analisis biaya dan manfaat investasi teknologi informasi

Analisis Biaya dan Manfaat Investasi Teknologi Informasi1. PENDAHULUAN

Penerapan teknologi informasi merupakan sebuah investasi yang bukan bernilai kecil, ada harga yang harus dibayar untuk mendapatkan manfaat dimasa datang. Investasi teknologi informasi yang telah mengeluarkan biaya cukup besar tersebut, terkadang ibarat fenomena gunung es, yaitu memiliki manfaat yang tidak nyata (intangible benefit) lebih banyak dari pada manfaat yang nyata (tangible benefit, sehingga kita masih perlu menggali lagi.

Bagaimana kita bisa menilai sebuah investasi teknologi informasi membawa manfaat dan keuntungan bagi sebuah lembaga atau perusahaan. Apakah penerapan teknologi informasi tersebut efektif dan efisien penggunaannya dalam manajemen maupun operasionalnya. Apakah penerapan teknologi informasi tersebut betul-betul membantu proses bisnis inti perusahaan sehingga dapat membantu perusahaan menjalankan kegiatan bisnisnya dengan efektif dan efisien tanpa resiko yang dapat menhabiskan sumber daya perusahaan yang cukup besar.

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

PT. PLN (Persero) merupakan salah satu anak perusahaan dari PT. PLN (Persero) yang memiliki karyawan cukup banyak sehingga data-data karyawan tersebut harus terorganisirdengan baik.

Dalam instansi pemerintah maupun swasta, absensi karyawan memegang peranan penting sebagai penunjang untuk dapat mendukung dan memotivasi setiap aktivitas pekerjaan. Di samping itu absensi karyawan dapat juga menjadi suatu informasi tentang bagaimana kinerja dan kedisiplinan karyawan yang bersangkutan, sehingga hasil pekerjaan dapat lebih efektif dan efisien. Setiap instansi atau perusahaan memiliki sistem absensi yang berbeda-beda, tergantung pada kebijakan pimpinan dari masing-masing instansi tersebut. Dalam hal ini sistem absensi karyawan harus dapat mendukung dalam pengolahan dan penyajian informasi yang relevan, efektif, akurat dan efisien, serta dapat membantu mempercepat dan memudahkan manajemen dalam pengambilan keputusan.

Dari latar belakang tersebut maka diperoleh sebuah judul yaitu Model Aplikasi Monitoring Sistem Absensi SidikJari Sebagai Pendukung Keputusan Untuk Penilaian Kinerja Pegawai PT. PLN (Persero)

Rumusan Masalah

Berdasarkan analisa yang dilakukan dalam latar belakang di atas penelitian ini secara jelas berkaitan dengan model aplikasi monitoring absensi sidik jari sebagai pendukung untuk penilaian kinerja pegawai. Dimana dari segi IT masih sangat lemah. mulai dari terdapatnya sistem yang masih semi komputer menyebabkan ketidak akuratan data dalam pengmbilan keputusan untuk penilaian kinerja pegawai pada setiap semesternya yang berakibat menurunnya motifasi kerja pada diri pegawai.

Pada saat ini PT. PLN (Persero) memiliki suatu metode monitoring absensi yang mutakhir. PT. Haleyora telah membuat terobosan baru dalam metode monitoring absensi yaitu dengan menggunakan mesin fingerprint yang sangat bermanfaat bagi karyawan, bagian administrasi dan umum serta manajemen/atasan.

Berdasarkan uraian diatas dan penelitian yang telah dilakukan masih terdapat permasalahan-permasalahan yang dihadapi yaitu:

Bagaimana Sistem Pengolahan Data Absensi Sidik Jari yang berjalan saat ini ?

Apakah Sistem Pengolahan Data Absensi Sidik Jari yang berjalan saat ini sudah efektif dan efisien ?

Apakah Sistem Penanganan Absensi Pegawai yang berjalan saat ini sudah mampu menunjang Proses Keputusan Penilain Pegawai ?

Absensi Dan Sistem Biometrika Sidik Jari

1. Definisi Absensi

Berdasarkan kamus Bahasa Indonesia, absen adalah tidak bekerjanya seorang pegawai pada saat hari kerja,karena sakit,izin,alpa, atau cuti. Absensi adalah daftar administrasi ketidakhadiran pegawai.

2. Sistem Biometrika Sidik Jari

Biometrik merupakan teknik authentikasi yang mengambil karakteristik fisik seseorang. Ada beberapa teknikyang sering digunakan dalam authentikasi biometrik, beberapa diantaranya adalah pengenalan sidik jari.

Teknologi biometrik yang mampu mengenali manusia lewat sidik jari, mata atau karakter khas bagian tubuh lain kini semakin memasyarakat. Dapat diterapkan pada banyak sektor. Teknologi ini akan menggusur kata sandi (password) sebagai pintu masuk yang punya kelemahan.

Parameter manusia yang dikenal dengan biometric itu punya keunggulan sifat tidak bias dihilangkan,dilupakan atau dipindahkan dari satu orang ke orang lain. Juga sulit ditiru atau dipalsukan.

Aplikasi teknologi biometrika bisa di contohkan seperti ketika kita memberikan tanda masuk ke kantor atau akses ke komputer menggunakan pemindai sidik jari.

