ANALISIS KOLEKSI PERPUSTAKAAN Seleksi, Penyiangan dan EvaluasiSetiap tipe perpustakaan melayani kelompok pemakai dengan ciri-ciri tertentu, sehingga diperlukan perencanaan yang matang, jasa-jasa apa saja yang sesuai dengan kebutuhan pemakai perpustakaan tersebut. Perencanaan tersebut akan berhasil jika didasarkan atas pengetahuan yang cukup mendalam mengenai masyarakat yang harus dilayani. Istilah yang dipakai dalam penelitian ini adalah analisis kebutuhan pemakai (needs analysis). Analisis kebutuhan pemakai ini bermanfaat sekali tetapi memekan waktu dan biaya yang besar. Untuk itu perlu perencanaan yang matang dengan mendapatkan siapa yang melakukan analisis, informasi apa saja yang diperlukan, metode apa yang digunakan dalam pengumpulan data, dan untuk apa data digunakan.

1. SELEKSI BAHAN PUSTAKA

Seleksi bahan pustaka adalah proses mengidentifikasi bahan pustaka yang akan ditambahkan pada koleksi yang telah ada di perpustakaan. Seleksi bahan pustaka merupakan kegiatan penting yang perlu dilakukan karena berhubungan dengan mutu perpustakaan yang bersangkutan. Suatu perpustakaan tidak akan ada artinya bila koleksi yang tersedia tidak tersedia sesuai dengan kebutuhan pemakainya.Semua bahan pustaka hendaknya dipilih secara cermat, disesuaikan dengan standar kebutuhan pemakai perpustakaan dalam suatu skala prioritas yang telah ditetapkan dan mencakup persyaratan antara lain:

Isi buku Bahasa yang digunakan Ciri fisik buku Otoritas pengarang/ penerbit

Setiap perpustakaan mempunyai struktur organisasi tersendiri. Ketentuan-ketentuan bagaimana melakukan seleksi dan siapa yang berhak melakukan seleksi tergantung dari tipe perpustakaan yang bersangkutan, dan struktur organisasi didalamnya.Pada dasarnya yang membedakan proses seleksi bahan pustaka disetiap perpustakaan adalah adalah adanya tugas dan tujuan yang berbeda dari setiap perpustakaanyang bersangkutan serta masyarakat yang dilayaninnya.Dalam pemilihan atau seleksi bahan pustaka perpustakaan harus berpedoman pada prinsip-prinsip seleksi. Prinsip seleksi merupakan salah satu acuan yang digunakan perpustakaan untuk mengisi koleksi perpustakaannya. Beberapa prinsip dasar dalam pemilihan koleksi perpustakaan adalah sebagai berikut:

Semua bahan pustaka harus dipilih secara cermat, disesuaikan dengan keperluan pemakai dan menurut skala prioritas yang telah ditetapkan.

Pengadaan bahan pustaka didasarkan atas peraturan tertulis yang merupakan kebijakan pengembangan koleksi yang disahkan oleh penenggung jawab lembaga dimana perpustakaan bernaung.

Untuk mendukung proses pemilihan bahan pustaka secara baik dan optimal perlu ditetapkan alat Bantu seleksi, antara lain: Daftar judul buku yang disahkan Direktur Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah; katalog atau brosur penerbit; timbangan atau resensi buku; daftar terbitan berkala; dan usulan dari para pengguna.

2. PENYIANGAN BAHAN PUSTAKA

Penyiangan bahan pustaka atau weeding yaitu upaya mengeluarkan koleksi dari susunan rak karena tidak diminati terlalu banyak eksemplarnya, telah ada edisi terbaru maupun koleksi itu tidak relevan. Koleksi yang dikeluarkan ini dapat diberikan ke perpustakaan lain , atau dihancurkan untuk dibuat kertas lagi.Koleksi perpustakaan secara berkala perlu disiangi agar bahan pustaka yang sudah tidak sesuai lagi dapat diganti dengan bahan pustaka yang baru . pemilihan bahan pustaka yang dikeluarkan dari koleksi sebaiknya dilakukan oleh petugas perpustakaan dan guru, kemudian untuk dipisahkan atau dipindahkan, dihibahkan atau dimusnahkan. Keputusan tersebut berdasarkan pertimbangan kemuktakhiran, kesesuaian, dan kondisi fisik dokumen.Adapun alasan dilakukannya bahan pustaka yang perlu dikeluarkan dari koleksi adalah sebagai berikut:

Bahan pustaka yang isinya sudah tidak sesuai lagi Edisi dan cetakan lama Bahan pustaka yang rusak dan tidak dapat diperbaiki Bahan pustaka yang isinya tidak lengkap Bahan pustaka yang jumlah copynya terlalu banyak

Dengan melakukan proses penyiangan bahan pustaka ini perpustakaan bertujuan untuk memelihara ke-up-date-an, keaktifan dan manfaat koleksi tersebut yang merupakan refleksi dari sasaran dan tujuan perpustakaan. Dan solusi dari bahan pustaka yang disiangi yaitu dengan cara menjualnya, pertukaran antar perpustakaan, atau memberikan hadiah kepada yang membutuhkannya.Adapun prosedurnya menurut sebagai berikut:

menentukan persyaratan koleksi yang akan disiangi misalnya atas dasar usia terbit, subjek, cakupan atau kandungan informasi

Menentukan jenis koleksi yang ingin disiangi seperti buku, majalah, brosur, kaset rekaman, laporan tahunan.

Mengeluarkan kartu buku, mencabut katalog dari semua jajaran katalog, dan menghapus data dari pangkalan data/ opac.

Koleksi perpustakaan yang disiangi diberi cap yang berbunyi: “dikeluarkan dari koleksi perpustakaan”.

Membuat berita acara tentang penyiangan koleksi untuk keperluan administrasi dengan dilampiri daftar bahan pustaka hasil penyiangan.

