yang efektif dan bagi perencana

bisnis”.

Secara konvensional, Sistem Informasi Manajemen mengandung arti

sebagai suatu pekerjaan yang sistematis seperti pencatatan agenda, kearsipan,

komunikasi diantara manajer dan staf organisasi serta penyajian informasi untuk

pengambilan keputusan” (Kumorotomo, 1996).

Sedangkan Sistem Informasi Manajemen menurut Stoners (1996), adalah

sistem informasi yang menggunakan komputer untuk perencanaan, pembuatan

keputusan, dan pengendalian yang lebih efektif.

Untuk itu informasi perlu dikelola secara sistematis karena informasi

diperlukan baik secara efektif dan efisien dari manajemen tingkat pusat sampai

dengan manajemen tingkat rendah sautu organisasi. Informasi dalam manajamen

terutama penting sekali untuk pengambilan keputusan dari sejumlah alternatif

untuk mencapai tujuan organisasi.

Definisi secara umum dari sistem informasi manajemen adalah sebuah

sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk menyajikan informasi guna

mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam

sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan

perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan

keputusan, dan sebuah “data base” (Sutabri, 2005).

Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna

bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan

informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk

masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya.

Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan

dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi

memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen,

baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan

yang strategis (Sutabri, 2005).

Selain itu, menurut O’brien (2005:443) SIM merupakan sistem informasi

yang dikembangkan untuk pengambilan keputusan manajerial. SIM menghasilkan

produk informasi dan produk informasi inilah yang digunakan untuk memenuhi


24


kebutuhan informasi para pengambil keputusan pada tingkat operasional dan

taktis di organisasi. Tujuan utama sistem informasi manajemen ialah membantu

proses manajemen pada suatu organisasi (Gaol, 2008: 18). Dalam organisasi

publik, SIM yang dimaksud lebih menekankan pada proses. Sebagai suatu proses,

SIM terdiri dari beberapa subsistem, antara lain: users, yang meliputi pimpinan

tingkat atas, menengah dan operasional. Subsistem yang lain yakni analis sistem

informasi manajemen (termasuk di dalamnya adalah programmer). Sebagai proses

setiap pembahasan konsep sistem informasi manajemen menghendaki proses

manajemen data, yang meliputi proses pengolahan data baik itu menggunakan

cara manual ataupun menggunakan komputer yang dalam banyak hal efektivitas

dan kompleksitasnya sangat tergantung dari perkembangan teknologi baik

hardware maupun software-nya. Proses selanjutnya adalah proses analisis

informasi dari analisis sistem serta proses pembuatan keputusan itu sendiri.

Sebuah sistem keputusan terbuka memandang keputusan sebagai berada

dalam suatu lingkungan yang rumit dan sebagian tak diketahui. Keputusan

dipengaruhi oleh lingkungan dan pada gilirannya proses keputusan kemudian

mempengaruhi lingkungan. Pengambilan keputusan dianggap tidak harus logis

dan sepenuhnya rasional, tetapi lebih banyak memperlihatkan rasionalitas hanya

dalam batas yang dikemukakan oleh latar belakang, pandangan atas alternatif,

kemampuan menangani suatu model keputusan, dan sebagainya.

2.2.3 Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

Salah satu unsur pendukung pelaksana fungsi manajemen adalah sebuah

organisasi. Keberadaan dan kelancaran aktifitas pegawai merupakan faktor

terpenting dalam kegiatan organisasi tersebut. Sistem kepegawaian di

pemerintahan atau di perusahaan bertujuan untuk kelancaran tugas organisasi dan

menjadi unsur pendukung untuk kelancaran aktifitas administrasi. Sistem

Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) sangat penting dalam

memberikan pelayanan kepada seluruh personalia yang ada karena pegawai

merupakan aset penting dalam penyelenggaraan organisasi yang perlu dikelola

dengan baik serta dapat pula digunakan sebagai alat untuk menilai kinerja

pegawai. Pengelolaan pegawai yang baik dalam lingkup kecil akan meningkatkan


25


kinerja pegawai dan dalam lingkup besar akan membawa perbaikan kinerja

pemerintah atau perusahaan secara keseluruhan.

Dalam pemerintahan maupun perusahaan memiliki suatu sistem untuk

mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan tentang sumber daya

manusia, lalu mengubah data tersebut menjadi informasi dan melaporkan

informasi tersebut kepada pengguna atau pemakai. Sistem ini dinamakan Sistem

Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia (SIM SDM) atau Human Resources

Information System (HRIS). Seperti yang dikemukakan oleh Michael J.

Kavanagh, Hal G. Gueutal, dan Scott I. Tannenbaum (1999:29) dalam bukunya

“Human Resources Information System: Development and Application” bahwa:

Human Resources Information System (HRIS) atau Sistem Informasi

Manajemen Sumber Daya Manusia (SIM SDM) adalah sistem yang

digunakan untuk memperoleh, menyimpan, memanipulasi, menganalisis,

dan mendistribusikan informasi penting mengenai sumber daya manusia.

Sebuah sistem informasi SDM bukan hanya membicarakan masalah

hardware dan software komputer yang saling terkait. Meskipun hardware

dan software komputer dalam sistem informasi SDM merupakan faktor

utama namun juga termasuk orang, bentuk, kebijakan dan prosedur, dan

data. Tujuan dari sistem informasi SDM adalah untuk menyediakan

layanan, dalam bentuk informasi, untuk 'klien', atau pengguna sistem.

Dikarenakan ada berbagai pengguna potensial, fokus informasi dari sistem

informasi SDM adalah untuk memfasilitasi atau mendukung pengambilan

keputusan yang strategis, taktis, dan operasional, untuk menghindari

praktek litigasi, dan atau untuk mendukung operasi sehari-hari dalam suatu

perusahaan.

Menurut penjelasan dari Michael J. Kavanagh, Hal G. Gueutal, dan Scott

I. Tannenbaum (1999:29) di atas dapat dikatakan bahwa dalam pelaksanaan

Sistem Informasi Manajemen SDM faktor penting penentu keberhasilan bukan

hanya dari segi perangkat lunak (software) atau perangkat keras (hardware) saja,

melainkan juga orang atau SDM yang melaksanakannya, kebijakan terhadap

sistem tersebut, prosedur pelaksanaan, dan juga data yang dibutuhkan untuk

sistem tersebut. Hal tersebut penting diperhatikan karena sistem informasi

manajemen kepegawaian tidak dapat dikatakan berhasil apabila faktor-faktor yang

telah disebutkan tadi masih belum baik atau masih terdapat banyak kendala di


26


dalam pelaksanaannya. Oleh karena itu, tujuan dari SIM SDM atau SIMPEG

yaitu dalam rangka memfasilitasi dan mendukung pengambilan keputusan tidak

akan efektif apabila faktor-faktor penting lainnya seperti orang atau SDM yang

melaksanakannya, kebijakan terhadap sistem tersebut, prosedur pelaksanaan, dan

juga data yang dibutuhkan belum baik yang pada akhirnya akan menghasilkan

informasi yang tidak reliable, tidak valid, dan juga tidak up to date.

Pada dasarnya sebuah Sistem Informasi Manajemen memiliki tiga kaki

yang menopang. Kaki pertama yaitu teknologinya yang terdiri dari hardware dan

software, yang kedua adalah SDMnya, dan yang ketiga adalah organisasi,

termasuk di dalam organisasi adalah prosedur pelaksanaan atau SOP/ Pedoman,

kebijakan, dan struktur organisasinya. Ketiga kaki tersebut tidak dapat berjalan

sendiri-sendiri namun harus berjalan beriringan satu dengan yang lainnya. Untuk

itu sebuah Sistem Informasi Manajemen perlu juga memperhatikan faktor penting

diluar faktor teknis, seperti faktor SDM dan organisasinya. Seperti yang

dikemukakan oleh seorang akademisi bidang e-Government dan SIM, Bapak

Dana I. Sansuse sebagai berikut:

“Iya memang suatu sistem informasi itu tidak berdiri sendiri, jadi ada tiga

kaki yang menopang. Satu adalah peoplenya, orang yang dibelakang SIM

itu jadi teknologi itu hanya hardware dan software aja tidak bisa bekerja

kalo ga ada orang dibelakang ini yang ketiga itu organisasinya,

organisasi itu ya yg tadi itu termasuk SOP dan lain sebagainya itu. Nah

tiga ini harus saling mendukung, harus tiga satu kaki, tidak boleh yang

satu ada yang rendah atau tidak selaras ya tidak bisa karena ketiga kaki

ini harus kokoh, klo teknologi aja ya tidak bisa jalan, klo peoplenya bagus

gak ada teknologi ya tidak jalan ini semua tidak dilengkapi dengan SOP

yang bagus, struktur organisasi yang memadai juga ga bisa. Jadi dari

aspek organisasi juga harus mendukung. Nah jadi tiga aspek itu yang

menjadi point penting dalam keberhasilan SIMPEG.” (hasil wawancara

dengan Bapak Dana I. Sansuse, tanggal 10 November 2011)


27


Human Resource Information System (HRIS) dalam Bahasa Indonesia

dikenal dengan nama Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG),

yaitu berkenaan dengan merancang format-format data kepegawaian dan

mengatur sistem pengumpulan, pengolahan, penyimpanan dan pelaporan

informasi kepegawaian yang terdiri dari data pegawai, data jabatan, data

pendidikan, data penghargaan, data pendidikan dan pelatihan, data keluarga, data

kehadiran, dan lain-lain, sehingga dapat dikelola informasi tentang perencanaan

kebutuhan pegawai, penilaian kinerja, pembinaan dan pengembangan karirnya,

kesejahteraan, serta pemberhentian dan kepensiunannya. Adapun nama lain dari

Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia (SIM SDM) adalah Sistem

Informasi Karyawan (SIK), Sistem Informasi Personalia (SIP) dan banyak nama

lainnya.

Menurut Marimin dan Tanjung (2003) SIM SDM adalah prosedur

sistematik untuk mengumpulkan, menyimpan, mempertahankan, menarik, dan

memvalidasi data yang dibutuhkan oleh organisasi tentang sumber daya manusia,

aktivitas-aktivitas personalia, dan karakteristik unit organisasi.

SIM SDM memungkinkan organisasi menyimpan data persediaan

keahlian-keahlian (skill inventory) dan persediaan manajemen (manajemen

inventory) sesuai dengan kebutuhan SDM.

Selain menyimpan data persediaan keahlian dan persediaan manajemen,

SIM SDM juga dapat berfungsi sebagai arsip data kepegawaian yang sudah tidak

aktif bekerja. Misalnya, telah memasuki masa pensiun, meninggal dunia, dan

diberhentikan dengan atau tidak hormat. Data pegawai dengan status kepegawaian

tersebut di atas akan tetap terekam/tercatat. Akan tetapi tidak terproses dalam

perencanaan dan pengelolaan kepegawaian.

Sebagai sebuah paket aplikasi kepegawaian, SIM SDM dirancang sesuai

kebutuhan yang ada hubungannya dengan informasi manajemen sumber daya

manusia. Informasi kepegawaian tersebut berdasarkan kriteria tertentu dan

merupakan solusi penataan manajemen pegawai yang efektif, efisien, dan modern

yang sangat dibutuhkan dalam pengelolaan manajemen sumber daya manusia


28


yang profesional. Gambaran suatu model SIM SDM dapat dilihat pada gambar

berikut:

Sumber

Internal

USER

Sumber

Lingkungan

Gambar 2.2 Model SIM SDM

Sumber: Mc. Leod, 2001

SIM SDM dapat juga dikatakan sebagai software aplikasi yang bertugas

menangani aliran data pada suatu organisasi secara terpadu yang dapat menangani

proses dari perencanaan pengadaan pegawai, perencanaan dan penanganan

manajemen pegawai, dari mulai pegawai diterima hingga diberhentikan. SIM

SDM juga didukung oleh hardware komputer yang secara spesifik didesain untuk

menyimpan dan melakukan proses segala informasi sumber daya manusia. SIM

SDM dapat melakukan transaksi dengan mudah, secara otomatis dapat melakukan

tugas-tugas administrasi kepegawaian sehingga mengakibatkan efisiensi kerja.

Memilih orang yang tepat untuk duduk pada suatu posisi tertentu di

organisasi, terutama untuk menangani posisi yang sangat strategis bagi organisasi,

sangatlah tidak mudah. Untuk melakukan hal tersebut, diperlukan rekaman

Sistem

Informasi

Akuntansi

Subsistem

Penelitian

SDM

Subsistem

Intelejen

SDM

Data

Informasi

Database

HRIS

Subsistem

Perencanaan

Karyawan

Subsistem

Perekrutan

Subsistem

Manajemen

Karyawan

Subsistem

Tunjangan

Subsistem

Manfaat

Susbsistem

Pelaporan


29


analisis informasi dari data yang dimiliki orang tersebut sejak masuk organisasi,

sampai dengan merencanakan pendidikan serta kesempatan/tantangan apa yang

perlu diberikan kepada personel bila ia ingin diproyeksikan pada jabatan tertentu.

Di samping itu, diperlukan juga sistem kesejahteraan yang optimal. Sistem

kesejahteraan itu harus sesuai dengan prestasi yang dicapai, agar orang-orang

yang berprestasi dapat tetap dipertahankan kemampuan dan keberadaannya di

suatu organisasi, dan juga meningkatkan kemampuan personel dengan

menentukan pendidikan apa yang dibutuhkan.

Berdasarkan pertimbangan tersebut, diperlukan suatu sistem kepegawaian

yang dapat memenuhi kebutuhan proses/analisis dan informasi yang tepat dan

akurat. Apalagi, pada sebuah organisasi pemerintahan yang mempekerjakan suatu

jumlah tenaga kerja yang relatif besar, terdiri dari banyak eselon, jenjang jabatan

yang bertingkat-tingkat, apalagi termasuk dalam satu departemen yang

sedemikian besar, yang mana mutasi dari satu unit organisasi ke unit organisasi

lain dalam satu kelompok adalah suatu hal yang memungkinkan dan diperlukan.

(Marimin, Tanjung, Prabowo, 2003)


30


Perusahaan

Gambar 2.3 Fungsi SIM SDM dalam MSDM

Sumber: Mc.Leod, 2001

Banyak sekali aspek yang tercakup dalam hal ketenagakerjaan yang harus

diperhatikan, mulai dari saat pegawai itu diterima, jenjang karier, pendidikam,

mutasi, kesejahteraan, prestasi bahkan sampai dengan saat pegawai tersebut

dipensiunkan. Hal inilah yang menjadaikan alasan mengapa diperlukan suatu

sistem kepegawaian yang baik, karena dapat menunjang sistem-sistem lainnya

dalam memberikan pelayanan terbaik kepada masyarakat.

Sistem Informasi Manajamen Kepegawaian (SIMPEG) terbentuk dari

berbagai elemen. Setiap elemen harus berfungsi dengan baik agar dapat

memberikan manfaat bagi perusahaan atau organisasi. Pada intinya, sistem

merupakan suatu perangkat kegiatan yang mengambil masukan-masukan,

mengubah ke dalam item-item yang berguna, kemudian mengeluarkan item-item

tersebut ke tempat-tempat yang dimanfaatkan.

Veithzal Rivai dan Ella Jauvani Sagala (2005:534) dalam bukunya

“Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan” menyebutkan bahwa ada

tiga komponen fungsional utama dalam setiap Sistem Informasi Manajemen

Kepegawaian (SIMPEG). Komponen-komponen tersebut adalah:

1) Fungsi masukan (input), yaitu memasukkan informasi pegawai ke dalam

SIMPEG. Masukan-masukan dari SIMPEG serupa dengan sistem manual.

Perekrutan

Manajemen Data

PEGAWAI

Administrasi Tunjangan

Pemberhentian Diklat Penerimaan

Calon

Pegawai

Pegawai

Pensiun


31


Informasi pegawai, kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur SDM, dan

informasi yang berkaitan dengan kepegawaian lainnya harus dimasukkan

dari dokumen-dokumen ke dalam komputer pribadi yang dapat

dihubungkan ke komputer besar (mainframe computer). Informasi dapat

diketik, dibaca secara digital, atau dipindah (scanned) dari dokumen-

dokumen, dimasukkan ke dalam sistem dari komputer-komputer lainnya,

atau diambil dari mesin-mesin lainnya.

2) Fungsi pemeliharaan data. Setelah data dimasukkan ke dalam sistem

informasi, fungsi pemeliharaan data (data maintenance function) akan

diperbarui dan menambahkan data baru ke dalam basis data yang ada.

3) Fungsi Keluaran (output). Fungsi yang paling terlihat jelas dari sebuah

SIMPEG adalah keluaran yang dihasilkan. Untuk menghasilkan keluaran

yang bernilai bagi pemakai-pemakai atau pengguna SIMPEG. SIMPEG

harus memproses keluaran tersebut, membuat kalkulas-kalkulasi yang

diperlukan, setelah itu memformat presentasinya dalam cara yang dapat

dimengerti oleh pengguna SIMPEG yang kemudian diinformasikan pada

penentu kebijakan.

Sama halnya menurut T. Hani Handoko (2001:238) bahwa terdapat tiga

aspek fungsional utama yang harus ada dalam SIMPEG, seperti yang ditunjukkan

dalam gambar berikut:

Gambar 2.4 Aspek Utama dalam SIMPEG

Sumber: T. Hani Handoko, Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia, 2001:238

1) Input/masukan memberikan kemampuan untuk memasukkan informasi

personalia ke dalam SIMPEG, meliputi berbagai prosedur yang diperlukan

untuk mengumpulkan data: siapa yang mengumpulkan, kapan dan

Masukan

(Input)

Proses

(Pemeliharaan

Data)

Keluaran

(Output)


32


bagaimana data diperoleh, modal (biaya, peralatan, bangunan, dan lain-

lain), pedoman dalam pengelolaan sistem.

2) Proses atau pemeliharaan data. Setelah data diproses oleh fungsi masukan

fungsi pemeliharaan mengelola kualitas data yang disimpan. Fungsi ini

memperbarui, menambah data baru dan menghilangkan data yang sudah

tidak diperlukan pada database.

3) Output/keluaran. Fungsi sistem yang paling jelas adalah kemampuannya

memproduksi keluaran sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan organisasi.

Hal ini melitputi laporan-laporan standar dan rutin maupun laporan-

laporan khusus. Keluaran yang disediakan oleh sistem merupakan

penghubung penting antara SIMPEG dengan para pemakainya.

Berdasarkan penjelasan mengenai Sistem Informasi Manajemen

Kepegawaian (SIMPEG) dapat disimpulkan bahwa ada tiga aspek utama yang

diperhatikan dalam pelaksanaan SIMPEG yaitu aspek input, proses, dan output.

2.2.3.1 Masukan/ Input

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya menurut Veithzal Rivai dan

Ella Jauvani Sagala (2005:534) dalam bukunya “Manajemen Sumber Daya

Manusia untuk Perusahaan” menyebutkan bahwa ada tiga komponen fungsional

utama dalam setiap Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG).

Komponen yang paling utama adalah masukan (input), yaitu memasukkan

informasi pegawai ke dalam SIMPEG. Masukan-masukan dari SIMPEG serupa

dengan sistem manual. Informasi pegawai, kebijakan-kebijakan dan prosedur-

prosedur SDM, dan informasi yang berkaitan dengan kepegawaian lainnya harus

dimasukkan dari dokumen-dokumen ke dalam sistem informasi manajemen

kepegawaian. Selain itu masukan/input juga didukung oleh faktor lain,

diantaranya adalah kualitas SDM pelaksana atau pengelola SIMPEG, anggaran

pelaksanaan SIMPEG, fasilitas pendukung, dan SOP/Pedoman pelaksanaan

SIMPEG.


33


a. Kualitas SDM

Trewatha dan Newport (1982) mendefinisikan organisasi sebagai sebuah

struktur sosial, yang didesain guna mengoordinasi kegiatan dua orang atau lebih,

melalui suatu pembagian kerja, dan hierarki otoritas, guna melaksanakan

pencapaian tujuan umum tertentu (Winardi, 2007:53). Menurut Daft (1992)

organisasi adalah sebuah entitas sosial yang berorientasi pada tujuan dengan suatu

sistem kegiatan yang terstruktur dan mempunyai batas-batas yang bisa

teridentifikasi (Sobirin, 2009:6). Suatu organisasi harus memiliki sumber daya

manusia yang handal agar mampu mencapai tujuan organisasi dengan efisien dan

efektif. Salah satu konsekuensi pandangan bahwa sumber daya manusia

(selanjutnya disingkat SDM) merupakan resources yang paling strategis yang

terdapat dalam organisasi adalah investasi insani yang merupakan investasi

terpenting yang mungkin dilakukan oleh organisasi (Siagian, 1998:153). Kualitas

SDM dalam suatu organisasi akan menentukan keberhasilan organisasi dalam

mencapai tujuannya. Dalam konsep Sistem Informasi Managemen Kepegawaian

(SIMPEG), kualitas SDM dapat dilihat dari:

Pengembangan Pegawai (Training of Personel)

Sebagai investasi insani dalam organisasi, sumber daya manusia perlu

dikembangkan. Fitz-enz (1984) membedakan pengembangan SDM sebagai

pendidikan dan pelatihan. Pendidikan adalah presentasi dari konsep-konsep dan

informasi kepada seseorang dengan tujuan untuk menanamkan knowledge

sedangkan training adalah latihan secara interaktif dimana tujuannya adalah untuk

mengembangkan skills dan kompetensi dalam bidang tenaga kerja (Badan

Kebijakan Fiskal, 2009: 614). Menurut Schuler dan Jackson (1996) metode

pendidikan dan latihan (selanjutnya disingkat diklat) terbagi menjadi tiga bagian.

Pertama adalah on-the-job-training (OnJT). Sumber daya manusia (SDM) peserta

program diklat ini memperhatikan rekan sejawat mereka dalam menyelesaikan

suatu pekerjaan yang nantinya akan menjadi tanggung jawab mereka. Keuntungan

metode ini terletak pada efektivitasnya karena materi program diklat diberikan

secara nyata dan langsung dipraktekkan. Namun akan kurang sesuai jika


34


pesertanya terlampau banyak karena dapat mengganggu penyelesaian pekerjaan

yang menjadi objek program diklat.

Kelompok kedua disebut onsite training (OST) yang menjadi alternatif

bagi OnJT karena OST dilaksanakan setelah jam kerja dengan tetap

mempertahankan situasi kerja yang sesungguhnya. Keuntungannya terletak pada

keleluasaan para peserta untuk bertanya, mencoba tanpa takut mengganggu

penyelesaian pekerjaan yang menjadi objek diklat dan dapat menampung peserta

lebih banyak. Kelompok ketiga adalah off-the-job-training (OfJT) yang dapat

menjadi alternatif apabila OnJT dan OST tidak memungkinkan atau tidak

diperlukan (Soetjipto dkk, 2008: 26). Robbins (1996:253-254) menyatakan bahwa

pelatihan on-the-job dapat dilakukan langsung pada saat bekerja, mencakup rotasi

kerja, magang, tugas belajar, dan program mentoring formal, sehingga seringkali

mengundang keberatan dari pihak manajemen karena mengganggu kerja.

Pelatihan off the job merupakan sebaliknya, dilakukan di luar waktu kerja dengan

cakupan biasanya berupa kuliah kelas, seminar, program belajar sendiri, dan

kursus.

Perencanaan Tenaga/Sumber Daya Manusia

Pegawai atau karyawan merupakan sumber daya yang dimiliki organisasi

dan harus dipekerjakan secara efisien , manusiawi, dan efektif. Untuk itu suatu

organisasi perlu membuat rencana sebaik-baiknya tentang pegawai yang

dibutuhkan, bagaimana merekrutnya, dimana pegawai tersebut akan ditempatkan,

bagaimana ia akan dibina, dan seterusnya.

Siagian (1994), mengemukakan “Perencanaan Sumber Daya Manusia

adalah langkah-langkah tertentu yang diambil oleh manajemen

organisasi/perusahaan guna tersedianya tenaga yang tepat untuk menduduki

berbagai kedudukan, jabatan, dan pekerjaan yang tepat, pada waktu yang tepat

dalam rangka pencapaian tujuan yang telah dan akan ditetapkan”.

Selanjutnya Handoko (1997), menyatakan “Perencanaan Sumber Daya

Manusia adalah estimasi organisasi secara sistemik permintaan dan penawaran

tenaga kerja di waktu yang akan datang”.

Perencanaan dapat diibaratkan sebagai inti manajemen karena perencanaan

membantu untuk mengurangi ketidakpastian di waktu yang akan datang, sehingga


35


memungkinkan para pengambil keputusan untuk menggunakan sumberdaya-

sumberdaya mereka yang terbatas secara tepat.

Siagian (1994), menyebutkan sedikitnya terdapat enam manfaat yang

dapat diambil dari perencanaan sumber daya manusia, yaitu sebagai berikut:

1. Organisasi dapat memanfaatkan sumber daya manusia yang sudah ada dalam

organisasi secara lebih baik.

Untuk dapat memanfaatkan SDM yang ada secara lebih baik, maka perlu

dilakukan inventarisasi SDM yang sudah ada dalam organisasi yang meliputi:

a. Jumlah tenaga kerja yang ada

b. Kualifikasi tenaga kerja

c. Masa Kerja

d. Pengetahuan/keterampilan yang dimiliki

e. Bakat yang masih perlu dikembangkan

f. Minat pekerja yang bersangkutan terutama yang berkaitan dengan

pekerjaan diluar tugas pekerjaan saat ini.

Hasil inventaris tersebut dapat berguna dalam rangka pemanfaatan SDM,

dan juga berguna untuk:

a. Promosi

b. Peningkatan kemampuan melaksanakan tugas

c. Mutasi dengan sifat tugas dan jabatan yang sama dengan sebelumnya

d. Mutasi dengan sifat tugas dan jabatan berbeda namun eselon dan

hierarki sama.

2. Meningkatkan produktivitas tenaga kerja yang sudah ada

Dalam hal ini peningkatan disiplin kerja, keterampilan, dan penyesuaian-

penyesuaian tertentu dapat menigkatkan produktivitas tenaga kerja yang sudah

ada. Perlu diketahui bahwa diklat yang diselenggarakan oleh organisasi tidak

dapat menjamin penigkatakanproduktivitas bila program diklat tidak didahului

oleh kajian kebutuhan diklat (Training needs)

3. Pemenuhan tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan di masa datang

Pemenuhan di sini baik dalam arti jumlah maupun kualifikasi untuk

mengisi berbagai aktivitas kelak. Untuk itu diperlukan estimasi setempat tentang


36


perubahan-perubahan yang diperkirakan akan terjadi terutama pada hal-hal yang

akan berdampak pada organisasi/perusahaan.

