ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PADA LAZ PORTAL INFAQ YOGYAKART

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Ahmad Mubarok Kholil

10.12.4950

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

YOGYAKARTA

2014

NASKAH PUBLIKASI

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PADA LAZ PORTAL INFAQ YOGYAKART

disusun oleh

Ahmad Mubarok Kholil

10.12.4950

Dosen Pembimbing

Kusrini, Dr., M.Kom

NIK 190302106

Tanggal, 25 Februari 2014

Ketua Jurusan

Sistem Informasi

Drs. Bambang Sudaryatno, M.M

NIK 190302029

ANALYSIS AND DESIGN OF ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS AT LAZ

PORTAL INFAQ YOGYAKARTA

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA LAZ

PORTAL INFAQ YOGYAKART

Ahmad Mubarok Kholil

Kusrini

Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Accounting information system is an important thing in an organization, because the accounting information system is one tool that can provide information to an organization's leadership. Information systems are properly implemented will be set authorization and charging responsibilities expressly, prevent errors and fraud, the process of recording and reporting the data carefully so that the information can be found quickly and by the premises concerned.

Based on the above description the writer is interested in conducting research in order to construct the thesis entitled "Analysis and Design of Accounting Information Systems to Improve the Effectiveness and Efficiency at Work Employee LAZ Portal Infaq Yogyakarta".

This study was conducted with descriptive methods. Descriptive method as activities that include data collection in order to test or answer questions concerning the state of the running time of a research subject. Types of data used are primary data and secondary data. Data collection techniques using interview techniques, engineering literature, and observation techniques. Keywords : Accounting, Research, Analysis, Information Systems, Descriptive, LAZ.

1. PENDAHULUAN

Informasi merupakan suatu hal yang sangat penting bagi Lembaga Amil Zakat,

karena Lembaga Amil Zakat bertujuan untuk menyediakan informasi yang menyangkut

pelaporan atas penghimpunan, pendistribusian, dan pendayagunaan Zakat,

Infaq/Sedekah, dan dana sosial keagamaan lainnya yang bermanfaat dalam

pengambilan keputusan. Selain itu, laporan keuangan Amil Zakat juga bertujuan sebagai

alat pertanggungjawaban (akuntabilitas) dan transparansi pengolahan keuangnan

kepada para pemangku kepentingan serta sebagai alat untuk evaluasi kinerja manajerial

dan organisasi.

Suatu laporan keuangan bermanfaat apabila informasi yang disajikan dalam

laporan keuangan tersebut dapat dipahami, relevan, dan andal. Untuk itu dibutuhkan

sebuah sistem informasi akuntansi yang mampu mengatasi semua kebutuhan informasi

keuangan Lembaga Amil Zakat. LAZ Portal Infaq Yogyakarta merupakan suatu instansi

yang mengolah dana infaq dan zakat dan didistribusikan kepada para pemangku

kepentingan dengan menggunakan cara perhitungan yang masih manual, sehingga

sangat riskan terjadi kesalhan data dan berakibat kepada kesalahan informasi dan akan

menjadi masalh besar terhadap laporan dan pertanggungjawaban kedepannya.

Menanggapi hal tersebut diatas maka penulis memilih judul “Analisis dan

Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pada LAZ Portal Infaq Yogyakarta”, yang

diharapkan nantinya dapat digunakan untuk membantu pihak manajemen dalam

mengatur kebijaksanaan instansi dan pengambilan keputusan.

2. LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

2.1.1. Pengertian Sistem

Istilah system berasal dari bahasa Ynani yaitu “sistema”, ditinjau dari sudut

katanya suatu system dapat diartikan sebagai kumpulan atau himpunan dari unsur,

komponen atau variabel-variabel terorganisir, saling tergantung satu sama lain dan

terpadu yang berfungsi untuk mencapai tujuan.

Menurut Stoa (2008), sistem merupakan gabungan dari keseluruhan langit dan

bumi yang saling bekerja sama yang membentuk suatu keseluruhan dan apabila salah

satu unsur tersebut hilang atau tidak berfungsi, maka gabungan keseluruhan tersebut

tidak dapat lagi kita sebut suatu sistem

Kez (2008), berpendapat bahwa sistem yaitu gabungan dari sekelompok

komponen baik itu manusia dan/atau bukan manusia (non-human) yang saling

mendukung satu sama lain serta diatur menjadi sebiah kesatuan yang utuh untuk

mencapai suatu tujuan, sasaran bersama atau hasil akhir.

