analisis dan perancangan sistem informasi...
TRANSCRIPT
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PADA LAZ PORTAL INFAQ YOGYAKART
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Ahmad Mubarok Kholil
10.12.4950
kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA
YOGYAKARTA
2014
NASKAH PUBLIKASI
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PADA LAZ PORTAL INFAQ YOGYAKART
disusun oleh
Ahmad Mubarok Kholil
10.12.4950
Dosen Pembimbing
Kusrini, Dr., M.Kom
NIK 190302106
Tanggal, 25 Februari 2014
Ketua Jurusan
Sistem Informasi
Drs. Bambang Sudaryatno, M.M
NIK 190302029
ANALYSIS AND DESIGN OF ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS AT LAZ
PORTAL INFAQ YOGYAKARTA
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA LAZ
PORTAL INFAQ YOGYAKART
Ahmad Mubarok Kholil
Kusrini
Jurusan Sistem Informasi
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Accounting information system is an important thing in an organization, because the accounting information system is one tool that can provide information to an organization's leadership. Information systems are properly implemented will be set authorization and charging responsibilities expressly, prevent errors and fraud, the process of recording and reporting the data carefully so that the information can be found quickly and by the premises concerned.
Based on the above description the writer is interested in conducting research in order to construct the thesis entitled "Analysis and Design of Accounting Information Systems to Improve the Effectiveness and Efficiency at Work Employee LAZ Portal Infaq Yogyakarta".
This study was conducted with descriptive methods. Descriptive method as activities that include data collection in order to test or answer questions concerning the state of the running time of a research subject. Types of data used are primary data and secondary data. Data collection techniques using interview techniques, engineering literature, and observation techniques. Keywords : Accounting, Research, Analysis, Information Systems, Descriptive, LAZ.
1. PENDAHULUAN
Informasi merupakan suatu hal yang sangat penting bagi Lembaga Amil Zakat,
karena Lembaga Amil Zakat bertujuan untuk menyediakan informasi yang menyangkut
pelaporan atas penghimpunan, pendistribusian, dan pendayagunaan Zakat,
Infaq/Sedekah, dan dana sosial keagamaan lainnya yang bermanfaat dalam
pengambilan keputusan. Selain itu, laporan keuangan Amil Zakat juga bertujuan sebagai
alat pertanggungjawaban (akuntabilitas) dan transparansi pengolahan keuangnan
kepada para pemangku kepentingan serta sebagai alat untuk evaluasi kinerja manajerial
dan organisasi.
Suatu laporan keuangan bermanfaat apabila informasi yang disajikan dalam
laporan keuangan tersebut dapat dipahami, relevan, dan andal. Untuk itu dibutuhkan
sebuah sistem informasi akuntansi yang mampu mengatasi semua kebutuhan informasi
keuangan Lembaga Amil Zakat. LAZ Portal Infaq Yogyakarta merupakan suatu instansi
yang mengolah dana infaq dan zakat dan didistribusikan kepada para pemangku
kepentingan dengan menggunakan cara perhitungan yang masih manual, sehingga
sangat riskan terjadi kesalhan data dan berakibat kepada kesalahan informasi dan akan
menjadi masalh besar terhadap laporan dan pertanggungjawaban kedepannya.
Menanggapi hal tersebut diatas maka penulis memilih judul “Analisis dan
Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pada LAZ Portal Infaq Yogyakarta”, yang
diharapkan nantinya dapat digunakan untuk membantu pihak manajemen dalam
mengatur kebijaksanaan instansi dan pengambilan keputusan.
2. LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
2.1.1. Pengertian Sistem
Istilah system berasal dari bahasa Ynani yaitu “sistema”, ditinjau dari sudut
katanya suatu system dapat diartikan sebagai kumpulan atau himpunan dari unsur,
komponen atau variabel-variabel terorganisir, saling tergantung satu sama lain dan
terpadu yang berfungsi untuk mencapai tujuan.
Menurut Stoa (2008), sistem merupakan gabungan dari keseluruhan langit dan
bumi yang saling bekerja sama yang membentuk suatu keseluruhan dan apabila salah
satu unsur tersebut hilang atau tidak berfungsi, maka gabungan keseluruhan tersebut
tidak dapat lagi kita sebut suatu sistem
Kez (2008), berpendapat bahwa sistem yaitu gabungan dari sekelompok
komponen baik itu manusia dan/atau bukan manusia (non-human) yang saling
mendukung satu sama lain serta diatur menjadi sebiah kesatuan yang utuh untuk
mencapai suatu tujuan, sasaran bersama atau hasil akhir.