4. Penanganan informasi ketenagakerjaan dan pemanfaatannya

Penanganan informasi ketenagakerjaan yang dimaksud adalah yang

mencakup hal-hal:

a. Masa kerja setiap pekerja

b. Status perkawinan dan jumlah tanggungan

c. Jabatan yang pernah dipangku

d. Tangga karir yang pernah dinaiki

e. Jumlah penghasilan

f. Pendidikan dan pelatihan yang pernah ditempuh

g. Keahlian dan keterampilan khusus yang dimiliki pegawai

h. Informasi lain mengenai pegawai

Pemilihan informasi ini juga berguna bagi satuan-satuan kerja dalam

memberikan pelayanan pada anggota nya seperti perencanaan karir.

5. Rencana SDM merupakan dasar bagi penyusunan program kerja yang

menangani SDM dalam organisasi

Salah satu aspek program kerja perencanaan SDM adalah pengadaan

tenaga kerja baru. Pengadaan tenaga kerja baru ini dimaksudkan untuk

memperkuat dan meningkatkan hasil kerja dari tenaga kerja yang sudah ada serta

untuk meningkatkan kemampuan organisasi secara keseluruhan guna mencapai

tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Tanpa perencanaan SDM, sukar untuk

menyusun program kerja yang realistik. Oleh karena itu, perenc anaan SDM

merupakan dasar bagi penyusunan program kerja yang menangani SDM dalam

organisasi.

b. Anggaran Pelaksanaan SIMPEG

Katz (1965) mengemukakan bahwa “adequate and coordinated budgeting

must provide for meshing together budgeting and development plan formulation

activities” (Anggaran yang memadai dan terkoordinasi harus tersedia untuk

menghubungkan anggaran dan kegiatan formulasi perencanaan pembangunan

secara bersama-sama) (Misdyanti, 1993:72). Syamsi (1986: 138) menyatakan


37


bahwa anggaran pada hakikatnya merupakan rencana untuk berbagai macam dan

tingkat kegiatan yang dinyatakan dalam satuan uang untuk jangka waktu tertentu

biasanya satu tahun. Anggaran menurut Suparmoko (2000: 47) ialah suatu daftar

atau pernyataan yang terperinci tentang penerimaan dan pengeluaran negara yang

diharapkan dalam jangka waktu tertentu yang biasanya adalah satu tahun,

sedangkan penganggaran adalah proses penerjemahan rencana aktivitas ke dalam

rencana keuangan.

Dalam organisasi publik, ketaatan terhadap alokasi anggaran menjadi

perhatian utama manajemen. Sebagai sebuah instrumen penting dalam proses

manajemen, anggaran atau penganggaran memiliki fungsi antara lain sebagai

fungsi perencanaan. Sebagai alat perencanaan, penganggaran memaksa

manajemen untuk merencanakan masa depan, paling tidak dalam aspek keuangan

(Suparmoko, 2000: 29-30).

Pada sebuah sistem anggaran merupakan faktor penting yang menentukan

apakah sebuah sistem dapat dilaksanakan atau tidak. Dikarenakan untuk

menjalankan sebuah sistem anggaran adalah hal utama yang perlu dipersiapkan.

Anggaran pada Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) diperlukan

untuk membuat sistem itu sendiri, merawat sistem, mengembangkan sistem,

kegiatan pengembangan kualitas tenaga pelaksana/SDM, memenuhi kebutuhan

fasilitas atau sarana dan prasarana pendukung sistem, dan untuk kompensasi

tenaga pelaksana/SDM.

c. Fasilitas Pendukung

Pengertian fasilitas berdasarkan kamus besar bahasa Indonesia (2002: 415)

adalah sesuatu yang dapat membantu memudahkan pekerjaan, tugas dan

sebagainya. Sehingga dapat dismpulkan bahwa fasilitas Sistem Informasi

Managemen Kepegawaian (SIMPEG) adalah segala sesuatu yang dapat

membantu memudahkan pelaksana SIMPEG dalam memanfaatkan SIMPEG.

Fasilitas yang dibutuhkan dalam pelaksanaan SIMPEG yaitu berupa perangkat

komputer, printer, dan sejumlah fasilitas lain yang memadai dan memberikan

kemudahan bagi pelaksanaan SIMPEG itu sendiri.


38


d. Data Dasar/Data Awal

Istilah data dan informasi sering kali digunakan secara bergantian. Ada

yang menyebut data, padahal informasi, sebaliknya ada yang mengatakan

informasi, padahal data. Beberapa batasan mengenai data akan terlihat sebagai

berikut:

Kaitan data dan informasi dikemukakan oleh Davis (1999): “Information

is data that has been processed into a form that is meaningful to the recipient and

is of real or perceived value is current or prospective decisions” yang berarti

“Informasi adalah data yang telah diproses ke dalam suatu bentuk yang

mempunyai arti bagi si penerima dan mempunyai nilai nyata dan terasa bagi

keputusan saat itu atau keputusan mendatang”

Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa data adalah bahan mentah

yang diproses untuk menyajikan informasi.

Menurut Siagian (1990) “….. ada perbedaan konsepsial yang cukup

prinsipil antara data dan informasi. Perbedaan tersebut adalah dengan mengatakan

bahwa data adalah “bahan baku” yang harus diolah sedemikian rupa sehingga

berubah sifatnya menjadi informasi. Perbedaan ini penting untuk disadari oleh

karena sesungguhnya data tidak mempunyai nilai apa-apa untuk mengambil

keputusan. Hanya informasilah yang mempunyai nilai, dalam arti bahwa

informasi akan memudahkan seorang pimpinan untuk mengambil keputusan”.

Stoners (1996) mendefinisikan, “Data adalah angka atau fakta yang

merupakan bahan mentah atau belum dianalisis”.

Data merupakan sumber informasi bagi kepentingan manajemen, sebab

data dipergunakan untuk berbagai keperluan, seperti pengetahuan, perkiraan,

pertimbangan, dan keputusan. Terutama dalam pengambilan keputusan yang

banyak dilakukan oleh para manajer harus didukung oleh data yang mempunyai

kualitas yang baik, objektif, sesuai dengan keadaan yang sebenarnya.

Gasperz (1998) mengemukakan bahwa data yang baik dan berkualitas

mempunyai beberapa sifat sebagai berikut:

1. Dapat dipercaya kebenarannya (reliable), misalnya metode pengumpulan

data harus baik dan mengggunakan metode ilmiah, sedangkan


39


pengelolaannya harus dengan ketelitian yang tinggi jika perlu

dipergunakan komputer.

2. Tepat waktunya (up to date), misalnya tidak ketinggalan jauh, sebab

kejadian-kejadian itu cepat sekali mengalami perubahan dengan

perkembangan waktu dan teknologi.

3. Harus dapat menggambarkan keseluruhan persoalan (comprehensive),

misalnya persoalan tidak dapat dilihat secara parsial atau sepotong-

sepotong.

Pada dasarnya proses input pengumpulan data awal atau data dasar

SIMPEG adalah tahap yang paling dasar dalam pengumpulan informasi yang

berhubungan dengan sistem kepegawaian. Dalam proses ini dilakukan

pengumpulan informasi yang berhubungan dengan kelengkapan atau pelengkap

dari proses administrasi umum yang berhubungan dengan seorang personel.

Adapun proses yang termasuk di dalamnya adalah proses perekamanan data

umum kepegawaian seperti:

a) Biodata pegawai

b) Sejarah kepangkatan

c) Sejarah jabatan

d) Sejarah pendidikan formal

e) Sejarah pendidikan perjenjangan

f) Sejarah pendidikan substansial

g) Keahlian berbahasa asing

h) Penggunaan fasilitas perusahaan

i) Sejarah kunjungan ke luar kota atau ke luar negeri

j) Daftar keluarga

k) Sejarah hukuman dan penghargaan yang diperoleh

l) Memo khusus

e. SOP/Pedoman SIMPEG

Standard Operating Procedure (SOP) merupakan suatu rangkaian

instruksi tertulis yang mendokumentasikan kegiatan atau proses rutin yang

terdapat pada suatu perusahaan. Pengembangan dan penerapan dari SOP

merupakan bagian penting dari keberhasilan sistem kualitas dimana SOP


40


menyediakan informasi untuk setiap individu dalam perusahaan untuk

menjalankan suatu pekerjaan, dan memberikan konsistensi pada kualitas dan

integritas dari suatu produk atau hasil akhir. Pada intinya, dengan melakukan

penerapan SOP maka perusahaan dapat memastikan suatu operasi berjalan sesuai

dengan prosedur yang ada (Stup, 2001).

SOP menjelaskan secara terperinci proses kerja yang berlangsung secara

rutin yang harus diterapkan atau diikuti dalam suatu perusahaan. Penulisan

dokumen dalam SOP perlu diterapkan untuk menghasilkan sistem kualitas dan

teknis yang konsisten dan sesuai dengan kebutuhan, dan untuk mendukung

kualitas data informasi pada perusahaan. Penerapan SOP akan membantu

perusahaan untuk mempertahankan kualitas kontrol dan menjaga kualitas proses-

proses pada perusahaan untuk tetap stabil, dan memastikan perusahaan tetap

mematuhi peraturan pemerintah.

SOP merupakan tahapan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu

proses kerja. SOP juga menggambarkan hubungan dan interaksi antar fungsi dan

antar departemen, dan digunakan untuk mendefinisikan tanggung jawab dan

wewenang. SOP berisi apa yang harus dilakukan dan siapa yang harus melakukan

dalam suatu proses yang akan dilakukan atau diikuti oleh setiap anggota dalam

perusahaan. Tujuan utama dari penerapan SOP adalah agar tidak terjadi kesalahan

dalam pengerjaan suatu proses kerja yang dirancang pada SOP. Dari setiap teori

yang telah dikemukakan, diketahui bahwa tujuan dari SOP adalah untuk

memudahkan dan menyamakan persepsi semua orang yang memanfaatkannya,

dan untuk lebih memahami setiap langkah kegiatan yang harus dilaksanakannya

(Stup, 2001).

Selain SOP dalam pelaksanaan SIMPEG juga dibutuhkan adanya petunjuk

teknis atau juknis pelaksanaan SIMPEG, juknis tersebut diperlukan agar

pelaksana SIMPEG dapat memahami alur pelaksanaan SIMPEG. Petunjuk teknis

harus dituluis secara jelas dan mudah dipahami dan dimengerti pelaksana

SIMPEG.


41


2.2.3.2 Proses

Menurut Sudjana (1989), proses dalam suatu sistem merupakan

transformasi masukan menjadi keluaran. Proses tersebut dalam Sistem Informasi

Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) yaitu bagaimana melakukan pemeliharaan

terhadap data yang ada di SIMPEG dan juga melakukan kegiatan evaluasi

terhadap pelaksanaan SIMPEG, baik dari sistem maupun dari SDM pelaksana.

Proses ini menentukan keberhasilan output dari SIMPEG, karena melalui proses

tersebut maka dapat dipastikan apakah hasil dari pelaksanaan atau pengolahan

data di SIMPEG menjadi informasi yang dapat dimanfaatkan oleh penentu

kebijakan dalam rangka pengambilan keputusan di bidang kepegawaian.

a. Pemeliharaan Data

Menurut T. Hani Handoko (2001:238) fungsi pemeliharaan data yaitu

setelah data diproses oleh fungsi masukan fungsi pemeliharaan mengelola kualitas

data yang disimpan. Fungsi ini memperbarui, menambah data baru dan

menghilangkan data yang sudah tidak diperlukan pada database. Pemeliharaan

data pada Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) adalah kegiatan

perekaman hasil pengisian formulir data kepegawaian sebagai data awal/ data

dasar dari SIMPEG, pemutakhiran data kepegawaian yang telah ada dilakukan

apabila ada perubahan data sebelumnya, misalnya adanya kenaikan jabatan/

pangkat maka data perlu dimutakhirkan agar data menjadi up to date. Selain itu

dalam pemeliharaan data juga perlu dilakukan kegiatan analisis hasil pengolahan

data SIMPEG. Pengolahan atau analisis data merupakan langkah yang sangat

penting dalam proses ini. Karena data hanya merupakan bahan mentah yang tidak

mempunyai nilai intrinsik sebelum ditangani dan ditempatkan dalam

hubungannya yang berarti kemudian diolah menjadi informasi yang siap pakai

dan berguna bagi orang lain sebagai si penerima atau pengguna informasi. Seperti

diketahui, pengolahan atau analisis data adalah manipulasi atau transformasi

simbol-simbol seperti angka dan abjad untuk tujuan meningkatkan kegunaanya.

Kegiatanya terdiri dari: Pengklarifikasian, Penyortiaran, Penghitungan

Pengikhtisaran. Tiga hal penting yang perlu mendapat perhatian dalam analisis

data, diantaranya adalah: Pertama: informasi harus memiliki ciri-ciri kelengkapan,


42


keandalan, keakurasian dan dapat dipercaya. Kedua: para analis data harus

mengetahui siapa yang akan menjadi pengguna dan untuk apa informasi itu

digunakan. Ketiga: ada informasi yang diperlukan oleh pihak-pihak tertentu dalam

organisasi sebagai bahan yang karena pertimbangan tertentu masih memerlukan

pengolahan atau analisis lebih lanjut.

b. Evaluasi dan Monitoring

Evaluasi berasal dari bahasa Inggris evaluation yang berarti penilaian atau

penaksiran (John M. Echols dan Hasan Shadily: 1983). Menurut Suharsimi

Arikunto (2004 : 1) evaluasi adalah kegiatan untuk mengumpulkan informasi

tentang bekerjanya sesuatu, yang selanjutnya informasi tersebut digunakan untuk

menentukan alternatif yang tepat dalam mengambil keputusan. Fungsi utama

evaluasi dalam hal ini adalah menyediakan informasi-informasi yang berguna bagi

pihak decision maker untuk menentukan kebijakan yang akan diambil berdasarkan

evaluasi yang telah dilakukan.

Evaluasi dalam pelaksanaan SIMPEG perlu dilakukan bukan hanya untuk

mengevaluasi sistem melainkan juga evaluasi terhadap kinerja personel pelaksana

SIMPEG. Sistem penilaian yang baik dalam menilai kinerja personel adalah

pengkajian dan umpan balik. Dalam melakukan pengkajian, digunakan kriteria-

kriteria dasar yang telah ditrentukan sebelumnya oleh manajemen. Selain itu juga

berdasarkan hasil kajian yang umumnya dilakukan oleh suatu tim. Hal ini dapat

diinformasikan dan didiskusikan bersama dengan personel tersebut untuk

mengetahui apresiasi lebih lanjut mengenai cara pengkajian dan harapannya

dalam melaksanakan suatu pekerjaan, dalam hal ini menjalankan SIMPEG.

Diharapkan dengan dilakukannya evaluasi, dapat diperoleh suatu sistem yang

lebih objektif, yang mengacu pada fakta-fakta yang telah ditentukan sebelumnya.

2.2.3.3 Output

Fungsi yang paling terlihat jelas dari sebuah SIMPEG adalah keluaran

yang dihasilkan. Untuk menghasilkan keluaran yang bernilai bagi pemakai-

pemakai atau pengguna SIMPEG. SIMPEG harus memproses keluaran tersebut,

membuat kalkulas-kalkulasi yang diperlukan, setelah itu memformat


43


presentasinya dalam cara yang dapat dimengerti oleh pengguna SIMPEG yang

kemudian diinformasikan pada penentu kebijakan berupa laporan (Sudjana 1989).

Pengeluaran data atau informasi di sini adalah memindahkan dari bagian

sistem informasi manajemen ke bagian yang memerlukan terutama para pembuat

kebijakan, sebagai pemakai informasi atau dengan kata lain adalah penelusuran

atau penyajian data untuk digunakan oleh setiap orang yang berhak dan perlu

mengakses informasi dengan cara yang mudah dan dalam waktu yang singkat.

Pentingnya penulusuran yang mudah dan pengambilan atau penyajian dari tempat

penyimpanan dengan cepat terlihat dari dua hal, yaitu untuk disampaikan kepada

para pengambil keputusan dan sebagai bahan bagi pihak-pihak lain dalam

perusahaan untuk diproses lebih lanjut. Penting untuk menekanakan bahwa cara

penyimpanan informasi haruslah berdasarkan suatu sistem yang dipahami oleh

para petugas yang bertanggung jawab untuk itu, sehingga lancar tidaknya

penelusuran tidak tergantung hanya pada seseorang. Dengan demikian informasi

akan benar-benar mendukung proses manajerial yang efektif dan efisien.

Pengeluaran data ini dapat berupa penyajian dalam bentuk laporan yang tampil di

layar monitor ataupun laporan dalam bentuk print out, dengan pendekatan-

pendekatan yang direncanakan dapat memberikan bantuan dalam rangka

memudahkan kegiatan manajemen.

a. Hasil Akhir Pengolahan Data SIMPEG

Hasil akhir dari pelaksanaan atau pengolahan data SIMPEG yaitu berupa

informasi berbentuk laporan-laporan yang dimanfaatkan oleh pimpinan untuk

menentukan kebijakan di bidang kepegawaian.

Pengertian informasi menurut Azhar Susanto (2004: 40) ”informasi adalah

hasil pengolahan data yang memberikan arti dan manfaat”. Menurut Gordon B.

Davis (1999: 28), ”Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk

yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat

ini atau mendatang”. Zulkifli Amsyah (2005: 5) menyatakan ”informasi adalah

data yang sudah diolah dengan cara tertentu sesuai dengan bentuk yang

diperlukan”.

Mc Leod (2001: 145) berpendapast bahwa informasi dikatakan berkualitas

jika data tersebut bersifat relevan, akurat, tepat pada waktunya dan lengkap.


44


1. Relevan artinya informasi yang diberikan harus sesuai dengan yang

dibutuhkan. Apabila kebutuhan informasi ini untuk suatu organisasi, maka

informasi tersebut harus sesuai dengan kebutuhan informasi di berbagai

tingkatan dan bagian yang ada dalam organisasi tersebut.

2. Akurat artinya informasi harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya.

Pengujian terhadap hal ini biasanya dilakukan melalui pengujian yang

dilakukan oleh dua orang atau lebih yang berbeda dan apabila hasil

pengujian tersebut menghasilkan hasil yang sama data tersebut dianggap

akurat.

3. Tepat waktu artinya informasi harus tersedia pada saat yang dibutuhkan

untuk memecahkan masalah sebelum situasi krisis menjadi tidak

terkendali atau kesempatan menghilang. Informasi yang datang pada

penerima tidak boleh terlambat karena informasi yang sudah usang tidak

mempunyai nilai lagi.

4. Lengkap artinya bahwa informasi yang diperoleh menyajikan gambaran

lengkap dari suatu permasalahan atau penyelesaian.

Komaruddin (2001: 30), mengemukakan bahwa suatu informasi itu

dianggap berguna apabila informasi tersebut :

1. Relevan. Relevansi informasi dinilai dari : (a) Nilai prediktif (predictive

value) agar dapat digunakan untuk meramalkan kinerja di waktu yang

akan datang. (b) Nilai umpan balik (feedback value) agar dapat

memberikan penilaian terhadap status kinerja berdasarkan standar. (c)

Tepat waktu (timeliness) agar informasi itu tersedia pada saaat dibutuhkan

2. Dapat Diandalkan. Keterandalan (reliability) informasi terganrung pada :

(a) Verifiabilitas (verifiability) agar kebenarannya dapat dibuktikan (b)

Netralitas (neutrality) yang tinggi sehingga informasi itu obyektif, tidak

bias, dan tidak berpihak. (c) Dapat dipercaya (faithfullness) karena dapat

mengandalkan keadaan yang sebenarnya

3. Dapat Dibandingkan. Informasi itu signifikan (bermakna) dan bermutu

untuk digunakan oleh para pembuat keputusan jika mempunyai daya untuk

dibandingkan (comparable)


45


4. Seragam. Keseragaman (uniformity) dalam metode pencarian, penerimaan,

penyimpanan, penganalisisan dan penyajian diperlukan agar informasi itu

dapat dibandingkan

Gelinas (Azhar Susanto, 2004: 41) mengusulkan ciri-ciri informasi yang

lebih detail yaitu efektivitas, efisiensi, confidensial, integritas, ketersediaan,

kepatuhan dan kebenaran.

Nilai dari informasi ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya

mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif

dibandingkan mendapatkannya.

2.2.4 Manfaat Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) memberikan

sarana pengumpulan, peringkasan, dan penganalisisan data yang berhubungan erat

dengan manajemen kepegawaian dan perencanaan pegawai. Kebutuhan informasi

yang berhubungan dengan fungsi-fungsi kepegawaian sangatlah banyak. Sebagai

contoh, penilaian suplai pegawai melibatkan penyimpanan catatan-catatan tentang

para pegawai yang ada di seluruh perusahaan. Aktivitas-aktivitas rekrutmen,

seleksi, pelatihan dan pengembangan, manajemen karir, kompensasi, dan

hubungan pegawai juga menuntut informasi yang tepat waktu dan akurat untuk

pengambilan keputusan. Jika informasi tidak relevan dengan rencana-rencana

strategis bisnis perusahaan atau rencana-rencana strategis pemerintahan, maka

informasi tersebut tidak dimasukkan dalamn SIMPEG.

Veithzal Rivai dan Ella Jauvani Sagala (2005:503), mengemukakan

sembilan manfaat khusus dari Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

(SIMPEG) yang meliputi:

1. Memeriksa kapabilitas-kapabilitas pegawai saat ini guna mengisi

kekosongan-kekosongan yang diproyeksikan dalam organisasi.

2. Menyoroti posisi-posisi yang para pemegang jabatannya perkirakan akan

dipromosikan, akan pensiun, atau akan diberhentikan.

3. Menggambarkan pekerjaan-pekerjaan yang spesifik atau kelas-kelas

pekerjaaan.


46


4. Mempelajari komposisi usia, suku, jenis kelamin dari berbagai pekerjaan

dan kelas pekerjaan guna memastikan apakah semua itu sesuai dengan

ketentuan yang berlaku

5. Mengantisipasi kebutuhan-kebutuhan rekruitmen, seleksi, pelatihan dan

pengembangan dalam rangka memastikan penempatan yang tepat bagi

pegawai-pegawai yang bermutu ke dalam jenis pekerjaan.

6. Perencanaan SDM untuk mengantisipasi pergantian-pergantian jabatan

atau promisi.

7. Laporan-laporan penggajian pegawai untuk memperoleh informasi

menyangkut seberapa besar pegawai digaji, besarnya tunjangan, biaya-

biaya kompensasi, dan biaya-biaya finansial dari setiap kenaikan-kenaikan

atau perubahan-perubahan gaji.

8. Riset SDM untuk melaksanakan penelitian dalam permasalahan, seperti

mutasi pegawai, ketidakhadiran pegawai, dan menemukan tempat yang

paling produktif guna mencapai calon-calon baru.

9. Penilaian kebutuhan pelatihan untuk menganalisis kinerja individu dan

menentukan pegawai-pegawai mana yang yang memerlukan pelatihan

lebih lanjut.

Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa manfaat-manfaat SIMPEG

meliputi: (1) Memeriksa kapabilitas-kapabilitas pegawai, (2) Menyoroti posisi-

posisi yang para pemegang jabatan, (3) Menggambarkan pekerjaan-pekerjaan

yang spesifik, (4) Mempelajari komposisi usia, suku, jenis kelamin dari berbagai

pekerjaan dan kelas pekerjaan, (5) Mengantisipasi kebutuhan-kebutuhan

rekruitmen, seleksi, pelatihan dan pengembangan, (6) Perencanaan SDM, (7)

Laporan-laporan penggajian pegawai, (8) Riset SDM untuk melaksanakan

penelitian dalam permasalahan, (9) Penilaian kebutuhan pelatihan.


47


2.3 Operasionalisasi Konsep

Definisi operasional dalam penelitian diperlukan untuk menjelaskan

variabel–variabel dalam suatu penelitian. Definisi operasional memberikan

gambaran bagaimana variabel atau konstrak tersebut diukur.

Mohammad Nazir mengemukakan definisi operasional adalah suatu

definisi yang diberikan kepada suatu variabel atau konstrak dengan cara

memberikan arti, atau menspesifikasikan kegiatan, ataupun memberikan suatu

operasional yang diperlukan untuk mengukur konstrak atau variabel tersebut” (

Nazir, 2000)

Pada penjabaran teori yang dilakukan, peneliti menggunakan teori dari

Veithzal Rivai dan Ella Jauvani Sagala (2005:534) dalam bukunya “Manajemen

Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan” menyebutkan bahwa ada tiga

komponen fungsional utama dalam setiap Sistem Informasi Manajemen

Kepegawaian (SIMPEG) meliputi input, proses, dan output. Dari ketiga

komponen tersebut dapat dilihat kesuksesan atau keberhasilan pelaksanaan Sistem

Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG).

Berdasarkan teori tersebut, peneliti akan menggambarkan pelaksanaan

SIMPEG dilihat dari aspek input, proses, dan output di Biro Kepegawaian

Kementerian Agama RI yang akan dijadikan dimensi dalam Operasionalisasi

Konsep. Hal ini dilakukan agar peneliti mengetahui apakah pelaksanaan SIMPEG

dilihat dari aspek-aspek tersebut sudah baik atau belum. Selain itu, indikator yang

satu dengan yang lain memiliki keterkaitan sehingga keberhasilan dalam

pelaksanaan SIMPEG tergantung pada indikator-indikaor tersebut.


48


Tabel 2.2

OPERASIONALISASI KONSEP

Konsep Variabel Kategori Dimensi Indikator Sub Indikator

Pelaksanaan

Sistem

Informasi

Manajemen

Kepegawaian

(SIMPEG)

Pelaksanaan

Sistem

Informasi

Manajemen

Kepegawaian

(SIMPEG)

- Sudah

baik

- Belum

baik

Input

Proses

Sumber Daya

Manusia/

Tenaga

Pelaksana

Anggaran

Pelaksanaan

SIMPEG

Fasilitas

pendukung

Data dasar

SOP/Pedoman

Pemeliharaan

Data

Kualitas SDM dalam

pelaksanaan SIMPEG

Adanya upaya pengembangan

kualitas SDM

Tersedianya anggaran yang

cukup untuk pelaksanaan

SIMPEG

Kesesuaian perencanaan

anggaran dengan realisasi

Tersedianya sarana dan

prasarana penunjang

pelaksanaan program SIMPEG

Jumlah fasilitas,

sarana/prasarana yang

memadai

Ketepatan waktu memperoleh

data dasar

Keakuratan data dasar yang

diperoleh

Tersedianya SOP pelaksanaan

SIMPEG

Tersedianya petunjuk teknis

pengoperasian SIMPEG untuk

memudahkan pelaksana

Adanya perekaman hasil

pengisian formulir data

kepegawaian

Pemutakhiran data

kepegawaian yang telah ada

Kegiatan analisis hasil

pengolahan data SIMPEG


49


Sumber: diolah peneliti, 2011

Output

Evaluasi/monit

oring

Laporan akhir

SIMPEG

Dilakukannya evaluasi

terhadap pelaksanaan SIMPEG

secara rutin

Dilakukannya kegiatan

pengembangan kualitas SDM,

sarana, sistem dan prosedur

terhadap pelaksanaan

pengelolaan data SIMPEG

Ketepatan informasi yang

diperoleh

Menghasilkan laporan yang

reliable

Kesesuaian antara laporan

yang dihasilkan dengan

kebutuhan pimpinan untuk

mengambil suatu keputusan

kebijakan



BAB 3

METODE PENELITIAN

3. Metode Penelitian

Metode penelitian merupakan suatu cara yang memandu peneliti tentang

urut-urutan bagaimana penelitian dilakukan (Nazir, 1988:51). Dalam penelitian

ini, metode penelitian terdiri dari pendekatan penelitian, jenis penelitian, teknik

pengumpulan data, lokasi penelitian, teknik analisis data dan

narasumber/informan penelitian.

