ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK SD NEGERI 1 PURBOSARI TEMANGGUNG

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Septian Dwi Kuncahyo 08.11.2133

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM

YOGYAKARTA 2012

ANALYSIS AND DESIGN ACADEMIC INFORMATION SYSTEM AT SD NEGERI 1 PURBOSARI TEMANGGUNG

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK SD NEGERI 1 PURBOSARI TEMANGGUNG

Septian Dwi Kuncahyo

Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

SD Negeri 1 Purbosari is one of the basic education institutions that in the data processing of the teacher and students are still using manual methods. This certainly will make the processing of such data to be less than optimal. Based on these problems the author intends his thesis entitled "Analysis and Design of Academics Information System at SD Negeri 1 Purbosari".

Issues to be addressed in this activity is how the problem of managing the data of teachers and students at SDN 1 Purbosari can be overcome with the help of this Java based application. The purpose of this activity is to implement the Java application program to facilitate the processing of database management of teachers and students at SDN 1 Purbosari. The method of collecting data by the method of observation, interviews, and book study. To design their own program through several stages such as feasibility studies, preliminary plans, system analysis, system design and system implementation.

The author hopes that this application can help the SDN 1 Purbosari in data processing of the teachers and students in inputting data, search data, and preparing reports to be more effective and efficient.

Keywords: Academic Information System, Database Applications, Java, MySQL

I. PENDAHULUAN Perkembangan teknologi informasi saat ini menuntut setiap instansi baik negeri

maupun swasta perlu meningkatkan kualitas sumber daya manusia dalam menjalankan

sistem yang sedang berlangsung demi meningkatkan kualitas dan daya saing. Salah satu

yang terkena dampak perkembangan teknologi informasi adalah sekolah.

Manajemen sekolah yang baik tentu tidak lepas dari data – data yang banyak

dan dapat berubah sewaktu – waktu, dalam hal ini adalah data – data para pengajar dan

tentunya data para siswa itu sendiri. Perubahan data tersebut harus tersimpan dengan

baik, sehingga dapat dengan mudah untuk dicari pada saat dibutuhkan.

Hal tersebut mendorong penulis untuk mencari solusi pemecahan masalah

tersebut. Dengan kemajuan teknologi informasi, tidaklah sulit untuk merubah system

pengolahan data secara manual menjadi system pengolahan data yang terkomputerisasi.

Hal tersebut yang melatarbelakangi penulis untuk membuat skripsi dengan judul

“ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK SD NEGERI 1 PURBOSARI TEMANGGUNG”.

II. LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem Informasi 2.1.1. Pengertian Sistem

Sistem adalah sebuah tatanan yang terdiri atas sejumlah komponen fungsional

yang saling berhubungan dan secara bersama – sama bertujuan untuk memenuhi suatu

proses / pekerjaan tertentu (Kusrini, 2006).

Dilihat dari prosedurnya menurut Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald dan

Warren D. Stallings, Jr sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang

saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau

untuk menyelesaikan suatu susunan sasaran yang tertentu (Jogiyanto, 2001).

Berdasarkan definisi di atas secara umum sistem dapat diartikan sebagai

penggabungan antara dua elemen atau lebih yang menjadi satu kesatuan dan saling

berhubungan untuk mencapai suatu tujuan.

2.1.2. Karakteristik Sistem Sebuah sistem dapat dikatakan sebagai sistem, apabila mempunyai sifat atau

karakteristik tertentu. Menurut Al Fatta (2007) karakteristik sistem tersebut adalah

sebagai berikut.

1) Komponen (component)

Sistem yang terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,yang

bekerjasama membentuk suatu kesatuan.

2) Batasan sistem (boundary)

Batasab sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem

lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya.

3) Linkungan Luar (envirounments)

Lingkungan luar sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempunyai

pengaruh pada sistem.

4) Penghubung Sistem (Interface)

Merupakan media penghubung antara sistem dengan subsistem yang lain.

5) Masukan (input)

Masukan adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem. Input dapat berupa

masukan sinyal maupun perawatan.

6) Keluaran (out put)

Keluaran adalah hasil dari input energi yang telah diolah dan diklarifikasikan

menjadi keluaran yang berguna.

7) Pengolah Sistem (process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubahmasukkan

menjadi keluaran.

8) Sasaran atau Tujuan (goal)

Suatu sistem pasti mempunyai sasaran atau tujuan. Suatu sistem dikatakan

berhasil jika sistem tersebut mengenai sasaran atau tujuannya.

