1 PENDAHULUAN

Latar Belakang

Informasi yang cepat dan akurat sangat diperlukan oleh sebuah instansi atau

organisasi untuk membantu proses pengambilan keputusan pada semua aspek

kehidupan, tak terkecuali bagi dunia pendidikan. Salah satu instansi sektor publik

yang memanfaatkan teknologi sistem informasi adalah lembaga perguruan tinggi.

Ketersediaan teknologi informasi saat ini bagi lembaga perguruan tinggi menjadi

kebutuhan untuk menunjang proses pendidikan. Fariani dan Rida (2014), salah

satu kunci keberhasilan perguruan tinggi yaitu pemanfaatan teknologi dan sistem

informasi yang optimal. Untuk itu diperlukan suatu perencanaan yang baik dalam

pengembangan sistem informasi dan teknologi informasi yang saat ini bukan

hanya berperan sebagai support, tetapi juga sebagai enabler bagi berjalannya roda

bisnis organisasi.

Perguruan tinggi merupakan satuan pendidikan yang menyelenggarakan

pendidikan tinggi dan mengemban beberapa fungsi. Undang-undang No. 12

Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi, pasal 4 menjelaskan bahwa fungsi dari

perguruan tinggi adalah: (1) mengembangkan kemampuan dan membentuk watak

serta peradaban bangsa yang bermartabat dalam rangka mencerdaskan kehidupan

bangsa; (2) mengembangkan civitas akademika yang inovatif, responsif, kreatif,

terampil, berdaya saing, dan kooperatif melalui pelaksanaan Tridharma; dan (3)

mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi dengan memperhatikan dan

menerapkan nilai humaniora.

Perguruan tinggi adalah salah satu dari subsistem pendidikan nasional.

Keberadaannya didalam kehidupan berbangsa dan bernegara berperan sangat

penting melalui adanya penerapan Tridharma Perguruan Tinggi, diantaranya yaitu

pendidikan, penelitian, serta pengabdian kepada masyarakat. Ketiga faktor

tersebut memiliki hubungan yang erat, karena penelitian harus dilakukan dengan

menjunjung tinggi kedua dharma yang lain. Penelitian diperlukan di dalam

mengembangkan ilmu pengetahuan serta penerapan teknologi, untuk bisa

melakukan penelitian memerlukan adanya tenaga ahli yang dihasilkan setelah

melalui proses pendidikan. Ilmu pengetahuan yang telah dikembangkan sebagai

salah satu hasil pendidikan dan penelitian hendaknya digunakan melalui

pengabdian pada masyarakat, sehingga masyarakat mampu memanfaatkan dan

juga menikmati kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi.

Sejalan dengan terbitnya Undang-undang Pendidikan Tinggi No.12 tahun

2012 yang diantaranya menetapkan IPB sebagai Perguruan Tinggi Negeri Badan

Hukum, dan diikuti dengan terbitnya Peraturan Pemerintah (PP) No. 58 tahun

2013 mengenai bentuk dan mekanisme pengelolaan keuangan Perguruan Tinggi

Negeri Badan Hukum (PTN-BH) dan PP No.66 tahun 2013 mengenai Statuta IPB,

Tuntuntan sebagai PTN-BH yang memiliki hak pengelolaan otonomi baik dalam

bidang akademik maupun non akademik, mengharuskan IPB untuk dapat

menghasilkan lulusan yang unggul dan pelayanan akademik yang lebih baik lagi.

Enders et al. (2013) dalam penelitiannya menyatakan bahwa kebijakan otonomi

universitas adalah untuk memperkuat kebijakan manajerial dan pengendalian

internal universitas yang dikombinasikan dengan kebijakan regulasi sebagai

kontrol eksternal yang mengarah kepada visi organisasi. Berdasarkan hal tesebut,

2

kedepan IPB harus terus mengupayakan visi, misi dan tujuan serta tugas dan

fungsinya yang bermuara pada terbangunnya mutu penyelenggaraan dan

pengelolaan Tridharma Perguruan Tinggi yang baik, tata pamong PTN-BH yang

kondusif, pelaksanaan program-program pengembangan yang berkualitas dan

didukung oleh sistem manajemen yang handal yang mencirikan reputasi

perguruan tinggi riset yang bertaraf internasional, dan mengutamakan peran aktif

dalam pengarusutamaan pertanian.