3.1 Pendekatan Penelitian

Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan pendekatan positivisme.

Pendekatan positivisme berakar pada paham ontologi realisme yang

menyatakan bahwa realitas berada (exist) dalam kenyataan dan berjalan sesuai

dengan hukum alam (natural law). Penelitian berupaya mengungkap

kebenaran realitas yang ada, dan bagaimana realitas tersebut senyatanya

berjalan.

Pendekatan melalui paradigma positivisme bertujuan untuk menguji

sebuah teori atau menjelaskan sebuah pengalaman melalui observasi dan

pengukuran dalam rangka meramalkan dan mengontrol kekuatan-kekuatan di

sekitar manusia. Positivisme berasumsi bahwa fenomena sosial dapat diteliti

dengan cara yang sama dengan fenomena alam dengan menggunakan

pendekatan yang bebas nilai dan penjelasan sebab-akibat sebagaimana halnya

dalam penelitian fenomena alam (Emzir, 2008).

Pada penelitian ini, peneliti memfokuskan pada penggalian informasi

secara mendalam tentang gambaran pelaksanaan dan pemanfaatan SIMPEG

berbasis web dengan data terpusat di Bagian Data dan Informasi

Kepegawaian, Biro Kepegawaian, Kementerian Agama RI. Selain itu juga

pada penelitian ini dimaksudkan untuk memunculkan kendala yang dihadapi

oleh Bagian Data dan Informasi Kepegawaian, Biro Kepegawaian,

Kementerian Agama RI dalam pelaksanaan SIMPEG berbasis web dengan

data terpusat.


51


3.2 Jenis Penelitian

Dalam jenis penelitian terdapat beberapa pembagian tipe penelitian,

berdasarkan tujuan penelitian, manfaat penelitian, dimensi waktu, dan teknik

pengumpulan data. Penelitian yang didasarkan teknik pengumpulan data akan

dibahas secara terpisah.

Berdasarkan tujuannya, penelitian yang dilakukan oleh peneliti adalah

penelitian deskriptif. Penelitian deskriptif adalah penelitian yang dilakukan

untuk memberikan gambaran yang lebih detail mengenai suatu gejala atau

fenomena (Prasetyo dan Jannah, 2005). Penelitian deskriptif ini tujuannya

adalah menggambarkan kondisi “apa adanya” dalam suatu situasi tertentu.

Pada penelitian ini, peneliti berupaya untuk memberi gambaran secara detail

mengenai pelaksanaan SIMPEG berbasis web dengan data terpusat di Biro

Kepegawaian Kementerian Agama RI.

Dari manfaatnya, penelitian ini merupakan jenis penelitian murni karena

munculnya tema dan proses penelitian merupakan kebutuhan intelektual bagi

peneliti. Sehingga di dalamnya memiliki nilai kebebasan bagi peneliti untuk

memilih permasalahan dan subjek penelitian. Sedangkan dilihat dari dimensi

waktu, jenis penelitian ini termasuk ke dalam jenis penelitian cross sectional,

dimana dalam melakukan penelitian dilakukan pada satu waktu tertentu dan

tidak akan dilakukan penelitian di waktu yang berbeda untuk diperbandingkan

(Prasetyo dan Jannah, 2005). Walaupun dilakukan pada satu waktu tertentu

bukan berarti terbatas pada satu hari, tetapi dilakukan dalam beberapa hari

atau minggu karena berbagai situasi dan keadaan untuk mengumpulkan data

pada waktu yang berbeda.

3.3 Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data adalah teknik penelitian untuk mencari dan

menentukan informasi yang sesuai dengan topik penelitian. Tujuannya adalah

untuk mendapatkan atau mengumpulkan informasi yang dapat menjelaskan

permasalahan penelitian secara objektif (Moleong, 2000). Dalam penelitian

ini, teknik pengumpulan data yang akan digunakan adalah studi lapangan dan


52


studi kepustakaan. Sedangkan jenis data dalam penleitian ini terbagi menjadi

dua, yaitu berdasarkan data primer dan data sekunder.

Data primer merupakan data utama dalam penelitian ini yang

dikumpulkan melalui wawancara mendalam dengan informan yang mengerti

dan melaksanakan SIMPEG berbasis web dengan data terpusat. Teknik

wawancara dalam penelitian ini adalah wawancara yang berfokus yaitu

wawancara yang berstruktur yang biasanya terdiri dari pertanyaan-pertanyaan

yang tidak mempunyai struktur tertentu namun tetap pada pokok

permasalahan yang ada (Koentjaraningrat, 1997). Alat bantu yang digunakan

adalah pedoman wawancara. Pedoman wawancara berupa poin-poin

pertanyaan yang akan diajukan untuk masing-masing pihak yang terkait

dengan tema penelitian ini.

Selanjutnya adalah data sekunder. Data sekunder merupakan data yang

diperoleh dari data kepustakaan dengan mempelajari buku-buku, jurnal, serta

laporan dan dokumen-dokumen yang terkait dengan permasalahan penelitian

sehingga peneliti dapat memperoleh gambaran yang lebih jelas dan

komprehensif mengenai SIMPEG berbasis web dengan data terpusat di Biro

Kepegawaian Kementerian Agama RI.

3.4 Teknik Analisis Data

Teknik analisis yang digunakan untuk menganalisis informasi dalam

penelitian ini adalah teknik kajian isi/analisis isi (conten analisys), merupakan

teknik yang digunakan untuk menarik kesimpulan melalui usaha menemukan

karakterisitik pesan dan dilakukan secara objektif dan sistematis (Moleong,

2000). Dengan bantuan matrik ringkasan hasil wawancara mendalam,

informasi yang berhasil dikumpulkan kemudian dikelompokkan ke dalam

kategori yang sama dengan topik bahasan yang tertuang dalam pertanyaan

penelitian dan tujuan penelitian. Proses analisis dilakukan secara bertahap

sebagai berikut:

1. Mengumpulkan data yang diperoleh dari berbagai macam sumber.

Melakukan transkip data yaiitu mencatat data apa adanya segera setelah data

dikumpulkan


53


2. Pengelompokkan data sesuai subtopik

3. Mengkategorikan data atau memberikan tanda pada data yang mempunyai

karakterisitik atau pola yang sama menurut metode pengumpulan data

4. Meringkas data dengan membuat matrik ringkasan data

3.5 Narasumber/Informan

Narasumber/informan pada penelitian ini adalah beberapa pihak yang

peneliti anggap mempunyai kemampuan dan kompetensi untuk menjelaskan

hal-hal yang berkaitan dengan tema penelitian. Berikut informan yang terkait

dengan pelaksanaan SIMPEG di lingkungan Kementerian Agama RI:

a. Kelompok Pelaksana Program SIMPEG:

- Para pegawai sebagai pelaksana atau operator program SIMPEG

- Kepala Bagian Data dan Informasi Kepegawaian , sebagai pelaksana

teknis program SIMPEG di seluruh Kementerian Agama RI

b. Kelompok Pengguna Data SIMPEG:

- Para Kepala Bagian Umum dan Kepegawaian, sebagai pengguna laporan

atau data SIMPEG yang akan membuat analisis/evaluasi/telaah untuk

memenuhi informasi bagi penentu kebijakan

c. Kelompok Penentu Kebijakan

- Kepala Biro Kepegawaian

- Sekretaris Jenderal, sebagai penentu kebijakan dalam pengambilan

keputusan untuk bidang administrasi kepegawaian Kementerian Agama RI

d. Pakar/ahli aplikasi SIMPEG

3.6 Lokasi Penelitian

- Lokasi penelitian adalah di Biro Kepegawaian Kementerian Agama RI, Jl.

Lapangan Banteng , Jakarta Pusat, Indonesia.


54


3.7 Keterbatasan Penelitian

1. Peneliti hanya melihat pelaksanaan SIMPEG dilihat dari aspek input,

proses, dan output pada tahun 2011 saja tanpa membandingkan dengan

tahun-tahun sebelumnya

2. Penelitian ini hanya melihat mengenai pelaksaan SIMPEG dilihat dari

aspek input, proses, dan output saja tanpa mendalami hal-hal yang

lainnya



BAB 4

PELAKSANAAN SISTEM INFORMASI MANAJAMEN KEPEGAWAIAN

(SIMPEG) DILIHAT DARI ASPEK INPUT, PROSES, DAN OUTPUT DI

BIRO KEPEGAWAIAN KEMENTERIAN AGAMA RI

Pada bab ini, akan dijelaskan secara umum mengenai gambaran Sistem

Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) dan organisasi yang

mengelolanya. Selain itu, dalam bab ini juga peneliti akan memaparkan analisis

hasil penelitian berdasarkan konsep-konsep yang digunakan.

4.1 Gambaran Umum Kantor Pusat Kementerian Agama RI

4.1.1 Visi dan Misi Organisasi

Sesuai dengan Keputusan Menteri Agama Nomor 2 Tahun 2010,

Kementerian Agama RI berkewajiban untuk mencapai Visi 2010-2014 sebagai

berikut:

“Terwujudnya masyarakat Indonesia yang taat beragama, rukun, cerdas,

mandiri dan sejahtera lahir batin."

Adapun Misi dari Kementerian Agama adalah:

1. Meningkatkan kualitas kehidupan beragama.

2. Meningkatkan kualitas kerukunan umat beragama.

3. Meningkatkan kualitas raudhatul athfal, madrasah, perguruan tinggi agama,

pendidikan agama, dan pendidikan keagamaan.

4. Meningkatkan kualitas penyelenggaraan ibadah haji

5. Mewujudkan tata kelola kepemerintahan yang bersih dan berwibawa.

(Keputusan Menteri Agama Nomor 2 Tahun 2010)

4.1.2 Visi dan Misi Biro Kepegawaian-Sekretariat Jenderal Kementerian

Agama RI

Visi :

“Mewujudkan kepegawaian yang profesional”


56


Misi :

1. Meningkatkan kualitas kinerja, kompetensi dan profesionalitas

pegawai.

2. Meningkatkan sistem informasi manajemen kepegawaian yang

berbasis web.

3. Mewujudkan pelayanan prima di bidang kepegawaian.

4. Melaksanakan urusan pengangkatan, mutasi, pemberhentian dan

pemensiun pegawai.

4.1.3 Struktur Organisasi Instansi

Bagan 4.1 Organisasi Kementerian Agama RI

Sumber: www.kemenag.go.id


http://www.kemenag.go.id/

57


Bagan 4.2 Organisasi Sekretariat Jenderal



58


Bagan 4.3 Organisasi Biro Kepegawaian



59


4.1.4 Organisasi

Secara fungsional, Sekretariat Jenderal Kementerian agama mempunyai

tugas dan fungsi :

Tugas:

Sekretariat Jenderal mempunyai tugas menyelenggarakan koordinasi

implementasi tugas serta pembinaan dan pemberian dukungan administrasi

kepada semua unit organisasi di lingkungan Departemen Agama

Fungsi:

Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5

Sekretariat Jenderal menyelenggarakan fungsi :

menetapkan Visi, Misi dan Kebijakan di bidang Administrasi;

mengkordinasikan kegiatan dan penyiapan Visi, Misi dan Kebijakan

Departemen;

penyelenggaraan dan pembinaan pengelolaan administrasi umum yang

meliputi perencanaan, keuangan, pengorganisasian dan ketatalaksanaan,

pendayagunaan sumber daya, hukum dan kerjasama luar negeri, informasi

keagamaan dan hubungan masyarakat serta kerukunan umat beragama

untuk mendukung kelancaran implementasi tugas dan fungsi Departemen;

penyelenggaraan hubungan kerja di bidang administrasi dengan

Kementerian kordinator, Kementerian Negara, Departemen lain, Lembaga

Pemerintah Non Departemen dan Lembaga lain yang terkait;

implementasi tugas lain yang diberikan oleh Menteri.

Sedangkan secara struktural, Sekretariat Jenderal di Kementerian Agama

RI terdiri atas enam biro, yaitu Biro Perencanaan, Biro Kepegawaian, Biro

Keuangan dan BMN, Biro Organisasi dan Tata Laksana, Biro Hukum dan

Kerjasama Luar Negeri, serta Biro Umum. Biro-biro tersebut terbagi lagi menjadi

beberapa bagian dibawahnya dan bagian-bagian tersebut terbagi pula menjadi

subbagian-subbagian.


60


Adapun tugas dan fungsi dari Biro Kepegawaian adalah:

Tugas :

Menyelenggarakan pelayanan dan pembinaan administrasi kepegawaian

berdasarkan kebijakan Sekretaris Jenderal.

Fungsi :

1. Penyiapan bahan rumusan visi, misi dan kebijakan di bidang

kepegawaian

2. Pembinaan dan pengkordinasian di bidang pengelolaan administrasi

kepegawaian Departemen Agama;

3. Perencanaan kebutuhan dan formasi, implementasi perekrutan, serta

pembinaan perundang-undangan kepegawaian;

4. Pembinaan dan pengembangan karier dan prestasi kerja pegawai;

5. Pelayanan di bidang pengangkatan, kepangkatan dan pemensiunan

pegawai;

6. Penyusunan dan penyajian data dan informasi kepegawaian serta

pelayanan tata usaha dan rumah tangga biro;

7. Implementasi tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris Jenderal.

Dalam melaksanakan tugasnya Kepala Biro Kepegawaian dibantu oleh

para Kepala Bagian.

Selanjutnya, masuk ke pembahasan mengenai Bagian Data dan Informasi

Kepegawaian yang merupakan bagian yang bertanggung jawab terhadap proses

pengelolaan data pegawai. Secara garis besar, Bagian Data dan Informasi

Kepegawaian mempunyai tugas Melaksanakan pembinaan dan pengelolaan

dokumentasi, statistik dan informasi kepegawaian berdasarkan sasaran, program

dan kegiatan yang ditetapkan oleh Kepala Biro Kepegawaian. Rencana kegiatan

kepegawaian perlu ditunjang dengan data dan statistik pegawai. Oleh karenanya

data dan statistik sangat penting artinya bagi perencanaan, implementasi,

pemantauan, dan evaluasi penyelenggaraan berbagai kegiatan disegenap aspek

kepegawaian

Dalam rangka implementasi tugasnya, Bagian Data dan Informasi

Kepegawaian menyelenggarakan fungsi:


61


1. Pengelolaan tata naskah dan data kepegawaian;

2. Pencatatan, pengolahan, penyajian data dan informasi kepegawaian

Bagian Data dan Informasi Kepegawaian terdiri dari :

a. Subbagian Pengelolaan Data Kepegawaian

b. Subbagian Sistem Informasi Kepegawaian;

c. Subbagian Tata Naskah

.

4.2 Gambaran Umum SIMPEG di Biro Kepegawaian Kementerian Agama

RI

Tugas pokok Bagian Data dan Informasi Kepegawaian adalah

melaksanakan pengelolaan dokumentasi, statistik dan informasi kepegawaian

sebagaimana di amanatkan dalam pasal 42 Peraturan Menteri Agama RI Nomor 3

Tahun 2006 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama.

Sebagaimana diketahui bahwa hampir semua rencana kegiatan

kepegawaian perlu ditunjang dengan data dan statistik pegawai. Oleh karenanya

data dan statistik sangat penting artinya bagi perencanaan, implementasi,

pemantauan, dan evaluasi penyelenggaraan berbagai kegiatan disegenap aspek

kepegawaian. Kekeliruan, ketidak akuratan dan timbulnya berbagai bias dalam

penyajian data dan statistik akan sangat berisiko bagi pengambil kebijakan dalam

kepegawaian khususnya pada saat penyusunan anggaran belanja pegawai.

Bagian Data dan Informasi Kepegawaian merupakan pusat data dalam

proses pengolahan data menggunakan aplikasi SIMPEG dan sejak tahun 2009

untuk Biro Kepegawaian menerapkan SIMPEG Webbase dengan basis data yang

tersentralisasi.

Kepada satuan organisasi/satuan kerja di lingkungan Departemen Agama

diberikan hak akses untuk mengolah data pada satuan organisasi/satuan kerja

masing-masing. Adanya data dan informasi kepegawaian yang akurat sangat

membantu penilaian pencapaian sasaran, penilaian kinerja dan sebagai rujukan

perumusan kebijakan implementasi program selanjutnya, oleh karena itu data

yang akurat, terpercaya, objektif dan konsisten sangat diperlukan. Kunci

keberhasilan ini terletak pada bagaimana metode pengumpulan data, manajemen


62


data, keunggulan sumberdaya pengelolaannya (kompetensi personal) dan

kelembagaan dan pengelolanya (eksistensi).

Untuk itu maka diperlukan para pengelola SIMPEG yang mempunyai

kompetensi tinggi yang menguasai ilmu, teknik maupun analisis dalam

pengelolaan data dan informasi kepegawaian. Petugas tersebut berjenjang mulai

dari tingkat kabupaten/kota, provinsi sampai di tingkat pusat, semuanya harus

mempunyai kemampuan, kualitas dan integritas dalam pengelolaan data

kepegawaian.

Latar belakang diadakannya SIMPEG itu sendiri di Kementerian Agama

menurut informan yang sama seperti di atas adalah sebagai berikut:

“Karena gini SIMPEG itu pertama adalah salah satu program otonomi

daerah karena otonomi daerah lingkup dari pekerjanya secara nasional.

Dengan nasional otomatis jumlah pegawai yang dikelola banyak total

sampai saat ini ada 230ribuan lebih, kan klo kita tidak memiliki sistem

atau hanya dengan menggunakan excel biasa itu suatu hal yang hampir

tidak mungkin, agak susah karena disni kita perlu untuk mengoleksi ata

dan juga penting untuk kecepatan dan keakuratan informasi” (hasil

wawancara dengan Bapak Yanuar, tanggal 14 Juni 2011)

4.2.1 Aplikasi-aplikasi dalam SIMPEG

Aplikasi merupakan sarana yang akan digunakan dalam pengolahan data-

data pegawai, baik di Kementerian Agama RI pusat maupun di Kantor Wilayah

Kementerian Agama Provinsi dan Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota,

IAIN, UIN, STAIN, dan Balai Diklat. Aplikasi dalam program SIMPEG dibangun

dalam rangka pemenuhan kebutuhan informasi mengenai data-data kepegawaian

pada Kementerian Agama RI.


63


Berikut adalah tampilan aplikasi program SIMPEG pada Kementerian

Agama RI:

Login Form

Gambar 4.1 Tampilan Awal SIMPEG Kementerian Agama RI

sumber: Implementasi SIMPEG di Kementerian Agama RI

Berdasarkan Gambar 4.1 di atas, dapat telihat bahwa pada tampilan awal

SIMPEG terdapat tampilan Login Form dimana untuk mengoperasikan SIMPEG

diharuskan untuk memasukkan account yang dimiliki.

Setelah user memasukkan accountnya, baru muncullah tampilan menu

utama dalam program SIMPEG, seperti yang dapat dilihat di bawah ini:

Gambar 4.2 Tampilan Menu Utama

sumber: Implementasi SIMPEG di Kementerian Agama RI


64


Berdasarkan pada Gambar 4.2 dapat terlihat bahwa pada menu utama

dalam program SIMPEG terdapat menu seperti data pegawai, daftar laporan, dan

surat-surat. Pada menu data pegawai terdapat file identitas pegawai, CPNS, PNS,

Lokasi Kerja, jabatan terakhir, pangkat terakhir, gaji pokok terakhir, pendidikan

terakhir, pengalaman kerja sebelumnya, keterangan fisik, dan foto.

Menu dan pembacaan data pegawai sangat tergantung dengan hak akses

dari pengguna (user) SIMPEG di Kementerian Agama. Pengguna terbagi dari dua

level akses yaitu:

1. Administrator : hak akses tertinggi pada sistem, dapat melakukan insert, edit,

delete data dan dapat membuka seluruh data pegawai di seluruh satuan kerja.

Administrator meliputi analis pegawai yang berada di kantor pusat

Kementerian Agama tepatnya di Bagian Data dan Informasi Manajemen

Kepegawaian, Biro Kepegawaian Kementerian Agama RI.

2. Sub admin : dapat melakukan insert, edit, delete data pada satuan kerja

tempatnya bekerja beserta satuan kerja dibawahnya. Sub admin meliputi

analisis pegawai yang berada di kantor wilayah (kanwil) Kementerian Agama

RI.

Tampilan pada menu utama yang berisi data pegawai dapat terlihat

dibawah ini:

Gambar 4.3 Kartu Induk Pegawai

Sumber: Implementasi SIMPEG Kementerian Agama RI


65


Berdasarkan pada Gambar 4.3 di atas file-file pada data induk merupakan

hasil dari pengolahan data-data pokok pegawai yang dientry oleh pengelola

SIMPEG atau analis pegawai berdasarkan sumber data yang diperoleh (Surat

Keputusan, surat keterangan lain) yang merupakan database bagi instansi.

Kemudian adalah contoh tampilan dalam menu data pegawai lainnya, yaitu

Gambar 4.4 Data Pegawai – Mutasi Pegawai


B

Gambar 4.5 Riwayat Pegawai



66


Berdasarkan pada Gambar 4.5 di atas, dapat terlihat bahwa di dalam menu

data riwayat keluarga, pendidikan, dan riwayat pegawai. User dapat melihat

secara terperinci data riwayat pegawai sesuai dengan yang diinginkannya. Data-

data tersebut merupakan data yang diperoleh secara langsung oleh pegawai yang

bersangkutan berdasarkan sumber data yang ada.

Data yang dihasilkan oleh program SIMPEG biasanya berbentuk daftar

laporan yang berisi tentang daftar pegawai-pegawai pada Kementerian Agama RI.

Data-data tersebut terdapat pada menu daftar laporan yg terdapat pada tampilam

gambar di bawah ini:

Tampilan Daftar Laporan

Gambar 4.6 Laporan – Inventarisasi Pegawai

Sumber : Implementasi SIMPEG Kementerian Agama RI


67


Gambar 4.7 Tampilan Laporan SIMPEG


Daftar laporan merupakan hasil yang diperoleh dari pengolahan data-data

pegawai melalui SIMPEG. Berdasarkan gambar 4.7 di atas, daftar laporan

merupakan daftar yang memuat semua data-data yang dimiliki oleh pegawai yang

bekerja di Kementerian Agama RI. Daftar laporan biasanya digunakan oleh

pimpinan sebagai acuan dalam pengambilan keputusan. Data-data berbentuk

laporan tersebut akan berguna dalam pengambilan keputusan oleh pimpinan

karena data-data tersebut memuat hal-hal yang terkait dengan pegawai

Kementerian Agama RI.

4.3 Fungsi Utama Penerapan SIMPEG di Kementerian Agama RI

Salah satu tujuan pengembangan SIMPEG di Kementerian Agama

diharapkan dapat mencapai keakuratan data kepegawaian dan pekerjaan yang

lebih efisien dapat tercapai. Secara operasional sistem ini berjalan secara bersama-

sama dengan SIMPEG client server yang hanya diinstal pada kantor pusat

(Panduan Penggunaan Aplikasi Simpeg Kementerian Agama RI, 2008) Adapun

modul-modulnya ada sedikit perbedaan terutama yang berkaitan dengan data


68


master, yang hanya ditampilkan untuk pengguna di pusat. Ini ditujukan agar tidak

terjadi duplikasi data master pada database. Untuk modul dan laporan yang

berhubungan langsung dengan pegawai dapat diakses oleh semua pengguna baik

di pusat atau daerah. Seiring dengan waktu, modul dan laporan yang ada masih

akan terus berkembang sehingga akan ada penambahan maupun perubahan secara

bertahap pada sistem. Sebelum diterapkannya SIMPEG di Biro Kepegawaian

Kementerian Agama RI, data-data pegawai tersusun dengan tidak baik. Hal

tersebut dikarenakan data-data pegawai masih disusun dengan “manual” yang

berakibat kurang efisiennya waktu dalam pencapaian data-data pegawai yang

diinginkan, memakan biaya yang banyak, dan banyak data-data yang hilang

(Musyawir, 2010).

Oleh karena itu dengan dibangunnya SIMPEG memiliki fungsi dan

manfaat agar dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja pemerintahan

yang pada akhirnya dapat mendukung pengambilan keputusan pimpinan. Seperti

yang dipaparkan oleh Bapak Dana I. Sensuse, akademisi bidang e-Government

sebagai berikut:

“jadi pemerintahan selama ini tidak efisien artinya pekerjaan-pekerjaan

di pemerintahan dikerjakan secara manual maka itu efisiensinya sangat

rendah, nah dari situ karena menggunakan sistem informasi ini salah

satunya SIMPEG diharapkan mereka dapat meningkatkan efisiensi,

tujuannya adalah efisiensi artinya yang tdnya pekerjaan dilakukan secara

manual, sekarang digunakan menggunakan dgital, jadi lebih cepat lagi,

yang tadinya menulis skrg ga ush pake di scan jd langsung yg tadinya

diketik sekarang tinggal tek keluar laporanngaya. Jadi yang pertama itu

untuk meningkatkan efisiensi, nah yang kedua itu efektifitas agar supaya

efektif pencapaian sasaran itu. Selama ini tidak efektif mungkin karena

kualitas datanya jelek di pemerintahan itu dinas satu dengan dinas yang

lain kualitas datanya sangat rendah dan bagaimana seorang pimpinan

bisa mengambil keputusan kalo data di masing-masing itu jelek. Nah perlu

diperbaiki dengan menggunakan sistem informasi itu sehingga kualitasnya

menjadi baik maka seorang pimpinan bisa mengambil keputusan dengan


69


baik pula.” (hasil wawancara dengan Bapak Dana I. Sansuse, tanggal 10

November 2011)

4.4 Analisis Pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

(SIMPEG) dilihat dari Aspek Input, Proses, Dan Output Di Biro

Kepegawaian Kementerian Agama RI

Pelaksanaan SIMPEG di Biro Kepegawaian Kementerian Agama RI

merupakan suatu sarana untuk mengolah data kepegawaian di lingkungan

Kementerian Agama RI. SIMPEG itu sendiri erat kaitannya dengan implementasi

e-Government yang dicanangkan pemerintah dalam rangka memperbaiki kinerja

organisasi. Oleh karena itu, implementasi SIMPEG tersebut merupakan suatu

bentuk pengaplikasian dari implementasi e-Government. Dalam proses

implementasi SIMPEG, komponen-komponen implementasinya sama dengan

komponen dalam menjalankan sistem informasi, yaitu terdiri dari hardwae,

software, brainware, netware, dan database. Pelaksanaan SIMPEG merupakan

suatu contoh dari proses pemanfaatan teknologi informasi yang akan membantu

dalam pengolahan data-data kepegawaian. Jadi, pelaksanaan SIMPEG di Biro

Kepegawaian Kementerian Agama RI bertujuan dalam melakukan proses

penyederhanaan akses informasi kepegawaian dan telah memanfaatkan kemajuan

dalam bidang teknologi.