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa sidik jari merupakan suatu parameter yang dikenal dengan nama biometrika yang dimiliki manusia sebagai tanda pengenal diri yang bisa digunakan sebagai alat kunci (password). Pengertian ini diambil / dikutip dari Putra, Darma, S.Kom, MT. 2009. Sistem Biometrika. Yogyakarta:Andi Offset.[20]

Sistem keamanan menggunakan sidik jari telah terbukti cukup akurat, aman,mudah dan nyaman untuk dipakai sebagai identifikasi. Hal ini dapat dilihat pada sifat yang dimiliki oleh sidik jari, antara lain :

a. Perennial nature, yaitu guratan-guratan pada sidik jari yang melekat pada kulit manusia seumur hidup.

b. Immutability, yaitu sidik jari seseorang tidak pernah berubah, kecuali mendapat kecelakaan yang serius.

c. Individuality, pola sidik jari adalah unik dan berbeda untuk setiap orang.

Dari ketiga sifat ini, sidik jari dapat digunakan sebagai sistem identifikasi yang dapat digunakandalam aplikasi teknologi informasi.

Feature sidik jari yang digunakan pada Laporan Skripsi ini adalah guratan sidik jari yang dapat diidentifikasi dengan cara menganalisa fine details dari guratan-guratan sidik jari yang dinamakan dengan minutiae. Beberapa feature guratan sidik jari dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

FeatureGuratanSidikJari_zpsb3014fa5.png

Gambar 2.4 Feature Guratan Sidik Jari

Sidik jari (fingerprint) dapat dibagi dalam 3 tipe pola utama yaitu :

a. Arches

b. Loops

c. whorls

Menurut Galtom, sekitar sekitar 60% sidik jari bertipe loops, 30% bertipe whorls dan 10% bertipe arches. Gambar 2.5 berikut ini mengambarkan 3 buah tipe pola utama sidik jari yaitu :

PolaUtamaSidikJari_zpsa791c138.png

Gambar 2.5 Pola Utama Sidik Jari

Penilaian Kinerja Pegawai

1. Definisi Penilaian Kinerja Pegawai

Menurut Schuler & Jackson, (1996:3), Suatu sistem formal dan terstruktur yang mengukur, menilai, dan mempengaruhi sifat-sifat yang berkaitan dengan pekerjaan, perilaku, dan hasil, termasuk tingkat ketidakhadiran. Fokusnya adalah untuk mengetahui seberapa produktif seorang karyawan dan apakah ia bisa berkinerja sama atau lebih efektif pada masa yang akan datang, sehingga karyawan, organisasi, dan masyarakat semuanya memperoleh manfaat.

Menurut Robbins (1996) yang dikutip oleh Rivai dan Basri dalam bukunya yang berjudul performance apprasial, pada halaman 15 menyatakan bahwa ada tiga kriteria dalam melakukan penilaian kinerja individu yaitu:

(a) tugas individu.

(b) perilaku individu.

(c) dan ciri individu.

Menurut DIR SDM, (2011:2). SK Direksi No 1504.K/DIR/2011. Jakarta:PT.PLN (Persero)[21].

Dari beberapa pengertian kinerja di atas maka dapat disimpulkan bahwa kinerja adalah suatu prestasi yang dicapai oleh seseorang dalam melaksanakan tugas atau pekerjaannya, sesuai dengan standar kriteria yang ditetapkan dalab pekerjaan itu. Prestasi yang dicapai ini akan menghasilkan suatu kepuasan kerja yang nantinya akan berpengaruh pada tingkat imbalan. Suatu kinerja individu dapat ditingkatkan apabila ada kesesuaian antara pekerjaan dan kemampuan. Kinerja individu sendiri dipengaruhi oleh kepuasan kerja. Kepuasan kerja itu sendiri adalah perasaan individu terhadap pekerjaannya. Perasaan ini berupa suatu hasil penilaian mengenai seberapa jauh pekerjaannya secara keseluruhan mampu memuaskan kebutuhannya. Dalam hal ini dibutuhkan suatu evaluasi, yang kemudian dikenal dengan penilaian kinerja. Penilaian kinerja merupakan metode mengevaluasi dan menghargai kinerja yang paling umum digunakan. Dalam penilaian kinerja melibatkan komunikasi dua arah yaitu antara pengirim pesan dengan penerima pesan sehingga komunikasi dapat berjalan dengan baik. Penilaian kinerja dilakukan untuk memberi tahu karyawan apa yang diharapkan pengawas untuk membangun pemahaman yang lebih baik satu sama lain. Penilaian kinerja menitikberatkan pada penilaian sebagai suatu proses pengukuran sejauh mana kerja dari orang atau sekelompok orang dapat bermanfaat untuk mencapai tujuan yang ada.

2. Maksud Dan Tujuan Sistem Penilaian Kinerja Pegawai

Maksud ditetapkannya Sistem Manajemen Kinerja Pegawai adalah untuk menciptakan budaya kinerja Pegawai melalui penyelarasan dan pemahaman bersama antara Perseroan dan Pegawai mengenai tujuan yang harus dicapai, cara serta optimalisasi sumber daya untuk mencapai tujuan tersebut.