IPB memiliki visi menjadi terdepan dalam memperkokoh martabat bangsa

melalui pendidikan tinggi unggul pada tingkat global di bidang pertanian,

kelautan, dan biosains tropika. Mandat IPB menyelenggarakan Tridharma

Perguruan Tinggi dalam rumpun ilmu pertanian dan ilmu-ilmu yang mendukung

berkembangnya pertanian dalam arti luas untuk pembangunan pertanian

Indonesia, dengan kompetensi utama pertanian tropika. Dalam menjalankan

kewajiban Tridharma Perguruan Tinggi, IPB diarahkan untuk kemaslahatan yang

bersifat universal dan ditujukan untuk menjawab permasalahan bangsa dengan

berlandaskan prinsip:

a. pendidikan diselenggarakan secara inklusif, demokratis, dan berkeadilan

dengan menjunjung tinggi norma dan etika akademik, serta nilai-nilai

keagamaan, hak asasi manusia, nilai kultural, kemajemukan, kerukunan, dan

persatuan bangsa;

b. penelitian diselenggarakan secara jujur, obyektif, kreatif, dan inventif dengan

menjunjung tinggi etika penelitian untuk meningkatkan daya saing bangsa

dan kelestarian alam semesta; dan

c. pengabdian kepada masyarakat diselenggarakan secara partisipatif sebagai

manifestasi tanggung jawab sosial IPB, diarahkan terutama untuk

pemberdayaan masyarakat tani, peternak, dan nelayan, masyarakat pedesaan,

serta pelaku usaha pertanian dalam arti luas.

Dalam rangka mencapai reputasi tersebut, perlu dirumuskan serangkaian

pilihan strategis, program yang terarah, dan pencapaian target indikator kinerja

yang terukur. Rencana strategis IPB tahun 2014-2018 terdiri dari 6 (enam) pilar,

yaitu (1) Perluasan akses dan peningkatan mutu pendidikan dan pembinaan

kemahasiswaan, (2) Peningkatan mutu penelitian dan inovasi IPTEKS, (3)

Pembinaan mutu pengabdian kepada masyarakat. (4). Peningkatan kapasitas dan

jejaring kerjasama, (5) Peningkatan kesejahteraan dosen, tenaga kependidikan,

dan mahasiswa, serta (6) Penguatan keterandalan sistem manajemen IPB.

Implementasi pilar-pilar tersebut salah satunya dapat dilakukan dengan

dengan mengembangkan sistem informasi yang baik sehingga dapat mempercepat

dan mempermudah pelayanan kepada stakeholders. Nada dan Wibowo (2015),

sistem informasi berperan sebagai alat bantu untuk memudahkan pengelolaan

suatu sumber daya yang dimiliki oleh suatu lembaga. Aswati et al. (2015), sistem

informasi dikembangkan dan dibangun karena memiliki manfaat yang besar bagi

komponen sistem di dalam suatu manajemen organisasi atau perusahaan.

IPB telah mengembangkan Sistem informasi secara bertahap melalui

pengembangan sistem aplikasi yang meliputi (i) Sistem aplikasi akademik dan

SPP; KRS Online Mahasiswa Sarjana, Sistem Informasi Akademik Desktop

Mahasiswa Pascasarjana, Sistem Informasi Akademik Desktop Mahasiswa

Sarjana, Sistem Informasi Akademik Online Pascasarjana, Jadwal Ujian

Mahasiswa, Sistem Wisuda, Tuition Fee Application System (SPP); (ii)

3

Pendaftaran Calon Mahasiswa; Seleksi Penerimaan Mahasiswa Pascasarjana,

Seleksi Penerimaan Program Diploma, Seleksi Penerimaan Program Sarjana Alih

Jenis, Ujian Talenta Masuk IPB; (iii) Sistem Informasi Kepegawaian, Absensi

Online, Payroll System, Sistem Administrasi Persuratan, Sistem DUPAK, Sistem

Informasi Kepegawaian (Desktop), Sistem Informasi Kepegawaian (Web Base),

Sistem Kinerja; (iv) Online Journal System; Open Journal system, Remote Access

Scientific Journal; (v) Knowledge Management; IPB Information Resource

Center, IPB Scientific Repository, IPB Vocational Repository; (vi) Course

Software; Lecture Content Management system, Lecture Management System,

Open Courseware; (vii) Multimedia and Communication; IPB Live Streaming,

IPB Staff Web Mail, IPB Virtual Classroom, dan Media Portal.