Menyimpan koleksi hasil penyiangan tersebut digedung atau bisa ditawarkan ke perpustakaan lain yang membutuhkan.

3. EVALUASI BAHAN PUSTAKA

Evaluasi merupakan penggunaan teknik penelitian untuk mengukur kebutuhan pemakai serta tujuan-tujuan yang dapat mencapai suatu program dalam proses mengoleksi, menganalisa, dan mengartikan informasi atau sebagai bentuk instruksi.Evaluasi merupakan bentuk riset, didalamnya menyatakan hipotesis dan obyeknya, memberi definisi obyek yang akan dikaji, mengumpulkan data, menganalisa data dan menarik kesimpulan. Adapun tujuan dari evaluasi diantaranya adalah untuk menentukan kualitas koleksi dan juga mengetahui apakah tujuan perpustakaan yang telah ditentukan telah tercapai.Ada beberapa cara untuk menilai koleksi perpustakaan yaitu:

Membandingkan koleksi perpustakaan dengan senarai standar yang diterbitkan. Membandingkan koleksi perpustakaan dengan koleksi perpustakaan sejenis

yang besar. Melakukan kegiatan berapa banyak koleksi yang digunakan. Memeriksa koleksi dengan bantuan pakar pada subjek yang bersangkutan. Mengumpulkan pendapat pemakai.

ALAT BANTU SELEKSI BAHAN PUSTAKA

INISIASI 3 : PENGEMBANGAN KOLEKSI (PUST2230)

Alat Bantu Seleksi Bahan Pustaka

OLEH : DJAKA WASKITA

Untuk melakukan seleksi bahan pustaka pustakawan perlu mengenal dan mampu menggunakan alat bantu seleksi. Alat bantu seleksi dimaksudkan untuk :a) memudahkan pemilihan bahan pustaka yang diperlukanb) sebagai alat verifikasi dan identifikasi, yaitu sebagai acuan untuk mengetahui data bibliografi yang benar dan lengkap, seperti pengarang, judul, ISBN/ISSN, masih tersedia di pasaran atau tidak.Ada berbagai jenis alat bantu yang masing-masing mempunyai fungsi tertentu serta kelebihan dan kelemahannya. Secara garis besar alat bantu seleksi

dapat dibagi atas dua kelompok:1. Alat bantu seleksiYaitu alat bantu yang dapat membantu pustakawan untuk memutuskan apakah sebuah atau sekelompok bahan pustaka akan diseleksi, karena informasi yang diberikan dalam alat tersebut tidak terbatas pada data bibliografi, tetapi juga mencakup keterangan bahan pustaka tersebut dan keterangan lain yang diperlukan untuk mengambil keputusan. Informasi ini bisa diberikan dalam bentuk anotasi singkat saja, bisa berupa tinjauan (review) dengan panjang yang bervariasi. Contoh alat bantu seleksi antara lain:- majalah tinjauan buku/bahan pustaka lain

- daftar judul untuk jenis perpustakaan tertentu (core list), subjek tertentu atau kelompok tertentu.

- Indeks, misalnya Book Review Digest, Book Review Index, dan sebagainya.

2. Alat identifikasi dan verifikasi Yaitu alat bantu seleksi yang hanya mencantumkan data bibliografi bahan pustaka (kadang-kadang dengan harganya). Alat seperti ini dipakai, untuk mengetahui judul yang telah terbit atau yang akan diterbitkan dalam bidang tertentu, dari pengarang atau penerbit tertentu, di negara tertentu atau dalam kurun waktu tertentu. Alat bantu ini dipakai untuk melakukan verifikasi, apakah judul atau nama pengarang tepat, berapa harganya, terbitan berseri atau bahan pandang dengar, masih ada di pasaran atau tidak, dan sebagainya.Contoh alat identifikasi dan verifikasi adalah :- katalog penerbit- berbagai jenis bibliografi, misalnya bibliografi nasional, Books in Print- katalog perpustakaan untuk mengetahui keberadaan bahan pustaka untuk subjek atau media tertentu.

Alat bantu seleksi yang sangat berperan dalam proses

seleksi adalah tinjauan buku, hal ini disebabkan:

1. Pustakawan tidak mungkin melihat sendiri semua judul baru untuk dievaluasi.2. Jumlah buku dan bahan pustaka lain yang terbit setiap tahun terlalu banyak untuk dibaca dan dievaluasi. 3. Perpustakaan jarang yang mempunyai spesialis subjek dalam semua bidang subjek yang diwakili dalam koleksinya. Lewat tinjauan buku perpustakaan memperoleh penilaian dari pakar subjek.

Alat bantu seleksi juga perlu dievaluasi untuk menilai apakah cocok bila dipakai di tipe perpustakaan tertentu. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menilai alat bantu seleksi adalah:1. Tujuan- Apa tujuan alat bantu tersebut?- Bantuan apa yang dapat diharapkan dari alat tersebut?- Untuk siapa?- Apakah informasi yang diberikan sesuai dengan tujuan?- Apakah sesuai dengan kebutuhan kita?2. Cakupan- Apakah bahan pustaka dan subjek yang terdaftar sesuai dengan kebutuhan?- Apakah cakupannya komprehensif?- Berapa tinjauan yang dimuat tiap minggu, bulan, atau tahun?3. Kecepatan- Apakah daftar atau tinjauan buku terbit sebelum atau sesudah buku tersebut diterbitkan dan beredar di pasaran?- Kalau sesudah, berapa lama? Berapa frekuensi terbitnya?4. Penulis tinjauan - Siapa yang menulis tinjauan? - Bagaimana kualifikasinya?5. Isi tinjauan Ada bermacam-macam jenis tinjauan yaitu: - hanya deskripsi isi atau ulasan yang kritis tetapi