2.2. Pengertian Informasi

Gordon B. Davis mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diolah menjadi

sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengembangkan

keputusan saat ini dan yang akan dating.1

1 Gordon B. Davis, “Sistem Informasi manajemen”, cetakan ke-9, jakarga : PT Gramedia

1995 hal 28

Jogiyanto mendefinisikan informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang

lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.2

Berdasarkan definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa sumber informasi

adalah data. Data belum menujukan suatu yang bisa dipahami, karenanya harus

diproses terlebih dahulu.

Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi lebih berguna bagi yang

menerimanya dan menggambarkan suatu kejadian nyata untuk alat bantu dalam

pengambilan keputusan.

2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi

2.3.1. Pengertian Sistem Informasi

Informasi didapat dari sistem informasi (Information System) atau disebut juga

processing sistem. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K.Roscoe

Davis sebagai berikut :

Sistem informasi adalah suatu sistem didalam organisasi yang akan

mempertemuakan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat

manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar

tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.3

2.3.2. Komponen Sistem Informasi

Sistem Informasi berbasis komputer (CBIS) dalam suatu organisasi terdiri dari

komponen-komponen berikut:

a. Perangkat Keras : perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan

masukan data, memproses data dan keluaran data.

b. Perangkat Lunak : program dan instruksi yang diberikan ke komputer.

c. Database : kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian rupa

sehingga mudah diakses pengguna sistem informasi.

d. Telekomunikasi : komunikasi yang menghubungkan antara pengguna sistem dan

sistem komputer sacara bersama-sama kedalam suatu jaringan kerja yang efektif.

e. Manusia : personel dari sistem informasi, meliputi manajer, analis, programer, dan

operator, serta bertanggung jawab tehadap perawatan sistem.

Prosedur ini yaitu tata cara yang meliputi strategi, kebijakan, metode, dan

peraturan-peraturan dalam menggunakan sistem informasi berbasis komputer.

2.4. Basis Data

2.4.1. Definisi Basis Data

Basis data adalah kumpulan data yang saling berelasi satu dengan yang lainnya.

Basis data meliputi spesifikasi dari tipe data, struktur dan batasan dari data atau

informasi yang akan disimpan.

Basis data merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi,

karena merupakan basis dalam menyediakan informasi kepada para pengguna atau

user. Basis data tidak secara langsung menampilkan data ke user, tetapi user harus

menjalankan aplikasi yang mengakses data dari database dan menampilkan dalam

bentuk yang mudah dimengerti.

2 Jogiyanto Hm “Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan terstruktur Teori dan

Praktek Aplikasi 3 Robert A. Letch / K.Rescoe Davis, Accounting Information Sistem. (New Jersey :

Prentice-H,1983, Hal 6)

2.5. Context Diagram

2.5.1. Definisi CD (Context Diagram )

Context Diagram adalah diagram aliran data yang paling dasar dari suatu

organisasi yang menunjukkan bagaimana proses-proses mentransformasikan data yang

datang ke informasi dan yang keluar.

2.6. ERD (Entity Relationship Diagram)

2.6.1. Definisi ERD (Entity Relationship Diagram)

ERD (Entity Rela tionship Diagram) adalah diagram yang berguna untuk

memodelkan sistem yang nantinya akan dikembangkan dalam basis datanya. ERD

(Entity Relationship Diagram) terusan atas 3 (tiga) komponen, yaitu entitas, atribut dan

keselarasan antar entitas . Secara garis besar, entitas merupakan objek dasar yang

terlihat dalam sistem. Atribut berperan sebagai penjelas entitas, dan kerapian

menunjukan hubungan yang terjadi diantara 2 (dua) entitasDFD (Data Flow Diagram)

2.6.2. Definisi DFD (Data Flow Diagram)

DFD (Data Flow Diagram) adalah gambaran alir data atau informasi tanpa

mengaitkan bentuk fisik media penyimpanan data atau hardware. DFD (Data Flow

Diagram) merupakan alat bantu yang berfungsi untuk menggambarkan secara rinci

mengenai sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan satu sama

lain dengan menunjukkan dari dan kemana data mengalir serta penyimpangannya.