Permasalahan yang terjadi saat ini adalah berbagai sistem yang dibangun

oleh IPB masih berdiri sendiri-sendiri, sehingga tidak efektif dan efisien dalam

implementasinya, dan ke depannya, semua sistem informasi tersebut perlu

dikembangkan dalam satu sistem yang terintegrasi. Dalam rangka menerapkan

prinsip efisiensi dan efektifitas dalam mewujudkan tata kelola pemerintahan yang

baik (Good Governance), penciptaan sistem informasi terintegrasi merupakan

solusi yang tepat. Sistem terintegrasi dimaksudkan untuk mengintegrasikan

keseluruhan sub-sub sistem yang ada di IPB dalam kerangka sistem. Mulai tahun

2013 IPB mengembangkan sistem informasi terintegrasi. Pengembangan dan

pemanfaatan sistem informasi terintegrasi ini dimaksudkan untuk pengambilan

keputusan dalam rangka mendukung tercapainya tujuan IPB.

Salah satu sistem informasi yang menarik untuk dikaji adalah Sistem

Informasi Akademik (SIMAK). SIMAK merupakan sistem program aplikasi

untuk mendukung pelaksanaan registrasi akademik, proses perkuliahan, proses

evaluasi, dan pelaporan penyelenggaraan pendidikan. SIMAK merupakan

subsistem yang menyangkut aset terbesar IPB yaitu mahasiswa dan juga

menyangkut ruang lingkup IPB yang utama dalam penyelenggaraan perguruan

tinggi yaitu pendidikan.

SIMAK mengintegrasikan proses bisnis akademik dari semua fakultas di

IPB, sehingga memudahkan pemantauan kegiatan proses pembelajaran. Dalam

proses pembelajaran, kepuasan mahasiswa sebagai stakeholder utama perguruan

tinggi merupakan salah satu faktor atau ukuran keberhasilan bagi setiap

pengembangan dan implementasi sistem informasi di perguruan tinggi.

Arambewela dan Hall (2009) menyatakan bahwa kepuasan mahasiswa adalah

tujuan utama setiap Universitas. Mahasiswa yang puas dapat menjadi sumber

keunggulan bersaing yang akan menghasilkan komunikasi dalam bentuk positive

word of mouth, retensi dan loyalitas mahasiswa. Oleh sebab itu dalam

memberikan pelayanan yang optimal perlu dilakukan penelitian terhadap kualitas

implementasi SIMAK. Dalam kurun waktu yang telah berlangsung lama,

dipandang perlu untuk mengevaluasi dan menilai apakah pengembangan SIMAK

dapat dikatakan sukses atau berhasil, khususnya dari sudut pandang pengguna.

SIMAK memiliki 6 kategori pengguna, yaitu : Dekan, Ketua Departemen,

Dosen, Petugas Akademik (Fakultas, Departemen, Direktorat) dan Mahasiswa dan

publik. Setiap pengguna dapat memiliki lebih dari satu peran pada program studi

yang berbeda dengan hanya menggunakan satu account untuk mengakses.

Masing-masing pengguna mempunyai peran yang yang berbeda dalam mengakses

SIMAK. Peneliti juga mempertimbangkan bahwa pengguna yang menggunakan

4

program aplikasi SIMAK ini dapat memberikan penilaian atas kualitas SIMAK

yang mereka gunakan dalam mendukung pekerjaan.

Perumusan Masalah

SIMAK program sarjana IPB merupakan sebuah aplikasi (perangkat lunak)

yang mengatur seluruh proses kegiatan akademik diantaranya penyusunan jadwal

perkuliahan, registrasi ulang melalui pengisian KRS Online, dan laporan data

akademik. Aplikasi SIMAK ini harus dapat memberikan informasi yang akurat

bagi para penggunanya. Dalam implementasi utamanya pada kegiatan yang

berhubungan dengan administrasi akademik, SIMAK dirasa masih ada

kendala/hambatan. Citra kualitas layanan yang baik tidak didasarkan pada sudut

pandang atau persepsi pihak penyedia layanan, melainkan berdasarkan sudut

pandang atau persepsi pengguna, hal tersebut mendasari perlunya melakukan

penelitian untuk mengetahui apakah kualitas SIMAK sudah dapat mengakomidir

harapan dan kepuasan para penggunanya, untuk itu dirumuskan permasalah

penelitian sebagai berikut :

1. Bagaimana tingkat kepuasan pengguna terhadap SIMAK program sarjana

IPB?