objektif. - membandingkan dengan karya lain yang serupa atau edisi sebelumnya. - memberi rekomendasi untuk tipe perpustakaan atau kelompok tertentu.6. Data bibliografi Data bibliografi apa yang diberikan dan cukup lengkapkah?7. Penyajian - Apakah jelas dan memudahkan pemakaian? - Ada berapa pendekatan? - Ada berapa macam indeks? - Apakah urutan informasi dalam tiap entri seragam?8. Kegunaan - Dapat dipakai untuk apa? sebagai alat seleksi atau verifikasi, atau sumber rujukan? - Dapat dipakai oleh siapa? Bagian rujukan, pengadaan, pengembangan koleksi, atau pemakai perpustakaan?9. Format fisik - Apakah penjilidannya kuat? - Apakah hurufnya tidak terlalu kecil? - Bagaimana kualitas kertasnya?10. Harga - Apakah harganya sebanding dengan isi dan kegunaannya? - Apakah ada alat serupa yang lebih murah?

SELEKSI BAHAN PUSTAKA

SELEKSI BAHAN PUSTAKA

Seleksi bahan pustaka adalah mensuplai bahan pustaka yang tepat kepada pengguna yang tepat dan dalam waktu yang tepat pula. Disini terkandung pengertian

bahwa pihak perpustakaan harus dapat memilih bahan pustaka yang tepat dan cocok untuk pengguna yang tepat pula. Hal ini disebabkan oleh kebutuhan akan informasi yang bersifat personal, yang berarti keperluan orang terhadap informasi mungkin tidak akan sama satu dengan yanglainnya, dengan demikian pustakawan harus mampu mensuplai informasi yang tepat, serta harus mampu menyeleksi koleksi yang cocok untuk menjadi koleksi perpustakaan.

Dalam kegiatan seleksi bahan pustaka terlebih dahulu kita kemukakan pengertian dan jenis bahan pustaka itu sendiri. Dalam bukunya “Pengantar Ilmu Perpustakaan” Sulistyobasuki (1991) memberikan suatu pengertian bahan pustaka, yaitu :

Karya cetak, yang meliputi buku, majalah, laporan, pamflet, prosiding, manuskrip (naskah), dll. Karya non cetak, yang meliputi : karya rekam seperti piringan hitam, rekaman audio, kaset, dan video. Bentuk mikro, seperti mikrofilm, mikrofis, microopaque Elektro seperti disket, pita magnetik (sekarang ada bentuk digital yaitu CD-ROM).

1. Jenis Bahan Pustaka

Dalam kegiatan seleksi bahan pustaka kita harus tahu pengertian dari jenis bahan pustaka itu sendiri, seperti :

· Karya cetak, yang meliputi buku, majalah, laporan, pamflet, prosiding, manuskrip (naskah), dll.

· Karya non cetak, yang meliputi karya rekam seperti piringan hitam, rekaman audio kaset, dan video.

· Elektronik seperti disket, pita magnetik (sekarang sudah ada koleksi dalam bentuk digital yaitu CD-ROM).

2. Prinsip Seleksi

Kegiatan seleksi bahan pustaka/informasi di perpustakaan ada beberapa prinsip seleksi yang harus diperhatikan. Banyak pakar yang mengemukaan pendapat tentang hal ini salah satunya adalah David Spiller (1991), yang mengemukakan pendapat, bahwa dalam melakukan seleksi bahan pustaka ada 5 pendekatan, yaitu :

1) Pendekatan menurut subyek

· Dalam memilih koleksi, harus dipertimbangkan mengenai subyek dan siapa penggunanya, serta dimana bahan pustaka tersebut bisa didapat.

· Pustakawan menentukan subyek-subyek yang akan dipilih disesuaikan dengan lembaga induknya, serta subyek yang menjadi prioritas.

Dalam melakukan pengadaan bahan pustaka harus memenuhi standar klasifikasi 000 – 900 secara berimbang baik kuantitas maupun kualitasnya, sehingga bahan pustaka yang tersedia dapat digunakan oleh semua pihak secara optimal.

· Masing-masing perpustakaan mempunyai kekhasan dalam layanan maupun koleksinya.

2) Pendekatan menurut tingkat dan mutu koleksi

Dalam melakukan seleksi bahan pustaka harus mengetahui dengan baik siapa yang menjadi pengguna perpustakaan sehingga dapat diketahui tingkat dan mutu koleksi disesuaikan dengan penggunanya dan kemampuan dana yang tersedia untuk perpustakaan.

3) Harga Buku

Kegiatan seleksi bahan pustaka harus diperhatikan dan disesuaikan dengan kemampuan anggaran yang ada.

4) Standar kualitas isi buku

Dalam melakukan seleksi bahan pustaka, maka perlu diperhatikan isi atau kualitas bahan pustaka tersebut.

5) Dapat dibaca dan menarik

Faktor lain yang perlu diperhatikan dalam kegiatan seleksi adalah faktor readibility atau derajat keterbacaan, cara penyajian, serta sistematika bahan pustaka tersebut, sehingga bahan pustaka tersebut selain dapat dibaca juga menarik untuk dibaca oleh pengguna perpustakaan.

3. Alat bantu seleksi

Dalam melakukan seleksi bahan pustaka di perpustakaan dibutuhkan alat bantu seleksi yang diterbitkan tentang suatu subyek ataupun untuk mengetahui suatu bahan

itu merupakan terbitan yang paling mutakhir jika dibandingkan dengan yang lain.