Tujuan ditetapkannya Sistem Manajemen Kinerja Pegawai adalah:

a. Terwujudnya pengukuran kinerja yang berkeadilan guna membina budaya pembelajar dan berprestasi serta memotivasi Pegawai untuk meningkatkan kompetensi dan kontribusi Pegawai bagi Perseroan; dikutip dari DIR SDM, (2011:3). SK DIR No. No 1504.K/DIR/2011. Jakarta:PT.PLN (Persero).[22]

b. Sebagai pedoman untuk mengevaluasi kinerja Pegawai secara lebih transparan, terukur, dan obyektif sehingga Perseroan dapat memberikan kompensasi dan atau penghargaan yang berkeadilan dan sepadan dengan kinerja Pegawai selama bekerja dalam kurun waktu 1 (satu) semester. dikutip dari DIR SDM, (2011:3). SK DIR No. No 1504.K/DIR/2011. Jakarta:PT.PLN (Persero).[23]

Mengenal Visual Basic 6.0

Bahasa Basic pada dasarnya adalah bahasa yang mudah dimengerti sehingga pemrograman di dalam bahasa Basic dapat dengan mudah dilakukan meskipun oleh orang yang baru belajar membuat program. Hal ini lebih mudah lagi setelah hadirnya Microsoft Visual Basic, yang dibangun dari ide untuk membuat bahasa yang sederhana dan mudah dalam pembuatan scriptnya (simple scripting language) untuk graphic user interface yang dikembangkan dalam sistem operasi Microsoft Windows.

Visual Basic merupakan bahasa pemrograman yang sangat mudah dipelajari, dengan teknik pemrograman visual yang memungkinkan penggunanya untuk berkreasi lebih baik dalam menghasilkan suatu program aplikasi. Ini terlihat dari dasar pembuatan dalam visual basic adalah FORM, dimana pengguna dapat mengatur tampilan form kemudian dijalankan dalam script yang sangat mudah.

Ledakan pemakaian Visual Basic ditandai dengan kemampuan Visual Basic untuk dapat berinteraksi dengan aplikasi lain di dalam sistem operasi Windows dengan komponen ActiveX Control. Dengan komponen ini memungkinkan penguna untuk memanggil dan menggunakan semua model data yang ada di dalam sistem operasi windows. Hal ini juga ditunjang dengan teknik pemrograman di dalam Visual Basic yang mengadopsi dua macam jenis pemrograman yaitu Pemrograman Visual dan Object Oriented Programming (OOP).

Visual Basic 6.0 sebetulnya perkembangan dari versi sebelumnya dengan beberapa penambahan komponen yang sedang tren saat ini, seperti kemampuan pemrograman internet dengan DHTML (Dynamic HyperText Mark Language), dan beberapa penambahan fitur database dan multimedia yang semakin baik. Sampai saat buku ini ditulis bisa dikatakan bahwa Visual Basic 6.0 masih merupakan pilih pertama di dalam membuat program aplikasi yang ada di pasar perangkat lunak nasional. Hal ini disebabkan oleh kemudahan dalam melakukan proses development dari aplikasi yang dibuat. (Dikutip dari Arif. Modul Dasar Pemrograman 2 Dengan Visual Basic Diambil dari:http://arifjt.staf.ump.ac.id/BAHAN_KULIAH/VB6/Bab_1.pdf. (27-06-2014)[24].

ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Gambaran Umum Perusahaan

Sekilas Tentang Perusahaan

PT.Indonesia Comnets+ merupakan salah satu anakperusahaan dari PT.PLN(Persero).Terletak di Gedung Wisma Mulia Lt 50-51 Jl.Jendral Gatot Subroto No 42 Jakarta12710 berdasarkan akta No. 3 dari Raden Roro Hariyanti Poerbiantari S.H., CN, pengganti Ny. Poerbaningsih Adi WarsitoS.H., notaris di Jakarta tanggal 3 Oktober 2000

lokasiPTICON_zps2b66bc1e.jpg

Sumber : Google Map (11-23-2014,09:51 pm)

Gambar 3.1 Lokasi PT Indonesia Comnets Plus

Sesuai dengan pasal 3 anggaran dasar Perusahaan, ruang lingkup kegiatan Perusahaan bergerak dalam penyediaan jasa dibidangtelekomunikasi, meliputi :

Penyediaan Jaringan Telekomunikasi

Penyediaan Peralatan dan/atau Jasa Telekomunikasi

Penyediaan Content Telekomunikasi

Penyediaan piranti lunak dan/atau piranti keras dan/atau jasa teknologi informasi

Penyediaan manajemen dan pengoperasian sistem komputer dan/atau fasilitas pengolahan data serta kegiatan profesional layanan dan kegiatan terkait teknologi informasi yang berhubungan dengan bidang sumber daya manusia, bidang keuangan dan akuntansi dan bidang pelayanan pelanggan.

