analisis dan perancangan sistem persediaan habis … · c. formulir yang digunakan ... i. rancangan...

i

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PERSEDIAAN HABIS

PAKAI (Studi Kasus: PT. SUMATERA MAKMUR LESTARI UNIT

SINTANG ESTATE)

SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Syarat

Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Program Studi Akuntansi

Oleh :

Teles Ploros Simon

NIM : 102114027

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

YOGYAKARTA

20017

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

iv

Motto dan Persembahan

“When educating the minds of youth, we must not forget to educate

their hearts.”

( Dalai Lama )

Karya Sederhana ini kupersembahkan untuk :

Allah Bapa, Putra, Roh Kudus yang membimbing dan menyertai setiap

jejak langkah sepanjang hidupku.

Bapak Andreas Jengga, Ibu Emerensiana Anoi dan Adik Marselina Desi

yang aku kasihi dan cintai.


vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur dan terima kasih kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah

melimpahkan rahmat dan karunianya kepada penulis hingga dapat menyelesaikan

penulisan skripsi ini. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi syarat untuk

memperoleh gelar sarjana pada program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi

Universitas Sanata Dharma.

Dalam menyelesaikan skripsi ini penulis mendapat banyak bantuan, bimbingan

dan arahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima

kasih yang tiada terhingga kepada :

1. Johanes Eka Priyatma, M.Sc., Ph.D, selaku Rektor Universitas Sanata

Dharma Yogyakarta.

2. A. Yudi Yuniarto, SE., MBA. selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas

Sanata Dharma.

3. Drs. YP. Supardiono, M.Si., Ak., QIA selaku Ketua Program Studi

Akuntansi Universitas Sanata Dharma.

4. Drs. YP. Supardiono, M.Si., Ak., QIA selaku Dosen Pembimbing

Akademik.

5. Ilsa Haruti Suryandari, S.E., S.IP., M.Sc., Akt., CA. Selaku dosen

pembimbing yang telah membantu dalam penulisan skripsi.

6. Segenap Dosen dan Staf Karyawan fakultas Ekonomi, Jurusan Akuntansi

yang telah memberikan bantuan selama penulis duduk dibangku kuliah.

7. PT. Sumatera Makmur Lestari Unit Sintang Estate yang telah mengijinkan

penulis untuk melakukan studi kasus di bagian gudang. Terima kasih

penulis ucapkan terutama kepada pak Stepanus Senang dan pak Andi

selaku kepala Gudang.

8. Bapak Andreas Jengga yang memberikan segalanya untuk penulis, yang

selalu mendukung studi penulis.

9. Ibu Emerensiana Anoi yang selalu perhatian, sabar, dan mendukung secara

moril dan selalu menguatkan ketika penulis lelah.

10. Adik Marselina Desi telah memberikan semangat dan doa.

11. Sepupu-sepupu Nova Vranda, Lidia Lili Imelda, Fransiska Ernawati,

Marselinus dan keluarga besar yang selalu berbagi suka duka bersama.

12. Sahabat Christalina Novita Mikaella, Elisabet, Wilakoni Oktavia,

Cyprianus Karte, Evan Deo Gratias, Ireneus Dhimas, Ismoyo Djati,

Pebryanto, Fernando Sinaga, Kukun. Terima kasih untuk persahabatan ini.

13. Teman-Teman Akuntansi angkatan 2010 atas kebersamaan yang tercipta

selama kuliah, segala masukan, semangat, dukungan serta doa yang telah

kalian berikan.


ix

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ................................................................................................. i

HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ....................................................... ii

HALAMAN PERSEMBAHAN ................................................................................ iv

HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS .................................. v

HALAMAN KATA PENGANTAR ......................................................................... vii

HALAMAN DAFTAR ISI ....................................................................................... ix

HALAMAN DAFTAR TABEL ............................................................................... xi

HALAMAN DAFTAR GAMBAR ........................................................................... xii

ABSTRAK ................................................................................................................ xiii

ABSTRACT .............................................................................................................. xiv

BAB I PENDAHULUAN................................................................................... 1

A. Latar Belakang.................................................................................. 1

B. Rumusan Masalah ............................................................................ 3

C. Tujuan Penelitian ............................................................................. 4

D. Manfaat Penelitian ........................................................................... 4

E. Sitematika Penulisan ........................................................................ 5

BAB II LANDASAN TEORI ............................................................................. 7

A. Sistem ............................................................................................... 7

B. SistemInformasi ............................................................................... 7

1. Pengertian Informasi .................................................................. 8

2. Pengertian Sistem Informasi ...................................................... 10

C. Sistem Informasi Manajemen (SIM) ................................................ 11

1. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Bersifat

Menyeluruh.................................................................................

12

2. Sistem Informasi Manajemen (SIM)

BersifatTerkoordinas...................................................................

13

3. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Memiliki Sub-sistem

Informasi ....................................................................................

13

4. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Terintegrasi Secara

Rasional.......................................................................................

14

5. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Mentransformasikan Data

kedalam Informasi dengan Berbagai Cara..................................

15

6. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Meningkatkan

Produktivitas ..............................................................................

15

7. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Sesuai dengan Sifat dan

Gaya Manajer .............................................................................

16

8. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Menggunakan Kriteria

Mutu yang Telah Ditetapkan ......................................................

17

D. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) ................................................... 18

1. Pengertian Sistem Akuntansi ..................................................... 17

2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ..................................... 19

E. Informasi Akuntansi Persediaan ...................................................... 21

1. Pengertian Persediaan ................................................................ 21


x

2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Persediaan .................. 21

3. Jenis-Jenis Persediaan ................................................................ 22

F. Bagan Alir (Flow Chart) .................................................................. 24

BAB III METODE PENELITIAN ...................................................................... 29

A. Jenis Penelitian ................................................................................ 29

B. Tempat dan Waktu Penelitian ......................................................... 29

C. Subyek dan Obyek Penelitian ......................................................... 29

D. Teknik Pengumpulan Data .............................................................. 30

E. Jenis Data ........................................................................................ 31

F. Teknik Analisis Data ....................................................................... 31

BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN............................................. 34

A. Sejarah Umum Perusahaan ............................................................. 34

B. Lokasi Perusaahaan ......................................................................... 35

C. Struktur Organisasi .......................................................................... 35

BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN ......................................... 41

A. Deskripsi Sistem Persediaan Habis Pakai di PT. Sumatera

Makmur Lestari Unit Sintang Estate................................................

41

B. Pembahasan ..................................................................................... 41

C. Formulir Yang Digunakan .............................................................. 44

D. Fungsi Yang Terkait ........................................................................ 45

E. Bagan Alir Dokumen (Flowchart) Pemakaian dan Permintaan

Pembelian

Barang...........................................................................................

46

F. Data Flow Diagram Nota Pemakaian Barang dan Permintaan

Pembelian Barang ...........................................................................

51

G. Identifikasi Kelemahan, Penyebab Kelemahan, Titik Keputusan,

dan Personil-Personil Kunci ............................................................

55

H. Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Habis Pakai

di PT. Sumatera Makmur Lestari Unit Sintang Estate ....................

58

I. Rancangan Usulan Flowchart dan Data Flow Diagram

(DFD)...............................................................................................

59

BAB VI PENUTUP .............................................................................................. 64

A. Kesimpulan ...................................................................................... 64

B. Keterbatasan Penelitian .................................................................... 65

C. Saran ................................................................................................. 65

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................... 67

LAMPIRAN .............................................................................................................. 69


xi

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 Simbol-simbol Diagram Arus Data (data flow diagram) ..................25

Tabel 1.2 Simbol-simbol Bagan Alir Dokumen ( flowchart ) ...........................27


xii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Struktur Organisasi Prusahaan .........................................................40

Gambar 2.1 Bagan Alir Dokumen (Flowchart)

Nota Pemakaian Barang ...................................................................46

Gambar 2.2 Bagan Alir Dokumen (Flowchart)

Nota Permintaan Pembelian Barang..................................................48

Gambar 3.1 Data Flow Diagram Nota Pemakaian Barang ..................................51

Gambar 3.2 Data Flow Diagram Permintaan Pembelian Barang ........................52

Gambar 3.3 Data Flow Diagram Level 0 Nota Pemakaian Barang .....................53

Gambar 3.4 Data Flow Diagram Level 0 Permintaan Pembelian Barang ...........54

Gambar 4.1 Dokumen dalam Rancangan Usulan Flowchart

Pemakaian Barang............................................................................60

Gambar 4.2 Rancangan Usulan Data Flow Diagram (DFD)

Nota Pemakaian Barang ..................................................................62

Gambar 4.3 Rancangan Usulan Data Flow Diagram

Level 0 Nota Pemakaian Barang .....................................................63


xiii

ABSTRAK

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PERSEDIAAN HABIS PAKAI

STUDI KASUS PT. SUMATERA MAKMUR LESTARI UNIT SINTANG

ESTATE

Teles Ploros Simon

NIM : 102114027

Universitas Sanata Dharma

Yogyakarta

2017

Tujuan dari penelitian ini adalah : (1) untuk mengetahui bagaimana

penerapan sistem informasi akuntansi persediaan habis pakai, (2) untuk

mengidentifikasi kelemahan yang terdapat pada sistem informasi akuntansi

persediaan habis pakai, (3) memberikan perancangan sistem informasi akuntansi

persediaan habis pakai yang dapat memenuhi kebutuhan PT. Sumatera Makmur

Lestari Unit Sintang Estate.

Teknik analisis data yang digunakan adalah analisis deskritif dengan : (1)

evaluasi sistem yang telah diterapkan di gudang PT. Sumatera Makmur Lestari

Unit Sintang Estate, (2) mengidentifikasi kelemahan dan penyebab kelemahan, (3)

melakukan perancangan sistem informasi akuntansi persediaan habis pakai pada

gudang PT. Sumatera Makmur Lestari Unit Sintang Estate.

Dari hasil penelitian yang dilakukan, penulis mendapatkan tiga

kesimpulan. Pertama, secara keseluruhan penerapan sistem sudah cukup baik.

Kedua, belum adanya aturan yang mewajibkan karyawan mengembalikan barang

rusak atau habis pakai dan belum tersedianya gudang untuk menyimpan barang

tersebut. Ketiga, menambahkan aturan baru dalam sistem permintaan pemakaian

barang.

Kata Kunci : Persediaan, Sistem Informasi Akuntansi, Sistem Informasi

Manajemen.


xiv

ABSTRACT

ANALYSIS AND DESIGN OF THE CONSUMABLE INVENTORY

SYSTEM CASE STUDY ON PT. SUMATERA MAKMUR LESTARI UNIT

SINTANG ESTATE

Teles Ploros Simon

NIM : 102114027

Sanata Dharma University

Yogyakarta

2017

The objectives of this research are: (1) Understanding the application of

accounting information system of consumable supplies, (2) Identifying the

weakness of accounting information system of consumable supplies, (3) Providing

the system design of accounting information system of consumable supplies that

can fulfill the need of PT. Sumatera Makmur Lestari Unit Sintang Estate.