Adapun pengelompokan alat bantu seleksi sbb :

o Bibliografi (current, retrospective, local, nasional, universal)o Majalah-majalah profesional, book review/resensi buku dalam hariano Katalog penerbit, toko buku, dealer, serta lembaga-lembaga tertentuo Para ahli yang dapat dimintai pendapat atau rekomendasi

4. Tugas Pustakawan dalam Seleksi Bahan Pustaka

Didalam melaksanakan kegiatan seleksi bahan pustaka ada beberapa tugas dari seorang pustakawan, yaitu sebagai berikut :

a. Mengerahkan seluruh proses seleksi menurut arah yang tepat.

b. Meyakinkan pimpinan akan perlunya tersedianya dana yang cukup untuk membina koleksi yang sesuai dengan lembaga yang menaunginya.

c. Menggunakan dana dengan baik sehingga kebutuhan pengguna (dari berbagai kalangan) dapat terpenuhi.

d. Menumbuhkan minat kerjasama dengan semua pihak, danmemberi informasi ketersediaan dana dari pihak-pihak terkait.

e. Mengikuti secara teratur berbagai bibliografi, majalah, tinjauan buku, katalog penerbit, serta saran-saran dari para ahli mengenai buku/majalah yang layak dibeli.

f. Menyediakan waktu untuk secara pribadi mengadakan seleksi.

g. Menggugah minat pengguna akan koleksi perpustakaan.

h. Meningkatkan kerjasama diantara staf perpustakaan

Selanjutnya pustakawan sebagai orang yang bertanggungjawab dalam kegiatan seleksi bahan pustaka hendaknya perlu memakai pedoman dasar sebagai berikut :

a. Mengetahui berbagai jenis bahan pustaka yang ada di pasaran.

b. Mengetahui tujuan dan fungsi perpustakaan tempat ia bekerja.

c. Mengenal kebutuhan masyarakat yang dilayani.

d. Mengenal prinsip-prinsip seleksi.

e. Mengenal dan mampu menggunakan alat-alat bantu seleksi.

f. Memahami berbagai kendala yang ada.

5. Profil Penyeleksi

Untuk menjadi penyeleksi yang baik bukanlah pekerjaan yang mudah, namun ada beberapa persyaratan, yaitu :

a. Informed

b. Educated

c. Akrab

d. Impatial/netral

e. Mengetahui semua koleksi yang dimiliki perpustakaan.

MANAJEMEN KOLEKSI (COLLECTION MANAGEMENT) KEBIJAKAN PENGEMBANGAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI

A. PENDAHULUAN

Setiap perpustakaan tentunya mempunyai visi yang berbeda, namun dapat dipastikan bahwa perpustakaan itu dikatakan berhasil bila banyak digunakan oleh komunitasnya. Salah satu aspek penting untuk membuat perpustakaan itu banyak digunakan adalah ketersediaan koleksi yang memenuhi kebutuhan penggunanya. Oleh karena itu tugas utama setiap perpustakaan adalah membangun koleksi yang kuat demi kepentingan pengguna perpustakaan. Pustakawan yang diberi tugas di bidang pengembangan koleksi, harus tahu betul apa tujuan perpustakaan tempat mereka bekerja dan siapa penggunanya, serta apa kebutuhannya.Perpustakaan Perguruan Tinggi  diharapkan sebagai media pendidikan,

rekreasi, penelitian, pemanfaatan teknologi informasi dan sumber informasi.

Perpustakaan Perguruan Tinggi sebagai unsur penunjang Perguruan Tinggi merupakan sumber belajar para civitas akademika, oleh karena itu koleksi yang tersedia hendaknya koleksi yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi .

Kebijakan pengembangan   koleksi  merupakan salah satu kegiatan terpenting dalam perpustakaan. Pengadaan koleksi yang lazim dilakukan sebelum era digital menitik beratkan pada “perkembangan koleksi” atau ”collection development”, tapi pada era digital pengadaan koleksi lebih kearah “manajemen koleksi” atau ”collection anagement”.Pengembangan kolek meliputi seleksi dan pengadaan bahan-bahan pustaka berdasarkan kebutuhan pengguna saat ini dan dimasa mendatang. Tetapi manajemen koleksi, lebih dari sekedar membangun atau meningkatkan jumlah koleksi saja. Manajemen koleksi juga mengatur penggunaan koleksi, cara penyimpanan, cara mengorganisasi dan membuatnya mudah diakses oleh pengguna. Manajemen koleksi  yang meliputi  kebijakan pengembangan koleksi, seleksi, pengadaan, penyiangan, dan evaluasi pendayagunaan sumber-sumber informasi yang dapat mencerminkan koleksi yang sesuai dengan bidang dan minat masyarakat pengguna.

Dalam makalah ini penulis mencoba membahas, kebijakan pengembangan koleksi ,metode dan kriteria seleksi, alat-alat bantu seleksi baik yang konvensional maupun berbasis internet, prosedur dan strategi pengadaan, metode serta kriteria penyusutan koleksi, teknik-teknik evaluasi koleksi, kebebasan intelektual, dan preservasi koleksi.

B. PENGERTIAN

Manajemen berasal dari kata  kerja  to manage (bahasa Inggris)  artinya mengelola, memimpin, mengurus. Manajemen mempunyai pengertian yang berbeda-beda namun secara umum manajemen adalah kegiatan yang dilakukan dengan menggunakan cara-cara pemikiran yang ilmiah maupun praktis dengan pemanfaatan semua faktor dan sumber daya,menurut suatu perencanaan (planning) diperlukan untuk mencapai atau menyelesaikan suatu tujuan kerja tertentu dengan cara yang setepat-tepatnya.

Manajemen yang berhubungan dengan perpustakaan berarti segala kegiatan perpustakaan yang diatur dengan menggunakan perencanaan matang untuk mendukung dan mencapai tujuan bersama yang sudah digambarkan dalam visi dan misi perpustakaan. Perpustakaan secara umum mempunyai aktivitas yang komplek mulai dari pengaadaan koleksi, pengolahan koleksi dan penyebaran informasi,yang masing-masing aktivitas ini harus di atur secara detail dan jelas, hal ini untuk memudahkan koordinasi penyebaran informasi kepada pengguna.