Penyediaan layanan lainnya yang berkaitan dengan telekomunikasi dan teknologi informasi untuk menunjang kegiatan usaha bidang ketenagalistrikan

Pada tanggal 1 Januari 1961, Jawatan Listrik dan Gas diubah menjadi BPU-PLN (Badan Pimpinan Umum Perusahaan Listrik Negara) yang bergerak di bidang listrik, gas dan kokas yang dibubarkan pada tanggal 1 Januari 1965. Pada saat yang sama, 2 (dua) perusahaan negara yaitu Perusahaan Listrik Negara (PLN) sebagai pengelola tenaga listrik milik negara dan Perusahaan Gas Negara (PGN) sebagai pengelola gas diresmikan.

Pada tahun 1972, sesuai dengan Peraturan Pemerintah No.17, status Perusahaan Listrik Negara (PLN) ditetapkan sebagai Perusahaan Umum Listrik Negara dan sebagai Pemegang Kuasa Usaha Ketenagalistrikan (PKUK) dengan tugas menyediakan tenaga listrik bagi kepentingan umum.

Seiring dengan kebijakan Pemerintah yang memberikan kesempatan kepada sektor swasta untuk bergerak dalam bisnis penyediaan listrik, maka sejak tahun 1994 status PLN beralih dari Perusahaan Umum menjadi Perusahaan Perseroan (Persero) dan juga sebagai PKUK dalam menyediakan listrik bagi kepentingan umum hingga sekarang.

Visi Dan Misi

Visi

Diakui sebagai Perusahaan Kelas Dunia yang Bertumbuh kembang, Unggul dan Terpercaya dengan bertumpu pada Potensi Insani.

Misi

Menjalankan bisnis kelistrikan dan bidang lain yang terkait, berorientasi pada kepuasan pelanggan, anggota perusahaan dan pemegang saham.

Menjadikan tenaga listrik sebagai media untuk meningkatkan kualitas kehidupan masyarakat.

Mengupayakan agar tenaga listrik menjadi pendorong kegiatan ekonomi.

Menjalankan kegiatan usaha yang berwawasan lingkungan.

Motto

Listrik untuk Kehidupan yang Lebih Baik

Struktur Organisasi PT.ICON+ Kantor Pusat

Berkas:Struktur Organisasi PT ICON+

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Perusahaan

Tata Laksana Sistem Yang Berjalan

Prosedur Sistem Berjalan

Prosedur Sistem Absensi Yang Berjalan

Proses absensi adalah prosedur dimana pegawai PT. Indonesia Comnets Plus (ICON+) melakukan rutinitas absensi dengan menggunakan alat berupa pemindai sidik jari. Proses absensi di PT. Indonesia Comnets Plus (ICON+) sebenarnya sudah berjalan secara terkomputerisasi, tetapi belum memiliki fitur yang dapat mengevaluasi absensi dari pegawai. Proses absensi digambarkan dengan Activity Diagram pada gambar 3.3. Proses-proses yang dilakukan pada prosedur absensi adalah sebagai berikut :

Non Shift

Senin - Kamis

Jam 07:30 Jam 12:00 Waktu Kerja

Jam 12:00 Jam 12:30 Waktu Istirahat


Jum'at


Jam 11:30 Jam 13:00 Waktu Istirahat


Shift

Shift I 07:00 s/d 20:00

Shift II 19:00 s/d 08:00

Jam 06:00 pegawai sudah dapat melakukan absen masuk kerja

Jam 07:30 batas pegawai melakukan absen masuk kerja. Absen melewati jam ini akan dicatat sebagai terlambat.

Jam 13:00 Terakhir pegawai dapat mrlakukan absen masuk. Melewati jam ini akan dicatat sebagai bolos dan jam kerja pegawai yang bersangkutan secara otomatis langsung berkurang 8 (delapan) jam

Jam 13:01 pegawai sudah dapat melakukan absen pulang kerja dengan pengurangan

Dalam melakukan absen baik masuk maupun pulang, dengan cara pegawai meletakan sidik jari pada mesin fingerprint

Selanjutnya sistem akan mevalidasikan hasil sidik jari pegawai sesuai atau tidak

Apabila hasil pemindaian sidik jari tidak sesuai dengan database maka sistem akan memberikan pemberitahuan bahwa sidik jari tidak sesuai dengan database. Pegawai akan mengulangi proses pemindaian

Apabila hasil pemindaian sesuai dengan database maka data absensi akan disimpan ke database.

Prosedur Penilaian Kinerja Pegawai Yang Berjalan

Proses Sistem Informasi Manajemen Kinerja Pegawai adalah prosedur dimana pegawai PT. Indonesia Comnets Plus (ICON+) melakukan rutinitas entry data sasaran kinerja pada masa siklus manjemen kinerja dengan menggunakan aplikasi SIMKPNAS. Proses sistem manajemen kinerja pegawai di PT. Indonesia Comnets Plus (ICON+) sebenarnya sudah berjalan secara terkomputerisasi, tetapi belum berjalan dengan efektif dan efisien. Proses-proses yang dilakukan pada prosedur sistem manajemen kinerja adalah sebagai berikut :

Tahap Perencanaan Kinerja Pegawai

Pada tahap ini dilakukan penyusunan kontrak sasaran kinerja pegawai yang merupakan kesepakatan antara atasan langsung dengan pegawai yang bersangkutan melalui diskusi formal yang dilakukan 1 (satu) kali pada awal tahun untuk semester 1 dan semester 2, dengan proses sebagai berikut :

Poses cascading KPI dan penyelarasan KPI organisasi menjadi KPI individu dengan melakukan penetapan kontrak manajemen, penetapan kontrak sasaran kinerja pegawai pada jenjang tertinggi di organisasi, yang merupakan turunan langsung dari kontrak manajemen, proses penurunan KPI dari organisasi yang lebih tinggi ke organisasi yang lebih rendah, proses penurunan KPI dari jenjang jabatan yang lebih tinggi ke jenjang jabatan yang lebih rendah dan kesepakatan KPI, Target, Sumberdaya antara atasan dan bawahan.