Secara umum pelaksanaan SIMPEG di Biro Kepegawaian Kementerian

Agama RI bertujuan untuk mencari data-data pegawai dalam hubungannya

dengan pengambilan keputusan, seperti yang dikemukakan oleh pakar/ahli

SIMPEG di Kementerian Agama RI sebagai berikut:

“SIMPEG itukan kepanjangan dari Sistem Informasi Manajemen

Kepegawaian yang intinya adalah bagaimana memenej data. Dimana

data itu terkoleksi dalam satu tempat dapat di akses, dapat dikeluarkan

dalam bentuk informasi, seperti itu. Nahh dari informasi itulah sebagai

kebijakan untuk mengambil keputusan” (hasil wawancara dengan Bapak

Yanuar, tanggal 27 Mei 2011)


70


Berdasarkan temuan di lapangan selama penelitian, ada beberapa hal yang

menjadi penentu apakah dalam pelaksanaan SIMPEG pada Biro Kepegawaian

Kementerian Agama RI sudah baik atau belum yang peneliti uraikan berdasarkan

dimensi input, proses dan output sebagai berikut:

4.4.1 Input

Menurut Veithzal Rivai dan Ella Jauvani Sagala (2005:534) dalam

bukunya “Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan” menyebutkan

bahwa ada tiga komponen fungsional utama dalam setiap Sistem Informasi

Manajemen Kepegawaian (SIMPEG). Komponen yang paling utama adalah

masukan (input), yaitu memasukkan informasi pegawai ke dalam SIMPEG.

Masukan-masukan dari SIMPEG serupa dengan sistem manual. Informasi

pegawai, kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur SDM, dan informasi yang

berkaitan dengan kepegawaian lainnya harus dimasukkan dari dokumen-dokumen

ke dalam sistem informasi manajemen kepegawaian. Selain itu masukan/input

juga didukung oleh faktor lain, diantaranya adalah kualitas SDM pelaksana atau

pengelola SIMPEG, anggaran pelaksanaan SIMPEG, fasilitas pendukung, dan

SOP/Pedoman pelaksanaan SIMPEG.

4.4.1.1 Kualitas Sumber Daya Manusia (SDM)

Organisasi adalah sebuah entitas sosial yang berorientasi pada tujuan

dengan suatu sistem kegiatan yang terstruktur dan mempunyai batas-batas yang

bisa teridentifikasi. Suatu organisasi harus memiliki SDM yang handal agar

mampu mencapai tujuan organisasi dengan efisien dan efektif sehingga kualitas

SDM dalam organisasi perlu diperhatikan. Kualitas SDM suatu organisasi dapat

dilihat dari pengembangan pegawai yang dilakukan seperti pendidikan dan

pelatihan, dan perencanaan SDM.

Pegawai merupakan Sumber Daya Manusia (SDM) yang selalu ada dalam

suatu kegiatan organisasi. SIMPEG merupakan Sistem Informasi yang dalam

pelaksanaanya memerlukan dukungan tenaga yang memadai, baik dalam

keterampilannya di bidang komputer maupun di bidang kepegawaian.


71


Apabila dilihat dari indikator kualitas SDM, tenaga pelaksana SIMPEG di

Bagian Data dan Informasi Kepegawaian Biro Kepegawaian Kementerian Agama

latar belakang pendidikan pegawai dinilai cukup memenuhi syarat untuk dijadikan

sebatas operator SIMPEG. Hal tersebut sesuai dengan penjelasan dari informan

dalam penelitian ini, berikut kutipan penjelasannya:

“Kalau saya liat kompetensi di sini beragam yaa ada yg berstrata ada

yang tingkat programer tapi rata-rata di sini itu lulusan SMA dan DIII

komputer. Kebetulan ada yang baru masuk itu programmer ya itu kalau

untuk mengatasi masalah SIMPEG itu mereka bisa mengatasi tapi kalau

kawan-kawan yang lain mereka itu sifatnya hanya dia sebagai operator,

nah operator itukan bisa oleh semua minimal SMA, karena perintah-

perintahnya sangat mudah dan menggunakan bahasa indonesia.” (hasil

wawancara dengan Ibu Sulistyowati, tanggal 27 Mei 2011)

Hal tersebut diperkuat oleh pernyataan salah seorang informan yang

mengatakan bahwa:

“Rata-rata operator di sini sudah cukup memliki keterampilan yang baik

dalam menggunakan aplikasi SIMPEG, karena menu-menu yang ada di

SIMPEG itu sendiri mudah dipahami dan dimengerti.Tapi kalau untuk

programernya saya rasa masih kurang jadi sepertinya perlu ditambah

jumlah untuk programmernya” (hasil wawancara dengan Bapak

Mahyudin, tanggal 27 Mei 2011)

Berdasarkan pada pernyataan di atas maka dapat diketahui bahwa tenaga

pengelola SIMPEG di Biro Kepegawaian Kementerian Agama pada umumnya

adalah lulusan SMA dan DIII Komputer. Kebanyakan dari pegawai hanya

menjalankan tugas sebatas operator SIMPEG. Jumlah operator SIMPEG yang

kemudian disebut dengan analis kepegawaian di kantor pusat Kementerian Agama

RI sebanyak 45 orang dan programmar atau kemudian disebut dengan pranata


72


komputer hanya terdapat satu orang. Berikut data statistik pegawai berdasarkan

jabatan tingkat nasional:

Tabel 4.1

Data Statistik Pegawai Berdasarkan Jabatan Analis Kepegawaian dan

Pranata Komputer Tingkat Nasional

No Satuan Kerja Analis Kepegawaian Pranata Komputer

1 Dep. Agama Pusat 45 1

2 Kanwil Provinsi 291 121

3 IAIN 7 1

4 STAIN 6 12

5 STAKN 0 3

6 STAHN 0 0

7 STABN 0 0

8 Balai Litbang 0 0

9 Balai Diklat Keagamaan

2 20

10 UIN 232 0

Grand Total 583 158

Sumber: Buku Profile Statistik Pegawai Departemen Agama Tahun 2010

Pada umumnya pegawai telah mendapatkan pelatihan pengetahuan dan

keterampilan teknis pelaksanaan program SIMPEG baik pelatihan secara langsung

di tempat kerja maupun pelatihan dan pendidikan yang dilakukan secara nasional.

Sumber daya manusia dalam sebuah organisasi perlu dikembangkan

mengingat bahwa SDM merupakan faktor utama penentu keberhasilan suatu

organisasi. Pengembangan SDM dapat dilakukan melalui pendidikan dan

pelatihan. Pendidikan adalah presentasi dari konsep-konsep dan informasi kepada

seseorang dengan tujuan untuk menanamkan knowledge sedangkan training


73


adalah latihan secara interaktif dimana tujuannya adalah untuk mengembangkan

skills dan kompetensi dalam bidang tenaga kerja. Metode pendidikan dan latihan

(diklat) terbagi menjadi tiga bagian, yaitu on the job training, on site training, dan

off the job training. Untuk mengembangkan SDM pengelola SIMPEG ada diklat-

diklat yang diikuti. Penyelenggara diklat-diklat ini adalah unit pembina yaitu

Sekretariat Jenderal Biro Kepegawaian Kementerian Agama RI. Diklat yang

diselenggarakan antara lain meliputi diklat khusus untuk pelaksana di kantor pusat

dan diklat yang diadakan di luar kota yang pesertanya adalah baik pelaksana di

pusat maupun di kantor wilayah (kanwil) Kementeria Agama RI secara nasional.

Pendidikan dan pelatihan yang pernah diadakan yaitu pada saat awal

dibangunnya SIMPEG, bila terjadi perubahan pada sistem dan ketika terjadi rotasi

pekerjaan pegawai. Pendidikan dan pelatihan yang diberikan bagi pelaksana

SIMPEG sudah cukup baik, seperti yang dikemukakan oleh seorang informan

sebagai berikut:

“Pelatihan pernah dilakukan, tapi pelatihan langsung yang terkait dengan

SIMPEG itu kita melakukannya dengan cara DDTK (Diklat di Tempat

Tugas), jadi gini.. teman-teman disini mengalami rotasikan jadi praktis

yang masuk ke sini kan ada sekitar 10 orang itu belum kenal dengan

SIMPEG dan itu diadakan DDTK pasang layar di sini sekalian praktek

nah itu sangat membantu sekali” (hasil wawancara dengan Ibu

Sulistyowati, tanggal 27 Mei 2011)

Informasi tersebut diperkuat oleh informan lainnya dalam penelitian ini.

Berikut kutipan penjelasannya:

“Kalau untuk pelatihan di sini dilakukan setiap ada rotasi pegawai dan

pekerjaan itu namanya Diklat di Tempat Tugas (DDTK), tapi kalau untuk

pelatihan yang sifatnya nasional pernah diadakan beberapa kali yang

baru-baru saja dilakukan di Gunung Pancar akhir bulan Mei kemarin”

(hasil wawancara dengan Bapak Mahyudin, tanggal 27 Mei 2011)


74


Berdasarkan pernyataan di atas, maka Kementerian Agama RI dalam

mengadakan pendidikan dan pelatihan bagi pelaksana SIMPEG sudah cukup baik.

Diklat yang diselenggarakan oleh Kementerian Agama Pusat ini termasuk dalam

off the job training dan on the job trainig karena penyelenggaraan diklat ini

dilakukan di luar waktu kerja dan juga pada waktu kerja atau Diklat di Tempat

Kerja (DDTK). Diklat di tempat kerja dilaksanakan setiap ada perubahan pada

sistem atau penambahan modul pada SIMPEG. DDTK dilakukan langsung saat

waktu kerja dan di tempat kerja, penyelenggaranya adalah penanggung jawab

pelaksanaan SIMPEG Kemenag yaitu Kepala Bagian Data dan Informasi

Manajemen Kepegawaian yang turun langsung untuk mendiklat peserta atau

pegawainya. Hal tersebut dinilai efektif karena dengan DDTK, pegawai sebagai

pelaksana SIMPEG dapat secara langsung memahami dan mengerti materi pada

diklat tersebut karena dapat secara langsung mengoperasikannya.

4.4.1.2 Anggaran Pelaksanaan SIMPEG

Anggaran yang memadai dan terkoordinasi harus tersedia agar

penyelenggaraan kegiatan yang direncanakan dapat berjalan lancar. Anggaran

merupakan rencana untuk berbagai macam dan tingkat kegiatan yang dinyatakan

dalam satuan uang untuk jangka waktu tertentu biasanya satu tahun. Dalam proses

manajemen anggaran merupakan sebuah instrumen penting karena memiliki

fungsi perencanaan sehingga mampu memprediksikan kebutuhan untuk

penyelengaraan kegiatan.

Anggaran yang dialokasikan atau diterima untuk pelaksanaan SIMPEG di

Biro Kepegawaian Kementerian Agama pada pengajuan anggaran di tahun

sebelumnya. Anggaran yang didapat digunakan untuk operasional program

SIMPEG, antara lain untuk pengadaan perlengkapan, komputer, alat tulis, biaya

pemeliharaan dan pengembangan software serta honor tenaga pengelola.

Anggaran untuk pelaksanaan SIMPEG di Biro Kepegawaian Kemenag RI

didapat dari anggaran pelaksanaan program Kemenag dalam DIPA (Daftar Isian

Pelaksanaan Anggaran). Daftar isian pelaksanaan anggaran merupakan dokumen

pelaksanaan anggaran yang dibuat oleh Menteri Agama serta disahkan oleh

Direktur Jenderal Keuangan atas nama Menteri Keuangan dan berfungsi sebagai


75


dasar untuk melakukan tindakan yang mengakibatkan pengeluaran negara dan

pencairan dana atas beban APBN. Pada DIPA terdapat dua dokumen yang

merupakan satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan, yaitu dokumen

pelaksanaan anggaran yang disusun Kementerian Agama Pusat dan dokumen

surat pengesahan DIPA yang ditandatangani oleh Direktur Jenderal Keuangan

atas nama menteri keuangan selaku bendahara umum negara.

DIPA Kementerian Agama, meliputi belanja pegawai, belanja barang,

belanja modal, belanja bantuan sosial dan belanja lain-lain termasuk di dalamnya

sudah disusun anggaran untuk kebutuhan Pelaksanaan SIMPEG. Di Kementerian

Agama satu DIPA dapat meliputi beberapa satker pada masing-masing

provinsi/Kantor Wilayah. DIPA untuk pelaksanaan SIMPEG sendiri mulanya dari

bagian Data dan Informasi Manajemen Kepegawaian, Biro Kepegawaian

Kementerian Agama yang kemudiah akan disetujui oleh kepala Biro Keuangan.

Dalam mengisi daftar yang akan dimasukan dalam DIPA, direncanakan terlebih

dahulu tentang kebutuhan apa saja dalam pelaksanaan SIMPEG yang dijabarkan

dalam progam kerja. Setelah itu baru disusun anggaran yang dibutuhkan untuk

membiayai kebutuhan yang diperlukan. Jadi kebutuhan-kebutuhan dalam

pelaksanaan SIMPEG Biro Kepegawaian tercantum dalam DIPA sehingga

kegiatan pelaksanaan SIMPEG didasarkan pada program kerja dan sesuai dengan

yang tercantum dalam DIPA. Untuk merencanakan anggaran dan memperoleh

anggaran tersebut sudah sesuai dengan harapan dan realisasinya. Sebagaimana

dikemukakan oleh Ibu Sulistyowati berikut ini:

“Anggaran pelaksanaan SIMPEG di dapat dari DIPA (Daftar Isian

Penggunaan Anggaran). Cara memperolehnya mudah, jadi gini DIPA itu

kan taun berjalan misal kita usulkan kaya sekarang misal untuk tahun

2012, kita sudah merancang usulan apa saja yang membutuhkan dana

untuk SIMPEG nanti turunnya dari Bagian Keuangan, dan juga ada

daftar kapan mau melakukannya gitu jadi semua terjadual.” (hasil



76


Anggaran yang akan direncanakan dan dibutuhkan untuk tahun berikutnya

berdasarkan pada kebutuhan anggaran pada tahun ini. Anggaran juga dapat

direncanakan tergantung pekerjaan yang akan dilakukan. Dengan perencanaan

anggaran yang dibuat dapat mengukur pencapaian kinerja dalam pelaksanaan

SIMPEG. Hal tersebut diperkuat oleh pernyataan seorang informan sebagai

berikut:

“Dana itu didapat dari kita mengajukan anggaran ke bagian keuangan,

lalu dibuat dan dimasukkan ke DIPA. Ya kita harus liat tergantung

pekerjaan saat ini, gtuu.. atau juga bisa melihat dari apa aja sih

pekerjaannya yang akan dicapai, kita bisa saja membuat grand design

untuk 5 tahun ke depan jadi selama per tahun apa saja yang kita inginkan

dan dicantumkan berapa besarnya biaya yang dibutuhkan.. jadi

pencapaian kinerjanya kelihatan” (hasil wawancara dengan Bapak


Dilihat dari indikator anggaran menurut para informan anggaran atau dana

dalam pendukung pelaksanaan SIMPEG di Kantor pusat Kementerian Agama RI

sudah baik dalam hal memperoleh dana dan jumlah dana yang diberikan juga

sudah dapat mendukung program SIMPEG misalnya seperti pengadaan kegiatan

pelatihan dan pendidikan, evaluasi, pengembangan sistem, pengadaan peralatan,

dan sebagainya.

4.4.1.3 Fasilitas pendukung

Indikator selanjutnya yaitu fasilitas pendukung yang digunakan dan

dibutuhkan untuk menunjang pelaksanaan program SIMPEG seperti misalnya

komputer, alat tulis, printer, fax, dan sebagainya.

Fasilitas merupakan sesuatu yang dapat memudahkan pekerjaan dan tugas

seseorang atau dapat dikatan sebagai faktor penting dalam penunjang suatu

pekerjaan. Fasilitas pendukung tentunya harus memiliki kualitas yang baik dan

jumlah yang sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan. Fasilitas yang tidak

memiliki jumlah dan kualitas yang baik tidak akan dirasaka manfaatnya sebagai


77


penunjang pekerjaan melainkan sebaliknya akan menjadi penghambat suatu

pekerjaan.

Dalam pelaksanaan SIMPEG di Biro Kepegawaian Kementerian Agama,

fasilitas pendukung dalam menunjang SIMPEG dikatakan masih belum baik

dilihat dari jumlah dan kondisinya.

Melalui hasil pengamatan peneliti selama sebulan melakukan magang di

Bagian Data dan Informasi Kementerian Agama terlihat bahwa kondisi komputer

atau PC untuk pelaksana SIMPEG masih banyak PC yang kondisinya kurang

baik, seperti misalnya lemot, masalah pada keyboard yang sudah banyak yang

rusak, jumlah printer yang sangat kurang, karena hanya terdapat satu printer untuk

40 buah PC. Hal tersebut juga didukung oleh pernyataan seorang informan

sebagai berikut:

“Kalau komputer yang ada itu ya sebagian bagus jalannya cepat tapi

kebanyakan yang kurang bagus yaa suka lemot gitu lambat jalannya.

Kalau printer itu jumlahnya kurang, karena yang tersedia di sini hanya

satu printer, maka sering menhambat dalam menghasilkan laporan dari

SIMPEG” (hasil wawancara dengan Bapak Yanuar, tanggal 27 Mei 2011)

Namun untuk mengatasi masalah di atas sejumlah rencana untuk

peremajaan fasilitas yang dibutuhkan sebagai penunjang pelaksanaan program

SIMPEG telah di rencanakan dalam waktu dekat. Seperti pernyataan dari

penanggung jawab pelaksanaan SIMPEG Bagian Data dan Informasi

Kepegawaian sebgai berikut:

“Kalau sarana kita bertahap, karena disni kita sudah ingin mengadakan

peremajaan untuk PC yang sudah out off date karena sudah banyak yg

rusak dan juga sudah lambat ini. Jadi sekarang kita punya dana 2M

sekian itu akan mengadakan sebanyak 70 PC dengan laptopnya juga dan

juga perangkat dan peralatan lainnya, jadi ini mungkin semua akan

diganti pada tahun ini juga, dan masih dalam proses” (hasil wawancara

dengan Ibu Sulistyowati, tanggal 27 Mei 2011)


78


Untuk selanjutnya terkait masalah jaringan internet. Dalam pelaksanaan

SIMPEG berbasis web, hal utama yang sangat perlu diperhatikan adalah terkait

masalah jaringan internet. Hal tersebut dapat menentukan cepat atau lambatnya

proses pengelolaan data di SIMPEG.

Di kantor pusat Kementerian Agama sendiri, terkait masalah jaringan

internet dikatakan sudah cukup baik karena sudah didukung di bagian lain. Maka

setiap masalah yang terkait dengan sistem jaringan internet (netware) sudah ada

bagian yang mengatasinya. Bagian tersebut yaitu Pusat Informasi dan Kehumasan

(PINMAS). Bila terjadi gangguan pada jaringan internet yang mengatasi langsung

adalah bagian PINMAS. Hal tersebut dikatakan oleh seorang informan berikut:

“Fasilitas untuk sementara ini sih untuk kantor pusat sudah cukup ya,

karena segala penunjang itu dibutuhkan oleh di bagian lainlah seperti

masalah jaringan didukung oleh PINMAS, terus server juga kita punya

dana untuk pengadaan server trus untuk pembangunan aplikasi juga ada.

Tapi yang adgak masalah adalah ketika berhubungan dengan daerah

yaitu daerah itukan kita ga selamanya kualitasnya sama secara

infrastruktur, ada yang koneksinya cepet ada juga yang lambat, ada yang

mati lampunya seminggu dua kali seperti itu. Maka itu dikarenakan oleh

itu kita coba istilahnya kita coba mendekati lebih dalam ke mereka solusi

apa yang kita tawarkan ke mereka. Tapi di sini adalah kita membutuhkan

solusi dari mereka juga karena mereka sebagai pengguna disana.

Biasanya ada rutin diadakan sosialisasi ketika ada pengembangan sistem

yang baru kita selalu sosialisasi, setelah sosialisasi berapa lama kita ada

evaluasi untuk mengukur seefektif mana sistem itu digunakan” (hasil

wawancara dengan Bapak Yanuar, tanggal 27 Mei 2011)

Dari hasil pengamatan peneliti diketahui bahwa jumlah komputer di

Bagian Data dan Informasi sebagai pelaksana program SIMPEG di kantor pusat

kementerian agama RI sejumlah operator yang ada yaitu 40 unit dengan kondisi

yang beragam. Namun rata-rata kondisi dari komputer yang tersedia masih kurang


79


baik, misalnya lambat dalam beroperasi, kondisi keyboardnya yang sudah buruk,

dan lain sebagainya. Sedangkan untuk jumlah printer hanya tersedia satu printer

saja, jadi semua terhubung dalam satu printer tersebut. Sedangkan sarana lain

seperti alat tulis, kertas, rak khusus penyimpan berkas atau laporan data sudah

cukup memadai. Terkait masalah jaringan internet di kantor pusat sendiri sudah

cukup baik karena sudah ada bagian lain yang mendukung bagi setiap perbaikan

dan masalah-masalah yang terjadi pada jaringan. Namun masalah yang sering

muncul adalah ketika berhubungan dengan SIMPEG di daerah. Jaringan internet

di daerah masih sangat buruk maka sering menghambat kerja di kantor pusat

karena data yang dibutuhkan dari daerah sering terjadi keterlambatan.

4.4.1.4 Data dasar

Indikator selanjutnya adalah data dasar/data awal dalam proses input data

di aplikasi SIMPEG. Indikator ini menilai seberapa baik kelengkapan, dan

ketepatan waktu pelaksana SIMPEG dalam memperoleh data awal.

Pada dasarnya proses input pengumpulan data awal atau data dasar

SIMPEG adalah tahap yang paling dasar dalam pengumpulan informasi yang

berhubungan dengan sistem kepegawaian. Dalam proses ini dilakukan

pengumpulan informasi yang berhubungan dengan kelengkapan atau pelengkap

dari proses administrasi umum yang berhubungan dengan seorang personel.

Data merupakan sumber informasi bagi kepentingan manajemen, sebab

data dipergunakan untuk berbagai keperluan, seperti pengetahuan, perkiraan,

pertimbangan, dan keputusan. Terutama dalam pengambilan keputusan yang

banyak dilakukan oleh para manajer harus didukung oleh data yang mempunyai

kualitas yang baik, objektif, sesuai dengan keadaan yang sebenarnya.

Gasperz (1998) mengemukakan bahwa data yang baik dan berkualitas

mempunyai beberapa sifat sebagai berikut:

1. Dapat dipercaya kebenarannya (reliable), misalnya metode pengumpulan

data harus baik dan mengggunakan metode ilmiah, sedangkan

pengelolaannya harus dengan ketelitian yang tinggi jika perlu

dipergunakan komputer.


80


2. Tepat waktunya (up to date), misalnya tidak ketinggalan jauh, sebab

kejadian-kejadian itu cepat sekali mengalami perubahan dengan

perkembangan waktu dan teknologi.

3. Harus dapat menggambarkan keseluruhan persoalan (comprehensive),

misalnya persoalan tidak dapat dilihat secara parsial atau sepotong-

sepotong.

Menurut informasi pelaksana program SIMPEG di kantor pusat

Kementerian Agama RI, ketersediaan data tergantung pengiriman data dari unit-

unit utama, yang pada umumnya tidak lengkap dan pengirimannya sangat lama,

seperti yang disampaikan informan sebagai berikut:

“Cara mendapatkan data gini, kan SK itu ada banyak, ada yg diproduk di

pusat ada yang di daerah, jadi kalau produk pusat itu khusus unit eselon I

diberi kewenangan dari golongan 2 sampe ke gol 3/c di unit eselon I

masing-masing dan di daerah. Ketika sudah 3/d kesini itu kewenangan

pusat. Jadi kendalanya adalah ketika itu produk daerah tembusannya

tidak diberikan ke kami ke pusat dan di sana tidak di up date itulah

datanya jadi selalu tidak ter up date karena kita tidak punya dasarnya ga

punya dokumen jadi mau up date apa dan untuk memperoleh data itu

dibutuhkan waktu yang sangat lama” (hasil wawancara dengan Ibu


Data awal dari input data dalam program SIMPEG di Biro Kepegawaian

Kementerian Agama RI didapat dari data yang bersifat statis dan data dinamik.

Data statis adalah data yang jarang berubah yaitu data riwayat hidup pegawai

yang terdiri dari Nama, NIP, Tempat Tanggal Lahir, Agama, TMT pertama

masuk, jenis kelamin dan sebagainya. Data dinamik berupa SK-SK yaitu SK

kenaikan pangkat, SK. mutasi, riwayat pendidikan dan pelatihan dan sebagainya.

Data yang bersifat dinamik memiliki kendala dan masalah yang lebih banyak dari

perolehan data statis karena masih kurangnya koordinasi yang baik antara pusat

dan daerah.


81


Data dinamik merupakan data yang sifatnya berubah dan akan selalu

terjadi up date data setiap kali ada perubahan data yang terjadi. Kurang

terciptanya koordinasi yang baik antara pusat dan daerah akan mengakibatkan

ketidak up date-an data sehingga data yang seharusnya sudah dirubah atau di up

date mengalami keterlambatan, sehingga data tersebut tidak akan dapat

menghasilkan informasi yang tepat dan up to date karena data dinamik pada

SIMPEG itu cepat sekali mengalami perubahan seiring dengan perubahan

organisasi yang terjadi.