2.2. Pengertian Informasi
Gordon B. Davis mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diolah menjadi
sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengembangkan
keputusan saat ini dan yang akan dating.1
1 Gordon B. Davis, “Sistem Informasi manajemen”, cetakan ke-9, jakarga : PT Gramedia
1995 hal 28
Jogiyanto mendefinisikan informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang
lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.2
Berdasarkan definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa sumber informasi
adalah data. Data belum menujukan suatu yang bisa dipahami, karenanya harus
diproses terlebih dahulu.
Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi lebih berguna bagi yang
menerimanya dan menggambarkan suatu kejadian nyata untuk alat bantu dalam
pengambilan keputusan.
2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi
2.3.1. Pengertian Sistem Informasi
Informasi didapat dari sistem informasi (Information System) atau disebut juga
processing sistem. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K.Roscoe
Davis sebagai berikut :
Sistem informasi adalah suatu sistem didalam organisasi yang akan
mempertemuakan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat
manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar
tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.3
2.3.2. Komponen Sistem Informasi
Sistem Informasi berbasis komputer (CBIS) dalam suatu organisasi terdiri dari
komponen-komponen berikut:
a. Perangkat Keras : perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan
masukan data, memproses data dan keluaran data.
b. Perangkat Lunak : program dan instruksi yang diberikan ke komputer.
c. Database : kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian rupa
sehingga mudah diakses pengguna sistem informasi.
d. Telekomunikasi : komunikasi yang menghubungkan antara pengguna sistem dan
sistem komputer sacara bersama-sama kedalam suatu jaringan kerja yang efektif.
e. Manusia : personel dari sistem informasi, meliputi manajer, analis, programer, dan
operator, serta bertanggung jawab tehadap perawatan sistem.
Prosedur ini yaitu tata cara yang meliputi strategi, kebijakan, metode, dan
peraturan-peraturan dalam menggunakan sistem informasi berbasis komputer.
2.4. Basis Data
2.4.1. Definisi Basis Data
Basis data adalah kumpulan data yang saling berelasi satu dengan yang lainnya.
Basis data meliputi spesifikasi dari tipe data, struktur dan batasan dari data atau
informasi yang akan disimpan.
Basis data merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi,
karena merupakan basis dalam menyediakan informasi kepada para pengguna atau
user. Basis data tidak secara langsung menampilkan data ke user, tetapi user harus
menjalankan aplikasi yang mengakses data dari database dan menampilkan dalam
bentuk yang mudah dimengerti.
2 Jogiyanto Hm “Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan terstruktur Teori dan
Praktek Aplikasi 3 Robert A. Letch / K.Rescoe Davis, Accounting Information Sistem. (New Jersey :
Prentice-H,1983, Hal 6)
2.5. Context Diagram
2.5.1. Definisi CD (Context Diagram )
Context Diagram adalah diagram aliran data yang paling dasar dari suatu
organisasi yang menunjukkan bagaimana proses-proses mentransformasikan data yang
datang ke informasi dan yang keluar.
2.6. ERD (Entity Relationship Diagram)
2.6.1. Definisi ERD (Entity Relationship Diagram)
ERD (Entity Rela tionship Diagram) adalah diagram yang berguna untuk
memodelkan sistem yang nantinya akan dikembangkan dalam basis datanya. ERD
(Entity Relationship Diagram) terusan atas 3 (tiga) komponen, yaitu entitas, atribut dan
keselarasan antar entitas . Secara garis besar, entitas merupakan objek dasar yang
terlihat dalam sistem. Atribut berperan sebagai penjelas entitas, dan kerapian
menunjukan hubungan yang terjadi diantara 2 (dua) entitasDFD (Data Flow Diagram)
2.6.2. Definisi DFD (Data Flow Diagram)
DFD (Data Flow Diagram) adalah gambaran alir data atau informasi tanpa
mengaitkan bentuk fisik media penyimpanan data atau hardware. DFD (Data Flow
Diagram) merupakan alat bantu yang berfungsi untuk menggambarkan secara rinci
mengenai sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan satu sama
lain dengan menunjukkan dari dan kemana data mengalir serta penyimpangannya.