A data analysis technique used is descriptive analysis. In order to support

the descriptive analysis technique, the researcher applies these steps: (1)

Evaluating the system that is applied in the warehouse of PT. Sumatera Makmur

Lestari Unit Sintang Estate, (2) Identifying the weakness and its cause, (3)

Designing the accounting information system of consumable supplies on the

warehouse of PT. Sumatera Makmur Lestari Unit Sintang Estate.

After doing the research, the researcher can conclude three things. First,

most of the application system is running well. Second, there is no rules that ask

the employee to return the damaged item or consumable supplies. Third, the new

rule about usage requisition system is needed.

Keyword: Availability, Accounting Information System, Management

Information System.


1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Tujuan utama perusahaan pada umumnya adalah mencari laba, perusahaan

bertumbuh dengan pesat, serta mendapatkan tanggapan positif dari masyarakat.

Dalam usaha pencapaian tujuan tersebut, tentu saja akan terkait langsung dengan

faktor-faktor produksi. Faktor produksi ini dapat berupa modal, bahan

(persediaan), dan teknologi.

Dalam suatu perusahaan, persediaan mempunyai arti penting karena akan

mempengaruhi tingkat produksi maupun penjualan. Persediaan barang dagang

untuk perusahaan dagang adalah persediaan yang akan dijual kembali tanpa

mengubah bentuk barang tersebut sedangkan persediaan dalam perusahaann

manufaktur dibagi menjadi tiga yaitu persediaan bahan baku, persediaan barang

dalam proses, dan persediaan barang jadi. Selain itu juga ada persediaan jenis lain

yaitu persediaan habis pakai

Persediaan bahan baku adalah barang-barang yang diperoleh dalam kedaan

harus dikembangkan yang akan menjadi bagian utama dari barang jadi atau

barang-barang berwujud yang diperoleh untuk penggunaan langsung dalam proses

produksi sedangkan persediaan dalam proses meliputi produk-produk yang telah

mulai dimasukan dalam proses produksi, namun belum selesai diolah sedangkan

persediaan barang jadi meliputi produk-produk olahan yang siap untuk dijual

kepada konsumen. Persediaan habis pakai adalah barang yang merupakan


2

kekayaan dari perusahaan yang menurut sifatnya di pakai habis untuk keperluan

produksi perusahaan atau jangka waktu pakainya kurang dari satu tahun.

Masalah persediaan merupakan masalah yang selalu dihadapi oleh para

pengambil keputusan di bagian persediaan karena sangat sulit memastikan berapa

banyak persediaan yang harus disiapkan di gudang dan barang apa saja yang

paling di butuhkan dalam proses produksi. Setiap perusahaan memerlukan

persediaan. Persediaan dibutuhkan di perusahaan-perusahaan yang berskala kecil,

menengah, maupun besar.

Persediaan pada dasarnya dibutuhkan dikarena pola permintaan yang tidak

teratur. Persediaan dilakukan untuk menjamin adanya kepastian bahwa pada saat

barang itu dibutuhkan langsung tersedia. Salah satu permasalah dalam persediaan

adalah kesulitan dalam menentukan besar kecilnya jumlah persediaan yang harus

disediakan untuk memenuhi jumlah permintaan.

Persediaan bahan baku juga menjadi salah satu faktor utama dalam

perusahaan dalam memenuhi permintaan konsumen. Terkadang bisa saja kurang

karena permintaan dari konsumen yang terlalu banyak sehingga persediaan yang

terdapat didalam perusahaan tersebut tidak cukup untuk memenuhi permintaan,

namun ada kalanya bahan baku yang terdapat di gudang berlebihan karena

permintaan sedikit. Oleh karena itu bagian gudang harus selalu mengecek dan

memprediksi persediaan bahan baku yang ada di gudang.

Kondisi persediaan yang rentan terhadap penyelewengan menyebabkan

data persediaan didalam gudang perlu diolah secara handal, disamping tuntutan

penyediaan informasi secara tepat. Pengawasan terhadap persediaan dalam


3

perusahaan mutlak diperlukan, karena persediaan merupakan sumber penghasilan

bagi perusahaan melalui penjualannya.

Dalam hal ini penulis menitikberatkan pada sistem persediaan yang

terdapat pada PT. Sumatera Makmur Lestari Sintang yang bergerak dibidang

perkebunan kelapa sawit, produk yang dihasilkan perusahaan merupakan hasil

produk yang bersifat agraris, yaitu sifatnya tidak bisa terlalu lama disimpan dan

jumlah produknya tergantung pada alam.

Alasan peneliti memilih perusahaan ini sebagai tempat penelitian adalah

semakin maraknya atau semakin menjamurnya perusahaan sawit yang berdiri di

kabupaten sintang dalam beberapa tahun terakhir ini. PT. Sumatera Makmur

Lestari Sintang adalah perusahaan yang berdiri pada tanggal 19 Januari Tahun

2005 jadi secara usia perusahaan ini sudah cukup matang. Oleh karena itu penulis

tertarik untuk mengetahui sistem persediaan habis pakai yang terdapat di

perusahaan ini apakah sudah berjalan dengan baik sesuai dengan sistem yang

telah dibuat oleh perusahaan sebelumnya atau apakah sistem persediaan habis

pakai yang di buat oleh perusahaan kurang efektif sehingga dengan penelitian

yang dilakukan oleh peneliti nantinya akan bermanfaat bagi perusahaan dan bagi

banyak pihak. Pembahasan lebih lanjut akan dipaparkan di bab selajutnya.


4

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang tersebut, maka rumusan masalah dari

penelitian ini adalah sebagai berikut.

1. Bagaimana sistem persediaan habis pakai yang diterapkan di PT. Sumatera

Makmur Lestari Unit Sintang Estate?

2. Apa kelemahan-kelemahan sistem persediaan habis pakai yang terdapat di

PT. Sumatera Makmur Lestari Unit Sintang Estate?

3. Bagaimanakah rancangan sistem baru untuk mengatasi kelemahan

tersebut?

C. Tujuan Penelitian

Berdasarkan rumusan masalah tersebut, tujuan dari penelitian ini adalah

sebagai berikut.

1. Untuk mengetahui sistem persediaan habis pakai yang terdapat di PT.

Sumatera Makmur Lestari Unit Sintang Estate.

2. Untuk menelaah kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam sistem

tersebut.

3. Membuat rancangan sistem baru untuk mengatasi kelemahan tersebut.

D. Manfaat Penelitian

Manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut.

1. Bagi perusahaan, sebagai bahan masukan kepada pihak manajeman

perusahaan dalam merancang sistem persediaan yang baik dan benar.


5

2. Bagi Universitas Sanata Dharma, hasil ini diharapkan dapat menambahkan

bahan studi pustaka bagi mahasiswa khususnya prodi Akuntansi USD dan

mampu memahami tentang sistem persediaan di dunia kerja.

3. Bagi penulis, sebagai bahan masukan dan pengetahuan penulis mengenai

analisis dan perancangan sistem persediaan yang ada di perusahaan, dan

menghubungkan dengan teori yang didapat dari perkuliahan.

E. Sistematika Penulisan

Bab I Pendahuluan

Bab ini membahas mengenai latar belakang masalah, rumusan

masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika

penulisan.

Bab II Landasan Teori

Bab ini berisikan landasan teori yang menjadi acuan penulis dalam

melaksanakan penelitian yaitu penjelasan mengenai sistem, sistem

informasi, sistem informasi manajemen, sistem manajemen

akuntansi, informasi akuntansi persediaan.

Bab III Metode Penelitian

Bab ini berisi tentang jenis penelitian, waktu penelitian dan lokasi

penelitian, subjek dan objek penelitian, data yang diperlukan,

teknik pengumpulan data, dan teknik analisis data.


6

Bab IV Gambaran Umum Perusahaan

Bab ini mengulas tentang sejarah perusahaan, lokasi perusahaan,

struktur perusahaan, dan kegiatan operasional dalam perusahaan.

Bab V Analisis Data dan Pembahasan

Bab ini menngulas tentang sistem akuntansi persediaaan yang

diterapkan dalam perusahaan, pembahasan mengenai kelemahan

dan permasalahan dalam sistem persediaan di perusahaan, dan

memberikan solusi perancangan sistem persediaan kepada

perusahaan.

Bab VI Penutup

Bab ini menyajikan tentang kesimpulan dari pembahasan dan

jawaban atas pertanyaan- pertanyaan pada rumusan masalah yang

terdapat pada bagian pendahuluan, serta berisi tentang saran-saran

yang dapat diberikan kepada perusahaan dan peneliti selanjutnya

mengenai keterbatasan peneliti dalam melaksanakan penelitian.


7

BAB II

LANDASAN TEORI

A. Sistem

Karakteristik sebuah sistem adalah terdiri dari bagian-bagian yang saling

berkaitan dan beroperasi untuk mencapai satu tujuan.Sebuah sistem bukanlah

seperangkat unsur yang tersusun secara tidak teratur, namun sistem terdiri dari

unsur yang dapat dikenal untuk saling dapat melengkapi karena memiliki maksud,

tujuan dan saran tertentu.

Sistem menurut Jogiyanto (2005 :2), dalam buku Analisis dan Desain

Sistem Informasi, menyatakan bahwa sistem adalah kumpulan dari elemen-

elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Selain itu, Romney,

Marshall & Steinbart (2000 :112), berpendapat bahwa sistem adalah rangkaian

dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan dan saling

berinteraksi untuk mencapai tujuan. Sistem memiliki subsistem di dalamnya, yang

melakukan fungsi khusus untuk mendukung system. Lebih lanjut, Abdul Kadir

(2005:1) dalam buku Pengenalan Sistem Informasi, menyatakan bahwa sistem

adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan

untuk mencapai suatu tujuan.

Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah

sekelompok komponen atau elemen-elemen yang saling berhubungan atau saling

berkaitan untuk mencapai satu tujuan. Sistem terdiri dari tiga unsur yaitu input

(masukan), proses dan output (pengeluaran). Input merupakan komponen


8

penggerak atau pemberi tenaga di mana sistem itu dioperasikan, sedangkan output

adalah hasil operasi. Dalam pengertian sederhana output berarti yang menjadi

tujuan sasaran atau target pengoperasian suatu sistem sedangkan proses

merupakan aktivitas yang dapat mentransformasikan input menjadi output.

B. Sistem Informasi

1. Pengertian Informasi

Menurut George H. Bodnar (2000: 1), informasi adalah data yang diolah

sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat.

Sedangkan informasi menurut Azhar Susanto (2008:38) adalah hasil dari

pengolahan data yang memberikan arti dan manfaat.

Dari pengertian di atas, penulis dapat menarik kesimpulan bahwa data

harus diolah terlebih dahulu agar dapat menjadi informasi yang berguna untuk

pemakai informasi.Informasi yang bersumber dari suatu pengolahan data harus

merupakan informasi yang memenuhi kriteria tepat waktu, relevan dan handal.

Azhar Susanto (2008:38), berpendapat bahwa, ada tiga hal penting yang

harus diperhatikan tentang informasi, yaitu sebagai berikut:

a. Informasi merupakan hasil pengolahan data.

b. Memberikan makna atau arti.

c. Berguna atau bermanfaat.

Menurut Mc. Leod dalam Azhar Susanto (2008:38-39), suatu informasi

yang berkualitas harus memiliki ciri-ciri sebagai berikut.