Penyusunan kontrak sasaran kinerja pegawai dengan cara melakukan penetapan sasaran kinerja pegawai yang dituangkan dalam formulir sasaran kinerja memuat inisiatif,indikator kinerja, target waktu penyelesaian sebagaimana tercantum dalam lampiran c, dan diakhir tahap perencanaan ini atasan berkewajiban untuk melakukan persetujuan atas perencanaan sasaran kinerja pegawai

Tahap Pemantauan Kinerja Pegawai

Diskusi Monitoring Kinerja

Diskusi monitoring kinerja merupakan tahap diskusi formal antara atasan langsung dan pegawai unuk memperoleh informasi monitoring kemajuan pencapaian kontrak sasaran kinerja pegawai yang bersangkutan yang dilakukan selama siklus manajemen kinerja pegawai, dengan uraian seluruh pegawai di bawah struktur atasan langsung bertemu untuk melakukan diskusi formal bersama atasan langsung, dengan membawa seluruh data pendukung terkait pencapaian kinerjanya pada semester berjalan, selanjutnya pegawai melakukan sharing terkait kemajuan pencapaian sasaran kinerja dalam semester berjalan, permasalahan yang dihadapi serta cara penanggulangan dan atau perbaikan kinerja yang telah dan akan dilakukan kemudian atasan langsung memberikan komentar dan masukan pada setiap pegawai terkait progres pencapaian yang akan menjadi dasar pengukuran sasaran kinerja oleh atasan langsung. Diskusi monitoring kinerja dilakukan sepanjang siklus Manajemen kinerja pegawai dengan intensitas pertemuan ditentukan secara bersama oleh atasan langsung dan pegawai bersangkutan. Diskusi monitoring kinerja yang merupakan suatu pendekatan dialogis yang dilakukan oleh atasan langsung terhadap bawahannya sepanjang semester berjalan dengan tujuan memberi arahan, motivasi, pemantauan progres / pencapaian kinerja serta praktek pelaksanaan Coaching / Mentoring / councelling (CMC)yang dilakukan sebelum periode pengukuran sasaran kinerja pegawai.

Revisi Kontrak Sasaran Kinerja Pegawai

Pada tahap ini digunakan oleh atasan langsung untuk melakukan revisi terhadap kontrak sasaran kinerja pegawai apabila diperlukan. Revisi terhadap kontak sasaran kinerja pegawai hanya dilakukan 1 (satu) kali dalam 1 (satu) siklus manajemen kinerja pegawai. Dalam hal terjadi revisi terhadap kontrak sasaran kinerja pegawai, maka revisi tersebut menjadi kontrak sasaran kinerja pegawai yang baru. Kontrak sasaran kinerja pegawai yang telah di revisi, digunakan sebagai acuan pengukuran kinerja pegawai dalam kurun waktu satu 1 (satu) siklus semester berjalan.

Tahap Pengukuran Kinerja Pegawai

Pengukuran Pencapaian Kontrak Sasaran Kinerja Pegawai

Pengukuran pencapaian kontrak sasaran kinerja pegawai merupakan hasil kompilasi atas hasil pengukuran pencapaian sasaran kinerja pegawai dan program pengembangan diri pegawai (program PDP) yang dilakukan dengan pengisian pencapaian sasaan kinerja pegawai dapat dilakukan pegawai sepanjang semester berjalan untuk memudahkan proses vrifikasi dan pemantauan atasan langsung. Pengukuran pencapaian sasaran kinerja pegawai dapat diilaksanakan pada akhir semester berjalan dengan melakukan pengukuran atas pencapaian kontrak sasaran kinerja pegawai dan penyelesaian program PDP. Kriteria pengukuran pencapaian sasaran kinerja pegawai tercantum pada lampiran c. Pengukuran atas efektivitas pelaksanaan CMC Pegawai hanya dilakukan terhadap Pegawai Jenjang Jabatan Struktural, dengan implementasi awal pada Manajemen Atas, Manajemen Menengah, Manajemen Dasar. Hasil Pengukuran Pencapaian Kontrak Sasaran Kinerja Pegawai diberikan dalam uraian sebagai berikut:

Tabel 3.1 Hasil Pengukuran Sasaran Kinerja Pegawai

d89252a4-54fa-4ed0-a965-7209347b328c_zpsteenm5q1.png

Sumber SK Dir No 1504.K/DIR/2011 Tanggal 30 Desember 2011

Pengukuran Kompetensi Individui

Pengukuran Kompetensi lndividu dapat dilakukan secara multi sumber dan atau oleh Atasan Langsung sesuai tingkat budaya dan evaluasi implementasi, dimana hasil pengukuran tersebut akan menggambarkan prosentase pemenuhan Kompetensi lndividu (Kl) terhadap Kebutuhan Kompetensi Jabatan(KKJ), dengan cara Pengukuran Kompetensi lndividu dilakukan melalui penggunaan skala evaluasiyang dituangkan dalam SIMKP, Dalam hal pengukuran Kompetensi lndividu dilakukan secara multi surnber, maka unsur-unsur yang memiliki kewenangan untuk melakukan pengukuran antara lain: Diri Sendiri, Atasan Langsung, Rekan Kerja/Sejawat dan atau Bawahan 3600. Pengukuran Kompetensi lndividu menggunakan kuisioner yang dikembangkan sesuai Jenis dan item Kompetensi sesuai Buku Direktori Kompetensi terbaru. Hasil Pengukuran dan Evaluasi Kompetensi lndividu diberikan dalam table 3.2 sebagai berikut ::

Hasil%20pengukuran%20Dan%20Evaluasi%20Kompetensi%20Individu%20_zps5fmfz4t8.jpg

Sumber SK Dir No 1504.K/DIR/2011 Tanggal 30 Desember 2011

Rancangan Prosedur Sistem Berjalan

Analisa sistem yang berjalan pada Usecase Diagram

Untuk menganalisis sistem yang berjalan, pada penelitianini digunakan program unified modeling language (UML) untuk menggambarkanprosedur dan proses yang berjalan saat ini, pada penggambaran Usecase Diagram sebagai berikut :

UseCaseDiagramAbsensiSidikJariBerjalan_zps0eed37e6.jpg

Gambar 3.3 Use Case Diagram Sistem Abesnsi Sidik Jari Berjalan

Analisa sistem yang berjalan pada Activity Diagram

Activity Diagram Proses Absensi

34cfaf1f-e6ab-4fcd-af4b-765a3931cf75_zpsqnffelxl.jpg

Gambar 3.4 Use Case Diagram Proses Absensi Yang Berjalan Pada PT ICON+

Activity diagram pada proses Absensi masuk yang sedang berjalan saatini, yaitu sebagai berikut:

1 (satu) initial node sebagai objek yang di awali.

7 (tujuh) activity sebagai state dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi diantaranya, yaitu: Pegawai menempelkan sidik jari di mesin finger print, lalu sistem akan memvalidasi hasil apakah sidik jari sesuai dengan database,bila tidak sesuai sistem akan meminta pegawai untuk mengulanginya kembali,pegawai akan menerima pemberitahuan bahwa sidik jari tidak sesuai (pesan suara silahkan coba lagi) dan bila sesuai sistem akan menyimpan data absensi ke database, lalu sistem akan memberikan pemberitahuan bahwa absensi sudah di simpan di database (pesan suara terima kasih)

1 (satu) initial final node yang merupakan aktifitas akhir kegiatan.

Proses Evaluasi Absensi.

Proses evaluasi absensi dilakukan oleh petugas dari bagian kepegawaian untuk melihat informasi absensi yang dihasilkan oleh sistem dari proses absensi yang dilakukan pegawai sebelumnya dan juga untuk mengevaluasinya. Dengan kata lain petugas bagian kepegawaian memproses evaluasi sudah di luar sistem yang ada tetapi dengan menggunakanMicrosoft excel. Proses absensi digambarkan dengan Activity Diagram pada gambar 3.4. Proses-proses yang dilakukan pada prosedur lihat absensi adalah sebagai berikut :

Petugas melakukan permintaan lihat absensi pada sistem.

Sistem memproses permintaan petugas kemudian menampilkan informasi data absensi dari database.

Petugas kemudian akan memindahkan informasi tersebut ke dalam format Microsoft excel untuk mengevaluasi absensi dari pegawai yang telah melakukan absen.

Petugas kemudian akan memindahkan informasi tersebut ke dalam format Microsoft excel untuk mengevaluasi absensi dari pegawai yang telah melakukan absen.

Petugas menerima informasi data absensi dalam bentuk format *.xls.

Petugas mengevaluasi informasi data absensi tersebut..

8f48ca53-557a-4a60-b249-752d2b476a22_zpsxlh3vitr.jpg

Gambar 3.5 Use Case Diagram Lihat ABsensi Yang Berjalan Pada PT ICON+

Analisa sistem yang berjalan pada Sequence Diagram

SEQUENCEDIAGRAM_zps116c5b10.jpg

Gambar 3.6 Sequence Diagram Absensi Berjalan Pada PT ICON+

Diagram diatas menggambarkan sequence diagram untuk proses absensi yang sedang berjalan saat ini, yaitu sebagai berikut:

2 (dua) actor yang melakukan kegiatan, yaitu admin Divisi Pengembangan Sistem SDM dan Pegawai.

2 (dua) lifeline yang merupakan objek entity antar muka yang saling berkaitan.

7 (tujuh) message yang memuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi, yaitu: Pegawai memilih halaman utama aplikasi, lalu memilih menu absensi kemudian akan tampil form absensi, kemudian pegawai mengimput Id pegawai untuk melaksanakan absen masuk dan absen pulang, kemudian admin divisi pengembangan sistem SDM akan mengupdate absensi pegawai, kemudian admin akan mengelola laporan absensi pegawai.