4.4.1.5 SOP/Pedoman

Standard Operating Procedure (SOP) merupakan suatu rangkaian

instruksi tertulis yang mendokumentasikan kegiatan atau proses rutin yang

terdapat pada suatu perusahaan. Pengembangan dan penerapan dari SOP

merupakan bagian penting dari keberhasilan sistem kualitas dimana SOP

menyediakan informasi untuk setiap individu dalam perusahaan untuk

menjalankan suatu pekerjaan, dan memberikan konsistensi pada kualitas dan

integritas dari suatu produk atau hasil akhir. Pada intinya, dengan melakukan

penerapan SOP maka perusahaan dapat memastikan suatu operasi berjalan sesuai

dengan prosedur yang ada (Stup, 2001).

SOP/pedoman pada pelaksanaan SIMPEG di Biro Kepegawaian

Kementerian Agama RI mudah mudah dipahami dan mudah untuk dilaksanakan,

seperti yang dikemukakan oleh seorang informan sebagai berikut:

“SOP, ada ada.. SOPnya Cuma dulu masih pake PMA yang lama kan

begitu strukturnya dirubah SOP harus ganti juga tapi kalau untuk

penggunaan aplikasi kita udah ada, namanya JUKNIS, petunjuk teknis

dan sangat mudah dipahami oleh pelaksana SIMPEG” (hasil wawancara

dengan Ibu Sulistyowati, tanggal 27 Mei 2011)

Hal tersebut diperkuat oleh pernyataan salah seorang informan lainnya

yang mengatakan bahwa:


82


“Juknisnya mudah dipahami dan kita taruh juga di portal ropeg ,jadi kita

bisa ngedownload dan kemudian diprint” (hasil wawancara dengan Bapak

Yanuar, tanggal 27 Mei 2011)

Dari hasil telaah dokumen diketahui bahwa ada dua jenis SOP/pedoman

dari pelaksanaan SIMPEG yang pertama SOP/pedoman yang berisi tentang

kegiatan program SIMPEG, mulai dari kebijaksanaan, prosedur, langkah kerja

yang harus dilakukan dalam melakukan kegiatan SIMPEG, baik di pusat maupun

di daerah. SOP/pedoman kedua yaitu semacam petunjuk teknis penggunaan

aplikasi SIMPEG, petunjuk teknis tersebut tersebut memuat tentang petunjuk

pengoperasian program aplikasi SIMPEG dan juknis tersebut tersedia juga di

portal biro kepegawaian Kementerian Agama RI (www.ropeg.kemenag.go.id),

jadi bagi siapa saja yang memerlukannya bisa mendownload di portal tersebut.

Dilihat dari susunannya sudah cukup baik dan dah dipahami karena sangat jelas

petunjuk-petunjuk yang diberikan.

Namun seiring dengan banyaknya perubahan kebijakan termasuk jabatan

fungsional yang bertambah jenisnya, sehingga SOP/pedoman harus terus

diperbaharui dan harus disertai dengan pengembangan software aplikasi SIMPEG.

Seperti yang dikemukakan oleh salah seorang informan sebagai pengguna data

SIMPEG yaitu sebagai berikut:

“kalau menurut saya, saya melihatnya karena bagian assesmen dan

pengembangan kepegawaian inikan baru terbentuk sedangkan aplikasi

SIMPEG itu sendiri sudah ada, artinya aplikasinya harus disesuaikan

semestinya karena sekarang ini belum ada penunjangnya untuk bagian

assesment ini.. gitu.. karena aplikasinya sudah ada duluan tapi bagian

assesmentnya baru muncul. Kan artinya aplikasinya harus disesuaikan”

(hasil wawancara dengan Bapak Teguh Sarwono, tanggal 09 Juni 2011)

4.4.2 Proses

Proses dalam suatu sistem merupakan transformasi masukan menjadi

keluaran. Proses tersebut dalam Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian


83


(SIMPEG) yaitu bagaimana melakukan pemeliharaan terhadap data yang ada di

SIMPEG dan juga melakukan kegiatan evaluasi terhadap pelaksanaan SIMPEG,

baik dari sistem maupun dari SDM pelaksana. Proses ini menentukan

keberhasilan output dari SIMPEG, karena melalui proses tersebut maka dapat

dipastikan apakah hasil dari pelaksanaan atau pengolahan data di SIMPEG

menjadi informasi yang dapat dimanfaatkan oleh penentu kebijakan dalam rangka

pengambilan keputusan di bidang kepegawaian.

4.4.2.1 Pemeliharaan Data

Menurut T. Hani Handoko (2001:238) fungsi pemeliharaan data yaitu

setelah data diproses oleh fungsi masukan kemudian fungsi pemeliharaan

mengelola kualitas data yang disimpan. Fungsi ini memperbarui, menambah data

baru dan menghilangkan data yang sudah tidak diperlukan pada database.

Pemeliharaan data pada Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG)

adalah kegiatan perekaman hasil pengisian formulir data kepegawaian sebagai

data awal/ data dasar dari SIMPEG, pemutakhiran data kepegawaian yang telah

ada dilakukan apabila ada perubahan data sebelumnya, misalnya adanya kenaikan

jabatan/ pangkat maka data perlu dimutakhirkan agar data menjadi up to date.

Selain itu dalam pemeliharaan data juga perlu dilakukan kegiatan analisis hasil

pengolahan data SIMPEG. Pengolahan atau analisis data merupakan langkah yang

sangat penting dalam proses ini. Karena data hanya merupakan bahan mentah

yang tidak mempunyai nilai intrinsik sebelum ditangani dan ditempatkan dalam

hubungannya yang berarti kemudian diolah menjadi informasi yang siap pakai

dan berguna bagi orang lain sebagai si penerima atau pengguna informasi. Seperti

diketahui, pengolahan atau analisis data adalah manipulasi atau transformasi

simbol-simbol seperti angka dan abjad untuk tujuan meningkatkan kegunaanya.

Kegiatanya terdiri dari: Pengklarifikasian, Penyortiaran, Penghitungan

Pengikhtisaran. Tiga hal penting yang perlu mendapat perhatian dalam analisis

data, diantaranya adalah: Pertama: informasi harus memiliki ciri-ciri kelengkapan,

keandalan, keakurasian dan dapat dipercaya. Kedua: para analis data harus

mengetahui siapa yang akan menjadi pengguna dan untuk apa informasi itu

digunakan. Ketiga: ada informasi yang diperlukan oleh pihak-pihak tertentu dalam


84


organisasi sebagai bahan yang karena pertimbangan tertentu masih memerlukan

pengolahan atau analisis lebih lanjut.

Perekaman hasil pengisian formulir data kepegawaian menjelaskan

mengenai proses input/memasukkan data di aplikasi SIMPEG. Dokumen-

dokumen yang diperlukan untuk dimasukkan ke SIMPEG sebelumnya harus

dikirim terlebih dahulu ke bagian data dan informasi kepegawaian biro

kepegawaian sebagai pelaksana program SIMPEG. Pada umumnya proses

pemasukan data tergantung dengan ketersediaan dokumen yang perlu diinput ke

aplikasi SIMPEG dan juga tergantung pada data yang masuk agar dapat

menghasilkan data yang tepat dan akurat. Masalah yang terjadi dalam proses entry

data yaitu terkait masalah lamanya pengiriman dokumen yang perlu dientry ke

SIMPEG. Namun bila dilihat dari cara dalam proses entrynya sudah cukup

mudah. Seperti yang diutarakan oleh seorang informan berikut:

“Proses input data atau entry data tergolong mudah, pertamakan dia

punya user id atau nama pengguna terus ada paswordnya kemudian

tinggal log in tampilan awal itu ada menunya kan nah menu utamanya itu

ada inputanya ada 5, keterangan perorangamn, terus riwayat kabatan,

pangkat, keluarga, alamat. Kemudian bila ada dokumen apa yg kita

peroleh seperti SK kenaikan pangkat kemudian kita up date lagi datanya

tapi selama dokumen ada yaa, karena masalah yang ada yaitu lamanya

pengiriman dokumen ke kita, jadi ya itu dia penghambatnya” (hasil


Hal tersebut diperkuat oleh pernyataan salah seorang informan yang

mengatakan bahwa:

“oke, proses entry data sebenarnya simpel ya. Inikan berhubungan

dengan data pegawai, data pegawai itukan ada data statis dan dinamik

data statisnya data tetap kalau dinamik data yang selalu berubah. Data

statis biasanya data tentang riwayat hidup pegawai seperti nama, tanggal

lahir, agama, kalau dinamik misal masalah jabatan, pangkat, pelatihan


85


pendidikan, itukan riwayat yang selalu berubah. Dan proses entrynya juga

simpel, ada semua petunjuknya, pencarian datanya berdasarkan nama,

berdasarkan NIP atau informasi lainnya.” (hasil wawancara dengan

Bapak Yanuar, tanggal 27 Mei 2011)

Masalah yang sering ditemui terhadap input atau entry data awal ke

SIMPEG yaitu dari manusianya sendiri dan juga tergantung dari dokumen yang

masuk. Hal tersebut seperti yang dikatakan oleh seorang informan berikut:

“….nah itu karena sifat manusia yaa, mungkin dia melihat a tapi

tulisannya b, hal seperti itu yang sering terjadi. Apa dikarenakan kopian

Sknya yang kurang jelas kemudian kita masukin salah, itu mungkin.”

(hasil wawancara dengan Bapak Mahyudin, tanggal 27 Mei 2011)

Pada umumnya proses input atau pemasukan data tergantung pada

ketepatan waktu pengiriman dokumen, kelengkapan data, dan tenaga pelaksana

agar dapat menghasilkan informasi yang benar dan akurat. Di Kantor pusat

Kementerian Agama sendiri proses input atau pemasukan data di SIMPEG belum

baik karena data yang masuk belum lengkap dikarenakan lamanya pengiriman

dokumen ke pusat. Oleh karena itu dibutuhkan koordinasi yang baik antar satker

di pusat dan daerah agar kendala-kendala yang ada dapat diatasi dengan baik.

Sedangkan untuk pelaksanaan input atau cara entry datanya sendiri

tergolong mudah karena dalam menu-menu yang tersedia di SIMPEG mudah

dipahami dan juga menggunakan bahasa indonesia. Namun dibutuhkan ketelitian

tenaga pelaksana sehingga data yang masuk benar-benar akurat.

Proses selanjutnya pada pelaksanaan SIMPEG adalah proses pemutakhiran

data atau up date data kepegawaian yang telah ada. Proses pemutakhiran data

berdasarkan SK-SK pegawai seperti pemindahan, pensiun, kenaikan pangkat yang

dikirim dari Kementerian Agama.

Dari hasil wawancara dengan pelaksana SIMPEG di kantor pusat

kementerian agama diketahui bahwa proses pemutakhiran data sudah cukup baik

dilaksanakan hanya saja kendalanya yaitu sama seperti masalah seelumnya


86


keterlambatan pengiriman dokumen. Seperti yang dikemukakan oleh seorang

informan sebagai berikut:

“……kalau proses up date itu biasanya hanya data yang dinamis.

Karenakan data-data yang seperti misal nama, NIP, agama, riwayat

keluarga dan TMT masuk pertama itu kan jarang berubah. Dan selama ini

prosesnya sudah cukup baik hanya saja kembali lagi ke maslaah

pengiriman dokumen ke kita, ya misalnya terkait masalah kenaikan

pangkat, kalau SKnya yang diberikan ke kita lama sampainya ya otomatis

pemutakhiran data tenatang kenaikan pangkat juga akan terhambat”

(hasil wawancara dengan Ibu Sulistyowati, tanggal 27 Mei 2011)

Kegiatan pemutakhiran data dilakukan untuk memutakhirkan data yang

sudah ada. Dengan adanya perubahan data seorang pegawai yaitu yang terdiri dari

data-data yang sifatnya dinamik seperti pensiun, mutasi pegawai, kenaikan

pangkat, dan sebagainya, diharapkan data yang tersedia selalu akurat. Pada

kenyataanya kegiatan ini tidak terjadual seperti yang direncanakan karena

keterlambatan pengiriman data. Hal ini yang menjadikan data di SIMPEG sering

tidak akurat. Sama halnya dengan proses entry data masalah pemutakhiran atau up

date data juga tergantung pada data yang tersedia selama yang berkepentingan

memberikan data terbaru pasti akan segera dilakukan up date datanya.

Proses selanjutnya adalah kegiatan analisis hasil pengolahan data

SIMPEG. Data SIMPEG yang ada perlu diolah, dianalisis untuk dijadikan suatu

informasi agar dapat digunakan bagi yang berkepentingan. Data SIMPEG akan

lebih mempunyai arti apabila data tersebut telah diolah menjadi suatu informasi

yang dapat dimanfaatkan oleh siapapun yang membutuhkan.

Analisis data pada SIMPEG tidak mengalamai masalah karena pengguna

data sudah bisa langsung melihat report pada aplikasi SIMPEG. Seperti yang

dikatakan oleh seorang informan berikut:

“…sebenarnya semua sudah ada faslitasnya, jadi tinggal klik aja. Namun

kesulitannya apabila ada permintaan di luar sistem dalam arti kitakan


87


melihat SDL servernya seperti apa kalau tidak ada di SIMPEG kita

solusinya kita larikan ke excel kemudian kita olah.” (hasil wawancara

dengan Bapak Mahyudin, tanggal 27 Mei 2011)

Proses analisis data SIMPEG sudah tergolong baik dalam pelaksanaanya.

Karena dalam aplikasi sudah tersedia semua fasilitasnya, namun untuk beberapa

permintaan yang tidak tersedia dalam aplikasi maka perlu diolah menggunakan

software biasa yaitu menggunakan excel.

Namun untuk menghasilkan suatu informasi yang benar dan pengambilan

keputusan dapat dilakukan secara tepat maka diperlukan adanya data yang legkap

dan akurat.

4.4.2.2 Evaluasi/ monitoring

Selanjutnya adalah kegiatan evaluasi/monitoring yang dilakukan oleh

pimpinan terhadap program SIMPEG. Evaluasi dibutuhkan dalam setiap kegiatan

suatu organisasi, karena dengan evaluasi dapat ditemukan masalah-masalah apa

saja yang terkait dalam pencapain tujuan program suatu organisasi.

Evaluasi adalah kegiatan untuk mengumpulkan informasi tentang

bekerjanya sesuatu, yang selanjutnya informasi tersebut digunakan untuk

menentukan alternatif yang tepat dalam mengambil keputusan. Fungsi utama

evaluasi dalam hal ini adalah menyediakan informasi-informasi yang berguna

bagi pihak decision maker untuk menentukan kebijakan yang akan diambil

berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan atau dengan pengertian lain evaluasi

merupakan kegiatan monitoring dan penilaian yang dilakukan terhadap hasil kerja

suatu kegiatan untuk perbaikan di masa yang akan datang. Evaluasi bisa dilakukan

secara langsung atau melalui laporan kegiatan yang dilaksanakan secara

keseluruhan, mulai dari perencanaan, pelaksanaan, sampai tahap pencapaian hasil.

Dari hasil wawancara dari para penanggung jawab pelaksanaan SIMPEG

dan pelaksana SIMPEG diketahui bahwa evaluasi terus dilakukan demi memenuhi

kebutuhan pelayanan pegawai dan kebutuhan organisasi. Seperti yang diutarakan

oleh informan berikut:


88


”kalau evaluasi tentang aplikasinya itu sendiri kita terus mengembangkan

dengan cara kita mengakomodir teman-teman dari satker yang lain

misalnya contoh yang fungsional guru itukan di sini tidak ada angka

kreditnya, mungkin itu bila diperlukan kita akan buat fieldnya terus ada

juga yang misalnya da guru atau dosen yang punya karya ilmiah nah

untuk track recordnya dia pernah bikin karya ilmiah atau ga maka

fieldnya juga kita akan tambah, dan datanya juga akan kita link an ke

assesmen center yang baru mau dibentuk.” (hasil wawancara dengan Ibu


Evaluasi yang terkait dengan masalah pelaksanaan SIMPEG itu sendiri rutin

dilakukan setiap akhir tahun, seperti yang dikemukakan oleh informan berikut:

“Evaluasi diadakan setahun sekali. Jadi gini awal tahun ini sosialisasi

akhir tahun evaluasi. Kita melihat progresnya selama kurun waktu

setahun itu” (hasil wawancara dengan Bapak Yanuar, tanggal 27 Mei

2011)

Dari pernyataan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa pelaksanaan

evaluasi terhadap pelaksanaan SIMPEG di Kementerian Agama sudah baik karena

dilakukan secara rutin dan evaluai terhadap aplikasinya sendiri selalu disesuaikan

dengan kebutuhan yang ada.

Selain melakukan evaluasi terhadap pelaksnaan SIMPEG diperlukan juga

kegiatan pengembangan kualitas SDM, sarana, sistem dan prosedur terhadap

pelaksanaan pengelolaan data SIMPEG. Kegiatan tersebut juga dikatakan sebagai

langkah perbaikan yaitu merupakan suatu kegiatan yang dilakukan untuk

meningkatkan hasil kerja, kegiatan ini dapat berupa pengarahan langsung terhadap

SDM, dalam bentuk pelatihan, peningkatan terhadap sarana, terhadap

SOP/pedoman pelaksanaan program SIMPEG dalam rangka mencapai tujuan.

Langkah-langkah perbaikan dalam rangka pengembangan kualitas SDM,

sarana, sistem dan prosedur terhadap pelaksanaan pengelolaan data SIMPEG di


89


kantor pusat Kementerian Agama RI sudah cukup baik dilakukan. Hal tersebut

sejalan dengan pernyataan seorang infoman, berikut kutipannya:

“Jadi gini ada beberapa sudut pandang untuk perbaikan ya, pertama dari

sistem dan Sumber Daya Manusianya dibentuk misalkan dari masukan-

masukan dari user atau gak sumber dayanya bagaimana. maunya seperti

apa, klo sudah dapat masukan langkah selanjutnya kemudian baru

diperbaiki, klo manusianya selalu diusahakan untuk meningkatkan

kualitas dari pelatihan dan pendidikan” (hasil wawancara dengan Ibu


Kantor pusat Kementerian Agama, selain memiliki tugas mengembangkan

SDM dan sistem yang terkait dengan SIMPEG di kantor pusat itu sendiri mereka

juga berkewajiban melakukan pembinaan dan langkah perbaikan di daerah. Maka

sejumlah langkah telah dilakukan dan terus akan dilakukan sejalan dengan

perkembangan sistem dan usaha dalam rangka meningkatkan kualitas SDM bukan

hanya di pusat saja namun juga di daerah-daerah. Eperti yang diutarakan oleh

seorang informan yaitu Kepala Bagian Informasi dan Data Kepegawaian

Kementerian Agama RI sebagi penanggung jawab pelaksanaan SIMPEG yaitu

sebagai berikut:

“Kalau perbaikan dan pembinaan kita langsung ke daerah, rencananya

diakhir tahun ini kita langsung mau sosialisasi sistem yang offline di pusat

maupun daerah, pembinaan sekaligus diadakan saat evaluasi yaitu

menjelang akhir tahun yang akan kita lakukan ada 4 lokasi dalam waktu

dekat ini akan segera dilakukan.” (hasil wawancara dengan Bapak


Langkah perbaikan dalam suatu program akan sangat baik jika dilakukan,

misalnya melalui pembinaan Sumber Daya Manusia (SDM), peningkatan sarana

dan perbaikan SOP/Pedoman agar pelaksanaan program dapat terlaksana dengan


90


lebih baik. Selama ini langkah perbaikan yang dilakukan di Biro Kepegawaian

Kementerian Agama RI sudah berjalan baik. Saat ini Biro Kepegawaian akan

mengembangkan sistem offline di pusat dan di daerah dan akan diadakan

sosialisasi terkait dengan sistem tersebut.

4.4.3 Output

Fungsi yang paling terlihat jelas dari sebuah SIMPEG adalah keluaran

yang dihasilkan (Sudjana 1998). Untuk menghasilkan keluaran yang bernilai bagi

pemakai-pemakai atau pengguna SIMPEG. SIMPEG harus memproses keluaran

tersebut, membuat kalkulas-kalkulasi yang diperlukan, setelah itu memformat

presentasinya dalam cara yang dapat dimengerti oleh pengguna SIMPEG yang

kemudian diinformasikan pada penentu kebijakan berupa laporan.

Pengeluaran data atau informasi di sini adalah memindahkan dari bagian

sistem informasi manajemen ke bagian yang memerlukan terutama para pembuat

kebijakan, sebagai pemakai informasi atau dengan kata lain adalah penelusuran

atau penyajian data untuk digunakan oleh setiap orang yang berhak dan perlu

mengakses informasi dengan cara yang mudah dan dalam waktu yang singkat.

Pentingnya penulusuran yang mudah dan pengambilan atau penyajian dari tempat

penyimpanan dengan cepat terlihat dari dua hal, yaitu untuk disampaikan kepada

para pengambil keputusan dan sebagai bahan bagi pihak-pihak lain dalam

perusahaan untuk diproses lebih lanjut. Penting untuk menekanakan bahwa cara

penyimpanan informasi haruslah berdasarkan suatu sistem yang dipahami oleh

para petugas yang bertanggung jawab untuk itu, sehingga lancar tidaknya

penelusuran tidak tergantung hanya pada seseorang. Dengan demikian informasi

akan benar-benar mendukung proses manajerial yang efektif dan efisien.

Pengeluaran data ini dapat berupa penyajian dalam bentuk laporan yang tampil di

layar monitor ataupun laporan dalam bentuk print out, dengan pendekatan-

pendekatan yang direncanakan dapat memberikan bantuan dalam rangka

memudahkan kegiatan manajemen.


91


4.4.3.1 Laporan Data SIMPEG

Pada akhirnya suatu sistem akan menghasilkan hasil dari pengolahan data

yang berbentuk laporan tertulis baik merupakan analisis data, berupa laporan

individual maupun rekapitulasi data. Hasil tersebut diperoleh dari output

pelaksanaan SIMPEG yang bermanfaat bagi masukan para pengguna data

SIMPEG di bagian kepegawaian untuk menunjang pekerjaan yang berhubungan

dengan administrasi kepegawaian. Di Biro Kepegawaian Kementerian Agama

sendiri terdapat tiga bagian utama yang memanfaatkan data SIMPEG diantaranya

adalah Bagian Assesmen dan Pengembangan Pegawai, Bagian Mutasi Pegawai,

dan Bagian Perencanaan dan Penghargaan Pegawai.

Dari hasil wawancara dengan para pengguna data SIMPEG, laporan/data

dari program SIMPEG belum sepenuhnya mengakomodasi informasi yang

dibutuhkan, seperti yang dikemukakan oleh seorang informan sebagai berikut:

“Belum sepenuhnya ya, karena beberapa permintaan kita terkait dengan

kebutuhan kita belum sepenuhnya di penuhi atau reportingnya belum

valid” (hasil wawancara dengan Bapak Syahrudin, tanggal 09 Juni 2011)

Laporan/data yang disediakan dari pelaksana SIMPEG dirasa masih

kurang cukup mengakomodasi dilihat dari berbagai kasus yang pernah

ditemukan terkait masalah administrasi kepegawaian. Hal tersebut diperkuat

oleh pernyataan seorang informan berikut:

“….kebutuhan di bagian kitakan misalnya kita mau mengadakan

pendiklatan, itukan kita butuh yang pertama data PNS yang akan

didiklatkan, PNS yang sudah didiklatkan, dan PNS yang didiklatkan

khusus, nah data-data ini ternyata belum terlengkapi yang ada di

SIMPEG” (hasil wawancara dengan Bapak Teguh Sarwono, tanggal 09

Juni 2011)

Seiring dengan perkembangan dan perubahan organisasi yang terjadi,

aplikasi SIMPEG juga harus terus dikembangkan dan disesuaikan dengan


92


perubahan tersebut. Apabila tidak terus dikembangkan dan diperbaharui maka

tidak akan dapat sepenuhnya menunjang kebutuhan pemanfaat data SIMPEG,

seperti yang dikemukakan oleh seorang informan berikut:

“…karena gini klo menurut saya, saya melihatnya karena bagian

assesmen dan pengembangan kepegawaian inikan baru terbentuk

sedangkan aplikasi SIMPEG itu sendiri sudah ada, artinya aplikasinya

harus disesuaikan semestinya karena sekarang ini belum ada

penunjangnya untuk bagian assesmen ini.. gitu.. karena aplikasinya sudah

ada duluan tapi bagian assesmentnya baru muncul, jadi yaa kita

merasakan masih belum sepenuhnya dapat memanfaatkan laporan dari

SIMPEG untuk kebutuhan kita di sini” (hasil wawancara dengan Bapak

Syahrudin, tanggal 09 Juni 2011)

Menurut penjelasan dari para pengguna data SIMPEG di kantor pusat

Kementerian Agama, maka dapat disimpulkan bahwa masukan atau input bagi

pengguna data SIMPEG sebagai pihak yang memanfaatkan data SIMPEG untuk

kebutuhan kepegawaian secara umum mengatakan masih belum dapat

mengakomodasi secara keseluruhan kebutuhan para pengguna data. Di samping

itu perubahan organisasi yang terjadi juga perlu diiringi dengan perkembangan

sistem dari SIMPEG itu sendiri agar laporan dari hasil pengolahan data SIMPEG

dapat membantu bagian kepegawaian untuk mendapatkan data atau laporan

tentang kepegawaian, sehingga pekerjaan yang terkait dengan masalah

kepegawaian dapat lebih efektif dan efisien.

Hasil akhir dari pengolahan data SIMPEG dapat dilihat dari tiga hal utama

yaitu terkait masalah keakuratan data, kelengkapan data, dan ketepatan waktu.