2.6.3. Definisi Flowchart
Flowchart merupakan bagan atau gambar yang memperlihatkan urutan dan
hubungan antar proses beserta instruksinya. Gambaran ini dinyatakan dengan simbol.
Dengan demikian setiap simbol menggambarkan proses tertentu sedangkan antara
proses digambarkan dengan garis penghubung.
2.7. Konsep Dasar Akuntansi
2.7.1. Pengertian Akuntansi
Akuntansi adalah suatu proses pencatatan, penggolongan, peringkasan dan
pelaporan dari kegiatan transaksi perusahaan.4
Dengan akuntansi perkembangan perusahaan bisa diikuti dari waktu ke waktu,
keuntungan ataupun kerugian dapat dideteksi, sehingga jika perusahaan merugi bisa
segera dicari penyebabnya dan ditanggulangi, sedangkan jika mendapat keuntungan
perusahaan bisa mengembangkannya untuk perluasan usaha. Oleh kerena itu kegiatan
akuntansi sangant dibutuhkan oleh setiap perusahaan baik perusahaan kecil apalagi
perusahaan besar, baik pada perusahaan yang berorientasi keuntungan maupun non
laba.
2.7.2. Proses akuntansi
Proses akuntansi adalah serangkaian kegiatan yang diawali dengan transaksi dan berakhir dengan penutup buku atau berakhirnya seluruh proses pencatatan pada periode tertentu.
5
4 Jogiyanto.HM,Analisis dan desain Sistem Informasi : Pendekatan terstruktur teori dan
praktek palikasi bisnis, andi offset, Yogyakarta, 1995, Hal 17
Karena proses ini diulang setiap periode. Pelaporan ini mencakup langkah-langkah utamanya yaitu :
a. Pencatatan Mencatat transaksi-transaksi ke dalam bukti transaksi yang berupa kwitansi, faktur
penjualan, faktur pembelian, bukti pengeluaran, bukti penerimaan. b. Penggolongan / jurnal Adalah memisahkan transaksi menurut sifatnya apakah termasuk transaksi
penjualan, pembelian, biaya operasional, pembelian perlengkapan kantor dan sebagainya. Jurnal dilakukan dengan mendebit dan kredit perkiraan agar terjadi keseimbangan dalam buku besar.
c. Peringkasan / Buku besar Adalah proses pengumpulan kembali transaksi-transaksi yang telah diklarifikasikan
dalam jurnal, proses ini sering dikenal dengan istilah posting. d. Pelaporan Dari buku besar kemudian akan disusun menjadi laporan keuangan melalui proses
yang disebut pelaporan. Hasil dari prtoses pelaporan adalah tersusunnya laporan keuangan yang terdiri dari neraca dan laporan rugi laba.
2.8. Perangkat lunak (software) yang digunakan
2.8.1. Microsoft Visual Basic 6.0
Visual Basic adalah salah satu bahasa pemrograman komputer. Bahasa
pemrograman Visual Basic, dikembangkan oleh Microsoft sejak tahun 1991,yang
kemudian terus dirilis sesuai dengan tuntutan perkembangannya yang hingga kini
muncullah Visual Basic versi 6.0 merupakan produk rilis di akhir tahun 1998.
2.8.2. Microsoft SQL Server 2000
Microsoft SQL Server 2000 merupakan suatu bahasa pemograman yang
memberikan berbagai fasilitas pembuatan database. Bahasa pemrograman Microsoft
SQL Server 2000 merupakan bahasa standar yang digunakan dalam manajemen system
basis data relasional.
Beberapa keunggulan dari SQL Server 2000 diantaranya :
1. Memiliki dua mode Authentication, yaitu NT user dan SQL Server user.
2. Mampu mengatur hak akses dari penggunaan table, view, function hingga
penggunaan field dalam table.