Analisa Sistem Yang Berjalan

Analisa SWOT

Analisa SWOT dilakukan dengan mengidentifikasi kekuatan dan faktor-faktor positif yang berasal dari internal organisasi, kelemahan dan faktor-faktor negatif dari internal, peluang atau kesempatan dan keuntungandari faktor eksternal dan ancaman atau resiko yang dipengaruhi oleh faktor eksternal organisasi.

Analisis untuk mencari strategi dengan menggunakan kekuatan yang ada untuk memanfaatkan peluang yang tersedia (strategi S-O) serta menggunakan kekuatan yang dimiliki untuk mengatasi ancaman yang ada (strategi S-T). Selain itu dianalisis pula strategi untuk mengurangi kelemahan yang dimiliki dalam meraih peluang yang ada (strategi W-O) maupun mengatasi ancaman yang ada (strategi W-T). Pemetaan strategi S-O, W-O, S-T dan W-T dapat dilihat pada tabel 3 di bawah ini :

Tabel 3.4 Internal Strategic Factors Analysis

Table203.420Internal20Strategic20Factors20Analysis_zpsddjhatmo.jpg

Tabel 3.5 Eksternal Strategic Factors Analysis

Table203.520Eksternal20Strategic20Factors20Analysis_zpsqz6kwdof.jpg

Kemudian akan dilanjutkan dengan analisa SWOT, Faktor internal yang mencakup sumber daya manusia, fasilitas yang tersedia, serta proses absensi yang sedang berjalan saat ini. Sedangkan faktor eksternal yang mencakup aspek masyarakat, persaingan terhadap perusahaan lainnya, dan promosi kepada pelanggan. Analisa SWOT dapat dijelaskan sebagai berikut, yaitu:.

Tabel 3.6 Strategi S-O

Table203.620Strategi20S-O_zpsfam8ogfb.jpg

Tabel 3.7 Strategi S-T

Table203.720Strategi20S-T_zpsvbuk6v2y.jpg

Tabel 3.8 Strategi W-O

Table203.820Strategi20W-O_zpsrutczeb8.jpg

Tabel 3.9 Strategi W-T

62783f7f-3fd4-4f65-a73f-6d447898a850_zpszo7bwfdj.png

Metode Analisa Berdasarkan Prosedur Sistem Yang Berjalan

Analisa Masukan

Analisa masukan adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan terhadap semua data atau informasi yang berfungsi sebagai data input sehingga menghasilkan proses dan kemudian akan ada hasil dari sebuah proses itu sendiri. Data Absensi didapat ketika pegawai menempelkan sidik jari pada mesin fingerprint

Nama Masukan : Absen Masuk

Fungsi : Digunakan karyawan untuk absensi masuk

Sumber : Mesin Fingerprint

Media : Sidik jari

Distribusi : Karyawan

Frekuensi : Setiap karyawan untuk masuk kerja

Format : Lihat lampiran

Keterangan : Nama_karyawan, No_induk_karyawan

Nama Masukan : Absen Pulang

Fungsi : Digunakan karyawan untuk absen pulang

Sumber : Mesin Fingerprint

Media : Sidik jari


Frekuensi : Setiap karyawan untuk absen pulang kerja


Keterangan : Nama_karyawan, No_induk_karyawan

Nama Masukan : Cuti

Fungsi : Digunakan karyawan untuk meminta cuti

Sumber : Karyawan

Media : Kertas

Distribusi : Manajemen

Frekuensi : Setiap Ada Permintaan Cuti


Keterangan : Nama_karyawan, No_induk_karyawan, Bagian, Alasan,Mulai_tanggal_cuti,Akhir_tanggal_cuti

Nama Masukan : Lembur

Fungsi : Pernyataan kesediaan karyawan untuk melaksanakan lembur

Sumber : Karyawan

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap Pegawai Melaksanakan Kerja Lembur


Keterangan : Nama_karyawan, No_induk_karyawan, Bagian, Tugas_yang_dikerjakan, Hari_tanggal_lembur

Nama Masukan : Izin

Fungsi : Digunakan karyawan untuk meminta izin

Sumber : Karyawan

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap Ada Permintaan Izin


Keterangan : Nama_karyawan, No_induk_karyawan, Alasan, Jam_Izin

Analisa Proses

Nama Proses : Hadir

Masukan : Sidik jari, data_pegawai

Keluaran : Rekap_Absen, dan data Absensi

Ringkasan Proses : Karyawan datang dan absen menggunakan fingerprint

Nama Proses : Izin

Masukan : Data_Absensi


Ringkasan Proses : Karyawan datang ke admin untuk menyerahkan surat permohonan izin yang telah disetujui oleh atasan, lalu admin akan meupdate absensi pegawai tersebut.