2.6.3. Definisi Flowchart

Flowchart merupakan bagan atau gambar yang memperlihatkan urutan dan

hubungan antar proses beserta instruksinya. Gambaran ini dinyatakan dengan simbol.

Dengan demikian setiap simbol menggambarkan proses tertentu sedangkan antara

proses digambarkan dengan garis penghubung.

2.7. Konsep Dasar Akuntansi

2.7.1. Pengertian Akuntansi

Akuntansi adalah suatu proses pencatatan, penggolongan, peringkasan dan

pelaporan dari kegiatan transaksi perusahaan.4

Dengan akuntansi perkembangan perusahaan bisa diikuti dari waktu ke waktu,

keuntungan ataupun kerugian dapat dideteksi, sehingga jika perusahaan merugi bisa

segera dicari penyebabnya dan ditanggulangi, sedangkan jika mendapat keuntungan

perusahaan bisa mengembangkannya untuk perluasan usaha. Oleh kerena itu kegiatan

akuntansi sangant dibutuhkan oleh setiap perusahaan baik perusahaan kecil apalagi

perusahaan besar, baik pada perusahaan yang berorientasi keuntungan maupun non

laba.

2.7.2. Proses akuntansi

Proses akuntansi adalah serangkaian kegiatan yang diawali dengan transaksi dan berakhir dengan penutup buku atau berakhirnya seluruh proses pencatatan pada periode tertentu.

5

4 Jogiyanto.HM,Analisis dan desain Sistem Informasi : Pendekatan terstruktur teori dan

praktek palikasi bisnis, andi offset, Yogyakarta, 1995, Hal 17

Karena proses ini diulang setiap periode. Pelaporan ini mencakup langkah-langkah utamanya yaitu :

a. Pencatatan Mencatat transaksi-transaksi ke dalam bukti transaksi yang berupa kwitansi, faktur

penjualan, faktur pembelian, bukti pengeluaran, bukti penerimaan. b. Penggolongan / jurnal Adalah memisahkan transaksi menurut sifatnya apakah termasuk transaksi

penjualan, pembelian, biaya operasional, pembelian perlengkapan kantor dan sebagainya. Jurnal dilakukan dengan mendebit dan kredit perkiraan agar terjadi keseimbangan dalam buku besar.

c. Peringkasan / Buku besar Adalah proses pengumpulan kembali transaksi-transaksi yang telah diklarifikasikan

dalam jurnal, proses ini sering dikenal dengan istilah posting. d. Pelaporan Dari buku besar kemudian akan disusun menjadi laporan keuangan melalui proses

yang disebut pelaporan. Hasil dari prtoses pelaporan adalah tersusunnya laporan keuangan yang terdiri dari neraca dan laporan rugi laba.

2.8. Perangkat lunak (software) yang digunakan

2.8.1. Microsoft Visual Basic 6.0

Visual Basic adalah salah satu bahasa pemrograman komputer. Bahasa

pemrograman Visual Basic, dikembangkan oleh Microsoft sejak tahun 1991,yang

kemudian terus dirilis sesuai dengan tuntutan perkembangannya yang hingga kini

muncullah Visual Basic versi 6.0 merupakan produk rilis di akhir tahun 1998.

2.8.2. Microsoft SQL Server 2000

Microsoft SQL Server 2000 merupakan suatu bahasa pemograman yang

memberikan berbagai fasilitas pembuatan database. Bahasa pemrograman Microsoft

SQL Server 2000 merupakan bahasa standar yang digunakan dalam manajemen system

basis data relasional.

Beberapa keunggulan dari SQL Server 2000 diantaranya :

1. Memiliki dua mode Authentication, yaitu NT user dan SQL Server user.

2. Mampu mengatur hak akses dari penggunaan table, view, function hingga

penggunaan field dalam table.