Terkait ketiga hal tersebut peneliti menyimpulkan bahwa dalam pelaksanaan

SIMPEG di kantor pusat Kementerian Agama RI hasil dari pengolahan datanya

belum baik. Hal tersebut diutarakan oleh beberapa informan sebagai pelaksana

SIMPEG yaitu sebagai berikut:


93


”Klo untuk keakuratan data, jujur saya katakan masih belum akurat

karena mobilitasnya itukan sangat cepat dan dinamis sekali nah

sementara kita agak tersendat dalam hal laporan, laporan datanya kesini

kan jadikan tertinggal teruskan kecuali satker yang mengalami perubahan

itu meng up date. Contoh terjadi pelantikan di daerah untuk eselon III,

nah klo eselon III aja dia dilantik disana tapi klo yang mengajukan SK

kita, maka kita masih bisa ikutin tapi ketika eselon IV kan setempat yang

melantik tidak ditembuskan ke sini ya itu terputus dan di sana tidak di up

date. Jadi mereka belum punya rasa peduli terhadap datanya sendiri”

(hasil wawancara dengan Ibu Sulistyowati, tanggal 27 Mei 2011)

Hal tersebut diperkuat oleh pernyataan salah seorang dalam penelitian ini,

berikut kutipannya:

“….seperti yang saya katakan semula untuk program SIMPEG itu sampai

saat ini masih banyak kendalanya karena tadi yang saya sebutkan,

SDMnya masih belum termotivasi jadi dampaknya untuk masalah

keakuratan dan kelengkapan datanya ya masih kurang baik” (hasil

wawancara Bapak Yanuar, tanggal 27 Mei 2011)

Untuk masalah ketepatan waktu juga masih belum baik. Pernyataan

tersebut didukung oleh pernyataan salah seorang informan yang mengatakan

bahwa:

“Ketepatan waktu yaa selalu tidak tepat, iyaa ga akan bisa tepat waktu

kecuali kita bergerak bersama yaa yang satker daerah mengupdate

datanya begitu juga dipusat itu baru akan bisa” (hasil wawancara dengan

Ibu Sulistyowati, tanggal 27 Mei 2011)

Dari pernyataan-pernyataan informan di atas maka dapat dikatakan bahwa

pelaksanaan SIMPEG di Kantor Pusat Kementerian Agama RI dirasa masih

belum baik dalam hal perolehan hasil laporan atau output. Faktor-faktor yang


94


menjadi penghambatnya adalah pertama masalah kurangnya kordinasi antara

pusat dan daerah dan motivasi SDM yang masih rendah.

Apabila dari telaah dokumen yang dilakukan peneliti dapat diketahui

bahwa menu laporan/data SIMPEG di Kementerian Agama cukup banyak. Ada

beberapa macam laporan/data yang dihasilkan dari program SIMPEG antara lain

sebagai berikut:

1. Laporan data dan riwayat pegawai

2. Laporan data pegawai menurut status kepegawaian, jenis kelamin,

perkawinan, dan agama

3. Laporan data pegawai menurut golongan/ruang gaji

4. Laporan data pegawai menurut tingkat pendidikan

5. Laporan data jenis jabatan berdasarkan kelamin, golongan gaji, usia,

dan diklat kepemimpina

6. Laporan data pegawai menurut usia

7. Laporan data jabatan struktural berdasarkan eselon, diklat, dan

golongan dan ruang

8. Laporan data pegawai yang pensiun, berhenti, dan meninggal dunia

berdasarkan golongan gaji

9. Laporan daftar nama PNS berdasarkan tingkat pendidikan dan diklat

10. Laporan Daftar Urut Kepangkatan (DUK) Pegawai Negeri Sipil

11. Laporan data kebutuhan pegawai pemegang jabatan fungsional tertentu

12. Laporan data kebutuhan pegawai pemegang jabatan fungsional umum

13. Laporan daftar inventarisasai pegawai pemegang jabatan structural

14. Laporan data historis pejabat/pegawai (untuk bahan rapat baperjakat)

15. Laporan daftar cpns peserta diklat prajabatan tk. I, II, dan III

16. Laporan daftar pegawai yang telah mencapai 4 tahun atau lebih dalam

pangkat terakhir

17. Laporan daftar pejabat struktural yang telah 3 tahun atau lebih dalam

jabatan yang dipangkunya

18. Laporan daftar pegawai yang akan memasuki batas usia pension

19. Laporan daftar pegawai yang akan mendapatkan Kenaikan Gaji

Berkala (KGB)


95


20. Laporan daftar pegawai yang telah mendapat mutasi kenaikan pangkat

21. Laporan daftar pegawai yang mutasi jabatan/tempat bekerja

22. Laporan daftar nama Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS)

23. Laporan daftar nama yang telah mendapat mutasi pendidikan

24. Laporan daftar pegawai yang sudah pensiun dan berhenti

Laporan/data produk atau hasil SIMPEG akan sangat bermanfaat apabila

dapat disajikan dengan tertata rapi dan lengkap serta sesuai dengan kebutuhan

pengguna data sehingga dapat memudahkan dalam pengambilan keputusan. Pada

kenyataannya laporan yang tersedia belum memenuhi standar laporan yang baik

karena masih terdapat beberapa data yang belum lengkap dan keakuratan datanya

juga belum baik dan belum dapat memenuhi keseluruhan kebutuhan dalam proses

administrasi kepegawaian di Kementerian Agama RI.

Walaupun SIMPEG dirasa memiliki manfaat yang cukup baik dalam

proses pengambilan keputusan, namun dalam pelaksanaan SIMPEG di

Kementerian Agama RI masih terdapat kelemahan di dalamnya yang terkait

masalah kelengkapan data SIMPEG, seperti yang dikemukakan oleh informan

berikut:

”saya kira sejauh ini, SIMPEG dengan sistem online sudah cukup baik

yaa konsepnya yaitu untuk memudahkan dalam pengambilan keputusan

yang terkait masalah kepegawaian, ya misalnya saja ingin melakukan

diklat pegawai itukan butuh data-data tentang PNS yang memenuhi syarat

untuk didiklatkan, di SIMPEG itukan seharusnya sudah tersedia semua

datanya, namun hanya saja di sini masih ada beberapa yang belum

terlengkapi data-datanya” (hasil wawancara dengan Bapak Teguh

Sarwono, tanggal 09 Juni 2011)

Davis (1999), mengemukakan bahwa informasi adalah data yang telah

diproses ke dalam suatu bentuk yang mempunyai arti bagi si penerima dan

mempunyai nilai nyata dan terasa bagi keputusan saat itu atau keputusan

mendatang.


96


Penentu kebijakan sangat membutuhkan informasi dari analisis

laporan/data SIMPEG sebagai salah satu informasi dalam pengambilan keputusan

yang dibutuhkan penentu kebijakan melalui pelaksanaan program SIMPEG yang

diperoleh baik secara harian, bulanan, maupun tahunan.

Menurut para penentu kebijakan sebagai informan dalam penelitian ini,

laporan/ hasil pengolahan data dari proses analisis masih belum baik karena masih

terdapat kendala-kendala di dalamnya, kendala tersebut yaitu masih belum

memadainya fasilitas yang ada di SIMPEG untuk kebutuhan pekerjaan baru dan

terkait masalah data, masih banyak ditemukan data-data yang kelengkapannya

kurang serta laporannya juga masih sering terlambat.

Ada lima aspek yang perlu ada bila informasi dari hasil SIMPEG dapat

dikatakan baik, yaitu seperti yang diutarakan oleh Bp. Dana I. Sensuse sebagai

berikut:

“Informasi yang baik itu ada lima aspek, satu adalah akurasi, yang kedua

adalah currently, currently itu adalah seberapa update datanya itu ,

misalnya correct si correct tp klo ga update misalnya udh 10 tahun ga

diupdate itukan gimana, yang ketiga adalah relevansi, datanya relevan

terhadap permasalahan, kemudian availabilitynya itu ketersediaan, jadi

klo kita butuh data itu dengan mudah data itu tersedia, tersedia, jadi

mungkin saja data itu akurat semua baik tp tidak available artinya jika

mau diambil gtu datanya tapi tidak tahu karena bingung dimana

lokasinya, availabilitynya jadiya misalnya seperti ini oke kita tahu dia

punya data bagus tapi waktu kita gunakan gak tau minta kemana ada

dimana. Kemudian adalah realibility, seberapa dapat dipercayanya

informasi tersebut.”

Sejauh mana pelaksanaan program SIMPEG di kantor pusat Kementerian

Agama dapat menunjang / meningkatkan pelayanan proses

kepegawaian/perencanaan kepegawaian dapat diketahui dari penjelasan informan

berikut:


97


”…diharapkan menunjang, tapi sampai saat ini pada kenyataannya kalo

dilihat dari aplikasi harusnya secara otomatiskan harus terlaksananya

otomatisasi untuk reporting tapi kenyataanya dalam berbagai kasus

reporting data itu masih diperlukan pengolahan data secara manual yang

seharusnya SIMPEG hanya dengan satu klik dapat semua data

ternyatakan tidak membutuhkan waktu berhari-hari baru bisa membuat

misalnya buku statistik atau apa gtuu” (hasil wawancara dengan Bapak


Harapan terhadap pengembangan SIMPEG di masa yang akan datang

seperti yang dikemukakan oleh para pelaksana dan pengguna data SIMPEG yaitu

sebagai berikut:

“Kita sih mengharapkan semua kordinasi terjalin dengan baik. Inikan ada

bagian-bagiannya di biro kepegawaiankan ada 4 bagian dan dari 4

bagian itu dapat terkordinasi dengan baik, yang kedua terkait dengan

daerah supaya hubungan dengan daerah terjalin dengan baik juga karena

kendala yang ada biasanya maslah komunikasi” (hasil wawancara dengan

Bapak Teguh Sarwono, tanggal 09 Juni 2011)

“Harapan lainnya yaitu betul-betul harus sistemnya mengikuti kebutuhan

kita karenakan tujuan dari pembuatan itukan seperti itu memudahkan

pekerjaan. Gtu..” (hasil wawancara dengan Bapak Teguh Sarwono,

tanggal 09 Juni 2011)

“ya harapannya harusnya bisa menuju pelayanan primakan? Sesuai

dengan reformasi birokrasi yaitu dimana klo konsumen atau yang

membutuhkan data itu dapat diberikan data yang cepat, lengkap, akurat,

akuntabel, reliable, seperti itu” (hasil wawancara dengan Bapak



98


Saran dari para pengguna data SIMPEG, sebagai berikut:

“ya saran saya, itu SIMPEG harus di evaluasi total secara keseluruhan

jadi bisa ditemukankan penyakit-penyakitnya apa saja, apakah

penyakitnya di aplikasi, SDMnya atau apanya.. sebetulnya kalau kita

bicara untuk SIM, Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian itu ada

beberapa aspek yang pertama adalah manusianya, yang kedua adalah

manusianya, yang ketiga adalah sistemnya. Nah sistemnya itu yang saya

lihat ada gangguan karena maintanance nya itu kurang maksimal,

misalnya ada beberapa alat yang usianya udah 5 tahun, 7 tahun itu tidak

di upgrade klo untuk prosesnya, kordinasi terhadap para pengolah data

sangat lemah dimana pengolah data itu masih menjadi asumsi publik itu

tidak penting atau mindsetnya itu masih buruk dan bagaimana cara

meningkatkan motivasi mereka untuk mengolah data. Nah itu yang

terutama harus dicari jalan keluarnya seperti misal pemberian reward

atau kompensasi lebih buat mereka seperti misal dia diberikan jabatan

fungsional sebagai pranata komputer sehingga kinerja dia meningkat,

terus SDMnya.. kadang2 kita sudah membina SDM sedemikan rupa tau-

tau dia udah pinter ditarik sama instansi lain atau unit lain kemudian

yang di sini abis jadinya. Jadi ya memang harus semua di evaluasi gak

bisa cuma dari satu aspek saja.” (hasil wawancara dengan Bapak


“saran saya mungkin harus diperhatikan untuk pengembangan sistemnya

sendiri, jangan datanya aja yang terus dimutakhirkan gitu tapi dari sisi

sistemnya juga harus dimutakhirkan” (hasil wawancara dengan Bapak

Teguh Sarwono, tanggal 09 Juni 2011)

Laporan/data pelaksanaan program SIMPEG dianalisis sebagai bahan

informasi bagi pimpinan yang membutuhkan, untuk digunakan sebagai masukan

dalam pengambilan keputusan.


99


Analisis data SIMPEG akan bermakna apabila didukung oleh data yang

lengkap dan akurat. Menurut penjelasan dari informan sebagai pengguna data

SIMPEG, pada proses analisis data para pengguna kadang kala menemui

hambatan karena data-data tersedia masih belum lengkap dan adanya

keterlambatan data. Di sisi lain, seiring dengan perubahan organisasi maka

diperlukan adanya up date pada program SIMPEG, dikarenakan perkembangan

teknologi harus terus disesuaikan dengan kebutuhan organisasi agar pekerjaan

dalam bidang administrasi kepegawaian di Biro Kepegawaian Kementerian

Agama RI dapat berlangsung secara efisien dan efektif. Namun tidak dapat

dipungkiri bahwa produk/hasil laporan/data SIMPEG yang sudah ada sangat

menunjang dan meningkatkan pelayanan proses kepegawaian.

Oleh karena itu terkait masalah yang ada para pengguna data SIMPEG

memiliki harapan untuk perkembangan dan kemajuan SIMPEG di hari yang akan

datang. Harapan-harapan tersebut tentu saja tidak akan terwujud tanpa adanya

kesadaran untuk memperbaiki dari setiap pihak yang terlibat baik dari pelaksana

SIMPEG, pengguna data SIMPEG, dan penentu kebijakan.



BAB 5

PENUTUP

5.1 Simpulan

Setelah melakukan pembahasan atas hasil penelitian pada bab sebelumnya

dengan melihat dari tiga aspek yaitu input, proses, dan output dan delapan

indikator, maka kesimpulannya adalah pelaksanaan SIMPEG Biro Kepegawaian

Kementerian Agama RI dilihat dari aspek input, proses, dan output dan delapan

indikator dikatakan belum baik. Dari delapan indikator yang diukur hanya empat

indikator yang dikategorikan pelaksanaannya sudah baik yaitu indikator kualitas

SDM, anggaran pelaksanaan SIMPEG, SOP/pedoman, dan evaluasi/monitoring.

Empat indikator lainnya yaitu fasilitas pendukung, data dasar/awal, pemeliharaan

data, dan laporan akhir data SIMPEG dikategorikan belum baik karena masih

terdapat kekurangan-kekurangan dalam pelaksanaannya. Kekurangan tersebut

meliputi masih belum memadainya fasilitas yang ada di SIMPEG untuk

kebutuhan pekerjaan baru dan terkait masalah data, masih banyak ditemukan data-

data yang kelengkapannya kurang serta laporannya juga masih sering terlambat.

5.2 Saran

Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, saran dari peneliti untuk

perbaikan pelaksanaan SIMPEG di Biro Kepegawaian Kementerian Agama RI

yaitu perlu adanya peremajaan pada komputer yang kondisinya buruk,

kelengkapan data dan pengiriman data awal atau data dasar pelaksanaan SIMPEG

agar tidak terlambat perlu ditingkatkan melalui sosialisasi kepada semua pihak

yang terlibat agar terjadi kordinasi yang baik dalam hal perolehan data awal, perlu

dilakukannya evaluasi secara menyeluruh terhadap pelaksanaan program

SIMPEG yang sedang berjalan dengan membuat SOP/pedoman yang berisi

standar untuk menilai apakah sudah sesuai dengan tujuan atau belum, dan

memperbaiki kualitas data yang dianggap masih belum lengkap dan akurat.


DAFTAR REFERENSI

BUKU:

Amsyah, Zulkifli. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Gramedia

Azizy, Abdilah Qodri A. 2007. Change Management Dalam Reformasi Birokrasi.

Jakarta: Gramedia

Badan Kebijakan Fiskal Departemen Keuangan. 2009. Era Baru Kebijakan Fiskal:

Pemikiran, Konsep dan Implementasi. Jakarta: PT Kompas Media Nusantara

Davis, Gordon B. 1999. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen. Cetakan ke

tujuh. Jakarta: PT Gramedia.

Denhardt, Robert B. 2007. Public Administration: An action Orientation. Orlando:

Harcourt Inc.

Effendy, O, U. 1999. Sistem Informasi Manajemen. Cetakan ketiga. Bandung:

Mandar maju.

Emzir. 2008. Metodologi Penelitian Pendidikan Kuantitatif & Kualitatif. Jakarta:

Raja Grafindo Perkasa

Fathoni, Abdurrahmat. 2000. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Rineka

Cipta.

Gaol,Chr Jimmy L. 2008. Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi.

Jakarta: PT. Grasindo

Gasperz, V. 1988. Sistem Informasi Manajemen (Suatu Pengantar). Bandung: CV

Arnico

Handoko, T Hani. 1997. Manajemen. Cetakan kedua belas Bandung: BPFE.

Handoko, T Hani. 2001. Manajemen Personalia dan Sumberdaya Manusia.

Yogyakarta: BPFE

Kavanagh, Michael. J., Gueutal, Hal. G., & Tannenbaum. 1990. Human resource

Information Systems: Development and Application. Boston: PWS-KENT

Publishing Company

Koentjaraningrat. 1997. Metode – Metode Penelitian Masyarakat. Edisi 3. Jakarta:

Gramedia Pusaka Utama.

Kumorotomo, Wahyudi. 1996. Sistem Informasi Manajemen. Jogjakarta: Gajah

Mada University Press.

Marimin., Tanjung, Hendri., & Haryo Prabowo. 2003. Sistem Informasi

Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Grasindo


Mc. Leod, Raymond dan Schell, George. 2004. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta:

PT. Indeks

Misdayanti. 1993. Fungsi Pemerintah Daerah Dalam Pembuatan Peraturan Daerah.

Jakarta: Bumi Aksara

Moleong, Lexy J. 2000. Metodologi Penelitian Kualitatif. Cetakan Kedua belas.

Bandung: PT Remaja Rosdakarya

Muninjaya, A.A. Gde. 1999. Manajemen Kesehatan. Jakarta: Penerbit Buku

Kedokteran EGC.

Murdick, et,al. 1984. Information System for Modern Management. Prentice Hall of

Private Limeted.

Nazir, Mohammad. 1988. Metode Penelitian. Edisi 3. Jakarta: Ghalia Indonesia.

O’Brien, James A. 2005. Pengantar Sistem Informasi: Perspektif Bisnis dan

Manajerial Edisi 12. Jakarta: Salemba Empat

Prasetyo, Bambang dan Lina M. Jannah. 2005. Metode Penelitian Kuantitatif.

Jakarta: Rajawali Pers

Rivai, Veithzal., & Sagala, Eva Jauvani. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia

untuk Perusahaan: dari Teori ke Praktik. Jakarta: Rajawali Pers

Robbins, Stephen. P. 1996. Perilaku Organisasi: Konsep, Kontroversi, Aplikasi jilid

dua (Hadyana Pujaatmaka, Penerjemah). Jakarta: PT Prenhallindo

Samsudi, Sadili. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung: Pustaka Setia

Sastradipoera, Komarudin. 2001. Asas-Asas Manajemen Perkantoran. Bandung:

Kappa Sigma

Siagian, P Sondang. 1990. Sistem Informasi untuk Pengambilan Keputusan.

Cetakan keempat belas. CV H Mas Agung.

Siagian, P Sondang. 1994. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi

Aksara.

Soetjipto, Budi.W, Sahala Harahap dan Kristanto M.A. 2008. HR EXCELLENCE

2007: Kisah Sukses Para Kampiun Sumber Daya Manusia. Jakarta: Salemba

Empat

Stoners. 1996. Manajemen, Penerjemah Aleksandro. Jakarta: PT Prehallindo.

Stup, Richard. 2001. Standard Operating Procedures: A Writing Guide. Dairy

Alliance: Penn State University


Sudjana, Nana. 1989. Pendekatan Sistem Bagi Administrator Pendidikan. Bandung:

Sinar Baru.

Suparmoko, M. 2000. Keuangan Negara Dalam Teori dan Praktek, Edisi Kelima,

Cetakan Pertama. Yogyakarta: BPFE-Yogyakarta

Susanto, Azhar. 2004. Sistem Informasi Manajemen Konsep Dan Pengembangan

Edisi Tiga. Bandung: Lingga Jaya

Sutabri, Tata. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Andi Offset

Syamsi, Ibnu. 1986. Pokok-pokok Kebijaksanaan, Perencanaan Pemrograman, dan

Penganggaran Pembangunan Tingkat Nasional dan Regional. Jakarta: CV

Rajawali

Widodo, Joko. 2007. Analisis Kebijakan publik: Konsep dan Aplikasi Analisis

Proses Kebijakan Publik. Jakarta: Bayumedya.

Widyahartono, Bob. 1991. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen. Jakarta:

Pustaka Binaman Pressindo Jakarta

Winardi. 1999. Pengantar Ilmu Manajemen (Suatu Pendekatan Sistem). Bandung:

Nova.

Winarno, Budi. 2007. Kebijakan Publik: Teori dan Proses. Yokyakarta: Media

Pressindo.

INTERNET:

Aritonang, Deytri. 2008. Pembinaan Pegawai Negeri Sipil. Sinar Harapan.

http://www.sinarharapan.co.id, diunduh tanggal 13 November 2010 pukul

22.00 WIB

Azizy, Abdillah. 2007. Peningkatan Kualitas SDM Aparatur Pemerintahan.

http://www.komapo.org, diunduh tanggal 17 November 2010 pukul 19.30

WIB

Badan Kepegawaian Daerah. 2010. Pelatihan Web Programming untuk SIMPEG.

http://bkd.tarakankota.go.id, diunduh tanggal 13 November 2010 pukul 20.30

WIB

Badan Kepegawaian Negara. 2009. Menata Sistem Kepegawaian. http://bkn.go.id,

diunduh tanggal 7 Februari 2011 pukul 16.30 WIB

Departemen Kesehatan. 2008. Pemanfaatan SIM di Depkes. http://www.depkes.go.id,

diunduh tanggal 13 November 2010 pukul 20.40 WIB


http://www.sinarharapan.co.id/

http://www.komapo.org/

http://bkd.tarakankota.go.id/

http://bkn.go.id/

http://www.depkes.go.id/

Gecko. 2008. Pengantar Sistem Informasi Manajemen Pegawai.

http://www.gecko.web.id, diunduh tanggal 7 Februari 2011 pukul 16.40 WIB

Hardijanto. 2003. Konsep dan Tantangan Reformasi Manajemen Kepegawaian.

http://www.filepedeef.co.cc, diunduh tanggal 14 Februari 2011 pukul 08.30

WIB

Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara. 2004. Reformasi Manajemen

Kepegawaian. http://www.menpan.go.id, diunduh tanggal 22 April 2011 pukul

22.00 WIB

Mochtar. 2010. Pengembangan SIMPEG. http://www.bkn.go.id, diunduh tanggal 7

Februari 2011 pukul 17.00 WIB

Musyawir. 2010. Manajemen Kepegawaian Departemen Agama.

http://www.kemenag.go.id, diunduh tanggal 7 Februari 2011 pukul 15.40 WIB

Sulis. 2009. Sosialisasi Webbase SIMPEG Departemen Agama Tahun 2009.

http://www.ropeg.depag.go.id, diunduh tanggal 18 Januari 2011 pukul 09.30

WIB

Utomo, Budi. 2007. Pengembangan SIMPEG. http://www.depag.go.id, diunduh

tanggal 18 Januari 2011 pukul 09.45 WIB

PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN:

Keputusan Menteri Agama Nomor 503 Tahun 2003

Keputusan Menteri Agama Nomor 504 Tahun 2003

Undang-Undang Republik Indonesia Pokok Kepegawaian No.43 Tahun 1999

Peraturan Pemerintah No.15 Tahun 1985

Undang-Undang No.8 Tahun 1974

SKRIPSI:

Apriyansah, Helmy. 2008. Analisis Pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen

Kepegawaian (SIMPEG) Pada Biro Kepegawaian Deparetemen Dalam

Negeri. Skripsi Sarjana. Depok: Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Indonesia.

Muslihan, Ahmad. 2007. Penerapan Sistem Informasi Manajemen Investasi Terpadu

di Badan Koordinasi Penanaman Modal. Skripsi Sarjana. Depok: Fakultas

Ilmu Sosial dan Ilmu Politik.


http://www.gecko.web.id/

http://www.filepedeef.co.cc/

http://www.menpan.go.id/

http://www.bkn.go.id/

http://www.kemenag.go.id/

http://www.ropeg.depag.go.id/

http://www.depag.go.id/

Lampiran 1


PEDOMAN WAWANCARA MENDALAM ANALISIS PELAKSANAAN

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN (SIMPEG)

DILIHAT DARI INPUT, PROSES, DAN OUTPUT DI BIRO

KEPEGAWAIAN KEMENTERIAN AGAMA RI

Pedoman Wawancara untuk Pelaksana Program SIMPEG

1. Tenaga pelaksana program SIMPEG

2. Pelatihan dalam pelaksanaan program SIMPEG

3. Masalah yang dihadapi sehubungan dengan tenaga pelaksanaan program

SIMPEG

4. Dana untuk pelaksanaan program SIMPEG

5. Masalah yang dihadapi sehubungan dengan dana/anggaran pelaksanaan

program SIMPEG

6. Saranan yang tersedia untuk pelaksanaan program SIMPEG

7. Cara mendapatkan data di unit kerja dalam pelaksanaan program SIMPEG

8. Masalah yang dihadapi sehubungan dengan pengumpulan data dalam

pelaksanaan program SIMPEG

9. SOP/Pedoman tentang prosedur pelaksanaan program SIMPEG

10. Masalah yang dihadapi mengenai SOP/Pedoman yang ada

11. Proses entry data dalam pelaksanaan program SIMPEG

12. Masalah yang dihadapi dalam proses entry data dalam pelaksanaan

program SIMPEG

13. Proses up date data dalam pelaksanaan program SIMPEG

14. Kegiatan analisis data SIMPEG

15. Kegiatan evaluasi pelaksanaan program SIMPEG

16. Kegiatan pembinaan pelaksanaan program SIMPEG

17. Hasil akhir pelaksanaan program SIMPEG

Pedoman Wawancara untuk Pengguna Data SIMPEG

18. Laporan/ data dari program SIMPEG yang dihasilkan pelaksana SIMPEG

19. Hasil pelaksanaan program SIMPEG

- Ketersediaan dokumen data


Lampiran 1


- Kelengkapan data

- Keakuratan data

20. Informasi yang dihasilkan dari pelaksanaan program SIMPEG terhadap

peningkatan pelayanan proses kepegawaian/perencanaan kepegawaian

21. Harapan terhadap pengembangan pelaksanaan program SIMPEG di masa

yang akan datang

22. Saran untuk pengembangan pelaksanaan program SIMPEG

Pedoman Wawancara untuk Penentu Kebijakan

23. Keluaran produk/hasil dalam pelaksanaan program SIMPEG

- Informasi yang dibutuhkan

- Format laporan/data yang ada

24. Laporan data yang sesuai dengan kebutuhan dalam pengambilan

keputusan di bidang kepegawaian

25. Harapan terhadap pengembangan keluaran produk/hasil pelaksanaan

program SIMPEG di masa yang akan datang

26. Saran dalam memenuhi harapan terhadap pengambangan keluaran

produk/hasil pelaksanaan program SIMPEG

Pedoman Wawancara untuk Pakar/Ahli SIMPEG

27. Definisi SIMPEG

28. Latar belakang dibangunnya SIMPEG di instansi pemerintah

29. Tujuan, manfaat, dan sasaran pelaksanaan program SIMPEG di instansi

pemerintahan

Pedoman Wawancara untuk Akademisi bidang E-Government/ SIMPEG

30. Pentingnya E-Government dalam perkembangan jaman tekhnologi terhadap

pemerintahan itu sendiri

31. Definisi Sistem Informasi Manajemen

32. Definisi SIMPEG

33. Latar belakang pelaksanaan program SIMPEG di instansi pemerintahan


Lampiran 1


34. Tujuan, manfaat dan sasaran pelaksanaan program SIMPEG di instansi

pemerintahan

35. Di samping faktor teknis dalam pelaksanaan SIMPEG, seberapa pentingnyakah

faktor organisasi atau SDM dalam pengelolaan SIMPEG

36. Hambatan-hambatan apa saja yang biasanya dihadapi dalam pelaksanaan

program SIMPEG di instansi pemerintahan

37. Upaya yang perlu ditempuh dalam mengatasi hambatan yang muncul

dalam pelaksanaan program SIMPEG di instansi pemerintahan

38. Harapan untuk pelaksanaan program SIMPEG di instansi pemerintahan


Lampiran 2


TRANSKIP WAWANCARA MENDALAM ANALISIS PELAKSANAAN SISTEM

INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN SIMPEG DILIHAT DARI ASPEK

INPUT, PROSES, DAN OUTPUT DI BIRO KEPEGAWAIAN KEMENTERIAN

AGAMA RI

Narasumber 1

Nama : Hj. Sulistyowati, S.H, M.pd

Jabatan : Kepala Bagian Data dan Informasi Kepegawaian, Kementerian Agama RI

Waktu : Jumat, 27 Mei 2011, pukul 10.00 WIB

Tempat : Kantor Bagian Data dan Informasi Kepegawaian, Kementerian Agama RI

T: Yang pertama, dari masalah tenaga itu terkait masalah kuantitas dan kualitas pegawai

yang diserahi tanggung jawab terhadap pelaksanaan program SIMPEG. Menurut ibu

apakah tenaga pelaksana telah mencukupi yang ada di bagian data dan informasi

kepegawaian?