9

a. Akurat

Akurat artinya informasi harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya.

Pengujian terhadap hal ini biasanya dilakukan melalui pengujian yang

dilakukan oleh dua orang atau lebih yang berbeda-beda dan apabila hasil

pengujian tersebut menghasilkan hasil yang sama, maka dianggap data tersebut

akurat.

b. Tepat Waktu

Tepat waktu artinya informasi itu harus tersedia atau ada pada saat

informasi tersebut diperlukan, tidak besok atau tidak beberapa jam lagi.

c. Relevan

Relevan artinya informasi yang diberikan harus sesuai dengan yang

dibutuhkan oleh individu yang ada di berbagai tingkatan dan bagian dalam

organisasi.

d. Lengkap

Lengkap maksudnya informasi harus diberikan secara lengkap karena

bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian akan mempengaruhi

dalam mengambil keputusan.

Ciri-ciri informasi yang lebih detail dibandingkan dengan apa yang

diusulkan oleh Mc. Leod menurut Gelinas dalam Azhar Susanto (2008 : 39)

adalah sebagai berikut :

a. Efektifitas

Efektifitas artinya informasi harus sesuai dan secara lengkap mendukung

kebutuhan pemakai dalam mendukung proses bisnis dan tugas pengguna serta


10

disajikan dalam waktu dan format yang tepat, konsisten dengan format

sebelumnya sehingga mudah dimengerti.

b. Efisiensi

Efisiensi artinya informasi yang dihasilkan melalui penggunaan sumber

daya yang optimal.

c. Konfidensial

Konfidensial artinya informasi sensitif terlindungi dari pihak yang tidak

berwenang.

d. Integritas

Integritas artinya informasi yang dihasilkan harus merupakan hasil

pengolahan data yang terpadu dan aturan yang berlaku.

e. Ketersediaan

Ketersedian artinya informasi yang diperlukan harus selalu tersedia

kapanpun saat diperlukan. Maka dari itu, diperlukan pengamanan terhadap

sumber daya informasi.

f. Kepatuhan

Kepatuhan artinya informasi yang dihasilkan harus patuh terhadap

undang-undang atau peraturan pemerintah serta memiliki tanggung jawab baik

terhadap pihak internal maupun pihak eksternal organisasi perusahaan.

g. Kebenaran informasi

Kebenaran informasi artinya informasi telah disajikan oleh sistem

informasi dengan benar dan dapat dipercaya sehingga dapat digunakan oleh

manajemen untuk mengoperasikan perusahaan.


11

2. Pengertian Sistem Informasi

Erwan Arbie (2000:35), berpendapat bahwa sistem Informasi adalah

sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan

transaksi harian membantu dan mendukung kegiatan operasi bersifat

manajerial dari suatu organisasi yang membantu mempermudah penyediaan

laporan yang diperlukan. Menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2008:53-57),

sumber dari sistem informasi di dalam perusahaan yang bersumber dari alat-

alat pemroses atau pengolah data adalah.

a. Otak

Otak manusia memiliki dua macam memori yaitu memori jangka panjang

dan memori jangka pendek.

b. Manual

Alat pengolah manual ditandai dengan penggunaan pena dan tinta.

c. Mekanik

Mekanik memberikan hasil pengolahan yang lebih cepat, lebih rapih dan

sama/standar.

d. Elektronik

Elektronik memberikan kecepatan dan efisiensi pengolahan.

Jadi, berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan sistem informasi

adalah sistem yang diciptakan oleh para analisis dan manajer untuk

melaksanakan, membantu dan mendukung kegiatan operasi keseluruhan

organisasi.


12

C. Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen merupakan penerapan sistem informasi

didalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh

semua tingkat manajemen.Jogiyanto (2005:14), menyatakan bahwa sistem

informasi manajemen adalah kumpulan dari manusia dan sumber daya modal di

dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah

data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan

manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.

Memperjelas pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen, peneliti akan

menguraikan indikator-indikator yaitu sifat-sifat sistem informasi manajemen

menurut George M. Scott yang dikutip oleh Achmad Nashir Budiman dalam buku

Prinsip-Prinsip Sistem Informasi Manajemen (2004:100). Sifat Sistem Informasi

Manajemen tersebut diuraikan sebagai berikut.

1. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Bersifat Menyeluruh

Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang bersifat menyeluruh

maksudnya adalah di dalam SIM terdapat sistem pemroses transaksi dan

sistem-sistem yang utama dirancang bagi para manajer dibeberapa tingkatan.

Sebuah SIM melingkupi sistem informasi formal maupun informal, baik yang

manual maupun yang berkomputer; termasuk juga Sistem Informasi Proyek,

Sistem Informasi Perkantoran, Sistem Informasi Intelejen, Sistem Informasi

Peramalan, Sistem Penopang Keputusan, dan berbagai model komputer yang

memproses data bisnis, serta berbagai Sistem Informasi Khusus atau yang


13

terstruktur. Sebagai penyeimbang, komponen yang terpenting dalam Sistem

Informasi Manajemen adalah manajer, yang pikirannya akan memproses dan

menyebarluaskan informasi serta berinteraksi dengan elemen-elemen lain dari

Sistem Informasi Manajemen.

2. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Bersifat Terkoordinasi

Komponen sebuah SIM biasanya tidak dikelola dari satu titik pusat

organisasi; ada berbagai departemen pengguna, departemen pemroses data, dan

mungkin fungsi pengelola data yang terpisah, bahkan yang lain-lainnya

mungkin memiliki hak atas bagian tertentu dari sistem informasi manajemen.

Bagaimanapun juga, sebuah sistem informasi manajemen dikoordinasi secara

terpusat untuk menjamin bahwa data yang diproses, otomatisasi perkantoran,

maupun data intelejen, dan juga komponen-komponen yang lainnya,

dikembangkan dan dioperasikan dengan cara terencana dan terkoordinasi;

semuanya untuk menjamin bahwa informasi melewati dan menuju sub sistem

yang diperlukan; serta menjamin bahwa sistem informasi bekerja secara

efisien. Fungsi koordinasi ini biasanya dilakukan oleh komisi pengarah yang

terpisah atau oleh bagian pengolah data atau oleh manajer pengelola data.

3. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Memiliki Sub-sistem Informasi

Sistem informasi manajemen adalah serangkaian sub sistem, atau

sistem komponen setengah terpisah yang merupakan bagian dari keseluruhan

dan merupakan sistem yang terpadu. Masing-masing dari sub-sistem


14

menyumbang tercapainya sasaran sistem informasi manajemen dan organisasi.

Sebagian dari sistem berperan hanya dalam satu kegiatan atau satu lapis

organisasi saja, sementara yang lainnya berperan serba-lapis (mulit-level) atau

melaksanakan kegiatan berganda (multiple activities). Struktur keseluruhan

dari sistem berganda harus disusun secara cermat dan ditetapkan sebagai

bagian dari rencana sistem jangka panjang.

4. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Terintegrasi Secara Rasional

Sub-sistem (kumpulan dari sistem yang semi-terpisah) adalah terpadu

sehingga kegiatan dari masing-masing saling berkaitan satu dengan yang

lainnya; integrasi ini dilakukan terutama dengan melewatkan data diantara

sistem-sistem tersebut. Program komputer dan file dapat dirancang untuk

menangani arus data diantara sistem, dan prosedur manual dapat digunakan

untuk melaksanakan integrasi tersebut.

Sementara integrasi membuat pemrosesan informasi menjadi efisien

dengan cara mengurangi pemrosesan antara (intermediate processing) dan

peristiwa pemrosesan data yang sama oleh berbagai departemen, dan

keuntungan yang menonjol adalah memberikan informasi lebih singkat,

lengkap, dan relevan. Walau integrasi total dari sub-sistem tidak akan tercapai

namun demikian sampai derajat tertentu integrasi diperlukan untuk suatu

sistem informasi manajemen yang efektif.


15

5. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Mentransformasikan Data ke

dalam Informasi dengan Berbagai Cara

Apabila data diolah dan berguna bagi manajer tertentu untuk tujuan

tertentu, maka ia menjadi informasi. Ada berbagai cara dimana data harus

ditransformasikan kedalam sebuah sistem informasi. Misalnya, data biaya

untuk organisasi tertentu mungkin dapat diringkaskan dalam biaya

keseluruhan, biaya variable, dan biaya standar untuk masing-masing

organisasi, baik untuk masing-masing jenis biaya, jenis konsumen, dan jalur

produk (product-line).

Sistem informasi manajemen mentransformasi data ke dalam informasi

dengan berbagai cara adalah dimana sistem informasi manajemen harus

mentransformasikan data kedalam sistem informasi ditentukan oleh sifat

personil organisasi, sifat tugas kemana informasi ditujukan, dan pengharapan

dari penerima eksternal atas informasi.

6. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Meningkatkan Produktivitas

Sistem Informasi Manajemen (SIM) dengan berbagai cara mampu

meningkatkan produktivitas. SIM mampu melaksanakan tugas rutin seperti

penyimpanan dokumen dengan efisien, SIM mampu memberikan layanan

terbaik bagi organisasi eksternal dan individu, dan ia juga mampu memberikan

peringatan dini tentang masalah internal dan ancaman eksternal. Sistem

informasi manajemen juga mampu mengingatkan adanya berbagai kesempatan,


16

membantu proses manajemen yang normal, serta mampu meningkatkan

kemampuan manajer untuk mengatasi masalah-masalah tak terduga.

7. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Sesuai dengan Sifat dan Gaya

Manajer

Suatu Sistem Informasi Manajemen (SIM) dikembangkan lewat

pengenalan atas sifat dan gaya manajerial dari personil yang akan

menggunakannya, termasuk juga sumbangan yang diberikan oleh para manajer.

Pada tingkat senior dalam organisasi, secara cermat sistem informasi

manajemen dijalin dengan cita rasa pribadi para manajer, dan akan dijalin-

kembali (retailored) dengan cita rasa masing-masing manajer baru apabila

yang lama berhenti. Pada lapis organisasi terendah, sistem informasi

manajemen dijalin dengan cita rasa biasa dimana para tenaga administratif dan

personil operasi akan menggunakan informasi dan berinteraksi dengan sistem

informasi.

Manajer madya, sistem informasi dijalin untuk sifat umum manajer

seperti yang dibahas pada bab sebelumnya. Untuk profesional dan personil

teknis, sistem informasi dijain agar sesuai dengan sifat tugas khusus, tetapi

juga dengan tetap memperimbangkan cara pikir para spesialis memproses

informasi.

Para perancang apabila akan mengembangkan sistem informasi

manajemen hendaknya mampu mempertimbangkan faktor manusiawi dengan

cermat. Apabila tidak demikian, maka sistem yang dihasilkan tidak efektif atau

akan disisihkan oleh penggunanya.


17

8. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Menggunakan Kriteria Mutu yang

Telah Ditetapkan

Sebuah sistem informasi manajemen harus dirancang agar sesuai

dengan toleransi terhadap kecepatan, relevansi, dan ketepatan informasi.