3. Bisa digunakan pada client dengan OS lama seperti Win 98 dan ME dengan

penggunaan ODBC

5 Gusbud, Pengertian Profesi Akuntansi 2011 :

Pendidikan.Bologspot.com/2011/03/Pendidikan

Proses

Pencatatan

Proses

Penggolongan

Proses

Peringkasan

Proses

Pelaporan

Buki Transaksi Jurnal Buku Besar Laporan

Keuangan

Gambar 2. 1 Proses Akuntansi

4. Proses backup fisik yang mudah karena database disatukan dalam satu file(*.mdf)

dan lognya (*.ldf) sehingga admin tinggal mengcopy filenya saja.

5. Penggunaan GUI yang baik

3. Pembahasan

3.1. Rancangan Sistem yang Diusulkan

Model perancangan sistem secara umum pada sistem yang diusulkan

digambarkan dalam bentuk flowchart sistem dan diagram arus data yang lebih

menjelaskan pada user mengenai fungsi-fungsi dari sistem secara logika akan bekerja

dan flowchart akan menunjukkan urutan kegiatan dari sistem informasi berbasis

computer.

3.1.1. Normalisasi

3.1.1.1. Bentuk normal pertama

Bentuk normal yang pertama atau 1NF mensyaratkan beberapa kondisi

dalam sebuah database, berikut adalah fungsi dari bentuk normal pertama ini.

i. Menghilangkan duplikasi kolom dari tabel yang sama.

ii. Buat tabel terpisah untuk masing-masing kelompok data terkait dan

mengidentifikasi setiap baris dengan kolom yang unik (primary key).

Adapun bentuk normal pertama atau 1NF yang ada adalah sebagai berikut :

Tabel 3.1 1NF

Tb Mustahik Tb Muzaki Tb Akun Tb operator

MustahikID

Nama_mustahik

Alamat

telpon

muzakiID

nama_muzaki

alamat

telpon

No_akun

Nama_akun

Level

Saldo

Jenis

Aktiva

penyesuaian

Kd_operator

Nama_operator

Alamat_op

Telpon_op

Tb Jurnal Tb penerimaan Tb penyaluran

No_jurnal

No_akun

Nama_akun

Tgl

Debet

Kredit

Total

keterangan

penerimaanID

muzakiID

nama_muzaki

no_akun

nama_akun

tgl

jumlah

total

penyaluranID

mustahikID

nama_mustahik

tgl

no_akun

nama_akun

jumlah

total

3.1.1.2. Bentuk normal kedua

Syarat untuk menerapkan normalisasi bentuk kedua ini adalah data telah

dibentuk dalam 1NF, berikut adalah beberapa fungsi normalisasi 2NF.

i. Menghapus beberapa subset data yang ada pada tabel dan

menempatkan mereka pada tabel terpisah.

ii. Menciptakan hubungan antara tabel baru dan tabel lama dengan

menciptakan foreign key.

iii. Tidak ada atribut dalam tabel yang secara fungsional bergantung pada

candidate key tabel tersebut.

Adapun bentuk normal kedua atau 2NF yang ada adalah sebagai berikut :

Tabel 3.2 2NF

Tb Jurnal Tb Detail_jurnal Tb Penerimaan

No_jurnal

Tgl

Keterangan

No_jurnal

No_akun

Debet

Kredit

Total

PenerimaanID

muzakiID

tgl

total

Tb detail penerimaan Tb Penyaluran Tb Detail Penyaluran

PenerimaanID

No_akun

Jml

PenyaluranID

mustahikID

tgl

total

PenyaluranID

No_akun

Jml

3.1.1.3. Bentuk normal ketiga

Normalisasi database dalam bentuk 3NF bertujuan untuk menghilangkan

seluruh atribut atau field yang tidak berhubungan dengan primary key. Dengan

demikian tidak ada ketergantungan transitif pada setiap kandidat key. Syarat dari

bentuk normal ketiga atau 3NF adalah :

i. Memenuhi semua persyaratan dari bentuk normal kedua.

ii. Menghapus kolom yang tidak tergantung pada primary key.

Tidak semua kasus atau tabel dapat kita sesuaikan dengan berbagai

bentuk normalisasi ini. Adapun bentuk normal kedua atau 2NF yang ada adalah

sebagai berikut :

3.1.2. Relasi Antar Tabel

Gambar 2.1 Relasi Tabel

3.1.3. DFD (Data Flow Diagram)

DFD (Data Flow Diagram) adalah gambaran alir data atau informasi tanpa

mengaitkan bentuk fisik media penyimpanan data atau hardware.