Nama Proses : Lembur

Masukan : Surat_Lembur, Data_Absensi


Ringkasan Proses : Proses ini menghasilkan rekap lembur kerja setiap karyawan yang melaksanakan lembur

Nama Proses : Cuti

Masukan : Surat_Cuti, Data_Pegawai


Ringkasan Proses : Setiap permohonan cuti diproses berdasarkan data absensi

Nama Proses : Rekap_Absensi_Bulanan

Masukan : Data_Absensi, Data_Izin, Data_Lembur, Surat_Cuti, Data_Pegawai

Keluaran : Rekap_Absensi

Ringkasan Proses : Proses ini menghasilkan Daftar rekapan absensi karyawan selama satu bulan untuk diserahkan kepada HRD

Nama Proses : Laporan_Absnsi_Bulanan

Masukan : Data_absensi, Data_pegawai, Data_izin, Data_cuti, Data_lembur

Keluaran : Laporan_Absensi

Ringkasan Proses : Proses ini menghasilkan laporan izin selama satu bulan untuk diserahkan kepada pimpinan

Analisa Keluaran

Keluaran pada system adalah data yang dihasilkan oleh suatu proses dari masukan yang diterima oleh proses. Keluaran pada sistem yang sedang berjalan sebagi berikut :

Nama Keluaran : Lembur_Acc

Fungsi : Digunakan untuk acc lembur karyawan

Media : Kertas


Frekuensi : Setiap karyawan yang melaksanakan kerja lembur


Keterangan : Data_absensi, Data lembur

Nama Keluaran : Izin_Acc

Fungsi : Digunakan untuk acc permohonan izin karyawan

Media : Kertas


Frekuensi : Setiap karyawan yang mengajukan permohonan izin kerja


Keterangan : Data_absensi, Data_Izin

Nama Keluaran : Cuti_Acc

Fungsi : Digunakan untuk acc permohonan Cuti karyawan

Media : Kertas


Frekuensi : Setiap karyawan yang mengajukan permohonan cuti kerja


Keterangan : Data_absensi, Data_Cuti

Nama Keluaran : Rekap Absensi Bulanan

Fungsi : Sebagai rekapan absensi karyawan selama satu bulan

Media : Kertas

Distribusi : Pimpinan dan Personalia

Rangkap : 1

Frekuensi : Bulanan


Deskripsi : Suatu daftar yang memuat data absensi karyawan selama satu bulan

Nama Keluaran : Laporan Absensi Bulanan

Fungsi : Untuk Mememuat Laporan Sebagai rekapan absensi karyawan selama satu bulan

Media : Kertas

Distribusi : Pimpinan dan Personalia

Rangkap : 1

Frekuensi : Bulanan


Deskripsi : Laporan untuk pimpinan mengenai data kehadiran karyawan

Konfigurasi Sistem Berjalan

Spesifikasi Hardware

Mesin Absensi : Merk Solution

Type : X401C

Access Control : 1 Relay Output 2A 12V

Kapasitas User : 50.000 Sidik Jari, 50.000 Kartu

Kapasitas Transaksi : 500.000 Transaksi

Jenis Komunikasi : TCP/IP (RJ45), RS232/485, USB Cable, USB Disk

Spesifikasi Software

Windows 7 32bit

Microsoft Office 2007

Aplikasi SIMKPNAS

Hak Akses

Ada 1 actor yang dapat mengakses sistem absensi sidik jari dan SIMKPNAS, yaitu Staf Divisi Manajemen dan SDM

Permasalahan yang dihadapi dan Alternatif Pemecahan Masalah

Analisa Permasalahan

Dari hasil analisa, maka permasalahan yang dihadapi oleh penulis adalah :

Performance

Proses pengolahan data absensi masih dilakukan dengan semi komputerisasi sehingga dalam pembuatan informasi berupa informasi absen sering telambat.

Informasi

Sistem Informasi yang masih semi komputerisasi menyebabkan sering terjadi ketidak akuratan pada data informasiyang dihasilkan. Akibatnya penyampaian informasi tidak berkerja secara maksimal, selain itu juga dapat menghambat pembuatan laporan maupun penguploadtan time ke aplikasi SAP

Economic

Penggunaan kertas dan toner sebagai file simpanan dan autput membuat biaya operasional kian membesar.

Control

Tingkat keamanan dan control yang terlalu kecil yang disebabkan karena imput data yang dilakukan tidak secara penuh dan terpelihara dengan baik dan benar. Oleh sebab itu besar kemungkinan terjadinya ketidak akuratan data serta pengevaluasian data pun mengalami kesulitan karena kurangnya kelengkapan data yang dibutuhkan.

Alternatif Pemecahan Permasalahan

Untuk menyelesaikan sebagian permasalahan tersebut diatas dibutuhkan suatu sistem pengolahan data absensi sidik jari yang terkomputerisasi sehingga dapat memecahkan permasalahan sebagai berikut :

Performance

Proses pengolahan data absensi yang dihasilkan oleh sistem yang terkomputerisasi dapat membuat informasi berupa informasi absen yang cepat

Informasi

Sistem Informasi yang terkomputerisasi dapat menghasilkan keakuratan pada data informasi yang dihasilkan. Akibatnya penyampaian informasi berkerja secara maksimal, selain itu juga dapat mempercepat pembuatan laporan maupun mendukung keptusan pemberian penilaiankinerja, perhitungan gaji dan bonus kepada pegawai di aplikasi SAP.

Economic

Tidak memerlukan kertas atau toner sebagai media penyimpanan data sehingga biaya operasional dapat ditekan se efisisien mungkin.

analisis biaya dan manfaat investasi teknologi informasi

Documents