Toleransi ini bervariasi dari satu tugas ketugas lainnya, dan dari satu lapis

kelapis lainnya didalam organisasi. Terhadap kecepatan, untuk beberapa tugas

tertentu data yang diperlukan harus dicari selama waktu yang panjang dan

kemudian ditransformasikan sehingga menjadi informasi yang diperlukan

manajer baik secara periodis ataupun pada selang waktu tak-teratur, sedangkan

untuk tugas lain mungkin diperlukan dengan selang waktu teratur, tetapi karena

panjangnya periode tunda (grace periode) memungkinkan untuk dilaporkan

setelah selesainya akhir suatu periode. Untuk tugas yang lain lagi, mungkin

informasi diperlukan secepat mungkin segera selesai berakhirnya periode, dan

untuk kebanyakan tugas informasi harus diperoleh selama periode

berlangsungnya transaksi.

Pada dasarnya sebuah sistem informasi manajemen menerima dan

memproses data untuk kemudian mengubahnya menjadi informasi yang

berguna bagi para pengguna informasi dalam tingkatan manajemen.


18

D. Sistem Informasi Akuntansi

1. Pengertian Sistem Akuntansi

Menurut Jusuf (2002:5) sistem akuntansi yang ditinjau dari segi proses

kegiatannya, dapat didefinisikan sebagai proses pencatatan, penggolongan,

peringkasan, pelaporan dan penganalisisan data keuangan suatu organisasi.

Terdapat lima unsur sistem akuntansi menurut mulyadi (2001:3) unsur sistem

akuntansi pokok tersebut adalah sebagai berikut :

a. Formulir, merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya

transaksi. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi

yang direkam pertama kali dijadikan dasar dalam pencatatan.

b. Jurnal, merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk

mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data

lainnya. Dalam jurnal ini pula terdapat kegiatan peringkasan data, yang

hasil peringkasannya kemudian di posting ke rekening yang bersangkutan

dalam buku besar.

c. Buku Besar, terdiri dari rekening-rekening yang digunakan meringkas data

keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening buku besar

ini dilain pihak dapat dipandang sebagai wadah untuk menggolongkan data

keuangan, dipihak lain dapat dipandang pula sebagai sumber informasi

keuangan untuk penyajian laporan keuangan.

d. Buku Pembantu, terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data

keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Buku

besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir, yang berarti


19

tidak ada catatan akuntansi lain lagi sesudah data akuntansi diringkas dan

digolongkan dalam rekening buku besar dan buku pembantu.

e. Laporan, merupakan hasil akhir dari proses akuntansi yang berupa neraca,

laporan laba rugi, laporan perubahan laba ditahan, laporan harga pokok

produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga poko penjualan, daftar

umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, dan daftar saldo persediaan

yang lambat penjualannya.

2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Dalam melaksanakan dan mengelola perusahaan seorang pemimpin

harus mengambil keputusan yang tepat di antara alternatif yang akan diproses.

Dalam pengambilan keputusan manajemen membutuhkan informasi yang

handal mengenai apa yang akan terjadi di dalam perusahaan. Informasi tersebut

dapat dipenuhi dengan adanya sistem informasi akuntansi yang telah dirancang

dan direncanakan dengan baik sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Menurut Barry E. Cushing yang dikutip dan dialih bahasakan oleh

Azhar Susanto (2008) “ sistem informasi akuntansi merupakan seperangkat

sumber manusia dan modal dalam organisasi, yang berkewajiban untuk

menyajikan informasi keuangan dan juga informasi yang diperoleh dari

pengumpulan dan memproses data”.

Menurut Azhar Susanto (2008:8-9), Sistem Informasi Akuntansi

memiliki tiga peran atau fungsi. Ketiga funsi tersebut diuraikan sebagai

berikut.


20

a. Mendukung Aktivitas Organisasi atau Perusahaan Sehari-Hari

Suatu organisasi atau perusahaan agar dapat tetap eksis perusahaan

tersebut harus terus beroperasi dengan melakukan sejumlah aktivitas bisnis

yang peristiwanya disebut sebagai transaksi seperti: melakukan pembelian,

penyimpanan, proses produksi dan penjualan.

b. Mendukung Proses Pengambilan Keputusan

Tujuan yang sama pentingnya dari tujauan sistem informasi akuntansi

adalah untuk memberikan informasi yang diperlukan dalam proses

pengambilan keputusan. Keputusan harus dibuat dalam kaitannya dengan

perncanaan dan pengendalian aktivitas perusahaan.

c. Membantu Pengelola Perusahaan Dalam Memenuhi Tanggung Jawabnya

Kepada Pihak Eksternal

Setiap perusahaan harus memenuhi tanggug jawab hukum. Salah satu

tanggung jawab penting adalah keharusannya memberi informasi kepada

pemakai yang ada di luar perusahaan atau stakeholders yang meliputi:

pemasok, pelanggan, pemegang saham, kreditor, investor, serikat kerja, analis

keuangan, fiskus, atau bahkan publik secara umum.

Dalam perancangan Sistem Informasi Akuntansi untuk suatu perusahaan

sangat tergantung selain pada jenis perusahaan, juga organisasi perusahaan

berikut aktivitas dan kadang-kadang persepsi manajemen sangat menentukan

atas Sistem Informasi Akuntansi yang akan dirancang.

Berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan Sistem Informasi

Akuntansi adalah kumpulan dari sumber-sumber seperti manusia dan peralatan


21

yang mengumpulkan, menggolongkan, mengelolah, menganalisa,

mengkombinasikan informasi keuangan yang relevan untuk para pengambil

keputusan.

E. Informasi Akuntansi Persediaan

1. Pengertian Persediaan

John J.Wild, K.R.Subramanyam, Robert F Hasley (2005:265),

berpendapat bahwa persediaan merupakan barang yang dijual dalam aktivitas

normal perusahaan. Selain itu, Sofyan Assauri (2004:169), menyatakan bahwa

persediaan adalahsejumlah barang-barang mentah yang disediakan dan bahan-

bahan dalam proses yang terdapat di perusahaan untuk memenuhi permintaan

dari komponen atau pelanggan setiap waktu.

Selanjutnya, Dermawan Sjharial (2007:189), meyatakan bahwa

persediaan merupakan unsur utama dari modal kerja (aktiva lancar). Persediaan

merupakan investasi yang sangat berarti pada banyak perusahaan.Lebih lanjut,

M. Munandar (2005:50), menerangkan bahwa persediaan adalah sebagai

persediaan barang – barang (bahan - bahan) yang menjadi objek usaha pokok

perusahaan.

Berdasarlan keempat pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa

persediaan adalah barang-barang mentah yang disediakan dan bahan-bahan

dalam proses yang tedapat di perusahaan yang akan dijual menjadi objek usaha

pokok perusahaan.


22

2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Persediaan

Sistem informasi akuntansi persediaan yaitu sistem yang menyajikan

semua hal yang berkaitan dengan persediaan. Dengan adanya sistem informasi

akuntansi persediaan barang dagang yang diterapkan oleh perusahaan terutam

dalah pengambilan sebuah keputusan dan dalam menentukan langkah-langkah

akan ditempuh oleh perusahaan terutama dalam persediaan barang dagang akan

berjalan dengan lancer.

Menurut Krismiaji (2005), sistem informasi persediaan adalah sebuah

sistem yang memelihara catatan persediaan dan memberitahu manajer apabalia

jenis barang tertentu memerlukan tambahan. Dengan adanya sistem informasi

akuntansi persediaan, maka kita dapat mengetahui aktivitas dari pembelian atau

penerimaan dan penjualan barang jadi atau barang dalam proses oleh

perusahaan sebagai manajemen kontrol bagi perusahaan, sehingga perusahaan

dapat mengatasi masalah persediaan barang yang harus ditambah dalam

gudang untuk memenuhi permintaan konsumen dan untuk memenuhi produksi

perusahaan.

3. Jenis-Jenis Persediaan

R. Agus Sartono (2001:443) menerangkan bahwa jenis persediaan yang

ada dalam perusahaan akan tergantung pada jenis perusahaan. Jenis persedian

tersebut dijelaskan sebagai berikut.

a. Persediaan bahan pembantu atau persediaan habis pakai yang termasuk

didalamnya adalah kertas, karton, stempel, tinta, buku kwitansi dll. Adalah


23

jenis persediaan yang terdapat di perusahaan jasa dan perusahaan

manufaktur.

b. Persediaan bahan baku, persediaan barang dalam proses, persediaan barang

jadi adalah jenis persediaan yang terdapat di perusahaan manufaktur. PT.

Sumatera Makmur Lestari Unit Sintang Estate termasuk perusahaan

manufaktur hanya saja perusahaan ini bergerak dibidang perkebunan kelapa

sawit manum sama-sama memiliki persediaan persediaan bahan baku,

persediaan barang dalam proses, persediaan barang jadi dan persediaan

habis pakai.

Lukman Syamsuddin (2000:281), menerangkan bahwa ada tiga jenis

utama dari persediaan perusahaan. Ketiga jenis persediaan perusahaan tersebut

dijelaskan sebagai berikut.

a. Persediaan Bahan Mentah

Bahan mentah adalah bahan yang dibeli oleh perusahaan untuk diproses

menjadi barang setengah jadi dan akhirnya barang jadi atau produk akhir dari

perusahaan.Persediaan bahan mentah yang terdapat di PT. Sumatera Makmur

Lestari Unit Sintang Estate adalah adalah bibit kelapa sawit karena perusahaan

ini bergerak dibaidang perkebunan kelapa sawit jadi persediaan bahan

mentahnya berupa bibit sawit.

b. Persediaan Barang dalam Proses

Persediaan Barang dalam proses terdiri dari keseluruhan barang-barang

yang di gunakan dalam proses produksi tetapi masih membutuhkan proses

lebih lanjut untuk menjadi barang yang siap untuk dijual (barang jadi).


24

Persediaan barang dalam proses yang terdapat di PT. Sumatera Makmur

Lestari Unit Sintang Estate adalah buah sawit yang dihasilakan oleh

perkebunan kelapa sawit. Buah sawit inilah yang kemudian akan diproses

menjadi minyak mentah yang nantinya akan dibuat menjadi minyak sawit.

c. Persediaan Barang Jadi

Persediaan barang jadi adalah barang yang sudah selesei diproses dan

siap untuk dijual.Persediaan barang jadi yang dihasilakan oleh perkebunan

kelapa sawit adalah berupa minyak kelapa sawit yang telah siap digunakan. PT.

Sumatera Makmur Lestari Sintang hanya menghasilakan buah kelapa sawit dan

tidak memiliki pabrik yang mengelolah buah sawit menjadi minyak mentah

sehingga setelah panen buah sawit tersebut langsung di jual oleh perusahaan.

d. Persediaan Habis Pakai

Persediaan habis pakai adalah barang yang merupakan kekayaan dari

perusahaan yang menurut sifatnya di pakai habis untuk keperluan produksi

perusahaan atau jangka waktu pemakaiannya kurang dari satu tahun.

Contoh persediaan habis pakai adalah alat kebersihaan, alat listrik, suku

cadang kendaraan, dll.

F. Bagan Alir ( Flow Chart )

Menurut Jogiyanto (2005 : 795-799) bagan alir ( flowchart ) adalah bagan

(chart) yang menunjukkan alir (flow) didalam program atau prosedur sistem


25

secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan

dokumentasi. Pedoman pembuatan bagan alir dijelaskan sebagai berikut.