J: Belum. Klo secara ini belum karena khusus SIMPEG yang dikelola banyak sekitar

230.340 orang sedangkan disini personil secara keseluruhan hanya 40 orang, walaupun

kan tadi disini bilangnya sistemnya berbasis web klo prinsip dari berbasis webkan semua

satker bisa mengakses simpeg dan harus meng up dae data tapi pada kenyataannya tidak

dilaksanakan itu yang membuat kita kesulitan untuk memperoleh data yang terkini, ya itu

kesulitannya di sana. Nah itu dari segi SDM tapi klo dari segi tugasnya memang semua

satker seharusnya melakukan peng up date an data. Dan pada saat kita membangun

aplikasi SIMPEG dulukan riwayatnya dari yang terdistribusi dulukan, sekarang sudah

terpusat itu kita sudah siapkan SDMnya masing-masing 2 orang dengan pendidikan

minimal D3 di kanwil 2 orang, klo untuk UPT seperti UIN, IYIN itu satu orang itu kita

merekrut pada tahun 2005 namun pd pelaksanaannya banyak kendala dg terdistribusi

Keterangan:

T: Pertanyaan pewawancara

J: Jawabaan dari narasumber


Lampiran 2


ternyata sulit untuk mengintegrasikan data akhirnya kita ganti konsep pada tahun 2009

itu menjadi terpusat dengan web, namun pada saat dirubah menjadi web dengan data

terpusat ada lagi kendalanya yaitu jaringan internetnya. Nah sekarang ini udah agak

bagus karena sudah disupport dari PIMNAS (Pusat Informasi dan Humas) jadi

bandwitch lebih cepat. Untuk mengatasi kendala-kendala itu yang pertma jaringan yang

kedua SDMnya udah gtukan lambat. Maka sekarang kita lg bikin konsep SIMPEG yang

online dan offline, jd di SIMPEG offline bisa mngerjakan tanpa internet dulu, jadi nanti

ada aplikasi yg tersedia utk restore dan back up data, jadi stelah dy ngentry diback up

datanya kemudian di upload ke pusat nah itu salah satu untuk mengatasi kendalanya. Klo

di pusat nanti kita tinggal mengolah datanya bila sudah 100% terupdate kita tinggal

mengolah datanya sebagai sajian data atau informasinya kita buat seperti apa. Jadi tidak

berkutat pada entry data seharusnya di pusat itu.

T: Bila dilihat dari kualitas SDMnya bagaimana bu?

J: Kalo kualitas itukan terkait dengan kompetensinya yaa? Kalo saya liat kompetensi di sini

beragam yaa ada yg berstrata ada yang tingkat programer kebetulan baru masuk ya itu

klo untuk mengatasi masalah SIMPEG itu mereka bisa mengatasi tapi klo kawan-kawan

yang lain mereka itu sifatnya hanya dia sebagai operator, nah operator itukan bisa oleh

semua minimal SMA, karena perintah-perintahnya sangat mudah dan menggunakan

bahasa indonesia. Nah itu fungsinya kawan-kawan yg lain ya hanya memperkuat saja,

walaupun disitu sudah dibagi-bagi yaa tugas fungsinya yang khusus mengelola data yang

mengurus aplikasinya terus juga yang tata naskah tapi karena datanya ini yang diolah

banyak mereka punya tanggung jawab pada wilayah masing-masing

T: Pembagian wilayahnya seperti apa bu?

J: Pembagian wilayah kita lihat ohh dy bagian data yang di bagian programernya maka kita

kasih wilayahnya kecil karena kenapa, karena dia akan memikirkan jauh lebih besar dari

yang lain bukan masalah entry data saja, umpanya seperti itu, karena dia lebih

bermanfaat untuk mengembangkankan dibanding untuk melototin datanya

T: Selanjutnya terkait masalah pelatihan bu, pernah diadakan pelatihan bu?

J: Pelatihan pernah dilakukan, tapi pelatihan langsung yang terkait dengan SIMPEG itu kita

melakukannya dengan cara DDTK (Diklat di Tempat Tugas), jadi gini.. teman-teman


Lampiran 2


disini mengalami rotasikan jadi praktis yang masuk ke sini kan ada sekitar 10 orang itu

belum kenal dengan SIMPEG dan itu diadakan DDTK pasang layar di sini sekalian

praktek nah itu untuk memudahkan mereka. Dan setelah itu juga saya langsung turun

tangan untuk melihat langsung kerja mereka, saya ajarin tuh.. karena kadang-kadang

mereka terlalu fokus ngentry padahal dlm SIMPEG itukan ada yg lain seperti misalnya

bagaimana cara memvalidasi data,gmn cara mengeluarkan laporan nah itu mereka gak

paham dan untuk menjalin hubungan dekat caranya saya keliling, lihat mereka sudah

bisa apa, saya tes mereka secara langsung, maksudnya untuk memberi pemahaman

secara mendalam. Jadi dia tuh sebenernya kurang kreatif, karena mereka fikir Cuma

hanya mengentry saja seharusnya jugakan memvalidasi, saya langsung tuh ajarin cara

memvalidasi data, apakah golongan yang masih kosong filednya atau apa. Karena sudah

ada fasilitas validitas. Jadi intinya belum ada tanggung jawab dan kreatifitas di mereka.

Kita seperti mengajarkan anak-anak, tapi maklumlah karenaka mereka tidak berlatar

belakang IT karena buka aja masih takut-takut jangan kan itu untuk menggunakan mouse

aja dia belum paham. Biasanya itu pegawai lama yang tidak pernah bersentuhan

langsung dengan komputer atau internet, tapi kadang-kadang mereka ga mau tanya

karena sungkan, oleh karena itu ya saya turun langsung untuk mendekati mereka agar

mau belajar dan paham tentang SIMPEG. Intinya mereka itu masih kurang kreatif,

dalam arti klo misal di mejanya ga ada kerjaan mereka ga akan mengerjakan apa-apa.

Bukannya punya inisiatif untuk mengecek data di SIMPEG atau memperbaiki data yang

masih belum up date.

T: Sekarang terkait dana ya Bu, ada dana khusus gak untuk pengembangan aplikasi

SIMPEG? Itu asalnya dari mana?

J: Oh kalo kita dari DIPA. Cara memperolehnya gini DIPA itu kan taun berjhalan misal kita

usulkan kya sekarang misal untuk tahun 2012, kita sudah merancang usulan apa saja

yang membutuhkan dana nanti turunnya dari Kementerian Keuangan, dan juga ada daftar

kapan mau melakukannya gitu, jadi terjadual.

T: Untuk besarnya dana yang diperoleh, apakah mencukupi atau tidak?

J: Ya kita harus liat tergantung pekerjaannya, gtuu.. apa sih pekerjaannya sekarang, kita bisa

saja membuat grand design untuk 5 tahun ke depan jadi selama per tahun apa saja yang

kita inginkan.. jadi pencapaian kinerjanya kelihatan.


Lampiran 2


T: Terus terkait masalah sarana bu, apakah sarana dan prasarana dalam pelaksanaan

SIMPEG sudah terpenuhi atau belum?

J: Klo sarana kita bertahap, karena disni kita sudah ingin mengadakan peremajaan untuk PC

yang sudah out off date kadang-kadang juga sudah ada yg rusak dan juga sudah lambat

ini jadi sekarang kita sedang lelang pengadaaannya, jadi sekrang kita punya dana 2M

sekian itu akan mengadakan sebanyak 70 PC dengan laptopnya juga dan juga perangkat

lainnya, jadi ini mungkin semua akan diganti pada tahun ini juga, dan masih dalam

proses.

T: kondisinya sendiri bagaimana bu saat ini?

J: Ada yang sebagian bagus jalannya cepat ada yang sebagian kurang bagus yaa suka lemot

gitu lambat jalannya..

T: Masalah kerusakan apa ada penanggung jawabnya atau bagaimana bu?

J: Kita klo ada kerusakan itu menggunakan dana maintanance, ya kita lihat di cek klo rusah

ya kita ganti atau benarkan dengan dana tersebut, seperti itu

T: Cara mendapatkan data untuk SIMPEG bagaimana bu?

J: Cara mendapatkan data gini, kan SK itu ada banyak, ada yg diproduk di pusat ada yang

di daerah, jadi klo produk pusat itu khusus unit eselon I diberi kewenangan dari golongan

2 sampe ke gol 3/c di unit eselon I masing-masing dan di daerah. Ketika sudah 3/d kesini

itu kewenangan pusat. Jadi kendalanya adalah ketika itu produk daerah tembusannya

tidak diberikan ke kami ke pusat dan di sana tidak di up date itulah datanya jadi selalu

tidak ter up date karena kita tidak punya dasarnya ga punya dokumen jadi mau up date

apa..

T: Klo masalah ketepatan waktu bu?

J: Ketepatan waktu yaa selalu tidak tepat, iyaa ga bisa..kecuali kita bergerak bersama yaa

yang satker daerah mengupdate datanya begitu juga dipusat itu akan bisa.

T: Apakah SOP tersedia dalam pelaksanaan SIMPEG?


Lampiran 2


J: SOP, ada ada.. SOPnya Cuma dulu masih pake PMA yang lama kan begitu strukturnya

dirubah SOP harus ganti juga tapi klo untuk penggunaan aplikasi kita udah ada, namanya

JUKNIS, petunjuk teknis.

T: Kemudian untuk JUKNIS apa mudah dipahami ?

J: Juknisnya mudah dipahami dan kita taro juga di portal kita, nanti dia bisa ngedownload

dan kemudian diprint.

T: Kemudian masalah proses entry data, bisakanh ibu menceritakan bagaimana proses entry

data?

J: Mudah sih, pertamakan dia punya user id atau nama pengguna terus ada paswordnya

kemudian tinggal log in tampilan awal itu ada menunya kan nah menu utamanya itu ada

inputanya ada 5, keterangan perorangamn, terus riwayat kabatan, pangkat, keluarga,

alamat. Kemudian bila ada dokumen apa yg kita peroleh seperti SK kenaikan pangkat

kemudian kita up date lagi datanya tapi selama dokumen ada yaa..

T: Terus bagaimana dengan proses up date data bu?

J: Kalau proses up date itu biasanya hanya data yang dinamis. Karenakan data-data yang

seperti misal nama, NIP, agama, riwayat keluarga dan TMT masuk pertama itu kan

jarang berubah.

T: Terus masalah analisis data, yang bertanggung jawab siapa bu?

J: Sebenarnya semua sudah ada faslitasnya, jadi tinggal klik aja. Namun kesulitannya

apabila ada permintaan di luar sistem dalam arti kitakan melihat SDL servernya seperti

apa klo tidak ada di SIMPEG kita solusinya kita larikan ke excel kemudian kita olah,

karena itu semua diluar sistem, misalnya ya ibaratkan saja adanya sayur lodeh tapi

mintanya sayur asem jadi yaa kita harus mengatasinya dan menyediakannya dengan cara

lain, kan seperti itu.

T: Sekarang masalah evaluasi SIMPEGnya bu, pernah diadakan evaluasi?

J: Klo evaluasi tentang aplikasinya itu sendiri kita terus mengembangkan dengan cara kita

mengakomodir teman-teman dari satker yang lain misalnya contoh yang fungsional guru

itukan di sini tidak ada angka kreditnya, mungkin itu bila diperlukan kita akan buat

fieldnya terus ada juga yang misalnya da guru atau dosen yang punya karya ilmiah nah


Lampiran 2


untuk track recordnya dia pernah bikin karya ilmiah atau ga maka fieldnya juga kita akan

tambah, dan datanya juga akan kita link an ke assesmen center yang baru mau dibentuk

T: Kemudian terkait masalah langkah perbaikan, bagaimana melakukan langkah perbaikan

dalam pelaksanaan SIMPEG?

J: Kalo perbaikan dan pembinaan kita langsung ke daerah, rencananya diakhir tahun ini

kita langsung mau sosialisasi sistem yang offline di pusat maupun daerah, pembinaan

sekaligus diadakan saat evaluasi yaitu menjelang akhir tahun yang akan kita lakukan ada

4 lokasi dalam waktu dekat ini akan segera dilakukan

T: Terus masalah output bu, bisa ga tolong ibu ceritakan tentang bentuk hasil pelaksanaan

SIMPEG ini, seperti misalnya keakuratan data, kelengkapan data, dan ketepatan waktu?

J: Klo untuk keakuratan data, jujur saya katakan belum 100% baik karena apa mobilitasnya

itukan sangat cepat dan dinamis sekali nah sementara kita agak tersendat dalam hal

laporan, laporan datanya kesini kan jadikan tertinggal teruskan kecuali satker yang

mengalami perubahan itu meng up date. Contoh terjadi pelantikan di daerah untuk eselon

III, nah klo eselon III aja dia dilantik disana tapi klo yang mengajukan SK kita kita masih

bisa ikutin tapi ketika eselon IV kan setempat yang melantik tidak ditembuskan ke sini

ya itu terputus dan di sana tidak di up date. Jadi mereka belum punya rasa peduli

terhadap datanya sendiri.


Lampiran 2


Narasumber 2

Nama : Bpk. Mahyudin

Jabatan : Kepala Subbagian Pengelolaan Data Kepegawaian, Kementerian Agama RI



T: Baik Pak kita mulai saja yah, untuk pertanyaan pertama menurut bapak operator

SIMPEG apakah sudah baik dilihat dari segi kuantitas dan kualitas?

J: Jadi seperti ini ya mba siapa namanya?

T: Tari Pak

J: Oh iyaa mba tarii, jadi seperti ini, klo dilihat dari kuantitas pegawai disini saya rasa

sudah cukup yaah, karena jumlah operator juga sudah sesuai dengan kebutuhan, rata-rata

operator di sini sudah cukup memliki keterampilan yang baik dalam menggunakan

aplikasi SIMPEG, karena menu-menu yang ada di SIMPEG itu sendiri mudah

dipahami dan dimengerti.Tapi kalau untuk programernya saya rasa masih kurang jadi

sepertinya perlu ditambah jumlah untuk programmernya. Seperti itu yaa

T: Pertanyaan selanjutnya, untuk pelatihan yang diadakan itu sendiri terkait pengembangan

pegawai dalam pelaksanaan SIMPEG bagaimana pak? Apakah rutin dilaksanakan atau

bagaimana?

J: Kalau untuk pelatihan di sini dilakukan setiap ada rotasi pegawai dan pekerjaan itu

namanya Diklat di Tempat Tugas (DDTK), tapi kalau untuk pelatihan yang sifatnya

nasional pernah diadakan beberapa kali yang baru-baru saja dilakukan di Gunung Pancar

akhir bulan Mei kemarin..

T: Bisa dijelaskan untuk DDTK yang bapak maksud tadi?

J: Oh iyaa jd begini mba.. DDTK itu kita lakukan disini di kantor kita yah, diadakannya

DDTK itu tidak rutin tergantung keperluan, misalnya saat ada pegawai baru yang

menggantikan posisi lama atau ketika ada perubahan dan pengembangan SIMPEG. Jadi

kabag disini yang turun tangan langsung untuk melakukan pelatihan, nah jadi kita belajar

dan berlatih bersama saat di DDTK itu. Selain melatih pegawai untuk mengoperasikan


Lampiran 2


SIMPEG, di DDTK juga dapat lbh mempererat hubungan atasan dan bawahan, seperti itu

ya mba tari..

T: Kalo terkait masalah pembinaan pegawai bagaimana Pak?

J: Kalau perbaikan dan pembinaan kita langsung ke daerah, rencananya diakhir tahun ini

kita langsung mau sosialisasi sistem yang offline di pusat maupun daerah, pembinaan

sekaligus diadakan saat evaluasi yaitu menjelang akhir tahun yang akan kita lakukan ada

4 lokasi dalam waktu dekat ini akan segera dilakukan

T: Oh jadi begitu ya pak.. iya pak.. untuk selanjutnya klo masalah yang sering dihadapi

pelaksana SIMPEG biasanya apa ya pak?

J: Masalah itu yaa.. mungkin masalahnya gini, disinikan banyak juga ya mba, pegawai

yang sudah bisa dibilang sudah memasuki usia senja, jadi mereka-mereka itu kadang

kurang melek tekhnologi dan kendalanya ya kalo dikasih tau juga jadi merasa udh ada

pengalaman kerja jadi agak tidak suka mereka menerima kritik kami, selebihnya sih

bagus yaa ga ada masalahlah

T: Baik Pak, kemudian terkait masalah anggaran atau dana dalam pelaksanaan SIMPEG,

bisa bapak tolong jelaskan dari mana dana diperoleh dan prosesnya seperti apa?

J: Dana itu didapat dari kita mengajukan anggaran ke bagian keuangan, lalu dibuat dan

dimasukkan ke DIPA. Ya kita harus liat tergantung pekerjaan saat ini, gtuu.. atau juga

bisa melihat dari apa aja sih pekerjaannya yang akan dicapai, kita bisa saja membuat

grand design untuk 5 tahun ke depan jadi selama per tahun apa saja yang kita inginkan

dan dicantumkan berapa besarnya biaya yang dibutuhkan.. jadi pencapaian kinerjanya

kelihatan

T: Klo terkait sarana bagaimana pak, apa sarana disini sudah menunjang atau belum?

J: Sarana disini belum terlalu ya, jd masih perlu perbaikan misalnya pada PC-PC yang

bermasalah, ya mungkin itu saja menurut saya

T: Oh begitu ya pak, hmmm klo dilihat dari masalah yang dihadapi operator atau pelaksana

dalam menginput data apa saja ya pak?


Lampiran 2


J: Biasanya ya itu kesalahan ketik dalam SIMPEG,….nah itu karena sifat manusia yaa,

mungkin dia melihat a tapi tulisannya b, hal seperti itu yang sering terjadi. Apa

dikarenakan kopian Sknya yang kurang jelas kemudian kita masukin salah, itu mungkin

T: Klo masalah pada SIMPEGnya sendiri apa tuh pak?

J: Sebenarnya semua sudah ada fasilitasnya, jadi tinggal klik aja. Namun kesulitannya

apabila ada permintaan di luar sistem dalam arti kitakan melihat SDL servernya

seperti apa kalau tidak ada di SIMPEG kita solusinya kita larikan ke excel kemudian

kita olah


Lampiran 2


Narasumber 3

Nama : Bpk. Yanuar

Jabatan : Ahli SIMPEG Bagian Data dan Informasi Kepegawaian, Kementerian Agama RI



T: Pertama dari masalah input terkait dengan tenaga, kalo menurut Pak Yanuar jumlah

pelaksana program dan aplikasi SIMPEG di sini sudah memadai belum?

J: Program dan operator perlu dibedakan, kalo program itu adalah gimana pengembangan

dan pembuat sistemnya, beda dengan operator, operator itukan pelaksana. Klo

pengembanganya itu klo ditanya berapa banyak orangnya itu mungkin 3 atau 4 orangan

pengembangnya di Kementerian Agama, klo operatornya itu sendiri ada ratusan di

seluruh Indonesia. Tapi klo khusus di pusat itu sekitar 40an.

T: Klo menurut Bapak definisis SIMPEG itu apa ya pak?

J: SIMPEG itukan kepanjangan dari Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian yang

intinya adalah bagaimana memenej data. Dimana data itu terkoleksi dalam satu tempat

dapat di akses, dapat dikeluarkan dalam bentuk informasi, seperti itu. Nahh dari

informasi itulah sebagai kebijakan untuk mengambil keputusan.

T: Apa latar belakang diadakannya SIMPEG itu sendiri di Kementerian Agama?

J: Karena gini SIMPEG itu pertama adalah salah satu program otonomi daerah karena

otonomi daerah lingkup dari pekerjanya secara nasional. Dengan nasional otomatis

jumlah pegawai yang dikelola banyak total sampai saat ini ada 230ribuan lebih, kan klo

kita tidak memiliki sistem atau hanya dengan menggunakan excel biasa itu suatu hal

yang hampir tidak mungkin, agak susah karena disni kita perlu untuk mengoleksi ata dan

juga penting untuk kecepatan dan keakuratan informasi.

T: Kalo masalah fasilitas yang ada di pusat bagaimana?

J: Fasilitas untuk sementara ini sih untuk kantor pusat sudah cukup ya, karena segala

penunjang itu dibutuhkan oleh di bagian lainlah seperti masalah jaringan didukung oleh

PIMNAS, terus server juga kita punya dana untuk pengadaan server tru untuk

pembangunan aplikasi juga ada. Tapi yang adgak masalah adalah ketika berhubungan


Lampiran 2


dengan daerah yaitu daerah itukan kita ga selamanya kualitasnya sama secara

infrastruktur, ada yang koneksinya cepet ada juga yang lambat, ada yang mati lampunya

semingu dua kali seperti itu. Maka itu dikarenakan oleh itu kita coba istilahnya kita coba

mendekati lebih dalam ke mereka solusi apa yang kita tawarkan ke mereka. Tapi di sini

adalah kita membutuhkan solusi dari mereka juga karena mereka sebagai pengguna

disana. Biasanya ada rutin diadakan sosialisasi ketika ada pengembangan sistem yang

baru kita selalu sosialisasi, setelah sosialisasi berapa lama kita ada evaluasi untuk

mengukur seefektif mana sistem itu digunakan\

T: Berapa tahun sekali evaluasi diadakan?

J: Setahun sekali. Jadi gini tahun ini sosialisasi tahun depan evaluasi. Kita melihat

progresnya selamakurun waktu setahun itu

T: Terus terkait masalah hambatan, biasanya hambtan apa saja yang ditemui?

J: Hambatan itu gini, seperti yang kita tahukan lingkup dari kementerian agama besar

pertama ya dari infrastruktur kedua SDM dan SDM kan gak semuanya merata, mengerti

komputer ga semuanya mengerti komputer,pengolahan data ga semuanya ngerti

mengolah data itu juga yang jadi hambatan cuman dengan adanya sosialisasi dan

evaluasi itu kita jadi lebih bisa mengatasi hambtan itu karena dapat mengakomodir atau

meningkatkan performance mereka supaya bisa kita ratakan agar sama semua.

T: Kalo upaya untuk mengatasi hambatan itu bagaimana?

J: Ya itu tadi, kita mengadakan kya semacam sosialisasi dan evaluasi itu secara rutin dan

rencana juga ke depan kita akan buka kya semacam hotline, ketika mereka ketemu sama

suatu masalah kita coba untuk membantunya secara langsung atau tidak langsung, klo

kita bisa datang ke sana kita ke sana tapi klo gak yaudh kita coba remote dalam arti

memberikan pengarahan dr jarak jauh

T: Terus dr Pak Yanuar sendiri harapan kedepannya dalam pelaksanaan SIMPEG di

Kementerian Agama seperti apa?

T: Kita sih mengharapkan semua kordinasi terjalin dengan baik. Inikan ada bagian2nya satu

biro ada 4 bagian dan dari 4 bagian itu dapat terkordinasi dengan baik, yang kedua terkait

dengan daerah supaya hubungan dengan daerah terjalin dengan baik juga karena kendla

yang ada biasanya maslah komunikasi


Lampiran 2


J: Terkait masalah data itu sendiri masalah yang selama ini dihadapai seperti apa?

T: Kita di sini pake sistem centralized dengan webbase terpusat dalam arti mereka di daerah

itukan menggunakan sistem dengan dasar yang ada di sini jadi ketika mereka meng up

date data otomatis di pusat udah langsung ada.. Jadi ga ada duplikasi pekerjaan

T: Klo SOP atau pedoman pelaksanaan SIMPEG itu bagaimana?

J: Nah, itu juga kita ada rutin kita buat dalam bentuk petunjuk teknis/juknis penggunaan

sistemnya dan itu mudah untuk dipahami karena kita publikasi ke mereka dan kita taro

juga di website

T: Selanjutnya masalah proses entry data, bisa bapak tolong ceritakan proses entry data?

J: Oke, proses entry data sebenarnya simpel ya. Inikan berhubungan dengan data pegawai,

data pegawai itukan ada data statis dan dinamik data statisnya data tetap klo dinamik data

yang selalu berubah. Data statis biasanya data tentang riwayat hidup pegawai seperti

nama, tanggal lahir, agama, klo dinamik misal masalah jabatan, pangkat, pelatihan

pendidikan, itukan riwayat yang selalu berubah. Dan proses entrynya juga simpel, ada

semua petunjuknya, pencarian datanya berdasarkan nama, berdasarkan NIP atau

informasi lainnya.

T: Terus dalam proses entry data suka terjadi kesalahan atau tidak?

J: Nah itu karena sifat manusia yaa, mungkin dia melihat a tapi tulisannya b, hal seperti itu

yang sering terjadi. Apa dikarenakan kopian Sknya kurang jelas kemudian kita masukin

salah, itu mungkin. Cuman, kita biasanya ada rutin terkait masalah validasi data.