2.1.3. Pengertian Data Data dapat didefinisikan sebagai bahan keterangan tentang kejadian – kejadian

nyata atau fakta – fakta yang dirumuskan dalam sekelompok lambang tertentu yang tidak

diacak yang menunjukkan jumlah, tindakan, atau hal (Sutanta, 2004). Data juga sering

disebut sebagai bahan mentah informasi.

2.1.4. Pengertian Informasi Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang

penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan

keputusan yang dirasakan akibatnya secara lansung saat itu juga atau secara tidak

langsung pada saat mendatang (Sutanta, 2004).

2.1.5. Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai kumpulan elemen yang saling

berhubungan, berkumpul besama – sama dan membentuk satu kesatuan, saling

berinteraksi dan bekerjasama antara satu dengan yang lainnya dengan cara – cara

tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, input, processing, output berupa

informasi (Sutanta, 2004).

2.2. Konsep Dasar Basis Data (Database) 2.2.1. Pengertian Basis Data

Dilihat dari berbagai sudut pandang basis data memiliki beberapa pengertian

antara lain: a. Himpunan kelompok data yang saling berhubungan yang diorganisasi

sedemikian rupa sehingga kelak dapat dimanfaatkan dengan cepat dan mudah

(Kusrini, 2006)

b. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama

sedemikian rupa tanpa pengulangan (redundancy) yang tidak perlu untuk

memenuhi kebutuhan (Kusrini, 2006).

c. Kumpulan file/table/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media

penyimpanan elektronik (Kusrini, 2006).

2.2.2. Konsep Normalisasi Normalisasi merupakan teknik dalam desain logika sebuah database relasional

yang secara tidak langsung berkaitan dengan model data dengan menerapkan aturan

dan kriteria standar untuk menghasilkan struktur table yang normal (Kusrini, 2006).

2.3. Diagram UML (Unified Modelling Language) UML (Unified Modelling Language) adalah sebuah "bahasa" yang telah menjadi

standar dalam industri untuk visualisasi, merancang dan mendokumentasikan sebuah

model sistem piranti lunak (Dharwiyanti, 2003).

2.4. Perangkat Lunak yang digunakan 2.4.1. Java

Java pertama kali diluncurkan pada tahun 1995 sebagai bahasa pemrograman

umum (general purpose programming language) dengan kelebihan dia bisa dijalankan di

web browser sebagai applet. Java merupakan bahasa pemrograman yang berorientasi

objek (OOP) dan dapat dijalankan pada berbagai platform sistem operasi. Perkembangan

Java tidak hanya terfokus pada satu sistem operasi, tetapi dikembangkan untuk berbagai

sistem operasi dan bersifat open source.

2.4.2. Net Beans IDE 6.8 NetBeans adalah salah satu IDE favorit untuk coding bahasa Java. NetBeans

sebagai IDE digunakan untuk memudahkan dalam pemrograman Java sehingga tidak

perlu menggunakan pemrograman secara manual menggunakan editor teks dalam

pembuatan program.

2.4.3. XAMPP 1.7.3 Xampp merupakan sebuah paket kumpulan software yang terdiri dari apache,

mysql, phpmyadmin, php, Perl, Freetype2,dll.

Didalam software XAMPP versi 1.7.3 terdapat tiga element yang telah

terintegrasi, yaitu Web Server Apache 2.2.14, MySQL 5.1.41, PHP 5.3.1. MySQL

2.4.4. MySQL MySQL merupakan salah satu aplikasi DBMS (Database Management System)

yang sudah banyak dikenal dan cukup ampuh dalam pembuatan aplikasi bersekala data

menengah. MySQL sendiri merupakan aplikasi yang bersifat gratis (free ware).

 

III. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1. Tinjauan Umum 3.1.1. Profil Sekolah

Pertama kali berdiri pada tahun 1953. Sekolah ini duunya merupakan sekolah

rakyat. Kemudian pada tahun 1973 sekolah ini berubah menjadi Sekolah Dasar (SD).

Berikut rincian mengenai profil SD Negeri 1 Purbosari.

Nama Sekolah : Sekolah Dasar Negeri 1 Purbosari

Alamat Sekolah : Jl. Jumprit Km 3

Desa : Purbosari

Kecamatan : Ngadirejo

Kabupaten : Temanggung

Provinsi : Jawa Tengah

Status Sekolah : Negeri

NSS : 101032309012

NPSN : 20321532

Status Akreditasi : B

3.2. Sistem Informasi Akademik Perancangan sistem informasi akademik ini merupakan sarana bagi penulis

untuk menempuh tugas akhir skripsi dan merupakan sebuah gagasan yang diharapkan

mampu membantu pihak sekolah khususnya SD Negeri 1 Purbosari yang dalam hal ini

penulis jadikan sebagai objek dalam perancangan sistem informasi akademik ini, dalam