Koleksi merupakan kumpulan buku-buku atau bahan-bahan lainnya yang dihimpun oleh seseorang atau lembaga.

 “Manajemen Koleksi” adalah istilah yang digunakan untuk menggantikan “Pengembangan Koleksi”.Istilah ini  dipakai untuk menggantikan istilah pekembangan koleksi di era digital.

Manajemen Koleksi adalah pengorganisasian dan pembinaan yang mencakup prinsip-prinsip pengembangan koleksi, pemenuhan kebutuhan-kebutuhan para pengguna sebagai tujuan utama, mengusahakan cara alternatif pemerolehan dokumen dan informasi guna melengkapi koleksi yang telah ada ( Ray.Harrod’s Prytherch, (1995) Librarian Glossary : 146)

Manajemen Koleksi melibatkan serangkaian proses – yang menjadi lebih efisien

dengan adanya teknologi komputer dan komunikasi – yang menghimpun informasi, mengkoordinasikan komunikasi, menyusun kebijakan, evaluasi dan perencanaan

Pengembangan koleksi adalah suatu istilah yang digunakan secara luas di dunia perpustakaan untuk menyatakan bahan koleksi apa saja yang harus diadakan di perpustakaan. Sebelumnya muncul istilah seleksi buku, buku dalam pengertian yang lebih luas yang mencakup monografi, majalah, bahan mikro dan jenis bahan pustaka lainnya.

Menurut ALA Glossary of Library and Information Science (1983) pengembangan koleksi merupakan sejumlah kegiatan yang berkaitan dengan penentuan dan koordinasi kebijakan seleksi, menilai kebutuhan pemakai, studi pemakaian koleksi, evaluasi koleksi, identifikasi kebutuhan koleksi, seleksi bahan pustaka, perencanaan kerjasama sumberdaya koleksi, pemeliharaan koleksi dan penyiangan koleksi perpustakaan.        

Sedangkan menurut Prof DR Sulistyo Basuki pengertian pengembangan koleksi lebih ditekankan pada pemilihan buku. Pemilihan buku artinya memilih buku untuk perpustakaan. Pemilihan buku berarti juga proses menolak buku tertentu untuk perpustakaan. Selanjutnya pengertian pengembangan koleksi mengalami perubahan sesuai dengan perkembangan bidang kepustakawanan. Pengembangan koleksi, seleksi dan pengadaan menjadi istilah-istilah yang saling melengkapi.

Pengembangan Koleksi adalah serangkaian proses atau kegiatan yang bertujuan mempertemukan pembaca/pengguna dengan sumber-sumber informasi dalam lingkungan perpustakaan atau unit informasi yang mencakup kegiatan penyusunan kebijakan pengembangan koleksi, pemilihan, pengadaan, pemeliharaan dan promosi, penyiangan, serta evaluasi pendayagunaan koleksi.(G. Edward Evans,

Developing Library and Information Center Collections, 1995:17)

C. KONSEP-KONSEP MANAJEMEN KOLEKSI

a.     Kebijakan pengembangan koleksi

Eward Evans  memberikan batasan istilah “collection development” sebagai suatu proses untuk mengetahui peta kekuatan dan kekurangan atau kelemahan koleksi perpustakaan, sehingga dengan demikian akan tercipta sebuah planning untuk memperbaiki peta kelemahan tadi dan mempertahankan kekuatan koleksi. Dia menambahkan bahwa, “collection developmet is a ‘written statement’ of that plan, providing details for guidance of the library staff”. Karena pengembangan koleksi merupakan statemen tertulis, maka tentunya harus berupa sebuah dokumen. Dokumen itu akan berisi rincian rencana kegiatan dan segala informasi yang digunakan oleh pustakawan sebagai dasar dalam berfikir dan menentukan kebijaksanaan saat mengembangkan koleksi perpustakaannya. Dokumen ini digunakan sebagai tempat untuk berkonsultasi saat pustakawan akan menentukan bidang-bidang koleksi apa yang akan dibeli dan berapa banyak untuk masing-masing bidang itu

Berdasarkan hasil penelitian, pustakawan akan dapat mengevaluasi ulang, merevisi atau menyusun kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan layanannya kepada pemakai. Salah satu kebijakan penting yang harus dimiliki oleh perpustakaan adalah kebijakan pengembangan koleksi.

Fungsi kebijakan pengembangan koleksi ini adalah:

1. Pedoman bagi selektor

2.Sarana komunikasi: memberitahu pemakai mengenai cakupan dan ciri-ciri koleksi yang telah ada dan rencana pengembangannnya

3.Sarana perencanaan baik perencaan anggaran maupun pengembangan koleksi

4.Membantu menetapkan metode penilaian bahan

5.Membantu memilih metode pengadaan

6.Membantu menghadapi masalah sensor

7.Membantu perencaan kerjasama

8Membantu identifikasi bahan yang perlu dipindahkan ke gudang atau dikeluarkan dari koleksi (evaluasi)

Isi kebijakan:

Dimulai dengan penjelasan singkat mengenai visi, misi perpustakaan dan sasaran yang ingin dicapai, deskripsi singkat tentang masyarakat yang dilayani dan koleksi yang telah ada. Dilanjutkan dengan:

1.Penjelasan mengenai siapa yang bertanggung jawab atas pengelolaan perpustakaan dan siapa yang diberi wewenag untuk seleksi

2.Metode pemilihan, pengaturan anggaran, komposisi masyarakat yang dilayani dan prioritas (jika ada), dan informasi lain yang dianggap perlu, misalnya:

a. Pedoman dan kriteria seleksi

b.Daftar timbangan buku (review) atau tipe timbangan buku yang digunakan untuk seleksi.

3.Masalah-masalah khusus, mis: bahan yang tidak dikoleksi, jumlah eksemplar/judul, penjilidan, penggantian bahan yang hilang, dll.