3. Bisa digunakan pada client dengan OS lama seperti Win 98 dan ME dengan
penggunaan ODBC
5 Gusbud, Pengertian Profesi Akuntansi 2011 :
Pendidikan.Bologspot.com/2011/03/Pendidikan
Proses
Pencatatan
Proses
Penggolongan
Proses
Peringkasan
Proses
Pelaporan
Buki Transaksi Jurnal Buku Besar Laporan
Keuangan
Gambar 2. 1 Proses Akuntansi
4. Proses backup fisik yang mudah karena database disatukan dalam satu file(*.mdf)
dan lognya (*.ldf) sehingga admin tinggal mengcopy filenya saja.
5. Penggunaan GUI yang baik
3. Pembahasan
3.1. Rancangan Sistem yang Diusulkan
Model perancangan sistem secara umum pada sistem yang diusulkan
digambarkan dalam bentuk flowchart sistem dan diagram arus data yang lebih
menjelaskan pada user mengenai fungsi-fungsi dari sistem secara logika akan bekerja
dan flowchart akan menunjukkan urutan kegiatan dari sistem informasi berbasis
computer.
3.1.1. Normalisasi
3.1.1.1. Bentuk normal pertama
Bentuk normal yang pertama atau 1NF mensyaratkan beberapa kondisi
dalam sebuah database, berikut adalah fungsi dari bentuk normal pertama ini.
i. Menghilangkan duplikasi kolom dari tabel yang sama.
ii. Buat tabel terpisah untuk masing-masing kelompok data terkait dan
mengidentifikasi setiap baris dengan kolom yang unik (primary key).
Adapun bentuk normal pertama atau 1NF yang ada adalah sebagai berikut :
Tabel 3.1 1NF
Tb Mustahik Tb Muzaki Tb Akun Tb operator
MustahikID
Nama_mustahik
Alamat
telpon
muzakiID
nama_muzaki
alamat
telpon
No_akun
Nama_akun
Level
Saldo
Jenis
Aktiva
penyesuaian
Kd_operator
Nama_operator
Alamat_op
Telpon_op
Tb Jurnal Tb penerimaan Tb penyaluran
No_jurnal
No_akun
Nama_akun
Tgl
Debet
Kredit
Total
keterangan
penerimaanID
muzakiID
nama_muzaki
no_akun
nama_akun
tgl
jumlah
total
penyaluranID
mustahikID
nama_mustahik
tgl
no_akun
nama_akun
jumlah
total
3.1.1.2. Bentuk normal kedua
Syarat untuk menerapkan normalisasi bentuk kedua ini adalah data telah
dibentuk dalam 1NF, berikut adalah beberapa fungsi normalisasi 2NF.
i. Menghapus beberapa subset data yang ada pada tabel dan
menempatkan mereka pada tabel terpisah.
ii. Menciptakan hubungan antara tabel baru dan tabel lama dengan
menciptakan foreign key.
iii. Tidak ada atribut dalam tabel yang secara fungsional bergantung pada
candidate key tabel tersebut.
Adapun bentuk normal kedua atau 2NF yang ada adalah sebagai berikut :
Tabel 3.2 2NF
Tb Jurnal Tb Detail_jurnal Tb Penerimaan
No_jurnal
Tgl
Keterangan
No_jurnal
No_akun
Debet
Kredit
Total
PenerimaanID
muzakiID
tgl
total
Tb detail penerimaan Tb Penyaluran Tb Detail Penyaluran
PenerimaanID
No_akun
Jml
PenyaluranID
mustahikID
tgl
total
PenyaluranID
No_akun
Jml
3.1.1.3. Bentuk normal ketiga
Normalisasi database dalam bentuk 3NF bertujuan untuk menghilangkan
seluruh atribut atau field yang tidak berhubungan dengan primary key. Dengan
demikian tidak ada ketergantungan transitif pada setiap kandidat key. Syarat dari
bentuk normal ketiga atau 3NF adalah :
i. Memenuhi semua persyaratan dari bentuk normal kedua.
ii. Menghapus kolom yang tidak tergantung pada primary key.
Tidak semua kasus atau tabel dapat kita sesuaikan dengan berbagai
bentuk normalisasi ini. Adapun bentuk normal kedua atau 2NF yang ada adalah
sebagai berikut :
3.1.2. Relasi Antar Tabel
Gambar 2.1 Relasi Tabel
3.1.3. DFD (Data Flow Diagram)
DFD (Data Flow Diagram) adalah gambaran alir data atau informasi tanpa
mengaitkan bentuk fisik media penyimpanan data atau hardware.