T: Langkah perbaikan yang pernah dilakukan seperti apa?

J: Jadi gini kita ada beberapa sudut pandang untuk perbaikan ya, pertama dari sistem dan

Sumber Daya Manusianya dibentuk misalkan dari masukan-masukan dari user atau gak

sumber dayanya bagaimana dia maunya seperti apa, klo sudah dapat masukan langkah

selanjutnya kemudian kita perbaiki, klo manusianya kita usahakan untuk meningkatkan

kualitas mreka dari pelatihan dan pendidikan

T: Kemudian terkait masalah ooutput atau hasil dari pengolahan data SIMPEG, bila dilihat

dari kelengkapan data, keakuratan data, dan ketepatan waktunya bagaimana?


Lampiran 2


J: Yah, karena SIMPEG ini adalah sistem yang sudah online dan terpusat dimana

sebelumnya itu terdistribusi, nah sekarang online jadinya kita baru mulai lagi nih dalam

arti mereka untuk selalu melengkapi datanya yaitu kita berikan user ID ke mereka semua

dan mereka melengkapi datanya.


Lampiran 2


Narasumber 4

Nama : Bpk. Teguh Sarwono

Jabatan : Kepala Bagian Assesmen dan Pengembangan Pegawai, Kementerian Agama

RI

Waktu : Kamis, 09 Juni 2011, pukul 11.00 WIB

Tempat : Kantor Bagian Assesmen dan Pengembangan Pegawai, Kementerian Agama RI

T: Bagaimana pendapat bapak, apakah laporan atau data dari aplikasi SIMPEG sudah

mengakomodasi informasi yang dibutuhkan, khususnya di bagian assesmen dan

pengembangan kepegwaian ini?

J: Ini harus saya yg jawab ya? Iya, karena gini klo menurut saya, saya melihatnya karena

bagian assesmen dan pengembangan kepegawaian inikan baru terbentuk sedangkan

aplikasi SIMPEG itu sendiri sudah ada, artinya aplikasinya harus disesuaikan semestinya

karena sekarang ini belum ada penunjangnya untuk bagian assesmen ini.. gitu.. karena

aplikasinya sudah ada duluan tapi bagian assesmennya baru muncul. Kan artinya

aplikasinya harus disesuaikan.. jadi ya seperti itu

T: Menurut bapak, apakah sebelum dibuat laporan bagian pelaksanaan menanyakan terlebih

dahulu keluaran seperti apa yang ingin didapat dari produk/hasil pelaksanaan program

SIMPEG?

J: Klo selama ini yg sudah ada mungkin yaa rutinitas pekerjaan disini mungkin seperti SK

izin belajar, seperti itu..kemudian waktu itu ada satya lencana terus sekarang pindah ke

bagian perundang-undangan. Nah itu tadi yg saya blgkan sistem itu harusnya

berkembang , memang belum dapat dikatakan sempurna karenakan memang harus di

update terus..

T: Selanjutnya bagaimana pendapat Bapak tentang hasil pelaksanaan program SIMPEG

dilihat dari ketersediaan data, apakah sudah mudah dan cepat dalam memperoleh data,

kelengkapan data, dan keakuratan data apakah sudah memenuhi standar?

J: Untuk sekarang saya kira sudah memenuhi ya karenakan mereka sendiri yang mengurus

SIMPEG sudah ada kegiatan up date data atau pemutakhiran data secara berkala hanya

saja untuk kebutuhan struktur organisasi yang baru mungkin klo secara datanya sudah


Lampiran 2


ada Cuma mungkin implementasi ke bagian-bagian yang baru terbentuk belum, karena

kembali lagi ke sistemnya harus di up date, kan gituu.. karena bila data sudah ada tapi

tidak bisa dimanfaatkan jugakan percuma kan jadinya.. yaaa jadi saya kira sejauh ini,

SIMPEG dengan sistem online sudah cukup baik yaa konsepnya yaitu untuk

memudahkan dalam pengambilan keputusan yang terkait masalah kepegawaian, ya

misalnya saja ingin melakukan diklat pegawai itukan butuh data-data tentang PNS yang

memenuhi syarat untuk didiklatkan, di SIMPEG itukan seharusnya sudah tersedia semua

datanya, namun hanya saja di sini masih ada beberapa yang belum terlengkapi data-

datanya

T: Bagaimana harapan bapak untuk pengembangan SIMPEG di masa yang akan datang?

J: Harapannya yaa betul2 harus sistemnya mengitkuti kebutuhan kita karenakan tujuan dari

pembuatan itukan seperti itu memudahkan pekerjaan. Gtu..

T: Klo dilihat dari kordinasi pegawainya bagaimana, apakah sudah baik atau belum?

J: Saya kira cukup baik karena user-user disini juga dapat mengikuti..seperti itu

T: Yang terakhir saran apa saja yang bapak ingin sampaikan untuk pengembangan

pelaksanaan program SIMPEG?

J: Saran saya mungkin harus diperhatikan untuk pengembangan sistemnya sendiri, jangan

datanya aja yang terus dimutakhirkan gitu tapi dari sisi sistemnya juga haru

dimutakhirkan..

T: Kan saat ini sistemnya sudah online dan terpusat, dengan sistem yang seperti itu apakah

belum dapat dikatakan baik?

J: Secara konsep sebetulnya sudah jalan, tapi mungkin untuk lebih detailnya, detail

kebutuhan bagi setiap bagian di kepegawaian ini sepertinya belum, karena memang juga

kitakan punya bagian yang baru beberpa bagian yang baru jadi ya itu td semua harus

disesuaikan dengan kebutuhan pengguna.


Lampiran 2


Narasumber 5

Nama : Bpk. Syahrudin

Jabatan : Kepala Sub Bagian Assesmen Jabatan Fungsional, Biro Kepegawaian


Waktu : Kamis, 09 Juni 2011, pukul 13.30 WIB

Tempat : Kantor Bagian Assesmen dan Pengembangan Pegawai, Kementerian Agama RI

T: Bagaimana pendapat bapak, apakah laporan atau data dari program SIMPEG sudah

mengakomodasi informasi yang dibutuhkan?

J: Belum sepenuhnya. Ya karena beberapa permintaan kita terkait dengan kebutuhan kita

belum sepenuhnya di penuhi atau reportingnya belum valid.

T: Kebetuhan seperti apa saja misalnya pak?

J: Kebutuhan misalnya kitakan mau mengadakan pendiklatan, itukan kita butuh 1. PNS

yang akan didiklatkan 2. PNS yang sudah didiklatkan 3. PNS yang didiklatkan khusus,

nah data-data ini ternyata belum terlengkapi yang ada di SIMPEG

T: Kemudian pertanyaan selanjutnya, menurut bapak apakah sebelum dibuatkan laporan

bagian pelaksanaan menanyakan terlebih dahulu keluaran seperti apa yang ingin di dapat

dari produk/hasil pelaksanaan SIMPEG?

J: Kalo reporting karena saya juga pernah di sana itu sebenarnya sudah ada dan tersedia

semua sesuai kebutuhan bahkan di sana ada tenaga maintenance untuk menginput

reporting baru yang kita butuhkan Cuma kelemahannya mungkin tenaga-tenaga untuk

pengelola yang mengisi reporting tersebut itu adanya keterbatasan bahan yang harus di

entry. Klo SIMPEGkan ada input, proses, dan output yakan, nah dalam prosesnya itu

sudah lumayan bagus SIMPEG, namun untuk masalah inputnya itu masih sangat

terbatas. Ternyata dengan sistem online juga dapat dikatakan belum berhasil karena

keterbatasan infrastruktur dan SDM pengelola data atau operatornya kurang termotivasi

karena tidak diberikannya kompensasi yang baik atau seperti apa, banyak sekali

permasalahan terkait input dalam SIMPEG, seperti itu..

T: Bagaimana pendapat bapak tentang hasil pelaksanaan program SIMPEG dilihat dari

ketersediaan data, kelengkapan data, dan keakuratan data?


Lampiran 2


J: Seperti yang saya katakan semula untuk program SIMPEG itu sampai saat ini masih

banyak kendalanya karena tadi yang saya sebutkan, SDMnya masih belum termotivasi

jadi dampaknya untuk masalah keakuratan dan kelengkapan datanya ya masih kurang

baik. Seperti itu..

T: Kemudian, sejauh mana informasi yang dihasilkan dari pelaksanaan program SIMPEG

dapat menunjang/ meningkatkan pelayanan proses kepegawaian khususnya di bagian

assesmen dan pengembangan pegawai ini?

I: Diharapkan menunjang, tapi sampai saat ini pada kenyataannya kalo dilihat dari aplikasi

harusnya secara otomatiskan harus terlaksananya otomatisasi untuk reporting tapi

kenyataanya dalam berbagai kasus reporting data itu masih diperlukan pengolahan data

secara manual yang seharusnya SIMPEG hanya dengan satu klik dapat semua data

ternyatakan tidak membutuhkan waktu berhari-hari baru bisa membuat misalnya buku

statistik atau apa gtuu

T: Bagaimana harapan bapak terhadap pengembangan pelaksanaan program SIMPEG di

masa yang akan datang?

J: Ya harapannya harusnya bisa menuju pelayanan primakan? Sesuai dengan reformasi

birokrasi yaitu dimana klo konsumen atau yang membutuhkan data itu dapat diberikan

data yang cepat, lengkap, akurat, akuntabel, reliable, seperti itu

T: Saran itu bapak untuk pengembangan SIMPEG apa saja pak untuk di masa yang akan

datang?

J: Ya saran saya, itu SIMPEG harus di evaluasi total secara keseluruhan jadi bisa

ditemukankan penyakit-penyakitnya apa saja, apakah penyakitnya di aplikasi, SDMnya

atau apanya.. sebetulnya kalau kita bicara untuk SIM, Sistem Informasi Manajemen

Kepegawaian itu ada beberapa aspek yang pertama adalah manusianya, yang kedua

adalah manusianya, yang ketiga adalah sistemnya. Nah sistemnya itu yang saya lihat ada

gangguan karena maintanance nya itu kurang maksimal, misalnya ada beberapa alat yang

usianya udah 5 tahun, 7 tahun itu tidak di upgrade klo untuk prosesnya, kordinasi

terhadap para pengolah data sangat lemah dimana pengolah data itu masih menjadi

asumsi publik itu tidak penting atau mindsetnya itu masih buruk dan bagaimana cara

meningkatkan motivasi mereka untuk mengolah data. Nah itu yang terutama harus dicari

jalan keluarnya seperti misal pemberian reward atau kompensasi lebih buat mereka


Lampiran 2


seperti misal dia diberikan jabatan fungsional sebagai pranata komputer sehingga kinerja

dia meningkat, terus SDMnya.. kadang2 kita sudah membina SDM sedemikan rupa tau-

tau dia udah pinter ditarik sama instansi lain atau unti lain kemudian yang di sini abis

jadinya. Jadi ya memang harus semua di evaluasi gak bisa cuma dari satu aspek saja.


Lampiran 2


Narasumber 6

Nama : Bpk. Dana Indra Sensuse

Jabatan : Akademisi/ Dosen E-Government dan Kepala Lab E-Government Fasilkom UI

Waktu : Kamis, 10 November 2011, pukul 15.00 WIB

Tempat : Ruang Dosen Fasilkom UI

T: Menurut bapak pengertian Sistem informasi mananajemen apa ya pak?

J: Sistem informasi adalah sekumpulan komponen-komponen yg saling berinteraksi satu

sm lain yang digunakan utk mencapi suatu tujuan tertentu jadi selalu memiliki goal atau

tujuan dan selalu memiliki input, proses dan output, jadi itu yg disebut SI adalah suatu

apa namanya, suatau teknologi utk mendukung busnis proses,.. dalam hal ini bisnis

proses kepegawaian dari pegawai itu diterima sampai pegawai itu pensiun itukan suatu

siklus, yaa dari mulai diterima, kemudian ada pelatihan, promosi, sampai orang itu

pensiun dan siklus tersbut didukung oleh suatu sistem yang disebut sistem informasi

T: Pentingnya SIM di pemerintahan itu bagaimana pak?

J: Oia.. jadi pemerintahan selama ini tidak efisien artinya pekerjaan-pekerjaan di

pemerintahan dikerjakan secara manual maka itu efisiensinya sangat rendah, nah dari situ

karena menggunakan sistem informasi ini salah satunya SIMPEG diharapkan mereka

dapat meningkatkan efisiensi, tujuannya adalah efisiensi artinya yang tdnya pekerjaan

dilakukan secara manual, sekarang digunakan menggunakan dgital, jadi lebih cepat lagi,

yang tadinya menulis skrg ga ush pake di scan jd langsung yg tadinya diketik sekarang

tinggal tek keluar laporanngaya. Jadi yang pertama itu untuk meningkatkan efisiensi,

nah yang kedua itu efektifitas agar supaya efektif pencapaian sasaran itu. Selama ini

tidak efektif mungkin karena kualitas datanya jelek di pemerintahan itu dinas satu

dengan dinas yang lain kualitas datanya sangat rendah dan bagaimana seorang pimpinan

bisa mengambil keputusan kalo data di masing-masing itu jelek. Nah perlu diperbaiki

dengan menggunakan sistem informasi itu sehingga kualitasnya menjadi baik maka

seorang pimpinan bisa mengambil keputusan dengan baik pula

T: Syarat-syarat data yang memiliki manfaat dan dikatakan baik utk pengambilan keputusan

pimpinan itu seperti apa si pak?


Lampiran 2


J: Informasi yang baik itu ada lima aspek, satu adalah akurasi, yang kedua adalah currently,

currently itu adalah seberapa update datanya itu , misalnya correct si correct tp klo ga

update misalnya udh 10 tahun ga diupdate itukan gimana, yang ketiga adalah relevansi,

datanya relevan terhadap permasalahan, kemudian availabilitynya itu ketersediaan, jadi

klo kita butuh data itu dengan mudah data itu tersedia, tersedia, jadi mungkin saja data

itu akurat semua baik tp tidak available artinya jika mau diambil gtu datanya tapi tidak

tahu karena bingung dimana lokasinya, availabilitynya jadiya misalnya seperti ini oke

kita tahu dia punya data bagus tapi waktu kita gunakan gak tau minta kemana ada

dimana. Kemudian adalah realibility, seberapa dapat dipercayanya informasi tersebut.”

T: Sayakan pernah membaca buku ya pak buku Human resource information system, nah

itu mengatakan bahwa secara teknis itu yaitu hardware dan software mendukung

keberhasilan SIM itu hanya sekian persen, selebihnya adalah faktor2 lain yaitu SDM,

data, dan prosedurnya. Nah menurut bapak sendiri dari pernyataan itu seperti apa pak?

J: Iya memang suatu sistem informasi itu tidak berdiri sendiri jadi ada tiga kaki yang

menopang satu adalah peoplenya, orang yang dibelakang SIM itu jadi teknologi itu

hanya hardware dan software aja tidak bsa bkerja kalo ga ada orang dibelakang ini yang

ketiga itu organisasinya, organisasi itu ya yg tadi itu termasuk SOP dan lain sebagainya

itu. Nah tiga ini harus saling mendukung, harus tiga satu kaki, tidak boleh yang satu ada

yang rendah atau tidak selaras ya tidak bisa karena ketiga kaki ini harus kokoh, klo

teknologi aja ya tidak bisa jalan, klo peoplenya orang bagus gak ada teknologi ya tidak

jalan ini semua tidak dilengkapi dengan SOP yang bagus, struktur organisasi yang

memadai juga ga bisa. Jadi dari aspek organisasi juga harus mendukung. Nah jadi tiga

aspek itu yang menjadi point penting itu.

T: Kemudian pertanyaan berikutnya adalah, strategic planning seperti apa pak agar dapat

membangun SIMPEG yang baik dan berhasil?

J: Yaa yang pertama tentu planning disesuaikan dengan kebutuhan, kebutuhan satu.. ya klo

di daerah misal kebutuhan daerah itu sendiri, mau kemana arahnya pemerintahannya..

biasanya aplikasi sistem itu diarahkan kemana tujuan organisasi itu jadi klo misalnya

ganti pimpinan ni yaa, ganti bupati nah bupati itukan biasanya membangun suatu apa

namanya program naah mau saya bawa kemana nih kabupaten saya ini, kemudian yaa

dibawa, kan begitu, nah harusnya sistem informasi itu harus mendukung arah pencapaian

yang sudah ditetapkan oleh bupati itu jadi kebutuhan si itu harusnya selaras sesuai


Lampiran 2


dengan kebutuhan organisasi atau pemerintahan itu sendiri, mau kemana pemerintahan

itu misal untuk 5 tahun kedepan, nah itu harusnya didukung oleh SI, ohh saya mau si

seperti inisaya butuh apa, nah itusecara strtategis menentukan kebutuhan itu harus

melihat dari kebutuhan dari pada ini pemerintahan itu ya kedepannya apa yang mereka

haraqpkan, jangan sampai nanti arah pemerintahanannya kesana, tp sistem yang

dikembangkan berbeda arahnya.. nah itu tidak mendukung seperti itu tidak selaras, nah

itu jadi harus ada keselarasan.

T: Yang bapak tahu selama ini hambatan apa saja yang dihadapi SIMPEG

J: Begini, kalo simpeg itu di daerah terutama yaaa ada SIMPEG yang dibuat sendiri ada

SIMPEG yang dari pusat, jadi Badan Kepegawaian Nasional itu apa namanya BKN itu

ida tuh punya aplikasi SIMPEG juga namanya dikirim ke daerah mereka suruh pasang

tapi aplikasi ini sebenranya tidak ada manfaat bagi daerah karena apa, hanya sebagai

beban buat daerah kenapa tujuan pusat inikan supaya mereka memberika laporan kepada

pusat secara cepat untuk laporan, sistem pelaoparan misal orang naek pangkat dilaporkan

ke pusat supaya data base di pusat tuh cepat dan terup date dengan diberikannya Sistem

tersebut cecara cuma-cuma.

T: Nah tapi sistem ini tidak mencukupi untuk kebutuhan SDM di lokal karena sangat

terbatas, jadi misalnyakalo untuk orang mutasi atau orang izin cuti ga bisa dengan sistem

ini. Padahal sistem cutikan juga bagian dari SIMPEG ga bisa hal tsb di handle misalnya

siapa orang yang mau cuti mau tau boleh gak cuti lagi, kan dg sistem nanti kecek, ohh ini

sudah melebihi batas cuti,nah itu sistemnya ga bisa, sistemnya hanya mendukung apa

perubahan2 yang ada di daerah misalnya mutasi dari 3a menjadi 3b itu dikirim ke pusat

supaya data base nya update nah ini kadang2 pemerintahan daerah tuh biasanya bangun

sistemn sendiri yaitu SMPEG yang diluar ini, yang apa yang untuk keperluan dia sendiri

dia butuh laporan apa gitu karena misalnya dia butuh laporan apa sistem ini ga bisa

menghasilkan laporan harus buat sendiri. Nah ini kadang2 susahnya begitu klo di daerah

itu kadang2 mereka merupakan kaki dari pemerintahan pusat. Jadi hambatannya adalah

klo simpeg di daerah satu adalah teknologi sendiri dan SDMnya itu yang klasik.

Permaslaahn klasik di daerah itu SDMnya karena yang mengerti komputer itu terbatas,

tidak semua bisa. Kadang2 orang yang mengerti komputer begitu sudah ngerti dipindah

ke tempat lain di mutasi gtu loh, jadi itu kosong lagi, jadi selalu di daerah terkena rotasi,

misalnya gtu anda jadi kepala belum tentu 2 tahun lagi itu tetap disitu jd selalu begitu,


Lampiran 2


yang tadinya bagus di pindahin kemana, trs jd ga ada org lagi.. Klo di swastakan gak

mungkin orang bertahun2 disitu sehingga dia capable mlakukan pekerjaan itu, nah

itubedanya private company dengan public, jadi SDMnya ga pernah bagus karena mutasi

terus itu, nah jadi makanya harus dicari jalan keluar permasalahan itu. Yang kedua

infrastrukturnya kurang memadai gtu yaa, ga punya uang untuk membangun sistem yang

bagus harusnyakan sistem inikan tidak hanya bagiian kepegawaian yang bisa memakai

mestinya dinas yang lain boleh make donk misalnya klo sayakan pengen update pegawai

saya bisa akses sistem ini gtu, nah pemerintah ga punya jaringan yang bisa untuk itu..

karena itukan biayanya mahal, nah jadi mereka kadang-kadang untuk kabupaten provinsi

miskin tidak mampu mebuat itu,klo yang kaya si tidak masalah membuat sistem itu. Jadi

anggaran juga penting dalam membangun SIMPEG. Permasalahan yang ketiga adalah

leadership dari pada pimpinan itu, ya misal pimpinan daerahkan orang yang ngerti IT

maka apabila mengajukan anggaran utk pembangunan sistem, mereka akan merasa

keberatan, untuk apa si sistem itu? Tuh udah ada komputernya, kurang apa lagi..jadi dia

gak ngerti yang disebut sistem informasi itu untuk apa. Kemudian kebijakan sistem

informasi itu sendiri. Suatu sistemkan harus punya dan didukung oleh surat2 keputusan

sehingga nanti jalannya sistem itu orang ga takut karena sudah ada landasan hukumnya,

karenakan org pemerintahan itu untuk melangkah takut, salah ga yaa klo saya melakukan

ini jangan karena salah saya dituntut dimasukan penjara. Kan kadang2 org pemerintahan

takut utk melakukan sesuatu yang ga ada pondasi hukumnya oleh karena itu perlu dibuat

payung hukum untuk aplikasi sistem gtu, misalnya surat keputusan bupati ytentang

SIMPEG semua harus dijabarkan siapa yang bertanggung jawab

T: Ooh begitu pak, iya baik pak, selanjutnya pak sekarangkan SIMPEG sudah banyak yang

berbasis web ya Pak menurut bapak kelebihan dan kekurangan SIMPEG berbasis web itu

apa pak?

J: Kelebihanya satu, bisa diakses dimana-mana jadi misalnya komputernya itu ada di dinas

kepegawain, dukcapil namanya nah sekarang klo dlu pegawai dari dinas lain datang

kesni melakukan entry data dsini nah sekarang ga perlu dia tinggal berbasis web ya di

buka dimana aja bisa diakses, ngentry data dimana-mana jg bisa asal dia pny password

dan username itu jadi lebih fleksibel lebih nyaman gtu yaa. Kelemahannya satu tentunya

dalam arti performance securitynya kadang2 kurang baik/ lemah, dalam soal jaringan

masalah securitykan selalu jadi masalah dalam hal ini, apalagi berbasi internet, ada aja

masalah yang muncul, data yang ilang kemudian apalagi eee., selain security


Lampiran 2


permasalahannya adalah eee performance lambatt, jadi tampilannya kurang, jadi masukin

data tuh butuh 5 menit.

T: Yang tadi menyangkut masalah hambatan-hambatan klo menurut bapak upaya apa si pak

yang seharusnya perlu dilakukan oleh pemerintah?

J: Satu adalah melalkukan upaya strategi tentunya, yaitu perlu adanya suatau perencanaan,

strategi di bidang SI jadi di pemerintahan tuh harus punya rencana strategisnya ke depan,

aplikasi apa yang harus dibangun, kemudian termasuk perencanaan SDMnya disitu

seharusnya sudah direncanakan SDMnya butuh berapa jangan sistemnya aja, tp

kebutuhan SDMnya harus difikirkan,aplikasinya juga termasuk. Di sistem nanti

infrastrukturnya, jaringannya dibutuhkan apa saja nanti supaya nanti kedepan itu oia

aplikasi ini harus jalan di atas jaringan ini jadi sudah direncanakan dari awal

infrastrukturnya, sistem aplikasinya, SDMnya, kemudian tata kelolanya, kebijakan-

kebijakan itu harus sudah ada disiapkan, tata kelolanya gtu nah itu yang penting,

planning jadi aspek planningnya itu yang sangat penting dan tentunya semua itu harus

didukung opleh pimpinan, harus ada dukungan leadership, mangement support, klo

pimpinannya ga support yaa ga akan jalan, planningnya bagus tp ga disupport oleh

pimpinan ya ga akan jalan. Jadi pimpinan harus memberikan dukungan terhadap itu, nah

dukungan itu bisa dalam bentuk anggaran, jadi klo pimpinannya mendukung biasanya

anggarannya besar, klo pimpinannya gak mendukung terhadap si ya agak kecil klo

anggaran kecil org bisa apa si untuk membayar internetnya aja sekian juta belum lagi

orang masukin datanya sudah abis.. jadi itu yang harus difikirkan.

T: Perbedaan simpeg dengan data terpusat dan terdistribusi seperti apa pak?

J: Oh klo terpusat itu semua ada di satu tempat yaitu di pusat, klo distribusi itu datanya di

bagi2 ke masing2, misalnya ini indonesia barat, supaya klo terpusat tuh kadang2

jangkauannya lama gtu, lebih baik ada teknik yang dipisah saja nih berdasarkan

geografis, tergantung apa ya terserah.. jadi semua itu nanti terintegrasi datanya itu satu

sama yg lain, ini terdistribusi artinya dan itu dipisah2 tergantung produk a misalnya,

tergantung produk b dsb.. ketimbang semua data disimpan di pusat dipecah2 dalam

beberapa produk. Bisa berdasarkan produk, atau wilayah suoaya nanti beban pusatnya

berkurang. Jadi semua tergantung kebutuhan, perlunya terpusat atau terdistribusi. Jadi

ada kelemahnnya masing2, tapi sekarang trennya itu sekarang terpusat, tapi entah


Lampiran 2


terpusatnya secara fisik atau non fisik. Kitakan ga tau dibelakang sistem itu nyimpen

datanya seperti apa, dan dimana.,


DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Nama : Maudiah Dwi Oktari

Tempat dan Tanggal Lahir : Jakarta, 07 Oktober 1989

Alamat : Jl. Gotong Royong, RT 007/01 No. 19 A

Kel. Baru Kec.Ps.Rebo Jakarta Timur

13790

Nomor telepon, surat elektronik : 085692798177, [email protected]

Nama Orang Tua: Ayah : Juhana

Ibu : Sri Yulianti

Riwayat Pendidikan Formal:

SD : SDN Baru 03 Pagi Jakarta. Lulus tahun 2001

SMP : SMPN 179 Jakarta. Lulus tahun 2004

SMA : SMAN 98 Jakarta. Lulus tahun 2007

S1 : Universitas Indonesia, 2007-2011


analisis pelaksanaan sistem informasi ......aspek input, proses, dan output di biro kepegawaian...

Documents