4.Penjelasan mengenai komposisi koleksi yang akan dikembangkan, dibagi atas bidang subjek dan keterangan mengenai prioritas. Tiap bidang subjek disarankan dirinci sbb :

 a. tingkat kedalaman/kelengkapan

-  koleksi yang sudah ada

- penambahan yang sedang berjalan

-penambahan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat  dan/atau program yang ada

a. Bahasa

b. Cakupan periode

c. Cakupan geografis

e.Format yang akan dibeli/tidak dibeli

f.Siapa yang bertanggungjawab atas seleksi

5. Bahan berbahasa asing

6.Jenis bahan perpustakaan berdasarkan format, definisi tiap jenis dan kategorinya, keterangan mana yang dibeli dan mana yang tidak, pentingnya bahan tersebut bagi koleksi atau pemakai

7. Penanganan hadiah

8.Pinjam antar perpustakaa, jaringan dan bentuk kerjasama lain yang berpengaruh pada pengembangnan koleksi

9. Kriteria dan cara penyiangan

10.Sikap perpustakaan terhadap sensor dan masalah lain yang berkaitan dengan     kebebasan intelektual (intellectual freedom)

Tujuan Pengembangan Koleksi

Dalam buku pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (1994 : 30 ) menyatakan ”Tujuan pengembangan koleksi perpustakaan perlu dirumuskan dan sesuaikan dengan kondisi serta kenyataan yang ada di perguruan tinggi agar perpustakaan dapat secara berencana mengembangkan koleksinya. ”Sulistyo-Basuki (1992 : 14 ) menyatakan untuk menilai apakah bahan pustaka berkualitas atau tidak dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :

 a)Membandingkan koleksi perpustakaan sesuai standar yang ditebitkan.

b)Membandingkan koleksi perpustakaan dengan koleksi perpustakaan sejenis terutama dengan perpustakaan sejenis yang besar.

c) Melakukan kajian berapa banyak koleksi yang digunakan.

d) Minat bantuan pakar untuk menila koleksi yang ada sesuai dengan bidang spesialis masing-masing.

Menurut Sulistyo Basuki petugas/personil dalam pengembangan koleksi perpustakaan haruslah orang yang menguasai subjek dan mengetahui buku serta kebutuhan pembaca. Untuk dapat menjadi pemilih buku yang baik harus memenuhi persyaratan sebagai berikut :

1. Menguasai sarana bibliografis yang tersedia, paham akan dunia penerbitan khususnya mengenai penerbit, spesialisasi para penerbit, kelemahan mereka, standar, hasil terbitan yang ada selama ini.

2. Mengetahui latar belakang para pemakai perpustakaan, misalnya siapa saja yang menjadi anggota, kebiasaan membaca anggota, minat dan penelitian yang sedang dan telah dilakukan, berapa banyak mereka menggunakan perpustakaan.

3. Memahami kebutuhan pemakai

4. Hendaknya personil pemilihan buku bersikap netral, tidak bersikap mendua, menguasai informasi, dan memiliki akal sehat dalam

pemilihan buku .

 5Pengetahuan mendalam mengenai koleksi perpustakaan

6.Mengetahui buku melalui proses membuka-buka buku ataupun melalui proses membaca.

b. Seleksi

Tahapan seleksi bahan pustaka dilakukan untuk keberhasilan kegiatan pengembangan koleksi. Seleksi bahan pustaka merupakan langkah penting untuk menciptakan mutu koleksi yang memiliki kualitas.

Menurut Soedibyo (1998 : 301), menyatakan bahwa ”Book selection”adalah seleksi pemilihan atas buku-buku yang diambil serta diyakini akan berguna dan tempat bagi perpustakaan dimana kita bertugas.”

Seleksi bahan pustaka dilakukan dengan pemilihan bahan pustaka yang akan dilayani untuk pengguna dengan pemilihan bahan pustaka. Koleksi yang dilayanankan harus diseleksi apakah sesuai dengan pengguna. Ketetapan pemilihan koleksi ditentukan oleh beberapa prinsip penyeleksian bahan pustaka, antara lain :

1) Pemilihan bahan pustaka yang tepat untuk pengguna perpustakaan

2) Permintaan pengguna

3) Pemilihan bahan pustaka harus benar-benar dapat mengembangkan dan memperkaya pengetahuan pengguna.

4) Setiap bahan pustaka harus dibina berdasarkan rencana tertentu.

Selain alat bantu yang disebut di dalam kutipan di atas. Alat bantu lain yang juga dapat dijadikan acuan dalam seleksi adalah brosur buku dari penerbitan, resensi buku dan majalah, surat kabar, dan media lain. Tim seleksi (selector) tinggal melihat alat bantu mana yang sesuai dengan kebutuhan agar mekanisme kerja maksimal.

Menurut Siregar (1998 : 6) dalam melaksanakan seleksi bahan pustaka hendaknya memperhatikan pedoman dalam penentuan kebijakan pengembangan koleksi, antara lain :

a) Relevansi (kesesuaian) Pemilihan dan pengadaan bahan pustaka terkait dengan kepuasan pengguna yang direlevansi dengan kebutuhan pengguna.

b) Kelengkapan. Koleksi perpustakaan tidak hanya terdiri dari buku-buku teks saja tetapi juga menyangkut bidang ilmu lain yang berkaitan dengan bahan penelitian.

c) Kemuktahiran.  Perpustakaan harus selalu mengadakan pemburuan dalam koleksi, sehingga informasi yang disajikan dengan perkembangan ilmu pengetahuan. Sebagai contoh kemuktahiran koleksi tersebut dapat dilihat dari tahun terbit.