1. Bagan alir sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan mulai dari bagian kiri

dari suatu halaman.

2. Kegiatan di dalam bagan alir harus ditunjukkan dengan jelas.

3. Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan dimana akan

berakhirnya.

4. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu

kata yang mewakili suatu pekerjaan, misalnya : persiapkan dokumen, atau

hitung gaji.

5. Masing-masing kegitan di dalam bagan alir harus di dalam urutan yang

semestinya.

6. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di tempat lain harus

ditunjukkan dengan jelas menggunakan symbol penghubung.

7. Gunakalah simbol-simbol bagan alir yang standar.

Prosedur dirancang dengan menggunakan diagram arus data dan bagan alir

dokumen.

1. Diagram Arus Data ( Data Flow Diagram )

Tabel I : Simbol yang digunakan untuk menggambar Diagram Arus Data.

Simbol Makna

Proses dalah kegiataan yang dilakukan oleh

orang,mesin atau computer dari hasil suatu

aliran data yang masuk kedalam proses untuk


26

Sumber : Turner & Weickgenant ( 2009 : 66 )

Diagram arus data adalah suatu model yang menggambarkan aliran data

dan proses untuk mengolah data dalam suatu sistem. Berikut ini simbol-simbol

standar yang digunakan untuk menggambarkan diagram arus data dalam suatu

sistem.

dihasilkan arus data yang akan keluar dari

proses.

Aliran data atau arus data diberikan symbol

suatu panah. Arus data ini mengalir diantara

proses, simpanan data, dan kesatuan alur.

Arus data ini menunjukan arus data yang

dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil

dari proses sistem.

Simbol kesatuan luar/ entitas merupakan

kesatuan dilingkungan luar sistem yang dapat

berupa orang, organisasi, atau sistem lainya

yang berada dilingkungan luarnya.

Penyimpanan data dapat berupa file atau basis

di sistem komputer, arsip atau catatan manual,

agenda.


27

2. Bangan Alir Dokumen ( Document Flowchart)

Berikut ini adalah simbol-simbol standar dengan maknanya masing-

masing yang digunakan untuk menggambarkan bagan alir dokumen.

Tabel II : Simbol yang digunakan untuk menggambar Bagan Alir Dokumen

Simbol Makna

Simbol dokumen digunakan untuk

menggambarkan semua jenis dokumen

berupa formulir yang digunakan untuk

merekam data transaksi.

Simbol computer process

menggambarkan pengolahan data

menggunakan komputer.

Simbol catatan digunakan untuk

menggambarkan cacatan akuntansi

yang digunakan untuk mencatat data

yang direkam sebelum didalam

dokumen atau formulir.

Simbol menghubungkan bagan pada

halaman yang sama.


28

Simbol menghubungkan bagan pada

halaman yang berbeda.

Simbol mulai/berakhir

menggambarkan awal dan akhir suatu

sistem.

Simbol kegiatan manual digunakan

untuk menggambarkan kegiiatan

manual fungsi-fungsi di dalam sistem.

Simbol keying menggambarkan

pemasukan data ke dalam komputer

untuk diproses di dalam komputer.

Simbol keputusan menggambarkan

keputusan yang harus dibuat dalam

pengolahan data.

Simbol arsip permanen digunakan

untuk menunjukan tempat

penyimpanan dokumen yang tidak

akan diproses lagi.

Simbol garis alir menggambarkan arah

proses pengolahan data.

Sumber : Turner & Weickgenant ( 2009 : 63 )


29

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Penelitian ini merupakan penelitian studi kasus pada PT. Sumatera Makmur

Lestari Unit Sintang Estate. Penelitian studi kasus merupakan jenis penelitian

terhadap suatu objek tertentu dengan mengambil data tertentu pada waktu yang

hasilnya merupakan gambaran lengkap dan pengumpulan data berdasarkan objek

penelitian.

B. Tempat dan Waktu Penelitian

1. Tempat Penelitian

Penelitiaan dilaksanakan pada gudang PT. Sumatera Makmur Lestari Unit

Sintang Estate Jl. Sintang- Nanga Mau, Dusun Obak, Desa Nyangkom,

Kecamatan Kayan Hilir, Kabupaten Sintang, Provinsi Kalimantan Barat.

2. Waktu Penelitian

Penelitian dilaksanakan pada bulan Desember 2013 sampai dengan bulan

Januari 2014.

C. Subyek dan Obyek Penelitian

1. Subyek Penelitian

a. Kepala gudang

b. Bagian oprasional gudang

c. Bagian administrasi


30

d. Bagian penyediaan barang

e. Bagian keuangan

2. Obyek Penelitian

a. Sistem akuntansi persediaan yang terdapat di perusahaan.

b. Dokumen dan catatan yang digunakan dalam pelaksanaan sistem

akuntansi persediaan.

D. Teknik Pengumpulan Data

1. Observasi

Observasi dilakukan dengan cara melihat dan mengamati kegiatan

perusahaan secara langsung.

2. Wawancara

Metode wawancara adalah melakukan tanya jawab secara langsung

dengan pihak yang berkaitan dan berkepentingan dengan obyek penelitian.

3. Dokumentasi

Metode ini dilakukan dengan mendokumentasikan data-data

perusahaan dalam bentuk rekaman dan gambar.


31

E. Jenis Data

Data yang diperlukan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut.

1. Gambaran umum perusahaan

Gambaran umum perusahaan digunakan untuk membantu proses

penelitian dalam memberikan gambaran umum perusahaan tesebut secara

umum.

2. Struktur orgnisasi

Struktur organisasi dapat membantu proses penelitian dalam

memberikan gambaran pemisahan tugas dan tanggung jawab serta

wewenang yang berkaitan dengan sistem persediaan di perusahaan.

3. Prosedur dalam perusahaan

Prosedur yang mengatur sistem yang ada dalam perusahaan, serta

prosedur pengendalian berjalannya sistem yang ditetapkan gudang

perusahaan PT. Sumatera Makmur Lestari Unit Sintang Estate.

4. Dokumen

Dokumen yang terkait dengan persediaan habis pakai yang ada

dalam perusahaan serta dokumen yang tercatat dalam setiap transaksi.

F. Teknik Analisis Data

Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai

berikut.

1. Untuk menjawab rumusan masalah yang pertama yaitu dengan cara

mendeskripsikan sistem persediaan yang sudah diterapkan didalam


32

perusahaan. Pendeskripsian sistem yang diterapkan tersebut akan

ditampilkan dalam bentuk bagan alir (flowchart) dokumen.

2. Untuk menjawab permasalahan kedua diperlukan identifikasi masalah dan

akan dijabarkan dalam tahap-tahap berikut ini:

a. Mengidentifikasi masalah.

Langkah pertama yang dilakukan dalam melakukan identifikasi

masalah adalah mencari dan mengidentifikasi masalah yang terjadi di

dalam sistem persediaan perusahaan tersebut.

b. Mengidentifikasi penyebab masalah.

Setelah masalah-masalah dalam perusahaa ditemukan terutama

yang berkaitan dengan persediaan, akan dilakukan identifikasi terhadap

penyebab terjadinya masalah pada sistem persediaan perusahaan

tersebut.

c. Mengidentifikasi titik keputusan.

Setelah menemukan penyebab terjadinya masalah pada sistem

persediaan perusahaan, langkah berikutnya adalah mengidentifikasi

titik keputusan yang dapat diambil untuk memperbaiki masalah yang

telah diidentifikasikan sebelumnya.

d. Mengidentifikasi personil-personil kunci.

Setelah menemukan penyebab masalah dan menentukan titik

keputusan, langkah selanjutnya mengidentifikasi personil kunci baik

yang langsung maupun tidak langsung sebagai penyebab masalah.


33

3. Adapun, langkah-langkah perancangan sistemnya adalah sebagai berikut :

a. Melakukan evaluasi sistem.

Evaluasi sistem dilakukan untuk menentukan apakah sistem telah

sesuai dengan tujuan dan berjalan secara efektif sesuai dengan

kebutuhan pemakai.

b. Membuat desain sistem secara garis besar.

Membuat desain sistem secara garis besar agar dokumen mudah

di pahami oleh karyawan. Setelah mempelajari sistem sebelumnya dan

jika terdapat masalahnya akan dilakukan perancangan sistem baru

menggunakan bagan alir dokumen (flowchart) untuk menggambarkan

secara umum aliran dokumen di dalam sistem. Kemudian, akan

dirancang diagram arus data (data flow diagram) yang

menggambarkan data apa saja yang tercipta dari sistem persediaan dan

kemana tujuan data tersebut. Diagram arus data akan digambarkan

pada level 0.

c. Membuat desain sistem secara rinci.

Sistem yang telah dirancang menggunakan bagan alir dokumen

(flowchart) dan diagram arus data (data flow diagram) level 0,

kemudian dievaluasi untuk mengetahui kesesuaian dan kemampuan

memenuhi kebutuhan pemakai, kemudian akan dibuatkan rancangan

sistem secara terinci pada kegiatan-kegiatan yang penting di dalam

system.


34

BAB IV

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

A. Sejarah Umum Perusahaan

PT. Sumatera Makmur Lestari Unit Sintang Estate adalah perusahaan yang

bergerak di bidang perkebunan kelapa sawit. PT. Sumatera Makmur Lestari

Sintang ini berdiri pada tanggal 19 Januari 2005, berkedudukan di Jl. Sintang-

Nanga Mau Dusun Obak, Desa Nyangkom, Kecamatan Kayan Hilir, Kabupaten

Sintang.

PT. Sumatera Makmur Lestari Unit Sintang Estate memiliki visi dan misi.

Visi PT. Sumatera Makmur Lestari Unit Sintang Estate, yaitu membangun dan

mengelola perkebunan kelapa sawit dengan baik. Adapun misi PT. Sumatera

Makmur Lestari Unit Sintang Estate, yaitu menjalankan prinsip usaha perkebunan

yang baik termasuk manajemen kebun dan agronomi yang baik, membangun

hubungan kemitraan yang baik dan saling menguntungkan dengan kebun plasma

dan masyarakat setempat, membangun serta mendayagunakan seluruh sumber

daya manusia, sumberdaya alam dan lingkungan serta pembiayaan secara efisien

dan optimal serta pengelolaan perkebunan kelapa sawit secara berkelanjutan.

PT. Sumatera Makmur Lestari Unit Sintang Estate memiliki 3 divisi kebun

yaitu divisi Selatan, Utara dan Barat, adapun tugas dan tanggung jawab dari

masing-masing divisi yaitu yang berkaitan dengan pekerjaan di lapangan yang

mencakup dari pembibitan sampai dengan panen.


35

B. Lokasi Perusahaan

PT. Sumatera Makmur Lestari Unit Sintang Estate ini berkedudukan di Jl.

Sintang-Nanga Mau, Dusun Obak, Desa Nyangkom, Kecamatan Kayan Hilir,

Kabupaten Sintang, Provinsi Kalimantan Barat.

C. Struktur Organisasi

Struktur organisasi yang ada pada PT. Sumatera Makmur Lestari Unit

Sintang Estate dapat di lihat pada Gambar IV.I. Tugas dan tanggung jawab pada

masing-masing bagian pada struktur organisasi sampai saat ini adalah sebagai

berikut.