2. Bagaimana kendala penggunaan SIMAK program sarjana IPB?

3. Bagaimana rumusan kebijakan untuk perbaikan layanan SIMAK program

sarjana IPB?

Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah:

1. Menganalisis tingkat kepuasan pengguna SIMAK program sarjana IPB

2. Menganalisis kendala penggunaan SIMAK program sarjana IPB

3. Merumuskan rekomendasi kebijakan untuk perbaikan layanan SIMAK

program sarjana IPB

Manfaat Penelitian

Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi pihak pihak yang terkait.

Selain itu penelitian ini diharapkan memiliki beberapa signifikansi yaitu :

1. Signifikansi akademis

Penelitian ini dapat menjadi wawasan baru serta meningkatkan pengetahuan

peneliti mengenai SIMAK IPB.

2. Signifikansi Praktis

Penelitian ini diharapkan dapat dimanfaatkan langsung maupun tidak

langsung untuk evaluasi, tujuan dan kepentingan praktis dalam memperbaiki

kualitas dan penguatan keterandalan SIMAK IPB.

Menjadi tolok ukur dalam memperkuat tatakelola data dan sistem informasi

IPB yang mencakup institusi dan unit-unit kerja terkait

5

Menambah referensi dalam kegiatan pemutakhiran layanan informasi dan

teknologi unit kerja.

Menambah referensi mengenai kajian implementasi sistem informasi dan

komunikasi dalam pelayanan administrasi akademik yang dapat dirujuk oleh

para peneliti berikutnya.

Ruang Lingkup Penelitian

Ruang lingkup dari penelitian ini adalah kualitas sistem, kualitas informasi

dan kualitas pelayanan SIMAK program sarjana IPB berdasarkan persepsi

pengguna/user (mahasiswa, petugas akademik fakultas, departemen, direktorat

dan pimpinan) di lingkungan IPB.

2 TINJAUAN PUSTAKA

Pelayanan Publik

Kunci keberhasilan dari berbagai usaha atau kegiatan yang bersifat jasa

adalah pelayanan. Boediono (2003) pelayanan adalah suatu proses bantuan kepada

orang lain dengan cara-cara tertentu yang memerlukan kepekaan dan hubungan

interpersonal agar terciptanya kepuasan dan keberhasilan. Pelayanan dibedakan

menjadi dua kategori, yakni pelayanan dalam sektor pemerintah (public sector)

dan pelayanan dalam sektor swasta (private sector). Namun pada penelitian ini

lebih memfokuskan pada pelayanan publik mengingat IPB termasuk dalam

kerangka penyelenggara pelayanan publik dalam bentuk jasa.

Pelayanan Publik menurut Thoha (1991), adalah suatu usaha yang dilakukan

oleh seseorang/kelompok orang atau institusi tertentu untuk memberikan

kemudahan dan bantuan kepada masyarakat dalam rangka mencapai tujuan

tertentu. Sinambela (2006), pelayanan publik dapat diartikan sebagai pemenuhan

keinginan dan kebutuhan masyarakat oleh penyelenggara negara, dalam hal ini

bukanlah kebutuhan secara individual tetapi kebutuhan yang sesungguhnya

diharapkan oleh masyarakat, misalnya: kesehatan, pendidikan. Lain halnya

menurut Zauhar (2001) pelayanan publik merupakan suatu upaya membantu atau

memberi manfaat kepada publik melalui penyediaan barang dan jasa

yangdiperlukan oleh mereka. Hadjon et al. (1993) mengartikan public service

sebagai pengabdian serta pelayanan kepada masyarakat. Handayaningrat (1986)

menyatakan public service atau pelayanan umum adalah pelayanan yang diberikan

dengan memegang teguh syarat-syarat efisiensi, efektivitas, dan penghematan,

dengan melayani kepentingan umum di bidang produksi, distribusi, dan konsumsi

yang bergerak dibidang jasa-jasa vital. Keputusan Menteri Pendayagunaan

Aparatur Negara Nomor 63 Tahun 2003 Pelayanan umum didefinisikan sebagai:

Segala bentuk pelayanan yang dilaksanakan oleh instansi pemerintahan di pusat,

di daerah, dan di lingkungan Badan Usaha Milik Negara atau Badan Usaha Milik

Untuk Selengkapnya Tersedia di Perpustakaan SB-IPB