d) Kerjasama. Perlunya kerjasama yang baik dan harmonis sehingga pelaksanaan kegiatan pengembangan koleksi berjalan dengan baik. Dalam kerjasama ini melibatkan beberapa pihak yang berkompeten agar koleksi yang disajikan dapat memenuhi kebutuhan pengguna.

e) Alat bantu seleksi. Untuk memudahkan mengetahui informasi koleksi secara lengkap hendaknya pemilihan koleksi menggunakan alat bantu yang tepat. Setelah kebijakan pengembangan koleksi ditetapkan, perpustakaan dapat melakukan proses pemilihan. Proses pemilihan (siapa yang memilih dan bagaimana cara pemilihannya) sangat bergantung pada jenis perpustakaan,seleksi bukan hanya identifikasi bahan pustaka yang tepat/sesuai, tetapi juga memutuskan antara bahan pustaka yang mendasar (esensial), penting, dibutuhkan, tebal atau tipis, bagus, atau mewah

Kebijakan seleksi merupakan proses perencanaan dan pengambilan keputusan. pengembangan koleksi mengenai pedoman untuk memilih bahan pustaka yang akan ditambahkan pada koleksi.

.

c. Pengadaan

Pengadaan merupakan proses pengadaan bahan pustaka melalui pembelian, hadiah, atau tukar menukar. Keterlibatan pemakai sangat sedikit, bahkan tidak ada sama sekali.

Pengadaan atau akuisisi koleksi bahan pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan dumber-sumber informasi bagi perpustakaan yang baru dibentuk atau didirikan, kegiatan ini meliputi pekerjaan penentuan kriteria pembentukan koleksi awal. Untuk perpustakaan yang sudah berjalan, kegiatan pengadaan untuk menambah dan melengkapi koleksi yang sudah ada.

Untuk melakukan kegiatan pengadaan bahan pustaka maka perpustakaan dapat menetapkan metode dalam memperluas koleksi, baik dengan metode pembelian, pemesanan, hadiah, sumbangan,titipan, atau tukar-menukar.

a.     Pembelian

      Pengadaan bahan pustaka yang di peroleh melalui transaksi jual beli. Perpustakaan bisa membuat daftar pesanan bahan pustaka pada agen dan penerbit. Selain itu pustakawan juga dapat terjun langsung ke toko buku untuk melihat koleksi yang benar-benar dapat bermanfaat bagi pengguna.

b.     Hadiah

      Pengadaan bahan pustaka yang dapat menguntungkan bagi perpustakaan, karena perpustakaan tidak perlu mengeluarkan dana untuk memperoleh bahan pustaka. Sehingga perolehan bahan pustaka melalui hadiah dapat menghemat anggaran dana di suatu perpustakaan dalam penerimaan hadiah tim seleksi (selector) juga harus tanggap terhadap hadiah yang masuk menjadi koleksi perpustakaan. Hal tersebut sangat di perlukan karena mencegah hadiah yang informasinya sudah tidak muktahir untuk dijadikan koleksi perpustakaan biasanya di peroleh melalui :

•Promosi penerbit pada    perpustakaan

• Lembaga pendidikan

•Lembaga pemerintahan dan swasta

• Sumbangan luar negeri

• Hadiah perorangan

  c. Titipan.

Koleksi yang berasal dari perorangan atau lembaga yang menitipkan koleksinya pada perpustakaan. Perolehan koleksi terjadi tanpa terencena sehingga perlu seleksi yang benar terhadap koleksi. Perpustakaan harus memperhatikan koleksi yang dititipkan, jangan  sampai perpustakaan menambah biaya operasional perawatan koleksi karena kondisi yang telah usang.

d. Tukar-menukar

Pengadaan bahan pustaka ini dilakukan secara terencana karena biasanya pertukaran dilakukan adanya kerjasama antar perpustakaan. Pertukaran bahan pustaka dapat dilakukan apabilah perpustakaan memiliki jumlah eksemplar yamg terlalu banyak dan sejumlah koleksi yang tidak dapat diperlukan lagi tetapi dibutuhkan oleh perpustakaan lain. Proses tukar-menukar sangat jarang dilakukan bila dibandingkan dengan pengadaan bahan pustaka dengan cara pembelian, hadiah dan sumbangan.

e. Terbitan Berseri

Tidak semua dapat menerbitkan bahan pustaka sendiri. Jenis perpustakaan pendidikan seperti perpustakaan yang sering menerbitkan bahan pustaka sendiri. Perpustakaan tersebut mengumpulkan hasil karya mahasiswa seperti : skripsi, hasil penelitian, dan hasil karya lainnya.

f. Weeding

Weeding atau penyiangan adalah salah satu bagian yang penting dalam kegiatan perpustakaan apabila tidak menginginkan koleksinya hanya merupakan tumpukan materi yang pernah diterbitkan. Oleh karenanya,

harus diadakan penyiangan yang regular, berkelanjutan dalam proses kegiatan perpustakaan. Untuk melaksanakan penyiagan, Carter (1974. p. 1969 )menyarankan kategori buku yang dianggap bisa disiang :

- duplikasi judul, buku ini terbeli karena banyaknya permintaan, dan sekarang tidak dimanfaatkan lagi

- edisi lama, di mana edisi yang baru telah ada dan perpustakaan tidak menginginkan nilai historisnya

- buku-buku yang telah rusak dan tidak mungkin untuk bisa dimanfaatkannya lagi

- buku-buku yang telah ketinggalan baik mengenai isi, bentuk maupun themanya

d.       Evaluasi

Evaluasi adalah komponen terakhir dalam proses pengembangan koleksi. Evaluasi bisa digunakan untuk pelbagai tujuan yang berbeda baik internal maupun eksternal perpustakaan. Agar evaluasi berjalan efektif, kebutuhan-kebutuhan masyarakat pengguna harus dipertimbangkan, yang pada akhirnya terkait dengan community analysis.