1. SEM Wilayah Sintang I

SEM (Senior State Manajer) adalah pimpinan tertinggi di PT. Sumatera

Makmur Lestari yang bertanggungjawab atas keseluruhan kegiatan yang

dilakukan di PT. Sumatera Makmur Lestari.

2. Field Manager In Charge

Field Manager In Charge adalah perwakilan dari Senior State Manajer

tugas dan tanggungjawabnya disegala sesuatu yang dilakukan oleh PT.

Sumatera Makmur Lestari Unit Sintang Estate.

3. Humas Wilayah dan Humas

Tugas dan wewenangnya dari humas

a. Menerima dan melayani tamu-tamu perusahaan

b. Menghadiri setiap kegiatan sosial seperti undangan dari masyarakat

atau dari instansi terkait.


36

c. Melayani dan menjembatani setiap permasalahan sosial seperti

penanganan mogok kerja, demo, pemortalan jalan, masalah tanah dan

lahan, masalah tanaman tumbang, air bersih, kebakaran hutan.

d. Melakukan koordinasi yang berkesinambungan dengan tokoh

masyarakat atau adat, organisasi masyarakat serta LSM yang

berkaitan dengan perusahaan.

e. Melakukan pembinaan, menampung dan menerima setiap saran dari

masyarakat untuk tindak lanjut kepada pimpinan perusahaan.

f. Menyampaikan sumbangan sosial dari perusahaan kepada masyarakat

atau instansi terkait, seperti sumbangan hari-hari kemardekaan dan

lain-lain.

g. Menyampaikan surat menyurat yang masuk dari masyarakat, instansi

terkait untuk segera ditindak lanjut oleh pimpinan perusahaan serta

menyampaikan balasan atas surat tersebut.

Humas Wilayah mengepalai dua perusahaan atau lebih, sedangkan

Humas hanya satu perusahaan.

4. Financial Controller Regional

Financial Controller Regional adalah bagian audit yang berhubungan

dengan segala kegiatan financial dan mengontrol kasir. Financial

Controller Regiona mengepalai dua Perusahaan atau lebih.

5. Sekretaris SEM Wilayah

Sekretaris SEM Wilayah bertanggungjawab untuk mencatat segala

kegiatan yang dilakukan oleh SEM Wilayah.


37

6. Financial Controller

Financial Controller berada di bawah Financial Controller Regional tugas

dan tanggungjawabnya sama yaitu bagian audit yang berhubungan

dengan segala kegiatan financial dan mengontrol kasir. Financial

Controller hanya bertanggungjawab untuk satu perusahaan.

7. Kasir/ Kerani

Tugas dan wewenangnya adalah :

a. Menjalankan proses penjualan dan pembayaran.

b. Melakukan pencatatan atas semua transaksi.

c. Menerima uang dan menyetorkan uang.

8. Divisi Manager In Charge

Divisi Manager In Charge adalah Manajer yang mengepalai 500 hektar

sampai 1000 hektar lahan perkebunan.

9. KTU

Tugas dan wewenangnya adalah :

a. Mengkoordinasikan penyusun rencana strategis kantor.

b. Mengkoordinasikan penyusunan program dan kegiatan kantor.

c. Memberikan pelayanan teknis administratif kepada seluruh satuan

organisasi di lingkungan kantor.

10. Kepala Gudang

a. Melakukan penerimaan pembelian barang dan meneliti apakan

barang yang sesuai dengan dengan faktur pembelian dan surat

pesanan.


38

b. Mengecek kesesuaian antara surat pesanan (SP) pembelian dengan

fakturnya.

c. Membuat bukti barang masuk.

d. Membuat laporan bulanan stock barang dalam gudang.

e. Menyiapkan barang sesuai dengan surat pesanan (SP) dari tiap

divisi.

f. Membuat surat permintaan pembelian barang yang ditujukan kepada

Gudang induk.

g. Bertanggung jawab atas kebutuhan materi dalam satu bulan.

11. Assisten Mekanik

Assisten Mekanik adalah yang bertanggungjawab mengepalai mekanik.

12. GPS/GIS

GPS/GIS tugas dan tanggungjawabnya adalah bagian pemetaan baik

semua hasil kerja yang berhubungan dengan peta.

13. Act. DM

Karyawan yang dipromosikan untuk jabatan Divisi Manager. Jabatan

promosi ini hanya dalam waktu tertentu dan kalau dalam waktu tersebut

targetnya sesuai dengan ketentuan perusahaan maka akan di angkat

menjadi divisi manager.

14. Act. Assisten Lapangan

Karyawan yang dipromosikan untuk jabatan Assisten Lapangan.


39

15. Pengawas Lapangan

Pengawas lapangan bertanggung jawab untuk mengepalai 500 hektar

dan berada dibawah Divisi Manager.

16. Adm. Kantor/ Kerani

Adm. Kantor /Kerani bertanggungjawab dalam administrasi kantor dan

administrasi kediatan lapangan maupun hasil kebun.

17. Administrasi Gudang

Bertanggung jawab dalam pergerakan barang digudang baik barang

masuk maupun barang yang keluar dan bertanggungjawab untuk barang

satu tahun. Administrasi gudang berada dibawah Kepala Gudang.

18. Mekanik

Mekanik bertanggung jawab untuk memperbaiki dan merawat

kendaraan, listrik, ac dan semua yang berhubungan dengan alat-alat

perusahaan.


34

STRUKTUR ORGANISASI PT. SUMATERA MAKMUR LESTARI UNIT SINTANG ESTATE

SEM WILAYAH

SINTANG I

Ng Tiong Huat

Sekretaris SEM Wil

Martina Titin

Humas Wilayah

Sabendi

Field Manager In Charge

Tri Handoyo

Financial Controller Region

Stefanus Senang, SE

Humas

Nikodemus

Toto Simamora

Ginda

Muliadi

Lekius

Financial Controller

Filipus Fery, SE

Paskalis Jehaman, SE

Federikus Yakobus

Kasir / Kerani

Anastasia Ana

Yuliana Ernawati Kaha

Yusvia Nonong

Divisi Manager In Charge

Ir. Bakhtiar

KTU

Maria Susanti

Kepala Gudang

Andy Kusyanto

Assisten Mekanik

Abdul Sopyan

GPS /GIS

Adriana Natalia

Timotius Miling

Sudarmi

Act. DM

Binsar Hutapea

Act. Assisten Lap

Wawan Nurdiawan

Pengawas Lapangan

Elias

M. Tingkas

Muhadi

Dede Sudarmoko

FX Abun

Pengawas Lapangan

Lenson

Damianus Dedi, SE

Satut

Adm Kantor / Kerani

Maria Suryanti

Modesta Santi

Dona Astrea Yetty

Agnes Mutiara

Mopet Mariani

Administrasi Gudang

Lambertus Sumadi

Emiliana

Agustina

Ab. Hendi

Cica Herlina

Mekanik

Sudarmawan

Yustinus

C. Erik


41

BAB V

PEMBAHASAN

A. Deskripsi Sistem Persediaan Habis Pakai di PT. Sumatera Makmur

Lestari Unit Sintang Estate (SMLS).

Persediaan habis pakai yang terdapat di SMLS adalah persediaan

berupa Sparepart (ban john deere,ban truk, racun rumput,oli (oli sae 10,

sae 46, 15w40) dan pupuk. Spare part adalah alat kendaraan seperti truk,

John Deere, Eskavator dan Buldozer yang di gunakan dalam oprasional di

perusahaan SMLS, demikain halnya dengan oli adalah persediaan yang

digunakan untuk kebutuhan operasional kendaraan yang digunakan dalam

perusahaan SMLS.

Persediaan racun rumput dan pupuk adalah persediaan yang

digunakan untuk mengelolah dan merawat perkebunan kelapa sawit mulai

dari kecambah kelapa sawit, penanaman, perawatan, hingga masa panen

sawit tersebut.

B. Pembahasan

a. Nota Pemakaian Barang

Sistem pemakaian persediaan habis pakai yang ada di SMLS selalu

di mulai dari karyawan yaitu sopir dan mandor (pengawas lapangan).

Untuk mengambil persediaan yang ada digudang sopir maupun mandor

harus mengambil slip nota pemakain barang di bagian KTU, slip nota

pemakain barang sebanyak empat lembar yang masing-masing berwarna


42

putih, merah, kuning, hijau, kemudiaan karyawan mengisi slip dengan

mencantumkan nama barang yang akan di ambil, mengisi tanggal

pengambilan barang, mengisi untuk keperluaan apa barang tersebut

diambil, dan mengisi lokasi atau blok asal karyawan yang akan mengambil

barang. Setelah mengisi lengkap nota pemakaian barang karyaan baik itu

sopir maupun mandor harus menandatangani slip nota pemakain barang

dan meminta tandatangan dari manajer, kepala gudang dan bagian

akuntansi untuk menandatangani slip nota pemakain barang tersebut.

Kemudian karyawan mendatang bagian gudang menyerahkaln slip dan

untuk mengambil barang yang di perlukan. Sebelum memberikan barang

kepada karyawan bagian gudang terlebih dahulu mengecek slip nota

permintaan barang apa bila sudah lengkap maka karyawan bagian gudang

akan menyerahkan barang kepada sopir, mekanik atau mandor sesuai

dengan permintaan yang terdapat pada slip nota permintaan barang. Slip

nota pengambilang barang berjumlah 4 rangkap masing-masing berwarna

kunin, hijau, putih dan merah. slip yang berwarna kuning di bawa oleh

karyawan yang meminta barang dan kemudiaan di simpan oleh karyawan

tersebut, slip yang berwarna hijau diserahkan kebagian gudang, slip warna

putih di serehkan ke manajer dan slip warna merah di serahkan ke bagian

akuntansi.

b. Nota Permintaan Pembelian

Jumlah persediaan yang ada digudang umumnya selalu terbatas

dan itu juga yang dialami oleh perusahaan SMLS. Untuk mengantisipasi


43

kehabisan stock bagian gudang mengecek barang yang ada digudang yang

terdapat pada kartu stock dan bin card. Apabila barang yang terdapat di

gudang sudah menipis atau sudah habis bagian gudang mengambil slip

nota permintaan barang ke bagiaan KTU kemudiaan bagian gudang

mengisi nota permintaan pembelian sebanyak empat rangkap, kemudian

mengisi slip nota permintaan pembelian dengan mencantukan barang yang

akan di beli dan mengisi kolom lokasi dan proyek. Setelah selesai kepala

gudang menandatangani slip dan meminta tandatangan dari pimpinan

proyek, FM/DM, dan bagian Finnancial Controller. Setelah diotorisasi

oleh pihak yang berwenang Slip nota permintaan pembelian yang empat

rangkap tersebut di serahkan ke pihak yang berkepentingan. Slip yang

berwarna hijau disimpan oleh bagian gudang, slip yang kuning deserahkan

kebagian pimpinan proyek, slip warna merah diserahkan kepada financial

controller dan slip yang berwarna putih tersebut dikirimkan ke gudang

pusat yang ada di Pontianak untuk meminta barang sesuai dengan

kebutuhan yang ada di gudang SMLS sebagai bukti pembelian barang.