3.1.4. Flowchart
Flowchart sistem adalah suatu diagram alir yang menggambarkan suatu sistem
yang digunakan untuk proses pengolahan data setelah penelitian.
3.2. Rancangan Antar Muka
1. Rancangan Form Login
Gambar 3.2 Rancangan Form Login
2. Rancangan MDI Form
Gambar 3.3 Rancangan Menu Utama
3.3. Implementasi Program
1. Koneksi
Dari aplikasi yang dijalankan, terlebih dahulu akan menjalankan proses koneksi ke
database yang selanjutnya akan menjalankan seluruh perintah yang diberikan user.
Fungsi pertama yang dijalankan adalah konesi database yang akan menampung data
yang akan dicocokkan pada database. Implementasinya sebagai berikut :
Public Sub konek()
On Error GoTo errhend
If conn.State = adStateOpen Then conn.Close
conn.Open "Provider=SQLOLEDB.1;Integrated Security=SSPI;Persist
Security Info=False;Initial Catalog=LAZA"
Exit Sub
errhend:
MsgBox "Koneksi gagal" & vbCrLf & Err.Description, vbCritical, "Error"
End Sub
2. Form Login
Form ini digunakan untuk masuk ke menu utama dengan mengisikan username
dan password yang benar. Apabila terjadi kesalahan pada username ataupun password,
maka program akan memberikan peringatan kesalahan.
Gambar 3.4 Form Login
3. Form Utama
Form Utama memiliki beberapa menu yang berfungsi untuk menampilkan internal
form lain yang dibutuhkan dalam aplikasi. Form ini muncul setelah user melakukan login
secara benar baik username maupun password. Berikut ini adalah tampilan untuk Form
Menu Utama :
Gambar 3.5 Menu Utama
4. Laporan jurnal umum
Jurnal umum adalah pencatatan seluruh transaksi yang berlangsung selama satu
tahun yang du urutkan berdasarkan tanggal.
Gambar 3.7 Jurnal umum
3.4. Manual Program
Manual program adalah penuntun bagi pengguna bagaimana mengoperasikan
sistem itu sehingga dapat dicapai apa yang diinginkan oleh pengguna.
3.4.1. Paket Instalasi
Package and Deployment adalah proses pembuatan master untuk distribusi
aplikasi ke user. Dengan Package and Deployment aplikasi dapat diinstal di tempat user
dan dapat berjalan mandiri, yang berarti tidak memerlukan lagi Microsoft Visual Basic.
Adapun proses pembuatan
5. Penutup
5.1. Kesimpulan
Dari penelitian yang telah dilakukan pada bab-bab sebelumnya dapat
disimpulkan beberapa hal yaiu :
1. Untuk menganalisis dan merancang sebuah sistem informasi akuntansi
untuk LAZ Portal Infaq Yogyakarta diperlukan data-data yang lengkap
mengenai sistem yang sedang berjalan pada Lembaga Amil Zakat
Portal Infaq Yogyakarta, dengan cara melakukan wawancara kepada
pihak Poral Infaq Yogyakarta lalu menganalisis kekurangan dan
kelemahan pada system, mencari solusi dari kelemahan tersebut
kemudian melakukan analisis kebutuhan. Sehingga bisa kita simpulkan
sisem informasi akuntansi seperti apa yang tepat untuk dibangun agar
mampu menghasilkan laporan yang akurat, cepan, dan andal dan dapat
memprmudah kinerja karyawan LAZ Portal Infaq Yogyakarta.
5.2. Saran
1. Perlu ditambahkan beberapa laporan-laporan penting lainnya yang belum
terdapat pada aplikasi LAZ Accounting.
DAFTAR PUSTAKA
Gordon B. Davis, “Sistem Informasi manajemen”, cetakan ke-9, jakarga : PT Gramedia 1995 hal 28
Gusbud, Pengertian Profesi Akuntansi 2011 :
Pendidikan.Bologspot.com/2011/03/Pendidikan Jogiyanto Hm “Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan terstruktur Teori dan
Praktek Aplikasi” Robert A. Letch / K.Rescoe Davis, Accounting Information Sistem. (New Jersey :
Prentice-H,1983, Hal 6)