mengelola data para pengajar dan siswa di SD Negeri 1 Purbosari. Sistem informasi akademik yang akan dibuat ini merupakan sebuah aplikasi

desktop yang bersifat stand alone karena program dan database terdapat pada satu

komputer yang sama. Sistem informasi ini dibangun menggunakan bahasa pemrograman

Java yang diintegrasikan dengan database MySQL. Aplikasi ini akan dijalankan oleh

seorang admin yang dalam hal ini adalah bagian tata usaha yang memiliki wewenang

dalam mengelola data guru dan siswa di SD Negeri 1 Purbosari. Aplikasi ini memiliki

fasilitas insert, update, dan delete data guru, siswa serta nilai siswa secara keseluruhan,

yang dilengkapi dengan pencarian data siswa yang terdapat di dalam database.

3.3. Analisis Sistem Analisis dalam hal ini adalah melakukan penelitian terhadap sistem lama,

sehingga dari analisis sistem tersebut akan dapat ditarik kesimpulan yang bisa digunakan

sebagai tolok ukur sistem yang akan dibangun. Menurut Jogiyanto HM (1993), analisis

sistem didefinisikan sebagai:

“Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian – bagian

komponen dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi

permasalahan – permasalahan, kesempatan – kesempatan, hambatan –

hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan

perbaikan – perbaikannya”

3.3.1. Analisis Kelemahan Sistem Dalam menganalisis kelemahan sistem terdapat beberapa metode yang dapat

digunakan. Dalam hal ini penulis menggunakan metode PIECES (performance,

information, economic, control, efficiency, services) yaitu, dengan menganalisa kinerja,

informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan. Dari analisis ini akan

didapatkan masalah yang akan menjadi objek bahasan untuk menemukan solusi dari

masalah yang ada.

3.3.2. Analisis Kebutuhan Sistem Pembuatan sistem yang baru memerlukan beberapa kebutuhan yang nantinya

akan dimanfaatkan dalam proses berjalannya sistem tersebut. Analisis kebutuhan sistem

terdiri dari kebutuhan perangkat keras, kebutuhan perangkat lunak, kebutuhan informasi

dan kebutuhan pengguna.

3.3.3. Analisis Kelayakan Sistem Studi kelayakan merupakan proses mempelajari dan menganalisa masalah yang

ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang akan dicapai. Dalam membuat sebuah

sistem harus ada mekanisme untuk menilai apakah sistem yang akan dibuat layak untuk

diterapkan untuk menggantikan sistem yang lama atau tidak. Terdiri dari kelayakan

teknologi, kelayakan operasional, dan kelayakan hukum.

3.4. Perancangan Sistem Perancangan sistem merupakan penggambaran, perencanaan dan pembuatan

sketsa atau peraturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang

utuh dan berfungsi, tujuan dari perancangan sistem secara umum adalah untuk

memberikan gambaran kepada user dan manajemen tentang sistem yang baru.

3.4.1. Perancangan Proses 3.4.1.1. Flowchart Sistem

Berikut adalah flowchart sistem aplikasi sistem informasi akademik yang

diusulkan:

Gambar 3.2 Flowchart sistem yang diusulkan

3.4.1.2. Perancangan UML UML (Unified Modelling Language) merupakan bahasa standar yang digunakan

untuk menjelaskan dan menfisualisasikan artifak dari proses analisis dan desain

berorientasi objek. Dengan menggunakan UML, developer dapat melakukan pemodelan

secara visual yaitu, penekanan pada penggambaran, bukan didominasi oleh narasi.

1. Diagram Use Case

Gambar 3.3 Diagram Use Case

3.4.2. Perancangan Basis Data 3.4.2.1. Normalisasi

Normalisasi merupakan cara pendekatan dalam membangun desain logika basis

data relasional yang tidak secara langsung berkaitan dengan model data, teteapi dengan

menerapkan sejumlah aturan dan kriteria standar untuk menghasilkan struktur tabel yang

normal (Kusrini, 2006 hal 40).

3.4.2.2. Relasi Tabel Relasi antar tabel digunakan untuk melihat hubungan setiap tabel yang dibuat.

Dalam relasi ini setiap tabel memiliki primary key yang digunakan sebagai penghubung

antara satu tabel denga tabel lain. primary key ini akan digunakan sebagi foreign key di

tabel lain agar tabel – tabel tersebut dapat berhubungan. Berikut relasi tabel dari sistem

informasi akademik.