Barang yang diminta akan datang paling lambat dalam waktu seminggu.

Setelah barang tersebut datang bagian gudang bertanggungjawab untuk

melakukan pengecekan terhadap surat pengantar barang sesuai dengan

nota permintaan pembeliaan. Apa bila sudah sesuai antara surat pengantar

barang dan slip nota permintaan barang langkah selanjutnya yang

dilakukan bagian gudang adalah mengecek jumlah dan jenis barang yang

dipesan apakah sesuai dengan surat pengantar barang atau tidak setelah


44

semuanya lengkap bagian gudang menandatangani surat pengantar barang

dan mencatat barang yang masuk di pembukuaan, kartu stock, bin card.

C. Formulir Yang Digunakan

a. Nota Permintaan Pembeliaan

Formulir ini mengidentifikasi permintaan pembelian barang dari

gudang di PT. Sumatera Makmur Lestari Sintang kepada perusahaan

induk di Pontianak. Formulir ini memiliki sebayak empat rangkap

masing-masing berwarna putih, merah, kuning, dan hijau.

b. Nota Pemakaian Barang

Formulir ini mengidentifikasi seluruh pemakaian barang yang di

gunakan oleh tiap divisi yang di keluarkan oleh gudang. Formulir ini

memeiliki sebanyak empat rangkap masing-masing berwarna putih,

merah, kuning dan hijau.

c. Kartu Stock

Kartu stock adalah pembukuan administrasi barang yang ada didalam

gudang peritem barang atau perunit.

d. Bin Card

Bin card adalah alamat barang yang berbentuk kartu stock kecil yang

diletakan di barang tersebut.


45

D. Fungsi Yang Terkait

a. Bagian Gudang

Fungsi gudang adalah memberikan barang yang dibutuhkan oleh

karyawan sesuai dengan nota pemakaian barang dan mengecek apakah

nota pemakaian barang sudah sesuai dengan prosedur yang berlaku di

perusahaan. Apa bila stock barang di gudang sudah menipis atau habis

bagian gudang bertugas melakukan pengajuan nota permintaan

pembelian.

b. Bagian Akuntansi

Fungsi bagian akuntansi mencatat semua bukti transaksi yang sesuai

dengan nota permintaan pembelian barang setiap kali perusahaan

melakukan pembelian barang yang di perlukan oleh gudang. Bagian

akuntansi juga bertugas menandatangani persetujuan nota permintaan

pembelian barang yang diajukan oleh bagian gudang.

c. Karyawan

Fungsi karyawan adalah berkaitan dengan nota pemakian barang.

Setiap kali akan mengambil barang yang ada di gudang, karyawan

harus terlebih dahulu mengisi nota pemakian barang.

d. Field Manager In Charge

Fungsi Field Manager In Charge adalah bertanggung jawab atas

seluruh kegiatan yang dilakukan di PT. Sumater Makmur Lestari Unit

Sintang Estate.


46

E. Bagan Alir Dokumen (Flowchart) Pemakaian dan Permintaan

Pembelian Barang PT. Sumatera Makmur Lestari Unit Sintang Estate

a. Bagan Alir Dokumen (Flowchart) Nota Pemakaian Barang

Keterangan :

NPB : Nota Pemakian Barang

KTU : Kepala Bagian Tata Usaha

Karyawan

Mulai

Meminta slip

NPB dari

KTU

Mengisi slip

NPB dan

diotorisasi oleh

karyawan tsb.

NPB B

NPB K

NPB M

NPB P

1


1

NPB B

NPB K

NPB M

NPB P

NPB B

NPB K

NPB M

NPB P

2

4

NPB K

Selesai

Barang diterima

dari gudang

6

NPB P

N

Mengotorisasi

NPB


47

Keterangan :

NPB : Nota Pemakaian Barang


1

NPB B

NPB K

NPB M

NPB P

NPB B

NPB K

NPB M

NPB P

2

Mengotorisasi

NPB

5

NPB M

N

Bagian Gudang

1

NPB B

NPB K

NPB M

NPB P

NPB B

NPB K

NPB M

Mengotorisasi

NPB

NPB P

5

4

6

Menyerahkan

barang sesuai

dengan Slip

NPB

Melakukan

pencatatan

dikartu

stockdan bin

card

NPB B

BIN CARD

Kartu STOCK

N


48

b. Bagan Alir Dokumen (Flowchart) Nota Permintaan Pembelian

Keterangan :

NPP : Nota Permintaan Pembelian


Bagian Gudang

Mulai

Meminta

slip NPP

dari KTU

Mengisi slip

NPP dan

diotorisasi

oleh bagian

gudang

NPP H

NPP K

NPP M

NPP P

1

Pimpinan Proyek

NPP H

NPP K

NPP M

NPP P

1

Mengotorisasi

NPP

NPP H

NPP K

NPP M

NPP P

2

1

NPP K

T


49

Keterangan :


Field Manager / Divisi Manager

In Charge

NPP H

NPP K

NPP M

NPP P

Mengotorisasi

NPP

NPP H

NPP K

NPP M

NPP P

3

NPP H

NPP K

NPP M

NPP P

3

Mengotorisasi

NPP

NPP H

NPP K

NPP M

NPP P


T

1

4

2


50

Keterangan :


SPB : Surat Pengantar Barang

NPP H

NPP P

T

Dikirim ke

gudang induk

barang dikirim dari gudang induk

beserta slip SPB

SPB 2

SPB 1

Memverifikasi

pesanan

barang

otorisasi

SPB

SPB 2

SPB 1

NPP H

T

Selesai

diserahkan

kebagian

pengiriman

barang

4


51

F. Data Flow Diagram Nota Pemakaian Barang dan Permintaan

Pembelian Barang PT. Sumatera Makmur Lestari Unit Sintang Estate

1.1 Data Flow Diagram Nota Pemakaian Barang

Perancangan Data Flow Diagram (DFD) Pemakaian Barang

NPB

NPB NPB

NPB Barang

Keterangan :


Sistem

Persediaan

Habis Pakai

B

Field Manager In

Charge

A

Karyawan

C

Financial

Controller

D

Bagian Gudang


52

1.2 Data Flow Diagram Nota Permintaan Pembelian Barang

Perancangan Data Flow Diagram (DFD) Permintaan Pembelian Barang

NPP

NPP NPP

SPB

NPP

Keterangan :


SPB : Surat Pengantar Barang

Sistem

Persediaan

Habis Pakai

B

Pimpinan Proyek

A

Gudang

C

Field Manager In

Charge

D

Financial

Controller


53

1.3 Data Flow Diagram Level 0 Nota Pemakaian Barang

Data Flow Diagram Level O Nota Pemakaian Barang

Keterangan :


A

Karyawan

1

Meminta slip

dan mengisi

NPB

NPBB

Filed Manager

in Charge

NPB

NPB

2

Mengotorisasi

NPB

NPB NPBC

Financial

Controller

3

Mengotorisasi

NPB

NPB

D

Bagian Gudang

BPN

NPB

NPB

4

Menyerahkan

barang ke

karyawan

5

Mencatat di

kartus Stock

dan Bin Card

NPB

NPB

Kartu Stock

Bin Card

6

Karyawan

menerima

barang dari

gudang

NPB

NPB

dan

Barang

NPB


54

1.4 Data Flow Diagram Level 0 Nota Permintaan Pembelian Barang

Data Flow Diagram Level O Permintaan Pembelian Barang

Keterangan :


SPB : Slip Pengantar Barang

A

Gudang

NPP 1

Meminta dan

mengisi slip

NPP

NPP B

Pimpinan Proyek

NPP 2

Mengotorisasi

NPP

NPPC

Field Manager

In Charge

NPP

3

Mengotorisasi

NPP

NPP

NPP

NPP

D

Financial

Controller

4

Mengirim

NPP ke

Gudang Induk

NPP

5

Barang

datang dan

memverifikasi

pesanan

NPPNPP dan SPB

6

Mengotorisasi

SPB

NPP

SPB

NPP

SPB

Barang


55

G. Identifikasi Kelemahan, Penyebab Kelemahan, Titik Keputusan, dan

Personil-Personil Kunci

Identikasi kelemahan merupakan proses analisis yang dilakukan untuk dapat

memetakan kelemahan yang menghambat tercapainya tujuan sistem.

Langkah-langkah yang dilakukan dalam tahap identifikasi kelemahan

adalah:

1. Mengidentifikasi Kelemahan

Identifikasi kelemahan dapat dilakukan dengan menemukan

langkah-langkah yang ada didalam sistem. Apabila kelemahan yang

ada tersebut dibiarkan tanpa dilakukan perbaiakan maka kelemahan

yang ada dapat menjadi suatu permasalahan dan ini akan menjadi

penghambat tercapainya tujuan sistem.

Secara keseluruhan sistem pemakaian barang dan permintaan

pembelian yang terdapat di PT. Sumatera Makmur Lestari Unit

Sintang Estate sudah cukup baik namun setelah melakukan observasi

penulis menemukan kelemahan yang terdapat di sistem pemakaian

barang digudang PT. Sumatera Makmur Lestari Unit Sintang Estate.

Kelemahan tersebut adalah ketika karyawan mengajukan slip

pemakaian barang kebagian gudang karyawan tidak menyerahkan

bukti bahwa barang yang di maksud sudah rusak atau habis, barang

yang rusak seperti spare part, paralon, pipa dan lain-lain serta barang

yang habis dipakai seperti ban, racun hama, pupuk dan lain-lain.

Akibatnya perusahaan atau bagian gudang tidak benar-benar tahu


56

barang itu rusak atau sudah habis. Kelemahan seperti ini dapat di

manfaatkan oleh karyawan yang tidak jujur untuk melakukan

kecurangan.

2. Mengidentifikasi Penyebab Kelemahan

Mengidentifikasi penyebab kelemahan dapat dilakukan dengan

melakukan analisis terhadap kelemahan-kelemahan yang sudah ada

kemudian mencari kemungkinan penyebab terjadinya kelemahan

tersebut. Dari kelemahan yang telah diidentifikasi diatas, kemudian

dapat dilakukan identifikasi penyebab kelemahan tersebut terjadi.

Berdasarkan identifikasi penyebab kelemahan diatas peneliti

menemukan penyebab kelemahan sistem pemakaian barang yang

terjadi di PT. Sumatera Makmur Lestari Unit Sintang Estate yaitu

tidak adanya aturan yang mengharuskan barang yang sudah rusak atau

habis untuk dikembalikan dan belum tersedianya gudang untuk

menyimpan barang yang sudah habis atau rusak tersebut.

3. Mengidentifikasi Titik Keputusan

Setelah penyebab terjadinya kelemahan dapat diidentifikasi,

tahap berikutnya adalah mengidentifikasi titik keputusan dari

kelemahan tersebut. Titik keputusan merupakan suatu kondisi yang

menyebabkan suatu kelemahan terjadi, dan titik keputusan merupakan

kondisi dimana akan diambil suatu keputusan untuk mengatasi

kelemahan.