3.1.4. Flowchart

Flowchart sistem adalah suatu diagram alir yang menggambarkan suatu sistem

yang digunakan untuk proses pengolahan data setelah penelitian.

3.2. Rancangan Antar Muka

1. Rancangan Form Login

Gambar 3.2 Rancangan Form Login

2. Rancangan MDI Form

Gambar 3.3 Rancangan Menu Utama

3.3. Implementasi Program

1. Koneksi

Dari aplikasi yang dijalankan, terlebih dahulu akan menjalankan proses koneksi ke

database yang selanjutnya akan menjalankan seluruh perintah yang diberikan user.

Fungsi pertama yang dijalankan adalah konesi database yang akan menampung data

yang akan dicocokkan pada database. Implementasinya sebagai berikut :

Public Sub konek()

On Error GoTo errhend

If conn.State = adStateOpen Then conn.Close

conn.Open "Provider=SQLOLEDB.1;Integrated Security=SSPI;Persist

Security Info=False;Initial Catalog=LAZA"

Exit Sub

errhend:

MsgBox "Koneksi gagal" & vbCrLf & Err.Description, vbCritical, "Error"

End Sub

2. Form Login

Form ini digunakan untuk masuk ke menu utama dengan mengisikan username

dan password yang benar. Apabila terjadi kesalahan pada username ataupun password,

maka program akan memberikan peringatan kesalahan.

Gambar 3.4 Form Login

3. Form Utama

Form Utama memiliki beberapa menu yang berfungsi untuk menampilkan internal

form lain yang dibutuhkan dalam aplikasi. Form ini muncul setelah user melakukan login

secara benar baik username maupun password. Berikut ini adalah tampilan untuk Form

Menu Utama :

Gambar 3.5 Menu Utama

4. Laporan jurnal umum

Jurnal umum adalah pencatatan seluruh transaksi yang berlangsung selama satu

tahun yang du urutkan berdasarkan tanggal.

Gambar 3.7 Jurnal umum

3.4. Manual Program

Manual program adalah penuntun bagi pengguna bagaimana mengoperasikan

sistem itu sehingga dapat dicapai apa yang diinginkan oleh pengguna.

3.4.1. Paket Instalasi

Package and Deployment adalah proses pembuatan master untuk distribusi

aplikasi ke user. Dengan Package and Deployment aplikasi dapat diinstal di tempat user

dan dapat berjalan mandiri, yang berarti tidak memerlukan lagi Microsoft Visual Basic.

Adapun proses pembuatan

5. Penutup

5.1. Kesimpulan

Dari penelitian yang telah dilakukan pada bab-bab sebelumnya dapat

disimpulkan beberapa hal yaiu :

1. Untuk menganalisis dan merancang sebuah sistem informasi akuntansi

untuk LAZ Portal Infaq Yogyakarta diperlukan data-data yang lengkap

mengenai sistem yang sedang berjalan pada Lembaga Amil Zakat

Portal Infaq Yogyakarta, dengan cara melakukan wawancara kepada

pihak Poral Infaq Yogyakarta lalu menganalisis kekurangan dan

kelemahan pada system, mencari solusi dari kelemahan tersebut

kemudian melakukan analisis kebutuhan. Sehingga bisa kita simpulkan

sisem informasi akuntansi seperti apa yang tepat untuk dibangun agar

mampu menghasilkan laporan yang akurat, cepan, dan andal dan dapat

memprmudah kinerja karyawan LAZ Portal Infaq Yogyakarta.

5.2. Saran

1. Perlu ditambahkan beberapa laporan-laporan penting lainnya yang belum

terdapat pada aplikasi LAZ Accounting.

DAFTAR PUSTAKA

Gordon B. Davis, “Sistem Informasi manajemen”, cetakan ke-9, jakarga : PT Gramedia 1995 hal 28

Gusbud, Pengertian Profesi Akuntansi 2011 :

Pendidikan.Bologspot.com/2011/03/Pendidikan Jogiyanto Hm “Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan terstruktur Teori dan

Praktek Aplikasi” Robert A. Letch / K.Rescoe Davis, Accounting Information Sistem. (New Jersey :

Prentice-H,1983, Hal 6)