Evaluasi koleksi adalah kegiatan menilai koleksi perpustakaan baik dari segi ketersediaan koleksi itu bagi pengguna maupun pemanfaatan koleksi itu oleh pengguna. Tujuan dari evaluasi koleksi pada perpustakaan perguruan tinggi menurut dokumen "Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi" (2005) adalah:

1. Mengetahui mutu, lingkup, dan kedalaman koleksi

2. Menyesuaikan koleksi dengan tujuan dan program perguruan tinggi

3. Mengikuti perubahan, perkembangan sosial budaya, ilmu dan teknologi

4. Meningkatkan nilai informasi

5. Mengetahui kekuatan dan kelemahan koleksi

6. Menyesuaikan kebijakan penyiangan koleksi.

Walaupun tujuan yang disebutkan di atas untuk perpustakaan perguruan tinggi, namun materi tersebut bisa digunakan untuk perpustakaan jenis yang lain. Ada banyak kriteria untuk penentuan nilai dari sebuah buku atau keseluruhan koleksi,  sebagai contoh: secara ekonomi, moral, keagamaan, estetika, intelektual, pendidikan, politis, dan sosial. Nilai sebuah benda atau koleksi berfluktuasi tergantung pada ukuran mana yang digunakan. Mengkombinasikan beberapa ukuran adalah efektif sepanjang ada kesepakatan menyangkut bobot relatifnya. Banyak faktor-faktor subjektif berlaku dalam proses evaluasi yang harus dilalui sebelum mulai melaksanakan proses tersebut. Satu keuntungan bila sudah ditentukan tujuan dan kriteria nilai-nilai sebelumnya, sehingga interpretasi hasil bisa dilakukan dengan lebih mudah. Hal itu juga akan membantu memperkecil perbedaan dalam pemikiran tentang hasil-hasil.

Perpustakaan melakukan evaluasi untuk beberapa alasan, seperti:

- Untuk mengembangkan program pengadaan yang cerdas dan realistis berdasarkan pada data koleksi yang sudah ada

- Untuk menjadi bahan pertimbangan pengajuan anggaran untuk pengadaan koleksi berikutnya

- Untuk menambah pengetahuan staf pengembangan koleksi terhadap keadaan koleksi .

  

Berikut ini gambar Komponen-komponen Proses Pengembangan Koleksi:

( Ariyanto,Solihin:2010)

Penjelasan Gambar

Lingkaran menunjukkan bahwa pengembangan koleksi ibarat lingkaran yang terus-menerus berkelanjutan selama perpustakaan dan pusat informasi eksis.

Patron Community adalah kelompok orang yang mendapatkan pelayanan perpustakaan. Mereka bukan hanya pengguna aktif tetapi juga pengguna potensial.

Ukuran panah dari patron community dlm collection development menunjukkan tingkat pemanfaatan pengguna sesuai masing-masing komponen.

Kebijakan pengembangan koleksi suatu perpustakaan yang baik memerlukan proses yang panjang dan berkesinambungan dari tahun ketahun berikutnya, sepanjang perpustakaan melakukan kegiatan dan dana pengembangannya tersedia. Untuk itu pustakawan dan semua pihak

yang terkait harus bekerja keras untuk merealisasikannya. Koleksi yang cukup dan imbang bagi kebutuhan pemakai perpustakaan tidak bisa diciptakan dalam waktu sekejap, tapi harus didukung oleh kegiatan perencanaan yang teratur dan terus menerus.

Perpustakaan tidak boleh mengabaikan kegiatan perencanaan pengembangan koleksi. Karena Pada prakteknya pengembangan koleksi perpustakaan merupakan rangkaian kegiatan pengadaan bahan pustaka, baik melalui pembelian, pertukaran maupun melalui hadiah. Semuanya diserahkan kepada para pustakawanan atas dasar hasil arahan, pendapat dan kebijakan pimpinan perpustakaan dan lembaga induknya secara global dengan pedoman tertulis yang dapat dipertanggungjawabkan. Sehingga kebijakan tersebut jelas dan mudah dipahami dan dapat diinterpretasikan oleh pustakawan dengan baik..

Ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan dalam pengembangan koleksi perpustakaan perguruan tinggi, antara lain ukuran koleksi dan perimbangan koleksi itu sendiri. Ukuran koleksi meliputi : kondisi dan kualitas kolesi; kuantitas pemakai; jumlah bidang studi; metode pengajaran; dan jumlah strata pendidikan di perguruan tinggi yang meliputi SO, S1, S2, dan S3 akan memerlukan koleksi perpustakaan yang lebih banyak dibandingkan dengan perguruan tinggi yang hanya melayani satu strata saja.

Disamping ukuran koleksi, perimbangan koleksi juga harus dipertimbangkan. Perimbangan meliputi subjek atau bidang ilmu yang dicakup bahan pustaka di dalam koleksi perpustakaan. Untuk menentukan perimbangannya bisa berdasarkan perbandingan antar jumlah individu kelompok pemakai yang dilayani dan pemakaian koleksi perpustakaan itu sendiri. Jumlah koleksi

suatu bidang subjek akan berbanding lurus dengan jumlah individu kelompok pemakai yang dilayani di bidang subjek tersebut

D.  KESIMPULAN

Manajemen Koleksi atau Pengembangan Koleksi sama-sama bertujuan untuk bertujuan membangun koleksi yang kuat demi kepentingan pemakai perpustakaan. Kedua istilah ini mempunyai pengertian yang sama.Manajemen Koleksi merupakan istilah untuk pengembanngan koleksi yang digunakan di era digital.

Dalam menentukan kebijakan pengembangan koleksi diperlukan semua pihak yang berpartisipasi seperti :Komisi Perpustakaan, pustakawan dan para ahli di lingkungan perpustakaan serta lembaga induknya mempunyai tanggung jawab untuk merawatnya secara terus menerus.