57

Berdasarkan identifikasi penyebab kelemahan diatas sebaiknya

PT. Sumatera Makmur Lestari Unit Sintang Estate membuat aturan

bagi karyawan yang akan mengajukan pemakaian barang di gudang

harus menunjukkan bukti bahwa barang yang sebelumnya sudah rusak

atau habis. Untuk mendukung peraturan yang akan di buat sebaiknya

PT. Sumatera Makmur Lestari Unit Sintang Estate menyediakan

gudang khusus untuk menyimpan barang atau limbah yang sudah

rusak maupun yang sudah habis pakai.

4. Mengidentifikasi Personil-Personil Kunci

Langkah keempat dalam mengidentifikasi kelemahan adalah

mengidentifikasi personil-personil kunci. Personil kunci dalam

kelemahan sistem persediaan di PT. Sumatera Makmur Lestari Unit

Sintang Estate yang berhubungan dengan permintaan barang adalah

pimpinan tertinggi PT. Sumatera Makmur Lestari Unit Sintang Estate

dalam hal ini adalah Sem Wilayah Sintang 1. Sem Wilayah Sintang 1

sebagai pimpinan tertinggi seharusnya membuat peraturan yang

mewajibkan karyawan membawa bukti bahwa barang yang akan di

minta di gudang yang sebelumnya sudah rusak atau habis di pakai

sehingga dapat meminimalisir kecurangan dan menyediakan gudang

khusus untuk barang yang sudah rusak atau sudah habis dipakai

tersebut.


58

H. Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Habis Pakai di

PT. Sumatera Makmur Lestari Unit Sintang Estate.

Usulan perancangan sistem informasi akuntansi persediaan di

PT. Sumatera Makmur Lestari Unit Sintang Estate yang aktivitas

operasinya adalah pemkaian barang dan permintaan pembeliaan

barang ditemukan adanya kelemahan yaitu belum adanya aturan yang

mewajibkan karyawan untuk membawa bukti barang tersebut telah

rusak atau habis dipakai sehingga dapat berpotensi kecurangan.

Berdasarkan kelemahan diatas peneliti mengusulkan adanya

penambahan aturan mengenai kewajiban membawa barang yang rusak

atau habis dipakai sebagai barang bukti ketika akan melakukan

permintaan pemakaian barang kembali di bagian gudang. Selain

menambahkan aturan baru peneliti juga menyarankan perusahaan

sebaiknya menyediakan gudang untuk menampung barang yang sudah

rusak dengan harapan masih bisa diperbaiki oleh mekanik dan barang

yang sudah habis pakai dapat disimpan atau di daur ulang untuk

menghindari limbah yang dapat merusak dan mencemarkan

lingkungan. Peneliti hanya menambahkan rancangan usulan pada

pemakaian barang sedangkan alur dokumen permintaan pembelian

barang sudah baik.


59

I. Rancangan Usulan Flowchart dan Data Flow Diagram (DFD)

Pemakaian Barang PT. Sumatera Makmur Lestari Unit Sintang Estate

1.1 Dokumen dalam Rancangan Usulan Flowchart Pemakaian Barang

Adapun rancangan usulan dalam flowchart pemakian barang adalah

adanya beberapa tambahan yaitu di tetapkannya aturan untuk

mambawa bukti berupa barang yang rusak maupun yang habis di

pakai dan menyediakan gudang tempat menyimpan batang tersebut.


60

Keterangan :



Karyawan

Mulai

Meminta slip

NPB dari

KTU

Mengisi slip NPB

dan diotorisasi

oleh karyawan

tsb.

NPB B

NPB K

NPB M

NPB P

1


1

NPB B

NPB K

NPB M

NPB P

NPB B

NPB K

NPB M

NPB P

2

4

NPB K

Selesai

Barang diterima

dari gudang

6

NPB P

N

Mengotorisasi

NPB

Membawa

bukti barang

rusak/habis

dipakai


61

Keterangan :



NPB B

NPB K

NPB M

NPB P

Mengotorisasi

NPB

NPB B

NPB K

NPB M

NPB P

3

2

Bagian Gudang

3

NPB B

NPB K

NPB M

NPB P

Menerima bukti

barang

rusak/habis

pakai dan

menyimpannya

di gudang

Mengotorisasi

NPB

NPB B

NPB K

NPB M

NPB PMenyerahkan

barang

sesuai

dengan Slip

NPB

Melakukan

pencatatan

dikartu stock

dan Bin

Card

6

4

5

NPB B

BIN CARD

Kartu Stock

N

5

NPB M

N


62

1.2 Rancangan Usulan Data Flow Diagram (DFD) Nota Pemakaian Barang

NPB

NPB NPB

NPB Barang

Keterangan :


Sistem

Persediaan

Habis Pakai

B

Field Manager In

Charge

A

Karyawan

C

Financial

Controller

D

Bagian Gudang


63

1.2 Rancangan Usulan Data Flow Diagram Level 0 Nota Pemakaian Barang

Keterangan :


A

Karyawan

2

Meminta slip

dan mengisi

NPB

NPBB

Filed Manager

in Charge

NPB

NPB

3

Mengotorisasi

NPB

NPB NPBC

Financial

Controller

4

Mengotorisasi

NPB

NPB

D

Bagian Gudang

BPN

NPB

NPB

5

Menerima bukti

barang rusak

atau habis pakai

7

Mencatat di

kartus Stock

dan Bin Card

NPB

NPB

Kartu Stock

Bin Card

8

Karyawan

menerima

barang dari

gudang

NPB

NPB

dan

Barang

NPB

1

Membawa

bukti

barang

rusak atau

habis pakai

ke gudang

NPB

6

Menyerahkan

barang ke

karyawan

NPB


64

BAB VI

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan analisis data yang dilaksanakan dengan melakukan analisi dan

perancangan sistem, dapat disimpulkan :

Alur sistem pemakaian barang dan sistem permintaan pembelian

barang di gudang PT. Sumatera Makmur Lestari Unit Sintang Estate secara

keseluruhan sudah cukup baik namun tidak adanya dokumen yang memberi

gambaran bagan alur dokumen (flowchart) sistem persediaan pada

perusahaan. Seharusnya dengan adanya gambar bagan alur dokumen

(flowchart) dapat memudahkan karyawan menerapkan aturan yang dibuat.

Peneliti juga menemukan kelemahan pada alur sistem pemakaian

barang yang ada di gudang PT. Sumatera Makmur Lestari Unit Sintang

Estate yaitu belum adanya aturan yang mewajibkan karyawan untuk

menunjukkan bukti dan mengembalikan barang yang rusak dan telah habis

di pakai sebagai bukti bahwa barang tersebut benar-benar rusak dan telah

habis di pakai hal ini di lakukan untuk menghindari atau meminimalisir

kecurangan yang dilakukan oleh oknum tertentu.

Peneliti menyarankan agar peusahaan menambahkan aturan yang

mewajibkan karyawan mengembalikan barang yang rusak dan habis di

pakai sebagai bukti dan sebagai syarat untuk menerima barang yang baru

dari gudang. Agar barang yang dikembalikan tidak berantakan dan menjadi


65

limbah yang merugikan sebaiknya perusahaan. Sebaiknya perusahaan juga

menyediakan gudang khusus untuk barang yang rusak dan yang telah habis

dipakai dengan harapan barang yang rusak masih bisa di perbaiki oleh

mekanik atau limbahnya adapat diolah menjadi sesuatu yang bermanfaat

untuk perusahaan.

B. Keterbatasan Penelitian

Keterbatasan pada penelitian ini adalah :

1. Dokumen/ Nota tidak boleh dikeluarkan dari perusahaan sehingga

peneliti tidak punya bukti dokumen/nota yang lengkap.

2. Tidak adanya dokumen yang memberi gambaran bagan alir dokumen

(flowchart) sistem persediaan sehingga peneliti kemudian mengasumsi

bagan alir dokumen pelaksanaan sistem persediaan dengan membuat

gambaran bagan alir dokumen berdasarkan pelaksaan sistem persediaan di

PT. Sumatera Makmur Lestari Unit Sintang Estate.

3. Saran

Dari analisis data terhadap sistem persediaan, terdapat beberapa saran antara

lain :

1. Diperlukan adanya bagan alir dokumen tentang prosedur yang ada di

dalam sistem persediaan barang di gudang PT. Sumatera Makmur

Lestari Unit Sintang Estate. Perbaikan dapat dilakukan sesuai dengan

perancangan yang telah dilakukan dalam penelitian ini.


66

2. Diperlukan adanya perbaikan internal di PT. Sumatera Makmur

Lestari Unit Sintang Estate seperti menambahkan aturan yang

mewajibkan karyawan untuk membawa bukti barang yang telah

digunakan benar-benar rusak dan sudah habis di pakai.

3. Diperlukan adanya penambahan gudang khusus untuk menyimpan

barang yang rusak dan telah habis dipakai agar limbah perusahaan

tidak merusak lingkungan. Limbah yang tidak bermanfaat bisa di

buang ke tempat pembuangan sampah akhir sedangkan limbah berupa

besi dapat dijual kepada pembeli besi bekas. Barang bekas pakai

seperti ban truk atau ban Jhon Deere bisa di buat sebagai pot bunga

untuk mempercantik lingkungan perusahaan.


67

DAFTAR PUSTAKA

Arbie, Erwan . 2000. Pengantar Sistem Informasi Manajemen. Edisi Ke-7, Jilid

1, Bina Alumni Indonesia, Jakarta.

Bodner, George H. Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Salemba

Empat, Jakarta.

Budiman, Achmad N. 2004. Prinsip Prinsip Sistem Informasi Manajemen.

Penerbit Rajagrafindo persada, Jakarta.

Dermawan Sjahrial. 2007. Pengantar Manajemen Keuangan. Jakarta : Mitra

Wacana Media.

Hall, James A. 2007. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 4. Penerbit Salemba,

Jakarta.

Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informansi: Pendekatan

Terstruktur, Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Penerbit Andi Publisher,

Yogyakarta.

Kadir, Abdul. 2005. Pengenalan Sistem Informasi. Penerbit Andi Publisher,

Yogyakarta.

Krismiaji. 2005. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 2. Yogyakarta : Akademi

Manajemen Perusahaan YKPN.

Mulyadi. 2008. Sitem Akuntansi Edisi Kempat, Cetakan Kempat. Penerbit

Selemba Empat, Jakarta.


68

Narko. 2007. Sistem Akuntansi. Yayasan Pustaka Nusatama, Yogyakarta.

Rommney, Marshall & Steinbart. 2000. Analisis dan Desain Sistem Informansi:

Pendekatan Terstruktur, Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Penerbit

Selemba Empat, Jakarta.

Susanto, Azhur. 2008. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Gramedia.

Syamsuddin, Lukman. 2000. Manajemen Keuangan Perusahaan Konsep Aplikasi

Dalam Perencanaan, Pengawasan, Dan Pengambilan Keputusan. Raja

Grafiko Persada. Jakarta.


69

LAMPIRAN

Bin Card


70

Nota Pemakaian Barang (Nota Kosong)

Nota Permintaan Pembelian (Nata Kosong)


71

Nota Pemakaian Barang


72

Kartu Stock

Kartu Stock


73

Nota Permintaan Pembelian


74

Surat Pengantar Barang


analisis dan perancangan sistem persediaan habis … · c. formulir yang digunakan ... i. rancangan...

Documents