Gambar 3.13 Relasi antar tabel

IV. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN 4.1. Implementasi Sistem

Sistem Informasi Akademik SD Negeri 1 Purbosari merupakan sistem yang

digunakan untuk mengelola manajemen data siswa dan guru yang meliputi pengolahan

biodata siswa, pengolahan biodata guru, pengolahan data kelas, dan pengolahan data

nilai siswa.

4.1.1. Implementasi Basis Data Untuk pembuatan basis data diperlukan aplikasi XAMPP yang

merupakan paket aplikasi yang didalamnya terdapat database server MySQL.

MySQL inilah yang nantinya akan digunakan sebagai pusat penampungan data

(database).

4.1.2. Pengujian Program Pengujian program dilakukan untuk mengetahui apakah langkah dan alur sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan rancangan yang diharapkan. Tujuan utama dari

pengujian program adalah untuk mengetahui apakah masih adanya kesalahan sehingga

sistem tidak dapat berjalan sesuai dengan keinginan.

4.2. Manual Program 4.2.1. Halaman Login

Gambar 4.6 Halaman Login

4.2.2. Halaman Menu Utama

Gambar 4.7 Halaman Menu Utama

4.2.3. Halaman Manajemen Data Guru

Gambar 4.8 Halaman Manajemen Data Guru

4.2.4. Halaman Manajemen Data Siswa

Gambar 4.9 Halaman Manajemen Data Siswa

Gambar 4.10 Halaman Pencarian Data Siswa

4.2.5. Halaman Manajemen Data Nilai

Gambar 4.12 Halaman Manajemen Nilai Siswa

4.2.6. Halaman Laporan

Gambar 4.16 Laporan Rekap Nilai Siswa

V. PENUTUP 5.1. Kesimpulan

Dengan aplikasi sistem informasi akademik yang telah dibangun diharapkan

dapat membantu pihak Sekolah Dasar Negeri 1 Purbosari dalam hal manajemen

pengolahan data khususnya data siswa dan guru dengan lebih baik.

Dari hasil pembahasan ujicoba program yang telah dilakukan dapat disimpulkan

bahwa :

1. Aplikasi sistem informasi akademik SD Negeri 1 Purbosari merupakan

aplikasi desktop yang dirancang menggunakan bahasa pemrograman java

dengan database MySql. Aplikasi tersebut dibuat dengan menggunakan

perangkat lunak NetBeans IDE 6.8 sebagai editor java yang digunakan

dalam pembuatan interface dan fungsi program. Sedangkan untuk database

yang digunakan adalah XAMPP for windows versi 1.7.3 yang didalamnya

sudah terdapat MySQL versi 5.1.41 yang nantinya akan digunakan sebagai

penampung data (database) akademik SD Negeri 1 Purbosari.

2. Aplikasi sistem informasi akademik SD Negeri 1 Purbosari diterapkan di

komputer sekolah sehingga nantinya akan dapat membantu pihak tata

usaha sekolah dalam memanajemen data sekolah. Aplikasi tersebut

dilengkapi dengan form input data, olah data, pencarian data, serta

mencetak laporan hasil dari pengolahan data sekolah. Diharapkan aplikasi

tersebut dapat membantu pihak sekolah dalam mengolah manajemen data

sekolah sehingga dapat memberikan informasi lebih akurat serta lebih

menghemat waktu, biaya, dan tempat.

5.2. Saran Aplikasi sistem informasi akademik yang telah dibuat merupakan sebuah sarana

yang dibangun sebagai media pengolahan data sekolah. Dalam proses

pembangunannya, aplikasi tersebut masih banyak kekurangannya, sehingga masih

sangat banyak saran yang dapat diberikan untuk pengembangan kedepannya.

1. Sistem yang dibuat hanya sebatas pengolahan data siswa, guru, kelas

siswa, jadwal dan nilai. Sehingga masih banyak fitur yang perlu

ditambahkan seperti pengolahan pengolahan administrasi keuangan, dan

laporan nilai rapor.

2. Tampilan dapat dibuat lebih rapi dan teratur sehingga akan lebih menarik.

3. Rekap data bisa dibuat dalam format PDF atau DOC.

4. Dan masih banyak saran yang dibutuhkan sebagai acuan untuk

memperbaiki kesalahan yang ada saat ini guna pengembangan sistem

selanjutnya agar lebih baik.

DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, H. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta:

Penerbit Andi

Dharwiyanti, S. 2003. Pengantar Unified Modeling Language (UML). IlmuKomputer.com (diakses pada tanggal 28 januari 2012)

Jogiyanto HM. 1993. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset

Kusrini. 2006. Strategi Perancangan dan pengelolaan Basis Data.Yogyakarta : Penerbit Andi

Sutanta, E.2004.Sistem Basis Data. Yogyakarta : Graha Ilmu.

.